MANUAL MUTU JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen :

Revisi :

Tanggal :

Diajukan oleh

:

Ketua UJM Administrasi Publik Ttd Prof.Dr.Abdul Hakim, M.Si

Disetujui oleh

:

Ketua Jurusan Administrasi Publik Ttd Dr.Mujibur Rahman Khairul Muluk,S.Sos,M.Si

DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN

1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu

II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU III. ISTILAH DAN DEFINISI IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Sekilas Tentang Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.2. Organisasi Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.3. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi

Publik

4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu 4.6. Sistem Dokumen dan Audit

V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen

VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan

7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN

MUTU 8.1. Panduan Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Analisis Data 8.4. Perbaikan

I. PENDAHULUAN

1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu

Manual mutu ini merupakan panduan implementasi

manajemen mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas

Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya yang sekaligus juga

menjadi salah satu persyaratan yang dituntut keberadaannya

dalam sistem manajemen mutu. Oleh karena itu setiap unit

kerja di lingkungan Universitas Brawijaya yang terlibat dalam

sistem manajemen mutu harus memenuhi persyaratan

tersebut.

Manual Mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya disusun untuk mengendalikan pengelolaan

pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dengan

mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman

implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007,

peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi

BANPT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan

antara struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu

penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu

secara internal Jurusan Administrasi Publik Universitas

Brawijaya. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai

pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk

mengembangkan mutu pendidikan Jurusan secara

berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan

pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya diakui tidak saja secara internal, namun juga secara

eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

(BANPT) atau badan akreditasi internasional. Dalam

penerapan SPMI, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan

dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI

ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui

pelaksanaan misinya, mampu memenuhi kebutuhan/

memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan masyarakat, dunia

kerja dan profesional. Untuk itu, Jurusan Ilmu Administrasi

Publik Universitas Brawijaya menyusun dokumen SPMI

sebagai berikut:

a. Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan

sistem yaitu Visi dan Misi Jurusan Ilmu Administrasi Publik

Universitas Brawijaya, Rencana Strategis Jurusan Ilmu

Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Program Kerja,

dan Pedoman Pendidikan.

b. Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Ilmu

Administrasi Publik Universitas, Standar Mutu, Manual

Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-

borang.

c. Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur

Pelaksanaan Audit Internal (AI) Jurusan Ilmu Administrasi

Publik Universitas Brawijaya, MP Penilaian Kinerja

Unv./Fak./Prog, MP Penilaian Kinerja Jur./PS, IK

Pelaksanaan Audit untuk Auditor (0040010201), Borang

Kinerja Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya.

1.2. Tujuan Manual Mutu

Manual mutu ini merupakan panduan implementasi

manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas

Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen

mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan

Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. Untuk itu

Manual Mutu ini bertujuan untuk:

a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun

tidak langsung dengan layanan pendidikan, penelitian,

pengabdian masyarakat dan kerjsama di Jurusan Ilmu

Administrasi Publik Universitas Brawijaya baik dalam

perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan

perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan

dalam memenuhi kepuasan pelanggan.

b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang

terkait dalam proses di atas.

c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM)

dengan persyaratan ISO 9001:2008.

d. Mencerminkan komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik

Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara

berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat

dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses

pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan

kerjsama.

1.3. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan

1. Bisnis proses

Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik

Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama:

1. Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi

untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;

2. Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya,

3. Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan

usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan

masyarakat di bidang Administrasi Publik

4. Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika,

alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);

5. Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja

Dengan tiga proses pendukung:

1. Kelancaran urusan tata usaha;

2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

3. Pengadaan barang dan jasa.

Adapun hubungan antara proses dan output dan penetapan

customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya

dapat disajikan sebagai berikut:

Proses Output (Produk) Customer

Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan

tinggi

Sarjana (S1) Karya ilmiah yang tidak

dipublikasikan (skripsi, thesis, disertasi)

Mahasiswa, pengguna lulusan,

orang tua mahasiswa atau

lembaga yang mengirim peserta pelatihan, atasan

langsung pimpinan unit kerja

Proses Penelitian

Karya ilmiah yang tidak

dipublikasikan (Laporan hasil penelitian)

Karya ilmiah yang

dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten)

Layanan Ilmiah (Scientific

Service)

Mahasiswa,

Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan

unit kerja

Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang

berorientasi pada

peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik

1. Jasa pelatihan

konsultasi magang, studi

banding

2. Kemitraan

Mahasiswa, Instansi pemerintah,

swasta, peneliti

lain, atasan langsung pimpinan unit kerja

Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan

hubungan dengan lingkungan (stakeholder);

Jasa penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even

ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres Peran serta dalam even ilmiah: Seminar, Lokakarya,

Simposium, konggres

Masyarakat, industri, PT lain, peneliti lain

Instansi Pemerintah, Alumni, atasan langsung pimpinan

unit kerja

Proses manajerial,

pemantauan dan

Laporan Evaluasi Diri

Tahunan terhadap

Atasan langsung

pimpinan unit

evaluasi kinerja

pencapaian Renstra

Laporan Kinerja Dosen (LKD)

Daftar Penilian

Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan

Laporan Kinerja oleh

IRJEN dan BPPK Laporan Keuangan oleh

Akuntan Public

kerja

2. Pelanggan

Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya

terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti

lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain,

Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja.

Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu

untuk mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah

mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi

dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan

registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik

berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB

tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua

katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur

Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2)

PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis

dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat

sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih

Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif

secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan

Akademik dan Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang

terkait. Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa

pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan

Pascasarjana. Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah

tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah

dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga

setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi

profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan

tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan

masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa,

instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat,

Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan

jasa Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya

didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak

dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya,

dengan alternatif:

1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas

Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau

2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke

Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax

0341 558227 atau melalui e-mail ke fia@ub.ac.id, atau

3) Memorandum of Understanding (MoU) atau,

4) Kontrak Kerja

II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

2.1. Kebijakan Mutu

Sebagai salah satu universitas terkemuka di Indonesia,

Universitas Brawijaya telah menetapkan kebijakan untuk

menjadi entrepreneurial university bertaraf internasional

dengan motto World Class University. Dalam upaya

menyeleraskan visi UB dalam visi Jurusan Administrasi Publik

Universitas Brawijaya dan unit kerja di bawahnya, Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya telah mengambil

keputusan untuk mengembangkan dan melaksanakan Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang sebagian besar

mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.

Sistem yang dipakai diselaraskan dengan sistem yang telah

ditetapkan oleh Universitas. Penerapkan SPMI diarahkan guna

memberikan layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian

masyarakat untuk memuaskan pelanggan utama (mahasiswa,

masyarakat dan instansi lain sebagai pengguna) serta

memelihara kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui

pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara

berkelanjutan. Secara umum sasaran mutu Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah:

a. Mempertahankan dan meningkatkan semua aspek mutu

pada setiap proses dan kegiatan, serta

b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik.

Selaras dengan sasaran di atas, Jurusan Ilmu Administrasi

Publik Universitas Brawijaya UB bertekad:

a. Mengembangkan SPMI yang terintegrasi dengan SMM ISO

9001:2008 di bidang akademik dengan dukungan dari

seluruh personil organisasi.

b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem

penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi

dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk

dan layanan melalui SMM.

c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif Jurusan

Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya sepakat

untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok

dan fungsi masing-masing.

d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program

pelatihan bagi manajemen, semua anggota, staf

administratif dan personil pendukung keseluruhan proses.

e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi

sehingga Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas

Brawijaya dapat mendukung peningkatan pencapaian

sasaran mutu UB.

2.2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu

Rujukan yang digunakan sebagai landasan kebijakan

Manajemen Mutu di Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya adalah:

a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Tinggi Nasional

b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan.

c. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.

d. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan.

e. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional,

2008.

f. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.

g. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.

h. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009.

i. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.

j. Dokumen Rencana Strategis Universitas Brawijaya.

k. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Ilmu Administrasi

l. Dokumen Rencana Strategis Jurusan Administrasi Publik

Universitas Brawijaya.

m. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Jurusan Administrasi

Publik Universitas Brawijaya.

III. ISTILAH DAN DEFINISI

1. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah gabungan struktur,

proses, prosedur, standar, aturan, dokumen, SDM dan

lainnya yang secara khusus dirancang, dikembangkan dan

dilaksanakan untuk menjamin bahwa keluaran suatu

aktivitas atau program tertentu memenuhi kriteria yang

telah ditetapkan.

2. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang

menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi

permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer

(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam

kontrak ), maupun tersirat. Dalam pelaksanaannya upaya

pencapaian mutu harus mengacu pada Rencana Strategis

Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya.

3. Manual Mutu (MM) adalah adalah dokumen yang menjadi

panduan implementasi manajemen mutu yang isinya

berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam

layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku

untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Ilmu

Administrasi Publik Universitas Brawijaya.

4. Pelanggan. Dalam konteks pendidikan, pelanggan adalah

orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau

membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian

masyarakat dan kerjsama. Pelanggan dibidang pendidikan

di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa

(learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama;

orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta

pelatihan; dan pengguna lulusan. Untuk penelitian,

pengabdian masyarakat dan kerjasama adalah masyarakat

umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri,

Masyarakat, Peruguan Tingi lain dan alumni.

5. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)

adalah sebuah badan yang dibentuk oleh Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui

Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus 1994.

6. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu

institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim

pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang

telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau

lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program

studi yang bersangkutan.

7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan

jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang

menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.

8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan

jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan

pendidikan atau pelatihan.

9. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan

pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan

nilai (creating value).

10. Universitas adalah Universitas Brawijaya yang

menyelenggarakan pendidikan akademik dan/atau

pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan,

teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat

menyelenggarakan pendidikan profesi.

11. Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya.

12. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas di Universitas

Brawijaya.

13. Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya.

14. Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya.

15. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat

dikelompokkan menurut program studi, yang

menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik,

vokasi, atau profesi dalam satu rumpun disiplin ilmu

pengetahuan yang focus terhadap administrasi publik

16. Dekan adalah dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas

Brawijaya.

17. Senat Fakultas Ilmu Administrasi adalah Senat Fakultas

Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

18. Jurusan adalah himpunan sumber daya pendukung

program studi dalam satu rumpun disiplin ilmu

pengetahuan yang focus kepada administrasi publik.

19. Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja

Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya yang

merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian

hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua

struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat

Fakultas.

20. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas

Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan,

mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan,

teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat.

21. Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem

pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil,

keluaran serta manfaat pendidikan.

22. Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang

menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan

akademik, vokasi, atau profesi dalam sebagian atau satu

bidang ilmu pengetahuan dan administrasi publik.

23. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal

tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum

Negara Kesatuan Republik Indonesia.

24. Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa

nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan

yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan.

25. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan

mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang

digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan

pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.

26. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar

pada perguruan tinggi.

27. Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa

pada perguruan tinggi.

28. Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan

pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan

belajar.

29. Dokumen adalah informasi dengan media pendukungnya

yang umumnya berupa kertas atau file komputer

30. Borang adalah dokumen isian yang khusus dirancang untuk

menampung informasi tertentu, dalam hal ini informasi

yang relevan dengan mutu pendidikan tinggi yang

diselenggarakan di lingkungan Universitas Brawijaya.

31. Rekaman adalah media elektronik yang berfungsi

menyimpan informasi suara atau multimedia lainnya.

32. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan.

IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Sekilas Tentang Jurusan Administrasi Publik

Sejarah berdirinya Fakultas Ilmu Administrasi Universitas

Brawijaya diawali dengan dibukanya Fakultas Administrasi

Niaga (FAN) yang didirikan oleh Universitas Kotapraja Malang

pada tanggal 15 September 1960. Universitas Kotapraja

Malang adalah lembaga pendidikan tinggi, dan merupakan

cikal bakal dari Universitas Brawijaya saat ini, yang didirikan

oleh Yayasan Perguruan Tinggi Malang dibawah

kepemimpinan Seoradji Djojopranoto dan Soetomo H.R.

Pimpinan FAN pada masa itu adalah Drs. Soejekti

Djajadiatma,MSPA selaku Dekan dan Drs. Suparni Pamuji

selaku Sekretaris. Keduanya merupakan dosen Akademi

Pemerintahan Dalam Negeri (APDN) Malang. Pada tanggal 30

September 1962, Fakultas Administrasi Niaga diubah namanya

menjadi Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK).

Perubahan nama ini membawa implikasi pada bertambahnya

jurusan, yang semula hanya terdiri dari satu jurusan yakni

jurusan administrasi niaga, kini menjadi dua jurusan yakni

Administrasi Negara dan Administrasi Niaga. Tanggal ini pula

yang dipakai sebagai dasar untuk menetapkan hari lahirnya

FKK sekaligus hari lahirnya Jurusan Administrasi Negara.

Perubahan nama ini dilakukan sebagai upaya untuk

menyesuaikan diri dengan Undang-Undang Perguruan Tinggi

Nomor 22 Tahun 1961. Pada tanggal 5 Januari 1963,

Universitas Brawijaya dengan seluruh Fakultasnya dinegerikan

dengan keputusan Menteri PTIP No 1 Tahun 1963, yang

kemudian dikukuhkan dengan keputusan Presiden Republik

Indonesia, No 196 Tahun 1963. Menindaklanjuti Surat

Keputusan Menteri PTIP RI Nomor 97 tahun 1963 Fakultas

Ketatanegaraan dan Ketataniagaan di Kediri, terhitung sejak

tanggal 15 Agustus 1963 dikukuhkan sebagai cabang Fakultas

Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya.

Karena satu dan lain hal, dalam perkembangan selanjutnya,

FKK Cabang Kediri akhirnya dilebur dan dipindahkan ke

Malang. Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK)

memiliki dua jurusan, yaitu Jurusan Administrasi Negara

(public administration) dan Jurusan Administrasi Niaga

(business administration). Dalam perkembangannya, sesuai

dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 27 tahun 1982

tentang Penataan Fakultas pada Universitas/Institut Negeri

dan Keputusan Presiden RI Nomor 59 tahun 1982 tentang

susunan Organisasi Universitas Brawijaya, Fakultas

Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) kemudian diubah

menjadi Fakultas Ilmu Administrasi (FIA). Perubahan nama

Fakultas tersebut merupakan tindak lanjut salah satu saran

dari hasil Simposium Ilmu Administrasi yang diselenggarakan

oleh Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas

Brawijaya pada tahun 1974 dan saran hasil rapat Konsorsium

Ilmu-ilmu Sosial pada bulan Pebruari 1982 di Jakarta, dalam

rangka untuk lebih menggambarkan disiplin ilmu yang

diemban dan untuk lebih memantapkan perkembangannya.

Selaras dengan perkembangan Fakultas Ilmu Administrasi,

Jurusan Ilmu Administrasi Publik/ Negara telah mengalami

beberapa kali periodisasi kepemimpinan.

Periode I (1983-1986)

Di bawah naungan Fakultas Ketatanegaraan dan Ketata-

niagaan (FKK), pada Tahun 1975 Jurusan Administrasi Negara

membuka spesialisasi Administrasi Pemerintahan Daerah,

melengkapi spesialisasi Pemerintahan Umum yang sudah

dikembangkan sejak berdirinya FKK. Walaupun sejak awal

beridirinya FKK jurusan administrasi Negara sudah diakui

sebagai jurusan yang memiliki identitas, namun belum

memiliki ketua dan sekretaris jurusan. Tugas jurusan di kala

itu dilaksanakan oleh Pembantu Dekan I dengan dibantu oleh

Kepala Bagian pendidikan dan Pengajaran karena alasan

keterbatasan tenaga . Baru pada tahun 1983, Jurusan

Administrasi Negara memiliki stuktur organisasi dan tata kerja

jurusan yang jelas. Pada saat itu posisi ketua jurusan

dipercayakan kepada Dra. Sjamsiar Sjamsuddin yang pada

awalnya belum memiliki sekretaris jurusan. Baru pada tahun

1984, sekembalinya Drs Soesilo Zauhar,MS dari studi S2,

jurusan administrasi Negara memiliki sekretaris jurusan. Masa

kepemimpinan Dra. Sjamsiar Sjamsuddin berlangsung selama

3 tahun yaitu mulai tahun 1983 sampai dengan tahun 1986.

Pada periode ini terdapat dua spesialisasi, yaitu spesialisasi

administrasi pemerintahan umum dan administrasi

pemerintahan daerah. Khusus untuk spesialisasi administrasi

pemerintahan daerah, mahasiswa yang diambil adalah

mahasiswa yang berasal dari lulusan APDN/pemerintah daerah

seluruh Indonesia melalui departemen dalam negeri sebagai

mahasiswa tugas belajar.

Periode II (1986-1990)

Walaupun keberadaan Jurusan Administrasi Negara sudah ada

sejak berdirinya Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan

pada 30 September 1962, namun pengakuan pemerintah

terhadap ketua dan sekretaris jurusan sebagai pejabat

struktural di lingkungan Universitas Brawijaya baru muncul

pada tahun 1986. Pada tahun 1986 Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia mengeluarkan SK Nomor

10239/A2.I.2/C/1986 tertanggal 29 Januari 1986 yang

mengangkat 26 Ketua Jurusan dan 26 Sekretaris Jurusan di

lingkungan Universitas Brawijaya sebagai pejabat struktural

yang mendapat tunjangan struktural Rp 50.000,00 bagi ketua

jurusan dan Rp 25.000,00 bagi sekretaris jurusan. Untuk

Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan ditetapkanlah

Drs. Timotius Hartono, MPA sebagai ketua Jurusan

Administrasi Negara dan Drs.Soesilo Zauhar, MS sebagai

sekretaris jurusan administrasi Negara untuk masa bakti 1986

– 1990. Walaupun secara deyure Drs Soesilo Zauhar, MS baru

mengakhiri masa jabatannya pada tanggal 27 Februari 1990

bersamaan dengan keluarnya SK dari Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3700/A2.I.2/C/1990

tentang pemberhentiannya sebagai sekretaris jurusan

administrasi negara, namun secara de facto Drs Soesilo

Zauhar, MS sudah mengakhiri masa jabatannya pada

pertengahan Tahun 1989 dengan diangkatnya dia sebagai

Ketua Pusat Pengembangan Ilmu-Ilmu Sosial Umiversitas

Brawijaya. Selama periode ini, hampir semua kegiatan jurusan

merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan

sebelumnya (Dra. Sjamsiar Sjamsuddin). Pada periode ini

tidak ada perubahan kebijakan dalam hal pengembangan

spesialisasi.

Periode III(1991-1995)

Periode kepemimpinan Drs. Mardiyono, MPA dan Drs.

Suwondo, MS berlangsung selama satu periode dengan

dibantu Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS yang

saat itu menjabat sebagai staf jurusan. Kebijakan yang

dikeluarkan pada masa kepemimpinan Drs. Mardiyono MPA

merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan

sebelumnya (Drs. Timotius Hartono, MPA).

Periode IV (1995-1999)

Periode kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, dibantu staf

jurusan yang terdiri dari Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan

Drs.Sukanto,MS. Sebagai upaya penyesuaian dengan

perkembangan kondisi yang ada, pada periode ini terjadi

perubahan dari spesialisasi menjadi konsentrasi. Jurusan

Administrasi Negara dibawah kepemimpinan Drs. Suwondo,

MS dan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS, membuat

kebijakan pengembangan jurusan dengan membuka tiga

konsentrasi, yaitu,

1. Konsentrasi Administrasi Pembangunan,

2. Konsentrasi Adminstrasi Pemerintahan Daerah

3. Konsentrasi Kebijakan Publik

Untuk konsentrasi Administrasi Pemerintahan Daerah,

diberlakukan kebijakan baru bahwa mahasiswa yang diambil

bukan hanya mahasiswa yang berasal dari lulusan

APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia. Sehingga seluruh

mahasiswa dapat memilih konsentrasi sesuai dengan minat.

Pada periode ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0223/U/1995 tentang

Kurikulum yang Berlaku Secara Nasional, Program Sarjana

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, maka kurikulum Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya yang berlaku tahun

Akademik 1995/1996 adalah kurikulum yang telah

diselaraskan dengan kurikulum nasional tersebut. Dalam

kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun akademik

1996/1997 dikeluarkan pula sebuah kebijakan mengenai

pembukaan Program Sarjana S-1 Ekstensi guna memberi

kesempatan bagi mereka yang telah bekerja untuk

menyelesaikan studi sarjana dengan kurikulum dan silabi yang

sama dengan Program S-1 Reguler. Selaku Ketua Program

Studi adalah Drs. Bambang Supriyono, M.Si yang selanjutnya

digantikan oleh Drs. Edy Yulianto, M.P., dan berdasarkan Kep.

Mendiknas RI No. 28/DIKTI/Kep/2002 maka tahun 2003 tidak

ada lagi status mahasiswa Ekstensi.

Bersamaan dengan masa kepemimpinan Drs. Suwondo, MS,

pada tahun 1995 dibuka Program Magister S-2 Ilmu

Administrasi, baik bidang Administrasi Negara dan

Administrasi Niaga dalam naungan Program Pendidikan

Pascasarjana Universitas Brawijaya dengan Ketua Program

Studi Prof.Dr.Moch.Ichsan. Pada saat yang bersamaan

Fakultas Ilmu Administrasi membuka Magister Ilmu

Administrasi (MIA) dibawah naungan Fakultas. Pada tahun

1996, beberapa bulan setelah Program Ilmu Administrasi

Niaga dibawah naungan Fakultas resmi dibuka, keluarlah SK

Dirjen Dikti Depdikbud tentang ijin penyelenggaraan Program

Magister Ilmu Administrasi Negara. Sebagai Ketua Program

diangkat Drs.Solichin Abdul Wahab,MA,Ph.D untuk periode

1997-2000. Kemudian berturut-turut dijabat oleh

Prof.Drs.Ismani HP, MA dari tahun 2000-2005,

Prof.Dr.R.Riyadi Soeprapto,MS, dari tahun 2005-2006 dan

Drs.Andy Fefta Wijaya,MDA,Ph.D dari tahun 2006 sampai

sekarang.

Periode V (1999-2003)

Periode kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS

dan Drs. Choirul Saleh, M. Si berlangsung selama satu periode

dan merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode

kepemimpinan sebelumnya (Drs. Suwondo, MS). Pada periode

ini terdapat pergantian staf jurusan dari Drs.Trilaksono

Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS menjadi M.R Khairul Muluk

S.Sos,M.Si dan Imam Hanafi,S.Sos,M.Si yang dalam

perkembangannya posisi Imam hanafi,S.Sos, M.Si digantikan

oleh Endah Setyowati S.Sos, M.Si. Dibawah kepemimpinan Drs.

Bambang Santoso Haryono, MS Jurusan Ilmu Administrasi

Negara berhasil mendapatkan akreditasi A untuk pertama

kalinya. Selama periode kepemimpinan ini tidak ada

perubahan kebijakan dalam hal pengembangan Konsentrasi.

Namun demikian terdapat sebuah kebijakan yang

memberlakukan magang sebagai alternatif pilihan Kuliah Kerja

Nyata (KKN). Sebagai upaya meningkatkan kualitas serta

menyebarluaskan kajian Administrasi Publik sekaligus sebagai

wahana komunikasi diantara cendikiawan, praktisi, mahasiswa,

dan pemerhati masalah dan praktika Administrasi Publik, pada

tahun 2000 diterbitkan Jurnal Adminiatrasi Negara. Sejalan

dengan perkembangan Jurusan Ilmu Administrasi Publik, pada

tahun 2001 dibuka Program S-3 Ilmu Administrasi dengan

bidang minat Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.

Periode VI (2003-2007)

Di masa kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA dan Drs.

Soekanto, MS terjadi peralihan staf jurusan dari M.R Khairul

Muluk S.Sos,M.Si kepada Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si.

Sehingga staf jurusan pada masa ini diduduki oleh Dra. Lely

Indah Mindarti, M.Si dan Endah Setyowati S.Sos M.Si.

Kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA mempelopori perubahan

nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi

Publik, serta perumusan visi misi Jurusan Administrasi Publik.

Sejalan dengan upaya pengembangan jurusan, pada masa

kepemimpinan ini Jurusan Ilmu Administrasi Publik

mendapatkan akreditasi A untuk kali kedua.Sehubungan

dengan pemberlakuan kurikulum baru 2004/2005, maka untuk

menjamin kelancaran proses belajar dan mengajar dibuat

aturan pemadanan/konversi antara kurikulum lama dengan

kurikulum baru secara terpisah. Pada tahun 2003, Jurnal

Administrasi Negara mengalami perubahan nama menjadi

Jurnal Ilmiah Administrasi Publik seiring dengan perubahan

nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi

Publik. Pada tahun yang sama, Jurnal Ilmiah Administrasi

publik terakreditasi melalui SK No: 49/DIKTI/KEP/2003. Di

tahun 2005, diluncurkan website Jurnal Ilmiah Ilmu

Administrasi Publik yang merupakan website Jurnal Publik

pertama di Indonesia.

Dalam kurun waktu yang sama, program Magister yang telah

ada juga mengalami perkembangan yang cukup signifikan.

Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik

mengembangkan Tailor Made, Double Degree dan

Pemberdayaan Masyarakat yang bekerjasama dengan

BAPPENAS, DEPKEU, DEPDAGRI dan DIKNAS. Khusus untuk

program Double Degree, Program Magister Ilmu Administrasi

Negara/Publik telah bekerjasama dengan Perguruan Tinggi di

Jepang, yaitu Takushoku University (Tokyo), Tohoku

University (Tokyo), Keio University (Tokyo), Ritsumeikan

University (Kyoto), Ritsumeikan Asia Pasific University-APU

(Kyoto) dan GRIPS University (Tokyo), sehingga mahasiswa

yang melakukan study Double Degree akan memperoleh dua

gelar sekaligus dari Fakultas Ilmu Administrasi dan Perguruan

Tinggi di Jepang tersebut. Program Magister Ilmu Administrasi

Negara/Publik diketuai oleh Drs. Andy Fefta Wijaya, MDA,

Ph.D. sampai sekarang.

Periode VII (2007-2009)

Masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD

dibantu oleh Dr.Imam Hanafi, M.Si sebagai skretaris jurusan

dan staf jurusan yang diisi oleh Firda Hidayati.,S.Sos., MPA

dan Wima Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP menggantikan staf

jurusan sebelumnya. Pada masa kepemimpinan Prof. Drs.

Solichin Abdul Wahab, MA. PhD diterapkan kurikulum baru

yang berfokus pada Ilmu Administrasi Publik. Selaras dengan

perubahan kurikulum tersebut, Jurusan Ilmu Administrasi

Publik mengeluarkan kebijakan untuk menghilangkan seluruh

konsentrasi dan menjadikan Jurusan Ilmu Administrasi Publik

non konsentrasi. Kebijakan ini dibuat atas dasar pemikiran

bahwa mahasiswa harus mendapatkan keilmuan secara umum

sehingga alumni Jurusan Ilmu Administrasi Publik mampu

menembus pasar kerja. Dalam rangka upaya peningkatan

jaminan mutu melalui pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) dan menghadapi sertifikasi ISO 9001:2008 di

Universitas Brawijaya, maka Jurusan Ilmu Administrasi publik

membentuk Tim UJM yang diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS.

Periode VIII (2009-2013)

Selama kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si

hingga saat ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik telah

memiliki empat program studi dengan dibukanya tiga Program

Studi Baru pada tahun 2010 yaitu Perencanaan Pembangunan,

dan Administrasi Pemerintahan serta Administrasi

Perpustakaan pada tahun 2011. Penambahan Program Studi

baru pada Jurusan Administrasi Publik diharapkan dapat

mengakomodir kebutuhan masyarakat akan Ilmu Administrasi

dan semakin memperkaya disiplin dan kajian ilmu tentang

Ilmu Administrasi khususnya Jurusan Administrasi Publik.

Khusus untuk Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Ketua

dan Sekretaris Prodi dijabat oleh Dr. MR. Khairul Muluk, S.

Sos. M. Si dan Mohammad Nuh, S. IP, M. Si, sehingga pada

periode ini Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan merangkap

sebagai Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi. Di tengah perjalanan,

tepatnya pada tahun 2011, Mohammad Nuh, S. IP, M.Si

selaku Sekretaris Jurusan melanjutkan studi S3 di Thailand,

untuk itu posisi Sekretaris Jurusan kemudian diganti oleh

Drs.Minto Hadi,M.Si Untuk Program Studi Administrasi

Pemerintahan, ketua program studi ditempati oleh Dr Luqman

Hakim, M.Sc dengan dibantu Alfi Hariswanto, MAP,MMG

sebagai sekretaris prodi. Pada Program Studi Perencanaan

Pembangunan diketuai oleh Dr Hermawan, M.Si dengan Wima

Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP sebagai sekretaris prodi.

Sedangkan kedudukan ketua Program Studi Administrasi

Perpustakaan ditempati oleh Dr.Irwan Noor, MA dengan

sekretaris pada program studi Administrasi Perpustakaan

Farida Nuraini,S.Sos, M.Si.

Disamping upaya pengembangan jurusan melalui pembukaan

program studi baru, Jurusan Ilmu Administrasi Publik dibawah

kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si

mengembangkan tiga laboratorium yang pengelolaannya

berada dibawah program studi meliputi Laboratorium

Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium

Politik dan Tata Pemerintahan, dan Laboratorium

Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik.

Berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas

Brawijaya No. 01/J10.1.14/SK/2010, maka struktur

kepengurusan Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan

Pembangunan diketuai oleh Drs.Heru Ribawanto,MS

menggantikan Dr.Hermawan,M.Si yang kini menjabat sebagai

Ketua Program Studi Perencanaan Pembangunan.

Kepengurusan Drs.Heru Ribawanto, MS dibantu oleh Fadillah

Putra,S.Sos,M.Si,M.P.Aff yang berkedudukan sebagai

sekretaris laboratorium. Untuk Laboratorium Politik dan Tata

Pemerintahan diketuai oleh Dr.Tjahjanulin Domai, MS

menggantikan Dr.Luqman Hakim,M.Sc yang pada saat ini

menjabat sebagai Ketua Program Studi Administrasi

Pemerintahan dengan dibantu Farida Nuraini, S.Sos,M.Si

sebagai sekretaris laboratorium. Sedangkan untuk

Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen

Publik diketuai oleh Dr.Imam Hardjanto, MPA dan Drs.Dwi

Sulistyo,MPA yang bertindak sebagai sekretaris laboratorium.

Sehubungan dengan upaya peningkatan jaminan mutu,

pengelolaan UJM yang semula diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin,

MS kemudian diganti kepada Prof.Dr. Abdul Hakim, M.Si

melalui Surat Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya No.74A/J.10.1.14/SK/2009. Sedangkan

dalam upaya pemantapan posisi Jurusan Ilmu Administrasi

Publik, untuk kali ketiga Jurusan Ilmu Administrasi Publik

mendapat Akreditasi A dari Badan Akreditasi Nasional

Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pada tahun 2010, kepemimpinan

Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si ikut mempelopori

pembentukan Indonesian Association of Public Administration

(IAPA) serta Indonesian Qualification Framework (IQF) dalam

bidang Administrasi Publik. Pembentukan IAPA diharapkan

mampu menjadi wadah bagi ilmuwan Administrasi Publik

dalam pengembangan ilmu dan melakukan upaya transformasi

administrasi publik di Indonesia. Sedangkan keberadaan

Indonesian Qualification Framework (IQF) dianggap perlu

terkait kebutuhan atas kesepakatan nasional mengenai

kompetensi lulusan jurusan Administrasi Negara/Publik untuk

menghindari singgungan dengan keilmuan yang lain. Dalam

kepengurusan Association of Public Administration (IAPA)

periode 2010-2013 terdapat beberapa nama dosen Jurusan

Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas

Brawijaya. Diantaranya adalah Dr. MR. Khairul Muluk sebagai

Dewan Pakar serta Prof.Dr.Soemoartono, Prof. Bambang

Supriyono dan Mohammad Nuh, M.Si sebagai pengurus pusat.

Masuknya beberapa dosen FIA-UB dalam kepengurusan IAPA

diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan

Ilmu Administrasi di Indonesia pada waktu-waktu mendatang.

4.2. Organisasi Jurusan Administrasi Publik

Organisasi Jurusan Administrasi Publik sesuai dengan

Organisasi Tata kerja Fakultas Ilmu Administrasi (OTK), serta

Tupoksi Jurusan Administrasi Publik meliputi Unsur Pelaksana

Akademik (Jurusan dan Prodi), Unsur Pelaksana Administrasi,

Unsur Penunjang, Unsur Pemantau dan Evaluasi serta Unsur

Kemahasiswaan. Secara lebih terperinci adalah sebagai berikut:

a. Unsur Pelaksana Akademik

1. Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik

2. Program Studi

a) Program Studi Administrasi Publik

b) Program Studi Perencanaan Pembangunan Daerah

c) Program Studi Administrasi Pemerintahan

d) Program Studi Ilmu Perpustakaan

b. Unsur Pelaksana Administrasi

c. Unsur Penunjang (Laboratorium)

d. Unsur Pemantauan dan Evaluasi

1. Unit Jaminan Mutu

e. Unsur Kemahasiswaan

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Jurusan Administrasi Publik

1. Jurusan Ilmu Admininistrasi Publik

Jurusan dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dan dalam

melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris

jurusan. Ketua dan sekretaris jurusan dipilih oleh seluruh

dosen tetap jurusan, dari antara dosen yang memenuhi syarat

untuk diusulkan ke Rektor melalui dekan. Ketua Jurusan

berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada

dekan. Jurusan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan

akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. Untuk

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Jurusan

mempunyai fungsi:

1. perencanaan kebutuhan, penyeleksian, pembinaan &

pengembangan dosen;

2. pengevaluasian kinerja dan pengusulan kenaikan

pangkat/jabatan dosen;

3. perencanaan daya tampung dan kualifikasi calon

mahasiswa;

4. perencanaan kebutuhan fasilitas pendukung proses

pembelajaran;

5. perencanaan kebutuhan anggaran pelaksanaan akademis;

6. perencanaan kebutuhan koleksi referensi/pustaka;

7. perumusan dan evaluasi kualifikasi dan kompetensi

lulusan;

8. perumusan baku mutu pendidikan program sarjana dan

evaluasi dan pengembangan kurikulum;

9. perencanaan, penyelenggaraan, serta pemantauan dan

evaluasi proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat;

10. pengembangan program studi;

11. pengembangan kerjasama dan jaringan; dan

12. penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan tahunan

jurusan kepada dekan.

2. Program Studi

Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program

studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik,

program Studi Perencanaan Pembangunan, Progam Studi

Administrasi Pemerintahan dan Program Studi Ilmu

Perpustakaan. Program Studi terdiri atas satu atau beberapa

laboratorium. Program Studi dipimpin oleh seorang ketua dan

dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris.

Ketua Program Studi berada di bawah dan bertanggung jawab

langsung kepada dekan.Ketua dan Sekretaris Program Studi

dirangkap oleh ketua dan sekretaris Jurusan. Program studi

mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,

mengembangkan dan mengevaluasi kegiatan Tri Dharma

Perguruan Tinggi sesuai dengan program studinya. Untuk

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, program studi

mempunyai fungsi:

1. pengkoordinasian kegiatan pendidikan pada program

studinya;

2. perumusan baku mutu pendidikan pada program

studinya;

3. evaluasi pelaksanaan kegiatan di program studinya;

4. pengkajian dan pengklasifikasian skripsi dan karya

ilmiah mahasisawa yang layak sebagai sumber

referensi ilmiah; dan

5. penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan

tahunan program studi kepada dekan.

3. Laboratorium

Secara keseluruhan, Jurusan Ilmu Administrasi Publik memiliki

3 laboratorium yang meliputi Laboratorium Organisasi dan

Manajemen, Laboratorium Perencanaan dan Kebijakan, dan

Laobratorium Politik dan Tata Pemerintahan. Laboratorium

terdiri atas satu atau lebih kelompok dosen. Laboratorium

dipimpin oleh seorang kepala laboratorium dan dalam

melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung

jawab langsung kepada Ketua Program Studi. Laboratorium

mempunyai tugas melakukan kegiatan pengembangan ilmu

sebagai penunjang pelaksanaan tugas Jurusan/Program Studi.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,

Laboratorium mempunyai fungsi:

1. pengkajian dan pengembangan ilmu melalui penelitian dan

praktek belajar;

2. perencanaan kegiatan kerja sama dengan pihak lain sesuai

dengan bidang keahliannya.

4. Dosen

Kelompok Dosen mempunyai tugas melakukan kegiatan Tri

Dharma Perguruan Tinggi sebagai penunjang pelaksanaan

tugas jurusan/program studi. Untuk melaksanakan tugas

sebagaimana,Kelompok Dosen mempunyai fungsi:

a. pengkajian dan pengembangan RKPS dalam ruang lingkup

laboratorium yang bersangkutan;

b. penelitian dan pengembangan bidang ilmu yang menjadi

tanggung jawabnya.

Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Ilmu

Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas

Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi

penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup keterkaitan

tingkat universitas, fakultas, fakultas dan jurusan/program

studi (Gambar 2).

Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya.

Struktur Organisasi UJM di Jurusan Ilmu Administrasi Publik

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah

sebagai berikut:

Gambar 3. Struktur Organisasi UJM Jurusan Administrasi Publik

Tugas Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah membantu Ketua

Jurusan dalam upaya peningkatan mutu melalui :

1. Penyusunan dokumen (Spesifikasi Program Studi (SP),

Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), yang sesuai

dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan

Manual Prosedur di tingkat fakultas);

2. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Jurusan;

3. Penyiapan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA);

4. Peningkatan mutu jurusan berkelanjutan berdasarkan

rumusan koreksi.

Berdasarkan struktur organisasi Unit Jaminan Mutu yang telah

ada berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi No.

74A/J10.1.14/SK/2009, maka tugas pokok dan fungsinya

adalah sebagai berikut (Gambar 3):

1. Pengarah

a. Memberikan pengarahan dalam menyusun kebijakan

dan sasaran mutu jurusan dan program studi

b. Memberikan pertimbangan atas permintaan Ketua UJM

terhadap proses penyusunan dan implementasi mutu

akademik jurusan dan program studi

2. Ketua UJM

a. Merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk

perbaikan mutu akademik manajemen dan sistem

informasi

b. Menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan

Prodi

c. Melakukan review kinerja Jurusan/Prodi dalam

penjaminan mutu

d. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Jurusan/Prodi

secara rutin

3. Sekretaris UJM

a. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan

mutu

b. Mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu unit-unit

c. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan

mutu

4. Anggota

a. Menyusun manual atau pedoman prosedur penjaminan

mutu

b. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua UJM secara rutin

Gambar 4. Tugas dan Fungsi Unit Jaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

4.3. Proses Bisnis Jurusan Administrasi Publik

Dalam proses bisnis di Jurusan Ilmu Administrasi Publik,

ditinjau dari fungsi pengembangan ilmu, Jurusan Ilmu

Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4,

yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi

Perencanaan Pembangunan, Progam Studi Administrasi

Pemerintahan dan Program Studi Ilmu Perpustakaan.

Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi

Publik Fakultas Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

1. Deskripsi urutan proses bisnis

Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya

terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti

lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain,

Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria

pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk

mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa

yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat

sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi

administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung.

Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web

http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu

Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat

yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik

2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa

Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1)

SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih Program.

Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail

tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan

Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang terkait.

Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2

dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana.

Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah tercapainya

kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang

dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus

dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan

(tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik

2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum,

pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah,

swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain

dan alumni yang menggunakan layanan jasa Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya didasarkan tingkat

kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif:

1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas

Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau

2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke

Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax

0341 558227 atau melalui e-mail ke fia@ub.ac.id, atau

3) Memorandum of Understanding (MoU) atau,

4) Kontrak Kerja

2. Kriteria Input dan Output setiap proses

Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik

Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama:

1) Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi

untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;

2) Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan

Administrasi Publik Universitas Brawijaya,

3) Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan

usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan

masyarakat di bidang Administrasi Publik

4) Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika,

alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);

5) Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja

Dengan tiga proses pendukung yaitu kelancaran urusan tata

usaha, pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan

pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses

dan output dan penetapan customer di Jurusan Administrasi

Publik Universitas Brawijaya dapat disajikan sebagai berikut:

1) Dalam proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan

tinggi kriteria output yang dihasilkan adalah Sarjana (S1)

dan Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, tesis

dan disertasi)

2) Dalam proses penelitian kriteria output yang dihasilkan

adalah Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan

hasil penelitian), Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel

ilmiah, jurnal, buku, paten), Layanan Ilmiah (Scientific

Service).

3) Dalam Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan

usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan

masyarakat di bidang Administrasi Publik kriteria output

yang dihasilkan adalah Jasa (pelatihan, konsultasi, magang

dan studi banding) serta kemitraan.

4) Dalam Proses Proses pembinaan dan kerjasama sivitas

akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan

(stakeholder) kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa

penelitian, penerbitan jurnal, penyelenggaraan even ilmiah

(Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres), peran serta

dalam even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium,

konggres)

5) Dalam Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja

kriteria output yang dihasilkan adalah Laporan Evaluasi Diri

Tahunan terhadap pencapaian Renstra, Laporan Kinerja

Dosen (LKD), Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan

Pegawai Negeri Sipil oleh atasan, Laporan Kinerja oleh

IRJEN dan BPPK dan Laporan Keuangan oleh Akuntan

Publik.

4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik

Sistem manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik

dimaksudkan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Jurusan

Administrasi Publik. Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan

Administrasi Publik (0030101000) merupakan kebijakan mutu

yang telah ditetapkan oleh Ketua Senat Fakultas Ilmu

Administrasi. Visi, Misi dan tujuan Jurusan Administrasi Publik

adalah sebagai berikut:

1. Visi

”Menghasilkan sarjana ilmu Administrasi Publik (Negara),

yang bermutu dan mampu bersaing dalam persaingan

global”.

2. Misi Jurusan

a. menjadikan pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi,

baik pendidikan dan pengajaran, penelitian maupun

pengabdian kepada masyarakat, makin berkualitas guna

merespon kebutuhan pasar nasional dan internasional

b. menjadikan ilmu administrasi publik (negara) memiliki

kualitas terbaik di dalam maupun di luar negeri

3. Tujuan Jurusan

a. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)

yang profesional dan berdedikasi tinggi serta peka

terhadap masalah-masalah administrasi publik (negara)

b. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)

yang menguasai ilmu dan teknologi administrasi, baik

dalam bidang administrasi pembangunan, pemerintahan

daerah maupun kebijakan publik

c. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)

yang cakap serta mampu membina dan

mengembangkan administrasi publik (negara)

4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu

Pogram kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi

Publik, Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya

dituangkan dalam Renstra Jurusan Ilmu Administrasi Publik

2009-2013 yang didalamnya terdiskripsi indikator kinerja

sebagai sasaran mutu serta Program Kerja Ketua Jurusan Ilmu

Administrasi Publik 2009-2013. Terdapat 3 pilar utama

program kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi

Publik, yaitu:

1. Pilar I Pemerataan dan Perluasan Akses, mencakup,

a. pengembangan program studi

b. peningkatan promosi pendidikan

c. pengembangan seleksi masuk

d. penataan daya tampung

e. pengembangan kelas internasional

f. peningkatan pertukaran dosen dan mahasiswa asing

2. Pilar II Peningkatan Mutu, Relevansi dan Daya saing,

mencakup,

a. pengembangan kurikulum dan teknologi pembelajaran

b. peningkatan mutu akresitasi

c. pengembangan mutu dosen

d. pengembangan mutu PBM

e. pengembangan mutu kegiatan non akademik

mahasiswa

f. peningkatan mutu lulusan

g. peningkatan mutu penelitian

h. pengembangan laboratorium

i. peningkatan mutu publikasi ilmiah

j. peningkatan mutu layanan masyarakat

k. peningkatan peran alumni

3. Pilar III Penguatan tata Kelola, Akuntabilitas dan

Pencitraan Publik, mencakup,

a. Penyehatan Organisasi dan persiapan otonomi

b. pengembangan mutu tenaga administrasi

c. peningkatan mutu perpustakaan

d. jaminan mutu akademik

e. pengembangan struktur pendanaan

f. peningkatan sarana dan prasarana

g. peningkatan disiplin, kesejahteraan, keamanan dan

kenyamanan kerja

4.6. Sistem Dokumen dan Audit

Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada

dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi

Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan rujukan dokumen

pada Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang

dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi,

Misi dan Tujuan UB; Statuta; OTK-BLU; SPM BLU-UB; Renstra

UB; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu

(Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi

Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung).

Prosedur pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan

melalui pengendalian surat masuk dan surat keluar yang

dijabarkan dalam:

1) Manual Prosedur Perancangan dan Pengembangan

Kurikulum (MP.UJM-JIAP-FIA-UB-001)

2) Manual Prosedur Tracer Study (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-002)

3) Pengembangan Staf Pengajar(MP-UJM-JIAP-FIA-UB-003)

4) Evaluasi Dosen (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-004)

5) Pemantapan Mutu Input Mahasiswa (MP-UJM-JIAP-FIA-

UB-005)

6) Administrasi Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-006)

7) Pelaksanaan Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-007)

8) Ujian Tengah Semester/Ujian Akhir Semester (MP-UJM-

JIAP-FIA-UB-009)

9) Evaluasi Proses Belajar Mengajar (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-

010)

10) Pelaksanaan KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-011)

11) Ujian KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-012)

12) Pendaftaran Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-013)

13) Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-

UB-014)

14) Seminar Proposal (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-015)

15) Ujian Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-016)

16) Yudisium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-017)

17) Penggunaan Laboratorium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-018)

18) Peminjaman Fasilitas Jurusan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-019)

19) Perbaikan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-

020)

20) Usulan Pengadaan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-

FIA-UB-021)

V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen

Komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu

Administrasi Universitas Brawijaya harus dihubungkan dengan

komitmen dan tanggung jawab manajemen terhadap

kepuasan dan harapan pelanggan. Jurusan Ilmu Administrasi

Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya telah

mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada

perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan

sistem manajemen mutu. Strategi yang seharusnya ada,

meliputi:

1. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan

tujuan dan sasaran masa depan Jurusan;

2. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best

practices;

3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh

anggota Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengetahui visi,

misi dan tugasnya.

4. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi,

yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan

5. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan

kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.

5.2. Kepuasan Pelanggan

Jurusan Ilmu Administrasi Publik sebagai penyelenggara

pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi

kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai

persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan

indikator kinerja. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara

jelas.

5.3. Kebijakan Mutu

1. Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu

dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk

peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan.

Proses pendidikan di unit-unit kerja dan mengacu

kebijakan mutu fakultas dan universitas.

2. Dokumen kebijakan mutu Jurusan menjadi dokumen

pendukung, didistribusikan ke unit-unit kerja untuk

dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang

terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses

layanan pendidikan.

5.4. Perencanaan Sistem Mutu

Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran

mutu. Sasaran mutu unit unit kerja harus relevan dan sejalan

dengan kebijakan mutu Fakultas dan universitas. Keefektifan

perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian

sasaran mutu Jurusan dan menjadi tanggung jawab Ketua

Jurusan.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

1. Wakil Manajemen

Jurusan menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management

Representative) ditingkat Jurusan sebagai perwakilan

manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal.

MR adalah Sekretaris Jurusan. MR mempunyai wewenang

untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan

sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan. MR bertanggung

jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM

yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan

terpenuhi. MR tingkat Jurusan masing-masing harus melapor

kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada

mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem

Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik

internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian

dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta

mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi

BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan

pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi

saran/konsultasi mengenai implementasi standar.

2. Komunikasi Internal

Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses

yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait

kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu,

persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan

informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan

kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung

melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya.

Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-

balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.

5.6. Tinjauan Manajemen

Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen

mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi,

untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam

pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan

pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna

dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan

kinerja sistem manajemen mutu. Sebagai hasil tinjauan sistem

manajemen mutu, ketua jurusan harus melaksanakan tindak

lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya.

Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan

kepada seluruh anggota jurusan ilmu Administrasi Publik.

VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

Jurusan harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk

penyediaan layanan. Disamping itu jurusan juga perlu untuk

mengidentifikasikan perencanaan anggaran untuk

merealisasikan pelayanan. Jurusan melalui UJM juga

memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi

SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan

persyaratan pelanggan. Beberapa Hal yang dilakukan antara

lain :

1. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan

sumber daya;

2. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka

pendek, menengah dan panjang;

3. Melakukan perencanaan anggaran untuk laboratorium

guna menunjang aktivitas laboratorium. Adapun

laboratorium yang ada di jurusan Administrasi Publik

antara lain Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan

Pembangunan, Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan,

dan Laboratorium Pengembangan Organisasi dan

Manajemen Publik.

4. Menyusun perencanaan anggaran untuk fasilitas-fasilitas

lain guna meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan

6. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara

efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa,

untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan

untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.

6.2. Sumber Daya Manusia

1. Umum

Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya

yang dibutuhkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki

masing-masing individu (pendidikan,keterampilan,maupun

keahlian) untuk ketentuan layanan dan memastikan

ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu

yang efektif.

2. Kompetensi

Jurusan Administrasi Publik melakukan pemetaan SDM

sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Adapun

pemetaan yang selanjutnya disebut dengan Homebase

tersebut sebagai berikut :

HOMEBASE DOSEN PROGRAM STUDI DI JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

S1 Administrasi Publik*

NIP NAMA NIDN

195401271981031003 Drs.Minto Hadi 0027015402 195902191986011001 Drs.M.Shobaruddin,M.A 0019025903 195912271986011001 Drs.Sukanto,MS 0027125906

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh

S1 Ilmu Administrasi Pemerintahan*

NIP NAMA NIDN

195608011987011001 DR.Luqman Hakim,M.Sc

0001085604

195302011980101001 Drs.Suwondo,MS 0001025303 195803201987011001 Drs.ABB.Fuad,M.Si 0020035803

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh

S1 Perencanaan Pembangunan*

NIP NAMA NIDN

197204052003121001 DR.Hermawan,S.IP,M.Si 0005047203 1957091119850310003 Drs.Abdullah Said,M.Si 0011095712 195209111979031002 Drs.Heru Ribawanto,MS 0011095201

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh

S1 Ilmu Perpustakaan*

NIP NAMA NIDN

196110241986011002 DR.Irwan Noor,MA 0024106108 196004301986011001 Drs.Riyanto,M.Hum 0030046006 196007171986011002 Drs.Siswidiyanto,MS 0017076007

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh

Beberapa Pemetaan atau homebase tersebut diatas

didasarkan atas sertifikasi dosen (serdos),selain itu pemetaan

tersebut sesuai dengan mata kuliah yang diajarkan. Rencana

pengembangan SDM dosen yang ada di Jurusan Administrasi

Publik antara lain melalui studi lanjut baik di dalam maupun di

luar negeri. Dimana dosen difasilitasi untuk mengikuti program

bahasa yang akan melakukan studi lanjut di luar negeri

( diberi bantuan dana untuk kursus bahasa asing sesuai tujuan

negaranya) disamping itu rencana pengembangan SDM

dilakukan pula melalui evaluasi kinerja, yang dilaksanakan

setiap 6 (enam) bulan tiap periodenya melalui rapat jurusan

Administrasi Publik. Adapun bentuk evaluasi yang dilakukan

didasarkan pada mahasiswa serta didasarkan pada penilaian

resmi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Disamping

itu juga dilakukan melalui evaluasi EKD ( evaluasi kinerja

dosen). Selain itu juga dilakukan pelatihan dan pendidikan

bagi dosen guna meningkatkan kemampuan dan kompetensi

sesuai dengan bidangnya.adapun training plan yang dimaksud

tersebut salah satu bentuknya melauli diskusi bulanan .

Adapun maksud dan tujuan dari diskusi bulanan tersebut

adalah dalam rangka memperbarui dan mengembangkan teori

serta akademik terbaru. Di samping itu Jurusan harus

menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten,

memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung

jawab dan wewenangnya. Fakultas dan Jurusan serta

Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik

untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan

tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum

dan persyaratan yang ditetapkan.

Sumber daya lainnya yang dibutuhkan jurusan administrasi

publik antara lain mengenai infrastruktur seperti laboratorium

bahasa, ruang kuliah yang memadai, lab-SIM, dan prasarana

lainnya seperti Aula ruang rapat, Musholla, serta peralatan

lainnya untuk mendukung perkuliahan.

6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja

Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan

dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses

belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan

wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian,

penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi,

penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan

program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana

prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,

keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup

antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,

bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa

terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik,

transportasi, toko buku, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana,

prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak

dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.

6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan

memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar

dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan.

Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan bukti bahwa

lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara

periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini.

Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan

manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan

berkesinambungan.

VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN

7.1. Perencanaan Realisasi Produk

Jurusan Administrasi Publik harus merencanakan program

layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT)),termasuk

rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan

meliputi S1, Skripsi, KKN/magang, pelatihan, konsultasi dan

studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud

termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran,

pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan

program layanan FIA-UB Jurusan Administrasi Publik secara

rinci disampaikan dalam Program Kerja Ketua Jurusan yang

mengacu pada Rencana Strategis FIA-UB (10300 02000).

1. Pendidikan/Pengajaran

Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan,

tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,

penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan

pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan

prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan.

Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum

Program Studi S1 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan

learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Adapun

prasyarat evaluasi keberhasilan studi pada akhir studi antara

harus memenuhi prasyarat seperti : IPK sekurang-kurangnya

2.00; nilai D tidak melebihi 10% dari beban kredit total, tidak

ada nilai E, dan lulus ujian sarjana. Jurusan/Program Studi

harus merencanakan sumberdaya yang diperlukan untuk

seluruh proses (Lihat 6.1).

Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi

pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi

kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas

pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus

terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain,

pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan

instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama

belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian

harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk

menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi,

metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang

diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses

utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau

instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.

Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode

pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.

Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses

pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester.

Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan

peningkatan mutu secara berkesinambungan.

2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Jurusan Administrasi Publik mendorong secara konsisten

penelitian dan pengembangan untuk dapat bersaing di

tingkat nasional, regional, dan internasional.

Jurusan/Program Studi harus merencanakan program

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk

diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan

komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga

merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran

payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan

tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya,

kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk

mencapai sasaran yang diinginkan. Fakultas dan

Jurusan/Program Studi harus merencanakan sumber

daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1).

Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk penerapan

inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik

(good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan

kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output

berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket inovasi

iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan

meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan

dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi

dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus

merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk

menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi,

metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang

ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses

utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau

instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.

Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa

metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus

dipelihara.

7.2. Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan

Stakeholder Lainnya)

Fakultas melalui masing-masing Jurusan/Program Studi secara

umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan

comsumed kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa,

maupun stakeholder lainnya. Universitas harus memberi

kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar

mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning

outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai

bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar

kelas/laboratorium,didalam/luar kampus UB, diharapkan

minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada

petugas yang bertanggung jawab memeliharanya.

b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen,

tenaga kependidikan dan universitas yang responsive.

c. Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan

penuh hormat; dan

d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen

atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan

kualifikasinya.

Mahasiswa, menurut Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 adalah peserta didik yang

terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi tertentu, beserta

dosen sebagai bagian dari masyarakat ilmiah sudah

selayaknya menggunakan metode discourse atau dialogis

dalam proses belajar-mengajar. Agar proses tersebut berjalan

lancar, khususnya bagi mahasiswa, perlu memperhatikan

tradisi yang berkaitan dengan nilai, norma serta etika yang

mengatur sikap dan perilakunya. Dilain pihak, mahasiswa

memiliki hak dan kewajiban, ada larangan dan sanksi dan

dibentuknya lembaga kemahasiswaan sebagaimana yang telah

diatur dan disebutkan dalam Pedoman Pendidikan FIA-UB

(00300 03001).

1. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma

Perguruan Tinggi (PT)

Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui

dari kebutuhan FIA-UB terutama Jurusan Administrasi

Publik/Program Studi untuk pemenuhan harapan

masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan

kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman

Pendidikan FIA-UB (00300 03001) sesuai rencana studi,

kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh

universitas. Persyaratan terkait layanan juga mencakup

persyaratan yang ditetapkan oleh fakultas dalam

memberikan layanan administrasi pendidikan kepada

mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya,

dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan

administrasi fakultas/jurusan, NIM dan lain-lain. Layanan

Tri Dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum,

peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata

pendidikan.

Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan

track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran,

kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Program Studi

(PS), permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis

Nasional/Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT

luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait

layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang

ditetapkan oleh fakultas atau pemberi dana dalam

administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

2. Tinjauan Persyaratan Terkait Produk

Fakultas harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri

Dharma PT untuk memastikan bahwa:

a. Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah

ditetapkan

b. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah

diselesaikan

c. Fakultas hingga Program Studi memiliki kemampuan

untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan

d. Apabila persyaratan pendidikan diubah, fakultas harus

memastikan bahwa dokumen yang relevan telah

diamandemen dan semua pihak yang terkait telah

mengetahui perubahan persyaratan.

e. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus

dipelihara.

3. Komunikasi dengan Pelanggan

Fakultas terutama Jurusan administrasi Publik/Program

Studi harus menentukan dan menerapkan sistem

pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan

mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan :

informasi program pendidikan, rencana pengajaran

termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM, Edom dan

termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik juga

harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna

(stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan tri

dharma PT, UB menggunakan komunikasi interaktif

telepon, fax, email dan website www.ub.ac.id,

www.fia.ub.ac.id/publik.

7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum

1. Desain dan Pengembangan

Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya,

pimpinan fakultas, jurusan dan program studi yakni

Dekan dan Ketua Jurusan/PS harus mempertimbangkan

pengembangan PS dan kurikulum untuk kepentingan

pelayanan pada mahasiswa. Pengendalian rancangan

harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang

berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai

dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus

mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja

organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning

outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk

menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa

menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM

yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai

dengan target kurikulum.

Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat

digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan

analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk

proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil

analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk

rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum

PS harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit

penyelenggara kegiatan akademik dengan menggunakan

media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan

urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat,

mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan.

2. Masukan Desain dan Pengembangan

Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi

dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan

kurikulum PS, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

3. Luaran Desain dan Pengembangan

Output rancangan dan pengembangan harus mencakup

keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna

lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi

kinerja organisasi.

4. Tinjauan Desain dan Pengembangan

Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus

mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan

kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar

yang diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu

profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

harus meninjau rancangan dan pengembangan telah

mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis FIA-

UB (10300 02000)

5. Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau

beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan

pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara

internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam

tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran

rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan

spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan.

Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang

diperlukan harus dipelihara.

6. Validasi desain dan Pengembangan

Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh

pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan

pendidikan yang direncanakan dalam rancangan

kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat dapat dipastikan penerapannya. Secara

umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu

perencanaan. Sebagai contoh validasi yang ada di jurusan

administrasi publik meliputi validasi soal ujian yang

dilakukan oleh tim pengajar . Akreditasi dan sertifikasi oleh

berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk

metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran

validasi harus dipelihara.

7. Pengendalian Perubahan Desain dan

Pengembangan

Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan

iptek dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan

tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT

secara periodik dan menghasilkan perubahan.

Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan,

disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait.

Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan

terkait dan rekaman harus dipelihara.

7.4. Pembelian/Pengadaan Sumberdaya

Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang

atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang FIA-UB

sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang

mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan

pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut

betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga

atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang

dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan FIA-

UB dan perundang-undangan yang berlaku.

1. Proses Pembelian/Pengadaan

Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi

spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat,

termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk

meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan

pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang

studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa

maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus

mempertimbangkan kebutuhan

dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan

pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa

harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan

dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di FIA-

UB. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan

penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang

sesuai

Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan

pemanfaatan dana hibah yang diterima UB misalnya dana

IMHERE dari World Bank atau TPSDP dari Asian

Development Bank. Hal ini menyangkut alokasi anggaran

dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Proses

pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-

procurement FIA-UB. Dokumen pengadaan barang/jasa

didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.

2. Informasi pembelian

Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan

barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai

keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut

memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan

prosedur, kontrak, sistem e-procurement dan kualifikasi

SDM. Untuk membangun komunikasi dengan pemasok

dengan efektif, maka UB menerapkan e-procurement

seperti dijelaskan di website FIA-UB.

3. Verifikasi Produk yang Dibeli

Tim penerima barang/jasa FIA-UB melakukan pemeriksaan

terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan

dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu,

proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi

oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan

Dekan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Dekan dalam

bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat

ketidaksesuaian maka Dekan meminta perbaikan atau

tindakan koreksi atau pencegahan.

7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan

1. Pengendalian Penyediaan Layanan

Fakultas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan

dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi

layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang

diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan

dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda

atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu,

fakultas juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau

daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan

lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui

evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat

(melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas

memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev

Renstra FIA-UB sesuai prosedur yang berlaku.

2. Validasi Proses Penyediaan Layanan

Fakultaas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan

layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan

layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan

layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman

Pendidikan FIA-UB (00300 02000), dan jurusan.

Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat diatur oleh BPP fakultas. Dengan pedoman

tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada

lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang

direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia

dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.

3. Identifikasi dan Mampu Telusur

Fakultas dan unit kerja terkait harus mengendalikan,

merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan

tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain

dilakukan melalui monev internal atas permintaan Fakultas

melalui Audit Internal Mutu (AIM) FIA-UB berdasarkan

Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin

kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin

kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian

dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Dekan.

4. Properti Pelanggan

Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau

stakeholder lainnya) yang diberikan FIA-UB pada saat

pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama

pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus

tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika

terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada pelanggan

dan rekaman dipelihara.

5. Preservasi Produk

Fakultas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus

menyimpan dokumen akademik dan produk layanan

misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang

dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan,

SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan

teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan,

terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat

penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses

pendidikan dan layanan pendidikan dengan umur

simpan terbatas, untuk pengajaran atau penelitian

dan pekerjaan pengembangan.

7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Fakultas atau unit kerja harus menetapkan instrumen

penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur

keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan

pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin

kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana

Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan

pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai

dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana

akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis,

latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.

Fakultas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin

proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja

atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman

tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau

perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid,

fakultas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam

tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan

pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk

cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU

8.1 Panduan Umum

Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan

untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen

mutu dan proses pendidikan.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

1. Kepuasan Pelanggan

Jurusan menetapkan persepsi mahasisiswa tentang tingkat

dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya.

Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh

bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan

tentang persepsi kepuasannya. Mekanisme dan analisis

kepuasan pelanggan dicantumkan dalam Manual Prosedur

terkait (MP Tracer Study MP.UJM-JIAP-FIA-UB-002)

2. Audit Internal

a. Jurusan melaksanakan audit internal berdasarkan

program audit internal untuk menilai kinerja sistem

manajemen mutu dan PBM.

b. Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal.

Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk

mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan

pencegahan.

c. Rekaman audit internal dipelihara.

d. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada

Manual Prosedur (MP) Audit Internal Fakultas Ilmu

Administrasi, Universitas Brawijaya (MP-UJM-AP-FIA-UB-

10-04)

3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

a. Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan

keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan

menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti

dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai

selama realisasi proses.

b. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan

untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses.

4. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan

a. Jurusan sebagai penyelenggara layanan pendidikan

(termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan

dan menggunakan metode untuk pemantauan dan

pengukuran layanan pendidikan pada interval yang

direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir,

untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi

persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan

peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang

berlaku.

b. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat

evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan

sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan

pemenuhan persyaratan kurikulum.

c. Penilaian kinerja Jurusan sebagai penyelenggara

layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan

sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan.

d. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan

untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai

sasaran yang direncanakan.

8.3 Analisis Data

1. Jurusan Administrasi Publik sebaiknya menganalisis data

dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan sebagai

data dasar di dalam proses pengambilan setiap

pengambilan.

2. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan

berkesinambungan (continues improvement) melalui

tindakan perbaikan, dan juga tindakan korektif dan

pencegahan.

3. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis

setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik

untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop

out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis

kecenderungan dapat membantu dalam memjamin

efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian

dari sistem manajemen mutu.

4. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan

dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja.

Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari

berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk

membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan

proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.

Lihat

8.4 Perbaikan

1. Perbaikan Berkesinambungan

a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus

meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan

proses pendidikan secara berkesinambungan dengan

mendorong staf personel untuk mengidentifikasi dan

menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang

lingkup kerjanya/layanan.

b. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi

masalah dan potensi peningkatan kualitas layanan yang

didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik.

c. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang

diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan

komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).

2. Tindakan Perbaikan

a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan

manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk

melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari

analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang

peningkatan.

b. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk

mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama

kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian

layanan pelanggan.

c. Tindakan korektif sebaiknya direkam.

3. Tindakan Pencegahan

a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan

manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk

melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari

analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang

perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan

pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).

b. Tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan

dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil

dari perbaikan atas tindakan pencegahan sebaiknya

dikomunikasikan keseluruhan organisasi.