Oleh: Nurhesti Esa Dwirini

Diambil dari banyak sumber dan disampaikan padakegiatan LKMM-TD

Tanggal 24 Oktober 2014

Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakanacara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kitamenyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan lancar, tertib, khidmat,menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acarayang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.

Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acararesmi kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan MakanMalam Kenegaraan. Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti UpacaraPelantikan dan Serah Terima Jabatan, Upacara Penandatanganan NaskahKerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara Pembukaan Seminar,Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara Pengukuhan GuruBesar, dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan sepertiseharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang protokoler danpembawa acara

Beberapa pengertian protokol

Menurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dansosialProtokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tatakehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintahdan negara serta wakil-wakilnya

Menurut pasal 1 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1987Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmiyang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dantata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepadaseseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannayadalam negara, pemerintahan atau masyarakat

Ruang Lingkup Protokol

Penghormatan kedudukan, kebangsaan danpenghormatan terhadap jenazah

Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabatnegara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakattertentu

Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acarakenegaraan dan acara resmi

Jenis-Jenis Kegiatan Protokol

Jenis kegiatanUmum/Kenegaraan

1. Upacara Pelantikan danSertijab

2. Upacara Penandatanganannaskah kerja sama

3. Upacara Sumpah pegawai4. Upacara

Peresmian/Pembukaangedung baru

5. Peresmian/Pembukaanseminar, symposium, diskusidsb

Jenis-Jenis Kegiatan Protokol

Jenis kegiatan yang bersifat

Universitas/ Perguruan Tinggi

1. Upacara Dies Natalis2. Upacara Wisuda3. Upacara Pengukuhan Guru

Besar4. Upacara promosi Doktor/

Doktor Honoris Causa

Aspek-aspek Protokol

Regulation menguasai berbagai keprotokolan

Preseancememberikan kelayakan kepada orang atau lambang,

pengaturan tata tempat, pengaturan tata ruang

Appearancepenampilan seseorang yang bernuansa keprotokolan

Koordinasihubungan kerjasama seluruh anggota dalam

pelaksanaan kegiatan

Aspek-aspek Protokol

Etiket tata sopan santun

Bahasapenggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar

Securitypengamanan

Leadershipseorang protokol harus mencerminkan seorang pemimpin

Tugas Umum Protokol

Tata Ruang

Pengaturan ruangan

Lambang negara, bendera, gambar

Presiden dan WakilPresiden

Meja, kursi danpodium

Tata cahaya, suara,

dekorasi

Perlengkapan upacara

Tugas Umum Protokol

Tata Ruang

Tugas Umum Protokol

Tata Ruang

Tugas Umum Protokol

Tata Tempat

- Norma yang berlaku dalam hal tata tempat duduk para

pejabat yang didasarkan atas kedudukan dalam

ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan

kedudukan sosial

- Tata tempat duduk

- Tata urutan memasuki kendaraan

- Tata urutan kedatangan dan kepergian / pulang

Tugas Umum Protokol

Tata Tempat

Tugas Umum Protokol

1. Orang yang berhak mendapatkan tata urutan yang pertamaadalah mereka yang mempunyai urutan paling depan ataupaling mendahului.

2. Jika mereka berjajar, yang berada disebelah kanan dariorang yang mendapat urutan tata tempat paling utama danpaling tinggi/mendahului orang yang duduk disebelahkirinya (sebelah kanan dari orang yang paling utamadianggap lebih tinggi dari tempat sebelah kiri).

3. Jika menghadap meja, tempat utama adalah yang menghadap ke pintu keluar dan tempat terkahir adalahtempat yang dekat dengan pintu keluar

Tugas Umum Protokol

4. Dalam pengaturan tata tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi):

- bila 2 orang, yang kanan yang pertama- bila 3 orang, yang tengah yang pertama- bila 4 orang = 4.2.1.3- Bila 5 orang = 5.3.1.2.4- Bila 6 orang = 6.4.2.1.3.5- Bila 7 orang = 7.5.3.1.2.4.6

5. Jika berjajar pada garis yang sama, tempat yang paling utama adalah tempat sebelah kanan luar, tempat paling tengah.

Tugas Umum Protokol

6. Apabila naik kendaraan, orang paling utama:- di kapal terbang = naik akhir, turun paling dahulu- di kapal laut = naik dan turun paling dahulu- di mobil / KA = naik dan turun paling dahulu

7. Kedatangan dan pulang: orang yang paling dihormati, selaludatang paling akhir dan pulang paling dahulu

8. Jajar kehormatan : orang yang paling dihormati harus datangdari arah sebelah kanan dari pejabat yang menyambut. Bilaorang yang paling dihormati yang menyambut tamu, tamuakan datang dari sebelah kirinya

Tugas Umum Protokol

- Jenis Kegiatan

- Bahasa Pengantar

- Materi aktivitas

- Menyusun acara dengan urutan yang benar

- Menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara,

menetapkan urutan dan menghubungi yang akan

memberikan sambutan sesuai jenjang jabatan, pejabat

tertinggi memberikan sambutan terakhir

Tata Upacara

-Jenis Kegiatan- Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Upacara

Tugas Umum Protokol

Tata Busana Tata Warkat

Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu

kegiatan protokoler, baik olehpara pejabat / undangan

maupun petugas pelaksanakegiatan

Penataan administrasi suratmenyurat dan undangan yang

berkaitan langsung denganacara yang dilaksanakan

Tugas Umum Protokol

Tata urutan memberikan sambutan

Urutan dalam memberikansambutan dalam acararesmi adalah dimulai dariyang terendah tingkatkedudukan / jabatannyadan yang terakhir yangtertinggi / paling utama.