Inisiatif Mengimplementasikan Knowledge Management di PT

Haris Budiyono

Seminar : Knowledge Management System, UNISMA, Gedung G, Lt. III, Jl. Cut Meutia No. 83, 11 November 2010

Kantor Pengembangan Strategis

K P S

M a t e r i

• Bagian 1. Membangun Kesadaran atas Kepentingan Mengelola Pengetahuan di Lingkungan Perusahaan/Organisasi;

• Bagian 2. Memahami Implementasi Knowledge Management di Lingkungan Perusahaan/Organisasi;

• Bagian 3. Profil Perusahaan/Organisasi di Indonesia yang Mengimplementasikan Knowledge Management;

• Bagian 4. Relevansi, Model, dan Best Practice Implementasi Knowledge Management di Perguruan Tinggi.

Bagian 1.

Membangun Kesadaran atas Kepentingan Mengelola Pengetahuan di Lingkungan Perusahaan/Organisasi

Apakah pengetahuan ?

Dalam epistimologi barat … Pengetahuan dinyatakan sebagai kebenaran yang diketahui dan diyakini, dengan kata lain “kebenaran” adalah atribut yang esensial bagi sebuah pengetahuan.

tetapi “Tidak ada kebenaran yang seutuhnya; seluruh kebenaran (yang diyakini) adalah sebagian dari kebenaran (yang sesungguhnya).” (Whitehead, 1954)

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998

Informasi dan Pengetahuan

Informasi Pengetahuan

Realitas dipotong oleh sebuah kerangka pandang yang dibuat dengan tujuan tertentu. Informasi hanya terkait dengan bagian realitas yang ada di dalam kerangka pandang tersebut.

Realitas yang dipandang dari sebuah sudut pandang tertentu. Dengan cara mengubah perspektif (misalnya merubah konteks), seseorang dapat melihat perbedaan aspek realitas dan latar belakangnya.

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998

Organisasi : Mesin atau Entitas ?

Mesin yang mengolah informasi Entitas yang menghasilkan pengetahuan

Tergantung pada bagaimana anda membuat sebuah kerangka untuk memotong realitas menurut tujuan, bagaimana anda memanfaatkan bagian dari realitas (informasi) secara efisien, bagaimana anda mencegah masalah (e.g., opportunity cost) yang berasal dari fakta yang terlihat dari hanya sebagian realitas.

Dari sudut mana anda melihat realitas, bagaimana anda bekerja dengan pihak lain yang memiliki gambaran (atas realitas) yang berbeda untuk menghasilkan wujud gambaran utuh dari realitas.

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998

Mengenal karakter pengetahuan :

Context - spesifik dan berhubungan

Dynamic - terbentuk dalam interaksi sosial Humanistic - berakar kuat dalam sistem nilai individu

Dengan demikian, pengetahuan diartikan sebagai :

“Sebuah proses dinamis yang mengembangkan keyakinan pribadi individu terhadap sebuah “kebenaran” dan/atau melekatkan keterampilan teknis pada diri individu melalui praktek”.

Apakah pengetahuan (lanjutan) ?

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998

Pengetahuan memerlukan Context

Tanpa context yang mempertimbangkan spesifik waktu, tempat, dan hubungan dengan pihak lain, maka hal disampaikan tidak lebih dari sekedar informasi. Informasi : “Di Jalan Cut Meutia No. 83 Kota Bekasi”. Explicit Knowledge : “UNISMA terletak di Jalan Cut Meutia No. 83 Kota Bekasi, keluar Pintu Tol Bekasi Timur”. Tacit Knowledge : “Saya sudah pernah ke UNISMA, dan paham benar cara menuju ke sana”. Artikulasi tacit knowledge : menggambarkan sebuah peta, sehingga orang lain dapat mencapai Jl. Cut Meutia No. 83 Kota Bekasi (mungkin melalui pelbagai alternatif rute dan cara).

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998, dengan adaptasi contoh

Aset Pengetahuan dalam Organisasi/Perusahaan

“Knowledge is the only meaningful resource today.”

Peter Drucker (1993)

Saat ini pengetahuan dipandang sebagai sumberdaya yang paling penting bagi sebuah perusahaan untuk membentuk keunggulan

bersaing secara berkelanjutan.

“Esensi pengetahuan sebagai sebuah aset adalah esensi pengetahuan tersebut tidak tersedia untuk diperjualbelikan. Pengetahuan tersebut

seyogyanya dikembangkan dan digunakan secara internal, dalam upaya meningkatkan nilai tambah yang diperoleh”

David Teece (1998)

Dua tipe pengetahuan

• Pengetahuan : bersifat subjektif dan berdasarkan pengalaman yang tidak dapat diekspresikan dengan kata, kalimat, angka, atau rumus

• Kecakapan kognitif – keyakinan – imajinasi – intuisi – model mental

• Kecakapan teknis – keahlian (tangan) – cara mengerjakan

• Pengetahuan bersifat objektif and rasional yang dapat diekspresikan dengan kata, kalimat, angka, atau formula (bebas konteks) – Pendekatan teoritis – Pemecahan masalah – Buku petunjuk – Database (knowledge

base)

Tacit Knowledge Explicit Knowledge

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Context adalah wujud dari interaksi

Context tidak dapat didefinisikan. Context adalah wujud dari interaksi (Ueno, 2000). Kunci untuk memahami context adalah interaksi. Hal ini tidak timbul dari pemikiran seseorang. Contexts didesiminasikan dan dikembangkan melalui interaksi, dan beberapa contexts saling melengkapi satu sama lain.

Interaksi

Context

Tacit dan Explicit Knowledge

“Kekuatan industri manufaktur Jepang terletak pada teknologi (berdasarkan) tacit knowledge.

Dengan kemajuan dan penggunaan Information Technology (IT), tacit knowledge dikonversikan

menjadi explicit knowledge.

Namun demikian, kami tetap mengembangkan tacit knowledge. Untuk mengembangkan desain mobil

baru, kami perlu mengembangkan orang.”

Hiroshi Okuda, the Chairman of Toyota

Tacit dan Explicit Knowledge

Sebuah perusahaan yang tidak mampu mengembangkan tacit knowledge tertentu dan berkualitas, ia tak akan

mampu bertahan hanya dengan mengandalkan/meramu explicit knowledge melalui outsourcing.

Sebuah perusahaan perlu mengenali sebaran tacit

knowledge yang ada pada diri para pekerja, melakukan sintesis antar tacit dan explicit knowledge, dan melibatkan knowledge dalam aktivitas kunci (penting) bagi organisasi

untuk secara terus menerus melakukan inovasi.

Empat Kategori Aset Pengetahuan Dalam Sebuah Organisasi

Experiential Knowledge Assets Conceptual Knowledge Assets

Systemic Knowledge Assets Routine Knowledge Assets

Shared tacit knowledge

• Skills and know-how of individuals • Care, love, trust, and security • Energy, passion, and tension

Explicit knowledge articulated through images, symbols, and language

• Product concepts • Design • Brand equity

Tacit knowledge routinized and embedded in actions and practices

• Know-how in daily operations • Organizational routines • Organizational culture

Systematized and packaged explicit knowledge

• Documents, specifications, manuals • Database • Patents and licenses

Aset itu bukan hanya intellectual capital dalam bentuk hak paten, tetapi juga pelbagai pengetahuan, termasuk pelbagai tacit knowledge

yang dimiliki organisasi :

Source: Nonaka, Konno, and Toyama, 1998

SECI

Tacit

Explicit

Explicit

Tacit

Socialization

Combination Internalization

Bagaimana seorang pemimpin mengelola tacit knowledge pada organisasinya ?

Externalization

Sharing and creating tacit knowledge through direct

experience

Learning and acquiring new tacit knowledge in

practice

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Articulating tacit knowledge through

dialogue and reflection

Systemizing and applying explicit knowledge and

information

1. Menangkap tacit knowledge dari luar lingkungan perusahaan Proses untuk memperoleh pengetahuan/informasi melalui interaksi langsung dengan para pemasok dan pelanggan.

2. Menangkap tacit knowledge dari dalam perusahaan Proses untuk memperoleh pengetahuan/informasi melalui pengalaman ruang lingkup kerja di dalam perusahaan dan pengumpulan informasi aktual yang tersedia.

3. Akumulasi tacit knowledge

Proses akumulasi dan pembentukan sistem atas pengetahuan/informasi yang diperoleh

ke dalam diri seseorang.

4. Diseminasi tacit knowledge

Proses transfer pemikiran atau imajinasi seseorang secara langsung kepada rekan kerja atau

bawahan.

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Proses Sosialisasi

5. Artikulasi tacit knowledge

Proses mengekspresikan pemikiran atau imajinasi seseorang

dalam bentuk kata-kata, konsep, atau dialog, dengan

menggunakan metode deduktif/induktif dan abduktif (e.g.

metaphor/analogy).

6. Mentranslasikan tacit knowledge menjadi explicit knowledge

Proses “translasi” tacit knowledge dari pelanggan, pekerja,

pemasok, atau para ahli ke dalam bentuk yang dipersiapkan untuk

mudah dipahami.

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Proses Eksternalisasi

7. Menangkap dan mengintegrasikan explicit knowledge yang baru

Proses mengumpulkan explicit knowledge dari dalam dan luar

perusahaan dan mengkombinasikannya.

8. Diseminasi explicit knowledge

Proses transfer explicit knowledge secara langsung melalui

presentasi atau pertemuan.

9. Editing explicit knowledge

Proses editing explicit knowledge hingga lebih mudah dipahami dan

digunakan (e.g. dokumen-dokumen seperti perencanaan, laporan,

survey pasar, dll.)

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Proses Kombinasi

10. Mengejawantahkan explicit knowledge melalui tindakan dan kerja Proses internalisasi explicit knowledge (e.g. on-the-job training), dalam rangka

mengaktualisasikan konsep atau metode tentang strategi, taktik, inovasi, atau

pengembangan.

11. Mengejawantahkan explicit knowledge melalui simulasi atau

eksperimen

Proses pembelajaran konsep atau metode dengan situasi virtual.

Source: Nonaka (1991), Nonaka, Byosiere, and Konno (1994)

Proses Internalisasi

Konversi pengetahuan : Dari Tacit Knowledge menjadi Explicit Knowledge

Tacit Knowledge

Explicit Knowledge

Methods

• Dialogue • Observation • Keyword Elicitation (Montage) • Motion Capturing • Video Taping (VTR) • Metaphor, Analogy, Model • Cases, Stories, Anecdotes • Onomatopoeia • Pictures, Images

Conditions to Consider • Incentives

• Commitments • Care, Love, Trust, and Security • Expressive Power • Improvisation • Appropriateness of Expression Form

Source: Nonaka, Akutsu and Toyama, 1998

Ba: Saling berbagi context untuk pembentukan pengetahuan

Ba adalah tempat dimana seseorang saling berbagi context dengan pihak lain untuk menghasilkan pemahaman/pengertian (termasuk memperbaharui context).

Para peserta memahami contexts yang berasal dari pihak lain dan dirinya sendiri, selanjutnya melalui interaksi, melakukan perubahan atas contexts yang sudah ada.

Ba dapat berwujud :

• Physical - Office, Dispersed business space, Knowledge-affording architecture • Virtual - E-mail, Teleconference • Mental - Shared experiences, ideas, ideals

Source: Nonaka, Akutsu and Toyama, 1998

Ba bagaikan gelembung yang bergerak

Pelbagai Ba terbentuk, beberapa di antaranya menghilang dengan cepat.

Ba berhubungan satu sama lain.

Beberapa membentuk Ba yang lebih luas.

Source: Nonaka, Akutsu and Toyama, 1998

Organisasi merupakan konfigurasi organik dari Ba

Customer

Government

Supplier

Competitor Firm

University

Source: Nonaka, Akutsu and Toyama, 1998

Ba merupakan wahana berbagi context secara dinamis

Ba

Shared Context

Individual Context

Knowledge

Individual Context

Saling berbagi context secara individual terjadi pada Ba, dan selanjutnya meluas melalui pelbagai interaksi

Source: Nonaka, Akutsu and Toyama, 1998

4 Macam Ba

Source: Nonaka, Toyama and Konno, 1999

Originating Ba Dialoguing Ba

Systemizing Ba Exercising Ba

Individual Kolektif

Tipe interaksi

Face-to-face

Virtual

Media

Kepentingan Mengelola Pengetahuan Berkembang Bagaikan Spiral

Current knowledge management: limited context through IT focus

Multi-contextual IT- support in organizations: analog & digital spiral

Systemizing ba

Database; E-commerce

Quick Response

Internet/Intra-/Extranet

Yellow Pages

Electronic Agents

Cyber Communities

Enterprise Systems

Data Mining High bandwidth communication; Integrated

Services Digital Network (ISDN); Personal

Communications systems (PCS); VSAT

(Very Small Aperture Satellites); Browsers;

Creativity Support Systems; CSCW etc.

Exercising ba Systemizing ba

Originating ba Dialoguing ba

Source: Nonaka, Reinmoeller, and Toyama, forthcoming

Bagian 2.

Memahami Implementasi Knowledge Management di Lingkungan Perusahaan/Organisasi

Pengertian Knowledge Management (http://en.wikipedia/wiki/knowledge_management)

• Knowledge Management (KM) comprises a range of strategies and practices used in an organization to identify, create, represent, distribute, and enable adoption of insights and experiences. Such insights and experiences comprise knowledge, either embodied in individuals or embedded in organizational processes or practice.

• An established discipline since 1991 (Nonaka 1991). KM includes courses taught in the fields of business administration, information system, management, and library and information sciences (Alavi & Leidner, 1999) More recently, other fields have started contributing to KM research; these include information and media, computer science, public health, and public policy.

Implementasi KM di Lingkungan Perusahaan/Organisasi (http://en.wikipedia/wiki/knowledge_management)

• Many large companies and non-profit organizations have resources dedicated to internal KM efforts, often as a part of their business strategy, information technology, or human resources management departments (Addicott, McGivern & Ferlie 2006). Several consulting companies also exist that provide strategy and advice regarding KM to these organizations.

• Knowledge Management efforts typically focus on organizational objectives such as improved performance, competitive advantage, innovation, the sharing of lesson learned, integration and continous improvement of the organization. KM efforts overlap with organizational learning, and may be distinguished from that by a greater focus on the management of knowledge as a strategic asset and a focus on encouraging the sharing of knowledge.

Manfaat Knowledge Management (http://en.wikipedia/wiki/knowledge_management)

KM efforts can help individuals and groups :

• to share valuable organizational insights,

• to reduce redundant work,

• to avoid reinventing the wheel per se,

• to reduce training time for new employees,

• to retain intelectual capital as employees turnover in an organization, and

• to adapt to changing environments and markets

(McAdam & McCreedy, 2000) (Thompson & Walsham, 2004).

Perbedaan Perspektif dalam Memahami Teori dan Implementasi Knowledge Management (http://en.wikipedia/wiki/knowledge_management)

Dengan semakin berkembangnya KM sebagai sebuah disiplin ilmu, para akademisi berdebat tentang teori dan praktek KM, sehingga menimbulkan perspektif yang berbeda tentang KM :

• Techno-centric with a focus on technology, ideally those that enhance knowledge sharing and creation.

• Organizational with a focus on how an organization can be designed to facilitate knowledge processes best.

• Ecological with a focus on the interaction of people, identity, knowledge, and environmental factors as a complex adaptive system akin to a natural ecosystem.

Terdapat sejumlah pemahaman/penafsiran yang keliru tentang KM : Ikujiro Nonaka (2007)

Professor Emeritus, Hitotsubashi University Graduate School of International Corporate Strategy, Xerox Distinguished Faculty Scholar, UC Berkeley, First Distinguished Drucker Scholar in Residence

at the Drucker School and Institute Claremont Graduate University

• “Knowledge management is… something to do with information technology (IT).” Seventy-eight percent of IT systems projects fail. Information technology can help, but it is the human factor that makes the difference.

• “Knowledge management is… about product innovation.” Innovation must happen in the entire operation of an organization, such as planning, financing, procurement, marketing, process innovation and service.

• “Knowledge management is… something that makes us efficient.” Fifty to seventy five percent of knowledge re-engineering projects fail. It is not just about efficiency (or exploitation of existing knowledge,) but also about effectiveness (or exploration of new knowledge.)

• “Knowledge management is… a large-scale operation.” It can start small. It requires creativity and persistence, rather than large amounts of capital.

• “Knowledge management is… the responsibility of ‘smart people’.” How we get everyone’s commitment to share his or her own knowledge and create new knowledge is the key to success. In 82 percent of the cases where knowledge management fails, the reason is organizational resistance.

This five-step KM process is concerned with five key steps: Asian Productivity Organization :

Knowledge Management Tools and Techniques Manual (2010)

• Identifying the knowledge

• Creating knowledge

• Storing knowledge

• Sharing knowledge

• Applying knowledge

20 ESSENTIAL KM METHODS and TOOLS Asian Productivity Organization :

Knowledge Management Tools and Techniques Manual (2010)

• Non–IT Methods and Tools

1. Brainstorming

2. Learning and Idea Capture

3. Peer Assist

4. Learning Reviews

5. After Action Review

6. Storytelling

7. Collaborative Physical Workspace

8. APO Knowledge Management Assessment Tool

9. Knowledge Café

10. Community of Practice

11. Taxonomy

• IT Methods and Tools

12. Document Libraries leading to a Document Management System

13. Knowledge Bases (Wikis, etc.)

14. Blogs

15. Social Network Services

16. Voice and Voice-over-Internet Protocol (VOIP)

17. Advanced Search Tools

18. Building Knowledge Clusters

19. Expert Locator

20. Collaborative Virtual Workspaces

Sejarah knowledge management Rory L. Chase

Managing Director, Teleos (2007)

Knowledge management, as a business practice, began about 15 years ago (1992) in the United States. At that point in time the rapid introduction of IT, together with globalization and workforce issues, prompted a number of American companies to think long and hard about how they could successfully compete at the global level. These pioneering companies included Hewlett-Packard, IBM, Ernst & Young, Arthur Andersen and Buckman Laboratories.

Unlike many business strategies which originated from academic or consulting activities, knowledge management was a business-driven activity. By the mid 1990s, knowledge management concepts had spread to Europe, where companies such as British Petroleum and Siemens also became pioneers in creating knowledge strategies to align with their business strategies. By the late 1990s, knowledge management had arrived in Asia. Japanese companies and companies such as the Samsung Group adopted formal knowledge strategies to enable them to compete at a global level. Over the past 15 years we have seen this business-led management strategy spread across industries and across the world.

Dirk Ramhorst Siemens IT Solutions and Services Germany, Former Chief Knowledge Officer Siemens Business Services (2007)

Dirk Ramhorst Siemens IT Solutions and Services Germany, Former Chief Knowledge Officer Siemens Business Services (2007)

Making Knowledge Management Part of the Strategy

Teknologi Informasi

Kreativitas dan

Inovasi

Knowledge

Management

Strategi E-Bisnis

Sumber : Yogesh Maholtra, Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to “Internet Time”, Information Strategy, The Executive’s Journal, Volume 16 (4), 2000.

Knowledge Management dan Strategi E-Bisnis

The Trend of Economic Generations: From Assets to Knowledge

Generation Resources Productivity Focus

Agriculture Land and Labor Quantum of Production

Industry Man – Machine - Material Efficiency

Information Technology Effectiveness

Knowledge The Human Brain Innovation

Bagian 3.

Profil Perusahaan/Organisasi di Indonesia yang Mengimplementasikan Knowledge Management

October 25, 2007 UNISMA, HE INSTITUTION

I N D O N E S I A

41

11 Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Study : Astra International, Bank Indonesia, Bank Niaga, Binus University, ITB, Medco E&P Indonesia,

Telkom Indonesia, Unilever Indonesia, United Tractors, WIKA, dan XL.

Dunamis Organization Services – as an organizer for MAKE Award in Indonesia - has announced 11 companies as the winners of “2007 Indonesian MAKE Award”, since they reached the minimum point 550 of the total 800.

October 25, 2007 UNISMA, HE INSTITUTION

I N D O N E S I A

42

Since Astra International, Unilever Indonesia, and XL (Excelcomindo Pratama) have the highest point among the winners at national level and they automatically were

representatives for Indonesian to join

“2007 Asian MAKE Award”, South Korea, October 2007.

October 25, 2007 UNISMA, HE INSTITUTION

I N D O N E S I A

43

Quality Assurance

Unit

Marketing and

New Student Enrollment

Unit

Enter and Advocate

Explore and Experiment

Discover and Conduct Pilots

Expand and Support

Institutionalize knowledge management

Interest

Desire

Interest Group

of KM

Awareness

Unconsciousness

Consciousness

Framework of Knowledge Management Implementation at UNISMA

MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise) Award

• MAKE Study pertama kali diadakan Tahun 1998 oleh Teleos yang bekerjasama dengan KNOW Network. Teleos adalah sebuah badan penelitian mandiri di bidang KM dan intellectual capital. The KNOW Network adalah sebuah komunitas organisasi seluruh dunia berbasis internet yang berdedikasi menggapai kinerja superior melalui benchmarking, networking dan best practice knowledge sharing.

• Pada tahun 1999, Studi “MAKE” berkembang lebih lanjut dengan adanya MAKE Amerika Utara dan MAKE Eropa, hingga MAKE Asia di tahun 2000. Lalu, sejak 2002, Jepang juga menyelenggarakan MAKE. Tahun 2005, Indonesia dan India menyelenggarakan “MAKE Award” pertama kali (Suryajaya, 2006).

8 (delapan) dimensi kinerja KM penilaian dan penghargaan “MAKE Award”

1. Perwujudan budaya di lingkungan organisasi yang memperlakukan pengetahuan (internal) organisasi sebagai aset yang didayagunakan sebagai penghela kemajuan dan kesejahteraan organisasi (creating an enterprise knowledge-driven culture);

2. Pengembangan para pekerja berbasis pengetahuan melalui kepeloporan dan kepemimpinan pada tingkatan manajemen organisasi puncak dan pimpinan senior lainnya (developing knowledge workers through senior management leadership);

3. Pemecahan masalah yang dihadapi organisasi dan penyampaian layanan/produk berbasis pengetahuan (delivering knowledge-based products/services/solutions);

4. Maksimasi pembentukan modal intelektual organisasi (maximizing enterprise intellectual capital);

5. Penciptaan iklim di lingkungan organisasi yang bernuansa kolaboratif untuk berbagi pengetahuan (creating an environment for collaborative knowledge sharing);

6. Perwujudan organisasi pembelajar (creating a learning organization);

7. Penyampaian nilai (pada layanan/jasa/produk) berbasis pengetahuan yang diperoleh dari pelanggan sendiri dan tentang pelanggan itu sendiri (delivering value based on customer knowledge);

8. Transformasi nilai-nilai yang dibangun dan diperoleh dari pengalaman/pengembangan organisasi berbasis pengetahuan kepada masyarakat (transforming enterprise knowledge into shareholder (or societal) value).

6 (kunci) penting untuk menerapkan KM pada perusahaan/organisasi

Menurut Rory L. Chase (2007) terdapat 6 (kunci) penting untuk menerapkan KM pada perusahaan/organisasi, yakni :

1. Senior management leadership – especially from the CEO

2. Clear business vision

3. Formal corporate knowledge strategy

4. Alignment of business strategy with formal knowledge strategy

5. Focus on innovation and new product development

6. Management of enterprise intellectual capital growth

Bagian 4.

Relevansi, Model, dan Best Practice Implementasi Knowledge Management di Perguruan Tinggi

Implementasi KM di PT • PT memiliki peluang yang cerah untuk mengaplikasikan KM dalam rangka mendukung setiap

kegiatan (akademik dan atau manajemen) dalam mencapai misinya.

• KM selayaknya tidak dianggap sebagai hal yang mengancam PT sebagai sebuah konsep baru yang radikal, semestinya KM dianggap sebagai faktor penggerak baru dalam menjalankan misi kelembagaannya (Kidwel dkk., 2001).

• Persoalannya adalah ruang lingkup dan bentuk penerapan KM yang begitu luas, sehingga sulit dipahami bagaimana aplikasi KM untuk lingkungan kelembagaan pendidikan (Thorn, 2001).

• ERIC digest menawarkan konsep dasar sebagai potensi penerapan KM pada PT, sebagai contoh KM di PT dapat didayagunakan (sebagaimana yang telah sukses di perusahaan) / dalam membangun kolaborasi, organizational learning, best practices, workflow, intellectual property management, document management; customer-centric focus, dan penggunaan data secara efektif. Inisiatif implementasi program KM bisa saja termasuk mengembangkan portal dengan menggunakan web untuk memperluas jangkauan komunikasi antar unit di lingkungan lembaga dan mengarahkan kiat promosi layanan dan produk kelembagaan PT dimaksud kepada pelanggannya atau kelembagaan stakeholders lainnya (Roberts-Witt, 1999; Ruber, 2000).

• Internet juga bisa digunakan oleh sebuah tim kolaborasi (team collaboration) dan pokja (groupware); natural language queries of data; sharing information on best practices; dan anytime/anywhere online learning (Delio, 1999; Sherman, 2000).

Knowledge Management for Higher Education ERIC DIGEST

John H. Milam, Jr., Ph.D., Research Associate Professor, Curry School of Education

University of Virginia

Implementasi KM di Perguruan Tinggi (PT)

Bagi sebuah PT yang secara tekun menggarap program KM, maka sejumlah manfaat kelak dapat peroleh manajemen PT, yakni :

• Material pembelajaran semakin mudah dan semakin banyak yang dapat diakses, sehingga meningkatkan student retention dan graduation rates;

• Terbantunya manajemen PT dengan didayagunakannya sumberdaya teknologi, dimana PT umumnya dihadapkan pada persoalan keterbatasan sumberdaya pekerja administrasinya;

• Meningkatkan kinerja layanan atau bahkan dapat menciptakan bentuk layanan baru yang berbasis web;

• Manajemen PT dapat bekerja lebih efektif dalam membuat analisis cost effective dengan bantuan teknologi, sehingga kemampuannya meningkat dalam meraih daya tarik dan promosi penerimaan mahasiswa baru;

• Transformasi bentuk transaction-based systems yang dilakukan selama ini, sehingga konsep traksaksinya akan menghasilkan tidak hanya sekedar data, tetapi mampu memberikan keluaran yang lebih tinggi derajatnya, yakni informasi dan pengetahuan bagi manajemen;

• Manajemen PT dapat meraih kesempatan untuk memperluas layanan dan promosinya, menjangkau skala provinsi, nasional, bahkan regional dan global, untuk memenuhi harapan mahasiswanya kapan pun dan dimana pun.

Knowledge Management for Higher Education ERIC DIGEST

John H. Milam, Jr., Ph.D., Research Associate Professor, Curry School of Education

University of Virginia

Model KM APTEKINDO (Asosisasi Pendidikan Teknik dan Kejuruan Indonesia)

• Sistem KM terbangun atas 4 (empat) pilar utama, yakni teknologi, aktivitas, interface, dan berbagai komponen.

– Aktivitas : Web browsing, computer based collaboration, searching, dan data mining;

– Interface : Web-base application, mailing list, web forum, dan customer service application;

– Komponen : Data base, web platform, data management tools, messaging engine, search engine, web service, document management, dan interference engine.

– Teknologi : RDBMS (Relational Data Base Management System), client server, web service, dan artificial intelegence/expert system (AI/ES).

http://y2n.staff.fkip.uns.ac.id/files/2009/02/implementasi-knowledge-management.pdf

Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO, Pembentukan Sharing

Culture antar Pendidikan Teknologi dan Kejuruan di Indonesia1)

Yuyun Estriyanto, MT2), Taufiq Lilo Adi Sucipto, MT3)

1) Disampaikan dalam Konvensi Nasional IV APTEKINDO, 3-6 Juni 2008

Elemen Penyusun APTEKINDO Knowledge Management System

Model KM Perpustakaan UGM

• Perpustakaan dapat dimaksimalkan peranannya dalam pengembangan mutu sumber daya organisasi pendidikan seperti universitas. Begitu pula dalam lingkungan Universitas Gadjah Mada sebagai universitas berkompeten lebih memperhatikan perpustakaan lebih dari sekedar tambang pengetahuan, namun juga sebagai tempat pengembangan ideologi pengetahuan yang berkelanjutan.

• Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.

• Knowledge management yang terintegrasi dengan sistem informasi pendidikan akan meningkatkan Universitas Gadjah Mada mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.

• Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).

• Universitas Gadjah Mada telah berhasil menjadikan sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya belajar sehingga penggunaan knowledge dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.

http://duniaperpustakaan.com/2010/03/08/knowledge-management-bagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada/

Jaringan Internet UGM

Form untuk pencarian buku

Form halaman depan dari perpustakaan online UGM

Proses Knowledge Management

Form entri data buku

Best Practice KM di PT (Case KM Implementation in HE : The Faculty of Medicine Siriraj Hospital, Mahidol University, Thailand)

• The Faculty of Medicine Siriraj Hospital, Mahidol University (hereinafter referred to as “Siriraj”), consists of two main institutions—the Siriraj Hospital and the medical school, approximately 11,000 and 3,500 employees, respectively.

• Siriraj hospital, named after HRH Prince Siriraj Kakutabhundu, the beloved son of King Chulalongkorn (King Rama V), who died of dysentery, was commissioned in 1888 by the King in memory of his son and out of his strong desire to establish a hospital for the well-being of the Thai people.

• The medical school was founded in 1900 as part of the hospital in response to the shortage of physicians and demands for better medical care. After over a century, the faculty has developed into one of the leading medical facilities, widely acclaimed for its medical services, medical education, and research.

• Specifically, Siriraj Hospital is now recognized as one of the largest hospitals in Southeast Asia, with more than 1.5 million outpatients and 70,000 admissions per year.

KM Implementation in The Faculty of Medicine Siriraj Hospital, Mahidol University, Thailand

• Knowledge management (KM) came into the picture in 2002, during the second period, after Siriraj Hospital received its hospital accreditation (HA). It was among the first public hospitals to be were accredited. The hospital accreditation standard is an integrated patient focused management standard that helps hospitals to systematically and continuously improve health care quality as well as personnel and organizational capabilities, learning, and effectiveness.

• It was decided in 2003 to participate in a pilot project on the implementation of Knowledge Management, 2 with the primary aims of learning about KM, building up institutional capacity through KM implementation methodology, and determining whether KM can be used as a means to enhance the quality of patient care and, in the long term, result in performance excellence.

Faculty Commitee

Dean

12 Deputy Deans

Office of The Dean

11 Divisions

Academic Department

28 Departments

Siriraj Hospital

(Hospital Director)

10 offices & 19 Departments

Organizational Chart The Faculty of Medicine Siriraj Hospital, Mahidol University

Strategy Map of Siriraj

The Six-Step Model4 (KM Implementation Model)

CoP Roadmap

Daftar Pustaka

• APO (2007). Knowledge Management: From Brain to Business ©APO 2007, ISBN: 92-833-7062-7, Edited by Dr. Serafin D. Talisayon, Manila, Philippines.

• APO (2008). Knowledge Management in Asia: Experience and Lessons ©APO 2008, ISBN: 92-833-7065-1 Report of the APO Survey on the Status of Knowledge Management in Member Countries (06-RP-GE-SUV-31-B).

• APO (2010). Knowledge Management Tools and Techniques Manual ©APO 2010, ISBN: 92-833-7093-7, Dr. Ronald Young, United Kingdom, served as the volume editor.

• Yogesh Maholtra (2000). Knowledge Management for E-Business Performance: Advancing Information Strategy to “Internet Time”, Information Strategy, The Executive’s Journal, Volume 16 (4), 2000.

• http://duniaperpustakaan.com/2010/03/08/knowledge-management-bagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada/

• http://y2n.staff.fkip.uns.ac.id/files/2009/02/implementasi-knowledge-management.pdf. : Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO, Pembentukan Sharing Culture antar Pendidikan Teknologi dan Kejuruan di Indonesia.

Lokasi “Timbunan Pengetahuan” pada Sebuah Perusahaan/Organisasi

• 42 % di pikiran (otak) karyawan;

• 26 % di dokumen kertas;

• 20 % di dokumen elektronik;

• 12% knowledge base elektronik.

Data ini menceritakan bahwa porsi knowledge yang paling besar (42%) tersimpan dalam otak saja. Knowledge semacam ini disebut dengan tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang tersembunyi. Sedangkan materialisasi knowledge berbentuk dokumen kertas (26%), dokumen elektronik (20%) dan benda elektronik berbasis knowledge (12%). Potensi tacit knowledge tersebut harus digali untuk kemudian dieksplisitkan untuk kemudian diorganisir bersama komponen knowledge yang lain supaya bisa di-trasfer kepada orang lain.

Delphi Group.

Sumber : Anonim. Knowledge Management, a Practicioner’s Perspective.

• http://www.prasanna.org/KnowledgeManagement-101.ppt, akses tanggal 25 Mei 2008.

4 (EMPAT) SIKAP KEPEDULIAN

1. Ketidakpedulian secara total. (emangnya gue pikirin) 2. Ada kepedulian, hanya sekedar kritik. (k r i d o) 3. Kepedulian cukup tinggi, namun semangat lemah. (peduli tanpa tanggung jawab) 4. Kepedulian dengan penuh tanggung jawab. (fastabiqul khairat)

Wisdom

Knowledge

Information

Data

W I S D O M

PROSES

•SILIH ASIH, SILIH ASUH, SILIH ASAH

•NGUKUR KA KUJUR, NIMBANG KA AWAK

•LEULEUS JEUJEUR, LIAT TALI, NGEUNAH DICEPRETKEUNNANA

HASIL

CAINA HERANG

BEUNANG LAUKNA

T E R I M A K A S I H

Kantor Pengembangan Strategis

K P S

PUSKOTDAPusat Kajian Otonomi dan Pembangunan Daerah

Fakultas Pertanian

Knowledge Management System (KM System)

• Knowledge Management System (KM System) refers to a (generally IT based) system for managing knowledge in organizations for supporting creation, capture, storage and dissemination of information. It can comprise a part (neither necessary or sufficient) of a Knowledge Management initiative.

• The idea of a KM system is to enable employees to have ready access to the organization's documented base of facts, sources of information, and solutions. For example a typical claim justifying the creation of a KM system might run something like this: an engineer could know the metallurgical composition of an alloy that reduces sound in gear systems. Sharing this information organization wide can lead to more effective engine design and it could also lead to ideas for new or improved equipment.

Dialog • Pak Ketua YPI :

– Dejavu

– Mental

– Action plan

• Pak Aos :

– Sudah melakukan banyak, kenapa sih nggak maju-maju, ada apa sih di UNISMA

– Bisa hilang, bisa menghilang, bisa dipakai orang/organisasi lain

– Bagaimana menjadi sistem ?

– Dosen baru, langsung dilepas mengajar di kelas

– Perlu “Kawah candradimuka”

– “Dokumentasi” perlu dibuat KM nya

• Pak Sabenih :

– Kesadaran, sebagi contoh melaporkan setelah pelatihan. Bagaimana membangun kesadaran ?

– Redundant work, dalam akreditasi. Bagaimana memulai kesenjangan antara TK dan EK;

Dialog

• Pak Ketua KKM :

– Momen baru, revitalisasi, perubahan paradigma,

– Perlu komitmen, perlu kolosal, pimpinan jangan separo-paro,

– Sebagai contoh KM, setiap unit bisa/perlu jadi provider info tertentu

– Bagaimana di UNISMA untuk KM penerapannya ?, mau pilot project ttt dulu atau seluruh unit ?

– Untuk memulai perlu jargon , perlu kantor perubahan ?

– Perlu juga dibudayakan menghargai karya orang , termasuk PS nya

– Buku ajar (orang vs lembaga)

• Pak Warek II:

– Belum terlambat

– Harapannya semua orang bisa tergugah,

– Kepercayaan penuh (?) Perlu menjadi teladan

– Karyawan – Dosen

– Perlunya monitoring

– Evaluasi

– Total football

• Bu Is Zunaini (Dekan FP) :

– Kepenghargaan (tanggap dari karya), untuk ngurus mau nanya ke siapa ke orang atau ke unit kerja, contoh lain

Sepadan

– Kesadaran

– BI

Studi Kasus Pengembangan KMS

No Kegiatan

(pilot

projects)

Langkah-Langkah Pengetahuan yang

akan

dikembangkan

Metode/Alat KM Nilai tambah bagi

pelanggan/

stakeholders

1 Peningkatan

layanan

“Simpatik “

Dikembangkan untuk 3 MK yang akan

dijadikan contoh simpatik

Dibentuk 3 pokja pengembangan MK

yang disimpatikkan

Pokja bekerja membuat format apa

saja yang sebaiknya dibuat pada

simpatik , isi, tayangan, dan untuk

interaksinya dengan mahasiswa

Pokja mengembangkan simpatik MK

dimaksud

Pokja melakukan ujicoba simpatik MK

dimaksud kepada mahasiswa

Pokja mempresentasikan hasil kerja

kepada Warek 1

Warek 1 memberikan apresiasi dan

menarapkan format serupa kepada

kelompok dosen lainnya

Pokja simpatik MK tetap bekerja

mengelola KM Simpatik MK

dimaksud

Pengetahuan akan

diperoleh dalam 2

(dua) bentuk, yakni :

Pengetahun tentang

cara

mengembangkan

MK yang

disimpatikkan

Pengetahuan dalam

mengembangkan

bahan ajar yang

terus menerus

dilakukan

Brainstrorming,

collaboration, IT

based

Bagi stakeholders

dosen : dapat

pengetahuan tata cara

membuat simpatik

MK

Bagi mahasiswa :

mendapatkan layanan

PBM yang lebih

efektif, lebih advance,

lebih up-dated