Laporan Hasil Observasi

Tata Usaha Sekolah

Administrasi Kepegawaian

Sekolah : Menengah Kejuruan 40 Jakarta

Jurusan : Administrasi Perkantoran

Kelas : XI

Penyusun : 1. Achmad Furqon Kosasih2. Hanna Pertiwi3. Ilhamsyah Ibnu Hidayat4. Luthfi Arya Puspa Nugraha5. Opi Nur Sakinah

Kata Pengantar

Pertama dan yang utama, penyusun memanjatkan puji dan sykur kepada

Yang Maha Kuasa. Karena berkat rahmat dan karunia-Nyalah penulis dapat

menyelesaikan laporan Observasi ini .

 Kami juga sangat berterima kasih kepada pihak sekolah yang telah

mengizinkan saya untuk melakukan observasi ini di sekolah tersebut, khususnya

bagi Kepala Tata Usaha Sekolah, Guru bidang studi dan pegawai yang saya

observasi, karena atas kerja sama yang baik saya bisa mengerjakan laporan ini.

Laporan ini disusun dalam  rangka memenuhi salah satu  tugas mata

pelajaran Administrasi Kepegawaian. Observasi ini dilaksanakan pada tanggal 12

September 2014. Observasi ini dilakukan di ruang Tata Usaha SMK Negeri 40

Jakarta.

Penyusun menyadari laporan ini bukanlah karya yang sempurna karena

memiliki banyak kekurangan baik dalam hal isi maupun sistematika dan teknik

penulisan. Oleh sebab itu, penyusun sangat mengharapkan  kritik dan saran yang

menbangun demi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata, semoga laporan ini bisa

memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca.

Jakarta,September 2014

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Kami selaku murid diwajibkan atas menuntaskan tugas yang diberikan guru. Pada tugas kali ini, kami diberi tugas melakukan observasi di tata usaha sekolah kami. Setelah kami mendapatkan data, kami diperintahkan untuk membuat laporan.

Sebenarnya, kami tidak terlalu kaget begitu mendapat perintah ini. Dikarenakan kami sudah pernah melakukan sebelumnya. Observasi yang kami buat adalah tentang kepegawaian. Yaitu mencakup dokumen pegawai, daftar urutan kepangkatan pegawai, syarat menjadi pegawai, dan lain sebagainya. Dikarenakan observasi yang kami lakukan bertepatan di tata usaha, maka kami meminta data yang menyangkut sekolah tersebut.

2. Rumusan Masalah

Pada penelitian ini, kami memfokuskan menanyakan hal yang berkaitan dengan kepegawaian. Data tersebut tentu saja yang mencakup data sekolah.

Adapun yang kami rumuskan adalah berdasarkan istilah 5W1H:

a. Apa saja penggolongan pegawai di sekolah tersebutb. Siapa saja pegawai di sekolahc. Dimana tempat menyimpan dokumen pegawai tersebutd. Mengapa harus ada pengarsipan dokumene. Bagaimana cara naik jabatan di tata usaha

3. Tujuan

Tujuan kami membuat laporan ini tentu saja untuk merangkum data yang kami dapat dengan maksud menyelesaikan tugas yang diperintahkan guru bidang studi kepegawaian.

4. Manfaat

Laporan ini bermanfaat sebagai antara lain:a. Sebagai syarat mendapat nilaib. Melatih membuat karya tulisc. Sebagai pedoman pembelajarand. Mengetahui apa yang dimaksud tata sekolahe. Mengetahui kegiatan dan tugas tata usahaf. Mengetahui apa itu pegawaig. Mengetahui dokumen pegawai sekolahh. Mengetahui apa itu DUK

Mungkin tidak hanya itu manfaatnya. Kami mungkin tidak menyadari manfaat lain dari hasil observasi ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

1. Metode Penelitian

Dalam melakukan penelitian, penyusun menggunakan berbagai macam teknik, diantaranya, wawancara, mengamati objek, dan dokumentasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. SEKOLAH DAN TATA USAHA

Nama SMKN 40 JakartaNPSN 20103786Tipe NegeriAlamat Jl. Nanas II Utan Kayu UtaraPropinsi DKI JakartaKotamadya Jakarta TimurJenjang SMKTelepon (021) 8563329Fax (021) 8563329Email info@smkn40jkt.netWebsite http://smkn40jkt.net/ Logo sekolah lihat di cover

Tata usaha SMK Negeri 40 Jakarta berada di lantai dasar. Jika dari pintu gerbang sekolah, akan terlihat di ujung pojok kiri sebelum belok ke ruang UKS.

Tata usaha SMKN 40, dikepalai oleh Bpk Yatno (nama panggilan) yang telah berstatus pegawai sejak tahun lalu.

B. LANDASAN TEORI

1. Tata UsahaDitinjau dari asal katanya: "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan

"Usaha", masing-masing memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.

Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha.

The Liang Gie dalam buknya Administrasi Perkantoran Modern : "Tata Usaha" ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.

2. Kepegawaian

Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. manajemen/administrasi kepegawaian ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para karyawan/anggotanya.

Society for Personal Administration di Amerika Serikat memberikan pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul Pigors dan Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion sebagai berikut: manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.

Menurut Drs. M. Manullang pengertian manajemen kepegawaian adalah seni atau ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan keputusan hati pada diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.

3. Arsip dan Dokumen

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut the Liang Gie dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran Modern”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Sedangkan dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

Dari pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

C. HASIL OBSERVASI

Tata usaha di SMKN 40 merupakan penyelenggara kegiatan kearsipan dan manajerial di sekolah tersebut. Tata usaha mempunyai peran melakukan pelayanan dan pendekatan diri kepada anggota sekolah yang berorientasi di administrasi.

gambar 1 : Ruang tata usaha

Dalam bidang studi "Administrasi Humas dan Keprotokolan", tata usaha bisa disebut sebagai organisasi humas (Hubungan Masyarakat). Dalam hal ini, humas berfungsi sebagai konstruktif dan korektif. Yang artinya memberi pengertian demi mendapat citra positif dan membuat kegiatan evaluasi sebagai perwujudan pelayanan maksimal.

gambar 2 : Tata usaha

Dalam TU SMKN40, organisasi tersebut menggunakan sistem sentralisasi dalam penyelenggaraan kegiatannya. Hal ini disebabkan karena hanya bagian tata usaha yang sebagai administrasi sekolah. Tak hanya itu alasannya, seperti dikarenakan tidak begitu rumitnya masalah kearsipan di suatu sekolah. Jadi, tak perlu banyak pengolah bisa ditangani dengan efektif dan efisien.

Sistem penyimpanan dokumen di TU tersebut tidak hanya berdasarkan 1 penggolongan, tapi berdasarkan subjek, nomor, tanggal, maupun wilayah. Hal ini dapat memudahkan dalam pencarian, dikarenakan jika hanya berdasarkan 1 penggolongan akan membuat bingung saat pencarian karena penuhnya tempat menyimpan arsip.

Sebagai penyelenggara administrasi sekolah, tata usaha SMKN 40 mempunyai visi dan misi. Visi misi tersebut:

gambar 3 : Visi misi tata usaha

Tata usaha SMKN 40 menyimpan dokumen-dokumen berdasarkan subjek. Hal ini dapat memudahkan pencarian dokumen jika dibutuhkan, dikarenakan sudah tersimpan semua dokumen yang berkepentingan di tempat arsip.

gambar 4 : Dokumen dalam map

Arsip yang tersimpan terbagi menjadi 2, yaitu arsip staff dan guru.gambar 5 : Ordner guru

Dokumen guru yang tersimpan bisa berupa surat. Surat-surat yang diarsipkan antara lain surat lamaran, surat keputusan, surat izin, surat tugas, surat cuti, surat pindah, daftar hadir, DUK, dll.

1. Surat lamaran kerja (Curriculum Vitae)Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh calon pegawai untuk

sebuah organisasi untuk diproses dikarenakan keinginan untuk memasuki organisasi tersebut.

CV (Curriculum Vitae) yang diarsipkan di TU 40, adalah CV para guru dan staff. Khususnya guru yang melamar akan diadakan orientasi (tes) terlebih dahulu sesuai bidang ajarnya. Tetapi, bagi guru yang diterima menjadi pegawai, tidak langsung menjadi pegawai negeri sipil (PNS).

Untuk menjadi PNS, guru harus melewati beberapa syarat, diantaranya adalah syarat lamanya bekerja. Sedangkan untuk menjadi pegawai TU, syaratnya adalah minimal lulusan D3. Pegawai TU dibedakan melalui pangkat. Dan jika ingin naik pangkat, harus melawati beberapa syarat, yaitu dengan lamanya bekerja dan banyaknya surat tugas.

2. Surat keputusan (SK)Surat keputusan adalah surat yang dibuat oleh pihak organisasi untuk

menginformasikan keputusan yang dibuat mengenai pegawai maupun calon pegawai. Surat keputusan bisa berupa surat pernyataan penerimaan pegawai. Contoh surat ini adalah surat penerimaan guru.

gambar 6 : Surat keputusan

3. Surat izinSurat izin adalah surat yang dibuat pegawai kepada pihak perusahaan yang

berisi informasi bahwa pegawai yang bersangkutan tidak dapat hadir dikarenakan keterangan.

Surat izin harus dibuat berdasarkan alasan yang penting dan tidak boleh sering membuatnya. Jangka waktupun tidak terlalu lama, kecuali dalam kondisi yang memungkinkan.

Contoh surat izin adalah surat izin karena sakit. Pengajuan surat izin karena sakit bisa dengan mengirim surat penjelasan disertai bukti (bisa dari dokter atau rumah sakit) ataupun hanya buktinya saja.

gambar 7 : Surat izin

4. Surat tugasSurat tugas adalah surat yang dibuat atasan kepada pegawai untuk

melaksanakan perintah yang diberikan dan menyelesaikannya dengan tanggungjawab.

Surat tugas tidak hanya menugaskan ke luar organisasi, tapi juga bisa kegiatan internal. Selain mendapat nilai dari hasil yang dikerjakan, surat tugas juga dapat membantu pegawai naik jabatan.

gambar 8 : Surat tugas

5. Surat cutiSurat cuti adalah surat yang dibuat oleh pegawai kepada pihak organisasi

untuk meminta waktu luang atas rencana ketidakhadiran pada waktu yang ditentukan.

Surat cuti tidak boleh dibuat sembarangan dalam kurun waktu yang lama kecuali dalam keadaan tertentu. Surat cuti hampir sama dengan surat izin, bedanya kalau surat izin dibuat dengan tidak terencana sedangkan surat cuti untuk kegiatan yang sudah diketahui waktunya. Contoh dari surat cuti adalah surat cuti hamil, nifas, acara, dan bulanan.

gambar 9 : Surat cuti

6. Surat pindahSurat pindah adalah surat yang dibuat oleh pihak organisasi untuk

menerangkan bahwa pegawai yang bersangkutan ditindak dengan keterangan pindah baik itu pindah bagian, mutasi, maupun pertukaran pegawai.

Contoh surat pindah adalah surat pindah ke organisasi lain.gambar 10 : Surat pindah

7. Daftar hadirDaftar hadir merupakan buku daftar kehadiran pegawai yang teridiri dari

waktu datang dan keluar. Daftar hadir dikumpulkan berdasarkan waktu 1 bulan dan disimpan sebagai arsip di bagian tata usaha.

Daftar hadir bagi guru terbagi menjadi guru yang sudah menjadi PNS dan guru non-PNS.

gambar 11 : Daftar hadir

8. DUK (Daftar Urutan Kepangkatan)DUK adalah singkatan dari daftar urutan kepangkatan yaitu suatu

keterangan yang berisi daftar nama--nama pegawai yang disusun berdasarkan golongan tertentu.

DUK dalam TU SMKN 40 berisi nama pegawai yang digolongkan berdasarkan SK. Tingkat jabatan di TU SMKN 40 dibedakan menjadi:1. Golongan IV: e, d, c, b, a2. Golongan III: d, c, b, a3. Golongan II: d, c, b, a1. Golongan I: d, c, b, a

gambar 11 : DUK

BAB IIIKESIMPULAN

Tata usaha bisa disamakan dengan administrasi sekolah. Tata usaha sekolah merupakan organisasi yang mengatur kepegawaian di suatu sekolah. Tata usaha sebagai pengambilan keputusan bisa pula mengatur dokumen-dokumen pegawai sekolah tersebut. Diantara dokumen pegawai sekolah dibagi menjadi dokumen staff dan guru.

Diantara dokumen yang kami dokumentasikan diantaranya surat tugas, surat izin (sakit), surat cuti, surat lamaran, dll. Kami juga memotret bagan pegawai, serta visi misi tata usaha bersangkutan.

Kesimpulan yang kami dapat bahwa pada tata usaha SMKN 40, kearsipan dilakukan berdasarkan sistem sentralisasi, yaitu pemusatan penyimpanan pada 1 tempat. Sedangkan penyimpanannya berdasarkan nomor, tanggal, maupun wilayah.

Mungkin saja SMKN 40 memakai sistem umum seperti sekolah lainnya. Tapi mungkin juga tata usaha tersebut memakai cara sendiri dalam menyelenggaran kegiatannya. Dan tidak semua sekolah juga memakai sistem yang sama.