BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Hasil Penelitian

4.1.1 Sejarah Singkat Lokasi Penelitian

Wilayah Kabupaten Bone Bolango merupakan salah satu Kabupaten

di Provinsi Gorontalo yang merupakan hasil pemekaran dari Kabupaten

Gorontalo pada tahun 2003 berdasarkan UU Nomor 6 Tahun 2003 Tentang

Pembentukan Kabupaten Bone Bolango dan Kabupaten Pohuwato di

Provinsi Gorontalo. Kabupaten Bone Bolango memiliki luas wilayah

1984,31 km2. Luas wilayah Kabupaten ini hanya sebesar 16,44 % dari luas

wilayah Provinsi Gorontalo. Kabupaten Bone Bolango terdiri dari 17 (tujuh

belas) kecamatan yaitu: Kecamatan Suwawa, Suwawa Tengah, Suwawa

Timur, Suwawa Selatan, Kabila, Tilongkabila, Botupingge, Kabila Bone,

Bone Pantai, Bone Raya, Bulawa, Bone, Tapa, Bulango Utara, Bulango

Timur, Bulango Selatan, Bulango Ulu, dan 143 (seratus empat puluh tiga)

desa. Dari luas wilayah terbagi atas (sumber: Presentase RTRW Bupati

Bone Bolango 2007–2027)

a. Areal Hutan Lindung sebesar 26.853,88 Ha.

b. Areal Taman Nasional sebesar 107.302,95 Ha.

Permukaan tanah di Bone Bolango terdiri dari daratan dan pantai,

memiliki 1 (satu) gunung yaitu, Gunung Tilongkabila, serta dilalui oleh

Sungai Bone dan Sungai Bulango.

Setelah menjadi Kantor Perwakilan Pertanahan selama ± 5 Tahun kemudian

didefinitifkan pada tahun 2007 berdasarkan Peraturan Kepala Badan

Pertanahan Nasional R.I. Nomor: 79 Tahun 2007 Tanggal 25 September

2007 tentang Pembentukan Kantor Pertanahan Kabupaten Bone Bolango.

Kantor Pertanahan Kabupaten Bone Bolango merupakan instansi

vertikal dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional

melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi

Gorontalo, serta melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan

Pertanahan Nasional di Kabupaten. Kantor Pertanahan Kabupaten Bone

Bolango sebagaimana diatur pada peraturan BPN-RI Nomor 4 tahun 2006

menyelenggarakan tugas sebagai berikut:

a. Penyusunan rencana, program, dan penganggaran dalam rangka

pelaksanaan tugas pertanahan.

b. Pelayanan, perijinan, dan rekomendasi dibidang pertanahan.

c. Pelaksanaan survey, pengukuran, dan pemetaan dasar, pengukuran dan

pemetaan bidang, pembukuan tanah, pemetaan tematik, dan survey

potensi tanah.

d. Pelaksanaan penatagunaan tanah, landreform, konsolidasi tanah, dan

penataan pertanahan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan

wilayah tertentu.

e. Pengusulan dan pelaksanaan pemetaan hak tanah, pendaftaran hak tanah,

pemeliharaan data pertanahan, dan administrasi tanah asset pemerintah.

f. Pelaksanaan pengendalian pertanahan, pengelolaan tanah negara, tanah

terlantar dan tanah kritis, peningkatan partisipasi dan pemberdayaan

masyarakat.

g. Penanganan konflik, sengketa dan perkara pertanahan.

h. Pengkoordinasian dan pemangku kepentingan pengguna tanah.

i. Pengelolaan sistem Informasi Pertanahan Nasional (SIMTANAS).

j. Pemberian penerangan dan informasi pertanahan kepada masyarakat,

pemerintah dan swasta.

k. Pengkoordinasian penelitian dan pengembangan.

l. Pengkoordinasian pengembangan sumberdaya manusia pertanahan.

m. Pelaksanaan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan, sarana dan

prasarana, perundang-undangan serta pelayanan pertanahan.

4.1.2 Struktur Organisasi

Suatu organisasi maupun suatu instansi dimana saja memiliki garis

struktural yang mengatur sistem serta aturan yang ada dalam instansi tersebut.

Semuanya itu ada dalam suatu struktur yang biasanya dipakai dalam periode

tertentu.

Struktur organisasi yang baik memngkinkan pimpinan mensosialisasikan

segala yang ditempuh yang selanjutnya akan dilaksanakan oleh seluruh

komponen

organisasi, kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan merupakan keputusan

yang harus dilakukan bawahan secara operasional dilapangan. Dalam

pelaksanaan kebijakan tersebut mendapatkan pengawasan dari pimpinan

organisasi, sebagai bagian dari upaya yang menciptakan mekanisme kerja

secara efektif dan efisien. Dalam organisasi terdapat tiga faktor atau unsur

penting, yaitu :

a. Adanya sekelompok orang

b. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka

c. Adanya tujuan yang ingin dicapai

Dalam suatu organisasidengan segala aktifitasnya, terdapat hubungan

diantara orang yang menjalankan aktifitas tersebut. Makin banyak kegiatan

yang dilakukan dalam suatu organisasi makin kompleks juga hubungan

tersebut termasuk hubungan antara masing-masing dengan struktur

organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan dan tanggung

jawab.

4.1.3 Uraian Tugas Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Kontrak Kantor

Badan Pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango

1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha terbagi 2:

Kepala Urusan perencanaan Dan Keuangan Bertugas :

a. Menyiapkan penyusunan rncana.

b. Program dan anggaran serta laporan akuntabilitas kinerja

pemerintah.

c. Keuangan dan penyiapan bahan evaluasi.

Kepala urusan Umum dan Kepegawaian

a. Melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan,

rumah tangga.

b. Sarana dan prasarana

c. Koordinasi pelayanan pertanahan serta pengelolaan data dan

informasi.

2. Kepala seksi survey pengukuran dan pemetaan terbagi 2:

Kepala sub seksi pengukuran dan pemetaan bertugas :

a. Menyiapkan perapatan kerangka dasar orde-4

b. Penetapan batas bidang tanah dan pengukuran bidang tanah.

c. Batas kawasan/wilayah

d. Kerjasama teknis surveyor berlisensi pembinaan surveyor berlisensi

dan memelihara peta pendaftaran.

e. Daftar tanah, peta bidang, dan surat ukur

f. Gambar ukur dan daftar-daftar lainnya di bidang pengukuran.

Kepala sub seksi tematik dan potensi bertugas :

a. Menyiapkan survey

b. Pemetaan

c. Pemeliharaan dan pengembangan pemetaan tematik

d. Survey potensi tanah

e. Pemeliharaan peralatan teknis komputerisasi dan pembinaan pejabat

penilai tanah.

3. Kepala seksi hak tanah dan pendaftaran tanah terbagi 4 :

Kepala sub seksi penetapan hak tanah

a. Menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan

b. Saran dan pertimbangan mengenai penetapan hak milik

c. Hak guna bangunan dan hak pakai

d. Perpanjangan jangka waktu

e. Pembaharuan hak

f. Perijinan

g. Peralihan hak atas tanah

h. Penetapan dan atau rekomendasi perpanjangan jangka waktu

pembayaran uang pemasukan dan atau pendaftaran hak tanah

perorangan.

Kepala sub seksi pengaturan tanah pemerintah bertugas :

a. Menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan

b. Saran dan pertimbangan mengenai penetapan hak milik

c. Hak guna bangunan

d. Hak pakai dan hak pengelolaan bagi instansi pemerintah

e. Badan hokum pemerintah

f. Perpanjangan jangka waktu

g. Pembaharuan hak

h. Perijinan

i. Peralihan hak atas tanah

j. Rekomendasi pelepasan dan tukar menukar tanah pemerintah

Kepala sub seksi pendaftaran hak bertugas :

a. Menyiapkan pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah

b. Pengakuan dan penegasan konversi hak-hak lain

c. Hak milik atas satuan rumah susun

d. Tanah hak pengelolaan

e. Tanah wakaf dan yuridis lainnya

f. Data fisik bidang tanah

g. Warkah serta daftar lainnya

Kepala sub seksi peralihan, pembebanan hak dan PPAT bertugas :

a. Menyiapkan pelaksanaan pendaftaran

b. Peralihan

c. Pembebanan hak atas hak tanah

d. Pembebanan hak tanggungan dan bimbingan PPAT serta sarana

daftar isian dibidang pendaftaran tanah

4. Kepala seksi pengaturan dan penataan pertanahn terbagi 2 :

Kepala seksi penatagunaan tanah dan kawasan tertentu bertugas:

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana persediaan

b. Peruntkan , pemeliharaan dan penggunaan tanah

c. Rencana penataan kawasan

d. Pelaksanaan koordinasi, monitoring dan evaluasi pemeliharaan

tanah

Kepala sub seksi landreform dan konsolidasi tanah bertugas :

a. Menyiapkan bahan usulan penetapan tanah menjadi objek

landreform

b. Penguasaan tanah-tanah objek landreform

c. Pemberian ijin retribusi tanah luasan tertentu

d. Usulan penerbitan surat keputusan retribusi tanah dan pengeluaran

tanah dari objek landreform

e. Monitoring dan evaluasi retribusi tanah

5. Kepala seksi pengendalian pertanahan dan pemberdayaan terbagi 2:

Kepala sub seksi pengendalian pertanahn bertugas :

a. Menyiapkan pengelolaan basis data dan melakukan inventarisasi

dan identifikasi

b. Penyusunan saran tindak dan langkah penanganan

c. Serta menyiapkan bahan koordinasi usulan penertiban dan

pendayagunaan dalam rangka penegaka hak dan kewajiban

pemegang hak atas tanah.

d. Pemantauan, evaluasi, harmonisasi dan pensigergian kebijakan

dan program pertanahan dan sektoral dalam pengelolan tanah

Negara, penangan tanah terlantar dan tanah kritis.

Kepala sub seksi pembeedayaan masyarakat bertugas :

a. Menyiapkan bahan inventarisasi potensi, sistensi, fasilitas dalam

rangka penguatan penguasaan

b. Melaksanakan pembinaan partisipasi masyarakat, lembaga

masyarakat, mitra kerja teknis dalam pengelolaan pertanahan

c. Serta melakukan kerjasama perberdayaan dengan pemerintah

kabupaten/kota,

d. Lembaga keuangan dan dunia usaha

6. Kepala seksi sengketa, konflik dan perkara terbagi 2 :

Kepala sub seksi sengketa dan konflik pertanahn bertugas:

a. Menyiapkan pengkajian hukm, social, budaya, ekonomi dan politik

terhadap sengketa dan konflik pertanahan

b. Usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan

hokum antara orang dan badan hokum dengan tanah

c. Pelaksanaan alternative penyellesaian sengketa melalui mediasi,

fasilitasi, dan koordinasi penanganan sengketa dan konflik.

Kepala sub seksi perkara pertanahan bertugas :

a. menyiapkan penanganan dan penyelesaian perkara,

b. koordinasi penangan perkara

c. usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan

hokum antara orang dan badan hokum dengan tanah sebagai

pelaksanaan keputusan lembaga penelitian.

4.1.4 Keadaan pegawai

Keadaan Pegawai yang ada pada Kantor Badan Pertanahan

nasioanl Kabupaten Bone Bolango diuraikan pada tabel, diagram dan grafik

dibawah ini :

Tabel 4.I: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat jenis Kelamin

Tabel 4.2: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat Pendidikan

Jenis Kelamin Jumlah

Laki-Laki 11

Perempuan 11

Pangkat/Golongan Jumlah

Penata Muda Tkt 1, II/a 2

Penata Muda Tkt 1, II/b 2

Penata Muda Tkt 1, II/c 2

Penata Muda Tkt 1, II/d 4

Penata Muda Tkt 1, III/a 4

Penata Muda Tkt 1,III/b 5

Penata Muda Tkt 1, III/c 1

Penata Muda Tkt 1,III/d 2

Tabel 4.3: Keadaan pegawai berdasarkan tingkat status/jabatan

N A M A

JABATAN

Acmad Ramli, SH

Kepala Seksi Survei pengukuran dan pemetaan

Benny Hermawan, SH

Kepala seksi pengendalian dan pemerdayaan.

Aznuddin Ampo Kepala seksi pengaturan penataan pertanahan.

Yusuf Ano, S.SiT,MH

Kepala Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten

Bone Bolango

Sarce Baa Kepala sub seksi peralihan, pembenaan hak dan PPAT

Lusye Daliuwa Kepala sub bagian tata usaha

Istiana Prasetia Tri

Utami,S.ST

Kepala sub seksi penatagunaan tanah dan kawasan

tertentu

Sulasri aksara Kepala Urusan perencanaan dan keuangan

Zufran Amuati, SH Kepala seksi sengketa konflik dan perkara

Tajuddin, S.ST Kepala sub seksi pengukuran dan pemetaan

Suci H.Hamim, A.Md Kepala sub seksi penetapan hak

Aisa M. Saba Kepala sub seksi pemberdayaan masyarakat

Ilkham Mooduto, SH Kepala seksi sengketa konflk dan perkara

Lismaryati hamzah, S.ST Kepala sub seksi pendaftaran tanah

Abd. Rahman Dunggio Kepala sub seksi pemetaan tamatik dan optensi tanah

Yakob Hunowu Kepala sub seksi sengketa dan konflik pertanahan

Noor Fatimah -

Zulkarnain yahya -

Sri Dewi Puluhulawa -

Farian aditya , A.Md -

Isnawan tarmiji -

Fatmawatyzakaria A.Md -

4.1.5 Visi dan Misi

Visi kantor Bandan pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango Yaitu

: “Menjadi lembagan ang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan

untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan

berkelanjutan sistem kemasyarakata, kebangsaan dan kenegaraan

republik indonesia”.

Misi kantor Bandan pertanahan Nasional kabupaten Bone Bolango

Yaitu :

menggambarkan dan menyelenggarakan politik dan kebudayaan

pertanahan untuk :

1. peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru

kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesejangan

pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.

2. Peningkatan tatanan kehidupan bersama dan lebih berkeadilan dan

bermatabat dalam kaitannya dengan penguasaan, pemilikan,

penggunaan dan pemanfaatan tanah.

3. Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan

mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh

tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan

pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di

kemudian hari.

4. Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegeraan

indonesia dengan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan

datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat .

5. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip

dan aturan yang tertuap dalam UUPA dan aspirasi rakyat secara luas.

4.2 Pengelolaan kearsipan pada Kantor Badan Pertanahan Nasional

Kabupaten Bone Bolango

Pengelolaan adalah sebuah istilah yang diangkat dari konsep

manajemen. Manajemen yang baik dapat memanfaatkan fungsi-fungsi

manajemen yang ada dengan tujuan untuk dapat dilaksanakan dengan baik

mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasannya pada kegiatan

yang dilakukan. Substansinya adalah adanya proses kegiatan yang

dilakukan secara berkesinambungan dan sungguh-sungguh dengan

menggunakan cara-cara ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang

telah ditatapkan melalui kerjasama yang teratur antara berbagai orang yang

terlibat didalamnya. Kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang

pemimpin diharapkan mampu menggunakan fungsi-fungsi manajemen

dalam organisasi yang dipimpinnya.

Pengelolaan arsip dikatakan baik jika pada waktu yang diperlukan

dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kunci utamanya agar arsip

ditemukan kembali dengan mudah terletak pada ketepatan dalam

mengenali arsip sesuai petunjuk. Adapun prosedur pengelolaan arsip yang

ada pada kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango

adalah :

1. Penciptaan / Penerimaan Warkat

2. Pengendalian / Pencatatan Warkat / Arsip

3. Pendistribusian Warkat / Arsip

4. Penyimpanan Warkat / Arsip

5. Penyusutan / Pemusnahan Arsip

4.3 Pembahasan

4.3.1 Pengelolaan Arsip Pada Kantor Badan Pertanahan Nasional

Kabupaten Bone Bolango

Kegiatan kearsipan pada umumnya dilakukan dalam rangka

penyelenggaraan tata kerja kantor yang bertujuan untuk dapat memenuhi

tujuan utama suatu instasi / kantor yakni dapat melayani masyarakat

dengan baik. Untuk itu diperlukan penanganan dan pengelolaan arsip

yang baik pada kantor itu sendiri.

kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah

salah satu dari beberapa instansi yang ada di Kabupaten Bone Bolango,

dimana tujuan utamanya adalah Menjadi lembagan ang mampu

mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran

rakyat, serta keadilan dan berkelanjutan sistem kemasyarakata,

kebangsaan dan kenegaraan republik indonesia. Hal ini sesuai dengan visi

dari kantor itu sendiri.

Sebagaimana hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, dan

berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian tata Usaha, Ibu Lusye

Daliuwa bahwa pelaksanaan pengelolaan kearsipan telah dilakukan

sebagaimana mestinya, meskipun masih ada beberapa hal yang menjadi

hambatan dalam penanganan arsip pada kantor tersebut. Hal ini terlihat

pada beberapa masalah yang ditemui pada kantor tersebut diantaranya ;

sering terjadinya keterlambatan dalam penemuan kembali warkat arsip

yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang pula hal yang sering terjadi yaitu,

pada tiap bagian / unit yang ada pada kantor tersebut akan menghubungi

bagian umum untuk mendapatkan warkat yang diperlukan. Hal ini

dikarenakan arsip yang ada disetiap unit yang kantor tersebut juga terdapat

pada bagian umum kantor tersebut (Arsip Induk kantor). Masalah lain yang

ditemukan adalah tidak diterapkan sistem yang seharusnya pada proses

pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktif suatu warkat. Hal Ini

berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan petugas kearsipan pada

Kantor tersebut, Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya

dilakukan secara masal yaitu setiap 5 tahun sekali. Dan pemusnahan arsip

yang dilakukan bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsip-

arsip tersebut dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga

suatu waktu jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan.

Adapun prosedur pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang ada

pada kantor tersebut adalah sebagai berikut :

1. Penciptaan / Penerimaan Warkat

a. Penciptaan Warkat / Arsip

Surat yang dibuat adalah yang akan dikeluarkan oleh kantor tersebut

dan akan disetujui oleh pimpinan untuk proses selanjutnya.

b. Penerimaan warkat / Arsip

Surat yang diterima adalah berasal yang berasal dari instansi lain yang

diterima dari kurir, yang kemudian diterima oleh penerima surat dan

ditanda tangani oleh penerima surat dan selanjutnya akan diproses.

2. Pencatatan arsip

Surat yang telah disetujui piminan ataupun yang telah diterima oleh kantor

tersebut, dalam hal ini surat yang masuk maupun yang akan dikeluarkan,

kemudian dicatat dalam buku agenda. Untuk surat keluar, dicatat dalam

buku agenda surat keluar dan akan diberi nomor surat surat. Dan untuk

surat yang masuk dicatat dalam buku agenda masuk sesuai dengan jenis

surat tersebut dan selanjutnya akan diberi nomor agenda surat masuk,

selanjutnya isi ringkas surat tersebut akan dicatat kembali pada lembar

disposisi, dan selanjutnya akan diberikan pada pimpinan.

3. Pendistribusian Warkat / Arsip

Surat masuk yang diterima dan telah dicatat pada buku agenda tersebut

diteruskan kepada pimpinan untuk mendapatkan disposisi dari piminan.

Tindak lanjut surat tersebut adalah keputusan dari piminan yang dituliskan

pada lembar disposisi yang diisi oleh pimpinan. Apabila pada lembar

disposisi tersebut pimpinan menuliskan difile, maka oleh pengelola arsip

tersebut harus segera difile sesuai disposisi dari pimpinan. Akan tetapi

sebelum difile, syarat tersebut dicatat kembali disposisinya pada buku

agenda.

4. Penyimpanan

Adapun sistem penyimpanan yang dipakai pada kantor Badan Pertanahan

Nasional Kabupaten Bone Bolango adalah menggunakan sistem klasifikasi

subjek / pokok surat yang diterma. Yaitu mengklasifikasikan jenis surat

yang masuk sesuai dengan hal yang tertera pada surat tersebut, misalnya

untuk surat masuk dalm bentuk undangan, masuk pada file penyimpanan

surat masuk khusus untuk undangan. Begitu pula dengan jenis surat

lainnya, misalnya SK, dan lain sebagainya. Demikian penyimpanan arsip

untuk surat keluar.

5. Penyusutan arsip.

Penyusutan arsip adalah pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan

lagi.

Arsip digolongkan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan administrasi kantor. Sedngkan arsip statis adalah arsip yang tidak

digunakan secar langsung dalam kegiatan aktifitas sehari-hari. Penyusutan

atau pemusnahan yang ada pada kantor Badan Pertanahn Nasional adalah

arsip dipisahkan antara arsip yang masih aktif dan yang in-aktif. Arsip yang

in-aktif kemudian dikumpulkan dan dipindahkan ke gudang.

Sedangkan arsip yang dianggap masih aktif dan masih digunakan,

disimpan dalam lemari arsip, misalnya arisp gambar ukur, arsip tata usaha,

dan arsip aktif lainnya yang masih secara langsung digunakan dalam

kegiatan administrasi kantor tersebut.

Arsip yang ada pada lemari arsip adalah arsip penting yang masih

diperlukan. Sedangkan arsip-arsip yang dianggap tidak penting,

dipindahkan ke gudang.

Namun arsip yang ada pada lemari arsip tersebut hanya akan disimpan

selama 5 tahun. Setelah itu akan dipindahkan ke gudang.

4.3.2 Faktor- faktor yang mempengaruhi dalam kegiatan pengelolaan

kearsipan pada Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten

Bone Bolango

Pada dasarnya pengelolaan arsip yang ada pada Kantor badan

Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango, sudah sesuai dengan lajur

yang seharusnya dilaksanakan dalam kegiatan administrasi kantor. Mulai

dari proses penciptaan / penerimaan surat, pencatatan, pemberian nomor

surat, pendisposisian, penggandaan surat, hingga pada penyimpanan arsip,

dilakukan berdasarkan aturan dan tata kerja kearsipan yang seharusnya.

Namun masih ada beberapa masalah yang ditemukan dalam pelaksanaan

pengelolaan arsip pada kantor tersebut. Yang Pada proses pengelolaannya

dianggap belum optimal Diantaranya sering terjadinya keterlambatan dalam

penemuan kembali warkat arsip yang dibutuhkan. Selain itu tidak jarang

pula hal yang sering terjadi yaitu, pada tiap bagian / unit yang ada pada

kantor tersebut akan menghubungi bagian umum untuk mendapatkan

warkat yang diperlukan. Hal ini dikarenakan arsip yang ada disetiap unit

yang kantor tersebut juga terdapat pada bagian umum kantor tersebut

(Arsip Induk kantor). Masalah lain yang ditemukan adalah tidak diterapkan

sistem yang seharusnya pada proses pemusnahan arsip yang sudah lewat

masa aktif suatu warkat. Sementara pada fenomena yang ada,

Pemusnahan arsip yang sudah lewat masa aktifnya dilakukan secara

masal yaitu setiap 5 tahun sekali. Dan pemusnahan arsip yang dilakukan

bukanlah pemusnahan arsip seutuhnya, melainkan arsip-arsip tersebut

dipindah tempatkan di gudang dengan alasan untuk menjaga suatu waktu

jika ada arsip yang dibutuhkan namun sudah dimusnahkan. Maka hal inilah

yang dianggap masih belum optimalnya penerapan dalam pengelolaan

kearasipan yang ada pada kantor tersebut.

4.3.3 Upaya yang Dilakukan Untuk Pembenahan Pengelolaan Kearsipan

Pada Kantor Kantor badan Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone

Bolango

Pada dasarnya pengelolaan kearsipan yang ada pada kantor badan

Pertanahan Nasioanl kabupaten Bone Bolango sudah mengikuti

perkembangan

teknologi dan pengetahuan pada era seperti saat ini. Namun dibalik itu ada

beberapa faktor yang mempengaruhinya sehingga terdapat beberapa

masalah seperti yang telah diuraikan sebelumnya. Dimana pegawai

pengelola arsip menangani semua surat baik yang masuk dan keluar.

Sementara itu banyak bagain dan seksi-seksi yang ada pada kantor

tersebut yang tidak lepas dari kegiatan administrasi dan arsip itu sendiri.

Sehingga apa bila suatu saat ada bagian atau seksi yang membutuhkan

arsip yang segera, hanya akan menghubungi bagian umum, untuk

menemukan kembali warkat yang diperlukan. Selain itu ruangan yang

dipakai hanya seadanya, serta ruang penyimpanan yang sedanya pula.

Berdasrkan hasil penelitian yang telah dilakukan penliti, ada

beberapa cara yang telah dilakukan pimpinan untuk mengatasi masalah

tersebut, diantaranya dengan memberikan arahan dan petunjuk bagi

pegawainya dalam penanganan administrasi yang baik dan yang

seharusnya. Sehingga akan berdampak positf bagi setiap pegawainya

dalam pelaksnaan kegiatan administrasi dalam aktifitas sehari-hari. Terbukti

sampai saat ini terlihat jelas hubungan yang harmonis dalam kantor

tersebut sehingga pada kegiatan administrsasi sehari-hari khusunya

penanganan arsip, setiap pegawai merasa nyaman dalam melaksankan

tugasnya masing-masing.