STANDAR SML ISO-14001

Pada dasarnya, sistem manajemen lingkungan menganut model baku sistem manajemen yang umum digunakan. Pada model tersebut terdapat empat elemen pokok sistem yang saling berkaitan, membentuk suatu siklus yang dikenal dengan “Siklus Deming” (Deming Cycle) atau “siklus berkelanjutan” (continuous cycle). Elemen atau prinsip pokok tersebut adalah:

P (Plan) : perencanaan

D (Do) : pelaksanaan

C (Check) : pemantauan/pemeriksaan

A (Act) : evaluasi/perbaikan/penyempurnaan.

SIKLUS PDCA ATAU SIKLUS DEMING ATAU SIKLUS BERKELANJUTAN

Standar ISO-14001 merupakan standar sistem manajemen lingkungan (SML), yang disepakati oleh berbagai negara sebagai standar internasional. Standar SML ISO-14001 terbit pada September 1996 dan pada Maret 1997 telah diadopsi menjadi Standar Nasional Indonesia (SNI 19-14001-1997).

SML ISO-14001 menyediakan suatu proses yang terstruktur untuk mencapai perbaikan/penyempurnaan berkelanjutan, dimana besar dan laju penyempurnaan tersebut ditetapkan sendiri oleh organisasi sesuai dengan keadaan ekonomi dan keadaan lain pada organisasi yang bersangkutan. Perbaikan/penyempurnaan SML dimaksudkan untuk lebih sempurnanya kinerja lingkungan. ISO-14001 mendefinisikan SML sebagai berikut:

“Bagian dari sistem manajemen keseluruhan yang mencakup struktur organisasi, perencanaan, kegiatan, tanggungjawab, praktek, prosedur, proses, dan sumberdaya untuk membangun, menerapkan, mencapai, menelaah, dan memelihara kebijakan lingkungan”

Berdasarkan definisi tersebut, SML merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari sistem manajemen lain yang telah ada dalam suatu organisasi, misalnya sistem manajemen mutu(SMM), dan kesehatan-keselamatan kerja (SMK3). Oleh karena itu sebaiknya SML diintegrasikan ke dalam sistem manajemen organnisasi yang telah ada, agar setiap keputusan manajemen telah mempertimbangkan seluruh sistem yang ada. Elemen-elemen sistem manajemen yang bermanfaat bila diintegrasikan antara lain adalah: kebijakan organisasi, alokasi sumberdaya, dokumentasi, pengendalian operasi, sistem informasi, pelatihan, struktur organisasi, sistem penghargaan, sistem pemantauan dan pengukuran, komunikasi dan pelaporan.

Integrasi sistem dapat menghindari terjadinya tumpang-tindih (overlaping) antar sistem, sehingga sistem manajemen dapat berjalan efektif dan efisien, sesuai dengan pernyataan Deming:

In a well organized system, all the components (functions) work together to support each other. In a system that is well-led and managed, everybody wins. If by bad management, the component become competitive, the system destroyed. Everybody loses (GEMI, 1992:4)

Standar SML ISO-14001 dapat diterapkan untuk seluruh tipe (manufacture/tambang/ kimia/dll), ukuran organisasi (kecil, menengah, atau besar), dan keragaman kondisi geografi, budaya, dan sosial. Standar SML ISO-14001 dapat diterapkan untuk seluruh bagian organisasi atau hanya pada unit-unit operasional tertentu atau pada kegiatan-kegiatan tertentu organisasi.

Penerapan SML dengan efektif dapat melindungi kesehatan manusia dan lingkungan dari dampak penting kegiatan, produk atau jasa yang dilakukannya, serta dapat pula memelihara mutu lingkungan. Dengan menerapkan SML, organisasi dapat membuktikan kepada pihak yang berkepentingan bahwa organisasi:

(a) telah memiliki komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan;(b) lebih menekankan tindakan pencegahan dari pada tindakan koreksi;(c) telah memberikan perhatian yang memadai terhadap kesesuaian perundang-undangan yang berlaku;(d) telah memiliki desain sistem yang memadukan proses penyempurnaan berkelanjutan.

Dengan menerapkan SML dengan efektif, organisasi akan memperoleh manfaat, antara lain:

(a) memberikan jaminan kepada pelanggan bahwa organisasi telah memiliki komitmen terhadap manajemen lingkungan;(b) mengelola dampak lingkungan yang ditimbulkan oleh kegiatan perusahaan serta memperbaiki kinerja pengelolaan lingkungan.(c) mentaati hukum dan peraturan lingkungan yang berlaku.(d) memelihara hubungan yang baik dengan masyarakat dan karyawan;(e) memenuhi kriteria investor;(f) memperoleh asuransi dengan biaya memadai;(g) memenuhi kriteria sertifikasi pemesan;

(h) mengurangi resiko dan memperbaiki pengendalian biaya produksi;(i) melestarikan energi dan bahan baku;(j) mempermudah perolehan dan perpanjangan izin;(k) mempercepat penyelesaian masalah-masalah lingkungan;(l) memperbaiki hubungan industri-pemerintah.(m) menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap lingkungan dan meningkatkan citra perusahaan terhadap masyarakat.

Pada dasarnya, SML ISO-14001 berlandaskan pada suatu proses yang dinamis, yaitu “plan, implement, check, and review”, yang identik dengan siklus deming atau siklus PDCA pada sistem manajemen lainnya. Model SML ISO-14001 terdiri dari lima prinsip dan tujuh belas elemen, yang saling terkait satu dengan yang lain.

SIKLUS SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN ISO-14001

Adapun prinsip dan elemen SML ISO-14001 tersebut adalah sebagai berikut:

PRINSIP KOMITMEN DAN KEBIJAKAN (1) Kebijakan Lingkungan

PRINSIP PERENCANAAN (1) Aspek Lingkungan

(2) Ketentuan Hukum dan Ketentuan Lain (3) Tujuan dan Sasaran (4) Program Manajemen Lingkungan

PRINSIP PELAKSANAAN (1) Struktur dan Tanggungjawab (2) Pelatihan, Kepedulian dan Kompetensi (3) Komunikasi (4) Dokumentasi SML (5) Pengendalian Dokumen (6) Pengendalian Operasi (7) Kesiagaan dan Tanggap Darurat

PRINSIP PEMERIKSAAN DAN TINDAKAN KOREKSI (1) Pemantauan dan Pengukuran (2) Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi, dan Pencegahan (3) Rekaman (4) Audit SML PRINSIP KAJI ULANG (1) Kaji Ulang Manajemen

MODUL 3 : KEBIJAKAN LINGKUNGAN

Kebijakan lingkungan merupakan elemen dasar SML dan menjadi payung penerapan dan penyempurnaan SML, dimana semua tindakan organisasi mengacu pada kebijakan lingkungan organisasi. Kebijakan Lingkungan merupakan penentu arah, prinsip, dan tindakan organisasi secara menyeluruh, dimulai sejak perencanaan strategik dan investasi sampai pelaksanaan operasional sehari-hari.

Pernyataan kebijakan lingkungan mencerminkan komitmen manajemen puncak organisasi (Presiden Direktur, Direktur Utama, Chief Executive Officer, dan sejenisnya) sebagai penanggungjawab tertinggi dalam organisasi. Komitmen manajemen puncak organisasi yang harus direfleksikan

dalam Kebijakan Lingkungan agar memenuhi persyaratan standar SML ISO-14001, adalah:

a. Menaati peraturan perundang-undangan lingkungan yang berlaku dan persyaratan lain yang dapat diterapkan;

b. Mencegah pencemaran; danc. Memperbaiki/menyempurnakan terus menerus kinerja manajemen dan kinerja

lingkungan.

Selain itu, persyaratan standar ISO-14001 mengharuskan pula Kebijakan Lingkungan organisasi :

a. Sesuai dengan kondisi alam, skala kegiatan, dan dampak lingkungan yang ditimbulkan oleh kegiatan, produk, dan jasa dari organisasi;

b. Menjadi kerangka dalam menetapkan dan mengkaji ulang tujuan dan sasaran lingkungan;

c. Didokumentasikan, dilaksanakan dan dipelihara, serta dikomunikasikan kepada seluruh karyawan;

d. Tersedia untuk masyarakat umum.

TIPS

Libatkan seluas mungkin personil dari bagian/unit kerja organisasi dalam menyusun Kebijakan Lingkungan. Pendekatan ini akan meningkatkan komitmen dan rasa memiliki dari karyawan organisasi.

Kebijakan lingkungan dapat berdiri sendiri atau dapat diintegrasikan dengan kebijakan manajemen organisasi lainnya yang sudah ada, seperti kebijakan mutu atau kesehatan dan keselamatan kerja.

Jaga agar kebijakan lingkungan tetap sederhana dan mudah dimengerti. Gunakan kata-kata yang langsung dan hindari pernyataan yang sangat umum seperti “ Kami memiliki komitmen untuk menjadi yang terbaik dan pemimpin dalam perlindungan lingkungan”. Lebih baik menggunakan pernyataan yang dapat langsung dibuktikan penerapan operasionalnya.

Pastikan bahwa kebijakan lingkungan dimengerti dan dipahami oleh karyawan, karena sukses penerapan SML tergantung pada komitmen seluruh tingkat dan fungsi organisasi terkait, terutama dari manajemen puncak organisasi. Oleh karenanya, Kebijakan Lingkungan harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui beragam media komunikasi yang efektif, misalnya: pemasangan Kebijakan Lingkungan di tempat kerja, dimiliki oleh setiap karyawan, dimuat dalam bulletin organisasi, atau dikomunikasikan melalui pelatihan dan cara-cara lain. Dengan demikian, setiap karyawan akan mengetahui, memahami, dan mengimplementasikan KEBIJAKAN LINGKUNGAN organisasi dalam pekerjaan sehari-hari. Uji pemahaman dan kepedulian perlu dilakukan untuk memastikan apakah makna kebijakan lingkungan dipahami oleh karyawan, dan seberapa besar kebijakan lingkungan mempengaruhi pekerjaan mereka.

Sebagai dokumen yang terbuka bagi masyarakat umum, Kebijakan Lingkungan harus tersedia tanpa persyaratan apapun, dapat diketahui atau diakses oleh siapapun. Untuk memenuhi persyaratan ini, Kebijakan Lingkungan dapat ditempatkan pada area terbuka, misal halaman kantor atau ruang tamu, yang mudah terlihat dan terbaca oleh tamu ataupun masyarakat umum. Kebijakan Lingkungan sebaiknya juga dicantumkan pada publikasi organisasi (bulletin, laporan tahunan, brosur, dan media lainnya). Selanjutnya hal ini akan diuraikan dalam penjelasan Modul 9 Komunikasi).

Sifat lingkungan yang dinamis dan terus berubah mengharuskan kebijakan lingkungan selalu dikaji ulang secara berkala/periodik, sehingga dapat disesuaikan dengan perubahan dan perkembangan organisasi, peraturan, teknologi, dan pandangan pihak yang berkepentingan. Pengkajian ulangkebijakan lingkungan dilaksanakan pada kaji ulang manajemen (lihat penjelasan pada Modul 19 Kaji Ulang Manajemen).

MODUL 4 : ASPEK LINGKUNGAN

BAGAIMANA INTERAKSI ORGANISASI DENGAN LINGKUNGAN?

Aspek lingkungan merupakan elemen kegiatan, produk dan jasa dari suatu organisasi yang berinteraksi dengan lingkungan. Interaksi oleh seluruh atau sebagian kegiatan, produk atau jasa organisasi tersebut dapat menyebabkan perubahan terhadap lingkungan (dampak lingkungan), apakah perubahan yang merugikan (negatif) atau yang menguntungkan (positif). Hubungan antara aspek lingkungan dan dampak lingkungan merupakan suatu “hubungan sebab dan akibat”. Aspek lingkungan dapat positif atau negatif. Aspek lingkungan merupakan masukan (input), sedangkan dampak lingkungan merupakan keluaran (output). Dengan demikian, dapat diartikan bahwa identifikasi aspek lingkungan merupakan suatu proses kompilasi dari inventarisasi inputdan output.

Mengapa digunakan istilah aspek lingkungan, bukan dampak lingkungan? Hal ini menyiratkan arti organisasi tidak harus melakukan penilaian dampak lingkungan secara rinci seperti melakukan Analisis Dampak Lingkungan (ANDAL), namun lebih bertujuan untuk mengukur dan mengetahui apa dan berapa besar input yang digunakan (misal: energi, air, bahan baku), serta apa dan berapa besar output yang berpengaruh terhadap lingkungan (misal: emisi udara, limbah cair). Namun demikian, persyaratan standar tidak menghalangi organisasi untuk melakukan penilaian lengkap resiko lingkungan. Hal terpenting yang ingin dicapai dengan dilakukannya identifikasi dan evaluasi aspek lingkungan adalah organisasi memahami apa yang terjadi dan telah dilakukan serta dampak yang ditimbulkan terhadap lingkungan.

Untuk merencanakan dan mengendalikan dampak, suatu organisasi harus mengetahui

apa saja dampak yang ditimbulkannya. Namun mengetahui dampak barulah sebagian, organisasi harus mengetahui darimana dampak berasal dan apakah dampak tersebut penting. Dengan perkataan lain, bagaimana organisasi berinteraksi dengan lingkungan?

Organisasi harus mengidentifikasi aspek lingkungan yang:

dapat dikendalikan, dan dapat dipengaruhi.

Organisasi tidak diharapkan untuk mengelola dan mengendalikan dampak yang berada diluar pengaruh-nya, seperti misalnya organisasi mungkin saja dapat mengendalikan berapa banyak energi listrik yang dibeli dari pemasok (PLN), namun organisasi tidak dapat mengendalikan atau mempengaruhi cara energi listrik tersebut dibangkitkan.

Dalam melakukan identifikasi aspek lingkungan, organisasi tidak perlu mengevaluasi seluruh produk, komponen, atau bahan baku, namun difokuskan pada kegiatan, produk, jasa organisasi yang berpotensi menimbulkan “pengaruh atau dampak penting lingkungan”.

Cakupan identifikasi dan evaluasi aspek lingkungan perlu mempertimbangkan antara lain:

a. Proses kegiatan organisasi di masa lalu dan sekarang yang menimbulkan dampak (positif atau negatif) terhadap lingkungan;

b. Komponen lingkungan yang terkait, seperti: air, udara, tanah, limbah (cair, padat, gas), sumberdaya alam (energi, air, bahan baku), dan aspek sosial dan kesehatan masyarakat;

c. Kondisi operasional organisasi: normal, abnormal, dan darurat;

d. Kegiatan kontraktor dan pemasok di area yang menjadi tanggungjawab organisasi.

Analisis dan evaluasi aspek lingkungan merupakan “hati dari fungsi” SML ISO-14001, mengingat penerapan elemen-elemen SML tergantung pada seberapa lengkap dan cermat dilakukannya identifikasi aspek lingkungan. Oleh karena itu, organisasi perlu menetapkan metode atau cara mengidentifikasi aspek lingkungan, dengan maksud agar identifikasi aspek lingkungan dapat dilakukan secara sistematik dan konsisten dari waktu ke waktu. Selain itu organisasi perlu menetapkan kriteria aspek lingkungan penting, agar dapat menentukan tingkat prioritas aspek lingkungan yang akan dikelola dan dikendalikan.

Standar SML ISO-14001 tidak menyatakan secara spesifik metode atau cara identifikasi aspek lingkungan. Organisasi bebas memilih metode yang digunakan, apakah metode kualititatif maupun kuantitatif, namun metode tersebut harus cukup memadai sebagai alat identifikasi dan evaluasi, dipahami penggunaannya, dan digunakan secara konsisten. Hal yang sama juga berlaku untuk penentuan kriteria aspek lingkungan penting. Organisasi bebas menentukan sendiri sesuai dengan karakteristik kegiatan, produk, jasa. Sebagai pedoman dapat digunakan beberapa kriteria berikut ini:

a. Ada atau tidaknya peraturan perundang-undangan yang mengatur suatu aspek lingkungan;

b. Tingkat pengendalian organisasi terhadap aspek lingkungan;c. Sifat sumberdaya alam yang digunakan (terbaharui atau tidak);d. Sifat negatif dan bahaya dampak lingkungan;e. Ketersediaan codes of practice dari proses organisasi;f. Ada tidaknya bukti resiko lingkungan yang timbul;g. Ketersediaan rekaman komplain terhadap proses organisasi.

Setelah aspek lingkungan organisasi diidentifikasi, organisasi harus menetapkan apakah aspek tersebut berdampak penting terhadap lingkungan? Aspek yang mempunyai satu atau lebih dampak lingkungan penting seharusnya dipertimbangkan sebagai aspek lingkungan penting. Aspek lingkungan penting ini harus dipertimbangkan saat organisasi menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan, menetapkan pengendalian operasi, melaksanakan pemantauan dan pengukuran.

Aspek lingkungan organisasi harus selalu dipelihara keterbaharuannya. Hal ini berarti organisasi harus melaksanakan evaluasi dan kaji ulang secara berkala: apakah terjadi perubahan pada kegiatan, produk, atau jasa dari organisasi? apakah telah dilaksanakan pengendalian dan pencegahan dampak lingkungan sehingga potensi dampak yang terjadi akan berkurang? apakah terjadi perubahan proses produksi, penggantian/penambahan peralatan baru, atau proyek pengembangan baru?.

Adanya proses kaji ulang aspek lingkungan mencerminkan sifat dinamis dari suatu sistem. Proses ini secara periodik mengkaji tingkat kepentingan aspek lingkungan organisasi, melalui suatu proses umpan balik dari mekanisme sistem. Suatu aspek lingkungan yang awalnya berkategori penting setelah dilaksanakan pengelolaan dan pengendalian lingkungan akan berkategori tidak penting, namun sebaliknya yang tidak penting pada periode waktu tertentu karena tidak dikelola dan dikendalikan dapat menjadi kategori penting.

Proses kaji ulang aspek lingkungan sangat besar manfaatnya sebagai feed back loop bagi perencanaan SML, dan dapat menjadi indikator tercapainya proses perbaikan berkelanjutan. Namun disayangkan, banyak organisasi yang telah menerapkan SML ISO-14001 kurang memahami arti penting proses kaji ulang aspek lingkungan. Aspek lingkungan dianggap sebagai sesuatu yang statis, hanya perlu dilaksanakan pada awal penerapan SML, sehingga dijumpai setelah beberapa tahun melaksanakan SML tidak terjadi perubahan pada aspek lingkungan.

Hasil identifikasi aspek lingkungan sangat menentukan keberhasilan penerapan SML ISO-14001, karena terkait dengan elemen-elemen SML lainnya, terutama dalam penetapan tujuan dan sasaran lingkungan, program manajemen lingkungan, pengendalian operasional, pemantauan dan pengukuran lingkungan, dan audit SML.

TIPS

Untuk mengidentifikasi aspek lingkungan, dibutuhkan pemahaman mendalam tentang seluruh proses dan aktifitas pendukung yang dilaksanakan dalam menghasilkan produk dan jasa. Sebagai alat bantu dalam proses ini dibutuhkan materi atau bahan sebagai berikut:

o Diagram proseso Diagram tata letak pabriko Data biaya lingkungan (pembuangan limbah, ijin, pembayaran listrik, air,

dsb-nya)

o Lembar data keselamatan bahan ( Material Safety Data Sheets -MSDS)o Laporan insiden dan kecelakaan (tumpahan, kebakaran, komplain)o Daftar peraturan dan persyaratan lain.

Diskusikan dengan anggota Tim Inti ISO-14001 tentang definisi aspek dan dampak lingkungan, dan kembangkan suatu daftar dampak lingkungan sebagai rujukan. Hal ini untuk mempermudah agar dampak lingkungan terlihat konsisten, dan pertimbangkan pula dampak tersebut actual atau potensial.

o Limbah (scrap metal, limbah kertas, dll)o Produk tidak bergunao Penggunaan sumberdaya alam (air, bahan kimia,dll)o Penggunaan energio Emisi udarao Dampak terhadap air permukaano Dampak terhadap air tanaho Kebisingano Bauo Dan Lainnya.

Tetapkan kategori kegiatan dalam organisasi (misal: penerimaan, proses produksi, inspeksi, pengemasan, pengiriman, dll). Cuplik satu kategori kegiatan, dan rancang diagram sederhana yang mengindikasikan masukan (kimia, materi, energi, sumberdaya alam), dan keluaran (produk, emisi, limbah). Perhatikan berbagai kegiatan (atau aspek) yang berasosiasi dengan masukan, dan dampak (actual dan potensial) yang berasosiasi dengan keluaran.

Ingat pula agar melakukan identifikasi kategori jasa seperti yang dilakukan pada kategori kegiatan atau produk. Selain identifikasi yang dilakukan pada tapak operasi di dalam (on-site), organisasi perlu pula mengidentifikasi dampak potensial yang terjadi di luar tapak (seperti kegiatan pemeliharaan peralatan). Demikian pula halnya organisasi memperhatikan pula berbagai kondisi operasional pada operasi normal, shut-down dan start-up, termasuk pula kondisi darurat.

Selanjutnya, organisasi harus menetapkan kriteria penting untuk aspek lingkungan. Berikut adalah contoh pertimbangan yang dapat digunakan:

o Kriteria aspek penting yang berkaitan dengan peraturan perundangan lingkungan atau terkait dengan pernyataan dalam kebijakan lingkungan organisasi;

o Kriteria aspek penting berdasarkan pandangan pihak yang berkepentingan.

o Kriteria aspek penting berdasarkan besaran, frekuensi, dan lamanya suatu dampak berlangsung.

Beberapa organisasi menggunakan sistem scoring peringkat, sedangkan yang lainnya menggunakan pendekatan kriteria kualitatif sederhana sebagai berikut:

Setelah aspek dan dampak lingkungan teridentifikasi, dan aspek lingkungan penting ditetapkan, informasi ini digunakan sebagai dasar menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan. Organisasi harus mengelola dan mengendalikan dengan efektif seluruh aspek penting tersebut. Namun hal ini tidak berarti organisasi harus meningkatkan seluruh kinerja lingkungan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting pada saat yang bersamaan.

MODUL 5 : KETENTUAN HUKUM DAN PERSYARATAN LAIN

Penaatan terhadap ketentuan hukum dan persyaratan lain merupakan salah satu pilar utama kebijakan lingkungan. SML yang efektif harus mencakup proses untuk:

mengidentifikasi dan mengkomunikasikan ketentuan hukum dan persyaratan lain; dan

memastikan bahwa ketentuan dan persyaratan tersebut menjadi landasan bagi upaya manajemen menerapkan SML.

Adanya ketentuan hukum yang baru atau perubahannya membutuhkan perubahan pada tujuan lingkungan atau elemen SML lainnya. Dengan mengantisipasi ketentuan atau persyaratan baru tersebut dan membuat perubahan pada operasi dan kegiatan, organisasi akan terhindar dari tanggungjawab penaatan hukum di kemudian hari, termasuk konsekuensi biaya-nya.

Ketentuan hukum mencakup peraturan lokal/daerah, nasional, maupun internasional yang relevan dengan kegiatan, produk, jasa organisasi, seperti undang-undang, ijin usaha, ketentuan produksi/operasi. Ketentuan hukum merupakan ketentuan yang mengikat dan harus ditaati (mandatory). Sedangkan pengertian persyaratan lain mencakup aturan-aturan yang tidak mengikat secara hukum, namun secara sukarela diadopsi sebagai aturan organisasi (voluntary scheme atau self regulation), seperti:

a. Persyaratan perusahaan induk/grup;b. Standar asosiasi industri dimana organisasi menjadi

anggotanya;c. Perjanjian/kesepakatan dengan pihak-pihak

berkepentingan, misal masyarakat setempat, pemerintah daerah, dan lainnya;

d. Standar-standar nasional dan internasional yang diadopsi untuk digunakan organisasi;

e. Prinsip dan persyaratan lain yang dianut secara sukarela oleh organisasi (seperti: Responsible Care).

Dalam hal organisasi menyatakan dirinya telah beroperasi mendunia (world-wide), maka organisasi tersebut harus memasukkan ketentuan dan persyaratan yang berlaku secara internasional sebagai ketentuan lain yang harus ditaatinya, walaupun belum diratifikasi menurut hukum lokal atau nasional.

Ketentuan hukum dan ketentuan lain yang relevan dengan aspek lingkungan dari kegiatan, produk, dan jasa merupakan dokumen penting yang menjadi acuan organisasi, dan menjadi salah satu tolok ukur kinerja penerapan SML ISO-14001. Oleh karena itu, diperlukan suatu mekanisme dan prosedur organisasi untuk menjamin bahwa organisasi mengetahui, memahami, mendokumentasikan, dan selalu memantau

perkembangan ketentuan hukum dan persyaratan lain tersebut.

Prosedur ketentuan hukum dan persyaratan lain sebaiknya mencakup pendelegasian tanggungjawab secara jelas dalam mengidentifikasi, komunikasi, akses, interpretasi, dokumentasi, dan

evaluasi ketentuan hukum dan persyaratan lain. Prosedur juga harus mencakup bagaimana cara organisasi mengkomunikasikan ketentuan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan kepada unit kerja sesuai dengan aspek lingkungan terkait.

Untuk menjamin efektifitas komunikasi dan pemahaman karyawan terhadap ketentuan hukum dan persyaratan lain, organisasi sebaiknya menyusunringkasan ketentuan hukum/peraturan dan persyaratan lain. Selain itu, beberapa ketentuan sangat penting dapat dibuat dalam bentuk slogan, gambar, atau simbol-simbol yang ditempatkan pada tempat-tempat yang strategis dan mudah terlihat oleh seluruh karyawan.Setelah persyaratan hukum teridentifikasi dan diterapkan pada kegiatan dan operasi organisasi yang relevan, komunikasikan persyaratan ini kepada karyawan, kontraktor, dan pihak lainnya yang terkait. Jaga agar komunikasi peraturan ini hanya yang relevan kepada pihak yang terkait saja.

Seperti halnya elemen SML lainnya, kegiatan ini tidak dilakukan hanya sekali, karena ketentuan hukum dan persyaratan lainnya selalu berubah. Pemeliharaan keterbaharuan ketentuan hukum dan persyaratan lain sebaiknya dilakukan secara periodik, dengan cara berkomunikasi secara berkala dengan pihak-pihak yang menerbitkan ketentuan hukum dan ketentuan lain tersebut. Dengan cara demikian organisasi dapat mengetahui dan mengakses secara cepat adanya suatu perubahan peraturan atau terbitnya suatu peraturan baru. Bukti dilaksanakannya komunikasi sebaiknya direkam dan didokumentasikan. Organisasi harus memastikan selalu memperoleh informasitentang ketentuan hukum dan persyaratan lain. Daftar ketentuan hukum dan persyaratan lain harus dikaji ulang dan diperbaharui, bila:

Terjadi perubahan pada pabrik yang berkaitan dengan status hukum; Terjadi perubahan peraturan perundang-undangan Saat perijinan habis masa berlakunya; Perubahan persyaratan konsumen atau pembeli.

PETUNJUK PRAKTIS – KETENTUAN HUKUM DAN KETENTUAN LAIN

Untuk memelihara kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, organisasi seharusnya mengidentifikasi dan memahami persyaratan perundang-undangan yang berlaku bagi kegiatan, produk atau jasanya. Peraturan tersebut dapat berupa beberapa bentuk, seperti:a) spesifik terhadap kegiatan (misalnya ijin operasi);b) spesifik terhadap produk atau jasa dari organisasi;c) spesifik terhadap industri dari organisasi;d) undang-undang lingkungan yang umum;

e) kewenangan, lisensi dan ijin.

Beberapa sumber yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi peraturan lingkungan dan perubahan yang berlaku antara lain:a) instansi pemerintah;b) asosiasi atau kelompok industri;c) pangkalan data komersial;d) jasa profesi.

Untuk tetap dapat mengikuti persyaratan perundang-undangan, organisasi dapat membuat dan memelihara daftar semua undang-undang dan peraturan perundangan yang berkaitan dengan kegiatan, produk atau jasanya.

Sumber: ISO-14004 (1996)

MODUL 6 : TUJUAN DAN SASARAN

Tujuan lingkungan adalah sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi untuk memenuhi kebijakan lingkungan, sedangkan Sasaran lingkungan merupakan rincian hal-hal yang ingin dicapai dalam tujuan lingkungan. Penetapan tujuan dan sasaran lingkungan merupakan suatu proses transformasi dan penjabaran dari hal-hal yang bersifat umum kepada sesuatu bentuk yang lebih jelas dan terarah. Oleh karenanya, tujuan dan sasaran lingkungan harus memuat rencana dan dimensi waktu yang realistik untuk memenuhi penaatan peraturan, mencegah pencemaran, dan memperbaiki/ menyempurnakan secara berkelanjutan kinerja lingkungan.

Organisasi sebaiknya menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan pada dua atau lebih hirarki, yakni tingkat organisasi keseluruhan dan tingkat unit atau area kerja yang relevan. Penyusunan dan perumusan tujuan dan sasaran sebaiknya berasal dari masing-masing fungsi/tingkat organisasi (bottom–up approach), untuk selanjutnya dievaluasi dan disetujui pada tingkat manajemen organisasi.

Tujuan dan sasaran dapat ditetapkan ke seluruh organisasi atau lebih sempit terhadap lokasi atau kegiatan tertentu. Untuk itu, organisasi dapat menyusun tujuan dan sasaran sebagai berikut:

a. Hanya menyusun tujuan dan sasaran pada tingkat organisasi, dan digunakan oleh setiap fungsi/tingkatan yang relevan; atau

b. Menyusun tujuan dan sasaran pada fungsi/tingkatan organisasi yang relevan dan konsisten dengan tujuan dan sasaran organisasi.

Tujuan dan sasaran lingkungan dapat dikategorikan berdasarkan hasil yang ingin dicapai (outcome), seperti yang dilakukan oleh British Telecom dengan mengkategorikan setiap tujuan dan sasaran lingkungan ke dalam satu dari tiga kategori berikut:

a. Sasaran strategik; mencakup tujuan jangka panjang.b. Sasaran perbaikan/penyempurnaan; mencakup kemajuan secara bertahapc. Sasaran proses; mencakup kegiatan penelitian dan pengembangan serta

pengkajian atas sesuatu hal.

Tujuan dan sasaran lingkungan dapat pula dikategorikan sebagai berikut:

a. Tujuan pemantauan (monitoring objective), digunakan bilamana suatu dampak penting lingkungan berpotensi untuk disempurnakan, namun karena kendala teknologi, dana, dan sumberdaya lain maka hal tersebut belum dapat terlaksana. Sebagai contoh: memantau atau mengkaji sistem konsumsi air.

b. Tujuan pengelolaan (management objective), digunakan bilamana suatu dampak lingkungan telah berhasil dikendalikan atau suatu penyempurnaan kinerja belum dapat dilaksanakan. Selain itu juga untuk memastikan pengendalian suatu dampak lingkungan khusus secara sistematik dapat terlaksana. Sebagai contoh: memastikan seluruh personil mendapatkan pelatihan sehingga memahami tugas dan perannya dalam pengelolaan dampak lingkungan.

c. Tujuan penyempurnaan (improvement objective), berkaitan dengan program penyempurnaan pada area yang sedang melaksanakan pengelolaan terhadap satu atau lebih dampak. Sebagai contoh: mengurangi limbah 50% pada tahun

2000.

Tidak ada tujuan dan sasaran lingkugan yang berlaku sama bagi seluruh jenis organisasi. Tujuan dan sasaran harus mencerminkan “apa yang dilakukan oleh organisasi, seberapa baik kinerja organisasi, dan apa yang ingin dicapai organisasi”.

Organisasi tidak harus menyusun tujuan dan sasaran untuk semua aspek lingkungan penting pada saat yang bersamaan, dan untuk seluruh area kerja organisasi. Namun, perlu diberikan prioritas terhadap aspek lingkungan penting yang berhubungan dengan penaatan terhadap peraturan lingkungan. Dalam menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan harus dipertimbangkan penggunaan teknologi terbaik yang tersedia dan secara ekonomi terjangkau.

Sasaran sedapat mungkin harus dapat terukur (measurable), dapat dilaksanakan (workable) dan dapat dicapai (achievable), serta sedapat mungkin selalu menggunakan pendekatan pencegahan (prevention). Bila sasaran tidak dapat terukur berarti kita tidak dapat mengukurnya, berarti pula kita tidak dapat mengelola atau mengendalikannya. Oleh karena itu, tujuan dan sasaran sebaiknya menggunakan indikator-indikator yang kuantitatif atau dikenal dengan indikator kinerja lingkungan, sebagai dasar organisasi mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan dan memberikan informasi tentang efektifitas SML organisasi.

Indikator kinerja lingkungan merupakan ekspresi spesifik yang memberikan informasi tentang hasil suatu kegiatan manajemen organisasi terhadap aspek lingkungannya. Organisasi dapat menggunakan indikator kinerja lingkungan untuk mengevaluasi kinerja penerapan SML ISO-14001. Terdapat tiga kategori indikator kinerja lingkungan menurut ISO-14031 , yaitu:

a. Indikator kondisi lingkungan (ECI-environmental conditions indicator), mencakup: kondisi lingkungan regional/nasional/global dan kondisi lingkungan lokal.

b. Indikator kinerja manajenem (MPI-management performance indicator); mencakup: kinerja penerapan kebijakan dan program, kesesuaian persyaratan, kinerja keuangan, dan hubungan masyarakat.

c. Indikator kinerja operasional (OPI-operational performance indicator), mencakup: bahan baku, energi, jasa, peralatan, pasokan dan distribusi, produk, limbah, dan

emisi.

Tujuan dan sasaran lingkungan sebaiknya didokumentasikan pada setiap fungsi/tingkat organisasi, termasuk rekaman-rekaman proses perumusan, penetapan, dan evaluasinya. Tujuan dan sasaran lingkungan sebaiknya dievaluasi secara periodik untuk memantau tingkat pencapaiannya. Bilamana diperlukan, dapat dilakukan revisi berdasarkan adanya aspek lingkungan penting baru, perubahan peraturan, teknologi baru, atau pandangan pihak yang berkepentingan.

Tujuan dan sasaran lingkungan harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan, sehingga masing-masing karyawan memahami sasaran yang harus dicapai oleh organisasi dan unit tempatnya bekerja.

TIPS

Penetapan tujuan dan sasaran lingkungan harus melibatkan personil dari bagian/unit kerja yang terkait dalam organisasi. Personil tersebut harus memiliki kewenangan untuk menetapkan, merencanakan, dan mencapai tujuan tersebut. Melibatkan personil sangat membantu dalam membangun komitmen.

Gunakan Manajemen Puncak untuk tujuan tersebut. Hal ini ini membantu untuk memastikan tersedianya sumberdaya yang memadai dan tujuan lingkungan dapat diintegrasikan pada tujuan organisasi lainnya.

Dalam hal mengkomunikasikan tujuan kepada karyawan, coba mengkaitkan tujuan dengan peningkatan kinerja lingkungan aktual yang sedang berjalan. Hal ini untuk memberikan suatu gambaran yang terukur.

Tujuan harus konsisten dengan keseluruhan misi dan rencana serta komitmen utama organisasi yang telah ditetapkan dalam kebijakan lingkungan (mencegah pencemaran, penaatan, dan perbaikan berkelanjutan). Sasaran sebaiknya cukup jelas untuk menjawab pertanyaan “apakah kita mencapai tujuan organisasi?”

Tujuan dibuat lentur atau fleksibel. Tetapkan hasil yang ingin dicapai, dan tugaskan personil yang bertanggungjawab menetapkan bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai.

Tujuan dapat ditetapkan untuk memelihara tingkat kinerja yang telah dicapai saat ini, juga dapat pula untuk meningkatkan kinerja. Untuk beberapa aspek lingkungan, dapat digunakan kedua jenis tujuan tersebut.

Komunikasikan kemajuan pencapaian tujuan dan sasaran ke seluruh bagian /unit kerja organisasi. Pertimbangkan untuk menerbitkan laporan kemajuan ini secara perodik pada saat rapat manajemen.

Untuk memperoleh pandangan pihak berkepentingan, pertimbangkan untuk mengundang kelompok-kelompok masyarakat untuk berdiskusi.

Sangat baik untuk pertama memulai dengan sejumlah kecil tujuan (tiga atau lima tujuan), dan tingkatkan daftar tujuan sejalan dengan waktu. Jaga agar tujuan tetap sederhana.

Pastikan bahwa tujuan dan sasaran realistik atau dapat dicapai. Tetapkan cara, bagaimana mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan tersebut.

Ingat pula bahwa pemasok (barang atau jasa) dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan (misal: melalui penyediaan produk yang ramah lingkungan)

Bila aspek lingkungan dinilai tidak penting, tidak diperlukan suatu tujuan dan sasaran lingkungan.

BEBERAPA CONTOH - PERBANDINGAN TUJUAN DAN SASARAN LINGKUNGAN

TUJUAN SASARAN

Mengurangi Penggunaan Energi

Mengurangi penggunaan listrik 10% pada tahun 2004

Mengurangi penggunaan gas alam 15% pada tahun 2004

Mengurangi Penggunaan Bahan Berbahaya Beracun

Tidak lagi menggunakan CFC pada tahun 2005

Mengurangi penggunaan cat yang mengandung VOC tinggi sebesar 25%

Meningkatkan Kepedulian Karyawan terhadap Masalah Lingkungan

Melaksanakan pelatihan kepedulian lingkungan setiap bulan

100% karyawan telah mengikuti pelatihan pada akhir tahun 2004

Meningkatkan Penaatan terhadap Ijin Pembuangan Limbah Cair

Tidak terjadi lagi penyimpangan terhadap ijin pembuangan limbah air pada akhir tahun 2004

PETUNJUK PRAKTIS - TUJUAN DAN SASARAN LINGKUNGAN

Tujuan lingkungan dapat mencakup komitmen untuk:

1. mengurangi limbah dan penurunan penggunaan sumberdaya;

2. mengurangi atau meniadakan emisi/buangan

cemaran ke lingkungan;3. merancang produk untuk meminimumkan dampak

lingkungan pada tahap produksi, penggunaan dan pembuangannya;

4. mengendalikan dampak lingkungan dari bahan baku;5. meminimumkan setiap dampak lingkungan penting

yang merugikan dari kegiatan pengembangan baru;6. meningkatkan kepedulian lingkungan pada karyawan

dan masyarakat.

Pencapaian tujuan pada umumnya dapat diukur dengan menggunakan indikator kinerja lingkungan, seperti misalnya:

1. jumlah bahan baku dan energi yang digunakan;2. jumlah emisi seperti misalnya C02;3. limbah yang diproduksi per-jumlah produk akhir;4. efisiensi penggunaan bahan dan energi;5. jumlah penyimpangan lingkungan (misainya,

penyimpangan di atas batas BML);6. jumiah kecelakaan lingkungan (misalnya, cemaran

yang tak terencana);7. persentase limbah yang didaur ulang;8. persentase bahan daur ulang yang dipakai dalam

pengemasan;9. jumlah kilometer kendaraan per-unit produksi;10. jumlah polutan tertentu, misalnya NOx, S02, CO, HC,

Pb, CFCs;11. investasi dalam perlindungan lingkungan;12. jumlah tuntutan/komplain dari pihak yang

berkepentingan;13. lahan yang dicadangkan untuk habitat hidupan liar.

Sumber: ISO-14004 (1996)

MODUL 7 : PROGRAM MANAJEMEN LINGKUNGAN

CARA UNTUK MENCAPAI TUJUAN DAN SASARAN LINGKUNGAN

Program manajemen lingkungan merupakan penjabaran tujuan dan sasaran lingkungan dalam bentuk kegiatan operasional organisasi, dengan berfokus pada hasil kinerja lingkungan. Organisasi harus menyusun program manajemen lingkungan untuk

memenuhi dan mencapai kebijakan lingkungan serta tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Program manajemen lingkungan adalah rencana tindak yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dan sasaran lingkungan. Oleh karenanya, progam manajemen lingkungan harus berkaitan langsung dengan tujuan dan sasaran – yaitu hubungan antara konsep dan penerapan. Kemajuan tujuan dan sasaran harus dapat terukur.

Program manajemen lingkungan sebaiknya dibuat untuk setiap tujuan dan sasaran lingkungan dan dijabarkan pada setiap tingkat dan fungsi organisasi yang relevan. Penyusunan program manajemen lingkungan sebaiknya berawal dari fungsi/tingkat organisasi yang terkait (bottom-up approach).

Perencanaan program manajemen lingkungan hendaknya dipadukan dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari rencana strategi organisasi keseluruhan, rencana strategi kegiatan/usaha organisasi. Program manajemen lingkungan sebaiknya mencakup pula rencana kegiatan, jadual waktu pelaksanaan, kriteria/indikator pencapaian, dan penanggungjawab pelaksana dari setiap program.

Dalam merencanakan dan menerapkan program manajemen lingkungan, sebaiknya digunakan pendekatan struktur masalah, yang terdiri dari 5 (lima) tahap kegiatan, yaitu: (a) identifikasi (identification); (b) analisis sebab (cause analysis); (c) analisis pemecahan (solution analysis); (d) implementasi (implementation); dan (e) kaji ulang (review).

Program manajemen lingkungan harus dievaluasi dan dikaji kesesuaiannya secara periodik sesuai perubahan yang terjadi pada tujuan dan sasaran lingkungan organisasi. Bilamana diperlukan dapat dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan untuk menjamin efektifitas pelaksanaan program manajemen lingkungan.

Untuk mememastikan efektifitas, program manajemen lingkungan organisasi sebaiknya menetapkan:

Penanggungjawab untuk mencapai sasaran (siapa yang akan melaksanakan?)

Tahapan untuk mencapai sasaran (bagaimana melaksanakannya?)

Apa kegiatan yang secara khusus akan dilaksanakan?

Kerangka waktu untuk mencapai sasaran tersebut (kapan?)

Bila tidak tersedia cukup informasi untuk menetapkan sasaran yang kuantitatif, maka tahap pertama program adalah mengumpulkan data dan informasi atau mengevaluasi program dalam rangka menetapkan sasaran yang terukur di waktu mendatang.

Perlu diingat, bahwa program manajemen lingkungan bersifat dinamis. Oleh karenanya, pertimbangkan untuk memodifikasi program manajemen lingkungan apabila:

Tujuan dan sasaran mengalami perubahan atau penambahan; Ketentuan dan persyaratan hukum dan peraturan baru diterapkan atau

mengalami perubahan; Kemajuan yang sangat berarti dari tujuan dan sasaran lingkungan telah tercapai

(atau tidak tercapai); atau Terjadi perubahan pada produk, jasa, proses, atau fasilitas atau timbulnya

masalah-masalah baru.

TIPS

Kembangkan rencana dan program yang telah dimiliki organisasi untuk penaatan lingkungan (dokumen RKL/RPL atau UKL/UPL), kesehatan dan keselamatan kerja, atau manajemen mutu.

Libatkan karyawan organisasi sejak awal dalam penetapan program manajemen lingkungan.

Komunikasikan dengan jelas harapan dan tanggungjawab yang tertera dalam program manajemen lingkungan kepada personil-personil kunci organisasi

Kaji ulang program manajemen lingkungan saat terjadi perubahan pada produk, proses, fasilitas, atau bahan baku. Pastikan pengkajian ulang merupakan bagian dari proses perubahan manajemen tersebut.

Jaga program tetap sederhana dan berfokus pada penyempurnaan berkelanjutan sepanjang waktu.

MODUL 8 : STRUKTUR DAN TANGGUNG JAWAB

Kesuksesan penerapan SML membutuhkan komitmen seluruh karyawan organisasi, mulai pimpinan tertinggi sampai pelaksana. Komitmen tersebut harus berawal dari pimpinan puncakorganisasi, yang diwujudkan melalui penyediaan personil yang tepat dan sumberdaya yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi kebijakan lingkungan.

Sumberdaya yang harus disediakan organisasi mencakup sumberdaya manusia, sumberdaya fisik (misalnya: fasilitas dan peralatan), dan sumberdaya keuangan. Secara praktik, organisasi harus menetapkan siapa berbuat apa dan dimana, serta apakah mereka memiliki sumberdaya teknik dan dana yang memadai untuk

menjalankan tanggungjawabnya?

Kebutuhan sumberdaya sebaiknya diidentifikasi pada setiap fungsi dan tingkat organisasi, serta memperhatikan keseimbangan antara kebutuhan dengan pencapaian sasaran kinerja lingkungan. Dalam mengalokasikan sumberdaya, organisasi dapat mengembangkan prosedur identifikasi biaya dan manfaat dari kegiatan lingkungan atau kegiatan lainnya yang terkait, seperti biaya pengendalian pencemaran, limbah dan buangan cemaran. Dalam hal ini dapat digunakan analisis manfaat dan biaya (cost benefit analysis).

Tanggungjawab lingkungan sebaiknya tidak hanya dipandang sebagai tanggungjawab bagian atau fungsi lingkungan semata, tetapi juga tanggungjawab satuan kerja organisasi lainnya. Organisasi tidak harus memiliki struktur organisasi lingkungan, namun bila hal tersebut tersedia akan lebih baik, karena akan lebih memudahkan dan menunjukkan semua tingkatan dan fungsi organisasi yang relevan terlibat dalam penerapan SML.

Kunci pengelolaan tanggungjawab SML adalah mendefinisikan dengan jelas peran, tanggungjawab, dan kewenangan serta mengkomunikasikannya kepada personil terkait, sehingga setiap tugas dapat dipahami dan dilaksanakan. Sedangkan peran, tanggungjawab, dan kewenangan ditujukan pada seluruh karyawan yang mengelola dan melaksanakan pekerjaan yang berdampak terhadap lingkungan.

Setiap karyawan pada semua fungsi dan tingkat organisasi sebaiknya memiliki tujuan lingkungan dalam bentuk deskripsi pekerjaan (job description) dan pengukuran kinerja karyawan. Untuk mendukung pencapaian kinerja lingkungan, sebaiknya setiap karyawan memiliki akuntabilitas tanggungjawab masing-masing.

Deskripsi pekerjaan memuat peran seseorang dalam suatu organisasi, dengan siapa harus berinteraksi dan bertanggungjawab, wewenang apa yang dimiliki, dan kriteria kinerja spesifik dalam menjalankan tugas. Faktor terpenting dalam deskripsi pekerjaan adalah keseimbangan antara tanggungjawab dan kewenangan. Tanggungjawab terhadap sesuatu tugas harus didukung oleh sumberdaya untuk menyelesaikan tugas, dan kecukupan kewenangan untuk melaukan tindakan. Selain

itu, pemeliharaan peran, tanggungjawab, dan kewenangan karyawan harus sejalan dengan pemeliharaan kepedulian dan kemampuan/kompetensi.

Wakil Manajemen Lingkungan (EMR-environmental management representatives)

harus memiliki peran, tanggungjawab, dan kewenangan yang memadai untuk menjamin SML diterapkan dengan efektif. Wakil manajemen bertanggungjawab untuk mengevaluasi secara periodik kinerja lingkungan, kinerja manajemen, dan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan. Oleh karena itu, Wakil Manajemen Lingkungan sebaiknya adalah seorang Manajer Senior yang ditunjuk oleh pimpinan puncak organisasi.

TIPS

Kembangkan fleksibilitas pada stuktur organisasi. Pahami bahwa fungsi manajemen lingkungan dan fungsi lainnya saling membutuhkan.

Komunikasikan kepada personil organisai apa saja peran mereka pada penerapan SML. Salah satu instrumen sederhana komunikasi tanggungjawab adalah matrik tanggungjawab.

MODUL 9 : PELATIHAN, KEPEDULIAN, DAN KOMPETENSI

MEMBANGUN KAPABILITAS INTERNAL

Pelatihan dan komunikasi merupakan dua hal penting dalam penerapan SML, yangmana keduanya sangat menentukan keberhasilan dan efektifitas penerapan SML. Penerapan pelatihan dan komunikasi harus didukung oleh komitmen manajemen organisasi.

Manajemen puncak memegang peranan kunci dalam membangun kepedulian dan memotivasi karyawan, dengan menjelaskan nilai-nilai penting lingkungan organisasi dan mengkomunikasikan komitmen kebijakan lingkungan. Semua karyawan harus memiliki komitmen lingkungan yang sama dalam menerapkan SML.Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Identifikasi kebutuhan pelatihan lingkungan dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengetahuan dan kompetensi karyawan agar SML berjalan efektif dan mencapai tujuan dan sasaran lingkungan. Identifikasi kebutuhan pelatihan merupakan dasar untuk merencanakan program pelatihan lingkungan organisasi.

Salah satu alat manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan adalah analisis kesenjangan kemampuan (skill gap-analysis). Analisis tersebut mencakup identifikasi deskripsi pekerjaan (job description) dan kualifikasi personil untuk menjalankan

pekerjaan tersebut. Pelatihan merupakan salah satu metode untuk meningkatkan kepedulian, pengetahuan, dan kemampuan/kompetensi karyawan. Metode pelatihan SML ISO-14001 dapat dilakukan secara formal (formal training) dan informal (informal training). Sedangkan berdasarkan materinya dapat dibedakan atas tiga kategori, yaitu:

a. Pelatihan kepedulian lingkungan (general environmental awareness training); mencakup konsep umum SML, peran/fungsi/tanggung-jawab dalam SML, isu-isu lingkungan lokal sampai global.

b. Pelatihan prosedur (procedural training); mencakup pelatihan kemampuan spesifik dalam melaksanakan prosedur/instruksi kerja penerapan SML, kesiagaan dan tanggap darurat; dan

c. Pelatihan khusus (specialist training); mencakup keahlian khusus lingkungan dan SML, seperti peraturan lingkungan dan audit lingkungan.

UMUM / KEPEDULIAN

• Masalah Lingkungan Global, Regional, Lokal• Ketentuan Hukum dan Lainnya• Industri dan Lingkungan• Pemahaman SML• Peran dan Tanggungjawab Karyawan

PROSEDURAL

Ketrampilan Khusus untuk Melaksanakan Instruksi Kerja yang berkaitan dengan Proses Produksi• Praktek Minimisasi Limbah• Konservasi Energi• Teknik Pemantauan Limbah Cair, Udara, dll

SPESIALIS

Keahlian Khusus SML, seperti:• Keahlian tentang Ketentuan-Ketentuan Hukum, Pelanggaran Hukum, Tuntutan Hukum, dll• Keahlian tentang Pemeliharaan SML• Keahlian tentang Audit Lingkungan SML• Keahlian Teknik Pengendalian Pencemaran Lingkungan

Pelatihan yang tepat dan relevan untuk mencapai kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan, sebaiknya diberikan kepada semua karyawan sesuai dengan peran dan tanggungjawabnya. Dengan demikian, karyawan akan memiliki dasar pengetahuan dan keahlian yang cukup untuk melaksanakan tugas/pekerjaan secara efisien dengan cara yang kompeten.

Kompetensi karyawan yang pekerjaannya dapat menimbulkan dampak penting lingkungan harus dipelihara. Karyawan yang bersangkutan harus memiliki pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja yang memadai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dipenuhi melalui penentuan persyaratan kualifikasi karyawan.

Kontraktor dan pemasok suatu organisasi sebaiknya mendapatkan pelatihan agar memiliki pengetahuan dan kompetensi yang dipersyaratkan dalam penerapan SML. Dalam praktiknya, organisasi sekurangnya memberi pengarahan singkat (briefing) perihal persyaratan SML dan prosedur kerja organisasi yang terkait dengan pekerjaan kontraktor dan pemasok.

Unsur-unsur program pelatihan umumnya mencakup: (a) identifikasi kebutuhan pelatihan karyawan, (b) rencana dan program pelatihan, (c) verifikasi kesesuaian program pelatihan dengan persyaratan organisasi/atau perundang-undangan, (d) pelatihan untuk kelompok karyawan yang membutuhkan kompetensi khusus, (e) dokumentasi dan rekaman pelatihan; dan (f) evaluasi pelatihan.

LANGKAH UTAMA PENGEMBANGAN PROGRAM PELATIHAN

Tahap 1: Analisa kebutuhan pelatihan dan persyaratanTahap 2: Tetapkan tujuan pelatihanTahap 3: Pilih metode dan materi yang sesuaiTahap 4: Persiapkan rencana pelatihan (siapa, apa, kapan, dimana, bagaimanaTahap 5: Laksanakan pelatihanTahap 6: Penelusuran pelatihan (dan pemeliharaan rekaman)Tahap 7: Evaluasi efektifitas pelatihanTahap 8: Tingkatkan program pelatihan (sesuai kebutuhan)

Selain cakupan materi pelatihan, ada dua hal penting yang menentukan dalam pelaksanaan pelatihan, yaitu:

mutu pelatihan dan efektifitas komunikasi pelatihan. Oleh karena itu perlu dievaluasi secara periodik apakah

pelatihan yang diberikan dapat diterima dengan efektif atau tidak. Selain itu, organisasi sebaiknya

melaksanakan re-training (refresher training) kepada seluruh karyawan pada interval waktu tertentu untuk

memastikan kembali seluruh pengetahuan dan kompetensi karyawan tetap terpelihara.

Setiap personil organisasi harus peduli pada kebijakan lingkungan, dampak lingkungan penting

pada tempatnya bekerja, dan peran tanggungjawab penerapan SML, prosedur yang diberlakukan di

tempat kerjanya, dan pentingnya kesesuaian terhadap persyaratan SML. Karyawan juga harus

memahami konsekuensi potensial yang akan ditanggung organisasi bila persyaratan SML tidak

dipenuhi (seperti tumpahan, ceceran, pencemaran, denda atau sanksi).

Pelatihan harus dikembangkan untuk kebutuhan yang berbeda-beda dan untuk beragam tingkatan atau

fungsi organisasi. Namun demikian, pelatihan hanya merupakan salah satu elemen dari kompetensi, yang

pada umumnya merupakan kombinasi dari pendidikan, pelatihan, dan pengalaman. Untuk

pekerjaan tertentu (khususnya tugas yang menyebabkan dampak lingkungan penting),

organisasi harus menetapkan kriteria untuk mengukur kompetensi seseorang dalam melaksanakan

pekerjaannya.

Pelatihan dibutuhkan untuk pekerjaan teknis maupun untuk kepedulian umum dari seluruh karyawan. Berikut adalah beberapa contoh pelatihan yang dibutuhkan:

• Persyaratan hukum dan perundangan lingkungan;• Kemampuan untuk mengenal masalah-masalah baru;

• Ketrampilan teknis yang dibutuhkan memecahkan masalah;• Prosedur untuk menerapkan pengendalian operasi;

• Prosedur baru atau kebutuhan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting; dan• Kepedulian terhadap kebijakan organisasi dan tujuan lingkungan SML

PETUNJUK PRAKTIS - PELATIHAN, KEPEDULIAN, DAN KOMPETENSIJenis pelatihan lingkungan yang dapat diberikan oleh organisasi sebagai berikut:

JENIS PELATIHAN PESERTA TUJUAN

Meningkatkan kepedulian kepentingan strategi manajemen lingkugan

Manajemen senior

Memperoleh komitmen dan penyelarasan dengan kebijakan lingkungan organisasi

Peningkatan kepedulian lingkungan umum

Semua karyawan

Memperoleh komitmen terhadap kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan organisasi dan mempengaruhi rasa tanggungjawab perorangan

Peningkatan keahlian

Karyawan dengan tanggungjawab lingkungan

Menyempurnakan kinerja dalam bidang tertentu dari organisasi, misalnya operasi, penelitian dan pengembangan rekayasa

Kesesuaian

Karyawan yang tindakannya dapat mempengaruhi kesesuaian

Menjamin persyaratan perundang-undangan dan internal untuk pelatihan dipenuhi

Sumber: ISO-14004 (1996)

MODUL 10 : KOMUNIKASI

MENJAGA ARUS INFORMASI

Komunikasi mencakup proses penyampaian dan atau penerimaan informasi serta pemberian respon/tanggapan atas informasi tersebut. Dengan demikian, komunikasi mengandung makna aliran dua arah (penyampaian dan respon).

Efektifitas komunikasi internal merupakan salah satu penentu keberhasilan penerapan

SML organisasi. Komunikasi internal mencakup komunikasi diantara berbagai tingkat dan fungsi organisasi yang terkait. Hasil audit SML, pemantauan dan pengukuran kinerja SML, dan kaji ulang manajemen sebaiknya dikomunikasikan kepada personil-personil organisasi yang bertanggungjawab terhadap kinerja SML. Dengan cara demikian, kepedulian dan motivasi karyawan dapat dipelihara dan ditingkatkan.

Komunikasi internal dapat dilakukan secara langsung (lisan) maupun tidak langsung (tulisan dalam surat, e-mail, papan pengumuman, bulletin). Komunikasi internal sebaiknya dilaksanakan dengan berbagai metode untuk menjamin sampai dan dipahaminya informasi tersebut kepada seluruh karyawan.

Komunikasi eksternal mencakup komunikasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi. Untuk itu organisasi sebaiknya mendefinisikan dengan tegas siapa saja pihak-pihak berkepentingan yang harus memperoleh tanggapan dari organisasi. Komunikasi eksternal mencakup dialog, menerima, mendokumentasikan, dan memberikan respon/tanggapan kepada pihak esternal yang berkepentingan tentang kinerja dan dampak lingkungan organisasi.

Komunikasi yang efektif akan membantu organisasi untuk:

Memotivasi pekerjaan; Mencapai hasil sesuai rencana Menjelaskan kebijakan lingkungan dan SML

organisasi, dan hubungan keduanya; Memastikan pemahaman peran dan

tanggungjawab; Memaparkan komitmen manajemen Memantau dan mengevaluasi kinerja; dan Mengidentifikasi potensi peningkatan sistem.

Komunikasi internal yang efektif membutuhkan mekanisme untuk mengalirkan arus informasi dari “atas-bawah, bawah-atas, dan horizontal”. Mengingat karyawan berada pada garis terdepan, mereka dapat menjadi sumber informasi, ide, dan isu yang terbaik.

PROGRAM KOMUNIKASI Langkah pertama yang penting dalam merancang program komunikasi adalah

menetapkan siapa sasaran penerima. Buat daftar penerima informasi internal dan eksternal.

Setelah mengidentifikasi sasaran penerima, tetapkan apa kebutuhan organisasi untuk berkomunikasi dengan mereka, misal: apakah mereka memerlukan informasi tentang produk, kegiatan operasi atau proses manajemen? Apa yang menjadi perhatian mereka?

Selanjutnya, tetapkan bagaimana cara berkomunikasi dengan mereka. Metode komunikasi yang sesuai berbeda antara satu sasaran penerima dengan yang lainnya. Mulai dengan menggunakan metode yang telah ada di organisasi untuk berkomunikasi, baik internal maupun eksternal, sebagai berikut:

Metode Internal• surat kabar• intranet• pertemuan staff• pertemuan karyawan• papan pengumuman• pelatihan

Metode Eksternal• disuksi kelompok pemerhati• web site atau e-mail• konferensi press• laporan tahunan• iklan• diskusi informal

IDENTIFIKASI PIHAK BERKEPENTINGANPihak berkepentingan mencakup pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap kinerja lingkungan organisasi. Kelompok ini memegang peran penting dalam membantu organisasi dalam mengembangkan SML. Karyawan merupakan kelompok utama yang berkepentingan dalam organisasi dan menjadi pendukung utama dalam pengembangan SML organisasi. Pelanggan, pemasok, dan masyarakat sekitar dapat memberikan masukan yang sangat berarti. Selain itu, menjalin kerjasama dengan asosiasi industri, pemasok, asosiasi profesi, dan masyarakat sekitar dapat sangat membantu dalam mengembangkan SML organisasi.

Internal• karyawan• pemegang saham• pelanggan• pemasok• investor• partner dagang

Eksternal• organisasi masyarakat• kelompok pemerhati lingkungan (LSM)• perusahaan besar• media• masyarakat umum

BAGAIMANA BEKERJA BERSAMA PIHAK BERKEPENTINGANProses berikutnya adalah menjalin komunikasi dengan pihak berkepentingan. Organisasi dapat memandang hal ini sebagai suatu kesempatan menjalin pemahaman bersama terhadap kelompok-kelompok yang berkepentingan. Tentunya terdapat beragam jenis pihak yang memiliki kepentingan berbeda-beda. Namun awalilah berkomunikasi dengan pihak internal dan selanjutnya kepada pihak eksternal.Komunikasi yang efektif akan menfasilitasi lancarnya penerapan SML organisasi. Berikut adalah beberapa langkah berkomunikasi dengan efektif:

1. Memulai proses seawal mungkin. Tunjukkan kepada personil organisasi, apa yang sedang dikerjakan. Diperlukan kerjasama dari beberapa personil dalam organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mengembangkan SML. Pada

organisasi besar dan kecil, komunikasi seawal mungkin akan memberikan penerimaan yang baik untuk keberhasilan sistem.

2. Tetapkan tujuan komunikasi. Tetapkan apa yang ingin dicapai dalam komunikasi. Menetapkan tujuan akan membantu untuk menyampaikan pesan yang tepat tanpa orang merasa menerima informasi berlebihan dan kehilangan terlalu banyak waktu. Sangat membantu untuk membuat prosedur komunikasi organisasi.Prosedur komunikasi harus memiliki kerangka umum apa saja informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak eksternal, dan bagaimana organisasi akan mendokumentasikan dan bagaimana organisasi menanggapi komunikasi dari pihak eksternal. Prosedur harus pula mencakup siapa melapor apa, kepada siapa, dan kapan.

3. Komunikasi periodik dan integrasi komunikasi SML. Untuk membangun dukungan terhadap SML, coba berkomunikasi secara periodik. Beberapa orang beranggapan bahwa komunikasi secara periodik dapat menyelesaikan persoalan tanpa menggunakan sumberdaya. Sebagai contoh: penggunaan papan pengumuman, pesan e-mail, atau artikel pada bulletin organisasi. Jangan lupa untuk mempertimbangkan komunikasi langsung melalui percakapan mulut ke mulut, khususnya pada organisasi yang kecil. Berbicara langsung dengan personil secara peridoik merupakan mekanisme terbaik. Gunakan jalur-jalur komunikasi yang ada untuk memperoleh dan menyampaikan pesan SML organisasi. Pertimbangkan pula untuk menggunakan metode komunikasi yang berbeda-beda saat menginformasikan tentang SML organissi kepada pihak-pihak berkepentingan.

4. Menelusuri komunikasi dari pihak berkepentingan kepada organisasi. Prosedur untuk mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi dari pihak berkepentingan harus tersedia dan seseorang ditunjuk untuk bertanggungjawab untuk hal tersebut. Organisasi dapat memilih untuk memenuhi permintaan informasi dan merekam keputusan tersebut. Pada umumnya, suatu organisasi akan melakukan yang terbaik untuk menanggapi komunikasi dengan niat baik dari pihak berkepentingan tentang isu-isu lingkungan, komentar, dan permintaan informasi. Namun demikian, organisasi dapat tidak perlu menanggapi seluruh permintaan tersebut, khususnya permintaan informasi yang dilandasi oleh niat buruk atau jika informasi yang diminta adalah informasi yang sensitif.

TIPS Tetapkan seberapa proaktif-nya strategi komunikasi eksternal organisasi. Pilih

suatu pendekatan yang sesuai dengan budaya dan strategi organisasi. Pertimbangkan, sebagai contoh apakah laporan kinerja lingkungan dapat memberikan manfaat yang kompetitif

Dalam berkomunikasi dengan karyawan, sangat membantu untuk menjelaskan apa yang mereka butuhkan, dan mengapa mereka membutuhkannya. Sebagai contoh, saat menjelaskan tentang suatu persyaratan yang berlandaskan peraturan, jelaskan kegunaan yang dimaksud peraturan tersebut, dan mengapa hal tersebut penting. Juga perlu dijelaskan hubungan antara persyaratan dan bagaimana menerapkannya untuk setiap personil.

Jaga agar pesan yang disampaikan tetap sederhana, jelas, singkat, dan akurat.

PETUNJUK PRAKTIS - KOMUNIKASI

a) Hal-hal yang dapat dimasukkan dalam pelaporan:1. profil organisasi;2. kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan;3. proses manajemen lingkungan;4. evaluasi kinerja lingkungan (termasuk pembuangan

limbah, pelestarian sumberdaya, kesesuaian, keterkaitan produk dan resiko);

5. peluang untuk perbaikan dan penyempurnaan;6. verifikasi isi laporan oleh pihak independen.

b) Penting untuk diingat, baik untuk komunikasi internalmaupun eksternal:

1. sebaiknya diusahakan komunikasi 2 (dua) arah;2. informasi sebaiknya dijelaskan dengan tepat dan

dapat dimengerti;3. informasi sebaiknya dapat diverifikasi;4. organisasi sebaiknya menyajikan gambaran kinerja

dengan teliti;5. informasi sebaiknya disajikan dalam bentuk yang

konsisten (misalnya satuan pengukuran yang sama untuk kepentingan pembandingan dari waktu ke waktu).

c) Organisasi dapat mengkomunikasikan informasi lingkungan dengan berbagai cara:

1. eksternal, melalui laporan tahunan, publikasi asosiasi industri, media, cetak dan elektronik, dan iklan-iklan yang dibayar;

2. publikasi nomor telepon di mana keluhan dan pertanyaan dapat diajukan;

3. internal, melalui buletin yang dipasang di papan, koran, internal, pertemuanpertemuan dan pesan-pesan surat elektronik (e-mail).

Sumber: ISO-14004 (1996)

MODUL 11 : DOKUMENTASI DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

MENDESKRIPSIKAN ELEMEN-ELEMEN SML

Dokumentasi SML merupakan paparan SML organisasi dalam bentuk kertas kerja atau elektronik. Dokumentasi SML memandu karyawan tentang apa dan bagaimana karyawan menerapkan dan memelihara SML untuk memenuhi kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Fungsi dasar dokumentasi SML adalah mengelola isu-isu lingkungan secara sistematik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dokumentasi SML tidak mengharuskan struktur dokumen yang rumit dan kompleks. Dokumentasi SML berfokus pada bagaimana organisasi dapat memelihara dan menjamin dipenuhinya kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran, serta terkendalinya aspek lingkungan penting organisasi.

Tingkat kerincian dokumentasi SML harus memadai sehingga dapat menjelaskan elemen-elemen kunci SML organisasi dan keterkaitannya satu dengan yang lain. Dokumentasi juga harus memberikan arah dan petunjuk bagi dokumentasi lain yang terkait.

Struktur dan sifat dokumentasi SML bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi. Struktur dokumentasi SML biasanya terdiri dari tiga tingkatan, yaitu:

a. Manual atau pedoman lingkungan (tingkat-1); mencakup prinsip, kebijakan, dan arahan bagi pelaksanaan SML organisasi;

b. Prosedur (tingkat-2); mencakup penjabaran bagaimana elemen-elemen SML dilaksanakan;

c. Instruksi kerja (tingkat-3); mencakup uraian rinci dan spesifik dari prosedur, dan berisi langkah-langkah kerja yang spesifik.

Setiap dokumen SML sebaiknya mencakup siapa yang bertanggungjawab, apa yang harus dilakukan, dan bagaimana melakukan hal tersebut. Setiap dokumen sebaiknya unik, memiliki kegunaan spesifik, tidak berduplikasi dengan dokumen lain, dan mudah untuk digunakan (user friendly). Unsur atau elemen SML dapat dipadukan atau diintegrasikan dengan sistem manajemen organisasi lainnya, misalnya dokumentasi sistem manajemen mutu dan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.

Dokumentasi sangat penting untuk suksesnya penerapan SML organisasi, karena: Informasi lisan tidak sepenuhnya dapat dipertanggungjawabkan dibanding

dokumentasi tertulis. Membuat dokumentasi sangat membantu untuk menilai kemajuan SML dan

mengevaluasi hasilnya. Dokumentasi sangat penting untuk memelihara konsistensi SML sepanjang

waktu dari beragam unit kerja. Pada kebanyakan organisasi, perubahan adalah kenyataan hidup : produk baru dikembangkan, organisasi tumbuh, dan karyawan berubah posisi atau meninggalkan organisasi. Dokumentasi yang akurat akan

lebih mudah untuk memelihara SML yang efektif dan fleksibel selama adanya perubahan.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam SML organisasi harus dikendalikan. Tujuan pengendalian dokumen adalah untuk memastikan dokumen SML tersedia dan terpelihara secara memadai. Fokus utama pengendalian dokumen adalah tercapainya efektifitas penerapan SML dan kinerja lingkungan. Dua makna yang terkandung dalam pengendalian dokumen, yaitu:

a. Seseorang mempunyai akses terhadap hal yang ingin diketahuinya;

b. Seseorang selalu memiliki dokumentasi dengan versi terbaru.

Pengendalian dokumen mencakup seperangkat kegiatan yang menjamin bagaimana dokumen ditempatkan, dikaji, direvisi, disetujui, dimusnahkan, ditahan, dan disimpan.

BAGAIMANA MEMBANGUN DOKUMENTASI

Langkah-1: Tetapkan apakah Dokumentasi SML dapat diintegrasikan dengan Dokumentasi yang telah ada.Sebelum menyelam ke dalam dokumentasi SML, pelajari dahulu seberapa dalam air-nya. Temukan dokumentasi apa yang telah ada, apa kegunaannya, dan apakah dokumentasi tersebut dapat digunakan. Tujuan pencarian ini adalah untuk menemukan lokasi bahan-bahan yang dapat digunakan untuk memulai penerapan dokumentasiSML. Kebanyakan organisasi menggunakan format yang sama untuk seluruh dokumentasinya. Pertimbangkan beberapa hal penting berikut:

Jaga dokumentasi SML sederhana. Pilih suatu format terbaik yang dapat digunakan untuk organisasi. Pedoman SML tidak harus menggambarkan SML dengan rinci. Sebaliknya, Pedoman SML dapat menjadi rujukan bagi dokumen lain atau prosedur.

Gunakan hasil kaji awal lingkungan untuk mempersiapkan dokumentasi SML. Pada kaji awal lingkungan harus dikumpulkan atau disiapkan bahan-bahan yang berguna tentang bagaimana organisasi menerapkan kriteria SML.

Pedoman SML dapat memasukkan visi dan misi organisasi. Hal ini akan meningkatkan pemahaman organisasi dan bagaimana SML mendukung seluruh tujuan organisasi.

Pedoman SML dapat pula digunakan sebagai alat yang berguna untuk menjelaskan SML organisasi kepada karyawan, pelanggan, dan pihak lainnya.

Langkah-2: Menyusun Dokumentasi sesuai Kebutuhan OrganisasiBerikut beberapa pertanyaan untuk membantu apa yang dibutuhkan organisasi:

Bagaimana organisasi dapat menggabungkan dokumen yang telah ada, dibandingkan dengan membuat suatu dokumen yang baru?

Apakah organisasi beroperasi pada satu lokasi atau lebih? Hal ini akan mempengaruhi siapa yang membuat dokumen, dan dimana dokumen tersebut

ditempatkan. Selain itu, juga akan mempengaruhi seberapa banyak ragam dokumen yang harus dibuat untuk mencakup kondisi yang berbeda-beda.

Bagaimana kapabilitas fasilitas komputer yang ada? Kebanyakan organisasi menggunakan sistem elektronik untuk pemeliharaan dokumen.

Sistem keamanan seperti apa yang dibutuhkan? Dengan sistem komputer yang semakin luas dan dapat diakses oleh banyak orang, informasi elektronik dapat dengan mudah dirubah dan dirusak. Isu kritis yang dialami oleh banyak organisasi dalam hal ini adalah keamanan atau paling sedikit pembatasan terhadap akses dan perubahan data.

Langkah-3: Menetapkan Format Standar DokumenSebelum mengembangkan dokumen SML, rencanakan format dokumen (tampilan). Apabila sudah tersedia format standar sebelumnya, gunakan format tersebut. Bila belum ada, perlu dibuat format standar dokumentasi SML. Pertimbangkan apakah akan menggunakan satu sisi atau dua sisi kertas. Tentukan ukuran batas kertas, header, footer, bentuk huruf, tulisan, judul, dan lainnya, termasuk pula rencana menggunakan nomor tabel, daftar, gambar, dan ukuran spasi.

Bila telah ditetapkan format dokumen yang konsisten, maka siapapun yang akan menulis dokumen SML harus menggunakan format tersebut, dengan hanya menuliskan tulisan saja. Seluruh dokumen akan terlihat seperti sesuatu yang terorganisasi rapi.

Hal terpenting adalah dokumen harus mudah terbaca dan dipahami!. Dokumentasi SML harus dimutakhirkan sesuai kebutuhan, berlandaskan peningkatan sistem.

Langkah-4: Pengendalian DokumenUntuk memastikan setiap personil bekerja dengan dokumen SML yang sesuai, organisasi harus memiliki suatu prosedur yang mengatur bagaiman dokumen dikendalikan. Penerapan prosedur ini akan memastikan:

Dokumen SML dapat ditempatkan (diketahui dimana dokumen berada)

Dokumen secara periodic dikaji ulang (memastikan dokumen masih berlaku)

Dokumen versi terbaru tersedia bila dibutuhkan (memastikan personil yang tepat dapat mengaksesny); dan

Dokumen yang sudah tidak berlaku telah dimusnahkan (menghindari orang menggunakan dokumen yang salah)

Prosedur organisasi harus pula menetapkan penanggungjawab dan kewenangan untuk menyiapkan dokumen, melakukan perubahan dokumen, dan menjaga kemutakhiran dokumen.

TIPS Jangan membuat prosedur yang terlalu rumit dari yang dibutuhkan. Organisasi

besar kadangkala memiliki proses yang kompleks untuk pengendalian dokumen, sedangkan organisasi yang lebih kecil dapat menggunakan proses yang lebih sederhana.

Distribusi dokumen yang terbatas dapat mempermudah pekerjaan. Dapatkah setiap orang mengakses satu atau beberapa salinan dokumen? Tetapkan seberapa banyak salinan dokumen yang benar-benar dibutuhkan dan dimana dokumen tersebut ditempatkan untuk mempermudah akses.

Pertimbangkan menggunakan sistem tanpa kertas (paperless) melalui suatu jaringan elektronik lokal (local area network) atau menggunakan situs web internal organisasi. Terdapat beberapa paker program lunak yang dapat mempermudah pengendalian dokumen.

Siapkan suatu indek pengendalian dokumen yang menunjukkan dokumentasi SML dan riwayat revisi dokumen. Masukkan pula indeks tersebut pada pedoman lingkungan. Bila terdapat sejumlah salinan dokumen, persiapkan daftar distribusidokumen yang menunjukkan siapa yang memperoleh salinan dan dimana salinan tersebut berada.

Apabila prosedur atau dokumen lain mengalami perubahan (revisi), berikan tanda (garis bawah, atau tebalkan huruf). Hal ini akan mempermudah pembaca untuk menemukan adanya perubahan.

PETUNJUK PRAKTIS – DOKUMENTASI DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen dapat berupa media apa saja dan sebaiknya bermanfaat dan mudah dipahami. Semua dokumentasi sebaiknya diberi tanggal (dengan tanggal revisi), dapat

diidentifikasi terkelola dan disimpan untuk jangka waktu tertentu. Organisasi sebaiknya menjamin bahwa:

a. dokumen dapat diidentifikasi dengan organisasi, bagian, fungsi, kegiatan, dan atau orang yang dapat dihubungi dengan tepat.

b. dokumen dikaji, direvisi jika perlu dan disahkan oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan, secara berkala.

c. versi terakhir dari dokumen yang relevan dapat diperoleh dimana dilaksanakan operasi penting bagi semua lokasi untuk menjamin berfungsinya sistem secara efisien.

d. dokumen kedaluwarsa harus segera dibuang dari semua titik penerbitan dan titik penggunaan setelah masa penahanan telah kadaluarsa.

Sumber: ISO-14004 (1996)

MODUL 12 : PENGENDALIAN OPERASI

MEMBANGUN KINERJA LINGKUNGAN PADA OPERASI DAN KEGIATAN

Tujuan dan makna pengendalian operasional dalam SML ISO-14001 adalah mengatur praktik kerja, prosedur, dan sistem untuk mengendalikan kegiatan, produk, dan jasa organisasi yang berdampak pada kebijakan, tujuan, dan sasaran lingkungan. Pengendalian operasional dapat dilakukan melalui prosedur, perencanaan, dan menetapkan serta menerapkan kriteria operasi.

ISO-14001 tidak mengharuskan setiap kegiatan operasi memiliki prosedur/instruksi kerja. Prosedur/instruksi kerja dibutuhkan bila ketiadaan instruksi kerja dapat mengakibatkan penyimpangan terhadap kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan. Kegiatan operasi yang dikendalikan meliputi kondisi operasi normal, abnormal, dan darurat termasuk kegiatan pemeliharaannya.

Pengendalian operasional sebaiknya mencakup seluruh aspek lingkungan penting organisasi, antara lain: penelitian dan pengembangan/rekayasa, pengadaan dan pembelian, penanganan dan penyimpanan bahan baku, proses produksi dan pemeliharaan, laboratorium, transportasi, pemasaran dan publikasi, konstruksi atau modifikasi fasilitas .

Kegiatan pengendalian operasi organisasi dapat dikategorikan dalam tiga kategori, yaitu:

a. Kegiatan untuk mencegah pencemaran dan konservasi sumberdaya alam;b. Kegiatan manajemen sehari-hari untuk memastikan kesesuaian, efisiensi, dan

efektifitas SML;c. Kegiatan manajemen strategik untuk mengantisipasi dan tanggap terhadap

perubahan persyaratan lingkungan.Organisasi dapat memberikan pengaruh terhadap produk yang dihasilkannya. Selain itu, organisasi dapat pula memberikan pengaruh dan mengendalikan faktor-faktor masukan (input) dari produk tersebut. Dengan demikian, berarti organisasi memiliki potensi mengendalikan dan memberikan pengaruh terhadap seluruh rantai pasokan (suply chain), baik melalui masukan (input) maupun keluaran (output).

Sehubungan dengan pengadaan (procurement), pengaruh pembeli kepada pemasok mengandung dua makna, yaitu:

a. Menetapkan kriteria minimum kinerja lingkungan kepada pemasok; danb. Organisasi sebagai pembeli mempunyai kekuatan untuk menyempurnakan

kinerja lingkungan melalui pemasoknya.Persyaratan dan prosedur operasional yang relevan sebaiknya dikomunikasikan kepada pemasok dan kontraktor, melalui pertemuan (briefing) atau pelatihan dan praktik langsung di lapangan, dengan memberikan contoh-contoh praktik prosedur operasional yang dimaksud. Sebaiknya didalam kontrak kerja organisasi dengan pemasok dan kontraktor disyaratkan peraturan yang harus ditaati dan kondisi-kondisi tertentu yang harus dikendalikan oleh pemasok dan kontraktor agar tidak terjadi penyimpangan terhadap peraturan lingkungan dan SML organisasi.

Bila operasi dan kegiatan organisasi cukup kompleks dan atau berpotensi menimbulkan dampak lingkungan penting, pengendalian operasi sebaiknya menggunakan prosedur terdokumentasi. Prosedur tersebut dapat membantu organisasi untukmengelola aspek lingkungan penting, memastikan penaatan peraturan, dan mencapai tujuan dan sasaran lingkungan.

Selain itu, prosedur yang terdokumentasi juga diperlukan bilamana ketiadaan prosedur dapat menyebabkan penyimpangan terhadap kebijakan lingkungan atau tujuan dan sasaran lingkungan. Tetapkan operasi mana yang harus memiliki prosedur terdokumentasi. Ingat bahwa organisasi membutuhkan pengendalian operasi untuk mengelola aspek lingkungan penting atau ketentuan hukum dan peraturan, termasuk pula dalam menjaga pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.

Untuk setiap aspek lingkungan organisasi yang terkategori penting, salah satu tindakan berikut harus dilakukan:

Evaluasi alternatif-altenatif proses yang sedang berjalan agar dapat mengurangi potensi dampak lingkungan ; atau

Buat prosedur pengendalian operasi untuk kegiatan atau tahapan proses produksi dimana dampak potensial memungkinkan untuk dikendalikan dengan baik.

Prosedur pengendalian operasional yang berkaitan dengan proses dapat diintegrasikan dengan sistem manajemen lain (mutu dan kesehatan dan keselamatan kerja), sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengendalian dokumennya.

Penyusunan pengendalian operasi berkaitan erat dengan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan. Untuk itu, gunakan tahapan berikut ini untuk memastikan tercapainya tujuan dan sasaran lingkungan:

1. Tetapkan Penyebab Potensi DampakUntuk seluruh aspek lingkungan penting, tetapkan penyebab dampak lingkungan. Kadangkala akar penyebab dampak sulit diketahui. Gunakan diagram tulang ikan atau diagram akar masalah untuk membantu menemukan akar penyebab dampak sebelum menyusun pengendalian operasi.

2. Tetapkan Sasaran dan Pengukuran Kinerja LingkunganSasaran harus mencerminkan suatu koreksi/perbaikan terhadap akar penyebab yang telah diidentifikasi sebelumnya. Pengukuran indikator kinerja harus mendokumentasikan perubahan-perubahan pada akar penyebab tersebut. Dengan menggunakan indikator kinerja dapat ditentukan apakan pengendalian operasi dapat membantu mencapai tujuan organisasi.

3. Susun Draft Pengendalian OperasiSelanjutnya, untuk setiap aspek lingkungan penting dibuatkan draft pengendalian operasi. Kaji setiap penyebab yang telah teriidentifikasi berkontribusi pada dampak lingkungan.Pengendalian operasi mungkin telah tersedia untuk beberapa kegiatan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting. Lakukan identifikasi aspek lingkungan yang telah memiliki prosedur pengendalian operasi tertulis, dan aspek lingkungan yang perlu dibuatkan prosedur-nya.

4. Tugaskan Penanggungjawab Pemeliharaan dan Evaluasi Pengendalian OperasiTugaskan personil yang bertanggungjawab untuk memelihara pengendalian operasi dan mengevaluasi-nya untuk memastikan prosedur tersebut diikuti dan penyimpangan yang terjadi diperbaiki. Umumnya personil yang bertanggungjawab terhadap aspek lingkungan penting dipertimbangkan untuk menerapkan pengendalian operasi. Manajer madya sebaiknya ditugaskan untuk mengevaluasi secara berkala pengendaliannya.Setelah draft pengendalian operasi disusun, lakukan program pelatihan untuk memastikan setiap orang memahami tentang pengendalian operasi dan peran-nya dalam menjalankan pengendalian operasi tersebut.

5. Laksanakan Tindakan Koreksi Bilamana Tujuan tidak TercapaiLaksanakan tindakan sesegera mungkin untuk memperbaiki kesalahan atau kegagalan dalam pengendalian operasi agar tujuan dan sasaran tetap tercapai.

TIPS MENULIS PROSEDUR PENGENDALIAN OPERASI

Pahami proses yang berjalan. Mulai dengan diagram alir, bila tersedia. Kembangkan prosedur tidak formal terlebih dahulu.

Fokus pada tahap-tahap yang dibutuhkan untuk penerapan yang konsisten

Gunakan format dan pendekatan penulisan yang konsisten

Kaji draft prosedur dengan karyawan yang akan mengimplementasikannya.

Jaga agar prosedur tetap sederhana dan ringkas. Prosedur yang terlalu rinci tidak baik untuk pengendalian, dan dapat menimbulkan salah pemahaman bagi pengguna.

MODUL 13 : KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

MENCEGAH DAN MENGURANGI DAMPAK DARI KEJADIAN YANG TIDAK DIINGINKAN

Tujuan dan makna kesiagaan dan tanggap darurat adalah untuk memastikan bahwa organisasi dapat melakukan tindakan yang efektif dalam situasi darurat, dan meminimisasi dampak lingkungan yang ditimbulkan saat dan setelah keadaan darurat tersebut terjadi.

Darurat adalah segala kejadian abnormal yang berpotensi mengakibatkan penyimpangan terhadap peraturan lingkungan dan mempunyai potensi nyata membahayakan lingkungan. Keadaan darurat merupakan suatu kejadian yang tidak pernah diharapkan terjadi, tidak pernah diketahui kapan akan terjadi, dan bilamana terjadi akan mengakibatkan gangguan/kerusakan/kerugian terhadap manusia dan atau lingkungan dan atau perusahaan.

Sebaik apapun kesiagaan organisasi, selalu saja ada suatu kejadian yang berada di luar pengendalian, seperti bencana alam atau sabotase. Oleh karena itu dibutuhkan suatu penilaian sistematik terhadap resiko dari semua potensi keadaan darurat yang mungkin terjadi, dan menyusun rencana kesiagaan dan tanggap darurat untuk memastikan bahwa organisasi memiliki kesiagaan yang memadai dalam menghadapi suatu insiden atau keadaan yang tidak diharapkan.

Kesiagaan dan tindakan yang efektif dapat mengurangi kecelakaan, mencegah atau mengurangi dampak lingkungan, melindungi karyawan dan masyarakat, mengurangi hilangnya aset, dan mengurangi waktu henti produksi.

Program kesiagaan dan tanggap darurat yang efektif sebaiknya mencakup: Penilaian potensi kecelakaan dan keadaan darurat; Pencegahan insiden dan dampak lingkungan yang ditimbulkannya; Prosedur / rencana mengatasi insiden; Pengujian periodik prosedur/rencana kedaruratan; dan Mengatasi dampak yang berkaitan dengan insiden.

Cara terbaik menghindari keadaan darurat adalah dengan meminimisasi peluang terjadinya kejadian abnormal yang berdampak ekstrim, disamping menyediakan sumberdaya yang memadai untuk mengatasinya.

Organisasi sebaiknya memiliki rencana dan prosedur untuk mencegah dan melakukan tindakan dalam keadaan darurat. Prosedur operasi tersebut sebaiknya mempertimbangkan: (a) lepasnya emisi udara ke atmosfir, (b) buangan limbah ketanah dan air, (c) dampak terhadap lingkungan dan ekosistem akibat keadaan darurat.

Rencana keadaan darurat sebaiknya memuat hal-hal berikut ini:a. Jasa dan personil yang bertanggungjawab untuk setiap kejadian darurat;b. Tindakan aksi untuk keadaan darurat yang berbeda-beda;c. Data dan informasi tentang bahan-bahan berbahaya;d. Langkah yang harus dilakukan bila terjadi kecelakaan;e. Rencana pelatihan darurat dan uji coba (drill test).

Rencana dan prosedur kesiagaan dan tanggap darurat harus dievaluasi dan diuji-coba secara periodik untuk menilai kelengkapan, kesesuaian, dan keakuratan terhadap keadaan sebenarnya. Rencana dan prosedur kesiagaan dan tanggap darurat harus direvisi bilamana diperlukan sesuai hasil uji-coba yang dilaksanakan.

Waktu merupakan hal yang sangat penting dalam keadaan darurat. Semakin cepat reaksi/tanggapan, maka semakin besar kesempatan untuk memperbaiki dan menghindari potensi kerusakan. Ada tiga komponen utama yang menentukan tanggap darurat dapat dilaksanakan dengan cepat, yaitu:

a. Alokasi sumberdaya yang diperlukan pada tempat dan waktu yang tepat;b. Melaksanakan sistem pemantauan efektif yang memberikan peringatan dini bila

terjadi suatu kejadian darurat;c. Melaksanakan uji coba keadaan darurat secara realistik, artinya uji coba

dilaksanakan tanpa pemberitahuan.Organisasi harus memastikan personil yang bertanggungjawab dalam pencegahan, pengendalian, dan penanganan keadaan darurat memiliki pengetahuan dan kompetensi dalam bersiaga dan bertindak. Untuk itu, organisasi sebaiknya memberikan pelatihan kepada personil yang mendapatkan tanggungjawab tersebut.

Sangat penting organisasi melaksanakan kaji ulang kinerja tanggap darurat setelah terjadi suatu insiden. Gunakan pengkajian ini untuk menetapkan apakan dibutuhkan pelatihan tambahan, atau apakah prosedur/rencana kedaruratan harus direvisi.

TIPS Uji coba (drill test) merupakan cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan

personil dan memperoleh umpan balik guna efektifitas rencana atau prosedur kedaruratan.

Perbanyak salinan rencana (atau paling sedikit nama dan telepon personil penting ) di sekitar tapak kegiatan, dan khususnya pada area dimana resiko bahaya tinggi dijumpai. Informasi dalam salinan mencakup nomor telepon koordinator kedaruratan, pemadam kebakaran setempat, polisi, rumah sakit terdekat, dan lainnya yang diperlukan.

Mutakhirkan dan sempurnakan rencana dari hasil uji coba, pelatihan, atau setelah kejadian darurat yang sebenarnya.

DAFTAR PERIKSA RENCANA KESIAGAAN DAN TANGGAP DARURAT

Apakah organisasi telah memiliki hal-hal berikut: potensi keadaan-keadaan darurat (misal: kebakaran,

ledakan, tumpahan atau lepasnya bahan berbahaya, dan bencana alam)?

bahan-bahan berbahaya yang digunakan di lokasi pabrki? (juga lokasinya)

penanggungjawab kunci di organisasi? (termasuk koordinator kedaruratan)

pengaturan dengan penyedia bantuan darurat setempat?

prosedur kedaruratan, termasuk prosedur komunikasi darurat?

lokasi dan tipe peralatan tanggap darurat? pemeliharaan peralatan tanggap darurat ? pelatihan/uji personil, termasuk tim tanggap darurat? pengujian sistem alarm? rute evakuasi dan peta pintu darurat, serta tempat

berkumpul ?

MODUL 14 : PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

MENILAI SEBERAPA BAIK SISTEM BEKERJA

Pemantauan dan pengukuran merupakan perangkat pemeriksaan kinerja aktual penerapan SML dalam rangka memastikan kesesuaian penerapan SML terhadap rencana yang telah ditetapkan dalam tujuan dan sasaran lingkungan.

Istilah pemantauan dan pengukuran sering disalah-artikan. Pemantauan adalah pemeriksaan berkala terhadap suatu proses atau kondisi yang telah berjalan. Pemantauan tidak harus memerlukan data kuantitatif yang akurat, sehingga seringkali disebut dengan pengukuran indikatif. Pengukuran menghasilkan data kuantitatif yang akurat dan cermat tentang suatu keadaan fisik maupun kimia dalam suatu proses. Umumnya pengertian pemantauan sudah mengandung makna pengukuran.

Dengan pemantauan dan pengukuran memungkinkan organisasi untuk:

mengevaluasi kinerja lingkungan;

menganalisis akar penyebab masalah; menilai penaatan peraturan lingkungan; dan menyempurnakan kinerja dan meningkatkan efisiensi.

Pemantauan membantu mengelola organisasi menjadi lebih baik. Pencegahan pencemaran dan kesempatan strategik lainnya akan lebih mudah diidentifikasi bila tersedia data yang dapat dipercaya.

Organisasi harus memiliki prosedur untuk : memantau karakteristik kunci operasi dan kegiatan yang dapat menyebabkan

dampak lingkungan penting dan atau ketidak-taatan; menelusuri kinerja (termasuk kemajuan untuk mencapai tujuan dan sasaran); mengkalibrasi dan memelihara peralatan pemantauan; dan melalui audit internal, secara periodik mengevaluasi penaatan terhadap hukum

dan peraturan yang dapat diterapkan.Parameter lingkungan yang dipantau adalah karakteristik kunci (indikator) dari kegiatan operasi yang menimbulkan dampak penting terhadap lingkungan. Identifikasi indikator kinerja lingkungan merupakan suatu proses yang berjalan (ongoing process) yang disesuaikan dengan aspek lingkungan penting, tujuan dan sasaran lingkungan, serta program manajemen lingkungan. Indikator kinerja lingkungan hendaknya obyektif, dapat diverifikasi, dapat diulang, relevan dengan kegiatan organisasi, konsisten dengan kebijakan lingkungan, praktis, efektif biaya, dan layak dari sudut teknologi. Bila suatu parameter tidak dapat terukur, maka parameter tersebut tidak dapat dikendalikan.

MENGIDENTIFIKASI KARAKTERISTIK KUNCIKebanyakan sistem pengukuran lingkungan yang efektif menggunakan kombinasi ukuran proses dan hasil yang diharapkan (outcome). Ukuran outcome melihat pada hasil dari suatu proses atau kegiatan, seperti jumlah limbah yang dihasilkan atau jumlah tumpahan. Ukuran proses melihat faktor-faktor “hulu”, seperti jumlah cat yang digunakan per-unit produk atau jumlah karyawan yang dilatih tentang

suatu topik. Pilih kombinasi ukuran proses dan outcome yang tepat untuk digunakan organisasi dalam penerapan SML. Jaga agar persyaratan pemantauan lingkungan dibatasi pada karakteristik proses KUNCI dan berfokus pada sesuatu yang dapat dikendalikan.

KEMAJUAN MENCAPAI TUJUAN DAN SASARANOrganisasi harus mengukur kemajuan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan secara berkala, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada manajemen puncak. Untuk mengukur kemajuan pencapaian tujuan dan sasaran, pilih indikator kinerja yang sesuai. Indikator kinerja dapat membantu organisasi memahami seberapa baik bekerjanya SML organisasi. Mulai dengan mengidentifikasi beberapa indikator kinerja yang:

sederhana dan mudah dipahami; objektif; dapat terukur; dan relevan dengan keperluan tujuan organisasi

Kumpulan data yang terdiri dari indikator kinerja dapat sangat membantu selama kaji ulang manajemen. Oleh karenanya, pilih indikator yang menyediakan informasi yang memudahkan manajemen puncak membuat keputusan tentang SML.

KALIBRASI PERALATANSalah satu komponen pemantauan dan pengukuran adalah kalibrasi peralatan, karena hasil pemantauan tidak dapat digunakan bila indikator hasil pada instrumen pemantauan atau alat ukur belum dikalibrasi. Organisasi harus mengidentifikasi peralatan proses dan kegiatan yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap kinerja lingkungan. Sebagai awal, perhatikan karakteristik proses kunci yang telah diidentifikasi terdahulu. Beberapa organisasi menempatkan peralatan pemantauan penting pada program khusus kalibrasi dan perawatan pencegahan. Hal ini membantu memastikan pemantauan dilaksanakan dengan akurat, dan membuat karyawan peduli bahwa instrumen merupakan sangat penting bagi kegunaan pemantauan lingkungan.

PENATAAN PERATURANSangatlah penting mengetahui status penaatan peraturan organisasi secara teratur. Organisasi harus memiliki suatu prosedur yang secara sistematik mengidentifikasi, memperbaiki, dan mencegah penyimpanyan terhadap peraturan. Efektifitas proses penilaian penaatan peraturan sebaiknya dipertimbangkan saat kaji ulang manajemen.

Prosedur pemantauan dan pengukuran sebaiknya mencakup penelusuran dari penerapan pengendalian operasional, kinerja tujuan dan sasaran lingkungan, serta evaluasi penaatan peraturan lingkungan. Selain itu organisasi harus pula mengevaluasi

secara berkala status penaatan peraturan lingkungan yang dapat diterapkan. Bilamana ditemukan ketidak-taatan, maka organisasi harus melakukan tindakan koreksi/perbaikan dan pencegahan yang memadai.

Hasil pemantauan dan pengukuran sebaiknya dianalisis dan dievaluasi secara periodik, serta sebaiknya diperbandingkan dari waktu ke waktu untuk menetapkan keberhasilan dan mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang perlu dikoreksi dan disempurnakan. Pemaparan dan evaluasi hasil pemantauan dan pengukuran sebaiknya menggunakan teknik-teknik evaluasi, seperti control chart, pareto diagram, historgram, dan scatter diagram.

TIPS Pemantauan dan pengukuran merupakan suatu upaya yang membutuhkan

sumberdaya intensif. Salah satu langkah terpenting adalah mendefinisikan kebutuhan organisasi dengan jelas.

Evaluasi jenis-jenis pemantauan yang dilaksanakan saat ini untuk penaatan peraturan dan kepentingan lain (seperti mutu, atau kesehatan dan keselamatan kerja). Seberapa baiknya pemantauan tersebut dapat mendukung SML? Pemantauan atau pengukuran tambahan apa yang dibutuhkan?

Buat laporan pemantauan dan pengukuran bermanfaat bagi staf operasional dan berarti bagi manajemen organisasi.

Prosedur dan instruksi kerja pemantauan dan pengukuran sebaiknya diintegrasikan pada prosedur/instruksi kerja yang telah ada.

Organisasi dapat memulai dengan proses pemantauan dan pengukuran yang sederhana, kemudian kembangkan perlahan-lahan setelah memperoleh pengalaman dari penerapan SML organisasi.

MODUL 15 : KETIDAKSESUAIAN, TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

MEMPERBAIKI MASALAH DAN MENGHINDARI BERULANG KEMBALI DI WAKTU MENDATANG

Tidak ada sistem yang sempurna. Masalah dalam sistem dapat diidentifikasi melalui (khususnya pada tahap-tahap awal) audit , pemantauan/pengukuran, atau kegiatan lain. Selain itu, SML membutuhkan pula perubahan sebagaimana organisasi tumbuh dan berkembang. Untuk mengetahui kekurangan dan kelemahan sistem, organisasi membutuhkan suatu proses untuk memastikan bahwa:

Masalah (termasuk ketidaksesuaian) dapat teridentifikasi dan diperiksa; Akar masalah teridentifikasi; Tindakan koreksi dan pencegahan teridentifikasi dan diterapkan; dan Tindakan dapat ditelusuri dan efektifitas-nya dapat diverifikasi.

Ketidaksesuaian (non-conformance) adalah suatu penyimpangan terhadap hal-hal yang telah ditetapkan dalam rencana SML organisasi atau merupakan suatu kejadian dimana kinerja lingkungan melampaui ambang batas persyaratan yang telah ditetapkan. Ketidaksesuaian dapat berupa hal-hal berikut ini:

a. Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan atau persyaratan lingkungan lainnya;

b. Penyimpangan terhadap persyaratan standar ISO-14001;c. Penyimpangan terhadap manual/pedoman, prosedur, instruksi kerja;d. Tidak tercapainya tujuan dan sasaran lingkungan atau tidak terlaksananya

program manajemen lingkungan sesuai waktu yang ditetapkan.

Ketidaksesuaian yang ditemukan melalui pemantauan dan pengukuran, audit, dan evaluasi lainnya sebaiknya didokumentasikan. Ketidaksesuaian tersebut harus diikuti oleh tindakan koreksi dan pencegahan untuk mengatasi akar masalah dan guna memberikan jaminan kelangsungan penerapan SML organisasi.

Organisasi harus menetapkan personil yang bertanggungjawab dan memiliki kewenangan untuk menangani dan menyelidiki ketidaksesuaian, mengambil tindakan koreksi/perbaikan, dan melakukan tindakan pencegahan agar ketidaksesuaian tidak berulang kembali. Personil yang bertanggungjawab dalam membuat laporan ketidaksesuaian harus mempunyai pengetahuan SML

yang memadai.

Ketidaksesuaian SML dan kelemahan sistem lainnya (seperti ketidaktaatan peraturan) sebaiknya dianalisis untuk mendeteksi pola atau kecenderungan. Identifikasi kecenderungan memungkinkan organisasi mengantisipasi dan mencegah ketidaksesuaian yang sama di waktu mendatang.

Manajemen sebaiknya menganalisis ketidaksesuaian yang terjadi dengan sistematik dan terstruktur untuk menentukan penyebab masalah dan usulan tindakan koreksi. Tindakan koreksi dan pencegahan hendaknya mempertimbangkan tingkat permasalahan yang terjadi dan dilengkapi dengan analisis akar penyebab masalah (root cause analysis) untuk menjamin tidak terulangnya kembali

ketidaksesuaian yang sama di lokasi yang sama pada waktu mendatang.

Berfokuslah pada memperbaiki dan mencegah masalah. Mencegah timbulnya masalah pada umumnya lebih murah daripada memperbaiki masalah setelah terjadi. Mulai berpikir tentang masalah sebagai kesempatan untuk memperbaiki !.

Tindakan koreksi dan pencegahan secara sistematik sebaiknya dipantau dan dievaluasi status penyelesaiannya guna memastikan hal tersebut telah terlaksana dengan memuaskan.

Prosedur pemeriksaan dan tindakan koreksi sebaiknya mencakup: (a) identifikasi penyebab ketidaksesuaian, (b) identifikasi dan penerapan tindakan koreksi, (c) penerapan atau modifikasi pengendalian untuk menghindari pengulangan ketidaksesuaian, dan (d) perekaman setiap perubahan yang terjadi dalam prosedur tertulis sebagai hasil tindakan koreksi.

TIPS Bila organisasi telah menerapkan sistem manajemen mutu (ISO-9001), berarti

telah tersedia proses tindakan koreksi dan pencegahan untuk kegunaan mutu. Gunakan model ini untuk penerapan SML (atau bila perlu diintegrasikan)

Jangan terlalu menerapkan prosedur yang birokratis – metode yang sederhana seringkali memberikan hasil yang efektif.

Saat suatu masalah terdokumentasi, organisasi harus memecahkan masalah tersebut sesegera mungkin. Pastikan bahwa tindakan koreksi dan pencegahan

menyatakan tanggungjawab dan jadual penyelesaian. Kaji ulang kemajuan penyelesaian masalah secara berkala, dan pastikan tindak lanjut telah diterapkan dengan efektif.

Kaidah: Tindakan koreksi hendaknya (1) menyelesaikan masalah sesegera mungkin; (2) mempertimbangkan masalah yang sama terjadi di tempat lain pada organisasi; (3) Cegah masalah berulang kembali. Proses tindakan koreksi juga sebaiknya menetapkan penanggungjawab dan jadual yang berkaitan dengan ketiga tahap tersebut.

Pada awalnya, kebanyakan masalah SML teridentifikasi oleh auditor internal. Namun demikian, dalam jangka panjang, banyak masalah dan ide baik dapat teridentifikasi oleh personil lapangan. Hal ini harus didorong. Temukan cara agar karyawan terlibat dalam sistem proses perbaikan (misal melalui kotak saran, atau program insentif).

MODUL 16 : REKAMAN

BUKTI BAHWA SML TELAH BEKERJA SESUAI YANG DIHARAPKAN

Rekaman lingkungan adalah suatu catatan terdokumentasi dari suatu aktifitas organisasi yang berkaitan dengan penerapan SML. Rekaman merupakan bukti tertulis untuk menunjukkan apa yang telah dilaksanakan dan apa yang telah dicapai serta membuktikan penaatan terhadap persyaratan standar ISO-14001.

Tidak semua kegiatan organisasi harus direkam,, melainkan berfokus pada kebutuhan operasi SML dan kinerja lingkungan organisasi. Rekaman dapat memberikan gambaran akurat tentang penerapan sistem keseluruhan dalam organisasi. Kegunaan utama dari rekaman lingkungan adalah menyediakan jejak telusur terhadap status penerapan SML dan kinerja lingkungan organisasi.

Kebutuhan rekaman minimal yang harus tersedia adalah rekaman pelatihan, hasil audit SML, kaji ulang manajemen, serta rekaman lain yang berkaitan dengan kesesuaian organisasi terhadap persyaratan SML, antara lain:

Persyaratan peraturan perundang-undangan; Perijinan (ijin operasi, ijin usaha, ijin penggunaan air

tanah); Aspek lingkungan dan dampak lingkungan; Hasil pemantauan dan pengukuran; Rincian ketidaksesuaian, tindakan koreksi/perbaikan,dan

pencegahan Pandangan pihak-pihak berkepentingan (komplain,

keluhan masyarakat); Komunikasi internal dan ekstenal

Informasi pemasok dan kontraktor; Pengendalian operasional (log-book); Pemeliharaan dan kalibrasi peralatan; Insiden, kecelakaan, dan kejadian darurat.

Manajemen rekaman yang efektif sangat penting untuk menunjang keberhasilan penerapan SML. Sifat kunci dari manajemen rekaman lingkungan yang baik mencakup antara lain cara identifikasi, pengumpulan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, penelusuran, umur penyimpanan danpemusnahan rekaman SML.

Setiap jenis rekaman harus ditetapkan periode waktu penyimpanan dan penahanannya, dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan masing-masing rekaman.

Sebagai panduan dalam pengelolaan rekaman, dapat digunakan SNI 19-6962.1-2003 tentang Manajemen Rekaman.

TIPS Mulai dengan mengidentifikasi apa saja rekaman-rekaman SML yang

dibutuhkan. Kaji prosedur dan instruksi kerja SML yang telah dibuat untuk menentukan apa saja bukti yang dibutuhkan untuk membuktikan implementasi SML. Pertimbangkan pula rekaman yang dipersyaratkan oleh hukum / peraturan.

Fokus pada rekaman yang bernilai tambah – hindari birokrasi. Bila rekaman tidak memiliki nilai atau tidak secara khusus dipersyaratkan, jangan melakukan perekaman.

Dibutuhkan form-form tertentu dalam rangka penerapan SML organisasi. Saat form tersebut terisi, form tersebut menjadi rekaman. Form sebaiknya sederhana dan mudah dipahami.

Tetapkan kebijakan penahanan rekaman. Pastikan bahwa kebijakan tersebut mempertimbangkan persyaratan penahanan rekaman yang dipersyaratkan oleh hukum / peraturan lingkungan.

Apabila organisasi menggunakan komputer secara intensif, pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen rekaman SML elektronik. Pemeliharaan rekaman elektronik dapat sangat berarti untuk mempercepat akses rekaman, demikian pula untuk mengendalikan akses terhadap rekaman yang sensitif.

Identifikasi rekaman-rekaman yang membutuhkan tambahan keamanan. Apakah diperlukan pembatasan akses terhadap rekaman tertentu? Apakah diperlukan salinan pengamanan dari rekaman tertentu yang disimpan pada lokasi yang berbeda.

MODUL 17 : AUDIT SML

BUKTI OBJEKTIF KESESUAIAN SML TERHADAP PERSYARATAN ISO-14001

Audit SML merupakan perangkat manajemen untuk memeriksa kesesuaian, kelengkapan, dan penaatan organisasi terhadap pengaturan yang telah direncanakan

dan ditetapkan. Tujuan audit SML adalah mengevaluasi bekerjanya sistem dan kinerja lingkungan secara berkala dan sistematik untuk memastikan penaatan dan kesesuaian organisasi terhadap persyaratan standar ISO-14001 dan efektifitas penerapannya. Penilaian efektifitas dapat dilakukan pada hasil kinerja lingkungan (end results) dan atau pencapaian tujuan dan sasaran

lingkungan.

Audit SML hendaknya dilaksanakan secara berkala, dan tersedia program audit termasuk jadual pelaksanaan audit. Penetapan program audit harus didasarkan pada tingkat kepentingan lingkungan dari suatu kegiatan/bagian/unit yang akan di-audit dan dari hasil audit sebelumnya.

Agar program audit dapat efektif, sebaiknya: kembangkan prosedur audit dan protokol

audit; tetapkan frekuensi audit yang sesuai; pilih dan latih auditor internal ; dan pelihara rekaman audit.

Hasil audit SML seharusnya dapat dikaitkan dengan proses tindakan koreksi dan pencegahan.

Walaupun membutuhkan waktu, audit SML merupakan kunci bagi efektifitas penerapan SML. Identifikasi secara sistematik dan pelaporan kekurangan/kelemahan SML kepada manajemen puncak merupakan suatu kesempatan untuk:

memelihara fokus manajemen terhadap lingkungan; meningkatkan SML dan kinerja SML; dan memastikan efektifitas-biaya dari sistem.

Audit SML dapat dilaksanakan oleh personil internal organisasi dan atau oleh pihak luar organisasi (eksternal). Organisasi sebaiknya memberikan jaminan bahwa pengetahuan dan kemampuan/kompetensi personil yang melaksanakan audit (auditor) dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, auditor harus dijamin tidak berpihak (independen) dan mampu memberikan penilaian yang objektif. Pengetahuan dan kemampuan/kompetensi auditor sebaiknya selalu dipelihara dan ditingkatkan melalui kegiatan pelatihan.

Rekaman audit harus dipelihara dan disimpan dengan baik sampai periode tertentu yang ditetapkan oleh organisasi. Beberapa rekaman audit yang penting harus ditahan sampai periode waktu tertentu untuk kegunaan penelusuran dan kepentingan hukum lainnya.

Laporan audit sebaiknya dikomunikasikan kepada satuan kerja yang diaudit (auditi) untuk menjamin bahwa auditi memahami ketidaksesuaian yang dilakukannya, dan dapat menyusun tindakan koreksi dan pencegahan atas ketidaksesuaian yang terjadi.

SEBERAPA SERING AUDIT PERLU DILAKSANAKAN?Untuk menentukan frekuensi audit yang sesuai, gunakan pertimbangan faktor-faktor berikut ini:

sifat kegiatan dan operasi organisasi; aspek / dampak lingkungan penting; hasil proses pemantauan lingkungan; hasil audit terdahulu.

Disarankan agar seluruh bagian SML di-audit paling sedikit satu kali setahun. Audit terhadap keseluruhan SML dapat dilakukan satu kali sekaligus, atau membaginya dalam beberapa kali pelaksanaan audit.

SIAPA YANG MELAKSANAKAN AUDIT?Organisasi harus memilih dan melatih auditor SML. Pelatihan auditor sebaiknya dilakukan untuk calon auditor maupun untuk auditor lanjutan (lead auditor).Auditor harus telah terlatih dalam teknik pengauditan dan konsep sistem manajemen. Terbiasa dengan peraturan-peraturan lingkungan, operasi kegiatan, dan ilmu lingkungan dapat menjadi

nilai tambah, dan dalam beberapa hal kemampuan menilai efektifitas SML sangat diperlukan.

Auditor harus mandiri dari kegiatan yang di-audit. Hal ini merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh organisasi kecil. Bila organisasi telah memperoleh ISO-9001, pertimbangkan untuk menggunakan auditor mutu internal sebagai auditor SML, karena beberapa ketrampilan yang dibutuhkan pada dasarnya adalah sama.

BAGAIMANA MANAJEMEN MENGGUNAKAN HASIL AUDIT?Manajemen dapat menggunakan hasil audit SML untuk mengidentifikasi kecenderungan atau pola kelemahan atau kekurangan SML organisasi.

Organisasi harus pula memastikan bahwa kesenjangan sistem yang teridentifikasi atau kekurangan sistem telah diperbaiki sesuai waktu yang ditetapkan, dan tindakan koreksi didokumentasikan dengan baik.

MODUL 18 : KAJI ULANG MANAJEMEN

MENGAKHIRI SIKLUS PENYEMPURNAAN BERKELANJUTAN

Kaji ulang manajemen merupakan salah satu kunci penerapan prinsip perbaikan berkelanjutan (continual improvement) SML dari waktu ke waktu. Kaji ulang manajemen merupakan proses pengkajian secara menyeluruh SML organisasi untuk memastikan keberlanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas pelaksanaan SML.

Kaji ulang manajemen harus bersifat “komprehensif”, dan berfokus pada perbaikan berkelanjutan SML organisasi. Tidak perlu semua elemen SML dievaluasi pada saat kaji ulang manajemen, dan hendaknya mencakup kajian yang cukup luas, termasuk seluruh dimensi lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa organisasi, termasuk dampak lingkungannya.

Kaji ulang manajemen merupakan tanggungjawab penuh manajemen puncak organisasi, yang dalam pelaksanannya dapat dibantu oleh Wakil Manajemen Lingkungan dengan menyediakan materi atau bahan yang dibutuhkan. Kaji ulang manajemen hendaknyamencakup evaluasi terhadap:

a. Hasil tindak lanjut kaji ulang manajemen sebelumnya;b. Hasil temuan audit SML (internal dan eksternal);c. Pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan serta kinerja lingkungan;d. Efektifitas penerapan SML organisasi;

e. Kesesuaian kebijakan lingkungan dan kebutuhan perubahannya sehubungan dengan:(1) Perubahan hukum/peraturan dan ketentuan lain;(2) Perubahan harapan dan pandangan pihak berkepentingan;(3) Kemajuan teknologi pengendalian lingkungan yang relevan;(4) Pengalaman dari insiden lingkungan(5) Perubahan proses/kegiatan/produk/jasa organisasi.

Interval waktu pelaksanaan kaji ulang manajemen sebaiknya ditetapkan oleh manajemen puncak organisasi sesuai tingkat kepentingan dan kompleksitas permasalahan lingkungan organisasi. Pada umumnya, kaji ulang manajemen dilakukan paling sedikit satu tahun sekali, dilaksanakan setelah pelaksanaan internal audit SML. Namun kaji ulang manajemen yang tidak terkait dengan evaluasi menyeluruh

penerapan SML dapat dilaksanakan lebih dari satu kali dalam setahun.

Perlu dicermati bahwa kaji ulang manajemen tidak harus dilaksanakan dalam bentuk rapat atau pertemuan formal. Manajemen puncak dapat melaksanakan kaji ulang manajemen secara individual dengan mengkaji dan mengevaluasi hasil-hasil penerapan SML organisasi yang disampaikan secara tertulis.

Apapun cara pelaksanaannya, kaji ulang manajemen harus direkam dan didokumentasikan serta dikomunikasikan kepada fungsi dan tingkatan organisasi yang terkait sebagai acuan dan arahan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyempurnaan SML.

PERTANYAAN YANG HARUS DIPERTIMBANGKANOLEH MANAJEMEN

1. Apakah kebijakan lingkungan kita masih relevan dengan apa yang kita kerjakan?

2. Apakah kinerja kita telah sesuai dengan tujuan, sasaran, dan program lingkungan? (chart, tabel dan grafik sebaiiknya digunakan untuk menunjukkan hasil pencapaian)

3. Dapatkah kita menetapkan kinerja tujuan baru yang terukur?

4. Bagaimana hasil dari internal audit?5. Bagaimana status penyelesaian tindakan koreksi dan

pencegahan?6. Apakah peran dan tanggungjawab jelas dan apakah

dipahami oleh karyawan?7. Apakah kita menyediakan sumberdaya yang cukup

dan menadai?8. Apakah kita telah memenuhi kewajiban-kewajiban

sesuai peraturan yang berlaku?9. Apakah ada perubahan peraturan? Dan apakah hal

tersebut mengharuskan kita melakukan perubahan pada sistem?

10. Apakah prosedur sistem jelas dan memadai? Apakah kita membutuhkan prosedur baru? Ataukah ada prosedur yang tidak perlu diberlakukan lagi?

11. Apakah adanya perubahan material, produk atau jasa mempengaruhi SML organisasi dan efektifitas penerapannya?

12. Adakah hal-hal baru yang menjadi fokus perhatian pihak berkepentingan sejak kaji ulang terakhir?

Pertanyaan kunci yang harus terjawab dalam kaji ulang manajemen adalah:

“Apakah sistem bekerja?” (misal: apakah mencukupi, memadai, dan efektif)

TIPS Dua golongan personil yang sebaiknya terlibat dalam proses kaji ulang

manajemen adalah: - Personil yang memiliki informasi dan pengetahuan ; - Personil yang dapat membuat keputusan tentang organisasi dan sumberdaya (manajemen puncak)

Tetapkan frekuensi kaji ulang manajemen yang paling sesuai untuk organisasi. Beberapa organisasi menggabungkan pelaksanaan kaji ulang manajemen

dengan rapat/pertemuan lain (misal: rapat direksi). Sementara organisasi lainnya melaksanakan kaji ulang manajemen secara khusus. Paling sedikit, pertimbangkan kaji ulang manajemen dilaksanakan satu kali dalam setahun.

Selama kaji ulang manajemen, pastikan bahwa seseorang merekam isu penting yang didiskusikan, apa keputusan yang dicapai, dan apa tindakan yang dipilih. Hasil kaji ulang manajemen harus didokumentasikan.

Kaji ulang manajemen sebaiknya menilai bagaimana suatu perubahan keadaan dapat mempengaruhi kesesuaian, efektifitas, atau kecukupan dari SML organisasi. Perubahan keadaan dapat berasal dari dalam (internal) organisasi (misal: fasilitas baru, bahan baku baru, perubahan produk atau jasa, pelanggan

baru, dll) atau mungkin berasal dari luar (eksternal) organisasi (misal: peraturan baru, informasi teknologi baru, atau perubahan lain)

Setelah mendokumentasikan hasil kaji ulang manajemen, pastikan seseorang melakukan aksi tindak-lanjut hasil tersebut. Kemajuan aksi tindak lanjut tersebut seharusnya ditelusuri penyelesaiannya.

TIPS Audit SML harus berfokus pada bukti objektif. Selama audit, auditor

mengevaluasi kelemahan atau kekurangan yang teridentifikasi bersama personil yang bertanggungjawab pada area kerja tersebut. Hal ini membantu auditor untuk memverifikasi temuan audit yang diperoleh adalah benar.

Bila memungkinkan, paling sedikit tersedia dua orang personil sebagai auditor internal. Hal ini memungkinkan auditor bekerja sebagai satu tim. Selain itu audit dapat tetap dilakukan bilamana satu orang auditor tidak dapat bertugas karena konflik jadual, yang sering kali tidak dapat dihindari pada suatu organisasi yang kecil.

Sebelum mulai suatu audit, pastikan telah mengkomunikasikan lingkup, kriteria, jadual audit, dan informasi lain kepada personil yang akan di-audit. Hal ini

membantu untuk menghindari kesalah-pahaman dan dalam hal fasilitasi proses audit.

Pertimbangkan untuk mengintegrasikan proses audit SML dan audit penaatan peraturan, namun tetap ingat bahwa proses kedua audit tersebut mempunyai tujuan yang berbeda. Hasil audit SML dapat dikomunikasikan secara luas dalam organisasi, namun hasil audit penaatan peraturan mungkin hanya dikomunikasikan kepada kalangan tertentu dan terbatas.

Ingat, audit SML adalah suatu pemeriksaan tentang seberapa baik dan efektifnya sistem telah bekerja untuk memenuhi persyaratan SML yang telah ditetapkan. Audit SML bukan suatu pemeriksaan terhadap seberapa baiknya karyawan melaksanakan pekerjaannya. Suatu hasil audit harus dinilai dari kualitas temuan, bukan dari jumlah temuan.