Masa simpan berkas rekam medis dalam rak penyimpanan

Rekam Medis yang telah disimpan minimal selama 5 tahun di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien meninggal.

Volume riset Rata-rata kunjungan kembali pasien rawat

Inap/Jalan Peraturan pemerintah/Ketentuan yang

berlaku Biaya bila dimikrofilmkan

Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis

Peraturan pemerintah RI No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999 tentang tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

Surat Edaran Dirjen Yanmed Th.1995 No.HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk tekanis pengadaan formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

No. KELOMPOK

AKTIF INAKTIF

RJ RI RJ RI

12345678

UmumMataJiwaOrthopediKustaKetergantunganobatJantungParu

5 th5 th10 th10 th15 th15 th10 th5 th

5 th10 th5 th10 th15 th15 th10 th10 th

2 th2 th5 th2 th2 th2 th2 th2 th

2 th2 th5 th2 th2 th2 th2 th2 th

PenyusutanRekam Medis

Pemindahan RM aktif RM Inaktif

Dinilai TimPenilai

RM adaNilai Guna

RM Tdk adaNilai Guna

DimusnahkanRM Rusak

Tidak Terbaca

RM Tertentu Dilestarikan

 

ALUR PROSES PENYUSUTAN

Pengertian Pemindahan : Kegiatan memindahkan arsip inaktif dari centarl file yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip.

TATA CARA PEMINDAHAN :1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM dipisahkan di ruang lain.3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan

tahun terakhir kunjungan

Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen yang dibuat atau diterima selama kegiatan organisasi

Penilaian mengandung unsur :1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka jadwal retensi2. Penetapan arsip yang disimpan permanen dlm rangka penetapan arsip yang dapat di musnahkan

Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah memenuhi sarat RM inaktif

Prosedur penilaian RM (lihat bagan penilaian) Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk

dan keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan, lembar kematian.

Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif. Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca

disiapkan untuk dimusnahkan. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan

bertanggungjawab kepada komite Rekam Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior, tenaga perawat senior dan petugas terkait.

RMInaktif

 

Ketentuan Umum

Ketentuan khusus : anak, jantung, mata, jiwa dst

Ketentuan tertentu di Rumah Sakit

Lembar RM yg terpilah :1.Ringkasan masuk keluar2.Resume3.Lembar operasi4.Lemb. persetujuan5.Identifikasi bayi lahir6.Lembar kematian

Lembar RM sisa, setelah diambil lembar tsb. diatas

RM Tertentu

RM rusak dan tidak terbaca

Dilestarikan

Dimusnahkan

PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI

Disimpan di ruang lain Disimpan ditempat penyimpanan yang

disewakan Disimpan dalam bentuk mikrofilm Disimpan dalam media lain

Artinya suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.

Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri dari unsur rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan dengan SK Direktur.

Tim membuat daftar pertelaan yang meliputi :1. No. Urut.2. Nomor RM3. Jangka waktu penyimpanan4. Diagnosis terakhir

Pelaksanaan pemusnahan :- Dibakar : - Menggunakan incenator

- dibakar biasa- Dicacah atau dibuat bubur- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnah

Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani ketua dan sekretaris serta diketahui Direktur RS.

Berita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS

Khusus berkas RM rusak dpt langsung dimusnahkan, dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur RS.

Rumah Sakit BethesdaJl.Jend. Sudirman 70 Yogyakarta

No. No. No. Th.Kujungan

Urt Register Rekam Medis N a m a Diagnosa Akhir Masuk Keluar Terakhir Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Dirawat

DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUSDIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )

A. KASUS UMUM

1. Ringkasan/lembar masuk keluar2. Resume3. Laporan Operasi4. Persetujuan/Penolakan tindakkan medis5. Surat pernyataan pulang paksa6. Identifikasi Bayi7. Hasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang

penting :- Hasil PA- Ct. Scan- MRI

Sisanya dimusnahkan

B. KASUS KHUSUS

1. Kasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, dsb.2. Pasien orang asing3. Operasi plastik4. Pasien Kanker ( Ca )5. Orthopedi ( Fracture )6. Penyakit Jiwa7. Sterilisasi

TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH