manual mutu - berani
TRANSCRIPT
Manual Mutu
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Jurusan Manajemen
Universitas Brawijaya
Malang
2018
i
LEMBAR IDENTIFIKASI
ii
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ........................................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................................................. ii
1. Ruang Lingkup, Tujuan, dan Landasan ............................................................................. 1
1.1. Ruang Lingkup ............................................................................................................... 1
1.2. Tujuan ............................................................................................................................. 1
1.3. Landasan ......................................................................................................................... 2
2. Deskripsi Istilah dan Definisi................................................................................................ 2
3. Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen ................................................................. 4
3.1. Jurusan Manajemen FEB UB ....................................................................................... 4
3.1.1. Sejarah Jurusan Manajemen FEB UB ............................................................. 4
3.1.2. Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Manajemen FEB UB .................................... 4
3.1.3. Struktur Organisasi Jurusan Manajemen FEB UB ........................................ 5
3.1.4. Tugas Pokok dan Fungsi Masing-masing Organisasi Jurusan Manajemen
FEB UB ................................................................................................................ 6
3.2. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen ................................. 7
3.3. Sistem Dokumen dan Audit Jurusan Manajemen FEB UB ..................................... 10
3.4. Sasaran Mutu................................................................................................................ 10
3.5. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ..................................................................... 11
4. Tanggung Jawab Manajemen ............................................................................................ 13
4.1. Komitmen Manajemen ............................................................................................ 13
4.2. Penetapan dan Persyaratan Pelanggan .................................................................. 13
4.3. Nilai-nilai Filosofis Jurusan Manajemen FEB UB................................................ 15
4.4. Kepuasan Pelanggan ................................................................................................ 16
4.5. Tinjauan Manajemen .............................................................................................. 17
5. Pengelolaan Sumber Daya .................................................................................................. 17
5.1. Ketersediaan Sumber Daya ......................................................................................... 17
5.2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan ........................................................................ 18
5.3. Sarana dan prasarana .................................................................................................. 18
5.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik .......................................................... 19
6. Realisasi Layanan Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian Kepada Masyarakat ....... 19
iii
6.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan ............................................................. 19
6.2. Pendidikan/ Pengajaran .............................................................................................. 19
6.3. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat ...................................................... 20
6.4. Proses Terkait Mahasiswa ........................................................................................... 20
6.5. Penentuan Persyaratan Terkait Tri Dharma PT ...................................................... 21
6.6. Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT ........................................ 21
6.7. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan ........................................ 21
7. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan ............................................................................... 22
7.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran ..................................................................... 22
7.2. Pemantauan dan Pengukuran ..................................................................................... 22
7.2.1. Kepuasan Pelanggan ......................................................................................... 22
7.2.2. Audit Internal .................................................................................................... 22
7.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses ............................................................. 22
7.3. Analisis Data ................................................................................................................. 23
7.4. Perbaikan ...................................................................................................................... 23
7.4.1. Perbaikan Berkesinambungan ........................................................................ 23
7.4.2. Tindakan Perbaikan ......................................................................................... 23
7.4.3. Tindakan Pencegahan ...................................................................................... 23
1
1. Ruang Lingkup, Tujuan, dan Landasan
1.1. Ruang Lingkup
Manual mutu Jurusan Manajemen FEB UB merupakan dokumentasi sistem mutu
yang digunakan sebagai panduan implementasi manajemen mutu Jurusan Manajemen.
Manual mutu merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh
unit-unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya. Manual mutu Jurusan Manajemen
FEB UB berperan sebagai pedoman bagi Jurusan Manajemen FEB UB untuk
meningkatkan kapabilitas dan konsistensi Jurusan Manajemen FEB UB dalam
menghasilkan produk dan layanan sesuai peraturan yang berlaku dengan tujuan akhir
untuk mencapai kepuasan pelanggan.
Manual Mutu Jurusan Manajemen FEB UB menjelaskan lingkup Sistem
Manajemen Mutu (SMM) Jurusan Manajemen FEB UB sebagai salah satu unit fungsional
pada Universitas Brawijaya yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan
mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan internal dan eksternal bernilai unggul, sehingga akan
meningkatkan mutu akreditasi.
Manual mutu Jurusan Manajemen disusun dengan mengacu pada persyaratan
standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman
implementasinya dalam layanan pendidikan, peraturan-peraturan pemerintah RI, serta
persyaratan akreditasi BAN-PT. Manual mutu Jurusan Manajemen FEB UB mencakup
kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur
organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem manajemen mutu.
1.2. Tujuan
Adapun tujuan pembuatan Manual mutu Jurusan Manajemen yaitu:
a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan
layanan pendidikan di Jurusan Manajemen, baik dalam perencanaan, pelaksanaan,
evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan
layanan pendidikan di Jurusan Manajemen FEB UB.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses perencanaan,
2
pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan.
c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan
ISO 9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Jurusan Manajemen FEB UB dalam peningkatan mutu secara
berkelanjutan dalam bentuk tertulis sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang
terlibat dalam proses layanan pendidikan di Jurusan Manajemen
1.3. Landasan
Manajemen mutu ini dibuat berdasarkan landasan berikut ini:
a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional
b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
c. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
d. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi
Nasional, 2009.
e. Visi dan Misi Jurusan Manajemen, 2010
f. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.
g. Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya, 2009.
h. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
i. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007
j. Standar Mutu World Class University (WCU QS Asia) 2009.
k. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
l. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
m. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Jurusan Manajemen.
2. Deskripsi Istilah dan Definisi
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
pengelolaan perguruan tinggi secara konsisten dan perbaikan yang berkelanjutan,
sehingga visi dan misi perguruan tinggi dapat tercapai serta pelanggan memperoleh
kepuasan.
b. Standar Mutu adalah seperangkat tolak ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup
masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh
masing-masing unit kerja. Suatu Standar mutu terdiri dari beberapa parameter (elemen
3
penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu
dan kelayakan unit kerja dalam menyelenggarakan program pendidikan.
c. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem
manajemen mutu dari organisasi Jurusan Manajemen.
d. Jurusan adalah unit pelaksana akademik di Fakultas yang melaksanakan pendidikan
akademik Program Sarjana dan Pasca Sarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian
atau satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu. Jurusan dapat
menyelenggarakan lebih dari satu program studi.
e. Program Studi adalah kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan
pendidikan akademik dan atau professional yang diselenggarakan atas dasar suatu
kurikulum serta ditujukan agar mahasiswa dapat menguasai ilmu pengetahuan,
keterampilan dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum.
f. Pelanggan Jurusan Manajemen secara umum adalah orang perorangan atau badan yang
ikut menerima atau membeli layanan pendidikan di Jurusan Manajemen. Pelanggan
Jurusan Manajemen dapat dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu calon mahasiswa,
mahasiswa (learners) dan atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua
mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; pengguna lulusan; dan
Fakultas Ekonomi.
g. Calon mahasiswa Jurusan Manajemen FEB UB adalah masyarakat umum yang
berminat untuk memperoleh layanan pendidikan di Jurusan Manajemen, dan yang
bersangkutan harus memenuhi persyaratan masuk ke Program Studi yang dipilih.
h. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Fakultas dan Jurusan/Program Studi atau
lembaga selain Fakultas dan Jurusan/Program Studi yang menyelenggarakan layanan
pendidikan atau pelatihan.
i. Lembaga pendukung adalah lembaga selain Fakultas dan Jurusan/Program Studi yang
mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
j. Dokumen adalah informasi tertulis yang merupakan kumpulan dari hasil kerja, baik
yang dalam bentuk hard copy maupun dalam bentuk soft copy.
k. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
l. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
4
m. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri
Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
3. Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen
3.1. Jurusan Manajemen FEB UB
3.1.1. Sejarah Jurusan Manajemen FEB UB
Universitas Brawijaya diresmikan sebagai salah satu Universitas Negeri di
Indonesia pada tanggal 5 Januari 1963 dengan Surat Keputusan Mentri PTIP
No. 1 Tahun 1963, dan Fakultas Ekonomi menjadi bagian dari Universitas
Brawijaya sejak tanggal 31 Oktober 1961.
Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya mulai melakukan langkah-
langkah pengembangan dengan membentuk Jurusan Ekonomi Umum dan
Jurusan Ekonomi Perusahaan pada periode kepemimpinan Drs. Harsono, pada
tahun 1970 sampai tahun 1976. Jurusan Ekonomi Umum memiliki spesialisasi
Teori Ekonomi, sedangkan Jurusan Ekonomi Perusahaan memiliki beberapa
spesialisasi, yaitu Pemasaran, Produksi, Keuangan, dan Personalia. Jurusan
Ekonomi Perusahaan inilah yang saat ini menjadi Jurusan Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Brawijaya.
Saat ini Jurusan Manajemen memiliki beberapa bidang konsentrasi
keilmuan, yaitu bidang Manajemen Pemasaran, Manajemen Keuangan,
Manajemen Operasional, Manajemen Strategi, dan Manajemen Sumber Daya
Manusia.
3.1.2. Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Manajemen FEB UB
Visi Jurusan Manajemen adalah menjadi penyelenggara pendidikan Ilmu
Manajemen di tingkat Sarjana, Magister dan Doktor yang bertaraf internasional
dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Misi Jurusan Manajemen yaitu :
1. Menyelenggarakan pendidikan ilmu manajemen yang bertaraf internasional
berbasis riset, kewirausahaan dan etika
5
2. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi pada bidang manajemen
melalui riset yang berkarakter nilai-nilai lokal dan universal
3. Menginspirasi, mencerahkan, dan memberdayakan masyarakat lokal dan
global melalui pendidikan dan penelitian
Adapun tujuan Jurusan Manajemen FEB UB meliputi:
1. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi bertaraf internasional dan
berkarakter
2. Mengembangkan konsep dalam bidang ilmu manajemen sesuai profesinya
melalui penelitian yang bertaraf internasional dengan pendekatan dan
pemikiran baru
3. Meningkatkan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dengan
memperhatikan aspek produktivitas, kesejahteraan masyarakat, dan mutu
lingkungan.
3.1.3. Struktur Organisasi Jurusan Manajemen FEB UB
Adapun struktur organisasi Jurusan Manajemen FEB UB dapat dilihat
pada Gambar 1 berikut ini:
Gambar 1. Struktur Organisasi Jurusan Manajemen FEB UB
6
3.1.4. Tugas Pokok dan Fungsi Masing-masing Organisasi Jurusan Manajemen
FEB UB
1. Jurusan Manajemen merupakan unit pelaksana akademik di Fakultas
Ekonomi dan Bisnis yang melaksanakan pendidikan akademik Program
Sarjana dan Pascasarjana; dan pendidikan profesi dalam sebagian atau satu
cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan atau seni tertentu.
2. Jurusan Manajemen dipimpin oleh Ketua yang dibantu oleh Sekretaris
Jurusan Manajemen.
3. Ketua Jurusan Manajemen
Mengkoordinir pelaksanaan pendidikan akademik pada Jurusan Manajemen
untuk menjamin baku mutu pendidikan Jurusan Manajemen, dan
bertanggungjawab langsung kepada Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis.
4. Sekretaris Jurusan Manajemen
Membantu Ketua Jurusan Manajemen dalam mengkoordinir pelaksanaan
pendidikan akademik Jurusan Manajemen, untuk melakukan proses
penjaminan mutu pendidikan Jurusan Manajemen.
6. Unit Jaminan Mutu
Membantu Ketua Jurusan Manajemen dalam proses penjaminan mutu
pendidikan di Jurusan Manajemen, yang mencakup keberadaan dokumen
mutu, implementasi penjaminan mutu, serta monitoring dan evaluasi hasil
penjaminan mutu pendidikan.
7. Ketua Program S3 Ilmu Manajemen
Melaksanakan fungsi perencanaan akademik, pelaksanaan kegiatan
akademik dan monitoring pada lingkup Program S3 Ilmu Manajemen.
8. Ketua Program S3 Program Doktor Kampus Jakarta
Menjalankan kesatuan rencana belajar dalam penyelenggaraan pendidikan
akademik dan atau profesional yang diselenggarakan atas dasar suatu
kurikulum sehingga mahasiswa Kampus Jakarta dapat menguasai
7
pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai dengan sasaran
kurikulum.
9. Ketua Program S2 Manajemen
Melaksanakan fungsi perencanaan akademik, pelaksanaan kegiatan
akademik dan monitoring pada lingkup Program S2 Manajemen.
10. Ketua Program S1 Manajemen
Melaksanakan fungsi perencanaan akademik, pelaksanaan kegiatan
akademik dan monitoring pada lingkup Program S1 Manajemen.
11. Ketua Program Internasional
Melaksanakan fungsi perencanaan akademik, pelaksanaan kegiatan
akademik dan monitoring pada lingkup Program Internasional.
12. Ketua Laboratorium Manajemen
Melaksanakan fungsi perencanaan program kerja Laboratorium
Manajemen, memimpin pelaksanaan program kerja Laboratorium
Manajemen dan melakukan koordinasi dengan Ketua Jurusan Manajemen.
13. Pengelola Pusat Studi Lembaga Manajemen
Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang bertujuan untuk meningkatkan peran Jurusan Manajemen
bagi pengembangan disiplin ilmu manajemen dan menyumbangkan
wawasan manajemen praktis bagi masyarakat.
3.2. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Manajemen, maka proses utama
Sistem Manajemen Mutu adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu
Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada gambar berikut:
8
Gambar 2. Sistem Manajemen Mutu Jurusan Manajemen
Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan
pendidikan sumber daya manusia di bidang Manajemen yang dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan digambarkan seperti gambar berikutnya:
9
Gambar 3. Proses Bisnis Jurusan Manajemen FEB UB
10
3.3. Sistem Dokumen dan Audit Jurusan Manajemen FEB UB
Sistem dokumen di Jurusan Manajemen mengikuti sistem dokumen yang ada
di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya. Demikian pula sistem
auditnya. Dokumen Jurusan Manajemen FEB UB terdiri dari:
1. Dokumen Induk
1.1.Renstra Jurusan Manajemen FEB UB
1.2.Pedoman Pendidikan
2. Dokumen Mutu
2.1 Manual Mutu
2.2 Standard Operating Procedure
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit
mutu. Audit Internal dilaksanakan setidaknya satu kali dalam satu tahun untuk
mengukur pencapaian persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) pada Manual
Mutu (MM) dan Standar Pelayanan Akademik yang ditetapkan oleh Jurusan
Manajemen FEB UB. Audit eksternal dilakukan pada seluruh Program Studi oleh
BAN-PT untuk menentukan tingkat akreditasi masing-masing PS. Prosedur
pengusulan pelaksanaan dan perolehan akreditasi mengikuti ketentuan dan memenuhi
persyaratan BAN-PT
3.4. Sasaran Mutu
Rencana Strategi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya menjadi
acuan target pencapaian Rencana Strategi Jurusan Manajemen Universitas Brawijaya
2015-2019. Untuk mencapai Renstra maka dibuat Sasaran Mutu Jurusan Manajemen
FEB Universitas Brawijaya yang dijelaskan pada Tabel 1 berikut ini:
11
Tabel 1
Sasaran Mutu Jurusan Manajemen FEB UB
No. Program
Sasaran per Tahun KETE
RANG
AN 2017 2018 2019 2020 2021
A1 Peningkatan citra Jurusan Manajemen
FEB UB
1.1. Peningkatan jumlah publikasi jurnal
internasional
1.2. Penyelenggara International
Conference
41
1
41
1
45
1
50
2
50
2
A2 Peningkatan kualitas tenaga pendidik
dan tenaga kependidikan
2.1.Peningkatan jumlah guru besar dan
doktor
1. Guru Besar
2. Doktor
2.2. Peningkatan jumlah tenaga pendidik
sebagai peneliti mandiri
0
1 1
0
2 2
1
2 3
1
1 4
1
1 4
A3 Pengembangan sarana fisik dan
prasarana
3.1. Ruang diskusi beserta fasilitasnya
3.2. Bandwidth
1
3 mb
1
3 mb
1
3 mb
1
4 mb
1
4 mb
A4 Pengembangan kerjasama dan jaringan
kerja
4.1. Kerjasama joint-research
1
2
3
3
3
3.5. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Penjaminan mutu Jurusan Manajemen FEB UB mengacu pada Sistem Penjaminan
Mutu Internal Universitas Brawijaya (SPMI UB) yang dilakukan oleh Pusat Jaminan
Mutu (PJM) berdasarkan Surat Keputusan Rektor UB No. 17A/SK/2005, yang
merupakan pengembangan dari SK Rektor No. 022/SK/2003 tentang Pembentukan
Tim Benefit Monitoring and Evaluation (BME). PJM melaksanakan Audit Internal
Mutu (AIM) terhadap Unit Kerja Pengelola Akademik (UKPA). Di tingkat Fakultas
dibentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) berdasarkan SK Dekan No.
002/UN10.2/SK/2014, yang bertugas melaksanakan sistem penjaminan mutu di tingkat
Fakultas, sedangkan di tingkat Jurusan dibentuk Unit Jaminan Mutu (UJM)
12
berdasarkan SK Dekan No. 004/UN10.2/SK/2014, yang bertugas melaksankan sistem
penjaminan mutu di tingkat Jurusan dan Program Studi.
Penjaminan mutu yang dilakukan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) berdasarkan
standar yang telah ditentukan oleh PJM maka evaluasi mutu dilakukan sebanyak 1
(satu) kali dalam satu tahun. Proses ini dikenal sebagai Audit Internal Mutu (AIM).
Dimana proses AIM ini telah dilaksanakan selama lebih dari sepuluh tahun terakhir.
Terdapat evaluasi sistem dokumentasi yang telah dilakukan dalam kegiatan AIM
tersebut yaitu dokumentasi seleksi mahasiswa, dokumentasi proses belajar mengajar
yaitu dokumentasi perkuliahan, dokumentasi pembimbingan, dokumentasi ujian,
dokumentasi evaluasi kinerja dosen, dokumentasi evaluasi masa studi mahasiswa, dan
dokumentasi kelulusan.
Hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh UJM dan PJM pada setiap tahun telah
ditindaklanjuti berupa tinjauan manajemen yang diimplementasikan di program studi.
Sistem kebijakan untuk menjamin mutu layanan pada Jurusan Manajemen FEB UB
antara lain :
1. Manual mutu, yang disusun dengan maksud sebagai acuan bagi pengembangan
manual mutu Jurusan/ Program Studi, dan akan menjadi pedoman bagi penyusunan
Spesifikasi Program Studi (SP), dan Standard Operating Procedure (SOP) pada
tingkat jurusan dan program studi. Manual mutu dibuat untuk memenuhi
persyaratan ISO 9000:2008
2. Standar Mutu, didasarkan pada SPMI di UB yang merujuk kepada instrumen
akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi ABEST 21 sebagai standar internasional.
3. Sasaran mutu, yang disusun menyesuaikan Rencana Strategi Jurusan Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Bisnis serta Universitas Brawijaya
4. Standard Operating Procedure, untuk memenuhi standar pelayanan prima
5. Audit Website
13
4. Tanggung Jawab Manajemen
4.1. Komitmen Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan untuk menyediakan sumber
daya manusia, maka Jurusan Manajemen FEB UB akan melakukan perbaikan
berkelanjutan terhadap layanan pendidikan yang dapat memuaskan pelanggan sesuai
dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Untuk menjalankan Sistem Penjaminan
Mutu, Jurusan Manajemen FEB UB melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Manajemen FEB UB dengan
cara melakukan sosialisasi sistem mutu kepada dosen, karyawan, mahasiswa dan
pelanggan yang berkaitan.
2. Jurusan Manajemen FEB UB berkoordinasi secara rutin dengan tim UJM dalam
implementasi Sistem Penjaminan Mutu.
3. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem
Penjaminan Mutu.
4. Mengikuti proses audit internal FEB UB melalui Gugus Jaminan Mutu dan
Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu, sebagai bentuk evaluasi implementasi
Sistem Penjaminan Mutu di Jurusan Manajemen.
4.2. Penetapan dan Persyaratan Pelanggan
Guna meraih kepuasan pelanggan (customer satisfaction), maka Jurusan
Manajemen FEB UB berkomitmen penuh dan fokus kepada pelanggan, melalui
serangkaian aktivitas penilaian dan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan. Pelanggan
Jurusan Manajemen terdiri dari :
1. Calon mahasiswa S1
Persyaratan:
Masyarakat umum yang memiliki salinan ijazah SMA atau SMK yang telah
disahkan (dilegalisir)
2. Calon mahasiswa S2
Persyaratan:
Masyarakat umum yang memiliki salinan ijazah S1 yang telah disahkan (dilegalisir)
14
Lulusan S1 perguruan tinggi luar negeri harus mendapatkan legalitas kesetaraan
ijazah dari Ditjen Dikti
Salinan daftar transkrip nilai S1 dari perguruan tinggi asal dengan IPK minimal
3,00
Akreditasi program studi S1 minimal B
Surat rekomendasi minimal dari dua orang yang dapat dianggap mampu
memberikan kelayakan akademik pelamar (calon mahasiswa)
Calon mahasiswa yang memiliki IPK = 3,00 - <3,50 diharuskan melampirkan karya
ilmiah yang berupa jurnal, buku, prosiding, atau sejenisnya. Bagi calon yang IPK
nya >3,50 syarat tersebut tidak diperlukan
Riwayat hidup/curriculum vitae terbaru calon mahasiswa
Surat keterangan kesehatan, termasuk bebas narkoba dari rumah sakit
Surat tugas/surat izin dari atasan (jika pelamar telah bekerja) bahwa yang
bersangkutan dibebaskan dari tugas instansi.
3. Calon mahasiswa S3
Masyarakat umum yang memiliki salinan ijazah S1 yang telah disahkan (dilegalisir)
Lulusan S1 perguruan tinggi luar negeri harus mendapatkan legalitas kesetaraan
ijazah dari Ditjen Dikti
Salinan daftar transkrip nilai S2 dari perguruan tinggi asal dengan IPK minimal
3,00
Akreditasi program studi S2 minimal B
Surat rekomendasi minimal dari dua orang yang dapat dianggap mampu
memberikan kelayakan akademik pelamar (calon mahasiswa)
Calon mahasiswa yang memiliki IPK = 3,00 - <3,50 diharuskan melampirkan karya
ilmiah yang berupa jurnal, buku, prosiding, atau sejenisnya. Bagi calon yang IPK
nya >3,50 syarat tersebut tidak diperlukan
Riwayat hidup/curriculum vitae terbaru calon mahasiswa
Surat keterangan kesehatan, termasuk bebas narkoba dari rumah sakit
Surat tugas/surat izin dari atasan (jika pelamar telah bekerja) bahwa yang
bersangkutan dibebaskan dari tugas instansi.
15
4. Mahasiswa
Persyaratan:
Mahasiswa Jurusan Manajemen dengan status aktif
5. Orang Tua/Wali Mahasiswa
Persyaratan:
Wali dari mahasiswa dengan status aktif di Jurusan Manajemen FEB UB.
6. Pengguna (Perusahaan/Instansi)
Persyaratan:
Merupakan pihak pemberi kerja lulusan Jurusan Manajemen FEB UB yang
seleksinya penerimaan tenaga kerjanya dilakukan melalui proses dan persyaratan
tertentu yang ditetapkan oleh pengguna lulusan; termasuk pihak yang memberikan
kepercayaan kepada Jurusan Manajemen FEB UB untuk melaksanakan program
pelatihan, penelitian, dan pengabdian.
4.3. Nilai-nilai Filosofis Jurusan Manajemen FEB UB
Pencapaian visi, misi, dan tujuan membutuhkan nilai-nilai filosofi yang harus
dipegang teguh oleh Jurusan Manajemen FEB UB, yaitu:
1) Truth (kebenaran) adalah nilai-nilai yang berhubungan dengan fungsi pendidikan di
mana nilai-nilai mengedepankan kebenaran ilmiah yang dalam pelaksanaannya
mahasiswa ditunjukkan tentang nilai-nilai kebenaran obyektif
2) Honesty (kejujuran) adalah nilai-nilai kejujuran yang ditanamkan kepada peserta
didik
3) Humble (rendah hati) adalah satu sikap rendah hati yang ditanamkan kepada peserta
didik untuk tidak menonjolkan keunggulan diri sendiri dan bersikap santun di dalam
menyampaikan pendapat atau pandangannya.
4) Inspiring merupakan budaya untuk memberikan inspirasi kepada peserta didik dan
mampu menangkap aspirasi dari peserta didik
5) Enlightening merupakan budaya yang harus dimiliki oleh peserta didik untuk
mampu memberikan pencerahan kepada masyarakat di sekitarnya
16
6) Empowering merupakan budaya untuk selalu meningkatkan kemampuan diri peserta
didik dan mampu membangun sebuah komitmen yang tinggi terhadap
lingkungannya.
4.4. Kepuasan Pelanggan
a. Kepuasan Mahasiswa
Kepuasan mahasiswa diukur dengan melakukan survey kepuasan mahasiswa
yang memuat pertanyaan terkait layanan yang diberikan oleh Jurusan Manajemen,
meliputi:
Proses Pembelajaran
Layanan Kemahasiswaan
Administrasi Akademik
Staff Ruang Baca
Staff Laboratorium Manajemen
Sarana dan Prasarana Ruang Baca
Sarana dan Prasarana Laboratorium Manajemen
Toilet
b. Kepuasan Pengguna (Perusahaan/ Instansi)
Kepuasan pengguna diukur dengan melakukan survey pengguna yang memuat
pertanyaan-pertanyaan untuk menggali informasi sebagai berikut:
Integritas kerja yang dimiliki oleh alumni Jurusan Manajemen FEB UB
Penguasaan skill yang dibutuhkan dalam pekerjaan untuk mengukur
kemampuserapan mata kuliah yang diajarkan di Jurusan Manajemen FEB UB
Keluasan wawasan antar disiplin ilmu yang dimiliki oleh alumni yang berguna
sebagai umpan balik untuk terus meningkatkan kualitas proses pembelajaran
dengan meningkatkan sarana dan prasarana penunjang akademik, media
pembelajaran, dan pelayanan akademik.
Kemampuan kepemimpinan yang dimiliki oleh alumni baik.
Kemampuan alumni dalam melakukan kerjasama dalam tim
Penguasaan bahasa asing dan teknologi informasi
Kemampuan berkomunikasi
17
Informasi-informasi tersebut akan digunakan sebagai dasar oleh Jurusan
Manajemen untuk melakukan perbaikan secara terus menerus dan secara rutin
melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran untuk
meningkatkan kualitas Jurusan Manajemen FEB UB.
4.5. Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu
(AIM), akreditasi dan perubahan-perubahan kebijakan dengan cara mengadakan
pertemuan antara Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, dan tim UJM, dalam rangka
melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan
mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga
mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf
pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan maupun rapat lainnya. Ketua
Jurusan dapat memanfaatkan forum rapat sebagai sarana memantau kinerja
organisasi terutama dalam hal ini adalah pengelolaan Jurusan Manajemen FEB UB.
5. Pengelolaan Sumber Daya
5.1. Ketersediaan Sumber Daya
Jurusan Manajemen FEB UB melakukan seleksi, penerimaan, penempatan, dan
pengembangan tenaga pendidik sesuai dengan kompetensinya. Penugasan tenaga
pendidik sebagai pengampu mata kuliah, pembimbing, dan penguji telah didasarkan
pada aturan yang berlaku. Beberapa kegiatan staffing yang dilakukan oleh Ketua
Jurusan Manajemen FEB UB adalah sebagai berikut: (1) proses seleksi dan rekruitmen
tenaga pendidik dan kependidikan dilakukan secara bersama-sama dengan pihak
rektorat Universitas Brawijaya (2) mengarahkan dan mengawasi seluruh tenaga
pendidik beserta fungsi-fungsi yang terkait, agar pelayanan akademik dan non
akademik berjalan sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan (3) peningkatan dan
pengendalian kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan, pengembangan karier,
kepangkatan, dan studi lanjut.
Ketua Jurusan Manajemen FEB UB memberikan arahan dalam hal peningkatan
mutu kinerja tenaga pendidik dan kependidikan berdasarkan masukan dari mahasiswa
18
ataupun pihak lainnya melalui rapat Jurusan Manajemen dan memberikan arahan
khusus serta memantau kesesuaian antara materi dan RPS.
5.2. Sumber Daya Manusia dan Pelatihan
Pengelolaan sumber daya manusia menyesuaikan dengan permintaan dalam
dokumen Standar Mutu Fakultas/ Program pada standar 4 tentang Sumber Daya
Manusia. Ketua Jurusan Manajemen FEB UB dengan dukungan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis memiliki program pengembangan akademik dosen untuk meningkatkan
kinerja yang dilakukan melalui studi lanjut, pelatihan, kursus, dan
seminar/symposium, dan evaluasi.
5.3. Sarana dan prasarana
Saat ini, kegiatan operasional dan aktivitas belajar mengajar, Jurusan Manajemen
FEB UB menggunakan bangunan bersama dengan Jurusan lain pada Fakultas Ekonomi
dan Bisnis, yaitu gedung D, gedung E, dan gedung F. Fasilitas internet dapat diakses
di semua area Kampus FEB UB selama 24 jam. Terdapat beberapa ruang yang dapat
digunakan, yaitu ruang kuliah, ruang perpustakaan, ruang konsultasi, ruang tenaga
dosen, ruang pelayanan akademik, dan ruang diskusi/kerja mahasiswa.
Setiap ruangan dilengkapi dengan perabotan dan perlengkapan yang diperlukan,
seperti: komputer, layar LCD, LCD, papan tulis (whiteboard), meja kursi, jam dinding,
dan pendingin ruangan (AC). Selain itu, sarana penunjang yang berada di FEB UB
yang dapat digunakan oleh Jurusan Manajemen adalah fasilitas untuk teleconference
yang sangat bermanfaat untuk proses pembelajaran, seminar, dan keperluan akademik
lainnya.
Fasilitas internet tersedia dan dapat diakses dari semua lokasi di FEB UB. Fasilitas
internet ini memberikan kemudahan kepada mahasiswa untuk tujuan menyelesaikan
tugas perkuliahan, penyelesaian skripsi/ tesis/ disertasi, dan publikasi serta komunikasi
ilmiah. Pengelolaan jaringan koneksi internet pada FEB UB dikelola oleh unit
pelayanan teknologi informasi di tingkat universitas. Bandwidth dimanfaatkan secara
sharing untuk sistem informasi akademik, direktori tenaga akademik dan tenaga
kependidikan, sistem informasi keuangan, dan sistem informasi kepegawaian.
Direncanakan untuk masa yang akan datang adanya penambahan bandwidth.
19
5.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Jurusan Manajemen FEB UB menyediakan buku teks, jurnal nasional yang
terakreditasi, jurnal internasional, prosiding, tesis, dan disertasi. Juga penyediaan
laboratorium marketing, laboratorium manajemen, galeri investasi, self access center
(SAC), dan learning development center (LDC). Electronic library perpustakaan pusat
yang tersedia melalui website digilib.ub.ac.id dapat diakses oleh Jurusan Manajemen
FEB UB. Mahasiswa dapat mengakses katalog dan berbagai informasi koleksi buku
melalui electronic library perpustakaan pusat. Selain itu, mahasiswa juga dapat leluasa
mengakses electronic library melalui digilibfeb.ub.ac.id yang dapat dimanfaatkan
mahasiswa setiap saat. Mahasiswa dapat juga mengakses literatur terkini yang ada di
Self Access Center di FEB UB.
6. Realisasi Layanan Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian Kepada Masyarakat
6.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan
Jurusan Manajemen FEB UB merencanakan program layanan pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT). Rancangan dan
pengembangan layanan pendidikan meliputi Program Studi S1 Manajemen, Program
Studi S1 Kewirausahaan, Program Manajemen Kelas Internasional, Program Magister
Manajemen, dan Program Doktor Ilmu Manajemen. Perencanaan pendidikan yang
dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan
penutupan program studi. Program Kerja Jurusan Manajemen FEB UB mengacu pada
Renstra Jurusan Manajemen.
6.2. Pendidikan/ Pengajaran
Jurusan Manajemen FEB UB menyelenggarakan pendidikan berdasarkan atas
kurikulum. Kurikulum berisikan keterangan/penjelasan yang mencakup kompetensi
lulusan dalam pengembangan bidang ilmu, tingkat pemahaman tentang bidang
ilmunya, kemampuan mengkomunikasikan hasil pemikiran dan karyanya secara lisan
dan tertulis, kemampuan menggunakan pengetahuan dan keterampilannya dalam
kawasan keahliannya untuk menemukan jawaban dan atau memecahkan masalah
kompleks termasuk yang memerlukan pendekatan lintas disiplin ilmu.
20
Kurikulum harus dirancang berdasarkan relevansinya dengan tujuan, cakupan dan
kedalaman materi, pengorganisasian yang mendorong terbentuknya hard skill dan
keterampilan kepribadian dan perilaku yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi
dan kondisi.
6.3. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Pedoman sistem pembimbingan penelitian skripsi/ tesis/ disertasi di Jurusan
Manajemen FEB UB mencakup informasi tentang: kebijakan pembimbingan,
mekanisme penunjukan pembimbing (sebagai promotor, ko-promotor, anggota) dan
mahasiswa bimbingan, serta proses pembimbingannya tercantum dalam Buku
Pedoman Akademik Jurusan Manajemen FEB UB dan telah disosialisasikan sejak
awal pada saat dilaksanakannya Orientasi Pendidikan pada masing-masing Program
Studi di Jurusan Manajemen FEB UB.
Sosialisasi ini juga kembali dilakukan ketika mahasiswa akan menempuh proses
pembimbingan, dan ketika para mahasiswa telah menempuh proses penulisan skripsi/
tesis/ disertasi, evaluasi mengenai proses pembimbingan dan tahapan ujian secara rutin
dilakukan. Hal ini menunjukkan bahwa Jurusan Manajemen FEB UB telah memiliki
panduan tertulis yang telah disosialisasikan dengan baik dan dilaksanakan dengan
konsisten.
6.4. Proses Terkait Mahasiswa
Jurusan Manajemen FEB UB memberikan layanan kepada pelanggan utama yaitu
mahasiswa, maupun pelanggan lainnya. PBM sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang
dilakukan di dalam/luar kelas/ laboratorium/ studio, di dalam/luar kampus UB,
diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :
1. Fasilitas yang digunakan aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang
bertanggung jawab memeliharanya
2. Terdapat prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen dan tenaga
kependidikan yang responsif
3. Personel Jurusan Manajemen FEB UB memperlakukan semua orang dengan penuh
hormat
4. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang
sesuai dengan kualifikasinya.
21
6.5. Penentuan Persyaratan Terkait Tri Dharma PT
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan untuk
pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan
kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Fakultas Ekonomi dan
Bisnis UB sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan
oleh Jurusan Manajemen FEB UB. Persyaratan terkait layanan juga mencakup
persyaratan yang ditetapkan oleh Jurusan Manajemen FEB UB dalam memberikan
layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi
sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi
Jurusan Manajemen, dan lain-lain. Layanan Tri Dharma PT harus memenuhi
persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan.
Penentuan tema terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
ditentukan berdasarkan kebutuhan pelanggan, track record, roadmap dan payung
penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, serta permasalahan
di masyarakat.
6.6. Tinjauan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma PT
Jurusan Manajemen FEB UB harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri
Dharma PT untuk memastikan bahwa:
1. Persyaratan telah ditetapkan;
2. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan;
3. Jurusan Manajemen FEB UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan
yang ditetapkan;
4. Apabila terjadi perubahan persyaratan, Jurusan Manajemen FEB UB harus
memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak
yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan;
5. Rekaman tinjauan persyaratan terpelihara dengan baik.
6.7. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan
Jurusan Manajemen FEB UB harus menentukan dan menerapkan sistem
pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna
lainnya, misalnya terkait dengan : informasi program pendidikan,pelatihan, rencana
pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM, dan termasuk keluhan
22
mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau
pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Untuk meningkatkan dukungan layanan Tri Dharma PT, Jurusan Manajemen FEB
UB dapat mengkomunikasikan layanan yang diberikan melalui beberapa saluran, yaitu
komunikasi interaktif langsung, papan pengumuman, media advertising, via telepon,
fax, email dan website
7. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan
7.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran
7.2. Pemantauan dan Pengukuran
7.2.1. Kepuasan Pelanggan
Universitas menetapkan persepsi mahasiswa tentang tingkat dimana
layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data kepuasan pelanggan
didukung oleh bukti obyektif. Ketua Jurusan Manajemen FEB UB berdiskusi
dengan pelanggan tentang persepsi kepuasan pelanggan melalui survey
kepuasan mahasiswa dan tracer study pengguna lulusan. Untuk evaluasi
mahasiswa terhadap tenaga pengajar dilakukan evaluasi dosen setiap akhir
semester.
7.2.2. Audit Internal
Unit kerja melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal
untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. Ketua Jurusan
Manajemen FEB UB mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan
balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk
tindakan korektif dan pencegahan.Rekaman audit internal dipelihara.
7.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Ketua Jurusan Manajemen FEB UB mengukur dan memantau kinerja dan
keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan
layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap
yang sesuai selama realisasi proses. Jurusan Manajemen mendokumentasikan
metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses serta
membuat prosedur tindakan koreksi dan pencegahan.
23
7.3. Analisis Data
Ketua Jurusan Manajemen FEB UB menganalisis data dan informasi yang
dikumpulkan untuk menentukan berbagai ukuran, seperti indikator kinerja, rekaman
capaian, dan kepuasan pelanggan. Analisis data dilakukan untuk menjamin efektifitas
pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu guna
mendukung perbaikan berkesinambungan melalui perbaikan dan juga tindakan
korektif. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya dinyatakan dalam manual prosedur atau
instruksi kerja.
7.4. Perbaikan
7.4.1. Perbaikan Berkesinambungan
Metode yang digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial
didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan juga
mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan
komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
7.4.2. Tindakan Perbaikan
Ketua Jurusan Manajemen menetapkan standard operating procedure
(prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang
teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang
peningkatan. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi
ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses
pemberian layanan pelanggan. Perbaikan berkelanjutan dilakukan mengacu
pada SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan dan dibahas pada tinjauan
manajemen.
7.4.3. Tindakan Pencegahan
Ketua Jurusan Manajemen menetapkan standard operating procedure
(prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan preventif yang
dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam
sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak
terkait). Tindakan preventif direkam dan dikomunikasikan kepada anggota
Jurusan Manajemen. Perbaikan berkelanjutan dibahas dalam Tinjauan
Manajemen.