LAPORAN AKHIR TAHUN

BIDANG IV

Kesekretariatan Infomasi dan Komunikasi

Ditulis oleh Ketua Bidang IV HMPD FKUB

Elsa Safira Chaerinnisa

Deskripsi Bidang

Bidang empat adalah bidang keskretariatan infomasi dan komunikasi. Bidang ini

berwenang untuk menjalankan fungsi keskretariatan sesuai dengan arahan sekertaris

umum HMPD dan manajemen teknologi, informasi dan komunikasi HMPD yang

berkenaan dengan mahasiswa Pendidikan Dokter FKUB. Bidang ini juga berwenang

untuk mengelola seluruh informasi publik bagi mahasiswa Pendidikan Dokter FKUB

Pengurus Bidang

Kepala Bidang : Elsa Safira Ch.

Sekretaris Bidang : Arbi Rizal Fathoni

Staff : Dio Pratama

Fania Rachmadani

Elen Putri Cyntia

Dedy Budi K.

Fitrah Aulia Lisabilla

Fadillah Putri R.

Tiara W. Setyoningrum

LAPORAN AKHIR TAHUN

Program Kerja HIPPS ( HMPD Information Portal and Publication System

Latar Belakang - Perlunya suatu portal informasi seperti website atau media

sosial sebagaimana menghadapi gaya hidup modern,salah

satunya karena HMPD merupakan suatu himpunan baru di

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

- Terbatasnya informasi yang didapatkan oleh mahasiswa FKUB

/ PSPD mengenai isu-isu atau kajian di internal kolegium

maupun external

- Perlunya ucapan hari besar sebagai upaya untuk saling

memperingati dan memberikan penghargaan

Tujuan Membangun branding HMPD dan menyalurkan informasi serta

mengukuhkan konsistensi HMPD

Mengoptimalkan pemutakhiran website sebagai upaya

membangun personal branding

Penyebarluasan propaganda dan bombermedia sosial (text,

gambar, video atau lainnya)

Sebagai bentuk peringatan hari besar dan bentuk penghargaan

Metode Teknologi informasi dan komunikasi

Indikator

keberhasilan

1. Mahasiswa Pendidikan Dokter FKUB mendapat informasi dari

publikasi media sosial dan website HMPD

o Dapat diukur melalui jumlah like dan share setiap post

pada line account HMPD minimal seperempat jumlah

pengurus HMPD

o Dapat diukur dari Website hmpd.fk.ub.ac.id yang

dikunjungi sebanyak minimal 50 pengunjung setiap

bulan

2. Media sosial Line account, Path, Instagram dan website selalu

ter-update

Dapat dilihat dari frekuensi akun media sosial dalam

melakukan update minimal satu kali seminggu dilihat

melalui pengamatan history.

Aktif memperbarui informasi acara, kegiatan dan informasi

tentang HMPD atau dunia kedokteran di website minimal

1 artikel di setiap bulan

Pencapaian

/ progress

Jumlah like dan share dari setiap post hmpd di LINE account

masih belum merata, tapi untuk hasil akumulasi setiap bulan sudah

memenuhi target - BERHASIL

Dapat dibuktikan dengan visitor yang ada pada website

hmpd.fk.ub.ac.id dari bulan maret sampai desember sebanyak

3609 visitor. —— BERHASIL

Frekuensi akun media sosial dalam melakukan update dapat

dilihat di akun LINE, Path dan Instagram sudah memenuhi target

minimal setiap minggunya—— BERHASIL

Frekuensi pembaruan artikel di website hmpd.fk.ub.ac.id sudah

rutin dilakukan dan memenuhi target minimal - BERHASIL

Evaluasi

Format SW

Strength :

Menjadi salah satu kekuatan HMPD dalam upaya mengukuhkan

eksistensi HMPD

Adanya sarana informasi yang jelas dan nyata untuk mahasiswa

FKUB / PSPD

Weakness :

Sangat perlunya tuntutan untuk selalu update

Membuat mahasiswa PD terlalu bergantung pada teknologi

untuk mendapatkan informasi

Opportunity :

Banyak orang mengenal HMPD sebagai salah satu refrensi

seputar kesehatan

Mahasiswa PSPD tidak lagi apatis dengan adanya alur

informasi yang efektif dan jelas

Threat :

Adanya hacker karena sebagian besar upaya membangun

branding menggunakan dunia maya

Jika terdapat web maintenance dari pusat maka website tidak

dapat diakses

Harapan/ Planning

kedepan

Dilakukan upgrading internal agar sumber daya memiliki

kemampuan setara.

Dilakukan kajian kajian infromasi kesehatan terbaru agar hasil

dari informasi dapat diterapkan di website poster maupun

media informasi yang lain.

Follow up staf lebih ditingkatkan dan dilakukan oleh kepala

bidang yang bekerjasama dengan sekretaris bidang.

Anggaran Dana 0

Dokumentasi

Penanggungjawab Fitrah Aulia Lisabilla

Program Kerja HMPD Magazine

Latar Belakang - Kebutuhan informasi mahasiswa PD FKUB yang dapat

dipenuhi melalui sebuah majalah yang merangkum berbagai

informasi

- Sarana bagi mahasiswa PD untuk menyampaikan aspirasi

secara tertulis melalui rubrik Suara Mahasiswa

Tujuan Tersampaikannya berbagai informasi secara lengkap dan

ringkas dalam satu majalah kepada mahasiswa PD dalam

bentuk online

Meningkatkan minat baca mahasiswa PD

Metode Teknologi informasi dan komunikasi

Indikator

keberhasilan

1. Teraksesnya majalah online oleh mahasiswa PD dengan

minimal 150 view setiap edisinya

Dapat diukur melalui rekap statistic dari web online

2. Kebermanfaatan HMPD Magazine bagi pembaca dengan isian

kuisioner minimal 15 orang yang mengisi setiap edisinya

Dapat diukur melalui rekap statistik kuisioner online

Pencapaian

/ progress

1. Teraksesnya majalah online oleh mahasiswa PD dengan minimal

150 view setiap edisinya

Dapat diukur melalui rekap statistic dari web online

View untuk semua edisi sudah melebihi 150 -

BERHASIL

2. Kebermanfaatan HMPD Magazine bagi pembaca dengan isian

kuisioner minimal 15 orang yang mengisi setiap edisinya

Dapat diukur melalui rekap statistik kuisioner online.

Jumlah isian kuesioner melebihi 15 dari tiap edisi

– BERHASIL

Evaluasi

Format SW

Strength :

Tingginya keterampilan sumber daya bidang IV HMPD dalam

membuat desain yang menarik

Isu-isu dan informasi yang dibagikan memiliki manfaat yang

besar bagi mahasiswa PD

Weakness :

Kurangnya pengalaman panitia dalam membuat majalah

Keterlambatan penerbitan akibat ketidaksiapan materi atau

desain

Opportunity :

Belum adanya majalah khusus untuk mahasiswa PD

Threat :

Kurangnya minat baca mahasiswa PD untuk majalah yang

sudah diterbitkan Harapan/ Planning

kedepan

Dilakukan upgrading internal agar sumber daya memiliki

kemampuan setara

Dilakukan kerja sama dengan bidang lain secara konsisten

agar magazine dapat dipublikasikan secara konsisten.

Melakukan branding secara masal dan menarik agar

mahasiswa PD berminat untuk membaca.

Anggaran Dana 0

Dokumentasi

Penanggungjawab Dio Pratama

Dedy Budi Kurniawan

Evaluasi Bidang

Pelaksanaan

Kinerja Bidang

1. Tugas dan Wewenang sesuai AD/ART telah terlaksana

dengan baik

2. Tugas kesekretariatan sudah membuat SOP mengenai alur peminjaman barang inventaris HMPD dan juga telah mendata inventaris yang dimiliki oleh HMPD.

3. Pemerataan pengetahuan dan keterampilan internal bidang

sangat baik, semua staff pernah terlibat dalam pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi.

Hambatan 1. Utamanya adalah pada lemahnya follow up dari kepala

bidang dan sekretaris bidang IV terhadap staff

2. Pengurus bidang IV memiliki multi amanah sehingga

menjadi hambatan berkoordinasi.

3. Kurang nya koordinasi dengan bidang lain dalam hal pembuatan materi HMPD Magazine.

Saran 1. Sering melakukan rapat Internal bidang IV.

2. Hindari multi amanah sebisa mungkin.

3. Meningkatkan kesadaran akan tanggung jawab sebagai

pengurus.

4. Lakukan upgrading bidang yang inovatif dan kreatif

sehingga pengurus bidang IV mampu menjalankan fungsi

sebagai pengurus yang baik.

5. Melakukan koordinasi dengan bidang lain untuk pembuatan

materi HMPD Magazine agar Magazine nya terbit tepat

waktu dan konsisten.

GAMBARAN PROSES KERJA DAN PENCAPAIAN

KEGIATAN YANG TELAH DILAKSANAKAN

1. Melaksanakan rekrutmen terbuka bersama seluruh BPI dan BPH

2. Menyeleksi dan menerima staff

3. Melakukan pencerdasan staff di awal kepengurusan

4. Melakukan rapat rutin bidang IV

5. Melakukan rapat rutin BPI-BPH HMPD

6. Memimpin pelaksanaan HIPPS (HMPD Information Portal and Publication

System)

7. Memberikan contoh inovasi dan memimpin pelaksanaan HMPD Magazine

8. Membantu pembuatan media e-library dan kuliah timeline dari bidang 1

9. Membantu pembuatan media infographic dari bidang 2

10. Membantu pembuatan media database mahasiswa dari bidang 3

11. Membantu pembuatan media online shop dari bidang 6

KEGIATAN YANG SEDANG DILAKSANAKAN

1. Menyelesaikan HMPD Magazine 2 edisi terakhir

2. Mempersiapkan kader selanjutnya