Arti Kearsipan dan Sistem

Pengarsipan Berdasarkan Geografis

(Wilayah)

1. Pengertian Kearsiapan     

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) “ARSIP” berasal dari bahasa

yunani yaitu “ARCHEA” kemudian berubah menjadi “ARCHEON” yang berarti

catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan “FELUM” (latin)

berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan

kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang

berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau

filling.

Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009

mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan

kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.

Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun

2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi

dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan

dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie:

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,

karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat cepat ditemukan kembali. 

Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.

Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat

yaitu:

(1) disimpan secara berencana dan teratur

(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan ;

(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.

3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4. Penghematan tempat penyimpanan.

5. Menjaga rahasia arsip.

6. Menjaga kelestarian arsip.

7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan

dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.

2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan

kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.

2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-

masing unit.

2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan

disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada

dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem

kearsipan yang diinginkan.

2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.

2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk

menyimpan arsip.

3.    Asas Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan

memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan

adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.

3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-

kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam

menentukan kebijaksanaan perusahaan.

4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat

penting mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip

dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan

pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelanggaraan administrasi negara.

2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara.

Macam-macam sistem kearsipan

- Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

- Sistem Kronologis (Cronologis Filing Sistem)

- Sistem Geografis (Geograpich Filing Sistem)

- Sistem Subjek (Subject Filing System)

- Sistem Nomor (Numeric Filing System)

2.Sistem Geografis / Wilayah Sistem Geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan

arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi

alamat suatu surat.

Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3

(tiga) tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah

administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat

penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan

tujuan surat dikirim.

Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem

abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling

cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (indeks).

- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan

bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b. Membaca surat

c. Memberi kode surat

d. Mencatat surat pada kartu kendali(indeks)

e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f. Menyimpan surat

g. Menyimpan kartu kendali(indeks)

            Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui

pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman

kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor

atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

  Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Merupakan tindakan penyimpanan langsung

  Kelemahanya antara lain :

1.      Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak

memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2.      Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak

dicantumkan secara lengkap.

3.      Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan

batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-

masing cabang  atau perwakilan.

a. Menyusun Daftar Klasifikasi

            Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah.

Pembagian wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah  pemerintahan

seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2, dan

seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya

dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya,

dapat disimpan dalam bersama-sama  satu berkas atau tempat

penyimpanan

        

    Contoh daftar klasifikasi :

A.SUMATERA

A.1. SUMATERA BARAT

A.1.1. BUKIT TINGGI

A.1.2. PADANG

A.1.3. PADANG PANJANG

A.1.4. PARIAMAN

A.1.5. PAYAKUMBUH

A.1.6. SAWAHLUNTO

A.2. SUMATERA SELATAN

A.2.1. BATU RAJA

A.2.2. MARTAPURA

A.2.3. PAGAR ALAM

A.2.4. PALEMBANG

A.2.5. PRABU MULIH

A.3. SUMATERA UTARA

A.3.1. BINJAI

A.3.2. DELI SERDANG

A.3.3. KABANJAHE

A.3.4. KISARAN

A.3.5. SIBOLGA

A.3.6. SIANTAR

B. JAWA

B.1. JAWA BARAT

B.1.1. BANDUNG

B.1.2. BEKASI

B.1.3. BOGOR

B.1.4. CIREBON

B.1.5. SUMEDANG

B.2 .JAWA TENGAH

B.2.1. PURWODADI

B.2.2. PURWOKERTO

B.2.3. SEMARANG

B.2.4. WONOGIRI

B.3. JAWA TIMUR

B.3.1. BANYUWANGI

B.3.2. BOJONEGORO

B.3.3. JEMBER

B.3.4. MALANG

B.3.6. SURABAYA

A.3.7. SIBOLGA

A.3.8.TEBING TINGGI

b. Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan

1.      Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh

di atas daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak

2 buah. Yaitu laci  A (SUMATERA) dan laci B  (JAWA).

2.      Guide, banyaknya laci  di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas

daftar klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 6

buah,yaitu masing-masing guide 3 buah.

Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan

penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan

guide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian

huruf/nama yang dibutuhkan.

3.      Folder, banyaknya laci  di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di

atas daftar klasifikasi di atas, folder yang harus di sediakan adalah sebanyak

50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah.

Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan

kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya

maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien.

4.      Kartu indeks.

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang

disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks

dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan

sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan

sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

5.      Lemari kartu indeks

C.Prosedur Penyimpanan dan Menemuan Kembali

1.Prosedur Penyimpanan

            Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :

a.       Pemberitahuan kode surat : setiap surat yang akan di simpan alamatnya,

kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak

geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi(indeks).

b.      Mengisi kartuindeks contoh sbb:

Caption : Khan Syahruk

Hal : Penjualan Rice Cooker

Nomor Surat : 108/EJ/II/2013

Tanggal Surat : 13 Juli 2013

Kode : A.2.4

k

Kode di ambil dari daftar klasifikasi.

c.       Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di simpan

pada lemari  A di belakang Guide 2 Sematera Selatan dan pada folder ke 4

Palembang.

d.      Kartu indeks di simpan pada laci P, sesuai dengan kode S yang

tertera  pada tab kartu indeks.

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U

V W X Y Z

2.prosedur penemuan kembali

            Seperti telah di sampaikan di atas kearsipan sistem wilayah adalah

suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan

letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh

karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.

            Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai

berikut:

   1.      Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

   2.      Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks

   3.      Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan

folder dengan kodenya.

Caption : Khan Syahruk

Hal : Penjualan Rice Cooker

Nomor Surat : 108/EJ/II/2013

Tanggal Surat : 13 Juli 2013

Kode : A.2.4