Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM

Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .

Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan & Pemusnahan berkas RM

Adanya rasa was-was Aspek hukum

PEMUSNAHAN :Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

A dministration =Administrasi L egal=HukumF inancial=KeuanganR esearch=PenelitianE ducation=PendidikanD ocumentation=Dokumentasi

Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

PP no.34 / 1979 : Kearsipan

PERMENKES No. 269/MenKes/Per/ III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung .Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan . Pasal 8 ayat 2 : Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .

Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain .

Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun tgl terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien meninggal dunia .

Tim RM adalah Tim yg dibentuk Kep.Dir.RS

Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi, jiwa, ketergantungan obat dan kusta .

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995 Umum

NOKELOMPOKRM AKTIFRM INAKTIFR J R IR JR I123456

78UMUMMATAJIWAORTHOPEDIKUSTAKETERGANTUNGAN OBATJANTUNGPARU 5 TH 5 TH10 TH10 TH15 TH

15 TH10 TH 5 TH 5 TH10 TH 5 TH10 TH15 TH

15 TH10 TH10 TH2 TH2 TH5 TH2 TH2 TH

2 TH2 TH 2 TH2 TH2 TH5 TH2 TH2 TH

2 TH2 TH 2 TH

Anak diretensi menurut kebutuhan tertentuKIUP+Register+Indeks disimpan permanenRS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakitRiset dan edukasiKasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu :Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kustaMataPerkosaanHIVPenyesuaian kelaminPasien orang asingKasus adopsiBayi tabungCangkok organPlastik rekontruksi

Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan Komite RM / Komite Medisdengan pertimbangan nilai guna

Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan .Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1993

Dibuat TIM PENILAIAN SK.DireksiKa.Rekam Medis- Panitia Rekam MedisPerawat Senior- Komite MedikPetugas terkait

Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

Disiapkan form pertelaan :

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

NO.NO.RMTAHUNJANGKA WAKTUDIAGNOSIS AKHIR

Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktifDilihat dari tanggal kunjungan tertakhirSetelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lainBerkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjunganBerkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif

PENYUSUTAN RMPEMINDAHANRM AKTIFRM INAKTIFRM ADA NILAI GUNADIMUSNAHKANDINILAIRM TIDAK ADA NILAI GUNARM RUSAK RM TERTENTUDILESTARIKAN

Indikator Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan pendidikanMempunyai nilai gunaPrimerAdministrasiHukumKeuanganIptekSekunderPembuktianSejarah

Prosedur penilaian rekam medisREKAM MEDISKETENTUAN UMUMKETENTUAN KHUSUSANAK,JIWA,MATA,JANTUNG DLLKETENTUAN TERTENTU RS Ringkasan masuk keluar Resume Lembar operasi Lembar persetujuan Identifikasi bayi lahir hidup- Lembar kematian

LEMBAR RM TERTENTULEMBAR RM SISALEMBAR RM RUSAKDIMUSNAHKANDILESTARIKAN

DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIFBandung, ..Kepala Unit Rekam Medis

NoTanggal PemindahanNo. RMTanggal Teakhir berobatDiagnosisKode ICD-XJumlah LembarFormulir RM Yg tidak lengkap

DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDISBandung, ..Kepala Unit Rekam Medis

NoTanggal PenilaianNo. RMDiagnosisKode ICD-XKepentingan / Kasus tertentuJenis Kasus Tertentuyatdk

Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) . Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim PenilaiTim Pemusnah

Saksi : 1 2. 3..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur

Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan Lembar kematian Dan rekam medis sisanya dan rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan,

Berkas RM asli yang di microfilmkan .

Berkas RM asli yang di scaning

Tulisan / catatan medis yang diinput ( di-entry ) ke dalam komputer .

MANUALSCANINGMIKROFILMKOMPUTERForm dikeluarkan dari berkas indukForm disiapkan untuk di scaning / copyFormulir difotoDibuat program aplikasi retensiForm disimpan dalam dus-dusDisimpan dalam hard disk / CD / DisketDisimpan dalam negatif film Data-data dimasukkan dlm komputerPerlu tempat untuk menyimpan dus-dus .Tidak perlu tempat khususPerlu berapa alat untuk prosesnyaTidak perlu tempat khususSusah pencarian jika dibutuhkan Mudah dlm retrievel jika dibutuhkan . Bentuk form asli Lama retrivel, krn harus dicuci & dicetak .Hanya informasi saja yg keluar dan bukan FORMPerlu banyak tenaga.Mudah dioperasikanPerlu training khususMudah dioperasikan RpRp. ..Rp. Rp. .