maintenance planning

Maintenance Planning & Scheduling

Departemen Teknik Mesin

Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Topik Bahasan

Pengantar

Planning Principles

Scheduling Principles

Basic Planning

Basic Scheduling

Proses Planning

Proses Scheduling

Pengantar

Bekerjasama aktif dengan departemen engineering dan kontruksi sebelum dan saat pemasangan alat/mesin

Saat alat sudah dioperasikan : Maintenance proaktif

Tujuan: mencegah kapasitas alat turun atau hilang

Reliable plant capacity

Effective maintenance

Apakah diperlukan peningkatan

pemeliharaan?

Effective maint.

Kapasitas produksi

tersedia

Efisien ?

Biaya turun

Detail sistem

Keuntungan naik

Biaya pemeliharaan

lebih rendah

Jumlah alat bertambah,

biaya tetap

Peningkatan

- Kesempatan

- Strategi

Maintenance Planning

Bagaimana planning dapat

membantu?

Dengan planning:

1. Delay dikurangi sehingga jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan bertambah

2. Mendorong pekerja menjadi lebih bersemangat

PLANNING

30 Teknisi mampu

menyelesaikan tugas 47 teknisi

17 tambahan teknisi

PRODUKTIFITAS

Planning meningkatkan produktifitas maintenance

dengan mengurangi penundaan (delay)

Planning & Delay

35%

45%

50%

55%

% Waktu

tanpa delay

Produktifitas

teknisi

Planning dan scheduling (fundamental)

Continuous improvement

Inventory, tool room

computer

The leverage of planning

# 3 teknisi tanpa planning

produktifitas: 3 x 35 % = 105%

# 1 planner, 2 teknisi

produktifitas: 1 x 0% + 2 x 55%= 110%

# Perbandingan planner teknisi, 1 : 20 30

# 55%/35% = 1,57 (peningkatan 57%)

# 30 teknisi x 1,57 = 47 teknisi

Mutu & Produktifitas, Efektif &

Efisien

MUTU (QUALITY)

EFEKTIF

BENAR

PRODUKTIF

EFISIEN

CEPAT

Planning Mission

Departemen planning meningkatkan kemampuan departemen pemeliharaan dalam menyelesaikan pekerjaan.

Rencana kerja mencegah delay, memperbaiki pekerjaan yang berulang, dan memungkinkan scheduling.

Scheduling memungkinkan supervisor untuk menugaskan dan mengendalikan sejumlah pekerjaan dengan memadai.

Teknisi segera siap bekerja setelah menerima tugas yang telah direncanakan dan dijadwalkan sebab semua instruksi, part, tool, ijin-ijin dan persiapan lain telah siap.

The right job are ready to go.

Have The Right Job Ready to Go

Schedule priority work type

Scope

Safety

Anticipated delay:

part & tool

instruction

clearances

other arrangement

Planning hanyalah salah satu alat

Alat lain yang diperlukan:

1. Work order system

2. Equipment data & history

3. Leadership, management, communication, teamwork

4. Tenaga kerja berkualitas

5. Bengkel, tool room, tool

6. Relaibility maintenance: PM, predictive, proyek

7. Peningkatan work process

8. Maintenance metric (tolok ukur unjuk kerja)

Planning principles Visi dan Misi Planning

Visi:

Meningkatkan produktifitas pekerja

Misi:

Menyiapkan pekerjaan untuk meningkatkan produktifitas pekerja

Planning principles

Prinsip 1: Departemen Terpisah

Planner diorganisasikan dalam suatu departemen tersendiri, terpisah dari teknisi agar menjadi

spesialis dalam teknik-teknik perencanaan dan

focus pada pekerjaan masa depan.

Planner melapor pada supervisor planner yang terpisah dari supervisor teknisi, namun masih

dibawah departemen pemeliharaan.

Planner tidak melakukan pekerjaan teknisi.

Planning principles

Prinsip 2: Fokus pada pekerjaan masa depan

Bagian planning berkonsentrasi pada pekerjaan-pekerjaan yang belum dimulai . Menyiapkan paling sedikit 1 minggu rencana kerja (back log) yang telah direncanakan, disetujuai dan siap dilaksanakan bagi departemen pemeliharaan.

Backlog mendorong teknisi mengutamakan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang telah direncanakan.

Supervisor menangani masalah-masalah yang muncul saat mengerjakan pekerjaan di lapangan.

Untuk setiap pekerjaan yang telah selesai dikerjakan, teknisi/supervisor memberikan feedback ke bagian planning.

Planning principles

Prinsip 3: Component level files

Bagian planning memiliki dan menjaga sistem file yang sederhana dan aman berdasarkan pada equipment tag no.

Sistem file memungkinkan planner untuk menggunakan data alat dan informasi yang diperoleh dari pekerjaan terdahulu untuk menyiapkan dan memperbaiki work plan, khusunya untuk pekerjaan-pekerjaan yang berulang. File informasi biaya membantu dalam pengambilan keputusan repair atau replace.

Supervisor dan plant engineer mempunyai akses ke file tersebut untuk mendapatkan informasi yang mereka perlukan dengan bantuan minimal planner.

Planning principles

Prinsip 4: Estimasi berdasarkan pada keahlian planner

Planner menggunakan pengalaman dan informasi untuk menyusun work plan untuk mencegah penundaan pekerjaan dan munculnya masalah mutu dan keselamatan

Paling minimum, planner adalah seorang yang berpengalaman dan merupakan teknisi handal yang telah dilatih teknik-teknik planning.

Planning principles

Prinsip 5: Memahami skill teknisi

Bagian planning memahami skill teknisi. Secara umum tanggung jawab planner adalah pada apa (what) dan teknisi pada bagaimana (how). Planner menentukan lingkup WO termasuk klarifikasi keinginan originator.

Planner menentukan strategi umum pekerjaan (seperti repair atau replace). Teknisi menggunakan keahliannya untuk menentukan bagaimana melakukan repair atau replace yang diminta.

Planning principles

Prinsip 6: Mengukur performance dengan work

sampling

Whrench time adalah ukuran utama efisiensi pekerja dan efektifitas planning dan scheduling, menunjukkan berapa berapa lama waktu yang digunakan oleh teknisi untuk bekerja sesungguhnya dan waktu yang digunakan untuk aktifitas lainnya (mengambil part, tool dll) yang merupakan waktu tunda.

Planning mengurangi delay saat pelaksanaan kerja pemeliharaan, dan scheduling mengurangi delay diantara dua pekerjaan

Scheduling principles

6 prinsip planning Jumlah pekerjaan ?

Pekerjaan (tunggal) cepat selesai

Jumlah tugas harus banyak

Produktifitas naik

Scheduling

Jumlah pekerjaan pemeliharaan yg selesai bertambah ?

Scheduling dimuka (advance scheduling)

Alokasi jumlah pekerjaan yang cukup untuk dieksekusi oleh

teknisi pada jam kerja yang tersedia, sehari atau seminggu

Scheduling principles Advance schedule & Misi

Advance schedule why ?

- Set goal (utilisasi tenaga kerja maksimum)

- Jumlah pekerjaan cukup

- Staging

- Koordinasi antar teknisi

- Menjamin jumlah pekerjaan proaktif memadai

Misi

Alokasi pekerjaan yang harus diselesaikan


Principle 1:

Plan for lowest required skill level

# Identifikasi skill

# Jumlah pekerja

# Jam kerja

# Lama waktu pengerjaan


Principle 2:

Schedule adalah penting

Prioritas pekerjaan juga penting

Pekerjaan untuk dieksekusi selama 1 minggu cukup tersedia sehingga

utilitas tenaga kerja maksimum. Sistem prioritas menjamin pekerjaan yang

tepat yang dialokasikan untuk dikerjakan


Principle 3:

Schedule from forecast of

highest skill available

# 1 minggu

# Consider multiple jobs on same system

# Consider proactive work


Principle 4:

Schedule for every

work hour available

100 %, not 120 %, not 80 %

Work person down


Working person down

100 work hours of

High priority helper

work

Planned

100 work hours of

Low priority skill

machinist work

Resource forecast

100 work hours of

skilled machinist

available


Princple 5:

Crew leader handles

current days work

- Daily schedule

- Matches names to tasks

- Coordination of resource & clearances

- Emergency


Principle 6:

Measure performance by

analysis of schedule compliance

Case sched start finish compliance

1 10 10 10 100% not 90%

2 1 1 0 100% not 0%

3 1000 900 850 90% not 85%

Basic Planning

Planning proses:

1. Pemberian kode: work type, prioritas, outage, departemen, teknisi, plant, unit, building, proses, equipment type, maint. proaktif, reaktif, pekerjaan minimum/ekstensif.

2. Scoping job

3. Skill level

4. Perkiraan jam kerja

5. Part

6. Tool

7. Safety

8. Perkiraan biaya

Maintenance Work Flow Diagram

Origination & persetujuan

Originator & sup.

Kode

Planner

Otorisasi

(kirim ke proyek jika perlu)i

Originator & sup.

OPEN

Planning clerk

PLANNING

Planner/sup.

Schedule mingguan

Scheduler/sup.

Schedule harian

Sup. & operator

Eksekusi

Teknisi

Feedback & analisis

Teknisi & sup.

Return to service

Sup. & operator

Closing & filing

Planner & clerk

Copy ke originator

Planning Process Flow Chart

File WO asli dlm waiting to be planned file sesuai dengan prioritas

Pilih WO dari waiting to be planned file sesuai dengan prioritas

PWO

- Buat copy pwo

- Asli difile dalam file aktif planner

Jenis wo:

Proaktif -reaktif

Jenis wo:

Minimum - ekstensif

Periksa

File alat

Scope job:

- tinjauan lapangan

- riwayat, vendor file

- file komputer

- RCA

- outage

- isolasi

- ijin

- safety

- equipment tagging

Plan job

- strategi dan outline

- prosedur/sketsa/data alat

- standard

- teknisi : jumlah,skill, jam

- part list

- spesial tool/kontraktor

- perkiraan biaya

- safety/ruang kerja

- datasheet

Update

File planned work pkg

waiting to

be scheduled

Proses Planning Contoh Formulir Work Order

Contoh formulir wo, form ini

Memberikan petunjuk cara pengisian


Pembagian daerah formulir

work order


Formulir work order kosong

Proses Planning Originator tlh menuliskan informasi

Proses Planning Planner telah memberikan kode

Proses Planning Scoping job telah selesai dilakukan

Proses Planning Planner telah menentukan skill teknisi

Proses Planning Planner telah memberikan perkiraan waktu

Proses Planning Planner telah menentukan part yg diperlukan

Proses Planning Planner telah menentukan tool yang diperlukan

Proses Planning Planner telah memberikan perkiraan biaya

Proses Planning WO tlh selesai dieksekusi, teknisi memberikan feedback

Proses Planning Planner telah memberikan biaya aktual

Proses Planning WO baru untuk alat yang sama (waktu mendatang)

Proses Planning WO baru stlh planner memperbaiki job plan dgn feedback

dari pekerjaan yg lampau

Basic Scheduling

Weekly scheduling

Alokasi sejumlah work order untuk masa 1 minggu, tanpa menetapkan hari atau waktu mulai atau menyelesaikan w.o.

Daily schedule

Supervisor menugaskan w.o. spesifik kepada teknisi untuk dikerjakan hari berikutnya.

Basic Scheduling

Weekly scheduling

- Perkiraan jam kerja

- Sorting w.o.

- Alokasi w.o.

- Staging part & tool: - What

- Where

- Who

- Proses

Daily Scheduling

Basic Scheduling

Daily Scheduling

maintenance planning

Documents