bab iii obyek penelitian - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00024-ak 3.pdf ·...
TRANSCRIPT
43
BAB III
OBYEK PENELITIAN
III.1. Gambaran Umum Perusahaan
III.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Multi Megah Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang industri garmen. Perusahaan ini memiliki dua kegiatan utama, yaitu
memproduksi dan menjual hasil produksi. PT. Multi Megah Mandiri
memproduksi kaos kaki dengan berbagai merek, salah satunya yang cukup
dikenal masyarakat luas adalah “Mundo”. Perusahaan ini didirikan sebagai
sebuah industri kaos kaki berskala kecil pada tahun 1976 oleh Eric Susanto
berdasarkan Akta Notaris Laden Mering, S.H. No. 206 tanggal 23 Juni 1976, dan
disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No. C2-3964.HT.01.01.Thn 1980.
Seiring perkembangannya, perusahaan terebut berkembang menjadi suatu
Perseroan Terbatas pada tanggal 30 Agustus 1990. PT. Multi Megah Mandiri
berlokasi di jalan Kamal Muara IX No. 26 - Jakarta Utara 14470, sebagai
kegiatan produksi dan perkantorannya.
PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa kantor cabang pemasaran
yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia selain Jakarta seperti Bandung,
Semarang, Surabaya, Medan, dan kota-kota lainnya. Saat ini perusahaan
memilliki total +/- 1400 karyawan dan memiliki beberapa supplier untuk
mendukung dalam melakukan pemesanan bahan baku secara langsung. PT. Multi
44
Megah Mandiri bekerja sama dengan supplier yang dianggap telah memenuhi
standard perusahaannya seperti PT. Surya Barutama Mandiri.
PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa saluran distribusi yang
tersebar di seluruh Indonesia, yaitu:
• 37 oultet “Sox Galeri” retail shop di shopping mall
• 310 outlet Sock & Underwear counter di Department Store
• 3000 outlet di supermarket, hypermarket, shoe shop
Tujuan utama perusahaan adalah memberikan pelayanan yang maksimum
kepada setiap pelanggan dengan berusaha memenuhi keinginan pelanggan sesuai
dengan perkembangan mode, kualitas dan harga yang kompetitif. Dalam hal ini,
perusahaan tentunya juga ingin berpartisipasi dalam pembangunan Nasional
dengan menyediakan lapangan pekerjaan bagi masyarakat sekitar.
Kegiatan produksi PT. Multi Megah Mandiri adalah memproses bahan
baku menjadi barang jadi. Perusahaan ini menghasilkan produk kaos kaki dengan
empat macam merek yang berbeda yang pada masing-masing merek memiliki
kualitas yang baik. Keempat merek tersebut adalah seperti tabel berikut ini:
Tabel 3.1 Daftar merek yang dimiliki oleh PT. Multi Megah Mandiri
No. Merek 1 Mundo 2 Biosil 3 Arabina 4 Sock House 5 Zahara
Sumber : PT Multi Megah Mandiri.
45
Semakin berkembangnya PT. Multi Megah Mandiri maka sangat
dibutuhkan audit operasional terhadap pembelian dan persediaan, untuk menguji
apakah system pengendalian yang terdapat dalam perusahaan telah berfungsi
secara efektif, efisien, dan ekonomis. Berikut adalah visi dan misi perusahaan:
Visi Perusahaan
Visi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menjadi perusahaan industri garmen
yang terdepan dalam memproduksi kaos kaki.
Misi Perusahaan
Misi dari PT. Multi Megah Mandiri adalah menghasilkan sebuah produk kaos
kaki yang berkualitas tinggi dengan harga yang sesuai.
III.1.2. Stuktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu system yang mengatur dan
mengkoordinasi pembagian tugas dan wewenang dalam suatu rangkaian aktivitas
untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan seiring kemajuan dan perkembangan
suatu perusahaan diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur
pembagian kerja atau spesialisasi dan koordinasi agar kegiatan perusahaan dapat
berjalan dengan lancar. Struktur organisasi dapat dipandang sebagai suatu
susunan dan hubungan antara bagian komponen dan posisi dalam perusahaan.
Struktur organisasi formal sering digambarkan dalam bentuk bagan organisasi.
Struktur organisasi merupakan pola otoritas dan tanggung jawab yang
terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi yang baik harus memperlihatkan
46
dengan jelas uraian tugas (job description) termasuk didalamnya rincian tugas,
wewenang, hubungan kerja, tanggung jawab masing-masing departemen, dan
fungsi-fungsi yang ada di dalam suatu perusahaan. Bentuk struktur organisasi
harus disesuaikan dengan jenis usaha, besarnya perusahaan, kepentingan, serta
aktifitas yang dilakukan perusahaan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang suatu struktur
organisasi yang baik, adalah sebagai berikut:
1. Mempertimbangkan tujuan struktur perusahaan yang telah ditentukan.
2. Aktivitas atau kegiatan utama perusahaan.
3. Sistem pengendalian intern perusahaan.
4. Arus komunikasi vertikal yang efisien.
5. Desentralisasi pengambilan keputusan.
6. Pendelegasian wewenang dan kesatuan komando di mana satu karyawan
hanya menerima dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
7. Fleksibilitas penyesuaian dengan perkembangan organisasi di masa yang
akan datang.
PT. Multi Megah Mandiri menerapkan struktur organisasi fungsional
dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab dengan
fungsi para karyawan dengan jelas dan bertanggung jawab langsung kepada
atasannya.
III.1.3. Kegiatan Produksi PT. Multi Megah Mandiri
Kegiatan produksi adalah kegiatan yang paling penting dalam sebuah
perusahaan manufaktur karena tanpa adanya kegiatan produksi maka perusahaan
47
tidak akan berjalan. PT Multi Megah Mandiri adalah perusahaan yang bergerak
dalam bidang usaha produksi kaos kaki. Bahan baku utama yang digunakan oleh
perusahaan dalam memproduksi kaos kaki adalah benang, karet dan spandex.
Semua bahan baku yang digunakan oleh PT Multi Megah Mandiri untuk proses
produksi berasal dari dalam negeri.
Berikut ini adalah beberapa contoh jenis benang yang digunakan beserta ukuran
ketebalannya masing-masing:
Jenis Benang Ukuran
Acrylic 1/22 Bucle 1/20 Cotton Combed 23/1 Cotton Misty 20/1 Tetoran Cotton 20/1, 30/1
Sumber: PT Multi Megah Mandiri
Kegiatan produksi PT Multi Megah Mandiri terbagi atas empat proses,
yaitu: Knitting, Obras (Sewing), Celup, Setting. Proses produksi dimulai dari
bagian knitting. Pada bagian ini benang yang diambil dari bagian gudang
diperiksa jenis dan kualitasnya lalu dipasang pada mesin knitting sehingga
menghasilkan kaos kaki setengah jadi. Setelah proses perajutan selesai, langkah
selanjutnya adalah mendistribusikan kaos kaki setengah jadi tersebut ke bagian
penjahitan untuk proses sewing. Sewing merupakan proses menjahit bagian atas
kaos kaki dengan bahan baku karet menggunakan mesin obras. Setelah proses
sewing selesai, kemudian kaos kaki tersebut dicelup atau yang biasa disebut
dengan proses pemberian warna sesuai permintaan bagian pemasaran. Tidak
semua kaos kaki melewati proses pencelupan, tetapi hanya untuk merek tertentu
48
saja seperti arabina. Setelah kaos kaki tersebut selesai dijahit dan diberi warna,
dilakukan proses setting yaitu pengepresan pada kaos kaki sesuai temperatur
yang sudah ditentukan agar kaos kaki menjadi rapi dan tidak kasar. Dan yang
terakhir adalah proses pengepakan (packing) seluruh kaos kaki yang telah jadi
untuk kemudian dikirim ke gudang barang jadi.
III.1.4. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap fungsi yang terdapat pada
struktur organisasi PT. Multi Megah Mandiri adalah sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris
Dewan Komisaris memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengarahkan penyusunan garis besar kebijaksanaan dan rencana
perusahaan.
b. Menyelenggarakan RUPS.
c. Memberi nasihat dan petunjuk kepada Presiden Direktur untuk masalah
yang tidak terpecahkan dalam melaksanakan tugasnya.
d. Mempertimbangkan dan mengambil keputusan atas usul-usul investasi
demi kemajuan dan pengembangan perusahaan.
2. Direktur Utama
Direktur Utama memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran perusahaan.
b. Menetapkan, memimpin dan mengarahkan kebijaksanaan perusahaan
sesuai pengarahan Dewan Komisaris.
c. Mengatur pembagian tugas dalam perusahaan.
49
d. Menerima serta menindak lanjuti laporan manager.
e. Membuat dan mengesahkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
f. Bertindak sebagai pemimpin dalam perusahaan dan mempunyai hak untuk
membuat keputusan akhir atas keseluruhan kegiatan perusahaan sesuai
dengan kebijaksanaan umum yang telah ditetapkan.
g. Mengadakan rapat dengan manajemen perusahaan untuk membahas
kegiatan perusahaan setiap periode tertentu.
3. Manager Pemasaran
Manager Pemasaran memiliki tugas sebagai berikut:
a. Merumuskan strategi dan kebijakan pemasaran yang meliputi target
penjualan, daftar harga dan penjualan produk yang tepat untuk
memenangkan persaingan dengan kompetitor.
b. Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan.
c. Menyusun rencana penjualan secara periodik dan target penjualan yang
akan dicapai.
d. Menganalisa dan menilai pelaksanaan seluruh kegiatan penjualan serta
mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran
produksi.
e. Menyusun laporan hasil penjualan secara menyeluruh dan bertanggung
jawab kepada Direktur.
4. Manager Ekspor/Impor
Manager Ekspor/Impor memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengatur penjualan ekspor.
b. Mengatur pembelian impor
50
5. Manager Produksi
Manager Produksi memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menetapkan strategi dan kebijakan pabrik yang dapat menunjang strategi
dan kebijakan umum perusahaan dan mendiskusikannya dengan Direktur.
b. Memberikan pengarahan mengenai penyusunan program-program kerja
masing-masing bagian yang ada di pabrik.
c. Menyusun rencana produksi secara menyeluruh dengan memperhatikan
kapasitas produksi.
d. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan semua bagian sehingga
dapat bekerja secara efektif dan efisien.
e. Mengadakan rapat dengan para bawahan secara berkala untuk membahas
masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan
di pabrik.
f. Menjaga disiplin kerja dan melakukan penilaian atas prestasi kerja
bawahan secara berkala.
g. Melaporkan kepada direksi atas aktivitas, kesulitan-kesulitan yang
dihadapi, dan mengusulkan jalan keluarnya.
6. Manager Keuangan
Manager Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:
a. Membuat anggaran perusahaan.
b. Mengatur keuangan perusahaan.
c. Membuat laporan keuangan dan memberikan laporan kepada Direktur.
d. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar untuk membuat laporan
penerimaan dan pengeluaran kas tiap bulannya.
51
e. Membuat rencana pembayaran dan penagihan atas kegiatan operasi
perusahaan.
7. Manager HRD (Human Resource Development)
Manager HRD memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menangani hal-hal yang berhubungan dengan kepegawaian yaitu:
perekrutan pegawai, penempatan pegawai, pelatihan pegawai, promosi,
mutasi, dan pemutusan hubungan kerja.
b. Mengadakan catatan jam kerja pegawai.
c. Memberikan penilaian terhadap kinerja pegawai.
d. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian.
e. Memberikan pelatihan (training) yang memadai bagi karyawan baru
ataupun karyawan yang dipindahkan ke divisi lain.
f. Memberikan penjelasan dan pengarahan kepada semua karyawan mengenai
pentingnya ketaatan terhadap sistem dan prosedur yang ditentukan dalam
melakukan kegiatan perusahaan.
g. Menyelesaikan permasalahan yang terjadi di antara karyawan dengan
perusahaan ataupun yang berhubungan dengan Departemen Tenaga Kerja.
h. Bertanggung jawab kepada Direktur mengenai hal penempatan dan
pengembangan karyawan sesuai dengan prosedur dan kebijakan
perusahaan.
8. Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Produksi memiliki tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran produksi.
b. Merencanakan kapasitas normal dari mesin-mesin produksi.
52
c. Merencanakan kebutuhan akan jumlah dan kualifikasi tenaga kerja untuk
melaksanakan produksi pada kapasitas normal.
d. Bertanggung jawab atas tersedianya produk sesuai dengan permintaan.
e. Melakukan permintaan bahan baku pada bagian gudang, untuk
memproduksi yang rutin dapat dilakukan secara lisan.
f. Melaksanakan kegiatan produksi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
spesifikasi pesanan baik secara kualitas maupun kuantitas dan penyelesaian
produksi tepat waktu.
g. Melaporkan kegiatan produksi dan bertanggung jawab kepada Manager
Produksi.
9. Bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengkoordinasi aktivitas pembukuan terhadap semua transaksi
perusahaan.
b. Menyiapkan dan menganalisis laporan keuangan yang termasuk
didalamnya neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, dan
laporan arus kas secara periodik.
c. Melakukan pengarsipan dokumen atas seluruh transaksi perusahaan.
d. Meneliti dan memeriksa laporan keuangan sebelum diserahkan kepada
Manager Keuangan untuk diperiksa lebih lanjut.
10. Bagian Keuangan
Bagian Keuangan memiliki tugas sebagai berikut:
53
a. Mengadakan perencanaan keuangan dengan memperhatikan sumber-
sumber dan penggunaan dana yang ada agar dapat menambah laba serta
memperlancar jalannya operasi perusahaan.
b. Mengawasi prosedur pengeluaran dan penerimaan uang.
c. Mengatur penagihan piutang dan pembayaran utang.
d. Membuat anggaran tahunan perusahaan.
e. Bertanggungjawab kepada Manager Keuangan.
f. Memberikan laporan kepada Manager Keuangan.
11. Staf Marketing
Staf Marketing memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menerima setiap keluhan dari customer dan menyampaikannya kepada
manager marketing.
b. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada customer.
c. Menjaga hubungan baik dengan para customer.
12. Staf Penjualan
Staf Penjualan memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengatur kegiatan penjualan.
b. Mencari order penjualan baik di Jakarta maupun luar daerah.
c. Menyusun laporan penjualan secara lebih terperinci dan periodik sebagai
pertanggungjawaban kepada Manager Pemasaran.
13. Staf Export
Staf Export memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengurus administrasi penjualan export.
b. Membuat laporan hasil export kepada manager export/import.
54
14. Staf Import
Staf Import memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengurus administrasi pembelian import.
b. Membuat laporan hasil import kepada manager export/import.
15. PPIC
PPIC memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menyusun kegiatan produksi bersama Manager Produksi berdasarkan
product requirement dari marketing.
b. Memantau tingkat efisiensi mesin dengan menganalisa dari hasil produksi
dan tingkat BS yang dihasilkan.
c. Merencanakan penghitungan pengadaan bahan baku sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan.
d. Mengontrol pemasukan bahan baku sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
e. Membuat laporan bulanan untuk seluruh aktivitas bagian produksi.
f. Merencanakan dan mengawasi standar pemakaian bahan untuk order
produksi yang telah ditentukan.
g. Mengevaluasi rencana dengan realisasi dalam pemakaian bahan baku
dengan standar pemakaian yang telah ditetapkan.
h. Memantau kebutuhan bahan baku, keadaan persediaan, menyusun rencana
persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan, bersama dengan Manager
Produksi menentukan tingkat persediaan bahan baku dan embalasi yang
optimal.
55
i. Memberikan saran pada bagian produksi dalam menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam proses produksi.
j. Membuat laporan-laporan kepada atasan yang berhubungan dengan
pekerjaannya.
16. Supervisor Produksi
Supervisor Produksi memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengatur, merencanakan dan mengendalikan produksi agar efektif, efisien,
dan ekonomis.
b. Memberikan laporan hasil produksi dan laporan output yang dihasilkan
kepada Kepala Bagian Produksi.
c. Menyusun rencana produksi dan mengawasi mutu produksi.
d. Memberitahukan kepada Manager Produksi untuk melakukan pemesanan
persediaan yang dibutuhkan.
17. Bagian Perajutan
Bagian Perajutan memiliki tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap proses perajutan dan hasil rajutan (knitting)
yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya.
b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.
18. Bagian Teknik
Bagian Teknik memilliki tugas sebagai berikut:
a. Melakukan perbaikan pada mesin-mesin produksi yang mengalami
gangguan atau kerusakan.
b. Melakukan pengawasan dan pemeliharan maintenance yang rutin terhadap
mesin-mesin yang digunakan dalam pabrik.
56
c. Memberikan laporan hasil pengawasan dan pemeliharan kepada Supervisor
Produksi.
19. Bagian Setting
Bagian Setting memiliki tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepresan dan hasil produksi berupa
kaos kaki yang rapi dan tidak kasar yang siap untuk tahapan produksi
selanjutnya.
b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.
20. Bagian Obras
Bagian Obras memiliki tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap proses penjahitan dan hasil penjahitan kaos
kaki yang siap untuk tahapan produksi selanjutnya.
b. Memberikan laporan hasil produksi kepada Supervisor Produksi.
21. Bagian Packing
Bagian Packing memiliki tugas sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap proses pengepakan kaos kaki yang telah jadi.
b. Memberikan laporan kepada Supervisor Produksi.
22. Supervisor Gudang
Supervisor Gudang memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mencatat administrasi bahan baku di gudang.
b. Menerima dan mencocokkan barang yang diterima dari supplier dengan
purchase order.
c. Mengawasi bahan baku yang masuk maupun yang keluar dari gudang.
57
23. Kasir
Kasir memiliki tugas sebagai berikut:
a. Melakukan penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas pada buku kas harian.
c. Membuat nota bukti bank keluar untuk pembayaran pembelian barang dari
supplier.
d. Memegang kas kecil untuk pengeluaran kas pabrik setiap hari.
e. Menerima cek/bilyet giro dari konsumen.
f. Membuat tanda terima penerimaan uang/cek/bilyet giro.
g. Menerima tagihan atas pembelian barang-barang pembelian dari supplier.
h. Membuat cek untuk penambahan kas kecil/gaji staff.
i. Membuat nota bukti penerimaan kas.
24. Logistik
Logistik memiliki tugas sebagai berikut:
a. Mengelola persediaan bahan baku.
b. Bertanggung jawab atas kehilangan bahan baku.
c. Membuat laporan persediaan bahan baku.
d. Melakukan pengendalian atas persediaan bahan baku.
e. Meningkatkan sistem penjagaan fisik bahan baku.
25. Security
Security memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menjaga keamanan mesin-mesin, barang dan kendaraan yang ada di pabrik.
b. Menjaga pabrik dan kantor dari berbagai gangguan.
c. Mengawasi barang yang keluar masuk dari pabrik.
58
d. Melakukan kegiatan pemeliharaan untuk menghindari kecelakaan yang
membahayakan keselamatan karyawan.
III.2. Prosedur Operasional Pembelian dan Pengelolaan Persediaan pada PT. Multi
Megah Mandiri
Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena
fungsi pembelian ini menyediakan persediaan bahan baku yang dibutuhkan untuk
kegiatan produksi perusahaan. Ketidakefisienan dalam fungsi pembelian akan
mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat.
Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan terhadap fungsi
pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam
persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan produksi barang
sangat tergantung pada fungsi pembelian.
PT. Multi Megah Mandiri memiliki kebijaksanaan dalam fungsi
pembelian sebagai berikut:
a. Bagian Pembelian hanya membuat purchase order berdasarkan surat
pengajuan barang dari Bagian Gudang.
b. Bagian Pembelian tidak diizinkan mengirimkan purchase order kepada
pemasok tanpa persetujuan dari direktur.
c. Sebelum mengirimkan purchase order, Bagian Pembelian harus melakukan
survey harga terlebih dahulu kepada para pemasok.
d. Jika bahan baku dibutuhkan dalam waktu yang cepat, Bagian Pembelian
diijinkan membeli bahan baku dari pemasok yang dapat memenuhi
kebutuhan bahan baku walaupun tidak dengan harga yang murah.
59
Pengelolaan persediaan bahan baku yang baik sangat menentukan kinerja
perusahaan. Perusahaan selalu mengupayakan agar penyelesaian produksi dan
pengiriman barang kepada pelanggan tepat waktu karena hal tersebut
menentukan kepuasan pelanggan dan berdampak pada kinerja perusahaan. Hal
yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan persediaan bahan baku adalah dalam
hal penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku, perawatan bahan baku,
penjagaaan bahan baku, pencatatan bahan baku, pengeluaran bahan baku untuk
kegiatan produksi hingga menghasilkan barang jadi, penyimpanan barang jadi
serta pengeluaran barang jadi untuk dikirimkan kepada pelanggan.
Adapun kebijakan-kebijakan yang terkait dengan pengelolaan bahan baku
yaitu:
a. Untuk metode pencatatan atas persediaan barang jadi yang digunakan adalah
metode perpetual (Perpetual Inventory Method). Penggunaan metode ini
memudahkan perusahaan dalam memantau persediaan, karena setiap terjadi
transaksi akan langsung dicatat pada kartu persediaan.
b. Untuk metode penilaian atas persediaan barang jadi yang digunakan
perusahaan adalah metode FIFO (First In First Out).
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian bahan baku,
yaitu:
1. Prosedur permintaan pembelian
a. Pembelian dilakukan setelah adanya pemeriksaan oleh bagian gudang
bahwa kuantitas persediaan sudah mencapai batas safety stock. Kemudian
60
bagian PPIC akan membuat permintaan pembelian yang nantinya akan
diserahkan ke bagian pembelian.
b. Form permintaan pembelian dibuat menjadi 3 rangkap. Adapun rangkap
pertama ditujukan untuk bagian pembelian, rangkap kedua untuk bagian
gudang, dan rangkap ketiga dijadikan arsip oleh bagian PPIC.
c. Form permintaan pembelian akan diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala
gudang, kepala bagian PPIC dan admin bagian PPIC.
2. Prosedur permintaan harga dan pemilihan pemasok
a. Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian akan
membuat Surat Permintaan Penawaran Harga dari beberapa supplier.
b. Bagian pembelian akan melakukan pemilihan supplier dengan kualifikasi
berdasarkan harga, tingkat potongan harga, lama pengiriman dan kualitas
dari barang yang akan dibeli.
c. Untuk pembelian barang bernilai besar seperti mesin-mesin dan alat berat
lainnya, pemilihan supplier dilakukan langsung oleh direksi yang
nantinya akan menyampaikan daftar supplier kepada bagian pembelian.
3. Prosedur pembuatan purchase order
a. Setelah memilih pemasok, bagian pembelian akan membuat form PO
(purchase order) sesuai dengan permintaan pembelian tersebut.
b. Bagian pembelian terlebih dahulu akan menyerahkan form PO kepada
bagian PPIC untuk diotorisasi kemudian diteruskan kepada direksi untuk
meminta persetujuan direksi. Setelah mendapatkan persetujuan direksi
maka PO tersebut akan diproses dan dikirimkan kepada supplier.
61
c. Form order pembelian (PO) dibuat menjadi 4 rangkap yang mana
nantinya rangkap pertama akan diserahkan kepada supplier, rangkap
kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk arsip oleh bagian
pembelian dan rangkap keempat untuk bagian gudang.
d. Rangkap terakhir diberikan kepada bagian gudang karena pada
perusahaan ini tidak terdapat bagian penerimaan barang yang terpisah
dari bagian gudang. Bagian gudang juga merangkap sebagai bagian
penerimaan barang.
e. PO diotorisasi oleh 3 pihak yaitu kepala bagian PPIC, persetujuan direksi
dan kepala bagian pembelian.
f. Lama proses dari permintaan pembelian sampai pada pembuatan PO
memakan waktu 2-3 hari, sedangkan untuk sampai pada penerimaan
barang ke gudang memakan waktu 5-6 hari tergantung dari pembuatan
PO nya.
4. Prosedur penerimaan barang
a. Bagian gudang menerima barang yang dikirim oleh supplier beserta surat
jalan dan mencocokkannya dengan purchase order rangkap 4 yang
diterimanya dari bagian pembelian beserta form PP dari bagian PPIC.
b. Bagian gudang menyesuaikan jenis dan kuantitas barang yang dipesan
dengan yang diterima dan untuk kualitasnya terkadang pemeriksaan
dilakukan oleh bagian produksi.
c. Bagian gudang menandatangani surat jalan dan memberikan stempel
resmi dari perusahaan sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima.
62
d. Surat jalan rangkap 2 dari supplier diterima oleh bagian gudang yang
nantinya akan diserahkan kepada bagian akuntansi.
e. Setelah menerima barang, bagian gudang akan membuat laporan
penerimaan barang rangkap 2 yang akan diserahkan kepada bagian
akuntansi dan sebagai arsip.
f. Apabila terjadi retur terhadap barang ataupun kekurangan jumlah
kuantitas barang yang diterima atau tidak sesuai dengan yang tertera di
PO, maka akan dibuat Note Return kepada supplier.
5. Prosedur pencatatan hutang
a. Setelah menerima laporan penerimaan barang dari gudang, bagian
akuntansi memposting secara komputerisasi dan mencatatnya sebagai
hutang dagang ke dalam kartu utang sesuai dengan laporan penerimaan
barang.
b. Bagian akuntansi kemudian menerbitkan slip pembelian berdasarkan
laporan penerimaan barang.
Prosedur-prosedur yang terkait dengan pengelolaan persediaan bahan
baku, yaitu:
1. Prosedur pengeluaran bahan baku
a. Bagian produksi meminta bahan baku kepada bagian gudang, kemudian
bagian gudang menerbitkan bon pengeluaran barang dari gudang 2
rangkap, rangkap pertama untuk dokumen di bagian gudang, rangkap
kedua diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dilakukan pencatatan
di pembukuan perusahaan.
63
b. Setelah bon pengeluaran barang ditandatangani oleh bagian produksi,
bagian gudang akan mengirimkan bahan baku tersebut kepada bagian
produksi untuk diolah menjadi barang jadi berupa kaos kaki.
2. Prosedur penerimaan barang jadi
a. Bahan baku yang telah selesai diproduksi menjadi barang jadi,
dikirimkan oleh bagian produksi beserta laporan produk selesai yang
telah diotorisasi ke bagian gudang.
b. Setelah menerima barang jadi dari bagian produksi, bagian gudang
kemudian mencocokkan jumlah, merek dan jenis bahan pada laporan
produk selesai dengan barang fisik serta memeriksa kualitas barang.
c. Setelah memeriksa, bagian gudang akan membuat laporan penerimaan
barang sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada bagian
produksi, rangkap kedua untuk bagian accounting, dan rangkap ketiga
sebagai arsip bagian gudang.
d. Barang yang talah selesai diperiksa dan dibuat laporan penerimaan
barang, disimpan didalam gudang persediaan barang jadi.
e. Petugas gudang menyimpan persediaan di dalam gudang dan
menempatkannya sesuai dengan tipe dan jenis agar mudah dicari.
f. Petugas gudang mencatat seluruh barang yang diterima kedalam kartu
gudang.
3. Pemeriksaan fisik persediaan barang jadi
a. Pemeriksaan fisik barang jadi dilakukan oleh bagian akuntansi.
Pemeriksaan fisik ini dilakukan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu.
64
b. Bagian akuntansi memeriksa dan membandingkan jumlah persediaan
fisik dengan kartu gudang dan kartu persediaan apakah telah sesuai.
c. Jika tidak sesuai maka bagian akuntansi akan melakukan penelusuran
pencarian selisih persediaan tersebut.
d. Setelah itu bagian akuntansi membuat laporan hasil pemeriksaan fisik ang
dilakukan.
4. Prosedur pengeluaran persediaan barang jadi
a. Pelanggan akan memesan barang dengan kuantitas dan kualitas yang
diinginkan dengan mengisi Sales Order, maka bagian sales melihat kartu
stock untuk memeriksa persediaan barang apakah tersedia atau tidak.
Apabila tersedia bagian sales mencatat ke kartu stock sejumlah
persediaan yang akan dikeluarkan. Lalu bagian sales akan membuat surat
jalan rangkap empat untuk diberikan ke bagian gudang untuk
mengirimkan barang tersebut. Bagian sales juga akan membuat Delivery
Order rangkap empat dimana rangkap pertama diberikan ke bagian
gudang, rangkap kedua untuk bagian akuntasi, rangkap ketiga untuk
pelanggan, dan rangkap keempat diberikan kepada bagian sales.
b. Bagian gudang setelah menerima Delivery Order rangkap pertama dari
bagian sales, maka bagian gudang menyiapkan dan menyerahkan barang
ke bagian pengiriman. Setelah Delivery Order rangkap pertama dicatat
dalam kartu gudang, maka Delivery Order tersebut diserahkan ke bagian
keuangan.
c. Setelah bagian pengiriman menerima surat jalan rangkap empat dari
bagian sales, maka bagian pengiriman mengambil barang dan
65
mencocokkan surat jalan dengan barang yang dimuat. Apabila sesuai,
barang lalu dikirim serta diserahkan ke pelanggan dan meminta
pelanggan untuk menandatangani surat jalan rangkap empat sebagai
bahan bukti bahwa barang telah diterima dengan kuantitas yang sesuai
dengan pesanan.setelah ditandatangani maka surat jalan rangkap pertama
diberikan ke pelanggan, rangkap kedua diserahkan ke bagian keuangan,
rangkap ketiga sebagai arsip bagian penjualan, dan rangkap keempat
sebagai arsip bagian pengiriman.
d. Setelah bagian keuangan menerima Delivery Order rangkap pertama dari
bagian gudang serta surat jalan dari bagian pengiriman, maka bagian
keuangan membuat faktur rangkap empat untuk rangkap pertama
diserahkan kepada pelanggan untuk menagih dan apabila telah
dibayarkan, maka faktur rangkap pertama diserahkan ke pelanggan,
rangkap kedua untuk bagian akuntansi, rangkap ketiga untuk bagian
penjualan, dan rangkap keempat sebagai arsip bagian keuangan.
66
STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI MEGAH MANDIRI
DIREKTUR UTAMA
COMMISSIONER
SEKRETARIS
MARKETING & SALES MANAGER
MANAGER EXPORT/IMPORT
MANAGER PRODUKSI
MANAGER KEUANGAN
MANAGER HRD
STAF MARKETING
STAF SALES STAF EXPORT STAF IMPORT
KABAG PRODUKSI
PPIC
SPV PRODUKSI
RESEP- SIONIS
SECURITY
Bag. SDM
STAF
KABAG AKUNTANSI
KABAG KEUANGAN
SPV GUDANG
KNITING
SETTING
PACKING
TEKNIK
OBRAS
CELUP
KASIR LOGISTIK
Sumber: PT Multi Megah Mandiri