KOMUNIKASI DANTEKNOLOGI INFORMASI

KELOMPOK 2

Yunita Tri Andra Yani (13061/2009) Hadi Rusmana (13015/2009) Yoanda Arma (13013/2009) Riedy Riandani

Subpokok

Bahasan:

Komunikasi Organisasi

Teknologi Informasi

Komunikasi Interpersonal

Defenisi Komunikasi

Apakah Komunikasi Itu?

• Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.

• Komunikasi terdiri dari empat fungsi utama yaitu: kontrol, motivasi, ekspresi emosional, dan informasi.

• Komunikasi manajerial mencakup:- Komunikasi interpersonal- Komunikasi organisasi

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

• Komunikasi interpersonal (komunikasi antar pribadi) yaitu komunikasi antara dua orang atau lebih.

• Metode yang digunakan meliputi tatap muka, telepon, rapat kelompok, presentasi resmi, memo, surat tradisional, mesin faks, majalah karyawan, buletin board, terbitn perusahaan lainnya, kaset dan video, hot lines, surat elektronik, konnferensi komputer, voice mail, teleconference, dan video conference.

Proses Komunikasi Interpersonal

Pesan

Pengirim

Media

Pesan

Penerima

EncordingDecording

Kegaduhan

Umpan balik

Hambatan terhadap Komunikasi Interpersonal yang Efektif

• Penyaringan, yaitu manipulasi (pengubah-ubahan) informasi yang disengaja sehingga membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima.

• Emosi, bagaimana perasaan penerima ketika menerima pesan akan memengaruhi cara ia menafsirkan pesan itu. Emosi yang ekstrem sangat cenderung merintangi keefektifan komunikasi.

• Kebanjiran informasi, ketika informasi yang harus kita olah mlampaui kapasitas pemrosesan kita.

• Perilaku defentif, ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan bereaksi dengan cara yang mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling pengertian.

Lanjutan…

• Bahasa, walaupun kita mungkin berbicara bahasa yang sama, penggunaan kita akan bahasa itu jauh dari seragam. Pengirim cenderung menganggap bahwa kata dan kalimat yang mereka gunakan berarti sama bagi penerima.

• Budaya nasional, perbedaan budaya dapat memengaruhi cara yang dipilih manajer untuk berkomunikasi.

Mengatasi hambatan

• Gunakan umpan balik, mencakup sejumlah metode dari pada secara langsung bertanya atau menyuruh penerima merangkum pesan itu.

• Menyederhanakan bahasa, para manajer harus memilih kata dan menyusun pesannya dengan cara yang akan membuat pesan itu menjadi jelas dan dipahami oleh penerima.

• Menyimak dengan aktif, menyimak untuk mendapatkan maksud yang lengkap tanpa membuat penilaian atau penafsiran dini.

Lanjutan…

• Kendala emosi, seorang manajer yg secara emosional marah atas suatu hal, lebih cenderung untuk salah mengartikan pesan. Untuk itu, para manajer sebaiknya menahan diri untuk berkomunikasi sampai ia memperoleh ketenangan.

• Perhatikan isyarat nonverbal, mengawasi isyarat nonverbalnya untuk memastikan bahwa mereka dapat menyampaikan pesan yang diinginkan.

KOMUNIKASI ORGANISASI

• Komunikasi organisasi merupakan semua pola, jaringan, sistem komunikasi dalam suatu organisasi.

• Komunikasi organisasi mencakup komunikasi formal dan informal, pola arus komunikasi, serta jaringan komunikasi formal dan informal.

Komunikasi Formal Versus Informal

• Komunikasi formal: komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi atau bagian dari komunikasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan.

• Komunikasi informal: komunikasi yang tidak didefenisikan oleh hierarki struktur organisasi.

Arah Arus Komunikasi

• Komunikasi ke bawah: komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke para karyawan.

• Komunikasi ke atas: komunikasi yang mengalir ke atas, dari karyawan ke manajer.

• Komunikasi lateral: komunikasi yang terjadi antara semua karyawan ditingkatan organisasi yang sama.

• Komunikasi diagonal: komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi.

Jaringan Komunikasi Organisasi

Jenis jaringan komunikasi: Jaringan rantai, komunikasi mengalir sesuai dengan

rantai komando formal, baik ke bawah maupun ke atas. Jaringan roda, mencerminkan komunikasi yang

mengalir antara pemimpin yang kuat dan mudah dikenal dengan orang lain dalam kelompok atau tim kerja. Pemimpin tersebut berlaku sebagai pusat jaringan yang semua komunikasi akan melalui dia.

Jaringan semua saluran, komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim kerja.

Grapevine

• Merupakan jaringan informal komunikasi organisasi. Dengan berkomunikasi secara terbuka, sepenuhnya, dan sejujurnya dengan para kryawan, khususnya dalam situasi di mana para karyawan tidak menyukai keputusan atau tindakan manajerial yang aktual atau diusulkan.

TEKNOLOGI INFORMASI

• Perubahan teknologi membuat manajer mampu mengoordinasikan usaha kerja karyawan melalui cara yang dapat menghasilkan peningkatan efisiensi dan efektifitas.

• Dua perkembangn teknologi informasi yang akan berdampak paling berarti dalam komunikasi manajerial terkini:

a. Sistem komputer jaringanb. Kemampuan nirkabel

Sistem Komputer Jaringan

• Dalam sistem komputer jaringan, organisasi menghubungkan sejumlah komputernya menjadi satu melalui hardware dan software yang kompatibel, sehingga menciptakan jaringan organisasi. Sehingga anggota arganisasi dapat berkomunikasi dimanapun mereka berada.

Beberapa aplikasi di bidang komunikasi:

• e-mail• Instant messaging (IM)• Voice mail• Faks• Electronic data interchange (EDI)• Teleconferencing• Videoconferencing• Intranet• ekstranet

Kemampuan Nirkabel• Komunikasi nirkabel tergantung pada sinyal yang

dikirim melalui udaran dan ruang tanpa penghubung fisik apapun yang menggunakan hal, seperti sinyal mocrowave, satelit, gelombang radio dan antena radio, atau sinar infra merah.

• Penemuan terbaru dalam kemapuan nirkabel adalah akses internet yang dimungkinkan oleh “titik panas” yang merupakan lokasi dimana pengguna mem- peroleh akses nirkabel pada internet.

Bagaimana teknologi informasi memengaruhi organisasi?

• Dengan teknologi, komunikasi dan pertukaran informasi di antara anggota organisasi tidak lagi terkendala oleh waktu dan kendala geografi.

• Usaha kerja yang bekerja sama untuk menyelesaikan tugas tertentu di antara individu dan tim yang tersebar luas, berbagai informasi, dan integrasi keputusan dan pekerjaan di seluruh organisasi mempunyai potensi meningkatkan efisiensi dan keefektifan organisasi.

Hal-hal mengenai komunikasi dalam organisasi kini

• Mengelola situs keluhan di internet• Mengelola sumber daya pengetahuan

organisasi• Peran komunikasi dalam layanan konsumen• Komunikasi “yang benar secara politik”

Mengelola situs keluhan di internet

• Ketika karyawan meluapkan rasa frustasi mereka atas ketidak adilan yang diterima, manajer mempunyai peluang untuk masuk ke dalam apa yang mereka rasakan, bahkan jika interprestasi karyawan akan situasi mungkin tidak akuran atau tidak lengkap. Selain itu ini juga cara manajer untuk menilai suasana kerjanya.

Mengelola sumber daya pengetahuan organisasi• Menciptakan suatu komunitas praktik, sekelompok

orang yang berbagi perhatian, sejumlah masalah, atau gairah tentang suatu topik, dan ynag memperdalam pengetahuan mereka dan keahlian dalam bidang itu dengan berinteraksi secara terus menerus.

Peran komunikasi dalam layanan konsumen

• Suatu organisasi dengan budaya layanan yang kuat telah menghargai dalam memerhatikan konsumen. Mencari apakah kebutuhan mereka, memenuhi kebutuhan itu, dan mengarahkan untuk memastikan kebbutuhan mereka terpenuhi secara memuaskan. Tiap kegiatan ini meliputi komunikasi, apakah itu secara langsung, dengan telepon atau e-mail, atau melalui saluran lain.

Komunikasi “yang benar secara politik”

• Kita harus sensitif tentang bagaimana pilihan kata kita dapat mengganggu orang lain. Tpi kita perlu mengetahui bahwa bahasa yang benar secara politik membatasi kejelasan komunikasi.

TERIMA KASIH