Oleh:

Nurhesti Esa Dwirini

disampaikan pada kegiatan:

Pembinaan Karakter Mahasiswa Baru

S1 Desain Komunikasi Visual Crayon 2016

Rabu, 7 September 2016

Peserta memahami langkah-langkahdalam penyelenggaraan sebuah kegiatan, mulai dari tahap desain hingga tahapevaluasi.

Peserta memahami parameter-parameterkeberhasilan sebuah kegiatan.

Semua kegiatan atauaktifitas manusia haruslahdikelola dengan baik.

Jika tidak, biasanya hasilnyatidak sesuai dengan harapan.

Ciri kegiatan yang tidak berhasiladalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang dibutuhkan terlalulama/tidak sesuai rencana ataubiaya yang terlalu besar.

Butuh PROGRAM KEGIATAN

Mengapa Butuh

PROGRAM KEGIATAN

?

Kalau organisasi tidak ingin berhenti dari

dinamika kehidupan maka harus ada

kegiatan secara berkesinambungan

Di Perlukan PANITIA

Menyebarkan informasi, menghasilkan Ide

Menyelesaikan masalah

Mewujudkan koordinasi, komunikasi dan

kerjasama

Membuat keputusan

danmelaksana

kan

Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan

orang sesuai dengan kemampuannya

Syarat menjadi panitia; mau, mampu dan

ada waktu

Buatlah struktur organisasi kepanitiaan

Buatlah “job description” (uraian kerja) per

bagian dan lebih baik lagi per orang

Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian

KetuaBagian inilah yang akan mengoordinasikan gerak kerja

dari keseluruhan panitia, memimpin rapat-rapat baik

untuk perencanaan, koordinasi, dan evaluasi,

memecahkan konflik, hambatan, dan masalah yang

mungkin timbul di dalam kepanitiaan, dan

bertanggungjawab terhadap motivasi kerja seluruh

anggota panitia

Wakil Ketuaorang kedua yang paling bertanggung jawab terhadap

keberlangsungan kerja panitia keseluruhan.

SekretarisBagian ini terdiri dari satu atau dua orang yang

bertugas mengurusi berbagai masalah kesekretariatan

panitia. Kesekretariatan di sini biasanya mengurusi

permasalahan suratmenyurat baik itu untuk perijinan,

undangan, peminjaman peralatan, pembuatan

proposal kegiatan untuk donasi/sponsor berikut

kelengkapannya, data keanggotaan panitia

keseluruhan, notulensi rapat-rapat besar yang

melibatkan seluruh elemen kepanitiaan, dsb.

dan notulensi rapat

BendaharaBagian ini bertugas membuat rencana anggaran

kepanitiaan di awal kegiatan melalui koordinasi

dengan divisi-divisi yang ada, mengumpulkan seluruh

data keuangan yang masuk untuk penyelenggaraan

kegiatan, mengatur pengeluaran yang dibutuhkan oleh

tiap-tiap divisi, dan membuat laporan akhir keuangan

kepanitiaan diakhir kegiatan. Harus dibedakan antara

bendahara dengan fungsi pencarian dana kegiatan.

Untuk fungsi yang terakhir dapat diserahkan ke divisi

khusus, yakni divisi dana usaha (danus). Namun tidak

masalahjika bendahara membantu kerja pengumpulan

dan kegiatan.

Divisi-divisi lainnya sesuai kebutuhanDivisi apa saja yang akan dibentuk dalam sebuah

kepanitiaan sangat bergantung pada kebutuhan

kegiatan itu sendiri dan lingkup yang harus

ditanganinya. Artinya, jika sebuah divisi harus

melakukan tugas yang besar, maka untuk memudahkan

fokus kerja dan keseimbangan beban kerja dengan

divisi lainnya, divisi tersebut dapat dipecah menjadi

divisi-divisi yang lebih kecil.

Misal :

Divisi dana usaha

Divisi publikasi (dokumentasi)

Divisi perlengkapan/logistik

Divisi acara

dll

Pemahaman kerja tim/kepanitiaan

REKRUTMEN SDM

PENJELASAN LINGKUP

KERJA

IDENTIFIKASI

PENGHALANG

Penghalang Tim

Dapat Di ATASI

Cara Mengatasi

Buatlah rencana kerja kegiatan: 5 W + 1 H

mengapa, apa, kapan, dimana, siapa & bagaimana

Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan lalu tentukan apa saja yang hrs dilakukan untuk mencapainya

Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut; jumlah panitia, peserta, ruangan/tempat, waktu, pembicara/nara sumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan pengeluaran) dll

Bentuk kepanitiaan yang jumlah orang dan bagian-bagiannya sesuai dengan kebutuhan

Tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah anda tulis dan tulis apa yang telah anda kerjakan

Terima kasih

& Semoga Bermanfaat