menyusun pekerjaan kantor 0 · pdf filekerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di ... dan...

MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR 0


KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat serta karunia-Nya sehingga penyusunan modul yang berjudul “

pengantar adminitrasi perkantoran (Menyusun Pekerjaan Kantor)” ini dapat terselesaikan

dengan baik dalam bentuk maupun isinya yang sederhana.

Modul ini disusun agar pembaca khususnya peserta didik dan guru yang mengajar

tingkat SMK jurusan APK dapat mempermudah dalam proses pembelajarannya

khususnya dalam kurikulum terbaru yaitu kurikulum 2013, modul ini disajikan

berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber referensi.

Modul ini berisikan tentang Jenis-jenis pekerjaan kantor mulai dari me

Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim,Menyimpan,Melakuan

Komunikasi, Menghitung, dan Pekerjaan lainnya.

Serangkaian ucapan terimakasih penulis kepada Bapak Arif, selaku dosen

pengampu mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Semoga modul ini dapat bermanfaat sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun

pedoman bagi pembaca, peserta didik maupun guru dalam pendidikan yang sedang

ditempuh. Modul ini tentunya juga masih jauh dari sempurna. Oleh karenanya, penulis

mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang membangun untuk

kemajuan ilmu pengetahuan dalam mata kuliah ini.

Malang, 5 Desember 2014

PENYUSUN


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................. 1

DAFTAR ISI ................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN

1. Deskripsi Umum ............................................................................ 4

2. KI – KD ......................................................................................... 4

3. Materi Pembelajaran ...................................................................... 5

4. Informasi Pendukung .............................................. 6

5. Petunjuk Penggunaan Modul ......................................................... 7

BAB II

KEGIATAN 1

JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR ..................................................... 9

A. Tujuan Pembelajaran ....................................................................... 9

B. Uraian Materi ................................................................................... 9

1. Pengertian Pekerjaan Kantor ............................................... 9

2. Tata Usaha sebagai Pekerjaan Kantor ................................. 10

C. Evaluasi 1 ........................................................................................ 16

D. Keteria Penilaian.............................................................................. 20

KEGIATAN 2

FUNGSI, PERANAN, DAN TATA USAHA PEKERJAAN ..................... 21

A. Tujuan Pembelajaran ....................................................................... 21

B. Uraian Materi 2 ................................................................................ 21

1. Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor ....................................... 21

2. Tata Usaha sebgai Pekerjaan Kantor ......................................... 22

C. Evaluasi 2 ........................................................................................ 24

D. Kriteria Penilaian ............................................................................. 28


TUGAS /LANGKAH KERJA .................................................................... 29

KUNCI JAWABAN .................................................................................... 30

PENILAIAN ................................................................................................ 35

GLOSARIUM ............................................................................................. 39

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 40


BAB I

PENDAHULUAN

A. Definisi

Modul ini berjudul “PENGANTAR ADMINITRSI PERKANTORAN

(Menyusun Pekerjaan Kantor)”. Yang di dalamnya berisi tentang apa saja pekerjaan-

pekerjaan yang dilakukan di dalam kantor secara detail dan terdapat pendapat-pendapat

para pakar ahli tentang pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di dalam kantor.

Pekerjaan kantor merupakan bagian yang paling inti pada sebuah kantor, dimana

para karyawan-karyawan melakukan kegiatam-kegiatan yang bersifat ke adminitrasian

termasuk menyusun pekerjaan kantor bisa disebut juga dengan tata usaha.

Dengan mempelajari modul ini siswa menjadi lebih memahami bagaimana

pekerjaan pekerjaan yang ada di dalam kantor secara lebih rinci, dan siswa selain dapat

mempelajari juga di harapkan dapat mengetahui dan dapat mempraktikan secara benar

apabila di minta untuk melakukan kegiatan yang merupakan bagian-bagian dari pekerjaan

kantor.

B. KI-KD

1. Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,

peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan

pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial

dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam

pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual,

konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab


fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

2. Kompetensi Dasar

Menyusun pekerjaan kantor

C. MATERI PEMBELAJARAN

Jenis-jenis pekerjaan kantor

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Menggandakan

5. Mengirim

6. Menyimpan

7. Melakuan Komunikasi

8. Menghitung, dan Pekerjaan lainnya

D. INFORMASI PENDUKUNG

a. Buku karangan Winardi, tentang Manajemen dan Pengawasan penerbit

Mandar Maju

b. Buku karangan The Liang Gie tentang Adminitrasi Perkantoran Modern,Edisi

ke-empat penerbit Liberty

c. Buku karangan Moeni tentang Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan

Penerapan penerbit Pradnya Paramita

d. Buku karangan Tjandra tentang Kesekretarisan, Jilid I penerbit Direktorat

Pembinaan SMK


Melalui buku-buku tersebut siswa dapat membaca dan mempelajari lebih luas lagi

tentang Menyusun pekerjaan kantor. Siswa tida dianjurkan untuk memiliki ke empat buku

tersebut.

E. PETUNJUK BELAJAR

1. Untuk Peserta Didik

a. Petunjuk umum

Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan

ajar selanjutnya.

b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan

d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda

bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu

jawabannya pada sumber yang lain.

e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar

yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan

yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain

atau ke bahan ajar berikutnya.

2. Untuk Pendidik

a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /

jawaban yang diperlukan.


b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada

peserta didik.

c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah

kecil, dll).

d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator

dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan

sebagainya.

g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;

Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.


BAB II

PEMBELAJARAN

A. Tujuan Pembelajaran 1

Siswa dapat mengetahui dan memahami jenis-jenis pekerjaan kantor dan dapat

menerapkan dalam sehidupan sehari-hari dengan baik dan benar.

B. Uraian Materi

1. Pengertian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work

(pekerjaan administratif).

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan

yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah

ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin,

alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang

pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada

prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor

terkait pada prosedur kerja.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi

pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office


Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan

kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written

records and report providing the means by which many items may be summarized quickly

to supply a factual basis for manajerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan

warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal

dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari

pimpinan).

William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai

berikut :

Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan

usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna

dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin

merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana

digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-

surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

2. Macam-macam Pekerjaan Kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan

berikut :

a. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

b. Membuat rekening.

c. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

d. Menyimpan warkat.

e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum

diselesaikan.

f. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

h. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.


i. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

j. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika

Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk

pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu

kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai

berikut :

Typing (mengetik) = 24,6%

Calculating (menghitung) = 19,5%

Checking (memeriksa) = 12,3%

Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

Telephoning (menelepon) = 8,8%

Duplicating (menggandakan) = 6,4%

Mailing (mengirim surat) = 5,5%

Other (lain-lain) = 12.5%

Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor

senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai

berikut :

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

Mengetik – Menyalin

Menghitung – Memilah-milah ( sortir )

Memeriksa – Melekatkan

Menstensil – Menandai

Membubuhkan cap/stempel – Menyampul

Menelepon – Membagi-bagi

2. Bahan baku

Abjad/huruf – Tanda baca

Angka – Tanda hitung

Garis – Tulisan


Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan

kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-

mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan

sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang

diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan

maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,

sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan

alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan

bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara

lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan

chard.

Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),

dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap

disajikan bila diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap

catatan tertulis maupun bergambar, sebagi bahan laporan factual (keadaan sebenarnya),

actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap

hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar

kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak

surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum

semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan

menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan

kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat


menambah relasi/hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa

pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai

peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan

yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru tulis. Bahan yang

diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian,

catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e. Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk

melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan

mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik)

diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus

memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat

(dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah

uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya,

pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang

bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut

pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak

pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada

pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk

membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin

bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau


jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin

(Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

1. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan

sebagainya.

2. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

3. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang

dan sebagainya.

4. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya

penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran

tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata

buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian,

yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau

perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil

uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan

sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku

bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor

buku A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh

seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom

sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom

kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :

Sisi Debet di bagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian penerimaan

lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian pengeluaran

lajur jumlah


Menutup dan membuku kembali buku kas :

1. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

2. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih

jumlahnya.

3. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan pada

kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua

tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

5. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia dengan

saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada

kolom Debet.

6. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya

organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan

yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional

yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar

pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud

tersebut maka diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan

berbagai car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Dalam bukunya, Dr. Winardi, S.E. mengemukakan beberapa macam kegiatan yang

dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut:

a) Catatan (records)

Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang

harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan

data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau

meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.

Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai

pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara

harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.

b) Angka-angka dan perhitungan-perhitungan


Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan

trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar

sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan

membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan

mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.

c) Penyimpanan produk-produknya sendiri

Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan

pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau

sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk

membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.

d) Komunikasi intern dan ekstern

Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam

lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern

merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan

dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.

C. EVALUASI 1

Pilihan Ganda

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang

benar!

1. Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat

kliping, serta mengumpulkan berita dan

menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan kantor yaitu ....

a. Mencatat

b. Menghitung

c. Mengirim

d. Menyimpan

e. Menghimpun

2. Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah .....

a. Surat, kaset, laporan


b. Formulir, laporan, faktur

c. Surat, formulir, kaset

d. Arsip, formulir, faktur

e. Surat, laporan, formulir

3. Perhatikan data di bawah ini!

i. Laporan informatif

ii. Laporan berkala

iii. Laporan tertulis

iv. Laporan analisa

v. Laporan rekomendasi

Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah ......

a. i, ii, iii

b. i, iv, v

c. iii, iv, v

d. ii, iii, v

e. i, iii, v

4. Berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data informasi agar dapat tersaji dalam

bentuk laporan yang lebih berguna adalah perkejaan….

a. Mengirim

b. Menggandakan

c. Menghitung

d. Mengolah

e. Mencatat

5. Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang

aman disebut pekerjaan…

a. Menghitung

b. Komunikasi

c. Mengirim

d. Mencatat


e. Menyimpan

6. Berikut ini yang merupakan ciri pekerjaan kantor yaitu....

a. Bersifat pelayanan

b. Sebagai duta organisasi

c. Sebagai alat bukti otentik

d. Mencatat data pembayaran

e. Mencatat pesanan pelanggan

7. Pekerjaan calculating berdasarkan penelitian yang dilakukan George R. Terry dalam

prosentase adalah....

a. 24,6 %

b. 19,5 %

c. 10,2 %

d. 8,8 %

e. 5,5 %

8. Clerical work disebut juga....

a. Pekerjaan tulis

b. manajemen

c. organisasi

d. pekerjaan kertas

e. pekerjaan adminitratif

9. Kegiatan berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satu kegiatan

komunikasi tersebut adalah....

a. Risograf

b. Fotokopi

c. Diving


d. Filling

e. Duta organisasi

10. Berikut ini yang merupakan hasil dari pekerjaan kantor adalah....

a. Surat

b. Data

c. Mengolah

d. Menyimpan

e. catatan

Essay

1. Jelaskan pengertian dari istilah Pekerjaan Kantor menurut The Liang Gie, G.R.

Terry, dan William Leffingwell dan Edwin Robinson !

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

2. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis

menulis, sebanyak 5 buah.!

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

3. Sebutkan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis,

sebanyak 3 buah.!

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….


4. Sebutkan macam kegiatan yang menyangkut pekerjaan kantor Menurut Dr.

Winardi, S.E. !

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

5. Apa yang dimaksud dengan Transaksi ? jelaskan!

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………….

D. Kriteria Penilaian

𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑢𝑎𝑠𝑎𝑎𝑛 =𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛 𝑔𝑎𝑛𝑑𝑎 + 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑒𝑠𝑠𝑎𝑦

2

Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat di

bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor 10

sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal uraian tiap nomor diberi skor 20 sehingga

jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui

tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1.

Nilai Paraf


A. Tujuan Pembelajaran

Agar siswa mampu memahami fungsi, peranan dan tata usaha Pekerjaan Kantor

B. Uraian Materi 2

1. Fungsi dan Peranan Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan

mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang

pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan

perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat

ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan

pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan

uraian diatas, peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam

merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan

keputusan, agar tepat pada sasaran.

2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu

pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah

melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern

maupun ekstern (pelayanan publik).


Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan

yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data

dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan

pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian

segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan

pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi

untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

2. Tata Usaha sebagai Pekerjaan Kantor

Baik pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi kantor dapat dinyatakan dengan

istilah ”tata usaha”.

Menurut The Liang Gie, tata usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian

aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Tata usaha terdiri dari 6 pola perbuatan, yaitu :

Menghimpun : mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan menjadi siap untuk digunakan bilamana

diperlukan.

Mencatat : membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim,

dan disimpan.

Mengolah : mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud

menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

Mengganda : memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak

jumlah yang diperlukan.

Mengirim : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak

ke pihak lain.


Menyimpan : menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang

aman.

Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat

berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun.

Selanjutnya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja

(operations) yang lebih terperinci.

Berbagai pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey

Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) dibedakan menjadi 8

operations, yaitu:

a. Menulis (membuat warkat asli)

b. Membaca

c. Menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu)

d. Menghitung

e. Membandingkan (mengecek)

f. Memilah (menggolongkan, menyatukan)

g. Menyimpan dan menyusun indeks

h. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai

lapisan terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi tersebut terjadi hubungan kerja yang

dapat disebut hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara

segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung

jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan

pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha

umumnya terwujud dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat

lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara suatu organisasi baik instansi

pemerintah maupun swasta dengan badan dan perseorangan dalam masyarakat.

Berikut ini yang kemudian termasuk dalam lingkup tata usaha :

a. Korespondensi (mengetik, menyiapkan konsep surat sampai selesai

ditandatangani).

b. Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman).


c. Penyetensilan (menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin

stensil).

d. Ekspedisi (mengirim surat-surat).

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

- Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari

sesuatu organisasi.

- Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat

keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

- Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson

menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan

dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian

atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya, ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan

guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah

menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat

keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu

selain untuk keperluan informasi juga berkaitan dengan fungsi pertanggungjawaban dan

fungsi control.

Akhirnya tata usaha mempunyai peranan melancarkan perkembangan organisasi

sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan kantor.

C. EVALUASI 2

Soal Pilihan Ganda

1. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan

yang diperlukan adalah arti dari .............


a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

2. Tata usaha merupakan unsur administrasi, kegiatan yang dilakukan dalam bagian tata

usaha meliputi ....

a. Memelihara, mencatat

b. Menghimpun, memelihara

c. Menghimpun, mencatat

d. Mencatat, menyingkirkan

e. Mengadakan, mencatat

3. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali…..

a. Mengatur informasi

b. Merekam dan menyimpan data

c. Menerima informasi

d. Memberikan informasi

e. Menolak tamu

4. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisai/perusahaan

merupakan bagian dari ....

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

5. Tugas tata usaha sangat beragam seperti menghimpun, mencatat,

mengolah menggandakan, mengirim, dan menyimpan tujuan di adakannya kegiatan

mengolah adalah...


a. Untuk dicatat dan disusun kemmbali dalam bentuk tulisan

b. Untuk digandakan sesuai dengan kebutuhan

c. Untuk mrnyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna

d. Untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan pada pihak yang

memerlukan

e. Untuk menyimpan informasi dengan aman

6. Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan

menyimpan keterangan-keterangan yang berguna dalam usaha kerja sama

merupakan pengertian dari....

a. tata usaha

b. hubungan masyarakat

c. material

d. kepegawaian

e. manajemen

7. Yang bukan merupakan ciri-ciri administrasi (tata usaha) adalah ....

a. dilakukan semua pihak

b. banyak kegiatan manual, visual, dan tulis

c. merembes kemana-mana

d. adanya pembagian tugas

e. bersifat pelayanan

8. Kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dengan alat tempat

tertentu sehingga sistematis dan aman dinamakan ....

a. mencatat

b. menggandakan

c. menyimpan

d. mengumpulkan

e. mengindeks

9. Berikut ini yang merupakan pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan antara

lain ....

a. tata keuangan

b. menerima telepon


c. menerima tamu

d. memelihara gedung

e. pelayanan keamanan

10. Lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data

atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagaian lain yang akan diisi

dengan informasi yang tidak tetap disebut…

a. Formulir

b. Surat

c. E-mail

d. Data

e. Laporan

Soal Essay

1. Menurut The Liang Gie terdapat beberapa pola perbuatan dari Tata Usaha, antara

lain :

b. Menghimpun

c. Mencatat

d. Menyimpan

Jelaskan dari 3 kegiatan Tata Usaha tersebut di atas !

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

2. Jelaskan peranan dan fungsi pekerjaan kantor dalam kegiatan suatu

Organiasasi/Perusahaan!

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

3. Sebutkan ruang lingkup Tata Usaha yang kamu ketahui !


……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

4. Sebutkan pelaksanaan kerja yang merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey

Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) !

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

5. Jelaskan yang di maksud dengan hubungan Tata Usaha !

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

Nilai : Paraf:

D. Kriteria Penilaian

𝑇𝑖𝑛𝑔𝑘𝑎𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑢𝑎𝑠𝑎𝑎𝑛 =𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑝𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛 𝑔𝑎𝑛𝑑𝑎 + 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑒𝑠𝑠𝑎𝑦

2

Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat

di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor

10 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal uraian tiap nomor diberi skor 20

sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk

mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1.


Semoga Sukses !!!

TUGAS/LANGKAH KERJA

Berdasarkan dengan materi yang di pelajari pada bab mengidentifikasi surat dan

Dicantumkan salah satu jenis pekerjaan kantor adalah mencatat salah satu contohnya

adalah mencatat surat.

Untuk tugasuntuk dikumpulkan dan termasuk tugas individu sebagai berikut :

carilah definisi surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian-bagian surat,

kemudian buat contoh surat untuk surat resmi dan surat niaga (masing-masing 1 contoh

surat).

LANGKAH KERJA

1. Carilah terlebih dahulu definisi surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian

bagian-bagian surat

2. Cantumkan sumber referensi dari yang kamu dapatkan

3. Buatlah contoh surat resmi dan surat niaga

4. Harus lengkap bagian-bagian surat dan disertai tanda tangan pihak yang

bersangkutan

5. Perusahaan/lembaga apapun bebas

6. Semua tugas tersebut diatas ditulis tangan dan rapi pada kertas HVS ukuran A4

7. Memakai bolpoint hitam

8. Disertai margin dengan format T = 3 cm, B = 3 cm, L = 3 cm,R = 3 cm


KUNCI JAWABAN

Soal Pilihan Ganda Avaluasi 1

1. E

2. E

3. B

4. D

5. E

6. A

7. B

8. E

9. C

10. B

Soal Essay

1. Pengertian kantor :

a. Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan

kantor.

b. G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

c. “Office work includes verbal transmission of information and the producing of

written records and report providing the means by which many items may be

summarized quickly to supply a factual basis for manajerial control.”

d. (Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan

pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk


meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta

bagi tindakan control dari pimpinan).

e. William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor

sebagai berikut : Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan

warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian

warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari

keterangan di kemudian hari.

2. Pekerjaan kantor yang berhubungan dengan tulis menulis

Menulis warkat

Menulis surat rahasia (Stenografi)

Menulis buku agenda

Mencatat laporan sementara

Mencatat kas kecil

3. Pekerjaan yang tidak berhubungan dengan tulis-menulis

Melayani tamu

Menggandakan surat

Menyimpan surat

Bertemu dengan kolega

4. Menurut Dr. Winardi SE.

Catatan (records)

Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang

harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai

persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk

menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa

lampau.

Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai

pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk,

secara harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.

Angka-angka dan perhitungan-perhitungan

Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan

trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas

dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup


tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang

berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat

dimengerti.

Penyimpanan produk-produknya sendiri

Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan

pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa

lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang

atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.

Komunikasi intern dan ekstern

Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di

dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan

komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang

ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan.

Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.

5. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar

utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang

simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan

sebagainya. Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku

bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

EVALUASI II

Pilihan Ganda

1. A

2. C

3. E

4. A

5. C

6. A

7. B

8. C

9. C


10. D

Essay

1. Menurut The Liang Gie

Menghimpun : mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan menjadi siap untuk digunakan bilamana

diperlukan.

Mencatat : membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-

keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim,

dan disimpan.

Menyimpan : menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang

aman.

2. A. Pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam

merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan

keputusan, agar tepat pada sasaran.

2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu

pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah

melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern

maupun ekstern (pelayanan publik).

i. peranan pekerjaan kantor adalah :

b. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan

pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi

untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

d. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.


3. Yang termasuk dalam lingkup tata usaha :

a. Korespondensi (mengetik, menyiapkan konsep surat sampai selesai

ditandatangani).

b. Kearsipan (menyimpan warkat pada tempat yang aman).

c. Penyetensilan (menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin

stensil).

d. Ekspedisi (mengirim surat-surat).

i. Perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office

Administration, 1982) dibedakan menjadi 8 operations, yaitu:

4. Menulis (membuat warkat asli)

5. Membaca

6. Menyalin (menempel, memperbanyak, melubangi kartu)

7. Menghitung

8. Membandingkan (mengecek)

9. Memilah (menggolongkan, menyatukan)

10. Menyimpan dan menyusun indeks

11. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)

5. Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara segenap satuan organisasi satu

sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab, melainkan penyampaian

keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan

pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan tata usaha umumnya terwujud dalam bentuk

surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha

berlangsung pula antara suatu organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan

badan dan perseorangan dalam masyarakat.


H. PENILAIAN

Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis)

No. Rincian Tugas Kinerja

(RTK)

Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh Siswa

Sendiri Oleh Guru

1. Menyiapkan perlengkapan dan

peralatan yang akan digunakan

untuk mengerjakan latihan (alat

tulis dan buku tulis).

25

2. Menjawab setiap pertanyaan

yang diberikan dengan baik dan

benar berdasarkan

kemampuannya sendiri.

40

3. Memberikan jawaban dengan

rinci dan jelas.

35

Skor Total 100


Format Penilaian Kinerja Psikomotor

A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75)

C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25)

No. Aspek Hasil Penilaian

1 PERSIAPAN MATERI :

a. Mempelajari materi yang akan di diajarkan oleh

guru.

b. Menyiapkan pertanyaan apabila ada yang belum

dipahami dari yang dipelajari kepada guru atau

teman yang mengerti

2 PELAKSANAAN

a. Keaktifan dalam mengeluarkan pendapat dan

bertanya di dalam kelas.

b. Kemampuan mengerjakan menjawab pertanyaan

dari soal-soal latihan dengan baik dan benar.

c. Kemampuan untuk menjawab pertanyaan yang di

tanyakan oleh guru menyangkut pelajaran yang

dipelajari.

3 PENYAJIAN TUGAS

a. Kemampuan untuk mengerjakan tugas dengan baik

dan benar

b. Kerapian tulisan dan pekerjaan siswa

Skor Maksimum 175

Nilai = Skor Perolehan× 100

175

No. Rincian Tugas Kinerja

(RTK)

Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh

Siswa

Sendiri

Oleh Guru

1. Mengumpulkan tugas tepat

waktu atau waktu sesuai yang

diperintahkan .

35

2. Mengerjakan tugas sesuai

dengan perintah seperti

mengatur margin sesuai

35


dengan peraturan, ditulis

tangan dan memakai bolpoin

hitam

3. Isi dan Kerapian dengan baik

dan benar

30

Skor Total 100

Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif)

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan

sosial menggunakan skala berikut ini:

A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75)

C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25)

Nama Peserta Didik :

Nomor Absen :

Materi saat diobservasi : Mengoperasikan Cara Kerja Dengan

Microsoft Word

Tanggal Observasi :

No. Sikap

Kriteria

Hasil

Pengamatan

Ya Tidak

1. Jujur 1. Mengerjakan tugas dengan

kemampuannya sendiri.

2. Membantu teman dengan memberikan

contoh atau bukti.

2. Disiplin 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang

ditetapkan.

2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat

waktu.

3. Tanggung jawab 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh

guru.

2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas

dan sesuiai dengan perintah.


4. Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada guru atau pun teman

lainnya yang mengerti.

2. Mau mengeluarkan pendapat sesuai

dengan pelajaran yang dipelajari dikelas

5. Peduli 1. Membantu teman yang sedang kesulitan

dalam mengerjakan tugas,terutama tugas

yang berhubungan dengan langkah kerja.

2. Memperhatikan materi yang sedang

dijelaskan oleh guru.

6. Ketelitian 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan

benar.

2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap

kesalahan dari hasil kerjanya.

7. Berkomunikasi 1. Mampu memberikan penjelasan kepada

temannya yang tidak paham.

2. Mampu menjawab setiap pertanyaan

yang diberikan.

8. Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari materi dari berbagai

sumber yang ada.

2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal

yang kurang jelas.

Skor maksimum 400

Catatan:

Nilai = Skor perolehan x 100%

400

Malang, 2014

Siswa, Guru,


GLOSARIUM

A Actual

C Clerical Work

F Factual

L Lembaran Sheet

M Mesin Stensil

P Public Service

O Office Administration

R Records

S Staff Function

W Warkat


DAFTAR PUSTAKA

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar

Maju

Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat.

Yogyakarta: Liberty

Moenir, A.S. 1983. Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya.

Jakarta: Pradnya Paramita

Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat

Pembinaan SMK

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemen-

perkantoran-e/Diakses pada tanggal 12 maret 2010, pukul 21.09 WIB

http://www.slideshare.net/royhan_benasetya.../Diakses pada tanggal 15 Maret

2010, pukul

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemen-perkantoran-e/

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_858/title_aplikasi-manajemen-perkantoran-e/

menyusun pekerjaan kantor 0 · pdf filekerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di ... dan...

Documents