kkp apsi

Bina Sarana Informatika

Analisa & Perancangan Sistem Informasi

SISTEM PENERIMAAN BARANG DI PT.GRACE PAPER

CIKAMPEK

MAKALAH ANALISA PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Analisa Perancangan Sistem Informasi

Diploma III (D.III)

Kelompok 1 :

1. Cucep Migris : 11120992

2. Rizky Abdullah : 11121632

3. Maulana Rahman : 11123658

4. Deni Wibisono : 11121360

5. Aditia Maulana : 11124024

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer

” BSI Cikampek ”



BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Penelitian

PT.Garce Paper ( Graha Cemerlang Paper Utama ) CIKAMPEK merupakan salah

perusahaan yang bergerak dibidang manufactur paper mild. Sebagai mana lazimnya suatu

perusahaan manufactur dengan intensitas produksi yang sangat tinggi , faktor kerusakan

mesin PM ( Paper Mesin ) akan sangat rentan terjadi trouble mesin, agar mesin tersebut

selalu dalam keadaan prima maka untuk mencapai tujuan tersebut di perlukan suatu sistem

tentang strategi yang tepat dan akurat dalam pelayanan perawatan mesin.

Dalam meningkatkan manajemen PT.Grace Paper Cikampek, perlu didukung oleh

sumber daya manusia yang handal dan sistem yang berkualitas tinggi. Oleh karena itu,

untuk mengimbangi kemajuan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut perlu

dilakukan pembangunan sistem , khususnya dibidang pelayanan Spare part. Hal ini

ditekankan pada peningkatan sistem informasi pelayanan perawatan mesin melalui upaya

penyempurnaan sistem dan prosedur penerimaan, pendataan, penyimpanan , serta

peningkatan sistem penerimaan dan pengeluaran di Ware House.

PT. Grace Paper Cikampek merupakan industri manufactur yang bergerak di bidang

paper mild, adapun masalah di PT.Grace Paper Cikampek adalah proses penerimaan spare

part sudah terkomputerisasi dengan sistem SLS ( Sistem Logistic Storage ) namun belum

tersistem dengan baik sehingga memakan waktu lama dalam melakukan penerimaan

barang, proses penyimpanan datanya masih dalam bentuk arsip sehingga sulit dalam proses

pencarian data dan petugas dalam pembuatan laporan akhir masih lambat karena petugas

harus mencari dan mencatat ulang data.



Setelah mengetahui sistem informasi yang sedang berjalan di PT. Grace Paper

Cikampek, kami tertarik untuk menganalisis dan membahas sistem tersebut. Oleh karena itu

kami mengambil judul :

“ SISTEM PENERIMAAN BARANG SPARE PART DI PT. GRACE PAPER

CIKAMPEK ”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka identifikasi masalah dari sistem yang sedang

berjalan adalah sebagai berikut :

a. Proses penerimaan sparepart sudah terkomputerisasi, namun masih belum

terkomputerisasi dengan baik, sehingga memakan waktu lama dalam melakukan

penerimaan spare part .

b. Karena data spare part masih belum tersystem dengan baik ( Spare part mekanik

dan elektrik masih tercampur ).

c. Kesulitan dalam pembuatan laporan Spare Part di sebabkan masih tercampurnya

spare part eletrik dan mekanik sehingga petugas dalam penerimaan spare part

harus mengklasifikasi dan spesifikasi ulang.

1.2.2. Rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :

a. Bagaimana Proses penerimaan spare part pada PT. Grace Paper Cikampek yang

berjalan.

b. Bagaimana Sistem penyimpanan Spare Part pada PT. Grace Paper Cikampek

sehingga mempermudah dalam proses pencarian spare part.



c. Bagaimana pembuatan laporan akhir yang cepat, tepat dan datanya akurat pada

PT. Grace Paper Cikampek.

1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian

1.3.1. Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian ini adalah untuk menganalisa dan membangun sistem usulan

informasi penerimaan sparepart pada PT. Grace Paper Cikampek guna menjadi lebih

efektif dan efesien.

1.3.2. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui proses penerimaan spare part pada PT. Grace Paper

Cikampek

2. Untuk mengetahui proses penyimpanan spare part pada PT. Grace Paper

Cikampek..

3. Untuk mengetahui proses pembuatan laporan dan mempermudah pembuatan

laporan spare part PT. Grace Paper Cikampek.

1.4. Batasan Masalah

Untuk mempermudah dalam pengerjaan makalah sistem penerimaan ini maka kami

memberikan batasan-batasan masalah, adapun batasan masalah adalah sebagai berikut :

a. Sistem penerimaan spare part yang akan kami bahas, tidak membahas sistem

penyimpanan spare part.

b. Sistem penerimaan yang akan kami bahas juga tidak membahas tentang

pengeluaran spare part.

1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian



1.5.1. Lokasi Penelitian

Tempat yang dijadikan penelitian adalah PT. Grace Paper Cikampek yang beralamat :

Jl. Ahmad Yani No.39 Kawasan Industri Kujang Cikampek Telp. ( 0264 ) 304300

Cikampek – Karawang 41373.

1.5.2. Jadwal Penelitian

Dalam penelitian memerlukan waktu lama sehingga sangat membutuhkan

penjadwalan agar penelitian dapat dilakukan dengan efektif dan efesien maka kami

melakukan penelitian selama kurang lebih satu bulan.



BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Agar lebih mudah memahami apa dan bagaimana sistem itu akan digunakan menurut

Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:1) ada dua pendekatan, yakni pendekatan prosedur dan

pendekatan komponen/elemen .

Mendefinisikan sistem dengan pendekatan prosedur, yaitu suatu urutan kegiatan yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Mendefinisikan sistem dengan pendekatan komponen/elemen yaitu kumpulan

komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu

sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai

komponen-komponen, batasan sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran,

pengolahan dan sasaran atau tujuan. Al-Bahra Bin Lajmudin(2005: 3).

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini



memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjuk ruang

lingkup dari sistem tersebut

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

maupun merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan energi dari sistem dan

dengan demikian harus di jaga dan di pelihara . Sedangkan lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu

kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya

mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu

subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainya melalui penghubung. Dengan

penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya

membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energi yang

dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang

diproses untuk mendapatkan keluaran dari system.

6. Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan dikalasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolahan Sistem



Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahannya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem

Sistem mempunyai tujuan atau sasaran, jika sistem tidak memaka sistem tidak akan

ada. Suatu sistem akan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya, sasaran sangat

berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak

secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan

manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh

manusia. Sedangkan sistem yang di buat manusia adalah sistem dengan campur aduk

atau buatan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi

diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem

dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak

dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan



terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan

menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lain.

2.2. Pengertian Pabrikasi paper mill

Pabrikasi paper mill merupakan unit perusahaan yang memproduksi kertas dengan

bahan baku utama pulp ( Kayu pinus yang telah melalui proses pabrikasi sehingga menjadi

Pulp )

2.3. Pengertian Penerimaan

Penerimaan adalah proses, cara, perbuatan menerima spare part ( Receiving ),

pencatatan nama suplier, nama barang dan sebagainya.

2.4. Pengertian Spare part

Spare part merupakan komponen yang digunakan untuk mengganti part mesin yang

rusak.

2.4.1. Pengertian Penerimaan Spare part

Dari definisi diatas dapat di simpulkan bahwa Penerimaan Spare part adalah proses,

cara, menerima ( Penerimaan ) spare part dari Suplier.



BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian

Objek penelitian kami lakukan bertempat di PT. Grace Paper Cikampek kota Karawang

yang meliputi bagian penerimaan spare part PT. Grace Paper Cikampek, sejarah PT. Grace

Paper Cikampek, visi dan misi PT. Grace Paper Cikampek, dan organisasi serta tujuan.

3.1.1. Sejarah Singkat PT. Grace Paper Cikampek

PT.Graha Kerindo Utama dan PT.Graha Cemerlang Paper Utama adalah Anak

perusahaan dari Kompas Gramedia, yang berfokus pada Jaringan Bisnis. PT Graha Kerindo

Utama adalah produsen spesialis d alam mengkonversi kertas tisu. Sejak tahun 1986, PT

Graha Kerindo Utama telah berkomitmen untuk menjaga kualitas tinggi dalam

memproduksi 100% jaringan.

Sebagai bagian dari Kelompok Kompas Gramedia, kami mendedikasikan untuk

membuat bisnis yang baik dengan perusahaan lain. Kami memiliki tim yang sangat

berpengalaman dan personil yang kompeten dan teknologi tinggi untuk menghasilkan

kualitas produk kertas tisu tinggi seperti tisu wajah, Roll, kacu, Serbet, dan handuk. Kami

menawarkan kelembutan, dan higienis. Perusahan kami memiliki beberapa nama brand

seperti Tessa, MULTI, DYNASTY dan produk popok baru PEEMO, kini GKU sudah

mencapai pangsa pasar 52% di Indonesia.

PT.Graha Cemerlang Paper Utama adalah produsen spesialis dalam pembuatan kertas

tisu. Pada tahun 2004, Kompas Gramedia group (Indonesia) dan Chan Li (Taiwan) sepakat



untuk membentuk jaringan pabrik yang terletak KIKC bernama PT Graha Cemerlang Paper

Utama (PT. GCPU) Cikampek.

PT.Graha Cemerlang Paper Utama menyelesaikan proses pembangunan Jaringan mesin

pertama pada bulan September 2005 dan mulai beroperasi secara komersial pada bulan

November 2005. Pada tahun 2009, Chan Li menjual sahamnya kepada Kompas Gramedia,

sejak hari itu status kepemilikannya dimiliki sepenuhnya PT.GCPU. Dengan pesatnya

perkembangan pasar baik di dalam negeri maupun di luar negeri, pada tahun 2011 PT.

GCPU menginvestasikan mesin jaringan kedua dalam rangka untuk memenuhi permintaan

pasar. Saat ini PT.GCPU menjadi pemasok utama ke PT.GKU untuk melayani permintaan

domestik dan juga ekspor Jumbo Roll ke seluruh dunia.

3.1.2. Visi dan Misi PT. Grace Paper Cikampek

Menjadi perusahaan “ Toiletris “ terkemuka di Asia Tenggara dengan memproduksi

produk unggulan yang inovatif yang menjadi pilihan utama pelanggan.

3.1.3. Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek

Struktur organisasi merupakan penjabaran tingkatan hierarki suatu organisasi atau

instansi, dimana dijelaskan bagian-bagian yang terkait dalam organisasi atau instansi

tersebut. Sebelum menjabarkan fungsi dan tugas bagian yang terkait dari PT. Grace Paper

Cikampek maka akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian dari struktur. Struktur adalah

bagaimana sesuatu disusun atau dibangun.

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terdiri dari beberapa sub sistem atau

elemen yang saling berinteraksi langsung untuk mencapai suatu tujuan bersama. Adalah

sebagai berikut Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek :



Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Grace Paper Cikampek.

3.1.4. Deskripsi Tugas

Deskripsi kerja merupakan penjabaran mengenai pengertian tugas, kewajiban

pegawai, wewenang, tanggung jawab, dan jangkauan kerja agar tidak terjadi tumpang tindih

dalam pelaksanaan kerja dan dapat terkoordinasi dengan baik. PT. Grace Paper Cikampek

memiliki beberapa bagian, adapun deskripsi kerjanya yaitu sebagian berikut :

1. Manager Logistic :

Pratjojo, NIK : G10526

Tugas Pokok :

Sebagai pengelola logistic yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan

dan mengendalikan tugas di Divisi Logistic dan wilayah kerjanya serta tugas pembantuan

laporan ke Direktur perusahaan.

2. Spv. Spare Part :

Hendra S, NIK : G 04251

Mgr. Logistik

Pratjojo

Spv. Barang Jadi

Tatang H.

Spv. Spare part

Hendra S.

Spv. Bahan Baku

Hendra S.

Leader

Rizky Abdullah

Leader

Haryono

Leader

Didi W.



Membantu Manager Logistic dalam melaksanakan tugas dibidang evaluasi dan pelaporan,

Meng analisis data dan informasi yang berhubungan dengan bidang sub. Spare part.

3. Leader Spare Part :

Rizky A NIK : G05351

Membantu Spv Logistic dalam melaksanakan tugas dibidang penerimaan , penyimpanan,

pengeluaran dan pelaporan, Menganalisis data dan informasi yang berhubungan dengan

bidang sub. Spare part.

3.2. Metode penelitian

3.2.1. Desain penelitian

Dalam penyusunan ini kami menggunakan metode deskriptif . Metode deskriptif

adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, kondisi,

sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian

deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis,

faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang

diselidiki.

3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data merupakan suatu teknik atau cara untuk memperoleh,

mencari, mengumpulkan dan mencatat data yang di gunakan untuk menyusun karya ilmiah.

Adapun data itu sendiri terbagi menjadi dua yaitu data primer dan data sekunder.

3.2.2.1. Sumber Data Primer



Data primer adalah data yang di kumpulkan oleh kami secara langsung melalui

objek penelitian, yaitu dengan cara observasi, wawancara, mengamati dan mencatat.

a. Observasi

Observasi adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan melakukan

penelitian secara langsung datang ke PT. Grace Paper Cikampek, hal ini untuk

mengamati dan pencatatan terhadap peristiwa yang sedang di selidiki pada objek

penelitian.

b. Wawancara

Suatu cara pengumpulan data melalui tanya jawab secara langsung antara

peneliti (pengumpul data) dengan responden (sumber data), dalam hal ini

wawancara dikakukan dengan responden yang berhubungan langsung pada

sistem pendaftaran pasien.

3.2.2.2. Sumber Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang sudah dikumpulkan oleh pihak lain, dalam hal ini

data sekunder seperti dokumentasi contohnya adalah Dokumentasi SOP ( standar

operasional sistem )

3.2.2.3. Alat Bantu Analisis

1. Diagram Kontek

Diagram kontek adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi

yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang mempersentasikan

keseluruhan proses dalam suatu sistem. Yang di gambarkan dengan lingkaran

tunggal yang mewakili seluruh sistem. Sistem di batasi oleh boundary ( dapat di



gambarkan dengan garis putus ). Dalam diagram kontek hanya ada satu proses.

Tidak boleh ada store dalam diagram kontek.

2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram aliran data merupakan diagram alir yang

dipersentasikan menggunakan lambang-lambang tertentu. Penulisan suatu program

akan menjadi mudah dalam pelaksanaannya dengan adanya diagram aliran data.

Keutungan menggunakan Data Flow Diagram ( DFD ) adalah mempermudah

pemakai ( user ) yang kurang menguasai bidang komputer untuk lebih mengerti

sistem yang akan di kembangkan.

a. External Entity ( kesatuan luar )

External Entity ( kesatuan luar ) merupakan satuan ( entity ) di lingkungan

luar sistem yang dapat berupa orang ,organisasi atau sistem lainnya yang

berbeda di lingkungan luar atau sistem yang akan memberikan ( input ) atau

menerima ( output ) dari sistem. Yang disimbolkan dengan kotak

b. Data Flow ( arus data )

Data Flow mengalir di antara proses ( proses ), simpan ( data store ), dan

kesatuan luar ( external entity ). Arus data ini menujukkan arus dari data

yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Yang

di simbolkan dengan anak panah.



c. Process ( proses )

Process ( process ) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh ora

ng, mesin, atau komputer ,untuk phisikal Data flow Diagram ( PDFD ).

Atau merupakan suatu proses yang hanya menunjukan proses dari komputer,

untuk Logical Data Flow diagram ( LDFD ). Yang disimbolkan dengan

lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-

sudut yang tumpul.

d. Data Storage ( Penyimpanan Data )

Simpan data ( data storage ) merupakan tempat penyimpanan data yang

disimbolkan dengan garis horizontal yang tanpa tertutup di ujungnya.

3. Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada tahap

analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analis kamus data digunakan

sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang data yang mengalir

pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan

untuk merancang input, output atau laporan dan database. Kamus data dibuat

berdasarkan arus data yang ada diagram arus data. Arus data yang ada di DAD sifatnya

global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka

kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut:



a. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju.

b. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow

Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data,

sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang

lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung

mencarinya di kamus data.

c. Tipe Data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir,

dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor

variable, parameter dan file-file. Struktur data menunjukan arus data yang

dicatat pada kamus data yang terdiri item-item atau elemen-elemen data.

d. Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda

untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen yang lainnya.

e. Volume

Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan

volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.

f. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.



g. Penjelasan

Untuk lebih meperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

keterangan tentang arus data tersebut.

Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut Notasi.

Dimana Notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi.

Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel 3.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X

9

A

Z

.

,

-

Setiap karakter

Angka numerik

Karakter alphabet

Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

Titik, sebagai pemisah ribuan

Koma, sebagai pemisah pecahan

Hypen, sebagai tanda penghubung ( contoh : 021 – 7500 )



/ Slash, sebagai tanda pembagi ( contoh : 24 / 10 / 04 )

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi

yang umum digunakan sebagai berikut:

Tabel 3.2. Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

=

+

()

{}

[]

|

*

@

Terdiri dari

And ( dan )

Pilihan ( boleh ya atau tidak )

Iterasi / pengulangan proses

Pilihan salah satu pilihan

Keterangan pilihan didalam tanda []

Keterangan atau catatan

Petunjuk ( Key field )



3.1. Pengkodean

Kode di gunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam

komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.

Kode dapat di bentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.

1. Petunjuk Pembuatan Kode

Beberapa kemungkinan susunan digit (angka), huruf dan karakter - karakter

khusus dapat di rancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode harus

di perhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

a. Harus mudah di ingat.

Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan denga cara

menghubungkan kode dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

b. Harus unik

Kode harus unik untuk masing - masing item yang diwakilinya, unik berarti

tidak ada yang kembar.

c. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

pengambilan item baru dapat di wakili oleh kode.

d. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien bila

direkam diluar komputer.

e. Harus konsisten



Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di

pergunakan.

f. Harus di standarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

mengunakan kode tersebut.

g. Spasi di hindari

Spasi di dalam kode sebaiknya di hindari karena dapat menyebabkan

kesalahan di dalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2. Tipe Dari Kode

Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan sistem informasi, dan tipe-

tipe kode itu diantaranya sebagai berikut:

A. Kode Mnemonik

Kode mnemonik di gunakan supaya mudah di ingat, kode ini di buat dengan

dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan di



wakili dengan kode ini, umumnya kode mnemonik menggunakan huruf,

akan tetapi dapat juga mengguanakan huruf dan angka. Kebaikan dari kode

ini adalah mudah diingat dan kelemahannya kode dapat menjadi panjang.

B. Kode Urut (Sequential Code)di sebut juga dengan kode seri ( Serial Code)

Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode

berikutnya.

Adapun kebaikannya :

a. Sangat sederhana.

b. Mudah di ingat.

c. Kode dapat pendek tetapi tetap unik.

d. Mudah di cari bila kodenya sudah di ketahui.

e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif,

sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file

tidak perlu di indeks.

f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah di

ketahui.

Kelemahannya :

a. Menambahkan kode hanya dapat di tambahkan pada akhir urutan dan tidak

dapat di sisipkan.

b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang di wakilinya,

kecuali hanya bedasarkan urutannya saja.

c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan blok.

C. Kode Blok



Kode blok ( Block Cod ) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok

tertentu yang mencerminkan klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang

di harapkan.

Kebaikannya :

a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang

sudah tertentu.

b. Mudah di perluas.

c. Kode dapat di tambah atau di buang sebagian.

d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat di lakukan dengan lebih mudah,

karena tiap-tiap kelompok rekening dapat di ketahui blok kodenya.

Kelemahannya :

a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode

menjadi cukup panjang.

b. Kurang mudah di ingat.

D. Kode Group ( Group Code )

Merupakan kode-kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field

mempunyai arti.

Kelebihan :

a. Nilai dari kode mempunyai arti.

b. Mudah di perluas.

c. Dapat di tambah atau di buang sebagian.

d. Dapat menunjukan jenjang dari data.



Kelemahannya :

a. Kode dapat menjadi panjang.

E. Kode Desimal

Kode desimal ( Decimal Code ) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit

angka desimal di mulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan

99 tergantung dari banyaknya kelompok.



BAB IV

ANALISA SISTEM BERJALAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Penggunaan Sistem Penerimaan spare part pada PT. Grace Paper Cikampek yang ada

sekarang ini sudah memenuhi standar perkembangan teknologi dimasa kini, karena sistem

yang ada sudah terkomputerisasi dengan SLS ( Sistem Logistic Storage ), namun untuk

pencatatan data Part masih dilakukan manual, karena pada PT. Grace Paper Cikampek ini,

selain data Part sudah dapat diinput kedalam komputer, Untuk alur data Sistem Penerimaan

Spare Part pada PT. Grace Paper Cikampek akan diuraikan menggunakan Diagram

Konteks, DFD (Data Flow Diagram), dan Kamus Data.

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, aliran Sistem Penerimaan Spare part pada

PT. Grace Paper Cikampek yang sedang berjalan diperoleh keterangan sebagai berikut.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan langkah penganaliasan, dokumen apa saja yang sedang

berjalan yang melewati sistem Penerimaan barang pada PT. Grace Paper Cikampek.

Dokumen apa saja yang berjalan yang melewati Sistem Penerimaan Spare part .

Dokumen yang digunakan diantaranya :

1. Nama Dokumen : Kartu visitor



Fungsi : Untuk mengetahui data visitor

Sumber : visitor

Distribusi : Security

Rangkap : 1

Frekuensi : Setiap mau kirim barang

2. Nama Dokumen : PO ( Purchae Order )

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Purchase PT. Grace Paper / Suplier

Distribusi : Purchasing

Rangkap : 3

Frekuensi : Setiap mau kirim barang

3. Nama Dokumen : Surat jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Suplier

Distribusi : Suplier

Rangkap : 1

Frekuensi : Pada saat pengiriman barang

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur sistem penerimaan barang yang berjalan pada PT. Grace Paper Cikampek

ini yaitu sebagai berikut :

a. Analisis prosedur Visitor.

1. Prosedur pendaftaran Visitor datang ke PT. Grace Paper lalu ke Bagian

Security.



2. Bagian Security meminta kartu identitas untuk dinput data pendaftaran anggota

pada buku register dan dibuatkan kartu Visitor oleh bagian security.

3. Lalu kartu visitor di berikan kepada sulpier sedangkan kartu identitas di

disimpan di security.

b. Analisis prosedur penerimaan barang

1. Sedangkan prosedur penerimaan barang, suplier datang ke PT. Grace Paper lalu

ke bagian pendaftaran visitor , suplier menunjukan kartu identitas suplier pada

petugas security.

2. Petugas security memasukan data suplier kedalam komputer lalu mencatat data

identitas suplier buku register yang sudah ada.

3. Kemudian petugas security mencari dan mengambil kartu visitor dan meberikan

nya ke supplier dan menginfoemasikan ke bagian Ware House.

4. Setelah itu supplier pergi menuju Ware House ( Gudang Spare Part )

5. Petugas gudang memeriksa kelengkapan administrasi ( Surat Jalan + Purchase

Order ).

6. Kemudian petugas gudang memeriksa barang yang dikirim berdasarkan Surat

Jalan dan Purchase Order.

4. Petugas Gudang menginfokan kedatangan barang ke USER barang tersebut.

5. Petugas gudang menyimpan barang tersebut

6. Petugas gudang menginput data penerimaan barang serta memberikan tanda

terima ke suplier.

4.1.2.1. Diagram Kontek

Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan

antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram kontek dari sistem

yang sedang berjalan.



Sistem Penerimaan

Spare Part di PT. Grace

Paper Cikampek

Security

Supplier Ware House

Adm Logistic

Mengirim Barang

Kartu Visitor

Kartu Visitor

Surat Jalan & PO

Mgr Logistic

Lap. Penerimaan

Tanda Terima SJ

Lap. Bulanan

Copy SJ

Data Identitas

Keterang

an :

SJ = Surat Jalan

PO = Purchase Order

Gambar 4.1 Diagram kontek yang Berjalan

4.1.2.2. Data Flow Diagram Nol

Data flow diagram (diagram alir data) adalah re presentasi graphis dari suatu sistem

menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara

komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan dan penyimpanan datanya.



Supplier

Ware House

Security

Mgr Logistic

ADM Logistic

1.0

Penerimaan

Visitor

2.0

Penerimaan

Barang

3.0

Input Data

Spare Part

4.0

Membuat

Laporan

Penerimaan

Barang

Arsip

Registrasi

K. Visitor

Data Identitas

Lap. Bulanan

SJ, PO & K Vst

Kartu Visitor

SJ, PO & K. Visitor

Kirim Barang

Copy SJ & PO Copy SJ & PO

Data Penerimaan Barang

SJ, PO & K. Visitor

SJ, PO & K. Visitor

Data Identitas

Kartu Visitor

SJ & PO

Ketera

ngan :

SJ = Surat Jalan

PO = Purchase Order

K.VST = Kartu Visitor

Gambar 4.2 Data Flow Diagram Nol



4.1.2.3. Data Flow Diagram Detail

a. Diagram Detail Proses 1 : Penerimaan Visitor

1.0

Input Data

identitas suplier

Suplier

1.1

Cetak Kartu

Visitor

Register

Arsip

Kirim BarangData suplier

Data Suplier

Kartu Visitor

Data Suplier

Gambar 4.3 Diagram Detail Proses 1

b. Diagram Detail Proses 2 : Penerimaan Barang

2.0

Pengecekan ADM

& barangSuplier

User

K.vst .SJ & PO barang Gudang

Info kedatangan barang

SJ + PO +K.Visitor

Keteranga

n :

SJ = Surat Jalan

PO = Purchase Order





c. Diagram Detail Proses 3 : Input data Penerimaan

Petugas WH3.0

Input DataADM

Copy SJ+PO

3.1

File SJ+POArsip Copy SJ + PO

Copy SJ +PO

Copy SJ +PO

Keterangan :

SJ = Surat Jalan

PO = Purchase Order



d. Diagram Detail Proses 4 : Membuat Laporan Penerimaan

4.0

Membuat

Laporan

Manager

ArsipADM Data Penerimaan Data Penerimaan




4.1.2.4. Hipo (Hierarchy plus Input-Proses-Output)

Sasaran HIPO, yaitu :

1. Untuk menyediakan suatu stuktur guna memahami fungsi dari system.

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.

3. Untuk menyediakan penjelasan dari input dan output pada masing-masing tiap

tingkatan dari HIPO.

4. Untuk menyediakan output yag tepat dan sesuaidengan kebutuhan-kebutuhan

pemakai.

Visual table of contents

Diagram ini menggambarkan hubungan dari modul-modul dalam suatu sistem

secara berjenjang.



Gambar 4.7 HIPO

Log in

1.0

Input data

suplier

2.0

Pengecekan

barang

Input data

barang

3.0 4.0

Menu

Laporan

1.1

Arsip data

suplier

2.1

Stock

Barang

File

administrasi

3.1

Laporan

Suplier

4.1

Cetak kartu

visitor

1.2 3.2

Laporan

Barang

4.2

0.0

Menu Utama

Arsip data

barang

0.0

3.0

3.0

0.0

2.0

1.0

1.0

0.0

3.0

1.1

0.0

4.0

Backup

laporan

4.3



4.1.2.5. Kamus Data

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi yang lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data

suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data.

1. Nama arus data : Kartu Visitor

Alias : KTP

Bentuk data : Cetakan Komputer

Arus data : Dari suplier ke proses 1.0

dari proses 1.0 ke suplier

Isi : 1 { Nama + Alamat + Telp + To + Perihal + Tanpa

Perjanjian + Tanggal }

Penjelasan : Untuk input data Suplier

2. Nama arus data : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus data : Dari suplier ke proses 2.0 ke ADM

Isi : 1 { Nama + Perihal + Tanggal }

Penjelasan : Untuk data spare part

3. Nama arus data : Purchase Order ( PO )

Alias : PO


Arus data : Dari Ware House ke proses 3.0 ke ADM

Isi : 1 { Quantity + Description + Satuan + Harga +

Jumlah}

Penjelasan : Untuk input data spare part



BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan sistem yang telah dianalisa mengenai sistem penerimaan spare part di

PT. Grace Paper Cikampek, dapat di peroleh kesimpulan sebagai berikut :

Dengan adanya Sistem Logistik Storage ( SLS ) di PT. Grace Paper Cikampek

yang sudah berjalan di harapkan dapat mempercepat dalam proses penerimaan

spare part serta dapat meningkatkan pelayanan terhadap user dan suplier.

5.2. Saran

Setelah selesainya penulisan ini mulai dari tahap-tahap hingga akhir, maka pennulis

ingin mengungkapkan dan memberikan saran-saran unuk menunjang kemajuan perusahaan

sesuai dengan kemampuan penulis dari apa yang telah dialami selama penyelesaian Kuliah

Kerja Praktek ini. Saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :

1. Dalam era globalisasi ini media komputer sangat dibutuhkan untuk menunjang

jalannya perusahaan, untuk itu diharapkan dalam penyajian informasi dan

penyimpanan data digunakan system komputerisasi agar dapat menyajikan

informasi yang cepat dan akurat.

2. Dalam penyimpulan data dibutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan

karena ini sangat fatal akibatnya. Untuk itu sosialisasi sistem komputerisasi

kepada user harus maksimal.

3. Back Up data harus dilakukan dalam penggunaan komputer karena jika terjadi

kerusakan pada komputer data-data yang ada akan tetap aman.



LAMPIRAN – LAMPIRAN

Flowchat Kartu Visitor

PO Surat Jalan



DAFTAR PUSTAKA

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Graha

Ilmu.

Santoso,Gempur.2005.Metodologi Penelitian.Jakarta:Prestasi Pustaka Publisher.

Al-Fatta,Hanif.2008.Analisis Perancangan Sistem Informasi.Jakarta:Andi Publisher.

Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa (2003.229).

http://elibrary.bsi.ac.id/kategori-31-resensi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram

www.bsi.ac.id

http://elibrary.bsi.ac.id/kategori-31-resensi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram

http://www.bsi.ac.id/

kkp apsi

Education