inventory control

Click here to load reader

Post on 04-Aug-2015

91 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PENGENDALIAN PERSEDIAAN (INVENTORY CONTROL) Pendahuluan Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang

banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, pergudangan, biaya biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai biaya pemeliharaan persediaan, biaya

asuransi,

kerusakan/kehilangan, Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2).

Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika

pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen. Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdayasumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk

memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan. Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi 3 jenis, yaitu : Lot-size inventory, fluctuation stock, dan anticipation stock. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada sat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian

dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengang-kutan per unit yang rendah. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga

persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan. Sedangkan berdasarkan kepada bentuk fisiknya pesediaan dapat dikelompokkan ke dalam menjadi 5 jenis persediaan,yaitu persediaan : bahan baku (raw material), komponen rakitan (parts/components), bahan pembantu (supplies), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods). Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi ) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit.

Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam proses produksi, akan tetapi tidak merupakan bagian dari produk akhir. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang/bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap menjadi produk jadi. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah

mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen. Fungsi Persediaan.1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan Menyesuaikan dengan jadwal produksi Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount Komitmen terhadap pelanggan. Analisis ABC Seringkali suatu organisasi/perusahaan dihadapkan kepada masalah penyimpanan dan pemeliharaan persediaan yang berbeda-beda, baik itu bahan baku, komponen, maupun barang jadi. Dalam kondisi seperti ini manajemen harus memberikan prioritas pengendalian yang ketat kepada jenis persediaan yang nilainya tinggi, sedangkan terhadap persediaan yang nilainya rendah pengendalian dapat dilakukan dengan agak longgar, sebab terlalu ketat

pengendalian terhadap jenis ini bisa jadi biaya pengendalian menjadi lebih tinggi dari nilai persediaannya. Agar pengendalian efisien, maka persediaan tersebut harus

diklasifikasikan terlebih dahulu. Klasifikasi biasanya dibagi menjadi tiga, yang biasa disebut klasifikasi ABC. Konsep ini diperkenalkan HF. Dickie pada tahun 1950 an.Klasifikasi didasarkan kepada nilai persediaan. Dengan diketahuinya klasifikasi ini, maka pengendalian akan dilakukan lebih intensif kepada item tertentu yang merupakan item yang terpenting dari seluruh item yang ada dibandingkan dengan item lainnya. Nilai dalam klasifikasi ABC adalah volume bahan yang dibutuhkan

selama suatu periode dikalikan dengan harganya, dengan perkataan lain nilai di sini adalah nilai investasi (volume rupiah tahunan). Item yang memiliki nilai investasi yang lebih tinggi dari item lain dianggap item yang lebih penting, sehingga akan mendapat perhatian yang lebih serius dalam pengendaliannya. Item persediaan yang termasuk klasifikasi A adalah item yang memiliki jumlah fisik yang relatif sedikit (sekitar 20 persen) akan tetapi memiliki nilai rupiah tahunan yang tinggi (mencapai sekitar 70 persen) dari seluruh investasi persediaan. Kelompok ini harus mendapat perhatian yang serius karena berdampak biaya tinggi dalam persediaan.

Klasifikasi B, adalah kelompok persediaan yang memiliki volume fisik sekitar 30 persen item dan sekitar 20 persen dari nilai investai tahunan. Terhadap kelompok persediaan ini pengendalian dilakukan secara moderat. Klasifikasi C, adalah barang-barang yang secara fisik mencapai sekitar 50 persen item dan sekitar 10 persen nilai investasi tahunan. Terhadap kelompok persediaan ini hanya diperlukan teknik pengendalian yang sederhana, dan pemeriksaan hanya perlu dilakukan sekali-kali. Nilai-nilai persentasi di atas bukan merupakan nilai yang mutlak, akan tetapi sangat tergantung kepada kebijakan perusahaan, dan begitu juga klasifikasinya tidak mutlak harus tiga klasifikasi. Contoh : Item volume (unit) 1,000 500 1,550 350 1,000 600 2,000 100 1,200 250 Harga/unit volume (nilai uang) $ 90,000 77,000 26,350 15,001 12,500 8,502 1,200 850 504 150 Persentase (nilai uang) 38.8% 33.2% 11,3% 6,4% 5,4% 3,7% .5% .4% .2% .1% Kelas

G-103 G-204 G-109 G-524 G-702 G-693 G-906 G-507 G-592 G-345

$ 90.00 154.00 17.00 42.86 12.50 14.17 .60 8,50 .42 .60

A A B B B C C C C C

Upaya Pengendalian Persediaan Dalam upaya Pengendalian Persediaan (inventory control) dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Menetapkan sistem Penyediaan Persediaan b. Menetapkan jumlah persediaan c. Menetapkan administrasi persediaan

A. Menetapkan Sistem Penyediaan Persediaan Secara umum sistem penyediaan persediaan akan mengikuti pola sebagai berikut : POLA UMUM Q

ROP 0 Keterangan : Q t = Quantity, menunjukkan kuantitas persediaan = time, menunjukkan waktu lt SS t

LT = Lead time (waktu tenggang), yaitu jarak waktu antara saat pemesanan dilakukan sampai dengan datangnya pesanan. SS = Safety Stock (persediaan pengaman), biasa disebut persediaan penyangga (buffer stock) atauu persediaan besi (iron stock), yaitu persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan