LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA

LDKS OSIS SMA AL - KARIMI 2012LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWAOSIS SMA AL KARIMI TEBUWUNG DUKUN GRESIK 2012Bumi Perkemahan Semen Gresik. 23 24 Oktober 2012

DAFTAR ISI PROTOKOLER

A. Pengertian Protokoler 2B. Persyaratan Menjadi Protokoler 2C. Jenis-jenis Kegiatan Protokoler 3D. Aktivitas Protokoler 3E. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol 8F. Peran dan Fungsi Protokol 8G. Penyelenggaraan Seminar 9H. Pembawa Acara (MC : Pemandu Acara) 10I. Definisi Moderator 10J. Etika Menghadiri Rapat 11K. Etika Menghadiri Rapat 12

PROTOKOLER Oleh : Sukirno, S.Pd

A. Pengertian ProtokolerDalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/ kantor maupun masyarakat.

B. Persyaratan menjadi ProtokolerPersyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :a. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia.b. Bermental kuat dan kepribadian tangguh.c. Trampil dan cekatan menguasai situasi.d. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat.e. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul.f. Sangat memahami perasaan orang lain.g. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang.h. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri.i. Rendah hati tetapi tidak rendah diri.j. Penampilan menarik.k. Pandai berbusana sesuai dengan suasana.l. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik.m. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen.n. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing.

Adapun yang mengatur kegiatan protokoler adalah pejabat protokoler yang berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

C. Jenis-jenis Kegiatan Protokolera. Jenis Kegiatan Umum/ KenegaraanJenis kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/ Perguruan Tinggi/ Kedinasan Instansi, antara lain berbentuk :1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan.2) Upacara penandatanganan naskha kerjasama.3) Upacara sumpah pegawai.4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru.5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya.

b. Jenis Kegiatan yang Bersifat Universal/ Perguruan Tinggi1) Upacara Dies Natalies.2) Upacara wisuda sarjana3) Upacara pengukuhan guru besar.4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa.

D. Aktivitas Protokolera. Tata Ruang,Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas.1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang dipergunakan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/ sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya.2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti : penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi.2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di lapangan, termasuk pemandu acara/ pembawa acara, penerima tamu, konsumsi, keamanan dan sebagainya.3) Khusus pemandu acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut :a) Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC.(1) Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi.(2) Volume suara yang konstan dan mantap.(3) Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.(4) Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan.(5) Sifat yang tidak mudah tersinggung.(6) Berkepribadian.b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik.d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena kegiatan).e) Pandai mengatur volume suara.f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar) pidato seseorang.g) Mampu menguasai massa.

b. Tata Upacara,Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan :1) Jenis kegiatan.2) Bahasa pengantar yang dipergunakan.3) Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, missal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu upacara diperlukan seorang stage manajer yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

c. Tata Tempat (Preseance)Kata preseance berasal dari bahasa Prancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang labih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administrative/ struktur dan kedudukan social. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance :1) Golonga Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabatannya atau kedudukannya.2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan dan sebagainya.

Pedoman Preseance :1) Aturan Dasar Preseancea) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului.b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang disebelah kanan.

2) Aturan Umum Tata Tempata) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk didekat pintu dianggap paling terakhir.b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan diluar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.3) Aturan Tempat DudukUrutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut :a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi.b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.4) Aturan urutan memasuki kendaraan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kendaraan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus menganal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kendaraan mobil atau kereta api sebagai berikut :a) Pesawat udara : seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruti pesawat orang yang utama akan turun lebih dahulu.b) Kapal laut : orang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun lebih dahulu.c) Kendaraan mobil atau kereta : orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.d) Letak kendaraan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kendaraan akan menuju, berada disebelah kiri kita.e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya disebelah kiri.f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.h) Jika mobil memungkinkan diduduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, Karen ada tambahan bak ditengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki disebelah kanan kirinya.

d. Tata BusanaTata busana disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelkasana kegiatan.Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.Jenis tata busana yang perlu diketahui :1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL).2) Pakaian Sipil Harian (PSH).3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL).4) Pakaian Dinas Harian (PDH).5) Pakaian Dinas Upacara I, II, III, (PDU) untuk kalangan militer.6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu).7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri).8) Toga (Untuk Peruruan Tinggi/ Institut).

e. Tata WarkatPengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah :a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/ keperluan kegiatan.b. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.c. Bentuk undangan sedapat mungkin dilakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.e. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/ suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.h. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan Respondez Sil Vous Plaiz).j. Undangan dikirim dalam waktu relative tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim). E. Tata Cara Mengatur Kegiatan ProtokolDalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki :a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.b. Tata karma, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan dengan keprotolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

F. Peran dan Fungsi ProtokolerPeran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institute. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik ditingkat local maupun nasional.Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

G. Penyelenggaraan SeminarTahapan penyelenggaraan seminar :1. Tahap orientasi.2. Tahap persiapan.3. Tahap pelaksanaan.4. Tahap penutupan.

1. Tahap Orientasi, yang perly dipertimbangkan adalah :a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan.b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan.c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan.d. Kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi jika suatu kegiatan tersebut diadakan.

2. Tahap Persiapan, langkah-langkahnya adalah :a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah langsung.b. Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan-persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.c. Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.

3. Tahap pelaksanaanMemastikan penggunaan ruangan/ gedung yang akan dipakai, memperhatikan kapasitasnya. Fasilitas-fasilitas dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta, kendaraan umum, dan juga penataan ruangan.

4. Tahap PenutupanBentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh tanggungjawab masing-masing personal/ seksi sesuai dengan bagian yang menjadi tugasnya. Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertingg dalam kepanitiaan.

H. Pembawa Acara (MC : Pemandu Acara)1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiata protokoler.2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer (penymr), Toatmasier (pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof Ceremony (pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial. Misalnya : upacara wisuda, upacara kenegaraan,).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :1. Berbusana yang baik.2. Nada/ volume suara yang baik.3. Tata bahasa yang baik.4. Bersikap yang baik.5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain.6. Cara menutup acara yang baik.

I. Definisi ModeratorAdalah seseorang yang bertugas untuk memoderasi dan mengawasi jalannya diskusi yang menjadi tanggung jawabnya dengan tujuan utamanya adalah agar diskusi dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan topiknya serta berlangsung secara kondusif.

Tugas dan Tanggungjawab Moderator :a) Mengawal dan mengawasi jalannya diskusi yang menjadi tanggungjawabnya agar berjalan sesuai dengan topiknya.b) Seorang moderator hanya menjadi moderator di diskusi yang menjadi lebih hidup dan dinamis.c) Moderator harus dapat menciptakan ide atau topik baru agar diskusi menjadi lebih hidup dan dinamis.d) Memberi penjelasan dan bimbingan terhadap peserta agar mau suasana tenang namun tidak tegang.e) Memberi peringatan kepada peserta apabila terjadi kegaduhan yang tidak perlu.f) Melakukan tindakan agar diskusi bias lebih fokus dan kondusif.g) Memberikan peringatan kepada member yang dianggap menyalahi peraturan dan atau dianggap mengganggu.h) Menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan peraturan.

J. Etika Menghadiri RapatDalam kehidupa professional, rapat merupakan salah satu agenda penting yang harus dijalankan. Rapat berfungsi sebagai forum penyampaian ide, kritik, maupun saran yang berguna bagi proses perkembangan bersama. Akan tetapi, ada beberapa etika yang harus dipatuhi agar rapat terselenggara dengan sukses dan lancar. Berikut ini media perempuan memberikan petunjuknya :1. Tepat waktuHadir di ruangan beberapa menit sebelum rapat dimulai, untuk mengindikasikan respek terhadap penyelenggara rapat. Selain itu, hal ini memperlihatkan Anda sebagai individu yang terorganisir.2. Penuh persiapanJangan menghadiri rapat tanpa persiapan. Sebelum rapat dimulai, pastikan Anda telah mempersiapkan diri dengan membaca berbagai materi, kebijakan, atau prosedur terkait yang akan dibahas dalam rapat nanti. Dengan demikian, Anda bisa turut berkontribusi dengan memberikan masukan berguna.

3. Membawa alat tulisMeskipun tidak mencatat apapun nantinya, selalu bawa buku catatan dan pena setiap menghadiri rapat. Hal ini sekaligus memperlihatkan minat dan keseriusan Anda terhadap agenda pertemuan.4. Memastikan peralatan komunikasiMatikan semua handphone, pager, atau peralatan komunikasi lainnya agar tidak mengganggu berjalannya rapat.5. BerpartisipasiSelalu memberikan respon ketika pemimpin rapat meminta feedback dari para peserta, khususnya jika memilki sesuatu yang penting untuk disampaikan. Selain itu, Anda juga bisa meresponnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.6. Berlaku sopan dan memperhatikanHindari bercakap-cakap dengan peserta lain ditengah-tengah rapat, dan tunjukkan sikap sopan dengan menyimak baik-baik apa yang disampaikan pembicara kepada forum. Selain itu, tahap keinginan untuk beradu argument, mendominasi, menginterupsi pembicaraan, atau melontarkan komentar-komentar yang tidak diperlukan.7. Bersikap professionalManfaat momen rapat untuk memperlihatkan profesionalisme dan keseriusan, tunjukkan bahwa Anda memiliki kualitas berharga dengan mendemonstrasikan pengetahuan serta pemahaman.8. Berterima kasihKedengaranya memang sederhana, tapi berterima kasih kepada penyelenggara rapat merupakan salah satu cara untuk memperlihatkan penghargaan.

K. Etika Menghadiri Rapat1. Konfirmasi KehadiranPada dasarnya semua undangan rapat wajib kita hadiri, namun bila terpaksa kita tidak bisa menghadiri rapat, berikan informasi tentang absennya kita dalam rapat tersebut disertai dengan alas an yang masuk akal. Dan jika rapat tersebut sangat membutuhkan kehadiran kita, utuslah orang kepercayaan untuk menggantikan kita dalam rapat tersebut.

2. Aturan Tidak TertulisAturan-aturan tidak tertulis dala sebuah rapat, sebaiknya kita pahami tanpa perlu diingatkan lagi, seperti aturan :a) Memakai pakaian yang rapi dan sopan.b) Mematikan ponsel.c) Bila sangat terpaksa harus menjawab telepon, keluarlah dari ruangan rapat setelah mendapat izin dari pimpinan rapat.3. Pahami PeranAdakalanya kita menghadiri untuk mewakili pimpinan, jika kita berpendapat sebagai perwakilan pimpinan, kita harus memegang teguh wewenang dan batasan peran yang diberikan pimpinan kepada kita.4. Sopan dalam Berpendapata) Berikanlah pendapat atau usulan saat pimpinan rapat selesai berbicara/ presentasi dan setelah dipersilahkan aktif dalam berpendapat, namun tidak memotong pendapat orang lain.b) Tidak menjatuhkan pendapat atau usulan yang dipaparkan oleh peserta lain.5. Sebelum Meninggalkan Rapata) Pastikan kita telah membuat catatan kecil tentang permasalahan yang dibahas dalam rapat dan hasil rapat secara teliti dan ditulis secara objektif untuk pertimbangan selanjutnya.b) Tinggalkan rapat setelah rapat benar-benar berakhir dan telah dipersilahkan oleh pimpinan rapat.Siap dipimpin, Siap Memimpin

1Buper SG, 23 24 Oktober 2012