dewey.petra.ac.id · 29 universitas kristen petra 4. deskripsi data dan pembahasan 4.1. gambaran...

29 Universitas Kristen Petra

4. DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

PT. “X” merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Kota Malang.

Perusahaan ini didirikan pada tahun 1947 dengan nama firma “X”. Pada tahun 1948,

perusahaan ini mengalami kerugian akibat kedua pendirinya mengundurkan diri,

namun kemudian bangkit lagi karena digantikan oleh tiga saudara kandungnya.

Pada tahun 1949, perusahaan ini sudah memiliki daerah pemasaran tetap di

pesisir Utara Jawa Timur, dan jumlah karyawan menjadi 500 orang. Pada awalnya

perusahaan ini hanya memproduksi rokok jenis klobot saja, namun dengan semakin

berkembangnya usaha yang dimiliki, perusahaan memproduksi rokok jenis kretek

dan menggunakan filter.

Tepatnya pada tanggal 28 September 1965, perusahaan berubah dari firma

menjadi PT, yang dimuat dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 78

tertanggal 5 Agustus 1965. PT. “X” terus mengalami perkembangan pesat dari waktu

ke waktu, penjualan yang selalu mengalami peningkatan membuat tempat yang ada

menjadi tidak memadai. Oleh karena itu, pada tahun 1990, kegiatan usaha diperluas

dengan membeli tempat yang letaknya kurang lebih 100 meter dari kantor utama.

Tempat ini akan dipergunakan sebagai gudang penyimpanan persediaan. Saat ini

daerah pemasaran dari PT.”X” meliputi Kota Malang, Blitar, Probolinggo, Surabaya,

Besuki, Jember, Semarang, Yogyakarta, Bandung, Cirebon, Jakarta, Madura

(Bangkalan, Pamekasan, Sumenep), dan Bali (Singaraja, Denpasar).

Dalam memasarkan hasil produksinya, PT.”X” menghadapi persaingan dari

perusahaan-perusahaan sejenis yaitu Perusahaan Rokok HM Putra Malang,

Perusahaan Rokok Retjo Pentung Tulungagung, Perusahaan Rokok Grendel Malang,

Perusahaan Rokok Bentoel dan lain-lain. Untuk tetap mempertahankan posisinya,

PT.”X” terus berupaya mengadakan inovasi baru baik dalam operasional

perusahaannya maupun dalam produknya.

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


4.1.1. Struktur Organisasi

Dalam suatu perusahaan, organisasi mempunyai peranan yang sangat

penting bagi kelangsungan hidup perusahaan sehingga diperlukan organisasi yang

baik. Struktur organisasi yang baik diharapkan dapat memberikan gambaran yang

jelas mengenai tanggung jawab serta wewenang masing-masing bagian atau pun

individu yang termasuk bagian dari perusahaan.

Pada dasarnya perusahaan mendistribusikan wewenang dan tanggung jawab

adalah dengan tujuan untuk efisiensi kerja dan juga untuk pengontrolan, sehingga

terdapat pertanggungjawaban yang jelas dan dapat meminimalisasi terjadinya

kesalahan.

Struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan rokok PT. “X” di

Malang adalah struktur organisasi garis (line organization). Dalam struktur

organisasi garis, tugas masing-masing bagian berada di bawah wewenang dan

tanggung jawab bagian yang ada diatasnya. Dalam organisasi ini, wewenang

mengalir dari pimpinan kepada bawahannya dan terus mengalir sampai para pekerja

dan buruh.

Struktur organisasi garis lurus atau lini pada perusahaan rokok PT.”X” di

Malang dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT.”X”

Sumber: PT. “X” (2009)

Rapat Umum Pemegang Saham

Dewan Komisaris

Direktur

Koordinator Umum

Bagian

Akuntansi

Administrasi

dan Keuangan

Kasir

Bagian Pembelian

Bagian Penjualan

Bagian Produksi

Bagian Personalia

Bagian Gudang

Bagian Ekspedisi

Seksi

Bahan

Seksi Distribusi

Langsung

Bagian Bengkel


4.1.2. Job Description

Adapun job description adalah sebagai berikut:

a. Rapat Umum Pemegang Saham

Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam jalannya perusahaan PT.”X”,

yaitu mempunyai wewenang:

Memilih dan memberhentikan dewan komisaris.

Memberikan petunjuk kepada direksi dalam menjalankan perusahaan.

b. Dewan Komisaris

Mengawasi segala tindakan direksi dan menjaga agar tindakan direksi tidak

merugikan perusahaan.

Mengawasi direksi dalam menjalankan semua petunjuk rapat umum

pemegang saham.

Memberikan laporan hasil pengawasan kepada pemegang saham saat Rapat

Umum Pemegang Saham.

c. Direktur

Merupakan pemimpin perusahaan yang diangkat dan diberhentikan dalam Rapat

Umum Pemegang Saham dengan tugas:

Sebagai wakil perusahaan dalam menjalin hubungan dengan instansi lain.

Bertanggungjawab kepada para pemegang saham dalam Rapat Umum

Pemegang Saham aktivitas perusahaan.

Mendelegasikan sebagian wewenang kepada masing-masing kepala bagian.

d. Koordinator Umum

Koordinator umum bertugas mengkoordinir seluruh bagian yang terdapat dalam

perusahaan, juga merangkap sebagai wakil Direktur yang membantu mengawasi

pekerjaan sehari-hari perusahaan.

e. Bagian Akuntansi

Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh Kasir dan Bagian Administrasi

berdasarkan bukti pendukung yang ada.

Memeriksa jurnal yang dibuat oleh Bagian Administrasi dan memberikan

kode akun yang sesuai.

Melakukan rekonsiliasi bank bulanan.


Membuat buku besar, laporan keuangan, serta laporan lain sebagai

pertanggungjawaban kepada pimpinan.

Mengatur masalah perpajakan PT.”X”.

f. Bagian Administrasi dan Keuangan

Melaksanakan pengawasan koordinasi keuangan perusahaan dan membawahi

Kasir.

Melakukan persetujuan-persetujuan terhadap transaksi terkait kas perusahaan.

Memeriksa laporan dan dokumen yang dibuat oleh Kasir.

Bertanggungjawab atas sisa uang tunai perusahaan setiap harinya

Bertanggungjawab atas transaksi bank perusahaan, dan membuat laporan

serta dokumen terkait transaksi bank.

Sebagai juru tagih perusahaan dalam hal penagihan penjualan serta

menangani penagihan pembelian.

Mengkoreksi Kartu Piutang dan Kartu Hutang.

Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.

Melakukan pencatatan keuangan perusahaan atau penjurnalan

Bertanggungjawab kepada Bagian Akuntansi atas seluruh pencatatan

penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan.

g. Kasir

Mengurus keluar masuknya kas perusahaan.

Menerima hasil penagihan penjualan tunai maupun kredit kemudian

menyetorkannya kepada Bagian Administrasi dan Keuangan.

Melakukan pembayaran atas tagihan pembelian bahan secara tunai maupun

kredit.

Membuat dan menangani dokumen serta laporan kas harian.

Bertanggungjawab kepada Bagian Administrasi dan Bagian Akuntansi atas

keluar masuknya kas perusahaan.

h. Bagian Pembelian

Menentukan dan melakukan pembelian bahan atau aktiva tetap yang

diperlukan pada saat yang tepat dengan perhitungan ekonomis dan biaya yang

relatif murah.


Menentukan jumlah yang harus dibeli.

Kebijaksanaan lain yang berhubungan dengan pembelian.

Bertanggungjawab kepada Direktur atas laporan pembelian.

i. Seksi Bahan

Menerima bahan baku dari para petani di gudang persediaan.

Menganalisa mutu dan harga dari bahan baku.

Mengadakan perjanjian pembelian dengan para petani dengan membuat

Laporan Penerimaan Barang.

Bertanggungjawab kepada kepala bagian pembelian.

j. Bagian Penjualan

Membuat rencana penjualan dan pemasaran hasil produksi maupun bahan sisa

produksi perusahaan.

Mengontrol dan mengawasi keadaan pasar.

Bertanggungjawab kepada Direktur atas rencana dan realisasi penjualan

dalam laporan penjualan.

k. Seksi Distribusi Langsung

Melakukan penjualan rokok secara langsung kepada masyarakat atau

pengecer di dalam kota Malang dan sekitarnya.

Menyetorkan barang jadi yang tidak terjual kepada kepala Seksi Distribusi

Langsung.

Melakukan penyetoran hasil penjualan kepada Kasir pada hari yang sama.

Bertanggungjawab kepada kepala Bagian Penjualan.

l. Bagian Produksi

Mengkoordinasi seluruh kegian produksi dan bagian-bagiannya agar target

produksi dapat tercapai.

Mengadakan pengawasan dan menjaga kualitas barang yang diproduksi.

Bertanggungjawab kepada Direktur atas segala sesuatu yang berhubungan

dengan proses produksi.

m. Bagian Personalia

Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.

Mengadakan promosi karyawan sesuai kualifikasi yang dimilikinya.


Mengadakan absensi serta penggajian terhadap karyawan.

Bertanggungjawab kepada Direktur atas segala hal yang berhubungan dengan

karyawan perusahaan.

n. Bagian Gudang

Menyimpan dan menjaga bahan baku, barang jadi di dalam gudang.

Menjamin kontinuitas tersedianya bahan-bahan yang diperlukan untuk proses

produksi.

Menerima bahan-bahan yang dikirim oleh pemasok.

Bertanggungjawab kepada Direktur dan kepala bagian produksi atas laporan

persediaan barang.

o. Bagian Ekspedisi

Mengirimkan barang ke daerah pemasaran luar kota.

Mengangkut bahan baku untuk keperluan operasi perusahaan.

Menyediakan sarana-sarana pengangkut sehubungan dengan operasi

perusahaan.

Bertanggungjawab kepada Direktur atas pengangkutan bahan baku dan

pengiriman hasil produksi ke pembeli.

p. Bagian Bengkel

Memelihara mesin, kendaraan, serta bangunan PT.”X”

Melakukan penghancuran mesin tua dari PT.”X”

Bertanggungjawab kepada Direktur atas terpeliharanya aktiva tetap PT.”X”

4.1.3. Sumber Daya Manusia

Tunjangan dan fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan antara

lain tunjangan pengobatan, cuti menikah, cuti bersama, fasilitas ibadah dan

JAMSOSTEK. Jumlah dan status karyawan PT.”X” dapat dilihat pada Tabel 4.1.


Tabel 4.1. Jumlah dan Status Karyawan PT.”X”

No. Jabatan Jumlah Status

1. Direktur 1 Tetap

2. Koordinator umum 1 Tetap

3. Bagian Akuntansi 4 Tetap

4. Bagian Administrasi dan Keuangan 3 Tetap

5. Kasir 3 Tetap

6. Bagian pembelian 15 Tetap

7. Seksi Bahan 5 Tetap

8. Bagian Penjualan 10 Tetap

9. Seksi Distribusi Langsung

- Salesman

1

30

Tetap

Tetap

10. Bagian Produksi

- Mandor

- Buruh dan pegawai

- Mesin

5

38

782

17

Tetap

Tetap

Tetap

Tetap

11. Bagian Personalia 5 Tetap

12. Bagian Gudang 2 Tetap

13. Bagian Ekspedisi 32 Tetap

14. Bagian Bengkel 5 Tetap

14. Sopir 5 Tetap

15. Satpam 22 Tetap

JUMLAH 986 Tetap

Sumber: PT.”X” (2009)

4.1.4. Kebijakan Perusahaan

a. Penjualan rokok secara kredit pada PT.”X” harus dilunasi maksimum 30 hari

setelah tanggal pengiriman Faktur Penjualan. Penjualan rokok akan memperoleh

diskon 5% apabila dilunasi kurang dari 15 hari.

b. Pembayaran pembelian dan penjualan rokok secara kredit dilakukan per faktur

dan tidak menggunakan cicilan.

c. Jatuh tempo giro mundur yang ditetapkan oleh PT.”X” saat pembelian maupun

penjualan rokok secara kredit adalah maksimum 2 minggu.


d. Pembelian bahan secara kredit pada PT.”X” akan dilunasi 2 minggu setelah

penerimaan Faktur Pembelian.

e. Form Kas Bon harus dipertanggungjawabkan maksimal 1 hari kerja PT.”X”

kecuali untuk keperluan dinas luar kota.

f. Gaji pegawai mingguan dan bulanan akan dipotong iuran JAMSOSTEK 2%.

g. Proses mutasi kas menggunakan dokumen BBM dan BBK yang dibuat oleh

Bagian Administrasi dengan persetujuan Direktur. Mutasi kas terjadi jika jumlah

available cash dibawah 5 juta atau diatas 30 juta rupiah.

4.2. Deskripsi Data

4.2.1. Dokumen

Dokumen terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional operasonal

yang dipakai oleh PT.”X” adalah:

a. Bon Rokok Kontan (BRK)

Fungsi : Mencatat detail rokok yang terjual secara tunai oleh setiap salesman

dan sebagai dokumen pendukung penyerahan uang penjualan kepada

Kasir.

Sumber : Seksi Distribusi Langsung

Jumlah : 3 rangkap

Distribusi : Asli untuk salesman.

Salinan pertama dilampirkan pada Buku Kas Harian (BKH).

Salinan kedua diarsip oleh Seksi Distribusi Langsung.

Isi data : Nomor BRK (diisi menggunakan numerator), tanggal, nama

salesman, jumlah bal terjual, jenis rokok terjual, jumlah (Rp.), total,

no. nota, tanda tangan pembuat nota (Seksi Distribusi Langsung),

dan tanda tangan penerima nota (salesman).

Bentuk : Lampiran 2

b. Kuitansi Penjualan Barang Bekas

Fungsi : Tanda terima uang hasil Penjualan Barang Bekas yang diterima oleh

Bagian Penjualan PT.”X”.

Sumber : Bagian Penjualan

Jumlah : 2 rangkap


Distribusi : Asli diberikan kepada agen penjualan barang bekas

Salinan pertama dilampirkan pada BKH.

Isi data : Nomor kuitansi, pemberi uang, jumlah uang, untuk pembayaran,

terbilang (Rp.), tanggal, dan tanda tangan bagian penjualan sebagai

penerima uang.

Bentuk : Lampiran 3

c. Bukti Kas Masuk (BKM)

Fungsi : Mencatat penerimaan kas tunai.

Sumber : Kasir

Jumlah : 2 rangkap

Distribusi : Asli untuk penyetor uang (salesman atau Bagian Penjualan).

Salinan pertama dilampirkan pada BKH.

Isi data : Nomor BKM, tanggal, pemberi uang, kode akun (diisi oleh Bagian

Akuntansi), keterangan, bank, no. cek, tgl. Jatuh Tempo., jumlah

(Rp.), tanda tangan yang membuat BKM (Kasir), tanda tangan yang

memeriksa BKM, tanda tangan yang menyetujui BKM (Kabag

Administrasi), dan tanda tangan yang membukukan (Kasir).

Bentuk : Lampiran 4

d. Bukti Bank Masuk (BBM)

Fungsi : Mencatat penerimaan via bank, seperti pencairan cek/giro,

penambahan saldo bank oleh setoran tunai, transfer, dan lain-lain.

Sumber : Bagian administrasi

Jumlah : 2 rangkap

Distribusi : Asli dilampirkan pada Buku Bank Harian (BBH)

Salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi

Isi data : Nomor BBM, tanggal, nama bank penerima, diterima dari, kode

akun (diisi oleh Bagian Akuntansi), keterangan, jumlah (Rp.), tanda

tangan yang membuat BBM (Bagian Administrasi), tanda tangan

yang memeriksa BBM, tanda tangan yang menyetujui BBM (Kabag

Administrasi atau Direktur untuk mutasi kas), dan tanda tangan yang

membukukan BBM (Bagian Administrasi).

Bentuk : Lampiran 6


e. Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Fungsi : Mencatat rincian bahan baku yang dibeli dari petani serta sebagai

nota pengambilan uang oleh petani.

Sumber : Seksi Bahan

Jumlah : 3 rangkap

Distribusi : Asli untuk petani.


Salinan kedua diarsip oleh Seksi Bahan.

Isi data : Nomor LPB, tanggal, diterima dari, jenis barang, satuan, jumlah,

total, tanda tangan yang membuat LPB (Seksi Bahan), dan tanda

tangan yang menerima (petani).

Bentuk : Lampiran 8

f. Form Kas Bon/notes kecil

Fungsi : Mencatat permohonan kas bon yang diminta sesuai formulir

permohonan kas bon yang dibuat oleh karyawan PT.”X” serta

sebagai dokumen untuk pertanggungjawaban kas bon yang telah

diberikan.

Sumber : Kasir

Jumlah : 2 rangkap

Distribusi : Asli untuk pemohon kas bon

Salinan pertama diarsip oleh Kasir

Isi data : Nomor KB, tanggal, pemohon, keperluan permohonan kas bon,

jumlah (Rp.), tanda tangan yang membuat (Kasir), dan tanda tangan

yang menerima (pemohon kas bon).

Bentuk : Lampiran 9

g. Bukti Kas Keluar (BKK)

Fungsi : Mencatat pengeluaran tunai.

Sumber : Kasir

Jumlah : 2 rangkap

Distribusi : Asli untuk penerima uang.



Isi data : Nomor BKK, tanggal, penerima pembayaran, kode akun (diisi oleh

Bagian Akuntansi), keterangan, jumlah (Rp.), tanda tangan yang

membuat BKK (Kasir), tanda tangan yang menyetujui BKK (Kabag

Administrasi), tanda tangan yang menerima BKK, serta tanda tangan

yang membukukan BKK (tanda tangan Kasir).

Bentuk : Lampiran 10

h. Bukti Bank Keluar (BBK)

Fungsi : Mencatat pengeluaran via bank yang terjadi, seperti pembuatan

cek/giro, transfer, autodebet, mutasi kas, dan lain-lain.


Jumlah : 2 rangkap

Distribusi : Asli dilampirkan pada Buku Bank Harian (BBH)

Salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi

Isi data : Nomor BBK, tanggal, dibayar kepada, kode akun (diisi oleh Bagian

Akuntansi), keterangan, jenis bank pengirim, no. Cek/giro, tgl. Jatuh

Tempo, jumlah (Rp.), tanda tangan yang membuat BBK (Bagian

Administrasi), tanda tangan yang menyetujui BBK (Kabag

Administrasi atau Direktur untuk mutasi kas), tanda tangan yang

menerima BBK, dan tanda tangan yang membukukan BBK (Bagian

Administrasi).


i. Faktur Penjualan

Fungsi : Mencatat detail rokok yang terjual secara kredit dan sebagai

dokumen penagihan kepada agen.

Sumber : Bagian Administrasi dan Keuangan

Jumlah : 3 rangkap

Distribusi : Asli untuk agen.

Salinan pertama arsip Bagian Adminsistrasi.

Salinan kedua dilampirkan pada Buku Kas Harian (BBH).


Isi data : Tanggal pembuatan FPJ, nama agen, no. FPJ, jumlah bal rokok yang

terjual, jenis rokok yang terjual, harga per satuan, jumlah harga, total

rupiah pembelian, terbilang, tanggal lunas, dan stempel PT.”X”.


4.2.2. Laporan

Laporan terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dipakai

oleh PT.”X” adalah:

a. Daftar Cek/Giro yang Diterima

Fungsi : Mencatat segala informasi mengenai cek/giro yang diterima oleh

PT.”X” sebagai hasil pelunasan penjualan, menghindari adanya

cek/giro yang hilang serta mempermudah pengecekan cek/giro yang

jatuh tempo.


Jumlah : -

Distribusi : Bagian Akuntansi dan Direktur

Isi data : Tahun periode, nomor urut, tanggal terima, jenis cek/giro, tanggal

cek/giro dibuat, kode cek/giro, tanggal jatuh tempo, atas nama, bank

asal cek/giro dibuat, bank tujuan pencairan giro, jumlah, nomor

Faktur Penjualan, dan keterangan.

Bentuk : Lampiran 5

b. Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan

Fungsi : Mencatat segala informasi mengenai cek/giro yang dikeluarkan oleh

PT.”X” sebagai pembayaran atas pembelian kredit atau mutasi kas,

menghindari adanya cek/giro yang hilang serta mempermudah

pengecekan cek/giro yang jatuh tempo.


Jumlah : -

Distribusi : Bagian Akuntansi dan Direktur

Isi data : Tahun periode, nomor urut, tanggal membuat, jenis cek/giro, tanggal

cek/giro dibuat, kode cek/giro, tanggal jatuh tempo, bank asal


cek/giro dibuat, bank tujuan pencairan giro, atas nama, nomor

rekening, jumlah, nomor Faktur Pembelian, dan keterangan.


c. Laporan arus kas operasional Bulanan

Fungsi : Sebagai catatan penerimaan dan pengeluaran kas operasional dan

bank atas aktivitas operasional selama satu bulan. Laporan ini dibuat

berdasarkan kebutuhan Direktur namun pada umumnya dibuat

sebulan sekali

Sumber : Bagian Akuntansi

Jumlah : -

Distribusi : Direktur

Isi data : Periode, aktivitas, penerimaan/pengeluaran, saldo awal dan saldo

akhir, gantungan kas bon dan jumlah.

Lainnya : Jumlah yang tertera pada laporan ini hasilnya harus sama dengan

total saldo akhir laporan kas dan bank yang dibuat selama satu bulan.

Bentuk : -

4.2.3. Prosedur Manual “PT.X”

Prosedur manual berfungsi untuk mempermudah penulis maupun pembaca

memahami prosedur yang terjadi pada sistem informasi akuntansi lama dari PT.”X”.

Prosedur manual ini dijelaskan menggunakan narasi, akan tetapi agar lebih mudah

memahami, penulis membuat suatu flowchart terkait sistem yang ada. Flowchart dari

prosedur manual ini dapat dilihat pada Gambar 4.2 sampai dengan 4.14.

4.2.3.1. Prosedur Manual Sistem Penerimaan Kas

Sistem penerimaan kas operasional pada PT.”X” terdiri dari penerimaan

tunai dan via bank. Penerimaan tunai terdiri dari penjualan rokok secara tunai dan

penjualan barang bekas. Sedangkan penerimaan via bank terdiri dari penjualan

rokok secara kredit, serta bunga bank. PT.”X” menjual 5 jenis rokok menggunakan 2

macam saluran distribusi, yaitu:

a. Produsen Agen Retailer Konsumen

b. Produsen Retailer Konsumen


Transaksi penjualan rokok secara kredit terjadi pada saluran distribusi

pertama yaitu penjualan kepada agen. Sedangkan transaksi penjualan rokok secara

tunai meliputi saluran distribusi kedua.

1. Penerimaan tunai

a. Transaksi penjualan rokok secara tunai

Penjualan rokok secara tunai dilakukan oleh 30 orang salesman PT.”X” setiap

harinya dengan jumlah transaksi per orang sekitar 15 transaksi. Penjualan ini

dilakukan kepada retailer di kota Malang dan sekitarnya. Proses penerimaan kas

yang terjadi adalah:

Kasir menerima uang hasil penjualan dan Bon Rokok Kontan asli dan salinan

pertama dari salesman. Pada Bon Rokok Kontan tersebut terdapat tanda tangan

salesman, dan kepala Seksi Distribusi Langsung. Kasir lalu mencocokan jumlah

uang yang ada dengan Bon Rokok Kontan tersebut dan dengan informasi yang

diterima dari kepala Seksi Distribusi Langsung melalui telepon atau fax. Jika cocok

maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada Bon Rokok Kontan lalu membuat

BKM 2 rangkap lengkap dengan tanda tangan Kasir dan Kabag Administrasi. BKM

asli dan Bon Rokok Kontan yang asli kemudian diserahkan kepada salesman,

sedangkan BKM salinan pertama dan Bon Rokok Kontan salinan pertama

dilampirkan pada BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses

pembuatan jurnal.

b. Transaksi Penjualan Barang Bekas

Penjualan Barang Bekas meliputi penjualan AVAL (bahan sisa produksi) serta

penjualan besi tua. Penjualan ini dilakukan oleh Bagian Penjualan dari PT.”X”.

Untuk penjualan AVAL dilakukan setiap akhir hari, sedangkan penjualan besi tua

dilakukan pada saat mesin pabrik sudah tidak dapat dipakai lalu dihancurkan. Proses

penghancuran ini dilakukan agar mesin pabrik tidak ditiru oleh pesaing. Proses

penerimaan kas yang terjadi adalah:

Kasir menerima uang hasil penjualan beserta Kuitansi Penjualan Barang Bekas

melalui Bagian Penjualan. Kasir lalu mencocokan jumlah uang yang diterima dengan

kuitansi yang ada. Jika cocok maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada

kuitansi lalu membuat BKM 2 rangkap lengkap dengan tanda tangan Kasir dan


Kabag Administrasi. BKM asli kemudian diserahkan kepada Bagian Penjualan,

sedangkan BKM salinan pertama dan Kuitansi Penjualan Barang Bekas dilampirkan

pada BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses pembuatan jurnal.

2. Penerimaan via bank

a. Transaksi penjualan rokok secara kredit

Penjualan rokok secara kredit meliputi penjualan rokok kepada agen. Total agen

yang dimiliki oleh PT.”X” adalah 40 agen. Setiap harinya PT.”X” menerima pesanan

pembelian dari 3-5 agen. Rentang pemesanan setiap agen adalah 1 minggu sekali

dengan jumlah pemesanan setiap kalinya adalah 500-1000 ball. Pelunasan hutang

oleh agen dilakukan dengan menggunakan cek, giro mundur, atau transfer melalui

bank.Penggunaan bank yang signifikan pada transaksi ini adalah penggunaan BCA.

Umumnya PT.”X” akan meminta agen melunasi pada bank yang diminiki oleh

PT.”X” tetapi kemungkinan terjadi transaksi diluar bank yang dimiliki PT.”X” tetap

ada. Proses transaksi yang terjadi adalah:

Kasir menerima cek, giro mundur, bukti transfer, atau pemberitahuan lewat

telepon bahwa pembayaran telah di transfer oleh agen. Setelah itu Kasir memberikan

cek, giro mundur, bukti transfer, atau catatan pemberitahuan lewat telepon kepada

Bagian Administrasi.

Bagian administrasi mencocokan jumlah yang ada dengan Faktur Penjualan

(FPJ) lalu membuat Daftar Cek/Giro yang Diterima dan mencairkan cek dan giro

mundur yang ada pada tanggal jatuh temponya. Bukti setoran cek/giro mundur dari

bank serta bukti transfer yang ada dicocokan dengan Faktur Penjualan serta diskon

yang ada, jika cocok maka Bagian Administrasi akan membuat BBM 2 rangkap

lengkap dengan tanda tangan Kabag Administrasi. BBM asli dan dokumen

pendukungnya seperti surat pemberitahuan atau Faktur Penjualan dilampirkan pada

BBH untuk dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBM salinan

pertama diarsip oleh Bagian Administrasi. Bagian administrasi juga membubuhkan

tanda lunas pada bukti penyetoran, bukti transfer, dan Faktur Penjualan yang ada.

Berdasarkan BBM, Faktur Penjualan, dan dokumen pendukung Bagian

Administrasi akan membuat jurnal serta mengupdate Kartu Piutang agen.


b. Bunga bank

Bunga bank yang diterima oleh PT.”X” setiap bulannya meliputi bunga bank dari

enam rekening giro yang dimiliki oleh PT.”X”.

Hasil penerimaan bunga bank akan secara otomatis menambah saldo rekening

giro dari PT.”X”. Setelah Bagian Administrasi melakukan cross check dengan pihak

bank, maka Bagian Administrasi akan membuat BBM 2 rangkap lengkap dengan

tanda tangan Kabag Administrasi. BBM asli akan dilampirkan pada BBH untuk

dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBM salinan pertama

diarsip oleh Bagian Administrasi. Berdasarkan BBM yang ada Bagian Administrasi

akan membuat jurnalnya.

4.2.3.2. Prosedur Manual Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas pada PT.”X” terdiri dari dua jenis yaitu pengeluaran

tunai dan via bank. Untuk pengeluaran tunai menggunakan dua macam cara yaitu

dengan kas bon dan tanpa kas bon.

Pengeluaran tunai tanpa kas bon terdiri dari transaksi pembelian bahan baku

tunai, pembayaran gaji karyawan, iuran JAMSOSTEK, serta pembayaran

perbaikan/pemeliharaan gedung dan kendaraan. Sedangkan pengeluaran tunai

dengan kas bon terdiri dari biaya tagihan air, listrik, serta biaya pengeluaran sehari-

hari seperti bensin, parkir, perjalanan dinas serta pembelian supplies seperti

pembelian Administrasi Perlengkapan Kantor (APK) dan sperpat mesin.

Pengeluaran via bank terdiri dari pembayaran biaya telepon, dan administrasi

bank, pajak bulanan, serta pembelian bahan baku kredit.

1. Pengeluaran tunai

a. Tanpa menggunakan kas bon

Transaksi pembelian bahan secara tunai

Transaksi pembelian bahan secara tunai terdiri dari pembelian bahan baku

cengkeh dan tembakau dari para petani. Transaksi ini dilakukan setiap hari dengan

jumlah transaksi per hari adalah 5-10 transaksi. Proses pengeluaran kas yang terjadi

adalah:


Kasir menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) asli dan rangkap pertama

dari petani. LPB tersebut merupakan tanda perjanjian bahwa PT.”X” akan membeli

sejumlah bahan baku dari petani, oleh karena itu pada LPB terdapat tanda tangan

petani dan petugas Seksi Bahan. Kasir lalu mencocokan informasi barang dan

nominal pada LPB dengan informasi yang diterima dari petugas Seksi Bahan melalui

fax atau telepon. Jika cocok, maka Kasir akan membubuhkan tanda lunas pada LPB

yang ada lalu membuat BKK 2 rangkap dengan tanda tangan dari Kasir dan Kabag

Administrasi. LPB asli, BKK asli, serta uang pembayaran diserahkan kepada petani.

Sedangkan LPB salinan pertama dan BKK salinan pertama akan dilampirkan

bersama dengan BKH dan diberikan ke Bagian Administrasi untuk proses pembuatan

jurnal.

Pembayaran perbaikan atau pemeliharaan gedung dan kendaraan

Pembayaran perbaikan atau pemeliharaan gedung dan kendaraan umumnya

dilakukan secara tunai. Kasir menerima bon terkait pemeliharaan dari pemberi jasa,

membubuhkan tanda lunas pada bon tersebut lalu membuat BKK 2 rangkap dengan

tanda tangan dari Kasir dan Kabag Administrasi. BKK asli dan uang pembayaran

diserahkan kepada pemberi jasa. Sedangkan BKK salinan pertama dan bon terkait

pemeliharaan akan dilampirkan bersama dengan BKH dan diberikan ke Bagian

Administrasi untuk proses pembuatan jurnal.

Pembayaran gaji karyawan

Dilakukan secara mingguan maupun bulanan. Untuk pegawai borongan dan

harian dilakukan pembayaran gaji secara mingguan yaitu setiap hari Jumat untuk

pegawai borongan dan setiap hari Sabtu untuk pegawai harian. Bagian administrasi

akan menerima daftar penggajian dari Bagian Personalia lalu menyiapkan uang

sesuai dengan daftar penggajian yang ada. Proses selanjutnya sama seperti proses

pembuatan BKK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang dilampirkan

pada BKK salinan pertama meliputi daftar penggajian.

Pembayaran iuran JAMSOSTEK

Iuran JAMSOSTEK dibayarkan setiap bulannya. Proses pembayaran

JAMSOSTEK dilakukan secara tunai ke kantor yang bersangkutan. Bagian

administrasi akan menerima perhitungan JAMSOSTEK dari Bagian Personalia, lalu

menyiapkan uang sesuai dengan perhitungan yang ada. Proses selanjutnya sama


seperti proses pembuatan BBK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang

dilampirkan pada BBK salinan pertama meliputi perhitungan dan bukti tanda

pembayaran dari kantor terkait.

b. Menggunakan kas bon

Transaksi pembayaran beban dan supplies

Transaksi pembayaran beban dan supplies yang menggunakan kas bon terdiri

dari biaya pengeluaran sehari-hari seperti bensin, parkir, perjalanan dinas serta

pembelian supplies seperti pembelian Administrasi Perlengkapan Kantor (APK) dan

sperpat mesin. Pengeluaran kas ini terjadi sekitar 35 transaksi setiap hari. Proses

pengeluaran kas yang terjadi adalah:

Kasir menerima notes atau formulir permohonan kas bon yang berisi nama

pemohon kas bon, keterangan, dan nominal serta tanda tangan pemohon. Setelah itu,

Kasir membuat Form Kas Bon/notes kecil 2 rangkap berdasarkan informasi yang ada

pada notes atau formulir. Kasir dan pemohon lalu menandatangani Form Kas

Bon/notes kecil yang ada. Setelah itu, Kasir memberikan uang sesuai yang diminta

serta Form Kas Bon/notes kecil yang asli kepada pemohon.

Setelah pembayaran selesai dilakukan oleh pemohon, maka pemohon akan

menyetorkan sisa uang serta bon-bon pembayaran yang ada kepada Kasir. Kasir lalu

mencocokannya dengan Form Kas Bon/notes kecil yang disimpan oleh Kasir. Jika

jumlahnya sesuai maka Kasir akan membuat BKK 2 rangkap lengkap dengan tanda

tangan Kasir dan Kabag Administrasi. Jika ternyata pengeluaran yang terjadi lebih

besar dari jumlah kas bon yang diminta sebelumnya, maka Kasir akan memberikan

uang sejumlah kekurangannya lalu membuat BKK seperti biasa. BKK asli dan Form

Kas Bon/notes kecil asli diberikan kepada pemohon sedangkan BKK salinan pertama

dan bon pembayaran yang ada dilampirkan pada BKH dan diberikan ke Bagian

Administrasi untuk proses pembuatan jurnal. Kasir juga membubuhkan tanda lunas

pada kuitansi, bon pembayaran dan Form Kas Bon/notes kecil.

Pembayaran biaya air dan listrik

Pembayaran biaya air dan listrik dilakukan setiap bulan secara tunai ke kantor

yang bersangkutan. Dalam pembayarannya, PT.”X” selalu membawa uang lebih

dengan acuan tagihan bulan lalu. Proses pengeluaran kas yang terjadi adalah:


Bagian administrasi memeriksa tagihan rekening air dan listrik bulan lalu,

kemudian melakukan proses permohonan kas bon seperti di atas namun dengan

nominal lebih dari tagihan bulan lalu. Proses selanjutnya sama seperti proses

pembuatan BKK sebelumnya, hanya saja dokumen pendukung yang dilampirkan

pada BKK salinan pertama meliputi bukti pembayaran terkait.

2. Transaksi pengeluaran via bank

Pembayaran biaya administrasi bank, dan telepon (autodebet)

Pembayaran biaya administrasi, dan telepon bank umumnya dilakukan setiap

bulan dan dilakukan secara autodebet yaitu langsung mengurangi jumlah saldo

perusahaan di bank. Setelah Bagian Administrasi melakukan cross check dengan

pihak bank setiap harinya, maka Bagian Administrasi akan membuat BBK 2 rangkap

lengkap dengan tanda tangan Kabag Administrasi. BBK asli akan dilampirkan pada

BBH untuk dipertanggungjawabkan pada Bagian Akuntansi sedangkan BBK salinan

pertama diarsip oleh Bagian Administrasi. Berdasarkan BBK yang ada Bagian

Administrasi akan membuat jurnalnya.

Pembayaran pajak bulanan

Pajak dibayarkan setiap bulannya yaitu sebelum tanggal sepuluh. Pembayaran

pajak PT.”X” meliputi PPh 21, PPh 25, dan PPN. Proses pembayaran pajak

dilakukan ke bank menggunakan cek bank yang sama. Bagian administrasi akan

menerima perhitungan pajak dari Bagian Akuntansi, lalu menyiapkan cek sesuai

dengan perhitungan yang ada. Setelah ditandatangani oleh direktur, bagian

administrasi akan membuat BBK. Proses pembuatan BBK sebelumnya, hanya saja

dokumen pendukung yang dilampirkan pada BBK salinan pertama meliputi

perhitungan dan bukti tanda pembayaran dari kantor terkait.

Transaksi pembelian bahan baku secara kredit

Transaksi pembelian bahan secara kredit pada PT.”X” adalah pembelian 10

macam bahan penolong dari 20 orang supplier. Transaksi ini dilakukan 2 minggu

sekali secara tidak bersamaan. Setiap harinya jumlah pengeluaran kas terkait

transaksi ini adalah 3 buah. Pembayaran pembelian bahan secara kredit ini dilakukan

dengan menggunakan cek, giro mundur, maupun transfer melalui bank. Proses

pengeluaran kas yang terjadi adalah:


Berdasarkan Faktur Pembelian dan diskon yang diterima dari supplier,

Bagian Administrasi akan mengecek saldo bank melalui telepon atau fax, lalu

melakukan pembayaran dengan membuat cek, giro mundur, atau transfer. Cek dan

giro mundur yang telah disetujui oleh Direktur dilampiri surat pemberitahuan dan

surat pengiriman 2 rangkap lalu dikirimkan kepada supplier. Surat pengiriman asli

yang telah ditandatangani oleh supplier diberikan kepada supplier, sedangkan salinan

pertama nya dilampirkan pada BBK. Bagian administrasi lalu mencatat cek dan giro

mundur yang dibuat, pada Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan. Sedangkan pada

pembayaran menggunakan transfer, Bagian Administrasi akan memfaxkan bukti

kiriman uang yang ada.

Surat pengiriman salinan pertama, bukti kiriman uang, dan Faktur Pembelian

dibubuhi tanda lunas dan digunakan untuk membuat BBK 2 rangkap dengan tanda

tangan dari Kabag Administrasi. BBK asli dan dokumen pendukung dilampirkan

pada BBH, sedangkan BBK salinan pertama diarsip oleh Bagian Administrasi.

4.2.3.3. Prosedur Manual Mutasi Kas

Prosedur mutasi kas pada PT.”X” terdiri dari:

a. Penyetoran kelebihan uang kas PT.”X” ke bank yang dimiliki oleh PT.”X”.

Untuk transaksi mutasi kas ini, Bagian Administrasi PT.”X” akan membuat

dokumen BBM dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan

jurnal dengan slip setoran sebagai buktinya.

b. Pemindahan saldo rekening antar bank yang dimiliki oleh PT.”X”.


dokumen BBK dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan

jurnal dengan bukti dari bank sebagai buktinya.

c. Penarikan uang dari bank untuk menutup kekurangan kas perusahaan setiap

harinya.


dokumen BBK dengan persetujuan dari Direktur untuk keperluan pembuatan

jurnal. Penarikan uang dari bank akan dilakukan dengan menggunakan cek

dengan bukti pencairan dari bank sebagai buktinya.


Gambar 4.2. Flowchart Penerimaan Tunai-Penjualan Rokok Tunai


Gambar 4.3. Flowchart Penerimaan Tunai-Penjualan Barang Bekas


Gambar 4.4. Flowchart Penerimaan Via Bank-Penjualan Rokok Kredit


Gambar 4.5. Flowchart Penerimaan Via Bank-Bunga Bank


Gambar 4.6. Flowchart Pengeluaran Tunai (Tanpa KB)-Pembelian Bahan Tunai


Gambar 4.7. Flowchart Pengeluaran Tunai (Tanpa KB)-Lain-lain


Gambar 4.8. Flowchart Pengeluaran Tunai (Dengan KB)


Gambar 4.9. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Autodebet


Gambar 4.10. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Pembayaran Pajak Bulanan


Gambar 4.11. Flowchart Pengeluaran Via Bank-Pembelian Bahan Kredit


Gambar 4.12. Flowchart Mutasi Kas- Transfer Antar Bank


Gambar 4.13. Flowchart Mutasi Kas- Penarikan dan Penyetoran


Gambar 4.14. Flowchart Mutasi Kas- Penarikan dan Penyetoran (Sambungan)

4.3. Analisa dan Pembahasan

4.3.1. Sistem Analysis

Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem informasi akuntansi

manual atas sistem penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X”, maka

terdapat beberapa permasalahan terkait laporan, dokumen, prosedur, kebutuhan

sistem, dan sturktur serta kebijakan organisasi PT.”X”.


4.3.1.1. Analisa Laporan

a. Daftar Cek/Giro yang Diterima dan Daftar Cek/Giro yang Dikeluarkan

Penulis tetap mempertahankan Daftar Cek/Giro yang Diterima dan dikeluarkan

karena penting bagi perusahaan untuk mengetahui informasi tentang cek/giro yang

diterima dan dikeluarkan. Hal ini untuk mempermudah pengecekan apabila terdapat

cek/giro yang hilang dan mengendalikan serta mengawasi pengeluaran cek/giro yang

dibuat. Menurut penulis, format dari daftar ini sudah cukup lengkap, hanya saja

karena menggunakan excel maka proses input data dan output laporan tidak

dibedakan. Akibatnya, kemungkinan terjadi perubahan data menjadi sangat besar.

Karena perusahaan membutuhkan suatu laporan yang berisi daftar jatuh tempo

cek/giro masuk dan keluar pada tanggal yang sama, maka penulis mengusulkan

untuk menggabungkan kedua daftar tersebut menjadi suatu laporan yaitu laporan

cek/giro. Dengan laporan ini maka perusahaan dapat mengetahui informasi tentang

cek/giro yang masuk, keluar, jatuh tempo, dan belum dicairkan pada tanggal tertentu.

Laporan cek/giro dibuat dari file CGM, BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.

Laporan ini dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak

berdasarkan permintaan Direktur dan Bagian Akuntansi oleh Supervisor. Laporan

cek/giro juga dapat dilihat oleh Bagian Administrasi untuk membantu mengetahui

apakah FPJ yang ditagihkan ke agen/ surat permohonan yang diberikan ke kasir telah

dibayar. Laporan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan

mengenai informasi cek/giro terkini yang diterima dan dikeluarkan perusahaaan,

sehingga dapat membantu proses pengecekan, pengendalian dan pengawasan.

b. Laporan arus kas operasional Bulanan

Penulis tetap mempertahankan Laporan arus kas operasional Bulanan yang

dimiliki perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan membutuhkan informasi jumlah

kas dari aktivitas operasional. Menurut penulis, format dari daftar ini sudah cukup

lengkap hanya saja karena menggunakan excel maka proses input data dan output

laporan tidak dibedakan sehingga kemungkinan terjadi perubahan data sangat besar.

Dengan laporan ini maka perusahaan dapat mengetahui informasi tentang jumlah

arus kas dari aktivitas operasional tertentu pada tanggal tertentu. Selain itu, karena

laporan ini dapat dilihat setiap saat maka penulis mengusulkan untuk mengubah

nama laporan ini menjadi Laporan arus kas operasional.


Laporan arus kas operasional dibuat dari file kode akun, BKM, BKK, BBM, dan

BBK. Laporan ini dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak oleh

Staf Bagian Akuntansi berdasarkan permintaan Direktur.

c. Laporan Kas Bon

Penulis mengusulkan dirancangnya Laporan Kas Bon agar perusahaan dapat

dengan mudah mengetahui transaksi kas bon yang terjadi, yang telah

dipertanggungjawabkan maupun yang belum dipertanggungjawabkan.

Laporan Kas Bon dibuat dari file kas bon dan BKK. Diharapkan laporan ini

dapat memudahkan perusahaan dalam mengawasi dan mengendalikan transaksi kas

bon yang terjadi.

Laporan Kas Bon dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak

oleh Kasir berdasarkan permintaan Direktur, Bagian Akuntansi, dan Supervisor.

d. Laporan Status Dokumen

Penulis mengusulkan dirancangnya Laporan Status Dokumen. Laporan ini

dibuat agar setiap user yang berkepentingan dapat mengetahui status otorisasi dari

setiap dokumen yang dibuat atau harus diotorisasinya.

Laporan ini dibuat dari file BKM, BBM BKK, dan BKM. Laporan Status

Dokumen dapat ditampilkan melalui display pada komputer dan dicetak oleh user

tertentu sesuai ACM yang telah dibuat.

4.3.1.2. Analisa Dokumen

a. Bon Rokok Kontan (BRK)

Dokumen BRK digunakan perusahaan untuk mencatat detail rokok yang terjual

secara tunai oleh setiap salesman setiap harinya. Dalam BRK ini, berisi keterangan

salesman serta jenis dan harga rokok yang terjual secara tunai. Dalam proses manual,

perusahaan mempergunakan BRK ini sebagai bukti bahwa uang yang disetorkan oleh

salesman sesuai dengan Penjualan Rokok Tunai yang terjadi.

Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini dengan

mengganti nama menjadi Penjualan Rokok Tunai (JRT) agar lebih sesuai dengan

fungsinya. Otorisasi JRT dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk

penandatanganan oleh penerima JRT/ salesman. Penjualan Rokok Tunai dapat

diakses oleh user dalam bentuk display dan form. Form Penjualan Rokok Tunai


dibuat oleh Seksi Distribusi Langsung pada saat salesman selesai melakukan

penjualan pada hari tersebut, lalu dicetak. Data Penjualan Rokok Tunai disimpan ke

dalam file Penjualan Rokok Tunai dan digunakan oleh Kasir ketika akan membuat

Bukti Kas Masuk untuk mencatat penerimaan kas.

Usulan penulis atas perubahan, penambahan, dan pengurangan beberapa field

yang ada dapat dilihat pada tabel 4.2.

Tabel 4.2. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada

form Penjualan Rokok Tunai

No Lama Baru

1 - No. JRT

2 Berapa bal Jumlah terjual (bal)

3 Macamnya Jenis rokok

4 - Harga/ bal

5 Jumlah (Rp.) Total harga

6 - Jumlah total

7 - PPN 8,4%

8 Total Jumlah setelah PPN

9 Dibuat oleh Seksi distribusi langsung OK

10 Diterima oleh -

Penulis hanya membuat tabel database dari Penjualan Rokok Tunai. Sedangkan

penulis tidak membuatkan disain form Penjualan Rokok Tunai karena batasan

penelitian yang ada.

b. Kuitansi Penjualan Barang Bekas

Dokumen Kuitansi Penjualan Barang Bekas dibuat oleh Bagian Penjualan dan

diberikan kepada Kasir sebagai bukti bahwa uang yang disetorkan oleh Bagian

Penjualan sesuai dengan Penjualan Barang Bekas yang terjadi. Dalam kuitansi ini,

berisi keterangan agen pembeli barang bekas serta jenis dan harga barang bekas yang

terjual secara tunai. Dalam proses manual, kuitansi ini menggunakan kuitansi biasa

yang sering dijual di toko-toko.


Penulis mengusulkan mengganti dokumen ini menjadi Form Penjualan Barang

Bekas (JBB). Form ini sama fungsinya dengan kuitansi Penjualan Barang Bekas,

hanya saja lebih umum dan dapat dipakai pada segala jenis penjualan selain

penjualan persediaan. Otorisasi JBB dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk

penandatanganan oleh agen. JBB dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan

form. JBB diisi oleh Bagian Penjualan, dicetak, lalu ditandatangani oleh agen

penjualan. Data Penjualan Barang Bekas disimpan ke dalam file Form Penjualan

Barang Bekas dan digunakan oleh Kasir sebagai dasar membuat Bukti Kas Masuk

untuk mencatat penerimaan kas.




form Penjualan Barang Bekas

No Lama Baru

1 No. No. JBB

2 Telah terima dari Nama agen

3 Uang sejumlah Jumlah total

4 Untuk pembayaran Jenis barang dan total harga

5 Total Jumlah total

6 Tanda tangan penerima uang Bagian penjualan OK

Penulis hanya membuat tabel database dari JBB. Sedangkan penulis tidak

membuatkan disain form JBB karena batasan penelitian yang ada.

c. Bukti Kas Masuk (BKM)

Dokumen BKM dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh penerimaan kas tunai

yang terjadi. Dalam BKM ini, berisi informasi pemberi uang, kode rekening,

keterangan, dan jumlah yang diterima. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan untuk

penerimaan kas tunai dari Penjualan Rokok Tunai dan Penjualan Barang Bekas.

Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini

karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BKM dilakukan


secara komputerisasi. BKM dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.

Form BKM diisi oleh Kasir dengan nomer JRT, nomer JBB, dan nomer memorial

sebagai sumbernya. Data BKM disimpan ke dalam file Bukti Kas Masuk.




form bukti kas masuk

No Lama Baru

1 Diterima dari Nama salesman / Nama agen / Nama Staf

2 Rekening Kode akun

3 Keterangan Frame info rokok terjual, info barang

terjual, dan keterangan

4 Bank -

5 No. Cek -

6 Tgl. JT. -

7 Dibuat oleh &

dibukukan oleh Otorisasi Kasir

8 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor

9 Diperiksa oleh -

Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama salesman atau

nama agen, info rokok dan barang terjual serta melakukan pengendalian terhadap

fungsi kasir, maka form BKM akan dibuat berdasarkan form JRT, JBB, memorial.

Field bank, no. cek, dan tgl. Jatuh Tempo akan disarankan untuk dihilangkan karena

tidak pernah digunakan atau diisi.

Penulis juga mengusulkan untuk menambahkan satu lagi sumber dari pengisian

BKM yaitu ”lain-lain”. Sumber ”lain-lain” diisi berdasarkan form memorial yang

telah diinputkan oleh bagian administrasi sebelumnya. Hal ini digunakan untuk

mengantisipasi terjadinya penerimaan kas tunai diluar Penjualan Rokok Tunai dan

Penjualan Barang Bekas.


d. Bukti Bank Masuk (BBM)

Dokumen BBM dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh penerimaan via bank

yang terjadi. Dalam BBM ini, berisi informasi bank, pemberi uang, kode rekening,

keterangan, dan jumlah yang diterima. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan untuk

penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit (pada saat cek atau giro dicairkan)

dan lain-lain seperti bunga bank serta mutasi kas.


karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BBM dilakukan

secara komputerisasi. BBM dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.

Form BBM diisi oleh Bagian Administrasi dengan nomer FPJ dan nomer memorial

sebagai sumbernya. Data BBM disimpan ke dalam file Bukti Bank Masuk.



Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama agen serta

keterangan dan info rokok terjual, maka form BBM akan dibuat berdasarkan form

FPJ. Perhitungan diskon 5%, PPN karena diskon dan jumlah setelah diskon juga

akan dilakukan secara otomatis menggunakan rumus matematika.

Penulis juga mengusulkan dibuatnya button transfer masuk dan cek/giro masuk

untuk memasukkan informasi terkait mengenai kas yang masuk di bank. Informasi

transfer yang dimasukkan ke form transfer masuk akan menjadi data yang disimpan

pada file transfer masuk dan sebaliknya, user akan mengambil data CGM dari file

CGM sebagai proses dari button CGM yang ditekan.


Tabel 4.5. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada form bukti bank masuk

No Lama Baru

1 Diterima dari Nama agen

2 Masuk ke bank Bank


3 Keterangan Frame info rokok terjual dan keterangan

4 - Diskon 5%

5 - PPN karena diskon

6 - Jumlah setelah diskon

7 Dibuat oleh Otorisasi Kasir

8 Disetujui oleh Otorisasi Supervisor dan Direktur

9 Diperiksa oleh -

10 Dibukukan oleh -

e. Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Dokumen LPB digunakan perusahaan untuk mencatat rincian bahan baku yang

dibeli dari petani serta sebagai nota pengambilan uang oleh petani. Dalam LPB ini,

berisi keterangan petani serta jenis dan harga bahan baku yang dibeli secara tunai.

Dalam proses manual, perusahaan mempergunakan LPB ini sebagai bukti bahwa

uang yang diminta oleh petani sesuai dengan pembelian yang terjadi.

Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini dengan

mengganti nama menjadi Pembelian Bahan Tunai (BBT) agar lebih sesuai dengan

fungsinya. Otorisasi BBT dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk

penandatanganan oleh penerima uang (petani). Pembelian Bahan Tunai dapat diakses

oleh user dalam bentuk display dan form. Form Pembelian Bahan Tunai dibuat oleh

Seksi Bahan pada saat bahan baku yang dibeli diterima, lalu dicetak. Data Pembelian

Bahan Tunai disimpan ke dalam file Pembelian Bahan Tunai dan digunakan oleh

Kasir ketika akan membuat Bukti Kas Keluar untuk mencatat pengeluaran kas tunai.




Penulis hanya membuat tabel database dari pembelian bahan tunai dan tidak

membuatkan disain form Pembelian Bahan Tunai karena batasan penelitian yang ada.


form Pembelian Bahan Tunai

No Lama Baru

1 No. LPB No. BBT

2 Diterima dari Nama petani

3 Jenis barang Jenis bahan

4 Satuan Jumlah dibeli (kg)

5 Jumlah Total harga

6 - Harga/ kg

7 Total Jumlah total

10 Dibuat oleh Seksi Bahan OK

11 Diterima oleh -

f. Form Kas Bon

Dokumen Kas bon dibuat oleh bagian Kasir untuk mencatat seluruh pengeluaran

kas sementara karena permohonan Staf untuk keperluan perusahaan. Form ini berisi

informasi pemohon, keperluan, dan jumlah yang diminta.

Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dari dokumen ini

karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi Form Kas Bon

dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk penandatanganan oleh Staf pemohon.

Form Kas Bon dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form. Form Kas

Bon diisi oleh bagian Administrasi lalu dicetak. Data kas bon disimpan ke dalam file

kas bon.




Tabel 4.7. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada Form Kas Bon

No Lama Baru

1 Pemohon Nama Staf (dan bagiannya)

2 Jumlah (Rp.) Jumlah diminta (Rp.)

3 - TT Kabag

4 Dibuat oleh Otorisasi Bagian Administrasi

5 Diterima oleh -

6 - Otorisasi Direktur

g. Bukti Kas Keluar (BKK)

Dokumen BKK dibuat oleh Kasir untuk mencatat seluruh pengeluaran kas tunai

yang terjadi. Dalam BKK ini, berisi informasi penerima uang, kode rekening,

keterangan, dan jumlah yang dikeluarkan. Pada PT.”X” dokumen ini digunakan

untuk pengeluaran kas tunai dari pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan

gedung/kendaraan, iuran JAMSOSTEK, pembayaran gaji serta pengeluaran

menggunakan kas bon.


karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BKK dilakukan

secara komputerisasi. BKK dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.

Form BKK diisi oleh Kasir dengan nomer BBT, nomer Kas bon (KB) dan nomer

Permohonan Kas Keluar (MKK) sebagai sumbernya. Data BKK disimpan ke dalam

file Bukti Kas Keluar.




Tabel 4.8. Perubahan, penambahan, dan pengurangan pada form Bukti Kas Keluar

No Lama Baru

1 Dibayar kepada Nama Staf / Nama petani

2 Rekening Akun debet

3 Keterangan Frame keterangan / info barang

dibeli

4 - Jumlah terpakai

5 - Harus kembali



8 Diterima oleh &

dibukukan oleh

-

Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama Staf, nama petani,

dan keterangan terkait, serta memberikan pengendalian pada fungsi kasir maka

informasi-informasi tersebut akan dibuat muncul secara otomatis saat Kasir memilih

nomer sumber terkait. Untuk pengendalian fungsi kasir pada sumber gaji dan kas bon,

maka supervisor dapat melakukan pengecekan pada perhitungan gaji dan bon

pengeluaran. Perhitungan jumlah terpakai dan harus kembali juga akan dilakukan

secara otomatis menggunakan rumus matematika.

h. Bukti Bank Keluar (BBK)

Dokumen BBK dibuat oleh Bagian Administrasi untuk mencatat seluruh

pengeluaran via bank yang terjadi. Dalam BBK ini, berisi informasi bank, cek/giro,

penerima uang, kode rekening, keterangan, dan jumlah yang dikeluarkan. Pada

PT.”X” dokumen ini digunakan untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan

kredit, autodebet, pajak bulanan, mutasi kas dan lain-lain.

Pada sistem baru, dokumen ini dibuat oleh Kasir dan digunakan untuk

pengeluaran via bank dari pembelian bahan kredit, pajak bulanan, mutasi kas dan

lain-lain. Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan nama dan dokumen ini

karena sudah cukup mewakili fungsi dari dokumen terkait. Otorisasi BBK dilakukan

secara komputerisasi. BBK dapat diakses oleh user dalam bentuk display dan form.


Form BBK diisi oleh Kasir dengan nomer FPB dan nomer Permohonan Bank Keluar

(MBK) sebagai sumbernya. Data BBK disimpan ke dalam file Bukti Bank Keluar.



Untuk menghindari terjadinya kesalahan pada informasi nama supplier dan

nama Staf serta keterangan dan informasi bahan yang dibeli, maka form BBK akan

dibuat berdasarkan form FPB dan form MBK. Perhitungan diskon %, diskon, PPN

karena diskon dan jumlah setelah diskon juga akan dilakukan secara otomatis

menggunakan rumus matematika.

Penulis juga mengusulkan dibuatnya button transfer keluar dan cek/giro keluar

untuk memasukan informasi terkait mengenai kas yang keluar dari bank. Informasi

tersebut dimasukkan melalui form Transfer Keluar dan form cek/giro keluar dan akan

menjadi data yang disimpan pada file transfer masuk dan cek/giro keluar.


form Bukti Bank Keluar

No Lama Baru

1 Dibayar kepada Nama supplier / nama Staf


3 Keterangan Frame keterangan

5 No. Cek -

6 Tgl. JT -

8 - Diskon %

9 - diskon

10 - PPN karena diskon

11 - Jumlah setelah diskon



14 Diperiksa oleh -

15 Dibukukan oleh -


i. Faktur Penjualan (FPJ)

Faktur Penjualan dibuat oleh Bagian Administrasi dan digunakan perusahaan

untuk mencatat detail rokok yang terjual secara kredit dan sebagai dokumen

penagihan kepada agen. Dalam faktur penjualan ini berisi informasi FPJ, nama agen,

informasi rokok terjual, informasi harga yang harus dibayar dan tanggal lunas.

Penulis mengusulkan untuk tetap mempertahankan dokumen ini karena telah sesuai

dengan fungsinya. Otorisasi FPJ dilakukan secara komputerisasi kecuali untuk

penandatanganan oleh penerima FPJ/agen. FPJ dapat diakses oleh user dalam bentuk

display dan form. FPJ dibuat oleh Bagian Administrasi untuk menagih pelunasan

rokok yang telah dikirim ke agen. Data Penjualan Rokok Tunai disimpan ke dalam

file FPJ dan digunakan oleh Kasir ketika akan membuat Bukti Bank Masuk untuk

mencatat penerimaan kas via bank.




form FPJ

No Lama Baru

1 Tanggal pembuatan FPJ Tanggal FPJ

2 Tuan / TOKO Nama agen

3 - Syarat

4 Banyaknya Bal Unit terjual

5 MACAM ROKOK Jenis Rokok

6 Harga per bal Harga /item

- Total Harga

- PPN

7 Jumlah Total Harga + PPN

8 Jumlah (Rp) Jumlah stlh PPN

9 Terbilang -

10 BON No. No. FPJ

11 SP. -


12 BD Folio -

13 Lunas Tgl. -

14 Debetkas bon No. -

Penulis hanya membuat tabel database dari FPJ. Sedangkan penulis tidak

membuatkan disain form FPJ karena batasan penelitian yang ada.

j. Form Cek/Giro Masuk

Dokumen cek/giro masuk (CGM) merupakan usulan penulis kepada perusahaan

untuk menginputkan seluruh informasi cek dan giro yang diterima oleh PT.”X. Form

ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan hanya membuat daftar

sederhana menggunakan excel.

Dengan dirancangnya form CGM ini, diharapkan dapat mempermudah pengisian

form BBM terkait penjualan secara kredit, selain itu pengendalian input yang ada

juga lebih memadai. CGM dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Form

CGM merupakan sumber dari pembuatan laporan cek/giro jatuh tempo yang pada

umumnya sangat dibutuhkan oleh user. Data CGM disimpan ke dalam file Cek/Giro

Masuk.

k. Form Transfer Masuk

Dokumen transfer masuk (TM) merupakan usulan penulis kepada perusahaan

untuk menginputkan seluruh informasi bukti transfer yang diterima oleh PT.”X.

Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan tidak pernah

melakukan pencatatan secara lengkap pada bukti transfer yang diterima, selain itu

terdapat agen yang tidak mengirimkan bukti faxnya namun hanya melalui telepon.

Akibatnya bukti penerimaan via bank menjadi kurang kuat terutama jika bukti

transfer yang ada hilang.

Dengan dirancangnya form TM ini, selain meminimalisasi hilangnya informasi

yang ada juga diharapkan dapat mempermudah pengisian form BBM terkait

penjualan secara kredit. TM dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Data TM

disimpan ke dalam file Transfer Masuk.

l. Form Transfer Keluar

Dokumen transfer keluar (TL) merupakan usulan penulis kepada perusahaan

untuk menginputkan seluruh informasi bukti transfer yang dikeluarkan oleh PT.”X.


Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan tidak pernah

melakukan pencatatan secara lengkap pada bukti transfer yang dikeluarkan.

Akibatnya bukti pengeluaran via bank menjadi kurang kuat terutama jika bukti

transfer yang ada hilang.

Dengan dirancangnya form TL ini, selain meminimalisasi hilangnya informasi

yang ada juga diharapkan dapat mempermudah pengisian form BBK terkait

pembelian secara kredit dan mutasi kas terkait pengeluaran bank. TL dapat diakses

oleh user dalam bentuk display. Data TL disimpan ke dalam file Transfer Keluar.

m. Form Cek/Giro Keluar

Dokumen cek/giro keluar (CGK) merupakan usulan penulis kepada perusahaan

untuk menginputkan seluruh informasi cek dan giro yang dikeluarkan oleh PT.”X.

Form ini disarankan untuk dibuat karena selama ini perusahaan hanya membuat

daftar sederhana menggunakan excel.

Dengan dirancangnya form CGK ini, diharapkan dapat mempermudah pengisian

form BBK terkait pembelian secara kredit, pembayaran pajak bulanan, dan mutasi

kas terkait pengeluaran bank. Selain itu pengendalian input yang ada juga lebih

memadai. CGK dapat diakses oleh user dalam bentuk display. Form ini merupakan

sumber dari pembuatan laporan cek/giro yang jatuh tempo yang pada umumnya

sangat dibutuhkan oleh user. Data CGK disimpan ke dalam file Cek/Giro Keluar.

4.3.1.3 Analisa Prosedur

Terdapat beberapa prosedur dari sistem manual PT.”X” yang tidak lagi

menghasilkan benefit bagi perusahaan baik dari segi efisiensi waktu, efektifitas

kinerja, maupun keakuratan informasi yang dihasilkan. Sistem informasi akuntansi

terkomputerisasi dapat menjadi solusi atas permasalahan tersebut. Berkaitan dengan

hal tersebut, penulis melakukan analisa prosedur atas sistem informasi akuntansi

manual PT.”X” yang ada yaitu:

a. Kasir sering menggunakan notes kecil sebagai pengganti Form Kas Bon.

Kelemahan: Notes kecil sering hilang dan pertanggungjawabannya justru

membutuhkan waktu yang lama.

Usulan: Dengan menggunakan Form Kas Bon terkomputerisasi, hilangnya data

transaksi dapat dihindarkan selain itu pencarian data transaksi saat


pertanggungjawaban kas bon lebih mudah dilakukan sehingga mempersingkat

waktu transaksi kas bon secara keseluruhan.

b. Informasi penjualan dan pembelian tunai dari gudang ke Kasir dilakukan via

telepon atau fax karena adanya lokasi yang terpisah.

Kelemahan: Tidak efektif karena kasir menjadi overload dan akibatnya informasi

yang dituliskan di form BKM atau BKK salah.

Usulan: Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, informasi dari gudang

dapat disimpan di database sehingga Kasir dapat melihatnya saat membutuhkan

kapanpun juga. Sistem informasi komputerisasi berbasis database memungkinkan

terupdatenya informasi secara real time. Hal ini mengurangi keadaan kasir yang

overload.

c. Terdapat kesalahan perhitungan diskon, jumlah uang kas bon yang seharusnya

kembali ,serta pembuatan laporan harian.

Usulan: Sistem terkomputerisasi memungkinkan adanya perhitungan diskon,

jumlah uang kas bon yang harus kembali dan pembuatan laporan secara otomatis

sehingga dapat meminimalkan kesalahan dan lebih efisien.

d. Pengisian dokumen dilakukan secara manual.

Kelemahan: Rawan terjadi kesalahan

Usulan: Dengan sistem terkomputerisasi, pengisian dokumen dapat dilakukan

dengan autonumber dan menggunakan pengendalian input sehingga kesalahan

terminimalisasi. Kecurangan juga dapat dikurangi dengan menggunakan Access

Control Matrix yang membatasi akses Staf terhadap data dan informasi tertentu.

e. Waktu pembuatan laporan arus kas operasional, laporan kas bulanan, dan laporan

bank bulanan tiap periode memakan waktu 1,5-2 bulan karena adanya proses

penjurnalan secara manual.

Kelemahan: Pengambilan keputusan pihak top manajemen menjadi tertunda

Usulan: Dengan sistem komputerisasi, penjurnalan akan dilakukan secara

otomatis contohnya jurnal depresiasi, gain/loss penjualan aset, diskon, dan jurnal

PPN. Kasir hanya perlu memilih kode rekening yang sesuai pada dokumen

penerimaan dan pengeluaran kas operasional sehingga Bagian Administrasi tidak

perlu pelakukan penjurnalan lagi. Selain itu, laporan arus kas operasional dapat


dilihat sewaktu-waktu karena data yang diinput langsung dapat diupdate saat itu

juga.

f. Data disimpan dalam arsip-arsip dengan jumlah yang banyak terutama karena

semua dokumen berakhir di Bagian Akuntansi.

Kelemahan: Cukup merepotkan dan akan membutuhkan waktu lama untuk

menghasilkan informasi dari arsip tersebut, selain itu mudah terjadi kehilangan

atau kerusakan arsip.

Usulan: Sistem terkomputerisasi dapat menghilangkan permasalahan tersebut,

dengan backup maka resiko kehilangan atau kerusakan data dapat dihilangkan

selain itu untuk menghindari penumpukan dokumen berlebihan maka sistem

dibuat paperless. Semua otorisasi terkait dilakukan komputerisasi kecuali yang

berhubungan dengan pihak eksternal dan untuk kepentingan konfirmasi.

g. Tidak adanya arsip BKK dan BKM oleh Kasir.

Kelemahan: Proses penelusuran dan pengecekan dokumen sulit dilakukan karena

harus dilakukan ke Bagian Akuntansi sebagai satu-satunya tempat penumpukan

dokumen.

Usulan: Sistem komputerisasi memungkinkan user dapat memperoleh informasi

yang dibutuhkan secara paperless. Hal ini menghidarkan terjadinya penumpukan

dokumen, selain itu setiap entitas perusahaan dapat memperoleh informasi yang

dibutuhkan sesuai kebijakan Access Control Matrix perusahaan.

h. Terjadi perangkapan fungsi pada Bagian Administrasi yang menangani hutang

dan piutang, pencatatan, serta memiliki akses ke bank.

Kelemahan: Karena fungsi pencatatan dan pemegang aset perusahaan menjadi

satu maka kemungkinan terjadi fraudness sangatlah besar.

Usulan:

Fungsi pemegang aset baik itu kas tunai maupun via bank, akan disentralisasi

pada Kasir. Sedangkan Bagian Administrasi akan menangani masalah hutang,

piutang, penagihan, dan input form pendukung bukti transaksi kas seperti form

KB, MBK, MKK, dan memorial.

Form pendukung memberikan pengendalian kepada kasir untuk tidak

melakukan penginputan nominal tertentu pada bukti transaksi. Untuk bukti

transaksi yang mengharuskan kasir mengisi nominal tertentu seperti BKK dari


kas bon dan gaji karyawan maka pengendalian dapat dilakukan dengan

pengcrosscheckan terhadap perhitungan gaji/bon pengeluaran.

Selain itu, struktur organisasi PT.”X” juga akan berubah yaitu kasir tidak lagi

dibawahi oleh bagian administrasi. Melainkan oleh 2 orang supervisor (SPV)

yang bertugas untuk mengawasi kinerja kasir terkait transaksi kas tunai dan via

bank.

i. Adanya otorisasi dokumen yang kurang memadai. Misalnya hanya terdapat tanda

tangan kepala Bagian Administrasi pada BBK dan BBM.

Kelemahan: Kurangnya internal kontrol yang memadai pada form terkait transaksi

kas dapat menyebabkan terjadinya penyalahgunaan kas perusahaan seperti

pengeluaran fiktif.

Usulan:

Otorisasi menggunakan sistem terkomputerisasi dan transaksi tidak akan

berjalan tanpa otorisasi pihak terkait. Contohnya harus terdapat otorisasi dari

Supervisor dan Direktur pada BBK dan BBM.

Dirancang suatu laporan status dokumen untuk mendukung sistem otorisasi

terkomputerisasi.

Pengeditan pada form-form transaksi kas oleh kasir harus mendapatkan

persetujuan dari kedua SPV.

4.3.1.4 Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Manual

Terdapat beberapa sistem manual PT.”X” yang masih dapat digunakan tanpa

diubah menjadi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi, hanya saja

penggunaannya memerlukan beberapa perbaikan. Hal ini dikarenakan kurang

memadainya kondisi perusahaan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi

terkomputerisasi secara keseluruhan.

Berkaitan dengan hal tersebut, penulis melakukan analisa atas sistem

informasi akuntansi manual PT.”X” yang ada. Sistem manual PT.”X” yang masih

dapat dipakai namun memerlukan beberapa perbaikan adalah:

1. Otorisasi dokumen yang kurang memadai.

Hanya terdapat tanda tangan pemohon pada formulir permohonan kas bon.


Kelemahan: Kurangnya internal kontrol yang memadai pada formulir permohonan

kas bon serta BBK dan BBM, dapat mengakibatkan penyalahgunaan kas

perusahaan seperti pengeluaran fiktif.

Usulan:

Permohonan kas bon akan disetujui apabila terdapat tanda tangan pemohon dan

tanda tangan kepala bagian dari pemohon pada formulir permohonan kas bon.

Tanda tangan kepala bagian sebagai penjamin bahwa kas bon yang diminta

dipergunakan dengan semestinya.

2. Kas bon yang diajukan oleh karyawan tidak terbatas jumlahnya.

Usulan: Untuk mempermudah pengendalian uang kas perusahaan, sebaiknya

permohonan kas bon senilai lebih besar dari lima juta rupiah harus meminta

tandatangan Direktur.

3. Kasir menangani terlalu banyak transaksi kas bon setiap harinya, termasuk yang

bernominal kecil.

Kelemahan: Kasir menjadi terlalu sibuk karena banyaknya transaksi yang

dilakukan sehingga Kasir lebih sering menggunakan notes kecil dari pada Form

Kas Bon untuk mempersingkat waktu.

Usulan: Permohonan kas bon yang terjadi dilakukan per bagian bukan per orangan.

4. Tidak adanya dokumen permohonan pengeluaran tunai/via bank secara formal.

Usulan: Dibuat suatu formulir permohonan pengeluaran tunai/bank yang harus

disertai dengan tanda tangan dari Kabag terkait. Formulir tersebut akan diinputkan

ke dalam form MKK dan MBK sehingga pertanggungjawaban menjadi jelas dan

mempermudah proses penginputan form BKK dan BBK.

4.3.1.5 Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi

Berdasar sistem informasi akuntansi manual PT.”X” yang ada, penulis

melakukan beberapa analisa atas kebutuhan PT.”X” terhadap sistem informasi

akuntansi terkomputerisasi. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi harus dapat

memenuhi kebutuhan PT.”X” atas informasi arus kas saat ini.

Kebutuhan PT.”X” atas sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas

penerimaan dan pengeluaran kas operasional perusahaan dibagi menjadi dua yaitu:


1. Kebutuhan umum yang dibutuhkan oleh keseluruhan PT.”X”.

a. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”

adalah sistem yang dapat mempersingkat waktu transaksi terkait kas yang

dilakukan oleh Stafnya.

Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk meningkatkan efektifitas kinerja

user, sehingga dalam waktu yang sama user dapat mengerjakan lebih banyak

transaksi.

b. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”

adalah sistem yang dapat meminimalkan kesalahan (human error) atau

kecurangan (fraudness).

Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperoleh data dan

menghasilkan informasi yang akurat. Human error yang sering terjadi adalah

kesalahan ketik, perhitungan, dan penomoran dokumen. Human error dapat

diminimalkan dengan automated calculation, field type, sign type, dan

prenumbered.

Sedangkan fraudness yang mungkin terjadi adalah pencurian

data/informasi dan pencurian aset dengan menaikan/menurunkan jumlah kas

yang diterima/dikeluarkan. Fraudness dapat diminimalkan dengan

pembatasan kasir dari penginputan nominal rupiah pada form transaksi kas,

prenumbered document, otorisasi terkomputerisasi dan penetapan ACM.

c. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”

adalah sistem yang dapat menghasilkan laporan yang tepat waktu, update,

dan dapat dilihat pada waktu dibutuhkan (timely, relevan, reliable).

Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperlancar dan

mempermudah pengambilan keputusan oleh user. Laporan yang dibutuhkan

meliputi:

Laporan Kas Bon yang bersumber dari data yang disimpan pada file Kas

Bon dan BKK.

Laporan arus kas operasional yang bersumber dari data yang disimpan

pada file kode akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.

Laporan cek/giro yang bersumber dari data yang disimpan pada file CGM,

BBM, FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.


d. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dibutuhkan oleh PT.”X”

adalah sistem yang mampu menyimpan dan mengakses data dengan mudah

dan aman.

Tujuan dari kebutuhan ini adalah untuk memperlancar kegiatan

operasional perusahaan dan menjamin keakuratan informasi yang dihasilkan.

Data yang diakses terkait penerimaan kas disimpan pada file BKM, BBM,

CGM, TM, FPJ, JBB, Memorial dan JRT. Sedangkan data yang diakses

terkait pengeluaran kas disimpan pada file BKK, BBK, CGK, TL, FPB, MKK,

MBK dan BBT.

2. Kebutuhan Pengguna

Setiap bagian dalam perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi

akuntansi sistem arus kas secara khusus memiliki kebutuhan informasi dan sistem.

Adapun kebutuhan untuk setiap pengguna adalah sebagai berikut :

a. Direktur

Laporan Cek/Giro

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM,


Laporan Kas Bon

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file Kas

Bon dan BKK.

Laporan arus kas operasional

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file kode

akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.

Laporan Status Dokumen

Jenis laporan status dokumen yang dibutuhkan oleh Direktur adalah Laporan

Status Dokumen BBM dan BBK. Untuk menghasilkan output ini, maka input

yang dibutuhkan adalah file BKM, BBM, BKK dan BBK.

File Kode Akun

File BKM

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file JRT ,

JBB, dan Memorial.


File CGM

File TM

File BBM

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPJ,

Memorial, dan CGM.

File Kas Bon

File BKK

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file KB

BBT dan MKK.

File BBK

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file FPB,

MBK.

File TL

File CGK

b. Bagian Akuntansi

Laporan Cek/Giro



Laporan Kas Bon


Bon dan BKK.

Laporan arus kas operasional

Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file kode

akun, BKM, BKK, BBM, dan BBK.

File Kode Akun

File BKM


JBB, dan Memorial.

File CGM

File TM

File BBM



Memorial, dan CGM.

File Kas Bon

File BKK


BBT dan MKK.

File BBK


MBK.

File TL

File CGK

c. Bagian Administrasi dan Keuangan

Laporan Cek/Giro

Jenis laporan cek/giro yang dibutuhkan oleh bagian administrasi dan keuangan

adalah Laporan Cek/Giro Diterima per Agen dan per Supplier. Untuk

menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file CGM, BBM,

FPJ, CGK, BBK, FPB, dan MBK.

File CGM

File Kas Bon

d. Supervisor

Laporan Cek/Giro



Laporan Kas Bon


Bon dan BKK.


Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file BKM,

BBM, BKK dan BBK.

File Kode Akun

File BKM



JBB, dan Memorial.

File CGM

File TM

File BBM


Memorial, dan CGM.

File Kas Bon

File BKK


BBT dan MKK.

File BBK


MBK.

File TL

File CGK

e. Kasir

Laporan Cek/Giro



Laporan Kas Bon


Bon dan BKK.


Untuk menghasilkan output ini, maka input yang dibutuhkan adalah file BKM,

File BKM


JBB, dan Memorial.

File CGM

File TM

File BBM



Memorial, dan CGM.

File Kas Bon

File BKK


BBT dan MKK.

File BBK


MBK.

File TL

File CGK

4.3.1.6 Analisa Job Description, Struktur dan Kebijakan Organisasi

Untuk memperoleh keberhasilan atas implementasi sistem baru maka harus

didukung dengan struktur organisasi dan kebijakan organisasi yang baik. Oleh karena

itu penulis melakukan analisa terhadap stuktur organisasi dan kebijakan organisasi

terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X”, yaitu:

1. Analisa Job Description

Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas sistem penerimaan dan

pengeluaran kas operasional di PT.”X” memungkinkan terjadinya perubahan job

description yang cukup berarti. Hal ini dilakukan agar dapat mendukung jalannya

sistem yang baru. Perubahan tersebut meliputi:

Direktur:

Job description Direktur yang lama tetap dipakai karena memenuhi tujuan dari

perusahaan. Tambahan pada job description Direktur yaitu:

a. Mengotorisasi form kas bon dengan nominal >5.000.000 rupiah.

b. Mengotorisasi form BBM dan BBK.

Bagian Akuntansi:

Job description lama yang memenuhi kriteria sistem baru adalah memeriksa

laporan-laporan yang dibuat oleh Kasir dan Bagian Administrasi berdasarkan


bukti pendukung yang ada, melakukan rekonsiliasi bank bulanan, mengatur

masalah perpajakan PT.”X”. Sedangkan penambahannya terletak pada:

a. Kode akun master data maintenance. Bagian akuntansi merupakan satu-

satunya bagian yang dapat mengubah dan menambahkan kode akun yang

ada.

Bagian Administrasi dan Keuangan:

Fungsi dari bagian administrasi telah berubah sama sekali. Jika sebelumnya

bagian administrasi berfungsi sebagai pemegang kas bank, maka pada sistem

baru, bagian administrasi berfungsi sebagai:

a. Bagian penagihan,

b. Pembuat dan penerima invoice yaitu FPJ dan FPB, validasi invoice (dalam

hubungannya dengan laporan barang masuk)

c. Berhubungan secara langsung dengan supplier dan agen terkait diskon,

biaya angkut, dan pemotongan pajak.

d. Berkoordinasi langsung dengan kasir mengenai pembayaran FPB dengan

membuat surat permohonan pembayaran kepada kasir.

e. Menginput dan menganalisa dokumen-dokumen pendukung penerimaan

dan pengeluaran kas operasional seperti formulir memorial pada form

memorial, formulir MKK pada form MKK, formulir KB pada form KB,

dan formulir MBK pada form MBK.

Supervisor:

Supervisor memiliki job description yang hampir sama dengan bagian

adminstrasi pada sistem lama yaitu:

a. Melaksanakan pengawasan koordinasi keuangan perusahaan dan

membawahi Kasir.

b. Melakukan persetujuan-persetujuan terhadap transaksi terkait kas

perusahaan seperti dokumen BKM, BBM, BKK, dan BBK.

c. Melakukan persetujuan atas pengeditan Form terkait transaksi kas.

d. Memeriksa form yang dibuat oleh Kasir.

e. Bertanggungjawab atas sisa uang tunai perusahaan setiap harinya

f. Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.


Kasir:

a. Bertanggungjawab atas transaksi kas tunai dan via bank perusahaan, dan

membuat laporan serta dokumen terkait.

b. Memiliki akses terhadap kas dan bank perusahaan.

c. Mengurus keluar masuknya kas perusahaan.

d. Melakukan pembayaran atas tagihan pembelian bahan secara tunai maupun

kredit, menerima hasil penagihan penjualan tunai maupun kredit, serta terus

berkoordinasi dengan bagian administrasi.

e. Melakukan transaksi terkait mutasi kas.

2. Analisa struktur organisasi

Struktur organisasi PT.”X” terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional

terdiri dari Bagian Akuntansi, Bagian Administrasi dan Keuangan, serta Kasir.

Beberapa kekurangan struktur organisasi pada PT.”X” adalah Bagian Akuntansi

membawahi Bagian Administrasi dan Keuangan, sedangkan Bagian Administrasi

dan Keuangan membawahi Kasir. Menurut penulis, struktur organisasi ini kurang

sesuai karena Bagian Akuntansi sebagai fungsi pencatatan membawahi Bagian

Administrasi dan Kasir sebagai fungsi pemegang aset. Penulis mengusulkan untuk,

meletakan Bagian Administrasi pada posisi dibawah Bagian Akuntansi, serta kasir

diletakkan dibawah supervisor. Posisi bagian akuntansi, supervisor dan

koordinator umum diletakan sejajar untuk menghindari kemungkinan fraudness.

Supervisor terdiri dari 2 orang yang masing-masing akan mengawasi kinerja kasir

terkait kas tunai dan kas bank. Selain itu direktur dapat memberikan

wewenangnya untuk mengapprove dokumen kepada koordinator umum apabila

sedang tidak ada ditempat.

3. Analisa kebijakan organisasi

Berdasarkan analisa di atas, penulis memberikan beberapa tambahan kebijakan

organisasi terkait kas tunai dan kas bank. Tambahan kebijakan terkait kas tunai

yaitu:

Permohonan kas bon yang terjadi dilakukan per bagian bukan per orangan

dan disetujui oleh kepala bagian terkait.


Transaksi terkait bank dan kas bon lebih besar dari lima juta rupiah harus

disetujui oleh Direktur.

Kas bon dengan jumlah lebih besar dari lima juta harus diajukan H-1.

Untuk mencatat jumlah arus kas operasional keluar akibat dari kas bon yang

belum dipertanggungjawabkan, maka kasir harus membuat BKK lain-lain

setiap akhir bulan yaitu piutang kas bon pada kas.

Tambahan kebijakan terkait kas bank yaitu:

Supervisor dan direktur harus melihat Laporan Status Dokumen dan

mengotorisasi form terkait saat memperoleh notifikasi dari sistem . Hal ini

juga merupakan salah satu pengendalian mutasi kas.

Kasir harus melihat Laporan Cek Giro Masuk yang JT hari ini pada awal

hari.

Pencairan cek/giro dilakukan setiap pagi hari.

Formulir MBK dan formulir memorial saat permohonan pengeluaran kas via

bank terkait mutasi kas harus diotorisasi oleh kasir, supervisor (SPV), dan

Direktur.

Untuk transaksi sehari-hari yang membutuhkan informasi saldo bank up-to-

date seperti pelunasan kredit, uang masuk akibat pencairan cek/giro, proses

mutasi kas dapat dilihat pada rekening koran atau internet banking setiap

tengah hari dan akhir hari.

Bagian Akuntansi melakukan rekonsiliasi bank secara bulanan terutama

terkait dengan autodebet dan autokredit. Hal ini dikarenakan kebutuhan atas

laporan bulanan yang cepat.

4.3.2. Conceptual Design

Dari hasil analisa sistem penerimaan dan pengeluaran kas operasional

PT.”X”, penulis melakukan perancangan konseptual atas sistem baru yang diusulkan.

Sistem baru tersebut menggunakan sistem terkomputerisasi dan diharapkan dapat

menghilangkan permasalahan di atas. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam

perancangan konseptual adalah sebagai berikut:


4.3.2.1. Usulan DFD untuk sistem informasi akuntansi terkomputerisasi

Untuk memudahkan pembuatan program aplikasi dari sistem yang baru,

maka penulis membuat DFD. DFD ini berisikan arus data yang mengalir pada sistem

penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang baru. Langkah-langkah yang

diambil sebelum membuat DFD adalah membuat tables of entities and activities I

dan II. Tables of entities and activities I berisi langkah-langkah sistem baru yang

berasal dari sistem lama yang telah diolah kembali sehingga menghasilkan sistem

yang baru. Sedangkan tables of entities and activities II berisi pengelompokan berisi

pengelompokan aktifitas-aktifitas yang secara logika berhubungan.

Berdasarkan tables of entities and activities yang telah dibuat, penulis akan

membuat context diagram, DFD level 0, DFD level 1, DFD level 2, dan DFD level 3

supaya lebih mudah dimengerti. Tables of entities and activities dapat dilihat pada

Tabel 4.11 sampai dengan Tabel 4.24, context diagram dapat dilihat pada Gambar

4.15, sedangkan DFD untuk sistem informasi tekomputerisasi atas sistem penerimaan

dan pengeluaran kas operasional pada PT.”X” dapat dilihat pada Gambar 4.16

sampai dengan Gambar 4.28.

Tabel 4.11. Tables of entities and activities I atas penerimaan tunai:

Penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, lain-lain

Entitas Aktivitas

Kasir 1. Menerima uang dan JRT 2 rangkap dari salesman

atau uang dan JBB 2 rangkap dari agen atau uang

dan form memorial 2 rangkap dari Staf lain

2. Mengecek jumlah nominal serta tanda tangan

JRT/JBB/form memorial yang dibawa oleh

salesman/bagian penjualan/staf.

3. Menginput BKM berdasarkan informasi no. JRT

atau no. JBB atau no. memorial.

4. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari

Supervisor.

Supervisor 5. Menyetujui BKM.

Kasir 6. Mengecek approval BKM dan menyetujuinya

7. Mencetak BKM 1 rangkap.

8. Memberikan JRT LUNAS ke salesman/ JBB

LUNAS ke agen/form memorial LUNAS ke staf.

9. Memberikan JRT/JBB/Form Memorial dan BKM

ke Supervisor.


Tabel 4.12. Tables of entities and activities II atas penerimaan tunai:

Penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, lain-lain

Entitas Aktivitas Proses

Kasir 1. Menginput BKM berdasarkan

informasi no. JRT atau no. JBB atau

no. memorial.

2. Menyimpan dan menunggu

persetujuan dari Supervisor.

1.1.1 Input data

penerimaan kas

tunai

Supervisor 3. Menyetujui BKM.

Kasir 4. Mengecek approval BKM dan

menyetujuinya

Kasir 5. Mencetak BKM 1 rangkap. 1.1.2 Mencetak

dokumen

penerimaan kas

tunai

Tabel 4.13. Tables of entities and activities I atas penerimaan via bank :

Penjualan rokok kredit / lain-lain

Entitas Aktivitas

Kasir

1. Menerima cek/giro dan bukti transfer dari agen /

cek/giro dan form memorial 2 rangkap dari staf

penerima kas

2. Mengecek jumlah nominal cek/giro/bukti transfer

dengan FPJ

3. Menginput informasi cek/giro yang diterima serta no

FPJ/no memorial yang ada pada form CGM

4. Melihat laporan cek/giro yang jatuh tempo

5. Mencairkan cek/giro saat jatuh tempo ke bank

6. Menginput tanggal cair pada form CGM

7. Menerima rekening koran dari bank dan mencek

apakah cek/giro telah benar-benar menambah saldo

bank

8. Menginput BBM /CGM/TM berdasarkan no. FPJ / no

memorial

9. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari

Supervisor dan Direktur.

Supervisor 10. Menyetujui BBM.

Direktur 11. Menyetujui BBM.

Kasir 12. Mengecek approval BBM dan menyetujuinya

13. Mencetak BBM 2 rangkap untuk JRT dan 1 rangkap

untuk lain-lain.


14. Memberikan BBM ke bagian administrasi/ form

memorial LUNAS kepada staf penerima uang sebagai

bukti pembayaran

15. Memberikan slip setoran/ bukti transfer serta BBM ke

Supervisor

Tabel 4.14. Tables of entities and activities II atas penerimaan via bank :

Penjualan rokok kredit / lain-lain


Kasir 1. Mengecek jumlah nominal

cek/giro/bukti transfer dengan FPJ

2. Menginput informasi cek/giro yang

diterima serta no FPJ/ no memorial

yang ada pada form CGM

3. Melihat laporan cek/giro yang jatuh

tempo

4. Menginput tanggal cair pada form

CGM

1.2.1.1

Penerimaan

cek/giro/bukti

transfer

5. Menginput BBM /CGM/TM

berdasarkan no. FPJ / no.memorial

6. Menyimpan dan menunggu persetujuan

dari Supervisor dan Direktur.

1.2.1.2 Input data

penerimaan kas

via bank



Kasir 9. Mengecek approval BBM dan

menyetujuinya

Kasir 10. Mencetak BBM 1 rangkap. 1.2.1.3 Mencetak

data penerimaan

kas via bank


Tabel 4.15. Tables of entities and activities I atas penerimaan via bank :

penyetoran uang kas perusahaan ke bank (mutasi kas)

Entitas Aktivitas

Kasir

1. Menerima form memorial dari

bagian administrasi

2. Membuat slip setoran

3. Menyetorkan kas ke bank

4. Menginput BBM


persetujuan dari Supervisor dan

Direktur.




menyetujuinya

9. Mencetak BBM 1 rangkap

10. Memberikan surat bukti

penyetoran dan BBM ke

Supervisor

Tabel 4.16. Tables of entities and activities II atas penerimaan via bank :

penyetoran uang kas perusahaan ke bank (mutasi kas)


Kasir

1. Menginput BBM



Direktur.

1.2.2.1 Input data

penerimaan kas via

bank




menyetujuinya

Kasir 6. Mencetak BBM 1 rangkap 1.2.2.2 Mencetak data

penerimaan kas via

bank


Tabel 4.17. Tables of entities and activities I atas pengeluaran tunai

(tanpa kas bon): Pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,

pembayaran gaji karyawan dan lain-lain

Entitas Aktivitas

Kasir 1. Menerima BBT 2 rangkap dari petani /

Form MKK 2 rangkap dan perhitungan gaji dari bag

personalia/ form MKK 2 rangkap dan bon pengeluaran

dari pemberi jasa/staf

2. Mengecek jumlah nominal dan tanda tangan pada BBT,

form MKK dan bon.

3. Menginput BKK berdasarkan informasi no. BBT atau no.

MKK.

4. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor.

Supervisor 5. Menyetujui BKK.

Kasir 6. Mengecek approval BKK dan menyetujuinya

7. Mencetak BKK 1 rangkap.

8. Meminta tanda tangan penerima uang

Penerima uang 9. Menandatangani BKK

Kasir 10. Memberikan BBT LUNAS ke petani/ MKK LUNAS ke

bag.personalia/MKK LUNAS ke pemberi jasa/staf.

11. Memberikan BBT/MKK dan bon/ MKK dan perhitungan

gaji dan BKK yang telah di TT petani, personalia,

pemberi jasa ke Supervisor.

Tabel 4.18. Tables of entities and activities II atas pengeluaran tunai

(tanpa kas bon): Pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,

pembayaran gaji karyawan dan lain-lain


Kasir 1. Menginput BKK berdasarkan

informasi no. BBT atau no. MKK.


persetujuan dari Supervisor.

2.1.1.1 Input data

pengeluaran kas tunai


Kasir 4. Mengecek approval BKK dan

menyetujuinya

Kasir 5. Mencetak BKK 1 rangkap.

2.1.1.2 Mencetak data

pengeluaran kas tunai


Tabel 4.19. Tables of entities and activities I atas pengeluaran tunai

(dengan kas bon): pembayaran biaya sehari-hari, jamsostek, biaya air dan listrik serta

pembelian supplies

Entitas Aktivitas

Bagian

Administrasi

1. Menerima formulir KB dari staf, menganalisa, lalu

menginputkan dan mencetak form KB.

2. Memberikan form KB 2 rangkap ke staf.

Kasir 3. Menerima Form KB 2 rangkap dari staf

4. Mencocokan form KB 2 rangkap dengan laporan kas bon

per staf

5. Menyerahkan uang kepada staf

6. Meminta staf menandatangani form KB

Staf 7. Menandatangani form KB

Kasir 8. Terima bon pengeluaran dan sisa uang dari staf

9. Input BKK berdasarkan no. form KB

10. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor

dan atau Direktur


Direktur 12. Menyetujui BKK

Kasir 13. Mengecek approval BKK dan menyetujuinya

14. Mencetak BKK 1 rangkap


Kasir 15. Memberikan form KB LUNAS, kekurangan uang (jika

ada) ke staf

16. Memberikan form KB, bon pengeluaran, BKK ke

Supervisor.


Tabel 4.20. Tables of entities and activities II atas pengeluaran tunai

(dengan kas bon): pembayaran biaya sehari-hari, jamsostek, biaya air dan listrik serta

pembelian supplies


Bagian

Administrasi

1. Menerima formulir KB dari staf,

menganalisa, lalu menginputkan dan

mencetak form KB.

2.1.2.1

Memvalidasi

transaksi Kas Bon

Kasir

2. Mencocokan form KB 2 rangkap

dengan laporan kas bon per staf

3. Input BKK berdasarkan no. form KB


persetujuan dari Supervisor dan atau

Direktur

2.1.2.2 Input data

pengeluaran kas

tunai


Direktur 6. Menyetujui BKK

Kasir 7. Mengecek approval BKK dan

menyetujuinya

Kasir 8. Mencetak BKK 1 rangkap

2.1.2.3 Mencetak

data pengeluaran

kas tunai


Tabel 4.21. Tables of entities and activities I atas pengeluaran via bank:

Pembelian bahan baku kredit / pembayaran pajak bulanan / lain-lain.

Entitas Aktivitas

Kasir 1. Menerima surat permohonan pembayaran 2 rangkap dari

bagian administrasi / form MBK 2 rangkap dan perhitungan

pajak dari bagian akuntansi/ form MBK 2 rangkap dari staf

2. Lihat kecukupan saldo berdasarkan rekening koran

3. Membuat cek/giro/slip kiriman uang

4. Input BBK dan form transfer keluar atau cek/giro keluar

5. Menyimpan dan menunggu persetujuan dari Supervisor dan

Direktur.

Supervisor 6. Menyetujui BBK

Direktur 7. Menyetujui BBK + cek/giro/slip kiriman uang.

Kasir 8. Mengecek approval BBK dan menyetujuinya

9. Mencetak BBK 1 rangkap


Kasir 11. Memberikan cek/giro pada bagian akuntansi / staf /supplier

dan melakukan kiriman uang kepada supplier

12. Memberikan SPP LUNAS ke bagian administrasi dan

MBK LUNAS ke bagian akuntansi/staf setelah menerima

bukti pembayaran.

13. Memberikan surat permohonan pembayaran, form MBK,

perhitungan pajak, bukti pembayaran, dan BBK ke

Supervisor.

Tabel 4.22. Tables of entities and activities II atas pengeluaran via bank:

Pembelian bahan baku kredit / pembayaran pajak bulanan / lain-lain


Kasir

1. Lihat kecukupan saldo

berdasarkan rekening koran

2.2.1.1 Persiapan

cek/giro dan transfer

2. Input BBK dan form transfer

keluar atau cek/giro keluar



Direktur.

2.2.1.2 Input data

pengeluaran kas via

bank

Supervisor 4. Menyetujui BBK.

Direktur 5. Menyetujui BBK.

Kasir 6. Mengecek approval BBK dan

menyetujuinya

Kasir 7. Mencetak BBK 1 rangkap 2.2.1.3 Mencetak data

pengeluaran

kas via bank


Tabel 4.23. Tables of entities and activities I atas pengeluaran via bank:

Pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank untuk menutup

kekurangan kas perusahaan setiap harinya (mutasi kas) / lain-lain

Entitas Aktivitas

Kasir

1. Menerima MBK 2 rangkap dari bagian

administrasi

2. Membuat cek dengan persetujuan direktur

atau slip pemindah bukuan ke bank dengan

persetujuan direktur

3. Menginput BBK

4. Menyimpan dan menunggu persetujuan

dari Supervisor dan Direktur.




menyetujuinya

8. Mencetak BBK 1 rangkap

Penerima uang 9. Menandatangani BBK

Kasir 10. Memberikan bukti pencairan dan

pemindahbukuan serta BBK ke Supervisor

Tabel 4.24. Tables of entities and activities II atas pengeluaran via bank:

Pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank untuk menutup

kekurangan kas perusahaan setiap harinya (mutasi kas) / lain-lain


Kasir

1. Menginput BBK



Direktur.

2.2.2.1 Input data pengeluaran

kas via bank




menyetujuinya

Kasir 6. Mencetak BBK 1 rangkap

7. Mengarsip BBK

2.2.2.2 Mencetak data

pengeluaran kas via bank


Arus Kas

Operasional

Perusahaan

Berbagai

departemen

Pihak

penerima

pembayaran

Pihak

pembayarPenerimaan

Bukti penerimaan

Bank

Pencairan dan penyetoran

Penarikan dan laporan

Permohonan

pembayaran

Pembayaran

Penerimaan

Pembayaran

Laporan

Siklus

Pendapatan

Siklus

Pengeluaran

Siklus

Penggajian

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Penerimaan

Pembayaran

Pembayaran

Data penerimaan dan

pengeluaran

Gambar 4.15. Context Diagram


Gam

bar

4.1

6.

DF

D L

evel

0


1.2

Sistem Penerimaan

Kas Via Bank

Laporan

Pihak

Pembayar

Bank

Berbagai

departemen

Penerimaan

Penyetoran kas

Faktur

Penjualan

Memorial

Pencairan dan

penyetoran

laporan

Cek/Giro

Masuk

Transfer

masuk

Kode Akun

Bukti Bank

Masuk

Staf

Bukti penerimaan

1.1

Sistem Penerimaan

Kas Tunai

Bukti Kas

Masuk

Penjualan

Rokok

Tunai

Form

Penjualan

Umum

Penerimaan

Penerimaan

Bukti penerimaan

Bukti penerimaan

Sistem Buku Besar

dan PelaporanSiklus

Pendapatan

Penerimaan

Penerimaan

Bank

Laporan

Gambar 4.17. DFD Level 1 Penerimaan Kas


Gam

bar

4.1

8.

DF

D L

evel

1 P

engel

uar

an K

as


Pihak

pembayar

Berbagai

departemen

1.1.1

Input data

penerimaan

kas tunai

1.1.2

Mencetak data

penerimaan

kas tunai

Kode

akun

Bukti Kas

Masuk

Penjualan

Rokok

Tunai

Form

Penjualan

Umum

Staf

Memorial

Penerimaan

Penerimaan

Bukti penerimaan

Bukti

penerimaan

Siklus

Pendapatan

Penerimaan

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Laporan

Gambar 4.19. DFD Level 2 Penerimaan tunai

1.2.1

BM dari selain

mutasi kas

1.2.2

BM dari

mutasi kas

Laporan

Pihak

pembayar

Bank

Berbagai

departemen

Penerimaan

Penerimaan

Faktur

Penjualan

Memorial

Cek/Giro

Masuk

Transfer

masuk

Bukti Bank

Masuk

Kode akun

Staf

Bukti penerimaan

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Pencairan dan

penyetoran

laporanlaporan

Pencairan dan

penyetoran

Siklus

PendapatanPenerimaan

Bank

Laporan

Gambar 4.20. DFD Level 2 Penerimaan via bank


2.1.1

Tanpa kas bon

2.1.2

Dengan kas bon

Kode akun

Bukti Kas

Keluar

Permohonan

Kas Keluar

Pembelian

Bahan Tunai

Pihak

penerima

pembayaran

Berbagai

departemen

Staf

Kas Bon

Pembayaran

Permohonan pembayaran dan

penyelesaian kas bon

Laporan

Permohonan pembayaran

Pembayaran


pembayaran

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Siklus

Pengeluaran

Siklus

PenggajianPembayaran

Pembayaran

Pembayaran

Laporan

Gambar 4.21. DFD Level 2 Pengeluaran tunai


2.2.2

BK dari

mutasi kas

2.2.1

BK dari selain

mutasi kas

Permohonan Bank

Keluar

Kode akun

Bukti Bank Keluar

Staf

Cek/Giro Keluar

Faktur Pembelian

Transfer keluar

Berbagai

departemen

Pihak penerima

pembayaran

Bank Penarikan dan laporan

pembayaran

Penarikan dan laporan

Pembayaran


LaporanSistem Buku Besar

dan Pelaporan

Siklus

Pengeluaran Pembayaran

Laporan

Bank

Gambar 4.22. DFD Level 2 Pengeluaran via bank


Laporan

Pihak

pembayar

Bank

Berbagai

departemen

1.2.1.1

Penerimaan cek/giro/

bukti transfer

1.2.1.3

Mencetak data

penerimaan kas

via Bank

1.2.1.2

Input data

penerimaan kas

via Bank

Penerimaan

Penerimaan

Faktur

Penjualan

Memorial

Pencairan

laporan

Cek/Giro

Masuk

Transfer

masuk

Bukti Bank

Masuk

Kode akun

Staf

Bukti penerimaan

Siklus

Pendapatan Penerimaan

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Bank

Laporan

Gambar 4.23. DFD Level 3 Bank Masuk dari Penjualan Rokok Kredit dan Lain-Lain


Bank

1.2.2.2

Mencetak data

penerimaan kas

via Bank

1.2.2.1

Input data

penerimaan kas

via BankMemorial

Penyetoran

Bukti Bank

Masuk

Kode akun

Staf

Bank

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Laporan

Laporan

Gambar 4.24. DFD Level 3 Bank Masuk dari Mutasi kas

Kode akun

Bukti Kas

Keluar

Berbagai

departemen

Permohonan

Kas Keluar

Pihak penerima

pembayaran

Pembelian

Bahan Tunai

Staf

2.1.1.1

Input data

pengeluaran

kas tunai

2.1.1.2

Mencetak data

pengeluaran kas

tunai

Permohonan

pembayaran

Permohonan

pembayaran

pembayaran

Pembayaran

Siklus

Pengeluaran

Siklus

PenggajianPembayaran

Pembayaran

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Laporan

Gambar 4.25. DFD Level 3 Kas Keluar Tanpa Kas Bon


Laporan

Kode

akun

Bukti Kas

Keluar

Berbagai

departemen

Kas Bon Staf

2.1.2.1

Memvalidasi

transaksi

Kas bon

2.1.2.2

Input data

pengeluaran

kas tunai

2.1.2.3

Mencetak data

pengeluaran

kas tunai

Pembayaran

Penyerahan bukti

pengeluaran operasional

penyelesaian

kas bon


Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Laporan

Gambar 4.26. DFD Level 3 Kas Keluar Dengan Kas Bon

2.2.1.1

Persiapan

cek/giro dan transfer

2.2.1.3

Mencetak data

pengeluaran kas

via Bank

2.2.1.2

Input data

pengeluaran kas

via Bank

Cek/Giro

Keluar

Kode akun

Bukti Bank

Keluar

Faktur

Pembelian

Transfer

keluar

Laporan

Staf

Berbagai

departemenPermohonan pembayaran

Bank

Penarikan dan

laporan

Pembayaran

Bukti pengeluaran

Sistem Buku Besar

dan Pelaporan

Pihak penerima

pembayaran pembayaran

Siklus

Pengeluaran Pembayaran

Bank

Laporan

Gambar 4.27. DFD Level 3 Bank Keluar dari Pembelian Bahan Baku Kredit,

Pembayaran Pajak Bulanan, dan Lain-Lain


2.2.2.1

Input data

pengeluaran kas via

Bank

2.2.2.2

Mencetak data

pengeluaran kas via

Bank

Permohonan Bank

Keluar

Kode akun

Bukti Bank Keluar

Staf

BankPenarikan dan

laporan

Sistem Buku Besar

dan PelaporanLaporan

Bank

Laporan

Gambar 4.28. DFD Level 3 Bank Keluar dari Mutasi Kas dan Lain-Lain


Gam

bar

4.2

9.

Usu

lan E

RD

PT

.”X

”


4.3.2.2. Usulan E-R Diagram untuk sistem informasi akuntansi

terkomputerisasi

Pemodelan data atas sistem baru PT.”X” yang digunakan oleh penulis

adalah E-R Diagram (ERD). Pembuatan ERD ini berguna untuk mengetahui

hubungan antar entitas yang dimodelkan, ERD dapat dilihat pada Gambar 4.29.

4.3.3. Physical Design

4.3.3.1. Access Control Matrix

Access Control Matrix merupakan salah satu pengendalian pada sistem

informasi akuntansi terkomputerisasi yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi

fungsi tiap user dalam melakukan akses data komputerisasi. ACM perlu

direncanakan untuk menghindari pencurian maupun kecurangan data secara general

serta membantu pengecekan pertanggungjawaban dokumen.

Tabel 4.25. Usulan Access Control Matrix PT.”X”

Keterangan Direktur Akuntansi Bagian

Administrasi Supervisor Kasir

Laporan

Laporan cek/giro

Laporan Cek/Giro Diterima per

Jenis R R X RU CR

Laporan Cek/Giro Diterima per

Agen R R R RU CR

Laporan Cek/Giro Dikeluarkan

per Jenis R R X RU CR


per Supplier R R R RU CR


Mutasi Kas R R X RU CR


Pembayaran Pajak R R X RU CR

Laporan Giro Masuk Jatuh

Tempo per Bank R R X RU CR

Laporan Giro Masuk Jatuh

Tempo R R X RU CR

Laporan Giro Keluar Jatuh

Tempo per Bank R R X RU CR

Laporan Giro Keluar Jatuh

Tempo R R X RU CR


Tabel 4.25. Usulan Access Control Matrix PT.”X” (sambungan)

Laporan arus kas operasional R CRU X X X

Laporan kas bon

Laporan Kas Bon per Bagian R R X RU CR

Laporan Kas Bon per Staf R R X RU CR

Laporan Kas Bon per Status R R X RU CR

Laporan status dokumen

Laporan stasus BKM X X X RU CR

Laporan stasus BBM R X X RU CR

Laporan stasus BKK X X X RU CR

Laporan stasus BBK R X X RU CR

Form

Form Kode akun R CRU X R X

Form Bukti Kas Masuk R R X RU CR

Form Cek/Giro Masuk R R R RU CR

Form Bukti Bank Masuk R R X RU CR

Form Transfer Masuk R R X RU CR

Form Kas Bon R R CRU R R

Form Bukti Kas Keluar R R X RU CR

Form Bukti Bank Keluar R R X RU CR

Form Transfer Keluar R R X RU CR

Form Cek/Giro Keluar R R X RU CR

Keterangan Tabel 4.25 :

C = Create = pihak yang berhak membuat

R = Read = pihak yang berhak membaca

U = Update = pihak yang berhak mengupdate

X = No Access = pihak yang tidak boleh mengakses

Penjelasan Access Control Matrix adalah sebagai berikut:

1. Semua Laporan Cek/Giro dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dan dapat

diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Supervisor, dan Kasir. Hanya Laporan

Cek/Giro Diterima per Agen dan Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier yang

dapat diakses Bagian Administrasi. Kedua jenis Laporan Cek/Giro ini diakses oleh

Bagian Administrasi untuk membantu mengetahui apakah faktur penjualan yang


ditagihkan kepada agen / surat permohonan pembayaran faktur pembelian yang

diberikan kepada kasir telah dilunasi dan dalam bentuk apa pelunasannya.

2. Laporan arus kas operasional dibuat dan diupdate oleh bagian akuntansi.

Laporan ini dapat diakses oleh Direktur dan Bagian Akuntansi. Sedangkan Bagian

Administrasi, Supervisor, dan Kasir tidak memiliki hak untuk mengakses Laporan

arus kas operasional.

3. Seluruh Laporan Kas Bon dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dan dapat

diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Supervisor, dan Kasir. Sedangkan Bagian

Administrasi tidak memiliki hak untuk mengakses Laporan Kas Bon.

4. Laporan Status BKM dan BKK dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor

dapat diakses oleh Kasir dan Supervisor.

5. Laporan Status BBM dan BBK dibuat oleh kasir, diupdate oleh supervisor dapat

diakses oleh Direktur, Supervisor, dan Kasir.

6. Form Kode Akun dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, dan

Supervisor. Namun hanya Bagian Akuntansi yang memiliki wewenang untuk

membuat dan mengedit Form Kode Akun.

7. Form Bukti Kas Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,

Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang untuk membuat

BKM. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Kas

Masuk.

8. Form Cek/Giro Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Bagian

Administrasi, Supervisor dan Kasir. Namun hanya Kasir yang memiliki wewenang

untuk membuat Form Cek/Giro Masuk. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang

untuk mengedit Form ini.

9. Form Bukti Bank Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


BBM. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Bank

Masuk.

10. Form Transfer Masuk dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


form transfer masuk. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit

Form ini.


11. Form Kas Bon dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, Bagian

Administrasi, Supervisor dan Kasir. Namun hanya Bagian Administrasi yang

memiliki wewenang untuk membuat dan mengupdate Form Kas Bon.

12. Form Bukti Kas Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


BKK. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Kas

Keluar.

13. Form Cek/Giro Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


Form Cek/Giro Keluar. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit

Form ini.

14. Form Bukti Bank Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


BBK. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit Form Bukti Bank

Keluar.

15. Form Transfer Keluar dapat diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi,


form transfer keluar. Sedangkan Supervisor memiliki wewenang untuk mengedit

Form ini.

4.3.3.2. Desain Output

Setelah melakukan desain secara konseptual penulis mengembangkan

konsep tersebut dalam desain fisik. Perancangan fisik ini dimulai dengan desain

terhadap output yang dihasilkan dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas

operasional. Output yang dihasilkan adalah output yang dibutuhkan user terhadap

sistem. Adapun output yang dirancang antara lain:

1. Laporan Cek/Giro

Laporan cek/giro berfungsi untuk mencatat segala informasi mengenai cek/giro

yang diterima, dikeluarkan, dan jatuh tempo oleh PT.”X” selain itu laporan cek/giro

berfungsi untuk menghindari adanya cek/giro yang hilang serta mempermudah

pengecekan cek/giro yang jatuh tempo. Laporan ini dibutuhkan oleh Bagian

Administrasi dan Kasir.


Gambar 4.30. Laporan Cek/Giro Diterima per Jenis

Gambar 4.31. Laporan Cek/Giro Diterima per Agen


Gambar 4.32. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Jenis

Gambar 4.33. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier

Gambar 4.34. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Mutasi Kas


Gambar 4.35. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Pembayaran Pajak

Gambar 4.36. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo per Bank

Gambar 4.37. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo


Gambar 4.38. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo per Bank

Gambar 4.39. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo

Laporan cek/giro terdiri dari sepuluh jenis yaitu:

a. Laporan Cek/Giro Diterima per Jenis

Berisi informasi cek/giro yang diterima oleh PT.”X” yang dikelompokkan

berdasarkan jenisnya dari sumber apapun. Preview dari laporan ini dapat dilihat

pada Gambar 4.30.

b. Laporan Cek/Giro Diterima per Agen

Berisi informasi cek/giro yang diterima oleh PT.”X” yang dikelompokkan

berdasarkan nama agen yang dimiliki. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.31.


c. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Jenis

Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” yang dikelompokkan

berdasarkan jenisnya dari sumber apapun. Preview dari laporan ini dapat dilihat

pada Gambar 4.32.

d. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan per Supplier

Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” yang dikelompokkan

berdasarkan nama agen yang dimiliki. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.33.

e. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Mutasi Kas

Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” karena mutasi kas.

Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.34.

f. Laporan Cek/Giro Dikeluarkan Pembayaran Pajak

Berisi informasi cek/giro yang dikeluarkan oleh PT.”X” karena pembayaran.


g. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo per Bank

Berisi informasi giro yang diterima oleh PT.”X dan jatuh tempo pada tanggal

tertentu serta dikelompokkan berdasarkan bank tempat cek/giro dicairkan.


h. Laporan Giro Masuk Jatuh Tempo

Berisi keseluruhan informasi giro yang diterima oleh PT.”X dan jatuh tempo

pada tanggal tertentu. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.37.

i. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo per Bank

Berisi informasi giro yang dikeluarkan oleh PT.”X dan jatuh tempo pada tanggal

tertentu serta dikelompokkan berdasarkan bank tempat cek/giro dibuat. Preview

dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.38.

j. Laporan Giro Keluar Jatuh Tempo

Berisi keseluruhan informasi giro yang dikeluarkan oleh PT.”X dan jatuh tempo

pada tanggal tertentu. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.39.

Untuk mempermudah user dalam menampilkan laporan yang dibutuhkan, penulis

merancang sebuah display menu laporan. Sebelum menampilkan laporan yang

dibutuhkan, user dapat memilih jenis, kategori, dan detil dari laporan yang ingin

ditampilkan. Selain itu user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk


mempermudah penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete

yaitu hanya dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin

diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Dengan menu

laporan ini, user dapat menampilkan laporan cek jatuh tempo, namun karena dirasa

tidak terlalu mempengaruhi kebutuhan sistem PT.”X”, penulis tidak membuat

display dari laporan tersebut. Menu laporan cek/giro ini dapat dilihat pada Gambar

4.40:

Gambar 4.40. Menu Laporan Cek/Giro

a. Penjelasan display menu laporan cek/giro:

Text box jenis terdiri dari cek/giro diterima, cek/giro dikeluarkan, cek/giro

masuk jatuh tempo, cek/giro keluar jatuh tempo. User dapat memilih

salah satu sesuai kebutuhan.

Isi dari text box categori mengikuti text box jenis. Apabila text box jenis

berisi cek/giro diterima maka text box categori akan terdiri dari per jenis

dan per agen. Apabila text box jenis berisi cek/giro dikeluarkan maka text

box categori akan terdiri dari per jenis, per supplier, mutasi kas, dan

pembayaran pajak. Apabila text box jenis berisi cek/giro masuk jatuh

tempo maka text box categori akan terdiri dari per bank, dan semua.

Apabila text box jenis berisi cek/giro keluar jatuh tempo maka text box

categori akan terdiri dari per bank dan semua. User dapat memilih salah

satu sesuai kebutuhan.


Text box detail terdiri dari cek, giro, dan pilih semua. User dapat memilih

lebih dari satu pilihan sesuai kebutuhan. Apabila user memilih pilih

semua maka secara otomatis pilihan cek dan giro akan tercentang.

Frame periode berisi kisaran periode cek/giro. Apabila text box jenis

berisi cek/giro diterima maka frame periode berisi kisaran tanggal PT.”X”

menerima cek/giro, sebaliknya jika text box jenis berisi cek/giro keluar

maka frame periode berisi kisaran PT.”X” mengeluarkan cek giro.

Apabila text box jenis berisi cek/giro masuk/keluar jatuh tempo maka

frame periode berisi kisaran tanggal jatuh tempo dari cek dan giro.

Button preview akan selalu berada dalam kondisi aktif dan akan

menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan cek/giro

dapat dilihat pada Gambar 4.30 sampai dengan 4.39.

Button cetak membantu user untuk mencetak laporan yang dipilih dan

akan selalu berada dalam kondisi aktif. Ketika ditekan maka akan muncul

display cetak seperti Gambar 4.41.

Gambar 4.41. Menu Cetak

b. Pengendalian input display menu laporan cek/giro:

Missing data checks


Field-field yang berada dalam kondisi aktif harus diisi lengkap. Apabila

tidak maka akan muncul Error message box seperti pada Gambar 4.42.

Gambar 4.42. Error Message Box: Data Tidak Lengkap

c. Pengendalian output laporan cek/giro:

Waste

Jika output yang dicetak tidak digunakan lagi atau salah, maka laporan

tersebut harus dihancurkan dengan menggunaan paper shredder atau

teknik robek.

Report Distribution

Setiap output yang diserahkan harus memiliki tanda tangan dan nama

terang dari pihak yang menyerahkan sebagai bukti bahwa laporan tersebut

telah diperiksa, sekaligus menyatakan bahwa pemilik tanda tangan dan

nama terang merupakan pihak yang mencetak laporan tersebut. Untuk

sistem terkomputerisasi ini, nama pencetak dan tanggal cetak laporan

akan tercetak secara otomatis.

2. Laporan arus kas operasional

Laporan arus kas operasional merupakan laporan yang memberikan informasi

mengenai arus kas operasional dan saldo akhir kas operasional di dalam suatu

perusahaan. Laporan ini dicetak oleh Staf Bagian Akuntansi berdasarkan permintaan

Direktur. Pada PT.”X”, aktifitas operasional terkait dengan transaksi penjualan rokok

tunai, penjualan rokok kredit, penjualan barang bekas, penerimaan pendapatan lain,

pembelian bahan tunai, pembelian bahan kredit, pembayaran pajak, pembayaran gaji,

dan pembayaran beban lainnya.

Perubahan akun terkait transaksi di atas, menyebabkan terjadinya arus kas

operasional. Yaitu meliputi:


perubahan penjualan, hasil penjualan barang bekas, pendapatan lain-lain,

beban gaji, beban lain-lain,

perubahan piutang dagang, perubahan persediaan,

perubahan uang muka PPN masukan, uang muka PPh 25

perubahan hutang dagang, perubahan hutang PPN keluaran, hutang gaji,

hutang ke Jamsostek, hutang PPh 21, hutang PPN kurang bayar.

Kode akun yang mengalami perubahan akan termapping oleh kode aktifitas CFO

sehingga dapat menghasilkan laporan arus kas operasional.



dibutuhkan, user dapat memilih periode laporan per tanggal. Untuk mempermudah

penginputan maka field yang ada di lengkapi dengan autocomplete yaitu hanya

dengan menginputkan sebagian huruf awal dari text yang ingin diinputkan saja, maka

secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan arus kas operasional ini

dapat dilihat pada Gambar 4.44.

Gambar 4.43. Laporan arus kas operasional


Gambar 4.44. Menu Laporan arus kas operasional

a. Penjelasan display menu laporan arus kas operasional :

Frame periode berisi kisaran periode arus kas yang ingin ditampilkan.


menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan arus kas

operasional dapat dilihat pada Gambar 4.43.




b. Pengendalian input display menu laporan arus kas operasional :

Missing data checks



c. Pengendalian output laporan arus kas operasional:

Waste



teknik robek.

Report Distribution








3. Laporan Kas Bon

Laporan kas bon berfungsi untuk memberikan informasi transaksi kas bon yang

telah diverifikasi oleh bagian administrasi, yang telah dipertanggungjawabkan

maupun yang belum dipertanggungjawabkan. Laporan ini digunakan oleh Kasir

untuk mengawasi dan mengendalikan transaksi kas bon yang terjadi. Laporan Kas

Bon dicetak oleh Supervisor berdasarkan permintaan Direktur dan Bagian Akuntansi.

Gambar 4.45. Laporan Kas Bon per Bagian

Gambar 4.46. Laporan Kas Bon per Staf


Gambar 4.47. Laporan Kas Bon per Status

Laporan kas bon terdiri dari tiga jenis yaitu:

a. Laporan Kas Bon per Bagian

Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi yang dikelompokkan berdasarkan

bagian dan staf yang terdapat di PT.”X”. Laporan ini juga memberikan informasi

mengenai status dari kas bon yang bersangkutan, apakah sudah

dipertanggungjawabkan atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.45.

b. Laporan Kas Bon per Staf

Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi yang dikelompokkan berdasarkan

staf yang terdapat di PT.”X”. Laporan ini juga memberikan informasi mengenai

status dari kas bon yang bersangkutan, apakah sudah dipertanggungjawabkan

atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.46

c. Laporan Kas Bon per Status

Berisi informasi transaksi kas bon yang terjadi berdasarkan statusnya apakah

sudah dipertanggungjawabkan atau belum. Preview dari laporan ini dapat dilihat

pada Gambar 4.47.








diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan

kas bon ini dapat dilihat pada Gambar 4.58:

Gambar 4.48. Menu Laporan Kas Bon

a. Penjelasan display menu laporan kas bon :

Text box categori terdiri dari per bagian, per Staf, dan per status.

Isi dari text box detail mengikuti text box categori. Apabila text box

categori berisi per staf maka text box detail akan terdiri dari nama seluruh

Staf yang ada. Apabila text box categori berisi per bagian maka text box

detail akan terdiri dari seluruh bagian yang dimiliki PT.”X”. Apabila text

box categori berisi per status maka text box detail akan terdiri dari telah

dan belum dipertanggungjawabkan. User dapat memilih salah satu sesuai

kebutuhan atau semua.

Untuk mempermudah user dalam melakukan penginputan, maka list Staf

yang ada didisplay bersamaan dengan bagiannya.

Frame periode berisi periode kas bon terjadi yang ingin ditampilkan.


menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan kas bon

dapat dilihat pada Gambar 4.45 sampai dengan 4.47.





b. Pengendalian input display menu laporan kas bon:

Missing data checks



c. Pengendalian output laporan kas bon:

Waste



teknik robek.

Report Distribution







4. Laporan Status Dokumen

Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas penerimaan dan pengeluaran

kas operasional menggunakan sistem otorisasi terkomputerisasi. dalam

pemrosesannya, user harus menunggu beberapa saat hingga dokumen yang diinput

nya disetujui. Laporan status dokumen dapat membantu user untuk melihat status

otorisasi dokumen yang dibuatnya melalui menu laporan yang ada maupun melalui

reminder yang akan muncul secara otomatis saat user mengakses sistem dan saat ada

dokumen yang harus di approve. Tampilan yang muncul saat user mengakses

melalui menu laporan dapat dilihat pada gambar 4.51 sampai 4.55. Tampilan

Reminder status dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.49 dan 4.50.


Keterangan Reminder status dokumen:

a. Setelah menekan dokumen baru yang harus di approve maka secara

otomatis akan muncul form terkait yang harus di approve.

b. Ketika menekan tekan disini maka akan muncul tampilan Gambar 4.50

Gambar 4.49. Reminder status dokumen

Gambar 4.50. Reminder status dokumen lama


Gambar 4.51. Laporan Status BBM

Gambar 4.52. Laporan Status BBK


Gambar 4.53. Laporan Status BKK

Gambar 4.54. Laporan Status BKM


Gambar 4.55. Laporan Status Form KB

Laporan status dokumen terdiri dari lima jenis yaitu:

a. Laporan status BBM

Berisi informasi tanggal dibuatnya BBM, nomor BBM, status dan keterangan

otorisasi. tanggal dibuatnya BBM sama dengan tanggal permohonan otorisasi

dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BBM

selain pembuat seperti Supervisor dan Direktur. Tanda centang berarti telah

diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.51.

b. Laporan status BBK

Berisi informasi tanggal dibuatnya BBK, nomor BBK, status dan keterangan

otorisasi. tanggal dibuatnya BBK sama dengan tanggal permohonan otorisasi

dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BBK

selain pembuat seperti Supervisor dan Direktur. Tanda centang berarti telah

diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.52.

c. Laporan status BKM

Berisi informasi tanggal dibuatnya BKM, nomor BKM, status dan keterangan

otorisasi. tanggal dibuatnya BKM sama dengan tanggal permohonan otorisasi

dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BKM


selain pembuat seperti Supervisor. Tanda centang berarti telah diotorisasi oleh

bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada Gambar 4.53.

d. Laporan status BKK

Berisi informasi tanggal dibuatnya BKK, nomor BKK, status dan keterangan

otorisasi. tanggal dibuatnya BKK sama dengan tanggal permohonan otorisasi

dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian yang mengotorisasi BKK

selain pembuat seperti Supervisor. Preview dari laporan ini dapat dilihat pada

Gambar 4.54.

e. Laporan status form KB

Berisi informasi tanggal dibuatnya form KB, nomor form KB, status dan

keterangan otorisasi. tanggal dibuatnya form KB sama dengan tanggal

permohonan otorisasi dikeluarkan. Keterangan otorisasi berisi bagian-bagian

yang mengotorisasi form KB selain pembuat seperti Supervisor. Tanda centang

berarti telah diotorisasi oleh bagian terkait. Preview dari laporan ini dapat dilihat

pada Gambar 4.55.







diinputkan saja, maka secara otomatis text yang terkait akan muncul. Menu laporan

status dokumen ini dapat dilihat pada Gambar 4.56:

Gambar 4.56 Menu Laporan Status Dokumen


a. Penjelasan display menu laporan status dokumen :

Text box categori terdiri dari BKM, BBM, BKK, BBK, dan form KB.

Frame periode berisi kisaran periode pembuatan BKM, BBM, BKK,

BBK, atau form KB yang ingin dilihat oleh user.


menampilkan preview laporan yang dipilih. Preview laporan status

dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.51. sampai dengan 4.55.




b. Pengendalian input display menu laporan status dokumen :

Missing data checks



c. Pengendalian output laporan status dokumen:

Waste



teknik robek.

Report Distribution







4.3.3.3. Desain Input

Pada sistem informasi terkomputerisasi ini, penulis merancang input data

berupa form. Form tersebut dirancang untuk menggantikan proses input dokumen

pada sistem manual yang dilakukan secara manual. Penulis menggunakan sarana


display dan form sebagai sarana memasukkan input . Selain itu penulis juga

merancang pengendalian aplikasi yang terkait untuk memastikan bahwa data yang

diinputkan ke dalam sistem telah akurat, sehingga dapat menghasilkan output yang

akurat. Form yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Display Login

Saat pertama kali user menjalankan program, maka display login akan langsung

muncul. User tidak dapat mengakses apapun tanpa melakukan login terlebih dahulu.

Secara umum display login membatasi user untuk menjalankan program ini, hanya

user yang mempunyai otoritas yang dapat menjalankan sistem informasi akuntansi

sistem kas ini. Dengan kata lain, display login merupakan salah satu jenis

pengendalian umum yaitu password dalam sistem informasi akuntansi ini. Display

form Login dapat dilihat pada Gambar 4.57.

Gambar 4.57. Display Login

a. Penjelasan Display Login:

Display login berisi header form, jam login, no. ID, password, hyperlink

lupa password, serta button operasional.

Header dari display login berisi beberapa informasi yang secara otomatis

akan muncul yaitu tulisan “Selamat Datang” sebagai pembuka, informasi

nama perusahaan, serta informasi nama sistem. Nama perusahaan dan

nama sistem berfungsi sebagai tanda pengenal bagi user.


Jam login akan otomatis diperbarui setiap saat. Jam login berfungsi

sebagai penanda bahwa user tertentu login pada jam tersebut.

Text box untuk memasukkan no. ID berisi no. Staf yang dimiliki oleh

setiap Staf PT. “X”. No. ID tersebut akan muncul sesuai dengan angka

yang diinputkan oleh user terkait. Sedangkan field password yang

diketikkan oleh user akan ditampilkan dalam format “********“.

Apabila ternyata user lupa akan passwordnya maka user dapat menekan

hyperlink lupa password. Display yang muncul saat hyperlink lupa

password ditekan dapat dilihat pada Gambar 4.60.

Apabila user berkeinginan untuk mengubah password yang dimiliki

maka user dapat menekan operational button ganti password. Display

ganti password yang muncul saat button ditekan dapat dilihat pada

Gambar 4.63.

Apabila user ingin batal melakukan login maka user dapat menekan

button keluar, sedangkan saat user ingin memproses login maka user

harus menekan button login. Logical process yang terjadi ketika button

login ditekan adalah user akan terdaftar dan akan kembali ke menu awal

namun ketika button keluar ditekan maka akan muncul message box:

keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.58. Apabila user menekan

button Yes maka user akan keluar dari program, jika user menekan No

maka akan kembali ke tampilan semula.

Gambar 4.58. Message Box: Keluar

b. Pengendalian input display login:

Validity check

Apabila user salah memasukkan No. ID dan password, maka akan muncul

Error message box untuk memperingatkan user tersebut. Apabila user salah


memasukkan tiga kali maka program secara otomatis keluar. Error message

box dapat dilihat pada Gambar 4.59.

Gambar 4.59. Error Message Box: No. ID dan password salah

Missing data check

Field No. ID dan Password harus diisi lengkap. Apabila user tidak mengisi

salah satunya dan menekan button login maka akan muncul Error message

box seperti pada Gambar 4.42.

Numerical-Alphabetic data checks

Pengendalian ini untuk memeriksa kecocokan karakter field dengan tipe data

yang digunakan. Field yang diformat hanya untuk menerima data bertipe text

meliputi field No. ID. Walaupun begitu field No. ID hanya dapat diisi data

berupa angka dan bukan huruf.

2. Display Lupa Password

Gambar 4.60. Display Lupa Password


a. Penjelasan Display Lupa Password:

Display lupa password berisi header, no. ID, frame pertanyaan, text box

jawaban password, serta button operasional.

Header dari display lupa password berisi judul form yang berfungsi

sebagai tanda pengenal bagi user.

Text box untuk memasukkan no. ID berisi No. Staf yang dimiliki oleh


yang diinputkan oleh user terkait.

Pada saat user selesai menginputkan no. ID maka frame pertanyaan akan

secara otomatis terisi oleh tiga buah pertanyaan yang sebelumnya telah

dimasukkan oleh user. Ketika user menjawab pertanyaan tersebut dengan

benar maka tanda centang (v) akan muncul bersamaan dengan itu akan

muncul password yang benar pada field jawaban password, sebaliknya

ketika jawaban tersebut salah maka tanda silang (x) yang akan muncul.

Button batal digunakan oleh user apabila user ingin membatalkan

pengisian form lupa password. Saat button batal ditekan maka akan

muncul message box: batal yang dapat dilihat pada Gambar 4.61. Apabila

user menekan button Yes maka user akan kembali ke display login,

sebaliknya jika user menekan No maka akan kembali ke tampilan semula.

Ketika proses lupa password selesai, maka button batal akan nonaktif

sedangkan button selesai akan aktif. Ketika button selesai ditekan maka

akan muncul confirmation message box: selesai password seperti pada

Gambar 4.62.

Gambar 4.61. Message box: Batal


Gambar 4.62. Confirmation message box : Selesai password

b. Pengendalian input display lupa password:

Validity check

Apabila user salah memasukkan No. ID dan jawaban dari pertanyaan yang

ada, maka akan muncul Error message box untuk memperingatkan user

tersebut. Apabila user salah memasukkan tiga kali maka program secara

otomatis keluar. Error message box dapat dilihat pada Gambar 4.59.

Missing data check

Field No. ID dan tiga pertanyaan yang ada harus diisi lengkap. Apabila user

tidak mengisi salah satunya dan menekan button selesai maka akan muncul

Error message box seperti pada Gambar 4.42.







3. Display Ganti password

Gambar 4.63. Display Ganti Password

a. Penjelasan Display Ganti Password:

Display ganti password berisi header, no. ID, password lama, password

baru, verifikasi password baru, dan operational button.

Header dari display ganti password berisi judul form yang berfungsi

sebagai tanda pengenal bagi user.

Text box untuk memasukkan no. ID berisi No. Staf yang dimiliki oleh


yang diinputkan oleh user terkait.

Field password lama, field password baru, dan field verifikasi password

baru yang diketikkan oleh user akan ditampilkan dalam format

“********“.

Password tidak boleh kurang dari 8 digit jika kurang maka akan

dianggap tidak lengkap.

Button batal digunakan oleh user apabila user ingin membatalkan

pengisian form ganti password. Saat button batal ditekan maka akan

muncul message box: batal yang dapat dilihat pada Gambar 4.61. Apabila

user menekan button Yes maka user akan kembali ke display login,

sebaliknya jika user menekan No maka akan kembali ke tampilan semula.

Ketika proses pengisian ganti password selesai dan user menekan button

ganti maka akan muncul message box: ganti seperti pada Gambar 4.64.


Gambar 4.64. Message Box: Ganti password

b. Pengendalian input display ganti password:

Missing data check

Field No. ID, Password Lama, Password Baru, dan Verifikasi Password

Baru harus diisi lengkap. Apabila tidak maka akan muncul Error message


Validity check

Pengendalian ini diterapkan pada field No. ID. Apabila No. ID dan

password lama yang dimasukkan salah, maka akan muncul Error

message box seperti pada Gambar 4.5597. Setelah cocok dengan yang ada

dalam database maka sistem akan mencocokkan password baru yang

dengan field verifikasi password baru. Jika password telah sama, sistem

akan secara otomatis mengganti password lama dengan password baru.

Sebaliknya jika tidak cocok, akan muncul peringatan berupa Message Box

yang dapat dilihat pada Gambar 4.65.

Gambar 4.65. Message box password baru salah







4. Display Menu Awal

Gambar 4.66. Display Menu Awal

Gambar 4.67. Display Menu Awal Sebelum Login_Menu


Gambar 4.68. Display Menu Awal Setelah Login_Input

Gambar 4.69. Display Menu Awal Setelah Login_Laporan

Display menu awal berfungsi untuk mempermudah user dalam mengakses sistem

informasi akuntansi atas penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Display menu

awal akan muncul ketika user menjalankan program. Gambar display menu awal


a. Display menu awal menampilkan tiga macam pilihan yang telah

dikelompokkan menurut fungsinya. Pilihan tersebut dapat diakses oleh user

sesuai ACM yang telah dibuat. Pilihan tersebut meliputi:


Menu, yang dapat dipilih apabila user ingin melakukan login, logoff,

mengedit maupun menambahkan kode akun, dan keluar dari sistem.

- Pilihan login akan berada dalam kondisi aktif apabila user belum

melakukan login begitu pula sebaliknya. Display login yang muncul

saat user menekan pilihan menu dapat dilihat pada Gambar 4.66.

- Pilihan logoff akan berada dalam kondisi aktif apabila user telah

melakukan login begitu pula sebaliknya. Saat pilihan logoff ditekan,

maka akan muncul message box: logoff yang dapat dilihat pada Gambar

4.70. Apabila user menekan button Yes maka user akan keluar dari

sistem, jika user menekan button No maka user akan kembali ke

tampilan semula.

Gambar 4.70. Message Box: Logoff

- Pilihan kode akun akan berada dalam kondisi aktif apabila sistem

diakses oleh Direktur, Bagian Akuntansi, dan Supervisor. Saat pilihan

kode akun ditekan, maka akan muncul display form kode akun yang


- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan menu dengan

menekan ALT+M.

- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan pilihan login dan kode

akun dengan cara menekan CTRL+L untuk login dan CTRL+A untuk

kode akun atau letter L dan A setelah menu ditekan.

Input, yang dapat dipilih apabila user ingin menginputkan atau melihat

transaksi penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Transaksi terkait

penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dapat diakses oleh user


meliputi form bukti kas bon, form penerimaan cek/giro, form pengeluaran

cek/giro, form BKM, form BBM, form BKK, dan form BBK.

- Seluruh pilihan akan berada dalam keadaan nonaktif apabila user belum

melakukan login.

- Saat pilihan cek/giro masuk ditekan maka akan muncul display form

cek/giro masuk saat penerimaan yang dapat dilihat pada Gambar 4.81

- Saat pilihan cek/giro keluar ditekan maka akan muncul display form

cek/giro keluar saat penerimaan yang dapat dilihat pada Gambar 4.98

- Saat pilihan kas bon ditekan maka akan muncul display form kas bon

yang dapat dilihat pada Gambar 4.96

- Saat pilihan bukti kas masuk ditekan maka akan muncul display form

bukti kas masuk yang dapat dilihat pada Gambar 4.73, 4.74, dan 4.75.

- Saat pilihan bukti bank masuk ditekan maka akan muncul display form

bukti bank masuk yang dapat dilihat pada Gambar 4.85, 4.86 dan 4.87.

- Saat pilihan bukti kas keluar ditekan maka akan muncul display form

bukti kas keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.89, 4.90, 4.91, dan

4.92.

- Saat pilihan bukti bank keluar ditekan maka akan muncul display form

bukti bank keluar yang dapat dilihat pada Gambar 4.100 dan 4.101.

- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan input dengan menekan

ALT+I.


akun dengan cara menekan letter B untuk mengakses form kas bon, G

untuk mengakses form CGM, M untuk mengakses form BKM, A untuk

mengakses form BBM, U untuk mengakses form BKK, dan N input

ditekan untuk mengakses form BBK setelah input ditekan.

- Display input yang muncul saat user menekan pilihan input dapat

dilihat pada Gambar 4.66.

Laporan, yang dapat dipilih apabila user ingin melihat laporan-laporan

terkait dengan penerimaan dan pengeluaran kas operasional. Laporan

terkait penerimaan dan pengeluaran kas operasional yang dapat diakses


oleh user meliputi laporan kas bon, laporan cek/giro, laporan arus kas

operasional, laporan status dokumen.

- Seluruh pilihan akan berada dalam keadaan nonaktif apabila user belum

melakukan login.

- Saat pilihan laporan cek/giro ditekan maka akan muncul display menu

laporan cek/giro yang dapat dilihat pada Gambar 4.40.

- Saat pilihan laporan arus kas operasional ditekan maka akan muncul

display menu laporan arus kas operasional yang dapat dilihat pada

Gambar 4.44.

- Saat pilihan laporan kas bon ditekan maka akan muncul display menu

laporan kas bon yang dapat dilihat pada Gambar 4.58.

- Saat pilihan laporan status dokumen ditekan maka akan muncul display

menu laporan status dokumen yang dapat dilihat pada Gambar 4.54.

- User dapat melakukan shortcut atas pengaksesan laporan dengan

menekan ALT+L.


akun dengan cara menekan letter B, C, T, N, S, H, P, dan D setelah

laporan ditekan untuk mengakses setiap laporan yang tersedia.

- Display laporan yang muncul saat user menekan pilihan laporan dapat


b. Pengendalian umum atas Display Menu Awal :

Pengendalian atas Display Menu menggunakan pengendalian hak akses atau

compatibility test. Pengendalian ini digunakan untuk menentukan bahwa

hanya pegawai yang memiliki otorisasi yang dapat melakukan login. Salah

satu bentuk yang paling sering digunakan adalah Access Control Matrix, yang

berisi daftar setiap user beserta hak akses apa saja yang dimiliki oleh setiap

user tersebut. Access Control Matrix dibuat berdasarkan job description

masing-masing bagian dalam perusahaan. Access Control Matrix ini dapat

dilihat pada Tabel 4.25.


5. Display Form Kode Akun

Display form kode akun berfungsi untuk mendata semua tipe akun yang dimiliki

perusahaan terkait dengan semua aktivitas yang ada yang disertai dengan saldo awal

dari masing-masing tipe akun. Pengisian saldo awal hanya dapat dilakukan satu kali

ketika pertama kali user menginput data dalam sistem. Form kode akun dapat diinput

hanya oleh Bagian Akuntansi. Data kode akun dipakai pada form BKM, BBM, BKK,

dan BBK. Display form kode akun dapat dilihat pada Gambar 4.71.

Gambar 4.71. Display form kode akun pada PT.”X”

a. Penjelasan display form kode akun :

Field nama akun diisi secara manual dengan menyesuaikan akun general

yang dipilih.

Kode akun akan nonaktif dan terisi otomatis ketika user selesai memilih

Combo box dari field kelompok, golongan, posisi, dan akun general.

Ketika user menekan Combo box pada field kelompok, golongan, dan

akun general maka user dapat melihat nomer kelompok akun beserta

namanya.


Field kelompok terdiri dari kelompok akun yang dimiliki oleh PT.”X”

seperti aktiva, hutang, beban, pendapatan, dan pendapatan (beban) lain-

lain.

Field golongan terdiri dari semua golongan akun yang termasuk di dalam

kelompok akun yang dipilih sebelumnya. Contohnya adalah hutang jangka

pendek dan hutang jangka panjang yang termasuk dalam kelompok hutang.

Field posisi terdiri dari dua pilihan yaitu general dan detail. Saat user

memilih pilihan general maka field kode akun akan secara otomatis

muncul dan field akun general akan berada dalam kondisi nonaktif.

Namun ketika memilih detail, maka field akun general akan aktif dan user

akan memilih dengan no. akun general yang sesuai dengan akun golongan

yang dipilih sebelumnya dan kode akun akan muncul secara otomatis.

Field saldo normal terdiri dari debet dan kredit. Field ini dipilih secara

manual Jumlah diinputkan secara manual, tanpa disertai tanda ribuan. Jika

user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau

menginputkan huruf maka akan muncul error message box seperti pada

Gambar 4.72.

Gambar 4.72. Error message box: Input tanda baca jumlah total

Field kode aktifitas wajib diisi oleh user untuk mapping dari laporan arus

kas operasional. User dapsat memilih aktifitas yang sesuai dengna kode

akun yang dibuat secara fleksibel. Kode aktifitas terdiri dari CFO

(operasional), CFI (investasi), dan CFF (pendanaan).

Saat user yang bukan Bagian Akuntansi menekan button view (first,

previous, next, dan last) maka secara otomatis button edit, button tambah

baru, akan nonaktif. Hal ini untuk menghindari dilakukannya perubahan


data yang telah disimpan oleh pihak yang tidak terotorisasi. Button cetak

daftar akan aktif sesuai ACM yang ada.

Selama data yang dimasukkan belum disimpan maka button view akan

berada dalam keadaan nonaktif. Saat data yang ada telah terisi dan

disimpan atau saat form berada pada tampilan awal, maka button view

akan aktif.

Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan

dan akan muncul message box: tambah baru seperti Gambar 4.73. Apabila

user menekan button Yes maka akan muncul form kode akun kosong yang

siap diisi, jika tidak maka user akan kembali ke tampilan semula.

Gambar 4.73. Message box: Tambah baru

Pengisian data dapat dibatalkan selama user belum menekan button

simpan dan keluar. Saat user menekan button batal maka akan muncul

message box: batal seperti pada Gambar 4.61 sebagai kontrol. Saat user

menekan button edit akan muncul gambar seperti Gambar 4.78.

Proses penyimpanan dan keluar dijadikan satu untuk mempermudah user.

Saat user menekan button simpan dan keluar maka akan muncul message

box: simpan dan keluar seperti pada Gambar 4.74. Apabila user menekan

button Yes maka user akan kembali ke menu awal, jika tidak maka user

akan kembali ke tampilan semula.


Gambar 4.74. Message box: Simpan dan keluar

Seluruh bagian yang terotorisasi dapat mencetak daftar kode akun PT.”X”

dengan menekan button cetak daftar. Pada saat menekan button cetak

daftar maka akan menu display cetak seperti pada Gambar 4.41. Contoh

dari daftar kode akun PT.”X” dapat dilihat pada Tabel 4.26.

Form kode akun dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan

menggunakan button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada

keyboard untuk mempermudah user.

Untuk semua field dengan tipe data karakter/text, dapat diisi dengan huruf

besar atau kecil dan pada saat user menekan button Simpan maka sistem

akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf kecil sebelum

data dimasukkan dalam database.

Tabel 4.26. Tabel kode akun pada PT.”X”

Kelompok Golongan Kode Akun Nama Akun

1. Aktiva 10. Aktiva

lancar

1000 Kas

1010 Bank

1011 BCA

1012 Bank Panin

1013 Bank Permata

1014 Rabo Bank

1015 BAD Malang

1016 BAD Surabaya

1020 Piutang dagang

1020.01 Piutang dagang- CV. Elfcell

1030 Piutang cek/giro

1040 Piutang kas bon

1050 Pajak dibayar dimuka

1051 Uang muka PPN masukan


Tabel 4.26. Tabel kode akun pada PT.”X” (sambungan)

1052 Uang muka PPh 25

1060 Persediaan bahan baku

1061 Tembakau

1062 Cengkeh

1070 Persediaan bahan pembantu

1071 Kertas Ambry

1072 Saus

1080 Persediaan barang jadi

1081 Rokok 1

1082 Rokok 2

2. Hutang 20. Hutang

jangka pendek

2000 Hutang dagang

2000.01 Hutang dagang- PT. Dewi

Makmur

2010 Hutang cek/giro

2020 Hutang pajak

2021 Hutang PPN keluaran

2022 Hutang PPN kurang bayar

2023 Hutang PPh 21

2030 Hutang ke JAMSOSTEK

2040 Hutang gaji karyawan

4. Pendapatan 40. Pendapatan

operasional

4000 Penjualan

4010 Diskon penjualan

6. Beban

60. Beban umum

dan administrasi

6000 Biaya gaji karyawan

6001 Biaya air, listrik, telepon

6002 Biaya alat tulis dan kantor

6003 Biaya perjalanan dinas

6004 Biaya entertainment

6005 Biaya administrasi bank

61. Beban

Overhead 6100

Biaya pemeliharaan gedung dan

kendaraan

7. Pendapatan

(beban) lain-

lain

70. Pendapatan

lain-lain

7000 Pendapatan bunga

7001 Hasil penjualan barang bekas

7002 Pendapatan lain-lain

71. Beban lain-

lain 7101 Biaya lain-lain

(Telah diolah kembali)


b. Pengendalian input display form kode akun

Prenumbered document

Pengendalian ini digunakan untuk mengisi field tertentu secara otomatis

dan terurut oleh komputer. Pengendalian ini diterapkan pada field Kode

Akun, yang dipicu dari pengisian field posisi, atau akun general.

Missing data checks




Pengendalian ini tercermin pada semua field yang ada pada Display Form

Kode Akun. Hal ini tampak pada pengendalian beberapa field tertentu

yang telah diformat hanya untuk menerima data numeric, alphabetic, atau

tipe data lainnya. Field yang diformat hanya untuk menerima data

alphabetic meliputi field Nama Akun. Field yang diformat hanya untuk

menerima data currency meliputi field Saldo Awal.

Sign checks

Pengendalian untuk memeriksa apakah field dengan tipe numeric atau

currency boleh bernilai negatif (-) atau tidak. Pengendalian ini tampak

pada field saldo awal yang bertipe currency. User tidak dapat mengetikan

tanda negatif pada field tersebut.

Zero-value check

Pengendalian untuk memastikan bahwa field-field tertentu akan diisi

dengan nilai nol jika tidak diisi. Pengendalian ini tampak pada field saldo

awal.

Untuk semua field dengan tipe data karakter, dapat diisi dengan huruf

besar atau kecil dan pada saat user menekan button simpan dan keluar

maka sistem akan mengubah isi data dengan tipe karakter menjadi huruf

kecil sebelum data dimasukkan dalam database.

6. Form Bukti Kas Masuk (BKM)

Form bukti kas masuk berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh

penerimaan kas tunai yang terjadi. Form BKM dibuat oleh Kasir. Form BKM yang


dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada

pihak supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk penerimaan

kas tunai dari penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, dan lain-lain. Format

dari form BKM berisi No. BKM, Tanggal, Kode akun, Jumlah (Rp), dan option

button dari sumber penerimaan tunai. Option button dari sumber penerimaan tunai

PT.”X” terdiri dari 3 yaitu penjualan rokok tunai, penjualan barang bekas, dan lain-

lain. Desain display form BKM dari masing-masing sumber dapat dilihat pada

Gambar 4.75. sampai dengan Gambar 4.77

Gambar 4.75. Form Bukti Kas Masuk: Penjualan Rokok Tunai


Gambar 4.76. Form Bukti Kas Masuk: Penjualan Barang Bekas

Gambar 4.77. Form Bukti Kas Masuk: Lain-lain

a. Penjelasan Display Form BKM:

Saat dibuka pertama kali, form BKM hanya menampilkan header form,

no. BKM, tanggal, kode akun, jumlah (Rp), option button, serta button

view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button


yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan:” akan berisi field

terkait option yang dipilih.

Header dari form BKM berisi beberapa informasi yang secara otomatis

akan muncul dan dapat dicetak. Informasi tersebut adalah informasi

perusahaan, judul form, serta nama Staf pembuat form. Informasi

perusahaan berfungsi sebagai tanda pengenal form. Nama Staf pembuat

form berfungsi untuk mempermudah proses pertanggungjawaban atas

kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang muncul pada form yang akan

diisi adalah nama Staf yang melakukan login awal, namun nama Staf

yang tertera pada form yang telah disimpan adalah nama Staf pembuat

form yang disimpan tersebut.

Field no.BKM, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam

kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang

disengaja maupun tidak disengaja.

Input Kode Akun terdiri dari akun-akun tertentu. Jika user memilih

pilihan penjualan rokok tunai, maka kode akun akan otomatis terisi akun

penjualan (4000) dan tidak dapat diubah. Jika user memilih pilihan

penjualan barang bekas, maka kode akun terdiri dari akun hasil penjualan

barang bekas (7001). Jika user memilih pilihan lain-lain, maka kode akun

terdiri dari akun pendapatan lain-lain (7002). Kode akun terkait

penerimaan kas tunai dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan.

Saat user memilih kode akun terkait maka nama akun akan terisi secara

otomatis. Ketika user menekan pilihan combo box, user dapat melihat

daftar kode akun beserta namanya, hal ini digunakan untuk

mempermudah user dalam memilih. Kode akun yang terisi akan

diklasifikasikan sebagai salah satu akun kredit. Sedangkan kas (1000)

akan ter-lock sebagai akun debet.

Pada saat user memilih option “penjualan rokok tunai”, maka user harus

menginputkan No. JRT dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan oleh Seksi Distribusi Langsung sebelumnya. No. JRT yang

tertera merupakan no. JRT yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka

secara otomatis nama salesman, check box seksi distribusi langsung OK,


info rokok terjual, jumlah setelah PPN, serta jumlah (Rp) akan terisi.

Jumlah setelah PPN didapatkan dari penjumlahan seluruh total harga +

PPN per jenis rokok terjual dan akan menjadi jumlah uang yang diterima.

Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah setelah PPN. User

harus mengisi check box TT salesman untuk menyatakan bahwa dokumen

JRT telah ditandatangani oleh salesman terkait. Seluruh text box yang

terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.

Pada saat user memilih option “penjualan barang bekas”, maka user harus

menginputkan No. JBB dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan oleh Bagian Penjualan sebelumnya. No. JBB yang tertera

merupakan no. JBB yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara

otomatis nama agen, check box bagian penjualan OK, info barang terjual,

jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah total didapatkan dari

penjumlahan seluruh total harga per jenis barang terjual dan akan menjadi

jumlah dari uang yang masuk. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan

field jumlah total. User harus mengisi check box TT agen barang bekas

untuk menyatakan bahwa dokumen JBB telah ditandatangani oleh agen

barang bekas terkait. Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada

dalam kondisi nonaktif.

Pada saat user memilih option “Lain-lain”, maka user harus

menginputkan No. Memorial dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan oleh Bagian Administrasi sebelumnya. No. Memorial yang

tertera merupakan No. Memorial yang belum pernah dipilih sebelumnya.

Maka secara otomatis nama staf, check box kabag terkati OK, check box

staf, keterangan, jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp)

berisi sama persis dengan field jumlah total. Seluruh text box yang terisi

otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.

Logical process yang terjadi ketika button edit ditekan adalah:

- Akan muncul message box edit seperti pada Gambar 4.78.

- Ketika user menekan button Yes maka secara otomatis akan muncul

confirmation message box: Edit Form Restriction. Jika user menekan


button No maka tampilan akan kembali ke form BKM seperti

sebelumnya.

- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari

Supervisor, untuk itu maka Supervisor perlu memasukkan

passwordnya. Gambar confirmation message box dapat dilihat pada

Gambar 4.79.

- Ketika user menekan tombol selesai maka tampilan akan kembali ke

form BKM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form BKM yang tidak dapat diedit. Jika

password yang dimasukkan salah maka akan muncul error message


- Jumlah/akun yang diedit akan dikoreksi secara otomatis.

Gambar 4.78. Message box: Button edit

Gambar 4.79. Confirmation Message Box: Edit Form Restriction

Pengisian data BKM dapat dibatalkan selama user belum menekan button

simpan dan menunggu atau simpan dan cetak. Saat user menekan button

batal maka akan muncul message box sebagai kontrol button batal seperti

Gambar 4.61.


Gambar 4.80. Error message box: Password salah

Selama form belum terisi dengan lengkap, maka button tambah baru,

button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak akan

nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button tambah baru,

button simpan dan menunggu, serta button simpan dan cetak maka akan

muncul message box button tambah baru seperti pada Gambar 4.73,

message box button simpan dan menunggu seperti pada Gambar 4.81,

atau message box button simpan dan cetak seperti pada Gambar 4.82.

Gambar 4.81. Message box: Button simpan dan menunggu

Gambar 4.82. Message box: Button simpan dan cetak

Button simpan dan menunggu digunakan user untuk menyimpan data

sementara sambil menunggu form diotorisasi oleh seluruh bagian terkait

selain user pembuat. Button simpan dan cetak tidak akan aktif apabila

frame otorisasi belum terisi dengan lengkap.


Pada saat seluruh bagian yang mengotorisasi telah selesai mengotorisasi

dan user akan mencetak form BKM, maka seluruh field yang siap dicetak

akan berada dalam keadaan nonaktif untuk menghindari perubahan data.

Saat menekan button tambah baru, secara otomatis data akan tersimpan.

Proses penyimpanan dan pencetakan dijadikan satu untuk menghindari

terjadinya perubahan data yang disimpan dengan yang dicetak.

Form BKM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan


keyboard untuk mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas

tab order sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah

dari satu field ke field yang lain secara urut.





b. Pengendalian input display form BKM

Missing data checks untuk menguji apakah suatu field diisi atau kosong.

Pengendalian ini dapat dilihat pada:

- Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.

Validity checks untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan telah ada

di master file dan bahwa data yang diisi tersebut benar. Pengendalian ini

dapat dilihat pada:

- Nama kode akun yang otomatis terisi ketika user memilih kode akun

yang tersedia.

- Data transaksi terkait penerimaan kas tunai terisi secara otomatis ketika

user memilih no. JRT, no. JBB, dan no. Memorial yang tersedia serta

berada dalam kondisi nonaktif.

Sequence checks dan Automatic checks digunakan untuk menguji apakah

suatu record sesuai dengan urutannya. Pengendalian ini dapat dilihat

pada:

- Pengisian nomor BKM dilakukan secara otomatis (prenumbered).


- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan tanggal

pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.

- Pengisian jumlah (Rp) dilakukan secara otomatis dan berada dalam

kondisi nonaktif.

8. Form Cek/Giro Masuk (CGM)

Form cek/giro masuk berfungsi untuk mencatat data terkait bukti cek/giro yang

diterima oleh PT.”X”. Form CGM dibuat oleh Kasir dan dihasilkan dalam bentuk file.

Form ini digunakan untuk penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit dan lain-

lain.

Format dari form CGM pada saat penerimaan berisi No.FPJ, No. Memorial, No.

CGM, Jenis, Tanggal cair, Uang telah masuk, Sumber CGM, Tanggal Dibuat, Kode

Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Nama Penerima, Bank Penerima, Bank Pengirim,

Jumlah Rupiah. Format dari form CGM pada saat penerimaan. Desain display form

CGM pada saat penerimaan dapat dilihat pada Gambar 4.83.

Gambar 4.83. Form Cek/Giro Masuk (CGM): saat penerimaan


a. Penjelasan Display Form CGM:

Format dari form CGM menampilkan header form, No. CGM, Jenis,

Tanggal cair, Check Box Uang Telah Masuk, Sumber CGM, Tanggal

Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Atas Nama, Atas Bank,

Dari Bank, Jumlah Rp dan button operasional.

Header dari form CGM berisi beberapa informasi yang secara otomatis

akan muncul. Informasi tersebut adalah informasi perusahaan, judul form,

serta nama Staf pembuat form. Informasi perusahaan berfungsi sebagai

tanda pengenal form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk

mempermudah proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan.

Nama Staf yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang

melakukan login awal.

Pada saat PT.”X” menerima cek/giro user harus mengisi field no. CGM,

jenis, Sumber CGM, akun kredit, tanggal dibuat, kode cek/giro, tanggal

jatuh tempo, nama penerima, bank penerima, bank pengirim, dan jumlah

rupiah secara lengkap. Display form CGM pada saat penerimaan dapat


Pada saat penerimaan CGM kasir harus mengisi field akun kredit. Akun

kredit terdiri dari piutang dagang (1020) dan pendapatan lain-lain (7002).

Apabila sumber CGM dari No.FPJ, maka kasir harus memilih akun kredit

piutang dagang. Untuk akun debet akan terisi sebagai piutang cek/giro

(1030) secara otomatis.

Input no. FPJ berupa Combo box dan terdiri dari no. FPJ yang sudah

diinputkan oleh user sebelumnya. User dapat memilih pilihan yang sesuai

dengan dokumen pembayaran yang diterima. No. FPJ yang tersedia hanya

no. FPJ yang belum pernah dipilih.

Field no.CGM saat penerimaan cek/giro diisi urut secara otomatisasi,

sedangkan ketika uang masuk, no. CGM diisi secara otomatisasi sesuai

no.FPJ/no. Memorial terkait. No. CGM berada dalam kondisi nonaktif

untuk menghindari terjadinya kesalahan input yang disengaja maupun

tidak disengaja.


Frame keterangan diisi berdasarkan informasi yang tertera pada cek/giro

yang bersangkutan.

Input tanggal cair, tanggal dibuat, dan tanggal jatuh tempo diisi secara

manual, namun user dapat menggunakan DT picker untuk

meminimalisasi kesalahan format tanggal. Input tanggal dibuat dan

tanggal jatuh tempo diisi sesuai data pada cek/giro yang diterima. Simbol

dari DT picker akan muncul jika cursor berada pada field terkait.

Input jenis berupa Combo box dan terdiri dari cek dan giro. User dapat

memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang diterima.

Kode cek/giro diiputkan secara manual. Namun saat user selesai

menginputkan kode cek/giro, maka akan muncul confirmation message


Input atas nama diisi secara manual dan berisi nama penerima uang yang

tertera di cek/giro.

Input atas bank dan dari bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar

bank komersial seperti BCA dan Cimb Niaga.

Gambar 4.84. Confirmation message box: Input kode cek/giro

Jumlah rupiah merupakan jumlah pada cek/giro dan telah disesuaikan

dengan ada atau tidaknya diskon oleh bagian administrasi.





button No maka tampilan akan kembali ke form CGM seperti

sebelumnya.





Gambar 4.79.


form CGM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form CGM yang tidak dapat diedit. Jika




Pengisian data CGM dapat dibatalkan selama user belum menekan button


message box sebagai kontrol button batal seperti Gambar 4.61.

Selama form belum terisi dengan lengkap maka button simpan dan keluar

akan nonaktif. Jika telah terisi lengkap dan user menekan button simpan

dan keluar maka akan muncul message box button simpan dan keluar

seperti pada Gambar 4.74.

Form CGM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan









b. Pengendalian input display form CGM




Numeric-alphabetic data checks menentukan apakah tipe data yang

dimasukkan telah benar. Pengendalian ini dapat dilihat pada:


- Field tanggal cair, tanggal dibuat, tanggal jatuh tempo yang hanya

dapat diisi tipe data time/date dengan format DD/MM/YYYY.



pada:

- Pengisian no.CGM pada saat penerimaan yang dilakukan secara

otomatis (prenumbered).

- Pengisian no.CGM pada saat uang masuk yang dilakukan secara

otomatis yaitu sesuai no. FPJ/no. Memorial terkait.

7. Form Bukti Bank Masuk (BBM)

Form bukti bank masuk berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh

penerimaan via bank yang terjadi. Form BBM dibuat oleh Kasir. Form BBM untuk

kepentingan penjualan rokok kredit dihasilkan dalam bentuk file dan dokumen cetak

dua rangkap yang diberikan kepada pihak administrasi dan supervisor untuk direview,

sedangkan BBM untuk kepentingan selain penjualan kredit akan dihasilkan dalam

bentuk file dan dokumen cetak satu rangkap yang diberikan kepada pihak supervisor

untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk penerimaan via bank dari

penjualan rokok kredit (pada saat uang hasil pencairan cek atau giro diterima),

mutasi kas, dan lain-lain.

Format dari form BBM berisi No. BBM, Tanggal, Akun Kredit, Bank, Jumlah

(Rp), dan option button dari sumber penerimaan via bank. Option button dari sumber

penerimaan via bank PT.”X” terdiri dari 3 yaitu Penjualan Rokok Kredit, mutasi kas

dan lain-lain. Desain display form BBM dari masing-masing sumber dapat dilihat

pada Gambar 4.85. sampai dengan Gambar 4.87.


Gambar 4.85. Form Bukti Bank Masuk: Penjualan Rokok Kredit

Gambar 4.86. Form Bukti Bank Masuk: Mutasi Kas


Gambar 4.87. Form Bukti Bank Masuk: Lain-lain

a. Penjelasan Display Form BBM:

Saat dibuka pertama kali, form BBM hanya menampilkan header form,

no. BBM, tanggal, kode akun, bank, jumlah (Rp), option button, serta

button view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option

button yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan:” akan berisi

field terkait option yang dipilih.

Header dari form BBM berisi beberapa informasi yang secara otomatis




form berfungsi untuk mempermudah proses pertangungjawaban atas






Field no.BBM, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam



Input Akun Kredit terdiri dari akun-akun tertentu. Jika user memilih

pilihan penjualan rokok kredit, maka akun kredit akan terdiri dari akun

piutang dagang (1020) dan piutang cek/giro (1030). Jika user memilih

pilihan mutasi kas, maka akun kredit terdiri dari akun kas (1000). Jika

user memilih pilihan lain-lain, maka akun kredit terdiri dari akun

pendapatan lain-lain (7002) dan piutang cek/giro (1030). Akun kredit

terkait penerimaan kas via bank dapat ditambahkan oleh perusahaan jika

diperlukan. Saat user memilih kode akun terkait maka nama akun akan

terisi secara otomatis. Ketika user menekan pilihan combo box, user dapat

melihat daftar kode akun beserta namanya, hal ini digunakan untuk

mempermudah user dalam memilih.

Input Bank berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun bank seperti

BCA (1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank

(1014), BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016). Kode akun

dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih

akun bank terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika

user menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar akun bank

beserta namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam

memilih.

Pada saat user memilih option “penjualan rokok kredit”, maka user harus

menginputkan No. FPJ dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan sebelumnya. No. FPJ yang tertera merupakan no. FPJ yang

belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis tanggal FPJ,

nama agen, info rokok terjual, jumlah setelah PPN, diskon, jumlah setelah

diskon serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah setelah PPN didapatkan dari

penjumlahan seluruh total harga + PPN per jenis rokok terjual. Jumlah

setelah diskon didapatkan dari jumlah setelah PPN dikurangi diskon.

Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah setelah diskon.

Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.


Pada field diskon, sistem akan melakukan cross check tanggal FPJ.

Apabila tanggal BBM kurang dari 15 hari dari tanggal FPJ maka diskon

akan terisi rumus 5% x jumlah setelah PPN. Jika tidak maka akan terisi

nol (0).

Pada saat user memilih option “mutasi kas”, maka user harus

menginputkan No. Memorial dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan sebelumnya. No. Memorial yang tertera merupakan no.

Memorial yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis

nama staf, bagian staf, check box kabag terkait OK, check box staf,

keterangan, jumlah total serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp) berisi

sama persis dengan field jumlah total. Seluruh text box yang terisi


Cara pengisian form BBM option “Lain-lain” sama dengan option mutasi

kas. Hanya saja disini user diharuskan memilih salah satu button cara

pembayaran yang ada.

Saat kas via bank diterima via transfer, user harus memilih button

transfer dan mengisi form transfer masuk yang ada. Sedangkan kas via

bank diterima melalui cek/giro maka ketika uang hasil pencairan cek/giro

tersebut telah benar-benar masuk, maka user harus memilih nomor

cek/giro yang ada pada Combo box cek/giro. Combo box cek/giro terdiri

dari nomer-nomer cek/giro yang telah jatuh tempo dan belum dibuat

BBMnya hingga saat ini. Setelah dilakukan pengisian form transfer

masuk maka akan muncul no form yang bersangkutan secara otomatis.

Form transfer masuk dapat dilihat pada Gambar 4.88 dan form cek/giro

masuk dapat dilihat pada Gambar 4.83.





button No maka tampilan akan kembali ke form BBM seperti

sebelumnya.





Gambar 4.79.


form BBM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form BBM yang tidak dapat diedit. Jika




Pengisian data BBM dapat dibatalkan selama user belum menekan button



Gambar 4.61.













dan user akan mencetak form BBM, maka seluruh field yang siap dicetak






Form BBM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan









b. Pengendalian input display form BBM






dapat dilihat pada:

- Nama akun kredit dan bank yang otomatis terisi ketika user memilih

Combo box yang tersedia.

- Data transaksi terkait penerimaan kas via bank terisi secara otomatis

ketika user memilih no. FPJ dan no. Memorial yang tersedia serta

berada dalam kondisi nonaktif.



pada:

- Pengisian nomor BBM dilakukan secara otomatis (prenumbered).

- Pengisian tanggal dilakukan secara otomatis yaitu sama dengan

tanggal pembuatan form dan berada dalam kondisi nonaktif.


kondisi nonaktif.


9. Form Transfer Masuk (TM)

Form transfer masuk berfungsi sebagai form untuk mencatat data terkait bukti

transfer atau kiriman uang atas seluruh penerimaan via bank. Form TM dibuat oleh

Kasir. Form TM yang dihasilkan dalam bentuk file. Pada PT.”X” form ini digunakan

untuk penerimaan via bank dari penjualan rokok kredit. Format dari form TM berisi

No. TM, Tanggal Transfer, Nama Pengirim, dan Bank Pengirim. Desain display

form TM dapat dilihat pada Gambar 4.88.

Gambar 4.88. Form Transfer Masuk (TM)

a. Penjelasan Display Form TM:

Format dari form TM menampilkan header form, no. TM, tanggal

transfer, nama pengirim, dari bank dan button operasional.

Header dari form TM berisi beberapa informasi yang secara otomatis

akan muncul. Informasi tersebut adalah judul form, serta nama Staf

pembuat form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk mempermudah

proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan. Nama Staf

yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang melakukan

login awal. Form TM tidak memiliki informasi perusahaan karena

merupakan bagian dari form BBM.

Field no. TM diisi secara otomatisasi dan berada dalam kondisi nonaktif


tidak disengaja.


Input tanggal transfer diisi secara manual, namun user dapat

menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan format tanggal.

Input tanggal transfer diisi dengan tanggal terjadinya transfer.

Input nama pengirim diisi secara manual dan berisi nama pengirim uang

yang tertera di bukti transfer.

Input Dari Bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial

seperti BCA dan Cimb Niaga.





button No maka tampilan akan kembali ke form TM seperti

sebelumnya.




gambar 4.79.


form TM dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form TM yang tidak dapat diedit. Jika


box seperti pada gambar 4.80


Pengisian data TM dapat dibatalkan selama user belum menekan button







Form TM dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan

button tab dan ALT + huruf yang digarisbawahi pada keyboard untuk


mempermudah user. Selain itu, form juga disertai fasilitas tab order

sehingga user dapat menggunakan button tab untuk berpindah dari satu

field ke field yang lain secara urut.





b. Pengendalian input display form TM



11. Data dapat disimpan hanya jika semua field yang aktif telah terisi.



- Field tanggal transfer yang hanya dapat diisi tipe data time/date

dengan format DD/MM/YYYY.



pada:

- Pengisian no.TM yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).

10. Form Bukti Kas Keluar (BKK)

Form bukti kas keluar berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh

pengeluaran kas tunai yang terjadi. Form BKK dibuat oleh Kasir. Form BKK yang


supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk pengeluaran kas

tunai dari pembelian bahan baku tunai, biaya pemeliharaan gedung/kendaraan,

pembayaran gaji serta pengeluaran menggunakan kas bon seperti iuran

JAMSOSTEK dan lain-lain. Format dari form BKK berisi No. BKK, Tanggal, Akun

Debet, Jumlah (Rp), dan option button dari sumber pengeluaran kas tunai. Option

button dari sumber penerimaan via bank PT.”X” terdiri dari 4 yaitu pembelian bahan

tunai, gaji karyawan, kas bon dan lain-lain. Desain display form BKK dari masing-

masing sumber dapat dilihat pada Gambar 4.89 sampai dengan Gambar 4.92.


Gambar 4.89. Form Bukti Kas Keluar: Pembelian bahan tunai

Gambar 4.90. Form Bukti Kas Keluar: Gaji karyawan


Gambar 4.91. Form Bukti Kas Keluar: Kas bon

Gambar 4.92. Form Bukti Kas Keluar: Lain-lain


a. Penjelasan Display Form BKK:

Saat dibuka pertama kali, form BKK hanya menampilkan header form, no.

BKK, tanggal, akun debet, jumlah (Rp), option button, serta button view

dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button

yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan” akan berisi field


Header dari form BKK berisi beberapa informasi yang secara otomatis









Field no.BKK dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam



Input akun debet berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun terkait

berdasarkan option button yang dipilih. Jika user memilih pembelian

bahan tunai maka akun debet terdiri dari akun yang diklasifikasikan

sebagai persediaan bahan baku seperti cengkeh (1041), dan tembakau

(1042). Jika user memilih gaji karyawan maka akun debet terdiri dari

biaya gaji karyawan (6000) dan hutang gaji karyawan (2030). Jika user

memilih kas bon maka akun debet terdiri dari hutang ke JAMSOSTEK

(2020) serta biaya-biaya terkait pengeluaran kas tunai seperti, biaya air,

listrik, telepon (6001), biaya alat tulis dan kantor (6002), biaya perjalanan

dinas (6003), dan biaya entertainment (6004). Jika user memilih lain-lain

maka akun debet terdiri dari piutang kas bon (1040), biaya pemeliharaan

gedung dan kendaraan (6100), biaya lain-lain (7101). Kode akun dapat

ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih kode

akun terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika user


menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar kode akun beserta

namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam memilih.

Field jumlah rupiah per akun berfungsi untuk memberikan jumlah secara

lebih terperinci pada setiap akun biaya yang dimasukkan. Transaksi

pengeluaran kas tunai memungkinkan terdapatnya dua/lebih biaya yang

berbeda. Total dari jumlah ini haruslah sama dengan jumlah (Rp). Jika

tidak sama maka akan muncul error message box seperti pada Gambar

4.93. Hasil dari penjumlahan jumlah rupiah per akun akan muncul secara

otomatis untuk mempermudah user melakukan pengecekan.

Gambar 4.93. Error message box: Input jumlah sama

Button tambah berfungsi untuk menambahkan field kode akun, nama

akun, dan jumlah per akun. Apabila user perlu memasukkan lebih dari

satu kode akun, maka user dapat menekan button ini.

Pada saat user memilih option “pembelian bahan tunai”, maka user harus

menginputkan No. BBT dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan oleh Seksi Bahan sebelumnya. No. BBT yang tertera

merupakan no. BBT yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara

otomatis nama petani, check box seksi bahan OK, info bahan dibeli,

jumlah total, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah total didapatkan dari

penjumlahan seluruh total harga per jenis bahan yang dibeli. Jumlah (Rp)

berisi sama persis dengan field jumlah total.

User harus mengisi check box TT petani untuk menyatakan bahwa

dokumen BBT telah ditandatangani oleh petani terkait. Seluruh text box

yang terisi otomatis, akan berada dalam kondisi nonaktif.

Pada saat user memilih option “gaji karyawan”, maka user harus

menginputkan No. MKK dengan cara memilih Combo box yang telah


diinputkan oleh kasir sebelumnya. No. MKK yang tertera merupakan no.

MKK yang belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis

nama staf, bagian staf, check box kabag terkait OK, check box staf,

keterangan, jumlah yang dibayar, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah

yang dibayar didapatkan dari jumlah gaji dikurangi PPh 21, dan

jamsostek. Field jumlah gaji, PPh 21, dan jamsostek diisi secara manual

oleh user berdasarkan keterangan pada MKK. Jumlah (Rp) berisi sama

persis dengan field jumlah yang dibayar. Seluruh text box yang terisi


Pada saat user memilih option “kas bon”, maka user harus menginputkan

No. KB dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan oleh kasir

sebelumnya. No. KB yang tertera merupakan no. KB yang belum pernah

dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf, bagian Staf, check

box kabag terkait OK, check box staf, jumlah diminta, harus kembali,

serta jumlah (Rp) akan terisi. Field keterangan dan jumlah terpakai diisi

secara manual oleh user berdasarkan keterangan pada bon pengeluaran

terkait. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah terpakai. Field

harus kembali didapat dari jumlah diminta dikurangi jumlah terpakai.

Field ini berfungsi untuk membantu user mengetahui jumlah uang yang

harus dikembalikan oleh pemohon. Seluruh text box yang terisi otomatis,

akan berada dalam kondisi nonaktif.

Pada saat user memilih option “lain-lain”, maka user harus menginputkan

No. MKK dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan oleh

kasir sebelumnya. No. MKK yang tertera merupakan no. MKK yang

belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf,

bagian Staf, check box kabag terkait OK, check box staf, keterangan,

jumlah diminta, serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah (Rp) berisi sama

persis dengan field jumlah diminta. Seluruh text box yang terisi otomatis,

akan berada dalam kondisi nonaktif.

Setelah user menginputkan jumlah tertentu pada field jamsostek maka

akan muncul confirmation message box seperti pada Gambar 4.94,

sedangkan Setelah user menginputkan jumlah tertentu pada field jumlah


terpakai maka akan muncul confirmation message box jumlah total seperti

pada gambar 4.95.

Gambar 4.94. Confirmation message box: Input jumlah total

Gambar 4.95. Confirmation message box: Input jumlah benar

Jumlah yang diinputkan secara manual, harus tanpa disertai tanda ribuan.

Jika user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau


Gambar 4.72.





button No maka tampilan akan kembali ke form BKK seperti

sebelumnya.




Gambar 4.79.


form BKK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form BKK yang tidak dapat diedit. Jika





Pengisian data BKK dapat dibatalkan selama user belum menekan button



Gambar 4.61.













dan user akan mencetak form BKK, maka seluruh field yang siap dicetak





Form BKK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan










b. Pengendalian input display form BKK






- Field jumlah gaji, PPh 21, jamsostek, jumlah terpakai, jumlah rupiah

per akun pada form BKK tidak dapat berisi data alfabet.



dapat dilihat pada:

- Nama akun yang otomatis terisi ketika user memilih akun debet yang

tersedia.

- Data transaksi terkait BBT, MKK, atau KB terisi secara otomatis

ketika user memilih no. BBT, no. MKK, atau no. KB yang tersedia

serta berada dalam kondisi nonaktif.

Sign checks untuk memastikan bahwa data dalam suatu field numerik

telah menggunakan tanda matematika dengan benar. Pengendalian ini

dapat dilihat pada:

- Field jumlah gaji, PPh 21, jamsostek, jumlah terpakai, jumlah rupiah

per akun tidak dapat terisi tanda negatif (-).



pada:

- Pengisian nomor BKK dilakukan secara otomatis (prenumbered).




kondisi nonaktif.


11. Form Kas Bon (KB)

Form kas bon berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh transaksi

permohonan kas bon. Form KB dibuat oleh Bagian Administrasi berdasarkan

formulir permohonan kas bon. Form KB yang dihasilkan dalam bentuk file dan

dokumen cetak 2 rangkap. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk pengeluaran kas

tunai seperti pembayaran biaya sehari-hari, biaya air dan listrik, pembelian supplies,

dan pelunasan hutang jamsostek. Format dari form KB berisi No. KB, Tanggal,

Nama Staf, Keterangan, dan Jumlah Diminta. Desain display form KB dapat dilihat

pada Gambar 4.96.

Gambar 4.96. Form Kas Bon

a. Penjelasan Display Form KB:

Header dari form KB berisi beberapa informasi yang secara otomatis










Field no.KB, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam



Input nama Staf berupa Combo box dan terdiri dari nama Staf PT.”X”.

Ketika user menekan pilihan nama Staf, user dapat melihat daftar nama

Staf beserta bagiannya, hal ini digunakan untuk mempermudah user

dalam memilih.

Field keterangan diisi dengan informasi tujuan permohonan kas bon.

Untuk jumlah diminta (Rp), setelah user menginputkan jumlah yang

diminta maka akan muncul confirmation message box seperti pada

Gambar 4.94. Bila user menekan button OK maka Jumlah (Rp) secara

otomatis akan terisi sama dengan jumlah total. Namun bila user menekan

button cancel maka cursor tetap akan berada pada text box jumlah total.

Jumlah yang diinputkan secara manual, harus tanpa disertai tanda ribuan.

Jika user salah input misalnya dengan menambahkan tanda ribuan, atau


Gambar 4.72.

User harus mengisi check box kabag terkait OK dan staf untuk

menyatakan bahwa formulir permohonan kas bon telah ditandatangani

oleh kabag dari pemohon dan staf pemohon.




confirmation message box: Edit Form Restriction-Kas Bon. Jika user

menekan button No maka tampilan akan kembali ke form KB seperti

sebelumnya.

- Untuk melakukan edit maka user perlu mendapatkan ijin dari kabag.

Administrasi, untuk itu maka kepala bagian administrasi perlu

memasukkan passwordnya. Gambar confirmation message box dapat



form KB dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka


tampilan akan kembali ke form KB yang tidak dapat diedit. Jika


box seperti pada gambar Gambar 4.80.


Gambar 4.97. Confirmation Message Box: Edit Form Restriction- Kas Bon

Pengisian data KB dapat dibatalkan selama user belum menekan button



Gambar 4.61.












Apabila user menginputkan jumlah kurang dari sama dengan 5.000.000

maka button simpan dan menunggu akan berada dalam kondisi nonaktif

dan user dapat langsung menekan button simpan dan cetak.



dan user akan mencetak form BBM, maka seluruh field yang siap dicetak





Form KB dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan









b. Pengendalian input display form KB






- Field jumlah diminta (Rp) pada form KB lain-lain tidak dapat berisi

data alfabet.

Sign checks untuk memastikan bahwa data dalam suatu field numerik

telah menggunakan tanda matematika dengan benar. Pengendalian ini

dapat dilihat pada:

- Field jumlah diminta (Rp) tidak dapat terisi tanda negatif (-).



pada:

- Pengisian nomor KB dilakukan secara otomatis (prenumbered).




12. Form Cek/Giro Keluar (CGK)

Form cek/giro keluar berfungsi untuk mencatat data terkait bukti cek/giro yang

dibuat oleh PT.”X”. Form CGK dibuat oleh Kasir dan dihasilkan dalam bentuk file.

Form ini digunakan untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan baku kredit

dan lain-lain. Format dari form CGK pada saat penerimaan berisi No.CGK, Jenis,

Tanggal Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Nama Penerima, Bank

Penerima, dan No. Rekening Penerima. Desain display form CGK dapat dilihat pada

Gambar 4.98.

Gambar 4.98. Form Cek/Giro Keluar (CGK)

a. Penjelasan Display Form CGK:

Format dari form CGK menampilkan header form, No. CGK, Jenis,

Sumber CGK, Tanggal Dibuat, Kode Cek/Giro, Tanggal Jatuh Tempo,

Atas Nama, Pada Bank, No rekening, Jumlah Rp dan button operasional.

Header dari form CGK berisi beberapa informasi yang secara otomatis

akan muncul. Informasi tersebut adalah informasi perusahaan, judul form,

serta nama Staf pembuat form. Informasi perusahaan berfungsi sebagai


tanda pengenal form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk

mempermudah proses pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan.

Nama Staf yang muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang

melakukan login awal.

Field no.CGK saat penerimaan cek/giro diisi urut secara otomatisasi. No.

CGK berada dalam kondisi nonaktif untuk menghindari terjadinya

kesalahan input yang disengaja maupun tidak disengaja.

Input jenis berupa Combo box dan terdiri dari cek dan giro mundur. User

dapat memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang

dibuat.

Input no. FPB dan no. MBK berupa Combo box dan terdiri dari no.

FPB/no. MBK yang sudah diinputkan oleh user sebelumnya. User dapat

memilih pilihan yang sesuai dengan dokumen pembayaran yang diterima.

No. FPB dan no. MBK yang tersedia hanya yang belum pernah dipilih.

Pada saat pembuatan CGK kasir harus mengisi field akun debet. Akun

debet terdiri dari hutang dagang (2000), Kas (1000), BCA (1011), Bank

Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank (1014), BAD Malang

(1015), dan BAD Surabaya (1016), biaya lain-lain (7101), hutang PPh 21

(2023), hutang PPN kurang bayar (2022), uang muka PPh 25 (1042).

Apabila sumber CGM dari No.FPB, maka kasir harus memilih akun

kredit hutang dagang, namun jika sumber dari no.MBK maka kasir harus

memilih akun lain yang tersedia selain hutang dagang. Untuk akun kredit

akan terisi sebagai hutang cek/giro (2010) secara otomatis.

Frame keterangan diisi berdasarkan informasi yang tertera pada cek/giro

yang bersangkutan.

Input tanggal dibuat dan tanggal jatuh tempo diisi secara manual, namun

user dapat menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan

format tanggal. Input tanggal dibuat dan tanggal jatuh tempo diisi sesuai

data pada cek/giro yang dibuat. Simbol dari DT picker akan muncul jika

cursor berada pada field terkait.


Kode cek/giro diiputkan secara manual. Namun saat user selesai

menginputkan kode cek/giro, maka akan muncul confirmation message


Input atas nama diisi secara manual dan berisi nama penerima uang yang

tertera di cek/giro yang dibuat.

Input pada bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial

yang dimiliki oleh PT.”X” seperti BCA.

Input no. rekening diisi secara manual dan hanya bisa diisi dengan angka

saja.





button No maka tampilan akan kembali ke form CGK seperti

sebelumnya.




Gambar 4.79.


form CGK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form CGK yang tidak dapat diedit. Jika




Pengisian data CGK dapat dibatalkan selama user belum menekan button








Form CGK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan









b. Pengendalian input display form CGK






- Field tanggal dibuat, tanggal jatuh tempo yang hanya dapat diisi

angka dengan tipe data time/date dengan format DD/MM/YYYY.

- Field no. rekening hanya dapat diisi angka dengan tipe data text saja.



pada:

- Pengisian no.CGK yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).

13. Form Bukti Bank Keluar (BBK)

Form bukti bank keluar berfungsi sebagai bukti untuk mencatat seluruh

pengeluaran via bank yang terjadi. Form BBK dibuat oleh Kasir. Form BBK yang


supervisor untuk direview. Pada PT.”X” form ini digunakan untuk transaksi mutasi

kas, pembayaran pajak dan pembelian bahan baku kredit. Transaksi mutasi kas

terdiri dari pemindahan saldo rekening antar bank dan penarikan uang dari bank

untuk menutup kekurangan kas perusahaan setiap harinya.


Format dari form BBK berisi No. BBK, Tanggal, Akun Debet, Bank, Jumlah

(Rp), dan option button dari tujuan pengeluaran via bank. Option button dari sumber

pengeluaran via bank PT.”X” terdiri dari 3 yaitu pembelian bahan kredit dan lain-lain.

Desain display form BBK dari masing-masing sumber dapat dilihat pada Gambar

4.99. sampai dengan Gambar 4.100.

Gambar 4.99. Form Bukti Bank Keluar: Pembelian bahan kredit


Gambar 4.100. Form Bukti Bank Keluar: Lain-lain

a. Penjelasan Display Form BBK:

Saat dibuka pertama kali, form BBK hanya menampilkan header form, no.

BBK, tanggal, akun debet, bank, jumlah (Rp), option button, serta button

view dan button operasional. Ketika user memilih salah satu option button

yang ada maka secara otomatis frame “Keterangan” akan berisi field


Header dari form BBK berisi beberapa informasi yang secara otomatis










Field no.BBK, dan tanggal diisi secara otomatisasi dan berada dalam



Input Akun Debet terdiri dari akun-akun terkait tertentu. Jika user

memilih pilihan pembelian bahan kredit maka akun debet akan otomatis

terisi akun hutang dagang (2000) dan hutang cek/giro (2010). Jika user

memilih pilihan lain-lain, maka akun debet terdiri dari Kas (1000), BCA

(1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank (1014),

BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016), biaya lain-lain (7101),

hutang PPh 21 (2023), hutang PPN kurang bayar (2022), uang muka PPh

25 (1042), dan hutang cek/giro (2010). Akun Debet dapat ditambahkan

oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih akun debet terkait

maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika user menekan pilihan

combo box, user dapat melihat daftar akun debet beserta namanya, hal ini

digunakan untuk mempermudah user dalam memilih.

Input Bank berupa Combo box dan terdiri dari akun-akun bank seperti

BCA (1011), Bank Panin (1012), Bank Permata (1013), Rabo Bank

(1014), BAD Malang (1015), dan BAD Surabaya (1016). Kode akun

dapat ditambahkan oleh perusahaan jika diperlukan. Saat user memilih

akun bank terkait maka nama akun akan terisi secara otomatis. Ketika

user menekan pilihan combo box, user dapat melihat daftar akun bank

beserta namanya, hal ini digunakan untuk mempermudah user dalam

memilih.

Pada saat user memilih option “pembelian bahan kredit”, maka user harus

menginputkan No. FPB dengan cara memilih Combo box yang telah

diinputkan sebelumnya. No. FPB yang tertera merupakan no. FPB yang

belum pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis tanggal FPB,

nama supplier, syarat, info bahan yang dibeli, jumlah setelah PPN, diskon,

jumlah setelah diskon serta jumlah (Rp) akan terisi. Jumlah setelah PPN

didapatkan dari penjumlahan seluruh total harga + PPN per jenis bahan

dibeli. Jumlah setelah diskon didapatkan dari jumlah setelah PPN

dikurangi diskon. Jumlah (Rp) berisi sama persis dengan field jumlah


setelah diskon. Seluruh text box yang terisi otomatis, akan berada dalam

kondisi nonaktif.

Input syarat terdiri dari field persen, limit hari terkena diskon, dan limit

hari.

Pada field diskon, sistem akan melakukan cross check tanggal FPB.

Apabila tanggal BBK kurang dari “jumlah limit hari terkena diskon” dari

tanggal FPB maka diskon akan terisi rumus “persen diskon x jumlah

setelah PPN”. Jika tidak maka akan terisi nol (0).

Pada saat user memilih option “lain-lain”, maka user harus menginputkan

No. MBK dengan cara memilih Combo box yang telah diinputkan

sebelumnya. No. MBK yang tertera merupakan no. MBK yang belum

pernah dipilih sebelumnya. Maka secara otomatis nama Staf dan

bagiannya, check box kabag terkait OK, check box staf, keterangan,

jumlah total, dan jumlah (Rp) akan terisi. Seluruh text box yang terisi


Button transfer dan field cek/giro terdapat pada option pembelian bahan

tunai dan lain-lain. Jika PT.”X” melakukan pengeluaran dengan

menggunakan transfer, user harus memilih button transfer dan mengisi

form transfer keluar yang ada. Sedangkan jika menggunakan cek/giro

maka user harus memilih nomer cek/giro. Combo box cek/giro pada lain-

lain berisi nomer cek/giro terkait mutasi kas dan pembayaran pajak yang

relah jatuh tempo tetepi belum dibuatkan BBK nya. Sedangkan Combo

box cek/giro pada pembelian kredit berisi nomer cek/giro terkait

pembelian kredit yang trelah jatuh tempo tetepi belum dibuatkan BBK

nya. Setelah dilakukan pengisian form transfer keluar maka no form yang

bersangkutan secara otomatis. Form transfer keluar dan form cek/giro

keluar saat jatuh tempo dapat dilihat pada Gambar 4.101 dan Gambar

4.98.






button No maka tampilan akan kembali ke form BBK seperti

sebelumnya.




Gambar 4.79.


form BBK dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form BBK yang tidak dapat diedit. Jika




Pengisian data BBK dapat dibatalkan selama user belum menekan button

simpan dan menunggu atau simpan dan keluar. Saat user menekan button


Gambar 4.61.


button simpan dan menunggu, serta button simpan dan keluar akan


button simpan dan menunggu, serta button simpan dan keluar maka akan



atau message box button simpan dan keluar seperti pada Gambar 4.74.






dan user akan mencetak form BBK, maka seluruh field yang siap dicetak




Form BBK dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan









b. Pengendalian input display form BBK






dapat dilihat pada:

- Nama akun debet dan bank yang otomatis terisi ketika user memilih

Combo box yang tersedia.

- Data transaksi terkait FPB atau MBK terisi secara otomatis ketika

user memilih no. FPB atau no. MBK yang tersedia serta berada dalam

kondisi nonaktif.



pada:

- Pengisian nomor BBK dilakukan secara otomatis (prenumbered).




kondisi nonaktif.


14. Form Transfer Keluar (TL)

Form transfer keluar berfungsi sebagai form untuk mencatat data terkait bukti

transfer atau kiriman uang atas seluruh pengeluaran via bank. Form TL dibuat oleh

Kasir. Form TL yang dihasilkan dalam bentuk file. Pada PT.”X” form ini digunakan

untuk pengeluaran via bank dari pembelian bahan baku kredit. Format dari form TL

berisi No. TL, Tanggal Transfer, Nama Penerima, Bank Penerima, dan No. rekening

penerima. Desain display form TL dapat dilihat pada Gambar 4.101.

Gambar 4.101. Form Transfer Keluar (TL)

a. Penjelasan Display Form TL:

Format dari form TL menampilkan header form, no. TL, tanggal transfer,

nama penerima, ke bank, no. rekening, dan button operasional.

Header dari form TL berisi beberapa informasi yang secara otomatis akan

muncul. Informasi tersebut adalah judul form, serta nama Staf pembuat

form. Nama Staf pembuat form berfungsi untuk mempermudah proses

pertangungjawaban atas kesalahan atau kecurangan. Nama Staf yang

muncul pada form yang akan diisi adalah nama Staf yang melakukan

login awal. Form TL tidak memiliki informasi perusahaan karena

merupakan bagian dari form BBK.

Field no. TL diisi secara otomatisasi dan berada dalam kondisi nonaktif


tidak disengaja.


Input tanggal transfer diisi secara manual, namun user dapat

menggunakan DT picker untuk meminimalisasi kesalahan format tanggal.

Input tanggal transfer diisi dengan tanggal terjadinya transfer. Simbol

dari DT picker akan muncul jika cursor berada pada field terkait.

Input nama penerima diisi secara manual dan berisi nama penerima uang

yang tertera di bukti transfer.

Input ke bank berupa Combo box dan terdiri dari daftar bank komersial

seperti BCA dan Cimb Niaga.

Input no. rekening diisi secara manual dan hanya bisa diisi dengan angka

saja.





button No maka tampilan akan kembali ke form TL seperti

sebelumnya.




Gambar 4.79.


form TL dan dapat diedit. Jika user menekan tombol batal maka

tampilan akan kembali ke form TL yang tidak dapat diedit. Jika




Pengisian data TL dapat dibatalkan selama user belum menekan button








Form TL dapat diinput tanpa bantuan mouse, yaitu dengan menggunakan









b. Pengendalian input display form TL






- Field tanggal transfer yang hanya dapat diisi angka dengan tipe data

time/date dengan format DD/MM/YYYY.

- Field no. rekening hanya dapat diisi angka dengan tipe data text saja.

- Sequence checks dan Automatic checks

Pengisian no.TL yang dilakukan secara otomatis (prenumbered).

4.3.3.4. Database

Tabel 4.27. Tabel Kode Akun

Nama Field Keterangan Field Type Length Key

No_akun Nomor akun Autonumber 7 PK

Nama_akun Nama akun Text 25 -

Saldo_awal Saldo awal akun Currency - -

Kelompok Kelompok akun Text 30 -

Golongan Golongan akun Text 30 -

Posisi Posisi nama akun Text 8 -

Saldo_normal Posisi saldo normal akun Text 6 -

Kode aktifitas Kode aktifitas terkait arus kas Text 3 -


Tabel 4.28. Tabel Kode Akun_detail

Nama Field Keterangan Field Type Length Key

No_akun Nomor akun Number 7 PK

No_BBM ID bukti bank masuk Number 4 PK

No_BKK ID bukti kas keluar Number 4 PK

No_BBK ID bukti bank keluar Number 4 PK

No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 PK

No_FPB ID faktur pembelian Number 4 PK

Tabel 4.29. Tabel Staf

Nama field Keterangan Field type Length Key

No_staf ID staf Autonumber 6 PK

Nama_staf Nama lengkap staf Text 25 -

Bagian

Departemen dari staf yang

terdaftar

Text 25

-

Tabel 4.30. Tabel Bank


No_bank ID bank yang sering digunakan Autonumber 2 PK

Nama_bank

Nama bank yang sering

digunakan Text 15 -

Alamat_bank

Alamat bank yang sering

digunakan Text 50 -

Platfond Limit platfond pinjaman bank Currency 11 -

Tabel 4.31. Tabel CGM_Bank


No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 PK

No_Bank ID bank yang sering digunakan Number 2 PK

Tabel 4.32. Tabel Bukti Kas Masuk (BKM)


No_BKM ID bukti kas masuk Autonumber 4 PK

Tgl_BKM Tanggal pembuatan BKM Date/time 10 -

No_akun Nomor akun Number 7 FK

Jumlah_RP

Jumlah rupiah keseluruhan uang

yang diterima

Currency -

-

Sumber Sumber pemasukan Yes/no - -

Otorisasi Persetujuan dari bagian tertentu Yes/no - -


Tabel 4.33. Tabel BKM_DetailJRT


No_BKM ID bukti kas masuk Number 4 PK

No_JRT ID penjualan rokok tunai Number 4 FK

TT_salesman

Ada/tidaknya TT salesman pada

JRT manual Yes/no - -

Tabel 4.34. Tabel JRT


No_JRT ID penjualan rokok tunai Autonumber 4 PK

Tgl_JRT Tanggal pembuatan JRT Date/time 10 -

No_staf ID staf salesman Number 6 FK

No. Nota Nomer nota penjualan tunai Text 15 -

SDist_OK Persetujuan dari seksi distribusi Yes/no - -

Jmlh_setelahPPN

Jumlah rupiah rokok terjual setelah

PPN Currency - -

Tabel 4.35. Tabel BKM_DetailFPU

Nama field Keterangan Field

type Length Key


No_JBB ID form penjualan barang bekas Number 4 FK

TT_agen

Ada/tidaknya TT agen pada JBB

terkait. Yes/no - -

Tabel 4.36. Tabel JBB


No_JBB ID form penjualan barang bekas Autonumber 4 PK

No_agen ID agen Number 6 FK

BPenj_OK Persetujuan dari bagian penjualan Yes/no - -

JmlhTotal_masuk

Jumlah rupiah hasil penjualan

barang bekas Currency - -

Tabel 4.37. Tabel BKM_Detaillain



No_memo ID form memorial Number 4 FK


Tabel 4.38. Tabel Memorial


No_memo ID form memorial Autonumber 4 PK

No_staf ID staf penerima kas Number 6 FK

Kabagterkait_OK Persetujuan dari Kabag terkait Yes/no - -

TT_staf

Form memorial telah di tanda tangan

staf Yes/no - -

Keterangan Keterangan asal uang yang masuk Text 50 -

Jmlh_total Jumlah rupiah kas yang diterima Currency - -

Tabel 4.39. Tabel Bukti Bank Masuk (BBM)


No_BBM ID bukti bank masuk Autonumber 4 PK

Tgl_BBM Tanggal pembuatan BBM Date/time 10 -

Jumlah_RP

Jumlah rupiah keseluruhan uang yang

diterima

Currency -

-

Sumber Sumber pemasukan Yes/no - -

Otorisasi Persetujuan dari kepala bagian tertentu Yes/no - -

Tabel 4.40. Tabel BBM_DetailFPJ



No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 FK

Diskon

Jumlah diskon yang dipotongkan ke

total harga rokok terjual

Currency -

-

Jmlh_setelahDiskon


dipotong diskon

Currency -

-

No_TM ID transfer masuk Number 4 FK

No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 FK

Tabel 4.41. Tabel FPJ


No_FPJ ID faktur penjualan Autonumber 4 PK

Tgl_FPJ Tanggal pembuatan FPJ Date/time 10 -

No_agen ID agen Number 6 FK

Jmlh_setelahPPN


PPN Currency - -


Tabel 4.42. Tabel Transfer Masuk (TM)


No_TM ID transfer masuk Autonumber 4 PK

Tgl_trnsfr Tanggal terjadinya transfer Date/time 10 -

Nama_pengirim Nama pengirim uang yang diterima Text 15 -

No_Bank

ID bank untuk nama bank asal milik

pentransfer Number 2 FK

Tabel 4.43. Tabel Cek/Giro Masuk (CGM)


No_CGM ID cek/giro masuk Autonumber 4 PK

No_FPJ ID faktur penjualan Number 4 FK

No_Memo ID form memorial Number 4 FK

Tgl_CGM Tanggal cek/giro diterima Date/time 10 -

Tgl_dibuat Tanggal cek/giro dibuat Date/time 10 -

Akun_kredit ID akun kredit Number 5 FK

Jenis Cek atau giro yang diterima Text 11 -

Uang_TMsk Uang telah menambah saldo bank Yes/no - -

Kode_cekgiro Kode cek/giro yang diterima Text 15 -

Tgl_JT

Tanggal cek/giro yang diterima jatuh

tempo Date/time 10 -

Atas_nama Nama penerima cek/giro Text 15 -

Tgl_cair Tanggal cek/giro dicairkan ke bank Date/time 10 -

Jumlah_Rp Jumlah rupiah pada Cek/Giro Currency - -

Tabel 4.44. Tabel BBM_Detailmutkas




Tabel 4.45. Tabel BBM_Detaillain




No_TM ID transfer masuk Number 4 FK

No_CGM ID cek/giro masuk Number 4 FK


Tabel 4.46. Tabel Bukti Kas Keluar (BKK)


No_BKK ID bukti kas keluar Autonumber 4 PK

Tgl_BKK Tanggal pembuatan BKK Date/time 10 -

Jumlah_RP


dikeluarkan

Currency -

-

Untuk_keperluan Tujuan uang yang dikeluarkan Yes/no - -


Jmlh_perakun

Jumlah rupiah setiap akun debet yang

dimasukkan

Currency -

-

Tabel 4.47. Tabel BKK_DetailBBT



No_BBT ID pembelian bahan tunai Number 4 FK

TT_petani

Ada/tidaknya TT petani pada BBT

manual Yes/no - -

Tabel 4.48. Tabel BBT


No_BBT ID bukti bank tunai Autonumber 4 PK

Tgl_BBT Tanggal pembuatan BBT Date/time 10 -

No_petani ID petani yang terdaftar Number 6 FK

SBahan_OK Persetujuan dari seksi bahan Yes/no - -

JmlhTotal_keluar

Jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk

melakukan pembelianbahan baku

Currency -

-

Tabel 4.49. Tabel BKK_DetailGaji



No_MKK ID permohonan kas keluar Number 4 FK

Jmlh_gaji Jumlah gaji seluruh karyawan Currency - -

Pot_PPh21

Jumlah gaji seluruh karyawan setelah

dipotong PPh 21

Currency -

-

Pot_Jamsostek

Jumlah gaji seluruh karyawan setelah

dipotong iuran jamsostek

Currency -

-

JmlhTotal_keluar

Jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk

pembayaran gaji

Currency -

-


Tabel 4.50. Tabel Permohonan Kas Keluar (MKK)


No_MKK ID permohonan kas keluar Autonumber 4 PK

No_staf ID staf pemohon Number 6 FK


TT_staf

Form memorial telah di tanda tangan

staf Yes/no - -

Keterangan

Keterangan tujuan uang yang

dikeluarkan Text 50 -

Jmlh_diminta

Jumlah rupiah yang diminta untuk

keperluan tertentu

Currency -

-

Tabel 4.51. Tabel BKK_DetailKB



No_KB ID kas bon Number 4 FK

Keterangan

Keterangan actual cost dari uang yang

dimohon Text 15 -

Jmlh_terpakai Jumlah uang kas bon yang terpakai Currency - -

Harus_kembali

Jumlah kelebihan uang yang harus

disetor pemohon

Currency -

-

Tabel 4.52. Tabel Kas Bon (KB)


No_KB ID kas bon Autonumber 4 PK

Tgl_KB Tanggal pembuatan KB Date/time 10 -

No_staf ID staf yang meminta kas bon Number 6 FK


TT_staf Form KB telah di tanda tangan staf Yes/no - -

Keterangan Keterangan tujuan uang yang dimohon Text 15 -

Jmlh_diminta


keperluan tertentu

Currency -

-


Tabel 4.53. Tabel BKK_DetailLain



No_MKK ID permohonan kas keluar Number 4 FK


Tabel 4.54. Tabel Bukti Bank Keluar (BBK)


No_BBK ID bukti bank keluar Autonumber 4 PK

Tgl_BBK Tanggal pembuatan BBK Date/time 10 -

Jumlah_RP


dikeluarkan

Currency -

-

Untuk_keperluan Tujuan pengeluaran Yes/no - -


Jmlh_perakun

Jumlah rupiah setiap akun kredit yang

dikeluarkan Currency - -

Tabel 4.55. Tabel BBK_DetailFPB



No_FPB ID faktur pembelian Number 4 FK

Diskon

Jumlah diskon yang dipotongkan ke

total harga bahan yang dibeli

Currency -

-

Jmlh_setelahDiskon

Jumlah rupiah bahan yang dibeli

setelah dipotong diskon

Currency -

-

No_TL ID transfer keluar Number 4 FK

No_CGK ID cek/giro masuk Number 4 FK

Tabel 4.56. Tabel FPB


No_FPB ID faktur pembelian Autonumber 4 PK

Tgl_FPB Tanggal pembuatan FPB Date/time 10 -

No_supplier ID supplier Number 6 FK

Jmlh_setelahPPN


PPN Currency - -

Tabel 4.57. Tabel Transfer Keluar (TL)


No_TL ID transfer keluar Autonumber 4 PK

Tgl_trnsfr Tanggal terjadinya transfer Date/time 10 -

Nama_penerima Nama penerima uang Text 15 -

No_rek No rekening bank penerima Text 15 -

No_bank Nama bank tujuan-penerima Number 2 FK


Tabel 4.58. Tabel Cek/Giro Keluar (CGK)


No. CGK ID cek/giro keluar Autonumber 4 PK

No_FPB ID faktur pembelian Number 4 FK

No_MBK ID form MBK Number 4 FK

Jenis Cek atau giro yang dibuat Text 11 -

Tgl_dibuat Tanggal cek/giro dibuat Date/time 10 -

CGK_TJT Cek/Giro telah jatuh tempo Yes/no - -

Kode_cekgiro Kode cek/giro yang dibuat Text 15 -

Tgl_JT Tanggal cek/giro yang dibuat jatuh tempo Date/time 10 -

Atas_nama Nama penerima cek/giro Text 15 -

No_bank ID bank penerima cek/giro Number 2 FK

No_rek Nomer rekening milik penerima Text 15 -

Jumlah_Rp Jumlah rupiah pada Cek/Giro Currency - -

Tabel 4.59. Tabel BBK_DetailLain



No_MBK ID permohonan bank keluar Number 4 FK

No_TL ID transfer keluar Number 4 FK

No_CGK ID cek/giro keluar Number 4 FK

Tabel 4.60. Tabel Permohonan Bank Keluar (MBK)


No_MBK ID permohonan bank keluar Autonumber 4 PK

No_staf ID staf pemohon bank keluar Number 6 FK


TT_staf Form MBK telah di tanda tangan staf Yes/no - -

Keterangan

Keterangan tujuan uang yang

dikeluarkan Text 50 -

Jmlh_total


keperluan tertentu

Currency -

-

dewey.petra.ac.id · 29 universitas kristen petra 4. deskripsi data dan pembahasan 4.1. gambaran...

Documents