RANCANG BANGUN APLIKASISISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ASRAMA MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI LHOKSEUMAWE BERBASIS WEB

1. Latar Belakang MasalahTempat tinggal merupakan suatu hal yang penting untuk mahasiswa yang jauh dari daerah asalnya. Adanya pelayanan yang menyediakan tempat tinggal yang baik sangat dibutuhkan oleh mahasiswa terutama mahasiswa baru yang belum berpengalaman dalam mencari tempat kos atau kontrakan. Pelayanan yang dibutuhkan tidak hanya menyangkut kondisi tempat tinggalnya yang layak huni dan nyaman, tetapi juga menyangkut keseluruhan komponen layanan tempat tinggal yang lain seperti bagian administrasi, keuangan, sarana-prasarana dan lain-lain. Karena itu, instansi yang bergerak dibidang pelayanan penyediaan hunian bagi mahasiswa dituntut untuk dapat memberikan layanan yang baik dan cepat. Untuk memenuhi tuntutan tersebut, dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu mengelola proses bisnisnya dengan efektif dan efisien.Salah satunya seperti Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe. Dalam menjalankan proses bisnisnya, pihak pengelola Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe sering kali mengalami kesalahan informasi. Diantaranya adalah mengenai informasi penghuni kamar. Beberapa penghuni seringkali tidak melapor apakah dia mau memperpanjang di tahun selanjutnya atau keluar dari asrama. Sehingga tidak terdata dengan rapi apakah dia masih di asrama atau sudah pindah ke luar asrama.Ketika calon penghuni datang ke Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe dan ingin menghuni di sana, informasi pertama kali yang ingin di ketahui adalah ketersediaan kamarnya dan fasilitas apa saja yang ada di sana. Untuk itu, petugas Asrama harus dapat melayani pengunjung dengan menyediakan informasi tersebut secara tepat dan realtime. Dengan demikian, tanpa membutuhkan waktu yang lama, calon penghuni dapat memilih kamar mana yang sesuai dengan kebutuhannya yang siap dihuni dan dapat segera diputuskan kamar mana yang akan ditempati pada waktu itu juga.Namun, untuk saat ini, Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe belum mempunyai sistem informasi yang mampu menyelesaikan permasalahan di atas. Data-data yang tersedia belum terintegrasi untuk bisa bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Petugas perlu memeriksa data-data yang ada, dan mencocokkannya dengan pendataan manual, yaitu harus mendatangi kamar penghuni untuk melakukan pendataan. Hal inilah yang melatarbelakangi pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe Berbasis Web. Dengan harapan, selain memenuhi kebutuhan penghuni untuk mempermudah proses pelayanan administrasi, juga berguna bagi pihak petugas dalam mengelola proses pengelolaan asrama dan menjadikannya informasi yang bisa membantu pengambilan keputusan yang efektif berdasarkan informasi yang akurat.

2. Rumusan MasalahBerdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :1. Bagaimana membangun suatu sistem informasi untuk Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe agar pengolahan data data lebih efektif dan efisien?2. Bagaimana merancang report (laporan) dari Sistem Informasi Pengelolaan Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe ?

3. Batasan MasalahBatasan masalah dari tugas akhir ini adalah :1. Data yang digunakan disesuaikan dengan data yang ada pada receptionist dan kepala Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe.2. Sistem Informasi ini dibuat menggunakan database MySQL dan bahasa pemrograman PHP.3. Laporan yang dihasilkan adalah : Laporan transaksi (iuran bulanan kamar) Laporan master (karyawan, kamar, dana pemasukan, dana pengeluaran, data kerusakan)

4. Tujuan dan Manfaat PenelitianAdapun tujuan dan manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :a. Tujuan1. Membuat Sistem Informasi Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe sehingga dapat membantu receptionist dalam memberikan informasi mengenai kamar-kamar yang masih tersedia untuk mahasiswa yang ingin tinggal di asrama..2. Merancang pembuatan report (laporan) dari Sistem Informasi Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe.b. ManfaatAdapun manfaat dibuatnya sistem ini adalah : Untuk receptionist dan kepala asrama:Dengan adanya sistem ini, petugas dapat memberikan informasi kepada penghuni asrama mengenai kamar yang tersedia. Proses pembuatan laporan juga akan menjadi lebih mudah, karena data akan tersimpan secara otomatis ketika transaksi berlangsung. Untuk Pembantu Direktur III (sebagai wakil Direktur bidang kemahasiswaan):1. Dengan adanya sistem ini, Pudir III dapat memahami data laporan transaksi dan laporan master dengan mudah. Sehingga pihak Lembaga Politeknik dapat menentukan langkah dan kebijakan apa yang akan diambil untuk memajukan mutu dan fasilitas di Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe.5. Metodologi PenelitianMetodologi merupakan tahap sistematis yang diperlukan untuk mempermudah dalam menganalisis serta merancang aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe berbasis web ini. Metodologi yang digunakan yaitu :1. Literatur, yaitu pengumpulan data-data yang terkait dengan penelitian yang akan dilakukan baik dari buku-buku, jurnal, majalah dan lain-lain.2. Wawancara, yaitu melakukan tanya jawab langsung dengan pihak sekolah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi.3. Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan serta penelitian langsung ke tempat yang bersangkutan, yaitu kantor Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe.Kemudian untuk perancangan dan pengembangan sistem digunakan model sekuensial yang juga sering disebut dengan Model Air Terjun (Waterfall).Adapun tahap-tahap permodelan sekuensial linear yaitu :1. Rekayasa dan Permodelan SistemTahap ini merupakan tahap pengumpulan data yang menunjang dan berkaitan erat dengan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Asrama Mahasiswa Politeknik Negeri Lhokseumawe berbasis web.2. Analisis Kebutuhan Perangkat LunakTahap analisis ini adalah tahap pengumpulan seluruh kebutuhan elemen di tingkat perangkat lunak (requirement analysis). Pada penelitian ini, perangkat lunak yang digunakan adalah software Macromedia Dreamweaver dengan bahasa pemrograman PHP dan OS Windows 7 serta beberapa perangkat lunak lain yang mendukung penelitian ini. 3. DesainTahap ini merupakan tahap perancangan data flow diagram dan entity relationship diagram dari keseluruhan system ini. Tahap ini juga merupakan tahap perancangan user interface dari system.4. General KodeSetelah desain dilakukan, maka desain tersebut diterjemahkan ke dalam bahasa pemograman PHP dan menggunakan database MySQL.5. TestingProses pengujian sistem ini dapat dilakukan dengan menjalankannya setelah dilakukannya pendataan manual oleh petugas, kemudian memasukkan data datanya ke dalam aplikasi ini.

REFERENSI

[1]Alamsyah. 2011. Sistem Informasi Nilai Siswa Sekolah Dasar Sebagai Penunjang Dalam Pengambilan Keputusan. Jurnal SMARTek, Vol. 9 No. 4. Nopember 2011: 287 299. 20 November 2013

[2]Harsiti. 2009. Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Hasil Belajar Mahasiswa Online Pada Fakultas Teknologi Informasi Universitas Serang Raya (Unsera). SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INFORMASI BENARIF INDONESIA, 20 November 2013

[3]Prasetyo, Didik Dwi. 2004. Solusi Pemrograman Berbasis Web Menggunakan PHP 5. PT Elex Media Komputindo, Jakarta

[4]Priatna, Rendra. et al. 2009. Sistem Informasi Pengelolaan Barang/Inventaris Di Bkd Provinsi Jawa Barat. UNIKOM Bandung. 20 November 2013

[5]Rohman. 2013. Analisis Dan Perancangan Jaringan Komputer Asrama Putri Boarding School Man 1 Surakarta. Indonesian Jurnal on Networking and Security (IJNS) - ijns.org. 21 November 2013

[6] Saadah, Nur Nailis. et al. 2011. Rancang bangun sistem informasi pengelolaan Asrama mahasiswa (sipam) its surabaya dengan Metode throw-away prototyping. Institut Teknologi Sepuluh Nopember, 19 November 2013

[7]Sazani, Randi. 2011. Perancangan Sistem Informasi dan Tata Letak Asrama Mahasiswa Kalimantan Barat yang ada di Yogyakarta Berbasis WEB. STMIK AMIKOM Yogyakarta. 21 November 2013

[8]Solichin, S.Kom. Ahmad. E-Book Pemrograman Web PHP dan MySQL. Universitas Budi Luhur. Jakarta

[9]Watun, Kristina Ida Mitake. 2012. Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Transaksi Ens Laundry. STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 20 November 2013[10]Wibowo, Akhmad Luqman. 2013. Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Nilai Siswa Pada Smp N 4 Jepara Berbasis Intranet. FTI UNSA. 20 November 2013

1