babiv studi kasus perancangan sistem informasi … · 2019. 12. 12. · babiv studi kasus...

Purwanto SE, MCs|23

BBAABB IIVVSTUDI KASUS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN ECHO SALATIGA

Gambaran Perusahaan & Gambaran Kasus

Perusahaan ECHO Salatiga merupakan perusahaan yang melakukan distribusialat tulis. Perusahaan ini berada di kota Salatiga. Untuk memenuhi kebutuhanpenjualan maka perusahaan membutuhkan sistem pembelian yang bagus.Saat ini perusahaan telah melakukan transaksi pembelian, prosedurnyaadalah sebagai berikut:● Bagian pembelian menerima permintaan pembelian barang. Kemudian

bagian pembelian mencari daftar barang tersebut dalam katalog yang adapada bagian tersebut atau melakukan konfirmasi ke pemasok untukbarang tersebut.

● Setelah disepakati maka bagian pembelian memesankan barang kepemasok. Terlebih dahulu pembelian membuat pesanan Pembelian yangakan dikirimkan ke pemasok.

● Setiap transaksi pembelian diijinkan untuk membeli beberapa barang yangsama dan setiap satu transaksi diijinkan membeli barang lebih dari satu.Setelah itu pesanan pembelian dimintakan persetujuan kepada pemilik.

Selain bagian pembelian ada bagian lain yang terlibat dalam sistem tersebut yaitu:Bagian Akuntansi, Bagian Gudang, Bagian Keuangan. Setiap pegawai hanyamemiliki satu jabatan, tidak ada pegawai yang merangkap jabatan. Perusahaanmengharapkan perancangan sistem untuk sistem pembelian (tidak termasukpengeluaran kas), ketika nanti sistem sudah berjalan dengan baik makaperusahaan akan meminta pengembangan terhadap sistem yang lain.

Perancangan Sistem

Dari kasus diatas maka perancangan akan dimulai dari membuat Data FlowDiagram (DFD), kemudian membuat Entity Relationship diagram (ERD) yangdalam kasus ini ERD akan dibuat dengan menggunakan pendekatan Resources,

24|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Events, Agent (REA), membuat rancangan tabel dan query, mengimplemen-tasikan rancangan kedalam sistem dengan menggunakan ms. Access.

Perancangan DFD

Rancangan pertama adalah DFD, maka dari kasus di atas maka dapat dilihataktivitas yang dilakukan oleh sistem pembelian adalah sebagai berikut:Diagram Flow untuk sistem pembelian dibagi menjadi beberapa level, untukyang pertama dibuat DFD level Konteks. DFD level konteks terdiri dari 3 ageneksternal, 1 sistem dan beberapa aliran data. Aliran data wakili informasi dataapa yang mengalir dari agen ke dalam sistem atau sebaliknya. Kegiatan yangdilakukan dalam sistem pengeluaran adalah permintaan barang, mencaridaftar barang di pemasok, melakukan konfirmasi kalo pemasok, melakukanpesanan ke pemasok, meminta persetujuan pemilik, menerima persetujuandari pemilik.

Gambar 4.1 Diagram konteks sistem pembelian

Dalam rangka untuk memudahkan dalam menterjemahkan diagram flowlevel selanjutnya maka dibuat dengan cara membuat dikomposisi sepertigambar. Dekomposisi ini juga akan mewakili menu yang ada dalam sistematau sistem-sistem yang akan dibuat dalam diagram level selanjutnya.

Purwanto SE, MCs|25

Gambar 4.2 Dikomposisi dari sistem pembelian

Berdasarkan dikomposisi yang telah dibuat diatas maka dapat dibuatdiagram level 0. Sistem dibagi menjadi 2 proses yaitu 1.0 MenerimaPermintaan Barang, 2.0 Memesan Barang. Agen yang terlibat adalahSiklus pendapatan, Pemasok, Pemilik. Tabel yang terbentuk adalahPermintaan Barang, katalog barang, file persediaan Barang.

Gambar 4.3 Diagram Level 0


Diagram level 0 dapat diturunkan menjadi diagram level 1. Dalam hal inidiagram level 0 memiliki 2 proses, kalo dilihat dari gambar dikomposisi untukproses yang memiliki turunan adalah proses 2.0 Memesan Barang. Proses 2.0Memesan Barang memiliki sub sistem 2.1 Mencari Barang, 2.2 Konfirmasi Kepemasok, 2.3 Persetujuan Pimpinan, 2.4 Memesan Barang. Agen yang terlibatadalah Pemasok dan Pimpinan.

Perancangan Entity Relationship Diagram

Setelah membuat data flow diagram maka selanjutnya membuat entityrelationship diagram (ERD) dalam hal ini dibuat dengan menggunakanpendekatan Resources, Events, Agent (REA). Berdasarkan kasus diatas makadibagi menjadi 3 kolom yaitu kolom 1 untuk Resource atau sumber daya,kolom 2 untuk event atau kegiatan, kolom 3 untuk agen yang terlibat.Langkah menggambar REA adalah dengan cara membuat 3 kolom danmenuliskan REA di atas kolom masing-masing.

REA konteks memiliki event yaitu pembelian, pembelian dilakukan olehpegawai (agent) kepada pemasok (agent) dan membutuhkan sumber dayayaitu barang. Setiap entitas dihubungkan dengan garis relationship yangmemiliki kardinalitas masing-masing. Kardinalitas adalah batas minimum ataumaksimum suatu entitas berhubungan. Pembeli bisa terjadi atau tidak terjadiberhubungan dengan pemasok dan dilakukan oleh pegawai. Pembeliandilakukan untuk 1 atau lebih barang.

Gambar 4.4 Diagram REA sistem pembelian

Setelah digambarkan diagram REA konteks maka dilanjutkan dengan memberikunci utama (primary key) dan kunci tamu (foreign key). Entitas Barang diberi

Purwanto SE, MCs|27

primary key kodebrg, dipilih kodebrg adalah sesuatu yang unik yang tidaksama mewakili barang. Entitas Pemasok diberi primary key kodepemasok,Entitas pegawai diberi primary key kodepegawai, Entitas Pembelian diberiprimary key noBeli. Entitas Pembeli juga diberi foreign key yaitu kodepemasokdan kodepegawai, kode ini terjadi karena entitas pembeli berhubungandengan entitas pegawai dan entitas pemasok.

Gambar 4.5 Diagram Key base Sistem Pembelian

Diagram di atas akan dirubah seperti dibawah ini karena memiliki hubunganbanyak ke banyak antara barang dan pembelian maka akan dibuatkan satuentitas lain yaitu detailbeli sehingga diagram diatas dibuat menjadi sepertigambar. Rubah relasi antara entitas banyak ke banyak sehingga tidak didapatlagi hubungan banyak ke banyak antara entitas.

Gambar 4.6 Diagram Key_base sistem Pembelian Lengkap

Setelah menambahkan entitas baru untuk hubungan banyak ke banyak padaentitas barang dan pembelian maka yang perlu dilakukan adalah menambahkanatribut yang lain. Atribut sesuai dengan entitas masing-masing. Seperti contohentitas barang memiliki atribut kodebrg sebagai primary key, namabrg, satuan,harga untuk atribut yang lain. Lakukan juga untuk entitas yang lain. Sehinggatampilan seperti pada gambar berikut


Gambar 4.7 Diagram Full Atribut

Rancangan Tabel & Query

Entitas-entitas dari ERD/REA mewakili tabel-tabel yang akan dipakai. Daridesain diatas maka dapat disimpulkan bawah sistem informasi memerlukantabel barang, tabel detailbeli, tabel pembelian, tabel pemasok, tabel pegawai.Setalah tabel dibuat maka dapat dirancangan query yang dibutuhkan untukmenunjang pembuatan laporan yang dibutuhkan.

Tabel dibuat dengan menggunakan aplikasi Ms. Access. Pembuatan tabelberdasarkan diagram ERD full atribut. Berikut ini adalah struktur tabel yangdibutuhkan.a. TblBrg

Nama Field Type Data Lebar Field Keterangan

KodeBrg Text 7 Primary Key (PK)NamaBrg Text 20Satuan Text 10Harga Number 10

Purwanto SE, MCs|29

b. TblPemasok


KodePemasok Text 7 Primary Key (PK)NamaPemasok Text 20AlamatPemasok Text 20TelpPemasok Text 20CpPemasok Text 10

c. TblPegawai


KodePegawai Text 7 Primary Key (PK)NamaPegawai Text 20AlamatPegawai Text 20Jabatan Text 8TgllMasuk Date/Time 8

d. TblBeliNo Nama Field Type Data Lebar Field Keterangan1 NoBeli Text 7 Primary Key (PK)2 TglBeli Date/Time 83 KodePemasok Text 7 F Key (FK); Lookup Wizard

TblPemasok4 KodePegawai Text 7 F Key (FK); Lookup Wizard

TblPegawai5 TotalJml Number 15

e. TblDetailBeli (tambahan: karena hubungan banyak ke banyak)

No Nama Field Type Data Lebar Field Keterangan

1 NoBeli Text 7 F Key (FK)

2 KodeBrg Text 8 F Key (FK); LookupWizard TblBrg

3 JmlBrg Number 15


Implementasi Rancangan ke Ms. Access

Berdasarkan rancangan tabel di atas maka dibuatlah tabel-tabel menggunakanaplikasi Ms. Access. Ikutilah propertis yang telah dirancang seperti type data,lebar field dan lain-lain.

Membuat TabelMembuat Tabel Barang, Pelanggan, PemasokLangkah-langkahnya adalah:1. Buka aplikasi Ms. Acces2. Setelah buat file Acces.3. Klik Menu Create Tabel sehingga akan tampil seperti gambar berikut ini

4. Ketik nama-nama field dan property sesuai dengan rancangan.

Purwanto SE, MCs|31

5. Bagian yang atas adalah nama field dan dayatype, sedangkan bagianbawah adalah propertisnya, aturlah sesuai dengan yang telah dirancang.

Simpan nama tabel.

6. Simpan dan beri nama tblbrg kemudian klik OK. Kemudian akan keluar kotadialog seperti ini karena dalam tabel belum diatur primary keynya.

Kotak dialog tersebut menanyakan apakah menggunakan primari key atautidak? Apabila dalam tabel sudah ada primary maka klik tombol no, jikabelum dan menginginkan adanya primary key yang dibuatkan olehkomputer maka klik tombol yes.Dalam praktik ini sebenarnya tabel sudah memiliki primary key namunbelum diatur saja.

7. Mengatur primary key.Primary key dapat diatur dengan cara tampilkan tabel dalam tampilandesain, kemudian pilih field yang akan dijadikan primary key. Klik kananpilih primary key. Simpan tabelnya.


8. Lakukan pembuatan tabel untuk tabel: tblpemasok, tblpegawai.

Membuat tabel BeliLangkah-langkah membuat tabel beli adalah sebagai berikut:1. Klik Menu Create Tabel Desain2. Buat semua field sesuai rancangan. Buat semua field dan sesuaikan

type

Purwanto SE, MCs|33

3. Membuat field kodepemasok dan sesuaikan dengan type data dan lebarfield. Karena field ini akan mengload dari tabel pemasok maka yang perludiatru untuk type data dan lookup wizard ke tblpemasok. Hal ini sedikitberbeda dengan field-field sebelumnya. Untuk type data yang dipilihbukan short text tetapi lookup wizard, kemudian ikuti langkah-langkahnyasampai selesai.

4. Ada 2 pilihan dalam kota dialog diatas. Pilih “I want the lookup field to getthe value from another tabel or query untuk membuat lookup ke tabelpemasok. Klik next untuk proses selanjutnya.


5. Pilihlah tabel pemasok kemudian klik next untuk proses selanjutnya

6. Masukkan field yang akan dipakai ke dalam kota selected fields, kemudianklik next untuk proses selanjutnya

Purwanto SE, MCs|35

7. Tampilan ini untuk mengatur apakah data diurutkan secara asc/dec. kliknext untuk proses selanjutnya

8. Tampilan di atas untuk mengatur apakah semua field akan ditampilkanatau tidak, ada cek box hide key column, apabila ini dihilangkan makasemua data akan dikeluarkan, sedangkan jika di cek maka field


kodepemasok akan dihilangkan, dalam praktik ini yang dipakai adalahcekbox dihilangkan, klik next untuk proses selanjutnya

Purwanto SE, MCs|37

9. Klik finish

10. Akan keluar kotak dialog meminta untuk menyimpan relationship, klikyes.


11. Simpan dengan nama tblbeli kli ok

12. Lanjutkan untuk field kodepegawai dengan cara yang sama.

Catatan: utuk tblDetailBeli yang perlu diperhatikan adalah untukpembuatan field kodebrg yaitu pengaturan yang sama sepertisebelumnya. Hati-hati karena tidak ada primary key maka akan ditanyaapakah mau dibuatkan primary key, dipilih no.

Purwanto SE, MCs|39

Dari implementasi tabel di atas dapat dilihat relationship dengan caramenu database tool – relationship maka akan terlihat tampilan sepertigambar di bawah.

Membuat Relationship

Relationship dapat diatur agar sesuai dengan desain sebelumnya. Langkahyang perlu dilakukan adalah klik dua kali pada garis relationship antar entitassehingga akan muncul tampilan kotak dialog. Sebagai contoh akan diklik garisantara tblbeli dengan tblpemasok.


Aturlah cek box pada enforce referential integrity, cascade update relatedfields, cascade delete related records dan lain-lain sehingga akan memun-culkan simbol relationship one to many.

Lakukan hal yang sama untuk garis relationship tblbeli dengan tblpalanggan.Tariklah garis antara tbldetailbeli dengan tblbeli dengan klik nobeli didrag ketabel yang lain, aturlah seperti sebelunya, Sehingga tampilan relationshipmenjadi seperti gambar.

Purwanto SE, MCs|41

Relasi di atas akan menjadi seperti berikut

Membuat Form

Setelah membuat tabel dan relationship maka langkah selanjutnyaadalah membuat form. Form yang dibuat antara lain Form Barang, FormPemasok, Form Pegawai, Form Pembelian. Tampilan Form yang akandibuat tampak seperti gambar dibawah ini:

Form Barang Form Pemasok

Form Pegawai Form Pembelian


● Langkah-langkah membuat FormMembuat form dapat dilakukan dengan beberapa cara. Membuat formdengan menggunakan menu create form/form design/form wizard.Langkah yang paling mudah adalah membuat form dengan menggunakanform wizard, tabel yang akan dibuat form dapat diatur sesuai denganharapan. Sedangkan jika dipilih form design maka membuat form dengancara merancang sendiri. Apabila memilih form maka perlu dipilih terlebihdahulu tabel yang akan dibuat form sehingga ketika di klik tombol formmaka form akan terbentuk dengan cepat.

- Pilih tabel yang akan dibuat form

Purwanto SE, MCs|43

- Kllik tombol create, form

- Maka form akan terbentuk


- Simpan dengan nama frmbrg

- Langkah berikutnya adalah mengatur tombol-tombol yangdibutuhkan dan juga propetis yang diinginkan.

- Lakukan juga untuk tabel yang lain sesuai dengan rancangan formyang diharapkan

Membuat form dengan menggunakan wizard- Pilih menu Create, form wizard

- Pilih tabel yang akan dibuat form pada field tabels/queries

Purwanto SE, MCs|45

- Masukkan fields dalam kolom availabel fields ke selected fields- Klik next, pilih jenis form yang diinginkan- Klik next, beri nama formnya

- Terdapat 2 pilihan yaitu open the form to view or enter informationjika langsung menjalankan form yang telah dibuat, modify the form’sdesign jika ingin melakukan modifikasi terlebih dahulu.

- Klik finish

- Lakukan untuk pembuatan form yang lain


Note: form wizard dapat menggunakan beberapa tabel dan bisamemasukkan beberapa field yang diperlukan saja. Pilih tabel/querinyakemudian masukkan fieldnya, ganti tabel / queri dan pilih kembali fieldyang diinginkan.

Membuat Report

Setelah membuat tabel dan relationship serta form maka langkahselanjutnya adalah membuat report. Report yang dibuat antara lainReport Barang, Report Pemasok, Report Pegawai, Report SemuaPembelian, Report Pembelian Per Nomor Transaksi. Tampilan reportyang akan dibuat tampak seperti gambar berikut ini:

Purwanto SE, MCs|47

Report Barang Report Pemasok

Report Pegawai

Report Pembelian (untuk semua transaksi)

Report Pembelian (Per nomor transaksi)


● Langkah-langkah membuat Report (Laporan)Membuat report dapat dilakukan dengan beberapa cara. Membuat reportdengan menggunakan menu create report/report report design/reportwizard. Langkah yang paling mudah adalah membuat report denganmenggunakan report wizard, tabel yang akan dibuat report dapat diatursesuai dengan harapan. Sedangkan jika dipilih report design maka membuatreport dengan cara merancang sendiri. Apabila memilih report maka perludipilih terlebih dahulu tabel yang akan dibuat report sehingga ketika di kliktombol report maka report akan terbentuk dengan cepat.- Pilih tabel yang akan dibuat report

- Kllik tombol create, report

Purwanto SE, MCs|49

- Maka report akan terbentuk

- Simpan dengan nama rptbrg

- Langkah berikutnya adalah mengatur tampilan yang diharapkan melaluimenu desain.

- Lakukan juga untuk tabel yang lain sesuai dengan rancangan form yangdiharapkan

Membuat report dengan menggunakan wizard- Pilih menu Create, report wizard


- Pilih tabel yang akan dibuat report pada field tabels/queries- Masukkan fields dalam kolom availabel fields ke selected fields- Klik next, pilih grouping level report yang diinginkan

- Klik next, atur pengurutannya, klik next atur jenis tampilan, beri namarptnamareport

- Terdapat 2 pilihan yaitu preview the report jika langsung menjalankanreport yang telah dibuat, modify the report’s design jika inginmelakukan modifikasi terlebih dahulu.

Purwanto SE, MCs|51

- Klik finish

- Lakukan untuk pembuatan report yang lain

Note: report wizard dapat menggunakan beberapa tabel dan bisamemasukkan beberapa field yang diperlukan saja. Pilih tabel/querinyakemudian masukkan fieldnya, ganti tabel / queri dan pilih kembali fieldyang diinginkan.

Menu UtamaDesain rancangan menu utama untuk sistem pembelian adalah sebagaiberikut:Menu UtamaFormInput PembelianInput BarangInput PemasokInput Pegawai


Edit BarangEdit PemasokEdit PegawaiKembaliLaporanLaporan Semua PembelianLaporan pembelian berdasarkan no pembelianLaporan BarangLaporan PemasokLaporan PegawaiKembaliKeluarUntuk membuat menu utama dapat dilakukan dengan cara membuatmenu utama menggunakan form dangan command buton ataumenggunakan Switchboard Manager.

a. Switchboard Manager

Purwanto SE, MCs|53

b. Menu Utama dengan Form


● Langkah-langkah membuat Menu Utamao Swichboard Manager1. Mencari icon/menu Switchboard Manager

▪ Untuk Acces 2007 : Menu Database Tools-klik SwichboardManager

▪ Untuk Ms. Acces 2003 :▪ Klik menu / icon sehingga muncul gambar seperti dibawah ini :

2. Setelah tampil kotak dialog “switchboard manager” maka klik tombol newuntuk menambahkan switchboard pages.

3. Ketik kata “Form” di dalam textbox, kemudian klik ok. Apabila inginmenambah switchboard page maka klik tombol new pada kotak dialogSwitchboard manager dan lakukan langkah no. 3 hingga switchboard pageselesai. Sebagai contoh ditambahkan switchboard page untuk “Laporan”sehingga tampilannya seperti gambar dibawah ini.

Purwanto SE, MCs|55

4. Setelah penambahan Switchboard pages selesai, klik Main Switchboardkemudian klik tombol edit untuk melakukan pengeditan pada MainSwitchboard. Ganti “Main Switchboard” dengan kata “Menu Utama”.

5. Klik tompol new pada kotak dialog “edit switchboard page” untukmembuat tombol pada” items on this switchboard”.

6. Ketik kata “FORM” didalam textbox, pada baris command pilihlah go toswitchboard, pada baris switchboard pilihlah Form hal ini agar ketikatombol diklik maka akan mengarah ke “switchboard form”.

7. Klik new untuk menambahkan “items on this switchboard” sehinggatampak seperti gambar berikut ini.


8. Setelah switchboard page dibuat,klik Close.9. Pilih Switchboard “Form”, klik tombol edit.

10. Klik tombol new untuk membuat “items on this switchboard”. Ketikkata “INPUT BARANG” dalam baris textbox. Pada baris command pilih“open form in add mode” ketika form dijalankan user hanya bisa inputdata saja. Baris form diisi dengan form yang akan diinput.

11. Klik ok dan tampilan kotak dialog seperti gambar dibawah.

12. Buat beberapa switchboard yang lain.

Purwanto SE, MCs|57

13. Buat switchboard untuk merubah data.

14. Pada baris textbox ketikan kata “Edit Barang”, pada baris command pilih“open form ini edit mode”, command edit mode dipilih karena ketikaform di jalankan user dapat merubah data pada database. Lakukanlangkah tersebut sampai seluluh items on this switchboard sehinggatampilan dari switchboard seperti berikut ini.

15. Setelah switchboard page selesai dibuat,klik Close.

16. Untuk membuat switchboard Laporan Pilih Switchboard “Laporan”, kliktombol edit.


17. Klik tombol new untuk membuat “items on this switchboard” padaswitchboard Laporan. Ketik kata “LAPORAN SEMUA PEMBELIAN” dalambaris textbox. Pada baris command pilih “Open Report” ketika formswitchboard dijalankan, user dapat melihat laporan semua pembelian.Baris report diisi dengan report yang akan dilihat.

18. Sehingga tampilannya menjadi seperti gambar dibawah ini.

19. Lakukan langkah tersebut sampai seluluh items on this switchboardLaporan sehingga tampilan dari switchboard seperti berikut ini.

20. Klik Close

Purwanto SE, MCs|59

21. Klik object Form, klik switchboard, sehingga tampilan seperti gambarberikut ini.


o Menu Utama dengan Form1. Membuat form

▪ Untuk Acces 2007 : Menu Create-klik Form Desain▪ Untuk Ms. Acces 2003:▪ Klik control wizard (pastikan dalam keadaan hidup)

2. Klik command button

3. Buat command button sesuai contoh gambar berikut ini

Purwanto SE, MCs|61

4. Setelah diklik tombol command button akan tampil kotak dialog sepertigambar dibawah ini, ikutilah tiap langkah demi langkah.

5. Langkah pertama, memilih category form operations, untuk actions openform. Klik next.

6. Pilih nama form yang akan dibuka. Klik next

7. Klik next.


8. Ketik nama untuk form dengan kata “INPUT PEMBELIAN”. Klik next.

9. Beri nama command button, langkah ini bisa diabaikan tetapi alangkahbaiknya diberi nama (perlu diingat untuk nama tidak boleh kembar). Kliknext.

Purwanto SE, MCs|63

10. Klik Finish. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat tombol yanglain. Lakukan modifikasi sesuai keinginan.

11. Untuk membuat tampilan form dengan mode add editlah command yangditebal menjadi sebagai berikutPrivate Sub Command1_Click()On Error GoTo Err_Command1_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "FrmBeli"DoCmd.OpenForm stDocName, , , , acFormAdd

Exit_Command1_Click: Exit SubErr_Command1_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command1_ClickEnd Sub

Accformadd untuk menampilkan form yang hanya bisa menambah saja,tidak bisa mengedit data yang telah diinput.

babiv studi kasus perancangan sistem informasi … · 2019. 12. 12. · babiv studi kasus...

Documents