4/3/2015

1

MENEJEMEN PROYEKPENGENDALIAN PROYEK

PROGRAM STUDI TEKNIK MESIN FAKUKTAS TEKNIKUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

2015

Dr. SUKAMTA, S.T., M.T.

Company LogoPengendalian Proyek

Merupakan suatu sistem untuk mengawasi pelaksanaanproyek, agar pihak-pihak yang terlibat dalam proyek dapatberfungsi dan bekerja secara optimal, efisiensi waktu dantenaga kerja.• Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk

memberikan hasil yang optimal dan sesuai standar danspesifikasi yang ada.Dengan demikian efesiensi,efektifitaswaktu, mutu dan biaya dapat tercapai. Suatu keadaanyang penyimpang dari standar dan spesifikasi yang adayang harus diatasi.

4/3/2015

2

Company LogoUnsur Pengendalian

Pada pelaksanaan pembangunan ini pihakkontraktor berusaha untuk mencapai unsur-unsurpengendalian proyek yaitu :

a. Pengendalian Kualitas Bahanb. Pengendalian Biayac. Pengndalian waktu

Company LogoUnsur Pengendaliana. Pengendalian Kualitas Bahan dan Pekerjaan

Pengendalian kualitas bahan dilakukan dengan cara pemeriksaandan Npengujian bahan bangunan yang dipakai dalam proyek.Sebagai contoh adalah pengujian mutu beton yang digunakandalam pengecoran dengan compression test.

b. Pengendalian BiayaPengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkanproyek tersebut sesuai dengan anggaran yang telah direncanakandan telah disetujui. Pengendalian biaya ini dilakukan dengan carapengontrolan masing-masing bagian pekerjaan dengan perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan pengontrolansetiap saat maka akan terlihat jika ada penyimpangan yang tidaksesuai dengan anggaran yang direncanakan.

4/3/2015

3

Company LogoUnsur Pengendalian

c. Pengendalian WaktuPelaksanaan suatu proyek harus tepat waktu sesuaidengan rencana sehingga mempunyai nilai ekonomisyang tinggi, Pengendalian waktu dimaksudkan untukmengetahui apakah proyek berjalan sesuai denganwaktu yang telah direncanakan. Pengendalian waktudilakukan dengan menggunakan Time Schedule, Bar Chartdan Network Planning. Secara rinci dapat dijabarkansebagai berikut :

Company Logo“MANNING SCHEDULE”• “MANNING SCHEDULE” adalah jadwal penugasan personil

proyek yang disesuaikan dengan jadwal pekerjaan yang akandiampu (dikerjakan, diawasi atau direncanakan) oleh personiltersebut.

• Dengan demikian penyusunan “manning schedule” yang benar harus berdasarkan schedule kerja (work schedule)masing-masing bagian pekerjaan pada proyek tersebut.

• Penyusunan “manning schedule” yang salah akan mengakibatkan adanya pemborosan biaya personil atau bahkanketerlambatan proyek

4/3/2015

4

Company LogoBAGAN ALUR PIKIR PENYUSUNAN“MANNING SCHEDULE”

Company LogoContoh Manning Schedule SederhanaBerdasarkan Work Schedule

4/3/2015

5

Company Logo“S” CURVE SCHEDULE

• Disebut skedul kurve S, karena grafik linier yang terjadi pada schedule tersebut harus menyerupai huruf S miring

• Hal ini terjadi dari adanya 3 tahapan proses pelaksanaandengan akselerasi yang berbeda, yaitu :

1. PEKERJAAN PERSIAPAN, akselerasi prestasi berjalan lambat2. PEKERJAAN KONSTRUKSI, akselerasi prestasi relatif cepat dgn

bobot cukup besar3. PEKERJAAN FINISHING, akselerasi dan bobot pekerjaan kecil,

proses lambat

Company Logo

4/3/2015

6

Company LogoPENYUSUNAN “S” CURVE SCHEDULE

Fungsi scheduling dengan curve S adalah untuk pengendaliandan monitoring laju kemajuan pekerjaan (biasanya dlm satuan/lingkup perminggu)

• Dengan demikian,evaluasi prestasi pekerjaan perminggu adalahdgn membandingkan prestasi rieel pd minggu ybs dgn prestasirencana yg telah ditentukan dlm schedule (time schedule/kurve S/bar chart)

Untuk menyusun schedule dgn curve S, diperlukan komponen-komponen :• Harga & volume total satuan pekerjaan (dari RAB)• Nilai bobot satuan pekerjaan• Nilai bobot tiap kelompok pekerjaan

Company LogoSKEMA PENYUSUNAN “S” CURVE SCHEDULE

4/3/2015

7

Company LogoFungsi Pengendalian Control

Berupa tindakan pengukuran kualitas penampilan dan penganalisaanserta mengevaluasi penampilan yang diikuti dengan tindakan perbaikanyang harus di ambil terhadap penyimpangan yang terjadi (diluarbatas toleransi). Tindakan-tindakan tersebut antara lain :

Mengukur kualitas hasil Membandingkan hasil terhadap standar kualitas Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi Memberikan saran-sarana perbaikan Menyusun laporan kegiatan

Company Logo

Manfaat dari fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinankesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupunwaktu.

Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam strukturorganisasi, laporan-laporan kemajuan kemajuan pekerjaan dsb.Harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar menjadi bermanfaat.

4/3/2015

8

Company Logo

Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup proyek meliputi, tata cara untuk menentukanwaktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasiproyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai.

Company LogoMACAM-MACAM PROYEK

Proyek Kapital Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biayauntuk pembebasan tanah, pembelian peralatan, pemasanganfasilitas dan konstruksi gedung.

Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek ini bisa penemuanproduk baru, temuan alat baru dll. proyek ini dapat munculdilembaga komersial maupun pemerintah.

Proyek yang berhubungan dengan manajemen service Proyek inisering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah.Proyek ini bisa berupa perancangan struktur organisasi,pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitasperusahaan.

4/3/2015

9

Company LogoKrangka Manejmen Proyek

Knowledge Area (1) Knowledge Area adalah Kompensi kompetensi utama

yang harus dikembangkan oleh manejer proyek . Project integration managment kompetensi untuk

mengintegrasikan berbagai elemen dari manejmenproyek.

Project scope management kompetensi untukmendefinisikan dan mengelaola dengan semuapekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelsaikanproyek dengan baik.

Company LogoTahapan Perencanaan Proyek Tahap Perencanaan Proyek adalah tahap awal sebuah

project. Keberhasilan suatu project sangat ditentukandalam tahap perencanaan. Tahap ini meliputi: dataassessment, pembentukan organisasi dan alokasi SDM,dan penyusunan proposal

Data Assessment Langkah ini meliputi inventarisasisemua permasalahan, termasuk ketersediaan data intidan data pendukung, software/ hardware dan sumberdaya manusia (SDM), sampai kepada target yang ingindicapai. Pada langkah ini perlu dibuat format terincisemacam checklist (seperti pada Lampiran) sebagai pegangan (guidance) dalam menginventarisasi permasalahan

4/3/2015

10

Company LogoLanjutan…. Penyusunan Planning (Proposal) planning adalah mengorg

anisasikan semua pekerjaan yang akan dilakukan ada projectyang bersangkutan. Hal ini termasuk menentukan siapamengerjakan apa, kapan, bagaimana, dan sejauh manapekerjaan tersebut menjadi tanggung jawab seseorang.

Menyusun planning Mengkomunikasikan semua lingkupproject kepada semua pihak yang terlibat dalam projecttersebut, dan mengkordinasikan semua aktivitas besertapersonel yang akan menanganinya. Beberapa hal yangterpenting dari langkah ini adalah bagimana cara mengontrolkemajuan project nantinya, mengestimasi waktu penyelesaiannya, biaya, serta antisipasi (langkah apa yang harus diambil)bila terjadi perubahan-perubahan yang tidak diharapkan.

Company LogoLangkah-langkah Penyususnan Planning

1. Menentukan secara umum lingkup dan sasaran project yanghendak dicapai.

2. Menentukan strategi yang akan ditempuh.3. Menentukan semua kegiatan beserta orangnya yang akan

terlibat dalam project tersebut.4. Menentukan urutan kegiatan dan hubungannya satu sama lain.5. Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan

tersebut.6. Menentukan sumber daya (manpower dan equipments).7. Menentukan kapan suatu kegiatan harus dan/atau dapat

dilakukan.8. Menentukan estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.

4/3/2015

11

Company LogoWork Breakdown Structure (WBS)

WBS adalah suatu metode pengorganisasianproyek menjadi struktur pelaporan hierarkis.WBS digunakan untuk melakukan Breakdownatau memecahkan tiap proses pekerjaanmenjadi lebih detail.

WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaranseluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak,gambar-gambar, dan spesifikasi.

Company LogoManfaat WBS :1. Mengurangi kompleksitas2. Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan3. Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelu

m membangun suatu proyek .4. Estimasi biaya ( Cost Estimation)5. Penyusunan angaran (Cost Budgeting)6. Perencanaan Manejmen Risiko.7. Untuk mempercepat proses penyelesaian suatu proyek8. Mengetahui paian apa saja yang diinginkan suatu proyek9. Dapat merencanakan proyek kedepannya10. membantu meningkatkan akurasi dan kelangkapan pendefinisia

n proyek.11. Menjadi alat control pelaksanaan proyek.

4/3/2015

12

Company LogoTujuaan WBS :1. Melengkapi komunikasi antar personal proyek2. Menjaga konsistensi dalam pengendaliandan pelaporan proyek3. Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen

Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaantelah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Padadasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu :

Bar Chart : Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaandan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baikdigunakan pada presentasi

Network diagram : Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas danmengidentifikasi saat kritis pada jadwal.

Company LogoBentuk WBS Diagram

4/3/2015

13

Company Logo Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain :

• Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan• Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber

daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya• Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius

sebelum membangun suatu proyek .

Company LogoDikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki,maka bisa juga disampikan dalam bentuk skema sebagaiberikut :

4/3/2015

14

Company Logo

Sebagai gambaran praktis, berikut ini dicontohkan sebagiandari struktur WBS dalam sebuah proyek pembangunanIntranet.

Company LogoStakeholder Proyek

Adalah pihak-pihak, individu ataupun organisasi yangsecara aktif terlibat dalam proyek atau yang mempunyaiinterest yang terpengaruh, baik positif maupun negatifatas terlaksananya proyek.

Pihak-pihak tersebut antara lain:1. Manajer proyek, individu yang bertanggung jawab atas

manajemen suatu proyek.2. Pelaksana proyek, organisasi yang pegawainya paling

terlibat secara langsung dalam pengerjaan proyek.

4/3/2015

15

Company LogoStakeholder Proyek Lanjutan…

3. Customer/user, pihak individu maupun organisasiyang akan menggunakan hasil dari proyek.

4. Anggota tim proyek, tim yang melaksanakanpekerjaan proyek.

5. Sponsor, individu atau kelompok (internal/eksternal) organisasi yang memberi dukungandana tunai atau sejenisnya untuk proyek

Company Logo

Alhamdulillah,………..

Syukron Kat’siron,……..