MAKALAH MANAJEMEN SISTEM PENYELENGGARAAN MAKANAN

INSTITUSI

“ PENERIMAAN BAHAN MAKANAN “

Disusun untuk memenuhi tugas MSMP

Dibimbing oleh : Bu Unjiati SKM, M.kes

Kelompok 1 dan 2:

Anggota :

1. Agustin Dwi Proklamardike P27835113001

2. Kharisma Riska Safitri P27835113003

3. Diyah Agustina A.R P27835113004

4. Mika Irianti P27835113006

5. Ikvina Rohmika P27835113007

6. Bunga Puspita P27835113008

7. Endita wahyuana P P27835113009

8. Maryatul F P27835113010

9. Nur Fauziyah P27835113012

10. Dewi Khusnul C P27835113013

11. Devita Anggraeni P27835113036

12. Laelatul Rizkyah P27835113037

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA

JURUSAN DIII GIZI

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pemberian makanan secara massal, sudah dirasa kepentingannya sejak zaman dahulu kala.

Bahkan sejak terjadi pembangunan arca-arca serta piramida dinegara-negara timur tengah.

Kebutuhan ini dimulai dengan adanya kebutuhan masyarakat.

Dengan berkembangnya suatu masyarakat, maka terjadi proses pepindahan penduduk dan

dimulailah pertukaran barang atau makanan selama proses berlangsung. Di Indonesia

perkembangan dan sejarah mengenai makanan institusi ini masih sangat terbatas.

Penyelenggaraan makanan ini sudah ada sejak tahun 600. Sebagaimana halnya dengan Negara

berkembang makanan institusi ini berjalan agak lambat (Nursiah mukrie, 1990).

Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, manusia semakin menyadari

akan pentingnya kualitas makanan bagi peningkatan produktivitas dan kualitas sumber daya

manusia. Perkembangan pangan telah memberikan peluang bisnis dalam berbagai bidang

seperti kesehatan, usaha jasa boga, industri pangan dan lain sebagainya. Jasa boga adalah suatu

institusi atau perorangan yang melakukan kegiatan pengelolaan makanan yang disajikan di luar

tempat usaha atas dasar pesanan (Depkes RI 1993).

Akhir-akhir ini, usaha pelayanan jasa boga mengalami peningkatan dan kemajuan pesat

sesuai perkembangan zaman dan tuntutan masyarakat. Kondisi ini ditunjang dengan pergeseran

pola pangan masyarakat sebagai akibat perubahan gaya hidup. Sebagian kelompok masyarakat

memenuhi kebutuhan pangannya di luar tempat tinggalnya, sehingga pelayanan jasa boga

merupakan tumpuan untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan pangan mereka dan harus tersedia

segera. Setiap proses penyelenggaraan makanan tidak akan terlepas dari masalah penerimaan,

penyimpanan dan penyaluran bahan makanan karena hal ini menentukan kualitas makanan.

Adapun dalam penyimpanan ternyata sangat berpengaruh terhadap kualitas bahan yang

disimpan. Penurunan kualitas yang terjadi selama masa penyimpanan, dapat menimbulkan

kerugian yang tidak kecil. Serta juga dalam penerimaan dan penyaluran akan berpengaruh pada

kualitas bahan makanan tersebut.

1.2 Rumusan masalah

1.2.1 Apa pengertian penerimaan bahan makanan?

1.2.2 Apa tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.3 Apa prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.4 Apa fungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.5 Apa saja alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi?

1.2.6 Bagaimana proses penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.7 Apa saja syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.8 Apa saja jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.9 Bagaimana metode penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.10 Bagaimana etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.11 Bagaimana letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.12 Bagaimana pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.13 Bagaimana pengawasan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.14 Bagaimana pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.15 Bagaimana alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.16 Apa saja syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.2.17 Apa saja tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi?

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan umum :

Dapat mengetahui tahapan dari penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi.

1.3.2 Tujuan khusus

a) Untuk mengetahui pengertian dari penerimaan bahan makanan dalam institusi

b) Untuk dapat menjelaskan tujuan penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

c) Untuk mengetahui prinsip penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi

d) Untuk dapat menyebutkan fungsi penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

e) Untuk dapat menyebutkan alat yang dibutuhkan dalam penerimaan bahan

makanan dalam suatu institusi

f) Untuk dapat menjelaskan proses penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

g) Untuk mengetahui syarat penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi

h) Untuk dapat menyebutkan jenis penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi

i) Untuk dapat menjelaskan metode penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

j) Untuk mengetahui etika dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi

k) Untuk dapat menjelaskan letak ruang dalam penerimaan bahan makanan dalam

suatu institusi

l) Untuk dapat melakukan pencatatan penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

m) Untuk dapat melakukan pengawasan penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

n) Untuk dapat melakukan pelaporan penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

o) Untuk dapat menjelaskan alur dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

p) Untuk mengetahui syarat petugas penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

q) Untuk mengetahui tugas pokok dari penerimaan bahan makanan dalam suatu

institusi

1.4 Manfaat penelitian

1.4.1 Manfaat praktis

Dapat memberikan pengetahuan mahasiswa tentang penerimaan bahan makanan

dalam suatu institusi.

1.4.2 Manfaat teoritis

Dapat menjadi bahan evaluasi tentang pencatatan dan pelaporan, metode, dan syarat-

syarat petugas dalam penerimaan bahan makanan dalam suatu institusi, khususnya

institusi dalam penyelenggaraan makanan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan merupakan rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa,

mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang masuk sesuai dengan spesifikasi yang telah

ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual beli). Penerimaan bahan makanan ini

merupakan kelanjutan dari proses pembelian bahan makanan. Pelaksanaan penerimaan bahan

makanan bergantung pada besar kecilnya lembaga. Makin kecil lembaga fungsi unit

penerimaan makin mudah dan sederhana, sedangkan lembaga yang besar fungsi unit

penerimaan semakin kompleks. Oleh karena itu, fungsi unit penerimaan dapat digunakan

sebagai salah satu pengawasan yang kegiatannya dilakukan pada awal pelaksanaan kegiatan

penyelenggaraan makanan di suatu lembaga (Nursiah Mukrie,1990)

2.2 Tujuan penerimaan Bahan Makanan

Tujuan penerimaan bahan makanan adalah teredianya bahan makanan untuk

disalurkan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan, aman untuk digunakan, bahan tahan

lama dan siap dipakai sesuai dengan permintaan(Nursiah Mukrie,1990).

2.3 Prinsip yang perlu diperhatikan dalam penerimaan bahan makanan

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam penerimaan bahan makanan adalah:

a) Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan yang

ditulis dalam faktur pembelian dan sama jumlahnya dengan daftar permintaan institusi

b) Mutu bahan makanan yang diterima harus sama dengan spesifikasi bahan makanan yang

diminta pada saat kontrak Pengertian penerimaan bahan makanan

c) Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa atau

meneliti, mencatat, dan melaporkan macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan yang

diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan (Depkes RI,1990).

Sedangkan menurut Nursiah A. Mukkrie, (1990) Penerimaan bahan makanan perjanjian

jual beli.

d) Harga bahan makanan yang tercantum dalam faktur pembelian harus sama dengan harga

bahan makanan yang tercantum dalam penawaran bahan makanan.

2.4 Fungsi Penerimaan Bahan Makanan

Fungsi penerimaan bahan makanan ada 2 yaitu, penerimaan bahan makanan langsung

dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Kedua fungsi tersebut bergantung atas besar

kecilnya institusi, semakin besar institusi semakin menyukai bentuk langsung. Penerimaan

bahan makanan langsung adalah bahan makanan diterima, langsung diperiksa oleh bagian

penerimaan, kemudian penjual atau rekanan langsung mengirim kebagian penyimpanan kering

maupun segar. Sedangkan penrimaan tidak langsung adalah bahan makanan ditrima oleh unit

penerimaan, dan petugas unit tersebut bertugas menyalurkan bahan makanan tersebut kebagian

penyimpanan(Nursiah Mukrie,1990).

2.5 Alat-alat Penerimaan Bahan Makanan

Kereta pengangkut bahan makanan/ troli

Meja kerja

Timbangan

Tempat pencucian bahan makanan

Rak (Tempat penyimpanan sementara)

2.6 Proses Dasar Penerimaan Bahan Makanan Menurut Sue Grossbauner, 2001 :

- Memeriksa kembali daftar pesanan bahan makanan

- Memeriksa spesifikasi bahan makanan

- Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan.

- Memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makannan

- Menyalurkan bahan makanan kegudang

2.7 Syarat Penerimaan Bahan Makanan

Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan jumlah bahan

makanan yang akan diterima

Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.

2.8 Jenis Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan terdiri dari dua bagian, yaitu penerimaan bahan makanan

langsung dan penerimaan bahan makanan tidak langsung. Penerimaan bahan makanan tersebut

tergantung pada besar kecilnya lembaga. Biasanya lembaga memilih penerimaan bahan

makanan secara langsung. Proses penerimaan bahan makanan langsung adalah bahan makanan

diterima dan langsung diperiksa oleh bagian penerimaan bahan makanan, kemudian rekanan

langsung mengirim ke bagian penyimpanan bahan makanan. Proses penerimaan bahan

makanan tidak langsung adalah bahan makanan diterima oleh unit penerimaan, kemudian

petugas unit penerimaan menyalurkan bahan makanan ke bagian penyimpanan bahan makanan

(Nursiah Mukrie,1990).

2.9 Metode Penerimaan Bahan Makanan

Berikut ini merupaka metode penerimaan bahan makanan menurut Nursiah Mukrie (1990).

a) Blind Receiving

Blind receiving atau disebut juga cara buta petugas penerimaan bahan makanan tidak

menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur pembelian dari pihak

penjual/leveransir. Petugas penerimaan bahan makanan langsung mengecek, menimbang

dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian mencatat di

buku laporan atau formulir yang telah dilengkapi dengan jumlah, berat, panjang dan

spesifikasi lain jika diperlukan. Pihak leveransir mengirim faktur penerimaan bahan

makanan langsung ke bagian pembayaran/pembelian dan bagian penerimaan bahan

makanan juga mengirim lembar formulir bahan makanan yang telah diterima untuk

dicocokan oleh bagian pembayaran/pembelian.

b) Konvensional

1) Petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan

jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, maka

petugas penerimaan bahan makanan berhak mengembalikannya. Namun, petugas

penerimaan bahan makanan harus mencatat semua bahan yang diterima dan bahan

makanan yang dikembalikan untuk dilaporkan kepada bagian

pembayaran/pembelian. Prosedur pengembalian bahan makanan, sebaiknya petugas

penerimaan bahan makanan turut mengakui adanya ketidak cocokan pesanan dengan

pengiriman yang ditandai dengan membubuhkan tanda tangan di lembar formulir

pengembalian bahan makanan, disamping itu perlu diberikan catatatan bahan

makanan tersebut diganti segera atau diubah dalam faktur pembelian

2.10 Etika Penerimaan Bahan Makanan

Menurut Nursiah Mukrie (1990) Penerimaan bahan makanan adalah rangkaian kegiatan

memeriksa, mencatat, dam melaporkan bahan makanan yang diperiksa sesuai dengan

spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual beli). Oleh karena itu,

dalam kegiatan penerimaan bahan makanan diperlukan tenaga yang bertugas menerima bahan

makanan dengan syarat harus mempunyai sikap:

a) Tanggung jawab.

b) Mampu mengambil keputusan dengan tepat, cepat dan teliti.

c) Mempunyai keahlian memilih dan menilai spesifikasi bahan makanan yang baik.

d) Memiliki pengetahuan yang luas tentang bahan makanan.

e) Tidak mudah berkompromi dengan penjual/rekanan.

f) Bijaksana dan jujur.

g) Ramah kepada penjual dan rekanan.

h) Taat dan tepat janji yang diberikan kepada penjual/rekanan.

2.11 Letak Ruang Penerimaan Bahan Makanan

Lokasi pada penerimaan bahan makanan memberi pengaruh terhadap

keefektifitasan dalam penangananya sehari-hari. Idealnya lokasi bagian

penerimaan bahan makanan berdekatan dengan jalur pelayanan dan gudang. Letaknya

sebaiknya dapat dicapai dengan kendaraan, ruangan cukup luas untuk memeriksa bahan

makanan yang diterima serta dilengkapi pula dengan timbangan sejajar dengan lantai, kereta

pengangkut bahan makanan, meja kerja dan beberapa container yang dianggap perlu, sesuai

dengan kemampuan volume bahan makanan yang akan diterima. Lantai harus memiliki

permukaan yang rata untuk memudahkan pembersihan dan mencegah mikro organisme, tata

letak dilantai minimal 10 cm. Petugas harus menguasai macam peralatan utama antara

timbangan, dimana keakuratan sangat penting. Ruangan jarak penerimaan idealnya harus

dekat dengan pintu pengiriman bahan makanan. (Nursiah Mukrie,1990).

2.12 Pencatatan Penerimaan Bahan Makanan

Pencatatan bahan makanan yang akan diterima harus dilakukan secara teliti, sisitematik

dan teratur merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis mengenai

jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Kadangkala data tersebut dapat digunakan untuk

menghitung taksiran kebutuhan bahan makanan yang akan datang atau dapat digunakan pula

sebagai alat monitoring kegiatan (Nursiah Mukrie,1990).

Didalam mebuat form pencatatan ada dua cara yaitu sederhana dan komplek.

Keistimewaan sederhana antara lain: mudah, cepat dalam membuat form, namun dalam

pengisiannya memrlukan waktu lama, karena petugas harus menulis atau melengkapi sendiri

data tersebut. Sedangkan cara form komplek petugas tinggal mengisi. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat contoh berikut:

Form Bentuk SederhanaTanda penerimaan bahan makanan

Diterima dari : Tanggal :

Order pemb. No : No :

Jumlah Uraian Dikirim

Diisi dan diperiksa oleh :

Contoh form yang kompleks

Catatan Penerimaan

Tanggal :

Jumlah Unit Uraian per

item

Nama

rekanan

Jumlah

yang ACC

Harga

satuan

Total

harga

Dikirim

gdk-gdb

Diterima dan diperiksa oleh :

2.12 Pengawasan Penerimaan Bahan Makanan

Pengawasan dalam penerimaan bahan makanan ini diharapkan untuk mencegah

kerusakan bahan makanan. (Suarsana,2000).

Hubungan dengan food quality control

-Bahan/barang yang diterima dari luar daerah dilakukan inspeksi untuk menjaga

kebersihanya, bebas dari bau, dan tidak terkontaminasi.

-Bahan-bahan yang tidak sesuai harus segera di retour kepada penggirimnya.

-Kedatangan pengiriman bahan harus diketahui terlebih dahulu, perjanjian harus

dibuat dengan seksama sebelumnya.

2.13Pelaporan Penerimaan Bahan Makanan

Pelaporan kegiatan penyelenggaraan makanan merupakan bagian yang tidak terpisah

dari sistem penyelenggaraan makanan, yang meliputi:

a.    Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian.

b.    Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur.

c.    Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari.

d.   Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga

bulan.

e.    Laporan tribulan untuk pimpinan (Depkes RI, 1991).

2.14 Alur Penerimaan Bahan Makanan

Perencanaan anggaran belanja makanan.

Perencanaan menu

Penghitungan kebutuhan makanan.

Pemesanan dan pembelian bahan makanan.

Penerimaan bahan makanan.

Penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.

Persiapan dan pengolahan bahan makanan.

Pendistribusian makanan

2.15 Syarat Petugas Penerimaan Bahan Makanan

Dalam pengelolaan makanan sebaiknya dikelola menurut syarat sanitasi makanan dan

memenuhi syarat-syarat gizi, sehingga makanan tersebut bermanfaat bagi tubuh dan tidak

menimbulkan penyakit ataupun keracunan makanan. Pada proses penerimaan bahan baku, ada

beberapa yang paling penting diawasi adalah :

a) Petugas penerima barang harus hadir didampingi chef supervisor.

b) Semua barang yang dikirim oleh supplier harus sesuai dengan pesanan dan kebutuhan,

baik dari segi jenis, mutu maupun jumlahnya.

c) Untuk memeriksa bahan makanan sesuai jenis dan jumlahnya, harap dilihat dalam

purchase Requisition atau purchase order atau market list.

d) Untuk memeriksa mutu bahan makanan digunakan. Standard Purchase Specification

(SPS), yaitu standar yang telah disepakati oleh pihak pembeli dan penjual yang memuat

kesepakatan tentang karakteristik bahan yang dipesan, misalnya, jenis ukuran, berat,

warna, serta bentuknya.

2.16 Tugas Pokok Unit Penerimaan Bahan Makanan

Berikut ini adalah tugas pokok unit penerimaan bahan makanan menurut Nursiah

Mukrie (1990). Pengecekan bahan makanan meliputi :

a) Cek bahan makanan segera setelah bahan makanan datang. Bahan makanan segar harus

didahulukan dalam pengecekan penerimaan bahan makanan. Pengecekan meliputi

pemeriksaan faktur permintaan, tanggal pengiriman, jumlah, berat, panjang, tanggal

kadaluarsa, satuan, ukuran. Contoh permintaan bahan makanan beku suhu 00C, bila pada

saat diterima bahan makanan tersebut bersuhu diatas 00, maka bahan makanan tersebut

harus dikembalikan.

b) Cap bahan makanan baik segar/ kering dengan tanda bahan makanan sudah diperiksa dan

tanggal bahan makanan diterima, sehingga memudahkan dalam penggunaan system FIFO

( first in first out).

c) Menandatangani faktur pembelian bahan makanan sesuai dengan yang diterima.

d) Mengisi formulir penerimaan dan membuat laporan penerimaan harian, membuat berita

acara penerimaan bahan makanan secara tertulis.

e) Membuat laporan bahan makanan yang didiskualifikasi kepada atasan yang

bersangkutan.

f) Melakukan pencatatan semua bahan makanan yang diterima.

g) Mengirim bahan makanan yang diterima ke bagian penyimpanan kering dan segar.

BAB III

KESIMPULAN

Dalam penyelenggaraan makanan sangat erat kaitannya dengan penerimaan, penyimpanan

dan penyaluran bahan makanan. Dalam penerimaan bahan makanan merupakan langkah yang awal

untuk menentukan kualitas dan mutu dari bahan pangan yang akan dijadikan dalam

penyelenggaraan makanan dalam institusi. Untuk penerimaan bahan makanan terdapat tahap –

tahap yang dilakukan diantaranya :

a.    Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian.

b.    Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur.

c.    Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap hari.

d.   Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata dalam tiap bulan dan setiap tiga

bulan.

e.    Laporan tribulan untuk pimpinan (Depkes RI, 1991).

DAFTAR PUSTAKA

o Mukrie, Nursiah. 1990. Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. Jakarta :Proyek

pengembangan pendidikan tenaga gizi pusat

o Salmawati, temu. 2006. Penyelenggaraan makanan, tingkat kecukupan dan status gizi penderita

skizofrenia di Rumah Sakit Dr. H. Marzoeki Mahdi Bogor. Bogor : Institut Pertanian Bogor

o Anonim. 2011. Penyelenggaraan makanan (http://repository.usu.ac.id/f) di akses tanggal 24 Mei

2012.

o Anonim. 2011. Menerima dan menyimpan bahan makanan (http://chefcommis.wordpress.com/)

diakses tanggal 24 mei 2012

o Widyati, Retno.2002. Higiene & Sanitasi Umum dan Perhotelan. Jakarta: Gramedia

Widiasarana Indonesia.

o Moehji, Sjahmien. 1992. Ilmu gizi. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.

o Aritonang, Irianton. 2012. Penyelenggaraan Makanan. Yogyakarta : Leutika.