manajemen klinik

LAPORAN MANAJEMEN KLINIK“ Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Kepaniteraan Klinik Ilmu Kedokteran

Keluarga di KLINIKITA Cabang Tembalang ”

Disusun oleh :

Alifia Asyifa H2A010002

Iqbal Donarika Widagdo H2A010026

Syarifah Alfi Azzulfa A. H2A010048

KEPANITERAAN KLINIK

ILMU KEDOKTERAN KELUARGA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SEMARANG

2015

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i

DAFTAR ISI..................................................................................................... ii

DAFTAR TABEL............................................................................................. iii

DAFTAR GAMBAR........................................................................................ iv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1

1.1. Latar Belakang......................................................................................... 1

1.2. Tujuan...................................................................................................... 2

1.2.1. Tujuan Umum................................................................................. 2

1.2.2. Tujuan Khusus................................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 3

2.1. Gambaran Umum dan Deskripsi Singkat................................................ 3

2.1.1. Filosofi............................................................................................ 3

2.1.2. Visi.................................................................................................. 3

2.1.3. Misi................................................................................................. 3

2.1.4. Klaim Jaminan................................................................................ 3

2.1.5. Lokasi.............................................................................................. 4

2.1.6. Denah.............................................................................................. 4

2.1.7. Struktur Organisasi......................................................................... 5

2.1.8. Daftar 10 Penyakit Terbanyak........................................................ 5

2.1.9. Ketenagaan Sumber Daya Manusia................................................ 5

2.2. Hasil Analisa Masalah............................................................................. 6

2.2.1. Identifikasi Masalah........................................................................ 6

2.2.2. Prioritas Masalah............................................................................ 7

2.2.3. Analisis Penyebab Masalah............................................................ 8

2.3. Rencana dan Alternatif Pemecahan Masalah........................................... 9

2.3.1. Kriteria Mutlak dan Kriteria Keinginan.......................................... 10

2.3.2. Prioritas Pemecahan Masalah......................................................... 11

2.3.3. Plan of Action (POA)...................................................................... 12

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................... 13

3.1. KESIMPULAN........................................................................................ 17

3.2. SARAN.................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 19

DAFTAR TABEL

2.1. Ketenagaan / Sumber Daya Manusia KLINIKITA................................. 5

2.2. Analisa SWOT......................................................................................... 6

2.3. Kriteria PEARL....................................................................................... 7

2.4. Pengelompokkan Masalah....................................................................... 8

2.5. Daftar Kemungkinan Penyebab Masalah dari Pendekatan Sistem.......... 9

2.6. Alternatif Pemecahan Masalah................................................................ 9

2.7. Alternatif Pemecahan Masalah Kriteria Mutlak...................................... 10

2.8. Kriteria Keinginan................................................................................... 11

2.9. Plan of Action (POA)............................................................................... 12

DAFTAR GAMBAR

2.1. Lokasi KLINIKITA cabang Tembalang.................................................... 4

2.2. Denah Ruangan KLINIKITA cabang Tembalang..................................... 4

2.3. Struktur Organisasi KLINIKITA cabang Tembalang................................ 5

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LatarBelakang

Kesehatan merupakan kebutuhan yang utama bagi setiap penduduk

yang hidup di dunia ini, dan pembangunan kesehatan pada dasarnya

menyangkut baik kesehatan fisik maupun mental. Keadaan kesehatan

seseorang akan dapat berpengaruh pada segi kehidupan sosial

ekonominya, maupun kelangsungan kehidupan suatu bangsa dan Negara

dimanapun di dunia ini, baik di Negara yang sudah maju maupun di

Negara yang sedang berkembang seperti Indonesia Untuk dapat

menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang optimal bagi masyarakat

perlu ditunjang oleh adanya sarana kesehatan. 1

Dalam Pasal 56 ayat (1) Undang-Undang No. 23 Tahun 1992 Tentang

Kesehatan ditentukan: Sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat

kesehatan masyarakat, rumah sakit umum, rumah sakit khusus, praktek

dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi

spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, pedagang besar farmasi, pabrik

obat dan bahan obat, laboratorium, sekolah dan akademik kesehatan, balai

pelatihan kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya.1

Kesempatan untuk mendirikan sarana-sarana kesehatan untuk

memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat tidak hanya

dimonopoli oleh pihak pemerintah, tetapi juga diberikan kepada setiap

anggota masyarakat atau swasta, sehingga akhir-akhir ini nampak peran

serta masyarakat dalam penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan

swasta secara merata, terjangkau, dan dapat diterima oleh masyarakat

sesuai dengan sistem kesehatan nasional, semakin meningkat dan

berkembang dengan didirikannya klinik-klinik swasta.. 1

Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan. Klinik menyediakan pelayanan medis

dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis

tenaga kesehatan (perawat dan atau bidan) dan dipimpin oleh seorang

tenaga medis (dokter, dokter spesialis, dokter gigi atau dokter gigi

spesialis).1

Klinikita adalah klinik yang mengutamakan layanan yang dapat

dirasakan klien dengan tulus, layanan yang sepenuh hati, layanan yang

sehangat perhatian kepada keluarga. Klinikita adalah group dari PT.

Dokter Moez Indonesia yang berdiri sejak tahun 2005. Klinikita yang

pertama berdiri didaerah Kalipancur Semarang. Respon positif dari

pelanggan dan masyarakat sekitar serta meningkatnya kebutuhan akan

pelayanan kesehatan sehingga mendorong KLINIKITA membuka cabang

pada tahun 2006 yang masih berlokasi di Semarang, tepatnya didaerah

Ngesrep.2

1.2 Tujuan

1.2.1. Tujuan Umum

Mengetahui pelaksanaan manajemen di KLINIKITA cabang

tembalang.

1.2.2. Tujuan Khusus

- Mahasiswa mampu mengidentifikasi masalah manajemen yang ada

di KLINIKITA cabang Tembalang.

- Mahasiswa mampu menentukan prioritas masalah dari beberapa

masalah yang diperoleh dari KLINIKITA cabang Tembalang.

- Mahasiswa mampu menganalisis penyebab masalah dari prioritas

masalah yang terpilih di KLINIKITA cabang Tembalang.

- Mahasiswa mampu mencari alternatif pemecahan masalah dari

prioritas penyebab masalah yang terpilih di KLINIKITA cabang

Tembalang.

- Mahasiswa mampu melakukan pengambilan keputusan serta

menyusun rencana kegiatan dari alternatif pemecahan masalah

yang terpilih untuk KLINIKITA cabang Tembalang.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Gambaran umum dan deskripsi singkat

2.1.1. Filosofi KLINIKITA

Menjadikan orang lain lebih baik dan membagikan kemanfaatan bagi

sesama.

2.1.2. Visi KLINIKITA

Menjadikan layanan kesehatan modern yang kuat dalam memberi

kemudahan bagi setiap orang yang membutuhkan kesehatan.

2.1.3. Misi KLINIKITA

1. Bekerja keras dengan mengikuti ajaran dari Allah SWT.

2. Menciptakan lingkungan kerja yang baik dan memperlakukan satu sama

lain dengan rasa hormat dan penuh martabat.

3. Menciptakan kondisi yang bersahabat dan berani bertanggung jawab apa

yang telah diperbuat.

4. Menciptakan pelayanan kesehatan yang memudahkan dan memberikan

pengalaman positif yang melegenda dan sulit untuk dilupakan

selayaknya melayani keluarga sendiri yang sedang butuh bantuan.

5. Selalu mengembangkan pelanggan-pelanggan yang benar-benar puas

dan antusias sepanjang waktu.

6. Mengakui bahwa keuntungan adalah penting untuk kesuksesan di masa

yang akan datang.

7. Melakukan pengembangan internal dan eksternal secara bertahap dan

berkelanjutan demi kepuasan pelanggan dan anggota keluarga besar.

8. Melaksanakan perluasan wilayah sampai semua masyarakat dapat

terlayani dengan pelayanan yang terbaik.

9. Memberikan kontribusi yang positif kepada masyarakat dan lingkungan

sekitar.

2.1.4. Klaim Jaminan

- Garansi obat yang dibeli dapat dikembalikan atau ditukar

- Konsultasi dokter mitra gratis selama 3x24 jam

- Informasi kesehatan dan konsultasi kesehatan secara gratis

2.1.5. Lokasi

Jl. Prof Soedharto no 36 Ngesrep Timur, Semarang 50261 Telp. (024)

7464707

2.1.6. Denah Ruangan

Gambar 2.1. Lokasi KLINIKITA cabang Tembalang

2.1.7. Struktur Organisasi

Gambar 2.3. Struktur Organisasi KLINIKITA cabang Tembalang

Ruang Periksa

Front Desk

R. Obat & Rekam Medik

Ruang TungguToilet

Tang

ga

LT 1

Toilet

Ruang Gigi

Tang

ga

Ruang Tunggu

Ruang Staff

Ruang Manager

Mus

holla

LT 2Gambar 2.2. Denah Ruangan KLINIKITA cabang Tembalang

Kepala Cabang Habibah M., AMD, Keb.

Dokter Umumdr. Tantri Yustitiadr. Lina Yunistia

Dokter Gigidrg. Arimbi

drg. Fatimah S.drg. Erdiantodrg. Bintoro

Front LineDita Suci, AMD Keb.

Dinar Softiawan, AMD Keb.Siti Musafa’atun, AMD Keb.

Sufiandari, AMD Keb.

2.1.8. Daftar 10 penyakit bulan Januari 2015 di KLINIKITA cabang Tembalang

1. ISPA

2. Nyeri kepala

3. Faringitis

4. Gastritis

5. Karies Gigi

6. Dermatitis

7. Diare

8. Tukak Lambung

9. Dermatitis Atopik

10. Dermatitis Kontak Alergika

2.1.9. Ketenagaan/Sumber Daya Manusia

Tabel 2.1 Ketenagaan / Sumber Daya Manusia KLINIKITA

Tenaga Kerja Jumlah (Orang)

Dokter Umum 2

Dokter Gigi 4

Bidan 5

Apoteker 1

2.2. Hasil Analisa Masalah

2.2.1. Identifikasi Masalah

Tabel 2.2. Analisa SWOTC

hanc

e (+

)

Internal

Chance(-)

Strength :- SDM mempunyai latar

belakang pendidikan yang cukup

- Sistem penganggaran obat jelas

- Lokasi KLINIKITA strategis dan merupakan milik sendiri

- Sudah terdapat DOEK (Daftar Obat Esensial Klinik)

- Pemberian resep sesuai dengan DOEK

- Terdapat program gili sms

- Rekam medis ada yang manual dan elektronik

- Telah memiliki kerjasama dengan beberapa perusahaan seperti PLN, Inhealth, Indofood, dll

- Klaim jaminan- Selain pelayanan

kesehatan juga menjual alat kesehatan dan obat-obat bebas

- Terdapatnya aturan main yang jelas (kitab merah, dan kitab biru)

Weakness :- Kemampuan komunikasi

tiap orang berbeda dalam menerangkan produk

- Karyawan tidak sesuai dengan kompetensi

- Pusat distribusi obat jauh- Catatan rekam medis

tidak lengkap- Tidak ada alur pelayanan

tertulis- Kurangnya kebersihan

dan kerapian ruangan

Opportunity :- Daya beli masyarakat

tinggi- Sosial ekonomi

masyarakat di sekitar klinik cukup

- Tidak ada toko alat kesehatan disekitar klinik

- Media promosi ini (Klaim Jaminan) tidak dilakukan kompetitor.

Threat :- Tingkat pengetahuan

calon pembeli (ALKES) yang tinggi

- Apotik disekitar KLINIKITA cabang tembalang banyak

- Trend penyakit yang tidak menentu

Eksternal

Berdasarkan analisis SWOT kami mengambil weakness dan threat sebagai

masalah antara lain :

1. Kemampuan komunikasi tiap orang berbeda dalam menerangkan

produk

2. Karyawan tidak sesuai dengan kompetensi

3. Pusat distribusi obat jauh

4. Catatan rekam medis tidak lengkap

5. Tidak ada alur pelayanan tertulis

6. Tingkat pengetahuan calon pembeli (ALKES) yang tinggi

7. Apotik disekitar KLINIKITA cabang tembalang banyak

8. Trend penyakit yang tidak menentu

2.2.2. Prioritas Masalah

Penentuan prioritas masalah menggunakan metode PEARL.

Metode PEARL terdiri dari beberapa faktor yang saling menentukan dapat

atau tidaknya suatu program dilaksanakan, faktor-faktor tersebut antara

lain :

- Kesesuaian (Propriety)

- Ekonomi murah (Economic)

- Dapat diterima (Acceptability)

- Tersedianya sumber (Resources Availability)

- Legalitas terjamin (Legality)

Tabel 2.3. Kriteria PEARL

Masalah

KesehatanP E A R L Total

1 1 1 1 0 1 4

2 1 0 1 1 1 4

3 1 0 1 1 1 4

4 1 1 1 0 1 3

5 1 1 0 0 1 3

6 1 0 0 0 1 2

7 1 0 1 0 0 2

8 1 1 1 1 1 5

Berdasarkan Metode PEARL maka prioritas masalah didapatkan :

1. Kurangnya kebersihan dan kerapian ruangan2. Kemampuan komunikasi tiap orang berbeda dalam menerangkan

produk







Tabel 2.4. Pengelompokan Masalah

Marketing SDM Operasional

1. Tingkat

pengetahuan calon

pembeli (ALKES)

yang tinggi

2. Apotik disekitar

1. Kemampuan

komunikasi tiap orang

berbeda dalam

menerangkan produk

2. Karyawan tidak sesuai

1. Kurangnya kebersihan dan

kerapian ruangan

2. Catatan rekam medis tidak

lengkap


KLINIKITA

cabang tembalang

banyak

dengan kompetensi 4. Tidak ada alur pelayanan

tertulis

Berdasarkan diskusi dengan koordinator, masalah yang dipilih

adalah masalah nomor 1 dari kelompok operasional, yaitu Kurangnya

kebersihan dan kerapian ruangan

2.2.3. Analisa Penyebab Masalah

Untuk menganalisis penyebab masalah manajemen secara

menyeluruh digunakan pendekatan sistem yang meliputi input,

lingkungan, proses, output, outcome, serta dampak. Dengan pola

pemecahan masalah berdasarkan sistem tersebut dapat ditelusuri ke

belakang hal-hal yang dapat menyebabkan munculnya permasalahan.

Tabel 2.5. Daftar kemungkinan penyebab masalah dari pendekatan system

INP

UT

Man Tidak adanya petugas khusus kebersihan Pegawai tidak sesuai kompetensi

Money Kurangnya penganggaran dana untuk kelengkapan sarana penunjang kebersihan

Method Tidak adanya jadwal piket

Machine &

Material

Kurangnya Brosur, Leaflet dan Poster tentang hygine

LIN

GK

UN

GA

N

Lokasi di pinggir jalan raya

PR

OS

ES

P1-

P2 -

P3 Belum ada evaluasi tingkat kepuasan pelanggan

Dari pendekatan sistem tersebut dapat ditelusuri kebelakang mengenai

beberapa hal yang kemungkinan menyebabkan munculnya permasalahan pada

operasional.

2.3. Rencana dan Alternatif Pemecahan Masalah

Tabel 2.6. Alternatif Pemecahan Masalah

No. Penyebab Alternatif pemecahan masalah

1Tidak adanya petugas khusus kebersihan

Merekrut petugas khusus kebersihan

2 Tidak sesuai kompetensiMerekrut petugas sesuai kompetensi

3 Tidak adanya jadwal piketMengusulkan pembuatan jadwal piket dan pencanangan jumat bersih

4 Kurangnya penganggaran dana Mengusulkan rencana anggaran

untuk kelengkapan sarana penunjang kebersihan

untuk kelengkapan sarana penunjang kebersihan

5 Lokasi di pinggir jalan rayaMenanam tanaman hijau di depan klinik

6Kurangnya Brosur, Leaflet dan Poster tentang hygine

Memperbanyak brosur, leaflet dan poster tentang hygine

7Belum adanya evaluasi tingkat kepuasan pelanggan

Dilakukan evaluasi rutin tingkat kepuasan pelanggan

2.3.1. Kriteria Mutlak dan Kriteria Keinginan

Kriteria Mutlak

- Kegiatan dapat dilakukan oleh karyawan KLINIKITA

- Dana yang ditetapkan tidak melebihi dari anggaran yang ditetapkan

- Sarana dan prasarana tersedia

Kriteria keinginan

- Efektif : 50

- Efisien : 40

- Mudah dilaksanakan : 30

- Peran serta masyarakat : 20

- Biaya murah : 10

Beberapa alternatif pemecahan masalah tersebut antara lain :

1. Merekrut petugas khusus kebersihan2. Merekrut petugas sesuai kompetensi 3. Mengusulkan pembuatan jadwal piket dan pencanangan jumat bersih4. Mengusulkan rencana anggaran untuk kelengkapan sarana penunjang

kebersihan 5. Menanam tanaman hijau di depan klinik6. Memperbanyak brosur, leaflet dan poster tentang hygine7. Dilakukan evaluasi rutin tingkat kepuasan pelanggan

Alternatif-alternatif tersebut diuji dalam matriks kriteria mutlak dan kriteria

keinginan sebagai berikut :

Tabel 2.7. Alternatif Pemecahan Masalah Kriteria Mutlak

Alternatif Kriteria Mutlak L/TL

Tenaga Dana Sarana Kebijakan Target

1 1 1 1 1 1 L

2 1 0 1 1 1 TL

3 1 1 1 1 1 L

4 1 0 0 1 1 TL

5 1 1 1 1 1 L

6 1 1 1 1 1 L

7 1 1 1 1 1 L

L= Lulus TL= Tidak Lulus

Tabel 2.8. Kriteria Keinginan

Kriteria Bobot Alternatif

1 3 5 6 7

Mudah dilaksanakan

50 2X50 3X50 3X50 3X50 3X50

Efektif 40 3X40 3X40 2X40 1X40 3X40

Efisien 30 3X30 3X30 3X30 2X30 0X30

Peran serta masyarakat

20 3X20 0X20 0X20 0X20 2X20

Biaya murah 10 0X10 3X10 1X10 3X10 2X10

Jumlah 370 390 330 280 330

2.3.2. Prioritas Pemecahan Masalah

Berdasarkan kriteria keinginan didapatkan alternative pemecahan masalah

nomor tiga dengan hasil terebsar sebanyak 390. Alternatif pemecahan

masalah yang akan di pilih adalah Mengusulkan pembuatan jadwal piket

dan pencanangan jumat bersih.

2.3.3. Plan of Action (POA)

Kegiatan Tujuan Sasaran Tempat Pelaksana Waktu Biaya Metode Indikator

pembuatan jadwal piket dan pencanangan jumat bersih

Untuk meningkatkan kesadaran sumber daya manusia KLINIKITA cabang tembalang tentang kebersihan

- Karyawan KLINIKITA cabang tembalang

KLINIKITA cabang tembalang

Koordinator KLINIKITA cabang tembalang

Minggu ke-3 bulan februari

Dana operasional KLINIKITA cabang tembalang

Musyawarah mufakat

1. Meningkatnya kebersihan lingkungan KLINIKITA

2. Hasil evaluasi tingkat kepuasan pasien

Persiapan 1.Penyusunan jadwal

piket dan pencanangan jumat bersih

Memudahkan koordinasi dan pelaksanaan kegiatan

Karyawan KLINIKITA cabang tembalang


Koordinator KLINIKITA cabang tembalang beserta tim

Minggu ke-3 bulan februari


Musyawarah mufakat

Terbentuknya jadwal piket dan jumat bersih

Pelaksanaan 1. Menggerakka

n Karyawan KLINIKITA cabang tembalang pada jumat bersih

Tim melaksanakan Jumat bersih bersama

- Karyawan KLINIKITA cabang tembalang



1 x perminggu


Musyawarah mufakat

Terlaksananya jadwal piket dan jumat bersih

Evaluasi dan monitoring hasil kegiatan

Mengawasi dan menilai jalannya kegiatan dan hasil kegiatan

- Petugas Front Line

- Seluruh karyawan KLINIKITA cabang tembalang



Minggu ke-3 bulan maret


Pengamatan langsung dan musyawarah mufakat

Meningkatnya kebersihan lingkungan KLINIKITA

Tabel 2.9. Plan of Action (POA)

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

2.1. KESIMPULAN

2.1.1. Setelah dilakukan penelitian dan analisis dari data manajemen KLINIKITA dapat

disimpulkan bahwa manajemen KLINIKITA pada umumnya sudah berjalan baik.

Namun dari hasil pengumpulan data, observasi dan wawancara ditemukan sedikit

masalah di bidang :

1. Marketing

2. SDM

3. Operasional

2.1.2. Berdasarkan hasil penentuan prioritas masalah menggunakan PEARL factor

ditemukan 8 masalah dan harus dicari alternatif pemecahan masalahnya sebagai

berikut :

1. Kurangnya kebersihan dan kerapian ruangan2. Kemampuan komunikasi tiap orang berbeda dalam menerangkan produk







2.1.3. Alternatif masalah yang disusun untuk memecahkan kedelapan masalah yang muncul

adalah sebagai berikut :

1. Merekrut petugas khusus kebersihan

2. Merekrut petugas sesuai kompetensi

3. Mengusulkan pembuatan jadwal piket dan pencanangan jumat bersih

4. Mengusulkan rencana anggaran untuk kelengkapan sarana penunjang

kebersihan

5. Menanam tanaman hijau di depan klinik

6. Memperbanyak brosur, leaflet dan poster tentang hygine

7. Dilakukan evaluasi rutin tingkat kepuasan pelanggan

2.1.4. Berdasarkan kriteria mutlak dan keinginan didapatkan alternative pemecahan

masalah yaitu, Mengusulkan pembuatan jadwal piket dan pencanangan jumat bersih.

Karena adalah pemecahan masalah yang paling mungkin untuk dilakukan. Untuk

selanjutnya penyusunan rencana kegiatan yang akan dilakukan disesuaikan dengan

peraturan di KLINIKITA.

2.2. SARAN

Dalam rangka meningkatkan fungsi klinik sebagai ujung tombak untuk mencapai visi

KLINIKITA “Layanan Kesehatan yang mempermudah banyak orang untuk sehat”

diperlukan manajemen dan quality assurance atau kualitas mutu pelayanan yang baik.

Berdasarkan permasalahan manajemen KLINIKITA cabang Tembalang yang telah

didapatkan, kami menyarankan hal-hal sebagai berikut:

1. Manager KLINIKITA untuk memfasilitasi pegawainya yang ingin berkembang.

2. Pengelola SDM KLINIKITA untuk lebih memperhatikan potensial yang dimiliki oleh

pegawainya.

3. Bidang Marketing unuk membuat brosur, leaflet, papan nama yang lebih menarik.

4. Bagian Operasional diharapkan untuk memperhatikan kebersihan di dalam dan diluar

lingkungan KLINIKITA

5. Bagian Operasional untuk lebih memperhatikan kelengkapan catatan medis.

6. Bagian operasional untuk mengkonfirmasi pengiriman obat agar sesuai dengan

pesanan.

7. Staf pegawai KLINIKITA untuk selalu berpikiran positif dan mengasah

keterampilannya.

DAFTAR PUSTAKA

1. http://www.dinkes-kotasemarang.go.id/dokumen/uu_kesehatan.pdf

2. http://www.klinikita.co.id di akses pada tanggal 09 Februari 2015.

http://www.klinikita.co.id/

manajemen klinik

Documents