metode monitoring dan control proyek

8/18/2019 Metode Monitoring Dan Control Proyek

1/12

Metode Monitoring dan control proyek

Proses monitoring dan control dibutuhkan untuk

- track, review dan mengatur kemajuan dan kinerja dari proyek- mengidentifkasi area dimana perubahan rencana dibutuhkan- memulai perubahan yang diperlukan- mengkontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan pencegahan

untuk mengatasi suatu permasalah- Memantau implementasi aktiftas proyek terhadap perencanaan

manajemen proyek dan perormansi kinerja yang telah ditetapkan

sebelumnya- Mempengaruhi aktor aktor yang dapat menghindari perubahan proyek

yang terintegrasi sehinggal hanya perubahan yang disetujui saja yang

akan diterapkan

Keuntungan dari proses ini adalah kinerja dan suatu proyek di analisa dan diukur

secara reguler dan konsisten . Proses Monitoring dan control digambarkan dalam

gambar berikut ini


2/12

Penjelasan gambar

Monitor and control project work

Merupakan proses tracking, mereview dan mengatur kemajuan dari proyek

apakah perormansi dari proyek tersebut sudah sesuai dengan perencanaan atau

tidak. Kegiatan Monitoring meliputi reporting status, pengukuran kemajuan

proyek dan orecasting ! prediksi. "eport perormansi proyek menyediakan

inormasi yang berkaitan dengan scope, jadwal, biaya, resources, kualitas dan

risk dan dapat digunakan untuk masukan tahap selanjutnya


3/12

Perform integrated Change Control

Merupakan proses yang mengulas semua permintaan perubahan , menyetujui

perubahan yang bisa diterapkan dan mengelola perubahan terhadap deliverable,

organi#ational process asset, dokumen proyek dan perencaan pada proyek

manajemen manajemen

Verify Scope

Proses verifkasi deliverable yang bisa diterima

Control Scope

Merupakan proses monitoring status dari proyek dan scope produk dan

mengelola perubahan berdasarkan dari scope perencanaan manajemen proyek


4/12

Metode yang digunakan dalam proses ini adalah Variance Analysis

Pengukuran kinerja proyek digunakan untuk menilai besarnya variasi dari scope

yang telah dibuat selama perencanaan proyek . $spek penting dari pengontrolan

scope proyek ini adalah menentukan penyebab dan tingkat variasi relati

terhadap scope yang telah direncanakan dan memutuskan tindakan koreksi dan

penanganan yang diperlukan.

Control Schedule

Merupakan proses monitoring status proyek untuk mengupdate kemajuan dari

proyek dan mengelola perubahan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan

pada saat perencanaan

%ool dan teknik

&. "eview KinerjaPengukuran kinerja, membandingkan, dan menganalisa kinerja dari jadwal

seperti awal pekerjaan, dan tanggal penyelesaian, prosentasi selesai, dan

waktu yang tersisa dalam pekerjaan. 'ika (arned )alue Management *()M+

digunakan chedule )ariance *)+ dan chedule Perormance nde *P+

digunakan untuk menilai besarnya variasi jadwal. /agian penting daripengontrolan jadwal adalah untuk memutuskan apakah variasi jadwal


5/12

tersebut memerlukan tindakan korekti. Misalnya, delay besar pada

aktivitas apapun tidak pada jalur kritis mungkin memiliki sedikit eek pada

jadwal proyek secara keseluruhan,sementara penundaan lebih pendek pada kegiatan kritis atau dekat-kritis

mungkin memerlukan tindakan segera. 'ika menggunakan metode critical chain schedulling *0.1.2.3+,

membandingkan jumlah penyangga yang tersisa dengan jumlah bu4er

yang diperlukan untuk melindungi tanggal pengiriman dapat membantu

menentukan status jadwal. tu perbedaan antara bu4er diperlukan dan

bu4er yang tersisa dapat menentukan apakah korekti tindakan yang tepat.

2. $nalisa )ariasi * variance analysis+ 'adwal kinerja pengukuran *), P+ digunakan untuk menilai besarnya

variasi untukasli jadwal awal. %otal varian mengambang juga merupakan komponen

perencanaan penting untuk mengevaluasi proyek kinerja waktu. aspek

penting dari kontrol jadwal proyek termasuk menentukan penyebab dan

tingkat varians relati terhadap jadwal baseline */agian 0.1.3.2+ PM/5K

dan memutuskan apakah tindakan korekti atau preventi diperlukan.3. Project Management otware

Proyek perangkat lunak manajemen untuk penjadwalan menyediakan

kemampuan untuk melacak tanggal yang direncanakan terhadap tanggal

aktual, dan untuk meramalkan eek dari perubahan jadwal proyek6. "esource 7evelling

umber daya leveling seperti yang dijelaskan dalam /agian 0.1.2.6,

digunakan untuk mengoptimalkan pembagian kerja antara sumber daya.1. 8hat i scenario analysis

8hat-i analisis skenario digunakan untuk meninjau berbagai skenario

untuk membawa jadwal ke dalam keselarasan dengan rencana. 9ijelaskan

dalam /agian 0.1.2.1.0. $djusting 7eads and 7ags

Menyesuaikan yang memimpin dan yang tertinggal, digunakan untuk

mencari cara untuk membawa kegiatan proyek yang berada di belakang

ke dalam keselarasan dengan rencana.:. chedule ;ompression

teknik jadwal kompresi yang digunakan untuk menemukan cara untuk

membawa kegiatan proyek yang berada di belakang dalam keselarasan

dengan rencana. 9ijelaskan dalam /agian 0.1.2.:.


6/12

dalam hubungannya dengan metode manual atau perangkat lunak

manajemen proyek lain untuk melakukan jaringan jadwal analisis untuk

menghasilkan jadwal proyek diperbarui.

Control Cost

Merupakan proses monitoring status dari proyek untuk mengupdate budget atau

anggaran proyek dan mengelola perubahan berdasarkan perencanaan anggaran

yang telah dibuat

%eknik dan tool dalam mengontrol biaya adalah

1. Earned Value(arned )alue Management *()M+ merupakan metode yang umumnya

digunakan untuk mengukur kinerja. Meliputi pengukuran scope proyek,

biaya, jadwal untuk membantu tim proyek manajemen dalam menilai dan

mengukur kinerja dan kemajuan proyek. Prinsip-prinsip ()M dapat

diterapkan untuk semua proyek, di industri apapun. ()M mengembangkan

dan memonitor tiga dimensi kunci untuk setiap paket pekerjaan dan

pengontrolan

• Planned )alue *P)+ adalah rencana porsi total estimasi biaya yang

sudah disepakati untuk dikeluarkan pada sebuah aktiftas selama

periode tertentu =2>. P) ini kadang-kadang disebut sebagai

Perormance Measurement /aseline *PM/+. 'umlah seluruhnya P)

untuk proyek ini juga dikenal sebagai /udget $t ;omplementation

*/$;+.

• Earned Value (EV) adalah estimasi nilai pekerjaan fsik yang

sebenarnya telah selesai, berdasarkan Rate of Performance*"P+,

yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan

yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu. ebuah


7/12

kriteria pengukuran kemajuan harus dimulai untuk setiap komponen

8/ untuk mengukur pekerjaan yang sedang berjalan.

• Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak

langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan

sesuai aktiftasnya selama peride tertentu.)ariasi dari baseline yang telah disepakati juga akan dipantau

• Schedule Variance (SV) adalah ukuran kinerja jadwal proyek.

)ariable ini menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama atau

lambat dari yang direncanakan. ()M akhirnya sama dengan nol

ketika proyek selesai karena semua nilai-nilai yang telah

direncanakan telah diperoleh. ()M ) paling baik digunakan jika

dihubungan dengan critical Path Methodology *;PM+ penjadwalan

dan manajemen risiko.Persamaan: SV = EV - PV

• Cost Variance (CV) adalah variabel yang menunjukkan apakah

kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang

sudah direncanakan. /iaya varians pada akhir proyek akan menjadi

perbedaan antara anggaran di penyelesaian */$;+ dan jumlah

aktual yang telah dihabiskan. ()M ;) sangat penting karena

menunjukkan hubungan kinerja fsik dengan biaya yang

dikeluarkan. ()M ;) negati sering non-recoverable di dalam

proyek.Persamaan: CV = EV - !C

?ilai dari variable ) dan ;) daapat dikonversi sebagai indikator efsiensi

untuk menggambarkan kinerja dalam biaya, jadwal. )arians dan indeks

berguna untuk menentukan status dari proyek dan memberikan dasar

untuk memperkirakan biaya proyek dan jadwal.

• Schedule Performance nde! (SP) variable yang dapat

digunakan untuk estimasi waktu selesainya proyek, berdasarkan

kinerja proyek sampai waktu tertentu. Mengukur kemajuan proyek

yang telah dicapai dibandingkan dengan yang direncanakan dalam

sebuah proyek. @al ini kadang-kadang digunakan dalam ;P untuk

memprediksi kapan pekerjaan dapat diselesaikan. 'ika nilai P

kurang dari &,A menunjukkan sedikit pekerjaan yang telah

diselesaikan daripada perencanaan. P lebih besar dari &,A

menunjukkan bahwa lebih banyak pekerjaan selesai dari yang

direncanakan. elama P mengukur semua pekerjaan dalamproyek, kinerja pada critical path juga harus dianalisa untuk


8/12

menentukan apakah Proyek akan selesai di depan atau di belakang

dari tanggal yang telah direncanakan. P adalah sama dengan rasio

() dan P).

Persamaan: SP" = EV # PV

• Cost Performance nde! (CP) merupakan variable yang dapat

digunakan untuk estimasi biaya pada saat proyek selesai

berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu. Mengukur nilai

pekerjaan yang telah selesai dibandingkan dengan biaya aktual

atau kemajuan yang dibuat pada proyek. @al ini dianggap sebagai

bagian paling penting dari metrik ()M dan mengukur efsiensi biaya

dari pekerjaan yang telah selesai. ?ilai ;P kurang dari &,A

menunjukkan kelebihan biaya untuk pekerjaan selesai. ?ilai ;P

lebih besar dari &,A menunjukkan kekurangan biaya kinerja sampai

saat ini. ;P adalah sama dengan rasio () ke $;.

Persamaan: CP" = EV # !C

%iga parameter P), () dan $; dapat dimonitor dan dilaporkan tiap

minggu atau bulan. Bambar dibawah ini menggunakan kurva untuk

menggambarkan data () yang menunjukkan over budget dibandingkan

perencanaan

2. Corecasting ! Peramalanaat proyek berlangsung, tim proyek dapat mengembangkan Corecast

untuk memperkirakan kapan proyek dapat di selesaikan ! (stimate at


9/12

;ompletion *($;+ yang mungkin berbeda dari /udget at ;ompletion */$;+

berdasarkan pada kinerja proyek. 'ika /$; tidak lagi layak, manajer proyek

harus mengembangkan Peramalan menggunakan ($;. Peramalan ($;

melibatkan perkiraan atau prediksi kondisi dan peristiwa di masa depan

proyek berdasarkan inormasi dan pengetahuan yang tersedia pada saat

ramalan. Prakiraangenerate, diperbarui, dan diterbitkan kembali berdasarkan work

perormance inormation yang tersedia. 8ork Perormance normation

mencakup kinerja masa lalu proyek dan inormasi yang dapat

mempengaruhi proyek di masa depan.9ata ()M dapat cepat menyediakan banyak data statistik ($;, 3 metode

yang umumnya digunakan dalam Corecasting

• "orecast EAC untuk peker#aan E$C pada tingkat yang

dianggarkan. Metode ($; ini menerima kinerja proyek yang sebenarnya

untuk saat ini *apakah menguntungkan atau tidak menguntungkan+ yang

diwakili oleh biaya aktual *$;+ , dan memprediksi bahwa semua pekerjaan

(%; di masa depan akan dicapai pada tingkat yang dianggarkan. Ketika

kinerja sebenarnya tidak menguntungkan, asumsi bahwa kinerja masa

depan akan berkembang diterima hanya jika didukung oleh analisis risiko

proyek.

Persamaan: E!C = !C $ %!C - EV

• "orecast EAC untuk E$C dilakukan di CP kumulatif . Metode ini

mengasumsikan apa proyek dapat diharapkan terus berlanjut di masa

depan. (%; work diasumsikan dilakukan pada kinerja biaya kumulati

indeks yang sama *;P+ yang dikeluarkan oleh proyek sampai saat ini.Persamaan: E!C = %!C # kumulatif CP"

• "orecast EAC untuk mempertim%angkan %aik CP dan faktor SP.

ni digunakan ketika kita memiliki kinerja biaya negatid sampai saat ini

dan harus memenuhi komitmen jadwalPersamaan : E!C = !C $ &%!C ' EV( # & CP" ) SP" (

3. %o-complete Perormance nde *%;P+adalah ukuran kinerja biaya yang diperlukan untuk dicapai dengan sumber

daya yang tersisa untuk memenuhi tujuan yang ditetapkan, dinyatakan

sebagai rasio biaya untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda untuk

sisa anggaran. 'ika /$; tidak lagi layak, manajer proyek harus

mempertimbangkan ($; dan menggantikan /$; dalam perhitungan %;P .Persamaan untuk %;P berdasarkan /$; * /$; - () + ! * /$; - $; +.

Persamaan untuk %;P berdasarkan ($; * /$; - () + ! * ($; - $; + .


10/12

6. Perormance "eviewMembandingkan kinerja biaya dari waktu ke waktu, jadwal kegiatan atau

paket pekerjaan dan dana diperkirakan dibutuhkan untuk menyelesaikan

pekerjaan yang sedang berjalan. 'ika ()M digunakan, inormasi berikut

ditentukan

• Variance analysis

eperti yang digunakan dalam ()M , adalah penjelasan * penyebab ,

dampak, dan korekti tindakan + untuk biaya * ;) D () - $; + , jadwal * )

D () - P) + , dan varians pada penyelesaian * )$; D /$; - ($; +. $nalisis

lebih lanjut dapat dilakukan untuk menentukan penyebab dan tingkat

varians relati terhadap baseline jadwal dan tindakan korekti atau

pencegahan yang diperlukan.

• $rend analysis

$nalisis %rend mengkaji kinerja proyek dari waktu ke waktu untuk

menentukan apakah kinerja meningkat atau memburuk. %eknik analisis

grafs berguna untuk memahami kinerja sampai saat ini dan dibandingkan

dengan tujuan kinerja masa depan dalam bentuk /$; dibandingkan ($;

dan tanggal penyelesaian .

• Earned &alue performanceMembandingkan pengukuran kinerja dengan jadwal aktual dan kinerja

biaya. 'ika ()M tidak digunakan, maka analisis biaya dasar terhadap

biaya yang sebenarnya untuk pekerjaan yang dilakukan digunakan untuk

perbandingan kinerja biaya.1. )ariance $nalysis

Pengukuran kinerja biaya *;), ;P+ digunakan untuk menilai besarnya

variasi berdasarkan cost baseline yang telah di rencanakan sebelumnya.


11/12

$spek penting dari control biaya proyek menentukan penyebab dan

tingkatan variasi relati terhadap baseline kinerja biaya * cost perormance

baseline+ dan menentukan tindakan korekti dan penanganan yang

diperlukan.

0. Project Management otwarePerangkat lunak yang dirancang khusus untuk

membantu dalamperencanaan, pemantauan, dan pengendalian kinerja

proyek, termasuk kinerja biaya. Project management sotware sering

digunakan untuk memantau tiga dimensi ()M *P), (), dan $;+, untuk

menampilkan tren grafs, dan untuk meramalkan berbagai kemungkinan

hasil proyek akhir.

Perform *uality Control

Merupakan proses monitoring dan menyimpan hasil dari implementasi Euality

activities untuk penilaian kinerja dan merekomendasikan perubahan yang

diperlukan

+eport Performance

Merupakan proses mengumpulkan dan menyalurkan inormasi kinerja yang

meliputi report, pengukuran kemajuan proyek dan orecast *prediksi+


12/12

Monitor and Control +isk

Merupakan proses penerapan dari risk response plan, tracking resiko yang telah

didefnisikan, monitoring residual risk, identifkasi resiko proyek yang baru dan

mengevaluasi eektiftas proses resiko di seluruh proyek

!dminister Procurements

Merupakan proses pengelolaan pengadaan, monitoring perormansi kontrak dan

membuat perubahan dan koreksi selama di butuhkan

9$C%$" PF%$K$

&. PM/5K ourth edition2. Manajemen biaya proyek, stikom.edu

metode monitoring dan control proyek

Documents