bab iv studi kasus iv.i. kontraktor duta graha indah · pdf filetentang analisis supply system...

56

BAB IV

STUDI KASUS

IV.I. Kontraktor Duta Graha Indah (DGI)

IV.1.1. Gambaran umum proyek

Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik

proyek pembangunan Grand Indonesia yang menjadi obyek dalam penelitian

tentang analisis supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean

construction.

Nama proyek : Pembangunan Grand Indonesia / Site B

Pemilik proyek : PT. Grand Indonesia Jakarta - Indonesia

Fungsi bangunan : Shooping Mall, Office & Apartement Tower, Jembatan

Lokasi proyek : Jl. MT. Thamrin no 01, Jakarta Pusat

Kontraktor struktur : PT. Duta Graha Indah

Nilai kontrak : ± Rp. 360 milyar

Luas tanah : 29.788 m2

Luas bangunan : 371.749 m2

Ketinggian bangunan : + 215,750

Sistem kontrak : Kontrak terpisah

Waktu pelaksanaan : 595 hari

Metode kontrak dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini menggunakan

metode kontrak terpisah, yaitu owner memberikan pekerjaan secara terpisah

kepada kontraktor-kontraktor yang diyakini memiliki kemampuan khusus dalam

yang berbeda-beda. Metode pembayarannya menggunakan sistem remeasurement,

yaitu pembayaran dilakukan berdasarkan pengukuran ulang pekerjaan yang telah

dilaksanakan oleh kontraktor sesuai dengan shop drawing yang disetujui oleh

owner. Volume pekerjaan kontrak awal tidak mengikat, sehingga pembayaran

berdasarkan volume as built drawing.

Proyek pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu owner

membagi-bagi struktur pekerjaan seperti pada gambar IV.1.

57

Gambar IV.1. WBS Proyek Grand Indonesia

58

Jenis pekerjaan pada proyek ini dibagi menjadi tiga, yaitu pekerjaan arstiktur,

pekerjaan struktur dan pekerjaan mechanical electrical & plumbing (MEP).

Masing-masing jenis pekerjaan dikerjakan oleh 3 kontraktor yang berbeda, tetapi

tetap ada koordinasi dalam pelaksanaan proyek atas petunjuk dari owner.

Owner

PT. Grand Indonesia

Construction Management

(CM)

AsistantConstruction Management

(ACM)Structure


(ACM)MEP


(ACM)Architecture

Kontraktor PT. DGI

Structure & Wet Work Finishing

Kontraktor Y

MEP

Kontraktor X

Architecture

Owner

Supplier

Sub Cont. Sub Cont.Sub Cont.

Gambar IV.2. Struktur Organisasi Proyek PT. Grand Indonesia

Lingkup pekerjaan kontraktor Duta Graha Indah pada proyek pembangunan

Grand Indonesia ini meliputi:

1. Pekerjaan persiapan

2. Pekerjaan tanah

Pekerjaan galian

Pekerjaan pembuangan

3. Pekerjaan pondasi

Meneruskan pekerjaan pilecap

4. Pekerjaan struktur beton

a. Apartemen tower

Basement 1

Ground level

Mezz. level

Upper ground level

59

Level 1 s/d 53

Top floor

b. Office tower

Basement 1

Ground level

Mezz. level

Upper ground level

Level 1 s/d 51

Top floor

c. Podium

Basement 1

Ground level

Mezz. level

Upper ground level

Level 1 s/d 10

Top floor

d. Jembatan

Level 1 s/d 6

Top floor

Helipad

5. Pekerjaan finishing (sebagian)

Pekerjaan dinding (celcon/ hebel/ primacon)

Pekerjaan plester / ACI

Pekerjaan floor hardener

Pekerjaan keramik

Pekerjaan struktur ada yang langsung disubkontrakkan oleh owner pada proyek

pembangunan Grand Indonesia ini. Pekerjaan tersebut adalah pekerjaan borepile

dan pilecap (pekerjaan pondasi), dan pekerjaan struktur baja yang dilaksanakan

oleh kontraktor lain dengan koordinasi yang dilakukan oleh owner sendiri.

Karena proyek ini sangat besar dan luas, maka kontraktor dalam melaksanakan

proyek konstruksi membagi daerah kerja menjadi 4 daerah operasi dan 7 zona (A

60

s.d. G), di mana satu daerah operasi terdiri dari beberapa zona. Masing-masing

daerah operasi dikepalai oleh seorang site engineer.

Daerah operasi 1 meliputi zona D, zona E, zona F, dan zona G

Daerah oparasi 2 meliputi zona A, zona B, dan zona C

Daerah operasi 3 meliputi jembatan dan temporary building

IV.1.2. Struktur organisasi proyek

Dalam melakukan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi perlu adanya

pengorganisiran yaitu mengatur unsur-unsur sumber daya perusahaan yang terdiri

dari tenaga kerja, tenaga ahli, material, dana, peralatan dalam suatu gerak langkah

yang sinkron untuk mencapai tujuan. Untuk itu perlu dibentuk struktur organisasi

proyek. Struktur tersebut akan menggambarkan hubungan formal tentang

pembagian kelompok, adanya hirarki, wewenang, dan tanggung jawab bagi

kelompok dan pimpinan.

Struktur organisasi proyek suatu kontraktor biasanya berbeda dengan kontraktor

lain. Struktur organisasi ini tergantung dari kompleksitas suatu proyek yang

dilaksanakan. Semakin besar kompleksitas suatu proyek maka struktur organisasi

proyeknya semakin rumit, semakin kecil kompleksitas suatu proyek maka struktur

organisasi proyeknya semakin sederhana.

Struktur organisasi proyek pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini terdiri

dari bagian cost control, engineering, operation, administrasi dan keuangan.

Bagian cost control menangani bagian pengendalian biaya, perencanaan sumber

daya, dan administrasi biaya. Bagian engineering menangani bagian perencanaan

produksi, pembagian, pembentukan tahapan dan urutan tugas, administrasi teknik,

pengujian material, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation

menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya

pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani

kegiatan administrasi perkantoran, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek

konstruksi, personalia, kegiatan logistik, dan keamanan.

61

Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek

pembangunan Grand Indonesia di Jakarta yang dijadikan studi kasus dalam

penelitian.

PROJECT MANAGER

QUALITY CONTROL & K3COST CONTROLSub Con/Supplier/Mandor

SDBP / Cost AdmQuantity Surveyor & Progress Claim

Bar Banding & Schedule

TOTAL SCHEDULE CONTROL

CHIEF ENGINEERING SITE MANAGER 1 SITE MANAGER 2 SITE MANAGER 3 ADMINISTRATION & FINANCE

OPERATION 2ZONE A, B, C

Keuangan Personalia & GA Gudang/Logistic, Chief Concrete Re-Bar & Other Mat. Adm. Gudang Monitor SPP/P Oper. Mesin Foto Copy Office Boy Driver Security

EQUIPMENTSURVEYOR

Shop Drawing & Asbuilt Drawing Drafter Progress Mapping Material Testing & Structure Eng. Administrasi Teknik

Koord. Pelaksana Staff Pelaksana

DIRECTOR INCHARGE

QA & SAFETY, COST CONTROL, PROCUREMENT, EQUIPMENT, SUB-CONT, PERSONALIA, GA Head Office

Site Office

SITE MANAGER 4

OPERATION 4FINISHING


OPERATION 3BRIDGE, TEMP. BUILDING


OPERATION 1ZONE D, E, F, G


PEMBERSIHAN

MechanicOperator TCOperator PHOperator CPOperator PBPengelasan

Gambar IV.3. Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Grand Indonesia

IV.1.3. Perencaanaan pelaksanaan proyek

Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses produksi sudah dimulai pada

saat tender proyek konstruksi. Setelah memenangkan tender, ditetapkan dokumen

tender antara lain Bill of Quantity (BQ) yang berisi nilai harga kontrak, gambar

tender, spesifikasi, original schedule yang berisi batas waktu pengerjaan proyek

konstruksi, dan dan dokumen tender lainnya.

Kontraktor mempertimbangkan terlebih dahulu rencana pelaksanaan proyek

dalam membuat master schedule yang komprehensive. Dengan pembuatan

rencana pelaksanaan maka pembuatan schedule akan menjadi lebih mudah.

Kontraktor melakukan pendetailan rencana master schedule tersebut disesuaikan

dengan alokasi dana yang disediakan kantor pusat yang disebut rencana anggaran

proyek (RAP). Pembuatan master schedule pada awalnya memang memerlukan

waktu dan pemikiran yang intensive, tetapi setelah itu tidak terlalu sulit kecuali

jika dirombak secara total pada pertengahan berjalannya pelaksanaan proyek.

62

Dalam perjalanan waktu pelaksanaan adala evaluasi apakah schedule perlu

direvisi atau tidak.

Ada beberapa hal yang menjadi pemikiran kontraktor untuk membuat dan

membuat perencanaan proyek, yaitu:

1) Project goal

Project goal yang dimaksud adalah target yang diinginkan, contohnya cycle

time lantai ke lantai harus dicapai dalam tujuh hari, pekerjaan façade harus

selesai dalam tiga bulan setelah struktur sehingga gedung sudah watertight,

pekerjaan M&E sudah harus selesai dalam lima bulan setelah gedung

watertight, dan lain-lain.

2) Tahapan kerja

Tahapan kerja adalah tahap-tahap pekerjaan yang akan dilakukan mulai dari

pekerjaan galian, pekerjaan pondasi, pekerjaan basement, pekerjaan struktur

atas, dan seterusnya.

3) Sequence kerja

Sequence kerja adalah urutan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga

pekerjaan berjalan sesuai dengan urutan yang diinginkan.

4) Milestone

Milestone adalah kejadian penting yang terjadi dalam pelaksanaan proyek.

Master schedule tersebut diterjemahkan dalam bentuk S-Curve yang berisikan

bobot produksi yang direncanakan harus dicapai setiap minggunya untuk

digunakan sebagai pengendalian proses produksi di lapangan. Proyek

pembangunan Grand Indonesia ini sangat besar, oleh karena itu S-Curve dibuat

untuk beberapa pekerjaan untuk mempermudah pengendalian. Pekerjaan tersebut

antara lain:

Pekerjaan struktur office tower

Pekerjaan struktur apartement tower

Pekerjaan struktur podium

Pekerjaan struktur jembatan

Pekerjaan perkuatan struktur hotel

63

Hal-hal yang dilakukan bagian engineering dalam persiapan pelaksanaan proyek

antara lain:

Membuat gambar desain (for construction drawing)

Melakukan rapat koordinasi

Mempelajari brosur material

Menyelesaikan urusan surat menyurat

Bagian engineering kemudian membuat gambar kerja (shop drawing) yang

nantinya untuk digunakan oleh pelaksana di lapangan. Shop drawing tersebut

periksa dahulu oleh struktur, arsitek, dan ME engineering sebelum diajukan

persetujuan ke owner. Setelah mendapat persetujuan owner, shop drawing

dijadikan acuan oleh bagian operation untuk melaksanakan di lokasi proyek.

IV.1.4. Perencaanaan sumber daya

Perencanaan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia ini dimulai

dari pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari

pemecahan pekerjaan tersebut, kontraktor bisa menganalisa kuantitas dan jenis

sumber daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu (biasanya

dalam periode mingguan) untuk masing-masing pekerjaan.

Berdasarkan hasil tersebut, bagian cost control membuat schedule pengadaan dan

schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan

melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak

dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke

proyek konstruksi.

IV.1.5. Sumber daya yang digunakan

Sumber daya yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek pada proyek

pembangunan Grand Indonesia ini terdiri dari :

1. Tenaga kerja

a. Kantor

Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori kantor adalah semua personel

yang masuk dalam organisasi proyek pembangunan Grand Indonesia.

b. Lapangan

64

Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori lapangan adalah mandor,

tukang batu, tukang besi, tukang kayu, tukang las, pekerja pembantu.

c. Jasa

Tenaga kerja yang dimaksud adalah tenaga kerja yang memberikan jasa

pelasanaan pekerjaan proyek, yaitu subkontraktor.

2. Peralatan

a. Peralatan utama

Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand

Indonesia ini terdiri dari :

Tower crane Concrete pump

Passenger hoist Bar cutter

Placing boom Bar bender

b. Peralatan pendukung

Car wash + jet washer Pompa air

Compressor Pompa engine

Concrete bucket Pompa jet pump

Converter vibrator Pompa submersible

Container Scaffolding

Generator genset Stemper

Jack hammer Teodolith

Mesin bor beton Waterpass

Mesin compactor Peralatan bantu ukur

Mesin gurinda Peralatan perlengkapan

Peralatan penerangan Dan lain-lain

3. Material

a. Major material

Major material adalah material utama yang digunakan dalam pelaksanaan

proyek. Major material dalam proyek pembangunan Grand Indonesia ini

terdiri dari :

Besi beton

Beton ready-mix

Metal deck

65

Wire mesh

b. Material pendukung

Bataco press Hebel NH natural

Bekisting HSD solar Paku

Besi siku Kabel ties Pasir pasang

Besi plat Kayu usuk Pipa

Beton instant Kayu balok Playwood

Bohlam lampu Kayu kaso Primacon

Calbord Kawat ayam Semen PPC

Celcon Kawat bendrat Screed

Concrete fill Keramik Skim coat

Drymix ACI Mata bor Selang

Dolken Mortar Thiner

Epoxy grout Multiplex Dan lain-lain

Supplier yang terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:

PT. Cakra Steel (besi beton)

PT. Cayaco (besi beton)

PT. Master (besi beton) Owner’s supplier

PT. Jaya Mix (ready mix, beton instan)

PT. Union Metal (metal deck, wire mesh)

PT. Cipta Utama Mortar (mortar, plester ACI, perekat keramik, screed,

drymix plester)

PT. Drymix (beton instan, drymix ACI, concrete fill, skim coat)

PT. Pelita Agung (bataco, multiplex, semen PPC, kawat ayam, kawat

bendrat)

PT. Fokus Karsa 9 (solar)

PT. Fosroc (nitofloor hardtop natural)

PT. Prima Rezeki Pertiwi (primacon)

PT. Sampurna Agung (pasir pasang, balok, multiplex, semen)

CV. Karya Baru (kayu balok, kaso)

CV. Bintang Baru (kayu kaso)

66

PT. Potaindo (sewa tower crane)

PT. Pondok Jagung (sewa schaffolding)

PT. Berkat Usaha Mandiri (sewa passenger hoist)

Dan lain-lain

Subkontraktor terlibat proyek pembangunan Grand Indonesia:

PT. Bower (pekerjaan pondasi) Owner’s subcontractor

PT. Murinda (pekerjaan struktur baja)

PT. Batu Indah (pekerjaan tanah)

PT. Beton Perkasa (pekerjaan bekisting)

PT. Nuansa (pekerjaan bekisting)

PT. Panca Mitra (pekerjaan bekisting)

PT. Multi Abadi Sarana (pekerjaan bekisting)

PT. Megah Bangun Jaya (pekerjaan bekisting)

PT. Fisher (pekerjaan chemical)

PT. Aneka Abadi (pekerjaan waterproofing, waterstop, floor hardener)

IV.1.6. Proses pengadaan

Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek pembangunan Grand Indonesia,

bagian cost control kantor proyek maupun kantor pusat memulai dengan

melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan proyek berupa sumber daya

tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai input untuk proses produksi

yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi sumber daya tenaga kerja,

peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan proyek, bagian cost control

tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya tenaga kerja, peralatan,

material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.

Dalam proyek pembangunan Grand Indonesia terdapat pengadaan yang dilakukan

oleh owner seperti untuk pengadaan material utama meliputi pengadaan besi

beton, beton ready-mix, metal deck, dan wire mesh serta material arsitektur

seperti keramik. Owner akan melakukan kontrak langsung dengan supplier

material utama dan supplier material arsitektur tersebut.

67

Sedangkan pengadaan yang dilakukan sendiri, kontraktor melakukan kebijakan

berimbang antara kontor pusat dan kantor proyek. Kebijakan yang dilakukan

kantor pusat meliputi pengadaan alat-alat berat, pemilihan subkontraktor,

pemilihan supplier yang memiliki kontrak dalam skala besar. Pengadaan yang

lainnya dilakukan kantor proyek, tetapi tetap melalui persetujuan kantor pusat

untuk mengotrol biaya yang dikeluarkan.

Proses pemilihan pemasok yang dilakukan kontraktor dapat dibedakan menjadi

dua jenis, yaitu pemilihan pemasok untuk penyedia barang yang dilakukan

terhadap produsen atau distributor barang, dan pemilihan terhadap pemasok untuk

penyedia jasa yang dilakukan terhadap subkontraktor. Proses pemilihan pemasok

yang dilakukan terhadap penyedia barang dan jasa pada prinsipnya sama. Ada

beberapa proses penting dalam pemilihan pemasok barang dan atau jasa, yaitu

proses pencarian, proses seleksi, proses negosiasi, dan proses evaluasi.

Proses pencarian

Proses pencarian dilakukan untuk mencari calon penyedia barang dan atau jasa

yang akan ikut seleksi pemilihan sebagai pemasok. Dalam proses pencarian ini,

calon peserta dapat berasal dari penyedia barang dan atau jasa yang sudah

terdaftar dalam daftar rekanan kontraktor, penyedia barang dan atau jasa yang

diajukan oleh owner (nominated supplier dan nominated subcontractor)

maupun penyedia barang dan atau jasa baru yang belum pernah berkerja sama

dengan kontraktor.

Proses seleksi

Proses seleksi dilakukan setelah dilaksanakannya penjelasan kepada para calon

penyedia barang dan atau jasa. Proses seleksi ini bertujuan untuk memilih

calon penyedia barang dan atau jasa kompeten yang nantinya berkesempatan

memberikan penawaran kepada kontraktor.

Proses negosiasi

Calon penyedia barang dan atau jasa yang lolos seleksi melakukan penawaran

kepada kontraktor. Pada proses negosiasi ini, calon penyedia barang dan atau

jasa memberikan contoh barang dan harga penawaran untuk dinegosiasikan.

Kontraktor akan memilih penyedia barang dan atau jasa yang cocok dan sesuai

dengan kriteria kontraktor. Pemenang penyedia barang dan atau jasa akan

68

menandatangani kontrak sebelum dilaksanakan pengiriman barang atau

pelaksanaan pekerjaan.

Proses evaluasi

Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan.

Penilaian pada proses evaluasi ini meliputi beberapa hal, yaitu kualitas/mutu

yang telah dilakukan penyedia barang dan atau jasa, waktu realisasi aktual

terhadap waktu rencana, service/pelayanan, dan evaluasi K3 khusus untuk

bahan-bahan berbahaya yang cukup berisiko terhadap K3. Bila hasil evaluasi

dinilai naik, maka penyedia barang dan atau jasa berhak untuk melanjutkan

sebagai rekanan. Bila hasil evaluasi dinilai cukup, maka penyedia barang dan

atau jasa akan dipantau kinerjanya. Bila hasil evaluasi dinilai kurang, maka

penyedia barang dan atau jasa akan diperiksa kinerjanya. Bila hasil evaluasi

dinilai sangat kurang, maka penyedia barang dan atau jasa akan ditolak

kinerjanya dan dikeluarkan dari daftar rekanan kontraktor.

Gambar IV.4. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa

69

IV.1.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek pembangunan Grand Indonesia

Pelaksana atau koordinator pelaksana merencanakan kebutuhan sumber daya yang

diperlukan dengan melihat perencanaan pelaksanaan. Pelaksana atau koordinator

pelaksana tersebut kemudian mengajukan permintaan akan sumber daya kepada

cost control bagian sub-cont/supplier/mandor. Bagian cost control akan

menerbitkan surat permintaan pengadaan/ penyerahan (SPP/P) setelah

membandingkan kesesuaian antara permintaan dari pelaksana dengan rencana

pengadaan yang telah dibuatnya.

Surat permintaan material tersebut kemudian dimintakan persetujuan site manager

yang merupakan kepala dari pelaksana yang bersangkutan. Site manager akan

menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber

daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari site manager, surat

permintaan material tersebut dimintakan persetujuan dari project manager.

Project manager akan mengevaluasi apakah permintaan tersebut telah sesuai

dengan kebutuhan sumber daya yang diperlukan untuk jenis pekerjaan yang

bersangkutan.

Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) dibawa ke kantor pusat setelah

mendapat pemeriksaan dan persetujuan dari kantor proyek untuk mendapatkan

persetujuan. Bagian cost control akan menganalisa apakah permintaan

penggunaan bahan/material tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan

bahan/material yang akan diperlukankan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan

sebelum memberikan persetujuan surat permintaan tersebut. Persetujuan

permintaan pengadaan dari direktur perusahaan kadang kala dilakukan jika

memang diperlukan.

Surat permintaan pengadaan / penyerahan (SPP/P) diserahkan ke kantor owner

setelah mendapat persetujuan dari kantor pusat. Owner akan menganalisa apakah

sumber daya yang akan didatangkan sesuai dengan jenis dan kualitas yang

diinginkan oleh owner. Owner kemudian melakukan pengadaan barang setelah

menyetujui permintaan material tersebut. Pengadaan yang dilakukan oleh owner

70

adalah pengadaan major material seperti besi beton, beton ready-mix, metal deck,

wire mesh, serta material arsitektur seperti keramik.

Kebutuhan Material olehPelaksana

PerencanaanPelaksanaan

Permintaan Materialkepada Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor

ApprovalSite Office

Tidak

Ya

PengadaanBarang

Penerbitan Surat Permintaan Material

oleh Cost Control bag. Sub Cont/Supplier/Mandor

Site Manager Chief Engineering Project Manager

Penyerahan Surat Permintaan Material ke

Kantor Pusat

ApprovalHead Office

Tidak

Cost Control Manager Logistik Manager

Ya

Ya

Penyerahan Surat Permintaan Material ke

Pihak Owner

ApprovalOwner

SchedulePengadaan

Tidak

Pengadaan barang dilakukanoleh owner

Gambar IV.5. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada

Proyek Pembangunan Grand Indonesia

71

Kantor pusat langsung melakukan pengadaan jika barang yang akan didatangkan

bukan merupakan tanggung jawab dari owner untuk menyediakannya. Pengadaan

yang langsung dilakukan kantor pusat contohnya adalah pengadaan material

penunjang, peralatan, dan tenaga kerja.

IV.1.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Grand Indonesia

Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Grand

Indonesia dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari

bidang administrasi dan keuangan. Bagian logistik ini mempunyai beberapa sub-

bagian yaitu: concrete, re-bar & other material, dan administrasi gudang yang

diketuai seorang chief logistic. Personel sub-bagian concrete memiliki personel

paling banyak karena pada proyek Grand Indonesia ini sangat besar sehingga

volume pekerjaan strukturnya yang berhubungan dengan pengecoran sangat

banyak.

IV.1.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Grand Indonesia

Barang yang dikirim oleh supplier yang telah sampai di lokasi proyek diterima

oleh staff gudang yang bertugas di lapangan. Staff gudang kemudian melakukan

pemeriksaan terhadap surat jalan apakah sesuai dengan nama barang dan jumlah

barang yang dibawa supplier. Surat jalan tersebut akan ditandatangani oleh staff

gudang jika sesuai dengan nama, volume, bentuk, dan jumlah barang.

Barang yang telah diterima tersebut kemudian diperiksa tentang jenis, kuantitas,

dan kualitasnya dan disetujui oleh chief logistic. Barang akan dikompain ke

supplier jika tidak disetujui oleh chief logistic karena jenis, kuantitas, dan

kualitasnya tidak sesuai dengan pemesanan. Barang akan disimpan jika disetujui

oleh chief logistic di tempat yang telah ditentukan berdasarkan kemudahan

pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan pemasangan. Barang yang telah

diperiksa dan disejutui tidak semua disimpan karena ada yang langsung digunakan

untuk kebutuhan proyek seperti beton ready-mix, barang yang datang langsung

terpakai untuk kebutuhan proyek.

Bagian administrasi gudang membuat laporan terhadap barang yang telah diterima

dengan membuat Laporan Penerimaan Material (LPM). Lembar putih LPM yang

72

telah diperiksa dan disetujui oleh chief logistic kemudian diberikan kepada bagian

verifikasi yaitu cost control. Lembar biru LPM sebagai arsip gudang. Lembar

merah LPM diberikan kepada bagian logistik. Bagian administrasi gudang dan

bagian administrasi cost control masing-masing melakukan pencatatan terhadap

barang yang telah diterima. Bagian administrasi gudang juga memberikan

penomoran dan pelabelan untuk mempermudah membedakan nama dan jenis

material yang disimpan.

Barangdari Supplier

Pemeriksaan & Persetujuan oleh

Chief Logistic

BarangMasuk Gudang

Terima

Tolak

Penerimaan Barang oleh Staf

Gudang

Pemeriksaan dan Penandatanganan

Surat Jalan

DokumentasiPihak Gudang

Pencatatan Material Masuk

LPM (Laporan Penerimaan Material)

Pelabelan

DokumentasiCost Control

Pencatatan Material Masuk

LPM dari Pihak Gudang

Penyerahan LPM beserta Surat Jalan &/ Surat

Pembelian ke Kantor Pusat

Pencatatan Kartu Monitoring Material

Gambar IV.6. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Grand Indonesia

Laporan Penerimaan Material (LPM) dibuat berdasarkan nomor order dan per

tanggal barang diterima atas dasar harga kontrak. Nomor LPM dan nomor gudang

ini dicatat ke dalam surat jalan. LPM beserta lampiran surat jalan dan atau nota

pembelian diserahkan ke kantor pusat/cabang paling lambat empat hari untuk

proyek dalam kota dan tujuh hari untuk proyek luar kota sejak barang diterima.

IV.1.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Grand Indonesia

Dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi dengan bagian operation

dengan memperhatikan jarak tempat penyimpanan bahan/material dengan lokasi

kerja untuk mempercepat dan mempermudah dalam penggunaannya. Untuk

73

menjaga keamanan barang dalam penyimpanan, bagian logistik berkoordinasi

dengan satuan petugas keamanan proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek

Grand Indonesia dapat dilihat pada gambar IV.7.

Gambar IV.7. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 1

74

IV.1.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Grand Indonesia

Bagian operasional proyek yaitu pelaksana atau koordinator pelaksana

menghubungi bagian gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan.

Bagian gudang akan mengeluarkan bon permintaan dan pengeluaran gudang

(BPPG). Surat tersebut kemudian diajukan kepada pelaksana atau koordinator

pelaksana untuk diperiksa tingkat kebenaran barang yang akan dipergunakan.

Pelaksana atau koordinator pelaksana akan mengevaluasi apakah permintaan

penggunaan tersebut telah sesuai dengan tingkat kebutuhan sumber daya yang

diperlukan untuk jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Setelah diperiksa oleh pelaksana atau koordinator pelaksana, surat permintaan

tersebut dimintakan persetujuan dari site manager yang merupakan yang

merupakan kepala dari pelaksana atau koordinator pelaksana yang bersangkutan.

Bon permintaan tersebut akan dikembalikan kepada peminta (subkon atau

mandor) untuk dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut atas permintaan

penggunaan bahan/material jika mendapat revisi dari pemeriksaan dan atau tidak

mendapat persejutuan.

Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material setelah surat permintaan

penggunaan/penyerahan (SPP/P) mendapat persetujuaan dan pemeriksaan sesuai

dengan prosedur yang ada. Bagian administrasi gudang dan bagian cost control

masing-masing melakukan pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang.

75

Gambar IV.8. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Grand Indonesia

76

IV.1.8.4. Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia

Evaluasi logistik pada proyek Grand Indonesia dilakukan setiap bulan. Laporan

persediaan dibuat oleh chief logistic pada tanggal 1 untuk mendata penerimaan

dan pengeluaran barang selama satu bulan sebelumnya. Metode persediaan yang

digunakan adalah first ini first out (FIFO). Laporan ini dibuat atas sepengetahuan

site engineer.

Laporan persediaan yang dibuat oleh chief logistic kemudian diserahkan kepada

cost control untuk diperiksa. Laporan tersebut akan diserahkan kepada project

manager untuk mendapatkan persetujuan jika pemeriksaan laporan diluluskan

oleh cost control. Laporan tersebut akan dikembalikan ke chief logistic untuk

dimintakan penjelasan atau klarifikasi lebih lanjut jika terjadi perbedaan catatan

penerimaan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh cost control. Penyebab

terjadi perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang antara lain adalah:

Barang mengalami kerusakan dalam kegiatan penyimpanan, pengambilan,

pengangkutan, dan pengangkatan.

Barang hilang karena pencurian.

Terjadi material fiktif, yaitu secara quantity ada dalam catatan tetapi

secara fisik tidak ada.

Berkas tercecer sehingga tidak didokumentasikan oleh cost control.

Gambar IV.9. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Grand Indonesia

IV.2. Kontraktor Wijaya Karya (WIKA)

IV.2.1. Gambaran umum proyek

Gambaran umum proyek ini memberikan penjelasan singkat tentang karakteristik

proyek Lucky Square yang menjadi obyek dalam penelitian tentang analisis

supply system pada proyek konstruksi untuk menuju lean construction.

Nama proyek : Lucky Square Project

Pemilik proyek : PT. Lucky Sakti

77

Fungsi bangunan : Trade Mall & Convention Hall

Lokasi proyek : Jl. Terusan Jakarta Bandung

Kontraktor struktur : PT. Wijaya Karya (Wika)

Nilai kontrak : ± Rp. 41 milyar

Luas tanah : ± 9.000 m2

Luas bangunan : ± 50.000 m2

Ketinggian bangunan : +31,000

Sistem kontrak : Design and Built

Waktu pelaksanaan : 29 Desember 2006 s/d 28 Agustus 2007

Proyek Lucky Square Bandung ini menggunakan metode kontrak design & built,

yaitu owner membuat kontrak tunggal untuk pekerjaan perancangan dan

pelaksanaan proyek dengan satu kontraktor. Kontraktor bekerja sama dengan

konsultan dalam merancang bangunan. Metode pembayarannya menggunakan

sistem monthly progress, yaitu kontraktor dibayar setiap 1 bulan berdasarkan

volume pekerjaan yang telah dilakukan oleh kontraktor.

Dalam metode kontrak ini sebenarnya durasi proyek dapat menjadi lebih singkat

karena perancangan dan pelaksanaan dilakukan oleh satu organisasi sehingga

sebagaian pelaksaan dapat mulai dilaksanakan tanpa menunggu desain

selengkapnya untuk pelekerjaan selajutnya selesai. Tetapi proyek Lucky Square

Bandung ini menghadapi masalah dalam waktu penyelesaian proyek karena sering

terjadi perubahan desain atas permintaan owner sehingga terjadi revisi terhadap

master schedule. Revisi terhadap master schedule ini dibuat atas persetujuan

owner.

Proyek Lucky Sqaure Bandung ini lebih kecil dibandingkan proyek pembangunan

Grand Indonesia, oleh karena itu pemecahan item pekerjaan lebih sederhana. Web

breakdown structure pada poryek Lucky Sqaure Bandung ini dapat dilihat pada

gambar IV.9.

78

Gambar IV.10. WBS Proyek Lucky Square Bandung

Lingkup pekerjaan kontraktor Wika pada proyek Lucky Square Bandung ini

adalah :

1. Pekerjaan persiapan

Persiapan manajemen dan site lay-out

Mob-demob alat dan material pendukung

2. Pekerjaan tanah dan pondasi

Pekerjaan tanah

Pekerjaan pondasi pancang

Pekerjaan pilecap dan sloof

Pekerjaan bobok kepala tiang

3. Pekerjaan struktur beton

a. Lantai lower ground

b. Lantai lower P1

c. Lantai ground

d. Lantai upper ground /P2

e. Lantai P3 s/d P10

f. Pekerjaan rangka baja

79

Pekerjaan struktur dan hampir semuanya dikerjakan dan dikoordinasi sendiri oleh

kontraktor. Kontraktor dalam melaksanakan pembangunan proyek konstruksi

hanya memiliki satu daerah operasi yang dibagi menjadi tiga sektor.Pekerjaan

dalam proyek Lucky Square Bandung yang disubkontrakkan adalah pekerjaan

galian, pemasangan tiang pancang dan pekerjaan waterproofing.

Gambar IV.11. Struktur Organisasi Proyek PT. Lucky Sakti

IV.2.2. Struktur organisasi proyek

Struktur organisasi proyek pada proyek Lucky Square ini terdiri dari bagian

engineering, operation, administrasi dan keuangan. Bagian engineering

menangani bagian perencanaan produksi, pembagian, pembentukan urutan dan

tingkat tugas, dan lain-lain yang berhungan dengan teknis. Bagian operation

menangani pengaturan pelaksanaan pekerjaan fisik dan pengawasan jalannya

pelaksanaan pekerjaan fisik. Bagian administrasi dan keuangan menangani

kegiatan administrasi, masalah keuangan dalam pelaksaan proyek konstruksi, dan

kegiatan logistik.

Gambar berikut ini mengilustrasikan masing-masing struktur organisasi proyek

Lucky Square di Bandung yang dijadikan studi kasus dalam penelitian.

80

PROJECT MANAGER

SITE MANAGER

SITE ENGINEERING KASIE KEU & ADM PELAKSANA UTAMA SUPERVISOR

PELAKSANA SIPIL PELAKSANA K3 5RENGINEERING

JURU GAMBAR

JURU UKUR

KOMERSIAL

DAN LAT

KEU & ADM

AKUNTANSI

GUDANG

UMUM

SUPIR & RT

PELAKSANA ARST

QC

Gambar IV.12. Struktur Organisasi Proyek Lucky Square

IV.2.3. Perencanaan pelaksanaan proyek

Kontraktor mulai melakukan perencanaan proses pelaksanaan proyek sudah

dimulai pada saat tender proyek konstruksi. Pada saat memenangkan tender

tersebut, ditetapkan dokumen kontrak yang disepakati oleh owner dan kontraktor

yang isi antara lain nilai harga kontrak dan batas waktu pengerjaan proyek

konstruksi tersebut.

Dari batas waktu pengerjaan proyek konstruksi tersebut dibuat lagi suatu master

schedule yang lebih mendetail dari pada perencanaan tender. Dalam master

schedule tersebut terdapat uraian item pekerjaan dan bobot yang direncanakan

harus dicapai untuk setiap minggunya. Dari uraian item pekerjaan dan bobot yang

direncanakan harus dicapai untuk setiap minggunya, bisa dibuat suatu kurva “S”

yang digunakan untuk pengendalian proses di lapangan.

Kontraktor juga membuat suatu master time schedule pekerjaan dalam

perencanaannya. Master time schedule ini berisi durasi dari mulai sampai selesai

setiap item pekerjaan yang dimulai dari awal proyek sampai serah terima ke

owner.

IV.2.4. Perencaanaan sumber daya

Perencanaan sumber daya pada proyek Lucky Square Bandung ini dimulai dari

pemecahan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kontraktor. Dari pemecahan

81

pekerjaan tersebut, bagian engineering menganalisa kuantitas dan jenis sumber

daya yang dibutuhkan dalam dalam periode waktu tertentu untuk masing-masing

pekerjaan.

Berdasarkan hasil tersebut, bagian pengadaan membuat schedule pengadaan dan

schedule pendatangan sumber daya yang diperlukan untuk keperluan proyek, dan

melakukan kontrak dengan supplier untuk pendatangan material dan alat, kontrak

dengan subkontraktor, serta kontrak dengan mandor untuk pendatangan pekerja ke

proyek konstruksi.

IV.2.5. Sumber daya proyek yang digunakan

Sumber daya proyek yang digunakan dalam proyek Lucky Square Bandung ini

terdiri dari :

1. Tenaga kerja

a. Manajemen proyek

Tenaga kerja yang termasuk dalam kategori manajemen proyek adalah

semua personel kantor, personel lapangan, personel keamanan, dan

personel pembantu.

b. Pekerja

Tenaga kerja yang termasuk dalam dalam kategori pekerja adalah mandor,

tukang besi, tukang kayu, pekerja pembantu.

c. Subkontraktor

Subkontraktor menyediakan jasa untuk melaksanakan pekerjaan yang

membutuhkan keahlian di bidang tertentu.

2. Peralatan

a. Peralatan utama

Peralatan utama yang digunakan dalam proyek pembangunan Grand

Indonesia ini terdiri dari :

Tower crane

Bar cutter

Bar bender

b. Peralatan penunjang

Concrete bucket

82

Coventer

Genset

Pompa air

Pompa submersible

Selang vibrator

Teodolith

Waterpass

Peralatan perlengkapan

Dan lain-lain

3. Material

a. Material utama

Material utama adalah material yang paling banyak digunakan dalam

pelaksanaan proyek. Material utama dalam proyek Lucky Square Bandung

ini terdiri dari :

Besi beton

Kayu (balok, kaso)

Multiplex

Ready-mix

b. Material penunjang

Batako

Kawat ayam

Kawat beton

Mortar

Paku

Pasir pasang

Solar

Semen

Dan lain-lain

Supplier yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:

PT. Saeti Concrete Indonesia Wahana (tiang pancang)

PT. Wika Beton (tiang pancang)

PT. Torsina Readycon (ready mix)

83

PT. Interwood (besi beton)

PT. Hasdi Utama (multiplex)

PT. Sentral Bangun Perkasa (multiplex)

PT. Fosroc (mortal)

PT. Tiga Roda (semen PPC)

PD. Halim (kayu)

Supplier lokal sebagai supplier pendamping

PT. Andas (jasa perancangan)

Sub-kontrak yang terlibat proyek Lucky Square Bandung:

PT. Bina Sarana Putra (pekerjaan galian tanah)

PT. JHS Pilling System (pekerjaan tiang pancang)

PT. Surya Mandiri (pekerjaan waterproofing)

IV.1.6. Proses pengadaan

Dalam membuat rencana pengadaan pada proyek Lucky Square Bandung, bagian

komersial memulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan untuk keperluan

proyek berupa sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa sebagai

input untuk proses produksi yang dilakukan kontraktor. Setelah teridentifiksasi

sumber daya tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa yang dibutuhkan

proyek, bagian pengadaan tersebut menyusun jadwal pendatangan sumber daya

tenaga kerja, peralatan, material dan atau jasa tersebut ke lokasi proyek.

Kebijakan perusahaan dalam melakukan pengadaan barang dan atau jasa, terdapat

batasan berdasarkan nilai kontrak pengadaan barang dan atau jasa. Pengadaan

dengan nilai kontrak ≤ Rp 750 juta dapat dilakukan lewat kantor proyek,

sedangkan pengadaan dengan nilai kontrak > Rp 750 juta harus melalui kantor

pusat. Berdasarkan interview, selama berlangsungnya pelaksanaan proyek Lucky

Square Bandung ini belum ada pengadaan yang nilai kontraknya > Rp 750 juta.

Dalam pengadaan material, perusahaan kontraktor menerapkan kontrak payung

yang dilakukan kantor pusat untuk pengadaan material-material yang dibutuhkan

oleh setiap divisi dan memiliki volume kebutuhan yang besar. Material tersebut

antara lain besi beton dan beton ready-mix. Selama berlangsungnya pelaksanaan

84

proyek Lucky Square Bandung ini, hanya pengadaan besi beton yang mengunakan

kontrak payung yang dilakukan kantor pusat. Sedangkan pengadaan beton ready-

mix dilakukan oleh kantor proyek yang pemasoknya yang berasal dari supplier

lokal karena merupakan cabang dari supplier utama dari Jakarta.

Pada proses pemilihan, yang dilakukan kontraktor adalah pemilihan penyedia jasa

dan pemasok. Penyedia jasa untuk jasa pelaksanaan pekerjaan, dan jasa konsultan.

Pemasok untuk memasok material, peralatan, dan pekerja. Proses pemilihan ini

dilakukan oleh bagian pengadaan.

Beberapa proses penting dalam pemilihan penyedia jasa dan pemasok, yaitu

proses seleksi penyedia jasa/pemasok, proses penetapan penyedia jasa/pemasok

terpilih, proses klarifikasi dan negosiasi, proses pemutusan penyedia jasa/pemasok

pemenang, dan proses evaluasi.

Proses seleksi penyedia jasa/pemasok

Proses ini untuk menyeleksi calon penyedia jasa/pemasok yang ikut dalam

seleksi untuk masuk dalam daftar rekanan mampu.

Proses penetapan penyedia jasa/pemasok terpilih

Proses ini untuk menetapkan penyedia jasa/pemasok terpilih sesuai dengan

kriteria dan syarat dari kontraktor.

Proses klarifikasi dan negosiasi

Penyedia jasa/pemasok terpilih memberikan penawaran dan kontraktor

mengevaluasi penawaran tersebut. Pada proses ini penyedia jasa/pemasok

terpilih memberikan klarifikasi dan negosiasi harga dengan kontraktor.

Proses pemutusan penyedia jasa/pemasok pemenang

Proses ini untuk memutuskan pemenang penyedia jasa/pemasok yang telah

diusulkan dan direkomendasikan sebelumnya.

Proses evaluasi

Proses evaluasi dilakukan kontraktor secara periodik yaitu secara bulanan. Bila

evaluasi terhadap kinerja dari penyedia jasa/pemasok pemenang baik, maka

dilanjutkan sebagai rekanan dalam proyek tersebut. Bila evaluasi terhadap

kinerja dari penyedia jasa/pemasok tidak baik, maka kontraktor memberikan

85

peringatan. Penyedia jasa/pemasok akan dicoret dari daftar rekanan kontraktor

bila sudah mendapat tiga kali peringatan dari kontraktor.

Kontraktor memakai beberapa supplier untuk material yang sama yaitu supplier

utama dan supplier pendukung. Supplier utama biasanya berasal dari Jakarta,

sedangkan supplier lokal sebagai supplier pendukung. Supplier lokal juga

bertindak sebagai pemasok material pendukung yang tidak memungkinkan

mengambil supplier dari Jakarta karena akan membutuhkan biaya lebih dalam

pengiriman dan waktu pengiriman.

86

Penyusunan Dokumen

Permintaan Penawaran (DPP)

Mulai

Seleksi Penyedia Jasa/Pemasok

Menetapkan Penyedia Jasa/

pemasok Terpilih (PPT)

Mengirim DPP ke PPT

Menerima Penawaran dari

PPT

Mengevaluasi Penawaran dari

PPT

Klarifikasi & Negosiasi atas Hasil Evaluasi

Penawaran

Melakukan Negosiasi Final

Evaluasi I

Evaluasi II

Evaluasi III

Menilai & Mengusulkan Pemenang

Rekomendasi

Pemutusan Penyedia Jasa/

Pemasok Pemenang

Penandatanganan Kontrak

Selesai

Pendatangan Barang/ Pelaksanaan

Pekerjaan

Evaluasi Bulanan

Melanjutkan Sebagai Rekanan

Daftar Rekanan Mampu (DRM)

Daftar Rekanan Kontraktor (DRK)

Peringatan

Peringatan 3 kaliDicoret dari

Daftar Rekanan Kontraktor

Baik

TidakYa

Tidak

Ya

Tidak

Gambar IV.13. Proses pemilihan pemasok barang dan atau jasa

87

IV.2.7. Permintaan kebutuhan sumber daya pada proyek Lucky Square

Bandung

Pemakai (user) akan meminta pendatangan barang dengan memperhitungkan

kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan berdasarkan perencanaan pelaksanaan.

Pemakai tersebut kemudian mengajukan permintaan pendatangan barang ke

bagian pengadaan. Bagian pengadaan akan mengeluarkan blangko permintaan

pendatangan material (BPPM) setelah membandingkan kesesuaian antara

permintaan dari pemakai dengan rencana pengadaan yang telah dibuatnya.

Blangko permintaan pendatangan material tersebut kemudian dimintakan

persetujuan dari atasan pemakai yang bersangkutan. Biasanya pemakai adalah

pelaksana dan atasannya adalah pelaksana utama. Pelaksana utama akan

menganalisa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan akan sumber

daya yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan persetujuan dari pelaksana utama,

blangko permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari

kasie komersial. Kasie komersial akan mengevaluasi manfaat, volume, dan harga

barang yang akan didatangkan. Kasie komersial berhak meluluskan, meluluskan

sebagian, atau menolak permintaan tersebut.

Setelah mendapat evaluasi dan persetujuan dari kasie komersial, blangko

permintaan pendatangan material tersebut dimintakan persetujuan dari site

manager. Site manager juga bisa melakukan analisa terhadap permintaan tersebut

sebelum memberikan persetujuan.

Project manager biasanya akan memberikan persetujuan jika site manager dan

kasie komersial telah memberikan persetujuan, walaupun kadang kala

memberikan komentar atau sedikit masukan. Jika project manager tidak ada di

tempat, maka persetujuan atas permintaan pendatangan barang hanya sampai pada

site manager. Untuk permintaan pendatangan barang yang nilai kontraknya diatas

Rp 750 juta, harus meminta persetujuan dari kantor pusat.

88

Kebutuhan Material olehPemakai (User)

PerencanaanPelaksanaan

Permintaan Blangko Permintaan Pendatangan

Material ke Bag. Pengadaan

Persetujuan

Penyerahan SPB ke Supplier Untuk

Ditandatangani di atas Materai & Stempel

PU KsKom Site Manager Project Manager

Penyerahan Blangko Permintaan Pendatangan

Material ke Bagian Pengadaan

Tidak

Ya

Ya

Evaluasi Supplieroleh Ks Pengadaan

PersetujuanPM/SM

Tidak

Copy Blangko Permintaan

Pendatangan Material Untuk Arsip Pemakai

Evaluasi Harga Satuan dengan KsKom

Penerbitan SPB(Surat Pembelian Barang)

oleh Ks Pengadaan

PengadaanBarang

Penyerahan SPB ke Kasie Adm & Keu Untuk

Menyediakan Anggaran

Penyerahan SPB ke Bag. Pengadaan Untuk Arsip

SchedulePengadaan

Gambar IV.14. Permintaan Kebutuhan Sumber Daya pada Proyek Lucky Square Bandung

89

IV.2.8. Kegiatan Logistik pada Proyek Lucky Square

Kegiatan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material pada proyek Lucky

Square dilakukan oleh bagian logistik/gudang yang merupakan bagian dari bidang

keuangan dan administrasi. Bagian logistik ini tidak mempunyai banyak staff atau

personel karena proyek Lucky Square tidak terlalu besar sehingga kegiatan

penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material tidak terlalu banyak.

IV.2.8.1. Penerimaan barang dari supplier pada proyek Lucky Square

Supplier mengirim barang ke lokasi proyek. Staff gudang memberikan informasi

ke quality control (QC) ketika barang tiba di lokasi proyek. QC memeriksa

mutu/kualitas barang tersebut dan memberikan rekomendasi kepada pihak gudang

apakah barang tersebut bisa diterima atau tidak diterima.

Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima, maka pihak gudang menolak

pengiriman barang tersebut. Apabila rekomendasi dari QC tidak diterima maka

pihak gudang memeriksa surat jalan terhadap barang yang dikirim apakah sesuai

dengan volume, bentuk, dan jumlah fisik. Apabila sesuai, maka pihak gudang

menandatangani/stempel surat jalan tersebut.

Pihak gudang membuat berita acara penerimaan barang (BAPB) sebanyak lima

rangkap. Lembar ke-1 BAPB yang asli diberikan pihak supplier sebagai dasar

lampiran faktur tagihan. Lembar ke-2 BAPB diberikan kepada Kasie Pengadaan.

Lembar ke-3 BAPB dijadikan arsip gudang. Lembar ke-4 BAPB diberikan kepada

QC. Lembar ke-5 BAPB diberikan kepada kasie keuangan dan administrasi. Pihak

gudang juga mengkopi BAPB untuk pihak akuntansi yang merupakan bagian dari

bidang keuangan dan administrasi. Pihak gudang melakukan pencatatan terhadap

barang yang masuk dalam administrasi persediaan gudang (APG) dan pihak

administrasi pencatatan terhadap barang yang masuk dalam administrasi

persediaan kantor (APK). Pihak gudang juga membuat label atas barang yang

masuk tersebut.

90

Gambar IV.15. Flowchart Penerimaan Barang dari Supplier pada Proyek Lucky Square

IV.2.8.2. Penyimpanan barang pada proyek Lucky Square

Pihak gudang kemudian mengatur tata letak dan cara penyimpanan barang sesuai

dengan pedoman 5R (Ringkas Rapi Resik Rawat Rajin). Dalam menentukan

posisi tata letak, pihak gudang berkoordinasi dengan pelaksana utama (PU) untuk

mempermudah dalam pengambilan, pengangkutan, pengangkatan, dan

pemasangan dalam lokasi proyek. Tempat penyimpan barang pada proyek Lucky

Square Bandung dapat dilihat pada gambar IV.16.

Gambar V.16. Tempat Penyimpanan Barang Proyek 2

91

IV.2.8.3. Pengeluaran barang dari gudang pada proyek Lucky Square

Bagian operasional proyek seperti pelaksana/subkontraktor/mandor menghubungi

pihak gudang untuk meminta bahan/material yang akan digunakan. Pihak gudang

mengeluarkan bon permintaan material (BPM). BPM sebelum diajukan kepada

kasie komersial untuk mendapat persetujuan harus sepengetahuan pelaksanan

utama (PU). Kasie komersial akan mengevaluasi apakah permohonan pemakaian

material terhadap sesuai dengan rencana pelaksanaan dan rencana pemakaian

material tersebut.

BPM akan dikembalikan kepada bagian operasional untuk dimintakan penjelasan

atau klarifikasi lebih lanjut atas permohonan pemakaian material jika tidak

mendapat persetujuan dari kasie komersial. Apabila BPM disetujui oleh kasie

komersial, maka BPM asli diserahkan kepada pihak gudang dan copy BPM

diserahkan kepada pihak akuntansi.

Pihak gudang akan mengeluarkan bahan/material dari gudang setelah menerima

BPM tersebut. Pihak gudang kemudian melakukan dokumentasi dengan

pencatatan terhadap barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi

persediaan gudang (APG). Pihak akuntansi juga melakukan dokumentasi dengan

pencatatan barang yang keluar dari gudang ke dalam administrasi persediaan

kudang (APK) setelah mendapatkan copy BPM.

Pengeluaran Bon Permintaan Material

dengan Sepengetahuan Pelaksana Utama

Persetujuan olehKepala Seksi

Komersial

Penyerahan BPMke Pihak Gudang

Pegeluaran Material

dari Gudang


Ya

Tidak

Pencatatan Material Keluar dalam APG

Pencatatan Material Keluar

dalam APK

Penyerahan BPMke Pihak Akuntansi

Permohonan Untuk Meminta Pemakaian Material oleh Bagian

Operasional

DokumentasiPihak Akuntansi

Pencatatan Kartu Persediaan Barang

Gambar IV.17. Flowchart Pengeluaran Barang dari Gudang pada Proyek Lucky Square

92

IV.2.8.4. Evaluasi logistik pada Proyek Lucky Square

Evaluasi logistik pada proyek Lucky Square dilakukan setiap akhir bulan.

Evaluasi ini dinamakan stok opname. Stok opname ini dilakukan oleh kasie

keuangan dan administrasi, pihak gudang, dan pihak lain dalam organisasi yang

tidak terlibat dalam kegiatan logistik sebagai pihak independen untuk menghindari

praktek manipulasi serta membandingkan antara catatan penerimaan dan

pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh pihak gudang dengan

catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang dibuat oleh

pihak akuntansi.

Perbedaan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama satu bulan yang

dibuat oleh pihak gudang dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang

selama satu bulan yang dibuat oleh pihak akuntansi memang kadang kala terjadi.

Hal yang mungkin terjadi disebabkan terjadi perbedaan dalam berat (kg) karena

pihak akuntansi menginput besi beton dalam kg ke dalam program Sinpro

sedangkan pihak gudang mencatat besi beton dalam hitungan batang dan

menkonversi ke berat dengan memakai pembulatan, berkas BAPB dan BPM

tercecer sehingga belum diinput oleh pihak akuntansi.


DokumentasiPihak Akuntansi

Catatan MaterialMasuk dan Keluar oleh Pihak Gudang

Catatan MaterialMasuk dan Keluar

oleh Pihak Akuntansi

Keuangan & Administrasi

Melakukan Stok Opname pada Akhir

Bulan

Gambar IV.18. Flowchart Evaluasi Logistik pada Proyek Lucky Square

bab iv studi kasus iv.i. kontraktor duta graha indah · pdf filetentang analisis supply system...

Documents