ANALISIS PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT Dr. SUYOTO PUSREHAB KEMHANSIDANG PROPOSAL TESIS RENDI FIRMONONPM 12052038PEMBIMBNG 1 : FRESLEY HUTAPEA SH, MARS, MHPEMBIMBING 2 :SOEDARTO SOEPANGAT, MARS

LATAR BELAKANGTerbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM

Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

LATAR BELAKANG

Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .

Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan & Pemusnahan berkas RM

PERUMUSAN MASALAHBerdasarkan uraian pada latar belakang masalah yang dihadapi di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan adalah sejauh mana belum terlaksananya pemusnahan berkas rekam medis inaktif, hal ini ditandai dengan menumpuknya berkas rekam medis inaktif tersebut di gudang penyimpanan.

PERTANYAAN PENELITIANBagaimana sistem tata kelola penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan?

Bagaimana kesiapan sarana, prasarana dan prosedur untuk tata kelola penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis tersebut?

Bagaimana kemampuan sumber daya manusia dalam mengelola penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan?

TUJUAN PENELITIANTUJUAN UMUM

Mengetahui pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab kemhan

TUJUAN KHUSUSDieketahuinya pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis Diketahuinya faktor-faktor penghambat terlaksananya pemusnahan berkas rekam medisDiketahuinya beban retensi ruang rekam medisDiketahuinya keterbatasan ruang rekam medisDiketahuinya kesiapan SDM dan sarana serta prasarana unit rekam medis

MANFAAT PENELITIANBAGI RS DR. SUYOTODiharapkan hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan bagi pihak RS dr. Suyoto agar dapat memudahkan pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis BAGI PENELITIMendapatkan pengetahuan yang lengkap dan jelas mengenai retensi rekam medis dan mempraktekan dalam menghadapi masalah retensi rekam medis yang tepat di rumah sakit.

BAGI PROGRAM MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH SAKITMenambah pengetahuan, wawasan dan informasi bagi perkembangan imu pengetahuan. Dapat dijadikan sebagai tambahan pustaka dan referensi. Menjadi bahan masukan untuk evaluasi pendidikan serta hasil penelitian ini dapat dipakai sebagai masukan informasi dalam rangka pengembangan proses belajar mengajar.

CARA PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

SentralisasiSentralisasi ini diartikan cara penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Sentralisasi Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.Mudah untuk menerapkan unit record.

1.Petugas menjadi lebih sibuk, krn harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.2. Tempat Penerimaan Pasien harus bertugas selama 24 jam.Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Sentralisasi Kekurangan

CARA PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

Desentralisasi Cara penyimpanan rekam medis pasien pada tempat penyimpanan yang terpisah antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita yang dirawat.

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Desentralisasi KelebihanEfisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Desentralisasi KekuranganTerjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

PENYUSUTAN / RETENSI :Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .PEMUSNAHAN :Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

NILAI GUNA RM ( A-L-F-R-E-D )A dministration =Administrasi L egal=HukumF inancial=KeuanganR esearch=PenelitianE ducation=PendidikanD ocumentation=Dokumentasi

TUJUAN RETENSI :Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

DASAR HUKUM :PERMENKES No. 269/MenKes/Per/ III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung .Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan . Pasal 8 ayat 2 : Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .

Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

ISI SURAT EDARANArsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain .

Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun tgl terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia .

Tim RM adalah Tim yg dibentuk Kep.Dir.RS

Arsip yg bersifat khusus

Jadual Retensi Rekam Medis

RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakitRiset dan edukasiKasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Jadual Retensi Rekam MedisUntuk kepentingan tertentu :Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kustaMataPerkosaanHIVPenyesuaian kelaminPasien orang asingKasus adopsiBayi tabungCangkok organPlastik rekontruksi

Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan nilai guna

PERSIAPAN - PERSIAPANDibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan .Rawat jalan : 2008 + 5 tahun = Tahun 2013Rawat Inap : 2008 + 5 tahun = Tahun 2013

Dibuat TIM PENILAIAN SK.DireksiKa.Rekam Medis- Panitia Rekam MedisPerawat Senior- Komite MedikPetugas terkait

Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

Disiapkan form pertelaan :

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

NO.NO.RMTAHUNJANGKA WAKTUDIAGNOSIS AKHIR

PENILAIAN REKAM MEDISTata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktifDilihat dari tanggal kunjungan tertakhirSetelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lainBerkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjunganBerkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif

Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan RMPENYUSUTAN RMPEMINDAHANRM AKTIFRM INAKTIFRM ADA NILAI GUNADIMUSNAHKANDINILAIRM TIDAK ADA NILAI GUNARM RUSAK RM TERTENTUDILESTARIKAN

BERITA ACARA PENYUSUTANSK.// 2006Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) . Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim PenilaiTim Pemusnah

Saksi : 1 2. 3..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur

Pelaksanaan pemusnahan, dapat dilakukan dengan cara :

Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Formulir rekam medis yang dilestarikan diantaranya yaitu :

Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan medis Lembar kematian

Dan rekam medis sisanya dan rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan,

MEDIA RETENSI

MANUALSCANINGMIKROFILMKOMPUTERForm dikeluarkan dari berkas indukForm disiapkan untuk di scaning / copyFormulir difotoDibuat program aplikasi retensiForm disimpan dalam dus-dusDisimpan dalam hard disk / CD / DisketDisimpan dalam negatif film Data-data dimasukkan dlm komputerPerlu tempat untuk menyimpan dus-dus .Tidak perlu tempat khususPerlu berapa alat untuk prosesnyaTidak perlu tempat khususSusah pencarian jika dibutuhkan Mudah dlm retrievel jika dibutuhkan . Bentuk form asli Lama retrivel, krn harus dicuci & dicetak .Hanya informasi saja yg keluar dan bukan FORMPerlu banyak tenaga.Mudah dioperasikanPerlu training khususMudah dioperasikan RpRp. ..Rp. Rp. .

KERANGKA KONSEP

METODE PENELITIANDESAIN PENELITIANMelihat dari tujuan, penelitian ini termasuk dalam penelitian deskriptif kualitatif dengan cara wawancara mendalam (indepth interview) dengan menggunakan pedoman wawancara sehingga diharapkan dapat menggali secara mendalam tentang hal-hal yang mempengaruhi pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan. Untuk menilai hal tersebut, dilakukan wawancara mendalam dan telaah dokumen rekam medis sejak RS ini berdiri.

LOKASI PENELITIANUntuk pengumpulan data sekunder dilakukan di bagian unit rekam medis dan ruang manajemen RS dr. Suyoto. Adapun pelaksanaan wawancara dilakukan di ruang rekam medis dan ruang penyimpanan rekam medis.

WAKTU PENELITIANPenelitian dilakukan pada bulan Mei 2015 sampai dengan bulan Juni 2015 setiap hari senin s/d jumat pukul 13.00 s/d 16.00 agar tidak mengganggu aktifitas Rumah sakit.

PEMILIHAN SUMBER INFORMAN Dilakukan secara purposif (purposiv sampling) dengan memperhatikan prinsip kesesuaian (apropiatnes) dan kecukupan (adequacy) artinya informan dipilih berdasarkan spesifikasi yang sesuai dengan masalah dan tujuan penelitian, jumlah informan cukup menggambar kan seluruh fenomena yang berhubungan dengan topik yang sedang dilteliti ( Hadi EN-Depkes RI , 2007)

PENGUMPULAN DATASumber data penelitian ini adalah data primer yaitu data yang dukumpulkan melalui wawancara mendalam terhadap informan penelitian. Sedangkan data sekunder diperoleh dengan telaah dokumen berkas rekam medis menggunakan check list terhadap berkas rekam medis yang digunakan

VALIDITAS DATADalam penelitian ini, guna menjaga agar validitas data terjaga perlu dilakukan beberapa strategi. Uji validitas ini disebut triangulasi ( Hadi NE, 2007).

PENGOLAHAN DATAData hasil wawancara mendalam diolah secara manual. Langkah-langkah pengolahan data antara lain :menumpulkan semua data yang diperoleh dari berbagai sumber baik wawancara mendalam maupun telaah dokumenmembuat transkrip dan intisari jawaban informanmelakukan pengkategorian data yang sesuai.Membuat matriks atau diagram untuk mempermudah analisis

ANALISIS DATADigunakan data kualitatif berupa content analisis (kajian isi) yaitu teknik untuk menarik kesimpulan melalui usaha dengan menemukan karakteristik pesan yang dilakukan secara obyektif dan sistematis dalam bentuk narasi dan matriks hasil dari wawancara dengan seluruh informan terpilih.

Pengetahuanadalah segala sesuatu yang diketahui oleh informan mengenai rekam medis, standar dan kelengkapan rekam medis, serta sistem kelola penyimpanan dan pemusnahan rekam medis. Cara ukur : wawancara mendalamAlat ukur : pedoman wawancaraInforman : Manajemen Rumah Sakit, petugas rekam medis3.2.2 Sumber Daya Manusia (SDM) adalah orang yang mengerjakan persiapan pemusnahan3.2.3Fasilitas adalah alat-alat yang digunakan untuk melakukan persiapan pemusnahan meliputi tempat pemusnahan, alat pencacah dan Komputer. 3.2.4Penyimpanan Rekam Medisadalah kegiatan untuk melindungi dan mengatur berkas rekam medis agar tata kelola dan penyusunan nya baik dan mudah diakses.3.2.5Pemusnahan rekam medis adalah suatu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna.

Aspek AdministrasiSuatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi , karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga mdis dan perawat dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatanAspek HukumMenyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilanAspek KeuanganIsi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan . Tanpa adanya bukti catatan tindakan /pelayanan , maka pembayaran tidak dapat dipertanggungjawabkanAspek PenelitianBerkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian , karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan sebagai aspek penelitian Aspek PendidikanBerkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan , karena isinya menyangkut data/informasi tentang kronologis dari pelayanan medik yang diberikan pada pasienAspek DokumentasiIsi Rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan sarana kesehatanAspek MedisCatatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien

**