Retensi / Penyusutan & Pemusnahan Berkas Rekam Medis Latar Belakang1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan6. Pemusnahan berkas RM7. Adanya rasa was-was Aspek hukumPenyusutan / Retensi :Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .Pemusnahan :Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .Tujuan Retensi :1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktifDasar Hukum :1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,20065. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.Dasar Hukum:Pasal 8 ayat 1 : Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

Pasal 8 ayat 2 : Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal 8 ayat 3 : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal 9 ayat 1 : Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat

Pasal 9 ayat 2 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkanTata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjunganTata Cara Penilaian1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif: Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian Nilai guna:a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek b) Sekunder: pembuktian, sejarahLembar rekam medis yang dipilah:1. Ringkasan masuk dan keluar2. Resume3. Lembar operasi4. Identifikasi bayi5. Lembar persetujuan6. Lembar kematian Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan. Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996 Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991 2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi Ka. Rekam Medis - Panitia Rekam Medis Perawat Senior - Komite Medik Petugas terkait3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .4. Disiapkan form pertelaan :No.No. Rekam MedisTahunJangka WaktuDiagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK.// 2004Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .