38

BAB IV

PEMBAHASAN

Dalam bab ini, penulis membahas mengenai pelaksanaan audit operasional pada

PT. My Rasch Indonesia. Audit operasional merupakan suatu proses sistematis yang

mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang direncanakan untuk mendapatkan

bahan bukti serta secara objektif menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas

berdasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan manajemen. Dalam melaksanakan audit

operasional diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil

yang maksimal sehingga pada akhirnya dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh

perusahaan.

Untuk memulai suatu audit, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan

perencanaan audit. Perencanaan audit merupakan penyusunan strategi menyeluruh

mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup audit. Luas sempitnya ruang

lingkup audit operasional akan tergantung pengendalian intern. Semakin baik

pengendalian intern di suatu perusahaan semakin sempit pula ruang lingkup audit

operasional yang perlu diteliti auditor, begitu pula sebaliknya.

Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan audit dengan maksud agar

audit dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin serta agar langkah-

langkah yang diambil dalam audit dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih

banyak diperlukan seandainya audit itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas.

39

Perencanaan pelaksanaan yang penulis buat dimulai dari:

1. Diterimanya proposal penelitian sebagai objek untuk pembuatan skripsi oleh

PT. My Rasch Indonesia yang didahului dengan persetujuan atau ijin dari

direktur perusahaan.

2. Tahap selanjutnya adalah memulai tahap survey pendahuluan dimulai dengan

persetujuan direktur untuk menanyakan serta mendapatkan informasi umum

dan latar belakang perusahaan.

3. Kemudian pada pertemuan selanjutnya, peneliti melakukan wawancara

dengan para manajer untuk mengetahui keadaan operasional untuk

selajutntnya diteliti di penulisan skripsi ini.

Berikut ini akan dibahas mengenai data – data yang telah diperoleh dan diteliti

apakah audit operasional atas penjualan kredit dan piutang dagang pada PT. My Rasch

Indonesia telah sesuai dengan program pemeriksaan akuntan.

IV.1 Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit dan Piutang

Dagang pada PT. My Rasch Indonesia

Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada skripsi ini,

yang akan dibahas hanya mencakup tentang kegiatan penjualan kredit dan piutang

dagang dalam meningkatkan kolektibilitas piutang perusdahaan.

Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit dan piutang dagang

pada PT. My Rasch Indonesia yaitu:

40

1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit dan penagihan

piutang telah terlaksana sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan perusahaan.

2. Untuk mendeteksi kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit dan piutang

usaha serta memberikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan -

kelemahan yang ditemukan.

3. Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan – kelemahan

yang ditemukan dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan

penjualan perusahaan.

IV.2 Analisa Audit Operasional Atas Penjualan

IV.2.1 Analisa Pelaksanaan Penjualan

Keberhasilan penjualan sangat ditentukan oleh berbagai kebijaksanaan yang

diberlakukan dalam penjualan. Keseluruhan kebijaksaaan yang ada harus saling

mendukung agar penjualan berjalan lancar dan dapat terawasi dengan baik. Dalam

menjual produk, PT. My Rasch Indonesia (MRI) memberikan potongan harga atau

discount, tergantung cara dan jumlah pembelian oleh para pelanggan. Pendisribusian

barang pada PT. MRI dilakukan dengan cara menjual ke konsumen , dengan menjual ke

pedagang besar dan ke para toko pengecer atau agen. Dari jenis saluran distribusi

tersebut terdapat beberapa resiko yang harus ditanggung seperti menyimpan persediaan

dan menanggung resiko kredit. Untuk persyaratan penjualan kredit PT. MRI

memberikannya untuk setiap toko pengecer atau agen yang telah melakukan pembelian

41

secara tunai sebanyak tiga kali. Besarnya kredit yang diberikan disesuaikan dengan

jumlah harga yang biasa dibeli oleh toko atau agen tersebut. Semakin besar jumlahnya,

kredit yang diberikan juga besar. Dari syarat pemberian kredit oleh PT. MRI ini memang

akan meningkatkan penjualan, karena pembayaran dapat dilakukan tidak pada saat

menerima barang, tetapi penyeleksian terhadap calon debitur tersebut kurang menjamin,

diperlukan kepercayaan yang besar terhadap toko atau agen tersebut. Untuk toko atau

agen yang jumlah pembeliannya sedikit, kemungkinan kerugian terhadap piutang tidak

terlalu besar, tetapi banyak juga toko atau agen yang jumlah pembeliannya besar,

tentunya dengan modal kepercayaan saja tidak cukup, diperlukan jaminan yang jelas

bahwa toko tersebut mau dan mampu melunasi utangnya dikemudian hari. Untuk itu

data lengkap mengenai keberadaan dan keadaan keuangan toko tersebut harus diselidiki,

seperti adanya identitas si pemilik toko, besar kecilnya penjualan toko itu ataupun

penetapan syarat penjualan kredt lainnya yang dapat menjamin bahwa penagihan dapat

berjalan lancar. Kebijakan penjualan kredit kepada toko – toko secara selektif harus

ditingkatkan mengingat keadaan keuangan pada toko umumnya masih lemah,

pembukuan yang belum terselenggara dengan baik atau mungkin tidak mempunyainya,

serta nilai pesanan yang relatif lebih sedikit dibanding penjualan kepada pedagang besar.

Selain itu juga untuk mengurangi banyaknya piutang ragu- ragu.

IV.2.2 Analisa Pelaporan Penjualan

Untuk keperluan pengendalian dan penilaian yang dilakukan terhadap

pelaksanaan penjualan sehari – hari, dibutuhkan pelaporan mengenai ketetapan dalam

memenuhi pesanan, prestasi yang dicapai oleh sales, biaya yang dikeluarkan, kunjungan

yang dilakukan, pesanan yang diterima serta realisasi penjualan. Pelaporan penjualan

erat hubungannya dengan adanya pencatatan penjualan. Dengan adanya laporan

42

penjualan akan memudahkan pimpinan untuk dapat mengendalikan pelaksanaan

penjualan, apabila terdapat kecenderungan ke arah kondisi yang tidak memuaskan, agar

dapat segera di tindak lanjuti, sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar.

Pada PT. MRI pelaporan penjualan dilakukan oleh bagian penjualan atas dasar

faktur penjualan, Laporan Aktivitas Sales Harian (LASH),nota kredit, surat jalan dan

purchase order. Dari data penjualan akan dibuat laporan penjualan setiap hari persales,

perproduk, per faktur penjualan, per toko dan jumlah penjualan yang dilakukan secara

kredit atau tunai. Secara umum, pengendalian intern merupakan bagian dari masing –

masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan

operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Sistem Pengendalian Intern

merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintergrasi, berhubungan dan

saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didefinisikan sebagai suatu

proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara

keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan

perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

1. Keefektifan dan efesiensi operasional perusahaan

2. Pelaporan keuangan yang handal

3. Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan

perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

43

1. Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan

perusahaan dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga

kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumber daya (asset) perusahaan

2. Laporan keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang

meliputi laporan segmen maupun interim

3. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan

dipatuhi dengan semestinya

Secara umum pengendalian yang dilakukan oleh PT. MRI dalam usaha

meningkatkan efisiensi dan efektifitas penjualan telah dilakukan untuk menghindari

terjadinya penyimpangan merugikan yang biasa terjadi pada setiap perusahaan dagang,

terutama dalam prosedur, pemisahan fungsi dan pelaporan penjualan.

Proses mereview sistem operasional atas penjualan pada PT. My Rasch

Indonesia dilakukan dengan menggunakan serangkaian pertayaan yang terdapat dalam

suatu daftar pertayaan yang akan disajukan sebagai berikut :

Tabel IV.1

KUESIONER AUDIT PENJUALAN

No. Pertanyaan Ya Tidak

1. Apakah fungsi bagian penjualan dipisahkan dari fungsi

penerimaan uang dan fungsi pencatatan?

X

2. Apakah perusahaan memiliki bagian kredit? X

3. Apakah penerimaan barang dari langganan telah disetujui oleh

pejabat yang berwenang mengenai persayaratan kredit harga,

dan syarat – syarat lainnya?

X

44

4

.

Bila harga jual yang diberikan berbeda dengan yang

tercantum pada daftar harga, apakah penyimpangan ini telah

disetujui oleh pejabat yang berwenang (Manager penjualan) ?

X

5. Apakah pengiriman barang didukung oleh surat jalan atau

dokumen pengiriman lainnya ?

X

6. Jika ya, apakah dokumen tersebut diberi nomor urut tercetak ? X

7. Apakah nomor urut tersebut diperiksa oleh personel bagian

accounting?

X

8. Apakah perusahaan menggunakan faktur penjualan sebagai

dasar dari penjualan ?

X

9. Apakah bagian penagihan menerima tindakan bukti

pengiriman barang langsung dari bagian pengiriman sebagai

dasar untuk penagihan ke pembeli ?

X

10. Apakah semua pengiriman barang dibuatkan faktur pajak

standar ?

X

11. Apakah faktur penjualan kredit diberi nomor urut tercetak ? X

12. Apakah urutan nomornya diperiksa oleh personel bagian

accounting ?

X

13. Apakah pengiriman faktur pajak ke pembeli tepat sebelum

jatuh tempo berlangsung ?

X

Berdasarkan data yang penulis peroleh dengan menggunakan metode kuesioner dan

wawancara, maka penulis menemukan kelemahan dalam sistem operasional atas

penjualan kredit, yaitu sebagai berikut :

45

1. Perusahaan tidak memiliki bagian kredit sehingga terjadinya perangkapan fungsi

yang dilakukan oleh bagian penjualan dimana saat terjadinya penjualan kredit,

bagian ini selain melakukan fungsi penjualan juga melakukan fungsi kredit, bagian

penjualan juga merangkap sebagai fungsi penagihan.

2. Belum digunakannya dokumen pendukung Surat Order Pengiriman saat terjadinya

piutang pada perusahaan

IV.2 Analisa Audit Operasional Atas Piutang Dagang

Dengan adanya kegiatan penjualan secara kredit, maka akan menimbulkan

piutang dagang, piutang ini memerlukan adanya pengendalian yang tepat agar segala

bentuk penyimpangan terhadap piutang dapat dikurangi atau dihilangkan. Untuk itu

penulis akan mencoba melakukan evaluasi terhadap pengendalian yang dilakukan pada

PT. MRI ke dalam 4 bagian yang dari ketiga bagian tersebut merupakan titik dimana

dapat diambil tindakan utnuk mewujudkan pengendalian piutang dalam hal pemberian

kredit, penagihan piutang dan pengendalian internal yang layak untuk prosedur akuntasi

piutang, pencatatannya serta pemisahan tugas dalam bagian piutang.

1. Pemberian Kredit

Hal pertama yang harus dihadapi perusahaan dalam rangka pengendalian piutang

adalah mengenai persetujuan pemberian kredit yang berhubungan dengan banyaknya

order yang diterima, pengambilan dan pengiriman barang dan pembuatan faktur.

Pada PT. MRI kredit diberikan apabila pelanggan telah melakukan pembelian

secara tunai sebanyak tiga kali. Dari persyaratan yang diberikan tersebut, penulis

berpendapat kurang menjamin untuk mengetahui keadaan calon pelanggan yang

sebenarnya agar mereka mampu membayar utangnya nanti. Diperlukan penyeleksian

46

terhadap calon pelanggan dari berbagai segi untuk mengurangi resiko kerugian

akibat piutang ragu – ragu, karena sebagian besar kerugian dari piutang dagang yang

diderita setiap perusahaan adalah akibat kurang selektif dalam mendapatkan

pelanggan. Untuk menghindari atau paling tidak mengurangi jumlah kerugian akibat

piutang tak tertagih ada beberapa faktor yang perlu dinilai untuk menyeleksi

pelanggan, apakah benar – benar menyakinkan, walaupun dalam pelaksanaannya

tidak selalu mudah, yaitu :

a. Mengetahui kepribadian dan karakter calon pelanggan

b. Mengetahui tentang keadaan keuangan calon pelanggan

c. Mengetahui kelancaran penjualan calon pelanggan

d. Bertahap dalam memberikan piutang

e. Memberikan batas kredit yang wajar

f. Mengetahui informasi lama pelanggan dalam bidang usahanya.

Dari semua faktor diatas penulis berpendapat bahwa dalam pertimbangan

persyaratan pemberian kredit jangan melihat dari segi teknis saja yaitu menyetujui

hampir semua permohonan yang diajukan sepanjang persyaratan teknis terpenuhi,

tetapi juga dilihat dari segi keuangannya juga.

2. Penagihan Atas Piutang

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan setelah member persetujuan

pemberian kredit sampai dengan diterimanya barang oleh pelanggan adalah masalah

penagihan piutang. Harus adanya suatu penagihan yang efektif, agar piutang dapat

tertagih semua dan uangnya dapat digunakan pada sektor lain yang juga penting,

seperti untuk pembayaran atas pembelian barang. Untuk menghindari kerugian

piutang yang besar, sampai batas waktu tertentu utang yang belum bisa dibayar juga

47

dengan alasan yang tidak kuat, maka dengan sangat terpaksa barang pembeliannya

yang masih ada akan ditarik kembali. Beberapa kendala yang terjadi dalam hal

penagihan ini dapat penulis simpulkan sebagai berikut :

a. Pindahnya toko ke tempat lain, tanpa pemberitahuan dan meninggalkan

alamat yang baru, karena teryata keberadaan toko tersebut tidak permanen

dan hanya untuk sementara

b. Seringnya pelanggan menunda waktu pembayaran utang yang telah jatuh

tempo.

c. Tidak tertagihnya piutang secara penuh sesuai dengan jumlah yang tertera

dalam faktur

d. Kesalahan yang disebabkan intern seperti dalam hal dokumen yang

diperlukan tidak lengkap dalam penagihan dan tidak rutinnya pengiriman

jumlah piutang customer.

e. Adanya kejadian yang diluar dugaan, misalnya sudah yakin atas kemampuan

toko dalam hal keuangannya, tetapi karena adanya kebakaran, toko tersebut

tidak bisa melunasi utang tepat waktu atau bahkan tidak bisa melunasinya,

menyebabkan perusahaan memberikan tenggang waktu pembayaran yang

cukup lama atau mencatatnya sebagai kerugian.

Dari kendala yang disebutkan diatas, penulis berpendapat bahwa semua itu

berawal dari pemberian kredit yang harus dilakukan secara lebih hati – hati. Sistem

penagihan pada PT. MRI sudah menggunakan dokumen dan prosedur yang baik. Tetapi

dalam pemberian jarak waktu antara jatuh tempo dengan penagihan menurut penulis

perlu dipertimbangkan agar penagihan tidak dilakukan tepat waktu tetapi perlu

48

dingatkan sebelumnya kepada setiap pelanggan atas utangnya tersebut, karena banyak

pelanggan tidak bayar tepat waktu dengan alasan lupa mempersiapkan uangnya atau

dananya masih tersimpan di bank dan sebagainya.

3. Pengendalian Intern yang layak

Selain pemberian kredit dan penagihan, masih ada beberapa pengendalian

yang diperlukan dalam piutang usaha, terutama yang menyangkut operasional di

dalam perusahaan itu sendiri. Operasional tersebut meliputi prosedur akuntansi

piutang usaha, pencatatan piutang usaha, penghapusan kerugian piutang usaha dan

pemisahan tugas dalam bagian piutang.

Dari penjualan kredit yang terjadi,maka bagian kredit akan membuat daftar

umur piutang tiap pelanggan untuk setiap sales, agar diketahui pelanggan yang

piutangnya sudah dan belum jatuh tempo serta bagaimana kebijaksanaan kredit dan

kegiatan penagihan piutang yang telah dilakukan. Apabila jumlah piutang yang

melampaui tanggal jatuh tempo semakin besar dengan waktu yang cukup lama,

memberikan arti bahwa kebijaksanaan kredit terlalu longgar atau aktifitas penagihan

yang kurang efektif.

Metode penghapusan yang digunakan perusahaan ini adalah dengan metode

cadangan, yaitu sebelum melakukan penghapusan piutang terlebih dahulu

perusahaan membentuk cadangan kerugian piutang dengan cara menetapkan

presentase tertentu dari saldo piutang. Setelah dibentuk cadangan penyisihan

piutang, baru bisa dilakukan penghapusan piutang oleh bagian akuntansi bila telah

disetujui penghapusannya.

49

4. Penerimaan Pelunasan Piutang Usaha

Setelah terlaksananya penjualan secara kredit, maka piutang usaha yang telah

jatuh tempo, harus segera dilunasi oleh pihak pelanggan. Pengendalian terhadap

penerimaan pelunasan piutang usaha merupakan bagian yang saling terkait dan sama

pentingnya dengan kegiatan sebelumnya. Prosedur penerimaan piutang usaaha

haruslah mudah dimengerti baik bagi pelanggan dan bagian penerima di perusahaan.

Pengendalian yang dilakukan oleh PT. MRI dapat penulis analisa sebagai berikut :

a. Bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman pergi ke langganan. Apabila

dari langganan telah dibuatkan tanda terima yang didalamnya menyebutkan

nomor faktur, nomor surat jalan, nomor SPB, jumlah tagihan, serta saat

pembayaran tersebut dilaksanakan, maka faktur penjualan lembar ke-1

diserahkan kepada langganan. Apabila tidak, maka kwitansi penagihan dan

dokumen pendukungnya dibawa kembali dan diserahkan ke bagian akuntansi.

Sebagian besar langganan menggunakan cara demikian dan sebagian kecil

membayarnya dengan tunai pada saat faktur penjualan jatuh tempo.

b. Bagian akuntansi setelah menerima surat tanda terima faktur penjualan tersebut

menyimpannya dan apabila sudah jatuh tempo, menyerahkan kembali pada

bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman utnuk menukarkannya dengan

sejumlah uang atau cek.

c. Bagian penagihan atau penjualan atau pengiriman menyerahkan uang tersebut

pada hari itu juga paling lambat besok paginya kepada bagian keuangan

d. Bagian keuangan menerima uang tersebut dan mengeluarkan tanda terima kas.

e. Tanda terima langsung diberikan ke bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam

buku kas sebelah debet dan pada lembar pemeriksaan sebelah kredit. Seperti

50

pada penjualan, maka posting ke dalam buku besar piutang dan buku pembantu

piutang setiap saat.

Proses review sistem operasional pada PT. My Rasch Indonesia dilakukan

dengan menggunakan serangkaian pertayaan yang terdapat dalam suatu daftar pertayaan

yang disajikan sebagai berikut :

Tabel IV.2

KUESIONER AUDIT PIUTANG USAHA

No Pertanyaan Ya Tidak

1. Apakah perusahaan mempunyai seorang auditor intern? X

2. Apakah perusahaan melakukan rotasi tugas pada karyawan tertentu? X

3. Apakah tugas petugas pembukuan piutang dipisahkan dari

fungsi kas?

X

4. Apakah penagihan terpisah dari bagian pembukuan piutang dagang? X

5. Apakah saldo piutang secara berkala ditelaah oleh bagian kredit atau

petugas yang bertanggung jawab atas umur yang bertanggung jawab

atas umur dan penagihan

piutang?

X

6. Apakah ada kebijakan perusahaan yang menetapkan agar setiap

pelanggan dikirimi pemberitahuan piutang masing – masing?

X

7. Jika perusahaan menerima cek mundur, apakah penerimaan tersebut

disetujui oleh petugas berwenang?

X

8. Apakah cek – cek tersebut disimpan oleh

Petugas yang berwenang?

X

9. pakah nota kredit diberi nomor urut tercetak dibuatkan daftarnya? X

51

10. Apakah terdapat saldo piutang lain dalam perkiraan piutang usaaha? X

11. Apakah perusahaan menggunakan metode penyisihan piutang ragu –

ragu?

X

12. Apakah ada tindakan korektif atas piutang usaha yang mengalami

keterlambatan pembayaran?

X

13. Apakah perusahaan tetap melakukan usaha penagihan bila aging

schedule terlihat sudah jatuh tempo?

X

Untuk jawaban “YA” menunjukkan bahwa system atas penjualan dan piutang

usaha pada setiap yang ditanyakan adalah baik, dan sebaliknya jika jawabannya

“TIDAK” menunjukkan bahwa setiap penjualan dan piutang usaha pada setiap yang

ditayakan kurang baik

Dalam melakukan penelitian atas pengendalian intern yang dilakukan oleh PT. My

Rasch Indonesia, auditor juga memperhatikan hal – hal mengenai kebijaksanaan kredit

dan syarat penjualan. Agar piutang yang timbul adalah piutang yang berpotensi, artinya

memiliki tingkat tertagih yang tinggi, maka pemberian kredit kepada langganan haruslah

tepat dengan melihat keuntungan dan kondisi – kondisi lain yang ada padanya.

Kesalahan dalam memberikan persetujuan kredit dapat menyebabkan kolektibilitas

piutang menjadi kecil dan tidak tepat waktu. Hal ini berarti risiko piutang yang tidak

tertagihpun menjadi semakin besar.

Di dalam melakukan Tanya jawab mengenai pengendalian intern atas piutang pada

PT. My Rasch Indonesia, penulis mempergunakan kuisioner sebagai berikut :

52

Tabel IV.3

KUISIONER PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA

Pertanyaan Ya Tidak Komentar

1. Apakah perusahaan mempunyai seorang

controller atau seorang auditor intern?

X

2. Apakah perusahaan melakukan rotasi tugas

terhadap karyawan tertentu?

X

3. Apakah bagian pembukuan piutang usaha

terpisah dari bagian keuangan?

X

4. Apakah penagihan terpisah dari bagian

pembukuan piutang usaha?

X

5. Apakah tugas petugas pembukuan piutang

dipisahkan dari fungsi kas?

X

6. Apakah petugas yang menyusun sales memo

terpisah dari kas?

X

7. Apakah saldo piutang secara berkala ditelaah oleh

bagian kredit atau petugas yang bertanggung jawab atas

umur dan penagihan piutang ?

X

8. Apakah ada kebijakan perusahaan yang menetapkan

agar setiap pelanggan dikirimi pemberitahuan saldo piutang

masing – masing ?

X

9. Apakah proporsi piutang yang jatuh tempo

dalam 30, 60, dan 90 hari selalu diikuti

perubahannya dengan aging schedule ?

X

10.Jika perusahaan menerima cek mundur,apakah

penerimaan tersebut disetujui oleh petugas

berwenang?

X

53

11. Apakah cek – cek tersebut disimpan oleh

petugas yang berwenang ?

X Oleh Kasir

12. Apakah pendiskontoan atau penjualan (factoring) cek

yang diterima disetujui oleh petugas yang berwenang?

X

13. Apakah nota kredit diberi nomor urut tercetak dan

dibuatkan daftarnya ?

X

14. Apakah terdapat saldo piutang lain dalam

perkiraan piutang dagang ?

X Piutang yang timbul

bukan karena aktivitas

penjualan

dikelompokkan

sebagai piutang lain –

lain

15. Apakah buku tambahan dicocokkan secara

teratur dengan perkiraan yang bersangkutan

pada buku besarnya ?

X

16. Apakah perusahaan menggunakan metode penyisihan

piutang ragu – ragu ?

X Karena melihat kondisi

piutang usaha yang

baik selama ini, belum

digunakan metode

penyisihan piutang

ragu – ragu

17.Apakah ada tindakan kolektif atas piutang usaha yang

mengalami keterlambatan pembayaran ?

X

18.Apakah perusahaan tetap melakukan usaha

penagihan bila aging schedule terlihat sudah

jatuh tempo ?

X

54

5. Hubungan antara Pengendalian Internal dan kolektibilitas

Pada dasarnya hubungan antara pengendalian internal penjualan dan piutang

dagang dengan kolektibilitas sangat erat didalam satu perusahaan, namun ada kalanya

sistem yang dilakukan terdapat kebaikan dan kelemahannya. Adapun kebaikan dan

kelemahan dari sistem penjualan dan piutang usaha, sistem penagihan dan penerimaan

piutang usaha adalah sebagai berikut :

1. Kebaikan sistem penjualan dan piutang usaha :

a. Adanya pemisahan antara bagian penjualan, gudang, dan akuntansi

b. Adanya koordinasi antara bagian gudang dan bagian penjualan dalam

pemesanan barang dari langganan, sehingga menghindarkan adanya masalah

pesanan yang tidak dapat dipenuhi.

c. Faktur penjualan, surat permintaan barang, nota kredit, dan surat jalan yang

bernomor urut.

d. Adanya pencocokkan antara kartu persediaan bagian akuntansi dengan

persediaan bagian gudang.

Kelemahan sistem penjualan dan piutang dagang :

a. Antara fungsi bagian penjualan dan bagian kredit belum ada pemisahan

b. Stock opname dilakukan hanya setahun sekali

c. Konfirmasi piutang secara periodik belum dilakukan

2. Kebaikan sistem penagihan dan penerimaan piutang

a. Adanya pemisahan fungsi antara bagian penagihan dengan penerimaan

piutang .

b. Adanya keharusan bagi bagian penagihan untuk menyerahkan hasil

penagihannya pada hari itu juga atau paling lambat esok harinya.

55

Kelemahan sistem penagihan dan penerimaan piutang :

a. Keterlambatan dalam pengiriman faktur ke beberapa langganan yang berada

di luar Jakarta

b. Tidak dibuatnya daftar analisa umur piutang secara periodik, sehingga jatuh

tempo piutang belum terkendali dengan baik yang mengakibatkan

pembayaran terlambat.

c. Kelemahan pengendalian intern atas penjualan dan piutang usaha

• Tidak adanya job description sehingga terjadi perangkapan tugas

• Kurang baiknya sistem otorisasi

• Tidak berfungsinya bagian internal audit

• Kurangnya pegawai yang kapable

• Tidak adanya rotasi karyawan

TEMUAN AUDIT

Pengendalian yang diterapkan dalam mengatasi yang sudah terjadi atau

mengantisipasi hal yang belum terjadi

1. Bagian penjualan melakukan penagihan piutang

Kondisi : Dalam perusahaan penagihan piutang atas piutang penjualan

dilakukan oleh salesman pada saat kunjungan rutin dilakukan ke

pelanggan dilakukan.

Kriteria : Seharusnya otorisasi atas penagihan dilakukan oleh debt

collector di bawah pengawasan manager keuangan, Sales tidak

berhak dan tidak memiliki kepentingan dalam penagihan .

56

Sebab : Hal ini disebabkan karena belum ada bagian kredit secara khusus

yang bertugas untuk menagih piutang usaha.

Akibat : Kemungkinan piutang yang sudah dibayar tidak langsung

disetorkan ke bagian keuangan, uangnya ditahan terlebih dulu

oleh salesman sehingga hubungan antara bagian penagihan dan

customer mengalami kesalah pahaman atas jumlah saldo piutang.

Rekomendasi : Sebaiknya melakukan konfirmasi jumlah saldo piutang dengan

customer perminggu dan setiap hasil penagihan dan bukti

penagihan yang belum dilunasi harus disetor pada hari yang sama

ke bagian keuangan beserta dengan daftar penerimaannya.

2. Accounting merangkap juga sebagai finance

Kondisi : Uraian tugas untuk petugas verfikasi Account Receivable belum

dipahami secara jelas dan tidak dikuat kan dalam surat keputusan.

Kriteria : Dalam pembagian tugas Accounting dan finance harusnya

dipisah sehingga kecil terjadi kemungkinan manipulasi data.

Sebab : Hal ini disebabkan karena belum ada pembagian tugas dan

wewenang untuk Accounting dan finance secara jelas dan tertulis.

Akibat : Mengakibatkan kemungkinan data yang ada dimanipulasi.

Rekomendasi : Perusahaan dianjurkan untuk melakukan pengaturan terhadap

Job desription atas bagian Account Receivable dengan surat

keputusan tertulis.

57

3. Tidak terdapat kriteria-kriteria pelanggan yang dapat disetujui

melakukan pembelian kredit

Kondisi : Perusahaan tidak melakukan kunjungan atas customer untuk

konfirmasi saldo, tidak pernah dibuat statement of account untuk

customer dan sulit untuk menilai hasil kerja dari bagian ini

Kriteria : Membuat kriteria–kriteria tertulis pelanggan yang seperti apa

saja yang dapat diberikan pembelian secara kredit.

Sebab : Hal ini disebabkan karena tidak adanya bagian credit control

pada perusahaan.

Akibat : Sehingga mengakibatkan terjadi peningkatan penjualan, tapi

dalam hal penagihan piutang atas penjualan tersebut tidak

maksimal.

Rekomendasi : Perusahaan lebih baik membuat peraturan atau kriteria dasar

untuk pelanggan yang dapat diberikan kredit.

4. Terjadi gangguan teknis pada sistem

Kondisi : Timbulnya surat jalan dikarenakan sistem komputerisasi

mengalami gangguan teknis atau error.

Kriteria : Kriteria yang berlaku adalah tidak memperbolehkan

mengeluarkan surat jalan secara manual tanpa terkecuali / tanpa

syarat

Sebab : Komputer mengalami gangguan ketika penjualan terjadi

sehingga mengharuskan membuat surat jalan secara manual.

58

Akibat : Hal tersebut mengakibatkan kemungkinan tidak tercatatnya

penjualan yang dicatat secara manual ke dalam sistem. Sehingga

data di dalam sistem menjadi tidak valid

Rekomendasi : Lebih baik perusahaan harus sering backup sistem komputerisasi

dan bagian admin harus sigap dalam melakukan pencatatan

penjualan.

5. Bagian penjualan langsung mendapatkan bonus atas penjualan yang

dilakukan

Kondisi : Di dalam perusahaan bagian penjualan berusaha keras agar

setiap transaksi yg ditanganinya permohonan kreditnya disetujui.

Kriteria : Dikarenakan di dalam perusahaan diterapkan kebijakan, bagian

penjualan langsung mendapatkan bonus dari setiap penjualan

yang ditanganinya.

Sebab : Sehingga mengakibatkan piutang dapat diberikan dengan mudah

oleh perusahaan ke pelanggan.

Akibat : Sehingga kemungkinan piutang perusahaan yang tidak tertagih

akan meningkat.

Rekomendasi : Seharusnya kebijakan perusahaan diubah agar bonus tak

diberikan langsung, bonus dikeluarkan ketika piutang telah

terbayar.

59

6.Perusahaan Tidak Mempunyai Kebijakan Yang Memadai Dalam Hal

Penjualan Kredit Terutama Dalam Proses Penagihan Piutang Perusahaan.

Kondisi : Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai

untuk mendukung kegiatan penjualan kredit terutama dalam

proses penagihannya.

Perusahaan memang tidak mempunyai masalah untuk mencari

dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan tidak mempunyai

kebijakan yang memadai pada tahap penagihan piutang.

Kriteria : Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk

setiap kegiatan operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi

dan dikendalikan oleh manajemen perusahaan dan dari kebijakan

tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi apakah

kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif,

efisien, dan ekonomis.

Sebab : Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut

dapat menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan

mempertahankan pelanggan. Hal ini akan menyebabkan

perusahaan mengalami kesulitan ketika harus melakukan

penagihan piutang kepada pelanggan.

Akibat : banyak pelanggan yang terlambat membayar piutangnya,

tertunggaknya piutang perusahaan, banyak pelanggan yang

melunasi piutangnya lewat dari jatuh tempo dan mengak ibatkan

jumlah yang dilaporkan dalam neraca menjadi overstated.

60

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan – kebijakan yang

memadai untuk setiap kegiatan operasinya agar perusahaan

terhindar dari kerugian yang material. Penulis juga menyarankan

agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus atau audit

investigasi yang difokuskan pada penanganan piutang perusahaan.

Tujuannya untuk mengetahui apakah ada kecurangan dalam

penanganan piutang perusahaan.