HANIE TEKI TJENDANI,ST,MT

1. PENDAHULUAN Apakah yang disebut dengan PROYEK ?

Proyek adalah : Usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk , layanan atau hasil yang unik.Sifat sementara proyek ditunjukkan dengan awal dan akhir yang pasti. Yang disebut Akhir apabila tujuan proyek telah tercapai, ketika proyek dihentikan karena tujuannya tidak akan atau tidak dapat terpenuhi atau ketika kebutuhan akan proyek tersebut tidak ada lagi.

Disebut Sementara bukan berarti mempunyai durasi yang pendek. Sementara umumnya tidak berlaku untuk produk, layanan atau hasil yang dibuat oleh proyek, sebagian besar proyek dilakukan untuk menciptakan hasil yang abadi.Proyek juga dapat memiliki dampak sosial , ekonomi dan lingkungan hidup yang pengaruhnya lebih lama dari proyek itu sendiri.

Setiap proyek membentuk hasil atau layanan yang unik. Meskipun elemen yang sama dapat berulang pada suatu proyek, namun pengulangan tersebut tidak mengubah keunikan yang mendasar dari pekerjaan proyek tersebut. Sebagai contoh gedung perkantoran yang dibangun dengan bahan-bahan yang sama dengan tim yang sama , tetapi masing-masing lokasi keunikan dengan situasi yang berbeda, kontraktor yang berbeda dan sebagainya.

Apakah Manajemen Proyek?

Penerapan pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills), peralatan (tools) dan teknik (techniques) untuk kegiatan proyek konstruksi yang memenuhi segala persyaratan yang diperlukan dalam proyek konstruksi.

Manajemen proyek dilakukan melalui aplikasi yang logis dan terintegrasi yang terdiri dari 5 kelompok proses yaitu : initiating, planning, executing, monitoring and controlling dan closing.

Mengelola sebuah proyek secara umum meliputi: identifikasi kebutuhan; penanganan berbagai kebutuhan, perhatian, dan harapan para pemangku kepentingan (stakeholder) sebagai proyek yang direncanakan dan dilaksanakan.menjaga keseimbangan pada persaingan dan kendala proyek termasuk namun tidak terbatas hanya pada : ruang lingkup (scope), kualitas (quality), jadwal (schedule), anggaran (budget), sumber daya (resources) dan risiko (risk).

Pada suatu proyek khusus/spesifik perlu diperhatikan bermacam konstrain dimana manajer proyek perlu memfokuskan pada hal tersebut. Hubungan antara faktor-faktor ini sedemikian rupa sehingga jika ada salah satu faktor berubah, setidaknya salah satu faktor lain yang mungkin akan terpengaruh. Sebagai contoh jika jadwal dipersingkat, biasanya anggaran perlu ditingkatkan untuk menambah sumber daya manusia untuk menyelesaikan pekerjaan dlm waktu lebih singkat dalam jumlah yang sudah ditentukan.

Jika kenaikan anggaran tidak mungkin, ruang lingkup atau kualitas dapat dikurangi untuk memberikan produk dalam waktu lebih singkat dengan anggaran yang sama.

Stakeholder/pemangku kepentingan proyek mungkin memiliki berbeda ide dalam menentukan faktor yang paling penting atau tantangan/konstrain yang lebih besar. Mengubah persyaratan proyek dapat membuat risiko tambahan. Tim proyek harus mampu menilai situasi dan menyeimbangkan tuntutan untuk keberhasilan proyek .

Apakah Manajemen Operasional?

Operasional adalah fungsi organisasi melakukan eksekusi untuk berlangsungnya kegiatan yang menghasilkan produk yang sama atau menyediakan layanan berulang. Contoh : operasional produksi, operasional manufaktur dan operasional akuntansi. meskipun bersifat sementara, proyek dapat membantu mencapai tujuan organisasi ketika mereka selaras dengan strategi organisasi.

Organisasi kadang mengubah produk operasional mereka atau sistem dengan menciptakan inisiatif bisnis strategis. Proyek memerlukan manajemen proyek, sementara operasi membutuhkan manajemen proses bisnis atau manajemen operasional.

Proyek dapat bersinggungan dengan operasional di berbagai titik selama siklus hidup produk, seperti:- Pada setiap fase obral/cuci gudang- Ketika mengembangkan produk baru, upgrade produk atau memperluas output- Peningkatan operasi atau proses pengembangan produk - Sampai divestasi operasional pada akhir siklus hidup produk

Manajer Proyek ditugaskan oleh organisasi untuk melakukan mencapai tujuan proyek. Hal ini merupakan suatu tantangan, mempunyai peran yang besar dengan tanggung jawab yang signifikan dan mampu mengatasi pergeseran prioritas. Hal ini membutuhkan fleksibilitas, penilaian yang baik, kepemimpinan dan keterampilan negosiasi yang kuat dan pengetahuan yang solid akan praktek manajemen proyek.

Seorang manajer proyek harus mampu memahami detail proyek, mengelola dari perspektif proyek secara keseluruhan. Sebagai orang yang bertanggung jawab untuk keberhasilan proyek, seorang manajer proyek bertanggung jawab atas semua aspek proyek,namun tidak terbatas pada- Mengembangkan rencana manajemen proyek dan semua rencana komponen terkait- Menjaga proyek dalam hal jadwal dan anggaran- Mengidentifikasi, monitoring dan menanggapi risiko- Memberikan pelaporan yang akurat dan tepat waktu dalam pelaksanaan proyek

Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab memimpin untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan, khususnya pemilik proyek, tim proyek, dan pemangku kepentingan lainnya. Manajer proyek menempati pusat interaksi antar stakeholder /pemangku kepentingan dan proyek itu sendiri.

Manajemen proyek dilakukan melalui aplikasi yang logis dan terintegrasi yang terdiri dari 5 kelompok proses yaitu : initiating, planning, executing, monitoring and controlling dan closing. 1). Initiating : Suatu proyek tidak akan berjalan bila tidak pernah dimulai dengan penetapan tujuan (Goal Setting ) dari proyek tersebut. 2).Planning : perencanaan termasuk didalamnya merencanakan struktur organisasi /pengorganisasian (organizing) dari orang-orang yang terlibat didalamnya.

3). Executing , kegiatan pelaksanaan ini meliputi Staffing (pengisian tenaga pendukung) dan Directing (pemberian pengarahan).4). Monitoring and Controlling, kegiatan pengendalian ini meliputi supervising (pengawasan), controlling (pengendalian), coordinating (koordinasi)5). Closing, penutup dimana semua pekerjaan sudah selesai baik secara teknis dan administrasi.

Penetapan Tujuan (Goal Setting)Tujuan yang ditetapkan harus realistis (memungkinkan untuk dicapai)Tujuan yang ditetapkan harus spesifik (ada kejelasan yang akan dicapai)Tujuan yang ditetapkan harus terukur (ada ukuran keberhasilan)Tujuan yang ditetapkan harus ada batas waktu (mempunyai durasi pencapaian)

Perencanaan (Planning)Definisi : Peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut.Bentuk-bentuk Perencanaan :Perencanaan ProsedurPerencanaan Metode KerjaPerencanaan standar pengukuran hasilPerencanaan anggaran biayaPerencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal)

Pengorganisasian (Organizing)Tujuan : Pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai harapan.Pengelompokan kegiatan dari besar ke kecil (Work Breakdown Structure/WBS)Penetapan pihak yang bertanggungjawab (Organization Breakdown Structure/OBS)

Pengarahan (Directing)Definisi : Kegiatan mobilisasi sunberdaya-sumberdaya yang dimiliki agar dapat bergerak sebagai satu kesatuan sesuai rencana yang telah dibuat.

Tindak lanjut dari Staffing : jika penempatan staf telah tepat maka tim harus mendapat penjelasan tentang lingkup pekerjaan /scope of work dan paparan waktu untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaan.

Pengawasan (Supervising)Definisi : interaksi langsung antara individu individu dalam organisasi untuk mencapai kinerja dalam tujuan organisasiPelaksanaan pengawasan dilaksanakan secara kontinyu untuk mendapatkan hasil sesuai yang diinginkan.

Pengendalian (Controlling)Definisi : Proses penetapan atas apa yang telah dicapai, evaluasi kinerja dan langkah perbaikan jika diperlukan.

Contoh Implementasi : Kurva S , dapat diketahui apa yang seharusnya terjadi dan apa yang telah terjadi (prestasi lebih dari rencana = up-schedule, prestasi kurang dari rencana = behind schedule)

Koordinasi (Coordinating)Pemantauan prestasi kegiatan dari pengendalian akan digunakan sebagai bahan untuk melakukan langkah perbaikan, baik proyek dalam keadaan terlambat atau lebh cepat

Penyelesaian masalah secara bersama dengan semua pihak terkait proyek (pemilik proyek, konsultan proyek, kontraktor proyek)

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur OrganisasiStruktur organisasi merupakan faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi ketersediaan sumber daya dan mempengaruhi bagaimana proyek dilakukan. Struktur organisasi berkisar dari fungsional ke projectized, dengan berbagai struktur matriks diantaranya. Tabel 2-1 menunjukkan proyek kunci karakteristik -terkait dari jenis utama dari struktur organisasi

Gambar 1. Organisasi FungsionalProject Coordination

Chief ExecutiveFunction ManagerStaffStaffStaffFunction ManagerFunction ManagerStaffStaffStaffStaffStaffStaff

Dalam Organisasi Fungsional ini pucuk pimpinan ada pada Direktur/Chief Executive yang memimpin manajer fungsional/kepala Bagian masing-masing departemen (mis : Bagian produksi, marketing, engineering dan accounting). Koordinasi proyek berada antar kepala bagian / manajer fungsional.Staf pada masing-masing bagian akan terbentuk sesuai bidang spesialisasi masing-masing, mis bag. Engineering akan terbagi lagi menjadi mechanical engineering, electrical engineering,dll.

Struktur Organisasi Matrix pada gambar 2 sampai gambar 6 adalah campuran dari karakteristik fungsional dan projectized.Weak Matrix , mempertahankan banyak karakteristik dari organisasi fungsional, dan peran manajer proyek lebih dari koordinator daripada seorang manajer proyek sesungguhnya.Strong Matrix, memiliki banyak karakteristik organisasi projectized dan dapat memiliki manajer proyek penuh waktu dengan otoritas yang cukup besar dengan staf administrasi yg penuh waktu juga.

Gambar 2 : Weak Matrix Organization Project CoordinationChief ExecutiveFunctional ManagerFunctional ManagerFunctional ManagerStaffStaffStaffStaffStaffStaffStaffStaffStaff

Gambar 3. Balanced Matrix OrganizationProject Coordination

Chief ExecutiveFunction ManagerStaffStaffProject ManagerFunction ManagerFunction ManagerStaffStaffStaffStaffStaffStaff

Gambar 4. Strong Matrix OrganizationProject Coordination

Chief ExecutiveFunction ManagerStaffStaff

Function Manager

Manager of Project ManagerStaffStaffStaffStaffStaffFunction MFunction ManageranagerProject ManagerProject Manager

Project Manager

StaffStaff

Gambar 5. Projectized Organization Project Coordination

Chief ExecutiveProject ManagerStaffStaffStaffProject ManagerProject ManagerStaffStaffStaffStaffStaffStaff

Gambar 6. Composite Organization Project B CoordinationProject A Coordination

Chief ExecutiveFunction ManagerStaffStaff

Function Manager

Manager of Project ManagerStaffStaffStaffStaffStaffFunction MFunction ManageranagerProject ManagerProject Manager

Project Manager

StaffStaff

Tabel 1. Pengaruh Organisasi Proyek Organization Structure

Functional Weak MatrixBalance MatrixStrong MatrixProjectizedProject Managers AutorityLittle or NoneLimitedLow to ModerateModerate to HighHigh to almost TotalResource AvailabilityLittle or NoneLimitedLow to ModerateModerate to HighHigh to Almost Total Who Controls the Project,s BudgetFunctional ManagerFunctional ManagerMixedProject ManagerProject ManagerProject Managers RolePart TimePart TimeFull TimeFull TimeFull TimeProject Management Administrative staffPart TimePart TimerPart TimerFull TimeFull Time

Tabel 1, Memberikan rincian tambahan dari struktur organisasi berbagai matriks

*