bab iii obyek penelitian dan analisis sistem yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00024 ak...

BAB III

OBYEK PENELITIAN DAN ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

III.1. Gambaran Umum

III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT Mahakam Beta Farma adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang farmasi obat-obatan produksi dalam negeri dan didukung oleh beberapa

unit bisnis yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Aktivitas utama PT

Mahakam Beta Farma adalah memproduksi obat-obatan, dan salah satu produk

yang cukup terkenal adalah produk dengan merek dagang Betadine. Betadine

adalah obat antiseptik yang unggul dengan bahan aktif Mundidone yang terbukti

secara klinis mampu membasmi berbagai jenis kuman dalam waktu singkat.

Betadine terpilih sebagai antiseptik yang digunakan NASA dalam penerbangan

luar angkasa. Selain sebagai obat luka serbaguna (solution), Betadine juga

tersedia dalam berbagai produk seperti obat kumur, shampoo, vaginal douche,

salep dan sabun cair. Betadine kini berkembang menjadi obat bebas terbatas

tanpa resep dokter. Khusus bagi kalangan medis, dipasarkan Isodine sebagai

pengganti.

PT Mahakam Beta Farma berdiri pada tahun 1980 dan mulai berfungsi

dengan memproduksi obat-obatan di bawah lisensi industri obat raksasa

Mundipharma AG - Switzerland, juga beberapa perusahaan lain yang menjadi

penyalur dan produsen obat-obatan Mundipharma seperti NAPP dari Inggris dan

PurdueFrederick dari Amerika Serikat.

40

Sambutan masyarakat terhadap usaha ini sungguh menggembirakan,

sehingga pada tahun 1986 pabrik yang sudah ada, diperluas dengan gedung baru

bertingkat tiga. Dan sekarang, lokasi pabrik PT Mahakam Beta Farma sudah

berpindah lokasi ke kawasan industri Pulo Gadung Jalan Pulo Kambing II No 20

Jakarta Timur, dengan gedung 4 lantai seluas 7.000 m2.

III.1.2. Visi dan Misi

Visi PT Mahakam Beta Farma adalah menjadi perusahaan publik yang

berskala internasional dengan manajemen yang berfokus pada profesionalisme.

Sedangkan misi PT Mahakam Beta Farma adalah mengembangkan

bisnis di bidang antiseptik dan farmasi melalui pengembangan produk yang saat

ini telah mempunyai merek yang kuat.

III.1.3. Bidang Usaha

PT Mahakam Beta Farma adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang obat-obatan produksi dalam negeri.

III.1.4. Produk-produk

Produk-produk yang dihasilkan oleh PT Mahakam Beta Farma antara

lain :

1. Betadine Antiseptic Solution

• Komposisi : mengandung bahan aktif Povidone-Iodine 10%

41

• Indikasi :

- Untuk pengobatan pertama dan mencegah timbulnya infeksi pada luka-luka

seperti: lecet, terkelupas, tergores, terpotong atau terkoyak.

- Untuk perawatan tali pusar bayi.

2. Betadine Solution Hygiene

• Komposisi : Mengandung bahan aktif povidone 10%

• Indikasi : Untuk menjaga kebersihan kewanitaan dan mencegah bau, gatal-

gatal dan keputihan yang berhubungan dengan kewanitaan yang disebabkan

kuman dan jamur.

3. Betadine Gargle

• Komposisi : Mengandung bahan aktif mundidone 1%

• Indikasi : Untuk mengatasi semua masalah tenggorokan dan mulut seperti

gatal, sakit tenggorokan, berdahak, sakit amandel, suara serak, sariawan

hingga bau mulut.

4. Betadine Skin Cleanser

• Komposisi : Mengandung bahan aktif Iodine 7,5%

• Indikasi :

- Untuk mandi sehabis berenang, bermain atau olahraga lainnya.

42

- Sebagai pengobatan untuk penyakit kulit seperti : jerawat, gatal-gatal dan

lain-lain.

- Membersihkan kulit tangan waktu sebelum operasi.

5. Betadine Ointment

• Komposisi : Mengandung bahan aktif Povidone Iodine 10%.

• Indikasi : Salep Antiseptic Betadine sangat ampuh dan cepat mencegah serta

menyembuhkan:

- Infeksi luka di kulit yang disebabkan oleh mikroorganisme.

- Luka-luka: Luka bakar, borok, bisul, wasir, khitanan dan infeksi sekunder

pada eksim, serta luka yang diderita pada penderita sakit gula.

6. Betadine Shampoo

• Komposisi : Mengandung bahan aktif Povidone Iodine 4%

• Indikasi : efektif membasmi ketombe yang membandel

7. Betadine Vaginal Douche

• Komposisi : Mengandung Povidone 10 %.

• Indikasi : Menjaga kebersihan vagina. mengobati keputihan yang disebabkan

oleh infeksi spesifik dan non spesifik, infeksi campuran, Candida sp.,

Trichomonas dan Chlamydia

8. Betabalm

43

• Komposisi :

Betabalm anak-anak :

- Mentol 2,75%

- Kamfer 5%

- Timol 0,1%

- Minyak Eucalyptus 1,3%

- Minyak Pala 0,5%

Betabalm dewasa :

- Menthol 7%

- Kamfer 20%

- Minyak Eucalyptus 10%

• Indikasi :

Betabalm dewasa :

- Meringankan nyeri otot , keseleo, dan pegal linu.

- Meringankan keluhan sakit kepala, pusing dan masuk angin.

Betabalm anak-anak :

- Untuk meringankan pilek dan batuk karena flu dengan kehangatan yang pas

di dada dan leher.

44

9. Isodine Antiseptc Solution

• Komposisi : mengandung bahan aktif povidone-iodine USP 10%

• Indikasi :

- Untuk pengobatan pertama dan mencegah timbulnya infeksi pada luka-luka

seperti: lecet, terkelupas, tergores, terpotong atau terkoyak.

- Untuk perawatan tali pusar bayi, serta melindungi luka-luka operasi terhadap

kemungkinan timbulnya infeksi.

10. Isodine Antiseptic Ointment

• Komposisi : mengandung bahan aktif povidone-iodine USP 10%

• Indikasi : Mencegah dan mengobati infeksi pada luka bakar, desinfektan pada

pemasangan kateter dan infus.

11. Isodine Gargle

• Komposisi : Mengandung bahan aktif Povidone Iodine 1%.

• Indikasi : untuk mencegah sariawan.

12. Isodine Antiseptic Skin Cleanser

• Komposisi : Mengandung bahan aktif Povidone Iodine 7,5%.

• Indikasi : Sebagai desinfektan untuk gangguan pada kulit dan dessinfektan

sebelum melakukan operasi

45

13. Seminac Kapsul

• Komposisi : mengandung 50 mg Tramadol Hidrokhlorida, suatu analgesik

yang memiliki kemampuan setara dengan morphin/opiat tanpa

mengakibatkan ketagihan.

• Indikasi : Untuk mengatasi nyeri sedang hingga berat yarg bersifat

akut/kronis serfa nyeri setelah menjalani operasi.

14. Seminac Injeksi

• Komposisi : 1ml Seminac Injeksi. mengandung 50 mg Tramadol

Hidrokhlorida, suatu analge-sik yang memiliki kemampuan setara dengan

morphin/opiat tanpa mengakibatkan ketagihan.

• Indikasi : Untuk mengatasi nyeri sedang hingga berat yarg bersifat

akut/kronis serfa nyeri setelah menjalani operasi.

15. Betaflok

• Komposisi : tiap tablet mengandung ofloksasin 200 mg

• Indikasi : Infeksi saluran kemih atas dan bawah, infeksi kulit dan jaringan

lunak, serta infeksi kandungan.

16. Betalitik Tablet

• Komposisi : Setiap tablet mengandung Ambroxol hidrokhlorida 30 mg

46

• Indikasi : Penyakit saluran pernapasan akut dan kronik yang berhubungan

dengan pengentalan lendir patologis seperti pada Asma bronkial dan

bronkitis kronik.

17. Rheumabet

• Komposisi : setiap tablet mengandung 50 mg Natrium Diklofenak.

• Indikasi : Penyakit reumatik yang disebabkan peradangan maupun penyakit

reumatik degeneratif.

18. Betalans Kapsul

• Komposisi : Setiap kapsul mengandung 30 mg lansoprazole (granul enteric

coated).

• Indikasi : Ulkus duodenum, Benigna ulkus gaster, Refluks esofagitis

III.1.5. Struktur Organisasi

Berikut merupakan gambaran struktur organisasi PT Mahakam Beta

Farma yang akan di bagi-bagi menjadi empat bagian, yaitu manager finance,

plant manager, HRD marketing, dan manager personalia dan umum :

47

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Mahakam Beta Farma

A. Stuktur Organisasi Departemen Manager Finance

Di dalam departemen manager finance, terdapat bagian-bagian yang penting,

diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen Manager Finance

48

B. Struktur Organisasi Departemen Plant Manager

Di dalam departemen Plant Manager, terdapat bagian-bagian yang penting,


Gambar 3.3 Struktur Organisasi Departemen Plant Manager

C. Struktur Organisasi Departemen HRD Marketing

Di dalam departemen HRD Marketing, terdapat bagian-bagian yang penting,


49

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Departemen HRD Marketing

D. Struktur Organisasi Departemen Manager Personalia dan Umum

Di dalam departemen Manager Personalia dan Umum, terdapat bagian-

bagian yang penting, diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Departemen Manager Personalia dan Umum

III.1.6. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT

Mahakam Beta Farma :

a. Jabatan atau Position : Presiden Direktur

Bawahan : Direktur

50

Uraian tugas dan tanggung jawab :

• Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan tata

tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua karyawan untuk

berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah

menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan yang berlaku.

• Bertindak sebagai perwakilan PT Mahakam Beta Farma dalam

hubungannya dengan dunia luar.

b. Jabatan atau Position : Direktur

Atasan langsung : Presiden Direktur

Bawahan : Audit Manager


• Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kelangsungan

perusahaan.

• Melakukan pengawasan terhadap kinerja manajer-manajer yang berada di

bawahnya baik internal maupun eksternal dalam segala bidang dalam

rangka untuk melancarkan program kerja usaha.

• Melakukan perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang.

• Mengambil kebijakan dan keputusan strategis.

c. Jabatan atau Position : Audit Manager

51

Atasan langsung : Direktur

Bawahan : Manager Finance dan Operational Direktur


• Bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan dan penyelesaian

pekerjaan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan.

• Meninjau dan menilai kecukupan dan penerapan pengendalian internal

melalui operasional perusahaan.

• Memastikan bahwa semua pekerjaan yang ditugaskan dapat selesai sesuai

dengan jadwal dan dalam menetapkan parameter anggaran.

d. Jabatan atau Position :Operational Direktur

Atasan langsung : Audit Manager

Bawahan : sekretaris, Plant Manager, Manager Pemasaran dan Penjualan,

Manager HRD.


• Memeriksa beban operasi apa yang akan dibayar perusahaan.

• Memeriksa perlengkapan barang-barang yang ada di perusahaan dan

mengajukan untuk pembelian barang-barang yang telah habis atau yang

akan habis.

52

• Memeriksa tugas Plant Manager, Manager Pemasaran dan Penjualan,

Manager HRD, apakah tugas yang dijalankan telah sesuai dengan

peraturan yang berlaku dalam perusahaan dan mencapai target.

e. Jabatan atau Position :Sekretaris

Atasan langsung : Operational Direktur


• Menangani surat dari semua bagian.

f. Jabatan atau Position : Manager Finance

Atasan langsung : audit manager

Bawahan : supervisor penjualan dan kepala keuangan.


• Mengotorisasi pengajuan pembayaran.

• Memeriksa dan mengotorisasi laporan keuangan.

• Memeriksa dokumen-dokumen yang terkait untuk setiap transaksi yang

telah terjadi.

g. Jabatan atau Position : Plant Manager

Atasan langsung : Operational direktur

Bawahan : QC Manager, PPIC, Production Manager, Engineering Manager

53


• Merencanakan, mengatur dan mengarahkan proses produksi mulai dari

pemilihan bahan baku sampai barang jadi, dan melakukan pemeliharaan

operasional yang paling efektif dalam pengembalian aktiva.

h. Jabatan atau Position : Manager Pemasaran dan Penjualan


Bawahan : Supervisor Pemasaran dan Penjualan, Salesman, SPM


• Merencanakan strategi pemasaran jangka pendek dan jangka menengah.

• Menerima dan memeriksa laporan penjualan.

• Mengawasi pekerjaan yang dilakukan karyawan-karyawan bagian

pemasaran dan penjualan.

i. Jabatan atau Position :Supervisor Pemasaran dan Penjualan

Atasan langsung : Manager Pemasaran dan Penjualan

Bawahan : Salesman, SPM


• Melakukan strategi pemasaran yang sudah direncanakan oleh bagian

manajer pemasaran dan penjualan.

54

• Membuat faktur tagihan untuk pelanggan.

• Membuat laporan penjualan.

j. Jabatan atau Position : Manager HRD


Bawahan : HRD


• Mengawasi pekerjaan karyawan bagian HRD.

• Mengotorisasi pekerjaan karyawan bagian HRD.

k. Jabatan atau Position : QC (Quality Control) Manager

Atasan langsung : Plant Manager

Bawahan : Staff


• Mengecek apakah bahan baku yang datang, sudah sesuai dengan kriteria

yang diinginkan.

• Melaporkan hasil test laboratorium untuk produk ke bagian PPIC (untuk

bahan baku) dan ke bagian production manager (untuk produk)

l. Jabatan atau Position : Production Manager


55

Bawahan : Kepala Produksi yang terdiri lagi dari Supervisor Produksi dan

Supervisor Gudang.


• Menerima laporan bahan baku dari bagian PPIC untuk kemudian

diproses.

• Mengecek apakah bahan baku yang diterima sudah lengkap dan sesuai

dengan yang dibutuhkan untuk proses produksi.

• Membuat rencana produksi untuk periode tertentu.

• Mengawasi pelaksanaan proses produksi.

• Mengawasi efisiensi pemakaian bahan baku.

• Menjaga mutu barang hasil produksi.

m. Jabatan atau Position : Engineering Manager


Bawahan : Kepala Maintenance Listrik dan Kepala Maintenance Mekanik.


• Membuat anggaran atas suku cadang yang akan digunakan untuk setiap

periode.

• Mengawasi pekerjaan karyawan-karyawan yang ada di bawahnya.

56

n. Jabatan atau Position : PPIC (Production Planning and Inventory Control)


Bawahan : Supervisor Pembelian dan Supervisor Gudang.


• Mengidentifikasi secara jelas bahan baku yang akan di supply ke bagian

produksi.

• Mempersiapkan bahan baku di area produksi.

o. Jabatan atau Position : Kepala Keuangan

Atasan langsung : Manager Finance

Bawahan : Kasir dan Kepala Akunting


• Membuat cek untuk pelunasan utang usaha.

• Membuat payment voucher.

p. Jabatan atau Position : Kepala Akunting

Atasan langsung : Kepala Keuangan

Bawahan : Staff


57

• Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan

PT Mahakam Beta Farma.

• Memeriksa kesesuaian antara faktur tagihan dengan surat jalan dan

dokumen yang terkait lainnya.

• Membuat pengajuan pembayaran.

• Mem-posting data-data akuntansi ke dalam buku besar.

• Membuat laporan keuangan.

q. Jabatan atau Position : Kepala Produksi

Atasan langsung : Production Manager

Bawahan : Supervisor Produksi dan Supervisor Gudang.


• Memproduksi bahan baku sesuai dengan jadwal produksi yang telah

ditentukan oleh bagian production manager.

r. Jabatan atau Position : Kepala Maintenance Listrik dan Mekanik

Atasan langsung : Engineering Manager

Bawahan : Staff.


• Melakukan pengawasan dan pemeriksaan yang dilakukan secara rutin.

58

• Apabila ditemukan adanya kerusakan atau mengalami gangguan, maka

akan dilakukan survei atas perawatan dan perbaikan yang diperlukan.

• Membuat laporan atas perbaikan yang telah dilakukan.

s. Jabatan atau Position : SPV Penjualan

Atasan langsung : Manager Finance

Bawahan : Staff.


• Membuat faktur tagihan untuk pelanggan.

• Membuat laporan penjualan.

t. Jabatan atau Position : SPV Pembelian

Atasan langsung : PPIC

Bawahan : Staff.


• Memilih supplier yang dapat diandalkan dengan memperhatikan kualitas

bahan baku dan harga barang yang ditawarkan oleh supplier tersebut.

• Membuat purchase order.

• Mengirimkan purchase order ke supplier.

u. Jabatan atau Position : SPV Gudang

59

Atasan langsung : PPIC dan Production Manager

Bawahan : Staff.


• Mengotorisasi permintaan pembelian bahan baku.

• Mengotorisasi delivery order.

• Mengotorisasi Laporan Penerimaan Barang.

v. Jabatan atau Position : Staff Gudang

Atasan langsung : SPV Gudang


• Memeriksa ketersediaan bahan baku di dalam gudang.

• Menerima Delivery Order.

• Membuat Permintaan Pembelian.

• Menerima bahan baku yang dipesan dari supplier.

• Memeriksa kesesuaian bahan baku yang dikirimkan dengan surat jalan

dari supplier.

• Menandatangani surat jalan dari supplier.

• Membuat surat Laporan Penerimaan Barang.

60

• Melakukan perhitungan stok bahan baku yang masih tersedia di dalam

gudang.

w. Jabatan atau Position : Kasir

Atasan langsung : Kepala Keuangan


• Menerima faktur tagihan dari supplier.

• Membuat tanda terima atas penerimaan faktur tagihan dari supplier.

• Melakukan pembayaran kepada supplier.

• Menghitung kas yang dimiliki oleh perusahaan.

• Menerima pembayaran atas penjualan dan biaya lain-lain.

• Membuat surat bukti pembayaran dan memberikannya kepada pelanggan

yang membayar.

III.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

III.2.1. Prosedur pembelian yang berjalan pada PT Mahakam Beta Farma

a. Bagian Gudang :

o Staf gudang akan memeriksa ketersediaan bahan baku dari kartu stock

dan penghitungan secara fisik. Apakah hasil dari kedua media tersebut

match atau tidak.

61

o Apabila bahan baku di dalam gudang sudah tidak tersedia atau stok nya

kurang, maka bagian gudang akan membuat Permintaan Pembelian

(P.Pem) sebanyak dua rangkap yang akan :

P.Pem rangkap pertama, akan diserahkan kepada bagian PPIC untuk

dicek dan disetujui. Apabila tidak disetujui, maka P.Pem akan

dikembalikan pada bagian gudang. Disetujui atau tidak disetujuinya

P.Pem, tergantung pada target penjualan. Jika stok barang jadi telah

mencukupi dan masih tersedia cukup banyak, maka tidak perlu

membeli bahan baku yang diajukan.

P.Pem rangkap kedua, akan disimpan sebagai arsip gudang.

b. Bagian PPIC :

o Departemen PPIC akan menerima Permintaan Pembelian (P.Pem)

rangkap pertama dari bagian gudang.

o PPIC akan mengecek P.Pem yang dibuat gudang, apakah sudah sesuai

dengan bahan baku yang dibutuhkan.

o Setelah P.Pem dianggap sudah memenuhi kriteria, maka PPIC akan

menyetujui P.Pem tersebut dan akan diserahkan kepada bagian pembelian

untuk kemudian diproses lebih lanjut.

c. Bagian Pembelian :

o Menerima Permintaan Pembelian (P.Pem) rangkap ke-1 dari bagian PPIC

yang sudah di-approve.

62

o Berdasarkan data yang terdapat pada form Permintaan Pembelian

(P.Pem) rangkap ke-1, maka bagian pembelian akan membuat Purchase

Order (PO) sebanyak lima rangkap. PO tersebut kemudian disetujui oleh

bagian PPIC.

o Mengirimkan Purchase Order (PO) rangkap ke-1 kepada supplier.

o Mengirimkan Purchase Order (PO) rangkap ke-2 kepada bagian

keuangan.

o Mengirimkan Purchase Order (PO) rangkap ke-3 kepada bagian

akuntansi.

o Menyimpan Purchase Order (PO) rangkap ke-4 sebagai arsip pada

bagian pembelian.

o Mengirimkan Purchase Order (PO) rangkap ke-5 kepada bagian gudang,

sebagai arsip gudang untuk disimpan.

III.2.2. Prosedur penerimaan bahan baku yang berjalan pada PT

Mahakam Beta Farma

a. Bagian Gudang :

o Menerima bahan baku dan surat jalan sebanyak dua rangkap dari

supplier.

o Memeriksa kesesuaian bahan baku yang dikirim dari supplier, dengan PO

– surat jalan dari supplier – barang yang datang.

63

o Jika cocok, menandatangani surat jalan dari supplier.

o Membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB) sebanyak empat rangkap.

o Meminta otorisasi atas Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang dibuat,

kepada bagian PPIC.

o Menyerahkan surat jalan rangkap ke-1 kepada supplier.

o Menerima surat jalan rangkap ke-2 yang telah ditandatangani

sebelumnya.

o Menyerahkan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-1 ke bagian

keuangan.

o Menyerahkan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-2 ke bagian

akuntansi.

o Menyimpan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-3 sebagai arsip.

o Menyerahkan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-4 dan surat

jalan rangkap ke-2 dari supplier ke bagian pembelian.

III.2.3. Prosedur utang usaha yang berjalan pada PT Mahakam Beta

Farma

a. Bagian Pembelian :

o Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-4 dari bagian

gudang.

64

o Menyimpan Bukti Penerimaan Barang (BPB) rangkap ke-4 sebagai arsip

bagian pembelian.

o Mengirimkan surat jalan supplier rangkap ke-2 ke bagian akuntansi.

b. Kasir :

o Menerima faktur pajak (asli), faktur tagihan, dan surat jalan supplier

rangkap ke-1 dari supplier.

o Memeriksa keakuratan dan kelengkapan dokumen yang diterima dengan

membandingkannya pada PO, BPB.

o Membuat dan menyerahkan tanda terima atas penerimaan dokumen

tersebut kepada supplier.

o Menyerahkan faktur pajak asli ke kantor pajak setiap satu bulan sekali.

Karena ada tanggal expired nya.

o Menyerahkan faktur tagihan dan surat jalan supplier rangkap ke-1 ke

bagian akuntansi.

o Meng-copy faktur pajak dan menyerahkan ke bagian akuntansi.

c. Bagian Akuntansi :

o Menerima surat jalan rangkap ke-2 dari bagian pembelian.

o Menerima Purchase Order (PO) rangkap ke-3 dari bagian pembelian.

65

o Menerima faktur pajak (copy), faktur tagihan dan surat jalan supplier asli

rangkap ke-1 dari kasir.

o Berdasarkan dokumen dan data-data tersebut, maka bagian akuntansi

akan membuat Pengajuan Pembayaran sebanyak satu rangkap.

o Menyerahkan Pengajuan Pembayaran, Purchase Order (PO) rangkap

ke-3, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur pajak (copy) dan

faktur tagihan kepada bagian akuntansi.

III.2.4. Prosedur pelunasan utang usaha pada PT Mahakam Beta Farma

a. Kasir :

o Menerima tanda terima dari supplier.

o Mengirimkan tanda terima yang telah diterima dari supplier ke bagian

keuangan.

o Menerima cek dan Payment Voucher sebanyak dua rangkap dari bagian

keuangan.

o Menyerahkan cek kepada supplier dan meminta tanda tangan supplier

untuk Payment Voucher.

o Menyerahkan Payment Voucher yang telah ditanda tangani oleh supplier

sebanyak dua rangkap ke bagian keuangan.

b. Bagian Keuangan :

66

o Menerima surat jalan supplier rangkap ke-1, Permintaan Pembelian

(P.Pem) rangkap ke-1 dan Purchase Order rangkap ke-2 dari bagian

pembelian.

o Menerima Pengajuan Pembayaran, Purchase Order (PO) rangkap ke-3,

surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur

pajak (copy) dari bagian akuntansi.

o Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen yang telah

diterima.

o Menyiapkan cek untuk pelunasan utang.

o Meminta otorisasi atas cek yang telah dibuat dengan melampirkan semua

dokumen dari bagian akuntansi, yaitu Pengajuan Pembayaran, Purchase

Order (PO) rangkap ke-3, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap,

faktur tagihan, dan faktur pajak (copy).

o Menerima tanda terima dari kasir dan memeriksa kesesuaian tanda terima

tersebut, dengan dokumen yang telah diserahkan, yaitu Pengajuan

Pembayaran, Purchase Order (PO) rangkap ke-3, surat jalan supplier

sebanyak dua rangkap, faktur tagihan dan faktur pajak (copy).

o Membuat Payment Voucher sebanyak dua rangkap.

o Menyerahkan cek dan Payment Voucher sebanyak dua rangkap tersebut

kepada kasir.

67

o Menerima Payment Voucher yang telah ditandatangani oleh supplier

sebanyak dua rangkap dari kasir.

o Menyerahkan Payment Voucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran,

Permintaan Pembelian (P.Pem) rangkap ke-1, PO rangkap ke-3, surat

jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak

(copy) kepada bagian akuntansi.

o Menyimpan Payment Voucher rangkap ke-2 sebagai arsip.

c. Bagian Akuntansi :

o Menerima Payment Voucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran,



(copy) dari bagian keuangan.

o Mencatat transaksi pembelian yang terjadi ke dalam jurnal.

o Menyimpan Payment Voucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran,



(copy) sebagai arsip.

III.3. Dokumen yang Terkait dengan Sistem yang Sedang Berjalan

Dokumen yang terkait dan digunakan dalam sistem pembelian dan utang usaha

yang sedang berjalan pada PT Mahakam Beta Farma adalah sebagai berikut :

68

a. Permintaan Pembelian

b. Purchase Order (PO)

c. Bukti Penerimaan Barang (BPB)

d. Pengajuan Pembayaran (PP)

e. Payment Voucher (PV)

III.4. Fungsi yang Terkait dengan Sistem yang Sedang Berjalan

Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian dan utang usaha yang sedang

berjalan pada PT Mahakam Beta Farma adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Gudang.

b. Fungsi Pembelian.

c. Fungsi Keuangan.

d. Fungsi Akuntansi.

bab iii obyek penelitian dan analisis sistem yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00024 ak...

Documents