bab iii analisis dan perancangan sistemrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/2124/5/bab_iii.pdf ·...

25

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis

permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada Rancang

Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi (Studi

Kasus: Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya). Identifikasi dan

analisis permasalahan ditulis berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan.

3.1 Identifikasi Permasalahan

Parahita Diagnostic Center (PDC) adalah salah satu perusahaan bidang

laboratorium yang menyediakan beberapa layanan, antara lain layanan

laboratorium, elektromedis, dan rontgen. PDC memiliki 50 cabang di seluruh kota

di Indonesia, salah satunya terletak di Jalan Dharmawangsa Kota Surabaya. PDC

Cabang Dharmawangsa Surabaya terdapat 5 jenis jabatan yang seluruhnya

berjumlah 128 pegawai.

PDC selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan menjadi lebih

cepat, nyaman, dan akurat melalui sumber daya manusia (SDM) yang kompeten.

Dalam menyediakan SDM yang kompeten, PDC mengadakan pelatihan setiap

tahun melalui Bagian SDI & Umum. Pengadaan pelatihan bertujuan untuk

meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai serta untuk menghasilkan

SDM yang kompeten sesuai dengan bidang pekerjaan.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Staf SDI & Umum,

pada proses pelaksanaan pelatihan, terdapat beberapa proses yang harus dilakukan

26

terlebih dahulu sebelum merealisasikan pelatihan kepada pegawai. Proses-proses

tersebut adalah proses pembuatan soal uji kompetensi, proses penilaian uji

kompetensi, proses penyusunan kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft

rencana pelatihan, proses persetujuan rencana pelatihan dan proses pembuatan

laporan rencana pelatihan. Kebutuhan pelatihan masing-masing pegawai disusun

berdasarkan permintaan pelatihan dari setiap supervisor bagian. Supervisor

masing-masing mengajukan permintaan pelatihan kepada Bagian SDI & Umum

berdasarkan hasil uji kompetensi yang telah dilakukan pada tiap bagian. Namun,

saat ini uji kompetensi hanya dilakukan kepada Staf Analis Bagian Laboratorium.

Hal ini karena Staf Analis Laboratorium bertugas menganalisis sampel pelanggan

yang nantinya akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Saat ini, Staf Analis

Labatorium berjumlah 19 orang yang terbagi ke dalam lima klinik. Klinik-klinik

tersebut adalah klinik rutin, klinik mikrobiologi, kimia klinik, klinik hematologi,

dan klinik imunologi.

Setelah melakukan identifikasi permasalahan, perlu diketahui terlebih

dahulu proses bisnis, peran (role) dan tanggung jawab (responsibility) masing-

masing stakeholder, serta penerapan aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada

di PDC Surabaya saat ini untuk melakukan analisis permasalahan. Penjelasan dari

proses bisnis masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder

Stakeholder Peran Phase Rule Policy

Supervisor

Laboratorium

Pembuatan

soal uji

kompetensi

1

R.1) Mencatat soal-soal uji

kompetensi sesuai dengan

instruksi kerja alat

pemeriksaan pada masing-

masing klinik. Soal tersebut

Soal uji

kompetensi

dapat

berubah

setiap tahun

27


terdiri atas 12-15 soal yang

terbagi dalam 2 bagian, yaitu:

a. Ujian tulis (60%)

b. Ujian praktek (40%)

Penilaian uji

kompetensi 2

R.2) Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam

melakukan penilaian,

diantaranya adalah:

a. Pencocokkan hasil

jawaban dengan kunci

jawaban.

b. Perhitungan jumlah nilai

uji kompetensi. Hasil

penilaian harus mencapai

persentase nilai 80%.

Persentase

nilai ≥ 80%

Staf SDI &

Umum

Penyusunan

kebutuhan

pelatihan

3

R.3) Penyusunan kebutuhan

pelatihan dicatat ke dalam

Microsoft Excel berdasarkan

pelatihan yang diajukan

Supervisor Bagian.

-

Pengajuan

draft rencana

pelatihan

4

R.4) Mengajukan rencana

pelatihan kepada Supervisor

SDI & Umum.

-

Pembuatan

laporan

rencana

pelatihan

internal

6

R.5) Hasil penyusunan

program pelatihan dilaporkan

dalam bentuk hard copy

kepada Supervisor SDI &

Umum. Laporan berisi

tentang nama-nama materi

pelatihan beserta jadwal

masing-masing pelatihan.

-

Supervisor

SDI &

Umum

Persetujuan

rencana

pelatihan

5 R.6) Supervisor SDI &

Umum memberikan

persetujuan atau catatan

perbaikan atas draft rencana

pelatihan yang diajukan.

-

28

Berdasarkan peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule),

dan kebijakan (policy) pada Tabel 3.1, maka akan digambarkan proses bisnis

secara keseluruhan dalam bentuk gambar yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini

Staff

SDI & Umum

Supervisor

SDI & UmumSupervisor Lab Staff Analis Lab

Ph

ase

Soal-soal uji

kompetensiSoal-soal uji



kompetensi

Mulai

Membuat soal

uji

kompetensi

per klinik

Soal-soal uji

kompetensi per

klinik

Mengerjakan

soal uji

kompetensi

Jawaban soal uji

kompetensi

Menilai

jawaban uji

kompetensi

Jawaban soal uji

kompetensi

Formulir

pengajuan

pelatihan

Formulir

pengajuan

pelatihan

Menyusun

kebutuhan

pelatihan

Daftar rencana

pelatihan

Dinyatakan

kompeten dan

pengembangan

karir

Daftar rencana

pelatihan

Persetujuan

rencana

pelatihan

Dokumen rencana

pelatihan yang

disetujui

Realisasi

pelatihan

Membuat

laporan rencana

program

pelatihan

Laporan rencana

program pelatihan

internal tahunan

Laporan rencana

program pelatihan

internal tahunan

Selesai

Mengajukan

pelatihan

Soal-soal uji




kompetensi

Soal-soal uji

kompetensi per

klinik

Gambar 3.1 Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini

Berdasarkan proses pelaksanaan pelatihan saat ini yang ditunjukkan pada

Gambar 3.1, maka akan dijelaskan lebih detil dari masing-masing proses yang

bertujuan agar dapat diketahui proses-proses mana saja yang perlu dieliminasi,

ditambahkan, atau diintegrasikan dengan sistem yang baru, sehingga sistem yang

dirancang dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

29

3.1.1 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi yang

dilakukan oleh Supervisor Laboratorium saat ini. Detil alir proses pembuatan soal

uji kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi

Supervisor Laboratorium Staf Analis Klinik RutinStaf Analis Klinik

Mikrobiologi

Staf Analis Klinik

Imunologi

Staf Analis Klinik

HematologiStaf Analis Kimia Klinik

Ph

ase

Mulai

Data Instrusksi

Kerja Alat

per klinik

Soal-soal uji

kompetensi per

klinik

1. Mencatat soal-soal

uji kompetensi

(Uji Tulis & Uji

Praktek)

Soal-soal uji

kompetensi Urysis

2400 & Sysmex US

2000

Soal-soal uji

kompetensi

Sysmex CA-500

Soal-soal uji

kompetensi Cobas

E601 &Architect

i2000 SR

Soal-soal uji

kompetensi Bact

alert & Mikroskop

Soal-soal uji

kompetensi Cobas

501, TMS 24i

Selesai

Gambar 3.2 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses pembuatan soal uji kompetensi saat ini

dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

1 1 Mencatat soal-

soal uji

kompetensi

(Uji Tulis &

Uji Praktek)

Data

instrusksi

kerja alat

Mencatat soal uji

kompetensi untuk

masing-masing

klinik

berdasarkan

instruksi kerja

alat per klinik di

laboratorium

Soal-soal uji

kompetensi

per klinik

30

3.1.2 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi

Berikut ini adalah detil alir proses penilaian uji kompetensi saat ini yang

dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Detil alir proses ini digambarkan pada

Gambar 3.3.

Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Supervisor Laboratorium

Ph

ase

Mulai

Selesai

1. Mencocokkan

jawaban dengan

kunci jawaban

Kunci jawaban

2.

Memberikan

nilai hasil

jawaban

3.

Menghitung

jumlah nlai

Persentase nilai

80%?

6.

Melakukan

pembinaan

7.

Mengajukan

pelatihan

Tidak

Ya

Hasil jawaban

kompetensi yang

sudah dinilai

Jawaban uji

kompetensi masing-

masing pegawai

4. Cek

jumlah

persentase

nilai

5. Pernyataan

kompeten dan dapat

melakukan

pengembangan karir

Data penilaian yang

dinyatakan

kompeten

Formulir pengajuan

pelatihan

A

A

Gambar 3.3 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses penilaian uji kompetensi saat ini dapat

dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Phase No.


2 1 Mencocokkan

jawaban

dengan kunci

Hasil

jawaban

dan kunci

Supervisor

Laboratorium

mencocokkan

Hasil

jawaban

yang sudah

31

Phase No.


jawaban jawaban hasil jawaban Staf

Analis

Laboratorium

dengan kunci

jawaban

dinilai

2 Memberikan

nilai hasil

jawaban

Hasil

jawaban

dan kunci

jawaban

Supervisor

Laboratorium

memberikan nilai

pada tiap jawaban

Hasil

jawaban

kompetensi

yang sudah

dinilai

3 Menghitung

jumlah nlai

Hasil

jawaban

dan kunci

jawaban

Supervisor

Laboratorium

menghitung

jumlah nilai

keseluruhan

untuk diketahui

persentase nilai

hasil jawaban

Hasil

jawaban

kompetensi

yang sudah

dinilai

4 Cek jumlah

persentase nilai

Hasil

jawaban

kompetensi

yang sudah

dinilai

Supervisor

Laboratorium

mengecek jumlah

persentase nilai

dari hasil jawaban

yang sudah dinilai

-

Decision - Proses ini

menjelaskan hasil

persentase nilai

apakah ≥ 80%.

Jika persentase

nilai ≥ 80%, maka

dinyatakan

kompeten dan

dilakukan

pengembangan

karir. Jika

persentase nilai ≤

80%, maka

dilakukan

pembinaan

-

5 Pernyataan

kompeten dan

pengembangan

karir

Hasil

jawaban

yang sudah

dinilai

Staf Analis

Laboratorium

dinyatakan

kompeten oleh

Supervisor

Laboratorium dan

dapat mengikuti

-

32

Phase No.


pengembangan

karir melalui

pelatihan,

promosi karir,

dan lain lain

6 Melakukan

pembinaan

Hasil

jawaban

yang sudah

dinilai

Supervisor

Laboratorium

akan memberikan

pembinaan

kepada Staf

Analis

Laboratorium

yang memiliki

persentase nilai ≤

80%

-

7 Mengajukan

pelatihan

- Supervisor

Laboratorium

melakukan

pengajuan

pelatihan bagi

Staf Analis

Laboratorium

-

3.1.3 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan. Saat

ini, proses yang dilakukan Staf SDI & Umum dalam menyelenggarakan pelatihan

adalah menyusun kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan disusun berdasarkan

pengajuan pelatihan sesuai keinginan Supervisor Laboratorium dan/atau

berdasarkan materi pelatihan tahun sebelumnya. Detil alir proses tersebut

digambarkan pada Gambar 3.4.

33

Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Supervisor Laboratorium Staff SDI & UmumP

hase

Formulir

pengajuan

pelatihan

2. Menyusun

draft

kebutuhan

pelatihan

Jumlah materi

pelatihan

kurang?

Materi pelatihan

tahun

sebelumnyaYa

Tidak

Draft rencana

pelatihan

Mulai

Selesai

1. Mencatat

pelatihan

yang

diajukan

Hasil penilaian

uji kompetensi

Hasil penilaian

uji kompetensiFormulir

pengajuan

pelatihan

Gambar 3.4 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses penyusunan kebutuhan pelatihan saat

ini dapat dilihat pada Tabel 3.4.

34

Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Phase No.

Proses

Nama

Proses Input Proses Output

3 1 Mencatat

pelatihan

yang

diajukan

Formulir

pengajuan

pelatihan

Staf SDI & Umum

mencatat pelatihan

yang diajukan ke

Ms.Excel

Dokumen rencana

pelatihan


menjelaskan

apakah jumlah

pelatihan yang

diajukan kurang

dari kebutuhan

pelatihan internal.

Jika jumlah materi

pelatihan kurang,

maka Staf SDI &

Umum akan

mengambil materi

pelatihan dari

tahun sebelumnya

Jika jumlah

pelatihan telah

cukup, maka akan

langsung diakukan

penyusunan

kebutuhan

pelatihan

-

2 Menyusun

draft

kebutuhan

pelatihan

Pelatihan

yang

diajukan

dan materi

pelatihan

sebelumnya

Staf SDI & Umum

menyusun draft

kebutuhan

pelatihan

berdasarkan

pelatihan yang

diajukan dan

materi pelatihan

sebelumnya

Draft rencana

pelatihan yang

terdiri atas terdiri

atas nomor urutan,

nama materi

pelatihan, tanggal

pelatihan, nama-

nama bagian

beserta nama

pegawai, trainer

pelatihan, dan

perkiraan biaya per

materi pelatihan

3.1.4 Alir Proses Pengajuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses pengajuan rencana pelatihan saat ini

yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Dokumen yang

35

diajukan adalah dokumen rencana pelatihan yang berisi nama pegawai dan materi

pelatihan yang akan dilakukan. Dokumen rencana pelatihan diajukan kepada

Supervisor SDI & Umum untuk meminta persetujuan atau perbaikan rencana

pelatihan yang diajukan. Saat ini, proses pengajuan Detil alir proses tersebut

digambarkan pada Gambar 3.5.

Proses Pengajuan draft Rencana Pelatihan Saat

Ini

Staf

SDI & Umum

Supervisor

SDI & Umum

Pha

se

Draft rencana

pelatihan

Draft rencana

pelatihan

Mulai

Selesai

Mengajukan

draft rencana

pelatihan

Gambar 3.5 Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses pengajuan draft rencana pelatihan saat


Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No.

Proses

Nama


4 1 Mengajukan

draft

rencana

pelatihan

Draft

rencana

pelatihan

Staf SDI &

Umum

mengajukan

rencana pelatihan

dengan

memberikan

dokumen rencana

Draft rencana

pelatihan yang terdiri

atas nomor urutan,

nama materi pelatihan,

tanggal pelatihan,

nama-nama bagian

beserta nama pegawai,

36

Phase No.

Proses

Nama


pelatihan kepada

Supervisor SDI &

Umum.

trainer pelatihan, dan

perkiraan biaya per

materi pelatihan

3.1.5 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini

yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Detil alir

proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.6.

Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Supervisor SDI & UmumStaf

SDI & Umum

Ph

as

e

Draft rencana

pelatihan

1. Memeriksa

draft rencana

pelatihan

Mulai

Setuju?

2. Menandatangani

draft rencana

pelatihan

3. Memberikan

catatan

perbaikan

Draft rencana

pelatihan yang

disetujui

Draft rencana

pelatihan

(perbaikan)

Tidak

Ya

Selesai

5. Memperbaiki

draft rencana

pelatihan

Draft rencana

pelatihan

(perbaikan)

Draft rencana

pelatihan yang

sudah diperbaiki

4. Menyerahkan

draft rencana

pelatihan

perbaikan kepada

Staf SDI & Umum

Gambar 3.6 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

37

Adapun penjelasan dari alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini


Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No.


6 1 Memeriksa

draft rencana

pelatihan

Draft

rencana

pelatihan

Supervisor SDI &

Umum melakukan

persetujuan terhadap

draft rencana

pelatihan.

-


menjelaskan apakah

Supervisor SDI &

Umum menyetujui

draft rencana

pelatihan. Jika ya,

maka Supervisor SDI

& Umum akan

menandatangani draft

tersebut. Jika tidak,

maka Supervisor SDI

& Umum

memberikan catatan

perbaikan.

-

2 Menandatanga-

ni draft rencana

pelatihan

Draft

rencana

pelatihan

Supervisor SDI &

Umum

menandatangani draft

rencana pelatihan

yang diajukan.

Draft

rencana

pelatihan

yang

disetujui

3 Memberikan

catatan

perbaikan

Draft

rencana

pelatihan

Supervisor SDI &

Umum memberikan

catatan perbaikan

Draft

rencana

pelatihan

(perbaikan)

4 Menyerahkan

draft rencana

pelatihan yang

diperbaiki

kepada Staf SDI

& Umum

Draft

rencana

pelatihan

(perbaikan)

Supervisor SDI &

Umum menyerahkan

draft rencana

pelatihan perbaikan

kepada Staf SDI &

Umum

Draft

rencana

pelatihan

(perbaikan)

38

Phase No.


5 Memperbaiki

rencana

pelatihan

Draft

rencana

pelatihan

(perbaikan)

Staf SDI & Umum

melakukan perbaikan

atas catatan yang

diberikan oleh

Supervisor SDI &

Umum dan meminta

persetujuan kembali

kepada Supervisor

SDI & Umum

Dokumen

rencana

pelatihan

yang sudah

diperbaiki

3.1.6 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan laporan rencana pelatihan

internal saat ini yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum.

Laporan ini dibuat satu kali dalam setahun pada akhir bulan Desember. Detil alir

proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.7.

Proses Pembuatan Laporan Rencana Program Pelatihan

Internal Saat Ini

Staff

SDI & Umum

Supervisor

SDI & Umum

Pha

se

Mulai

Selesai

Draft rencana

pelatihan yang

disetujui

1. Membuat laporan

rencana program

pelatihan tahunan

Laporan rencana

program pelatihan

internal tahunan

Laporan rencana

program pelatihan

internal tahunan

Gambar 3.7 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal Saat Ini

39

Adapun penjelasan dari alir pembuatan laporan rencana pelatihan internal

saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7 Penjelasan Alir Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No.


5 1 Membuat

laporan

program

pelatihan

(tanggal dan

rincian

pelatihan)

Data

program

pelatihan

internal

Staf SDI & Umum

membuat laporan

program pelatihan.

Laporan berisi

nama peserta,

materi pelatihan,

dan tanggal

pelatihan.

Laporan

rencana

pelatihan

internal

tahunan

3.2 Analisis Permasalahan

Setelah diketahui detil dari masing-masing proses, selanjutnya dilakukan

analisis permasalahan sesuai dengan detil alir proses pada tahap identifikasi

permasalahan. Hasil analisis dari masing-masing proses diperlukan untuk

merancang perangkat lunak agar memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan

kebutuhan masing-masing pengguna nantinya. Hasil dari analisis permasalahan

adalah sebagai berikut.

3.2.1 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Supervisor Laboratorium melakukan proses pembuatan soal sesuai dengan

instruksi kerja alat pada masing-masing klinik. Pembuatan soal uji kompetensi

saat ini telah dicatat ke dalam Ms.Excel, sehingga cukup memudahkan Supervisor

Laboratorium dalam menyusun soal uji kompetensi. Oleh karena itu, pada proses

pembuatan soal uji kompetensi tidak diperlukan rancangan perangkat lunak yang

terotomasi.

40

3.2.2 Analisis Pada Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Penilaian uji kompetensi dilakukan oleh Supervisor Laboratorium dengan

cara mencatat nilai dan menghitung total nilai dari masing-masing jenis soal.

Soal-soal uji kompetensi saat ini terdiri atas soal ujian tulis dan soal ujian praktek.

Saat ini, ketentuan seseorang dikatakan kompeten apabila total nilai uji

kompetensinya telah mencapai ≥ 80%. Jika total nilai uji kompetensi pegawai <

80%, maka akan diberi pelatihan. Cara perhitungan yang dilakukan Supervisor

Laboratorium saat ini juga masih menggunakan alat hitung manual, yaitu

kalkulator. Namun, dari hasil uji kompetensi tersebut belum dapat diketahui

bagaimana ukuran seseorang dapat dikatakan kompeten atau tidak, karena pada

soal uji kompetensi yang diberikan tidak disebutkan syarat minimal jawaban yang

harus dijawab oleh pegawai agar dapat dikatakan kompeten. Hal ini menyebabkan

pelatihan yang diberikan belum tentu efektif bagi pegawai. Selain itu, proses

perhitungan yang masih menggunakan kalkulator akan memakan waktu lebih

lama.

Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat

membantu Supervisor Laboratorium dalam melakukan proses rekapitulasi nilai uji

kompetensi berdasarkan standar nilai yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Proses rekapitulasi nilai uji pada perangkat lunak yang dibangun digunakan untuk

mencatat nilai masing-masing jenis dan level kompetensi, serta untuk menghitung

nilai rata-rata gap kompetensi secara otomatis sehingga didapatkan hasil

penentuan kebutuhan pelatihan pada setiap pegawai. Soal-soal yang dicatat dalam

proses rekapitulasi nilai uji kompetensi ini akan diberikan syarat minimal jawaban

41

yang harus dijawab oleh pegawai, sehingga dapat diketahui nilai kompeten pada

tiap soal uji kompetensi.

3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Proses penyusunan kebutuhan pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya

Insani (SDI) & Umum dengan cara mencatat formulir pengajuan pelatihan dari

masing-masing supervisor ke dalam Ms. Excel. Kemudian, dibuatkan laporan

daftar rencana pelatihan internal untuk periode satu tahun. Namun, apabila jumlah

pelatihan yang diajukan terlalu sedikit untuk pelatihan internal, Staf SDI & Umum

memasukkan daftar pelatihan tahun sebelumnya pada susunan pelatihan yang

baru. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelatihan yang

disusun dengan kebutuhan pelatihan sebenarnya dari Staf Analis Laboratorium.

Oleh karena itu, diperlukan rancangan perangkat lunak yang dapat

menampilkan hasil prioritas pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan

pelatihan yang telah dilakukan. Dari hasil analisis kebutuhan pelatihan tersebut,

akan ditampilkan nama-nama materi pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai,

tetapi terdapat satu materi pelatihan yang menjadi prioritas utama. Seluruh materi

pelatihan yang dibutuhkan pegawai baik yang prioritas maupun tidak akan

disimpan dan ditampilkan pada proses pembuatan draft rencana pelatihan.

Sehingga, setiap pegawai dapat mengikuti lebih dari satu materi pelatihan.

3.2.4 Analisis Pada Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Pengajuan draft rencana pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya

Insani (SDI) & Umum dengan memberikan langsung kepada Supervisor SDI &

Umum. Draft rencana pelatihan dibuat melalui Ms.Excel berdasarkan hasil

42

penyusunan kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan sebelumnya oleh Staf SDI

& Umum. Proses pengajuan draft yang masih dilakukan manual membuat Staf

SDI & Umum harus mencetak terlebih dahulu draft rencana pelatihan tersebut,

kemudian menyerahkan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Apabila draft

rencana pelatihan tidak segera diajukan, maka proses tindak lanjut dari Supervisor

SDI & Umum juga akan mengalami keterlambatan waktu.

Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat

membuat dan mengajukan draft rencana pelatihan secara otomasi. Proses

pembuatan dan pengajuan draft rencana pelatihan yang dibuat secara otomatis

akan membantu Staf SDI & Umum dalam menyusun draft rencana pelatihan

berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelumnya. Selain

itu, proses pengajuan draft rencana pelatihan juga dapat dilakukan dengan cepat

sehingga proses tindak lanjut juga dapat segera dilakukan.

3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan persetujuan

rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh

Staf SDI & Umum. Supervisor SDI & Umum memiliki banyak pekerjaan yang

membuat Supervisor tidak selalu berada di ruang kerja dalam jangka waktu

tertentu, sehingga tidak dapat menyetujui atau memberi perbaikan pada draft

rencana pelatihan. Hal ini membuat proses persetujuan atau pemberian perbaikan

rencana pelatihan membutuhkan waktu yang lama. Dampaknya, Staf SDI &

Umum terlambat dalam melaksanakan pelatihan pegawai.

Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat

melakukan proses persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan secara otomasi

43

agar mempercepat Supervisor SDI & Umum dalam melakukan persetujuan atau

perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.

3.2.6 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan

Internal

Proses pembuatan laporan rencana pelatihan saat ini dilakukan oleh Staf

Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan mengumpulkan seluruh daftar

pelatihan internal yang telah disusun per bulan. Staf SDI & Umum harus

menyalin daftar pelatihan per bulan yang sudah disetujui ke dalam dokumen

laporan rencana pelatihan tahunan. Hal ini membuat Staf SDI & Umum

membutuhkan waktu lebih dalam menyusun laporan.

Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat

mengumpulkan seluruh daftar pelatihan yang sudah disetujui secara otomasi.

Perangkat lunak tersebut juga akan diberi fitur untuk mengunduh laporan dengan

format (.pdf) sehingga memudahkan Staf SDI & Umum dalam membuat laporan

rencana pelatihan tahunan secara langsung tanpa harus menyalin daftar pelatihan

per bulan. Selain itu, di dalam laporan rencana pelatihan internal yang dibuat

dicantumkan dua grafik. Grafik pertama menjelaskan jumlah pelatihan masing-

masing sub bagian per bulan dan grafik yang kedua menjelaskan jumlah

persentase kebutuhan pelatihan masing-masing sub bagian.

3.3 Solusi Permasalahan

Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan, maka solusi

yang diberikan adalah dengan membangun sebuah aplikasi untuk mendukung

Bagian Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dalam menentukan kebutuhan

pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium agar dapat melakukan

44

pekerjaan dengan baik. Adapun desain arsitektur sistem yang menghubungkan

aplikasi dengan kebutuhan perangkat keras (hardware) dapat dilihat pada Gambar

3.8.

Supervisor

Laboratorium

Staf SDI & Umum

Supervisor

SDI & Umum

Aplikasi Analisis Kebutuhan

Pelatihan Berbasis Kompetensi

Melakukan rekapitulasi

nilai uji kompetensi

Melakukan analisis kebutuhan

pelatihan, membuat draft rencana

pelatihan, dan membuat laporan

rencana pelatihan

Laporan rencana

pelatihan

Menyetujui/

memberikan perbaikan

rencana pelatihan

Gambar 3.8 Desain Arsitektur Sistem

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement) merupakan langkah

awal dalam membangun sebuah perangkat lunak. Hal ini dilakukan agar

perangkat lunak yang dibangun sesuai dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh

pengguna. Dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement),

terdapat beberapa tahapan yang harus dikerjakan, yaitu:

A Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Tahap elisitasi kebutuhan (Requirement Elicitation) adalah tahap pertama

yang harus dilakukan dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak. Salah satu

prinsip dasar dari tahap ini adalah melakukan komunikasi secara efektif dengan

pemangku kepentingan (stakeholder).

45

Dari komunikasi tersebut, hasilnya akan dilanjutkan ke dalam proses

Software Development Life Cycle (SDLC). Selain itu, elemen penting dari tahap

elisitasi ini adalah menentukan ruang lingkup dari proyek yang dikerjakan.

Berikut ini adalah data-data yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan

perangkat lunak. Data-data tersebut diperoleh dari hasil wawancara dan observasi

yang dilakukan di Parahita Diagnostic Center Surabaya.

1. Data Pengguna

Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna

terhadap perangkat lunak yang dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat

pada Tabel 3.8.

Tabel 3.8 Data Pengguna

No Pengguna Peran

1 Supervisor Laboratorium Supervisor Laboratorium bertanggung

jawab dalam membuat soal uji

kompetensi dan melakukan penilaian

hasil uji kompetensi.

2 Staf Sumber Daya Insani

(SDI) & Umum

Staf SDI & Umum bertanggung jawab

dalam melakukan penyusunan

kebutuhan pelatihan, pengajuan

pelatihan, dan membuat laporan

program pelatihan internal.

3 Supervisor Sumber Daya

Insani (SDI) & Umum

Supervisor SDI & Umum bertanggung

jawab dalam melakukan persetujuan

atau perbaikan rencana pelatihan yang

diajukan oleh Staf SDI & Umum.

2. Data Jenis Kompetensi

Data jenis kompetensi adalah data yang digunakan untuk proses analisis

kebutuhan pelatihan. Data jenis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.9.

46

Tabel 3.9 Data Jenis Kompetensi

No Jenis Kompetensi

1 Knowledge

2 Skill

3 Attitude

3. Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi

Data uji kompetensi adalah soal-soal uji kompetensi yang digunakan untuk

proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data uji kompetensi untuk

Klinik Rutin dapat dilihat pada Tabel 3.10.

Tabel 3.10 Contoh Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi

Kompetensi : Staff Analis Klinik Rutin

Alat : Urysis 2400 dan Sysmex UX 2000

No Elemen Kompetensi Materi Uji

1 Mengidentifikasi jenis-jenis

pemeriksaan

a. Jelaskan beberapa pemeriksaan

baru yang ada di Parahita (Min.3)

b. Sebutkan jenis narkoba yang

dapat diperiksa (min.3)

2 Melaksanakan proses

pemeriksaan

a. Jelaskan prosedur pemeriksaan

pada lab pemeriksaan

b. Bagaimana melakukan tahap

verifikasi

c. Bagaimana melakukan tahap delta

check

d. Bagaimana prinsip pemeriksaan

pada Urysis 2400

e. Jelaskan mengenai presisi dan

akurasi

3 Mengevaluasi hasil

pemeriksaan

a. Jelaskan 4 macam kristal dan

silinder dalam sedimen urin dan

berikan gambarnya

b. Bagaimana cara mengevaluasi

hasil control urine

c. Tindakan apa yang dilakukan

apabila ditemukan hasil lekosit

(esterase) positif 2 pada

pengerjaan urine lengkap

47

4. Data Standar Penilaian

Data standar penilaian adalah standar nilai yang digunakan untuk proses

rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data tersebut dapat dilihat pada Tabel

3.11.

Tabel 3.11 Contoh Data Standar Penilaian

Standar

Nilai Parameter

1 Tidak mampu menyelesaikan sama sekali

2 Mampu menyelesaikan beberapa langkah dengan benar

3 Mampu menyelesaikan sebagian besar kebutuhan kompetensi

(memahami sebagian besar)

4 Mampu menyelesaikan seluruh kebutuhan kompetensi

(memahami secara keseluruhan)

5 Mampu menyelesaikan secara keseluruhan dengan baik dan

runtut (memahami dan dapat memberikan penjelasan disertai

contoh)

5. Data rule

Data rule adalah kebijakan perusahaan saat ini yang menetapkan nilai

minimum untuk memerlukan adanya pelatihan atau tidak. Data rule dapat


Tabel 3.12 Data Rule

No Jenis Kompetensi Rule Toleransi Gap

1 Knowledge 40%

2 Skill 30%

3 Attitude 30%

Berdasarkan hasil analisis permasalahan dan hasil seleksi data dari proses

wawancara dan observasi, maka didapatkan beberapa fungsi-fungsi yang akan

digunakan dalam rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis

kompetensi ini. Fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.13.

48

Tabel 3.13 Fungsi-Fungsi Pada Aplikasi

No Fungsi

1 Pencatatan master kompetensi

2 Rekapitulasi nilai uji

3 Analisis kebutuhan pelatihan

4 Pengajuan draft rencana pelatihan

5 Persetujuan rencana pelatihan

6 Pembuatan laporan rencana pelatihan internal

B Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)

Berdasarkan data-data yang diperoleh dari proses elisitasi kebutuhan,

selanjutnya dilakukan analisis terhadap kebutuhan masing-masing stakeholder.

Perlu diketahui terlebih dahulu peran (role) dan aturan (rule) masing-masing

stakeholder yang dapat dilihat pada Tabel 3.14.

Tabel 3.14 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder Pada Sistem Baru


Supervisor

Laboratorium

Pencatatan

master

kompetensi

1 R.1) Jenis kompetensi

yang digunakan adalah:

a. Knowledge

b. Skill

c. Attitude

Sementara itu, level

kompetensi yang

digunakan adalah

basic, intermediate,

advanced.

Elemen dan

materi uji

kompetensi

dapat berubah

per tahun

Rekapitulasi

Nilai Uji

2 R.2) Standar penilaian

yang digunakan adalah

1-5. Parameter standar

penilaian dapat dilihat

pada Tabel 3.12.

Periode

penilaian

dilakukan satu

kali dalam

setahun, yaitu

pada bulan

Januari

Staf Sumber

Daya Insani

Analisis

kebutuhan

3 R.3) Melakukan

analisis toleransi gap

Rule toleransi

gap:

49


(SDI) &

Umum

pelatihan berdasarkan jenis dan

level kompetensi

menggunakan rumus

yang telah ditetapkan.

a. Knowledge

(40%)

b. Skill (30%)

c. Attitude

(30%)

Pengajuan

rencana

pelatihan

4

- -

Pembuatan

laporan

rencana

pelatihan

internal

6

- -

Supervisor

Sumber Daya

Insani (SDI)

& Umum

Persetujuan

rencana

pelatihan 5 - -

Untuk melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan aturan

dan kebijakan sistem baru pada Tabel 3.14, maka langkah-langkah yang harus

dilakukan pada setiap prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan rekapitulasi nilai uji berdasarkan hasil uji kompetensi yang

dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Nilai yang dicatat terdiri atas nilai

kompetensi knowledge, nilai kompetensi skill, dan nilai kompetensi attitude.

2. Menghitung nilai gap kompetensi per materi uji dengan rumus sebagai

berikut:

Gap kompetensi = Standar nilai – Nilai yang diberikan (3.1)

3. Menghitung nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi. Rumus

perhitungan rata-ratanya adalah sebagai berikut:

(3.2)

50

Keterangan:

a. = rata-rata gap kompetensi

b. = jumlah gap kompetensi semua materi uji per elemen kompetensi

c. = jumlah soal materi uji per elemen kompetensi

4. Setelah mengetahui nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi,

selanjutnya Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan proses

analisis kebutuhan pelatihan dengan cara menghitung toleransi gap untuk

masing-masing elemen kompetensi berdasarkan jenis dan level

kompetensinya. Batas rule toleransi gap ditentukan oleh Parahita Diagnostic

Center dengan persentase knowledge 40%, skill 30%, dan attitude 30%.

Berikut ini adalah rumus yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan

pelatihan.

(3.3)

Keterangan:

a. = rata-rata gap kompetensi

b. = jumlah standar nilai yang ditentukan

5. Hasil kebutuhan pelatihan dari analisis tersebut, akan dibuatkan draft rencana

pelatihan yang meliputi jadwal pelatihan, nama trainer pelatihan, dan biaya

pelatihan.

6. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat, kemudian diajukan kepada

Supervisor SDI & Umum untuk ditindaklanjuti. Proses tindak lanjut terdiri

atas persetujuan dan perbaikan. Jika perbaikan, maka Supervisor SDI &

Umum harus mengisi catatan perbaikan pada draft rencana pelatihan tersebut.

51

7. Selanjutnya, Staf SDI & Umum membuat laporan rencana pelatihan

berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor SDI

& Umum.

Berdasarkan langkah-langkah yang telah dijelaskan untuk melakukan

proses analisis kebutuhan pelatihan, maka dibuatlah analisis kebutuhan pengguna

untuk mendetilkan kebutuhan input, proses, dan output dari setiap fungsi pada

masing-masing pengguna. Hasil analisis kebutuhan pengguna yang sudah dibuat

memiliki enam fungsi, yaitu fungsi pencatatan master kompetensi, fungsi

rekapitulasi nilai uji, fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan, fungsi persetujuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan

laporan rencana pelatihan internal. Hasil analisis kebutuhan pengguna dapat

dilihat pada Tabel 3.15

52

Tabel 3.15 Hasil Analisis Kebutuhan Pengguna

Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output

Supervisor

Laboratorium

Bertanggung jawab

dalam melakukan

pembuatan soal dan

penilaian uji kompetensi

1 (R.1) Pencatatan master

kompetensi

1. Data jenis

kompetensi

Mencatat jenis

kompetensi

Master data jenis

kompetensi

2. Data level

kompetensi

Mencatat level

kompetensi

Master data level

kompetensi

3. Data standar

nilai

Mencatat standar

nilai

Master data

standar penilaian

4. Data elemen

dan materi uji

kompetensi

Mencatat elemen

dan materi uji

kompetensi

Master data

elemen

kompetensi

2 (R.2) Rekapitulasi Nilai

Uji

1. Data pegawai

2. Data bagian

3. Data sub

bagian

4. Data jenis

kompetensi

5. Data level

kompetensi

6. Data standar

Mencatat nilai

uji knowledge

Nilai rata-rata

gap kompetensi

knowledge

Mencatat nilai

uji skill

Nilai rata-rata

gap kompetensi

skill

53


nilai

7. Data elemen

dan materi uji

kompetensi

8. Data uji

knowledge

9. Data uji skill

10. Data uji

atttitude

Mencatat nilai

uji attitude

Nilai rata-rata

gap kompetensi

attitude

Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

Bertanggung jawab

dalam membuat rencana

pelatihan internal

tahunan, melakukan

analisis kebutuhan

pelatihan, mengajukan

rencana pelatihan

kepada Supervisor

Laboratorium, dan

membuat laporan

program pelatihan

internal

3 (R.3) Analisis kebutuhan

pelatihan

1. Data rule

2. Data jenis

kompetensi

Mencatat rule

toleransi gap

setiap jenis

kompetensi

Master data rule

3. Data pegawai

4. Data bagian

5. Data sub

bagian

6. Nilai rata-rata

knowledge,

skill, dan

attitude

Menganalisis

gap dan

menentukan

prioritas

pelatihan

a. Gap knowledge

b. Gap skill

c. Gap attitude

d. Level prioritas

pelatihan

(basic,

intermediate,

advanced)

4 -

Pengajuan draft

rencana

pelatihan

1. Data pegawai

2. Data bagian

3. Data sub

Membuat draft

rencana

pelatihan

Draft rencana

pelatihan

54


bagian

4. Gap

knowledge

5. Gap skill

6. Gap attitude

7. Level prioritas

pelatihan

8. Tanggal

pelatihan

9. Trainer

10. Perkiraan

biaya

Mengajukan

draft rencana

pelatihan kepada

Supervisor SDI

& Umum

6 -

Pembuatan laporan

rencana pelatihan

internal

Rencana

pelatihan yang

disetujui

Menampilkan

seluruh data

rencana

pelatihan Laporan rencana

pelatihan internal

Mencetak

laporan

Supervisor

Sumber Daya

Insani (SDI)

& Umum

Bertanggung jawab

dalam melakukan

persetujuan dan

perbaikan rencana

pelatihan yang diajukan

oleh Staf SDI & Umum

5 - Persetujuan

rencana pelatihan

Draft rencana

pelatihan

Memeriksa draft

rencana

pelatihan Rencana

pelatihan yang

disetujui Menyetujui draft

rencana

pelatihan

55

Untuk mendukung proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan

kebutuhan masing-masing pengguna dan diagram arsitektur pada Gambar 3.8,

maka aplikasi dibangun berbasis web agar dapat diintegrasikan dengan aplikasi

sumber daya manusia (SDM) yang telah ada di Parahita Diagnostic Center. Dalam

membangun aplikasi, spesifikasi perangkat keras (hardware) yang digunakan saat


Tabel 3.16 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras

Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras

Client

1. Laptop Processor Intel Core i7 2.30 GHz

2. RAM 4GB

3. Harddisk 750GB

4. Wireless/optical mouse

B.1 Analisis Kebutuhan Supervisor Laboratorium

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya,

terdapat perbaikan untuk beberapa proses, yaitu:

1. Rekapitulasi nilai uji dilakukan berurutan sesuai jenis dan level kompetensi,

sehingga memudahkan Supervsior Laboratorium dalam melakukan

rekapitulasi nilai uji kompetensi.

2. Perhitungan nilai dari hasil rekapitulasi nilai uji dapat dilakukan otomatis

melalui aplikasi, sehingga proses rekapitulasi menjadi lebih cepat.

B.2 Analisis Kebutuhan Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum



56

1. Staf SDI & Umum dapat menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi

Staf Analis Laboratorium, karena terdapat proses analisis gap yang

menunjukkan prioritas kebutuhan pelatihan.

2. Informasi jenis dan level kompetensi untuk prioritas pelatihan pegawai dapat

ditentukan melalui aplikasi.

3. Proses pengajuan rencana pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum dapat

dilakukan melalui aplikasi, sehingga dapat mempercepat proses persetujuan

atau perbaikan rencana pelatihan.

4. Laporan program pelatihan tahunan internal dapat dilakukan melalui aplikasi

dan dapat dicari dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

B.3 Analisis Kebutuhan Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum



1. Supervisor SDI & Umum dapat melakukan persetujuan atau perbaikan melalui

aplikasi, sehingga proses persetujuan dan perbaikan menjadi lebih cepat.

2. Informasi status kompetensi pegawai saat ini dapat dilihat oleh Supervisor

SDI & Umum melalui aplikasi tanpa harus meminta laporan secara

konvensional kepada Staf SDI & Umum. Sehingga hal ini dapat berguna bagi

Supervisor SDI & Umum dalam mengambil keputusan

C Spesifikasi Kebutuhan (Requirement Specification)

Spesifikasi kebutuhan (requirement specification) adalah tahapan yang

mengacu pada pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dapat

dievaluasi, dan disetujui. Dokumen pada spesifikasi kebutuhan ini membahas

57

fungsi-fungsi kebutuhan yang dikelompokkan menjadi kebutuhan fungsional dan

kebutuhan non-fungsional.

C.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan fungsi-fungsi yang akan dibuat pada

aplikasi sesuai dengan hasil analisis kebutuhan masing-masing stakeholder.

Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah sebagai berikut.

C.1.1 Supervisor Laboratorium

Kebutuhan fungsional Supervisor Laboratorium terdiri atas fungsi

pencatatan master kompetensi dan fungsi rekapitulasi nilai uji. Adapun penjelasan

kebutuhan fungsional per fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.17 dan Tabel

3.18.

Tabel 3.17 Fungsi Pencatatan Master Kompetensi

Nama Fungsi Pencatatan Master Kompetensi

Stakeholder Supervisor Laboratorium

Deskripsi Proses ini dilakukan untuk mencatat data-data kompetensi

sesuai dengan ketetapan Parahita Diagnostic Center (PDC)

Kondisi Awal 1. Data pengguna tersedia

2. Data jenis kompetensi tersedia

3. Data standar penilaian tersedia

4. Data level kompetensi tersedia

5. Data elemen dan materi uji kompetensi tersedia

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna

Supervisor

Laboratorium

memasukkan username

dan password, lalu

mengklik tombol

“Login”.

a. Mengecek username dan

password Supervisor

Laboratorium

b. Jika username dan

password benar, maka akan

sistem akan menampilkan

informasi dan memberikan

session kepada Supervisor

Laboratorium

c. Jika username dan

58

password salah, maka

sistem akan memunculkan

notifikasi berupa

“Otentikasi gagal”

Aksi Pengguna Respon Sistem

Mencatat jenis kompetensi

1. Supervisor

Laboratorium

memilih sub menu

master “Jenis

Kompetensi”

a. Sistem menampilkan

tampilan awal pada menu

master “Jenis Kompetensi”.

b. Jika data telah tersedia,

maka sistem akan

menampilkan data tersebut

c. Jika data tidak tersedia,

maka sistem akan

menampilkan informasi

“Belum ada data yang

ditampilkan”

2. Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol

“Tambah data baru”

Sistem menampilkan form

tambah data jenis kompetensi

dan field jenis kompetensi.

3. Supervisor

Laboratorium

mengisi jenis

kompetensi

berdasarkan data

jenis kompetensi

yang meliputi

knowledge, skill,

attitude secara satu

per satu pada form

jenis kompetensi.

Setiap satu jenis

kompetensi yang

diisi, Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol

“Simpan”

a. Sistem akan mengecek

apakah seluruh field sudah

terisi, jika sudah, maka

sistem akan menyimpan

data jenis kompetensi

b. Jika terdapat field yang

kosong, maka sistem akan

memberikan notifikasi

“Gagal menambah data

baru”


Mencatat Level Kompetensi

1. Supervisor

Laboratorium

memilih sub menu

master “Level

Kompetensi”



master “Level

Kompetensi”.


maka sistem akan

menampilkan data level

59

kompetensi yang tersedia


maka sistem akan



ditampilkan”

2. Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol



tambah data level kompetensi

dan field-field-nya

3. Supervisor

Laboratorium

mengisi level

kompetensi

berdasarkan jenis

kompetensi dan data

level kompetensi

yang ditetapkan,

yaitu level basic,

intermediate, dan

advanced secara satu

persatu, lalu

mengklik tombol

“Simpan”.

a. Sistem Sistem akan

melakukan verifikasi

apakah semua field telah

terisi atau belum. Jika field

telah terisi semua, maka


master data level

kompetensi


belum diisi dan Supervisor

Laboratorium mengklik

tombol “Simpan”, maka


notifikasi “Gagal

menambah data baru”


Mencatat standar penilaian

1. Supervisor

Laboratorium

memilih sub menu

master “Standar

Penilaian”



master “Standar Penilaian”.


maka sistem akan

menampilkan data standar

penilaian yang tersedia


maka sistem akan



ditampilkan”

2. Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol



tambah data standar penilaian

dan field-field-nya yang terdiri

atas jenis kompetensi, standar

nilai, dan parameter

3. Supervisor

Laboratorium

mengisi standar

a. Sistem Sistem akan

melakukan verifikasi

apakah semua field telah

60

penilaian

berdasarkan jenis

kompetensi yang

dipilih dan data

standar penilaian,

yaitu 1 sampai 5,

lalu mengisi

parameter penilaian

pada setiap angka

standar penilaiannya,

dan kemudian

mengklik tombol

“Simpan Data”.

terisi atau belum. Jika field

telah terisi semua, maka


data master standar

penilaian


belum diisi dan Supervisor

Laboratorium mengklik

tombol “Simpan”, maka


notifikasi “Gagal

menambah data baru”


Mencatat elemen dan materi uji kompetensi

1. Supervisor

Laboratorium

memilih sub menu

master “Elemen

Kompetensi”



master “Elemen

Kompetensi”.


maka sistem akan

menampilkan data elemen

kompetensi


maka sistem akan



ditampilkan”

2. Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol



tambah data elemen kompetensi

dan field-field elemen

kompetensi (bagian, sub bagian,

elemen kompetensi, jenis

kompetensi, dan level

kompetensi)

3. Supervisor

Laboratorium

mengisi elemen

kompetensi

berdasarkan data

elemen kompetensi

dan materi uji

bagian laboratorium

dengan memilih

bagian, sub bagian,

jenis kompetensi

dan level

a. Sistem menampilkan data

bagian yang tersedia pada

combobox “Bagian”

b. Sistem menampilkan data

sub bagian yang tersedia

pada combobox “Sub

Bagian”

c. Sistem menampilkan jenis


pada combobox “Jenis

Kompetensi”

d. Sistem menampilkan level

61

kompetensi terlebih

dahulu. Setelah

mengisi, lalu

Supervisor

Laboratorium

mengklik tombol

“Simpan”


pada combobox “Level

Kompetensi”

e. Sistem akan mengecek


terisi, jika sudah, maka


data elemen kompetensi

yang baru diisi

f. Jika terdapat field yang

kosong, maka sistem akan

memberikan notifikasi


baru”

4. Supervisor

Laboratorium

mengklik icon list

pada kolom materi

uji di masing-

masing elemen

kompetensi.

Kemudian,

Supervisor

Laboratorium

mengisi soal materi

uji sesuai jumlah

yang diinginkan dan

mengisi standar

nilai pada setiap

materi uji lalu

mengklik tombol

“Simpan”


elemen kompetensi yang

tersedia

b. Sistem menampilkan form

Tambah Data Materi Uji

dan field materi uji

c. Jika data materi uji yang

diisi lebih dari satu, maka


satu field baru

d. Sistem menampilkan

standar nilai pada

combobox Standar Nilai

e. Sistem akan mengecek


terisi. Jika sudah, maka


data materi uji. Jika

terdapat field yang kosong,

maka sistem akan

menampilkan notifikasi


baru”

Alur Alternatif Aksi Pengguna Respon Sistem

- -

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem

1. Supervisor

Laboratorium

memasukkan

username dan

password yang

salah

a. Sistem akan menampilkan

notifikasi “Otentikasi

gagal”

b. Sistem menampilkan

halaman login awal

62

2. Supervisor

Laboratorium

memasukkan huruf

ke dalam field yang

seharusnya diisi

angka

Sistem akan menampilkan

notifikasi “Isian harus berupa

angka”

Kondisi Akhir Fungsi ini akan menghasilkan beberapa master data yang

akan digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan,

yaitu:

1. Master data jenis kompetensi

2. Master data level kompetensi

3. Master data standar penilaian

4. Master data elemen kompetensi

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi pencatatan master

kompetensi hanya dapat diakses

oleh Supervisor Laboratorium

2. Reliability Seluruh master kompetensi dapat

tersimpan apabila semua field

telah terisi

3. Usability a. Pemilihan warna yang tepat

dan tidak mencolok

b. Bahasa yang digunakan

dalam fungsi pencatatan

master kompetensi adalah

bahasa Indonesia

c. Menu-menu yang terdapat

dalam fungsi pencatatan

master kompetensi dibuat

tree view untuk

mempermudah pengguna

dalam membaca menu

4. Efficiency Waktu respon simpan pada

aplikasi kurang dari 30 detik

Berikut ini adalah penjelasan untuk fungsi rekapitulasi nilai uji yang

dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat

pada Tabel 3.18.

Tabel 3.18 Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji

Nama Fungsi Rekapitulasi nilai uji


63

Deskripsi Proses ini merupakan proses merekap nilai dari jawaban uji

kompetensi Staf Analis Laboratorium yang hasilnya akan

digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan


2. Data pegawai tersedia

3. Data bagian tersedia

4. Data sub bagian tersedia


6. Data level kompetensi tersedia

7. Data standar penilaian tersedia

8. Data elemen kompetensi tersedia

9. Data uji knowledge tersedia

10. Data uji skill tersedia

11. Data uji attitude tersedia



Supervisor

Laboratorium

memasukkan username

dan password


password Supervisor

Laboratorium






Laboratorium




notifikasi berupa



Mencatat nilai uji knowledge

1. Supervisor

Laboratorium

memilih sub menu

“Rekapitulasi nilai

uji”, lalu memilih

bagian dan sub

bagian dan

kemudian memilih

periode.


bagian dan sub bagian yang

tersedia pada combobox


pilihan periode penilaian

yang sudah ditentukan

c. Sistem menampilkan nama

pegawai yang akan dinilai

sesuai bagian dan sub

bagiannya

64

2. Supervisor

Laboratorium

mengklik icon

penilaian pada

nama pegawai yang

dipilih

Sistem menampilkan tiga tab

penilaian (knowledge, skill,

attitude) yang berisi elemen

kompetensi sesuai dengan

bagian dan sub bagian yang

dipilih sebelumnya

3. Supervisor

Laboratorium

memilih tab

knowledge, lalu

mengisi nilai, dan

kemudian mengklik

tombol “Simpan”

a. Sistem menampilkan tab

penilaian knowledge

b. Sistem menghitung gap

kompetensi dari standar

nilai dengan nilai yang diisi

pada setiap materi uji

(Gap kompetensi =

standar nilai - nilai yang

diberikan)

c. Sistem menjumlah nilai

gap kompetensi, lalu

menghitung nilai rata-rata

gap kompetensi pada

masing-masing jenis dan

level kompetensi

(Rata-rata gap

kompetensi = jumlah gap

seluruh materi uji/jumlah

soal materi uji)

d. Sistem menampilkan nilai

rata-rata gap kompetensi

dari setiap level kompetensi

untuk jenis kompetensi

knowledge

e. Sistem menyimpan seluruh

nilai dari kompetensi

knowledge


Mencatat nilai uji skill

1. Supervisor

Laboratorium

memilih tab skill,

lalu mengisi nilai,

dan kemudian

mengklik tombol

“Simpan”


penilaian skill

b. Sistem menghitung nilai

gap kompetensi dari

standar nilai dengan nilai

yang diisi

(Gap kompetensi =


diberikan)




65

pada setiap jenis dan level

kompetensi

(Rata-rata gap



soal materi uji)



dari setiap level

kompetensi untuk jenis

kompetensi skill


nilai dari kompetensi skill


Mencatat nilai uji attitude

1. Supervisor

Laboratorium

memilih tab

attitude, lalu

mengisi nilai, dan

kemudian mengklik

tombol “Simpan”


penilaian attitude

b. Sistem menghitung nilai

gap kompetensi dari

standar nilai dengan nilai

yang diisi

(Gap kompetensi =


diberikan)




gap kompetensi pada setiap

jenis dan level kompetensi

(Rata-rata gap



soal materi uji)



dari setiap level

kompetensi untuk jenis

kompetensi attitude


nilai dari kompetensi

attitude


- -


66

1. Supervisor

Laboratorium

memasukkan

username dan

password yang

salah



gagal”


halaman login awal

Kondisi Akhir 1. Nilai rata-rata gap kompetensi knowledge

2. Nilai rata-rata gap kompetensi skill

3. Nilai rata-rata gap kompetensi attitude

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi rekapitulasi nilai uji

hanya dapat diakses oleh masing-

masing Supervisor Parahita

Diagnostic Center. Namun, saat

ini hanya dapat diakses oleh


2. Reliability Perhitungan dapat berjalan

dengan baik dan memberikan

hasil yang akurat


dan tidak mencolok


dalam fungsi rekapitulasi

nilai uji adalah bahasa

Indonesia

c. Proses rekapitulasi nilai uji

dilakukan secara bertahap

agar mempermudah

pengguna mengoperasikan

fungsi tersebut

4. Efficiency Waktu proses perhitungan pada

aplikasi tidak lebih dari 1 menit

C.1.2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Kebutuhan fungsional Staf SDI & Umum terdiri atas fungsi analisis

kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan

laporan rencana pelatihan internal. Adapun penjelasan kebutuhan fungsional per

fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.19, Tabel 3.20 dan Tabel 3.21.

Tabel 3.19 Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan

Nama Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan

Stakeholder Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

67

Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staf SDI & Umum untuk

menganalisa kebutuhan pelatihan berdasarkan kompetensi

knowledge, skill, dan attitude


2. Data pegawai



5. Data rule tersedia


7. Nilai rata-rata knowledge tersedia

8. Nilai rata-rata skill tersedia

9. Nilai rata-rata attitude tersedia



Staf SDI & Umum

memasukkan username

dan password


password Staf SDI &

Umum





session kepada Staf SDI &

Umum




notifikasi berupa



Mencatat rule toleransi gap setiap jenis kompetensi

1. Staf SDI & Umum

memilih sub menu

“Rule”


jenis kompetensi beserta

persentase rule toleransi

gap setiap jenis kompetensi


maka sistem akan

menampilkan data rule

toleransi gap yang tersedia


maka sistem akan



dapat ditampilkan”

2. Staf SDI & Umum

mengklik tombol



tambah data rule, jika

kedepannya terdapat jenis

kompetensi baru.

68

3. Staf SDI & Umum

mengisi rule

toleransi gap

berdasarkan data

rule pada Tabel 3.14

yang meliputi

knowledge 40%,

skill 30%, dan

attitude 30%, lalu

mengklik tombol

“Simpan”.

a. Sistem akan melakukan

verifikasi apakah semua

field telah terisi atau belum

b. Jika field telah terisi semua

dan total persentase rule

mencapai 100%, maka


data

c. Jika terdapat field yang

belum diisi dan persentase

rule belum mencapai

100%, kemudian Staf SDI

& Umum mengklik tombol

“Simpan”, maka sistem

akan menampilkan

notifikasi “Total Persentase

Rule harus 100%”


Menganalisis gap dan menentukan prioritas pelatihan

1. Staf SDI & Umum

memilih sub menu

Analisis Kebutuhan,

memilih bagian, lalu

sub bagian, dan

kemudian memilih

periode dari

rekapitulasi nilai uji

yang sudah

dilakukan

sebelumnya.

a. Jika periode yang dipilih

memiliki data, maka sistem

menampilkan nama-nama

pegawai yang sudah dinilai

berdasarkan bagian dan sub

bagian yang dipilih dari

data rekapitulasi nilai uji

pada periode yang dipilih

b. Jika periode yang dipilih

tidak memiliki data, maka


informasi “Tidak ada data

rekapitulasi nilai yang

tersedia”

2. Staf SDI & Umum

mengklik icon

analisis pada nama

pegawai yang

dipilih, lalu

mengklik tombol

“Mulai proses

analisis”

a. Sistem menghitung gap

dari masing-masing jenis

dan level kompetensi

berdasarkan batasan nilai

rule yang sudah ditentukan

(Toleransi Gap = nilai

rata-rata gap

kompetensi/jumlah

standar nilai x 100)

b. Sistem menampilkan hasil

analisis yang telah

dilakukan (elemen

kompetensi, jenis

69

kompetensi, hasil

persentase toleransi gap,

dan level kompetensi yang

paling dibutuhkan)

c. Sistem menyimpan data

hasil analisis kebutuhan

pelatihan


- -


1. Staf SDI & Umum

memasukkan

username dan

password yang

salah



gagal”


halaman login awal

Kondisi Akhir 1. Hasil analisis kebutuhan pelatihan (gap knowledge, gap

skill, gap attitude, dan level prioritas kebutuhan

pelatihan)

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi analisis kebutuhan

pelatihan hanya dapat diakses


2. Reliability Perhitungan analisis dapat

berjalan dengan baik dan sesuai

dengan standar yang ditetapkan


dan tidak mencolok


dalam fungsi analisis

kebutuhan pelatihan adalah

bahasa Indonesia

c. Proses analisis kebutuhan

pelatihan dilakukan secara

bertahap agar mempermudah

pengguna dalam

mengoperasikan fungsi

tersebut

4. Efficiencys Waktu pemrosesan analisis pada

aplikasi tidak lebih dari 1 menit

Berikut ini adalah penjelasan untuk fungsi pengajuan draft rencana

pelatihan yang dilakukan oleh Staf SDI & Umum kepada Supervisor SDI &

70

Umum. Fungsi pengajuan rencana pelatihan tersebut dapat dilihat pada Tabel

3.20.

Tabel 3.20 Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Nama Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan


Deskripsi Proses ini merupakan proses pembuatan draft rencana

pelatihan dari hasil analisis kebutuhan pelatihan yang akan

diajukan kepada Supevisor SDI & Umum


2. Data pegawai tersedia



5. Gap knowledge, gap skill, gap attitude, dan level prioritas

kebutuhan pelatihan tersedia



Staf SDI & Umum

memasukkan username

dan password


password Staf SDI &

Umum






Umum




notifikasi berupa



Membuat draft rencana pelatihan

1. Staf SDI & Umum

memilih menu

“Rencana

Pelatihan”, lalu

memilih periode


pilihan periode analisis

b. Sistem mengecek apakah

terdapat data materi

pelatihan dari periode yang

dipilih berdasarkan hasil

analisis kebutuhan

pelatihan yang dilakukan

sebelumnya

c. Sistem menampilkan

seluruh bagian yang

71

mengikuti pelatihan pada

periode yang dipilih

2. Staf SDI & Umum

mengklik icon

“view” pada bagian

yang dipilih, lalu

mengklik icon

“detil” pada materi

pelatihan yang

dipilih


seluruh daftar materi

pelatihan pegawai sesuai

pada bagian terpilih

berdasarkan hasil analisis

kebutuhan pelatihan

b. Sistem menampilkan detil

pelatihan sesuai dengan

materi pelatihan yang

dipilih. Tampilan detil

meliputi elemen

kompetensi, jenis

kompetensi, level

kompetensi, dan nama-

nama pegawai serta sub

bagiannya berdasarkan


pelatihan yang dilakukan

sebelumnya

3. Staf SDI & Umum

mengisi tanggal

rencana pelatihan,

pelatihan tambahan,

trainer dan perkiraan

biaya pada form

rencana pelatihan

a. Jika seluruh field sudah

terisi, maka sistem akan

menyimpan data rencana

pelatihan


belum diisi, maka sistem

akan menampilkan

peringatan “Gagal

menyimpan data. Silahkan

cek kembali”


Mengajukan draft rencana pelatihan kepada

Supervisor SDI & Umum

Staf SDI & Umum

mengklik tombol

“Simpan”

Draft rencana pelatihan yang

telah disimpan akan dikirimkan

ke Supervisor SDI & Umum


Memperbaiki draft rencana pelatihan dari Supervisor

SDI & Umum

Staf SDI & Umum

mengklik icon notifikasi

yang ada di halaman

fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan.

Kemudian, mengklik isi

notifikasi yang


notifikasi status dari draft

rencana pelatihan yang telah

diperiksa oleh Supervisor

SDI & Umum.

b. Jika Supervisor SDI &

Umum menyetujui, maka

72

dikirimkan. Staf SDI &

Umum dapat langsung

mengklik menu

“Rencana Pelatihan”

untuk melihat status

draft rencana pelatihan

yang diajukan.

sistem memunculkan

notifikasi yang berisi nama

materi pelatihan dengan

status “disetujui” dan diberi

warna kuning. Jika ada

perbaikan, maka sistem

memunculkan nama materi

pelatihan yang diperbaiki

dengan status “perbaikan”

dan diberi warna merah.

c. Sistem menampilkan seluruh

daftar materi pelatihan

beserta status materi

pelatihannya “disetujui” atau

“perbaikan”

Staf SDI & Umum

memperbaiki tanggal,

trainer, atau perkiraan

biaya yang dicatat oleh

Supervisor SDI &

Umum, lalu mengklik

tombol “perbaiki”

a. Sistem menampilkan catatan

perbaikan yang diberikan

oleh Supervisor SDI &

Umum

b. Sistem menyimpan

perbaikan yang telah diisi



Mengajukan kembali draft rencana pelatihan yang

telah diperbaiki kepada Supervisor SDI & Umum

Staf SDI & Umum

mengklik tombol

“perbaiki” pada

halaman perbaikan

rencana pelatihan

a. Sistem mengirimkan

kembali draft rencana

pelatihan yang diperbaiki


Umum


1. Staf SDI & Umum

memasukkan

username dan

password yang

salah


notifikasi “username dan

password anda salah”


halaman login awal

2. Staf SDI & Umum

memasukkan

tanggal rencana

pelatihan dengan

tahun sebelumnya

Sistem akan menampilkan

notifikasi “Maaf, pelatihan

tidak dapat dilaksanakan pada

tahun sebelumnya”

Kondisi Akhir Draft rencana pelatihan

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi pengajuan draft rencana



2. Reliability Draft rencana pelatihan dapat

73

tersimpan apabila seluruh field

telah terisi


dan tidak mencolok


dalam fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan adalah

bahasa Indonesia

c. Proses pengajuan draft

rencana pelatihan dibuat

secara bertahap agar

memudahkan pengoperasian

oleh pengguna


aplikasi tidak lebih dari 30 detik

Selanjutnya, kebutuhan fungsional yang terakhir dari Staf SDI & Umum

adalah fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal. Fungsi pembuatan

laporan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.21.

Tabel 3.21 Fungsi Membuat Laporan Rencana Pelatihan Internal

Nama Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal


Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staf SDI & Umum untuk membuat

laporan data rencana pelatihan internal dari hasil analisis

kebutuhan pelatihan untuk diberikan kepada Supervisor SDI

& Umum


2. Rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor

SDI & Umum tersedia



74

Staf SDI & Umum

memasukkan username

dan password


password Staf SDI &

Umum






Umum




notifikasi berupa



Menampilkan seluruh data pelatihan masing-masing

pegawai yang diurutkan berdasarkan tanggal

pelaksanaan

1. Staf SDI & Umum

memilih menu

“Laporan”, lalu

memilih periode

tanggal awal dan

tanggal akhir

a. Sistem mengecek apakah

terdapat data rencana

pelatihan yang sudah

disetujui dari periode yang

dipilih

b. Jika tidak ada, sistem

menampilkan pesan


dapat ditampilkan”

c. Jika ada, maka sistem

menampilkan seluruh data

rencana pelatihan yang

sudah disetujui dari periode

yang dipilih (tanggal,

pelatihan yang diurutkan,

nama materi pelatihan,

jenis pelatihan, level

pelatihan, nama pegawai,

bagian, sub bagian, trainer,

dan biaya pelatihan)


Mencetak laporan

1. Staf SDI & Umum

mengklik tombol

“Unduh”


preview laporan yang akan

dicetak

b. Sistem mencetak laporan


- -

75


Staf SDI & Umum

memasukkan username

dan password yang

salah



gagal”


halaman login awal

Kondisi Akhir Softcopy atau hardcopy laporan rencana pelatihan internal

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi pembuatan laporan

rencana pelatihan internal hanya

dapat diakses oleh Staf SDI &

Umum

2. Reliability Fungsi pembuatan laporan

rencana pelatihan internal dapat

dijalankan jika rencana pelatihan

telah disetujui oleh Supervisor

SDI & Umum


dan tidak mencolok

b. Tampilan preview laporan

dibuat lebih user friendly

untuk memudahkan

pengguna dalam proses

mencetak laporan

c. Bahasa yang digunakan

dalam fungsi pembuatan

laporan rencana pelatihan

internal adalah bahasa

Indonesia

4. Efficiency Waktu untuk preview laporan

yang akan dicetak pada aplikasi

tidak lebih dari 1 menit

C.1.3 Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Kebutuhan fungsional Supervisor SDI & Umum adalah fungsi persetujuan

rencana pelatihan Adapun penjelasan kebutuhan fungsional pada fungsi tersebut


Tabel 3.22 Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan

Nama Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan

Stakeholder Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Deskripsi Proses ini merupakan proses tindak lanjut terhadap rencana

76

pelatihan yang telah diajukan ole Staf SDI & Umum

Kondisi Awal Draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf SDI &

Umum tersedia


Otentifikasi login pengguna

Supervisor SDI &

Umum memasukkan

username dan password


password Supervisor SDI

& Umum






SDI & Umum




notifikasi berupa



Memeriksa draft rencana pelatihan

1. Supervisor SDI &

Umum memilih

menu “Persetujuan

rencana pelatihan”


notifikasi pada menu bar

Persetujuan rencana

pelatihan


nama-nama bagian dan

materi pelatihan dari draft


diajukan


Menyetujui draft rencana pelatihan

1. Supervisor SDI &

Umum mengklik

icon “list” pada

materi pelatihan

yang diajukan


nama-nama materi

pelatihan berdasarkan draft


telah diajukan sebelumnya

b. Sistem menampilkan detil


diajukan

77

2. Supervisor SDI &

Umum mengklik

checklist “disetujui”

atau “perbaikan” lalu

mengklik tombol

“Simpan”. Jika

mengklik checklist

perbaikan, maka

Supervisor mengisi

catatan perbaikan

terlebih dahulu, lalu

mengklik tombol

“Simpan”

a. Jika Supervisor SDI &

Umum mengklik checklist

“disetujui” lalu disimpan,

maka sistem akan merubah

status materi pelatihan

menjadi “Disetujui”

b. Jika Supervisor SDI &

Umum mengklik checklist

“Perbaikan”, lalu mengisi

catatan perbaikan,

kemudian disimpan, maka

sistem akan merubah status

materi pelatihan menjadi

“Perbaikan”.

c. Sistem mengirimkan draft

rencana pelatihan

perbaikan pada Staf SDI &

Umum (fungsi pengajuan

draft rencana pelatihan)

untuk diperbaiki


- -


Supervisor SDI &

Umum memasukkan

username dan password

yang salah


notifikasi “username dan

password anda salah”


halaman login awal

Kondisi Akhir Rencana pelatihan yang disetujui

Kebutuhan Non

Fungsional

1. Functionality Fungsi persetujuan rencana


oleh Supervisor SDI & Umum

2. Reliability Persetujuan rencana pelatihan

dapat tersimpan atas aksi yang

dilakukan oleh Supervisor SDI &

Umum


dan tidak mencolok


dalam fungsi persetujuan

rencana pelatihan adalah

bahasa Indonesia

c. Proses persetujuan rencana

pelatihan dibuat secara

78

bertahap agar memudahkan

pengoperasian oleh pengguna


aplikasi tidak lebih dari 30 detik

C.2 Kebutuhan Non Fungsional

Selain menerapkan fungsi-fungsi pada kebutuhan fungsional, perlu

diperhatikan pula kebutuhan non fungsional masing-masing fungsi. Kebutuhan

non fungsional yang telah disetujui oleh stakeholder dapat dilihat pada Tabel

3.23.

Tabel 3.23 Kebutuhan Non Fungsional

No Stakeholder Fungsional Sistem Non Fungsional

Sistem

1 Supervisor

Laboratorium

Fungsi pencatatan master

kompetensi

a. Functionality

b. Reliability

c. Usability

d. Efficiency

Fungsi rekapitulasi nilai uji

2

Staf Sumber Daya

Insani (SDI) &

Umum

Fungsi analisis kebutuhan

pelatihan

Fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan

Fungsi pembuatan laporan

rencana pelatihan internal

3

Supervisor Sumber

Daya Insani (SDI) &

Umum

Fungsi persetujuan rencana

pelatihan

D Verifikasi dan Validasi Kebutuhan

Dokumen-dokumen yang telah dibuat akan diverifikasi dan divalidasi oleh

masing-masing stakeholder sebagai pihak yang menilai dan memberikan umpan

balik (feedback). Proses validasi dokumen dilakukan untuk menjamin pembuat

perangkat lunak telah memahami persyaratan yang ditentukan. Selain itu,

dokumen-dokumen tersebut juga diverifikasi untuk mengetahui apakah dokumen-

79

dokumen tersebut lengkap, dapat dimengerti, dan telah sesuai dengan standar

perusahaan.

3.3.2 Desain Perangkat Lunak (Software Design)

Berdasarkan hasil dari penyusunan kebutuhan perangkat lunak, maka

dibuatlah desain perangkat lunak dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan

berbasis kompetensi pada Parahita Diagnostic Center yang akan dibangun.

Pembuatan desain perangkat lunak tersebut digambarkan melalui beberapa desain,

diantaranya adalah:

a. System flowchart

b. Data Flow Diagram (DFD)

c. Conceptual Data Model (CDM)

d. Physical Data Model (PDM)

e. Tampilan antar muka pengguna (User Interface)

f. Desain rencana pengujian

g. Desain skenario implementasi data

A Alir Sistem (System Flowchart)

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan pada Tabel

3.15, maka dibuatlah alir sistem analisis kebutuhan pelatihan secara keseluruhan.

Gambaran alir sistem analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi dapat

dilihat pada Gambar 3.9.

80

Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi

Staf

SDI & Umum

Supervisor

Laboratorium

Supervisor

SDI & Umum

Phas

e 6

Phas

e 5

Phas

e 4

Phas

e 3

Phas

e 2

Phas

e 1

Mulai

1. Mencatat master

kompetensi

Jenis Kompetensi

Standar penilaian

Level

Kompetensi

Elemen

KompetensiA

Bagian

Sub Bagian

Pegawai

2. Cek periode

penilaian

3. Periode

aktif?

4. Menilai uji

kompetensi

Periode

A

Ya

Nilai Uji

B

C

Tidak

5. Mencatat rule Rule

6. Melakukan analisis

kebutuhan pelatihan

Analisis

7. Membuat draft

rencana pelatihanPelatihan

8. Mengajukan draft

rencana pelatihan kepada


9. Memeriksa draft

rencana pelatihan

10. Draft rencana

pelatihan tersedia?

Ya

11. Menyetujui draft

rencana pelatihan

D Tidak

Pelatihan

(Setuju)

12. Pembuatan program

pelatihan internal

Laporan program

pelatihan internal

Selesai

B

D

C

Gambar 3.9 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan

81

Adapun penjelasan dari alir sistem baru analisis kebutuhan pelatihan

berbasis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.24.

Tabel 3.24 Penjelasan Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan

Phase No.

Proses

Nama

Proses Kegiatan Output

1 1 Mencatat

master

kompetensi

Proses ini dilakukan oleh


untuk mencatat master-

master kompetensi yang

digunakan dalam proses

analisis kebutuhan pelatihan

a. Master data

jenis

kompetensi

b. Master data

standar

penilaian

c. Master data

level

kompetensi

d. Master data

elemen

kompetensi

2 2 Cek periode

penilaian

Sebelum melakukan

rekapitulasi nilai uji,


mengecek apakah periode

penilaian telah dibuka

-

3 Decision Jika periode telah dibuka,

maka Supervisor

Laboratorium dapat

melakukan rekapitulasi nilai

uji. Jika belum dibuka, maka

Supervsior Laboratorium

tidak dapat melakukan

rekapitulasi nilai uji sampai

periode dibuka

-

4 Mencatat nilai

uji

kompetensi



untuk mencatat nilai uji

kompetensi yang terdiri atas

uji knowledge, skill, dan

attitude

Nilai rata-rata

gap kompetensi

(knowledge,

skill, attitude)

3 5 Mencatat rule Proses ini dilakukan oleh

Staf SDI & Umum untuk

mencatat rule toleransi gap

masing-masing jenis

kompetensi knowledge, skill,

dan attitude

Master rule

6 Melakukan

analisis



Hasil analisis

82

Phase No.

Proses

Nama


kebutuhan

pelatihan

menentukan kebutuhan

pelatihan berdasarkan

prioritas pelatihan dari hasil

rekapitulasi nilai uji

4 7 Membuat

draft rencana

pelatihan



membuat draft rencana

pelatihan berdasarkan hasil

analisis kebutuhan pelatihan

yang telah didapatkan

sebelumnya

Rencana

pelatihan

8 Mengajukan

draft rencana

pelatihan

kepada

Supervisor

SDI & Umum

Rencana pelatihan yang telah

dibuat sebelumnya, diajukan


Umum untuk mendapatkan

persetujuan

Rencana

pelatihan

5 9 Memeriksa

draft rencana

pelatihan



untuk mengetahui apakah

ada rencana pelatihan yang

dikirimkan dan apakah isi

rencana pelatihan sudah

benar

-

10 Decision Jika rencana pelatihan

tersedia, maka Supervisor

SDI & Umum dapat

memberikan persetujuan.

Jika rencana pelatihan tidak

tersedia, maka Supervisor

SDI & Umum tidak dapat

melakukan persetujuan

rencana pelatihan

-

11 Menyetujui

draft rencana

pelatihan



untuk memberikan

persetujuan dari rencana

pelatihan yang sudah

dikirimkan

Rencana

pelatihan

disetujui

6 12 Pembuatan

laporan

rencana

pelatihan

internal



melaporkan data rencana

program pelatihan internal


Umum dari rencana

Laporan

rencana

pelatihan

internal

83

Phase No.

Proses

Nama


pelatihan yang telah disetujui

sebelumnya

A.1 Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi

Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna yang telah dibuat pada Tabel

3.15, maka dibuatlah sebuah tabel Elicitation, Simplification, Integration, and

Automation (ESIA). Tabel ini bertujuan untuk mengetahui perbandingan antara

alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pencatatan master

kompetensi. Tabel ESIA untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat

pada Tabel 3.25.

Tabel 3.25 Tabel ESIA Fungsi Pencatatan Master Kompetensi

No Alir Sistem Lama Alir Sistem Baru Keterangan

1 Proses:

a. Mencatat soal uji

kompetensi

Proses:

a. Mencatat jenis

kompetensi

b. Mencatat level

kompetensi

c. Mencatat standar

penilaian

d. Mencatat elemen dan

materi uji kompetensi

Proses baru dan

diotomasi

.

Setelah diketahui perbandingan antara alir sistem lama dengan alir sistem

baru pada fungsi pencatatan master kompetensi, maka hasil perbandingannya akan

digambarkan melalui diagram alir sistem baru yang dapat dilihat pada Gambar

3.10.

84

Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi


Phas

e 1

Mulai

1. Mencatat jenis

kompetensi

2. Mencatat

standar penilaian

3. Mencatat level

kompetensi

4. Mencatat

elemen dan materi

uji kompetensi

Selesai

Jenis Kompetensi

Standar penilaian

Level

Kompetensi

Elemen

Kompetensi

Gambar 3.10 Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi

Adapun penjelasan dari alir sistem baru pencatatan data kompetensi dapat


Tabel 3.26 Penjelasan Alir Sistem Baru Pencatatan Master Kompetensi

Phase No.

Proses

Nama


1 1 Mencatat

jenis

kompetensi

Sistem menyimpan data jenis

kompetensi yang telah

dimasukkan oleh Supervisor

Laboratorium

Master data

jenis

kompetensi

2 Mencatat

level

kompetensi

Sistem menyimpan data level

kompetensi yang


Laboratorium

Master data

level

kompetensi

3 Mencatat Sistem menyimpan data Master data

85

Phase No.

Proses

Nama


standar

penilaian

standar penilaian yang


Laboratorium

standar

penilaian

4 Mencatat

elemen dan

materi uji

kompetensi

Sistem menyimpan data

elemen dan materi uji

kompetensi yang


Laboratorium

Master data

elemen

kompetensi

A.2 Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji




alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi rekapitulasi nilai uji. Tabel

ESIA untuk fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Tabel 3.27.

Tabel 3.27 Tabel ESIA Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji


1 - Proses:

a. Cek periode

Proses baru

2 Proses:

a. Mencocokkan jawaban

dengan kunci jawaban

b. Memberikan nilai hasil

jawaban

Proses:

a. Mencatat nilai uji

kompetensi knowledge,

skill, attitude dengan

masing-masing level

basic, intermediate,

advanced

Proses integrasi

3 Proses:

a. Menghitung jumlah

nilai

Proses:

a. Menghitung nilai rata-

rata masing-masing jenis

dan level kompetensi

Proses otomasi

4 Proses:

a. Cek jumlah persentase

nilai

b. Pernyataan kompeten

dan dapat melakukan

pengembangan karir

Fungsi:

Analisis kebutuhan

pelatihan

Proses elisitasi

86


c. Melakukan pembinaan

d. Mengajukan pelatihan

Hasil perbandingan pada Tabel ESIA digambarkan dalam bentuk diagram

alir sistem yang dapat dilihat pada Gambar 3.11.

Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji

Ph

ase

2

Mulai

1. Cek periode

Selesai

Nilai Uji

2. Periode

aktif?

3. Mencatat nilai

knowledge level

basic

4. Mencatat nilai

knowledge level

intermmediate

5. Mencatat nilai

knowledge level

advanced

Nilai rata-rata

knowledge per

level

Nilai Uji

8. Mencatat nilai

skill level basic

9. Mencatat nilai

skill level

intermmediate

10. Mencatat nilai

skill level

advanced

Nilai rata-rata

skill per level

13. Mencatat nilai

attitude level basic

14. Mencatat nilai

attitude level

intermmediate

15. Mencatat nilai

attitude level

advanced

A

Nilai rata-rata

attitude per level

Nilai Uji

Ya

Tidak

Bagian

Sub Bagian

Pegawai

Periode

A

Jenis Kompetensi

Standar penilaian

Level

Kompetensi

Elemen

Kompetensi

7. Menampilkan

nilai rata-rata

knowledge

12. Menampilkan

nilai rata-rata skill

17. Menampilkan

nilai rata-rata

attitude

6. Menghitung

nilai rata-rata

knowledge

11. Menghitung

nilai rata-rata skill

16. Menghitung

nilai rata-rata

attitude

Gambar 3. 11 Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji

87

Adapun penjelasan dari alir sistem baru rekapitulasi nilai uji dapat dilihat

pada Tabel 3.28.

Tabel 3.28 Penjelasan Alir Sistem Baru Rekapitulasi Nilai Uji

Phase No.

Proses

Nama


2 1 Cek periode Sistem melakukan

pengecekan apakah periode

rekapitulasi nilai uji telah

aktif

-

2 Decision Jika periode telah aktif, maka


dapat langsung melakukan

rekapitulasi nilai uji. Jika

tidak, maka Supervisor

Laboratorium tidak dapat

melakukan rekapitulasi nilai

uji

-

3 Mencatat nilai

knowledge

level basic


mengisi nilai untuk

kompetensi knowledge level

basic pada sistem

Nilai rata-rata

gap kompetensi

knowledge

4 Mencatat nilai

knowledge

level

intermediate


mengisi nilai untuk


intermediate pada sistem

5 Mencatat nilai

knowledge

level

advanced


mengisi nilai untuk


advanced pada sistem

6 Menghitung

nilai rata-rata

knowledge

Sistem menghitung jumlah

nilai rata-rata gap dari

kompetensi knowledge per

level

7 Menampilkan

nilai rata-rata

knowledge

Sistem menampilkan nilai

rata-rata gap masing-masing

level dari kompetensi

knowledge yang telah dinilai

8 Mencatat nilai

skill level

basic


mengisi nilai untuk

kompetensi skill level basic

pada sistem

Nilai rata-rata

gap kompetensi

skill

9 Mencatat nilai

skill level

intermediate


mengisi nilai untuk

kompetensi skill level

88

Phase No.

Proses

Nama



10 Mencatat nilai

skill level

advanced


mengisi nilai untuk

kompetensi skill level


11 Menghitung

nilai rata-rata

skill

Sistem menghitung nilai

rata-rata gap dari kompetensi

skill per level

12 Menampilkan

nilai rata-rata

skill



level dari kompetensi skill

yang telah dinilai

13 Mencatat nilai

attitude level

basic


mengisi nilai untuk

kompetensi attitude level

basic pada sistem

Nilai rata-rata

gap kompetensi

attitude

14 Mencatat nilai

attitude level

intermediate


mengisi nilai untuk



15 Mencatat nilai

attitude level

advanced


mengisi nilai untuk



16 Menghitung

nilai rata-rata

attitude

Sistem menghitung nilai

rata-rata gap dari kompetensi

attitude per level

17 Menampilkan

nilai rata-rata

attitude



level dari kompetensi

attitude yang telah dinilai

A.3 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan




alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi analisis kebutuhan pelatihan.

89

Tabel ESIA untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Tabel

3.29.

Tabel 3.29 Tabel ESIA Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan


1 - Proses:

a. Mencatat rule

Proses baru

2 - Proses:

a. Cek data rekapitulasi

nilai uji

Proses baru

3 Proses:

a. Mencatat pelatihan

yang diajukan

Proses:

a. Menghitung toleransi

gap masing-masing jenis

kompetensi beserta level

kompetensinya

b. Cek hasil toleransi gap

c. Menampilkan kebutuhan

pelatihan dan levelnya

(knowledge basic,

knowledge intermediate,

knowledge advanced,

skill basic, skill

intermediate, skill

advanced, attitude basic,

attitude intermediate,

dan attitude advanced)

Proses integrasi

4 Proses:

a. Menyusun draft

rencana pelatihan

Fungsi:

Pengajuan draft rencana

pelatihan

Proses elisitasi

Berdasarkan hasil perbandingan pada Tabel 3.29, dapat diketahui proses

baru yang diusulkan, proses yang diintegrasikan, dan proses yang dielisitasi.

Proses baru yang diusulkan pada fungsi ini adalah proses pencatatan rule. Setelah

mengetahui perbandingan antara alir sistem lama dengan alir sistem baru pada

fungsi analisis kebutuhan pelatihan, maka selanjutnya dibuatlah diagram alir

sistem baru dari proses analisis kebutuhan pelatihan. Detil diagram alir sistem

baru untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.12.

90

Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan

Staf SDI & Umum

Phas

e 3

Mulai

1. Mencatat rule Rule

2. Cek data

penilaian

3. Data

tersedia?

4. Menghitung toleransi

gap per jenis & level

kompetensi

Ya

ATidak

SelesaiA

Kebutuhan

pelatihan

knowledge &

levelnya

6. Hasil toleransi

knowledge>40%?Tidak

8. Hasil toleransi

skill>30%?

Ya

Kebutuhan

pelatihan skill &

levelnya

Tidak

10. Hasil toleransi

attitude>30%?

Kebutuhan

pelatihan attitude

& levelnya

Pesan

pengembangan

karir pegawai

Tidak

Ya

Bagian

Sub Bagian

Pegawai

Nilai Uji

Analisis

5. Cek hasil

toleransi gap

Ya

7. Menampilkan

kebutuhan pelatihan

knowledge & levelnya

9. Menampilkan

kebutuhan pelatihan

skill & levelnya

11. Menampilkan

kebutuhan pelatihan

skill & levelnya

12. Menampilkan pesan

pengembangan karir

Gambar 3.12 Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan

Adapun penjelasan dari alir sistem baru analisis kebutuhan pelatihan dapat


Tabel 3.30 Penjelasan Alir Sistem Baru Analisis Kebutuhan Pelatihan

Phase No.

Proses

Nama


3 1 Mencatat rule Sistem menyimpan data rule

yang dimasukkan oleh Staf

SDI & Umum

Master data rule

2 Cek data Sistem melakukan -

91

Phase No.

Proses

Nama


penilaian pengecekan apakah data

rekapitulasi nilai tersedia

atau tidak

3 Decision Jika data rekapitulasi nilai

uji tersedia, dilanjutkan ke

proses 4. Jika tidak, maka

Staf SDI & Umum tidak

dapat melakukan analisis

kebutuhan pelatihan

-

4 Mengitung

toleransi gap

per jenis dan

level

kompetensi

Sistem menghitung toleransi

gap per jenis dan level

kompetensi berdasarkan data

rule yang telah ditetapkan

Analisis (gap

knowledge, gap

skill, gap

attitude, dan

level prioritas

kebutuhan

pelatihan)

5 Cek hasil

toleransi gap

Sistem melakukan

pengecekan apakah hasil

perhitungan toleransi gap

lebih dari data rule yang

ditetapkan

-

6 Decision Jika hasil toleransi

knowledge>40%, maka

sistem menampilkan

kebutuhan pelatihan

knowledge dan levelnya.

Jika tidak, dilanjutkan ke

proses 7.

-

7 Menampilkan

kebutuhan

pelatihan

knowledge dan

levelnya

Sistem menampilkan

prioritas kebutuhan pelatihan

berdasarkan hasil

perhitungan nilai dengan

toleransi gap knowledge

Kebutuhan

pelatihan

knowledge &

levelnya

8 Decision Jika hasil toleransi

skill>30%, maka sistem

menampilkan kebutuhan

pelatihan skill dan levelnya.

Jika tidak, dilanjutkan ke

proses 8.

-

9 Menampilkan

kebutuhan

pelatihan skill

dan levelnya

Sistem menampilkan

prioritas kebutuhan pelatihan

berdasarkan hasil


toleransi gap skill

Kebutuhan

pelatihan skill

& levelnya

10 Decision Jika hasil toleransi -

92

Phase No.

Proses

Nama


attitude>30%, maka sistem

menampilkan kebutuhan

pelatihan attitude dan

levelnya. Jika tidak, sistem

menampilkan pesan

pengembangan karir

pegawai

11 Menampilkan

kebutuhan

pelatihan

attitude dan

levelnya

Sistem menampilkan

prioritas pelatihan

berdasarkan hasil


toleransi gap attitude

Kebutuhan

pelatihan

attitude &

levelnya

12 Menampilkan

pesan

pengembangan

karir pegawai

Sistem menampilkan pesan

bahwa pegawai tersebut

mendapatkan nilai yang baik

dan dapat dilakukan

pengembangan karir oleh

perusahaan

Pesan

pengembangan

karir pegawai

A.4 Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan




alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pengajuan draft rencana

pelatihan. Tabel ESIA untuk fungsi pengajuan draft rencana pelatihan dapat


Tabel 3.31 Tabel ESIA Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan


1 - Proses:

a. Cek data hasil analisis

Proses baru

2 - Proses:

a. Menampilkan detil hasil

analisis

Proses baru

3 Proses:

a. Menyusun draft

rencana pelatihan (Alir

Proses:

a. Membuat draft rencana

pelatihan berdasarkan

Proses otomasi

93


proses penyusunan

kebutuhan pelatihan)


pelatihan

b. Mengisi tanggal, trainer,

dan perkiraan biaya

rencana pelatihan

4 Proses:

a. Mengajukan draft

rencana pelatihan

Proses:

a. Kirim draft rencana

pelatihan

Proses otomasi

Berikut ini adalah hasil dari perbandingan antara alir sistem lama dengan

alir sistem baru yang digambarkan dalam bentuk diagram alir sistem baru pada

Gambar 3.13.

Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Staf SDI & Umum

Ph

ase

4

Mulai

1. Cek data hasil

analisis pelatihan

Analisis

2. Data tersedia?

Detil

pelatihan

Ya

ATidak

4. Isi tanggal, trainer,

dan perkiraan biaya

rencana pelatihan

5. Kirim draft

rencana pelatihan

Pelatihan

Draft rencana

pelatihan

Selesai A

3. Membuat draft

rencana pelatihan

1

Bagian

Sub Bagian

Pegawai

3. Menampilkan

detil hasil analisis

Gambar 3.13 Alir Sistem Baru Pengajuan Rencana Pelatihan

94

Adapun penjelasan dari alir sistem baru pengajuan draft rencana pelatihan


Tabel 3.32 Penjelasan Alir Sistem Baru Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Phase No.

Proses

Nama


4 1 Cek data hasil

analisis

pelatihan

Sistem melakukan

pengecekan apakah data


pelatihan tersedia atau tidak

-

2 Decision Jika data analisis tersedia,

dilanjutkan ke proses 4. Jika

tidak, maka Staf SDI &

Umum tidak dapat

mengajukan rencana

pelatihan

-

3 Membuat

draft rencana

pelatihan

Staf SDI & Umum membuat

draft rencana pelatihan

berdasarkan hasil analisis

kebutuhan pelatihan yang

dihasilkan sebelumnya

Pelatihan

4 Isi tanggal ,

trainer, dan

perkiraan

biaya rencana

pelatihan

Staf SDI & Umum mengisi

tanggal, trainer, dan

perkiraan biaya pada rencana

pelatihan

Pelatihan

5 Kirim rencana

pelatihan

Staf SDI & Umum

mengirimkan rencana

pelatihan kepada Supervisor

SDI & Umum melalui sistem

Draft rencana

pelatihan

A.5 Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan




alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi persetujuan rencana

pelatihan. Dalam tabel ini dapat diketahui beberapa proses yang dielisitasi,

95

disimplifikasi, diintegrasi, dan diotomasi. Tabel ESIA untuk fungsi persetujuan

rencana pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.33.

Tabel 3.33 Tabel ESIA Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan


1 - Proses:

Cek draft rencana pelatihan

Proses baru

2 Proses:

Memeriksa draft rencana

pelatihan

Proses:


pelatihan

Proses otomasi

3 Proses:

Menandatangani dokumen Proses:

Menyetujui draft rencana

pelatihan

Proses otomasi

4 Proses:

Memberikan catatan

pelatihan

Proses:

Mengisi catatan perbaikan

Proses otomasi

5 Proses:

Menyerahkan draft

rencana pelatihan

perbaikan kepada Staf

SDI & Umum

Proses:

Mengirim draft rencana

pelatihan perbaikan kepada

Staf SDI & Umum

Proses otomasi

6 Proses:

Memperbaiki draft

rencana pelatihan

Proses:

Membuat draft pelatihan

(Fungsi pengajuan

pelatihan)

Proses otomasi

Berdasarkan hasil perbandingan alir sistem pada Tabel 3.33, diketahui

proses baru yang diusulkan dan proses apa saja yang diotomasi. Proses baru yang

diusulkan pada fungsi persetujuan rencana pelatihan adalah proses pengecekan

draft rencana pelatihan. Proses ini dilakukan untuk mengetahui ketersediaan data

rencana pelatihan yang diajukan sebelumnya. Setelah mengetahui perbandingan

antara alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi persetujuan rencana

pelatihan, maka selanjutnya dibuatlah diagram alir sistem baru dari hasil

perbandingan tersebut. Dalam proses persetujuan, terdapat dua proses untuk

menindaklanjuti draft rencana pelatihan yang sudah diajukan. Proses tindak lanjut

96

terdiri atas persetujuan dan perbaikan rencan pelatihan. Detil diagram alir sistem

baru untuk fungsi persetujuan rencana pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan


Ph

ase

5

Mulai

1. Cek draft

rencana pelatihanPelatihan

2. Draft rencana

pelatihan tersedia?

4. Setuju?

Ya

5. Menyetujui draft

rencana pelatihan

6. Mengisi catatan

perbaikan

Pelatihan

(Setuju)

Ya

Tidak

ATidak

Draft rencana

pelatihan

disetujui

Draft rencana

pelatihan yang

diberi catatan

perbaikan

Selesai

A

1

3. Memeriksa draft

rencana pelatihan

7. Mengirim draft

rencana perbaikan ke

Staf SDI & Umum

Gambar 3.14 Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan

Adapun penjelasan dari alir sistem baru persetujuan rencana pelatihan


Tabel 3.34 Penjelasan Alir Sistem Baru Persetujuan Rencana Pelatihan

Phase No.

Proses

Nama


5 1 Cek rencana Sistem melakukan -

97

Phase No.

Proses

Nama


pelatihan pengecekan apakah rencana

pelatihan tersedia atau tidak

2 Decision Jika tersedia, maka


dapat langsung memeriksa


dikirimkan. Jika tidak, maka

Supevisor SDI & Umum

tidak dapat melakukan

persetujuan rencana

pelatihan

-

3 Memeriksa

draft rencana

pelatihan

Supervisor memeriksa detil

dari rencana pelatihan

-

4 Decision Jika setuju, maka dilanjutkan

ke proses 5. Jika tidak, maka

dilanjutkan ke proses 6.

-

5 Menyetujui

draft rencana

pelatihan


memberikan persetujuan

yang telah diperiksa

Rencana

pelatihan

disetujui

6 Mengisi

catatan

perbaikan


mengisi catatan perbaikan

pada rencana pelatihan yang

telah diperiksa dan

dikembalikan ke Staf SDI &

Umum

Status

perbaikan

A.6 Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal




alir sistem lama dengan alir sistem baru pada fungsi pembuatan laporan rencana

pelatihan internal. Tabel ESIA untuk fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan

internal dapat dilihat pada Tabel 3.35.

Tabel 3.35 Tabel ESIA Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal

98


1 - Proses:

Cek periode rencana

pelatihan yang disetujui

Proses baru

2 Proses:

Membuat laporan rencana

pelatihan internal

Proses:

a. Menampilkan data


disetujui

b. Mencetak laporan

Proses otomasi

Berikut ini adalah hasil dari perbandingan antara alir sistem lama dengan

alir sistem baru yang digambarkan dalam bentuk diagram alir sistem baru pada

Gambar 3.15.

Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Program Pelatihan Internal

Staf SDI & Umum

Phas

e 6

Mulai

Selesai

Pelatihan

(Setuju)

3. Menampilkan data

rencana pelatihan

yang disetujui

Detil rencana

pelatihan yang

disetujui

1. Cek periode

rencana pelatihan

yang disetujui

2. Data tersedia?

Ya

ATidak 4. Mencetak laporan

Laporan program

pelatihan internal

A

Gambar 3.15 Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal

99

Adapun penjelasan dari alir sistem pembuatan laporan rencana pelatihan

internal dapat dilihat pada Tabel 3.36.

Tabel 3.36 Penjelasan Alir Sistem Baru Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan

Internal

Phase No.

Proses

Nama


6 1 Cek periode

rencana

pelatihan

yang disetujui

Sistem melakukan

pengecekan apakah periode


disetujui tersedia atau tidak

-

2 Decision Jika data rencana pelatihan

dari periode yang dipiluh

tersedia, maka dilanjutkan ke

proses 3. Jika tidak, maka

Staf SDI & Umum tidak

dapat membuat laporan

rencana pelatihan internal

-

3 Menampilkan

data rencana

pelatihan

yang disetujui

Sistem menampilkan detil

dari rencana pelatihan yang

disetujui berdasarkan periode

yang dipilih

Rencana

pelatihan yang

disetujui

4 Mencetak

laporan

Staf SDI & Umum mencetak

data rencana pelatihan yang

disetujui pada periode yang

dipilih

Laporan

rencana

pelatihan

internal

B Context Diagram

Berikut ini adalah desain context diagram untuk aplikasi analisis

kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi pada Parahita Diagnostic Center (PDC).

Dalam context diagram yang dibuat, terdapat tiga pengguna yang akan

berinteraksi dengan sistem, diantaranya adalah Supervisor Laboratorium, Staf

Sumber Daya Insani (SDI) & Umum, dan Supervisor SDI & Umum. Aplikasi

pendukung yang digunakan untuk menggambarkan context diagram ini adalah

Power Designer versi 6. Lebih jelasnya desain context diagram yang dibuat dapat


100

Pelatihan tambahan

Catatan perbaikan

Draft rencana pelatihan

Draft rencana pelatihan disetujui

Laporan rencana pelatihan internal

Data uji attitude

Data uji skill

Data uji knowledge

Nilai rata rata attitude

Nilai rata rata skill

Nilai rata rata knowledge

Perkiraan biaya

Trainer

Tanggal pelatihan

Prioritas pelatihan

Gap attitudeGap skill

Gap knowledge

Master data rule

Data rule

Master data elemen kompetensi

Master data level kompetensi

Master data standar penilaian

Master data jenis kompetensi

Data elemen dan materi uji kompetensi

Data level kompetensiData standar nilai

Data jenis kompetensi

0

Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan

+

Supervisor

LaboratoriumStaf SDI & Umum


Gambar 3.16 Context Diagram Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan

C Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Proses

Pada DFD level 0 terdapat enam proses yang dapat diakses oleh masing-

masing pengguna sesuai kebutuhan fungsional. Enam proses tersebut adalah

proses pencatatan master kompetensi, proses rekapitulasi nilai uji, proses analisis

kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft rencana pelatihan, proses persetujuan

rencana pelatihan, dan proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal.

Aplikasi pendukung yang digunakan untuk menggambarkan DFD mulai dari level

0 hingga level 2 adalah Power Designer versi 6. Lebih jelasnya gambaran DFD

level 0 pada aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi dapat


101

Pelatihan tambahan disimpan

Catatan perbaikan disimpan

[Pelatihan tambahan]

[Catatan perbaikan]

Data level kompetensi dibaca

[Draf t rencana pelatihan]

[Draf t rencana pelatihan disetujui]

[Laporan rencana pelatihan internal]

Nilai attitude disimpan

Nilai skill disimpan

Nilai know ledge disimpan

[Data uji skill]

[Data uji knowledge]

[Data uji attitude]

Data pegawai dibacaData bagian dibaca

Data sub bagian dibaca

Data nilai dibaca

Data jenis kompetensi dibaca

Data pengguna dibaca

Data rencana pelatihan disetujui dibaca

Data rencana pelatihan disetujui disimpan

Data rencana pelatihan dibaca


tanggal pelatihan disimpan



[Perkiraan biaya]

[Trainer]

[Tanggal pelatihan]

Data hasil analisis dibaca

Data hasil analisis disimpan

Data rule dibaca

[Prioritas pelatihan]

Data rule disimpan

[Gap attitude]

[Gap skill]


Data bagian dibaca

Data pegawai dibaca

[Master data rule]

[Data rule]

[Gap knowledge]

[Nilai rata rata skill]

[Nilai rata rata know ledge]

[Nilai rata rata attitude]


Data bagian dibaca

Data pegawai dibaca

Data elemen kompetensi dibaca


Data standar penilaian dibaca




Data elemen kompetensi disimpan

Data level kompetensi diisimpan

Data standar penilaian disimpan

Data jenis kompetensi disimpan

[Master data elemen kompetensi]

[Master data level kompetensi]

[Data standar nilai]

[Master data standar penilaian]

[Master data jenis kompetensi]

[Data elemen dan materi uji kompetensi]

[Data level kompetensi]

[Data jenis kompetensi]


Staf SDI & Umum

Supervisor SDI &

Umum

1

Pencatatan Master

Kompetensi

+

2

Rekapitulasi Nilai Uji

+

3

Analisis Kebutuhan Pelatihan

+

4

Pengajuan Draft Rencana

Pelatihan

+

5

Persetujuan Rencana

Pelatihan

+

6

Pembuatan Laporan

Program Pelatihan Internal

+

Jenis Kompetensi : 1

Standar Penilaian

Level Kompetensi

Elemen Kompetensi

Pegawai : 1

Bagian : 1

Sub Bagian : 1

Pengguna : 1

Rule_

Analisis

Pelatihan : 1

Pengguna : 2

Pengguna : 3

Pelatihan : 2

Pengguna : 4


Nilai Uji_

Pegawai : 2

Bagian : 2

Sub bagian : 2

Gambar 3.17 DFD Level 0 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

102

Adapun penjelasan dari DFD Level 0 yang ada pada Gambar 3.17 dapat


Tabel 3.37 Penjelasan DFD Level 0 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Supervisor

Laboratorium

1 Pencatatan

master

kompetensi

Data:

a. Data jenis

kompetensi

b. Data

standar

penilaian

c. Data level

kompetensi

d. Data

elemen dan

materi uji

kompetensi

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

olehh

Supervisor

Laboratorium

untuk mencatat

data-data

kompetensi

Data:

a. Master data

jenis

kompetensi

b. Master data

standar

penilaian

c. Master data

level

kompetensi

d. Master data

elemen

kompetensi

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

Insert table:

a. Jenis

kompetensi

b. Level

kompetensi

c. Standar

nilai

d. Elemen

kompetensi

2 Rekapitula-

si nilai uji Data:

a. Nilai uji

knowledge

b. Nilai uji

skill

c. Nilai uji

attitude

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan oleh

Supevisor

Laboratorium

untuk menilai

hasil uji

kompetensi

pegawai

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Jenis

kompetensi

c. Standar

penilaian

d. Level

Data:

a. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

nilai

knowledge

b. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

nilai skill

c. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

nilai

attitude

Insert table:

a. Nilai uji

103

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


kompetensi

e. Elemen

kompetensi

f. Pegawai

g. Bagian

h. Sub bagian

Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

3 Analisis

kebutuhan

pelatihan

Data:

a. Data rule

b. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

knowledge

c. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

skill

d. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

attitude

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan oleh

Staf SDI &

Umum untuk

menentukan

kebutuhan

pelatihan yang

tepat

berdasarkan

nilai hasil uji

kompetensi

Data:

a. Master data

rule

b. Gap

knowledge

c. Gap skill

d. Gap

attitude

e. Level

prioritas

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pegawai

c. Bagian

d. Sub bagian

e. Jenis

kompetensi

f. Rule

g. Nilai uji

Insert table:

a. Analisis

4 Pengajuan

draft

rencana

pelatihan

Data:

a. Tanggal

pelatihan

b. Trainer

c. Perkiraan

biaya

d. Pelatihan

tambahan

e. Gap

knowledge

f. Gap skill

g. Gap attitude

h. Level

prioritas

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan ole

Staf SDI &

Umum untuk

membuat

rencana

pelatihan dan

mengajukan

kepada

Supervisor SDI

& Umum

untuk

mendapat

persetujuan

Tabel yang

dibaca:

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Insert table:

a. Pelatihan

104

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


a. Pengguna

b. Bagian

c. Sub bagian

d. Pegawai

e. Analisis

6 Pembuatan

laporan

rencana

pelatihan

internal

Data:

a. Rencana

pelatihan

disetujui

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan oleh

Staf SDI &

Umum untuk

membuat

laporan

rencana

pelatihan

internal

berdasarkan

hasil analisis

kebutuhan

pelatihan

Data:

a. Laporan

rencana

pelatihan

internal

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pelatihan

Insert table:

-

Supervisor

Sumber Daya

Insani (SDI)

& Umum

5 Persetujuan

rencana

pelatihan

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan oleh

Supervisor SDI

& Umum

untuk

menyetujui

rencana

pelatihan yang

diajukan Staf

SDI & Umum

sebelumnya

Data:

a. Rencana

pelatihan

disetujui

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pelatihan

Insert table:

a. Pelatihan

105

C.1 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Pencatatan Master

Kompetensi

Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses pencatatan master

kompetensi yang terdiri atas empat proses. Empat proses tersebut adalah proses

mencatat jenis kompetensi, proses mencatat standar penilaian, proses mencatat

level kompetensi, dan proses mencatat elemen kompetensi. Gambaran DFD level

1 pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.18.


[Data elemen kompetensi disimpan]


Data standar penilaian dibaca


[Data pengguna dibaca]

[Data level kompetensi diisimpan]

[Data standar penilaian disimpan]

[Data jenis kompetensi disimpan]

[Master data elemen kompetensi]

[Master data level kompetensi]

[Master data standar penilaian]

[Master data jenis kompetensi]

[Data elemen dan materi uji kompetensi]

[Data level kompetensi]

[Data standar penilaian]

[Data jenis kompetensi]

Supervisor

Laboratorium

Jenis Kompetensi :

1

Standar Penilaian

Level Kompetensi

Elemen

Kompetensi

Pengguna : 1

1.1

Mencatat jenis

kompetensi

1.2

Mencatat standar

penilaian

1.3

Mencatat level

kompetensi

1.4

Mencatat elemen dan

materi uji kompetensi

Gambar 3.18 DFD Level 1 Proses Pencatatan Master Kompetensi

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pencatatan master kompetensi


106

Tabel 3.38 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pencatatan Master Kompetensi

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Supervisor

Laboratorium

1.1 Mencatat

jenis

kompetensi

Data:

Data jenis

kompetensi

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

mencatat jenis

kompetensi

Data:

Master data

jenis

kompetensi

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

Insert table:

a. Jenis

kompetensi

1.2 Mencatat

standar

penilaian

Data:

Data standar

nilai

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

mencatat

standar

penilaian

materi uji

elemen

kompetensi

Data:

Master data

standar

penilaian

Tabel yang

dibaca:

Pengguna

Insert table:

Standar nilai

1.3 Mencatat

level

kompetensi

Data:

Data level

kompetensi

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

mencatat level

kompetensi

masing-

masing jenis

kompetensi

Data:

Master data

level

kompetensi

107

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Jenis

kompetensi

Insert table:

Level

kompetensi

1.4 Mencatat

elemen dan

materi uji

kompetensi

Data:

Data elemen

dan materi uji

kompetensi

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

mencatat

elemen dan

materi uji

kompetensi

berdasarkan

jenis dan level

kompetensinya

Data:

Master data

elemen

kompetensi

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Jenis

kompetensi

c. Level

kompetensi

d. Standar

nilai

Insert table:

Elemen

kompetensi

C.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji

Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses rekapitulasi nilai

uji yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Proses rekapitulasi nilai uji

terdiri atas tiga proses, yaitu mencatat nilai untuk tiga kompetensi. Tiga

kompetensi tersebut terdiri atas kompetensi knowledge, skill, dan attitude.

Gambaran DFD level 1 proses rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Gambar

3.19.

108

[Nilai attitude disimpan]

[Nilai knowledge disimpan]

[Nilai skill disimpan]

[Data uji knowledge]

[Data uji attitude]

[Data uji skill]

Data kompetensi

Data kompetensi

[Data sub bagian dibaca]

[Data bagian dibaca]

[Data pegawai dibaca]

[Data elemen kompetensi dibaca]

[Data level kompetensi dibaca]

[Data standar penilaian dibaca]

[Data jenis kompetensi dibaca]


[Nilai rata rata attitude]

[Nilai rata rata skill]

[Nilai rata rata knowledge]

Pengguna : 1


Standar Nilai

Level Kompetensi

Elemen Kompetensi

Pegawai : 1

Bagian : 1

Sub Bagian : 1

Supervisor

Laboratorium

2.1

Mencatat nilai uji

knowledge

2.2


2.3

Mencatat nilai uji

attitude

Nilai Uji_

Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses rekapitulasi nilai uji dapat


Tabel 3.39 Penjelasan DFD Level 1 Proses Rekapitulasi Nilai Uji

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Supervisor

Laboratorium

2.1 Mencatat

nilai uji

knowledge

Data:

Data uji

knowledge

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

Mencatat nilai

uji knowledge

pegawai

Data:

Nilai rata-rata

gap

kompetensi

knowledge

109

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Tabel yang

dibaca:

a. Pegawai

b. Bagian

c. Sub bagian

d. Pengguna

e. Jenis

kompetensi

f. Standar

nilai

g. Level

kompetensi

h. Elemen

kompetensi

Insert table:

Nilai uji

2.2 Mencatat

nilai uji skill Data:

Data uji skill Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

Mencatat nilai

uji skill

pegawai

Data:

Nilai rata-rata

gap

kompetensi

nilai skill

Tabel yang

dibaca:

a. Pegawai

b. Bagian

c. Sub bagian

d. Pengguna

e. Jenis

kompetensi

f. Standar

penilaian

g. Level

kompetensi

h. Elemen

kompetensi

Insert table:

Nilai uji

2.3 Mencatat

nilai uji

attitude

Data:

Data uji

attitude

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

Laboratorium

untuk

Mencatat nilai

Data:

Nilai rata-rata

gap

kompetensi

nilai attitude

110

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


uji attitude

pegawai

Tabel yang

dibaca:

a. Pegawai

b. Bagian

c. Sub bagian

d. Pengguna

e. Jenis

kompetensi

f. Standar

penilaian

g. Level

kompetensi

a. Elemen

kompetensi

Insert table:

Nilai uji

C.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

DFD level 1 proses analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan oleh Staf

Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.20.


[Data nilai dibaca]


[Data rule dibaca]

[Gap attitude]

[Prioritas kebutuhan pelatihan]

[Gap skill]

[Gap knowledge]

[Data rule disimpan]

[Data hasil analisis disimpan]



[Master data rule]

[Data jenis kompetensi dibaca]



[Data rule]

Staf SDI &

Umum

Pegawai : 1

Bagian : 1

Sub Bagian :

1

Rule_

Analisis

Pengguna : 2

3.1

Mencatat rule toleransi

gap setiap jenis

kompetensi

3.2

Menganalisis gap dan

menentukan prioritas

pelatihan

Jenis Kompetensi :

2

Nilai Uji_

Level Kompetensi

Gambar 3.20 DFD Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

111

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses analisis kebutuhan pelatihan


Tabel 3.40 Penjelasan DFD Level 1 Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Eksternal

Entity

No


Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

3.1 Mencatat

rule toleransi

gap setiap

jenis

kompetensi

Data:

Data rule Deskripsi:

Proses ini

dilakukan Staf

SDI & Umum

untuk

mencatat rule

setiap jenis

kompetensi

Data:

Master data

rule

Tabel yang

dibaca:

a. Bagian

b. Sub bagian

c. Pengguna

d. Jenis

kompetensi

Insert table:

Rule

3.2 Menganalisis

gap dan

menentukan

prioritas

pelatihan

Data:

a. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

nilai

knowledge

b. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

skill

c. Nilai rata-

rata gap

kompetensi

attitude

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan Staf

SDI & Umum

untuk

menentukan

kebutuhan

pelatihan yang

tepat bagi

pegawai

Data:

a. Gap

knowledge

b. Gap skill

c. Gap attitude

d. Level

prioritas

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pegawai

c. Bagian

d. Sub bagian

e. Rule

f. Nilai uji

g. Level

kompetensi

Insert table:

Analisis

112

C.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana

Pelatihan

DFD level 1 proses pengajuan draft rencana pelatihan yang dilakukan oleh

Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.21.

[Pelatihan tambahan disimpan]

perkiraan biaya disimpan

trainer pelatihan disimpan[Pelatihan tambahan]

Draft rencana pelatihan dibaca

[tanggal pelatihan disimpan][Perkiraan biaya]


[Trainer]

[Tanggal pelatihan]

[Data hasil analisis dibaca]




Analisis

Staf SDI &

Umum

Pengguna : 3

Pelatihan : 1

4.1

Membuat draft rencana

pelatihan

+

4.2

Mengajukan draft rencana

pelatihan kepada


Sub bagian : 2

Bagian : 2

Pegawai : 2

Gambar 3.21 DFD Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pengajuan draft rencana

pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.41.

Tabel 3.41 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

4.1 Membuat

draft

rencana

pelatihan

Data:

a. Tanggal

pelatihan

b. Trainer

c. Perkiraan

biaya

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan Staf

SDI & Umum

untuk

membuat draft

rencana

Data:

Draft rencana

pelatihan

113

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


pelatihan

berdasarkan

hasil analisis

kebutuhan

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pegawai

b. Bagian

c. Sub bagian

d. Pengguna

e. Analisis

Insert table:

Pelatihan

4.2 Mengajukan

draft

rencana

pelatihan

kepada

Supervisor

SDI &

Umum

Data:

Draft rencana

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan Staf

SDI & Umum

untuk

mengajukan

rencana

pelatihan yang

telah dibuat

kepada

Supervisor

SDI & Umum

Data:

Draft rencana

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pelatihan

Insert table:

Pelatihan

C.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Persetujuan Rencana

Pelatihan

Berikut ini adalah gambaran DFD level 1 untuk proses persetujuan

rencana pelatihan yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) &

Umum. Proses rekapitulasi nilai uji terdiri atas dua proses, yaitu memeriksa

rencana pelatihan dan menyetujui atau memberikan catatan perbaikan. Gambaran

DFD level 1 proses persetujuan rencana pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.22.

114

[Catatan perbaikan disimpan]

[Catatan perbaikan]

[Draft rencana pelatihan]

[Draft rencana pelatihan disetujui]

Data rencana pelatihan dibaca

[Data rencana pelatihan disetujui disimpan]

[Data rencana pelatihan dibaca]


Supervisor SDI &

Umum

Pengguna : 3

Pelatihan : 1

Pelatihan : 2

5.1


pelatihan

5.2

Menyetujui draft rencana

pelatihan

Gambar 3.22 DFD Level 1 Proses Persetujuan Rencana Pelatihan

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses persetujuan rencana pelatihan


Tabel 3.42 Penjelasan DFD Level 1 Proses Persetujuan Rencana Pelatihan

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


Supervisor

Sumber Daya

Insani (SDI)

& Umum

5.1 Memeriksa

rencana

pelatihan

Data:

Draft rencana

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

SDI & Umum

untuk

memeriksa isi

dari rencana

pelatihan yang

diajukan

Data:

Rencana

pelatihan

disetujui

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pelatihan

Insert table:

-

5.2 Menyetujui

draft

rencana

pelatihan

Data:

Draft rencana

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan

Supervisor

SDI & Umum

untuk

menyetujui

atau

Data:

Rencana

pelatihan

disetujui

115

Eksternal

Entity

No

Proses

Nama


memberikan

perbaikan

rencana

pelatihan yang

telah diajukan

Tabel yang

dibaca:

Pelatihan

Insert table:

Pelatihan

C.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Pembuatan Laporan Rencana

Pelatihan Internal

DFD level 1 proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal yang

dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat dilihat pada

Gambar 3.23.

Arsip laporan dibaca

Data laporan disimpan

Data rencana pelatihan yang disetujui

Data rencana pelatihan yang disetujui

[Laporan rencana pelatihan internal]

[Data rencana pelatihan disetujui dibaca]


Pelatihan : 2

Pengguna : 4

6.1

Menampilkan seluruh

data rencana pelatihan

6.2

Mencetak laporan

Staf SDI &

Umum

Arsip laporan

Gambar 3.23 DFD Level 1 Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal

Adapun penjelasan dari DFD level 1 proses pembuatan laporan rencana

pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.43.

116

Tabel 3.43 Penjelasan DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan Rencana

Pelatihan Internal

Eksternal

Entity

No


Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

6.1 Menampilkan

seluruh data

rencana

pelatihan

Data:

Rencana

pelatihan

disetujui

Deskripsi:

Proses ini

menampilkan

data rencana

pelatihan yang

telah disetujui

untuk

dijadikan

sebagai

laporan

Data:

Rencana

pelatihan

disetujui

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pelatihan

Insert table:

Arsip laporan

6.2 Mencetak

laporan Data:

Rencana

pelatihan

disetujui

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan Staf

SDI & Umum

untuk

mencetak

laporan

pelatihan

berdasarkan

data rencana

pelatihan ang

telah disetujui

Data:

Laporan

rencana

pelatihan

internal

Tabel yang

dibaca:

Pelatihan

Insert table:

-

C.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses Menganalisis Gap dan

Menentukan Prioritas Kebutuhan Pelatihan

DFD level 2 proses menganalisis gap dan menentukan prioritas kebutuhan

pelatihan yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dapat


117

detil analisis dibaca

detil analisis disimpan

[Data hasil analisis disimpan]




[Data nilai dibaca][Data rule dibaca]

[Prioritas kebutuhan pelatihan]

[Gap attitude]

[Gap skill]

[Gap knowledge]

Staf SDI &

Umum

Pegawai : 1

Rule_

Analisis

Nilai Uji_ Pengguna : 2

Level Kompetensi

3.2.1

Menghitung toleransi gap

3.2.2

Menampilkan prioritas

kebutuhan pelatihan dari

hasil analisis

Detil analisis

Gambar 3.24 DFD Level 2 Proses Menganalisis Gap dan Menentukan Prioritas

Kebutuhan Pelatihan

Adapun penjelasan dari DFD level 2 proses menganalisis gap dan

menentukan prioritas pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.44.

Tabel 3.44 Penjelasan DFD Level 2 Proses Menganalisis Gap dan Menentukan

Prioritas Kebutuhan Pelatihan

Eksternal

Entity

No


Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

3.2.1 Menghitung

toleransi gap Data:

a. Rata-rata

gap

kompetensi

nilai

knowledge

b. Rata-rata

gap

kompetensi

nilai skill

c. Rata-rata

gap

kompetensi

nilai

Deskripsi:

Proses

menghitung

toleransi gap

berdasarkan

nilai yang

diperoleh dari

proses

rekapitulasi

nilai uji

Data:

a. Gap

knowledge

b. Gap skill

c. Gap

attitude

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

Insert table:

a. Analisis

b. Detil

118

Eksternal

Entity

No


attitude b. Nilai uji

c. Rule

analisis

3.2.2 Menampilkan

prioritas

kebutuhan

pelatihan dari

hasil analisis

Data:

- Deskripsi:

Proses ini

menampilkan

keterangan

kebutuhan

pelatihan dari

hasil

perhitungan

toleransi gap

Data:

a. Level

prioritas

kebutuhan

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pegawai

b. Level

kompetensi

c. Detil

analisis

Insert table:

-

C.8 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses Membuat Draft Rencana

Pelatihan

DFD level 2 proses membuat draft rencana pelatihan merupakan turunan

dari proses pengajuan draft rencana pelatihan. Dalam DFD level 2 ini terdiri atas

empat proses diantaranya adalah proses mencatat tanggal pelatihan, proses

mencatat trainer pelatihan, proses mencatat perkiraan biaya pelatihan, dan proses

mencatat pelatihan tambahan. Pelatihan dapat dicatat apabila perusahaan ingin

mencantumkan materi pelatihan lain selain hasil rekomendasi pelatihan dari

proses analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. DFD level 2 proses

membuat draft rencana pelatihan yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani

(SDI) & Umum dapat dilihat pada Gambar 3.25.

119

[perkiraan biaya disimpan]

[trainer pelatihan disimpan]

[tanggal pelatihan disimpan]




[Data hasil analisis dibaca]


[data pelatihan tambahan disimpan]

[Pelatihan tambahan]

[Perkiraan biaya]

[Trainer]

[Tanggal pelatihan]

Analisis

Staf SDI & Umum

Pengguna : 3

Pelatihan : 1

Sub bagian : 2

Bagian : 2

Pegawai : 2

Pelatihan_tambahan

4.1.1

Mencatat tanggal

pelatihan

4.1.2

Mencatat trainer

pelatihan

4.1.3

Mencatat perkiraan

biaya pelatihan

4.1.4

Mencatat pelatihan

tambahan

Gambar 3.25 DFD Level 2 Proses Membuat Draft Rencana Pelatihan

Adapun penjelasan dari DFD level 2 proses membuat draft rencana


Tabel 3.45 Penjelasan DFD Level 2 Proses Membuat Draft Rencana Pelatihan

Eksternal

Entity

No


Staf Sumber

Daya Insani

(SDI) &

Umum

4.1.1 Mencatat

tanggal

pelatihan

Data:

a. Tanggal

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan untuk

mencatat

tanggal

pelatihan

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

a. Pengguna

b. Pegawai

c. Bagian

d. Sub bagian

Insert table:

a. Pelatihan

120

Eksternal

Entity

No


e. Analisis

4.1.2 Mencatat

trainer

pelatihan

Data:

a. Trainer

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan untuk

mencatat trainer

pelatihan

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

-

Insert table:

a. Pelatihan

4.1.3 Mencatat

perkiraan

biaya

pelatihan

Data:

a. Perkiraan

biaya

pelatihan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan untuk

mencatat

perkiraan biaya

pelatihan

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

-

Insert table:

a. Pelatihan

4.1.4 Mencatat

pelatihan

tambahan

Data:

a. Pelatihan

tambahan

Deskripsi:

Proses ini

dilakukan untuk

mencatat

pelatihan

tambahan

Data:

a. Draft

rencana

pelatihan

Tabel yang

dibaca:

-

Insert table:

a. Pelatihan

tambahan

D Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sebuah desain sistem yang

digunakan untuk merepresentasikan dan mendokumentasikan kebutuhan sistem ke

dalam sebuah model diagram. ERD yang dibuat terdiri atas Conceptual Data

Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Aplikasi pendukung yang

digunakan untuk penggambaran ERD adalah Power Designer versi 16.5. Untuk

lebih jelasnya, gambaran ERD dapat dilihat pada Gambar 3.26 dan Gambar 3.27.

121

1. Conceptual Data Model (CDM)

Gambar 3.26 CDM Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan

122

2. Physical Data Model (PDM)

Gambar 3.27 PDM Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan

123

E Struktur Basis Data

Berdasarkan hasil Physical Data Model (PDM) yang telah digambarkan

pada Gambar 3.24, maka dapat dibentuk sebuah struktur basis data yang

digunakan sebagai tempat penyimpanan data pada aplikasi. Struktur basis data

dijabarkan sebagai berikut.

1. Nama Tabel : Pengguna

Primary Key : Kode_pengguna

Foreign Key : Kode_level

Fungsi : Menyimpan data pengguna

Tabel 3.46 Struktur Tabel Pengguna

No Field Tipe Data Constraint Keterangan

1 Kode_pengguna Integer Primary key

Kode

pengguna

aplikasi

2 Kode_level Varchar (2) Foreign key Kode level

pengguna

3 Nama_pengguna Varchar (50) Not null

Nama

pengguna

aplikasi

4 Username Varchar (25) Not null Username

pengguna

5 Password Varchar (25) Not null Password

pengguna

2. Nama Tabel : Level

Primary Key : Kode_level

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data level pengguna

124

Tabel 3.47 Struktur Tabel Level Pengguna


1 Kode_level Varchar (2) Primary key Kode level

pengguna

2 Nama_level Varchar (32) Not null Nama level

pengguna

3 Akses_level Tinyint (1) Not null Indeks akses

level

3. Nama Tabel : Jenis_Kompetensi

Primary Key : Kode_jenis_kompetensi

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data jenis kompetensi

Tabel 3.48 Struktur Tabel Jenis Kompetensi


1 Kode_jenis_kompetensi Integer Primary key Kode jenis

kompetensi

2 Nama_jenis_kompetensi Varchar (64) Not null Nama jenis

kompetensi

4. Nama Tabel : Rule

Primary Key : Kode_rule

Foreign Key : Kode_jenis_kompetensi

Fungsi : Menyimpan data rule

Tabel 3.49 Struktur Tabel Rule


1 Kode_rule Integer Primary key Kode rule

toleransi gap

2 Kode_jenis_kompetensi Integer Not null Kode jenis

kompetensi

3 Nilai_rule Integer Not null Nilai rule per

jenis

125


kompetensi

5. Nama Tabel : Level Kompetensi

Primary Key : Kode_level_kompetensi


Fungsi : Menyimpan data level kompetensi

Tabel 3.50 Struktur Tabel Level Kompetensi


1 Kode_level_kompetensi Integer Primary key Kode level

kompetensi

2 Nama_level_kompetensi Varchar

(30) Not null

Nama level

kompetensi

6. Nama Tabel : Elemen Kompetensi

Primary Key : Kode_elemen_kompetensi

Foreign Key : Kode_bagian, kode_sub_bagian, kode_jenis_kompetensi,

kode_level_kompetensi

Fungsi : Menyimpan data elemen kompetensi dan materi uji

Tabel 3.51 Struktur Tabel Elemen Kompetensi


1 Kode_elemen_kompetensi Integer Primary key

Kode

elemen

kompetensi

2 Kode_bagian Integer Foreign key Kode

bagian

3 Kode_sub_bagian Integer Foreign key Kode sub

bagian

4 Kode_jenis_kompetensi Integer Foreign key Kode jenis

kompetensi

5 Kode_level_kompetensi Integer Foreign key Kode level

kompetensi

126


6 Nama_elemen_kompetensi Varchar

(128)

Not Null Nama

elemen

kompetensi

7. Nama Tabel : Materi Uji

Primary Key : Kode_materi_uji

Foreign Key : Kode_elemen_kompetensi, kode_standar_nilai

Fungsi : Menyimpan data materi uji kompetensi

Tabel 3.52 Struktur Tabel Materi Uji


1 Kode_materi_uji Bigint Primary key Kode materi uji

kompetensi

2 Kode_standar_nilai Integer Foreign key

Kode standar

nilai per materi

uji

3 Kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key Kode elemen

kompetensi

4 Soal_materi_uji Varchar(128) Not Null Soal materi

uji

8. Nama Tabel : Standar Nilai

Primary Key : Kode_standar_nilai


Fungsi : Menyimpan data standar nilai

Tabel 3.53 Struktur Tabel Standar Nilai


1 Kode_standar_nilai Integer Primary key Kode standar

nilai


kompetensi

3 Value_standar_nilai Integer Not null Angka

standar nilai

127


4 Parameter_standar_nilai Varchar(128) Not null Parameter

nilai

9. Nama Tabel : Bagian

Primary Key : Kode_bagian

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data bagian

Tabel 3.54 Struktur Tabel Bagian


1 Kode_bagian Integer Primary key Kode

bagian

2 Nama_bagian Varchar (50) Not null Nama bagian

di perusahaan

10. Nama Tabel : Sub Bagian

Primary Key : Kode_sub_bagian

Foreign Key : Kode_bagian

Fungsi : Menyimpan data sub bagian

Tabel 3.55 Struktur Tabel Sub Bagian


1 Kode_sub_bagian Integer Primary key Kode sub

bagian


bagian

2 Nama_sub_bagian Varchar (50) Not null

Nama sub

bagian di

perusahaan

128

11. Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : Kode pegawai

Foreign Key : Kode bagian

Fungsi : Menyimpan data pegawai

Tabel 3.56 Struktur Tabel Pegawai


1 Kode_pegawai Integer Primary key Kode

pegawai

2 Kode_bagian Integer Foreign key Kode bagian

pegawai


bagian

4 Nama_pegawai Varchar (50) Not null Nama

pegawai

4 Alamat_pegawai Varchar (150) Not null Alamat

pegawai

5 Telp_pegawai Varchar (12) Not null

Nomor

telepon

pegawai

6 Email_pegawai Varchar (50) Not null Email

pegawai

12. Nama Tabel : Periode

Primary Key : Kode_periode

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data periode

Tabel 3.57 Struktur Tabel Periode


1 Kode_periode Integer Primary key Kode

periode

2 Nama_periode Varchar (32) Not null Nama

periode

3 Tgl_periode_awal Date Not null Tanggal awal

periode

4 Tgl_periode_akhir Date Not null Tanggal akhir

129


periode

5 Tgl_pelaporan_akhir Date Not null Tanggal batas

laporan akhir

13. Nama Tabel : Nilai Uji

Primary Key : Kode_nilai_uji

Foreign Key : Kode_periode, kode_pegawai, kode_bagian, kode_sub_bagian

Fungsi : Menyimpan data rekapitulasi nilai uji

Tabel 3.58 Struktur Tabel Nilai Uji


1 Kode_nilai_uji Integer Primary

key

Kode

nilai

2 Kode_periode Integer Foreign

key

Kode

periode

3 Kode_pegawai Integer Foreign

key

Kode

pegawai

4 Kode_bagian Integer Foreign

key Kode bagian

5 Kode_sub_bagian Integer Foreign

key

Kode sub

bagian

6 Hasil_nilai_jumlah_gap Integer Not null Jumlah nilai

gap

7 Hasil_nilai_uji_knowledge_

basic Integer Not null

Nilai rata-

rata

knowledge

level basic


intermediate Integer Not null

Nilai rata-

rata

knowledge

level

intermediate


advanced Integer Not null

Nilai rata-

rata

knowledge

level

advanced

10 Hasil_nilai_uji_skill_basic Integer Not null

Nilai rata-

rata skill level

basic

130


11 Hasil_nilai_uji_skill_

intermediate Integer Not null

Nilai rata-

rata skill level

intermediate

12 Hasil_nilai_uji_skill_


Nilai rata-

rata skill level

advanced

13 Hasil_nilai_uji_attitude_

basic Integer Not null

Nilai rata-

rata attitude

level basic


Intermediate Integer Not null

Nilai rata-

rata attitude

level

intermediate



Nilai rata-

rata attitude

level

advanced

16 Status_nilai_uji Tinyint

(0) Not null

Status

penilaian

14. Nama Tabel : Analisis

Primary Key : Kode_analisis

Foreign Key : Kode_pegawai, kode_nilai_uji, kode_bagian, kode_sub_bagian,

kode_elemen_kompetensi, kode_level_kompetensi,

kode_jenis_kompetensi

Fungsi : Menyimpan data hasil analisis kebutuhan pelatihan

Tabel 3.59 Struktur Tabel Analisis

No Field Tipe

Data Constraint Keterangan

1 Kode_analisis Integer Primary key Kode

analisis

2 Kode_pegawai Integer Foreign key Kode

pegawai

3 Kode_nilai_uji Integer Foreign key Kode

nilai_uji


bagian


131

No Field Tipe

Data Constraint Keterangan

bagian

6 Kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key

Kode

elemen

kompetensi

7 Kode_level_kompetensi Integer Foreign key Kode level

kompetensi


kompetensi

9 Tgl_analisis Date Not Null Tanggal

analisis

10 Gap_knowledge_basic Integer Not Null

Gap

knowledge

basic

11 Gap_knowledge_

intermediate Integer Not Null

Gap

knowledge

intermediate

12 Gap_knowledge_advanced Integer Not Null

Gap

knowledge

advanced

13 Gap_skill_basic Integer Not Null

Gap skill

basic

14 Gap_skill_intermediate Integer Not Null Gap skill

intermediate

15 Gap_skill_advanced Integer Not Null Gap skill

advanced

16 Gap_attitude_basic Integer Not Null Gap attitude

basic

17 Gap_ attitude_intermediate Integer Not Null Gap attitude

intermediate

18 Gap_ attitude_advanced Integer Not Null

Gap

attitude

advanced

19 Status_analisis Tinyint

(1) Not Null

Status

analisis

15. Nama Tabel : Detil Pelatihan

Primary Key : Kode_detil_pelatihan

Foreign Key : Kode_pegawai, kode_pelatihan

Fungsi : Menyimpan data detil pelatihan

132

Tabel 3.60 Struktur Tabel Detil Pelatihan


1 Kode_detil_pelatihan Integer Primary key Kode detil

pelatihan

2 Kode_pegawai Integer Foreign key Kode

pegawai

3 Kode_pelatihan Integer Foreign key Kode

pelatihan

16. Nama Tabel : Pelatihan

Primary Key : Kode pelatihan

Foreign Key : Kode_periode, kode_analisis, kode_catatan_perbaikan,

kode_pelatihan_tambahan

Fungsi : Menyimpan data rencana pelatihan

Tabel 3.61 Struktur Tabel Pelatihan


1 Kode_pelatihan Integer Primary key Kode

pelatihan

2 Kode_periode Integer Foreign key Kode catatan

perbaikan

3 Kode_bagian Integer Foreign key Kode bagian


bagian

5 kode_elemen_kompetensi Integer Foreign key

Kode

Elemen

kompetensi

6 Tgl_diajukan Date Not null Tanggal

diajukan

7 Tgl_rencana_pelatihan Date Not null

Tanggal

rencana

pelatihan

8 Tgl_pembaharuan Timestamp

Tanggal

pembaharuan

pelatihan

9 Trainer_pelatihan Varchar

(64) Not null

Trainner

pelatihan

9 Biaya_pelatihan Integer Not null Biaya

pelatihan

133


10 Status_pelatihan Varchar

(16) Not null

Status

pelatihan

11 Nama_pelatihan_tambahan Varchar

(128) Null

Nama

pelatihan

tambahan

jika ada

17. Nama Tabel : Arsip Laporan

Primary Key : Kode_arsip_laporan

Foreign Key : Kode_pelatihan

Fungsi : Menyimpan data arsip laporan

Tabel 3.62 Struktur Tabel Arsip Laporan


1 Kode_arsip_laporan Integer Primary key Kode arsip

laporan

2 Kode_pelatihan Integer Foreign key Kode

pelatihan

3 Nama_laporan Varchar

(100) Not null

Nama

laporan

4 Tgl_pembuatan_arsip Date Not null

Tgl

pembuatan

arsip

5 Periode_awal Date Not null Periode

awal

6 Periode_akhir Date Not null Periode

akhir

7 Tahun_periode Varchar (5) Not null Tahun

periode

18. Nama Tabel : Notif

Primary Key : Kode_notif

Foreign Key : Kode_pelatihan, kode_elemen_kompetensi, kode_level

Fungsi : Menyimpan notifikasi

134

Tabel 3.63 Struktur Tabel Notif


1 Kode_notif Bigint Primary key Kode

notifikasi

2 Kode_pelatihan Integer Not null Kode

pelatihan

3 Kode_elemen_kompetensi Integer Not null Kode elemen

kompetensi

4 Kode_level Integer Not null Kode level

pengguna

F Perancangan Prosedur dan Program Unit

Perancangan prosedur dan program unit adalah pendeskripsian konstruksi

awal pembuatan aplikasi dengan menggunakan pseudocode dan disertai dengan

desain tampilan antar muka. Berikut ini adalah penjabaran prosedur dan program

unit berdasarkan masing-masing pengguna aplikasi.

1. Supervisor Laboratorium

Perancangan prosedur dan program unit untuk Supervisor Laboratorium

terdiri atas dua fungsi, yaitu fungsi pencatatan master kompetensi dan fungsi

rekapitulasi nilai uji.

a. Fungsi Pencatatan Master Kompetensi

Perancangan prosedur dan program unit serta desain tampilan antar muka

untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.64.

Tabel 3.64 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pencatatan Master

Kompetensi

Functional Pencatatan Master Kompetensi

135

Interface

“Mencatat

jenis

kompetensi”

Description Halaman pencatatan jenis kompetensi digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk mencatat jenis kompetensi apa

saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan pelatihan.

Untuk mencatat jenis kompetensi baru, Supervisor

Laboratorium memilih tombol “Tambah data baru”

Interface

“Tambah

data jenis

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat menambahkan data jenis

kompetensi dengan mengklik tombol “Tambah data baru”.

Setelah tombol diklik maka akan muncul field kosong untuk

diisi. Field tersebut dapat diisi dengan jenis kompetensi apa

yang akan dicatat. Supervisor Laboratorium dapat mengklik

tombol “Simpan” untuk menambah jenis kompetensi atau

menekan tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.

136

Interface

“Edit data

jenis

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data jenis

kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan

memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik maka akan

muncul halaman yang berisikan jenis kompetensi yang akan

diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti nama jenis

kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik tombol

“Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk

membatalkannya.

Interface

“Mencatat

level

kompetensi”

Description Halaman pencatatan jenis kompetensi digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk mencatat level kompetensi apa


Untuk mencatat level kompetensi baru, Supervisor

Laboratorium dapat memilih tombol “Tambah data baru”

137

Interface

“Tambah

data level

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat mencatat data level kompetensi

dengan mengklik tombol “Tambah data baru”. Setelah tombol

diklik maka akan muncul field kosong untuk diisi. Field

tersebut dapat diisi dengan level kompetensi apa yang akan

dicatat. Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol

“Simpan” untuk menambah jenis kompetensi atau mengklik

tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.

Interface

“Edit data

level

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data level

kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan

memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka akan

muncul halaman yang berisikan level kompetensi yang akan

diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti nama level

kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik tombol

“Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk

membatalkannya.

138

Interface

“Mencatat

standar

penilaian”

Description Halaman pencatatan standar penilaian digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk mencatat standar penilaian apa


Untuk mencatat standar penilaian baru, Supervisor


Interface

“Tambah

data standar

penilaian”

Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data standar

penilaian dengan mengklik tombol “Tambah data baru”. Setelah

tombol diklik maka akan muncul beberapa field kosong untuk

diisi, diantaranya: jenis kompetensi, nilai dan parameter. Field

tersebut dapat diisi dengan jenis kompetensi yang sudah

disimpan sebelumnya, nilai bobot, dan parameter yang

digunakan. Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol

“Simpan” untuk menambah standar penilaian yang baru atau

mengklik tombol “Batalkan” untuk membatalkannya.

139

Interface

“Edit data

standar

penilaian”

Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data

standar penilaian apabila terdapat kesalahan pencatatan dengan

memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka akan

muncul halaman yang berisikan beberapa field yang sudah diisi

sebelumnya, diantaranya: jenis kompetensi, nilai dan parameter

yang akan diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti

jenis kompetensi, nilai dan parameter kemudian menyimpannya

dengan mengklik tombol “Simpan” atau dapat mengklik tombol

“Batalkan” untuk membatalkannya.

Interface

“Mencatat

elemen

kompetensi”

Description Halaman pencatatan elemen kompetensi digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk mencatat elemen kompetensi

apa saja yang digunakan dalam proses analisis kebutuhan

pelatihan. Untuk mencatat elemen kompetensi baru, Supervisor


140

Interface

“Tambah

data elemen

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data elemen

kompetensi dengan mengklik tombol “Tambah data baru”.

Setelah tombol diklik maka akan muncul beberapa field kosong

untuk diisi, diantaranya: bagian, sub bagian, jenis kompetensi,

level kompetensi, dan elemen kompetensi. Field tersebut dapat

diisi dengan bagian, sub bagian, jenis kompetensi, level

kompetensi, dan elemen kompetensi yang digunakan.

Supervisor Laboratorium dapat mengklik tombol “Simpan”

untuk menambah elemen kompetensi yang baru atau mengklik


Interface

“Edit elemen

kompetensi”

Description Supervisor Laboratorium dapat melakukan perubahan data

elemen kompetensi apabila terdapat kesalahan pencatatan

dengan memilih icon pensil. Setelah icon pensil diklik, maka

akan muncul halaman yang berisikan beberapa field yang sudah

diisi sebelumnya, diantaranya: bagian, sub bagian, jenis

kompetensi, level kompetensi, dan elemen kompetensi yang

akan diubah. Supervisor Laboratorium dapat mengganti jenis

bagian, sub bagian, jenis kompetensi, level kompetensi, dan

elemen kompetensi kemudian menyimpannya dengan mengklik

tombol “Simpan” atau dapat mengklik tombol “Batalkan” untuk

141

membatalkannya.

Interface

“Tambah

materi uji”

Description Supervisor Laboratorium dapat menambah data materi uji

dengan mengklik icon list pada kolom materi uji masing-

masing elemen kompetensi. Setelah icon diklik, maka akan

muncul beberapa field kosong untuk diisi, diantaranya: elemen

kompetensi dan materi uji. Field tersebut dapat diisi dengan

soal materi uji yang digunakan. Supervisor Laboratorium dapat

mengklik tombol “Simpan” untuk menambah data materi uji

yang baru atau mengklik tombol “Batalkan” untuk

membatalkannya.

Table input a. Data jenis kompetensi

b. Data level kompetensi

c. Data standar nilai

d. Data elemen dan materi uji kompetensi

Table output a. Master data jenis kompetensi

b. Master data level kompetensi

c. Master data standar penilaian

d. Master data elemen kompetensi

Non-

functional

Functionality Fungsi pencatatan master kompetensi

hanya dapat diakses oleh Supervisor

Laboratorium

Reliability Seluruh master kompetensi dapat

tersimpan apabila semua field telah terisi

Usability a. Pemilihan warna yang tepat dan tidak

mencolok

b. Bahasa yang digunakan dalam fungsi

pencatatan master kompetensi adalah

bahasa Indonesia

c. Menu-menu yang terdapat dalam

fungsi pencatatan master kompetensi

dibuat tree view untuk mempermudah

pengguna dalam membaca menu

Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi

142

kurang dari 30 detik

Maintenance

Ability

a. Sistem memberikan hak akses

pengguna untuk mengedit data jenis

kompetensi

b. Sistem memberikan hak akses

pengguna untuk mengedit data level

kompetensi

c. Sistem memberikan hak akses

pengguna untuk mengedit dan

menghapus data standar penilaian

d. Sistem memberikan hak akses

pengguna untuk mengedit dan

menghapus data elemen dan materi uji

kompetensi

Query Select

Insert

Update

Delete

Pseudocode Begin

Declare

Connection(), Login()

SimpanDataJenisKomp()

UbahDataJenisKomp()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


SimpanStdNilai()

UbahStdNilai()

HapusStdNilai()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


SimpanLevelKomp()

UbahLevelKomp()

HapusLevelKomp()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


SimpanElemenKomp()

UbahElemenKomp()

SimpanMateriUji()

143

TampilElemenKomp()

Cancel(), Exit()

End

b. Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji


untuk fungsi pencatatan master kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.65.

Tabel 3.65 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji

Functional Rekapitulasi nilai uji

Interface

“Rekapitulasi

nilai uji”

Description Halaman rekapitulasi nilai uji digunakan oleh Supervisor

Laboratorium untuk melakukan rekpitulasi nilai uji pegawai

dari Parahita Diagnostic Center Surabaya. Supervisor

Laboratorium dapat memilih pegawai yang dinilai berdasarkan

bagian, sub bagian, dan periode rekapitulasi nilai yang

ditetapkan. Jika Supervisor Laboratorium ingin melakukan

rekapitulasi nilai uji, maka dapat mengklik icon list pada kolom

aksi. Rekapitulasi nilai uji pegawai terdiri atas mencatat nilai uji

knowledge, skill, dan attitude.

144

Interface

“Mencatat

nilai uji

knowledge”

Description Halaman rekapitulasi nilai uji knowledge digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk melakukan rekapitulasi nilai

terhadap kompetensi knowledge pegawai Parahita Diagnostic

Center Surabaya berdasarkan 3 level, diantaranya: basic,

intermediate, dan advanced. Supervisor Laboratorium

mencatat nilai berdasarkan materi uji pada kolom nilai. Nilai

diklasifikasikan dari angka 1 hingga 5. Total nilai akan muncul

secara otomatis melalui perhitungan nilai rata-rata per level

yang sudah ditentukan.

Interface

“Mencatat

nilai uji skill”

Description Halaman rekapitulasi nilai uji skill digunakan oleh Supervisor

Laboratorium untuk melakukan rekpaitulasi nilai terhadap

kompetensi skill pegawai Parahita Diagnostic Center Surabaya

berdasarkan 3 level, diantaranya: basic, intermediate, dan

advanced. Supervisor Laboratorium mencatat nilai berdasarkan

materi uji pada kolom nilai. Nilai diklasifikasikan dari angka 1

hingga 5. Total nilai akan muncul secara otomatis melalui

perhitungan nilai rata-rata per level yang sudah ditentukan.

145

Interface

“Mencatat

nilai uji

attitude”

Description Halaman rekapitulasi nilai uji attitude digunakan oleh

Supervisor Laboratorium untuk melakukan rekapitulasi nilai

terhadap kompetensi attitude pegawai Parahita Diagnostic

Center Surabaya berdasarkan 3 level, diantaranya: basic,

intermediate, dan advanced. Supervisor Laboratorium

mencatat nilai berdasarkan materi uji pada kolom nilai. Nilai

diklasifikasikan dari angka 1 hingga 5. Total nilai akan muncul

secara otomatis melalui perhitungan nilai rata-rata per level

yang sudah ditentukan.

Table input a. Data pegawai

b. Data bagian

c. Data sub bagian

d. Data jenis kompetensi

e. Data level kompetensi

f. Data standar nilai

g. Data elemen kompetensi

h. Data uji knowledge

i. Data uji skill

j. Data uji atttitude

Table output a. Nilai rata-rata knowledge

b. Nilai rata-rata skill

c. Nilai rata-rata attitude

Non-

functional

Functionality Fungsi rekapitulasi nilai uji hanya dapat

diakses oleh masing-masing Supervisor

Parahita Diagnostic Center. Namun, saat

ini hanya dapat diakses oleh Supervisor

Laboratorium

Reliability Perhitungan dapat berjalan dengan baik

dan memberikan hasil yang akurat


mencolok


rekapitulasi nilai uji adalah bahasa

Indonesia

146

c. Proses rekapitulasi nilai uji dilakukan

secara bertahap agar mempermudah

pengguna mengoperasikan fungsi

tersebut

Efficiency Waktu proses perhitungan pada aplikasi


Maintenance

Ability

Sistem memberikan hak akses pengguna

untuk melakukan penyimpanan dan

perubahan nilai pada setiap level

kompetensi sebelum menyimpan seluruh

nilai.

Query Select

Insert

Update

Pseudocode Begin

Declare


TampilPenilaian()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


HitungNilaiKnowledge()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


HitungNilaiSkill()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


HitungNilaiAttitude()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


TampilNilai()

Cancel(), Exit()

End

147

2. Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Perancangan prosedur dan program unit untuk Staf SDI & Umum terdiri

atas tiga fungsi, yaitu fungsi analisis kebutuhan pelatihan, fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan, dan fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal.

a. Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan


untuk fungsi analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.66.

Tabel 3.66 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan

Functional Analisis kebutuhan pelatihan

Interface

“Mencatat

rule”

Description Halaman mencatat data rule digunakan oleh Staf SDI & Umum

untuk mencatat rule toleransi gap yang akan digunakan pada

proses analisis kebutuhan pelatihan. Untuk mengatur persentase

rule, Staf SDI & Umum dapat memilih tombol icon pensil.

Interface “Edit

rule”

Description Untuk mengatur rule, Staf SDI & Umum dapat menggunakan

Halaman menu rule dengan mengklik icon “pensil”. Pada

Halaman menu rule, Staff SDI & Umum dapat mencatat

148

persentase rule untuk masing-masing jenis kompetensi. Staf SDI

& Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk merubah

persentase rule yang baru atau mengklik tombol “Batalkan”

untuk membatalkannya.

Interface

“Analisis

kebutuhan

pelatihan”

Description Halaman analisis kebutuhan pelatihan digunakan oleh Staf

SDI & Umum untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dari

masing-masing pegawai Parahita Diagnostic Center Surabaya.

Staf SDI & Umum dapat memilih pegawai yang ingin

dianalisis berdasarkan bagian, sub bagian, dan periode

penilaian.

Interface

“Rekomendasi

pelatihan”

Description Halaman rekomendasi pelatihan digunakan oleh Staf SDI &

Umum untuk melihat rekomendasi pelatihan apa yang tepat

dari hasil analisis kebutuhan pelatihan. Jika Staf SDI & Umum

ingin mengetahui rekomendasi pelatihan dari setiap pegawai

maka dapat mengklik icon analisis pada kolom aksi. Staf SDI

& Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk menyimpan

hasil rekomendasi pelatihan pegawai.

Table input a. Data rule

b. Data pegawai

149

c. Data bagian

d. Data sub bagian

e. Data jenis kompetensi

f. Data level kompetensi

g. Data elemen kompetensi

h. Nilai rata-rata knowledge

i. Nilai rata-rata skill

j. Nilai rata-rata attitude

Table output a. Master data rule

b. Gap knowledge

c. Gap skill

d. Gap attitude

e. Level prioritas pelatihan

Non-functional Functionality Fungsi analisis kebutuhan pelatihan hanya

dapat diakses oleh Staf SDI & Umum

Reliability Perhitungan analisis dapat berjalan

dengan baik dan sesuai dengan standar

yang ditetapkan


mencolok


analisis kebutuhan pelatihan adalah

bahasa Indonesia

c. Proses analisis kebutuhan pelatihan

dilakukan secara bertahap agar

mempermudah pengguna dalam

mengoperasikan fungsi tersebut

Efficiency Waktu pemrosesan analisis pada aplikasi


Maintenance

Ability


untuk melakukan edit rule toleransi gap

Query Select

Insert

Update

Pseudocode Begin

Declare


HitungRule()

SimpanRule()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


SettingRule()

Cancel(), Exit()

End

150

Begin

Declare


HitungAnalisis()

TampilHasilAnalisis()

Cancel(), Exit()

End

b. Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan


untuk fungsi pengajuan draft rencana pelatihan dapat dilihat pada Tabel 3.67.

Tabel 3.67 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pengajuan Draft Rencana

Pelatihan

Functional Pengajuan draft rencana pelatihan

Interface

“Pengajuan

draft rencana

pelatihan”

Description Halaman Pengajuan draft rencana pelatihan digunakan oleh

Staf SDI & Umum untuk mengajukan rencana pelatihan

terhadap bagian dari Parahita Diagnostic Center Surabaya.

Staf SDI & Umum dapat memilih bagian yang diajukan

berdasarkan periode rekapitulasi nilai uji sebelumnya. Jika

Staf SDI & Umum ingin mengajukan pelatihan pada suatu

bagian, maka dapat mengklik icon show pada kolom aksi.

151

Interface

“Daftar materi

rencana

pelatihan”

Description Halaman daftar materi rencana pelatihan digunakan oleh Staf

SDI & Umum untuk mengetahui daftar pelatihan berdasarkan

level dan status di setiap bagian. Staf SDI & Umum dapat

membuat draft rencana pelatihan dengan mengklik icon list

pada kolom aksi.

Interface

“Membuat

draft rencana

pelatihan”

Description Halaman membuat draft rencana pelatihan digunakan oleh

Staf SDI & Umum untuk membuat rencana pelatihan. Staf

SDI & Umum mengisi beberapa field yang sudah disediakan,

diantaranya tanggal pengajuan, trainer, pelatihan tambahan

(jika ada), perkiraan biaya, dan tanggal rencana pelatihan.

Staf SDI & Umum dapat mengklik tombol “Simpan” untuk

menyimpan draft rencana pelatihan sekaligus mengirim ke

Supervisor SDI & Umum atau mengklik tombol “Batal”

untuk membatalkannya.

Table input a. Data pegawai

b. Data bagian

c. Data sub bagian

d. Gap knowledge

e. Gap skill

152

f. Gap attitude

g. Level prioritas pelatihan

h. Tanggal pelaksanaan

i. Trainer

j. Perkiraan biaya

Table output Draft rencana pelatihan

Non-functional Functionality Fungsi pengajuan draft rencana pelatihan

hanya dapat diakses oleh Staf SDI &

Umum

Reliability Draft rencana pelatihan dapat tersimpan

apabila seluruh field telah terisi


mencolok


pengajuan draft rencana pelatihan

adalah bahasa Indonesia

c. Proses pengajuan draft rencana

pelatihan dibuat secara bertahap agar

memudahkan pengoperasian oleh

pengguna

Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi tidak

lebih dari 30 detik

Maintenance

Ability


pengguna untuk melakukan perubahan

pada tanggal pelatihan, trainer, dan

perkiraan biaya.

b. Sistem menambahkan hak akses

pengguna untuk menambahkan

pelatihan tambahan

Query Select

Insert

Update

Pseudocode Begin

Declare


TampilMateriPelatihan()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


TampilDetilRencanaPelatihan()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


SimpanDataRencanaPelatihan()

153

KirimRencanaPelatihan()

Cancel(), Exit()

End

c. Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal


untuk fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada

Tabel 3.68.

Tabel 3.68 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Pembuatan Laporan Rencana

Pelatihan Internal

Functional Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal

Interface

“Menampilkan

data rencana

pelatihan yang

disetujui”

Description Halaman laporan rencana pelatihan digunakan oleh Staf SDI

& Umum untuk membuat laporan rencana pelatihan. Staf SDI

& Umum dapat memilih periode laporan berdasarkan data

rencana pelatihan yang sudah disetujui. Staf SDI & Umum

dapat mengklik tombol “Simpan” untuk menyimpan laporan

rencana pelatihan menjadi arsip laporan atau mengklik tombol

“Cetak” untuk mencetak laporan.

154

Interface

“Cetak

laporan”

Description Halaman cetak laporan digunakan oleh Staf SDI & Umum

untuk mencetak data laporan rencana pelatihan yang

tersimpan pada sistem.

Table input Rencana pelatihan yang disetujui

Table output Laporan rencana pelatihan internal

Non-functional Functionality Fungsi pembuatan laporan rencana

pelatihan internal hanya dapat diakses


Reliability Fungsi pembuatan laporan rencana

pelatihan internal dapat dijalankan jika

rencana pelatihan telah disetujui oleh



mencolok

b. Tampilan preview laporan dibuat lebih

user friendly untuk memudahkan

pengguna dalam proses mencetak

laporan

c. Bahasa yang digunakan dalam fungsi

pembuatan laporan rencana pelatihan

internal adalah bahasa Indonesia

Efficiency Waktu untuk preview laporan yang akan

dicetak pada aplikasi tidak lebih dari 1

menit

Maintenance

Ability


pengguna untuk melakukan simpan

data laporan

b. Sistem memberikan hak akses

pengguna untuk melakukan

pengunduhan laporan ke dalam

format (.pdf)

Query Select

155

Insert

Pseudocode Begin

Declare


TampilLaporan()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


UnduhLaporan()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


PreviewLaporan()

CetakLaporan()

Cancel(), Exit()

End

3. Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Perancangan prosedur dan program unit untuk Supervisor SDI & Umum

terdiri atas satu fungsi, yaitu fungsi persetujuan rencana pelatihan.

a. Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan


untuk fungsi persetujuan rencana pelatihan internal dapat dilihat pada Tabel 3.69.

Tabel 3.69 Detil Prosedur dan Program Unit Fungsi Persetujuan Rencana

Pelatihan

Functional Persetujuan rencana pelatihan

Interface

“Memeriksa

draft rencana

pelatihan”

156

Description Halaman memeriksa draft rencana pelatihan digunakan oleh

Supervisor SDI & Umum untuk memeriksa draft rencana

pelatihan yang disimpan oleh Staf SDI & Umum pada saat

melakukan proses membuat draft rencana pelatihan.

Supervisor SDI & Umum dapat memeriksa satu persatu dari

draft rencana pelatihan yang diajukan berdasarkan bagian,

materi pelatihan, tanggal pengajuan, dan status pelatihan.

Supervisor SDI & Umum dapat melihat secara detil dari draft

pelatihan yang diajukan dengan mengklik icon list pada

kolom aksi.

Interface

“Menyetujui

draft rencana

pelatihan”

Description Halaman menyetujui draft rencana pelatihan digunakan oleh

Supervisor SDI & Umum untuk menyetujui draft rencana

pelatihan. Supervisor SDI & Umum dapat melihat secara detil

dari rencana pelatihan yang diajukan mulai dari bagian,

materi pelatihan, level pelatihan, jumlah peserta, trainer, nama

pelatihan tambahan, perkiraan biaya, tanggal rencana

pelatihan, dan catatan perbaikan jika ada perbaikan.

Supervisor SDI & Umum dapat mengklik tombol “Simpan”

untuk menyimpan data yang dimasukkan atau mengklik


Table input Draft rencana pelatihan

Table output Rencana pelatihan yang disetujui

Non-functional Functionality Fungsi persetujuan rencana pelatihan

hanya dapat diakses oleh Supervisor SDI

& Umum

Reliability Persetujuan rencana pelatihan dapat

tersimpan atas aksi yang dilakukan oleh



mencolok


persetujuan rencana pelatihan adalah

bahasa Indonesia

157

c. Proses persetujuan rencana pelatihan

dibuat secara bertahap agar

memudahkan pengoperasian oleh

pengguna

Efficiency Waktu respon simpan pada aplikasi tidak

lebih dari 30 detik

Maintenance

Ability


untuk memberikan perbaikan rencana

pelatihan

Query Select

Insert

Pseudocode Begin

Declare


TampilRencanaPelatihan()

Cancel(), Exit()

End

Begin

Declare


StatusPelatihan()

SimpanCatatanPerbaikan()

Cancel(), Exit()

End

G Program Unit

Program unit merupakan kumpulan pseudocode pad setiap fungsi aplikasi

yang akan dibangun. Program unit digunakan sebagai dasar dari pengembangan

aplikasi dan diterapkan dalam penyusunan konstruksi pemrograman aplikasi.

Susunan program unit dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan yang dibangun


Tabel 3.70 Detil Program Unit

No Fungsi Program Unit

1 Pencatatan master kompetensi a. Login()

b. SimpanDataJenisKomp()

c. UbahDataJenisKomp()

d. SimpanStdNilai()

e. UbahStdNilai()

f. HapusStdNilai()

158

No Fungsi Program Unit

g. SimpanLevelKomp()

h. UbahLevelKomp()

i. HapusLevelKomp()

j. SimpanElemenKomp()

k. UbahElemenKomp()

l. SimpanMateriUji()

m. TampilElemenKomp()

n. Exit()

2 Rekapitulasi nilai uji a. Login()

b. TampilPenilaian()

c. HitungNilaiKnowledge()

d. HitungNilaiSkill()

e. HitungNilaiAttitude()

f. TampilNilai()

g. Exit()

3 Analisis kebutuhan pelatihan a. Login()

b. SimpanRule()

c. HitungRule()

d. SettingRule()

e. HitungAnalisis()

f. TampilHasilAnalisis()

g. Exit()

4 Pengajuan draft rencana

pelatihan

a. Login()

b. TampilMateriPelatihan()

c. TampilDetilRencanaPelatihan()

d. SimpanDataRencanaPelatihan()

e. KirimRencanaPelatihan()

f. Exit()

5 Persetujuan rencana pelatihan a. Login()

b. TampilRencanaPelatihan()

c. StatusPelatihan()

d. SimpanCatatanPerbaikan()

e. Exit()

6 Laporan rencana pelatihan a. Login()

b. TampilLaporan()

c. UnduhLaporan()

d. PreviewLaporan()

e. CetakLaporan()

f. Exit()

H Desain Uji Coba Fungsional

Desain rencana pengujian pada aplikasi memuat desain uji coba fungsional

dan uji coba non-fungsional menggunakan blackbox testing. Pengujian blackbox

159

testing dilakukan dengan mencari kesalahan aplikasi melalui uji coba desain antar

muka aplikasi. Desain uji coba fungsional yang dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Supervisor Laboratorium

Fungsi-fungsi yang akan diuji pada pengguna Supervisor Laboratorium

adalah fungsi pencatatan master kompetensi dan fungsi rekapitulasi nilai uji.

Skenario pengujian masing-masing fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.71

dan Tabel 3.72.

Tabel 3.71 Skenario Pengujian Fungsi Pencatatan Master Kompetensi

Nama Fungsi Pencatatan master kompetensi


Deskripsi Proses ini digunakan untuk mencatat data-data

kompetensi pada aplikasi analisis kebutuhan pelatihan di

Parahita Diagnostic Center Surabaya

Alur Normal Mencatat Jenis Kompetensi

INPUT

1. Memilih tombol “Simpan” tanpa mengisi field-field

yang tersedia

2. Mengisi seluruh field yang tersedia pada halaman

tambah jenis kompetensi

PROSES

Sistem akan melakukan proses validasi setiap field pada

halaman tambah jenis kompetensi

OUTPUT

Sistem menyimpan data jenis kompetensi

Mencatat level kompetensi

INPUT


yang tersedia


tambah level kompetensi

PROSES


halaman tambah level kompetensi

OUTPUT

Sistem menyimpan data level kompetensi

Mencatat standar penilaian

INPUT


yang tersedia

160


tambah standar penilaian

PROSES


halaman tambah standar penilaian

OUTPUT

Sistem menyimpan data standar penilaian

Mencatat elemen kompetensi

INPUT


yang tersedia


tambah elemen kompetensi

3. Mengisi materi uji dan menekan tombol “Simpan”

PROSES


halaman elemen kompetensi dan materi uji

OUTPUT

Sistem menyimpan data elemen kompetensi dan materi

uji

Berikut ini adalah skenario pengujian untuk fungsi rekapitulasi nilai uji.

Skenario pengujian untuk fungsi rekapitulasi nilai uji dapat dilihat pada Tabel

3.72.

Tabel 3.72 Skenario Pengujian Fungsi Rekapitulasi Nilai Uji

Nama Fungsi Rekapitulasi nilai uji


Deskripsi Proses ini digunakan untuk memberikan nilai hasil uji

kompetensi yang terdiri atas kompetensi knowledge,

skill, dan attitude pada aplikasi analisis kebutuhan

pelatihan di Parahita Diagnostic Center Surabaya

Alur Normal Mencatat nilai uji knowledge

INPUT

1. Mengisi nilai knowledge dan menyimpan nilainya

PROSES

Sistem akan menyimpan knowledge

OUTPUT

Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai

knowledge dan menampilkan informasi bahwa data

rekapitulasi nilai knowledge telah disimpan


INPUT

161

1. Mengisi nilai skill dan menyimpan nilainya

PROSES

Sistem akan menyimpan skill

OUTPUT

Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai skill

dan menampilkan informasi bahwa data rekapitulasi

nilai skill telah disimpan

Mencatat nilai uji attitude

INPUT

1. Mengisi nilai attitude dan menyimpan nilainya

PROSES

Sistem akan menyimpan attitude

OUTPUT

Sistem menampilkan rata-rata gap kompetensi nilai

attitude dan menampilkan informasi bahwa data

rekapitulasi nilai attitude telah dilakukan

2. Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Fungsi-fungsi yang akan diuji pada pengguna Staf SDI & Umum adalah

fungsi analisis kebutuan pelatihan, fungsi pengajuan draft rencana pelatihan, dan

fungsi pembuatan laporan rencana pelatihan. Skenario pengujian masing-masing

fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.73, Tabel 3.74 dan Tabel 3.75.

Tabel 3.73 Skenario Pengujian Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan

Nama Fungsi Analisis kebutuhan pelatihan

Stakeholder Staf SDI & Umum

Deskripsi Proses ini dilakukan untuk menganalisis kebutuhan

pelatihan berdasarkan tiga aspek kompetensi, yaitu

knowledge, skill, dan attitude. Proses analisis dihitung

dari nilai uji kompetensi yang telah dilakukan

sebelumnya

Alur Normal Mencatat rule

INPUT

1. Mengisi persentase masing-masing jenis kompetensi

dengan jumlah persentase < 100%, lalu mengklik

tombol “Simpan”

2. Mengklik tombol “Simpan” setelah persentase rule

mencapai 100%

PROSES

Sistem akan melakukan proses validasi pada total

persentase rule

162

OUTPUT

Sistem menyimpan data rule

Menganalisis gap dan menentukan prioritas

kebutuhan pelatihan

INPUT

1. Memilih icon analisis

2. Menyimpan hasil analisis

PROSES

Sistem akan menampilkan hasil analisis pelatihan dari

proses analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan

OUTPUT

Sistem menyimpan data hasil analisis

Berikut ini adalah skenario pengujian untuk fungsi pengajuan draft

rencana pelatihan. Skenario pengujian untuk fungsi pengajuan draft rencana


Tabel 3.74 Skenario Pengujian Fungsi Pengajuan Draft Rencana Pelatihan

Nama Fungsi Pengajuan draft rencana pelatihan


Deskripsi Proses ini dilakukan untuk membuat draft rencana

pelatihan dari hasil analisis yang telah dilakukan

sebelumnya. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat,

kemudian diajukan kepada Supervisor SDI & Umum

untuk dilakukan persetujuan

Alur Normal Membuat draft rencana pelatihan

INPUT

1. Memilih periode analisis yang sudah dilakukan, lalu

mengklik tombol “Proses”

2. Mengklik icon list, kemudian mengisi field yang

tersedia, lalu mengklik tombol “Simpan Detail

Pelatihan”

PROSES

1. Sistem menampilkan data-data bagian yang sudah

dianalisis

2. Sistem menampilkan daftar materi pelatihan

berdasarkan bagian yang dipilih

3. Sistem akan melakukan proses validasi pada setiap

field di halaman pengajuan draft rencana pelatihan

OUTPUT

Sistem menyimpan draft rencana pelatihan

Mengajukan draft rencana pelatihan kepada


163

INPUT

1. Memillih tombol “Simpan detail pelatihan”

PROSES

Sistem akan mengirimkan draft rencana pelatihan

kepada Supervisor SDI & Umum

OUTPUT

Draft rencana pelatihan yang telah diajukan tidak dapat

diajukan kembali jika sudah disetujui

Selanjutnya adalah skenario pengujian untuk fungsi pembuatan laporan

rencana pelatihan. Skenario pengujian untuk fungsi pembuatan laporan rencana


Tabel 3.75 Skenario Pengujian Fungsi Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan

Nama Fungsi Pembuatan laporan rencana pelatihan


Deskripsi Proses ini dilakukan untuk membuat laporan

berdasarkan rencana pelatihan yang telah disetujui.

Laporan ini akan diserahkan kepada Supervisor SDI &

Umum

Alur Normal Menampilkan seluruh data rencana pelatihan

INPUT

1. Memilih periode pengajuan yang telah disetujui, lalu

mengklik icon “Search”

PROSES

Sistem menampilkan daftar seluruh materi pelatihan

yang telah disetujui berdasarkan periode yang dipilih

OUTPUT

Sistem menyimpan laporan rencana pelatihan

Mencetak laporan

INPUT

1. Memillih tombol “Unduh”

PROSES

Sistem akan mencetak laporan rencana pelatihan

OUTPUT

Softcopy laporn rencana pelatihan

3. Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Fungsi yang akan diuji pada pengguna Supervisor SDI & Umum adalah

fungsi persetujuan rencana pelatihan. Skenario pengujian fungsi tersebut dapat


164

Tabel 3.76 Skenario Pengujian Fungsi Persetujuan Rencana Pelatihan

Nama Fungsi Persetujuan rencana pelatihan

Stakeholder Supervisor SDI & Umum

Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Supervisor SDI & Umum

untuk menindaklanjuti rencana pelatihan yang telah

diajukan oleh Staf SDI & Umum

Alur Normal Memeriksa draft rencana pelatihan

INPUT

1. Mengklilk icon notifikasi, lalu mengklik icon list

PROSES

Sistem menampilkan data rencana pelatihan yang

diajukan

OUTPUT

Draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf

SDI & Umum

Menyetujui draft rencana pelatihan

INPUT

1. Memilih checklist “Disetujui”, kemudian mengklik

tombol “Simpan”

PROSES

Sistem akan menyimpan persetujuan dari Supervisor

SDI & Umum

OUTPUT

Draft rencana pelatihan yang telah disetujui tidak dapat

disetujui kembali

I Desain Uji Coba Non-Fungsional

Desain uji coba non-fungsional dilakukan dengan menggunakan blackbox

testing. Pengujian blackbox hanya berfokus pada desain antar muka aplikasi.

Adapun desain uji coba non-fungsional dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan


Tabel 3.77 Skenario Pengujian Non-Fungsional

No Non-Fungsional Skenario Pengujian

1 Functionality Sistem memberikan batasan hak akses pada

masing-masing stakeholder sesuai dengan

kebutuhan dari stakeholder tersebut

2 Reliability Sistem akan menampilkan pesan peringatan

apabila terjadi kesalahan pengisian data dalam

165

menjalankan aplikasi

3 Usability Sistem menggunakan pemilihan warna yang

tidak mencolok dan sistem menggunakan

bahasa Indonesia agar lebih mudah dimengerti

4 Efficiency Sistem melakukan penyimpanan data dengan

baik dan lebih cepat, serta aplikasi dapat

diakses secara bersamaan oleh beberapa

pengguna.

J Desain Skenario Implementasi Data

Desain skenario implementasi data adalah pengujian aplikasi untuk proses

analisis kebutuhan pelatihan dengan melibatkan data-data yang sudah tersedia.

Data-data tersebut akan diuji untuk menghasilkan jumlah toleransi gap masing-

masing jenis kompetensi. Adapun desain skenario implementasi data proses

analisis kebutuhan pelatihan dapat dilihat pada Gambar 3.28.

Gambar 3.28 Desain Skenario Implementasi Data Proses Analisis Kebutuhan

Pelatihan

Berdasarkan Gambar 3.28, proses analisis dimulai dari proses rekapitulasi

nilai uji yang menghasilkan nilai knowledge, nilai skill, dan nilai attitude. Nilai-

166

nilai tersebut akan digunakan sebagai masukan dalam proses analisis kebutuhan

pelatihan. Output dari proses analisis kebutuhan pelatihan adalah gap knowledge,

gap skill, gap attitude, dan level prioritas kebutuhan pelatihan. Hasil toleransi gap

masing-masing jenis kompetensi akan digunakan untuk membuat draft rencana

pelatihan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dan diajukan kepada

Supervisor SDI & Umum untuk disetujui.

bab iii analisis dan perancangan sistemrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/2124/5/bab_iii.pdf ·...

Documents