pemanfaatan cloud storage pada pengarsipan di …repository.dinamika.ac.id/id/eprint/4541/1/... ·...

PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA

PENGARSIPAN DI FAKULTAS TEKNOLOGI DAN

INFORMATIKA UNIVERSITAS DINAMIKA

WORKSHOP

Program Studi

DIII Administrasi Perkantoran

Oleh:

DHEA ISMI HASAN

17390150003

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS DINAMIKA

SURABAYA 2019

PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA KEARSIPAN DI

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA


WORKSHOP

Diajukan sebagai salah satu syarat

untuk menempuh Proyek Akhir

Oleh:

Nama : DHEA ISMI HASAN

NIM : 17390150003

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Administrasi Perkantoran

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


SURABAYA, 2019

“Jangan bandingkan prosesmu dengan orang lain, karena tak semua bunga

tumbuh dan mekar bersamaan”

- Dhea Ismi Hasan -

SURAT PERNYATAAN

PERSETUJUAN PUBLIKASI DAN KEASLIAN KARYA ILMIAH

Sebagai mahasiswa Universitas Dinamika, saya:

Nama : Dhea Ismi Hasan

NIM : 17390150003

Program Studi : DIII Administrasi Perkantoran

Fakultas : Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Jenis Karya : Workshop

Judul Karya : PEMANFAATAN CLOUD STORAGE PADA

PENGARSIPAN DI FAKULTAS TEKNOLOGI

DAN INFORMATIKA

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :

1. Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni, saya menyetujui memberikan kepada Universitas Dinamika Hak Bebas Royalty Non Eksklusif

(Non-Exclusive Royalty Free Right) atas seluruh isi/ sebagian karya ilmiah

saya tersebut diatas untuk disimpan, dialih mediakan dan dikelola dalam bentuk

pangkalan data (database) untuk selanjutnya didistribusikan atau dipublikasikan

demi kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan nama saya sebagai

penulis atau pencipta dan sebagai pemilik hak cipta.

2. Karya tersebut di atas adalah karya asli saya, bukan plagiat baik sebagian maupun keseluruhan. Kutipan, karya atau pendapat orang lain yang ada dalam

karya ilmiah ini adalah semata hanya rujukan yang dicantumkan dalam Daftar

Pustaka saya.

3. Apabila dikemudian hari ditemukan dan terbukti terdapat tindakan plagiat pada karya ilmiah ini, maka saya bersedia untuk menerima pencabutan terhadap gelar

ahli madya yang telah diberikan kepada saya.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

i

ABSTRAK

Admin Fakultas Teknologi dan Informatika (FTI) adalah tenaga

administrasi yang mempunyai tugas untuk mengelola proses administrasi di FTI di

Universitas Dinamika. Salah satu tugas admin FTI adalah mengatur mengatur

dokumen pada FTI.

Dokumen yang semakin banyak berada di Admin Fakultas Teknologi dan

Informatika menyebabkan tenaga Admin kesulitan untuk mengarsipkan dokumen-

dokumen tersebut dengan benar. Pengarsipan dokumen yang dilakukan selama ini

tidak dilakukan dengan efektif dan efisien, sehingga Admin FTI kesulitan untuk

mencari dokumen saat dibutuhkan dan ada kemungkinan dokumen tersebut rusak

karena tidak terarsipkan dengan benar.

Permasalahan tersebut dapat diatasi menggunakan metode pengarsipan

sistem kronologis atau sistem subyek dengan menfaatkan cloud storage. Hal ini

mempermudah Admin FTI untuk mencari dokumen tersebut jika dibutuhkan.

Kata Kunci : Arsip, Sistem Kronologis, Sistem Subyek, Cloud Storage.

.

ii

ABSTRACT

The Administration staf of Technology and Informatics Faculty is an person

who has duty to control administrative process at FTI. One of her duty is to govern

the documents.

The increasing number of documents in FTI caused administration staf

facing difficulties in filling the documents correctly. The filling process was not

one correctly which made Admin FTI facing difficulties in finding the documents

whenever needed and there is the chance that those documents are broken as it is

not archieved property.

These problems can be overcome using the method of archiving

chronological systems or subject systems by utilizing cloud storage. This makes it

easier for FTI Admins to find the document if needed.

Keywords: Archive, Chronological System, Subject System, Digital Archive,

Cloud Storage.

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya,

laporan workshop ini telah selesai penulis susun dengan baik dan merupakan salah

satu persyaratan untuk mengikuti Proyek Akhir Program Studi Diploma III

Administrasi Perkantoran Universitas Dinamika.

Laporan workshop ini penulis susun dengan berdasarkan hasil tugas

Workshop pada bagian Administrasi di program studi Fakultas Teknologi dan

Informatika Universitas Dinamika yang dilaksanakan dari tanggal 28 Agustus 2019

sampai dengan November 2019. Dengan ini penulis ingin mengucapkan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ayah saya yang telah turut mendoakan anaknya dan saya yakin (Almh) Mama

saya juga mendoakan saya hingga saya menjadi orang yang sukses kelak,

keluarga yang memberi dukungan dan do’a yang tidak pernah putus setiap waktu,

untuk diberikan kelancaran penulis dalam menyelesaikan penulisan laporan

workshop.

2. Ibu Rahayu Arya Shintawati, S.Pd., M.M. sebagai dosen pembimbing dalam

pelaksanaan dan pembuatan laporan workshop.

3. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen DIII Administrasi Perkantoran yang telah

membimbing saya dan memberikan saya banyak ilmu dan wawasan, baik dalam

hal tentang materi perkuliahan maupun pengalaman hidup.

4. Bapak Dr.Mochammad Arifin, S.Pd., M.Si., MOS sebagai ketua program studi

DIII Administrasi Perkantoran yang telah memberikan ijin workshop.

5. Ibu Titik Susilowati, A.Md. Sebagai penyelia Bagian Admin Fakultas Teknologi

Informatika Universitas Dinamika yang mengijinkan untuk melaksanakan

iv

workshop serta sebagai pembimbing saat melaksanakan workshop.

6. Semua teman-teman Program Studi DIII Administrasi Perkantoran angkatan

tahun 2016 di Universitas Dinamika yang tak henti membantu dan memberikan

semangat untuk menyelesaikan penulisan laporan workshop ini.

Semoga Allah SWT senantiasa membalas segala kebaikan kepada semua

pihak yang telah berkenan memberikan waktunya untuk membimbing saya dan

memberikan semangat, sehingga saya dapat mendapatkan tambahan ilmu dan

informasi.

Besar harapan penulis agar laporan ini bisa bermanfaatkan untuk pembaca

sebagai tambahan ilmu dalam mempelajari bagaimana workshop dan tata cara

penulisan laporannya yang benar dan baik .

Surabaya, 11 Desember 2019

Penulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK...................... ........................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................. iii

DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv

DAFTAR TABEL ................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

Rumusan Masalah ..................................................................................... 2

Batasan Masalah ....................................................................................... 2

Tujuan ....................................................................................................... 3

Sistematika Penulisan ............................................................................... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... 5

Gambaran Umum Universitas Dinamika .................................................. 5

2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika ................................................... 5

2.1.2 Visi dan Misi ............................................................................ 17

2.1.3 Logo Universitas Dinamika ..................................................... 18

2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika .............................. 20

2.1.5 Departemen / Unit .................................................................... 20

Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas

Dinamika ................................................................................................. 21

2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika .................

Universitas Dinamika .............................................................. 21

2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika ..... 22

2.2.3 Struktur Organisasi .................................................................. 23

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop......................... 24

Bab III landasan teori .............................................................................................. 31

Google Drive ........................................................................................... 31

3.1.1 Fungsi dalam Google Drive ..................................................... 32

vi

Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive ................................... 33

Definisi Kearsipan .................................................................................. 33

Definisi Administrator ............................................................................ 34

Peran dan Tugas Administrator .............................................................. 35

Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks) ............................................... 36

Microsoft Office Excel ........................................................................... 37

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ..................................................................... 39

Metode Pelaksanaan................................................................................ 39

Metode Penulisan .................................................................................... 40

Mengarsip Berkas Dosen ........................................................................ 40

4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Menggunakan Penyimpanan di

Google Drive ........................................................................................... 41

Membuat Arsip Laporan Arus Dana ........................................ 45

BAB V PENUTUP ................................................................................................50

Kesimpulan ............................................................................................. 50

Saran ....................................................................................................... 50

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 51

LAMPIRAN ...........................................................................................................53

BIODATA MAHASISWA ..................................................................................... 58

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Sejarah Universitas Dinamika ..................................................... 8

Tabel 4.1 Daftar Kegiatan Pelaksanaan Workshop ...................................... 30

Tabel 4.2 Daftar Kegiatan Workshop ........................................................... 30

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Surat Penyampaian SK dari DIKTI.....................................................12

Gambar 2.2 Surat Keputusan DIKTI halaman 1 ..................................................... 13


Gambar 2.4 Surat Keputusan DIKTI halaman 3......................................................15


Gambar 2.6 Logo Universitas Dinamika ................................................................ 18

Gambar 2.7 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi dan Informatika ................... 23

Gambar 2.8 Denah Lokasi Bagian Administrasi (FTI) Universitas Dinamika ....... 24

Gambar 4.1 Tampilan Awal Berkas

Dosen..................................................................................................42

Gambar 4.2 Contoh Berkas Dosen..........................................................................42

Gambar 4.3 Tampilan Awal Google

Drive...................................................................................................43

Gambar 4.4 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Di Google Drive......................44

Gambar 4.5 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Berdasarkan Nama Dosen ....... 44

Gambar 4.6 Tampilan Dari Folder Dokumen Excel Yang Akan Diarsip ...............46

Gambar 4.7 Tampilan Awal Dari Dokumen Arus Dana Di Microsoft

Excel...................................................................................................46

Gambar 4.8 Tampilan Bidang Pivot Table ............................................................. 47

Gambar 4.9 Tampilan Awal Bidang Pivot Table ................................................... 48

Gambar 4.10 Tampilan Pivot Table ........................................................................ 48

Gambar 4.11 Tampilan Icon Untuk Mengurutkan Data ........................................ 48

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 adalah Daftar Kehadiran Workshop .................................................... 66

Lampiran 2 adalah Daftar Kehadiran Workshop....................................................67

Lampiran 3 adalah Tempat Magang di FTI ............................................................ 68

Lampiran 4 adalah Tempat Magang di FTI 2 ......................................................... 69

Lampiran 5 adalah Daftar Kartu Bimbingan ......................................................... 70

1

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Pada saat teknologi belum maju seperti saat ini, dunia kearsipan yang

selama ini berkutat pada lembaran-lembaran kertas yang semakin hari semakin

rapuh dan ada kemungkinan rusak atau robek, sehingga tidak dapat dibaca saat

dibutuhkan. Pengarsipan manual juga menjadi tidak efektif dan efisien saat

dokumen-dokumen yang diarsipkan semakin banyak, sehingga membutuhkan

tempat yang lebih luas untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut dan

membutuhkan waktu lama untuk mencari dokumen yang dibutuhkan. Seiring

dengan kemajuan teknologi, hal ini bisa diatasi dengan lebih mudah. Teknologi bisa

mempermudah petugas admin untuk mengolah, mengakses, dan menyebarkan

informasi serta melestarikan arsip itu sendiri. Arsip-arsip tersebut dapat diakses

melalui media-media elektronik maupun digital.

Admin Fakultas Teknologi dan Informatika (FTI) Universitas Dinamika

adalah Staf yang bertugas membantu mengelola dokumen beberapa Program Studi

seperti: S1 Sistem Informasi (SI), S1 Teknik Komputer (TK), S1 Desain

Komunikasi Visual (DKV), S1 Desain Produk (DP), DIV Produksi Film dan

Televisi (PFTV), dan DIII Sistem Informasi (DIII SI). Ada banyak dokumen yang

harus dikelola oleh admin FTI, dokumen-dokumen tersebut adalah Laporan Arus

Dana, Berita Acara Perkuliahan (BAP), Berkas Dosen Luar Biasa, Akreditasi Prodi,

dan Data Mahasiswa Transfer.

2

Selama ini, dokumen tersebut diarsipkan secara manual, sehingga untuk

mencari dokumen yang dibutuhkan admin FTI harus mencarinya satu persatu.

Pengarsipan secara manual menjadi tidak efektif dan efisien, karena FTI memiliki

dokumen yang beraneka ragam dan banyak jumlahnya. Dokumen-dokumen yang

diarsipkan secara manual juga rentan terhadap kerusakan dan tidak bisa dibaca lagi,

karena dalam penyimpananya kurang baik dan resiko kehilangan dokumen juga

semakin besar.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas ditawarkan pemanfaatan

Cloud Storage pada pengarsipan di Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas

Dinamika.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan perumusan

masalah yaitu bagaimana pemanfaatan Cloud Storage pada pengarsipan pada

Admin Fakultas Teknologi dan Informatika.

Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka batasan masalah yang ada

dalam workshop ini adalah :

a. Dokumen laporan arus dana 2019

b. Dokumen dosen luar biasa

3

Tujuan

Tujuan dari workshop ini adalah bisa memanfaatkan Cloud Storage dalam

pengarsipan dokumen pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika sehingga

memudahkan admin FTI.

Sistematika Penulisan

Penulisan laporan workshop ini secara umum terbagi menjadi beberapa bab, yang

terdiri dari beberapa sub bab yang bertujuan untuk memperjelas pokok-pokok

bahasan. Adapun sistematika dalam penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang permasalahan yang ada pada instansi,

perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika

penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Membahas tentang gambaran umum Universitas Dinamika, visi dan misi,

yang meliputi sejarah dan struktur organisasi, serta gambaran umum

tempat pelaksanaan workshop, yaitu di bagian Fakultas Teknologi

Informatika yang meliputi sejarah singkat, struktur organisasi dan tempat

palaksanaan workshop.

BAB III LANDASAN TEORI

Membahas tentang landasan teori yang digunakan sebagai penunjang dan

pendukung dalam menyelesaikan laporan workshop. Landasan teori

tersebut menjelaskan tentang pemanfaatan Cloud Storage yaitu dari

Aplikasi Google (Google Drive).

4

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Deskripsi pekerjaan tentang uraian tugas-tugas yang dikerjakan selama

workshop, masalah dan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dan

juga berisi hasil-hasil workshop serta pembahasan pada Fakultas

Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika.

BAB V PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dari kegiatan yang dilakukan pada

Fakultas Teknologi Informatika serta saran kepada Fakultas Teknologi

Informatika dan menjadi solusi agar dapat dikembangkan dengan lebih

baik dan diharapkan pula dapat bermanfaat bagi pembaca.

5

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Gambaran Umum Universitas Dinamika

Berikut ini penjelasan sejarah, visi, misi, logo, dan struktur organisasi

Universitas Dinamika.

2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika

Ditengah kesibukan derap Pembangunan Nasional, kedudukan informasi

semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi

yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan

akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju

pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan

menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi,

komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi

secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah menyentuh

kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat

memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut

pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi dan

pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan

tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran inilah maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa

Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer dan Informatika

Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti. Ini

6

ditetapkan berdasar Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti

No.01/KPT/PB/III/1983. Tokoh pendirinya pada saat itu adalah :

1. Laksda. TNI (Purn) Mardiono

2. Ir. Andrian A.T

3. Ir. Handoko

4. Dra. Suzana Surojo

5. Dra. Rosy Merianti, Ak

Berdasarkan rapat BKLPTS yang diadakan pada tanggal 2-3 Maret 1984,

kepanjangan AKIS diubah menjadi Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Surabaya yang bertempatan di jalan Ketintang Baru XIV/2 Surabaya.

Tanggal 10 Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program

Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984

dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis

Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status

TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi

(Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi

Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen

DIKTI nomor : 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat

ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk

menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan

membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika.

7

Pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STMIK STIKOM

Surabaya, singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik

Komputer Surabaya berdasarkan Surat Keputusan Yayasan Putra Bhakti nomor:

07/KPT/PB/03/86, yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada

tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor :

0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan DIII Manajemen

Informatika.

Seiring perubahan zaman, pada tanggal 4 September 2014, STIKOM

Surabaya resmi berubah bentuk menjadi institut, dengan nama Institut Bisnis dan

Informatika STIKOM Surabaya, yang memiliki 2 fakultas dan 9 prodi.

Harapan dan cita-cita dari para pendiri yang penuh dengan perjuangan dan

lika-liku kehidupan telah membawa perubahan yang begitu besar. Pada tanggal 2

Agustus 2019 nama perguruan tinggi yang semula Institut Bisnis dan Informatika

STIKOM Surabaya berubah menjadi Universitas Dinamika dan akronim yang

digunakan adalah Undika.

Perubahan ini dinilai sangat luar biasa, banyak hal terjadi di lapisan

masyarakat, karyawan, mahasiswa dan alumni terkait perubahan nama Universitas

Dinamika, karena tidak mencantumkan nama STIKOM. Keputusan tidak lagi

menggunakan nama STIKOM Surabaya dikarenakan STIKOM merupakan frasa

yang di masyarakat sering diartikan sebagai sekolah tinggi ilmu komputer dan

sekolah tinggi ilmu komunikasi. Frasa seperti itu sejak tahun 2017 tidak boleh

digunakan sebagai nama atau bagian dari nama PT. Hal ini merujuk pada

Permenristekdikti No. 51 tahun 2018. Berdasarkan hal tersebut serta hasil visitasi

lapangan, maka yayasan dan jajaran pimpinan memutuskan mengganti nama

8

STIKOM menjadi Universitas Dinamika. Sejarah Universitas Dinamika dapat

dilihat pada Tabel 2.1.

Tabel 2.1 Sejarah Universitas Dinamika

Tanggal Keterangan

19 Juni 1984 AKIS membuka program DIII Manajemen Informatika

20 Maret 1986 AKIS membuka program S1 Manajemen Informatika

30 Maret 1986

AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Teknik Komputer Surabaya (STMIK

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya)

1990 Membuka bidang usaha DI Program Studi Komputer

Keuangan/Perbankan

1 Januari 1992

Membuka program S1 jurusan Teknik Komputer. Pada

13 Agustus 2003, Program Studi Strata 1 Teknik

Komputer berubah nama menjadi Program Studi Strata 1

Sistem Komputer.

1 November 1994 Membuka Program Studi DI Komputer Grafik

Multimedia

12 Mei 1998

STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

membuka tiga program pendidikan baru sekaligus, yaitu:

1. DIII bidang studi Sekretari Berbasis Komputer.

Pada 16 Januari 2006, berdasar surat ijin

penyelenggaraan dari DIKTI nomor:

75/D/T/2006, Program Studi Diploma III

Komputer Sekretari dan Perkantoran Modern

berubah nama menjadi Program Diploma III

Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan.

2. DII bidang studi Komputer Grafik Multimedia

9

Tanggal Keterangan

3. DI bidang studi Jaringan Komputer

Juni 1999

Pemisahan Program Studi DI Grafik Multimedia menjadi

Program Studi DI Grafik dan Program Studi DI

Multimedia, serta perubahan Program Studi DII Grafik

Multimedia menjadi Program Studi DII Multimedia

2 September 2003

Membuka Program Studi DIII Komputer Percetakan dan

Kemasan, yang kemudian berubah nama menjadi

Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

3 Maret 2005 Membuka Program Studi Diploma III Komputer

Akuntansi

20 April 2006 Membuka bidang studi DIV Program Studi Komputer

Multimedia

8 November 2007 Membuka Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual

2009

Membuka Program Studi S1 Sistem Informasi dengan

kekhususan Komputer Akuntansi. Hingga saat ini,

STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

memiliki 8 Program Studi dan 1 bidang kekhususan,

yaitu :

1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Informasi Kekhususan

Komputer Akuntansi

3. Program Studi S1 Sistem Komputer

4. Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual

5. Program Studi DIV Komputer Multimedia

6. Program Studi DIII Manajemen Informatika

7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan

Kesekretariatan

10

Tanggal Keterangan

8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

2014

Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan nomor: 378/E/O/2014 tanggal 4 September

2014 STMIK Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya resmi berubah bentuk menjadi Institut dengan

nama Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

Program Studi yang diselenggarakan oleh Institut Bisnis

dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebagai berikut:

Fakultas Ekonomi dan Bisnis :

• Program Studi S1 Akuntansi

• Program Studi S1 Manajemen

• Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan

Kesekretariatan

Fakultas Teknologi dan Informatika :

• Program Studi S1 Sistem Informasi

• Program Studi S1 Sistem Komputer

• Program Studi S1 Desain Komunikasi Visual

• Program Studi S1 Desain Grafis

• Program Studi DIV Komputer Multimedia

• Program Studi DIII Manajemen Informatika

• Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

31 Desember 2018

Berdasarkan Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi Nomer:1363/KPT/I/2018 Institut

Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya mengubah

lima nama progam studi menjadi:

1. S1 Sistem Komputer menjadi progam studi S1

Teknik Komputer

11

Tanggal Keterangan

2. S1 Desain Grafis menjadi progam studi S1 Desain

Produk

3. D4 Komputer Multimedia menjadi progam studi

D4 Produksi Film dan Televisi

4. D3 Manajemen Informatika menjadi progam

studi D3 Sistem Informasi

5. D3 Komputerisasi Perkantoran dan

Kesekretariatan menjadi progam studi D3

Administrasi Perkantoran

2 Agustus 2019

Berdasarkan keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi Nomor: 655/KPT/I/2019 tentang izin

perubahan bentuk Institut Bisnis dan Informatika

STIKOM Surabaya menjadi Universitas Dinamika.

Nama Dinamika sendiri memiliki arti semangat

perubahan, bergerak maju menjadi lebih baik, mudah

menyesuaikan diri dengan keadaan di era revolusi digital.

Dibalik nama tersebut terdapat sebuah harapan yang

besar untuk menjadikan Undika lebih baik dan bisa

bersaing di era saat ini dan yang akan datang.

Berikut adalah SK perubahan nama dari Menteri Riset, Teknologi, dan

Pendidikan Tinggi Nomor: 655/KPT/I/2019

12

Gambar 2.1 Surat Penyampaian SK dari DIKTI

(Universitas Dinamika, 2019)

13

Gambar 2.2 Surat Keputusan DIKTI halaman 1


14



15



16


Sumber : (Universitas Dinamika, 2019)

17

2.1.2 Visi dan Misi

Universitas Dinamika memiliki visi dan misi sebagai berikut:

1. Visi

Perguruan tinggi yang produktif dalam berinovasi.

2. Misi

1. Pendidikan berkualitas dan futuristis.

2. Produktifitas berkreasi dan berinovasi.

3. Layanan untuk kesejahteraan masyarakat.

3. Tujuan Instansi

Prinsip instansi dalam menjaga nama baik serta mengembangkan

lingkungan yang dimiliki oleh Universitas Dinamika, adalah:

1. SDM berbudi pekerti luhur, kompetitif, dan adaptif.

2. Pendidikan yang berkualitas dan inovatif.

3. Produk kreatif dan inovatif yang tepat guna.

4. Kolaborasi yang produktif.

5. Lingkungan yang sehat dan proaktif.

6. Produktivitas layanan bagi masyarakat.

18

2.1.3 Logo Universitas Dinamika

Logo Universitas Dinamika dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.6 Logo Universitas Dinamika

Sumber : (Universitas Dinamika, 2019)

Menurut Surat Keputusan nomor 289/KPT-03B/VII/2014 tentang

perubahan Logo baru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, logo Institut

Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya tersebut memiliki makna, yaitu :

1. Tiga buah kubus yang bersatu membentuk satu kesatuan, melambangkan

Tridharma Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat. Melalui Tridharma inilah Institut Bisnis dan Informatika

Stikom Surabaya memberikan dharma baktinya kepada masyarakat.

2. Warna merah pada bagian luarr kubus melambangkan keberanian, sedangkan

warna putih dan abu -abu pada bagian dalam melambangkan kesucian dan

kesederhanaan. Warna-warna tersebut melambangkan bahwa setiap pribadi

Sivitas Akademika Universitas Dinamika bersikap pemberani namun didasari

hati yang suci, berpenampilan sederhana, dan rendah hati.

19

3. Sembilan bidang sisi kubus yang nampak, melambangkan Sembilan karakter

individu Sivitas Akademika Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

yaitu :

JUJUR: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan lurus hati sesuai dengan aturan

yang berlaku, dan tidak menyimpang dari prinsip moralitas, serta segala tindakan

yang dilakukan dapat dipercaya dan dipertanggung jawabkan.

CERDAS: Kritis, kreatif, dan inovatif dalam menanggapi segala sesuatu,

senantiasa berorientasi kepada Iptek, produktif, namun tetap rendah hati serta

terbuka dan reflektif untuk memperbaiki kinerja sendiri.

PEDULI: Memiliki rasa kasih sayang terhadap sesama dan lingkungan, bersikap

toleran dan tenggang rasa, santun, cinta damai, dan suka bekerja sama.

PROFESIONAL: Dalam melaksanakan setiap tugas dan kewajiban selalu

mengutamakan keahlian dan mutu dengan tetap berpegang pada etika, dan setiap

tindak tanduknya menunjukkan ciri seorang profesional.

TANGGUNG JAWAB: Sadar dalam bersikap dan berperilaku, serta tuntas dalam

melaksanakan tugas dan kewajiban dengan segala resikonya.

BERDEDIKASI: Melaksanakan tugas dan kewajiban dengan penuh pengabdian,

dan rela berkorban demi tercapainya visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan.

TANGGUH: Pantang menyerah, andal, kukuh, dan tahan menghadapi setiap

tantangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab demi mencapai

keberhasilan.

TERPADU: Dalam setiap melaksanakan tugas dan kewajiban mengutamakan team

work, selalu memperhatikan koordinasi, intergrasi, dan sinkronisasi, dengan

melakukan komunikasi yang efektif sehingga dapat tercapai sinergi.

20

OPTIMIS: Memiliki keyakinan akan keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan

kewajiban yang diembannya.

2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya adalah sebuah

organisasi yang berada di bawah naungan Yayasan Putha Bhakti. Pelaksanaan

organisasi di Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dipimpin oleh Ketua

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. Ketua Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya di bantu oleh 3 orang Pembantu Ketua, dimana

masing-masing Pembantu Ketua bertanggung jawab terhadap bidang yang ada di

bawahnya, yakni:

a. Wakil Rektor I (Bidang Akademik),

b. Wakil Rektor II ( Bidang Sumber Daya),

c. Wakil Rektor III (Bidang Kemahasiswaan dan Alumni)

2.1.5 Departemen / Unit

Dalam operasionalnya Universitas Dinamika dibagi menjadi beberapa

departemen yang masing-masing bertanggung jawab terhadap spesifikasi pekerjaan

tertentu.

Departemen tersebut meliputi:

a. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

b. Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika

c. Bagian Kepegawaian

d. Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (AAK)

e. Administrasi Umum (AU)

f. Kemahasiswaan

21

g. Public Relation & Marketing

h. Keuangan

i. Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi

j. Pusat Pengembangan Pendidikan dan Aktivitas Instruksional

k. Pusat Pengawasan dan Penjaminan Mutu

l. Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

m. Laboratorium Komputer

n. Hubungan Masyarakat

o. Perpustakaan

p. Solusi Sistem Informasi

q. Staf Ahli

r. Sekretaris Lembaga

s. Stikom Career Center dan Alumni

Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika

Berikut penjelasan singkat Administrasi Fakultas Teknologi dan Informatika

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.

2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika

Admin Fakultas Teknologi dan Informatika terdiri dari tiga Admin di

antaranya Admin PPKP, Admin PPTA, dan Admin Fakultas. Saat ini Admin

Fakultas dapat disebut dengan Admin Fakultas Teknologi dan Informatika. Ketiga

Admin tersebut dibawah naungan Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika.

22

Sebelum menjadi Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabya, Admin

Fakultas Teknologi dan Informatika ini dinamakan Admin Prodi dan membawai

semua Prodi yang ada di Fakultas Teknologi dan Informatika. Setelah menjadi

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya dibagi menjadi dua Fakultas yaitu

Fakultas Teknologi dan Informatika dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Pada akhirnya Admin Fakultas Teknologi dan Informatika membawa enam

prodi di antaranya Prodi DIV Komputer Multimedia, S1 Desain Grafis, S1 Sistem

Informasi, S1 Sistem Komputer, DIII Manajemen Informatika, S1 Desain

Komunikasi Visual. Sedangkan Admin Fakultas Ekonomi dan Bisnis membawai

tiga prodi di antaranya Prodi DIII Administrasi Perkantoran, S1 Akuntansi, dan S1

Manajemen.

2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika

a. Visi

Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika sebagai pusat

unggulan di bidang Teknologi dan Informatika yang sehat, diakui oleh masyarakat,

serta memiliki kontribusi nyata bagi bangsa Indonesia.

b. Misi

1. Menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang profesional, unggul, dan

berkompetensi serta berdaya saing global.

2. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi melalui penelitian.

3. Meningkatkan kepedulian Social bagi masyarakat melalui pengabdian

masyarakat.

23

c. Tujuan

1. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan memiliki softskill yang

baik.

2. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi SDM, serta tata kelola organisasi.

3. Menyebarkan ilmu pengetahuan dan teknologi kepada masyarakat untuk

meningkatkan keccerdasan masyarakat.

2.2.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Bagian Fakultas Teknologi

Informatika

Gambar 2.7 Struktur Organisasi Fakultas Teknologi dan Informatika.

Pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika terdapat :

1. Dekan Fakultas Teknologi dan Informatika : Dr. Jusak

2. PPTA Fakultas Teknologi Informatika : Elisabeth Ria Anggraeni A.Md Keb

3. Administrasi Fakultas Teknologi Informatika : Titik Susilowati, A.Md

4. PPKP Fakultas Teknologi Informatika : Wahyu Prastoto

24

2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop

Fakultas Teknologi dan Informatika berada di lantai 3 Gedung Merah

Universitas Dinamika, yang terletak di Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.

Berikut denah ruang Fakultas Teknologi dan Informatika.

Gambar 2.8 Denah Lokasi Bagian Administrasi (FTI) Institut Bisnis dan

Informatika

Keterangan :

1. Titik Susilowati, A.Md. (Admin Fakultas)

2. Elisabeth Ria Anggraeni, A.Md.Keb. (Admin PPTA)

3. Wahyu Priastoto, S.E. (Admin PPKP)

Gambar 2.9 Denah Lokasi Bagian Administrasi Institut Bisnis dan Informatika

1

2

3

25

Lokasi Fakultas Teknologi dan Informatika terletak di lantai 3 gedung biru

Universitas Dinamika, Lokasi ini terdiri dari 6 Ruang Program Studi. Ruangan

tersebut juga terdapat Ruang Dekan dan Wakil Dekan. Di Fakultas Teknologi dan

Informasi terdapat Ruang Tunggu yang diisi beberapa kursi dan meja yang sengaja

disediakan untuk mahasiswa.

Gambar 2.2 adalah ruang magang

31

BAB III

LANDASAN TEORI

Google Drive

Menurut (Nelyano, 2019) definisi Google Drive mempunyai fungsi untuk

menyimpan berbagai file seperti video, foto, dokumen teks, spreadsheet, dan

presentasi, sehingga mudah diakses dari mana saja, kapan saja, dan menggunakan

perangkat apa saja. Google Drive memiliki daya tampung yang sangat besar untuk

penyimpanan data, gratis hingga 15 GB, dan menyatu dengan aplikasi perkantoran

yang ada di Android. Tempat penyimpanan lain seperti Dropbox memiliki

keterbatasan, saat ini hanya gratis 2,5 GB dan tidak menyatu dengan aplikasi

Android. Onedrive dari Microsoft, saat ini juga belum menyatu secara baik dengan

Android, meskipun dapat di pasang di Android dan memiliki daya tampung 15 GB.

Jika menggunakan gadget Android (HP/Tablet PC), maka aplikasi atau app

Drive tersedia di Play Store dan dapat diunduh gratis. Aplikasi Drive ini berguna

untuk mengakses Google Drive. Aplikasi Drive juga tersedia untuk sistem operasi

kios (iPhone/iPad), Max OSX, dan Windows, atau perangkat sistem operasi

komputer apa saja yang dapat menjalankan browser web untuk mengakses alamat

drive.google.com .

Aplikasi Google Drive dirilis pertama pada April 2012 untuk Android.

Kemudian kios (iPhone/iPad). Sebelum menyediakan Drive, Google telah

memiliki aplikasi perkantoran Google Docs yang dijalankan secara Online melalui

32

browser web dengan alamat drive.google.com. Google Docs juga memberikan

tempat penyimpanan yang kemudian diberi nama Google Drive. Google Docs

terdiri atas aplikasi pengolah kata atau Word Processor “Docs”, pengolah angka

atau Spreadsheet “Sheets”, dan pembuat presentasi atau Presentation “Slides”.

Saat ini Google Drive tidak hanya untuk menyimpan data yang berasal dari

aplikasi Google (Docs, Sheet, Slide, dan lain-lain), tapi juga data dari aplikasi lain

yang dapat menyimpan file di internet (Nelyano, 2019)

3.1.1 Fungsi dalam Google Drive

Menurut (Nelyano, 2019) Google Drive merupakan layanan untuk

menyimpan dokumen dan file secara gratis maupun berbayar tergantung pada

jumlah kapasitas memori penyimpanan itu sendiri.

Manfaat menggunakan Google Drive, fitur Google Drive yang disediakan

oleh Google memiliki banyak manfaat bagi para penggunanya sehingga layak untuk

digunakan bagi mereka yang memiliki aktivitas dan memiliki mobilitas yang tinggi.

Fungsi yang ditawakan oleh Google Drive antara lain :

1. Google Drive memungkinkan untuk mengirim file dengan ukuran yang

cukup besar dengan kapasitas penyimpanan maksimal 5GB atau lebih,

langsung melalui gmail tanpa perlu mengakses atau membuka fitur gmail

terlebih dahulu. Selain itu, Google Drive juga memungkinkan pengguna

untuk menshare foto, video, dan dokumen dengan orang lain yang tersimpan

dalam kontak.

33

2. Data yang tersimpan dalam Google Drive bisa diakses dimanapun dan

dengan menggunakan komputer atau Service yang berbeda karena file telah

tersedia di web.

3. Tidak hanya tersedia pada web atau komputer saja, Google Drive bisa

diakses melalui smartphone.

4. Google Drive tersinkronisasi dengan web browser sehingga pengguna bisa

mencari atau melakukan searching pada Google Drive.

Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive

Langkah-langkah menggunakan Google Drive adalah sebagai berikut :

1. Jalankan aplikasi Google Drive, Anda akan melihat tampilan jendela Google

Drive Anda.

2. Tap, pada menu yang berada di pojok kanan atas.

3. Selanjutnya akan ditampilkan list menu, nanti akan ada menu Upload.

4. Tap pada pilihan Upload untuk melakukan proses Upload.

5. Tunggu sampai waktu Upload selesai. Setelah itu uatlah Folder untuk

menyimpan file yang di Upload.

6. Setelah membuat Folder, file yang akan sudah di Upload akan tersimpan di

Folder yang Anda buat. (Eliza, 2012)

Definisi Kearsipan

Kearsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat

ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau

sumber informasi suatu organisasi.

34

Suatu dokumen bisa dikatakan arsip apabila memenuhi dua kriteria sebagai

berikut :

a. Dokumen tersebut bernilai penting untuk perusahaan di masa kini dan masa

mendatang.

b. Adanya sistem penyimpanan untuk dokumen tersebut.

Dengan demikian arsip tidak sama dengan tumpukan kertas. Sedangkan,

manajemen arsip merupakan pengelolaan secara sistematis terhadap daur

hidup sebuah arsip yang dimulai dari proses penciptan, pemeliharaan,

penggunaan, pemindahan dari aktif menjadi in-aktif atau menjadi historis,

perlindungan, pelestarian, sampai dengan pemusnahan arsip. (Nuraida,

Manajemen Administrasi Perkantoran, 2008)

Definisi Administrator

Administrator adalah orang yang harus menerapkan ilmu manajemen dan

organisasi secara profesional. Ia harus mampu memecahkan masalah yang taktis

dengan baik dengan mampu mengelola organisasi secara efisien serta

mempertanggungjawabkannya kepada masyarakat yang luas dan beraneka ragam.

Untuk itu, seorang administrator dituntut untuk memiliki kepekaan yang tinggi

dalam masalah politik. (Rudiyansah, 2018)

Menurut (Rudiyansah, 2018), dasar administrasi adalah sebagai berikut :

a. Efisiensi, seorang administrasi akan berhasil dalam tugasnya bilamana dia

efisien dalam menggunakan semua sumber tenaga dana dan fasilitas yang

ada.

b. Prinsip pengelolaan, administrator akan memperoleh yang paling efektif

dan efisien melalui orang lain dengan jalan melakukan pekerjaan

35

manajemen yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan

mengontrol.

c. Prinsip mengutamakan tugas pengelolaan, sebagai petugas seorang

administrator harus mengutamakan tugas pokoknya ketimbang tugas lain

yang sifatnya penunjang.

d. Prinsip kepemimpinan, yang efektif yakni memperhatikan dimensi-dimensi

hubungan antar manusia (human relationship), dimensi pelaksanaan tugas,

dan dimensi situasi yang ada.

e. Prinsip kerja sama, seorang administrator akan berhasil baik dalam tugasnya

bila ia mampu mengemban kerja sama diantara orang-orang yang terlibat,

baik secara horizontal maupun secara vertikal.

Peran dan Tugas Administrator

Adapun peran staf administrator yaitu sebagai berikut :

a. Menerima Panggilan Telepon

Seorang admintrator adalah sebagai penghubung untuk kegiatan kerja sama antar

perusahaan untuk memajukan perusahaan.

b. Membuat Agenda Kantor

Seorang admin juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam

pertemuan dengan divisi lain, admin wajib membuat jadwal pertemuan.

c. Entri Data Perusahaan

Seorang admin harus mempuntai data perusahaan, dan wajib untuk mengentri

setiap waktu apabila ada pembaruan data. Data tersebut biasanya tentang transaksi

atau data keuangan.

36

d. Melakukan Arsip Data Perusahaan

Agar data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga menjadi

tugas admin untuk mengarsip dokumen, agar semua dokumen apapun bisa

terorganisir dengan baik. (RuangPegawai.com, 2019)

Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)

Secara umum terdapat beberapa system klasifikasi atau system indeks dalam

penyimpanan arsip, yakni :

1. Sistem Alfabetis

a) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama

orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.

b) Merupakan system yang paling banyak digunakan di perusahaan.

c) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan.

2. Sistem Numerik

a) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama

orang, organisasi, atau perusahaan, atau subjek.

b) Dapat dikombinasikan dengan system alfabetis untuk menjaga urutan

penyimpanan arsip.

c) Sistem ini sangat cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip

hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.

3. Sistem Geografis

a. Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah. Misalnya nama

kota, nama propinsi, nama negara dan lain-lain.

b. Dapat ditambahkan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutannya.

37

c. System ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya

berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor yang

memiliki kantor cabang di berbagai wilayah.

4. Sistem Subjek

a. Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam kegiatan

organisasi dalam perusahaan. Misalnya nama perusahaan, jenis produk, jenis

transaksi, dan lain-lain.

b. Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan system klasifikasi

alfabetis.

c. System ini cocok untuk perusahaan yang kegiatanya berkaitan dengan berbagai

subjek, seperti produk, proyek, dan sebagainya.

5. Sistem Kronologis

a. Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.

b. Sisitem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan

berdasarkan system klasifikasi yang lain.

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Excel merupakan sebuah program lembar kerja spreedsheet

yang dibuat dan didistribusikan oleh Corporation yang dapat dijalankan pada

Microsoft Windows dan Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik

dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Excel

sebagai salah satu program komputer yang populer yang digunakan dalam

komputer mikro hingga saat ini.

Bahkan saat ini program Excel merupakan program spreedsheet paling bannyak

digunakan oleh banyak pihak, baik di Platform PC berbasis Windows platform

38

Macintosh berbasis Mac OS. Semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993,

aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System. Dan versi terakhir

adalah versi Microsoft Office Excel 2016 yang diintegrasikan di dalam paket

Microsoft Office System 2016. (Sarwandi, 2017)

39

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan workshop berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari. Dalam kurun

waktu 30 (tiga puluh) hari ini, program workshop yang dilaksanakan pada Pusat

Pengawasan dan Penjaminan Mutu di Universitas Dinamika yang dilaksanakan

pada :

Peserta : Dhea Ismi Hasan

NIM : 17390150003

Dalam pelaksanaan workshop yang berlangsung dalam kurun waktu 30 hari

tersebut, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan

workshop di Fakultas Teknologi Informatika Universitas Dinamika yang dapat

dilihat pada tabel 4.1

Tabel 4.1 Daftar Kegiatan Pelaksanaan Workshop

Tugas Umum Tugas Khusus

1. Pengarsipan Manual Berkas

Dosen LB dengan Sistem

Alfabetis.

2. Menscan Berks Dosen LB.

3. Memasukkan Data Laporan

Arus Dana

1. Mengarsipkan Berkas Dosen LB dan

File Laporan Arus Dana dengan

Memanfaatkan Cloud Storage.

2. Membuat Data Laporan Arus Dana

40

Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan untuk menyelesaikan laporan workshop

pada di Fakultas Teknologi dan Informasi Universitas Dinamika adalah:

a. Studi Observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari

secara langsung pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas

Dinamika.

b. Wawancara, yaitu dengan mengadakan tanya jawab dengan pembimbing

pada tempat workshop yaitu pada Admin Fakultas Teknologi dan Informatika

Universitas Dinamika.

c. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca

literatur dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan workshop

yang tersedia di perpustakaan.

d. Penyusunan Laporan, yaitu setelah melakukan kegiatan workshop penulis

menyusun laporan workshop yang menjadi prasyarat dalam menyelesikan

mata kuliah workshop.

e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap

kepada dosen pembimbing atas hasil laporan workshop yang telah

dilaksanakan.

Mengarsip Berkas Dosen

Tugas-tugas yang dikerjakan pada saat melakukan kegiatan workshop pada

Fakultas Teknologi dan Informasi yaitu :

41

Tabel 4.2 Kegiatan Workshop

No Kegiatan

1 Membuat Arsip Berkas Dosen Menggunakan Penyimpanan di Google

Drive.

2 Membuat Arsip Arus Dana Menggunakan Microsoft Excel.

4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Luar Biasa Dengan Memanfaatkan

Google Drive

Fungsi Google Drive dalam pembuatan arsip Berkas Dosen LB sangat

dibutuhkan untuk memudahkan pencarian berkas dosen. Adapun langkah-langkah

pembuatan Arsip di Google Drive yaitu sebagai berikut :

1. Pada gambar 4.1 tampilan awal dari berkas-berkas dosen yang akan diarsip

di Google Drive. Kemudian langkah selanjutnya bisa dilihat pada gambar 4.2.

2. Pada gambar 4.2 adalah tampilan awal dari Google Drive.

3. Pada tampilan gambar 4.3 adalah tampilan berkas-berkas dosen yang telah di

arsip di Foolder yang telah ditentukan untuk pengarsipan.

4. Pada tampil gambar 4.4 adalah contoh tampilan berkas yang telah terarsip

berdasarkan Nama Subjek.

42

Gambar : 4.1 Tampilan Awal Berkas Dosen

Berkas-berkas dosen yang telah disiapkan nantinya akan diarsipkan dan

disimpan pada Google Drive agar memudahkan staf admin dalam pencarian berkas

yang diperlukan. Berkas dosen harus di kasih nama sesuai nama dosen yang

ditentukan. Berkas akan otomatis urut sesuai Abjad dari nama dosen.

Gambar : 4.2 Contoh Berkas Dosen

43

Berkas-berkas yang akan diarsip harus disiapkan terlebih dahulu, terutama

pada Subjek berkas, agar memudahkan pencarian berkas dalam file yang akan

diupload di Google Drive. Sehingga berkas sangat mudah dicari oleh staf admin.

Gambar : 4.3 Tampilan Awal Google Drive

Tampilan awal Google Drive adalah seperti contoh gambar di atas. Staf

admin pasti sudah mempunyai akun Google untuk mengakses apapun seperti file

pekerjaan, atau yang lainnya. Google Drive memiliki aplikasi lain seperti Hangouts,

Google Photo, dan Gmail.

44

Gambar : 4.4 Berkas Dosen Yang Sudah di Upload di Google Drive

Gambar diatas adalah berkas dosen yang sudah diupload di File baru yang

ada di Google Drive. Google Drive akan otomatis menyimpan dalam File itu.

Berkas akan otomatis urut sesuai tanggal atau subjek.

Gambar : 4.5 Berkas Dosen Yang Sudah Diupload Berdasarkan Alfabetis

Gambar diatas adalah tampilan dari file berkas dosen berdasarkan nama

dosen. Google Drive akan otomatis mengurutkan menurut Alfabetis. Hal diatas

45

akan memudahkan staf admin untuk mencari dokumen yang dibutuhkan kapanpun.

Staf admin bisa mengurangi resiko kehilangan dokumen yang sangat penting.

4.3.2 Memasukkan Data Laporan Arus Dana ke dalam Microsoft Excel

Fungsi Microsoft Excel dalam pengarsipan Arus Dana adalah untuk

memudahkan pencarian Arus Dana Per Program Studi di Fakultas Teknologi dan

Informasi.

Adapun langkah-langkah membuat arsip arus dana menggunakan Microsoft Excel

yaitu sebagai berikut :

1. Pada gambar 4.1 tampilan dari Folder Dokumen excel yang akan diarsip.

Kemudian langkah selanjutnya bisa dilihat pada gambar 4.2

2. Pada gambar 4.2 adalah tampilan awal Microsoft Excel.

3. Pada gambar 4.3 adalah tampilan dari ikon dari Pivot Table.

4. Pada gambar 4.4 merupakan tampilan dari uraian Pivot Table.

5. Pada gambar 4.5 adalah tampilan awal dari alam Pivot Table.

6. Pada Gambar 4.6 adalah tampilan dari Pivot Table yang sudah di entry data

Arus Dana.

46

Gambar : 4.6 Tampilan Dari File Excel Yang Akan Diarsip

Gambar diatas merupakan tampilan Dokumen Excel yang akan diarsipkan.

Staf admin bisa mengarsipkan menurut Sistem Kronologis atau diarsip dengan

sistem Tanggal. Dokumen harus di entri terlebih dahalu pada Microsoft Excel.

Gambar : 4.7 Tampilan Awal Dari Dokumen Arus Dana di Microsoft Excel

Dalam Table Arus Dana harus di isi semua tidak boleh ada yang kosong

karena jika diarsip data-data tersebut tidak bisa diurutkan atau diarsipkan. Data

harus diisi sesuai tanggal yang ada pada laporan Arus Dana. Dengan adanya

tersebut akan memudahkan untuk mengarsip data.

47

Gambar : 4.3 Tampilan Icon Pivot Table

Gambar : 4.8 Tampilan Bidang Pivot Table

Di bagian Pivot Table ada beberapa nama dari tabel yang di buat pada

Microsoft Excel akan muncul pada bidang seperti pada gambar di atas. Bidang

tersebut nantinya bisa ditata sesuai apa yang diinginkan. Terutama adalah tanggal

dan nama prodi harus di isi.

48

Gambar : 4.9 Tampilan Awal Bidang Pivot Table

Gambar diatas adalah tampilan awal bidang Pivot Table, yaitu dimana data

yang akan di arsip bisa ditata sesuai bidangnya. Data akan terbentuk table baru

untuk bisa menampilkan data yang akan diarsip.

Gambar : 4.10 Tampilan Pivot Table

Data yang sudah di copy dari tampilan awal Microsoft Excel ke Data yang

diubah dalam bentuk Pivot Table. Dari gambar diatas adalah table baru dari pivot

table, table diatas bisa diubah atau diurutkan sesuai kronologis atau subyek.

Gambar : 4.11 Tampilan Icon Untuk Mengurutkan Data

49

Icon diatas menunjukkan bahwa data dari Pivot Table bisa diurutkan

sesuai Abjad bisa juga diurutkan sesuai Tanggal. Dengan hal diatas bisa

memudahkan staf admin mencari data sesuai tanggal yang ada pada laporan arus

dana.

50

BAB V

PENUTUP

Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil Workshop yang

telah dilaksanakan pada Fakultas Teknologi dan Informasi Universitas Dinamika.

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil selama kegiatan workshop di Fakultas

Teknologi dan Informasi adalah dalam Pengarsipan Dokumen Arus Danadan

Berkas Dosen Luar Biasa ditawarkan dengan memanfaatkan Google Drive. Dengan

pemanfaatan Google Drive ini mempermudah admin untuk mencari dokumen yang

dibutuhkan mengurangi ruang yang dibutuhkan untuk menghindari kehilangan

dokumen.

Saran

Setelah melakukan workshop pada bagian Fakultas Teknologi Informatika

dan Universitas Dinamika, penulis mengusulkan saran, yaitu melakukan

pengarsipan dokumen rutin menjelang akhir jam kerja. Pengarsipan dokumen rutin

ini untuk mencegah rancaunya penyimpanan dokumen dari segi waktu atau tanggal

dokumen tersebut dibuat. Selain untuk mengevaluasi hasil kerja harian,

pengarsipan dokumen rutin ini juga akan mencegah hilangnya dokumen karena

lalai atau lupa akan penempatannya.

51

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, I. C. (2011). Manajemen Kesekretariatan. jakarta.

Eliza. (2012). Tips dan Trik Merawat Ponsel Berbasis Android. Jakarta: PT Elex

Komputindo.

Fauzi, A. (2007). PivotTable dan PivotChart Excel 2007. Jakarta: PT Elex Media

Komputindo Jakarta.

Gaspersz, V. (1998). Manajemen Produktivitas Total: Strategi Peningkatan Produktivitas

Bisnis Global. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Logo. Dipetik Desember 10, 2016,

dari Website Stikom: htttp://www.stikom.edu/id/logo-stikom-baru

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Pusat Pengawasan dan

Penjaminan Mutu. Dipetik November 8, 2016, dari

http://www.stikom.edu/id/pusat-pengawasan-dan-penjaminan-mutu

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Sejarah. Dipetik Desember 10,

2016, dari Website Stikom: HTTP//www.stikom.edu/id/sejarah

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya. (2016). Struktur Organisasi. Dipetik

Desember 10, 2016, dari Website Stikom: http://www.stikom.edu/id/organization-

structure

Kusrianto, A. (2007). PivotTable Excel untuk Membuat Laporan dan Analisis Data. Jakarta:

PT Elex Media Komputindo.

Lawalata, C. F. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris.

Microsoft Corporation. (2016, 12). Basic Task in Excel. Dipetik 12 14, 2016, dari

https://support.office.com/en-us/article/Basic-tasks-in-Excel-2010-be9e91b6-

4ecb-4faa-8ae9-37e8974a1f8b

Nelyano, A. U. (2019). Peningkatan Minat Belajar Siswa Dengan Online Remedial

Teaching Menggunakan Google Drive. Dalam A. U. Nelyano, Peningkatan Minat

Belajar Siswa Dengan Online Remedial Teaching Menggunakan Google Drive.

Riau.

Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

52

Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: KANISIUS.

Priansa, D. J. (2014). KESEKRETARIATAN : Profesional, Berkompeten, Cerdas, Terampil

dan Melayani. Bandung.

RuangPegawai.com. (2019). Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran. Pedoman Media

Siber.

Rudiyansah. (2018). Etika Administrasi Publik. Dalam S. Dahlan, Etika Administrasi

Publik. Makasar: CV Sah Media.

Sarwandi. (2017). Jago Microsoft Excel 2016. Jakarta: PT Elex Media Komputindo .

Setiawan. (2018). Data.

Stikom Surabaya. (2018). Sejarah. Diambil kembali dari Stikom Surabaya (A):

http://www.stikom.edu/id/sejarah

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Sumarto, R. H. (2000). Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.

Suparjati. (2000). Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta.

Umar, H. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Wicaksono, Y. (2007). Membuat Fungsi dan Program Bantu Microsoft Excel. Jakarta:

PT Elex Media Komputindo.

ABSTRAKKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR TABELDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah1.2 Rumusan Masalah1.3 Batasan Masalah1.4 Tujuan1.5 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN1.2.

22.1 Gambaran Umum Universitas Dinamika2.1.1 Sejarah Universitas Dinamika1.3.11.1.12.1.2 Visi dan Misi2.1.3 Logo Universitas Dinamika2.1.4 Struktur Organisasi Universitas Dinamika2.1.5 Departemen / Unit

1.2.2.12.2 Gambaran Umum Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika2.2.1 Sejarah Singkat Fakultas Teknologi dan Informatika Universitas Dinamika2.2.2 Visi Misi dan Tujuan Fakultas Teknologi dan Informatika2.2.3 Struktur Organisasi2.2.4 Lokasi dan Tempat Terlaksananya Workshop

Bab III landasan teori1.2.3.1.2.3.

33.1 Google Drive1.2.3.3.1.3.1.1 Fungsi dalam Google Drive

3.2 Langkah-langkah Penyimpanan di Google Drive3.3 Definisi Kearsipan3.4 Definisi Administrator3.5 Peran dan Tugas Administrator3.6 Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)3.7 Microsoft Office Excel

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN44.1 Metode Pelaksanaan4.2 Metode Penulisan4.3 Mengarsip Berkas Dosen4.3.1 Membuat Arsip Berkas Dosen Luar Biasa Dengan Memanfaatkan Google Drive4.3.2 Memasukkan Data Laporan Arus Dana ke dalam Microsoft Excel

BAB V PENUTUP55.1 Kesimpulan5.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

pemanfaatan cloud storage pada pengarsipan di …repository.dinamika.ac.id/id/eprint/4541/1/... ·...

Documents