Efisiensi dan Efektivitas Man Power Planning

Dalam kaitannya dengan organisasi khususnya Man Power Planning, maka komunikasi

organisasi di sini adalah seperti yang telah didefinisikan yaitu pengiriman dan penerimaan

informasi, termasuk di dalamnya adalah mengklarifikasi data. Efektif di sini berarti tepat jumlah

dan tepat tempat dalam penyusunan rencana dan efisien berarti rencana tersebut tetap

memperhatikan ketaatan anggaran yang ada, dalam pengertian sesuai dengan anggaran yang

telah dicanangkan atau jika memungkinkan dapat lebih kecil dari anggaran tersebut.

Kunci dari efektivitas adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas

istimewa dalam lingkup tanggung jawab. Maka menjadi pribadi yang efektif artinya adalah

menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk

diupayakan. Sementara kunci dari efesiensi adalah menjadikan kerjaan terselesaikan dalam cara-

cara yang menghabiskan energi dari sumberdaya secukupnya saja.

Ukuran efisiensi tidaklah diukur dari seberapa banyak aktivitas yang sudah kita

rampungkan, melainkan sejak awal harus ditanyakan: seluruh aktivitas itu dilakukan untuk

memenuhi tujuan apa. Sehingga tingkat efisiensi harian seorang karyawan hanya bisa diukur

berdasarkan seberapa jauh aktivitas yang dilakukannya mencerminkan fungsi dan job description

spesifik yang dimiliki.

Orang yang efisien biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Rapih dan terorganisir; dia bisa menemukan apa-apa yang dia mau - benda atau

dokumen, termasuk yang di komputer – dengan cepat.

2. Dia bisa menggunakan beragam perangkat lunak seperti Microsoft Office atau

semacamnya dengan amat cepat, dengan keterampilan mengetik yang baik,

penggunaan shortcut, program tambahan ataupun yang lain.

3. Dia bisa membuat email atau notifikasi apapun yang gamblang dan mudah

dimengerti, sehingga tidak perlu ada komunikasi balik untuk sekedar minta kejelasan.

4. Dia bisa memimpin rapat dengan sedikit sekali distraksi, arahan yang tak melenceng,

dan pengambilan keputusan yang cepat.

5. Dia bisa merampungkan tugas dengan cepat melalui pengorganisiran kerja yang baik,

termasuk didalamnya pendelegasian tugas.

Tapi itu semua harus dalam kerangka efektivitas semisal:

1. Peran, fungsi dan job description yang dia miliki.

2. Key Performance Indikator yang dikenakan pada diri atau tim yang dia kelola.

3. Target apapun yang dibebankan pada dirinya (dengan anggapan bahwa target tersebut

memang target yang memang layak untuk dijadikan target)

4. Apa-apa yang memang itu merupakan hasrat terbesar pribadinya, atau yang

merupakan pemenuhan dari bakat-bakat terbesar dari dirinya.

Di luar itu, maka segala aktivitas yang dilakukan bisa disebut salah arah, yang kemudian bisa

juga kita sebut sebagai non-efisien dan apalagi non-efektif.

Efektivitas didapat dari kemauan untuk berhenti sejenak dan mengevaluasi arah langkah, alih-

alih terus berlari dan terus berlari lebih kencang.

Sekali lagi: Efisiensi artinya menghemat uang, waktu dan energi. Efektivitas artinya apakah yang

hendak dilakukan itu memang benar hal yang perlu untuk dilakukan, dan juga bagaimana

kualitas hasil dari output kerjanya.

Kesimpulan

Komunikasi organisasi yang lancar dalam suatu organisasi akan dapat memberikan

keuntungan tersendiri bagi organisasi. Dalam Man Power Planning, hal yang dapat diperoleh dari

komunikasi organisasi adalah diperolehnya efisiensi biaya tenaga kerja sekaligus efektivitas dari

unit organisasi yang merencanakan tenaga kerja tersebut. Oleh karena komunikasi organisasi

dapat menjadi alat untuk melakukan dua hal tersebut, maka sudah seharusnyalah hal ini

mendapat perhatian yang lebih dari organisasi dalam upaya mencapai tujuannya.

Urgensi Manajemen

- Untuk menjangkau/mencapai tujuan (to reach objective), baik personal maupun organisasional.

- Memelihara keseimbangan antara tujuan-tujuan yang bertentangan.

- Mencapai efisiensi dan efektifitas.

Tujuan Manajemen

- Efisien dalam menggunakan sumber daya.

- Efektif dalam pencapaian tujuan.

Sifat- Sifat Seorang Pemimpin Yang Baik

1. Memiliki kondisi fisik yang sehat.

2. Berpengetahuan luas. Berpengetahuan luas tidak selalu dapat diidentikkan dengan

berpendidikan tinggi. Berpengetahuan luas menyangkut wawasan dan visi, tidak terjebak hanya

pada bidang keahliannya saja.

3. Mempunyai keyakinan dan percaya diri yang tinggi.

4. Mengetahui dengan jelas sifat hakiki dan kompleksitas tujuan yang hendak dicapai.

5. Memiliki stamina (daya kerja) dan entusiasme yang besar.

6. Gemar dan cepat mengambil keputusan.

7. Ojektif.

8. Adil dalam perlakuan terhadap bawahan.

9. Menguasai prinsip-prinsip human relations.

10. Menguasai teknik-teknik berkomunikasi.

11. Dapat bertindak sebagai penasehat, guru, dan kepala terhadap bawahan; tergantung situasi

dan masalah yang dihadapi.

12. Mempunyai gambaran yang menyeluruh tentang semua aspek kegiatan organisasi.

Tipe-Tipe Pemimpin

1. Tipe Otokratis

- Menganggap organisasi sebagai milik pribadi.

- Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.

- Bawahan sebagai alat semata.

- Tidak bisa menerima kritik, saran, dan pendapat.

- Terlalu bergantung pada kekuasaan formalnya.

- Sering menggunakan approach yang mengandung unsur paksaan dan punitif.

2. Tipe Militeristik

- Menggerakkan bawahan dengan sistem perintah.

- Menggerakkan bawahan senang bergantung kepada pangkat dan jabatannya.

- Formalitas yang berlebih-lebihan.

- Menuntut disiplin tinggi yang kaku dari bawahan.

- Sukar menerima kritik.

- Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.

3. Tipe Paternalistik

- Menganggap bawahan manusia yang tidak dewasa.

- Bersikap terlalu melindungi (overly protective).

- Jarang memberi kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan, inisiatif, dan

mengembangkan daya kreasi dan fantasinya.

- Sering bersikap maha tahu.

4. Tipe Kharismatik

Belum ada teori yang bisa menjelaskan kenapa seorang pemimpin mempunyai kharisma.

Kekayaan, umur, kesehatan, dan profil tidak dapat digunakan sebagai kriteria untuk kharisma.

Maka hanya sering pemimpin tipe ini dianggap diberkahi kekuatan gaib (supernatural powers).

Pemimpin dengan tipe ini mempunyai daya tarik yang amat besar dan umumnya mempunyai

pengikut yang jumlahnya sangat besar.

5. Tipe Demokratis

- Dalam menggerakkan bawahan bertitik tolak dari pendapat manusia adalah makhluk mulia.

- Mensinkronisasikan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dan tujuan pribadi

para bawahannya.

- Senang menerima saran, pendapat, bahkan kritik.

- Mengutamakan kerjasama (teamwork).

- Memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif dan mengembangkan daya kreasi,

biar salah setelah itu dievaluasi dan diperbaiki.

- Berusaha menjadikan bawahannya lebih sukses.

- Senantiasa mengembangkan kapasitas pribadinya sebagai pemimpin.