biro organisasi setda daerah istimewa yogyakarta
TRANSCRIPT
1
TATA NASKAH DINAS
BIRO ORGANISASI SETDA
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DISAMPAIKAN PADA ACARA :
DIKLAT FUNGSIONAL
CALON PERANCANG PER-UU TAHUN 2017
Yogyakarta, 12 April 2017
2
1. UU No. 12 Thn 2011 TENTANG PEMBENTUKAN
PERATURAN PER-UU-AN.
2. PERMENDAGRI NO. 53 TAHUN 2011 TTG
PEMBENTUKAN PRODUK HUKUM DAERAH DAERAH.
3. PERGUB DIY NOMOR 52 TAHUN 2012 TENTANG TATA
NASKAH DINAS.
Untuk mewujudkan tertib administrasi dan
penyeragaman sistem administrasi perkantoran sesuai
dengan perkembangan pemerintahan dan
pembangunan.
Lahirnya UU 13/2012 tentang Keistimewaan DIY.
U PENGERTIAN UMUM MUM
Tata naskah dinas adalah pengelolaan
informasi tertulis yang meliputi pengaturan
jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan
naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan
atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
di lingkungan pemerintah daerah 4
BEBERAPA
PENGERTIAN NASKAH• Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban
atau saran dan sebagainya.
• Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat
internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat
atau dari atasan kepada bawahan dan dari
bawahan kepada atasan
• Telaahan staff adalah naskah dinas dari bawahan
kepada atasan antara lain berisi analisis
pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara
sistematis.
• # (BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1, Pergub No 52 Th 2012) 5
EFEKTIF EFISIEN
Dilakukan secara berdayaguna
Penulisan
Penggunaan ruang / lembaga naskah dinas
Spesifikasi informasi
Penggunaan bahasa Indonesia
PEMBAKUAN
Diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah
dilakukan
AKUNTABILITAS
Dapat dipertanggungjawabkan
Isi format
Prosedur
Kearsipan
Kewenangan
Keabsahan
KETERKAITAN
Terkait dengan kegiatan ketatausahaan dan unsur administrasi
lainnya
KECEPATAN DAN KETEPATAN
Tepat waktu dan tepat sasaran
Kejelasan redaksional
Kemudahan prosedural
Kecepatan penyampaian dan distribusi
KEAMANAN
Harus aman
Penyusunan
Klasifikasi
Kearsipan
Penyampaian kepada yang berhak
Distribusi
Pemberkasan
1. NASKAH DINAS.
2. STEMPEL DINAS.
3. KOP NASKAH DINAS.
4. SAMPUL NASKAH DINAS/SURAT.
5. PAPAN NAMA.
6. JENIS NASKAH DINAS.
7. KEWENANGAN PENANDA TANGANAN DAN TUJUAN NASKAH
DINAS.
8. PEMBUBUHAN PARAF HIRARKIS DAN PARAF KOORDINASI.
9. PENGGUNAAN a.n..(ATAS NAMA) DAN ub. (UNTUK BELIAU).
10. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN DAN RALAT N D.
8
9
Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD
Stempel terdiri dari :a. Stempel Jabatanb. Stempel Pemerintah Provinsi DIY.c. Stempel SKPD
9
10
PENGGUNAAN LAMBANG, KOP DAN STEMPEL
LAMBANG
/ LOGO
PEJABAT
YANG
MENGGUNA
KAN
JENIS NASKAH KOP
NASKAH
DINAS
JENIS
STEMPEL
DI
TENGAH
ATAS
-Gubernur
-Wakil
Gubernur
-Peraturan
Daerah
-Peraturan
Gubernur
-Keputusan
Gubernur
-Instruksi
Gubernur
-Peraturan
Bersama
Gubernur
Kop
Naskah
Dinas
Gubernur
Stempel
Jabatan
Gubernur
11
DI
TENGAH
ATAS
Staf Ahli,
Ketua dan
anggota
Parampara
Praja
1. Nota
Pengajuan
Konsep
Naskah
Dinas
2. Telaahan
Staf
3. laporan
Kop
Naskah
Kop
Naskah
Dinas
Pemerintah
Provinsi
Tidak
menggunak
an stempel
Sekretaris
Daerah
Semua Naskah
Dinas yang
ditandatangani
oleh Sekretaris
Daerah atas
nama Gubernur
Kop
Naskah
Dinas
Pemerintah
Provinsi
Stempel
Pemerintah
Provinsi
dengan
lambang
Daerah
Pimpinan
Satuan Kerja
Perangkat
Daerah
Naskah Dinas
yang
ditandatangani
Pimpinan SKPD
atas nama
Gubernur
Kop
Naskah
Dinas
Pemerintah
Provinsi
Stempel
Pemerintah
Provinsi
dengan
lambang
Daerah
12
DI TEPI
KIRI ATAS
Pimpinan
Satuan Kerja
Perangkat
Daerah
Semua
Naskah Dinas
yang menjadi
kewenangan-
nya.
Kop Naskah
Dinas
Perang-
kat Daerah
Stempel
Satuan
Kerja
Perangkat
Daerah
kewenangan penyimpanan
stempel
Pasal 44 ( Pergub 52/2012 )
1). Kewenangan pemegang dan penyimpan, stempel
gubernur, stempel pemerintah daerah u/ naskah
dinas
dilakukan oleh unit yang membidangi urusan
ketatausahaan pada setiap SOPD.
2). Unit yang membidangi urusan ketatausahaan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
bertanggungjawab atas penggunaan stempel
3). Kepala SOPD menunjuk pejabat pemegang dan
penyimpan stempel sebagaimana dimaksud pada
ayat (1).
13
Pengamamanan dan Penggandaan
Pasal 45
• Pengamanan stempel gubernur, stempel
pemerintah daerah dan stempel perangkat
daerah naskah dinas dilakukan oleh masing-
masing SKPD.
• Pengaturan lebih lanjut tentang pengadaan,
penggandaan dan pengamanan stempel
dikoordinasikan oleh Biro Organisasi Sekretariat
Daerah DIY.14
A. NASKAH DINAS DLM BENTUK PRODUK HUKUM :
1. PERATURAN DAERAH (PERDA)
2. PERATURAN K D H (GUB, BUP/WALIKOTA);
3. PERATURAN BERSAMA K D H;
4. KEPUTUSAN K D H;
5. INSTRUKSI K D H;
B. Naskah Dinas yg dirumuskan dlm bentuk
surat meliputi :
1. surat edaran;
2. surat biasa;3. surat keterangan;4. surat perintah;
5. surat izin;6. surat perjanjian;
7. surat perintah tugas;8. surat perintah perjalanan dinas;9. surat kuasa;
10.surat undangan;11.surat keterangan melaksanakan tugas;
12.surat panggilan;13.nota dinas;
Lanjutan... Naskah Dinas bentuk surat …..
14. lembar disposisi;
15.Telaahan Staf;
16.Notulen;
17.Daftar Hadir;
18,pengumuman;
19.laporan;
20.rekomendasi;
21.surat pengantar;
22.telegram;
23.berita acara;
24.memo;
25.piagam;
26.sertifikat; dan
27.STTPP
17
18.
PENGGUNAAN a.n., u.b., Pj, Plt, Plh:
Dlm hal Gubernur memberikan mandat penanda-
tanganan kpd pejabat bawahannya, penggunaan a.n.
dan ub. Sbb :
a. a.n. Dipergunakan jika yg berwenang
menandatangani surat telah mendapat kuasa dari
pejabat atasannya.
b. u.b. Dipergunakan jika pejabat yg mendpt kuasa
mem-berikan mandat kpd bawahannya.
19
• Penjabat (Pj), jika pemegang jabatan berada satu tingkat dibawah pangkat yang dipersyaratkan dalam jabatan tersebut.
• Pelaksana Harian (Plh.) jika pemegang jabatan berhalangan sementara waktu karena tugas;
• PelaksanaTugas (Plt.), dipergunakanuntuk mengisi kekosongan pimpinanyang dikarenakan pejabat strukturalberhalangan tetap atau secara definitifbelum ditetapkan.
.
20
Perubahan, Pencabutan,
Pembatalan, dan Ralat Naskah
Dinas
1. PERUBAHAN
2. RALAT
3. PENCABUTAN
4. PEMBATALAN
21
PERUBAHAN, RALAT, PENCABUTAN DAN
PEMBATALAN.
1. PENGERTIAN.
a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah
sebagian dari suatu naskah dinas, sedangkan ralat
yaitu mengubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik.
b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu
pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas
terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan
tersebut.
c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu
pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas
harus dianggap tidak pernah dikeluarkan.
22.
1. TATACARA MENGUBAH, MENCABUT ATAU
MEMBATALKAN NASKAH DINAS.
a. Naskah Dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut
atau dibatalkan harus dengan naskah dinas yang sama
jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan.
b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan
pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani
naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi
kedudukannya.
c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik
dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas
atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
23.
PARAF HIERARKHIS
1. NASKAH DINAS SEBELUM DITANDA TANGANI
OLEH PEJABAT YANG BERWENANG HARUS
DIPARAF TERLEBIH DAHULU OLEH MAKSIMAL
TIGA ORANG PEJABAT.
2. NASKAH DINAS YANG KONSEPNYA DIBUAT
OLEH PEJABAT YANG AKAN MENANDATANGANI
NASKAH DINAS TERSEBUT TIDAK MEMERLUKAN
PARAF.
3. PARAF PEJABAT DIBUBUHKAN PADA LEMBAR
TERAKHIR NASKAH DINAS, KECUALI UNTUK
SPPD, PARAF DIBUBUHKAN PADA LEMBAR
PERTAMA.
PARAF KOORDINASI
• Paraf koordinasi sebagaimana dimaksud
pada adalah paraf yang harus dibubuhkan
oleh beberapa pejabat dari instansi
terkait yang mempunyai keterkaitan
terhadap isi naskah dinas dimaksud.
• dibubuhkan sebelum naskah dinas diparaf
secara hierarki oleh pejabat yang
berwenang.
• dituangkan dalam lembaran tersendiri
sebagai alasan arsip.
24
B A H A S A
• Dalam penulisan tata naskah dinas, semua
bentuk tata naskah dinas ditulis dengan
menggunakan Bahasa Indonesia.
• Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Efektif, artinya naskah dinas dimaksud
infoemasi yang ingin disampaikan dapat
diterima secara lengkap dan utuh
pengetiannya.
• Efisien, artinya kalimat/kata yang digunakan
singkat, padat dan berpengertian tunggal. 25
26
PENULISAN YANG TEPAT
I. CONTOH PENULISAN YANG TIDAK TEPAT
Kata jalan tidak singkat : Jln atau Jl., dan kata
telepon ditulis lengkap tidak disingkat menjadi Telp.
Atau Tlp.
CONTOH :
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
DINAS PERTANIANJalan Gondosuli Nomor 5, Yogyakarta Telepon (0274) 586516
27
Penulisan hal :
Contoh penulisan yang tidak tepat :
Hal : Undangan untuk menghadiri
Rakernas tanggal 06 Agustus
2018
Contoh penulisan yang tepat :
Hal : Undangan
28
Penulisan alamat :
Contoh penulisan yang tidak tepat :
Kepada Yth. Bapak Sekretaris Jenderal
Jl. Medan Merdeka Utara Nomor 7
Jakarta
Contoh penulisan yang tepat :
Yth. Sekretaris Jenderal
Jalan Medan Merdeka Utara Nomor 7
Jakarta
29
Penulisan Lampiran
Contoh penulisan yang tidak tepat :
Lampiran : 5 (lima) lembarLampiran : 1 (satu) berkas
Contoh penulisan yang tepat :
Lampiran : Lima lembarLampiran : Satu berkas
30
NASKAH DINAS YG BAIK,
MEMUAT ASPEK PARAGRAF :
1. PARAGRAF PEMBUKA
2. PARAGRAF ISI
3. PARAGRAF PENUTUP
31
Paragraf Pembuka
Contoh :
1. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor
061/2439SJ, tanggal 06 Agustus 2018, kami
beritahukan hal-hal sebagai berikut…….
2. Melalui surat ini kami beritahukan bahwa ……
3. Berdasarkan Surat Saudara Nomor 061/2439SJ,
tanggal 06 Agustus 2018, sudah kami terima dengan
baik. Sehubungan dengan itu, kami beritahukanbahwa ………
32
Contoh Paragraf Penutup
yg kurang tepat
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
3. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
33
Paragraf Penutup
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih
3. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
34
Tembusan (contoh)
Tembusan :
1. Sekretaris Jenderal
2. Sekretaris Daerah
3. Kepala Biro Organisasi
Tembusan :
1. Kepada Yth. Sekretaris Jenderal
2. Kepada Yth. Sekretaris Daerah
3. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 4. Arsip.
35
TERIMA KASIH
36
PEMBUATAN SURAT
1. Penggunaan Kata
2. Kalimat
3. Paragraf
4. Surat utuh
37
38
Kalimat Efektif
Kalimat efektif adalah kalimat yang mampu membuat isi atau maksud yang disampaikan oleh pembicara (penulis) tergambar lengkap dalam pikiran si pendengar (pembaca).
Pesan yang diterima oleh pendengar sama dengan yang dikehendaki oleh pembicara.
PEMBUATAN SURAT
1. Penggunaan Kata
2. Kalimat
3. Paragraf
4. Surat utuh
39
40
Syarat Kalimat Efektif
Kaidah harus benar (baik bentuk kata maupun struktur kalimat).
Makna harus tepat (tidak menimbulkan keambiguan
Kalimat yang dipilih merupakan bentuk yang terbaik ).
41
Penulisan unsur serapan yg benar, salah dan asing
Apotek
ApotikAphoteek
ApotekerApotiker
Apotheker
Atmosfer
Amosfir atmosphere
AktifAktip
active
Aktivitas
AktifitasActivity
AnalisisAnalisa
Analysis
Desain
DisainDesign
EsaiEsei
Essay
Formal
FormilFormal
HipotesisHipotesa
Hypothesis
Ekspor
EksportExport
ImporImport
import
Jadwal
JadualJadwal
KompleksKomplek
Complex
Kreatif
KreatipCreative
KualifikasiKwalifikasi
Qualification
42
Penulisan unsur serapan yg benar, salah dan asing
Kualitas
KwalitasQuality
KoordinasiKordinasi
Coordination
Metode
MetodaMethode
MotifMotip
Motive
Motivasi
MotifasiMotivation
ProduktifProduktip
Productive
Risiko
ResikoRisk
SistemSistim
System
Sistematika
SistimatikaSystematika
StandardisasiStandarisasi
Standardization
Struktural
StrukturilStrukctural
TeoretisTeoritis
Theoretical
Transpor
TransportTransport
ZonaZone
Zone
Produktivitas
ProduktifitasProdukctivity
SistematisSistimatis
systematical
43
TUJUAN PEKERJAAN STAF(THE DOCTRINE COMPLETED STAFF WORK)
1. Staflah yang bertanggung jawab dalam suatu organisasi untuk menentukan dan memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi sehingga manager hanya akan menyetujui atau tidak , tindakan yang akan diambil dalam memecahkan masalah tersebut.
2. Seorang staf tidak seharusnya pergi kepada atasan untuk menanyakan apa yang harus dilakukan. Sebaliknya staflah yang memberikan nasehatkepada manager tentang apa yang harus dikerjakan oleh manager tersebut.
44
3. Bahwa mengirimkan permasalahan yang
bertumpuk kepada atasan bukanlah Telaahan
Staf Paripurna, akan tetapi menuliskan memo
bagi atasan untuk penyelesaian sesuatu masalah merupakan bagian pekerjaan staf paripurna. Staf
tidak boleh menyodorkan ide setengah masak
kepada atasan
4. Konsep yang diajukan kepada atasan harus
sudah lengkap, sehingga atasan hanya akan memutuskan, menerima atau menolak konsep
tersebut.
45
5. Dengan Telahan Staf Paripurna, bawahan mungkin akan semakin banyak pekerjaan, akan tetapi
sebaliknya atasan akan dilindungi dari penyodoran / penyajian ide-ide yang tidak / belum matang sehingga proses pengambilan keputusan adil, cepat dan tepat
untuk dilaksanakan.
6. Ujian terakhir untuk menentukan apakah sesuatu itu merupakan Telaahan Staf Paripurna atau bukan, ialah apabila jawaban atas pertanyaan: Jika saudara yang
jadi pimpinan tertinggi dari suatu organisasi, apakah saudara bersedia menandatangani sesuatu yang telah
dipersiapkan itu dengan keyakinan bahwa karir serta gengsi saudara terjamin? Jika jawabannya masih negatif, itu belum berarti Telaahan Staf Paripurna.
46
. Format adalah bentuk dari naskah dinas
yang menggambarkan tata letak, redaksional dan penggunaan lambang/logo dan cap dinas
Stempel Dinas adalah tanda/identitas dari suatu jabatan atau SKPD
Kop naskah dinas adalah Kop surat yang menunjukkan jabatan atau SKPD tertentu yang ditempatkan dibagian atas naskah dinas
47
Fungsi Naskah Dinas
Wakil dari pengirim
Bahan pembukti di pengadilan
Pedoman dalam mengambil tindakan
Alat pengukur tingkat aktifitas kantor
Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak
48
FORMAT NASKAH DINAS
SEBAGAI BERIKUT :
.
49
FORMAT NASKAH DALAM BENTUK SURAT
1. Bentuk Official style (Dinas-Resmi) Kantor
2. Bentuk Block style (Amerika style) Balok
3. Bentuk Full block style Balok Penuh
4. Bentuk Indented style lekuk
5. Bentuk Semi block style setengan balok
6. Hanging paragraph gantung
7. Simplifaid sederhana
Bentuk Official style (Dinas-Resmi) adalah bentuk yang diamanatkan dalam Permendagri 54 Tahun 2009 maupn Pergub 1 Tahun 2006.
PELAKSANA HARIAN (Plh)
Untuk mengisi jabatan sementara, sebabpejabat strukturalnya kosong karenaberhalangan sementara :
Contoh : tugas dinas ke luar
Tujuannya : Tugas operasional tetap berjalanOptimal.
Penulisan Plh ditempatkan di depan namajabatan yang di pangkunya.
50
51
KEDUDUKAN Plh
Berada dibawah dan bertanggungjawab kepada PejabatOrganisasi eselon diatasnya secara hierarki dan tidakmemberhentikan jabatan definitifnya
Syarat Penunjukan Plh Ka Instansi
Berhalangan 1 sampai dengan 7 hari oleh Ka SKPD
7-14 hari oleh Asisten Administrasi Umum
15 -30 hari Oleh Sekda
Lebih dari 1 bulan oleh Bp Gubernur.
52
WEWENANG DAN KEKUASAAN DAN
TANGGUNG JAWAB Plh.
Melaksanakan koordinasi
Menandatangani, naskah dinas,
Plh Kepala SKPD lebih dari 1 bulan diberikankewenangan sama dengan Plt
Plh. TIDAK BERWENANG
Membuat DP3
Kep. Penjatuhan Hukuman Disiplin
Penetapan Kep Bidang Kepegawaian
Lanjutan . . . .
Mendanda tangani naskah dinas selain :
Keputusan yg mengikat ( Spt DP.3)
Penjatuhan Disiplin, dan
Penetapan keputusan di bidang kepegawaiandan keuangan.
Berakhirnya Tugas Plh :
Telah diangkat pejabat definitif
Diberhentikan sbg. PNS
Diangkat Plh yang baru
Mutasi Ke luar. 53
PELAKSANA TUGAS (Plt)
Utk mengisi Jab. Struktural sementara krnPejabat definitif belum ada/kosong
Tujuannya : Tugas Operasional berjalanoptimal
Penulisan Plt ditempatkan di depan namajabatan yg dipangkunya.
54
KEDUDUKAN Plt.
Di bawah dan bertanggung jawab pejabat(eselon) di atasnya secara hirarki disampingjabatan struktural definitifnya.
Berakhirnya Tugas Pelaksana Tugas (Plt)
Telah diangkat pejabat definitif
Diberhentikan sbg PNS
Diangkat Plt yg baru
Mutasi ke Luar
55
WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB Plt
1. Melaksanakan Koordinasi
2. Menandatangani naskah dinas, termasukkeuangan
3. Menilai DP.3
4. Keputusan penjatuhan disiplin
5. Penetapan keputusan di bidang kepegawaian
56
57
a.n. GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
SEKRETARIS DAERAH
u.b.
Plh. / Plt. ASISTEN ADMINISTRASI UMUM
NAMA JELAS
NIP.
PENULISAN Plt./Plh.
58
59
GUBERNUR
menandatangani Naskah Dinas dalam
1. Bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan serta
2. Bentuk surat
yang materinya memuat kebijaksanaan dan atau pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.
60
SEKRETARIS DAERAH
Atas nama Gubernur menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan dan peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan Pemerintah yang ditetapkan.
Atas nama Gubernur menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan.
61
SEKRETARIS DAERAH
Naskah dinas yang ditandatangani ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah, pejabat instansi lain dan pihak-pihak yang dianggap perlu.
Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di Lingkungan Pemerintah Daerah.
62
PIMPINAN SKPD
Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur menandatangani Naskah Dinas
dalam bentuk dan susunan peraturan perundangan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai dengan tugas dan
tanggungjawabnya.
Pimpinan Perangkat Daerah menandatangani Naskah Dinas yang ditujukan kepada Pejabat di Lingkungan Pemerintah Daerah, Pejabat
Instansi lain dan pihak-pihak yang dianggap perlu.
63
PIMPINAN SKPD
Berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani Naskah Dinas dalam bentuk
dan susunan yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing Satuan Organisasi
Apabila Pimpinan Perangkat Daerah berhalangan, pejabat pada setiap Satuan Organisasi berdasarkan pemberian mandat
menandatangani Naskah Dinas atas nama Pimpinan Perangkat Daerah yang
bersangkutan.
64
ALAMAT TUJUAN NASKAH DINAS
Naskah Dinas ditujukan kepada Presiden, Wakil Presiden, Menteri/Anggota Kabinet Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, pejabat di Lingkungan Pemerintah Provinsi, Gubernur Daerah Lain, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan dan Masyarakat.
65
.
66
GUBERNUR MENANDATANGANI
PIAGAM / SERTIFIKAT
Bagi seseorang dan atau kelompokkarena karya, keteladanan atauprestasinya demi kepentinganmasyarakat luas minimal setingkatProvinsi;
Bagi seseorang karena pengabdiannyadalam karya dan tugasnya demikepentingan Pemerintah, PemerintahDaerah dan Negara;
67
GUBERNUR MENANDATANGANI
PIAGAM / SERTIFIKAT
Bagi seseorang dan atau kelompok karenatugas atau prestasinya yang membawa namaharum daerah baik di tingkat Nasional maupunInternasional;
Bagi seseorang karena keberaniannya danketulusannya dalam menyelamatkankewibawaan Pemerintah, Pemerintah Daerah, Pejabat, Keselamatan umum atau karenapenyelamatan kekayaan Negara / Daerah.
68
GUBERNUR MELIMPAHKAN
KEPADA
• Sekretaris Daerah untuk piagam/sertifikatyang diberikan kepada seseorang dan ataukelompok karena prestasi dan ataupengabdian, dengan lingkup kegiatannyalintas SKPD.
• Kepala perangkat daerah untukpiagam/sertifikat yang diberikan kepadaseseorang dan atau kelompok karena prestasidan atau pengabdian di bidang tugas SKPD tertentu.
69
STTPL DIKLAT PRAJABATAN, DIKLAT
FUNGSIONAL DAN DIKLATPIM
Penandatanganan sertifikat DiklatPrajabatan, Diklat Kepemimpinan danDiklat Fungsional dilakukan sesuaidengan peraturan perundangan yang berlaku.
70
GUBERNUR
Gubernur menandatanganisertifikat yang diperuntukkanpada Pendidikan dan PelatihanTeknis dan Penataran yang pelaksanaannya lebih atau samadengan 500 (lima ratus) Jam pelajaran.
71
GUBERNUR MENDELEGASIKAN
PENANDATANGANAN STTPL KEPADA
Gubernur mendelegasikan wewenang penandatanganan sertifikat pendidikan dan pelatihan teknis, sertifikat bimbingan teknis dan sertifikat penataran bagi Pegawai Negeri Sipil dan masyarakat kepada :
Sekda dan Kepala Badan Diklat utk Pendidikan dan Pelatihan Teknis bagi PNS yg pelaksanaannya sama atau lebih dari 100 (seratus) jpl s/d kurang dari 500 (lima ratus) jam pelajaran.
Asisten Sekretariat Daerah sesuai bidang tugasnya dan Kepala Badan Diklat untuk Pendidikan dan Pelatihan Teknis bagi PNS yg pelaksanaannya sama atau lebih dari 85 (delapan puluh lima) jpl sampai dengan 100 (seratus) jam pelajaran.
Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan dan Kepala perangkat daerah sesuai fungsi tugas teknisnya untuk Pendidikan dan Pelatihan Teknis bagi PNS yang pelaksanaannya kurang dari 85 (delapan puluh lima) jpl.
72
GUBERNUR MENDELEGASIKAN
PENANDATANGAN STTPL KEPADA
Kepala perangkat daerah sesuai fungsi tugas
teknisnya untuk Penataran dan Bimbingan Teknis bagi
Pegawai Negeri Sipil.
Kepala perangkat daerah sesuai fungsi tugas
teknisnya untuk Pendidikan dan Pelatihan dan
Penataran bagi masyarakat.
Kepala Perangkat Daerah dalam melaksanakan tugas
sebagaimana tersebut dalam ayat (1) butir e dapat mendelegasikan kewenangannya kepada Kepala Unit
Pelaksana Teknis / Unit Pelaksana Teknis Dinas dalam
lingkungan kerjanya.
73
TERDIRI DARI 3 BAB, 5
PASAL Ps.1 : Umum
Ps.2 : (1) Penulisan nama Sekretariat Daerah : .
. Biro-Biro
(2) Penulisan nama Sekretariat Daerah : .
. Biro-Biro pada Papan Nama
(3) Penulisan nama Sekretariat Daerah :
. Biro-Biro pada kop naskah dinas
. dan sampul naskah dinas
(4) Penulisan nama perangkat daerah .
. lainnya74
Lanjutan . . . .
Ps 3 : Penggandaan :
(1) Penggunaan Stempel : sesuai Pergub . No 31 th 2006 dibuah No. 10 Th 2008
(2) Dlm Hal ttt SOPD,UPT/UPTLTD dptmenggandakan stempel dgn ijin Gub
(3) Permohonan ijin lewat Ro Orgnss
Ps 4 Penutup. Ps 5. Peraturan . . . . . .
75
MODEL PEMENDEKAN
1. SINGKATAN
a. Harapan Adalah Rahmat Illahi : HARI
b. Sekolah Menengah Atas : SMA c. Angkatan Bersenjata Republik
. Indonesia : ABRI
c. Perusahaan Listrik Negara : PLN
76
MODEL PEMENDEKAN
1. AKRONIM
a. Perusahaan Umum Kereta Api : PERUMKA
b. Badan Tenaga Atom Nasional : BATAN
c. Balai Pelatihan Transmigrasi : BALATRAN
c. Perusahaan Listrik Negara : PE .. NE
77
78
Biro-biro dilingkungan Sekretariat Daerah
terdiri dari :
Biro Tata Pemerintahan ditulis SETDA 1
Biro Hukum ditulis SETDA 2
Biro Administrasi Kesejahteraan Rakyat dan
Kemasyarakatan ditulis SETDA 3Biro Administrasi Perekonomian dan Sumber
Daya Alam ditulis SETDA 4
Biro Administrasi Pembangunan ditulis SETDA 5
Biro Organisasi ditulis SETDA 6
Biro Umum, Humas dan Protokol ditulis SETDA 7
79
Sekretariat Dewan ditulis SETWANInspektorat ditulis INSPEKTORAT
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah ditulis BAPPEDABadan Kepegawaian Daerah ditulis BKDBalai Pengukuran Kompetensi Pegawai ditulis BALAI PKP
Badan Pendidikan dan Pelatihan ditulis BANDIKLATBadan Perpustakaan dan Arsip Daerah ditulis BPAD
Badan Lingkungan Hidup ditulis BLHBadan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat ditulis BADAN KESBANGLINMAS
Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan ditulis BKPPBadan Kerjasama dan Penanaman Modal ditulis BKPM
Kantor Perwakilan Daerah ditulis KAPERDAGerai Investasi ditulis GERAI INVESTASI
Badan Pemberdayaan Perempuan dan Masyarakat ditulis
BPPMSatuan Polisi Pamong Praja ditulis SATPOL PP
Rumah Sakit Grhasia ditulis RS. GRHASIA
80
Dinas Pertanian ditulis DINAS PERTANIANBalai Pengawasan dan Sertifikasi Benih Pertanian ditulis BPSBPBalai Pengembangan Perbenihan Tanaman Pangan dan Hortikultura ditulis BPPTPHBalai Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian ditulis BPSDMPBalai Pengembangan Bibit, Pakan Ternak dan Diagnostik Kehewanan ditulis BPBPTDKBalai Proteksi Tanaman Pertanian ditulis BPTP
Dinas Kelautan dan Perikanan ditulis DISLAUTKANBalai Pengembangan Teknologi Kelautan dan Perikanan ditulis BPTKPPelabuhan Perikanan Pantai ditulis PELABUHAN PERIKANAN
Dinas Kehutanan dan Perkebunan ditulis DISHUTBUNBalai Sertifikasi, Pengawasan Mutu Benih dan Proteksi Tanaman Kehutanan dan Perkebunan ditulis BSPMB-PTKPBalai Kesatuan Pengelolaan Hutan Yogyakarta ditulis BALAI KPH Balai Pengembangan Perbenihan dan Percontohan Kehutanan dan Perkebunan ditulis BP3KP
Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga ditulis DINAS DIKPORABalai Latihan Pendidikan Teknik ditulis BLPTBalai Pengembangan Kegiatan Belajar ditulis BPKBBalai Teknologi Komunikasi Pendidikan ditulis BTKPBalai Pemuda dan Olah Raga ditulis BPO
Dinas Kebudayaan ditulis DINAS KEBUDAYAANMuseum Negeri Sonobudoyo ditulis MUSEUM NEGERI SONOBUDOYO.Taman Budaya ditulis TAMAN BUDAYA
81
Dinas Pariwisata Ditulis DINAS PARIWISATADinas Sosial ditulis DINAS SOSIAL
Panti Sosial Bina Netra ditulis PSBNPanti Sosial Karya Wanita ditulis PSKWPanti Sosial Bina Karya ditulis PSBKPanti Sosial Bina Remaja ditulis PSBRPanti Sosial Asuhan Anak ditulis PSAAPanti Sosial Tresna Werdha ditulis PSTWPanti Sosial Pamardi Putra ditulis PSPP
Dinas Kesehatan ditulis DINAS KESEHATANBalai Pengobatan Penyakit Paru-Paru ditulis BP4Balai Laboratorium Kesehatan ditulis BALAI LABKESBalai Pelatihan Kesehatan ditulis BAPELKESBalai Penyelenggara Jaminan Kesehatan Sosial ditulis BP JAMKESOS
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ditulis DISNAKERTRANSBalai Latihan Kerja dan Pengembangan Produktifitas ditulis BLKPPBalai Hiperkes dan Keselamatan Kerja ditulis BALAI HIPERKES
82
Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral ditulis DINAS
PUP-ESDMBalai Pengelolaan Sumberdaya Air Provinsi ditulis BALAI PSDABalai Pengujian, Informasi Permukiman dan Bangunan, dan Pengembangan Jasa Konstruksi ditulis BALAI PIPBJKBalai Instalasi Pengelolaan Air Limbah ditulis BALAI IPAL
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika ditulis DISHUBKOMINFOKantor Pengendalian Lalu Lintas dan Angkutan Jalan ditulis KPLLAJTrans Jogja ditulis TRANS JOGJAPlaza Informasi ditulis PLAZA INFORMASI
Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah ditulis
DISPERINDAGKOPBalai Pelayanan Bisnis ditulis BPBBalai Pengembangan Teknologi Tepat Guna ditulis BPTTGBalai Metrologi ditulis BALAI METROLOGI
Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset ditulis DINAS PPKAKantor Pelayanan Pajak Daerah di Kota Yogyakarta ditulis KPPD Kota YogyakartaKantor Pelayanan Pajak Daerah di Kabupaten Bantul ditulis KPPD BantulKantor Pelayanan Pajak Daerah di Kabupaten Gunung Kidul ditulis KPPD GunungKidulKantor Pelayanan Pajak Daerah di Kabupaten Kulon Progo ditulis KPPD Kulon ProgoKantor Pelayanan Pajak Daerah di Kabupaten Sleman ditulis KPPD Sleman
83
TERIMA KASIH