pengauditan internal atas pembelian …repository.usd.ac.id/22137/2/142114149_full.pdfproses audit...

PENGAUDITAN INTERNAL ATAS PEMBELIAN BAHAN BAKU

MAKANAN

Studi Kasus di Ambarketawang Resto

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Oscar Dian Valentino

142114149

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

2018

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


MAKANAN


S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :


142114149

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


2018


ii

S k r i p s i


MAKANAN


Oleh:


NIM : 142114149

Telah Disetujui Oleh:

Pembimbing

Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA Tanggal : 26 Februari 2018


iii

S k r i p s i


MAKANAN


Dipersiapkan dan ditulis oleh:


NIM : 142114149

Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji

Pada Tanggal 5 Maret 2018

Dan dinyatakan memenuhi syarat

Susunan Dewan Penguji

Nama Lengkap Tanda Tangan

Ketua Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA ........................

Sekretaris Lisia Apriani, S.E., M.Si., Ak., QIA., CA ........................

Anggota Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA .........................

Anggota Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA ........................

Anggota Lisia Apriani, S.E., M.Si., Ak., QIA., CA ........................

Yogyakarta, 28 Maret 2018

Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma

Dekan

A.Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A


iv


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul:


MAKANAN

Dan diajukan untuk diuji pada tanggal 5 Maret 2018 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini

tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan

cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang

menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya

akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau

keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru atau yang saya ambil dari tulisan orang lain

tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja ataupun tidak,

dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai tulisan saya

sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan

menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri,

berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.


Yang membuat pernyataan,



v

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Oscar Dian Valentino

NIM : 142114149

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:


MAKANAN


Beserta perangkat yang diberikan. Demikian saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan,

dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media

lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalti kepada saya

selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.


Yang menyatakan,



vi

HALAMAN PERSEMBAHAN

Dia memberi kekuatan kepada yang lelah dan menambah

semangat kepada yang tiada berdaya. Orang-orang muda menjadi

lelah dan lesu dan teruna-teruna jatuh tersandung, tetapi orang-

orang yang menanti-nantikan TUHAN mendapat kekuatan baru:

mereka seumpama rajawali yang naik terbang dengan kekuatan

sayapnya; mereka berlari dan tidak menjadi lesu, mereka berjalan

dan tidak menjadi lelah.

Yesaya 40:29-31

Kupersembahkan kepada:

Tuhan Yesus Kristus, Bunda Maria dan Santo Valentinus yang selalu memberi

berkat

Keluarga dan kerabat yang selalu mendukung dan mengingatkan


vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini. Penulis skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan

arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang

tak terhingga kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Univerisitas Sanata

Dharma.

2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma.

4. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA., selaku pembimbing yang telah

membantu serta membimbing dalam menyelesaikan skripsi.

5. Lisia Apriani M.Si., Akt. selaku dosen pembimbing akademik yang

membimbing dan memberi semangat dari awal perkuliahan sampai pada

penulis menyelesaikan skripsi.

6. Nicko Kornelius Putra M.Sc. yang telah memberikan masukan-masukan dan

semangat yang berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi.


viii

7. Semua dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah

membagikan ilmu dan pengalamannya dalam proses perkuliahan.

8. Ibu Farida Fusiyati selaku pemilik Ambarketawang Resto yang sudah

mengijinkan untuk melakukan penelitian.

9. Ibu Ocha selaku staff accounting, Bapak Triyadi selaku supervisor bagian

dapur, dan seluruh karyawan yang telah berkenan meluangkan waktu dan

banyak memberikan informasi dan data-data yang dibutuhkan.

10. Bapak, Ibu, Mas dan Mbak yang selalu memberikan dukungan doa dan

memberikan masukan berupa nasihat hingga selesainya skripsi ini.

11. Maria Ratih Puspita Dewi dan keluarga yang telah memberikan dukungan doa

dan semangat.

12. Teman-teman kelas MPAT yang selalu berbagi informasi, memberikan saran

dan kritik kepada penulis.

13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

pembaca dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.


Penulis


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING............................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................ iii

HALAMAN KEASLIAN KARYA TULIS................................................... iv

HALAMAN LEMBAR PUBLIKASI............................................................ v

HALAMAN PERSEMBAHAN..................................................................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR.............................................................. vii

HALAMAN DAFTAR ISI............................................................................ ix

HALAMAN DAFTAR GAMBAR................................................................ xi

HALAMAN DAFTAR TABEL.................................................................... xii

HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN............................................................ xiii

ABSTRAK..................................................................................................... xiv

ABSTRACT................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN.................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah.................................................... 1

B. Rumusan Masalah............................................................. 3

C. Batasan Masalah................................................................ 3

D. Tujuan Penelitian............................................................... 4

E. Manfaat Penelitian.............................................................. 4

F. Sistematika Penulisan.......................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................... 7

A. Pengauditan........................................................................ 7

1. Pengertian Pengauditan................................................ 7

2. Pengelompokkan Audit................................................ 7

B. Pengauditan Internal........................................................... 9

1. Pengertian.................................................................... 9

2. Tujuan Audit Internal.................................................. 10

3. Ruang Lingkup............................................................. 11

4. Tahapan........................................................................ 12

C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian...................... 14


x

1. Pengertian Pembelian.................................................... 14

2. Dokumen yang Digunakan............................................ 15

3. Fungsi Pembelian.......................................................... 16

4. Transaksi Pembelian...................................................... 17

D. Audit Atas Fungsi Pembelian.............................................. 18

E. Bahan Baku......................................................................... 18

1. Pengertian...................................................................... 18

2. Pembelian Bahan Baku................................................. 19

F. Restoran............................................................................... 19

1. Pengertian...................................................................... 19

2. Tujuan............................................................................ 20

G. Kerangka Berfikir................................................................ 20

BAB III METODE PENELITIAN.......................................................... 23

A. Jenis Penelitian.................................................................... 23

B. Tempat dan Waktu Penelitian............................................. 23

C. Subjek dan Objek Penelitian............................................... 24

D. Teknik Pengumpulan Data.................................................. 24

E. Teknik Analisis Data........................................................... 26

BAB IV GAMBARAN UMUM AMBARKETAWANG RESTO......... 32

A. Profil Perusahaan................................................................. 32

B. Sejarah Singkat Perusahaan................................................. 32

C. Ambarketawang Resto......................................................... 32

D. Visi Perusahaan.................................................................... 33

E. Misi Perusahaan................................................................... 34

F. Fasilitas................................................................................ 35

G. Struktur Organisasi.............................................................. 35

H. Job Description................................................................... 37

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN........................................... 40

A. Survei Pendahuluan............................................................. 40

B. Perencanaan Audit Internal.................................................. 41

C. Pelaksanaan Rencana Audit................................................. 49

D. Mengevaluasi Proses Audit................................................. 71

E. Melaporkan Hasil Audit....................................................... 72

BAB VI PENUTUP.................................................................................. 73

A. Kesimpulan.......................................................................... 73

B. Keterbatasan Penelitian........................................................ 73

C. Saran..................................................................................... 74

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 76

LAMPIRAN....................................................................................................... 78


xi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Kerangka Berfikir..................................................................... 22

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Ambarketawang Group............................ 36


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Tabel Kombinasi antara Red Flags dan tabel Risk Worksheet... 28

Tabel 2 Tabel Check List........................................................................ 29

Tabel 3 Tabel Penilaian Risiko.............................................................. 42

Tabel 4 Tabel Program Audit - Organisasi Fungsi Pembelian............... 45

Tabel 5 Tabel Program Audit - Perencanaan pembelian....................... 46

Tabel 6 Tabel Program Audit - Inspeksi dan Penerimaa Barang.......... 47

Tabel 7 Tabel Program Audit - Pembayaran Barang............................. 49

Tabel 8 Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian................................ 50

Tabel 9 Tabel Audit Perencanaan Pembelian......................................... 56

Tabel 10 Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang.......................... 61

Tabel 11 Tabel Audit Pembayaran Barang............................................... 66


xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Laporan Hasil Audit Internal................................................... 79

Lampiran 2 Daftar Pertanyaan Wawancara................................................. 87

Lampiran 3 Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian................ 89

Lampiran 4 Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian......................... 90

Lampiran 5 Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang........... 91

Lampiran 6 Tabel Program Audit Pembayaran Barang............................... 92

Lampiran 7 Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pembelian

dan Laporan Penerimaan Barang............................................. 93

Lampiran 8 Contoh Nota dari Pemasok....................................................... 95

Lampiran 9 Daftar Pemasok Bahan Baku Makanan Terpilih...................... 97

Lampiran 10 Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian......................... 98


xiv

ABSTRAK


MAKANAN



NIM : 142114149


Yogyakarta

2018

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit internal dengan

menilai tingkat efektivitas, efisiensi dan keekonomisan pada pembelian bahan baku

makanan di Ambarketawang Resto. Penelitian ini penting karena proses bisnis di

restoran ini bermula dari kegiatan pembelian bahan baku makanan.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan cara

melakukan observasi, wawancara, kombinasi tabel red flags dan risk worksheet,

check list dan dokumentasi. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah

deskriptif analitis yang didasarkan pada prosedur audit internal pada pembelian.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto telah mencangkup 3E (efektif, efisien dan ekonomis).

Proses audit telah dilakukan dan temuan audit telah dilaporkan dalam bentuk

laporan audit serta telah diberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan

yang terjadi pada pembelian bahan baku makanan.

Kata Kunci: pengauditan internal, pembelian, bahan baku, efektif, efisien,

ekonomis, standar operating procedure


xv

ABSTRACT

INTERNAL AUDIT OF PURCHASING ON RAW FOOD MATERIAL

A Case Study at Ambarketawang Resto


NIM : 142114149


Yogyakarta

2018

This research aim to determine the result of the internal audit by assessing

the effectiveness, efficiency, and economy of raw food material purchasing in

Ambarketawang Resto. This research is important because the business process

from restorant is started from purchasing raw food material.

This research is categorized as a case study. Data is obtained by observation,

interview, risk assessment by using red flags and risk worksheet matrix, filling

check list table and documentation. Data analysis technique used is descriptive

analysis based on the procedure of internal audit.

The results showed that the implementation of raw food material purchasing

in Ambarketawang Resto has covered 3E (effectiveness, efficiency and economy).

The internal audit process has been conducted and the audit findings have been

reported in the form of audit report with some recommendations.

Keywords: internal audit, purchasing, raw material, effective, efficient, economy,

standar operating procedure


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini, bisnis merupakan hal yang sangat

penting. Berkembangnya dunia bisnis tidak akan pernah bisa lepas dari

perkembangan suatu zaman. Tanpa adanya bisnis, suatu negara tidak akan

berkembang dan maju. Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat

membawa dampak yang positif bagi perkembangan setiap dunia usaha, salah

satunya bisnis restoran.

Bisnis restoran adalah sebuah bisnis yang hampir tidak pernah mati.

Bisnis ini tidak akan pernah lepas dari kehidupan manusia dimana makanan dan

minuman merupakan salah satu hal pokok yang dibutuhkan untuk bisa bertahan

hidup. Bisnis ini penuh dengan potensi, prospek, perkembangan yang sangat

cepat dan merupakan bisnis yang membawa kemakmuran. Untuk mencapai

kemakmuran, bisnis ini perlu direncanakan, dikelola dan dioperasikan dengan

baik dan benar.

Karena bisnis ini memiliki prospek yang besar, persaingan pada bisnis

ini sangat ketat. Oleh karena itu untuk mampu bertahan pada persaingan bisnis,

restoran harus mampu bersaing dalam membaca keinginan konsumen dan

memberikan produk yang bisa memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam konteks

ini, sangat erat kaitannya dengan ketersediaan bahan baku yang dimiliki oleh

restoran. Oleh sebab itu restoran memerlukan strategi persediaan yang baik.

Strategi persediaan dapat memperhatikan tiga faktor kunci yaitu kesegaran,


2

kualitas dan konsistensi bahan baku. Untuk itu pembelian bahan baku harus

memperhatikan keseimbangan antara menghindari pemborosan akibat

pembelian bahan baku yang berlebihan dan menjaga ketersediaan bahan baku

untuk memenuhi kebutuhan konsumen dapat terlaksana dengan baik.

Bahan baku merupakan salah satu hal pokok dan penting dalam bisnis

restoran. Restoran yang memiliki beragam menu akan disibukan dengan

permintaan pelanggan yang bervariasi sesuai menu yang tersedia. Semakin

banyak menu yang disediakan, semakin banyak pula macam bahan baku yang

harus disiapkan. Semakin banyak bahan baku yang harus disiapkan, semakin

besar pula resiko bahan baku tersebut mengalami kerusakan.

Pembelian bahan baku harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan karena

pembelian bahan baku yang terlalu banyak hanya akan membuat bahan baku

disimpan dan tidak segera digunakan sehingga dapat menurunkan kualitas

bahan baku yang ada. Oleh karena itu pembelian yang dilakukan sesuai dengan

kebutuhan dianggap telah mampu mencapai tujuannnya atau dengan kata lain

pembelian yang dilakukan telah efektif. Dalam proses pembelian bahan baku,

karyawan diharapkan mampu melakukan proses pembelian pada saat

dibutuhkan bahan baku secara mendesak, hal ini akan meningkatkan efisiensi

operasi. Dalam Pembelian bahan baku melalui pemasok dengan kontrak harga

dan jangka waktu tertentu juga sangat diperlukan. Hal ini bertujuan untuk

meminimalisir perubahan harga di pasar. Dengan kerjasama tersebut

diharapkan pembelian yang dilakukan akan ekonomis karena membeli bahan

baku yang sama dengan kualitas yang berbeda bukanlah merupakan jawaban,


3

hal tersebut sama saja bermain dengan kualitas makanan yang akan dijual. Jika

kualitas makanan menurun baik dari rasa maupun porsi, maka restoran harus

siap dengan kehilangan banyak pelanggan. Jadi pemasok bahan baku berperan

sangat penting disini, seperti didukung hasil penelitian dari Pearson dan Carr

(2002) bahwa keterlibatan pemasok/supplier memiliki dampak yang positif

pada strategi pembelian, dan strategi pembelian memiliki dampak yang positif

pada performa keuangan perusahaan. Oleh karena itu pembelian bahan baku

yang efektif, efisien dan ekonomis sangat diperlukan.

Berdasarkan uraian di atas, pihak restoran diharapkan dapat lebih

mengerti betapa pentingnya pembelian bahan baku makanan. Pada penelitian

ini, pengauditan internal akan difokuskan pada pembelian bahan baku makanan

di Ambarketawang Resto. Dalam penelitian ini, penulis ingin mengetahui

sejauh mana tingkat efektivitas, efisiensi dan keekonomisan pembelian bahan

baku yang ada.

B. Rumusan Masalah

Apakah hasil pengauditan internal atas pembelian bahan baku makanan

di Ambarketawang Resto telah efektif, efisien dan ekonomis?

C. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini dikonsetrasikan kepada audit atas

pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto, Wates, Yogyakarta.


4

D. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit dengan menilai

tingkat efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pada pembelian bahan baku

makanan yang ada di Ambarketawang Resto.

E. Manfaat Penelitian

Adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi

berbagai pihak seperti:

1. Ambarketawang Resto

Penelitian ini diharapkan berguna untuk menilai efektivitas,

efisiensi dan keekonomisan yang terjadi pada pembelian bahan baku

makanan dengan tujuan dapat membantu manajemen untuk mengambil

kebijakan yang lebih baik di masa depan melalui temuan dan rekomendasi

yang diberikan.

2. Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini dapat menambah daftar refrensi kepustakaan bagi

perpusatakan Universitas Sanata Dharma dan juga menambah pengetahuan

bagi mahasiswa yang tertarik untuk melakukan pengauditan internal

khususnya pada fungsi pembelian.

3. Pembaca

Penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan juga referensi

untuk pembelajaran mengenai audit internal pada fungsi pembelian.


5

4. Peneliti

Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi peneliti dalam

mempraktekan teori audit internal yang didapatkan selama masa

perkuliahan dan juga dapat menambah pengetahuan penulis mengenai

bagaimana pelaksanaan audit internal pada fungsi pembelian.

F. Sistematika Penulisan

Penulisan ini akan dilaporkan dengan sistematika penulisan sebagai

berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan penelitian.

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab II ini membahas mengenai teori atau pendapat para ahli dan

konsep yang berkaitan dengan penelitian seperti teori mengenai

pengauditan secara umum, audit internal, fungsi pembelian serta

kerangka berpikir penelitian.

Bab III Metode Penelitian

Bab III menguraikan dengan jelas mengenai jenis penelitian, subjek

dan objek penelitian, waktu dan tempat penelitian, teknik

pengumpulan data dan teknik analisis data.


6

Bab IV Gambaran Umum Ambarketawang Resto

Bab IV ini membahas mengenai informasi dari Ambarketawang

Resto, Wates, Yogyakarta secara umum mulai dari profil restoran,

visi dan misi restoran, sejarah restoran dan struktur organisasi.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab V ini membahas mengenai proses-proses audit internal yang

dilakukan dari awal sampai akhir yaitu melaporkan hasil audit yang

berupa temuan atau bukti audit saat penelitian.

Bab VI Penutup

Bab VI ini membahas mengenai kesimpulan, keterbatasan penelitian

dan juga saran bagi pihak-pihak yang terkait mengenai penelitian

dengan topik ini.


7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Pengertian Pengauditan

Menurut Jusup (2014: 10) pengertian pengauditan adalah :

“Suatu proses sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti yang

berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian-

kejadian ekonomi secara objektif untuk menentukan tingkat kepatuhan

antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan

mengomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.”

Arens, dkk (2008: 4), “Auditing adalah pengumpulan dan evaluasi

bukti tentang informasi untuk menentukan dan melaporkan derajat

kesesuaian antara informasi itu dan kriteria yang telah ditetapkan. Auditing

harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen.”

2. Pengelompokkan Audit

Menurut Jusup (2014: 14-16), audit pada umumnya dapat

dikelompokkan menjadi tiga golongan yaitu:

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah

laporan keuangan sebagai keseluruhan – yaitu informasi kuantitatif yang

akan diperiksa – dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu yang telah

ditetapkan. Pada umumnya kriteria yang digunakan adalah kerangka

pelaporan keuangan yang berlaku, meskipun lazim juga melakukan

audit atas laporan keuangan yang disusun berdasarkan dasar tunai (cash


8

basis) atau dasar akuntansi lain yang cocok untuk organisasi yang

diaudit.

b. Audit Kepatuhan

Tujuan audit kepatuhan adalah untuk menentukan apakah pihak

yang diaudit telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang

ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Audit kepatuhan untuk suatu

perusahaan dapat berupa penentuan apakah karyawan-karyawan di

bidang akuntansi telah mengikuti prosedur-prosedur yang telah

ditetapkan oleh kontroler perusahaan, mengkaji ulang tarip upah untuk

disesuaikan dengan tarip upah minimum yang ditetapkan pemerintah

(UMR), atau memeriksa perjanjian yang dibuat dengan bankir atau

pemberi pinjaman lainnya untuk memastikan bahwa perusahaan telah

mematuhi semua persyaratan yang ditetapkan dalam perjanjian.

c. Audit Operasional

Audit operasional adalah pengkajian (review) atas setiap bagian

dari prosedur dan metode yang diterapkan suatu entitas dengan tujuan

untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Hasil akhir dari suatu audit

operasional biasanya berupa rekomendasi kepada menejemen untuk

perbaikan operasi.

Menurut Munawir dalam Sunyoto (2014: 7-8) berdasarkan

pelaksanaannya audit bisa dibedakan menjadi tiga golongan:


9

a. Audit Eksternal

Merupakan pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak luar

yang bukan merupakan karyawan perusahaan, yang berkedudukan

bebas tidak memihak baik terhadap kliennya maupun terhadap

pihak-pihak yang berkepentingan dengan kliennya (pemakai

laporan keuangan).

b. Audit Internal

Merupakan pemeriksaan yang dilakukan oleh karyawan

perusahaan yang bersangkutan yang disebut akuntan intern, yang

biasanya tidak terlibat dalam kegiatan pencatatan akuntansi dan

kegiatan operasi perusahaan.

c. Audit Pemerintahan

Audit pemerintah merupakan pemeriksa terhadap

pengelolaan keuangan instansi-instansi pemerintah dan perusahaan-

perusahaan milik negara.

Pada umumya cara kerja pelaksanaan pemeriksaan dari

ketiga golongan auditing tersebut adalah sama, yang berbeda hanya

tingkat tanggung jawab dan tingkat independensinya.

B. Pengauditan Internal

1. Pengertian

Institute of Internal Auditor (IIA) dalam Sawyer’s Internal Auditing

(2005: 8-9) menyebutkan bahwa:


10

“Audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalan

perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya

sebagai jasa yang diberikan kepada perusahaan.”

Sawyer dkk, (2005: 10) menyatatakan bahwa audit internal adalah :

“Sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor

internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi

untuk menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat

dan dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah

diidentifikasi dan diminimalisasi; (3) peraturan eksternal serta kebijakan

dan prosedur internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi

yang memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara

efisien dan ekonomis; dan (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif

– semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen

dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya

secara efektif.”

Sedangkan pengertian pengauditan internal menurut Andayani

(2008: 4) adalah :

“Audit yang ditujukan untuk memperbaiki kinerja. Kegiatan audit internal

adalah menguji, menilai efektivitas dan kecukupan dalam sistem

pengendalian internal yang ada dalam organisasi. Dengan demikian, audit

internal adalah berfungsi sebagai penilai independen yang dibentuk dalam

suatu organisasi dan mempunyai aktivitas untuk memberikan jaminan

keyakinan dan konsultasi.”

2. Tujuan Audit Internal

Tujuan audit internal adalah membantu organisasi dalam mencapai

tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk

mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan manajemen risiko,

pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik (Akmal 2007: 5).

Sementara menurut Andayani (2008: 3) tujuan audit internal

meliputi penganalisisan, konsultasi menilai anggota-anggota organisasi data


11

efektivitas dalam melaksanakana tanggung jawab mereka,

menginformasikan tindakan yang yang telah direview dan memberikan

rekomendasi.

3. Ruang Lingkup

Kumaat (2010: 37-50) mengatakan bahwa lingkup audit internal

dapat ditinjau dari 2 sisi perspektif yang saling melengkapi, yaitu:

a. Perspektif metodologi kerja audit

1) Audit kepatuhan (Compliance Audit)

Audit kepatuhan adalah audit yang bertujuan memberi

gambaran mengenai efektifitas implementasi atau pelaksanaan

sistem kerja (business process) yang berlaku dalam seluruh aktivitas

korporasi.

2) Audit kepatutan (Substantive Audit)

Audit kepatutan adalah audit yang bertujuan memberi

gambaran mengenai tingkat kebenaran/kewajaran (validity) atau

seberapa besar kandungan risiko sebuah objek pemeriksa (audit

object).

b. Perspektif aktivitas manajemen/bisnis

1) Audit Keuangan (Financial Audit)

Audit keuangan disebut sebagai conservative audit view

karena memang tidak pernah bisa diabaikan, yang menjadi lingkup

mendasar bagi seluruh praktik internal audit dari dulu, sekarang dan

kapan saja. Tujuan audit keuangan secara umum adalah untuk


12

menjamin keuangan sudah memenuhi sistem pengendalian internal

perusahaan maupun kaidah-kaidah pengelolaan risiko yang sehat

serta untuk menjamin bahwa laporan keuangan yang disajikan benar

sesuai terjadinya transaksi dan berdasar standar akuntansi keuangan

yang berlaku.

2) Audit Operasi (Operational Audit)

Audit operasional secara umum bertujuan untuk menggali

berbagai akar masalah di balik kinerja bisnis yang tergambar dalam

laporan keuangan, yang terkait dengan efektivitas dan efisiensi

kinerja pengelolaan berbagai objek, memastikan bahwa seluruh aset

non keuangan menjadi aset yang produktif bagi bisnis perusahaan,

yaitu memberi manfaat yang sepadan dibanding biaya atau risiko

yang timbul, dan memastikan bahwa seluruh sistem (business

process) berjalan dalam koridor standar (kualitas) yang ditetapkan

dengan tingkat pengendalian internal (internal control) yang

memadai.

3) Audit Manajemen (Management Audit)

Audit manajemen pada hakikatnya merupakan pengujian

terhadap tingkat keandalan Risk Management perusahaan, yang

sarat dengan analisis berbasis risiko.

4. Tahapan

Menurut Brink’s dalam Akmal (2007: 19-22) tahapan pengauditan

internal dilakukan dengan:


13

a. Tahap survei pendahuluan

Tahap survei pendahuluan ini adalah tahap dimana tim audit

perlu memahami aktivitas operasi yang akan diaudit.

b. Tahap menyusun rencana audit

Dalam tahap ini dilakukan penyusunan program audit

berdasarkan pada pengukuran risiko dan survei pendahuluan yang telah

dilakukan serta program audit tahun sebelumnya yang akan menjadi

petunjuk bagi para pemeriksa dalam melakukan pemeriksaannya.

Program audit berisi langkah-langkah pemeriksaan yang harus

dilakukan berupa prosedur-prosedur audit yang mencakup penetapan

besarnya ukuran sample yang akan diuji.

c. Tahap melakukan pelaksanaan audit

Tahap ini adalah tahap para pemeriksa melakukan verifikasi

sesuai dengan petunjuk pada audit program. Pelaksanaan verifikasi

dilakukan dengan berbagai cara seperti tanya jawab, pengamatan, surat

konfirmasi, penelusuran, pengujian, pemanfaatan daftar periksa dan

lain-lain. Tujuannya adalah mengumpulkan bukti-bukti pemeriksaan

yang berkualitas.

d. Tahap mengevaluasi hasil audit

Dalam tahap ini bukti-bukti yang telah dikumpulkan dilakukan

analisis, kadang-kadang analisis ini merupakan bagian dari proses

verifikasi. Hasil dari analisis informasi tersebut adalah berupa ringkasan

temuan pendahuluan.


14

e. Tahap menyusun temuan, simpulan dan rekomendasi

Dalam tahap ini dilakukan kegiatan untuk mematangkan temuan

yang diperoleh, menarik kesimpulan dan membuat rekomendasi yang

dapat disusun melalui 3 pertanyaan berikut:

a. Seberapa bagus hasil pemeriksaan yang telah dicapai?

b. Mengapa hasilnya seperti ini?

c. Apa yang dapat dilakukan agar lebih baik?

f. Tahap penyelesaian audit

Dalam tahap ini dilakukan komunikasi hasil audit dengan

manajemen untuk menentukan apakah hasil audit dapat ditindaklanjuti,

dan jika dapat maka tindak lanjut sebaiknya diusahakan dilakukan

sebelum pemeriksa meninggalkam pekerjaan lapangan. Dengan

demikian, laporan hasil audit yang akan disusun telah mencakup tindak

lanjut hasil audit.

g. Tahap Pelaporan

Dalam tahap ini, pemeriksa intern menyusun laporan yang akan

disampaikan ke pihak yang berkepentingan, yaitu manajemen di

atasanya dan manajemen lain yang bekepentingan, dewan komisaris dan

komite audit.

C. Tinjauan Umum Tentang Sistem Pembelian

1. Pengertian Pembelian

Munawir (2005: 67) menyatakan bahwa pembelian adalah semua

barang dan jasa yang dibutuhkan, dibeli dari penjual yang berasal dari pihak


15

luar. Barang meliputi sumber daya yang berbentuk dan berwujud seperti

bahan mentah, kebutuhan kantor (supplies) dan peralatan serta

perlengkapan lainnya. Jasa meliputi sumber daya tak berwujud, seperti

advertensi, asuransi, reparasi dan pemeliharaan.

2. Dokumen yang Digunakan

Dalam Mulyadi (2016: 246-251) dokumen yang digunakan dalam

transaksi pembelian dapat dilihat berikut ini:

a. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu. Dokumen

ini diotorisasi oleh direktur fungsi yang bersangkutan (pihak yang

berwenang).

b. Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang

menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar.

c. Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada

pemasok yang telah dipilih.


16

d. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kualitas seperti yang tercantum dalam order

pembelian.

e. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai

perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

3. Fungsi Pembelian

Tidak sedikit praktisi manajemen bisnis yang berpendapat bahwa di

antara sekian banyak fungsi yang diselenggarakan oleh satuan kerja

operasional, fungsi pembelian merupakan fungsi yang paling penting dan

sangat berpengaruh. Bahkan dapat dikatakan bahwa tidak sedikit proses

bisnis yang bermula dari kegiatan pembelian. Pandangan ini mudah

dipahami karena dalam proses produksi barang tertentu, perusahaan

memerlukan bahan mentah dan atau bahan baku. Tidak banyak perusahaan

yang menguasai sendiri bahan mentah dan bahan baku yang diperlukannya

untuk diolah lebih lanjut menjadi produk jadi, yang siap dipasarkan dan

dijual (Sondang 2004: 192-193).

Menurut Wiyasha (2007: 165-166) fungsi pembelian merupakan

fungsi yang pertama kali dalam menentukan dan sekaligus mengendalikan

harga pokok makanan. Semua bahan makanan yang dibeli dengan harga


17

tertentu merupakan harga pokok dari makanan itu. Bila fungsi ini bekerja

dengan efektif dan efisen maka harga pokok makanan yang didapatkan akan

kompetitif. Artinya, harga pokok yang terjadi dapat bersaing dengan

restoran yang lain dengan mutu bahan makanan yang memadai, sesuai

dengan yang ditentukan oleh manajemen.

Pembelian bahan makanan yang dilakukan oleh fungsi pembelian

secara garis besar diklasifikasikan menjadi dua, yaitu bahan makanan yang

cepat rusak (biasa disebut dengan istilah perishables, misalnya bahan

makanan segar) dan bahan makanan yang dapat disimpan dengan waktu

yang relatif lama (biasa disebut dengan groceries, misalnya bahan makanan

dalam kaleng atau yang dapat disimpan lebih lama di gudang)

4. Transaksi Pembelian

Menurut Boynton, dkk (2003: 92-98) pemrosesan transaksi

pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:

a. Pengajuan pembelian

Pada umumya, suatu transaksi diawali dengan proses pemberian

persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga

yang independen.

b. Penerimaan barang dan jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi

departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirimkan oleh

pemasok. Penerimaan barang atau jasa ini biasanya membuktikan

bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi.


18

c. Pencatatan kewajiban

Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu

kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi.

D. Audit Atas Fungsi Pembelian

Menurut Sondang (2004: 208-209) pada intinya dapat dikatakan bahwa

penyelenggaraan proses audit dengan fungsi pembelian sebagai sasarannya

berorientasi pada pencarian dan penemuan fakta dan informasi tentang seluruh

kegiatan pembelian. Informasi yang terungkap akan digunakan oleh manajemen

puncak sebagai masukan untuk pengambilan keputusan, bukan hanya tentang

penyelenggaraan fungsi pembelian di masa yang akan datang melainkan juga

berbagai kegiatan lain yang terjadi karena kegiatan tertentu.

E. Bahan Baku

1. Pengertian

Mulyadi (2005: 275) menyatakan bahwa bahan baku merupakan

bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi.

Sedangkan Menurut Siregar, dkk (2013: 347) bahan baku adalah

bahan yang menjadi bagian produk jadi dan dapat diidentifikasi ke produk

jadi.

Berdasarkan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa bahan baku

adalah bahan yang menjadi dasar terbentuknya suatu produk sehingga

menjadi barang jadi sebagai aset perusahaan.


19

2. Pembelian Bahan Baku

Dalam organisasi besar, pembelian bahan baku biasanya dilakukan

oleh departemen pembelian, yang dikepalai oleh agen pembeli umum.

Dalam perusahaan yang lebih kecil, para kepala departemen atau penyelia

memiliki wewenang untuk membeli bahan baku sesuai dengan kebutuhan.

Prosedur pembelian sebaiknya tertulis, guna menentapkan tanggung jawab

dan sekaligus menyediakan infromasi mengenai penggunaan akhir bahan

baku yang dipesan. Departmen pembelian (1) menerima bukti permintaan

pembelian atas bahan baku, perlengkapan, dan peralatan; (2) menyimpan

informasi mengenai sumber pasokan, harga, dan jadwal pengapalan serta

pegantaran; (3) membuat dan menempatkan pesanan pembelian; serta (4)

mengatur pelaporan di antara departemen pembelian, departemen

penerimaan dan departemen akuntansi. Di beberapa perusahaan,

departemen pembelian memiliki fungsi tambahan yaitu menyetujui

pembayaran atas setiap nota yang diterima dari pemasok (Carter 2009: 303).

F. Restoran

1. Pengertian

Menurut Marsum (1991: 7) restoran adalah suatu tempat atau

bangunan yang diorganisasi secara komersial, yang menyelenggarakan

pelayanan dengan baik kepada semua tamunya baik berupa makan maupun

minum.


20

Menurut Wojowasito dan Poerwodarminto dalam Marsum (1991: 8)

restoran sebenarnya adalah suatu bisnis yang direncanakan dengan baik

yang dimaksudkan dan ditujukan untuk suatu tujuan tertentu.

2. Tujuan

Tujuan operasi restoran menurut definisi Prof. Vanco Christian dari

School Hotel Administration di Cornell University dalam Marsum (1991: 7)

adalah untuk mencari untung. Selain bertujuan bisnis atau mencari untung,

membuat puas para tamu pun merupaka tujuan operasi restoran yang utama.

Restoran berarti uang: karena itu kita harus tahu pasti bagaimana

mengelolanya, bagaimana cara membuat tamu-tamu senang dan puas

sehingga mereka selalu berkeinginan untuk menjadi langganan restoran

kita. Banyak hal yang harus kita ketahui. Banyak usaha dan upaya yang

harus kita tempuh agar tujuan operasi restoran dapat terwujud dengan baik.

G. Kerangka Berfikir

Kerangka berfikir ini mengambarkan pola audit yang akan dilakukan

oleh penulis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui hasil audit dengan

menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan pada pembelian bahan

baku makanan yang ada di Ambarketawang Resto dan memberikan

rekomendasi sebagai langkah-langkah perbaikan apabila masih terdapat

kelemahan-kelemahan di setiap program yang diaudit.

Dalam penelitian ini penulis akan memulai dengan melakukan

pengidentifikasian risiko yang ada pada fungsi pembelian bahan baku makanan.

Pengidentifikasian ini bertujuan untuk mengetahui pada bagian mana yang


21

harus ditekankan pada saat pelaksanaan rencana audit internal tanpa

menghilangkan perhatian pada risiko-risiko yang lainnya. Setelah

melaksanakan pengidentifikasian risiko, dilakukan proses audit internal untuk

mendapatkan data sesuai yang dibutuhkan. Hal yang harus dilakukan adalah

menganalisa dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dengan melihat pembelian

yang terjadi dalam organisasi lalu disesuaikan atau dicocokkan dengan Standar

Operating Procedure (SOP) apabila organisasi memiliki SOP atau dicocokan

dengan Kriteria yang telah ditentukan untuk kemudian memberikan laporan

kepada manajemen terkait. Pelaporan yang diberikan memuat hasil terhadap

kegiatan audit yang telah dilakukan. Apabila ada penyimpangan atau

kelemahan-kelemahan pada hasil proses audit, penulis akan memberikan

rekomendasi untuk perbaikan pada aktivitas yang dijalankan di restoran.

Berikut ini merupakan gambar alur proses berfikir dalam penelitian ini yang

akan disajikan pada gambar 2.1


22

Gambar 2.1. Kerangka Berfikir

Pengidentifikasian Risiko pada

Pembelian Bahan Baku Makanan

Standar Operating Procedure

(SOP) / Kriteria yang telah

ditentukan

Melakukan Evaluasi dari hasil

Audit

Melaporkan Temuan

Pelaksanaan Audit Internal pada

Pembelian Bahan Baku Makanan

Rekomendasi


23

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Studi kasus adalah suatu kajian

yang rinci tentang satu latar, atau subjek tunggal, atau satu tempat penyimpanan

dokumen, atau suatu peristiwa tertentu (Bogdan & Bilken, 1994: 54 dalam

Ahmadi, 2014: 69). Penelitian studi kasus ini dilakukan di Ambarketawang

Resto, Wates, Daerah Istimewa Yogyakarta.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif

analitis. Deskriptif analitis adalah metode penelitian dengan cara

mengumpulkan data-data sesuai dengan yang sebenarnya kemudian data-data

tersebut disusun, diolah, dan dianalisis untuk dapat memberikan gambaran

mengenai masalah yang ada dan menarik kesimpulan setelah dilakukan analisis

(Sugiyono 2008: 105).

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Ambarketawang Resto, Jl. Wates km. 6,

Ambarketawang, Gamping, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa

Yogyakarta 55294.

2. Waktu penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2017-Januari

2018.


24

C. Subjek dan Objek Penelitian

Pada penelitian ini yang akan menjadi subyek penelitian adalah

supervisor bagian dapur dan karyawan bagian pembelian Ambarketawang

Resto dan yang akan menjadi objek penelitian adalah kegiatan pembelian bahan

baku makanan di Ambarketawang Resto.

D. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan untuk penelitian ini menggunakan

lima cara atau teknik. Lima cara atau teknik tersebut adalah:

1. Observasi

Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui proses

pencatatan perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadian yang

sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-

individu yang diteliti (Sanusi 2011: 111).

2. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh dua

pihak, yaitu pewawancara (interviewer) sebagai pengaju/pemberi

pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) sebagai pemberi jawaban

atas pertanyaan tersebut (Basrowi & Suwandi, 2008). Wawancara ini

berfungsi untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam mengenai

fakta, opini dan sikap yang terjadi dalam fungsi pembelian yang tidak dapat

diketahui melalui bukti-bukti fisik.


25

3. Checklist

Check list adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah

daftar dimana subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check pada

kolom jawaban yang sesuai (Arikunto 2006: 152). Check list berisi kolom

yang terdiri dari pernyataan Ya dan Tidak. Check list ini digunakan untuk

mencocokan aktivitas yang terjadi pada fungsi pembelian dengan Standar

Operating Procedure (SOP) atau acuan tertulis lainnya.

4. Red Flags dan Risk Worksheet

Red Flags merupakan cara untuk mengidentifikasi risiko atau

sumber risiko atas kecurangan manajemen serta menilai risiko tersebut. Red

Flags ini yang dimuat dalam bentuk tabel berisi penyajian atas identifikasi

risiko yang dibagi kedalam tiga tingkatan risiko yaitu risiko rendah,

menengah dan tinggi. (Eining dalam Andayani, 2008: 76)

Risk Worksheet menurut Tampubolon (2005 : 183) bertujuan untuk

mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi. Risk worksheet harus

memiliki sasaran dan tujuan yang didefinisikan secara jelas dan dapat

diukur.

Attribute yang ada dalam risk worksheet akan menjadi pelengkap

dalam penulis melakukan pengelolaan risiko yang mempermudah penulis

dalam menyusun program audit.

5. Dokumentasi

Metode ini merupakan suatu cara pengumpulan data yang

menghasilkan catatatan-catatan penting yang berhubungan dengan masalah


26

yang diteliti, sehingga akan diperoleh data yang lengkap, sah dan bukan

berdasarkan perkiraan (Basrowi & Suwandi, 2008: 158). Pada penelitian ini

penulis mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperoleh dari supervisor

bagian dapur dengan mempertimbangkan keterkaitan dokumen dengan

informasi yang dibutuhkan penulis.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab uraian masalah

pada bab sebelumnya pada pengauditan internal atas pembelian bahan baku

makanan di Ambarketawang Resto adalah:

1. Survei Pendahuluan

Pelaksanaan audit internal dimulai dengan survei pendahuluan.

Pelaksanaan survei pendahuluan ini dapat dibagi menjadi dua tujuan yaitu

tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum adalah untuk memperoleh

gambaran awal organisasi yang akan diaudit. Gambaran atau pemahaman

itu dapat diperoleh dari struktur organisasi dan karakteristik operasinya.

Sedangkan untuk tujuan khusus adalah dengan memahami fungsi yang akan

diaudit dalam organisasi tersebut yaitu dengan cara mengidentifikasi

aktivitas dari pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto.

Analisis pada tahap ini adalah untuk mendeskripsikan proses atau

kondisi yang terjadi pada pembelian bahan baku makanan. Deskripsi

tersebut diperoleh dari hasil observasi dan wawancara dengan supervisor

bagian dapur dan karyawan yang terkait dalam proses pembelian bahan

baku makanan.


27

2. Perencanaan Audit Internal

Pada tahap perencanaan ini penulis mengutamakan pada

pengelolaan risiko yang ada di Ambarketawang Resto dan menekankan

pada penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan untuk mengidentifikasi dan

menganalisis risiko yang relevan dalam pencapaian tujuan organisasi.

Berikut penjelasan tahapan perencanaan audit internal:

a. Proses perumusan tujuan, luas, dan periode audit

Tahap ini penulis akan menjelaskan tujuan dari audit yang akan

dilaksanakan. Selain itu penulis juga menjelaskan cakupan audit yang

akan dilaksanakan dan mencari informasi mengenai proses pembelian

bahan baku makanan yang dilakukan oleh Ambarketawang Resto.

b. Pengelolaan risiko dengan mengidentifikasi dan penilaian risiko.

Proses ini menggunakan tabel red flag dan risk worksheet yang

digabungkan. Tabel red flags untuk membagi risiko menjadi tiga

tingkatan yaitu risiko rendah, risiko menengah dan risiko tinggi.

Sedangkan risk worksheet digunakan untuk kegiatan kontrol yang

dilakukan dan kelemahan atas kegiatan kontrol tersebut. Analisis ini

akan menunjukkan risiko dari yang paling tinggi hingga paling rendah

sehingga proses audit dapat ditekankan pada bagian dengan risiko yang

paling tinggi.

Berikut merupakan gabungan tabel red flags dan tabel

worksheet.


28

Tabel 1. Tabel Kombinasi antara tabel Red Flags dan tabel Risk

Worksheet.

Tingkat Risiko Penyajian

Risiko

Kegiatan

Kontrol

Kelemahan

Kontrol

Risiko

Rendah

Risiko

Menengah

Risiko Tinggi

Sumber: Andayani, 2008: 76 dan Tampubolon, 2005: 183

c. Penulisan Program Audit

Program audit berisi proses audit dalam kertas kerja yang

berbentuk tabel dan didalamnya berisi judul program audit, periode

yang diaudit dan otorisasi. Kegiatan audit pada pembelian bahan baku

makanan akan memeriksa pada organisasi, perencanaan, inspeksi dan

penerimaan barang dan pembayaran dan pelaporan.

3. Pelaksanaan Rencana Audit

Proses pelaksanaan audit dilakukan dengan mengunakan tabel

check list yang berisi program audit yang telah disusun. Tabel check list ini

digunakan untuk membandingkan proses kegiatan pembelian bahan baku

yang terjadi dengan proses yang seharusnya karena belum adanya SOP

dalam bentuk tertulis. Apabila kegiatan yang terjadi sesuai dengan

pernyataan yang ada maka diberikan centang pada kolom “Ya”. Apabila


29

tidak maka diberikan centang pada kolom “Tidak”. Apabila ada penjelasan

tambahan, maka dituliskan pada kolom “Keterangan”. Berikut ini adalah

tabel check list yang digunakan:

Tabel 2: Tabel Check List

Nama Organisasi: Periode Audit:

Program yang di audit:

No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan

1

2

3

4

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

Sumber: Bhayangkara, 2016:120

Hasil perbandingan selanjutnya dinilai tingkat efektivitas, efisiensi

dan keekonomisan dalam pengelolaan sumber daya dan aktivitas (Andayani

2008: 5-6). Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu

perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu

program/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran

dari output. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan

melakukan operasi, sehingga tercapai optimalisasi penggunaan sumber daya


30

yang dimiliki, efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Jadi

efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan

output dalam operasional perusahaan. Keekonomisan berhubungan dengan

bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan

digunakan dalam setiap aktivitas. Artinya, jika perusahaan mampu

memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan

pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu

memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis

(Bayangkara, 2016: 15-17).

4. Evaluasi Hasil Audit

Analisis dalam mengevaluasi proses audit ini menggunakan analisis

deskriptif atas temuan yang di dapatkan pada tahapan pelaksanaan audit.

Adanya tahap ini bertujuan untuk menggali lebih dalam mengenai temuan

yang tidak dikehendaki sehingga perlu dilakukan analisis lebih dalam

terhadap temuan tersebut. Selain itu, rekomendasi juga diperlukan guna

memberikan perbaikan sehingga menjadi nilai tambah bagi fungsi

pembelian.

5. Pelaporan Hasil Audit

Tahapan ini merupakan akhir dari rangkaian tahapan audit atas

pembelian bahan baku makanan di Ambarketawang Resto. Pada tahapan ini

penulis akan membuat laporan audit yang berisikan informasi serta temuan

audit atau bisa disebut kondisi yang sebenarnya di restoran dan memberikan

perbandingan yang sebaiknya terjadi berdasarkan teori-teori dari berbagai


31

sumber untuk menjadi pedoman kinerja restoran. Apabila terjadi

penyimpangan maka penulis akan melaporkan penyebab penyimpangan

tersebut beserta akibat yang akan terjadi karena penyimpangan tersebut.

Pada akhir pelaporan, penulis akan memberikan rekomendasi kepada pihak

manajemen untuk perbaikan pada pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto.


32

BAB IV

GAMBARAN UMUM AMBARKETWANG RESTO

A. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan : Ambarketawang Group

Alamat : Jl. Wates Km.6 Gamping Yogyakarta

Telepon : (0274) 383 607

Email : [email protected]

B. Sejarah Singkat Perusahaan

Ambarketawang Group merupakan perusahaan swasta yang sangat erat

kaitannya dengan pariwisata dan migas. Berawal tahun 1990an pertama kali

SPBU Ambarketawang berdiri. Untuk melengkapi keberadaan SPBU,

Ambarketawang Group membuat sebuah restoran. Tahun 1998 setelah

kerusuhan saat itu, Ambarketawang Group mencoba mengembangkan usaha.

Gedung sebelah restoran yang awalnya dealer diubah menjadi tempat oleh-oleh

dan terus berkembang dengan pesat hingga kini bertambah pusat batik dan

kerajinan jogja. Ambarketawang Group mulai mencari mitra dengan datang ke

biro-biro wisata dan mulai menawarkan paket-paket wisata dan fasilitas yang

Ambarketawang Group miliki. Kini Ambarketawang Group terus berkembag

menjadi rest area terbesar di Yogyakarta.

C. Ambarketawang Resto

Ambarketawang resto hadir dengan sajian khas nusantara. Buka 24

jam dengan harga bersaing dan pelayanan prima. Menu prasmanan siap

menyambut konsumen, selain itu konsumen dapat memesan makanan yang


mailto:[email protected]

33

tersedia di buku menu. Ambarketawang Resto memiliki ruangan yang luas

sehingga tidak perlu khawatir kehabisan tempat duduk. Ambarketawang

resto juga melayanin buffet untuk group, nasi box bisa delivery ke objek

wisata. Menu serta harga untuk rombongan menyesuaikan dan sangat variatif.

Ambarketawang resto ini juga dilengkapi dengan hall&meeting room.

Gedung dua lantai ini dikondisikan untuk mendukung pelayanan di restoran

terutama untuk menampung rombongan dengan jumlah besar. Dengan desain

yang elegan dan mewah, ruangan ini cocok untuk berbagai macam acara

seperti party, gathering, perpisahan, pentas seni, rapat, pernikahan, wisuda,

dll. Fasilitas tambahan berupa meja bundar, meja prasmanan, sound sistem,

panggung dan listrik. Harga sewa ruangan tidak mahal. Bagi yang pesan

makan di tempat, bisa mendapatkan fasilitas free room (syarat dan ketentuan

berlaku). Ambarketawang Resto juga menawarkan Joglo bagi yang suka

dengan nuansa etnik jawa. Suasana tradisional ditawarkan kepada konsumen

supaya lebih terasa Jogja-nya. Joglo garden Ambarketawang ini cocok untuk

acara formal ataupun non formal.

D. Visi Perusahaan

Menjadi Restoran yang lengkap dan yang terbesar di Jogja, yang

menyajikan makanan khas dan berkualitas. Dengan dukungan pelayanan yang

cepat, dan bersahabat dalam rangka memenuhi selera dan kepuasan konsumen.


34

E. Misi Perusahaan

1. Menyajikan pilihan Food and Beverage yang beraneka ragam bagi

konsumen dengan harga yang pasti dan wajar serta mampu menampilkan

item-item Food and Beverage yang baru dan menarik sehingga tidak

membosankan.

2. Menerapkan prinsip pelayanan yang memuaskan bagi konsumen dengan

konsep bersih, ramah dan cepat.

3. Menerapkan proses pengolahan Food and Beverage dengan peralatan,

tempat dan Sumber Daya Manusia yang higienis.

4. Mampu memperoleh bahan baku Food and Beverage yang berkualitas

untuk layak di jual dan disajikan ke konsumen.

5. Melakukan promosi yang berkesinambungan kepada konsumen regular

maupun konsumen group.

6. Mengembangkan inovasi dalam berbagai bidang demi kelangsungan dan

ketahanan perusahaan.

7. Membangun organisasi dan sistem manajemen yang solid, serta sumber

daya manusia yang berdedikasi dan profesional.

8. Memberikan kepuasan terhadap konsumen, pemilik dan karyawan.


35

F. Fasilitas

Fasilitas yang ditawarkan dan disediakan oleh Ambarketawang Resto

antara lain:

1. Area parkir luas

2. Restoran 24 jam menu nusantara, chinese food, kapasitas sampai dengan

5000 orang, sangat cocok untuk rombongan

3. Wisata oleh-oleh 24 jam, menyediakan aneka camilan dan makanan ringan

4. Toko batik dan T-shirt 24 jam, menyediakan aneka souveneer cinderamata

khas.

5. Mushola besar

6. Toilet 80 unit.

G. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi yang ada dalam Ambarketawang Group

dapat dilihat pada gambar 4.1


36

STRUKTUR ORGANISASI

AMBARKETAWANG GROUP

Keterangan :

: Garis komando/instruksi

: Garis koordinasi

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Ambarketawang Group


37

H. Job Description

Adapun job description bagian Ambarketawang Resto adalah sebagai

berikut :

1. Supervisor Restoran

a. Mengecek kehadiran karyawan (cross chek dengan jadwal kerja).

b. Mengecek daftar pesanan yang masuk.

c. Mengecek persediaan barang dan bahan.

d. Mengecek standar penyajian makanan.

e. Mengecek standar penampilan karyawan.

f. Membuat jadwal kerja karyawan.

g. Mengusulkan penambahan dan pengurangan jumlah karyawan kepada

manajemen.

h. Membuat job description untuk staf bawahannya.

i. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.

j. Membantu tugas staf bawahan.

k. Menangani event atau pesanana dalam jumlah besar.

l. Penanganan terhadap complaint/keluhan tamu/pelanggan.

m. Mengusulkan prmosi karyawan ke pihak manajemen.

n. Menangani dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kelancaran

operasional restoran.

o. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa ditangani oleh atasan atau

manajer.

p. Memberikan contoh baik, pengarahan, dan motivasi kepada karyawan.


38

q. Mencatat penyimpangan dan pelanggaran dalam operasional.

r. Menindaklanjuti memo, ide, dan atau usulan baik dari manajemen

maupun karyawan.

s. Menyampaikan pengumumman/pemberitahuan yang di dapat dari

atasan.

2. Administrasi Restoran

a. Menyimpan/mengarispkan nota dari pemasok.

b. Bertanggung jawab atas pembayaran yang diberikan kepada pemasok.

c. Melakukan pengecekan pada nota dari pemasok dan laporan penerimaan

barang sebelum melakukan pembayaran.

d. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas yang didapat

dari penjualan.

e. Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi.

3. Gudang/Purchasing

a. Mencari dan menganalisa calon pemasok yang sesuai dengan bahan dan

spesifikasi yang dibutuhkan.

b. Melakukan perjanjian kerjasama dengan pemasok.

c. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas.

d. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu tibanya pesanan.

e. Melakukan koordinasi dengan pihak pemasok mengenai kelengkapan

dokumen.

f. Mendistribusikan nota dari pemasok kepada bagian administrasi dan

akuntansi.


39

g. Bersedia melakukan pembelian di lapangan/ keluar restoran.

h. Melakukan pemesanan kepada pemasok yang disertai spesifikasi yang

diminta.

i. Membuat dokumen order pembelian dan laporan penerimaan barang.

j. Memastikan ketersediaan bahan baku.

k. Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang

diminta.

l. Melakukan koordinasi dengan koki dan administrasi restoran.


40

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Survei Pendahuluan

Pada proses survei pendahuluan ini penulis melakukan komunikasi

dengan supervisor bagian dapur restoran dan menjelaskan cakupan audit dan

menjelaskan apa yang dijadikan sasaran dalam penelitian ini. Penulis

menjelaskan langkah-langkah yang akan penulis lakukan dalam proses

pencarian data selama pelaksanaan audit seperti wawancara, pengisian check

list dan meminta data dokumen pendukung yang relevan dengan kebutuhan

penulis. Dalam tahap ini penulis juga mencari informasi mengenai gambaran

proses pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Ambarketawang Resto.

Penjelasan pembelian bahan baku makanan dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Proses pembelian bahan baku makanan

Dalam proses pembelian bahan baku makanan ini diawali dengan

proses permintaan pembelian yang langsung diminta oleh koki kepala yang

langsung dikomunikasikan dengan bagian pembelian. Koki kepala

menjelaskan bahan makanan apa saja yang dibutuhkan secara rinci (nama

bahan makanan, kuantitas, kualitas dan waktu penggunaannya). Setelah itu

bagian pembelian akan mencatat permintaan pembelian kedalam buku

catatan yang sudah mereka sediakan, lalu bagian pembelian akan langsung

membuat order pembelian dan langsung mengkomunikasikan dengan pihak

pemasok.


41

Ketika pihak pemasok sudah menerima order pembelian, pihak

pemasok akan mengkonfirmasi apakah menyanggupi atau tidak. Ketika

pemasok sudah menyanggupi maka barang akan dikirimkan ke gudang

restoran. Saat penerimaan barang, kuantitas dan kualitas barang akan

diperiksa terlebih dahulu. Apabila kualitas tidak sesuai kesepakatan awal,

maka pihak restoran akan meminta bahan diganti. Begitu juga jika kuanitas

tidak sesuai pesanan, maka restoran berhak meminta tambahan.

Apabila barang yang diterima sudah sesuai dengan order pembelian,

pihak pemasok akan diarahkan menuju bagian administrasi untuk

melakukan proses pembayaran. Proses pembayaran pemasok disertai

dengan karyawan bagian penerimaan yang membawa laporan penerimaan

barang sebagai bentuk pengendalian bahwa barang yang diterima telah

sesuai dengan pesanan.

Selain itu dalam komunikasi dengan pihak restoran, penulis juga

berusaha mencari informasi mengenai gambaran umum restoran yang akan

diteliti seperti profil restoran, sejarah restoran, visi-misi restoran, struktur

organisasi dan job description. Hasil dari survei pendahuluan yang dilakukan

oleh penulis dapat dilihat dalam gambaran umum Ambarketawang Resto.

B. Perencanaan Audit Internal

Pada tahap perencanaan audit internal atas pembelian bahan baku

makanan ini, penulis membagi menjadi tiga tahapan yaitu perumusan tujuan,


42

luas, dan periode audit, penilaian resiko dan penulisan program audit.

Penjabaran dari tahapan audit di atas adalah sebagai berikut:

1. Perumusan tujuan, luas, dan periode audit

Tujuan diadakannya audit internal atas pembelian bahan baku

makanan yaitu untuk menilai apakah karyawan bagian pembelian telah

melaksanakan atau belum peraturan, hukum, kebijakan, prosedur atau

standar dalam menggunakan sumber daya yang ada secara efektif, efisien

dan ekonomis. Luasnya proses audit sebatas pada organisasi fungsi

pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan

pembayaran barang dengan periode audit adalah Desember 2017.

2. Penilaian risiko

Penilaian risiko ini bertujuan untuk mengidentifikasi risiko yang

mungkin terjadi pada organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian,

inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang. Risiko disajikan

berdasarkan tingkat rendah, menengah dan tinggi. Pengidentifikasian risiko

dijelaskan sebagai berikut:

Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Kontrol

Kelemahan Kontrol

Risiko

Rendah

Tidak

adanya

nomor urut

untuk

permintaan

pembelian

Dibuatkan

dokumen

terpisah

untuk

permintaan

pembelian.

Permintaan pembelian sejauh ini

dicatat dan ditulis langsung oleh

bagian pembelian atas permintaan

secara lisan oleh koki kepala.

Permintaan pembelian langsung

dicatat dalam sebuah buku sebagai

penganti surat permintaan

pembelian.


43

Lanjutan Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Kontrol

Kelemahan Kontrol

Risiko

Rendah

Tidak

adanya

nomor urut

untuk order

pembelian.

Dibuatkan

dokumen

terpisah

untuk order

pembelian.

Order pembelian sejauh hanya

dilakukan via telepon kepada

pemasok dan karyawan

pembelian hanya mencatat

order pembelian di dalam buku

dan nomor urut diganti dengan

tanggal terjadinya transaksi

karena dirasa lebih mudah.

Tidak

adanya

nomor urut

untuk

laporan

penerimaan

barang.

Dibuatkan

dokumen

terpisah

untuk

laporan

penerimaan

barang.

Laporan penerimaan barang

sejauh ini hanya melakukan

“centang” pada order

pembelian dan dicocokan

dengan nota dari pemsok pada

saat penerimaan barang.

Risiko

Menengah

Adanya

pembelian

bahan baku

makanan

diluar

pemasok

yang sudah

terdaftar.

Manajemen

menetapkan

kebijakan

yang jelas

mengenai

pembelian

yang hanya

boleh

dilakukan

pada

pemasok

terpilih.

Pemasok terpilih hanya mampu

memenuhi dua kali pengiriman

order pembelian dalam sehari,

sedangkan order yang

dilakukan restoran terkadang

sampai tiga kali tergantung

konsumen yang datang

sehingga membuat manajemen

belum bisa membuat kebijakan

pembatasan pembelian hanya

kepada pemasok terpilih.

Risiko

Tinggi

Belum

adanya

Standar

Operating

Procedure

(SOP).

Membuat

Standar

Operating

Procedure

(SOP) yang

sesuai

dengan

kondisi di

departemen

pembelian

dan

restoran.

Belum adanya rencana waktu

untuk membuat SOP ini.

Pemberitahuan secara lisan

kepada karyawan baru dan

lama dirasa cukup oleh

supervisor bagian dapur.


44

Lanjutan Tabel 3: Tabel Penilaian Risiko

Tingkat

Risiko

Penyajian

Risiko

Kegiatan

Kontrol

Kelemahan Kontrol

Tidak

adanya

pemisahan

tugas antara

karyawan

bagian

pembelian

dan

penerimaan.

Adanya

evaluasi

berkala dan

pengecekan

secara

mendadak

supervisor

bagian

dapur.

Penafsiran bahwa rangkap

jabatan yang dilakukan adalah

sesuatu yang membuat

kegiatan operasional restoran

menjadi efisien yang

menghambat kegiatan evaluasi

yang mungkin dapat dilakukan

secara berkala.

Otorisasi

Pembelian

dilakukan

oleh

karyawan

bagian

pembelian.

Otorisasi

dilakukan

oleh atasan,

minimal

oleh

supervisor

bagian

dapur

Karena supervisor bagian

dapur hanya ada satu orang

dan tidak setiap saat berada di

restoran.

3. Program Audit

Program audit ini akan dibagi menjadi empat bagian. Bagian

pertama adalah program audit organisasi fungsi pembelian. Program audit

organisasi fungsi pembelian ini bertujuan untuk melakukan penilaian

terhadap efektivitas organisasi dalam melakukan pembelian barang secara

efisien. Bagian kedua adalah program audit perencanaan pembelian. Bagian

ini untuk menilai terhadap ketepatan rencana dalam memenuhi kebutuhan

di restoran. Bagian ketiga adalah program audit inspeksi dan penerimaan

barang. Titik kritis pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas

penerimaan dan penilaian dalam memastikan bahwa barang yang diterima

telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu pernyerahan yang


45

dipersyaratkan. Bagian keempat adalah program audit pembayaran barang.

Pada tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban kepada pihak

pemasok dan dapat dipertanggungjawabkan. Penjabaran program yang

diaudit mengambil panutan dari buku Bayangkara (2016) dan Mulyadi

(2016) dengan modifikasi oleh penulis.

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pada organisasi

fungsi pembelian.

Tabel 4: Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian

Nama Organisasi: Ambarketawang

Resto

Periode Audit: Desember

2017

Program yang di audit: Organisasi Fungsi Pembelian


1 Ada kebijakan dan prosedur

formal secara tertulis dalam

melakukan setiap aktivitas dan

kegiatan pada fungsi pembelian

2 Fungsi pembelian terpisah dari

bagian penerimaan pesanan


bagian akuntansi


bagian pembayaran/administrasi

5 Order pembelian diberi nomor urut

6 Laporan penerimaan barang diberi

nomor urut

7 Manajemen menentapkan

anggaran pembelian bahan baku

8 Prosedur pembelian secara tegas

telah menetapkan dokumen-

dokumen yang digunakan dalam

melakukan pembelian


telah menetapkan prosedur dan

kondisi untuk pembelian

mendesak dan bersifat khusus


46

Lanjutan Tabel 4: Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian


Resto


2017



10 Organisasi telah memiliki

kebijakan yang tepat untuk

menjaga dan meyimpan dokumen

pembelian.

Diaudit Oleh :

Tanggal :

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit perencanaan

pembelian.

Tabel 5: Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian

Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit: Desember

2017

Program yang di audit: Perencanaan Pembelian


1 Restoran memiliki daftar pemasok

terpilih yang terdokumentasi.

2 Setiap pemasok yang masuk dalam

daftar terpilih telah diverifikasi dahulu

untuk menilai kemampuannya dalam

menyediakan bahan tepat kuantitas




menyediakan bahan tepat kualitas




menyediakan bahan tepat waktu


47

Lanjutan Tabel 5: Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian


Resto


2017




daftar terpilih telah diverifikasi

dahulu untuk menilai

kemampuannya dalam menyediakan

bahan dengan harga yang paling

rendah

6 Rencana pembelian telah memuat

tentang kuantitas yang dibutuhkan


tentang standar kualitas bahan


tentang jadwal penggunaan bahan

9 Pembelian dilakukan hanya kepada

pemasok terpilih

Diaudit Oleh :

Tanggal :

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit inspeksi dan

penerimaan barang.

Tabel 6: Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang


Resto

Periode Audit:

Program yang di audit: Inspeksi dan penerimaan barang



bagian penerimaan


bagian akuntansi


48

Lanjutan Tabel 6: Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang


Resto

Periode Audit:



3 Ada pedoman yang tegas

menyatakan personalia yang

bertanggung jawab untuk

memeriksa barang yang diterima

4 Bahan baku yang diterima

dicocokkan dengan order

pembelian

5 Setiap penerimaan bahan baku

disertai dengan pembuatan laporan

peneriman secara tertulis


diperiksa mengenai kuantitas


diperiksa mengenai keadaan

kualitas

8 Perusahaan memiliki prosedur yang

jelas mengenai barang yang tidak

sesuai dengan spesifikasinya

seperti kualitas di bawah standar,

kuantitas kurang dan terlambat

diterima

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


49

Tabel di bawah ini merupakan tabel program audit inspeksi dan

penerimaan barang.

Tabel 7: Tabel Program Audit Pembayaran Barang


Resto


2017

Program yang di audit: Pembayaran dan Pelaporan Penerimaan

Barang



bagian akuntansi



3 Pembayaran yang dilakukan telah

mendapat persetujuan dari pihak

yang berwenang

4 Setiap tagihan dari pemasok

dilengkapi dengan bukti penerimaan

barang

5 Dibuatkan bukti kas keluar

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak

C. Pelaksanaan Rencana Audit

Pada tahap pelaksanaan rencana audit internal ini penulis akan

membandingkan kegiatan yang terajadi pada pembelian bahan baku makanan

dengan Standar Opertaing Procedure (SOP)/ Kriteria yang telah ditentukan

menggunakan tabel check list. Secara keseluruhan, Ambarketawang Resto

belum memiliki SOP terutama pada bagian departemen pembelian. Selama ini

supervisor bagian dapur dalam pelaksanannya mengikuti standar pada


50

umumnya dan kebijakan yang telah dibuat. Penjabaran hasil dari pelaksanaan

audit ini akan dijlaskan per program audit sebagai berikut:

1. Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian

Tabel di bawah ini merupakan tabel audit organisasi fungsi

pembelian di Ambarketawang Resto.

Tabel 8: Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian


Resto


2017



1 Ada kebijakan dan prosedur formal

secara tertulis dalam melakukan

setiap aktivitas dan kegiatan pada

fungsi pembelian

Hanya

diberitahu

secara lisan

tentang SOP

dan job

descriptionnya.


bagian penerimaan pesanan


bagian akuntansi



5 Order pembelian tercetak dan diberi

nomor urut Hanya

dituliskan

tanggal order

pembelian.

6 Laporan penerimaan barang diberi

nomor urut

7 Manajemen menentapkan anggaran

pembelian bahan baku


telah menetapkan dokumen-

dokumen yang digunakan dalam

melakukan pembelian


51

Lanjutan Tabel 8: Tabel Audit Organisasi Fungsi Pembelian


Resto


2017




telah menetapkan prosedur dan

kondisi untuk pembelian mendesak

dan bersifat khusus

10 Organisasi telah memiliki kebijakan

yang tepat untuk menjaga dan

meyimpan dokumen pembelian.

Diaudit Oleh:


Tanggal: 22 Desember 2017

Jumlah

Jawaban

Catatan : -

Ya Tidak

6 4

Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap organisasi fungsi

pembelian di Ambarketawang Resto, terdapat 6 jawaban “Ya” dan 4

Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya”

memiliki presentase sebanyak 60.00% dari perhitungan 6

10𝑥100%.

Secara umum organisasi fungsi pembelian sudah efektif dalam

melakukan pembelian bahan baku makanan secara efisien. Restoran telah

melakukan pemisahan tugas, fungsi dan wewenang pada bagian pembelian

dengan bagian admininstrasi dan pencatatan/akuntansi. Hal tersebut

merupakan sesuatu yang penting membuat aliran kas masih dapat dipantau

oleh pihak manajemen dan dapat dilakukan internal cross chek. Dalam

melakukan transasksi pembelian, bagian pembelian telah memiliki prosedur

yang menetapkan dokumen-dokumen apa saja yang harus ada dan kebijakan


52

untuk menjaga dan menyimpan dokumen pembelian. Dokumen tersebut

yaitu permintaan pembelian, order pembelian, dan laporan penerimaan

barang. Ketika terjadi pembelian yang mendesak, bagian pembelian juga

telah memiliki prosedur yang tegas dalam proses pelaksanaan

pembeliannya. Dalam pelaksanaan pembelian, manajemen juga telah

menentapkan anggaran pembelian yang mana menjadi batasan dalam proses

pembelian.

Didalam tabel, terdapat empat jawaban yang menunjukkan jawaban

“Tidak” yaitu pertama tidak adanya kebijakan dan prosedur formal secara

tertulis dalam melakukan aktivitas pembelian. Meskipun belum ada

kebijakan prosedur formal secara tertulis mengenai setiap aktivitas kegiatan

yang dilakukan, tetapi tidak terlalu berpengaruh terhadap proses pembelian

bahan baku makanan. Hal tersebut dikarenakan setiap karyawan sudah

diberikan arahan secara lisan oleh supervisor bagian dapur dalam

melaksanakan tugasnya. Kedua, tidak adanya pemisahan tugas antara

bagian pembelian dan penerimaan. Meskipun bagian pembelian tidak

terpisah dengan bagian penerimaan, hal ini tidak terlalu mempengaruhi

kegiatan pembelian. Hal tersebut dikarenakan sudah menjadi kebijakan

supervisor bagian dapur bahwa bagian pembelian, dan penerimaan menjadi

satu bagian karena akan lebih mudah dalam pelaksanaannya. Ketiga dan

keempat adalah order pembelian dan laporan penerimaan barang tidak

diberi nomor urut. Order pembelian dan laporan penerimaan barang juga


53

tidak diberi nomor urut, tetapi restoran memiliki kebijakan lain dengan

mengganti nomor urut dengan tanggal pada saat terjadinya transaksi.

Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada organisasi fungsi

pembelian, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi

yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan

sebagai berikut:

a) Kriteria :

1) Adanya Standar Operating Procedure (SOP) secara tertulis

sehingga bisa menjadi acuan jelas untuk menjaga konsistensi

kinerja.

2) Adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab pada

setiap bagian sehingga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan.

3) Otorisasi pembelian dilakukan oleh atasan.

4) Adanya dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan

laporan penerimaan barang secara terpisah.

5) Terdapat nomor urut pada dokumen permintaan pembelian, order

pembelian dan laporan penerimaan barang.

b) Kondisi :

1) Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP) untuk mengatur

seluruh aktivitas yang terjadi dalam kegiatan pembelian bahan baku

makanan. Pelaksanaan aktivitas sehari-hari didasarkan pada

kebijakan supervisor bagian dapur yang suatu saat bisa berganti.


54

2) Tidak ada pemisahan fungsi, dan wewenang dan tanggungjawab

antara bagian pembelian dan penerimaan barang.

3) Otorisasi pembelian dilakukan oleh staf bagian pembelian tanpa

otorisasi dari atasan.

4) Dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan laporan

penerimaan barang ditulis dalam satu buku dan tidak terpisah.

5) Tidak adanya nomor urut pada dokumen permintaan pembelian,

order pembelian dan laporan penerimaan barang tetapi berupa

tanggal terjadinya transaksi.

c) Penyebab :

1) Belum adanya rencana pembuatan Standar Operating Procedure

(SOP) karena pada dasarnya sesuai dengan standar yang berlaku

umum dan dengan tambahan kebijakan dari supervisor bagian

dapur. Selain itu penyampaian lisan secara berkala kepada karyawan

lama dan baru dirasa sudah cukup.

2) Supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah jika

bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian.

3) Supervisor bagian dapur hanya ada satu orang dan tidak setiap saat

berada di lokasi, jadi otorisasi pembelian dilakukan langsung oleh

karyawan pembelian yang berada di lokasi.

4) Penulisan permintaan pembelian, order pembelian dan laporan

penerimaan barang dalam satu buku dirasa lebih efisien oleh

supervisor bagian dapur.


55

5) Penggunaan tanggal dilakukannya transasksi pada dokumen

permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan

barang dirasa sudah cukup dan dirasa lebih mudah dilakukan

sebagain pengganti nomor urut.

d) Akibat :

1) Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman kebijakan apabila

terjadi pergantian supervisor bagian dapur.

2) Sulit untuk melakukan cross check jika buku permintaan pembelian,

order pembelian dan laporan penerimaan barang hilang karena

hanya ditulis dalam satu buku saja.

3) Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud.

e) Alternatif Solusi :

1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP) untuk restoran dan

bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang

memungkinkan diterapkan di Ambarketawang Resto.

2) Melakukan pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara

bagian pembelian dan penerimaan.

3) Membuat dokumen secara terpisah untuk surat permintaan

pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang.

4) Memberikan nomor urut pada surat permintaan pembelian, order

pembelian dan laporan penerimaan barang pada saat transaksi

pembelian dilakukan.


56

5) Dokumen permintaan pembelian di otorisasi oleh pemakai barang,

dokumen order pembelian diotorisasi minimal oleh supervisor

bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan barang diotorisasi

oleh penerima barang.

6) Meningkatkan pengawasan dengan sidak mendadak dari pihak

manajemen, supervisor atau pihak yang lebih tinggi.

7) Penambahan SDM pada posisi supervisor bagian dapur sehingga

pengawasan terhadap proses pembelian selalu terpantau.

f) Rekomendasi :

1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP) untuk restoran dan

bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang

memungkinkan diterapkan di Ambarketawang Resto.

2. Program Audit Perencanaan Pembelian

Tabel di bawah ini merupakan tabel audit perencanaan pembelian di


Tabel 9: Tabel Audit Perencanaan Pembelian


Resto


2017



1 Restoran memiliki daftar pemasok

terpilih yang terdokumentasi.





bahan tepat kuantitas


57

Lanjutan Tabel 9: Tabel Audit Perencanaan Pembelian


Resto


2017







bahan tepat kualitas





bahan tepat waktu





bahan dengan harga yang paling

rendah


tentang kuantitas yang dibutuhkan


tentang standar kualitas bahan


tentang jadwal penggunaan bahan

9 Pembelian dilakukan hanya kepada

pemasok terpilih Apabila

pemasok

terpilih tidak

dapat

memasok

kebutuhan

restoran.

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan : -

Ya Tidak

8 1


58

Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap organisasi fungsi

pembelian di Ambarketawang Resto, terdapat 8 jawaban “Ya” dan 1

Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya”


9𝑥100%.

Pada bagian perencanaan pembelian dapat dikatakan bahwa fungsi

pembelian sudah melakukan pembelian secara tepat sesuai rencana dalam

memenuhi kebutuhan di restoran. Bagian pembelian sudah mencari sumber

informasi mengenai pemasok bahan baku dan melakukan penyeleksian

pemasok. Hal tersebut merupakan langkah awal yang penting dalam

restoran melakukan verifikasi terhadap keberadaan pemasok demi

mengetahui komitmen dan kesanggupan pemasok dalam memenuhi

kebutuhan restoran. Pemenuhan komitmen mencakup kemampuan pemasok

dalam memenuhi spesifikasi barang yang dibutuhkan, frekuensi kebutuhan,

waktu pengiriman, tepat kualitas dan tepat kuantitas. Selain itu dalam

mencari informasi megenai pemasok, fungsi pembelian juga sudah

melakukan negosiasi harga dengan pemasok. Negosiasi harga dengan

pemasok adalah langkah selanjutnya setelah fungsi pembelian mengetahui

komitmen dan kesanggupan pemasok. Negosiasi ini bertujuan untuk

memperoleh harga terendah/harga yang kompetitif sehingga membuat

pembelian menjadi ekonomis. Dari hasil seleksi tersebut, fungsi pembelian

juga telah melakukan pendokumentasian terhadap pemasok yang terpilih

untuk memudahkan restoran dalam melakukan kegiatan pembelian kembali.


59

Setelah pemasok sudah terpilih, dalam melakukan proses

pembeliannya kuantitas dan waktu penggunaan barang yang dibutuhkan

sudah tertulis jelas dalam surat permintaan pembelian yang selanjutnya

diproses menjadi order pembelian. Sedangkan untuk kualitas bahan baku

yang diinginkan hanya sebatas pemberitahuan secara lisan. Hal ini

mempermudah bagian pembelian dalam melakukan order terhadap

pemasok dan juga mempermudah bagian penerimaan dalam mencocokkan

barang yang datang dengan spesifikasi yang dibutuhkan restoran.

Didalam tabel, terdapat satu jawaban yang menunjukkan jawaban

“Tidak” yaitu pembelian masih dilakukan di luar pemasok terpilih. Hal ini

terjadi pada saat kejadian terdesak dimana pemasok terpilih tidak dapat

memasok kebutuhan bahan yang diharapkan oleh restoran karena lebih dari

kesepakatan awal saat dilakukannya kerjasama. Hal ini tidak terlalu

mempengaruhi operasional restoran, tetapi jika kejadian ini sudah sering

terjadi maka akan berpengaruh terhadap tingkat ekonomisasi restoran.

Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada perencanaan

pembelian, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi

yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan

sebagai berikut:

a) Kriteria

1) Pembelian dilakukan hanya kepada daftar pemasok terpilih yang

sudah terdokumentasi.


60

b) Kondisi

1) Pembelian masih dilakukan diluar pemasok terpilih dalam keadaan

terdesak.

c) Penyebab

1) Permintaan konsumen yang cukup melunjak membuat restoran

membutuhkan bahan baku makanan yang lebih banyak.

2) Ketidakmampuan pemasok dalam menyuplai bahan baku makanan

lebih dari kesepakatan awal saat dilakukan kerjasama yaitu dua kali

dalam sehari.

d) Akibat

1) Organisasi fungsi pembelian belum berhasil meminimalisir

pengeluaran karena bahan baku makanan yang diperoleh didapat

dari beberapa kegiatan yang kurang ekonomis.

e) Alternatif Solusi

1) Untuk order dalam jumlah yang besar, restoran memberikan batas

waktu pemesanan minimal beberapa hari sebelumnya sehingga

dapat meminimalisir pembelian secara mendesak.

2) Melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu

menyuplai sesuai kebutuhan restoran jika permintaan suplai tiga kali

dalam sehari sudah sering terjadi.

3) Melakukan kerjasama dengan dua pemasok untuk bahan baku yang

sama apabila untuk mendapatkan pemasok yang dapat menyuplai

tiga kali dalam sehari cukup sulit.


61

f) Rekomendasi

1) Melakukan verifikasi kembali terhadap pemasok yang mampu

menyuplai sesuai kebutuhan restoran jika permintaan suplai tiga kali

dalam sehari sudah sering terjadi.

3. Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang

Tabel di bawah ini merupakan tabel audit inspeksi dan penerimaan

barang.

Tabel 10: Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang


2017



1 Fungsi pembelian terpisah dari bagian

penerimaan


akuntansi

3 Ada pedoman yang tegas menyatakan

personalia yang bertanggung jawab

untuk memeriksa barang yang

diterima.

4 Bahan baku yang diterima dicocokkan

dengan order pembelian

5 Setiap penerimaan bahan baku disertai

dengan pembuatan laporan peneriman

secara tertulis

6 Bahan baku yang diterima diperiksa

mengenai kuantitas


mengenai keadaan kualitas


62

Lanjutan Tabel 10: Tabel Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang


2017



8 Perusahaan memiliki prosedur yang

jelas mengenai barang yang tidak

sesuai dengan spesifikasinya seperti

kualitas di bawah standar, kuantitas

kurang dan terlambat diterima

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan : -

Ya Tidak

7 1

Dari hasil check list yang telah dilakukan pada proses inspeksi dan

penerimaan barang pada Ambarketawang Resto, terdapat 7 jawaban “Ya”

dan 1 Jawaban “Tidak”. Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya”


8𝑥100%.

Berdasarkan hasil tersebut dapat dikatakan bahwa petugas

penerimaan barang dianggap telah cermat dalam menilai dan memastikan

bahwa barang yang diterima telah memenuhi spesifikasi dan waktu

penyerahan yang dipersyaratkan. Pada saat penerimaan barang pesanan,

bahan baku makanan yang diterima akan langsung dicocokan dengan order

pembelian dan nota dari pemasok. Hal tersebut membuat penerimaan

pesanan tidak asal menerima saja, ada pengendalian mengenai kepastian

barang yang diterima telah memenuhi spesifikasi seperti kuantitas dan

kualitas sesuai pesanan dan ketepatan waktunya, meskipun laporan


63

penerimaan barang yang ada belum dalam bentuk dokumen khusus yang

terpisah dari permintaan pembelian dan order pembelian. Selain itu bagian

fungsi pembelian juga sudah memiliki prosedur yang jelas jika barang yang

tidak sesuai spesifikasi yang diminta. Bagian pembelian akan langsung

meminta penukaran barang jika barang yang datang tidak sesuai dengan

kualitas yang diminta. Mengenai kuantitas, ketika barang datang bagian

pembelian akan langsung menimbang dan mencocokan dengan order

pembelian. Ketika tidak sesuai (merugikan) maka akan meminta tambahan

sesuai yang tertera pada order pembelian. Dari segi waktu, jika pemasok

tidak mampu memberikan sesuai waktu yang ditentukan, maka restoran

akan langsung mencari pemasok yang lain yang mampu memenuhi

kesepakatan kerjasama.

Di dalam tabel juga terdapat satu jawaban “Tidak”, yaitu tidak

adanya pemisahan tugas bagian fungsi pembelian dengan fungsi

penerimaan. Meskipun fungsi pembelian tidak terpisah dengan fungsi

bagian penerimaan, hal ini juga tidak terlalu berpengaruh terhadap kegiatan

pembelian. Hal tersebut dikarenakan sudah menjadi kebijakan supervisor

bagian dapur bahwa bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian

karena akan lebih mudah dalam pelaksanaannya.

Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada inspeksi dan

penerimaan barang, temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan

rekomendasi yang mungkin diberikan guna koreksi dan perbaikan akan

dijabarkan sebagai berikut:


64

a) Kriteria

1) Adanya pemisaha fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara

bagian pembelian, penerimaan dan akuntansi.

2) Membuat laporan penerimaan barang secara terpisah saat barang

telah diterima dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta.

3) Adanya prosedur secara tegas dan jelas mengenai barang yang tidak

sesuai spesifikasi yang diminta dalam bentuk tertulis.

b) Kondisi

1) Belum adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab

antara bagian pembelian dan penerimaan.

2) Sudah ada laporan penerimaan barang, tetapi belum ada laporan

penerimaan barang secara khusus dan terpisah yang dibuat oleh

sebagai arsip dokumen restoran.

3) Sudah ada prosedur mengenai barang yang tidak sesuai spesifikasi,

tetapi belum secara tertulis.

c) Penyebab

1) Supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah jika

bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian.

2) Penulisan permintaan pembelian, order pembelian dan laporan

penerimaan barang dalam satu buku dirasa lebih efisien oleh

supervisor bagian dapur sehingga pembuatan laporan penerimaan

barang secara terpisah dianggap tidak perlu.


65

3) Penyampaian lisan secara berkala kepada karyawan lama dan baru

mengenai prosedur dirasa sudah cukup.

d) Akibat

1) Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud.

2) Sulit untuk melakukan cross check jika buku permintaan pembelian,

order pembelian dan laporan penerimaan barang hilang karena

hanya ditulis dalam satu buku saja.

3) Prosedur atau kebijakan bisa berubah apabila supervisor bagian

dapur berganti.

e) Alternatif Solusi

1) Membuat Standar Operating Procedure (SOP).

2) Melakukan pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab

antara bagian pembelian dan penerimaan.

3) Membuat dokumen khusus secara terpisah untuk surat permintaan


f) Rekomendasi

1) Membuat dokumen khusus secara terpisah untuk surat permintaan



66

4. Program Audit Pembayaran dan Pelaporan

Tabel di bawah ini merupakan tabel audit pembayaran dan

pelaporan.

Tabel 11: Tabel Audit Pembayaran Barang


Resto


2017

Program yang di audit: Pembayaran dan pelaporan penerimaan

barang



bagian akuntansi



3 Pembayaran yang dilakukan telah

mendapat persetujuan dari pihak

yang berwenang.

4 Setiap tagihan dari pemasok

dilengkapi dengan bukti

penerimaan barang.

5 Dibuatkan bukti kas keluar Nota dari

pemasok

dianggap

sudah cukup.

Diaudit Oleh:



Jumlah

Jawaban

Catatan : -

Ya Tidak

3 2

Dari hasil check list yang telah dilakukan terhadap proses

pembayaran barang pada kegiatan pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto, terdapat 3 jawaban “Ya” dan 2 Jawaban “Tidak”.

Dari hasil check list tersebut maka jawaban “Ya” memiliki presentase

sebanyak 60% dari perhitungan 3

5𝑥100%.


67

Pada tahap terakhir ini yaitu tahap pembayaran barang dapat

dikatakan bahwa penyelesaian kewajiban kepada pihak pemasok dapat

dipertanggugjawabkan. Pada proses ini bagian akuntansi dan bagian

admininstrasi/pembayaran telah terpisah dengan bagian pembelian.

Pemisahaan fungsi antara bagian administrasi dan pencatatan memang

diperlukan untuk memenuhi kebutuhan internal cross chek restoran sebagai

bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan. Pada

tahap pembayaran kepada pihak pemasok akan dilakukan dibagian

administrasi. Bagian admininstrasi akan mendapatkan laporan penerimaan

barang dan didampingi karyawan bagian penerima barang dalam proses

pembayaan yang dilakukan. Setelah melakukan pembayaran, nota yang

didapatkan dari pemasok diberikan ke bagian akuntansi/pencatatan untuk

dilakukan input pencatatan secara terkomputerisasi. Bagian akuntansi juga

akan melakukan penyimpanan secara manual (bentuk hard copy).

Didalam tabel, terdapat dua jawaban yang menunjukkan jawaban

“Tidak” yaitu pembayaran yang dilakukan belum mendapat persetujuan dari

pihak yang berwenang dan belum dibuatnya bukti kas keluar oleh bagian

akuntansi. Sejauh ini pembayaran hanya dilakukan dengan dilampiri

laporan penerimaan barang oleh karyawan bagian penerimaan sebagai

bentuk pengendalian bahwa barang yang dibayar sesuai spesifikasi yang

diminta restoran. Hal tersebut tidak terlalu berpengaruh terhadap proses

pembayaran karena supervisor bagian dapur menganggap bahwa lampiran

laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan sudah cukup sebagai


68

perintah pengeluaran kas. Belum dibuatnya bukti kas keluar juga tidak

terlalu berpengaruh karena restoran telah memiliki nota dari pemasok untuk

di arsipkan sebagai bukti atas pembelian yang terjadi/dasar pencatatan kas

keluar.

Berdasarkan pelaksanaan rencana audit pada pembayaran barang,

temuan (bukti) audit yang penulis temukan dan rekomendasi yang mungkin

diberikan guna koreksi dan perbaikan akan dijabarkan sebagai berikut:

a) Kriteria :

1) Pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan dari pihak

yang berwenang yaitu bagian akuntansi.

2) Dibuatkan bukti kas keluar ketika pembayaran berlangsung.

b) Kondisi :

1) Otorisasi pembayaran kepada pemasok masih dilakukan oleh bagian

penerimaan.

2) Tidak dibuatkan bukti kas keluar dalam proses pembayaran oleh

bagian akuntansi.

c) Penyebab :

1) Supervisor bagian dapur menganggap bahwa laporan penerimaan

barang dari bagian penerimaan sudah cukup sebagai pengendalian

pembayaran.

2) Nota dari pemasok dianggap sudah cukup sebagai dasar pencatatan

akuntansi.


69

d) Akibat :

1) Kemungkinan terjadinya fraud karena perintah pengeluaran kas

yang dilakukan hanya dari bagian penerimaan. Hal ini bisa terjadi

karena bagian penerimaan dan pembelian belum terpisah dan

otorisasi pembelian juga masih dilakukan oleh staf bagian

pembelian.

2) Tidak adanya dasar pencatatan akuntansi untuk pengeluaran kas

selain nota dari pemasok dan tidak adanya bukti utama bahwa

restoran telah mengeluarkan uang tunai untuk pembelian bahan baku

makanan.

e) Rekomendasi :

1) Membuat bukti kas keluar pada setiap transaksi pembelian yang

dilakukan oleh bagian akuntansi sebagai bentuk otorisasi

pengeluaran kas.

Dari hasil proses audit yang telah dilakukan atas organisasi fungsi


pembayaran barang, dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E yaitu efektif, efisien dan ekonomis.

Dikatakan efektif dapat dilihat dari banyakanya jawaban “Ya” dalam hasil

proses audit secara keseluruhan. Bagian pembelian dinilai telah mampu

mencapai tujuannya dalam melakukan pembelian bahan baku makanan.

Terlihat dari adanya prosedur pembelian yang secara tegas menetapkan

dokumen-dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian, bahan baku


70

yang diterima dicocokkan dengan order pembelian agar bahan baku yang

diterima sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan, dan setiap tagihan dari

pemasok dilengkapi dengan laporan penerimaan barang sebagai bentuk

pengendalian bahwa pembayaran hanya dilakukan jika bahan baku yang

diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta.

Pembelian bahan baku makanan dikatakan efisien karena mesikupun

ada beberapa jawaban “Tidak” dalam tabel, tetapi tidak terlalu mempengaruhi

kegiatan operasional pembelian. Karyawan yang merangkap jabatan antara

pembelian dan penerimaan tetap dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Hal

ini dapat dilihat dari bagaimana bagian penerimaan dan pembelian masih dapat

mengatasi pada saat adanya pembelian dengan kebutuhan mendesak, walapun

biasanya karyawan hanya melakukan kegiatan pembelian dua kali dalam sehari.

Hal ini juga terbantu karena sudah adanya prosedur yang jelas apabila

dibutuhkan pembelian secara mendesak. Hal ini cukup penting dalam

meningkatkan efisiensi operasional restoran.

Pembelian bahan baku makanan dikatakan ekonomis karena bagian

pembelian telah mampu mendapatkan sumber daya dengan pengorbanan yang

seminimal mungkin. Hal tersebut terlihat dengan sudah adanya penyeleksian

pemasok. Penyeleksian ini berguna bagi bagian pembelian dalam menentukan

pemasok yang dapat menyediakan bahan baku makanan dengan harga yang

kompetitif (disamping tepat waktu, kualitas dan kuantitas). Bagi pemasok yang

terpilih, bagian pembelian akan melakukan kontrak kerjasama dengan pemasok.

Kerjasama ini berguna bagi bagian pembelian untuk memperoleh bahan baku


71

makanan yang sesuai spesifikasi yang ditentukan tetapi dengan pengorbanan

seminimal mungkin (kompetitif) dan berguna untuk mempermudah pembelian

kembali yang akan dilakukan.

D. Mengevaluasi Proses Audit

Hal yang menjadi perhatian penulis selama proses audit pembelian

bahan baku makanan adalah bahwa tidak adanya nomor urut pada dokumen

permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. Sejauh

ini, upaya yang dilakukan untuk mengganti nomor urut pada dokumen

permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang adalah

dengan menggunakan tanggal terjadinya transaksi. Bagian akuntansi juga

belum melakukan otorisasi pada pengeluaran kas karena laporan penerimaan

barang dari bagian penerimaan dianggap sudah cukup oleh supervisor bagian

dapur sebagai perintah pengeluaran kas. Bagian akuntansi juga belum membuat

bukti kas keluar oleh karena nota dari pemasok sudah dianggap cukup sebagai

bukti/dasar pencatatan pengeluaran kas. Selain itu, masih adanya pembelian di

luar pemasok terpilih juga menjadi salah satu perhatian. Hal tersebut dapat

dilihat dari adanya pembelian di luar pemasok jika terjadi situasi mendesak atau

permintaan konsumen yang melunjak dan pemasok terpilih tidak mampu

menyuplai bahan baku makanan diluar kesepakatan jadwal.

Pada bagian pembelian dan penerimaan, belum adanya pemisahan tugas

dan wewenang membuat bagian ini cukup rentan terjadi kecurangan. Dengan

otorisasi pembelian yang sejauh ini hanya dilakukan oleh karyawan/staf bagian

pembelian tanpa otorisasi dari atasan, membuat bagian ini semakin rentan. Oleh


72

sebab itu, pemisahan tugas dan wewenang, serta pengevaluasian job description

yang sejauh ini dijalankan oleh bagian pembelian harus dilakukan.

E. Melaporkan Hasil Audit

Tujuan audit internal ini adalah untuk menilai tingkat efisiensi,

efektivitas dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto serta memberikan rekomendasi guna perbaikan dan me

mberi nilai tambah bagi restoran itu sendiri. Laporan hasil audit dibuat

berdasarkan bukti audit yang ditemukan pada proses audit yang dilakukan dan

menitikberatkan pada kepentingan pengguna.


73

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Penulis dapat menyimpulkan bahwa dari hasil analisis data dan

pembahasan yang telah dilakukan, pembelian bahan baku makanan yang terjadi

di Ambarketawang Resto telah mencangkup 3E yaitu efektif, efisien dan

ekonomis. Restoran dianggap telah mampu melakukan pembelian bahan baku

makanan sesuai dengan tujuannya, dan mampu memaksimalkan sumber daya

yang ada dalam melakukan pembelian bahan baku makanan, serta mampu

mendapatkan bahan baku makanan yang dibutuhkan dengan harga yang

kompetitif.

B. Keterbatasan Penelitian

1. Penulis sulit untuk menilai, mengidentifikasi kelemahan dan memberikan

rekomendasi guna perbaikan karena tidak adanya ketentuan yang dibuat

oleh pihak restoran secara tertulis (Standar Operating Procedure dan Jobs

Description).

2. Penulis tidak bisa untuk melakukan pengecekan terhadap transaksi

pembelian bahan baku makanan yang di input kedalam komputer bagian

akuntansi yang menyebabkan penulis tidak bisa memastikan bahwa nota

dari pemasok merupakan dasar pencatatan akuntansi.


74

C. Saran

Saran yang bisa penulis berikan atas kelemahan yang ditemukan guna

koreksi dan perbaikan untuk Ambarketawang Resto pada pembelian bahan baku

makanan dan penelitian selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Bagi Restoran

a) Manajemen restoran diharapkan membuat Standar Operating

Procedure (SOP) yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang mungkin

diterapkan di Ambarketawang Resto.

b) Manajemen restoran diharapkan membuat dokumen secara terpisah

untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan

penerimaan barang dan diberi nomor urut pada setiap transaksi

pembelian yang dilakukan.

c) Manajemen restoran diharapkan melakukan otorisasi untuk dokumen

permintaan pembelian oleh pemakai barang, dokumen order pembelian

minimal oleh supervisor bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan

barang oleh penerima barang.

d) Manajemen restoran diharapkan melakukan verifikasi kembali terhadap

pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan restoran apabila pembelian

di atas dua kali dalam sehari sudah sering terjadi sehingga tidak terjadi

pembelian diluar pemasok terpilih.

e) Manajemen restoran diharapkan melakukan pemisahan tugas,

wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan

penerimaan barang.


75

f) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap

transaksi pembelian yang dilakukan sebagai bentuk otorisasi

pengeluaran kas.

2. Bagi Peneliti Selanjutnya

a) Penelitian selanjutnya diharapkan memilih obyek penelitian yang telah

memiliki Standar Operating Procedure (SOP) agar memudahkan

peneliti dalam proses mengidentifikasi risiko dan menilai aktivitas

operasionalnya sudah mencakup efektif, efisien dan ekonomis atau

belum.


76

DAFTAR PUSTAKA

Ahmadi, Rulam. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz

Media.

Akmal. 2007. Pemeriksaan Intern (Internal Audit). Yogyakarta: Indeks.

Andayani, Wuryan. 2008. Audit Internal. Edisi 1. Yogyakarta: BPFE-

YOGYAKARTA

Arens, Alvin A., Elder, Randal J., Beasley, Mark S. 2008. Auditing dan Jasa

Assurance Pendekatan Terintegrasi. Jilid I. Yogyakarta: Erlangga.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Edisi

Revisi VI. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Basrowi & Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Rineka

Cipta.

Bayangkara, IBK. 2016. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Edisi

kedua. Jakarta: Salemba Empat.

Boynton, William C. Johnson, Raymond N. Kell, Walter G. 2003. Modern

Auditing. Jakarta: Erlangga.

Carr, Amelia S. & John N, Pearson. 2002.“The Impact of Purchasing and Supplier

Involvement on Strategic Purchasing and Its Impact on Firm’s

Performance.”International Journal of Operations & Production

Management. Volume 22 Issue 9.

Carter, William K. 2009. Akuntansi Biaya. Jakarta: Salemba Empat.

Jusup, Al Haryono. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Edisi kedua.

Cetakan pertama, Yogyakarta: STIE YKPN.

Kumaat, Valery G. 2011. Internal Audit. Yogyakarta: Erlangga.

Marsum. 1991. Restoran dan Segala Permasalahannya. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyadi. 2004. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.

Munawir. 2005. Auditing Modern. Buku Kedua. Yogyakarta: BPFE.


77

Nur Harjanto, Ryan. 2010. “Analisis Pengaruh Harga, Produk, Kebersihan, dan

Kualitas Layanan Terhadap Kepuasan Pelanggan”. Skripsi. Universitas

Diponegoro, Semarang.

Sanusi, Anwar. 2011. Metodologi Penelitian Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

Sawyer, Laurence B., Dittenhoffer, Mortimer A., dan Scheiner, James H. 2005.

Sawyer’s Internal Auditing (Audit Internal Sawyer). Edisi Kelima. Buku

Pertama. Jakarta: Salemba Empat.

Sekaran, Uma. 2006. Research Methods for Business (Metodologi Penelitian untuk

Bisnis) Buku Dua. Edisi Empat. Jakarta: Salemba Empat.

Siregar, Badric. Bambang, Suripto. Dody, Hapsoro. Eko, Widodo Lo. Erlina

Herowati. Lita, Kusumasari. & Nurofik. 2013. Akuntansi Biaya. Jakarta:

Salemba Empat.

Sondang, Siagian P. 2004. Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Sunyoto, Danang. 2014. Auditing Pemeriksaan Akuntansi. Yogyakarta: CAPS

(Center of Academic Publishing Service).

Tampubolon, Robert. 2005. Risk and System-Based Internal Audit. Cetakan

Pertama, Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Wiyasha, IBM. Akuntansi Manajemen untuk Hotel dan Restoran. 2007.

Yogyakarta: Andi Offset.


78

LAMPIRAN


79

Lampiran 1 – Laporan Hasil Audit Internal

Laporan Hasil Audit Internal Pembelian Bahan Baku Makanan

Yogyakarta, 2 Februari 2018

Perihal : Laporan Hasil Audit Internal

Kepada

Yth. Supervisor Bagian Dapur Ambarketawang Resto

Di Yogyakarta

Saya telah melakukan audit atas pembelian bahan baku makanan pada

Ambarketawang Resto untuk periode Desember tahun 2017. Audit internal ini

bertujuan untuk menilai tingkat keefektifan, keefisienan, dan keekonomisan pada

pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Ambarketawang Resto dan

memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada

saat pelaksanaan audit guna memberikan nilai tambah kedepannya bagi Restoran

Ambarketawang.

Hasil audit internal disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Ruang Lingkup Audit

Bab III : Kesimpulan Audit

Bab IV : Rekomendasi

Secara keseluruhan, hasil audit menunjukkan bahwa dalam organisasi

fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan

pembayaran barang dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E (Efektif, Efisien, dan Ekonomis).

Dalam pelaksanaan audit, saya telah memperoleh dukungan dari banyak

pihak yaitu pemilik restoran, supervisor bagian dapur, staff accounting dan para

karyawan yang berhubungan dengan proses audit ini maka dari itu saya

mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik.

Hormat saya,



80

Lampiran 1 – Laporan Audit Internal (Lanjutan)


Bab I

Informasi Latar Belakang

Ambarketawang Resto adalah restoran yang awalnya didirikan untuk

melengkapi keberadaan SPBU Ambarketawang. Saat ini Ambarketawang Resto

sudah maju sangat pesat dan mampu melayani tamu sampai 1000 orang setiap

harinya. Ambarketawang resto hadir dengan sajian khas nusantara dan buka 24 jam

sehari. Oleh karena banyaknya tamu, restoran harus sering melakukan pembelian

bahan baku makanan.

Dalam menjalanakan aktivitasnya, restoran dapat melakukan kegiatan

pembelian bahan baku makanan sampai dengan tiga kali dalam sehari. Tujuan

diadakannya audit internal pada pembelian bahan baku makanan adalah untuk

menilai kesesuaian antara implementasi dan peraturan, hukum, kebijakan, prosedur,

atau standar yang digunakan untuk menilai aspek mana yang memerlukan

perbaikan.


81



Bab II

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit internal ini adalah pembelian bahan baku makanan

periode Desember tahun 2017. Audit internal pembelian bahan baku makanan ini

mencakup empat aspek utama yaitu organisasi fungsi pembelian, perencanaan

pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang.


82



Bab III

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama proses audit

dilakukan, kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut:

1. Organisasi Fungsi Pembelian

Secara umum organisasi fungsi pembelian sudah efektif dalam

melakukan pembelian bahan baku makanan secara efisien. Restoran telah

melakukan pemisahan tugas dan fungsi pada bagian pembelian dengan bagian

admininstrasi dan pencatatan/akuntansi. Untuk melakukan transasksi

pembelian, bagian pembelian juga telah memiliki prosedur yang menetapkan

dokumen-dokumen apa saja yang harus ada dan kebijakan untuk menjaga dan

menyimpan dokumen pembelian. Ketika terjadi pembelian yang mendesak,

bagian pembelian juga telah memiliki prosedur yang tegas dan manajemen juga

telah menentapkan anggaran pembelian.

Tetapi restoran belum memiliki kebijakan prosedur formal secara

tertulis mengenai setiap aktivitas yang dilakukan, belum adanya pemisahan

tugas antara bagian pembelian dan penerimaan, otorisasi pembelian dilakukan

oleh staf bagian pembelian, belum adanya dokumen permintaan pembelian,

order pembelian dan laporan penerimaan barang secara terpisah dan tidak

adanya nomor urut tercetak pada setiap dokumen. Penyebab dari penyimpangan

tersebut adalah penyampaian lisan kepada karyawan sudah dianggap cukup,

pelaksanaan dirasa lebih mudah apabila bagian penerimaan dan pembelian

menjadi satu bagian, supervisor bagian dapur hanya ada satu orang dan tidak

setiap saat berada di lokasi, pembuatan dokumen dalam satu buku dianggap

lebih efisien dan penggunaan tanggal sebagai pengganti nomor urut dianggap

lebih mudah. Tetapi hal ini dapat mengakibatkan kemungkinan terjadinya

ketidakseragaman kebijakan apabila terjadi pergantian supervisor bagian dapur,

sulit melakukan cross check jika buku permintaan pembelian, order pembelian

dan laporan penerimaan barang hilang dan terbuka lebar kesempatan bagi

karyawan untuk melakukan fraud.

2. Perencanaan Pembelian

Pada bagian perencanaan pembelian dapat dikatakan bahwa fungsi

pembelian sudah melakukan pembelian secara tepat sesuai rencana dalam

memenuhi kebutuhan di restoran. Bagian pembelian sudah mencari sumber


83

informasi mengenai pemasok bahan baku dan melakukan penyeleksian

pemasok yang tepat waktu, tepat kualitas, tepat kuantitas dan harga yang

kompetitif. Setelah itu, fungsi pembelian melakukan pendokumentasian

terhadap pemasok yang terpilih yang akan memudahkan restoran dalam

melakukan pembelian kembali. Dalam rencana pembelian, kuantitas dan waktu

penggunaan telah tertulis jelas, sementara kualitas yang diinginkan hanya

secara lisan.

Tetapi pembelian masih dilakukan di luar pemasok terpilih. Hal ini

terjadi pada saat kejadian mendesak. Hal ini disebabkan permintaan konsumen

yang cukup melunjak membuat restoran membutuhkan bahan baku makanan

yang lebih banyak sehingga pemasok terpilih tidak dapat memasok kebutuhan

bahan yang diharapkan oleh restoran karena melebihi dari kesepakatan awal

saat dilakukannya kerjasama. Hal ini dapat berakibat organisasi fungsi

pembelian dianggap belum mampu meminimalisir pengeluaran karena bahan

baku makanan yang diperoleh didapat dari beberapa kegiatan yang kurang

ekonomis jika hal ini sudah sering terjadi.

3. Inspeksi dan Penerimaan Barang

Dapat dikatakan petugas penerimaan dianggap telah cermat dalam

menilai dan memastikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi

spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan. Pada saat penerimaan

barang pesanan, bahan baku makanan yang diterima akan langsung dicocokan

dengan order pembelian dan nota dari pemasok. Selain itu bagian fungsi

pembelian juga sudah memiliki prosedur yang jelas jika barang yang tidak

sesuai spesifikasi yang diminta tetapi belum dalam bentuk tertulis karena

dianggap penyampaian secara lisan sudah cukup. Hal ini dapat mengakibatkan

kemungkinan adanya perubahan kebijakan apabila supervisor bagian dapur

berganti. Bagian penerimaan juga telah membuat laporan penerimaan barang

meski tidak berbentuk dokumen laporan penerimaan dalam bentuk kertas

terpisah karena pembuatan laporan penerimaan barang secara terpisah dianggap

tidak perlu. Hal ini dapat menyebabkan sulit dilakukan cross chek apabila buku

hilang. Fungsi pembelian juga belum terpisah dengan fungsi penerimaan, hal

ini disebabkan karena supervisor bagian dapur merasa pelaksanaan lebih mudah

jika bagian pembelian dan penerimaan menjadi satu bagian dan berakibat pada

Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud.

4. Pembayaran Barang

Tahap pembayaran barang dapat dikatakan bahwa penyelesaian

kewajiban kepada pihak pemasok dapat dipertanggugjawabkan. Pada proses ini

bagian akuntansi dan bagian admininstrasi/pembayaran terpisah dengan bagian

pembelian. Pada proses ini, pembayaran akan dilakukan dibagian administrasi.

Bagian admininstrasi akan mendapatkan laporan penerimaan barang dan

didampingi karyawan bagian penerima barang yang menyatakan barang telah

sesuai spesifikasi. Setelah melakukan pembayaran, bagian administrasi dan

akuntansi akan menerima nota dari pemasok. Nota yang diberikan ke bagian


84

akuntansi akan langsung dicatat secara terkomputerisasi. Bagian akuntansi juga

akan melakukan penyimpanan secara manual (bentuk hard copy).

Di sisi lain pembayaran yang dilakukan belum mendapat persetujuan

dari pihak yang berwenang dan belum dibuatnya bukti kas keluar oleh bagian

akuntansi. Sejauh ini pembayaran hanya dilakukan dengan dilampiri laporan

penerimaan barang oleh karyawan bagian penerimaan sebagai bentuk

pengendalian bahwa barang yang dibayar sesuai spesifikasi yang diminta

restoran. Hal ini tidak terlalu berpengaruh terhadap proses pembayaran karena

supervisor bagian dapur menganggap bahwa lampiran laporan penerimaan

barang dari bagian penerimaan sudah cukup. Belum dibuatnya bukti kas keluar

juga tidak terlalu berpengaruh karena restoran telah memiliki nota dari pemasok

untuk di arsipkan sebagai bukti atas pembelian yang terjadi.

Dari hasil proses audit yang telah dilakukan atas organisasi fungsi


pembayaran barang, dapat dikatakan bahwa pembelian bahan baku makanan di

Ambarketawang Resto telah memenuhi 3E yaitu efektif, efisien dan ekonomis

dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan. Mesikupun demikian, kelemahan

dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan masih ditemukan yaitu:

1. Kelemahan pada peraturan dan kebijakan

a) Belum adanya Standar Operating Procedure (SOP) secara tertulis.

2. Kelemahan pada instrumen pengendalian seperti dokumen pembelian

a) Belum adanya dokumen permintaan pembelian, order pembelian dan

laporan penerimaan barang secara terpisah.

b) Belum adanya nomor urut pada dokumen yang digunakan dalam kegiatan

pembelian.

c) Otorisasi pembelian masih dilakukan oleh staf bagian pembelian.

d) Belum dibuatnya bukti kas keluar dalam kegiatan pembayaran oleh bagian

akuntansi.

3. Kelemahan pada pengawasan dalam proses pembelian

a) Belum adanya pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara

bagian pembelian dan penerimaan.

b) Belum adanya otorisasi dari pihak yang berwenang dalam pembayaran yang

dilakukan.

4. Kelemahan pada kerjasama dengan pemasok

a) Masih adanya pembelian yang dilakukan diluar pemasok terpilih.


85



Bab IV

Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang terdapat

pada pembelian bahan baku makanan. Atas kelemahan yang didapat dari hasil audit,

peneliti memberikan rekomendasi guna koreksi dan perbaikan yang dapat diambil

atau digunakan oleh tim manajemen restoran untuk memperbaiki kelemahan

tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kelemahan pada peraturan dan kebijakan

a) Manajemen restoran diharapkan membuat Standar Operating Procedure

(SOP) yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang mungkin diterapkan di


2. Kelemahan pada instrumen pengendalian seperti dokumen pembelian

a) Manajemen restoran diharapkan membuat dokumen secara terpisah untuk

surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan

barang dan diberi nomor urut pada setiap transaksi pembelian yang

dilakukan.

b) Manajemen restoran diharapkan melakukan otorisasi untuk dokumen

permintaan pembelian oleh pemakai barang, dokumen order pembelian

minimal oleh supervisor bagian dapur dan dokumen laporan penerimaan

barang oleh penerima barang.

c) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap

transaksi pembelian yang dilakukan.

3. Kelemahan pada pengawasan dalam proses pembelian

a) Manajemen restoran diharapkan melakukan pemisahan tugas, wewenang

dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang.

b) Bagian akuntansi diharapkan membuat bukti kas keluar pada setiap

transaksi pembelian yang dilakukan sebagai bentuk otorisasi pengeluaran

kas.

4. Kelemahan pada kerjasama dengan pemasok

a) Manajemen restoran diharapkan melakukan verifikasi kembali terhadap

pemasok yang mampu memenuhi kebutuhan restoran apabila pembelian di

atas dua kali dalam sehari sudah sering terjadi sehingga tidak terjadi

pembelian diluar pemasok terpilih.


86

Keputusan untuk menindaklajuti rekomendasi yang berupa perbaikan atas

kondisi pembelian bahan baku makanan merupakan kewenangan manajemen

Ambarketawang Resto. Apabila tidak segera dilakukan perbaikan, peneliti khawatir

peluang terjadinya sesuatu yang buruk semakin tinggi pada pembelian bahan baku

makanan di Ambarketawang Resto.


87

Lampiran 2 – Daftar Pertanyaan Wawancara

Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Profil Restoran

a. Apa nama restoran ini?

b. Dimana alamat restoran ini?

c. Kegiatan apa saja yang dilakukan restoran ini?

2. Bagaimana restoran ini bisa terbentuk?

a. Siapa yang mendirikan?

b. Tahun berapa didirikan

c. Apa alasan didirikan restoran ini?

d. Bagaiamana perkembangan restoran ini?

3. Bagaiamana struktur Organisasi di restoran ini?

4. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka?

5. Apakah restoran memiliki SOP secara tertulis terutama di bagian pembelian?

6. Apakah bagian pembelian mempunyai daftar uraian tugas (jobdesk) secara

tertulis untuk para karyawannya?

7. Apakah kegiatan pembelian dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian

fungsi pembelian?

8. Apakah perusahaan mempunyai daftar supplier/ pemasok secara tertulis?

9. Bagian apa saja atau adakah pengaturan siapa saja yang boleh membuat order

pembelian?


88

Lampiran 2 – Daftar Pertanyaan Wawancara (Lanjutan)

10. Apakah order pembelian dibuat berdasarkan form permintaan pembelian dan

berlaku untuk semua pembelian?

11. Apakah order pembelian diotorisasi oleh kepala bagian pembelian dan/atau

manajer yang berwenang?

12. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara supervisor

bagian dapur dengan seluruh bagian pembelian?

13. Apakah barang yang dipesan selalu diterima tepat waktu?

14. Apakah dibuat laporan penerimaan barang saat barang diterima?

15. Apakah dibuat laporan pembelian untuk diserahkan kepada manajemen?

16. Bagaimana proses pembayaran yang dilakukan kepada pihak pemasok?

17. Apakah dibuatkan bukti kas keluar saat melakukan pembayaran kepada pihak

pemasok?


89

Lampiran 3 – Tabel Program Audit Organisasi Fungsi Pembelian


2017



1 Ada kebijakan dan prosedur formal secara

tertulis dalam melakukan setiap aktivitas

dan kegiatan pada fungsi pembelian


penerimaan pesanan


akuntansi


pembayaran/administrasi

5 Order pembelian tercetak dan diberi nomor

urut

6 Laporan penerimaan barang diberi nomor

urut

7 Manajemen menentapkan anggaran

pembelian bahan baku

8 Prosedur pembelian secara tegas telah

menetapkan dokumen-dokumen yang

digunakan dalam melakukan pembelian

9

Prosedur pembelian secara tegas telah

menetapkan prosedur dan kondisi untuk

pembelian mendesak dan bersifat khusus

10 Organisasi telah memiliki kebijakan yang

tepat untuk menjaga dan meyimpan

dokumen pembelian.

Diaudit Oleh :

Tanggal :

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


90

Lampiran 4 – Tabel Program Audit Perencanaan Pembelian


2017



1 Restoran memiliki daftar pemasok terpilih

yang terdokumentasi.

2 Setiap pemasok yang masuk dalam daftar

terpilih telah diverifikasi dahulu untuk

menilai kemampuannya dalam menyediakan

bahan tepat kuantitas




bahan tepat kualitas




bahan tepat waktu




bahan dengan harga yang paling rendah

6 Rencana pembelian telah memuat tentang

kuantitas yang dibutuhkan


standar kualitas bahan


jadwal penggunaan bahan

9 Pembelian dilakukan hanya kepada pemasok

terpilih

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :


91

Lampiran 5 - Tabel Program Audit Inspeksi dan Penerimaan Barang

Nama Organisasi: Ambarketawang Resto Periode Audit:




penerimaan


akuntansi

3 Ada pedoman yang tegas menyatakan

personalia yang bertanggung jawab untuk

memeriksa barang yang diterima

4 Bahan baku yang diterima dicocokkan

dengan order pembelian

5 Setiap penerimaan bahan baku disertai

dengan pembuatan laporan peneriman

secara tertulis


mengenai kuantitas


mengenai keadaan kualitas

8 Perusahaan memiliki prosedur yang jelas

mengenai barang yang tidak sesuai dengan

spesifikasinya seperti kualitas di bawah

standar, kuantitas kurang dan terlambat

diterima

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


92

Lampiran 6 - Tabel Program Audit Pembayaran Barang


2017

Program yang di audit: Pembayaran dan Pelaporan Penerimaan Barang



akuntansi


pembayaran/administrasi

3 Pembayaran yang dilakukan telah mendapat

persetujuan dari pihak yang berwenang

4 Setiap tagihan dari pemasok dilengkapi

dengan bukti penerimaan barang

5 Dibuatkan bukti kas keluar

Diaudit Oleh:

Tanggal:

Jumlah

Jawaban

Catatan :

Ya Tidak


93

Lampiran 7 – Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pemebelian

dan Penerimaan Barang


94

Lampiran 7 – Contoh Dokumen Permintaan Pembelian, Order Pemebelian

dan Penerimaan Barang (Lanjutan)


95

Lampiran 8 – Contoh Nota dari Pemasok


96

Lampiran 8 – Contoh Nota dari Pemasok (Lanjutan)


97

Lampiran 9 – Daftar Pemasok Bahan Baku Makanan Terpilih

NAMA SUPPLIER AMBARKETAWANG RESTO

NO NAMA SUPPLIER KETERANGAN

1 BU WIDODO AYAM

2 PAK MENTUK BERAS

3 PAK TUNANG DAGING SAPI

4 PAK ANANG IKAN LAUT

5 BU WARDI MINYAK GORENG, TELUR AYAM, GULA PASIR

6 PAK KIRNO IKAN

7 BU ENDANG SAYUR MAYUR

8 PAK MUJIONO KECAP ABC

9 PAK ABIDIN TEMPE MURNI

10 MB ARNY KERUPUK

11 PAK RUDI TAHU


98

Lampiran 10 – Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian


pengauditan internal atas pembelian …repository.usd.ac.id/22137/2/142114149_full.pdfproses audit...

Documents