Studi KasusPerancangan & Implementasi

Knowledge Management

Perancangan Knowledge Management System di SMKN X Kota Y

(Studi Kasus Kegiatan Belajar Mengajar Bahasa Inggris)

Latar BelakangLatar Belakang

• SMKN X KotaY menuju SMK berstandar Nasional,• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya

up grading ;• banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.

Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS

Kaoru ishkawa

Belum standar nasional

Tidak terstandarnya KBM Hilangnya knowledge sekolah

Kurangnya koordinasi antar

guru

Sering melakukan kesalahan yang

sama

Belum tersedianya data,

informasi dan knowledge yang

dibutuhkan

Jam mengajar berbeda

Guru berhenti atau pindahTerbatasnya

SDM

Belum ada mekanisme

pendistribusian knowledge

Belum adanya mekanisme pengelolaan knowledge

Knowledge Spiral

• Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,

• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.

Organisasi

Grup

Individu

Explicit Tacit

Nonaka

Knowledge Management

• KM is management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana)

• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.

• Menurut Efraim Turban, “A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.

Knowledge Management SystemKnowledge Management System

GapSekarang Standar Nasional

KMS

KM Road Map

Perancangan KMS

10 Steps Knowledge Management RoadMap

Fase 1:

Evaluasi

infra

struktu

r

Fase 2:

Analisis, perancangan &

pengembangan K

MS

Fase 3:

Penyebara

n

Fase 4:

Evaluasi

Analisis infrastruktur yang ada

Meluruskan KM dan strategi bisnis

Merancang infrastruktur KM

Evaluasi dan sempurnakan KMS

Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward

Menyebarkan

Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada

Merancang tim KM

Membuat cetak biru KM

Mengembangkan KMS

1

10

9

8

7

6

5

4

3

2

Amrit Tiwana

Pengumpulan data

• Analisis SWOT• Kuisioner K-Need• Kuisioner K-Gap• Kuisioner strategi KM• Kuisioner aset Knowledge• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual• Skala yang digunakan 1 sampai 5

1 = Tidak penting (not critical) = pendekatan tidak tepat2 = Kurang penting (nice to have) = pendekatan kurang tepat3 = Penting (important) = netral4 = Sangat penting (must have) = pendekatan tepat5 = Sangat penting dan segera (critical) = pendekatan sangat tepat

• dan 1 sampai 4

A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsepB = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep

serta kegunaan/manfaatnya

C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus

dilakukan D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta

keguna- an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus

dilakukan serta bagaimana melakukan

1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi No Nama Infrastruktur TI Keterangan

1 Local area network 100 Mbps

2 Intranet Terbatas

3 Internet Terbatas

4 Widows XP

5 Microsoft Office XP

6 1 PC Server

7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC

8 1 Modem Robotic

9 1 Scanner Epson

10 3 Saluran Telepon

11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port

12 Router Belum ada

13 Access Point Belum ada

Fase 1 Evaluasi Infrastruktur

2. Meluruskan KM dan Strategi Bisnis • Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber dayaMemanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya• Memiliki sistem informasi strategik Memiliki sistem informasi strategik • Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif

dalam mengantisipasi perubahan.dalam mengantisipasi perubahan.

3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS

a. Proses kerja yang terorganisir,b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi,c. Fokus kedepan,d. Mendukung sasaran bisnis organisasi,e. Meningkatkan inovasi;f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.

User RequirementsUser Requirements

Enterprise Knowledge PortalEnterprise Knowledge Portal1. Enterprise Portal2. Business Intelligence3. Collaboration and Communities4. Content Management5. Learning

Pemetaan Enterprise Knowledge Portal

KM objective/ user requirements

En

terp

rise

Po

rtal

Search

Bu

ss

ine

ss

Inte

llige

nc

e

Co

llabo

ration

and

Co

mm

Co

nte

nt M

an

ag

em

en

t

Structured C

ontent

Unstructured C

ontent

Data Integration

Docum

ent Managem

ent

Web D

ocument M

anag.

Learn

ing

Proses kerja yang terorganisir                    

Meningkatkan efektivitas guru  2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2

Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat  2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi  2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memperbaiki waktu siklus pekerjaan  2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2

Menerapkan aktivitas KM  2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2

Meningkatkan penggunaan kembali informasi  2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Fokus ke depan  2 5  2  2 5 5 5 5 5 5  2

Mendukung sasaran bisnis organisasi  2 5  2  2 5 5 5 5 5 5  2

Meningkatkan inovasi  2 5  2  2 5 5 5 5 5 5  2

Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Knowledge Yang Dibutuhkan

NoNo KnowledgeKnowledge DefinisiDefinisi

1 Teaching & Learning Methods

Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris

2 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen

3 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen

4 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris

5 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris

6 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris

7 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris

8 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris

9 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi

10 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris

44.. Analisis dan Audit Analisis dan Audit KnowledgeKnowledge

Analisis K-GapNo Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap

    1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi

1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75

2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75

3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5

4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5

5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25

6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5

7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0

8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0

9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25

10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25

Keterangan

Nki = Tingkat kepentingan knowledge i

:Npi = Tingkat penguasaan knowledge i

Strategi KM

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy, maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).

tacit, 47.25explicit

, 52.25

Ketersimpanan knowledge

5. Membentuk Tim KM

• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.

Pengembangan SDM

No Knowledge Guru Pelatihan/workshop

    1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal

1 oral v v v v   English First (EF)

2 listening v v v v   English First (EF)

3 reading   v   v   English First (EF)

4 structure   v   v   English First (EF)

5 written v v v v   English First (EF)

6 TL methods     v v metoda mengajar LIA

7 time management       v   English First (EF)

8 debate       v debat yang benar  

9 mastery topics   v v v   LIA

10 english culture   v   v   British Council, EF

1 = M. Ramlie

2 = Bahrudin

3 = Dosti Purba

4 = Etik Sumaryani

66.. Perancangan Cetak Biru Perancangan Cetak Biru KMSKMS

Knowledge Management Knowledge Management SystemSystem

Infrastuktur yang diperlukan Prioritas kebutuhan User pada fitur-fitur KM

Manusia

KM System

Content

TeknologiProses

Knowledge Manager/ Document ControlGuru.

Knowledge GapDatabase

Aturan penunjang KMS

7. Mengembangkan KMS

Kontak ke experts

Pencarian

8. Menyebarkan KMS

• Pada awal ajaran baru, guru wajib menguasai knowledge.

• Menghubungi experts.• Mendokumentasikan. • Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan

dan solusi. • Guru wajib membuat lesson learned.

Fase 3 Penyebaran

9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward

• Merumuskan budaya knowledge sharing .• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya

manusia SMKN 1. • Sistem penghargaan (reward). • Rotasi kerja.• Menyediakan sarana atau media. • Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung

penerapan KM ini.

10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran

NoNo ParameterParameter KMSKMS ManualManual

11 22 33 44 11 22 33 44

11 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusanSistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi terdahuluMenyediakan informasi terdahulu VV VV

• Menyediakan cara akses, menampilkan dan Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baikmemahami informasi yang lebih baik VV

VV

• Menyediakan cara yang lebih baik dalam Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasimenggambarkan informasi VV

VV

• Otomasisasi perhitungan manualOtomasisasi perhitungan manual VV VV

• Memudahkan akses Memudahkan akses on lineon line VV VV

22 Sistem dapat menyajikan informasiSistem dapat menyajikan informasi

• Dapat menampung berbagai bentuk informasi Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .(dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)dan lainnya)

VV VV

• Tampilan dapat dimengertiTampilan dapat dimengerti VV VV

• Adanya komunikasi antar penggunaAdanya komunikasi antar pengguna VV VV

• Dapat menampilkan gambarDapat menampilkan gambar VV VV

JumlahJumlah 1188

44 44 33 44

Fase 4 Evaluasi

Berdasarkan Global MAKE Executive Summary, 2003[5]

Kesimpulan

• Knowledge management system di SMKN X KotaY adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi, dan proses.

• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.

• Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain Knowledge Management System SMKN X KotaY secara keseluruhan.

Proses Penciptaan Knowledge

TERIMA KASIH