KOMUNIKASI PERSUASIF

A. PENGERTIAN KOMUNIASI PERSUASIF

1. Komunikasi Efektif

Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup

manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita

tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan

kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang

disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi

yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi

yang kuat.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan

berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang,

persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan

hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

a. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang

diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan

pengirimpesan

b. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah

kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap

menonjolkan gagasannya.

c. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan

mengutamakan penerima pesan.

d. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti

dan jelas.

e. Clarity (Kejelasan)

1

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah

diinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.

f. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk

hubungan baik dalam komunikas ibisnis.

g. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan

ejaan dengan benar (formal atau resmi).

2. Komunikasi Empatik

Komunikasi yang menunjukkan adanya saling pengertian antara komunikator dengan

komunikan. Komunikasi ini menciptakan interaksi yang membuat satu pihak memahami

sudut pandang pihak lainnya. Misal auditor dalam memerlukan informasi dari auditee

menyampaikan keperluannya dalam proses audit sehubungan dengan penyelesaian tugas.

Auditan memahami kebutuhan auditor akan informasi tersebut dan menyediakan informasi

yang diperlukan. Dalam kondisi ini auditan telah bersikap empatik terhadap kebutuhan

auditor. Komunikasi empatik dapat menghapus salah persepsi auditan atas tujuan audit.

Auditan sering mempersepsikan pekerjaan audit sebagai pekerjaan cari-cari kesalahan. Jika

auditor berhasil mengembangkan komunikasi empatik, maka diharapkan auditan dapat

memahami bahwa tujuan utama dari audit adalah agar auditan dapat menyelesaikan tanggung

jawabnya secara lebih efektif. Sikap berikut dapat dikembangkan oleh auditor:

a. Ketertarikan terhadap sudut pandang komunikan

b. Sikap sabar untuk tidak memotong pembicaraan

c. Sikap tenang meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat

d. Bersikap bebas prasangka atau tidak evaluatif kecuali jika sangat diperlukan

e. Sikap awas pada isyarat permintaan pilihan atau saran

f. Sikap penuh pengertian

3. Komuniksi Persuasif

Istilah persuasi (persuasion) bersumber pada perkataan latin persuasio. Kata kerjanya

adalah persuadere, yang berarti membujuk, mengajak, atau merayu. Agar komunikasi

2

persuasi itu mencapai tujuan dan sasarannya, maka perlu dilakukan perencanaan yang

matang”. (Effendy, 2004: 21-22). Menurut Jalaluddin Rakhmat “komunikasi persuasi adalah

proses mempengaruhi pendapat, sikap dan tindakan orang dengan menggunakan 5 manipulasi

psikologis sehingga orang tersebut bertindak seperti atas kehendaknya sendiri.”

(Rakhmat,1998: 102).

Komunikasi persuasi memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:

a. Mempengaruhi Sikap

Yakni sebuah kecenderungan yang dipelajari untuk memberikan tanggapan mengenai

sesuatu yang baik atau menyenangkan dan sesuatu yang tidak menyenangkan dalam hal

sesuatu yang disukai ataupun bukan.

b. Mempengaruhi Kepercayaan

Yaitu bagaimana mempengaruhi suatu cara orang menerima struktur realitas sebagai

hal yang benar dan hal yang salah

c. Mempengaruhi Nilai

Bagaimana mempengaruhi konsep yang telah kuat melekat pada diri seseorang

mengenai apa itu yang benar dan yang salah

d. Mempengaruhi Tingkah Laku

Pada ahkirnya tujuan dari komunikasi persuasi ini adalah mempengaruhi kelakuan

seseorang. Kelakuan di sini diartikan sebagai tindakan seseorang dalam mengambil

sebuah keputusan. Yakni seorang komunikator memiliki kontrol atas keputusan yang

diambil oleh target sasarannya dengan cara bujukan. (Beebe, 1997: 15)

Menurut Carl I Hovland, seperti dikutip Robert S. Fieldman, persuasi untuk merubah

sikap pendengar komponen-komponennya adalah (Fieldman, 1998: 393) :

a. Sumber yang Menyampaikan Pesan (The Message Source)

Yang menjadi faktor penentu dalam diri komunikator disebut dengan keahlian

komunikator, dan apakah komunikator disukai atau tidak oleh komunikan menjadi faktor

terbesar kedua sebagai penentu.

b. Penyampaian Pesan dalam Komunikasi

3

Yaitu pesan-pesan tertentu yang berisi sejumlah tipe informasi untuk mempengaruhi

kegiatan persuasi. Penggunaan argumentasi yang kuat dan valid ini dapat mendukung

persuasi

c. Target dari Persuasi

Yaitu bagaimanakah pesan tersebut dilihat dari sisi mana, tergantung pula dalam hal

pengulangan pesan serta target terhadap pendengar

d. Rasa Takut

Yaitu pesan yang didesain untuk mengubah sikap dengan menghasilkan rasa takut

akan mengakibatkan pendengar menerima pesan tersebut dan mengikuti anjuran dari

komunikator.

Everett M. Rogers, setelah meninjau banyak penelitian komunikasi, ia membedakan

antara kondisi homophily dan heterophili. Pada kondisi yang pertama, komunikator dan

komunikan merasakan ada kesamaan status sosial ekonomi, pendidikan, sikap, dan

kepercayaan. Pada kondisi kedua, terdapat perbedaan status sosial ekonomi, pendidikan,

sikap, dan kepercayaan antara komunikator dan komunikan. Komunikasi akan lebih efektif

pada kondisi homophily daripada kondisi heterophily. (Rakhmat, 1998: 262).

Onong U. Effendy (1986: 28-31) menyebutkan lima teknik komunikasi persuasif, yaitu :

a. Teknik Asosiasi

Teknik asosiasi adalah penyajian pesan komunikasi dengan cara menumpangkan pada

suatu objek atau peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak.

b. Teknik Integrasi

Teknik integrasi adalah kemampuan seseorang untuk menyatukan diri dengan

komunikan, dalam arti kata menyatukan diri antara komunikator dan komunikan secara

komunikatif. Ini berarti lewat kata-kata verbal dan nonverbal komunikator

menggambarkan dirinya sebagai “senasib” dan karenanya menjadi satu dengan

komunikan.

c. Teknik Pay off and Fear Arousing (Ganjaran)

Teknik pay off and fear arousing adalah rewarding yaitu mengiming-imingi hal yang

menguntukan atau memberi harapan atau sebaliknya dengan jalan punishment yaitu

menakut-nakuti atau menggambarkan konsekuensi yang buruk.

4

d. Teknik Icing

Teknik icing adalah teknik menata pesan komunikasi dengan emotional appeal

sedemikian rupa sehingga komunikan menjadi lebih tertarik. Komunikator sama sekali

tidak membuat cacat fakta informasi yang telah dihiasi agar menarik. Faktanya tetap utuh,

tidak dilebih-lebihkan, apalagi dikurangi. Komunikator mempertaruhkan derajat

pribadinya sebagai source of credibility.

e. Teknik Red-Herring

Teknik red-herring adalah cara komunikator dalam mengelakan argumentasi yang

lemah, untuk kemudian mengalihkannya sedikit demi sedikit ke segi, aspek, atau topik

yang dikuasainya guna dijadikan senjata ampuh dalam menyerang lawan.

Berikut ini adalah beberapa taktik komunikasi persuasi menurut Larson (Larson,1998:

299-305) :

a. Bahasa Kiasan atau Metafora

Memperkaya gaya komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk

komunikasi yang patut pada waktu yang tepat. Dengan menggunakan metafora dan bahasa

kiasan dapat membantu komunikan memiliki gambaran pada satu poin. Komunikan dapat

mengikat informasi dalam stuktur metafora dan mengingat informasi dengan hasil yang

lebih baik.

Aliterasi ataupun asonan juga dapat menghidupkan gaya bicara. Aliterasi merupakan

perulangan suara konsonan, sedangkan asonan merupakan perulangan suara huruf hidup.

Pilihan kata-kata yang hidup dan bersemangat dapat menangkap perhatian komunikan.

b. Pemilihan Kosakata

Seseorang yang ingin membuat percakapannya lebih hidup, menyala, lebih dramatis,

atau lebih jenaka, perlu untuk menilik ulang atau meninjau ulang kosakata dari pidatonya.

Hal ini dapat membantu di dalam pemilihan kata-kata, selayaknya hal ini dapat membantu

seseorang dalam mendapatkan perhatian dan pertemanan dengan pendengar.

c. Menggunakan Kata Seekonomis Mungkin

Mengusahakan untuk meringkas kata seekonomis mungkin juga merupakan hal yang

penting. Seringkali kalimat yang to the point adalah yang paling efektif.

d. Pencitraan/ Imagery

5

Penggunaan bahasa untuk menggambarkan stimuli disebut imagery (pencitraan).

Seseorang dapat bercerita begitu rupa sehingga pendengar seakan-akan ikut melihat

(visual imagery), mendengar (auditory imagery), mengecap (gustatory imagery), mencium

(olfactory imagery), menyentuh, menggerakkan otot (kinesthetic imagery), atau

merasakan mual di dalam tubuh mereka (organic imagery) (Rakhmat, 1994: 111) 10

e. Humor

Penggunaan humor yang efektif di dalam persuasi merupakan modal gaya bahasa yang

jelas. Seorang komunikator dapat mengembangkan contoh lelucon, pembandingan,

anekdot, dan cerita.

f. Kontak Mata

Kebanyakan orang percaya bahwa seseorang tidak dapat berbohong ketika melihat

mata lawan bicara secara tegak. Seorang komunikator akan lebih bisa dipercaya jika dapat

menjaga kontak mata dengan komunikan.

g. Teknik Ya dan Ya

Taktik umum yang biasa digunakan di dalam pemasaran dan pekerjaan lain yang

memerlukan komunikasi persuasi adalah teknik yang disebut “teknik ya dan ya”.

Komunikator berusaha untuk mendapatkan lawan bicaranya menjawab ya atas apa yang

diminta. Untuk mendapatkan persetujuan komunikan atas banyak bujukan, komunikator

biasanya akan mengatakan ya pada kata kunci dan permintaan ahkir.

h. Jangan tanyakan apakah, tanyakan yang mana

Adalah lebih mudah untuk membuat pilihan diantara dua alternatif, daripada banyak

alternatif. Teknik ini merupakan strategi dibalik persuasi “Jangan tanyakan apakah,

tanyakan yang mana”.

i. Ask more, so they settle for less

Teknik ini melibatkan pengaturan sebuah harga atau level komitmen di pikiran calon

pembeli yang lebih tinggi dari kesanggupan mereka untuk membayarnya. Ketika

penjualnya menurunkan harganya, calon pembeli akan merasa mendapatkan harga

penawaran yang spesial. Hari ini, banyak para pedagang eceran diduga menggunakan

teknik ini. Tak ada seorangpun yang membayar pada harga aslinya saat ini, karena

harganya telah “diturunkan”.

6

j. Mendapatkan sebuah IOU

Juga disebut sebagai swap atau trade-off tactic, teknik ini mencoba untuk membuat

komunikan sasaran merasa berhutang sesuatu pada diri komunikator. Sebagai contoh agen

asuransi meluangkan beberapa jam untuk melakukan analisis aset dan hutang pada

prospeknya. Tujuannya adalah untuk membuktikan bahwa 11

B. PENERAPAN KOMUNIKASI PERSUASIF DALAM PELAKSANAAN AUDIT

1. Membangun Komunikasi Persuasif

Tujuan komunikasi persuasif untuk membuat komunikan memberikan umpan balik sesuai

dengan keinginan auditor. Perubahan sifat akibat paparan informasi dari pihak-pihak lain.

Dalam audit komunikasi persuasif dilakukan untuk:

a. Membantu kelancaran audit

b. Mendorong auditee melaksanakan rekomendasi

Agar komunikasi persuasif terjadi maka auditor perlu mengembangkan komunikasi efektif

dan empatik dengan memperhatikan hal-hal berikut:

a. Kejelasan penyampaian pesan: memperhatikan keselarasan elemen-elemen

komunikasi dan meminimalkan hambatan komunikasi

b. Pemahaman sudut pandang dan keinginan komunikan: Agar komunikan dapat

bertindak sesuai dengan harapan auditor maka perlu dibangun komunikasi empatik

terlebih dahulu untuk mengetahui sudut pandang komunikan dan keinginan auditee.

Seorang internal auditor harus berinteraksi dengan siapapun mulai dari resepsionis hingga

petugas pencatat penerimaan pada shift ketiga. Terkadang seorang auditor menyelesaikan

semua prosedur audit bersama dengan kontak utama mereka dalam menyediakan informasi

(manajemen, Kepala keuangan, pejabat teknis, dsb), namun belum juga mendapat pemahaman

atas inti permasalahan. Pengujian audit terbaik terkadang justru berasal dari pihak-pihak yang

cenderung kurang diperhatikan oleh auditor karena peranan atau jabatannya dinilai sangat

minor dalam proses bisnis. Auditor sering kali dijauhkan dari kontak-kontak yang memiliki

informasi sumber, seperti hal-hal berikut:

a. Manajemen membatasi pengujian auditor pada fasilitas tertentu, mungkin dengan

berasalan keselamatan.

b. Orang yang bersangkutan sedang sibuk, tidak sedang di tempat, atau sedang liburan.

7

c. Manajemen mengarahkan lokasi pengujian jauh dari kegiatan bisnis.

Jika auditor harus memecahkan dinding penghalang yang menghambat berkomunikasi

dengan sumber informasi dengan catatan tidak merusak hubungan dengan kontak utama.

Sangat penting untuk dipahami bahwa tak seorangpun yang memahami bisnis lebih baik

daripada mereka yang terlibat secara langsung proses bisnis tersebut dari awal hingga akhir

kerja. Secara sederhana, auditor saling berbicara dengan pengendali teknis dan manajer untuk

memberikan pemahaman yang sama tanpa menyertakan detail atau ketepatan informasi yang

sedang digali. Manajer cenderung berkali-kali mengatakan proses bisnis idealnya yang terjadi

sesuai dengan prosedur bukan bagaimana kenyataan yang terjadi.

Membangun hubungan yang baik dengan auditee menjadi titik kritis kesuksesan, hal ini

dapat dilaksanakan dengan beberapa cara berikut:

a. Pelajari proses bisnis terlebih dahulu sebelum berbicara dengan manajemen/pemilik

bisnis

Sangat penting bagi auditor memahami informasi yang akan dibicarakan dengan

manajemen untuk mengungkapkan tujuan dan lingkup audit. Auditor yang tidak

memahami proses bisnis dapat berakibat penolakan tujuan audit karena perbedaan

persepsi.

b. Coba bertemu dengan kontak audit utama sebelum membicarakan masalah audit

Jika memungkinkan rencanakan pertemuan dengan auditee untuk membicarakan hal-

hal yang bersifat umum untuk membangun relationship dan kriteria penilaian terhadap

lawan bicara. Auditor dapat menilai pribadi auditee sehingga perilaku dan reaksi seperti

apakah yang boleh ditunjukkan selama proses audit. Jika auditee memberikan sikap yang

berbeda terhadap prosedur audit atau tiba-tiba menjadi curiga maka auditor perlu

memahami lebih dalam terhadap perubahan tersebut.

c. Jangan terlalu over confident atau arogan

Satu hal yang paling mendasar adalah orang-orang yang mengikuti langsung proses

bisnisnya lebih memahami kondisi operasionalnya. Saran yang dapat diberikan seorang

auditor harus bersifat taktis dan memberikan nilai tambah bagi operasional sehingga dapat

dijalankan dengan lebih baik. Memberi saran dan pemahaman secara mendidik daripada

serta merta mengatakan mereka salah atau mengatakan saran inilah yang harus diikuti.

8

d. Ketika menanyakan pertanyaan yang sulit, coba untuk memfrasekannya secara tidak

konfronsional dan tidak menimbulkan respon tertentu (negative).

Misal: “anda yang mereviu laporan ini, benar bukan? kalimat tersebut dapat diganti

dengan “Seberapa sering anda mereviu laporan ini?”. Buatlah pertanyaan yang bersifat

terbuka, tidak memuat unsur ancaman, dan tanyakan untuk klarifikasi.

e. Tunjukkan bahwa auditor benar-benar tertarik terhadap informasi yang disampaikan

oleh auditee atau kontak.

Jika kecanggungan dan kebekuan dapat terpecahkan, auditee akan lebih banyak

berbagi informasi. Pada dasarnya auditee cenderung membanggakan kinerjanya dan

tertarik berbagi informasi. Bagi auditor hal terpenting adalah mendengarkan apa yang

auditee sampaikan. Pada saat mendengarkan, seorang auditor sebaiknya tidak

berprasangka apapun terhadap respon atau hasil kinerja manajemen/auditee. Hal tersebut

akan membangun hubungan lebih kuat.

f. Memberikan informasi dan saran yang berimbang

Seorang auditor tidak berusaha untuk menjudge auditee, tetapi mengungkapkan

informasi yang memuat unsur sebab akibat. Misal: Auditor menemukan seseorang

memiliki fungsi penerimaan, transaksi, penyesuaian terhadap inventory. Temuan audit

tersebut harus diungkapkan secara memadai dalam laporan beserta akibatnya, potensi loss

atas aset, write off yang tidak sesuai, atau inventory yang sebenarnya tidak pernah

diterima.

g. Jangan menjadi sebuah alarm

Saat auditor menerima isu dari pihak luar atau sulit dinilai kehandalan informasinya

sebaiknya tetap disimpan. Auditee tidak akan menyukai drama dan berakibat penurunan

kredibilitas auditor. Tetap fokus terhadap fakta dan membuktikan dampak dari situasi

akan membantu proses audit tetap terkendali.

2. Komunikasi Efektif dalam Team Work

Dalam setiap organisasi adalah proyek-proyek yang memerlukan upaya tim. Ketika

bekerja dalam kelompok, ada beberapa manfaat yang didapat seperti menjalin persahabatan

baru dan pemerataan kerja, akan tetapi terkadang juga dapat menjadi sumber ketegangan dan

stres di antara para anggotanya. Masalah dapat terjadi misalnya ketika tenggat waktu tidak

terpenuhi. Namun, sebagian besar masalah dapat dipecahkan atau dicegah dengan komunikasi

9

yang efektif antara anggota. Komunikasi yang efektif melibatkan keterbukaan pikiran,

mendengarkan secara aktif, dan kemampuan untuk fokus.

Komunikasi tim adalah setiap bentuk komunikasi antara anggota dari kelompok atau

organisasi yang sama yang sangat penting bagi dinamika yang sehat dan efektif. Banyak

frustrasi, kesalahpahaman dan pertanyaan dapat dengan mudah diatasi dengan komunikasi tim

yang tepat. Oleh karena itu, komunikasi dalam tim harus dipahami dalam konteks sebagai

berikut:

a. Fakta

Komunikasi tim didefinisikan sebagai informasi , pikiran dan ekspresi bersama oleh

lebih dari tiga anggota kelompok. Komunikasi tim melibatkan tantangan untuk

berkomunikasi secara efektif dengan sedemikian rupa sehingga semua anggota tim

mendengar pesan yang sama.

b. Makna

Komunikasi tim sangat penting untuk tim yang sehat dan berkembang. Ketika terjadi

pertentangan tanpa arah antara anggota dalam tim, hal ini biasanya berkaitan dengan fakta

bahwa komunikasi yang efektif tidak ada. Komunikasi yang baik menciptakan sebuah

lingkungan di mana semua anggota tim terinspirasi untuk mencapai tujuan bersama.

Komunikasi yang efektif dalam tim membuat semua orang pada halaman yang sama dan

memungkinkan untuk ekspresi terbuka dan umpan balik langsung.

c. Fungsi

Komunikasi tim digunakan untuk memandu dan mengarahkan tim secara keseluruhan.

Hal ini digunakan untuk menjawab pertanyaan umum, isu-isu dan agenda dalam

pengaturan kelompok , baik dalam ceramah atau format round - table. Komunikasi tim

digunakan untuk menyimpan potensi masalah yang timbul dari dan untuk menghindari

kesalahpahaman.

d. Efek

Komunikasi tim yang efektif menyebabkan semua anggota tim memahami visi dan

merasa seolah-olah mereka masing-masing memiliki suara. Komunikasi yang efektif

antara anggota tim juga menghasilkan suasana persatuan, keamanan dan kebebasan

berekspresi. Sebuah tim yang berkomunikasi secara efektif mampu berpikir di tempat

sebagai satu unit.

10

e. Pertimbangan

Komunikasi tim yang efektif adalah sesuatu yang perlu dikembangkan. Komunikasi

bisa dilakukan dengan mudah bagi satu orang pada tim tetapi mungkin sulit bagi orang

lain. Cara terbaik untuk berlatih komunikasi yang efektif adalah dengan melakukan

berbagai komunikasi latihan tim, seperti berbagai skenario di mana anggota tim berlatih

resolusi konflik, klarifikasi, dan teknik wawancara.

Memiliki Pola Pikir sebagai Anggota dalam Sebuah Tim

Anggota harus datang ke dalam tim dengan pemahaman dan penerimaan fakta bahwa

mereka bekerja dengan orang lain yang akan memiliki ide yang berbeda dan cara yang

berbeda dalam memandang sesuatu. Tidak ada yang harus datang ke kelompok dengan

prasangka pribadi tetapi dengan kemauan untuk mendengarkan ide-ide di mana pun mereka

berasal.

Pentingnya Mendengarkan

Mereka yang tidak mendengarkan berada di luar lingkaran . Tak seorang pun di kelompok

harus mengasumsikan bahwa ia tidak perlu mendengarkan sampai ia sedang ditangani secara

langsung. Mereka yang tidak mendengarkan akan kehilangan informasi penting seperti

bagaimana tugas mereka berhubungan dengan orang lain atau bahkan tenggat waktu , menurut

Dan Bobinski , penulis " The Seven Deadly Sins of ( Tidak ) Mendengarkan ."

Menurut Bobinski, Setiap anggota harus menahan diri dari melamun sementara orang lain

sedang berbicara. Mereka juga harus menghindari "berlatih" atau berpikir tentang apa yang

akan mereka katakan ketika giliran mereka untuk berbicara. Mereka harus memiliki buku

catatan dan pena atau pensil siap untuk menulis ide-ide relevan , tanggal, waktu , dll

Ketika Giliran Anda untuk Berbicara

Anggota tim yang telah aktif mendengarkan biasanya tidak akan memiliki masalah

menyumbangkan ide-ide yang relevan atau inovatif ketika dipanggil. Ketika Anda berbicara,

tetap sadar dan tetap fokus. Lebih baik untuk membatasi lelucon, anekdot pribadi dan

overexplaining , yang dapat keluar dari topik pembicaraan.

Pemimpin tim harus menahan diri dari memberikan monolog. Umpan balik yang jujur dan

pertukaran di antara semua anggota tim adalah lebih baik. Akhirnya, pada awal proyek dan di

seluruh bagian, semua orang harus dapat dengan jelas berkomunikasi dengan satu sama lain

11

tentang hal-hal seperti kemajuan tugas individu, masalah yang timbul dan kapan dan di mana

bantuan yang diperlukan.

3. Cara Meningkatkan Komunikasi dalam Teamwork

Menjadi bagian dari tim yang sukses bisa menjadi pengalaman yang berharga dan

menarik. Sayangnya, itu bisa menjadi salah satu penyebab. Salah satu kunci penting untuk

keberhasilan tim adalah komunikasi yang efektif. Mengetahui bagaimana untuk meningkatkan

komunikasi dalam tim kerja dapat menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, terjadinya

konflik yang lebih rendah, dan tingkat kohesi dan kerjasama yang lebih tinggi. Dengan

menerapkan strategi komunikasi yang ditargetkan, Anda dapat membangun sebuah tim yang

mampu menghasilkan output yang lebih tinggi dan lebih menguntungkan.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi

dalam team work:

a. Buka setiap pertemuan tim dengan masing-masing anggota tim melaporkan kegiatan

atau laporan kemajuan dua sampai tiga menit. Laporan-laporan ini harus menjadi

ringkasan singkat dari kemajuan anggota yang telah dibuat ke arah penyelesaian

langkah-langkah tindakan yang ditugaskan dari pertemuan sebelumnya. Laporan-

laporan ini seharusnya tidak termasuk penyebutan setiap anggota tim lain kecuali

tugas yang diberikan adalah satu kolaboratif. Dalam langkah ini Anda menawarkan

kesempatan bagi setiap anggota untuk

b. Biarkan waktu yang singkat (sekitar 3-5 menit) dari komentar berikut laporan

aktivitas. Semua komentar harus aditif, mendukung, dan positif . Komentar negatif

atau kritik harus diminimalisir.

c. Apakah setiap anggota membaca langkah-langkah tindakan yang ditetapkan oleh

kelompok pada penutupan pertemuan. Taktik ini menawarkan kesempatan bagi setiap

anggota tim untuk mengkonfirmasi pemahamannya tentang tujuan dan ruang lingkup

pertemuan dan apa yang kelompok inginkan dari setiap anggota untuk bergerak maju

d. Menangani konflik secara langsung dan terbuka selama pertemuan. Jauhkan interaksi

transparan dengan merekam tujuan dan resolusi konflik selama pertemuan. Ketika

anggota individu memahami bahwa komentar mereka akan direkam, sering ada

kecenderungan yang lebih besar terhadap kesopanan dan pemahaman

12

e. Mengulangi poin utama dari pertemuan ini untuk memastikan anggota memiliki

pemahaman yang jelas dan konsisten dari tindakan utama dan komunikasi yang terjadi

selama pertemuan. Hal ini sering berguna untuk menulis poin-poin tersebut (setelah

disepakati ) pada papan putih atau flip chart sehingga anggota dapat merujuknya

sepanjang pertemuan.

f. Membangun saluran komunikasi interaktif dengan mendirikan buletin tim, pesan

Internet, akun email tim, newsgroup atau blog. Taktik ini memastikan bahwa anggota

tim dapat berkomunikasi dengan mudah dan efektif sampai pertemuan berikutnya

diadakan.

C. PENERAPAN KOMUNIKASI PERSUASIF DALAM PENYUSUNAN LAPORAN

1. Teknik Menulis untuk Menginformasikan

Laporan hasil pengawasan secara umum memiliki tiga tujuan, yaitu menginformasikan,

meyakinkan, dan menghasilkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, harus menggunakan teknik

penulisan laporan yang mampu menarik perhatian pembaca, membangun kepercayaan, serta

mendorong tindakan.

Agar laporan hasil pengawasan dapat menyampaikan informasi kepada para pembaca

secara efektif, penulis laporan perlu menguasai teknik untuk merebut perhatian pembaca dan

teknik untuk mengelola detail informasi.

a. Teknik untuk Memperoleh Perhatian Pembaca

Kalimat pertama merupakan hal yang menentukan ketertarikan pembaca, sehingga

kalimat pertama harus merupakan kalimat atau paragraf yang padat, langsung, dan

menarik. Jika perhatian pembaca berhasil didapatkan, maka akan mendorong pembaca

untuk membaca lebih lanjut dan menumbuhkan respon yang positif dari manajemen.

Terdapat beberapa teknik menulis pembukaan yang dapat secara efektif menarik

perhatian dan membuat pesan yang kita sampaikan betul-betul jelas. Teknik tersebut

meliputi:

1) Menyatakan Simpulan Secara Langsung

Agar laporan menarik pembaca, kita harus beralih dari alur penalaran pengawas

(apa yang telah kita dilaksanakan, apa yang kita ditemukan, dan apa makna

temuan tersebut) kepada alur penalaran pembaca (apa simpulan Anda? Apa data

13

pendukungnya? Mengapa hal itu penting? dan Apa yang seharusnya kami lakukan?).

Manajemen pada umumnya tidak berkepentingan langsung dengan latar belakang,

metode kerja, serta teknik-teknik/pengujian yang telah kita lakukan. Hal tersebut dapat

disampaikan secara lisan kepada manajemen operasional atau cukup dimuat dalam

lampiran laporan kepada manajemen puncak. Batasi jumlah informasi yang terkait

dengan hal tersebut. Untuk memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu

disampaikan, jawablah tiga pertanyaan berikut: apakah pembaca akan dapat

memahami istilah yang kita gunakan? Penjelasan apa yang dibutuhkan pembaca?

Seberapa dalamkah informasi yang diinginkan pembaca?

2) Menulis Secara Tegas dan Jelas

Kalimat pembuka yang klise atau ambigu hanya akan menghabiskan halaman

kertas dan membingungkan pembaca. Kalimat pembuka seperti: “terdapat

penyimpangan dalam pembayaran kepada rekanan”, “pengendalian pengeluaran kas

masih lemah”, “prosedur pengadaan barang dan jasa kurang efektif”, atau “dari hasil

pengujian yang kami lakukan ternyata pembukuan piutang perlu diperbaiki”,

merupakan kalimat yang tidak tegas dan tidak jelas.

Agar tulisan Anda tegas dan jelas, gunakan kalimat pembuka yang spesifik dan

unik (tidak memiliki gradasi makna). Nyatakan inti pesan dengan menjawab

pertanyaan berikut, “dengan satu kalimat, apa yang paling penting untuk saya

sampaikan mengenai masalah ini?”

3) Menggunakan Istilah yang Dipahami Pembaca

Istilah yang tidak dikenal oleh pembaca merupakan penghalang antara

pembaca dengan penulis laporan. Jika pembaca tidak dapat menangkap makna kalimat

pembuka, maka pembaca mungkin akan menganggap kalimat berikutnya sulit untuk

dipahami. Jika Anda menggunakan kata-kata khusus atau istilah teknis, Anda

harus menjelaskan maknanya kepada pembaca, namun tidak perlu sampai

menyampaikan definisi baku yang kaku.

Anda dapat menggunakan teknik sebagai berikut:

- Menyatakan simpulan dengan istilah teknis, kemudian, dijelaskan definisinya.

Misalnya, “otorisasi pemberian pinjaman tidak sesuai prosedur operasi

14

standar seksi 105. Tanda tangan manajer penjualan harus dituangkan dalam

formulir permintaan kredit.”

- Menyampaikan definisi istilah teknis secara langsung dalam kalimat

pembuka. Misalnya, “otorisasi pemberian pinjaman tidak sesuai prosedur

operasi standar seksi 105, manajer penjualan tidak menandatangani formulir

persetujuan kredit.”

- Menggunakan bahasa yang sederhana. Misalnya, “manajer penjualan tidak

menandatangani formulir persetujuan kredit.” Meskipun dengan bahasa yang

tidak teknis, jangan lupa bahwa tidak semua istilah familier bagi semua

pembaca.

4) Mendahulukan Informasi yang Paling Diminati Pembaca

Pada dasarnya, kita dapat mengawali narasi laporan dengan kondisi hasil

pengujian, kriteria yang berlaku, akibat yang ditimbulkan, penyebab timbulnya

masalah, atau rekomendasi. Setiap versi memiliki nuansa penekanan, kesan, dan

pesan yang berbeda bagi pembaca.

Menyatakan kondisi hasil pengujian di awal penyajian akan langsung menarik

perhatian dan memungkinkan pembaca segera memahami pesan, Namun, versi ini

kadang terasa kasar. Jika kondisi yang diungkapkan merupakan kelemahan, maka

pasti akan terasa nada negatifnya. Versi ini merupakan pendekatan umum yang paling

tepat untuk mengungkapkan semua masalah, kecuali jika Anda ingin

memperlembut nada penyampaian.

Mengemukakan kriteria berupa persyaratan, kebijakan, serta peraturan pada

awal penyajian akan memberikan dasar yang kuat bagi otoritas dan validitas

informasi yang akan disampaikan berikutnya. Pada umumnya, kebijakan dan

peraturan bukanlah hal yang menarik sehingga pembukaan seperti ini tidak

membangkitkan gairah untuk membaca lebih lanjut. Beberapa pembaca akan menilai

bahwa Anda hanya menyampaikan apa yang sudah ia ketahui.

Manajemen yang memiliki jiwa wirausaha (entrepreneur) sering menganggap

bahwa aturan atau regulasi sebagai hal yang tidak signifikan. Pendekatan ini

cocok digunakan di bidang yang sangat menekankan ketaatan pada aturan atau aturan

merupakan sesuatu yang paling penting.

15

Mengemukakan akibat di awal penyajian akan menciptakan kesan yang paling

kuat, karena menunjukkan signifikansi masalah dan akan menarik perhatian

manajemen puncak. Namun demikian, teknik ini biasanya tidak bersahabat dengan

manajemen operasional. Jika tidak digunakan secara tepat, teknik ini dapat

menimbulkan kesan bahwa Anda adalah tukang membesar-besarkan masalah. Teknik

ini cocok digunakan untuk menyampaikan masalah signifikan yang benar-benar

memerlukan perhatian dan tindakan manajemen puncak, bukan manajemen

operasional.

Mengawali penyampaian dengan mengemukakan sebab dapat mengarahkan

pada solusi. Fokuskan pembaca pada penyebab hakiki, bukan pada gejalanya.

Namun, jika analisis Anda tidak cermat, penyebab yang Anda sampaikan akan

dirasakan sebagai konklusi yang tidak didukung fakta. Jika sebab disampaikan terlalu

pasti, maka Anda akan dianggap terlalu menyederhanakan masalah.

Pendekatan ini hanya digunakan jika sebab yang Anda temukan benar-benar

merupakan kelemahan fundamental dan rekomendasi untuk mengatasi sebab

tersebut benar-benar dapat menyelesaikan masalah.

Mengemukakan rekomendasi dan manfaatnya pada awal penyajian akan

memperhalus kalimat pembukaan. Penekanan pada rekomendasi akan membuat

struktur laporan lebih berorientasi pada tindak lanjut dan lebih fokus kepada solusi

daripada masalah.

Pembaca yang tidak terbiasa dengan gaya ini akan merasa seperti diajari apa yang

mesti ia kerjakan. Untuk menghindari kesan tersebut hindari menuliskan kata

“seharusnya”. Anda hanya perlu menulis tindakan yang direkomendasikan dan

manfaatnya dalam satu kalimat. Pendekatan ini cocok untuk laporan kegiatan

konsultatif dimana Anda diminta membantu mencari solusi yang tepat atas

permasalahan tertentu. permasalahan tertentu.

5) Menggunakan Format yang Mengarahkan Pembaca

Kalimat pembuka dapat menunjukkan informasi kunci dan memudahkan

pembaca menemukan informasi penting pada permulaan tulisan. Anda dapat

membimbing pembaca lebih jauh dengan menggunakan judul (heading), subjudul,

jenis huruf, serta elemen desain lain untuk meng-highlight informasi. Format tersebut

dapat menarik pembaca dan memudahkan pembaca menangkap ide terpenting Anda. 16

Judul yang berisi konklusi atau rekomendasi dapat memberikan gambaran umum

masalah bagi pembaca. Selain judul, subjudul dapat digunakan untuk menunjukkan

poin yang ingin Anda tekankan. Anda dapat membedakan jenis huruf, menggunakan

huruf tebal, menambahkan garis bawah, atau menggunakan warna latar belakang yang

berbeda untuk menarik perhatian pembaca. Anda dapat memisahkan bagian

tertentu dari laporan dengan indent yang berbeda untuk menunjukkan bahwa hal itu

perlu diperhatikan.

b. Mengelola Detail Informasi

Menyajikan ringkasan bukti dari dokumen kertas kerja pengawasan setebal lima

ratus halaman ke dalam lima lembar halaman laporan yang diinginkan pembaca

bukanlah hal yang mudah. Tugas Anda adalah menyeimbangkan antara penyajian

yang ringkas dengan pembuktian yang cukup. Untuk menentukan jumlah dan

seberapa detail informasi pendukung yang layak disajikan dalam laporan, Anda perlu:

1) Memikirkan pembaca dan tujuan laporan

Saat menulis laporan biasanya kita lebih memikirkan atasan kita (pengendali

teknis, pengendali mutu, atau penanggung jawab pengawasan) daripada pembaca.

Penulis yang berorientasi pada atasan cenderung memasukkan terlalu banyak

informasi untuk memudahkan proses reviu. Pikirkan, untuk siapa laporan tersebut

akan disampaikan. Manajemen operasional tidak memerlukan informasi yang

panjang lebar karena ia telah mengetahui secara detail lingkup pekerjaannya dan

telah memperoleh informasi yang lengkap sepanjang kegiatan pengawasan

(fieldwork) dan pada saat pembicaraan akhir (closing conference). Manajemen puncak

umumya tidak suka menghabiskan waktu untuk membaca laporan yang tebal.

Beberapa informasi dapat dicantumkan dalam lampiran. Saat Anda menulis isi

laporan, pikirkan dengan jelas apa tujuan laporan tersebut. Laporan tidak ditujukan

untuk mendidik pembaca yang tidak mengetahui prosedur operasi standar,

pengendalian intern, atau pekerjaan pengawasan. Laporan merupakan ikhtisar hasil

kegiatan pengawasan yang digunakan untuk menginformasikan permasalahan

yang signifikan serta mengarahkan tindakan yang perlu dilaksanakan manajemen.

2) Mengikhtisarkan data pendukung

Kertas kerja pengawasan umumnya disusun untuk mendokumentasikan

pengujian, hasil analisis yang telah dilaksanakan, serta simpulan yang diperoleh. 17

Sistematika seperti ini tidak selalu sama dengan urutan penyajian simpulan. Oleh

karena itu, data kertas kerja yang akan dimasukkan ke dalam laporan harus

diikhtisarkan dan disusun kembali. Kelompokkan data yang sejenis, buatlah simpulan

dari data tersebut, susunlah data sesuai tingkat signifikansinya, dan sajikan ikhtisar

data yang memang diperlukan untuk mendukung konklusi.

3) Memilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat

Menulis ikhtisar hasil pengawasan yang terlalu singkat (hanya

menggambarkan masalah tanpa mengikutkan informasi pendukung simpulan dan

informasi yang menunjukkan signifikansi masalah) merupakan salah satu

penyebab tidak efektifnya pelaporan.

Keterbatasan informasi dapat mempersulit pembaca memahami laporan.

Namun demikian, Anda tidak perlu menyampaikan semua informasi. Informasi perlu

dimasukkan dalam laporan jika memenuhi minimal satu dari kriteria berikut ini:

- Mendukung simpulan yang disampaikan

- Menunjukkan signifikansi masalah

- Memungkinkan tindakan perbaikan

Detail di luar hal-hal di atas akan menurunkan nilai dan tingkat keterbacaan

(readability) laporan.

4) Mempertimbangkan manfaat informasi

Menyajikan semua penyimpangan (termasuk hal-hal sepele/tidak material)

dapat mengurangi perhatian manajemen puncak atas substansi laporan Anda.

Manajemen puncak akan merasa membuang-buang waktu membaca laporan

tersebut. Sebelum Anda memutuskan untuk memasukkan suatu informasi ke dalam

laporan, pertimbangkan signifikansi informasi tersebut untuk perbaikan operasi dan

peningkatan kinerja organisasi, serta dampaknya terhadap hubungan kegiatan

pengawasan dengan manajemen. Permasalahan yang tidak signifikan cukup

disampaikan secara lisan, tidak perlu dimasukkan ke dalam laporan.

5) Menyajikan data dalam format yang mudah dibaca

Uraian hasil pengawasan yang terdiri dari rangkaian kata atau angka yang bertele-

tele akan menyulitkan pembaca dalam memahami maksud yang disampaikan

18

dalam laporan. Format penyajian kata dan angka dapat meningkatkan keterbacaan

laporan. Beberapa teknik yang dapat Anda gunakan adalah:

- Gunakan bulleted item atau nomor urut untuk memudahkan pembaca

menemukan poin-poin yang disampaikan

- Gunakan persentase, tabel, atau grafik untuk mempermudah pengungkapan

angka-angka.

- Gunakan kotak peraga (exhibit) atau lampiran (appendix) untuk

menyampaikan informasi yang mungkin hanya diperlukan oleh sebagian

pembaca dan dapat dilewatkan oleh pembaca lainnya.

2. Menulis untuk Meyakinkan

Apa tolok ukur keberhasilan kegiatan pengawasan? Dokumentasi kertas kerja yang

baik, laporan yang menyajikan banyak temuan, besarnya nilai temuan, pengakuan

manajemen, pelaksanaan rekomendasi, atau jumlah penghematan/manfaat dari

pelaksanaan rekomendasi? Untuk menulis laporan yang meyakinkan, Anda harus

memegang teguh prinsip “report writting is a process of producing value rather than

volume”.

Menulis untuk meyakinkan manajemen harus dilandasi sikap mau memahami dan

tidak menyepelekan keberatan-keberatan mereka. Untuk dapat memberikan hasil yang

optimal, Anda harus mengupayakan pengakuan dan tindak lanjut manajemen. Untuk

mencapai hal tersebut, Anda harus memosisikan diri sebagai “penjual rekomendasi”

bukan sebagai “penyaji fakta”.

Anda dapat memperkuat kemampuan laporan untuk meyakinkan dan menghasilkan

dengan melaksanakan teknik-teknik sebagai berikut:

a. Menjelaskan dan menguantifikasi nilai temuan

Rekomendasi, opini, atau argumentasi harus dijelaskan dengan gaya yang sesuai

dengan materi yang akan disampaikan.

- Untuk menyampaikan materi yang supersensitif, Anda dapat menggunakan

pendekatan yang lembut dengan menjelaskan masalah secara tidak langsung

(indirectly).

19

Penyajian tidak langsung diawali dengan pengungkapan ruang lingkup

masalah, penjelasan fakta, dan pertimbangan terhadap berbagai penafsiran.

Konklusi dan rekomendasi disampaikan pada akhir penyajian. Penyajian ini

cocok untuk menyampaikan masalah yang sangat signifikan, rekomendasi yang

bersifat kontroversial/mengonter alternatif solusi lainnya, atau jika manajemen

bersikap resistan.

- Untuk menyampaikan masalah yang tidak terlalu sensitif, Anda dapat menyajikan

secara langsung, singkat, dan padat. Cara ini efektif untuk memperoleh perhatian

manajemen puncak karena memudahkan manajemen puncak menangkap

keypoint yang disampaikan.

Model “Heading-Conclusion-Evidence” dapat diterapkan agar penyajian

langsung tetap memiliki kekuatan untuk meyakinkan pembaca. Model

“Heading-Conclusion-Evidence” juga dapat menghindarkan pengawas dari

masalah generalisasi tanpa dasar dan ketidaksahihan simpulan.

Generalisasi tanpa dasar dapat menyebabkan pembaca menolak simpulan dan

rekomendasi. Laporan yang tidak mengungkapkan fakta, data, atau bukti

pendukung informasi kunci, dapat menimbulkan silang pendapat, merangsang

bantahan pembaca, atau menimbulkan provokasi.

Ketidaksahihan simpulan dapat terjadi karena ketidaksinkronan bukti dengan

simpulan atau kesalahan penalaran. Simpulan yang tidak sahih dapat

menyebabkan penyajian fakta yang salah, terlalu dibesar-besarkan, atau terlalu

dikecilkan (misstate, overstate, understate).

Setelah kondisi dinyatakan dengan jelas, Anda harus dapat menjawab pertanyaan

berikut: “Seberapa serius masalah tersebut?” Pengetahuan tentang besarnya

masalah akan membantu manajemen untuk menentukan tingkat kerumitan

masalah dan seberapa besar tingkat perhatian terhadap masalah tersebut.

Penyimpangan dengan risiko kecil mungkin dapat ditoleransi atau

didelegasikan kepada manajemen operasi sedangkan masalah sangat material

atau memiliki akibat potensial yang besar bagi organisasi perlu ditangani langsung

oleh manajemen puncak.

b. Menunjukkan akibat temuan dari sudut pandang manajemen

20

Agar rekomendasi dapat diterima manajemen, Anda harus dapat menjawab

pertanyaan lebih lanjut dari manajemen: “Terus bagaimana? Akibat buruk apa yang akan

terjadi? atau Apa yang dapat kami peroleh dengan melaksanakan rekomendasi Anda.”

Akibat, baik berupa risiko atau manfaat, harus dinyatakan dalam perspektif

manajemen, bukan pengawas. Manajemen sering menganggap apa yang disampaikan

pengawas terlalu sempit, tidak melihat hasil akhir, atau berorientasi pada kepentingan

pengawas.

Untuk menulis laporan yang meyakinkan manajemen, Anda harus mengubah

cara penyajian risiko atau manfaat dari perspektif ke pangawas ke perspektif

manajemen. Pernyataan risiko dan manfaat dengan perspektif pengawas seperti

rendahnya akuntabilitas, tidak cukup bukti, pelanggaran kebijakan, pelanggaran aturan,

dan kerugian keuangan; serta pernyataan manfaat seperti meningkatkan pengendalian

dan akuntabilitas, memperbaiki prosedur operasi, meningkatkan konsistensi, atau

meningkatkan dokumentasi, kurang persuasif bagi manajemen.

c. Menangani keberatan

Jika laporan hasil pengawasan memperoleh bantahan manajemen yang didukung

dengan argumentasi yang kuat, Anda perlu memberi pengakuan dan menangani

keberatan tersebut dalam laporan. Penulis yang berpikir jauh bahkan telah mengantisipasi

pertanyaan semacam itu dan telah memasukkan narasi terkait dalam laporan.

Kuantifikasi dan deskripsi risiko dan manfaat biasanya dapat mencegah munculnya

beberapa pernyataan resistansi. Kritik atau pendekatan satu arah biasanya merangsang

manajemen untuk menentang rekomendasi Anda.

Dalam kasus adanya keberatan, Anda harus menyajikan secara imbang dan

menggunakan diplomasi dengan mengakui keberadaan perspektif lain. Penyajian

seimbang juga dapat diberikan dengan jalan mengakui capaian positif atau usaha yang

telah dilakukan manajemen meskipun masalah masih terjadi. Penyajian seimbang

biasanya ampuh mengatasi keberatan karena memberikan pengakuan terhadap aspek

positif pendapat lain tanpa membiarkan pendapat tersebut menurunkan posisi Anda.

Menunjukkan bahwa rekomendasi Anda lebih baik daripada sistem yang sedang

berjalan atau dari alternatif lainnya dengan cara menjelaskan keunggulan berupa

tambahan manfaat dari rekomendasi anda akan membuat laporan lebih persuasif.

3. Menulis secara Konstruktif

21

Dalam diskusi bertatap muka, tata cara penyampaian pesan merupakan hal yang penting

untuk memperoleh respons positif, sama pentingnya dengan pesan itu sendiri. Penggunaan

kata, nada suara, atau gerakan mata akan memengaruhi perasaan seseorang apakah akan

menerima atau menolak, merasa dikecam atau dibantu, merasa diperlakukan secara adil atau

dizalimi.

Pemilihan cara penyampaian yang efektif dan pengelolaan perilaku akan membantu

Anda memengaruhi orang lain memperoleh persetujuannya.

Dalam penulisan, makna pesan Anda dapat berubah karena perbedaan penekanan,

pemilihan kata, penyusunan paragraf, serta pemilihan data. Terlepas dari pesan yang

disampaikan, Anda dapat menulis secara konstruktif dan lebih persuasif dengan

menerapkap beberapa prinsip berikut:

a. Menghindari bahasa perasaan (judgmental) dan generalisasi tanpa dukungan

Laporan hasil pengawasan harus bersifat faktual dan konklusif, tidak boleh hanya

memuat pendapat dan diungkapkan dengan samar-samar. Penggunaan kata yang hanya

mencerminkan opini/pendapat tanpa didukung data akan mendorong perilaku defensif

pembaca.

- Gunakan bahasa faktual/konkret

Gunakan nada konstruktif dengan menghindari kata-kata/frasa yang menunjukkan

opini/perasaan Anda seperti: “menurut keyakinan kami”, “perasaan kami”,

“seperti kita ketahui”, atau “menurut pendapat kami”. Mengganti kata/frasa

beropini tersebut dengan kata/frasa yang lebih objektif akan membuat kalimat kita

lebih konstruktif.

- Hati-hatilah dengan Konotasi

Terdapat kata-kata yang menimbulkan konotasi adanya

permasalahan/penyimpangan yang serius. Pembaca akan tertuduh jika

membaca kata-kata tersebut. Penggunaan kata-kata: signifikan, kegagalan,

penyimpangan, ketidakcocokan, ketidakcukupan, ketidakmampuan, serta

pelanggaran sebaiknya digunakan secara hati-hati karena menimbulkan kesan

adanya masalah yang serius.

Kata/frasa yang sering digunakan untuk menggambarkan prosedur audit

seperti: “berhasil kami ungkap/kami temukan” memiliki kaitan yang kuat

22

dengan investigasi tersangka kecurangan. Kata/frasa “kami identifikasi/kami

laporkan” terasa lebih ringan. Bahkan kata temuan pun memiliki nilai rasa

negatif bagi pembaca tertentu.

Menyatakan tujuan audit dengan frasa “untuk mengidentifikasi kelemahan

pengendalian” mencerminkan ketidakpahaman penulis pada kekuatan kata.

Pernyataan tersebut mengesankan bahwa pengawas memang mencari

kesalahan.

- Hindari generalisasi tanpa didukung data

Penggunaan kata yang samar-samar akan menimbulkan permintaan klarifikasi

atau bantahan. Kata-kata seperti banyak, berlebihan, atau substansial tidak

memberi gambaran yang tepat. Sebaiknya gunakan kuantifikasi dengan angka

mutlak atau relatif (persentase) yang faktual.

Generalisasi pada penyajian simpulan dan rekomendasi juga berbahaya.

Pernyataan “operasi tidak berjalan sebagaimana mestinya” memiliki makna

yang sangat luas dan menimbulkan banyak penafsiran. Pernyataan seperti

“rekonsiliasi kas dan bank harus dilakukan tepat waktu sesuai ketentuan” akan

lebih tegas dan konkret jika dinyatakan “rekonsiliasi kas dan bank harus

dilakukan minimal sebulan sekali setiap akhir bulan”.

b. Menyatakan gagasan positif dalam kalimat positif

Pengawas umumnya tidak terbiasa memasukkan pernyataan positif dalam

laporannya. “Tidak terdapat penyimpangan yang kami temukan” merupakan contoh

umum bahwa meskipun untuk simpulan positif, pengawas dapat menyatakannya

dalam kalimat negatif. Umumnya pengawas mengidap sindrom “generally good,

however”. Untuk menyajikan laporan yang seimbang, Anda harus mencari kemungkinan

untuk memasukkan pernyataan positif.

- Pernyataan positif bukan berarti Anda harus mencari sisi positif terkait masalah

negatif yang disampaikan, tetapi menyajikan menyampaikan gagasan positif

dengan bahasa positif.

- Menyampaikan hasil pengujian secara seimbang dapat meningkatkan laporan

positif. Sebagian pengawas/auditor melakukan komunikasi dengan manajemen

menggunakan gaya laporan pengecualian (exception-only reporting). Gaya

23

seperti ini memang padat dan efisien tetapi dapat menghasilkan laporan negatif.

Dalam setiap kegiatan pengawasan, sebagian hasil teknik pengujian mungkin

menunjukkan sesuatu yang positif. Hal positif tersebut jika signifikan perlu

diapresiasi dan disampaikan pada manajemen.

- Menyampaikan upaya perbaikan yang telah/sedang dilakukan manajemen

terkait dengan permasalahan yang disampaikan merupakan salah satu upaya

untuk membangun laporan positif. Dalam beberapa kasus, kesalahan atau

kelemahan dapat terjadi walaupun manajemen telah berusaha dengan

maksimal dan beriktikad baik untuk mencegah atau mengatasi masalah

tersebut.Pengakuan terhadap upaya tersebut dapat membangun kerja sama yang

lebih baik dan mendorong pengakuan oleh manajemen.

- Menyampaikan tindak lanjut yang dilaksanakan manajemen terkait dengan

rekomendasi hasil pengawasan sebelumnya dapat meningkatkan nada positif

laporan hasil pengawasan. Kita dapat meningkatkan kesan positif dari kalimat

“sebagian besar masalah hasil audit sebelumnya telah diperbaiki oleh

manajemen” dengan mengemukakan tindak lanjut yang konkret seperti:

“akuntabilitas penerimaan kas telah ditingkatkan dengan pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan kas harian”, “program pemeliharaan telah disusun dan

prosedur manual telah dibukukan sebagai pedoman untuk pelaksanaan

pemeliharaan roda empat.”

c. Menyajikan penyeimbang dan perspektif

Pengawas tidak boleh membesar-besarkan masalah kecil seolah-olah sebagai

masalah yang besar. Dalam satu isu, hal positif dan negatif sebaiknya diungkap

secara seimbang. Perluasan tujuan/kegiatan usaha (goals) dapat

mengurangi/memperlemah pengendalian yang sudah ada (meningkatkan risks).

Ungkapkan masalah dengan menjaga keseimbangan sisi tujuan dengan risiko.

d. Menekankan manfaat, rekomendasi, dan solusi

Dua kata yang sering digunakan dalam laporan pengawasan yaitu “tidak” dan

“seharusnya” menimbulkan kesan mengajari manajemen. Mengganti kata tersebut dengan

“dapat” dan “akan” mampu membuat laporan lebih konstruktif dan berorientasi hasil.

24

“Setiap pengiriman barang dicatat dalam formulir pengiriman. Semua pengiriman

hanya memanfaatkan satu baris formulir. Terdapat beberapa pengiriman yang

dilakukan dalam hari yang sama tidak dikonsolidasikan dalam satu formulir. Untuk

meningkatkan efisiensi, seharusnya pengiriman tersebut dikonsolidasikan.”

Susunan kalimat tersebut dapat diperbaiki menjadi:

“Pengiriman pada hari yang sama dapat dikonsolidasikan dalam satu formulir

untuk menghemat kertas dan waktu.” atau “Konsolidasi pengiriman pada hari yang sama

dalam satu formulir akan menghemat kertas dan waktu.”

Alih-alih menyajikan masalah dalam nada negatif (menekankan risiko), Anda dapat

menyusun laporan yang lebih konstruktif dengan menyajikan solusi dan manfaatnya.

DAFTAR PUSTAKA

http://centralmakalah.blogspot.com/2009/02/komunikasi-bisnis.html

Beebe, Steve A. dan Susan K. Beebe. (1997). Public Speaking : An Audience Centered

Approach. Boston: Allyn and Bacon.

Breon, M., & Stellwag, R. Internal Audit Results "Auditee Relations". ISACA.

Effendy, Onong Uchjana. (1986). Dinamika Komunikasi. Bandung: Remadja Karya CV.

Fieldman, Robert S. 1998.Social Psychology, New Jersey: Prentice Hall.

Rakhmat, Jalaluddin. Psikologi Komunikasi. (1998). Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

25