hasils observasi tata ruang kantor sekolah smk …

1

HASILS OBSERVASI TATA RUANG KANTOR SEKOLAH

SMK PGRI 3 MALANG

LAPORAN

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Manajemen Perkantoran

Yang di bina oleh Wildan Zulkarnain, M.Pd

Oleh

Annisa Nur Fitri

Erviana

Fernanda Rahmadika Putra

160131600428

160131600505

160131600504

Intan Mu’izzah Riyanto

Lulukatul Muzayyanah

Nia Islamiyati

Novi Tri Gumilar

160131600412

160131600489

160131600409

160131600494

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Maret 2018

2

BAB I

A. Job Deskripsi Setiap Anggota Kelompok

Nama Kelompok:

1. Annisa Nur Fitri/160131600428

2. Erviana/160131600505

3. Fernanda Rahmadika Putra/160131600504

4. Intan Mu’izzah Riyanto/1601316001412

5. Luluk Atul Muzayanah/160131600489

6. Nia Islamiyati/160131600409

7. Novi Tri Gumilar/160131600494

No Kegiatan Keterangan

1. Mengambil formulir untuk membuat

surat izin dari fakultas dan menyerahkan

formulir ke TU

Semua Hadir

2. Mengambil surat izin dari fakultas dan

diserahkan di SMK 3 PGRI Malang

Semua Hadir

3. Melakukan Observasi di SMK 3 PGRI

Malang

Semua Hadir

4. Membeli alat dan bahan untuk membuat

maket dan membuat sarana maket

Semua Hadir

5. Membuat prasarana maket dan

menyusun, menempelkan sarana maket

Semua Hadir

6. Melanjutkan menempelkan sarana serta

prasarana pada maket

Annisa Nur Fitri Tidak

Hadir

7. Membuat laporan Semua Hadir

8. Mengambil surat telah melakukan

observasi di SMK 3 PGRI Malang

Semua Hadir

B. Sumber Data

Nama Sekolah : SMK PGRI 3 Malang

Alamat Lengkap : Jalan raya Tlogomas, Gg. 9 No. 29, Tlogomas, Kec.

Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur 65144

3

Foto & Letak Sekolah :

Nara Sumber : Sukarti, S.Pd

4

BAB II

A. Perencanaan Office Layout

Perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang menggunakan system

kesesuaian pekerjaan yang dimana kantor-kantor yang ada di sekolah tersebut dipisah

menjadi beberapa bagian yang terdiri dari ruang kepala sekolah, ruang guru, ruang

administrasi dan TU, ruang kesiswaan dan ruang PPDB. Untuk merencanakan tata

ruang yang baik, SMK PGRI 3 Malang menggunakan beberapa system penataan tata

ruang yang berbeda di setiap ruangannya. Suatu perencanaan harus sesuai dengan

kondisi arus kerja pada sub-sub bagian yang akan ditempatkan.

1. Ruang Kepala Sekolah

Ruang kepala sekolah di SMK PGRI 3 Malang menggunakan sistem tata ruang

tertutup yakni hanya 1 ruangan saja untuk ruang kepala sekolah dan tidak

digabung dengan ruangan lainnya.Ruangan kepala sekolah terletak di lantai bawah

yakni berdekatan dengan ruang TU dan administrasi yang dimana pada bagian tata

usaha memiliki kaitan yang erat dengan hubungan pekerjaan dengan kepala

sekolah. Ruang kepala sekolah ini juga memiliki pintu pengubung ke kantor

bagian tata usaha sehingga dapat memudahkan proses pekerjaan anatara kepala

sekolah dan TU.

5

2. Ruang Kesiswaan

Ruang kesiswaan terdiri dari beberapa bagian pekerjaan yakni bagian perijinan

untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM, ruang bimbingan konseling,

UKS dan ruang kabag kesiswaan.Mengingat bahwa perencanaan tata ruang yang

baik adalah yang dapat menyesuaikan kondisi arus kerja maka pada ruangan ini

tidak efektif jika digabung ke dalam beberapa ruangan seperti UKS dan BK.

Namun, pihak sekolah dapat mengatasi hal tersebut dengan menggunakan ruang

bimbingan khusus saat pelayanan bimbingan konseling berlangsung. Pada UKS

tidak efektif jika diletakkan di berbagai ruangan karena apabila ada siswa yang

sakit maka akan kesulitan membawanya ke ruangan kesiswaan pada lantai bawah.

Seharusnya ruang UKS diletakkan sendiri di bagian yang dimana banyak terdapat

siswa yaitu di lantai 2.

6

3. Ruang PPDB

Di SMK PGRI 3 Malang memiliki ruangan tersendiri mengenai pendaftaran siswa

baru yang dimana letaknya berada di lantai bawah dekat pintu masuk.Hal itu dapat

memudahkan para orangtua yang ingin mendaftarkan anaknya karena ruangan

tersebut langsung terlihat. Arus kerja pada ruangan ini juga sesuai dengan proses

kerja saat registrasi berlangsung yang dimana dibagian depan pintu masuk

menyediakan informasi tentang PPDB yang ada di SMK PGRI 3 Malang. Saat

masuk ruangan menyediaan beberapa meja yang terdiri pembelian, cek fisik, dan

registrasi.

7

4. Ruang Guru

Pada ruang guru SMK PGRI 3 Malang terletak di lantai atas yang dimana sangat

sesuai dengan perencanaan karena berdekatan dengan kegiatan siswa. Ruang guru

yang berada di lantai atas dapat memudahkan guru saat mask kelas ketika proses

KBM berlangsung. Pada ruang guru ini langsung terlihat ketika menaiki tangga

dan memiliki ruangan yang cukup luas sesuai dengan jumlah guru yang ada di

SMK PGRI 3 Malang.Di dalam ruang guru ini juga terleteka komputer-komputer

di sudut ruangan serta dapur yang ada di bagian ujung serta ada pula alat fitness.

5. Ruang Administrasi dan TU

Ruang administrasi kantor SMK PGRI 3 Malang memiliki tata ruang yang

tergabung dengan bagian tata usaha. Untuk memisahkan pekerjaan antara

pekerjaan administrasi dan tata usaha maka menggunakan system ruang

tertutup.Ruangan ini dapat dijangkau secara mudah ketika ada tamu datang karena

ketika tamu masuk area sekolah langsung diarahkan ke ruangan administrasi

ini.Ruang admnistrasi berfungsi apabila siswa ingin membayar SPP ataupun

pelayanan tamu yang datang sehingga disediakan kursi-kursi untuk menunggu

pelayanan dari pihak administrasi.

8

Sesuai dengan teori teknik tata ruang kantor yang baik, maka hal yang dapat

kita bandingan keadaan nyata sekolah dengan teori yang ada sebagai berikut.

Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang

sama. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.

Di SMK PGRI 3 Malang penggunaan meja yang disusun garis lurus

diterapkan di beberapa ruangan.Misalnya di ruangan TU yang dimana

9

ruangan ini disusun meja dengan garis lurus dan ada meja yang menghadap

antara meja satu dengan meja lainnya.

Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

Di SMK PGRI 3 Malang yang menerapkan tata ruang terbuka adalah

ruangan guru.Untuk itu penyusunan meja digunakan menjadi berbaris-baris

dan menghadap pada satu arah.

Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para

pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya

120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat

berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm

sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu

berpapasan, sedang perhitungan lorong yang 80 cm didasarkan pada tebal tubuh

seseorang yang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk

berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.

Di SMK PGRI 3 Malang pada ruangan guru tidak menyediakan lorong utama

di tengah ruangan.Jadi lorong utama berada di sisi kiri dan sisi kanan

ruangan. Sedangkan di ruangan TU, dikarenakan ruangannya sempit makan

sangat tidak mungkin menerapkan lorong tengah sehingga lorong kosong

adalah di bagian depan ketika hendak masuk ke ruangan TU tersebut. Karena

di ruang kesiswaan banyak memadukan berbagai urusan pekerjaan maka

jalan utama berada di tengah-tengah dan sesuai dengan pintu masuk depan

dan pintu masuk belakang.

Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk

duduk pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang

memakai meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan ;luas lantai sekitar 3½ m2.

jadi ruang seluas 5 x 5 m (25 m2) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.

Pada ruangan guru, jarak antara baris meja satu dengan meja lainnya sangat

dekat sehingga akan memungkinkan untuk untuk saling mengobrol dan

pekerjaan antara guru satu dengan guru yang lain akan terganggu karena

jarak tersebut tidak sesuai dengan tata letak ruang yang baik. Pada ruangan

TU meja-meja yang berdekatan tidak menganggu aktifitas kerja satu dengan

yang lain.

10

Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para

pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan

mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui

pejabat pimpinan.

Di SMK PGRI 3 Malang, ruangan pimpinan memiliki ruangannya tersendiri

sehingga kemungkinan para pegawai untuk ingin mengetahui siapa yang

ditemui pimpinan kecil. Namun di sisi lain pada ruangan pimpinan ini

memiliki pintu khusus meunuju ruang TU sehingga kepala sekolah dengan

mudah mengawasi pegawainya.

Pada dasarnya, dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya

memperhatikan hal-hal berikut ini:

1. Hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan lainnya.

2. Sifat pekerjaan.

Hal-hal tersebut diperlukan untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan

kerja dalam suatu kantor. Untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu ada

beberapa pedoman sebagai berikut :

1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik

hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa

mengganggu satuan-satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di

ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Apabila tidak memungkinkan, maka

dapat dibuat alternatif dengan membuatkan papan petunjuk yang akan membawa

publik ke bagian itu. Hal itu akan mengurangi gangguan publik terhadap

pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.

Di SMK PGRI 3 Malang pelayanan publik seperti bagian penerimaan

tamu dan pengurusan perijinan siswa diletakkan sangat mudah

dijangkau orang-orang yang datang. Untuk pengurusan surat

perijinan masuk melalui pintu masuk depan yang dimana ruangannya

terhubung dengan ruang kesiswaan. Sedangkan ruangan administrasi,

dapat dijangkau dengan mudah ketika tamu yang datang masuk ke

area sekolah dengan mengikuti arahan petunjuk dari satpam.

2. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya

dikelompokkan pada satu tempat. Pada gedung yang bertingkat-tingkat,

penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran

11

pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin. Bagi publik keuntungan yang dapat

diambil yaitu mereka tidak perlu mondar-mandir atau naik-turun tangga jika

harus pergi dari satu bagian ke bagian lain.

SMK PGRI 3 Malang merupakan sekolah yang bertingkat sehingga

ruangan kantor yang ada di sekolah tersebut juga ada yang berada di

ruangan lantai atas yaitu ruangan guru. Ruangan guru tersebut

memiliki kelebihan ketika ditempatkan di lantai atas karena akan

memudahkan guru yang akan mengajar langsung satu lantai dengan

ruang kelas sehingga akan memudahkan langsung menuju kelas.

3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu

hendaknya diberi tempat di tengah-tengah sehingga satuan-satuan lain mudah

menghubunginya.

Ruangan ketatausahaan dan administrasi di SMK PGRI 3 Malang

ditempatkan di laantai bawah dan di tengah-tengah antara ruangan

kesiwaan dan ruang kepala sekolah sehingga alur kerja antara

pekerjaan tata usaha menjadi mudah.

4. Satuan yang pekerjaannya bersifat sangat gaduh hendaknya dijauhkan dari

satuan-satuan lainnya.

Pekerjaan yang bersifat gaduh adalah pekerjaan guru yang dimana di

SMK PGRI 3 Malang ini memiliki guru yang sangat banyak sehingga

ruangan ini ditempatkan di lantai atas dan tidak tergabung dengan

satu ruangan lainnya.

Setelah menelaah teori dan keadaan nyata di SMK PGRI 3 Malang ini dapat

disimpulkan bahawa perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang sudah

BAIK karena arus kerja ruangan satu dengan ruangan lain dapat mudah dilakukan.

B. Pembekalan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang

ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang dapat mempermudah

pekerjaan kantnor, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai tak mungkin ada

hasil kantor yang baik. Berikut macam-macam perbekalan kantor yang terdapat di

SMK PGRI 3 Malang diantaranya :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai

penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala

12

macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil

kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office

furniture. Berikut perabot kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang :

a. Almari arsip

b. Filling Cabinet

c. Kursi Kantor

d. Etalase

e. Meja Resepsionis

f. Etalase Piala

g. Laci Guru

h. Laci Guru

i. Meja Komputer

j. Kursi Komputer

k. Lemari Obat

2. Peralatan kantor adalah Istilah yang mengacu kepada semua peralatan dan

perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor. Apabila dirinci peralatan /

perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi :

a. Barang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali

atau tidak tahan lama. Berikut peralatan kantor (barang habis pakai) yang ada

di SMK PGRI 3 Malang :

1) Tinta Stempel

2) Klip atau Penjepit Kertas

3) Stopmap

4) Kertas

5) Amplop

6) Tipe X

7) Lem

8) Spidol

9) Bollpoint

10) Stabilo

b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai

berulang kali atau tahan lama. Berikut peralatan kantor (barang tidak habis

pakai) yang ada di SMK PGRI 3 Malang :

1) Perforator

13

2) Odner

3) Stapler

4) Stempel

5) Gunting

6) Cutter

7) Penggaris

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk

memproses pekerjaan kantor. Berikut mesin kantor yang terdapat di SMK PGRI 3

Malang :

a. Komputer

b. Printer

c. Scanner

d. Telepon

e. Mesin Fotocopy

4. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias

ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Berikut Interior kantor

yang ada di SMK PGRI 3 Malang :

a. Vas Bunga

b. Taplak Meja

c. Kalender

d. Jam Dinding

e. Gordyan

f. Lukisan

g. Karpet

5. Media komunikasi kantor yaitu semua media yang digunakan untuk mengadakan

komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Berikut

Media komunikasi kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang :

a. Telepon

b. Faximile

14

C. Bentuk Office Layout

Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout

rumah pribadi hanya melibatkan anggota di dalam rumah, tetapi layout kantor

melibatkan pegawai yang banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani.

Oleh karena itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar

kedalam 4 bagian, yaitu :

1. Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan

penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau

ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).

2. Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor

dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh

tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

3. Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor

yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan

alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan

menyenangkan.

4. Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang

kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu idang

bagian subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.

Bentuk tata ruang kantor yang digunakan SMK PGRI 3 Malang ini beragam.

Berikut ini dijelaskan detail dari benutk masing-masing ruang:


15

Ruang kepala sekolah merupakan bagian terdepan dari lingkungan

sekolah setelah memasuki ruang PPDB, berada pada sayap kiri bangunan dengan

ukuran 3 x 9 m. Memiliki kamar mandi tersendiri.

Ruang Kerja Kepala sekolah terbagi menjadi dua bagian yang dipisahkan

oleh almari piala. Pada bagian depan adalah ruang tamu dengan 2 set kursi tamu

standart yang digabungkan menjadi satu, serta meja biro yang menjadi tempat

utama kepala sekolah dalam mengelola sekolah.

Ruang kepala sekolah bersifat ruangan khusus atau ruangan pribadi

dengan artian terpisah dengan ruangan karyawan lainnya agar kepala sekolah

mendapatkan ketenangan dan terhindar dari kebisingan.

2. Ruang Kesiswaan

SMK PGRI 3 Malang meiliki ruang kesiswaan yang terbagi dalam

beberapa bagian yaitu bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir

saat KBM berlangsung, ruang bimbingan konseling (BK), ruang UKS dan ruang

kabag kesiswaan.

Berikut ini penjelasan bentuk-bentuk dari ruang kesiswaan:

a. Ruang perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM

Ruang perijina ini berbentuk terbuka sehingga semua kegaiatan/ pekerjaan

dilaksanakan serta diproses dalam satu ruangan besar terbuka yang tidak ada

16

pemisah anatara satu proses dengan proses berikutnya sehingga memudahkan

para karyawan maupun peserta didik.

b. Ruang UKS

SMK PGRI 3 Malang meiliki ruang UKS yang berbentuk tertutup agar

ruangan tidak terlalu gaduh dan tidak terganggu oleh tamu bagian yang lain

sehingga siapapun yang sedang sakit akan bisa beristirahat dengan nyaman

tanpa harus merasa bising.

17

c. Ruang Bimbingan Konseling (BK)

Ruang BK ini memiliki bentuk ruang semi tertutup karena ruang BK sendiri

meiliki fungsi untuk membantu para peserta didik menyelesaikan masalah

sehingga ruang ini harus bersifat pribadi agar peserta didik merasa nyaman

jika akan menyampaikan masalah yang mereka alami dengan guru BK.

3. Ruang Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)

18

SMK PGRI 3 Malang ini memilik ruang PPDB yang berbentuk terbuka (Open

Plan Office) karena didalam proses penerimaan peserta didik bertujuan untuk

menjamin penerimaan peserta didik berjalan secara objektif, akuntabel,

transparan, dan tanpa diskriminasi sehingga membutuhkan ruangan yang terbuka

untuk menjamin jalannya proses penerimaan peserta didik tersebut dengan baik

dan sesuai dengan prosedur sekolah.

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat

banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas

apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya

karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa

ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa

keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini

diantaranya adalah:

Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-

msing karyawan;

mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak

membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor

tertutup;

Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak

terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;

Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak

pernak-pernik yang dibutuhkan;

Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubhan tata ruang;

Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas;

dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian

peralatan kerja;

lebih menghemat biaya, dan lain-lain

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan

keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian,

diantaranya adalah :

Para karyawan lebih sulit untuk focus dalam melakukan pekerjaannya;

19

suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang

bisa ngobrol dan bersendau gurau;

Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;

Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat

memantau pekerjaan orang lain;

kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang

tidak ditata dengan baik.


20

SMK PGRI 3 Malang meiliki bentuk ruang gabungan yaitu terbuka dan tertutup.

Bagian yang terbuka berfungsi untuk penerimaan tamu saat akan melakukan

pengadministrasian sedangkan yang tertutupndigunakan sebagai ruang

pengelolahan keungan oleh karena itu memperlukan ruangan yang tertutup agar

kerahasiaannya terjaga.

D. Teknik Tata Letak

Tata ruang yang digunakan di kantor SMK PGRI 3 Malang ini adalah tata

ruang yang tepisah-pisah. Berikut ini adalah pembagian ruang kantor di SMK PGRI 3

Malang:


Ruang Kepala Sekolah dibuat terpisah dengan ruang kerja pegawai lainnya,

ruang kepala sekolah di SMK PGRI 3 ini luas dan nyaman, jauh dari

kegaduhan. Di ruang Kepala Sekolah ini juga terdapat pintu penghubung ke

Tata Usaha. Penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang kepala

sekolah tersebut antara lain:

d. Meja kerja Kepala Sekolah diletakkan di belakang ruangan , yang

dilengkapi dengan :

1) Satu Unit Komputer

2) Kalender

3) Berkas-berkas

4) Telepon

b. Di depan meja Kepala Sekolah terdapat dua kursi, dan satu kursi untuk

kepala sekolah

c. Di depan meja Kepala Sekolah terdapat dua meja tamu beserta kursi

untuk tamu, dilengkapi dengan minuman dan jajanan untuk tamu dan

terdapat vas bunga yang indah

21

d. Di belakang meja Kepala Sekolah bagian samping kiri terdapat satu

lemari

e. Disamping kiri lemari terdapat toilet serta tempat sampah

f. Perabot lain Kepala Sekolah ini yaitu terdapat bendera, garuda, dan foto

Presiden serta Wakil Presiden serta Piagam-piagam yang dipasang di

dinding tembok.

2. Ruang Kesiswaan

Ruang kesiswaan terdiri dari beberapa bagian pekerjaan yakni bagian

perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM, ruang

bimbingan konseling, UKS dan ruang kabag kesiswaan.

a. Ruang bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat

KBM

Ruang perijinan ini terletak di paling depan antara UKS dan BK, di

ruang bagian perijinan ini terdapat meja memanjang dan didepannya

terdapat satu kursi serta satu kursi untuk pekerja. Di meja tersebut

dilengkapi dengan satu buah komputer, satu buah printer, telepon,

kalender, dll.Di belakang meja terdapat tanaman yang menghiasi

ruangan tersebut. Kemudian di depan meja perijinan tersebut juga

terdapat tiga kursi yang disusun memanjang untuk para tamu yang

bersangkutan. Di bagian kanan pintu masuk terdapat meja yang

dilengkapi dengan satu buah komputer, berkas, dll, serta terdapat dua

kursi.Disamping meja tersebut juga terdapat tanaman hias dan kalender

di dinding.

22

b. Ruang UKS

Ruang UKS terletak di dekat ruang BK, di ruang UKS terdapat satu meja

yang dilengkapi berkas-berkas serta di lengkapi dengan satu kursi yang

berada di depan dan satu kursi untuk pekerja. Dibelakang meja terdapat

tiga lemari yang satunya untuk alat-alat yang digunakan di

UKS.Kemudian di samping kanan terdapat tempat cuci tangan dan

lemari. Di depan meja bagian kanan terdapat lemari besar untuk obat-

obatan. Di samping kiri ruang tersebut terdapat ruang UKS yang berisi

satu tempat tidur.

c. Ruang Bimbingan dan Konseling

Ruang BK ini didalamnya terdapat tiga bagian untuk menangani setiap

permasalahan peserta didik, di bagian paling depan terdapat satu meja

yang dilengkapi satu buah computer, berkas-berkas serta dua kursi

didepannya dan satu kursi untuk pekerja, di belakang meja terdapat

lemari untuk penyimpanan berkas. Kemudian disamping kiri terdapat

23

tiga ruang yang masing-masing dilengkapi satu meja bundar yang

letaknya di tengah beserta kursi. Disebelah kanan terdapat toilet.

3. Ruang PPDB

Ruang PPDB ini terletak di dekat pintu masuk SMK PGRI 3 Malang,

dan terletak di dekat ruang Kesiswaan, di ruang PPDB ini terdapat 3 meja,

dimana dua meja diletakkan di belakang secara berjajar yang di lengkapi

dengan masing-masing dua kursi yang diletakkan di depan meja dan satu

kursi untuk pekerja. Di belakang meja bagian samping kiri terdapat lemari

besar untuk menyimpan berkas-berkas dan diatasnya ada TV. Di depan dua

meja bagian kiri juga terdapat lemari dan tempat untuk meletakkan koran.

Kemudian di bagian depan sebelah kanan terdapat meja yang diletakkan

secara menyamping dan dilengkapi dua kursi panjang dan di atur dengan

rapi, dibagian dsamping meja tersebut juga terdapat tanaman hias yang

memperindah ruangan. Di ruang PPDB ini juga terdapat ruang cek fisik yang

terletak di pojok belakang.

24

Kemudian sebelah kiri ruangan ini terdapat ruangan untuk pendaftaran

peserta didik baru.Di ruangan ini terdapat 5 meja.empat meja diletakkan

secara sejajar di bagian belakang dan satu meja diletakkan di depan, masing

masing meja dilengkapi dengan satu kursi masing masing. Dimeja tersebut

juga dilengkapi dengan satu buah laptop, odner, dll.


Ruang administrasi dan TU ini terletak di lantai bawah paling depan

dan mudah di kunjungi oleh tamu, di bagian administrasi ini di susun seperti

di bank, dimana terdapat meja memanjang seperti bank dan terdapat kursi

tunggu seperti kursi di bank, sehingga tamu akan merasa nyaman saat berada

di ruangan tersebut. Meja berbentuk panjang dan tinggi, di sebelah kanan

meja agak rendah, dan meja tersebut menyatu. Di belakang meja panjang

25

yang tinggi terdapat dua kursi untuk pekerja dan di meja agak rendah

terdapat satu kursi di belakangnya dan dua kursi di depan meja tersebut. Di

bagian dinding belakang meja terdapat hiasan-hiasan yang diletakkan secara

rapi dan teratur untuk memperindah ruangan. Di depan meja bagian kiri

terdapat brosur sekolah. Kursi tunggu berjumlah 3 memanjang yang masing-

masing dapat di isi tiga orang. Kursi diletakkan secara horizontal dan

beraturan. Kemudian di bagian kiri juga terdapat lemari besar untuk tempat

piala penghargaan. Di samping lemari piala penghargaan terdapat lemari

tempat formulir. Kemudian terdapat kalender yang ditempelkan di tembok

ruang administrasi.

Kemudian di samping kiri terdapat TU yang di sekat oleh kaca. Di

ruangan tersebut terdapat 5 meja. Dua meja diletakkan di paling belakang

dan dua meja diletakkan di samping kanan secara vertikal, dan satu meja

untuk bendahara diletakkan di depan. Masing masing meja dilengkapi satu

kursi untuk pekerja. Di meja tersebut terdapat satu buah komputer dan

printer, berkas-berkas dll. Di ruangan ini terdapat juga 6 lemari, dua lemari

diletakkan di belakang, satu lemari di letakkan di samping kiri, dan tiga

lemari di letakkan di samping kanan. Lemari diletakkan secara rapi sehingga

ruangan terlihat agak luas.

Tata letak kantor di SMK PGRI 3 malang ini menurut kelompok kami sudah

CUKUP, tetapi juga masih terdapat sedikit kekurangan. di dalam pedoman

dalam menentukan letak terdapat :

1. Unit kerja yang bersifat gadung hendaknya dijauhkan dari unit yang lain.

Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan pedoman tersebut, dimana

ruangan yang bersifat gaduh dijauhkan dari unit yang lainnya, contoh:

ruang guru biasanya agak bersifat gaduh, disini ruang guru terletak di

lantai dua, kemudian ruang pimpinan juga teletak di lantai satu yang jauh

dari kegaduhan.

2. Unit-unit pekerjaannya berhubungan erat dikelompokan di satu tempat

Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan hal tersebut, dimana ruang

TU dan administrasi dijadikan satu, tetapi juga ada ruangan yang tidak

berkaitan dimana ruang uks digabungkan dengan ruang BK dan ruang

bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM,

26

seharusnya ruang UKS dipisahkan karena jika ada yang sakit tidak

terganggu.

3. Unit-unit yang tugas pekerjaannya khusus melayani public hendaknya

diletakkan di tempat yang mudah didatangi publik.

Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan hal tersebut, dimana

ruangan TU dan administrasi terletak di lantai bawah paling depan

sehingga mudah di kunjungi oleh tamu.

Kemudian di SMK PGRI 3 Malang ini juga sudah menerapakan asas-

asas tata ruang, di SMK PGRI 3 Malang sudah merapkan asas rangkaian

kerja, dimana dalam menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor

menurut rangkaian dan sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

Asas penggunaan segenap ruangan, di SMK PGRI 3 Malang sudah

mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada sehingga tidak

ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Asas integrasi kegiatan, di

SMK PGRI 3 Malang tata ruang dan peralatan kantor telah disesuaikan

dengan fungsi ruang yang digunakan.

Dalam menyususn ruangan kantor, sekolah ini sudah termasuk

mencapai tata kantor yang baik, seperti bendahara di sekolah ini diletakkan

di pojok dan diperhatikan keamannannya. Pegawai yang banyak

berhubungan dengan publik ditempatkan dekat pintu. Lemari atau

perlengkapan juga ditempatkan dekat dengan pegawai yang sering

menggunakan. Lemari yang berat atau peti besi diletakkan menempel pada

dingding, sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatan.

E. Pendukung Office Layout

Beberapa hal penting yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan

perkantoran atau tata usaha perkantoran, yaitu: cahaya penerangan, warna, udara,

suara/musik, dekorasi, dan kebersihan.

1. Cahaya Penerangan

Di SMK 3 PGRI Malang cahaya penerangannya menggunakan jenis cahaya

langsung dan cahaya setengah langsung. Cahaya yang dipancarkan oleh sumber

penerangan arahnya langsung dan tidak langsung ke bidang yang di terangi dan

sebagian dipancarkan ke arah lain. Jika cahaya kurang maka di setiap ruangan

27

terdapat lampu yang cukup untuk menerangi ruangan tersebut.Namun di SMK 3

PGRI pintunya menggunakan kaca tembus pandang sehingga memudahkan

cahaya matahari untuk masuk.Seperti ruangan kepala sekolah, ruang tata usaha

dan administrasi, ruang kesiswaan, ruang UKS, ruang bimbingan dan konseling,

dan ruangan penerimaan peserta didik baru. Bukan hanya pintu saja yang dari

kaca saja, namun juga dinding-dinding penyekat antar ruangan atau dinding

depan ruangan juga terbuat dari kaca. Seperti ruang kepala sekolah dinding

depannya menggunakan kaca trasnparan, ruang tata usaha dan administrasi

terdapat penyekat dari kaca dan pintunya juga dari kaca, ruang kesiswaan

digabung dengan ruang UKS dan ruang bimbingan konseling itu terdapat

penyekat dari kaca dan bagian dinding belakang ruangan tersebut juga terbuat

dari kaca sehingga memudahkan cahaya matahari langsung masuk tanpa

memerlukan penerangan dari lampu, dan ruang penerimaan peserta didik juga

dinding belakangnya terbuat dari kaca transpar

2. Udara

Ruangan segar apabila didalamnya terjadi sirkulasi udara yang berkelanjutan.

Pertukaran udara yang cukup terutama dalam ruangan kerja sangat diperlukan.

Pertukaran udara yang cukup ini akan menyebabkan kesegaran fisik dari pegawai.

Di SMK 3 PGRI Malang setiap ruang menggunakan Air Conditioning (AC)

dan terdapat jendela untuk beberapa ruangan. Dengan begitu setiap kantor akan

dapat membantu pertukaran udara secara lancar, sehingga para pegawai diruang

kerjanya tetap medapat udara yang segar dan nyaman.

3. Suara / Musik

Suasana ruang kantor yang gaduh jarang disebut sebagai kantor efisien karena

tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Bunyi gaduh, ribut, bising,

dan ramai akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai. Pengaruh suara yang

bising dalam jangka waktu tertentu bisa membuat orang menjadi sangat lelah dan

lekas marah.

Di SMK 3 PGRI Malang suasana lingkungan sekolah sangat tenang, karena

sekolah tersebut jauh dari jalan raya besar dan siswanya yang tertib dengan

peraturan sekolah, sehingga tidak menimbulkan kebisingan diantara ruang kantor.

Hal ini juga disebabkan karena ruangan kantor kedap suara.

28

4. Dekorasi

Dekorasi memegang peranan penting untuk menciptakan suasana yang diinginkan

oleh pegawai.

a. Ruang Kepala Sekolah

Terdapat Dekorasi :

1) Meja Kepala Sekolah

2) Kurasi Kepala Sekolah

3) Meja Tamu

4) Sofa Tamu

5) Jam Dinding

6) Bendera

7) Gambar Presiden dan Wakil Presiden

8) Gambar Garuda

9) Piagam Penghargaan

10) Lemari Berkas

11) Gorden untuk Menutupi Kaca Dinding di Ruang Kepala Sekolah

12) Terdapat Vas Bunga Plastik di Meja Kepala Sekolah dan Meja Tamu

13) Dinding Rotan Sebagai Penutup Toilet Kepala Sekolah

14) Tempat Sampah

b. Ruang Kesiswaan

1) Meja Informasi

2) Kursi

3) Dinding dengan Tulisan “SKARIGA”

4) Kursi-kursi Tunggu

5) Lemari Berkas untuk Menyimpan Dokumen Kesiswaan

6) Gambar Presiden dan Wakil Presiden

7) Gambar Garuda

8) Jam Dinding

9) TV

10) Ada Beberapa Tanaman Hias Diisi Ruangan Kesiswaan

c. Ruang UKS

1) Meja

29

2) Kursi

3) Lemari Obat

4) Tempat Cuci tangan (Westafel)

5) Cermin

6) Tanaman Hias

7) Tanaman Hidup

8) Beberapa Ordner Diatas Meja Untuk Menyimpan Dokumen

9) Jam Dinding

10) Tempat Tidur

11) Poster Tata Cara Cuci Tangan

d. Ruang Bimbingan dan Konseling

1) Meja

2) Kursi

3) Lemari

4) Jam Dinding

e. Ruang Penerimaan Peserta Didik Baru

1) Meja

2) Kursi

3) Poster Iklan untuk Menarik Minat Peserta Didik Baru

4) Jam Dinding

f. Ruang Administrasi dan Tata Usaha

1) Tempat Duduk Tunggu

2) TV

3) Lemari Piala

4) Hiasan Dinding

5) Meja Resepsionis

6) Jam Dinding

7) Piagam Penghargaan

8) Lemari

9) Odner Diatas Meja Resepsionis

10) Poster Tata Cara Pembayaran SPP

11) Tempat Sampah

12) Tanaman Hias

30

5. Kebersihan

Keadaan kantor yang bersih dan rapi tidak hnya mendukung kesehatan dan

kesejahteraan umum pegawai, tetapi juga kerapia dan keakuran pekerjaa. Para

ppegawai yang bekerja di SMK 3 PGRI Malang yang bersih dan rapi akan

terbiasa rapi dan akhirnya bangga dengan keakuratan serta penampilan pekerjaan

mereka.

Di SMK 3 PGRI Malang memiliki office boy/girl sebagai pekerja bersih-

bersih disetiap ruangan yang selalu terjaga kebersihannya.Dan juga setiap

ruangan memiliki bak sampah agar tidak ada sampah yang berceceran dilantai

dan juga memudahkan petugas kebersihan dalam melaksanakan

pekerjaannya.Sebagai kerapian ruang, setiap ruang terdapar lemari rak untuk

menyimpan berkas-berkas atau dokumen yang sesuai dengan kebutuhannya. Jadi

setiap ingin mencari dokumen yang diperlukan maka akan mudah untuk dicari.

6. Keamanan

Sekolah memerlukan keamanan, baik untuk menjaga barang-barang fisik

maupun keamana informasi (dokumen dan arsip) yang penting.Jadi semakin

penting segala sesuatu yang berharga bagi sekolah maka semakin tinggi pula

keamanannya untuk dijaga.

SMK 3 PGRI Malang memiliki petugas keamanan (satpam) sebagai penjaga

dilingkungan sekolah tersebut.Di ruang petugas keamana tersebut juga terdapat

CCTV agar mempermudah petugas keamanan dalam memantau kondisi di sekitar

SMK 3 PGRI Malang.Petugas keamanan juga memberikan arahan kepada tamu

yang datang ke SMK 3 PGRI Malang harus kemana tamu tersebut memiliki

keperluan.

31

BAB III

A. Kesimpulan

1. Kesimpulan Hasil Observasi Tata Ruang

Setelah melakukan observasi dan analisis secara komprehensif mengenai tata

letak kantor di SMK PGRI 3 Malang dapat disimpulkan bahwa keseluruhan

pengaturan kantor sudah baik dan cukup sesuai untuk menunjang pelayanan

prima. Perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang menggunakan

system kesesuaian pekerjaan yang dimana kantor-kantor yang ada di sekolah

tersebut dipisah menjadi beberapa bagian yang terdiri dari ruang kepala sekolah,

ruang guru, ruang administrasi dan Tata Usaha (TU), ruang kesiswaan dan ruang

Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Terkait perencanaan yang berorientasi

pada alur kerja yang sistematis maka ruang kepala sekolah yang awalnya berada

di samping ruang administrasi akan lebih efektif jika dipindah ke belakang ruang

administrasi dan ruang resepcionist untuk memudahkan dalam melakukan

pengawasan.

Setiap ruang kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang dilengkapi dengan

perbekalan kantor yang berfungsi dengan baik serta membantu kegiatan kantor.

Hal tersebut juga berpengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan dalam bekerja.

Perbelakan kantor yang ada meliputi perabot kantor, peralatan kantor, mesin-

mesin kantor, interior kantor, dan media komunikasi.

Teknik tata letak kantor di SMK PGRI 3 Malang dilakukan secara terpisah-

pisah dan semunaya ditata dengan baik menganut sistem efisiensi dan efektifitas

seoptimal mungkin. Seperti ruangan administrasi dan TU yang ditempatkan di

depan ruangan kepala sekolah akan lebih mudah melakukan koordinasi dan kepala

sekolahpun lebih mudah mengawasi para pegawai. Terkait hal tersebut, ada

ruangan yang secara efisiensi dianggap kurang memadai, yaitu UKS yang terletak

di lantai satu. UKS akan lebih efektif jika diletakkan di lantai dua mengingat

peserta didik banyak berada di lantai dua. Apabila ada siswa yang sakit, maka

akan cepat ditangani jika berada di lantai dua dibandingkan di lantai satu.

Bentuk-bentuk tata letak kantor di SMK PGRI 3 Malang memiliki konsep tata

ruang yang berbeda-beda dan atau bervariasi. Ruang kepala sekolah berkonsep

private atau khusus yang terpisah dari ruangan yang lain. Hal ini berbeda dengan

ruang penerimaan peserta didik baru yang besifat terbuka.Setiap ruang

32

disesuaikan dengan fungsi dan sifatnya, oleh karena itu sekolah memberlakukan

konsep yang berbeda-beda guna memberikan kepuasan bagi karyawan dan

menjaga ketertiban kerja.

Pendukung office layoutkantor di SMK PGRI 3 Malang yang berupa cahaya

penerangan, warna, udara, suara/music, dekorasi, dan kebersihan telah

terimplementasikan dengan baik untuk memberikan kenyamanan kerja maupun

penunjang gaya hidup kerja di kantor yang sehat.

2. Denah Tata Ruang Kantor

33

3. Denah Tata Ruang Kantor REVISI

40

B. Saran

Dalam mengelelola tata ruangkantor sekolah, alangkah lebih baiknya

memperhatikan asas dan prinsip tata ruang kantor, serta memperhatikan faktor-faktor

pendukung tata ruang kantor. Dengan begitu kualitas kantor bisa lebih ditingkatkan

lagi. Dalam menata tata letak kantor juga harus memperhatikan beberapa faktor yang

bersifat umum dan khusus.

Seperti Ruang Kepala Sekolah yang awalnya berada di samping Ruang

Administrasi dan TU akan lebih efektif apabila Ruang Kepala Sekolah tersebut

dipindah ke belakang Ruang Administrasi dan TU yang bertujuan agar Kepala

Sekolah bisa mengawasi kinerja Staff Administrasi dan TU. Selain itu para Staff

Administrasi dan TU juga bisa mudah berkoordinasi dengan Kepala Sekolah.Hanya

saja untuk Staff Administrasi dan TU bisa lebih menata lagi surat-surat dan berkas-

berkas agar ruangan tidak terasa sempit saat bekerja.

Mengenai Tata Ruang Kantor Sekolah SMK PGRI 3 Malang ini tidak ada

saran yang berarti, karena di dalam penataan hingga pendukung Office Layout nya

telah terimplementasi dengan baik.Hanya saja alangkah lebih baik jika setiap 2-3

tahun sekali di bagian Ruang Kesiswaan untuk mengindari timbulnya rasa bosan

diantara pegawai.Karena pada ruangan tersebut yang letak ruangannya bersambung

memanjang kebelakang antara Kesiswaan dan BK.

41

DAFTAR RUJUKAN

Zulkarnain, Wildan & Sumarsono, Raden Bambang. 2015. Manajemen Perkantoran

Profesional. Malang: Penerbit Gunung Samudera

42

LAMPIRAN

hasils observasi tata ruang kantor sekolah smk …

Documents