BAB II

KAJIAN TEORI

1.1 Sistem Pengarsipan

1.1.1 Pengertian sistem

Secara sepintas pekerjaan dalam sebuah organisasi kantor hanya

menyangkut rangkaian kegiatan seperti merencanakan aktivitas kantor,

mengorganisir pekerjaaan,mengarahkan, mengawasi dan mengadili pekerjaan

kantor. Menurut L. ACKOF, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual

atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu

sama lainnya. Atau dalam bahasa sederhana, sistem dapat diartikan sebagai

sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi

dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Syarat-syarat sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)

lebih penting dari pada elemen sistem.

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Sedangkan menurut Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur

yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut

dengalingkungan.

Gerald (dalam baridwan 1998:3), mengemukakan bahwa sistem adalah

suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan disusun

sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu

kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

1.1.2 Pengertian Arsip

Dilihat dari asal kata arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang

berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche

berubah menjadi “Teacchee” yang artinya dokumen, yang terakhir berubah

menjadi” Archeves” berarti tempat atau dokumen.

Menurut Gerald ( baridwan 1998 : 3 ) mengemukakan bahwa sistem

adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan

disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan

suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sistem yang dimaksud

disini lebih difokuskan pada sistem pengarsipan, yang berkaitan dengan

peredaran hidup data dan keterangan lainnya ( arsip) dari sejak penciptaan,

pemeliharaan, penyimpanan sampai pada pemusnahaannya.

Menurut The Liang Gie (1999;115) dalam pelaksanaan tata usaha pada

semua kantor banyak sekali dipergunakan kertas dan peralatan tulis yang

beraneka ragam. Oleh karena itu tata usaha sering diistilahkan dengan

pekerjaan tulis menulis.

Menurut Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap

catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,

angka atau gmbar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai

bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori),

kertas film ( slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan,

rekaman, disket) kertas foto copy dan lain- lain.

Sementara itu menurut The Liang Gie (1999;118) yang dimaksud dengan

arsip adalah yang dimuat dalam peraturan presiden tahun 1961 adalah sebagai

berikut:

1. Umumnya, merupakan wujud tulisan dalam bentuk corak teknis yang

bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun

dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa.

2. Khususnya, merupakan kumpulan surat-surat atau bahan-bahan

penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam

administrasi negara dibuat secara yuridis dengan perkembangan

organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Lain halnya dengan Fruin (dalam The Liang Gie 1999; 119) bahwa arsip

merupakan keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan

barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu

badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat-pejabatnya sepanjang

dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk berada dibawah pemeliharaan dari

badan tersebut.

Sementara itu Schellenberg (dalam The Ling Gie 1999; 119)

mengemukakan bahwa arsip merupakan warkat-warkat dari sesuatu badan

pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai harga untuk diawetkan

secara tepat guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan

atau hendaklah dipilih untuk disimpan pada suatu badan.

Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua,

yaitu “nilai guna primer ( nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan

administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder ( nilai guna

keberlanjutan setelah tidak dipergunakan oleh unit pencipta, nilai guna

sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta)

Dengan demikian yang dimaksudkan dengan arsip adalah suatu

kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, yang memiliki nilai

fundamintalis tinggi untuk dipertanggungjawabkan dalam masa tertentu karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat

ditemukan kembali.

Jadi, kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai suatu aktivitas

tata usaha dalam kenyataannya berupa kegiatan menaruh warkat-warkat

dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak

atau hilang. Berbagai keterangan dalam warkat-warkat yang tersimpan itu

dapat mempunyai kegunaan sangat penting untuk bahan penilaian atau

penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Di

Amerika Serikat ditentukan nilai-nilai yang mungkin ada pada warkat – warkat

sehingga perlu disimpan yang dicakup 1 istilah pengingat ”ALFRED”. Menurut

Milton (dalam The Liang Gie, 1999;231) bahwa istilah ini merupakan

kependekatan dari nilai-nilai warkat yang berikut:

A – Administrasi value (nilai adinistrasi)

L – Legal Value ( nilai hukum)

F – Fascal Value (nilai dibidang keuangan)

R – Research Value (nilai penelitian)

E – Educational Value (pendidikan)

D – Documentery Value ( nilai dokumentasi)

Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih dari

pada 1 kegunaan. Selanjutnya tidak semua warkat mempunyai kegunaan

yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah

jangka waktu tertentu. Oleh karena itu warkat-warkat mempunyai kegunaan

atau nilai tertentu bagi setiap organisasi, maka warkat-warkat itu lalu disimpan

agar setiap kali diperlukan dapat dipergunakan. Penyimpanan itu harus

dilakukan secara sistematis sehingga apabila sesuatu warkat akan

dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. Dengan penyimpan ini

terdapatlah kumpulan warkat yang merupakan apa yang disebut sebagai arsip.

Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang

dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan pada pasal 1 menetepakan bahwa yang dimaksud

dengan :

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan

dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan

dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung

jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu

arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang

tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan

sehari-hari administrasi negara.

Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor,

baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut

record.

Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip

Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Arsip

dinamis ini dalam bahasa inggris disebut archieve.

Dua istilah record dan arvhieve diatas sering disebut dengan istilah arsip

(bahasa belanda archief). Sehingga Record Management diterjemahkan

dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan

Untuk melengkapi pemahaman tentang istilah kearsipan yang dijelaskan

diatas, dapat dipahami dengan memperhatikan gambar Lingkaran Kehidupan

Arsip seperti yang digambarkan dibawah ini :

Gambar 2.1 Lingkaran Hidup arsip

2.1.3 Sistem Pengarsipan

Untuk menciptakan penataan administrasi secara efektif dan efisien

sebaiknya setiap organisasi perlu menetapkan sistem pengarsipan yang baik

demi terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Dengan demikian sistem pengarsipan merupakan suatu proses penataan

administrasi dalam tata usaha organisasi, yang meliputi mencatat, menyimpan,

memelihara, menjamin kaeaslian dokumen tersebut dan menjadikan arsip

merupakan hal yang penting dalam keberlanjutan organisasi dimasa akan

datang.

Kata “ Sistem ” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

menunjukan metode penyusunan atau metode klasifikasi ( penggolongan )

tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi

penyusunan tenaga kerja, dan metode – metode yang dipergunakan apabila

meminjamkan atau mengembalikan surat. (Moekijat,2008:115).

2.1.4 Ruang Lingkup Kearsipan

Dalam kegiatan kemasyarakatan selama ini selalu mendesak agar

kebutuhan atau keinginannya tersebut dapat terpenuhi dengan baik dan cepat.

Sehingga dalam proses pelayanannya membutuhkan waktu, tenaga dan

pikiran agar dapat dilayani dengan baik. Dan setiap pekerjaan atau kegiatan

diperkantoran baik swasta maupun pemerintah memerlukan data dan informasi

yang akurat.

Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 (dalam Amsyah,1991;2)

dikemukakan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak

apapun, baik dalam perorangan, baik dalam keadaan tunggal maupan

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sementara itu Barthos (2000; 2) menyimpulkan arsip dapat diartikan

sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan

penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang

mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik menyangkut soal-

soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan dan

sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Pada kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24) menyatakan bahwa”

kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan

kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai

penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan

bahwa kearsipan merupakan “sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang

tujuannya menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan”.

Sebenarnya awal mula sampai terjadinya arsip itu berawal dari hubungan

komunikasi atau interaksi sesama manusia yang mempunyai keinginan yang

sama dan saking bergantung antara satu sama lainnya. Mulainya proses

transaksi dalam kehidupan masyarakat dahulu hanya bermodalkan pada

kepercayaan dengan daya

ingat yang tersedia. Dan hal ini tentunya tidak akan mungkin berlangsung

lama sebab pola pikir dengan dukungan kolaborasi budaya yang ada telah

memberikan dampak yang luas dalam perubahan tingkah laku masyarakat itu

sendidri. Oleh karena itu kearsipan bertujuan untuk memberikan jaminan

keselamatan dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kenegaraan atau bahkan

organisasi usaha untuk kesuksesan organisasi tersebut.

2.2 Tata Kerja Kearsipan

Di Indonesia pada umumnya surat-menyurat dicatat dalam semacam

buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini untuk mencatat segala sesuatu

yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau

penerimaan surat-surat masuk. Untuk keperluan itu pada bagian-bagian buku

agenda dibuat beberapa lajur. Tiap lajur pergunakan untuk mencatat salah

satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk itu.

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan

tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta.

Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan

warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang

berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen

inilah yang disebut dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).

Sebagaimana yang tertulis dalam tabel berikut ini:

Tabel. 1 : Format Buku Agenda

N

No

Tanggal

Pengiriman

Nama

Pengirim Isi

Tujuan

Surat

K

ket

Keterangan ;

1. Lajur pertama untuk mencatat nomor urut selama 1 tahun, yaitu dari

nomor 1 terus sampai banyaknya surat yang dikirimkan atau

diterima. Nomor agenda ini biasanya merupakan nomor yang

tercantum pada surat-surat organisasi.

2. Lajur kedua diperuntukan bagi catatan tentang tanggal pengiriman

atau penerimaan sesuatu surat.

3. Lajur k-3 biasanya berkepala “nama pengirim: atau “diterima dari”

untuk keperluan surat-surat yang masuk. Sedang untuk surat-surat

yang keluar, kepalanya dapat berbunyi “dikirim kepada” atau “ Nama

yang dikirim”

4. Lajur ke-4 untuk memuat keterangan singkat mengenai isi atau

perihal surat yang bersangkutan.

5. Lajur ke-5 untuk catatan tentang hubungan surat itu dengan surat-

surat yang terdahulu.

6. Lajur ke-6 disediakan untuk keterangan-keterangsn lainnya yang

bertalian dengan surat.

Kadang-kadang bagi surat yang masuk diadakan pula sebuah lajur

lainnya untuk mencatat tanggal dan nomor surat dari pihak luar itu. Tanggal

tersebut biasanya tidak sama dengan tanggal diterimanya surat itu.

Untuk tiap-tiap surat yang keluar dan yang masuk biasanya dibuatkan

buku agenda sendiri-sendiri. Jadi, sesuatu organisasi biasanya mempunyai

buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk. Tetapi, buku agenda

dapat juga dipersatukan. Bagian kiri untuk keperluan surat-surat masuk,

sedang bagian kanan untuk catatan surat-surat keluar.

Setelah setiap surat dicatat secukupnya dalam buku agenda, kemudian

barulah itu disimpan. Penyimpanan itu biasanya dilakukan dalam berkas

jepitan atau kadang-kadang juga dalam berkas tebal. Cara penyimpanan ini

membutuhkan pelubang kertas untuk melubangi sisi kiri setiap surat. Susunan

penyimpanannya sering-sering menurut urutan-urutan nomor surat.

Diatas telah dijelaskan dalam penyimpangan surat-surat menurut nomor

agenda tidak praktis, hal ini disebabkan untuk mencari kembali berkas tersebut

membutuhkan waktu agak lama kalau tidak teringat nomornya, karena ada

kemungkinan beberapa puluh bagian buku agenda harus teliti baris demi baris.

Dan selanjutnya juga nomor agenda itu tidak memepunyai peranan yang

sangat penting. Urutan nomor hanya dapat memberitahu pada akhir tahun

mengenai banyaknya surat yang telah dikirimkan atau diterima. Sebagai

sistem penyimpangan bagi korespondensi tidaklah begitu nama orang dan

organisasi atau pokok urusan yang tertera pada pemerintah pada bagian

atasnya sering dibubuhi catatan yang berbunyi: “ jika membalas sebutlah

tanggal dan nomor ini”.

Untuk surat menyurat, suatu kerja kearsipan yang lebih praktis ialah

kalau dipakai sistem penyimpanan menurut abjad atau pokok soal. Bagi

sebuah perusahaan besar, surat kepada dan dari langganannya dapat

disimpan menurut urutan-urutan abjad nama mereka. Pencatatan mengenai

sesuatu surat yang keluar atau masuk tidak dilakukan pada buku agenda

melainkan pada kartunya sendiri-sendiri.

Ukuran kartu misalnya sebesar kartu pos atau lebih. Pada bagian atas

kiri dicantumkan nama langganan. Kemudian kartu ini cukup dibagi dalam 3

kolom, kolom kiri untuk tanggal surat, yang tengah untuk mencatat isi pokok

surat, sedang kolom kanan diperuntukan bagi catatan-catatan lainnya kalaw

diperlukan.

Sewaktu perusahaan menerima surat dari seseorang langganan, surat

pada bagian atas kanan diberi catatan tanggal dari hari yang bersangkutan. Ini

dapat dilakukan dengan cap tanggal dari karet yang dapat diputar angka-

angkanya setiap

hari. Dalam kolom tengah dicantumkan isis pokok surat. Singkatan M dan K

berarti surat masuk atau keluar.

Untuk langganan-langganan lainnya juga dibuatkan kartu seorang satu.

Kemudian kartu-kartu arsip itu disusun menurut urutan abjad dari A sampai Z

seperti susunan kamus. Kalau ingin mengetahui surat-menyurat yang

dilakukan dengan seseorang langganan tertentu tinggalah mencabut kartu

yang m,emuat namanya. Ini dapat dijalankan dalam waktu yang sangat

singkat. Keterangan-keterangan yang tercantum pada kartu ini memang tidak

banyak. Tapi, ini sudah cukup untuk memberikan gambaran selayang pandang

mengenai hubungan-hubungan yang dilakukan antara perusahaan itu dengan

langganan. Kalau dikehendaki keterangan-keterangan yang lebih lengkap

tentang sesuatu surat yang masuk misalnya nomor dan tanggalnya, jumlah

lampirannya, atau keterangan lainnya, cukuplah surat yang bersangkutan

dikeluarkan kembali.

Setelah dicatat pada kartu, barulah sesuatu surat disimpan dalam berkas

surat. Untuk setiap nama langganan hendaknya disediakan sebuah berkas.

Berkas ini tidak usah berupa map jepitan, melainkan cukup seperti kertas yang

dilipat menjadi 2 dengan ukuran yang sama. Pada lipatanya yang satu bagian

atas kanan agak menonjol sedikit untuk menuliskan nama langganan yang

bersangkutan.

Surat-surat dengan langganan dimaksukkan dalam berkas menurut

urutan-urutan tanggal yang tercantum pada kartu. Surat yang tanggalnya lebih

baru ditaruh di bagian muka. Suratnya dimiringkan sehingga kepalanya

menghadap ke arah kiri. Ini memudahkan melihat tanggal-tanggal yang

tertera.

Berkas-berkas surat itu disimpan pula dengan tegak menurut urutan-

urutan abjad seperti kartu-kartu di atas. Jadi, susunan penyimpanan kartu dan

berkas surat adalah sama sehingga mengeluarkan kembali sesuatu surat

adalah muda.

Untuk penyimpanan surat-surat menurut pokok soal, asalnya adalah

sama saja. Sebagai gantinya nama orang/organisasi, yang dicantumkan pada

kartu bagian atas kiri ialah pokok urusan yang dibahas dalam surat. Kolom

tengah pada kartu diperuntukan untuk mencatat nama pengirim surat atau

pihak yang dituju.

Jadi, kalau misalnya sebuah istansi pemerintah melakukan

korespondensi mengenai pendidikan pegawainya berhubung dengan

maksudnya menugaskan beberapa pejabat untuk belajar di beberapa tempat,

dapatlah dibuat kartu arsip yang berikut.

Kartu-kartu dengan judul sesuatu pokok soal juga disimpan menurut urut-

urutan abjad dari urusan itu. Demikian pula berkas-berkas suratnya. Disini

juga untuk setiap soal disediakan 1 berkas tersendiri. Surat-suratnya walaupun

dari atau kepada berbagai pihak disimpan dalam berkas itu menurut urut-

urutan tanggalnya. Penyimpanan surat menurut pokok soal kadang-kadang

ada kesulitannya sedikit, yaitu sesuatu surat dapat dinyatakan dalam

beberapa istilah.

Untuk mengatasi hal indah dapatlah dibuatkan kartu petunjuk. Dalam

contoh tentang “ pendidikan pegawai” tersebut diatas, pegawai arsip dapat

menyiapkan sehelai kartu lain yang diberi kepala ”Tugas Belajar”. Kemudian

di sebelah kanan juduk itu dibubuhi perkataan “Lihat: Pendidikan pegawai”.

Untuk selanjutnya kartu ini disimpan dalam urutan abjad T dan tidak dipakai

untuk mencatat sesuatu surat. Kartu ini hanya merupakan penunjuk untuk

memudahkan mencari sesuatu surat yang mungkin dapat digolongkan dalam

beberapa judul.

Bagi sepucuk surat yang membicarakan 2 urusan hendaknya dibuatkan 2

kartu dan 2 berkas. Misalnya balai pembinaan administrasi menerima surat

dengan pokok soal “permintaan latihan jabatan dalam bidang Organisasi dan

Manajement” . maka hendaknya dibuat 2 kartu yang masing-masing

berkepala tanggal penerimaan surat dan mana instansi yang mengajukan

permohonan, catatan pada kedua kartu itu sama karena suratnya 1.

Kemudian suratnya sendiri disimpan dalam berkas dengan judul organisasi,

karena perkataan ini disebut lebih dulu, sedang dalam berkas yang berkepala

“Management” diselipkan saja sehelai aslinya.

Surat penunjuk itu dibubuhi pula cap tanggal seperti pada surat aslinya

dibagian atas kanan. Kemudian disimpan bercampur dengan surat-surat

lainnya tentang “Management” menurut urutan tanggalnya.

Kalau kemudian balai menjawab surat tersebut dengan pokok surat yang

sama, untuk berkasnya dibuatka pula sehelai surat penunjuk dengan

mengubah perkataan dari menjadi kepala.

Dengan cara pencatatan dan penyimpanan surat seperti diuraikan di atas,

ternyatalah bahwa nomor pada surat-surat dapat dihapuskan. Inilah

prakteknya di luar negeri, surat-surat tidak memakai nomor. Bahkan kalimat

yang menyatakan pokok surat juga dijadikan untuk pokok soalnya. Sipegawai

arsip sewaktu akan menyimpan sesuatu surat lebih dulu membacanya dan

perkataan yang menjadi inti surat digaris atau dilingkari potrol berwarna.

Menurut Barthos (2000; 113) dengan singkat proses penyimpanan arsip

adalah sebagai berikut:

1. Pembacaan surat dan pembuatan tanda

Kalau diujung kiri surat sudah ada kalimat yang menunjukan pokok

suratnya, maka salah satu perkataan yang merupakan intinya hendaklah

digaris dibawahnya dengan potlot merah. Kalau tidak ada pernyataan

pokok surat, maka perkataan inti yang akan dijadikan pokok soal

diambilkan isi surat itu.

2. Pencatatan dalam kartu

Setelah ditentukan nama orang/organisasi atau pokok soalnya, lalu

dilakukan pencatatan pada kartu arsip. Lalu kartu ini disusun menurut

urutan abjad.

Antara abjad yang satu dengan yang berikutnya sebaiknya diberi kartu

batas. Ini akan lebih mempercepat dalam mencari sesuatu kartu.

3. Penyimpanan dalam berkas

Berkas yang lebih praktis ialah tamapa jepitan. Ini mengurangi waktu dan

tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya

dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-

lembaran surat petunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak

diketemukannya kembali surat. Berkas-berkas surat harus pula disusun

teratur seperti kartu arsip.

Kalau cara-cara diatas dilaksanakan dengan tepat, pastilah sesuatu surat

yang dikehendaki dapat dikeluarkan oleh pegawai arsip yang baik dalam

waktu kurang pada 1 menit.

Kebutuhan akan sesuatu warkat tentu hendaknya diajukan kepada bagian

arsip. Misalnya dalam sistem penyipanan menurut soal, maka setiap kali

pimpinan atau satuan organisasi lain memerlukan sepucuk surat, mereka

meminta kepada bagian arsip dengan menyebut surat, mengenai pokok soal

apa dan siapa pihak pengirim/penerima surat Tanpa meminta surat itu.

Setelah diterima permintaan yang

jelas, petugas arsip dengan cepat padat memeriksa kartu-kartu arsipnya dan

menemukan kartu arsip dengan judul pokok soal yang diminta itu.

Setiap peminjaman surat oleh/bagian lain hendaknya dicatat seperlunya

oleh pegawai arsip. Kartu tanda pinjam setelah diisi oleh pegawai arsip lalu

ditaruh dalam berkas surat tepat pada berkas tempat warkat yang diambil itu.

Untuk mengatasi

pinjaman surat-surat dari bagian arsip yang sangat lama (yang kalau tidak

ditagih sering-sering bahkan tidak dikembalikan), maka oleh pimpinan sesuatu

organisasi hendaknya ditetapkan aturan tentang jangka waktu peminjaman itu.

Jangka waktu ini dapat disesuaikan dengan aturan batas waktu membalas

surat, yaitu misalnya 10 hari. Untuk dapat melaksanakan penagihan surat

yang dipinjam sesuai dengan berakhirnya jangka waktu itu, bagian arsip dapat

membuat semacam alat peringatan tersendiri dari lembaran-lembaran karton

yang masing-masing dibubuhi tanggal dari sesuatu bulan. Banyaknya

lembaran karton yang disediakan ini ialah sebanyak untuk pemakaian 1 bulan

( tanggal 1- 31 = 31 lembar). Bon-bon peminjaman surat (kartu tanda pinjam)

disimpan dibelakang sesuatu karton dengan tanggal yang menunjukan batas

waktu pinjam.

2.3 Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya, baik yang diterima

maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan

isi/maksud/masalahnya

oleh satuan kerja pengelolah, maka kegiatan selanjutnya adalah

melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpangan benda-benda

arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu merupakan tugas pekerjaan dan

menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan

secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka

arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan

dapat diketemukan kembali dengan cepat.

Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling

sebagai proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip

tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

Dalam manajemen kearsipan The Liang Gie (2000;120) menjelaskan

beberapa pokok sistem penyimpanan warkat yaitu:

1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic)

Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menuru abjad dari

mana-mana orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap

warkat itu. Dalam surat menyurat antara sebuah perusahaan dengan

para pelanggan misalnya, surat-surat yang ditunjukan dan diterima dari

pelanggan itu disimpan menurut urutan-urutan abjad nama masing-

masing langganan. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini,

sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat

diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat

dicampur-adukan.

2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subect filing)

Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat

dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai

iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”. Demikian pula

misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula

dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupaperkataan “tanah”.

Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok

soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-

judul urusan itu. Jadi, misalnya suatu instansi pemerintah dapat

mempunyai kumpulan berkas yaang disimpan menurut urut-urutan

sebagai berikut: Air. Akte notaris, Bank surat, buku (pesanan), Buku

telepon, Jepitan kertas, formasi pegawai, Gedung (pebaikan),

Honorarium penerjemah, pendidikan pegawai, perjalanan dinas dan Zice

(pembelian).

3. Penyimpan menurut wilayah (Geographic filing)

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat

pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya,

dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa,

Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah,

Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta). Sebuah penerbit majalah

yang mempunyai langganan diseluruh indonesia, umpamanya

menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-

kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem

abjad untuk mengukur urutan-urutan nama-nama langganan. Tetapi

pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)

Pada sitem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor

disimpan menurut urutan-urutan angka 1 terus meningkat hingga

bilangan yang lebih besar. Misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh

sebuah perusahaan.

5. Penyimpanan menurut tanggal (Cronological filing)

Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat ialah

menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat. Sistem

ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu

jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.

2.4 Kajian Penelitian yang relevan

Penelitian yang relevan merupakan hasil penelitian orang lain yang

relevan dijadikan titik tolak penelitian kita dalam mencoba melakukan

pengulangan, revisi, modifikasi dan sebagainya. Peneliti yang relefan dan

selaras dengan judul penelitian yang diambil, yaitu Rinto Buheli (2005) dalam

penelitian yang berjudul Sistem Pengarsipan suatu penelitian di kantor

pemberdayaan masyarakat bone bolango.

Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh bahwa kesimpulannya,

dalam pengelolaan sistem kearsipan pada kantor Badan pertanahan Nasional

Kabupaten Bone Bolango, masih dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain

penataan sistem kerja, memahami tingka laku pegawai, memotivasi pegawai

dan meningkatkan komunikasi serta menambah fasilitas kearsipan, sehingga

hal ini akan mendukung sistem pengarsipan yang merupakan pedomandan

dan merupakan sarana prasarana demi penciptaan iklim yang favourrable bagi

terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan.