manual mutu sistem penjaminan mutu …bpm.umg.ac.id/aset/images/download/manual mutu spmi...

MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003

Tanggal Terbit : 02-01-2016

Revisi : 01

Halaman : 1 - 56

Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 1

MANUAL MUTU

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Kode. Dokumen : QMR-UMG-003 No. Revisi : 01

Tanggal Terbit : 02-01-2016 Halaman : 1 dari 56

Badan Penjaminan Mutu

Universitas Muhammadiyah Gresik

Alamat: Jl Sumatra No 101 Gresik Kota Baru

TAHUN 2O16


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


MANUAL MUTU SPMI

PENGESAHAN

Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:

Co. Audit Mutu Akademik Ka. BPM Rektor

Sri Suryanti, S. Pd. M. Si Dr. Khoirul Anwar, M. Pd. Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.

NIDN : 0713098501 NIDN : 0015017301 NIDN : 0703037101


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT., akhirnya dokumen

Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik ini dapat kami selesaikan. Ucapan

terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam

penyusunan Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi

harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada stakeholders. Layanan akademik

yang bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu akademik yang baik. Salah

satu sistem manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai

aspek termasuk layanan akademik di perguruan tinggi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diharapkan mampu mendorong

terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi

efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif serta mampu

bersaing di tingkat nasional dan internasional.

Manual Mutu ini menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem

Manajemen Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik

Gresik, 02-01-2016

Rektor

Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


KOMITMEN MANAJEMEN

Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi

harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada pihak-pihak yang

berkepentingan (stakeholders).

Sehubungan dengan itu maka Universitas Muhammadiyah Gresik berkomitmen

untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu terintegrasi dengan Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik, sehingga tercapai

peningkatan mutu secara berkelanjutan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini akan

mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran

menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten, kompetitif, dan berakhlak

mulia, serta dapat bersaing di tingkat global.

Gresik, 02-01-2016

Universitas Muhammadiyah Gresik


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


DAFTAR ISI

Halaman Sampul 1

Halaman Pengesahan 2

Kata Pengantar 3

Komitmen Manajemen 4

Daftar Isi 5

BAB 1 7

1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik 7

1.2. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik 13

1.3. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik 14

1.4. Manual Mutu 15

BAB II KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU 17

2.1 Istilah dan Definisi 17

2.2 Prinsip Dasar Manajemen Mutu 18

2.3 Lingkup Sistem Manajemen Mutu 19

2.4 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu 19

2.5 Landasan Sistem Penjaminan Mutu 20

2.6 Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu 20

2.7 Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi 21

BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU 27

3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik 27

3.2. Badan/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik 27

3.3. Wewenang dan Tanggung Jawab Badan Penjaminan Mutu (BPM) 30

BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU 34

4. 1 Persyaratan Umum 34

4. 2 Persyaratan Dokumentasi 34

BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 37

5. 1 Komitmen Manajemen 37

5. 2 Fokus Pada Mahasiswa 37


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


5. 3 Kebijakan Mutu 38

5. 4 Perencanaan 38

5. 5 Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi 38

5. 6 Tinjauan Manajemen 39

BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA 41

6. 1 Penyediaan Sumberdaya 41

6. 2 Sumber daya Manusia 41

6. 3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 42

6. 4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik 42

BAB VII REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 43

7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT 43

7.2. Proses Terkait Mahasiswa 45

7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian dan

Pengabdian Kepada Masyarakat

47

7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik 59

7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat

50

7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan 52

BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 53

8.1. Panduan Umum 53

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran 53

8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai 54

8.4. Analisa Data 54

8.5. Perbaikan 55


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik

1.1.1 Sejarah Universitas Muhammadiyah Gresik

Universitas Muhammadiyah Gresik didirikan atas upaya meningkatkan amal usaha

Muhammadiyah dibidang pendidikan tinggi, karena pada saat itu di daerah Kabupaten

Tingkat II Gresik belum ada Perguruan Tinggi. Berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan

Daerah Muhammadiyah Kabupaten Gresik Majelis Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan

Nomor : E.1/017-V/1980 tanggal 25 Mei 1980, berdirilah Universitas Muhammadiyah

Gresik yang peresmiannya dilakukan oleh Bupati KDH Tingkat II Kabupaten Gresik Bapak

Kolonel Wasiadji, SH yang juga sebagai pelindung.

Sejak tahun 1983 Universitas Muhammadiyah Gresik mengajukan status terdaftar ke

Kopertis Wilayah VI (sekarang Wilayah VII). Atas petunjuk Kopertis Wilayah VII dan

kesepakatan bersama antara Pimpinan IKIP Muhammadiyah Surabaya, Sekolah Tinggi

Teknologi Surabaya dan Universitas Muhammadiyah Gresik. Ketiga Perguruan Tinggi

tersebut digabungkan berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI. Nomor : 0141/0/1984

tanggal 9 Maret 1984 menjadi Universitas Muhammadiyah Surabaya. Di Gresik sendiri

diberi nama Universitas Muhammadiyah Surabaya Kampus Gresik.

Fakultas yang ada di kampus Gresik :

1. Fakultas Ekonomi :

- Jurusan Manajemen

- Ilmu Ekonomi dan Study Pembangunan

2. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan :

- Jurusan Pendidikan Matematika

- Jurusan Kurikulum Teknologi Pendidikan

Dengan beberapa pertimbangan dan perkembangan Universitas Muhammadiyah

Surabaya Kampus Gresik, pada tahun 1987/1988 telah dibuka dua Fakultas yaitu

Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan. Kedua Fakultas tersebut diajukan untuk


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


mendapatkan status terdaftar sebagai Sekolah Tinggi Pertanian Muhammadiyah dan Sekolah

Tinggi Perikanan Muhammadiyah Gresik melalui Kopertis Wilayah VII Surabaya.

Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0763/0/1989 dan Nomor :

0841/0/1989 kedua Sekolah Tinggi tersebut mendapat Status Terdaftar.

Untuk lebih memantapkan pengelolaan fakultas-fakultas yang ada, kedua Sekolah

Tinggi tersebut diajukan pengintegrasian menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik.

Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0498/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990,

pengintegrasian dua Sekolah Tinggi tersebut menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik.

Fakultas-fakultas dan jurusan Program S-1 yang mendapat Status Terdaftar

berdasarkan SK. Mendikbud RI Nomor : 0499/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990 adalah :

1. Fakultas Pertanian :

1.1. Jurusan/Program Studi : Budidaya Pertanian

1.2. Jurusan/Program Studi : Teknologi Hasil Pertanian

2. Fakultas Perikanan :

2.1. Jurusan/Program Studi : Budidaya Perikanan

2.2. Jurusan/Program Studi : Teknologi Hasil Perikanan

3. Fakultas Ekonomi :

3.1. Jurusan/Program Studi : Manajemen

3.2. Jurusan/Program Studi : Akuntansi

4. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan :

4.1. Jurusan : Pendidikan Dunia Usaha

Program Studi : Pendidikan Akuntansi

4.2. Jurusan : Pendidikan MIPA

Program Studi : Pendidikan Matematika

Dengan adanya status terdaftar beberapa jurusan/program studi, maka pada tahun 1990

Universitas Miuhammadiyah Gresik berpisah dari Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Tahun Akademik 1990/1991 dibuka Fakultas Tarbiyah jurusan Pendidikan Agama Islam.

Sesuai dengan peraturan pemerintah tahun 1998/1999 Fakultas Tarbiyah berubah menjadi


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Fakultas Agama Islam dengan jurusan Pendidikan Agama Islam dan Al Ahwal

Assyakhshiyyah.

Perkembangan Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya, pada tahun 1995/1996

menempati kampus sendiri di Jl. Sumatera 101 GKB Randu Agung Gresik. Pada tahun

1996/1997 membuka Fakultas Teknik jurusan teknik Industri dan tahun 2000/2001

membuka jurusan Teknik Informatika dengan izin operasional dari Dirjen Dikti No.

3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001

Pada tahun 2000 Fakultas Ekonomi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

mendapatkan status “ Terakreditasi B “ dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

Depdiknas dengan surat Keputusan :

Nomor : 021/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Manajemen

Nomor : 019/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Akuntansi

Nomor : 023/BAN–PT/Ak–IV/IX/2000 bagi Program studi Pendidikan Matematika

Fakultas/Program studi yang kemudian dibuka pada tahun 2001/2002 adalah :

1. Fakultas Psikologi Program Studi Psikologi dengan izin operasional No :

3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001

2. Program Studi Bahasa Inggris dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30

Agustus 2001

3. Program Studi Teknik Elektro dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30

Agustus 2001

Pada tahun 2002 Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan digabung menjadi

Fakultas Pertanian yang membawahi Program Studi Budidaya Pertanian dan Budidaya

Perikanan.

Sampai tahun akademik 2014/2015 Universitas Muhammadiyah Gresik telah memiliki

6 Fakultas dengan 12 Jurusan/ Program Studi, yaitu

◊ Fakultas ◊ Jenjang ◊ Jurusan/Prodi

Fakultas Ekonomi (Strata 1) Akuntansi (Terakriditasi)

Manajemen (Terakriditasi)

Fakultas Teknik (Strata 1) Teknik Industri (Terakriditasi)


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Teknik Informatika (Terakriditasi)

Teknik Elektro (Terakriditasi)

Fakultas Agama Islam (Strata 1) Pendidikan Agama Islam

(Terakriditasi)

Fakultas Pertanian (Strata 1) Budidaya Perikanan (Terakriditasi)

Budidaya Pertanian (Terakriditasi)

Fakultas Keguruan dan

Ilmu Pendidikan (Strata 1) Pendidikan Matematika

(Terakreditasi)

Pendidikan Bahasa Inggris

(Terakriditasi)

Pendidikan Guru Sekolah Dasar

(Terakriditasi)

Fakultas Psikologi (Strata 1) Psikologi (Terakriditasi)

The Realistic Education

Orientasi masyarakat era tahun 1970-1980 an, orang bersekolah dan kuliah untuk

mencari ijazah telah bergeser pada era tahun 1990 an ke peningkatan kompetensi yang dapat

menjadikannya hidup. Orientasi baru ini makin menguat lebih-lebih setelah krisis ekonomi

dan politik yang nyata-nyata terjadi.

Krisis ini menyadarkan banyak orang bahwa ijazah tidak lagi cukup untuk bekal hidup,

dan tidak dapat lagi digunakan bersaing memasuki dunia kerja. Kebutuhan yang muncul

adalah pengembangan potensi yang relevan dengan kebutuhan kehidupan riil yang dihadapi.

Persoalannya kemudian, bagaimana menumbuh kembangkan potensi diri secara riil agar

siap hidup dan dengan proses yang benar-benar hidup. Universitas Muhammadiyah Gresik

(UMG) menjawab tantangan tersebut, dengan mengembangkan dan merealisasikan konsep

Realistic Education menuju Learning University dengan system pengajaran Case Study di

beberapa Fakultas. Suatu konsep yang menempatkan pendidikan untuk hidup. Suasana

belajar yang menghadirkan realitas kehidupan sesuai dengan program studinya (Ekonomi,


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Teknik, KIP, Pertanian/Perikanan, Agama Islam, Psikologi). Maka belajar bisa jadi kerja dan

hidup sesungguhnya, bukan sekedar cerita.

Maka peluang untuk meraih sukses hidup bersama UMG sangat memungkinkan karena

kekhasan lokasi yang berdiri di kota Gresik, yang memang tepat untuk mengembangkan

Realistic Education, daerah kawasan industri yang dihuni tidak kurang dari 700 perusahaan

besar dan menengah, seperti PT Petrokimia Gresik, PT Semen Gresik, PT Maspion, PT

Plywood, PT Varia Usaha, PT Smelting, serta sekitar 4000 perusahaan kecil.

Dengan ribuan perusahaan besar, menengah dan kecil sangat memungkinkan bagi

Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) menerapkan program kemitraan (kerja sama)

yang meliputi;

Penyediaan tenaga ahli dan praktisi untuk memberikan kuliah umum, diskusi,

bimbingan dan pelatihan bagi civitas akademika UMG.

Penyediaan kesempatan untuk melaksanakan;

a) Survey lapangan

b) Penelitian

c) Magang (praktek kerja lapangan plus)

d) Pemberian kesempatan untuk dapat menggunakan laboratorium yang ada di

perusahaan, sepanjang dimungkinkan.

e) Pemberian kesempatan untuk terlibat dalam pengujian produk

f) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.

g) Kesediaan UMG untuk memberikan berbagai temuannya bagi dunia industri.

Agar mahasiswa program reguler dapat memasuki berbagai perusahaan untuk magang

pada tahun ke empat maka :

UMG menata kurikulum yang memungkinkan mahasiswa dapat menyelesaikan teori

dalam waktu 3 (tiga) tahun tanpa mengurangi bobot kedalaman teori.

Sistem pengajaran dengan metode kasus (Case Study) yang dapat memberikan

gambaran nyata realitas baik perusahaan maupun masyarakat.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Memberikan pendidikan profesi Bahasa Inggris (setara D-1) selama satu tahun dan

Kursus (setara D-1) Komputer, serta Bahasa Jepang, Cina, dan Jerman sebagai bahasa

pilihan.

Memberikan latihan keterampilan hidup : Komunikasi, Negoisasi, dan Mengolah

Konflik, serta Pengembangan Kepribadian.

Memberikan pendidikan ke-Islaman yang relevan dengan proses kehidupan.

Menyediakan Dosen Konselor di masing-masing Fakultas untuk membantu mahasiswa

yang mempunyai permasalahan akademik dan sejenisnya.

Sebagai sarana pendukung dalam mempercepat proses pengembangan intelektual,

sosial, kepribadian, ritual, dan ketrampilan mahasiswa, UMG menyediakan berbagai

fasilitas:

a) Tenaga edukasi dengan kualifikasi sebagian besar berpendidikan S-2 dan para

praktisi handal.

b) Jaringan komputer global internet.

c) Perpustakaan ber-AC yang dilengkapi ruang baca serta perpustakaan digital.

d) Laboratoriun Dasar (Fisika, Kimia, Biologi) dan laboratorium pertanian/perikanan

e) Laboratorium Komputer ber-AC dengan sistem jaringan Windows NT, Novell, dan

Linux, dengan sistem Database SQL Server.

f) Pusat Keahlian Akuntansi, Manajemen, Statistik, Analisis Perancangan Kerja, dan

Proses Produksi.

g) Pusat Tenaga Kerja (diantaranya memberi informasi lowongan kerja bagi alumni)

h) Green House

i) Breeding House

j) Kebun Percobaan

k) Pusat Keahlian Psikologi

l) Pusat Keahlian Bahasa (Inggris, Jepang, Arab)

Di sisi lain, UMG mengembangkan program Pembinaan dan Pengembangan Minat

Akademik Mahasiswa melalui pemberian kesempatan kepada alumni dan mahasiswa yang


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


berbakat dibidang akademik dan berminat untuk terlibat dalam pendidikan dan pengajaran

sebagai asisten dosen di kelas dan tutor bagi pengayaan materi.

1.2 Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik

1.2.1 Visi

Tahun 2030 menjadi Universitas unggul, mandiri yang dijiwai dengan

nilai-nilai entrepreneurship islami.

1.2.2 Misi

1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat

yang berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic

education).

2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik

(Good University Governace).

3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami

(Islamic Entrepreneurship).

3.2.2 Tujuan

1. Terwujudnya lulusan yang berkompeten dan berkarakter sesuai dengan

bidang ilmu dan keahlian bidang kerja yang dilandasi jiwa kewirausahaan

yang islami.

2. Terwujudnya proses pembelajaran yang berkualitas melalui student center

learning.

3. Menghasilkan penelitian inovatif yang mendorong pengembangan ilmu

pengetahuan, teknologi dan humaniora, dalam skala global.

4. Menghasilkan pengabdian yang berkualitas melalui pencerahan dan

pemberdayaan masyarakat.

5. Mewujudkan Universitas mandiri yang proaktif dan adaptif terhadap

perkembangan yang strategis.

6. Mewujudkan tata kelola Universitas (Good University Governance) melalui

optimalisasi penjaminan mutu.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


7. Mewujudkan Universitas yang mengembangkan nilai-nilai entrepreneurship

yang Islami.

1.3 Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik

Struktur organisasi Universitas Muhammadiyah digambarkan pada gambar

berikut ini :


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


1.4 Manual Mutu

1.4.1 Latar Belakang

Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) disusun untuk

mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan

memenuhi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen

Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008 dan Standar Akreditasi BAN PT. Manual Mutu ini

menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMG, kebijakan mutu,

sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal

di UMG.

UMG melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban

kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan UMG secara

berkelanjutan, dengan demikian mutu penyelenggaraan pendidikan di UMG diakui

tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional

Perguruan Tinggi (BAN PT) atau Badan Akreditasi Internasional.

Dalam penerapan SPMI, UMG memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan

dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, UMG akan mampu

menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif),

mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu

kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Oleh karena itu, UMG menyusun

dokumen SPMI sebagai berikut:

Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi, Misi dan

Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan UMG.

Dokumen mutu yaitu Manual Mutu UMG, Standar dan Sasaran Mutu, Prosedur

Sistem, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan

Borang-borang.

1.4.2 Ruang Lingkup Manual Mutu

Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu UMG dan

merupakan persyaratan Sistem Manajemen Mutu. yang harus dipenuhi oleh unit-unit


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


kerja di lingkungan UMG. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan

standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dengan pedoman

implementasinya dalam layanan pendidikan, peraturan-peraturan pemerintah RI,

persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan profesi akreditasi

BAN-PT.

1.4.3 Tujuan Manual Mutu

Manual Mutu bertujuan untuk:

Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi,

baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di

UMG, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan

untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan

pelanggan.

Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.

Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan

persyaratan ISO 9001 : 2008.

Mencerminkan komitmen UMG dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan

dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat

dalam proses pendidikan.

1.4.4 Pengendalian Dokumen Manual Mutu

Dokumen Manual Mutu UMG disusun dalam delapan (8) bagian sesuai

persyaratan ISO 9001:2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Koordinator Mutu

(KM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini

dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan UMG. Selanjutnya konsep

diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh pimpinan UMG. Secara

rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk

peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen

terkendali dan mengikuti Prosedur Pembuatan dan Pengendalian Dokumen Sistem

Penjaminan Mutu (SPM) dan Prosedur Pengendalian Rekaman SPM.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB II

KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU

2.1. Istilah dan Definisi

a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan

dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.

b. Jaminan Mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan

standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan

berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders

memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus

terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem

Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan

memenuhi persyaratan mutu.

c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer

(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.

d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan

metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan

memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta

pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat

yang sebesar-besarnya.

e. Kebijakan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan

UMG tentang suatu hal.

f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan

sistem manajemen mutu dari organisasi UMG.

g. Prosedur adalah dokumen yang berisi ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan

operasional dan tahap-tahap pelaksanaan kegiatannya.

h. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima

atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan UMG dapat dibagi menjadi 3 (tiga)


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pendidikan dan pelatihan sebagai

pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta

pendidikan dan pelatihan; serta pengguna lulusan.

i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Universitas, Fakultas/Program studi dan

unit pendukung baik di tingkat Universitas maupun Prodi yang menyelenggarakan

layanan pendidikan atau pelatihan.

j. Unit pendukung adalah unit yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan

atau pelatihan.

k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.

l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.

m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau

menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.

n. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri

Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).

2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu

Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM menggunakan model siklus PDCA

(Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/ pengembangan yang

berkelanjutan. Dalam penerapan SPM ada sembilan prinsip dasar yang harus melandasi

pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah:

1. Komitmen terhadap mutu.

2. Fokus kepada pelanggan/Stakeholder.

3. Kepemimpinan.

4. Melibatkan semua orang.

5. Pendekatan proses.

6. Pengelolaan manajemen menggunakan pendekatan sistem.

7. Perbaikan/peningkatan berkelanjutan.

8. Pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan.

9. Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu

Ruang lingkup penerapan SPM adalah pada seluruh bagian dalam lingkungan

organisasi yang berkaitan dengan semua proses bisnis ini dan proses-proses kegiatan

penunjang lainnya.

Gambar 2.1 Proses Pendidikan Universitas Muhammadiyah Gresik

2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu

Tujuan mengimplementasikan SPM adalah:

1. Untuk Peningkatan kualitas akademik berkelanjutan.

2. Untuk Memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif dan

efisien.

3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat

secara berkesinambungan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab

(accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.

2.5. Landasan Sistem Penjaminan Mutu

Rujukan yang digunakan adalah:

1. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 Jo. No. 32 Tahun 2013, Perubahan Kedua

No. 13 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.

2. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.

4. Akreditasi Program Studi Sarjana, dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional,

2009.

5. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik

6. Statuta Universitas Muhammadiyah Gresik

7. Renstra Universitas Muhammadiyah Gresik.

8. Persyaratan SMM ISO 9001 : 2008.

9. Panduan SPMI Depdiknas Republik Indonesia

2.6. Perangkat dan Dokumen dalam Sistem Penjaminan Mutu

Membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang

konsisten dan berkelanjutan harus tersedia /memiliki perangkat sistem dari SPM yang

terdokumentasi .

Perangkat sistem dalam SPM terdiri :

1. Manual Mutu

2. Kebijakan Mutu

3. Sasaran Mutu

4. Prosedur Sistem

5. Standar Operasional Prosedur

6. Instruksi Kerja

7. Formulir dan dokumen pendukung lainnya


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


2.7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

2.7.1. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila :

a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya

(aspek deduktif).

b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa:

Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs)

Kebutuhan dunia kerja (industrial needs)

Kebutuhan professional (professional needs)

Dengan demikian, Perguruan Tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan

dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana

diuraikan di atas.

2.7.2. Tujuan Penjaminan Mutu

Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan,

yang dijalankan oleh perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi

dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui

penyelenggaraan Tri Dharma. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui

kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh Perguruan

Tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui

kegiatan Audit Mutu Internal, sehingga obyektivitas penilaian terhadap

pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di

Perguruan Tinggi dapat diwujudkan.

2.7.3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya

disebut SPM UMG, merupakan bagian dari manajemen UMG yang tidak

terpisahkan dengan tanggung jawab pimpinan Universitas, Fakultas, Lembaga

dan pimpinan unit. Desain dan Implementasi SPM UMG didasarkan dan

menggunakan Konsep Quality Manajemen System (QMS) ISO 9001, Quality

Assurance System (QAS) dan Total Quality Manajement (TQM) dengan


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan UMG serta persyaratan dan harapan

pelanggan/ stakeholders UMG.

Sistem Penjaminan Mutu UMGh dirancang dan dilaksanakan untuk

menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan

pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan bidang

penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu,

Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan.

Penerapan SPM di tingkat Universitas, Prodi dan unit-unit pelaksana

lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma,

Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di UMG, yang

mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu,

Prosedur Sistem, SOP, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses

pembelajaran, sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan

kepuasan pelanggan/ stakeholders UMG.

Penerapan SPM di UMG dimaksudkan untuk memastikan kemampuan

UMG secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi

kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholder, misi, visi, dan tujuan

UMG, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan

pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/ lembaga,

peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan UMG.

2.7.4. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM UMG menggunakan

model siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang akan menghasilkan

perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM UMG,

terdapat 8+1 (delapan plus 1) prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan

pola tindak semua pelaku manajemen UMG adalah:

a. Fokus Pada Pelanggan/Stakeholders

UMG bergantung pada pelanggan/ stakeholders, oleh karena itu hendaknya

Pengelola UMG memahami kebutuhan di saat ini dan di masa depan dari


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


stakeholders. Pimpinan UMG berkewajiban untuk dapat memenuhi

kebutuhan dan berusaha melampaui harapan pelanggan/stakeholders.

b. Kepemimpinan

Pimpinan UMG berkewajiban menetapkan kesatuan tujuan dan arah

Perguruan Tinggi yang dipimpinnya. Pimpinan perguruan tinggi hendaknya

berkemampuan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang

kondusif bagi semua anggota organisasi sehingga anggota organisasi yang

dipimpinnya mampu melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai tujuan

UMG.

c. Melibatkan semua Orang

Semua anggota organisasi merupakan pelaksana inti organisasi tersebut, tidak

terkecuali di organisasi UMG. Tidak memandang, tingkatan anggota

organisasinya masing-masing berperan sesuai kemampuan yang dimiliki oleh

anggota tersebut. Keberhasilan UMG dalam mencapai tujuan berarti

keberhasilan bersama bukan keberhasilan perorangan. Keterlibatan anggota

organisasi Pendidikan Tinggi bergantung seberapa besar kemampuan mereka

untuk berperan aktif dalam organisasi. Pelibatan penuh terhadap mereka pada

organisasi akan menambah kemampuan manfaat organisasi itu sendiri.

d. Pendekatan Proses

Segala bentuk aktivitas Pendidikan Tinggi yang diselenggarakan oleh UMG

hendaknya diupayakan secara efisien. Agar efisiensi tercipta, maka segala

bentuk aktivitas diupayakan selalu tercipta dengan sumberdaya yang

digunakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Oleh karena itu

serangkaian aktivitas kegiatan dan penggunaan sumber daya yang ada perlu

dikelola sebagai sebuah proses, sehingga mudah dikenali untuk melakukan

monitoring dan tindak lanjutnya.

e. Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem

Penyelenggaraan Pendidikan di UMG bukan merupakan kegiatan satu unit

fungsi saja, tetapi melibatkan satuan fungsi lainnya. Oleh karena itu, setiap


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


pengelolaan aktivitas hendaknya dilihat sebagai suatu kesatuan proses yang

terintegrasi dalam suatu sistem.

f. Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan

Setiap proses dipandang sebagai suatu siklus, maka tahap-tahap dari siklus

tersebut hendaknya selalu ditinjau ulang dalam rangka untuk mengupayakan

proses aktivitas yang efisien. Upaya perbaikan proses ini, perlu

didokumentasikan sehingga upaya perbaikan yang dilakukan dapat dipantau

capaiannya dan hasil perbaikan yang dilakukan dapat meningkat

dibandingkan dari hasil perbaikan yang sebelumnya.

g. Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan

Setiap keputusan atau kebijakan yang diambil oleh pengelola UMG

hendaknya didasarkan fakta, data, dan informasi yang berbasis teknologi.

h. Hubungan Kemitraan yang Saling Menguntungkan

UMG merupakan organisasi yang banyak berhubungan dengan organisasi

lainnya, baik organisasi bisnis, masyarakat, instansi pemerintah maupun

organisasi sesamanya. Hal ini perlu disadari oleh pengelola UMG, sehingga

Pengelola Fakultas hendaknya dapat menjalin kerjasama atau kemitraan

dengan pihak luar organisasinya yang didasarkan pada suatu hubungan saling

menguntungkan dan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan

nilai tambah bagi organisasi masing-masing.

i. Komitmen Terhadap Mutu

Mutu menjadi prioritas utama dalam semua kegiatan yang dilakukan UMG.

Mutu menjadi tanggung jawab semua pihak sesuai fungsi dan kedudukan di

UMG. Komitmen menjadi kunci keberhasilan penerapan Sistem Penjaminan

Mutu. Komitmen bukan sekedar dukungan saja tetapi lebih jauh berkaitan

dengan tanggung jawab, tindakan dan mau terlibat di dalam penerapan Sistem

Penjaminan Mutu tersebut. Komitmen dicontohkan oleh pimpinan dan

disosialisasikan serta diaktualisasikan oleh semua civitas akademika UMG.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Komitmen terhadap mutu ditunjukkan dengan memberikan yang terbaik,

melakukan dengan yang terbaik dan menghasilkan yang terbaik.

2.7.5. Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

Standar Mutu UMG merupakan Standar yang ingin dicapai pada setiap

proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada di UMG dalam rangka

mencapai Sasaran Mutu. Rencana Mutu minimun berisi: aspek kegiatan, nama

kegiatan, parameter pemeriksaaan/ performans indikator, standar/ kriteria

penerimaan, metode pemeriksaan, frekuensi pemeriksaan, pencatatan hasil

pemeriksaan, dokumen acuan, penanggung jawab/ pelaksana pemeriksaan.

Pelaksanaan pengukuran, hasil dan tindak lanjut pengukuran dituliskan dalam

formulir hasil pemeriksaan Rencana Mutu. Sumber daya yang dibutuhkan dan

langkah-langkah pada setiap proses kegiatan diuraikan dalam prosedur yang

terkait. Rencana Mutu UMG dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri.

Sebagaimana dikemukakan di atas, UMG memilih dan menetapkan sendiri

standar mutu pendidikan tinggi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan

dalam sejumlah aspek di antaranya :

1. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian

2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu

3. Mahasiswa dan Lulusan

4. Sumber Daya Manusia

5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik

6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi

7. Penelitian, Pelayanan/ Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama

2.7.6. Proses Manajemen Mutu

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di UMG dijalankan melalui

tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut:

a. UMG menerapkan visi dan misi secara konsisten

b. Visi dan misi kemudian dijabarkan menjadi serangkaian standar mutu pada

setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


c. Sasaran Mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi UMG (secara

deduktif) dan kebutuhan stakeholder (secara induktif) sebagai standar,

rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD

(Audience, Behavior, Competence, Degree) dan SMART (Spesific,

Measurable, Achievable, Realistic, Time)

d. UMG menetapkan organisasi pelaksanaan mekanisme kerja penjaminan mutu

e. UMG melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan Sistem

Penjaminan Mutu yang berbasis pada ISO 9001:2008.

f. UMG mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara

berkelanjutan.

2.7.7. Model SPM Universitas Muhammadiyah Gresik

SPM UMG adalah suatu sistem yang dikembangkan dan

diimplementasikan di lingkungan UMG untuk menjamin agar mutu pendidikan

dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang

direncanakan/dijanjikan. Berikut ini model yang di implementasikan di

lingkungan UMG.

Gambar. 2.2. Model Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah berbasis

ISO 9001 : 2008


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB III

ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

Universitas Muhammadiyah pada tahun 2003 sudah mulai melaksanakan sistem

penjaminan mutu, dan telah dibentuk P3AI, kemudian tahun 2008 berubah nama

menjadi Badan Penjaminan Mutu dibawah Kepala Badan Penjaminan Mutu. Tahun

2015 Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG)

merupakan perpaduan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dengan Pengelolaan

Mutu (Quality Management) dan implementasinya didasarkan pada Sistem Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen

Pendidikan Nasional dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

3.2 Lembaga/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan

dan pemenuhan baku mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga

konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Mutu

pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan tinggi dan kompetensi lulusan

yang telah ditetapkan UMG di dalam rencana stateginya (Renstra), atau sesuai dengan

standar baku yang telah ditentukan. Tujuan Penjaminan Mutu pada Pendidikan Tinggi

adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan

yang dijalankan oleh Universitas Muhammadiyah secara internal untuk mewujudkan

visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan Stakeholders melalui pelaksanaan

Tridharma Perguruan Tinggi. Adapun visi Universitas Muhammadiyah adalah: “Tahun

2030 menjadi Universitas Unggul, Mandiri yang dijiwai nilai-nilai Enterpreneurship

islami”.

Dalam pencapaian visi tersebut, dirumuskan misi Universitas Muhammadiyah

yaitu:


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang

berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic

education).

2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik

(Good University Governace).

3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami (Islamic

Entrepreneurship).

Peran Badan Penjaminan Mutu (BPM) dalam SMM UMG merupakan lembaga

yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan SMM

di lingkungan UMG. BPM berkedudukan di UMG dan mempunyai perwakilan di

tingkat Fakultas/ Program Studi yang disebut Gugus Kendali Mutu (GKM). BPM dan

perangkatnya yang diangkat dan bertanggung jawab kepada Rektor, merupakan wakil

dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. Dengan demikian, fungsi dan

peran BPM dalam menjamin penerapan SMM pada bidang pembelajaran, penelitian,

pengabdian pada masyarakat dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai

Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.

Organisasi penjaminan mutu di UMG terdiri atas organisasi di aras Universitas

dan di aras fakultas. Struktur organisasi di aras Universitas yang disebut BPM berada

langsung di bawah Rektor dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. Organisasi

BPM terdiri atas seorang ketua dan seorang sekretaris, yang dilengkapi dengan tiga

Koordinator Bidang, yaitu: Koordinator Bidang Audit Mutu Akademik, Koordinator

Dokumen, dan Koordinator Kepuasan Pelanggan. Struktur Organisasi BPM dapat

dilihat pada Gambar 3.1:


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Gambar 3.1 : Struktur Organisasi BPM Universitas Muhammadiyah

Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah

diperlukan Badan Penjaminan Mutu (BPM/UPM). BPM/UPM yang dibentuk memiliki

visi, misi dan lingkup kerja yakni:

3.2.1 Visi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik

Menjadi lembaga mutu internal yang profesional dalam pengembangkan dan

membumikan budaya mutu di lingkungan UMG untuk mencapai visi UMG, yaitu:

“Menjamin peningkatan kualitas output Universitas Muhammadiyah Gresik yang

unggul dan berdaya saing”.

REKTOR UMG

Tri Ariprabowo . M . S . i .

KEPALA BPM

Dr . Khoirul Anwar , M . Pd .

SEKRETARIAT

Yussana Tri Lestari , S . Pd .

KOORDINATOR KEPUASAN PELANGGA

Maulidyah Amalina R , S . E . , M . M .

KOORDINATOR DOKUMEN

Ahmad Shofiyuddin , M . Pd . I .

KOORDINATOR AUDIT

Sri Suryanti , S . Pd . , M . Si .

WAREK I

Idha Rahayuningsih , S . Ps . I . , M . Psi .

WAREK II

M Nuruddin , S . T . , M . T .

WAREK III

Harunur Rosyid , S . T . , M . Kom .

GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS / PRODI


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


3.2.2 Misi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik

1. Menyelenggarakan penjaminan mutu internal (SPMI-PT) dengan Standar

Nasional Pendidikan yang dikembangkan

2. Menjamin peningkatan kualitas Institusi/ Fakultas/ Prodi melalui

ketercapaian Akreditasi dan ISO 9001 : 2008 dengan prinsip perbaikan

berkelanjutan.

3. Menyelenggarakan fungsi kelembagaan Penjaminan Mutu.

3.2.3 Lingkup Kerja BPM

1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan non

akademik di UMG.

2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem

penjaminan mutu.

3. Memonitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan sistem penjaminan mutu

akademik dan non akademik.

4. Melakukan audit mutu akademik internal (AMAI)

5. Membuat perbaikan, rekomendasi dan peningkatan mutu.

6. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik

maupun non akademik kepada rektor.

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab BPM

Wewenang dan Tanggung Jawab BPM dalam mengawal dan monitoring

pelaksanaan dan implimentasi SMM di lingkungan UMG sesuai dengan kedudukan

jabatan dalam organisasi BPM dan lingkup kerja (job description) yang menjadi

wewenang dan tanggung jawabnya. Secara rinci Wewenang dan Tanggung Jawab

pejabat yang berada di lingkungan BPM adalah sebagai berikut.

3.3.1 Tugas Manajerial Kepala BPM

a. Menselaraskan Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah menjadi Visi dan Misi

BPM secara komprehensif.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


b. Menanamkan dan mengimplementasikan Nilai-nilai Islami dalam Pengembangan

Penjaminan Mutu.

c. Merencanakan, mengorganisir, memantau dan mengevaluasi kegiatan BPM.

d. Merencanakan, mengarahkan, memantau audit kualitas di tingkat Universitas

Muhammadiyah, fakultas dan jurusan/prodi.

e. Merencanakan dan mengorganisir pembinaan tenaga kerja (promosi, pemberhentian

atau pelatihan) untuk unit induk (Universitas)

f. Merencanakan, mengarahkan, dan menyusun draft perencanaan strategis dengan

memperhatikan aspirasi pimpinan Universitas Muhammadiyah, fakultas dan

yayasan.

3.3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Kepala BPM

a. Menyusun program kerja BPM dengan berkoordinasi dengan Co. audit Mutu

akademik, Co. Dokumen, Co. Customer Satisfaction .

b. Bertanggung jawab terhadap realisasi program kerja dan melakukan evaluasi

serta tindaklanjut hasil evaluasi program kerja BPM.

c. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap perencanaan,

pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan tindaklanjut penerapan Sistem

Penjaminan Mutu di lingkungan UMG mencakup Penyusunan dokumen,

pelatihan Sistem Penjaminan Mutu, Audit Mutu Internal, dan Pengukuran

Kinerja Mutu.

d. Melaporkan kepada Rektor implementasi dan pelaksanaan Sistem Penjaminan

Mutu di lingkungan UMG, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar

upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya.

e. Menyiapkan materi dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen di

tingkat UMG.

f. Bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu di UMG.

3.3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Audit Mutu Akademik

a. Menyusun program kerja dan anggaran Audit Mutu Internal, Monitoring

Akreditasi dan mengusulkan kepada Kepala BPM.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


b. Mengkaji dan menyiapkan Dokumen Sistem Mutu yang terdiri dari:

Kebijakan Mutu (KB), Standar Akademik, Manual Mutu (MM), Sasaran

Mutu (SM), Rencana Mutu (RM), Prosedur Sistem (PS), Standar Operasional

Prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK), serta Wewenang dan Tanggung Jawab

(WT).

c. Mengagendakan dan melaksanakan koordinasi implementasi Sistem

Penjaminan Mutu di lingkungan UMG dengan GKM dan atau penanggung

jawab unit serta mengupayakan tindaklanjut hasil koordinasi tersebut

d. Mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas

Muhammadiyah.

e. Berkoordinasi dengan Ketua BPM untuk melaksanakan pelatihan dan

Penyegaran Auditor

f. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dalam mendesain panduan pengukuran

Sasaran Mutu

g. Mengendalikan dan monitoring seluruh aktifitas Audit Mutu Internal untuk

menjaga terlaksananya Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas

Muhammadiyah.

h. Menyusun resume/kesimpulan dan rekomendasi hasil AMI berdasarkan data

hasil AMI yang sudah diolah.

i. Melaksanakan penilaian kinerja Auditor serta menindaklanjuti hasil penilaian

tersebut.

j. Bertanggung jawab terhadap data hasil pengukuran implementasi Sistem

Penjaminan Mutu.

k. Melaporkan hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu kepada

Ketua BPM.

l. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dan Co. Customer Satisfaction serta Co.

Dokumen menyiapkan materi dan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen

serta menyusun tindak lanjut hasil rapat.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


m. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap seluruh kegiatan dan realisasi

program kerja Bidang Audit Mutu Internal dan monitoring evaluasi serta

mengupayakan tindak lanjut hasil evaluasi tersebut

3.3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Dokumen

a. Menyusun program kerja dan anggaran dokumen serta mengusulkan kepada

Ketua BPM.

b. Menerima dan memeriksa usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu yang

diterima dan menindaklanjuti usulan perubahan dokumen tersebut.

c. Memeriksa semua dokumen dan laporan yang dikeluarkan oleh BPM.

d. memastikan dokumen yang telah ditelaah dan disetujui oleh personal yang

berwenang sebelum didistribusikan.

e. Memastikan bahwa dokumen eksternal tersedia dan terkendali dengan baik

f. Mencegah terjadinya penggunaan dokumen yang telah kedaluarsa, serta

memastikan bahwa dokumen telah sesuai dengan ketentuan

3.3.5. Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Kepuasan Pelanggan

a. Menyusun program kerja dan anggaran monev kepuasan pelanggan serta

mengusulkan kepada Ketua BPM.

b. melakukan survei kepada pengguna terutama mahasiswa dan dosen terhadap

layanan yang telah diberikan

c. menganalisis hasil kuesioner kepuasan pelanggan setiap unit kerja setiap 2

minggu

d. melaporkan hasil analisa kepuasan pelanggan setiap bulan kepada kepala BPM

untuk ditindaklanjuti


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB IV

SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Persyaratan Umum

Universitas Muhammadiyah Gresik menerapkan sistem penjaminan mutu dengan

melakukan perbaikan secara terus menerus, meliputi proses-proses bisnis yang ada secara

runtut melalui kriteria dan metode serta sumber daya manusia, keuangan dan infra struktur

sehingga efektifitas operasional dan pengendalian proses dapat terlaksana dengan baik.

Melakukan pengukuran dan penganalisaan serta peningkatan secara

berkesinambungan terhadap semua proses.

Melakukan implementasi tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang

direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.

4.2. Persyaratan Dokumentasi

4.2.1. Umum

Dokumentasi sistem manajemen mutu UMG terdiri dari:

1. Pernyataan kebijakan mutu

2. Sasaran muta

3. Pedoman mutu

4. Dokumen/rekaman dari setiap kegiatan

4.2.1.1. MM (Manual Mutu)

Kumpulan kebijakan/ arahan atau petunjuk umum dari Rektor yang

menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu

di Universitas Muhammadiyah Gresik.

4.2.1.2. PM (Prosedur Mutu)

Pengaturan-pengaturan koordinatif untuk mensinkronkan berbagai fungsi

dalam mencapai suatu tujuan. Prosedur Mutu UMG adalah prosedur

terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme

pelaksanaan semua proses aktivitas dalam Sistem Penjaminan Mutu yang


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


melibatkan berbagai fungsi serta prosedur kerja dari semua aktivitas kerja yang

akan menjamin aktivitas di semua unit di lingkungan UMG terkendali.

4.2.1.3. IK (Instruksi Kerja)

Petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara

terinci. Intruksi kerja SPMI UMG adalah dokumen mekanisme kerja yang

mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu

fungsi saja sebagai pendukung Prosedur SPMI dan Prosedur kerja di seluruh

bagian unit kerja. Instruksi Kerja di lingkungan UMG selengkapnya dapat dilihat

di dalam dokumen tersendiri.

4.2.1.4. R (Rekaman)

Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan.

4.2.1.5. F (Formulir)

Formulir kosong dan Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan

yang telah dikerjakan

Gambar 4.1. Hirarki Dokumen ISO 9001:2008

4.2.2. Manual Mutu

Manual Mutu berisi:

Lingkup sistem manajemen mutu termasuk dasar pembenaran dan

pengecualian.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Prosedur terdokumentasi yang dikembangkan untuk sistem manajemen

mutu atau referensinya.

4.2.3. Pengendalian Dokumen

Untuk mengendalikan dokumen, UMG membuat Rekaman Mutu yaitu

jenis dokumen yang spesial dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan

dalam klausul 4.2.4.

4.2.4. Pengendalian Rekaman

Rekaman Mutu dibuat untuk membuktikan kesesuaian persyaratan dan

keefektifan operasional sistem manajemen mutu.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB V

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen

Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) mengidentifikasi layanan pendidikan

yang memuaskan kebutuhan dan harapan mahasiswa. UMG dan unit kerja

mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan

terhadap layanan pendidikan dan SPMI. Strategi yang dilakukan, meliputi :

a. Mengkomunikasikan SPMI di seluruh unit kerja UMG,

b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu

UMG di masa depan,

c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices,

d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi

mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi,

e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan

untuk mencapai sasaran mutu,

f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran

mutu yang ditetapkan.

5.2. Fokus Pada Mahasiswa

Universitas, prodi dan unit kerja penyelenggara pendidikan harus

mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan mahasiswa yang

ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan

semua indikator kinerja. Sementara untuk unit pendukung akademik mengindentifikasi

persyaratan mahasiswa sesuai Tupoksi dan program pelayanan prima. Persyaratan

mahasiswa dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu. Atas permintaan Pimpinan

Universitas, penanganan keluhan mahasiswa dikoordinir oleh Wakil Manajemen.

Setiap tahun dilakukan evaluasi kepuasan mahasiswa internal dan eksternal untuk

perbaikan mutu UMG secara berkelanjutan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


5.3. Kebijakan Mutu

Universitas Muhammadiyah Gresik menggunakan kebijakan mutu untuk

memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu

berkesinambungan dalam proses layanan. Dalam rangka melaksanakan tugas

penyelenggaraan pendidikan tinggi, pimpinan UMG menetapkan kebijakan mutu dan

mempunyai komitmen untuk menjalankannya. Kebijakan Mutu tertuang dalam

Dokumen Kebijakan Mutu UMG.

5.4. Perencanaan

Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu

unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu UMG. Keefektivan

perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu UMG menjadi

tanggung jawab pimpinan Universitas.

5.4.1 Sasaran Mutu

Rektor UMG menetapkan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan layanan tri

dharma perguruan tinggi yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan dan

stakeholders, dikembangkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi,

dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

Sasaran Mutu UMG disusun berdasarkan Kebijakan Mutu dan merupakan standar

Mutu yang dapat terukur serta bersifat strategis. Sasaran mutu secara lengkap terdapat

dalam dokumen tersendiri.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu:

Pimpinan UMG memastikan bahwa penetapan sasaran mutu dapat tercapai dan

terukur, maka sistem manajemen mutu akan direncanakan, diterapkan dan dipelihara,

sehingga memenuhi semua persyaratan umum sebagaimana tercantum dalam sub bab

4.1 dan strategi pada panduan sistem mutu ini.

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi

5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang

Pimpinan UMG memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan

serta dikomunikasikan dalam organisasi. Hal ini dijelaskan dalam struktur organisasi


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


dan job description dari seluruh karyawan pada masing-masing bagian dalam

organisasi.

5.5.2. Wakil Manajemen

Pimpinan UMG dalam menerapkan sistem manajemen mutu menunjuk dan

menetapkan seorang tenaga dosen yang berkompeten di bidang mutu sebagai Wakil

Manajemen. Wakil Manajemen yang ditunjuk, selain bertanggungjawab dalam

bidangnya mempunyai tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan bahwa

sistem manajemen mutu yang ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan

standar yang ditetapkan, serta melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu

kepada pimpinan UMG.

Wakil Manajemen harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan

hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO 9001 : 2008 dan standar

akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan

mahasiswa. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi

standar mutu yang disepakati.

5.5.3. Komunikasi Internal

Pimpinan UMG menetapkan bahwa untuk menjamin terlaksananya sistem

manajemen mutu yang baik diterapkan sistem komunikasi antar semua bagian untuk

memberi masukan-masukan sehingga tidak terjadi kesenjangan komunikasi dalam

penerapan sistem manajemen mutu. Hal ini dijelaskan dalam Ketetapan-ketetapan

pimpinan UMG sehubungan dengan komunikasi internal.

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum

Pimpinan UMG harus melaksanakan tinjauan manajemen secara periodik,

berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen

mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan mahasiswa.

Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal

dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan

pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi.

5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen

Dalam melakukan tinjauan manajemen, Pimpinan UMG akan menindaklanjuti

masukan-masukan yang berupa:

a) Hasil rapat tinjauan manajemen sebelumnya.

b) Hasil internal audit.

c) Umpan balik dari mahasiswa.

d) Kinerja proses dan kesesuaian produk/kompetensi lulusan.

e) Status tindakan pencegahan dan koreksi.

f) Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.

g) Saran-saran untuk perbaikan.

Hal ini dijelaskan dalam Risalah Rapat Tinjauan Manajemen.

5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen

Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan

strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman

tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya

sekali dalam satu tahun.

Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan UMG, prodi dan unit

kerja harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan

prosesnya. Keluaran tinjauan SPMI harus direkam dan dikomunikasikan kepada

seluruh anggota organisasi dan mencakup tiga hal:

1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu.

2. Peningkatan pelayanan akademik terkait permintaan mahasiswa.

3. Peningkatan pelayanan akademik terkait sumber daya.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB VI

MANAJEMEN SUMBERDAYA

6.1. Penyediaan Sumberdaya:

Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi kebutuhan

sumber daya untuk penyediaan layanan dan juga memastikan ketersediaan sumber daya

untuk fungsionalisasi SPMI yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk

meningkatkan kepuasan stakeholders melalui pemenuhan persyaratan stakeholders.

Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus :

a) Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;

b) Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan

panjang;

c) Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan

d) Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga

kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan

SPMI dan untuk memastikan bahwa kebutuhan stakeholders terpenuhi.

6.2. Sumber Daya Manusia:

6.2.1. Umum:

Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi seluruh

jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan

ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif.

6.2.2. Kompetensi, Kesadaran Dan Pelatihan:

UMG harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten,

memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan

wewenangnya. UMG harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk

mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan

tuntutan/ kebutuhan kurikulum, program unit kerja dan persyaratan yang


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


ditetapkan. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen

tersertifikasi dan tenaga kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin.

6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja

Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi sarana

prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mendukung proses

pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta menetapkan

tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan,

penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. UMG harus menentukan

program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis

resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan.

Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,

bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitas

kesehatan, keamanan fisik, kantin, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara secara rutin

sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus dikalibrasi secara rutin

agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasarana dan barang milik

universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang

berlaku.

6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

UMG menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan

otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan

memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang

memenuhi persyaratan stakeholders. UMG harus menyediakan bukti bahwa

lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari

tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam

tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu

berkesinambungan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB VII

REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI

7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT

Universitas Muhammadiyah Gresik harus merencanakan program layanan

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk

rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program Studi S1,

dan S2. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan

metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program

layanan UMG secara rinci disampaikan dalam Program Kerja yang mengacu pada

Rencana Strategis (Renstra).

7.1.1. Pendidikan/Pengajaran

Universitas, Fakultas dan program studi harus merencanakan

pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,

penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi

sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai

yang diinginkan. Universitas, Fakultas dan program studi harus

mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1 dan S-2 sehingga mencapai

kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan.

Universitas, Fakultas dan program studi harus merencanakan sumber daya yang

diperlukan untuk seluruh proses.

Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri

mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang

dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus

terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan

pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes.

Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian

harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan

spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses

utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus

dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk

verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus

dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran

dievaluasi setiap tahun sekali. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan

peningkatan mutu secara berkesinambungan.

7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Universitas mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan

berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan

dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan internasional. UMG melalui

LPPM harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI

dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan

pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran RIP (Rencana Induk Penelitian),

renstra, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung,

alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk

mencapai sasaran yang diinginkan. UMG harus merencanakan sumber daya

yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan partner atau

stakeholders terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.

Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk

penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding good practices dan

konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan

menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi

atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan,

pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan

manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi,

metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan.

Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus

didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum

perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa

metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.

7.2. Proses Terkait Mahasiswa

Universitas Muhammadiyah Gresik secara umum memberikan layanan yang

tanggible dan intanggible kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa. UMG harus

memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktikkan

penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah

ditetapkan. Proses Belajar Mengajar sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang

dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium, di dalam/luar kampus, diharapkan

minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a) Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung

jawab memeliharanya

b) Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan

universitas yang responsif

c) Personel UMG memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan

d) Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang

sesuai dengan kualifikasinya.

7.2.1. Penetapan Persyaratan Mutu yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT

Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan

UMG untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum.

Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan

Universitas Muhammadiyah sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan

pendidikan yang diberikan oleh universitas, fakultas dan program studi.

Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


fakultas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa.

Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan

pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NPM dan lain-lain. Layanan Tri

dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan

akreditasi sesuai strata pendidikan.

Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung

penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, permasalahan

di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/ Internasional pemberi dana (Dikti,

Ristek, dan lainnya). Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup

persyaratan yang ditetapkan oleh pemberi dana dalam administrasi dan

pengelolaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT

UMG dan program studi, lembaga, biro harus meninjau persyaratan terkait

layanan Tri Dharma PT untuk memastikan bahwa:

a) Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan.

b) Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan.

c) Universitas Muhammadiyah memiliki kemampuan untuk memenuhi

persyaratan yang ditetapkan.

d) Apabila persyaratan pendidikan diubah, Universitas Muhammadiyah harus

memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua

pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.

e) Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.

7.2.3. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Universitas

Muhammadiyah Gresik

UMG harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif

dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait

dengan : Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa.

Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna

kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan

dukungan layanan Tri Dharma PT, UMG menggunakan komunikasi interaktif

telpon, faksimil, email dan website.

7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum, Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat

7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan

Dalam perencanaan kurikulum, pimpinan harus mempertimbangkan

pengembangan UMG dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada

mahasiswa. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan.

Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai

dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan

sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan

dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar

PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu

metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan

target kurikulum.

Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan

dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus

menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan

hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan

kurikulum. Proses pengembangan kurikulum Program Studi harus

didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik

menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan

tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan

kriteria digunakan.

Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

dilakukan oleh Lemlit dan LPM berdasar pada kompetensi dan track record


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah,

perencanaan penelitian dapat diupdate setiap kurun waktu tertentu agar output

penelitian memenuhi kebutuhan stake holder dan selalu relevan terhadap

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

7.3.2. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Universitas, Fakultas dan program studi penyelenggara pendidikan harus

mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

7.3.3. Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan

pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum,

strategi PBM dan evaluasi lulusan.

7.3.4. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

UMG menunjuk tim untuk melakukan evaluasi hasil rancangan dan

pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar yang diacu

(misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi

lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada

pencapaian target Rencana Strategis Universitas Muhammadiyah.

7.3.5. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Verifikasi rancangan kurikulum harus dilakukan dalam satu atau beberapa

tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini

sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi

dalam tinjauan rancangan secara independen (Senat Universitas). Tahap

keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi

masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap

tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

7.3.6. Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Validasi kurikulum dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan UMG

agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan

kegiatan pendidikan dapat dipastikan penerapannya. Validasi perencanaan

penelitian dan pengebadian kepada masyarakat dilakukan oleh Ketua Lemlit dan

LPM. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan.

Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja

termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus

dipelihara.

7.3.7. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT

Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan iptek dan

kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tri

dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut

diidentifikasi, didokumentasikan, disyahkan dan dikomunikasikan kepada

pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan

terkait dan rekaman harus dipelihara.

7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik

Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan

oleh Tim Pengadaan Barang UMG sesuai Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang

mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus

disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan

lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus

memenuhi persyaratan peraturan UMG dan perundang-undangan yang berlaku.

7.4.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi

kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM

untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau

studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan

barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus

mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi

ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan

barang/jasa di UMG. Khusus untuk Pengadaan dengan dana dari APBN/APBD/

Pemerintah, proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan

langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Perpres No. 70 tahun 2012 dan atau

aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima UMG. Hal ini menyangkut alokasi

anggaran dan klasifikasi barang/ jasa yang dibutuhkan. Dokumen pengadaan

barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.

7.4.2. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa

Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan

pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut

memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, dan

kualifikasi SDM.

7.4.3. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan

Tim penerima barang/ jasa UMG melakukan pemeriksaan terhadap

barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang

dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh

tim khusus atas permintaan pimpinan UMG. Hasil verifikasi disampaikan

kepada pimpinan UMG dalam bentuk laporan. Jika terdapat ketidaksesuaian

maka pimpinan UMG meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau

pencegahan.

7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

7.5.1. Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT

Universitas, Fakultas, program studi dan setiap unit kerja penyelenggara

pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri

dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan,

kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda

atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, universitas, fakultas,


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


program studi juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing

lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca

kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada

masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas

Muhammadiyah, program studi memastikan keseluruhan proses terkendali

melalui Monev Renstra UMG sesuai prosedur yang berlaku.

7.5.2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT

Universitas Muhammadiyah dan program studi melakukan validasi atau

pengesahan penyediaan layanan Tri Dharma PT setelah ada klarifikasi

penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan

dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan UMG. Pengaturan kegiatan

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh Lemlit dan LPM.

Dengan pedoman tersebut, UMG melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan

dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam

Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.

7.5.3. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT

Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja terkait harus

mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri

dharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan

pimpinan UMG melalui Wakil Manajamen berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap

unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk

menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan

ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke pimpinan UMG.

7.5.4. Barang dan Informasi Milik Mahasiswa

UMG mengidentifikasikan, memverifikasi dan melindungi barang milik

mahasiswa yang disediakan untuk dipakai.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


UMG melaporkan kepada pelanggan dan membuat catatannya, apabila

barang milik pelanggan hilang, rusak atau hal lain yang tidak sesuai untuk

dipakai.

7.5.5. Penyimpanan Barang dan Informasi

Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja penyelenggara

pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya

sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya

soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk

layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik

hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.

Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan,

misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot

plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran

atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.

7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja harus menetapkan instrumen

penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target

kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin

kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang

dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai

dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil

kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.

Universitas Muhammadiyah, program studi atau unit kerja menetapkan instrumen

dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal

ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid.

Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid,

universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan

ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara,

baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


BAB VIII

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU

8.1. Panduan Umum

Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi

area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran

8.2.1. Kepuasan Mahasiswa

UMG menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi mahasiswa tentang

tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan

mahasiswa harus didukung oleh bukti obyektif. UMG mendiskusikan dengan

pelanggan tentang persepsi kepuasannya.

8.2.2. Audit Internal

UMG melalui BPM melaksanakan audit internal berdasarkan program

audit internal untuk menilai kinerja implementasi sistem manajemen mutu dan

penyelenggaraan pendidikan. Audit internal dilakukan oleh auditor yang

kompeten dan tersertifikasi. Hal ini dilakukan sebelum audit eksternal. Audit

internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi sistem di tiap unit

kerja.

UMG mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari

hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif

dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit

internal mengacu pada Prosedur Audit Internal UMG.

8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses

UMG mengukur dan memantau kinerja dan keefektivan proses yang

digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi

proses.

UMG mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur

kinerja dan keefektivan proses.

8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Pendidikan

Unit kerja di UMG yang memberikan layanan pendidikan (termasuk

memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk

pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang

direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi

bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan

peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku.

Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen,

kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan

pemenuhan persyaratan kurikulum.

Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan

pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan

pendidikan/pelatihan.

Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk

menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan.

8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai

UMG memastikan bahwa pembelajaran dan pelatihan yang tidak sesuai dengan

persyaratan diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak

diinginkan.

UMG mendokumentasikan prosedur pengendalian, tanggung jawab dan

wewenang untuk menangani ketidaksesuaian pembelajaran dan pelatihan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


8.4. Analisa Data

Unit kerja di UMG sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan,

menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang

diterima.

Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan

melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan preventif.

Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem

manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja,

angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan

dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan

bagian dari sistm manajemen mutu.

Pengukuran dan evaluasi sebaiknya terus menerus dan dinyatakan dalam prosedur

kerja atau instruksi kerja. Unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber, untuk

membandingkan sumber, untuk membandingkan kinerja sistem dan proses pendidikan,

untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.

8.5. Perbaikan

8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan

Unit kerja harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan

proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk

mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang

lingkup layanan utamanya.

Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan

potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses

perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian

keluhan, saran dan komentar mahasiswa.

8.5.2. Tindakan Korektif

Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi)

untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis

penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan.


GRESIK

Nomor : QMR-UMG-003


Revisi : 01

Halaman : 1 - 56


Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi

ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses

pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam.

8.5.3. Tindakan Pencegahan

Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi)

untuk melaksanakan tindakan Pencegahan yang dihasilkan dari analisis

ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu

dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).

Tindakan Pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang

organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan prekventif sebaiknya

dikomunikasikan keseluruhan organisasi.

manual mutu sistem penjaminan mutu …bpm.umg.ac.id/aset/images/download/manual mutu spmi...

Documents