STUDY KNOWLEGDE MANAGEMENT SYSTEM (KMS) FRAMEWORK DALAM ORGANISASI PEMBELAJARAN YANG BERFOKUS PADA MANUSIA DAN

TEKNOLOGI (KOMPUTER)

Disusun oleh Suhartiningsih (03201107)

1. Latar Belakang Ilmu pengetahuan memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Seluruh aspek

kehidupan dalam peradaban manusia memerlukan adanya pengetahuan. Menurut A. Toffler, perkembangan peradaban manusia telah memasuki suatu era yang disebut sebagai era pengetahuan, yaitu suatu era dimana pengetahuan yang dimiliki oleh manusia merupakan hal yang berperan penting dalam kehidupan. Era pengetahuan dimulai sekitar awal tahun 1990an ditandai dengan penemuan bidang teknologi informasi yakni teknologi jaringan komputer.

Perkembangan dunia industri pada era pengetahuan melahirkan konsep yang disebut sebagai modal intelektual (intellectual capital) dan organisasi pembelajaran (learning organization). Secara sederhana organisasi pembelajaran dapat dipahami sebagai suatu bentuk organisasi dengan anggota-anggota yang selalu belajar bersama mengembangkan kemampuan serta pengetahuan yang dimilikinya untuk pengembangan organisasi tersebut. Dalam hal ini pada suatu organisasi pembelajaran, pengetahuan memiliki peran yang penting sehingga dibutuhkan adanya pengelolaan terhadap modal intelektual tersebut.

Pentingnya peran pengetahuan dalam organisasi telah melahirkan konsep yang disebut sebagai pengelolaan pengetahuan (knowledge management/KM). Melalui penerapan KM diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan bidang teknologi informasi dan komunikasi, proses KM pun dilakukan dengan adanya pemanfaatan teknologi tersebut (komputer) yang kemudian melahirkan suatu sistem yang disebut sebagai sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge management system/KMS). Meskipun mulai banyak kesadaran penerapan KMS, namun tidak sedikit penerapan KMS yang gagal.

Kegagalan dalam penerapan KMS umumnya terjadi akibat perhatian yang terlalu ditekankan hanya pada aspek teknologi yang digunakan sehingga melupakan aspek lainnya, yaitu aspek manusia, seperti kepemimpinan dan budaya. Seperti disampaikan oleh McDermott (1999) bahwa keberhasilan dalam penerapan KMS lebih bergantung pada proses pembentukan budaya berdasar pada interaksi sosial, komunikasi yang efektif, dan rasa saling percaya – dibandingkan pada aspek teknologi.

Sekolah Tinggi Managemen Informatika dan Komputer (STMIK) Asia Malang merupakan salah satu contoh organisasi pembelajaran. Dimana masing-masing bagian di dalam organisasi tersebut, baik itu mahasiswa, dosen, maupun staf lainnya dituntut untuk selalu belajar dan mengembangkan pengetahuan yang dimilikinya demi pengembangan organisasi. Mahasiswa khususnya mahasiswa tingkat akhir yang sedang menempuh tugas akhir, dituntut untuk lebih aktif dalam melakukan proses pembelajaran untuk mengembangkan pengetahuannya. Tetapi pada STMIK Asia belum terdapat forum khusus bagi mahasiswa yang sedang menempuh tugas akhir tersebut.Pada STMIK Asia telah banyak diterapkan berbagai sistem pembelajaran misalnya: pembelajaran di kelas, Forum, Mailing List dan e-learning, namun tidak semuanya berjalan dengan efektif sesuai yang diharapkan. Misalnya Forum alumni STMIK Asia, tidak banyak alumnus yang mau tergabung dan berperan aktif di dalamnya. Atau mailing list untuk mahasiswa yang banyak berisi spam email daripada diskusi pengetahuan.

2. Rumusan Masalah“Bagaimana memahami knowlegde management system framework dalam organisasi pembelajaran

yang berfokus pada manusia dan teknologi (komputer) yang digunakan?”.

3. Batasan Masalah1. Tidak membahas proses pembentukan sistem pembelajaran dalam organisasi. Kajian yang

dilakukan untuk mengetahui bagaimana pemberdayaan pengetahuan di dalam suatu organisasi.

2. Fokus pada manusia pada organisasi pembelajaran ditujukan untuk memahami aspek manusia terkait dengan bagaimana proses belajar manusia dan juga proses pemberdayaan pengetahuan dalam organisasi pembelajaran.

3. Pengkajian ditujukan untuk mengetahui bagaimana peran dan keterkaitan aspek manusia dan aspek teknologi dalam melakukan proses KM, bukan untuk menghasilkan perangkat lunak.

4. Bidang pengetahuan yang akan dikaji sebagai studi kasus akan spesifik pada bidang tertentu dalam suatu organisasi.

5. Organisasi pembelajaran yang dikaji adalah STMIK ASIA Malang.

4. Tujuan Penulisan1. Didapatkan rancangan knowledge management system framework dengan memperhatikan aspek

manusia dan aspek teknologi pada organisasi pembelajaran.2. Memahami keterkaitan dan peran teknologi dalam KM.3. Memahami karakteristik organisasi pembelajar dan proses belajar yang terjadi di dalamnya.

5. Metodologi Penulisan1. Studi literatur

Studi literatur dilakukan dengan menggunakan sumber-sumber dari buku, artikel, papers, dan situs-situs internet. Studi literatur yang dilakukan terkait dengan pemaparan ataupun riset dan kajian mengenai KM, KMS, sistem interaksi manusia dan komputer, dan organisasi pembelajaran.

2. Analisis hasil studi literaturMelakukan analisis terhadap hasil studi literatur untuk mengetahui dan mendapatkan pemahaman dasar mengenai proses KM serta mendapatkan kebutuhan terhadap sistem untuk mengelola pengetahuan.

3. Perancangan frameworkMelakukan perancangan serta pendefinisian framework untuk pengelolaan pengetahuan. Proses perancangan dilakukan berdasarkan hasil analisis studi literatur yang telah didapatkan.

4. Studi KasusMelakukan pengujian terhadap rancangan framework yang dihasilkan dengan melakukan studi terhadap suatu contoh kasus yang terkait dengan proses KM. Proses studi kasus dilakukan melalui pengamatan ataupun wawancara.

6. Pengetahuan1. Menurut Karl Wiig

“Knowledge can be thought of as the body of understandings, generalizations, and abstractions that we carry with us on a permanent or semi-permanent basis and apply to interpret and manage the world around us ...... we will consider knowledge to be the collection of mental units of all kinds that provides us with understanding and insights”.

2. Menurut Alavi and Laidner“Justified personal belief that increases an individual’s capacity to take action”.

3. Menurut Davenport and Prusak“Knowledge is a fluid mix of frame experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates in the minds of knowers. In organizations, if often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms”.

4. Standarts Australia “A body of understanding and skills that is constructed by people. Knowledge is increased through interaction with information (typically from other people)”.

5. Menurut Lendy Widayana “Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak”

Pemahaman mengenai pengetahuan umumnya terkait dengan hubungan antara data, informasi dan pengetahuan.

7. Aliran Pengetahuan Model mengenai aliran pengetahuan disebut sebagai General Knowledge Model (GKM). Pada setiap

proses terdapat proses dan siklus aliran pengetahuan yang lebih dalam.

Keterangan:1. Knowledge Creation (penciptaan pengetahuan) merupakan proses penciptaan pengetahuan baru,

dapat dilakukan dengan proses pengembangan (development), penemuan (discovery) ataupun penangkapan (capture) pengetahuan.

2. Knowledge Retention (penyimpanan pengetahuan) merupakan proses yang bertujuan untuk menjaga dan memelihara serta pengambilan-kembali pengetahuan yang ada.

3. Knowledge Transfer (pemindahan pengetahuan) merupakan proses untuk mengalirkan pengetahuan dari satu pihak ke pihak yag lainnya, meliputi proses komunikasi, penterjemahan, pengubahan dan juga pemilahan. Knowledge Transfer dapat juga dipahami sebagai Knowledge Sharing (penyebarluasan pengetahuan).

4. Knowledge Utilization (pemanfaatan pengetahuan) merupakan proses yang berkaitan dengan pemanfaatan pengetahuan yang ada.

8. Knowledge Management SystemKnowledge Management System (KMS) adalah suatu sistem berbasis teknologi informasi (IT-based

system) yang dikembangkan untuk mendukung dan meningkatkan proses penciptaan, penyimpanan/pengambilan-kembali, pemindahan/penyebarluasan, dan penggunaan pengetahuan organisasi.

Skema umum untuk memberikan gambaran keterkaitan proses KM dengan penerapan teknologi komunikasi dan informasi.

Skema diatas terdiri dari:1. Proses Indentify (identifikasi) dan Create (menciptakan)

Identify ditujukan untuk mendapatkan pengetahuan yang telah ada dan dimiliki oleh organisasi sedangkan Create (menciptakan) ditujukan pada inovasi ataupun penciptaan pengetahuan yang baru. Proses identifikasi dan penciptaan pengetahuan dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi conceptual mapping, data mining, text retrieval/mining, ataupun penggunaan kakas pencarian pengetahuan.

2. Proses Collect/ Codify (mengumpulkan/kodifikasi)Hasil dari identifikasi dan penciptaan pengetahuan tersebut dikumpulkan (collect) dan dilakukan kodifikasi (codify). Proses pengumpulan dan kodifikasi pengetahuan dapat dilakukan dengan teknologi berbasis pengetahuan atau inteligensi buatan (artificial intelligence) seperti information feeds ataupun intelligent agents.

3. Knowledge Database (basisdata pengetahuan)Hasil dari proses pengumpulan dan kodifikasi pengetahuan disimpan dalam basisdata pengetahuan (knowledge database)

4. Proses Diffuse/Use (menyebarluaskan/menggunakan)Pengetahuan yang telah disimpan pada basisdata kemudian dapat disebarluaskan (diffuse) dan digunakan (use) melalui berbagai bentuk aplikasi seperti sistem pendukung keputusan (decision support system), groupware, videoconference, email dan sebagainya.

5. Infrastructure (infrastruktur)Suatu infrastruktur dibutuhkan untuk mendukung proses-proses pengelolaan pengetahuan yang terjadi (identify, create, collect/ codify, diffuse/ use). Dalam hal ini, infrastruktur dimaksudkan untuk mendukung jaringan komunikasi seperti internet, intranet dan sebagainya.

KM terdiri dari proses-proses discovery (penemuan), capture (penangkapan), sharing (penyebarluasan), dan application (penggunaan) pengetahuan. Oleh karenanya, penggunaan teknologi untuk mendukung proses KM dibedakan menjadi empat jenis sistem, yaitu:

1. Knowledge Discovery Systems. Sistem ditujukan untuk mendukung proses penemuan ataupun pengembangan pengetahuan dari informasi dan/atau data atau perpaduan dari pengetahuan yang telah ada.

2. Knowledge Capture Systems. Sistem ditujukan untuk mendapatkan pengetahuan yang terdapat pada manusia ataupun entitas yang terdapat di dalam organisasi.

3. Knowledge Sharing Systems. Sistem ditujukan untuk mendukung proses penyebarluasan pengetahuan dan komunikasi antar individu sehingga memungkinkan terjadiya pertukaran ataupun diskusi pengetahuan.

4. Knowledge Application Systems. Sistem ditujukan untuk pemanfaatan dan penggunaan pengetahuan sehingga dapat membantu proses atau aktifitas yang dilakukan oleh individu ataupun organisasi.

Untuk merancang sistem KM yang dapat membantu suatu lembaga meningkatkan kinerjanya, diperlukan empat komponen berikut:

1. Manusia, disarankan pada organisasi untuk memperkerjakan Document Control atau Knowledge Manager yang bertanggung jawab mengelola sistem KM dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/ punishment.

2. Proses, dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.

3. Teknologi, dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem KM yang efektif.

4. Content (isi), dirancang content dari sistem KM berupa Database Knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan tugas dan kewajibannya.

9. Organisasi PembelajarOrganisasi pembelajaran adalah organisasi yang secara terus menerus dan terencana memfasilitasi

anggotanya agar mampu terus menerus berkembang dan mentransformasi diri baik secara kolektif maupun individual dalam usaha mencapai hasil yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan yang dirasakan bersama antara organisasi dan individu di dalamnya.

Organisasi pembelajar merupakan konsep mengenai bentuk organisasi yang ditujukan untuk dapat menghadapi tantangan dan perubahan pada era pengetahuan. Konsep mengenai organisasi pembelajar tersebut diajukan sebagai konsep bentuk organisasi yang akan bertahan hidup dan terus berkembang.

10. Subsistem pada Organisasi PembelajarMichael Marquardt mengajukan bahwa untuk mencapai keberhasilan suatu organisasi pembelajar

terdapat lima subsistem yang saling mempengaruhi satu dengan lainnya, yaitu:1. Learning (proses pembelajaran). 2. Organization (organisasi). 3. People (manusia). 4. Knowledge (pengetahuan). 5. Technology (teknologi).

2.1 Sistem Human - Computer InteractionInteraksi manusia komputer atau Human-Computer Interaction (HCI) adalah suatu studi, perencanaan,

dan perancangan mengenai aktivitas bekerja bersama antara manusia (user) dan suatu sistem berbasis komputer. Sistem HCI terdiri dari tiga komponen utama, yaitu:

1. User merepresentasikan pengguna (manusia), individu ataupun kelompok, yang menginginkan tujuan pekerjaannya tercapai dengan adanya pemanfaatan suatu sistem (teknologi).

2. System merepresentasikan teknologi (komputer) yang digunakan untuk mengakomodasi tujuan penggunanya.

3. Dialog merepresentasikan komunikasi dua arah (interaksi) yang terjadi antara user dengan system.

11. Peran Manusia dalam Interaksi SosialSebagai makhluk sosial setiap individu dapat melakukan interaksi dengan beberapa individu lainnya

dalam suatu konteks tertentu sehingga terbentuk suatu kumpulan individu (komunitas). Hubungan antara individu dengan komunitas tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Berdasarkan hubungan tersebut, dapat diperhatikan peran yang dimiliki oleh setiap individu yang tergabung dalam komunitas, yaitu:

1. Individu sebagai pengguna pengetahuan dapat dilihat dalam tindakan yang dilakukan oleh individu tersebut, setiap individu akan bertindak berdasarkan pengetahuan yang dimilikinya.

2. Individu sebagai sumber pengetahuan dapat diperhatikan pada proses interaksi yang terjadi. Melalui interaksi yang terjadi akan terdapat pertukaran pengetahuan antar individu, pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat menjadi pengetahuan baru bagi individu lain.

Lebih lanjut, bila diperhatikan juga pada hubungan antara individu dan komunitas, maka berdasarkan proses penyebarluasan pengetahuan yang terjadi, terdapat siklus aliran pengetahuan, dengan adanya knowledge sharing antar individu dalam komunitas, knowledge creation dan knowledge retention di dalam diri individu, kemudian disebarluaskannya kembali pengetahuan melalui proses knowledge sharing yang memungkinkan adanya knowledge utilization oleh individu lain dalam komunitas.

12. Peran Teknologi dalam Interaksi SosialTeknologi berperan sebagai teknologi pendukung (supporting technology), khususnya terkait dengan

proses komunikasi. Pemberdayaan teknologi tersebut dapat mendorong terjadinya koneksi (connections), komunikasi (communications), percakapan (conversations), dan kolaborasi (collaborations).

Tingkatan Pemberdayaan Teknologia. Kolaborasi synchronous terjadi pada tempat yang sama dan waktu yang sama, misalnya diskusi,

forum, meeting rooms, dan sebagainya.b. Kolaborasi asynchronous terjadi pada tempat yang sama tetapi pada waktu yang berbeda, misalnya

information board, bulletin board system, dan sebagainya.c. Kolaborasi distributed synchronous terjadi pada tempat yang berbeda tetapi dalam waktu yang sama,

misalnya video conference, instant messenger, dan sebaginya.d. Kolaborasi distributed asynchronous terjadi pada tempat yang berbeda dan pada waktu berbeda,

misalnya email, voicemail, dan sebagainya.

13. Identifikasi Kebutuhan Knowledge Management SystemKebutuhan KMS dengan fokus pada manusia dan teknologi pada organisasi pembelajar dapat dijelaskan

sebagai berikut:1. Kebutuhan untuk komunikasi dikarenakan pada dasarnya proses belajar merupakan proses dalam

konteks interaksi sosial. Dengan adanya komunikasi yang baik maka memungkinkan terciptanya hubungan yang baik antar individu sehingga dapat menumbuhkan kepercayaan serta kesamaan tujuan.

2. Kebutuhan proses penyimpanan dan pengaksesan sumber pengetahuan. Suatu pengetahuan perlu untuk disimpan dikarenakan dapat digunakan atau dibutuhkan untuk masa yang akan datang, selain itu suatu pengetahuan yang telah tercipta akan lebih bermanfaat apabila dapat disebarluaskan dan digunakan bersama.

3. Kebutuhan teknologi untuk mendukung proses KM sebagai sarana pendukung (supporting technology) sehingga memungkinkan adanya kemudahan serta proses yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, teknologi dapat ditujukan untuk mendukung khususnya untuk proses komunikasi dan penyimpanan serta penggunaan sumber pengetahuan.

14. Perancangan Komponen Konseptual Knowledge Managemenet System Framework1. Manusia

Pemahaman mengenai manusia bisa menjadi sangat luas karena manusia merupakan makhluk yang sangat kompleks. Dalam perancangan framework ini, komponen Manusia yang dimaksudkan difokuskan berdasarkan perannya dalam interaksi sosial. Dengan demikian Manusia dipandang sebagai individu dan komunitas dengan memiliki perannya masing-masing.

2. Proses PengetahuanProses Pengetahuan merupakan proses yang dilakukan terhadap pengetahuan berdasarkan pada aliran pengetahuan pada GKM.

3. Artefak PengetahuanArtefak Pengetahuan dipahami sebagai suatu representasi dari pengetahuan yang digunakan ataupun yang dihasilkan pada proses pengetahuan.

4. TeknologiTeknologi dipahami sebagai teknologi yang digunakan untuk mendukung dan membantu proses pengetahuan yang dilakukan oleh manusia.

5. Lingkugan PembelajaranLingkungan pembelajaran dipahami sebagai lingkungan tempat penerapan KMS. Dalam hal ini, didasari pada pemahaman bahwa sistem bersifat dedicated, sehingga lingkungan pembelajaran dipahami sebagai lingkungan yang mendasari dan menunjang terlaksananya penerapan KMS.

15. Komponen Knowledge Management System Framework1. Lingkungan Pembelajaran

Lingkungan pembelajaran dipahami sebagai suatu kondisi ataupun situasi (current situation) yang dapat mendukung/mendorong (kondusif) terselenggaranya proses pembelajaran sebagai proses KM.

2. ManusiaDalam KMS framework ini, proses KM diperhatikan berdasarkan adanya interaksi sosial

yang dilakukan oleh manusia. 3. Proses Pengetahuan

Proses pengetahuan dipahami berdasarkan tujuan dari masing-masing proses yang terdapat di dalamnya yang terdiri dari knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing, dan knowledge utilization.

4. Artefak PengetahuanArtefak Pengetahuan dipahami sebagai suatu bentuk representasi pengetahuan yang

didapatkan atau dibutuhkan dalam proses pengetahuan. a. Artefak pengetahuan explicit dapat dipahami sebagai artefak pengetahuan yang telah

tertuang/tertulis pada suatu bentuk dokumen (hardcopy atau elektronik/digital) sehingga memungkinkan untuk langsung memanipulasi artefak pengetahuan, umumnya dapat berupa simbol, suara, gambar, dan sebagainya

b. Artefak pengetahuan tacit merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan di dalam pikiran seseorang umumnya dimiliki melalui proses pembelajaran ataupun pengalaman.

5. TeknologiTeknologi dipahami sebagai infrastruktur yang ditujukan untuk mendukung proses

pengetahuan yang terjadi di dalam sistem. Sebagai komponen yang akan mendukung terlaksananya proses pengetahuan dalam sistem, penggunaan teknologi dapat dipahami berdasarkan tujuan dari proses yang akan didukung, sebagai berikut:a. Teknologi untuk knowledge creation. misalnya blog, online forum, website, dan sebagainya.b. Teknologi untuk knowledge retention. misalnya database/basis data atau document management.c. Teknologi untuk knowledge sharing. misalnya forum online, instant messenger, email, mailing

list, dan sebagainya.d. Teknologi untuk knowledge utilization. Penggunaan suatu pengetahuan dapat melalui teknologi

DSS (Decission Support System), data mining, Expert System, dan sebagainya.

16. Keterkaitan Komponen-Komponen Knowledge Management System Framework

17. Konsep Interaksi dalam Knowledge Management System Frameworka. Interaksi antar manusia

Pembelajaran yang dilakukan manusia pada umumnya merupakan proses pembelajaran sosial yang didasarkan pada adanya interaksi antar manusia (interaksi sosial).

b. Interaksi manusia dengan teknologiPemberdayaan teknologi ditujukan untuk membantu dan mendukung kegiatan manusia. Dalam KMS framework, teknologi dipahami sebagai infrastruktur yang ditujukan untuk mendukung terlaksananya proses pengetahuan sebagai proses KM.

18. Studi KasusStudi kasus yang dipilih dalam pelaksanaan tugas akhir ini dilakukan pada STMIK Asia, khususnya pada

forum tugas akhir. Mahasiswa tingkat akhir yang sedang menempuh TA diberikan seorang dosen pembimbing yang dipilih oleh ketua jurusan masing-masing. Selama ini mahasiswa melakukan konsultasi pada dosen pembimbing dengan bertatap muka secara langsung. Sehingga mahasiswa yang bekerja diluar kota atau pulang ke luar kota Malang tidak dapat melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing. Kendala yang lain muncul pada saat mahasiswa tersebut mengalami kesulitan dengan topik TA-nya, sementara dosen pembimbingnya tidak dapat memberikan referensi solusi yang cukup, maka mahasiswa tersebut mengalami kesulitan dalam mencari solusi untuk permasalahannya tersebut.

Permasalahan-permasalahan tersebut dapat diatasi dalam sebuah forum diskusi. Forum diskusi dapat dilakukan dengan bertatap muka secara langsung ataupun secara online internet. Di dalam sebuah forum diskusi terdapat beberapa orang selain mahasiswa dan dosen pembimbingnya, sehingga sebuah permasalahan dapat dipandang dari berbagai macam sudut yang berbeda. Dan hal ini tentu saja dapat membantu kesulitan yang dialami oleh mahasiswa dalam pengerjaan TA.

19. Penerapan Knowledge Management System Framework Pada Studi Kasus yang Dipilih1) Forum Tugas Akhir

Forum TA merupakan suatu forum yang diadakan sebagai wadah untuk berkumpul dan berbagi (sharing) pengetahuan antara sesama mahasiswa yang melaksanakan tugas akhir beserta pembimbing tugas akhir.

a) Identifikasi Aktor dan Peran dalam Forum TAAktor utama dalam forum TA adalah:

1. MahasiswaMahasiswa yang dimaksudkan disini merupakan individu yang melaksanakan tugas akhir dengan topik tugas akhir tertentu yang tergabung dalam suatu komunitas minat (community of interest).

2. PembimbingPembimbing merupakan dosen yang berperan serta dalam membimbing pelaksanaan TA mahasiswa. Keberadaan pembimbing dibutuhkan untuk memberikan arahan dan bimbingan selama pelaksanaan TA.

Adapun peran yang terdapat dalam pelaksanaan Forum TA adalah:1. Pembicara dalam forum

Pembicara dalam forum dapat merupakan mahasiswa yang melakukan presentasi (presenter) untuk menyampaikan hasil belajar yang telah didapatkan, ataupun mahasiswa dan/atau pembimbing yang memberikan feedback (dapat berupa pertanyaan, saran, kritik, dan sebagainya) kepada presenter.

2. Pendengar dalam forumPendengar dalam forum merupakan mahasiswa dan/atau pembimbing yang mendapatkan pemaparan dan penjelasan dari pembicara.

b) Identifikasi Aktivitas dalam Forum TA1. Presentasi

Presentasi dilakukan oleh mahasiswa (pembicara dalam forum) untuk menyampaikan (menyebarluaskan/sharing) hasil belajar yang telah didapatkan dalam pelaksanaan tugas akhirnya.

2. DiskusiDiskusi dilakukan untuk mendapatkan feedback terhadap presentasi yang dilakukan. Proses diskusi berupa kegiatan tanya-jawab ataupun pembahasan bersama mengenai suatu topik tertentu.

Terhadap aktivitas utama dalam forum TA, dapat diperhatikan terjadinya proses pengetahuan sebagai proses KM serta terdapatnya proses pembelajaran pada individu dan juga komunitas.

Proses pengetahuan yang terjadi dijelaskan sebagai berikut:1. Knowledge creation mencakup segala macam aktivitas yang dilakukan untuk membentuk

suatu pengetahuan baru. Aktivitas ini dapat berupa pencarian sumber pengetahuan, analisis terhadap suatu pengetahuan, pengajuan suatu pernyataan dan sebagainya.

2. Knowledge Retention mencakup segala macam aktivitas yang dilakukan untuk menyimpan pengetahuan yang di dapatkan sehingga dapat diakses ataupun digunakan kembali pada masa yang akan datang, umumnya dalam bentuk yang dapat diarsipkan (dokumen), dalam hal ini dokumen dapat dipahami sebagai artefak pengetahuan.

3. Knowledge sharing mencakup segala macam aktivitas yang ditujukan untuk menyampaikan atau menyebarluaskan pengetahuan yang dimiliki individu kepada individu lain, dalam forum TA tersebut adalah aktivitas presentasi.

4. Knowledge utilization merupakan aktivitas untuk menggunakan/menerapkan pengetahuan yang dimiliki pada saat yang tepat dan sesuai kebutuhan, misalnya adalah pada saat memberikan pendapat atau jawaban atas suatu pertanyaan yang diajukan.

Aktivitas dalam forum TA

Kn

owle

dge

Cre

atio

n

Kn

owle

dge

Ret

enti

on

Kn

owle

dge

Sh

arin

g

Kn

owle

dge

Uti

liza

tion

PEMBICARA Mencari dan mengkonsumsi sumber-sumber pengetahuan untuk persiapan presentasi

X

Memperoleh feedback sebagai hasil presentasi XMengajukan pertanyaan XMemperoleh jawaban atas pertanyaan XMenulis. Mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu dari hasil presentasi maupum diskusi

X

Membuat slide presentasi XMenyampaikan presentasi XMenyebarluaskan dokumen yang terkait dengan topik TA

X

Meberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan

X

Memberikan opini terhadap topik bahasan XPENDENGAR Mengkonsumsi (melihat, membaca, mendengar) materi presentasi ataupu diskusi

X

Mengajukan pertanyaan XMemperoleh jawaban atas pertanyaan XMenulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu dari hasil presentasi ataupun diskusi

X

Menyampaikan pengetahuan yang dimiliki terkait dengan materi presentasi maupun diskusi

X

Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan

X

Memberikan opini terhadap topik pembahasan X

Tabel Pemetaan aktivitas pembicara dan pendengar dalam forum TA terhadap proses pengetahuan.

2) Virtual ForumVirtual forum merupakan model konseptual teknologi yang dirancang berdasarkan aktivitas utama

yang terdapat dalam forum TA – presentasi dan diskusi. Model konseptual virtual forum dirancang berdasarkan konsep HCI dan juga mengacu pada teknologi video conference dan remote access.

Gambar Virtual Forum

a) Identifikasi Aktor dan Peran dalam Virtual Forum1. Host

Host merupakan peran yang serupa dengan pembicara dalam forum TA. Hanya saja dalam virtual forum, host juga berperan sebagai pemimpin dan/atau pengatur alur forum.

2. AttendantAttendant merupakan peran yang serupa dengn peran pendengar dalam forum TA. Dalam hal ini, attedant dapat juga dipahami sebagai peserta forum.

b) Identifikasi Aktivitas dalam Virtual Forum Aktivitas dalam virtual forum didasarkan pada aktivitas yang terjadi dalam forum TA –

presentasi dan diskusi. Untuk mendukung aktivitas-aktivitas dalam forum, virtual forum memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Video conference merupakan fungsi dasar untuk memulai dan menggunakan virtual forum. 2. Desktop sharing. Fungsi ini ditujukan untuk menyebarluaskan/distribusi (sharing) desktop

milik host kepada attendant yang tergabug dalam sesi forum sehingga memudahkan untuk aktifitas presentasi ataupun kerja kolaborasi (collaborative work).

3. Interactive annotation. Fungsi ini memungkinkan untuk memberikan komentar atau catatan terhadap dokumen yang ditampilkan melalui shared desktop. Fungsi ini dapat dilakukan oleh host atau attendant yang diberi kendali.

4. Control passing, merupakan fungsi untuk memberikan kendali (control) oleh host kepada attendant yang dituju untuk memegang kendali terhadap shared desktop.

5. Host changing. Fungsi ini menyerupai dengan fungsi control passing, hanya saja pada fungsi host changing perubahan yang dimaksudkan adalah perubahan peran. Melalui fungsi ini, attendant dapat menjadi host dan melakukan desktop sharing.

6. File sharing. Fungsi ini ditujukan untuk menyebarluaskan/ distribusi dokumen yang dimiliki oleh host kepada attendant yang tergabung dalam forum.Pada dasarnya aktivitas utama dalam forum TA berdasarkan komunikasi dua arah (presentasi

dan diskusi) sehingga video conference merupakan fungsi dasar virtual forum untuk mendukung aktivitas tersebut.

Aktivitas dalam forum

Fungsi Virtual Forum

HostMemperoleh feedback sebagai hasil presentasi Video conferenceMengajukan pertanyaan Video conferenceMemperoleh jawaban atas pertanyaan Video conferenceMenulis/mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu pada dokumentasi presentasi

Interactive annotation

Menyampaikan presentasi Video conferenceShared desktop

Menyebarluaskan dokumen yang terlait dengan topik TA

File Sharing

Memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan

Video conference

Memberikan Opini terhadap topik pembahasan Video conferenceAttendantsMengkonsumsi (melihat, membaca, mendengar) materi presentasi ataupun diskusi

Video conference

Mengajukan pertanyaan Video conferenceMemperoleh jawaban atas pertanyaan Video conferenceMenulis/ mencatat hal-hal yang dianggap penting/perlu pada dokumen presentasi

Interactive annotation*

Menyampaikan pengetahuan yang dimiliki terkait dengan materi presentasi ataupun diskusi

Video conferenceShared desktop*

Memberi jawaban atas pertanyaan yang diajukan

Video conference

Memberikan opini terhadap topik pembahasan Video conference*telah diberi kendali oleh host

Tabel Pemetaan aktivitas forum terhadap fungsi Virtual Forum

Fungsi pada Virtual Forum

Kendali PenggunaHost Attendant

Video conference <memulai, video conference><mengakhiri, video conference>

Desktop sharing <mengaktifkan, desktop sharing><menon-aktifkan, desktop sharing>

-

Interactive annotation <memberi, catatan><menyimpan, dokumen> -

Control passing <memberi, kendali> <menerima, kendali>Host changing <memberi, peran> < menerima, peran>File sharing <mengirim, file> < menerima, file>

Tabel Kendali pengguna Virtual Forum

20. Evaluasi Studi KasusTerhadap studi kasus yang telah dilakukan, didapatkan pendefinisian sebagai berikut:

1. Forum TA dapat dipahami sebagai bentuk organisasi pembelajaran berdasarkan aktivitas yang terjadi di dalamnya. Aktivitas yang mendasari organisai pembelajaran adalah adanya proses pembelajaran dan penyebarluasan pengetahuan. Hal tersebut dapat diperhatikan pada proses pembelajaran pada tingkat individu dan juga pada tingkat komunitas.

2. Aktivitas yang terjadi dalam forum TA merupakan aktivitas pengelolaan pengetahuan dengan berdasar pada interaksi antar individu dan juga mengacu pada proses pengetahuan.

3. Dengan memahami aktivitas dan interaksi yang terjadi dalam forum TA, maka forum TA pun dapat dipahami sebagai suatu KMS dengan fokus pada manusia dan teknologi pada organisasi pembelajaran. Hal tersebut dapat dipahami bahwa proses pengelolaan pengetahuan didasari proses interaksi manusia dan juga membentuk budaya diskusi berlandaskan kebebasan komunikasi yang terbuka.

4. KMS framework fokus pada manusia dan teknologi pada organisasi pembelajaran dapat dipetakan pada forum TA. Hal ini menunjukkan bahwa KMS framework dapat diterapkan dalam aktivitas nyata (forum TA) dan digunakan untuk pengembangan prospek sistem (virtual forum). Adapun pemetaan komponen-komponen framework dipaparkan sebagai berikut:

a. Terhadap komponen lingkungan pembelajaran, lingkungan yang dipilih sebagai penerapan sistem adalah lingkungan perguruan tinggi – STMIK Asia jurusan Teknik Informatika – dengan proses belajar merupakan budaya mendasar dalam lingkungan tersebut. Selain itu, kesamaan minat pun sudah terbentuk dengan berada dalam suatu lingkup program studi yang sama.

b. Komponen manusia dalam framework, ditujukan kepada dosen dan mahasiswa. Lebih lanjut, terkait dengan interaksi sosial yang terdapat dalam forum TA dapat dipahami adanya peran pembicara dan pendengar, dengan memahami bahwa pembicara merupakan individu dan pendengar merupakan komunitas dalam KMS framework.

c. Setiap aktivitas forum TA dapat diperhatikan berdasarkan proses-proses dalam komponen proses pengetahuan (knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharring, dan knowledge utilization). Dengan demikian forum TA dapat dipahami sebagai bentuk dari KMS.

d. Artefak pengetahuan dalam forum TA berupa slide presentasi dan catatan-catatan yang terkait dengan pelaksanaan forum TA ataupun TA oleh setiap mahasiswa.

e. Komponen teknologi yang terdapat dalam forum TA adalah notebook dan LCD projector yang ditujukan untuk membantu proses visualisasi pengetahuan yang dimiliki oleh mahasiswa dalam mendukung proses presentasi sebagai bagian dari proses pengetahuan.

f. Virtual forum, sebagai solusi terhadap kebutuhan dan prospek forum TA, merupakan pengembangan teknologi dalam KMS dengan berdasarkan pada aktivitas interaksi manusia. Virtual forum dirancang dengan memahami konsep interaksi manusia dengan komputer (HCI).

21. Kesimpulan1. Pada pelaksanaan tugas akhir ini, didapatkan pemahaman knowledge management system

(KMS) sebagai suatu sistem yang dikembangkan untuk mendukung dan meningkatkan proses penciptaan, penyimpanan, penyebarluasan, dan penggunaan pengetahuan berdasarkan adanya proses interaksi manusia dan juga penggunaan teknologi di dalamnya.

2. Perancangan KMS framework dengan fokus pada manusia dan teknologi pada organisasi pembelajaran dimaksudkan untuk memahami suatu KMS dengan menggunakan sudut pandang yang berdasarkan pada interaksi sosial (pembelajaran sosial) manusia dalam memberdayakan pengetahuan dan juga pemahaman mengenai konsep organisasi pembelajaran sebagai model organisasi (lingkungan) yang mendukung proses pemberdayaan pengetahuan (KM).

3. Pada rancangan KMS framework yang dihasilkan terdapat lima komponen utama, yaitu lingkungan pembelajaran, manusia, proses pengetahuan, artefak pengetahuan, dan teknologi. Lingkungan pembelajaran merupakan komponen yang mendasari penerapan sistem, dalam hal ini keempat komponen lainnya saling berinteraksi dalam lingkungan pembelajaran.

4. Forum – pada pelaksanaan tugas akhir ini berupa perancangan Forum Tugas Akhir – dapat dipahami sebagai suatu bentuk sederhana sistem yang dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan pengetahuan. Dalam hal ini, forum tersebut berada dalam lingkungan pembelajaran dan dalam forum tersebut terdapat interaksi antar individu yang ditujukan untuk penciptaan dan penyebarluasan pengetahuan.

22. Saran1. Pada pelaksanaan tugas akhir ini, pemilihan studi kasus dan proses wawancara masih dalam

lingkungan yang terbatas. Dengan demikian, framework yang dihasilkan dapat bersifat lebih global apabila dapat dilakukan untuk berbagai lingkungan yang berbeda sehingga masih memungkinkan untuk pengembangan lebih lanjut.

2. Pelaksanaan tugas akhir ini lebih ditekankan untuk membahas bagaimana keterkaitan aspek manusia dan aspek teknologi terdapat dalam KMS, belum sampai bagaimana langkah-langkah teknis penerapan sistem dan untuk melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem. Dengan demikian, memungkinkan pengembangan lebih lanjut dari KMS framework yang dihasilkan.