103

BAB 4

PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI

4.1 Inisiasi Proyek

Implementasi SAP-BPC ini diawali dengan adanya kebutuhan LPS terhadap sistem

yang terintegrasi, efisien dan efektif, yang mampu memperbaiki seluruh masalah teknik

yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran tahunan dan laporan keuangan

dengan menggunakan software Zahir dan Excel Spreadsheet. Beberapa masalah teknik

yang timbul seperti:

• Dalam proses penyusunan anggaran dilakukan dengan mengkonsolidasikan

sejumlah Excel Spreadsheet dengan template yang telah ditentukan sehingga

membutuhkan usaha manual tambahan untuk menggabungkan serta membuat

perhitungan secara manual, serta transfer data realisasi dari Zahir ke Excel

Spreadsheet untuk didistribusikan ke masing-masing divisi dengan usaha manual.

• Perubahan atas asumsi anggaran yang mempengaruhi anggaran akan memerlukan

waktu dan beban tambahan untuk melihat pengaruh perubahan tersebut terhadap

anggaran.

• Tidak adanya jaminan hasil yang bebas dari kesalahan manusia dan kesalahan

perhitungan lainnya.

Untuk itu, LPS melakukan sebuah pitching sistem yang mampu memperbaiki

masalah-masalah di atas. Kemudian PT. Astragraphia Information Technology

mengajukan solusi untuk mengimplementasi SAP-BPC agar dapat mengatasi masalah-

masalah di atas yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran. Dan pihak LPS

104 

dapat menerima solusi yang diajukan oleh PT. Astragraphia Information Technology.

Setelah LPS menerima solusi tersebut, maka kedua belah pihak membuat kesepakatan

bersama, bahwa PT. Astragraphia Information Technology bertanggung jawab dan

terlibat secara penuh, dalam melaksanakan pengembangan sistem hingga penerapan

SAP-BPC sesuai dengan kebutuhan LPS atas penyusunan proses bisnis dan konsolidasi

anggaran.

4.2 Tujuan Implementasi SAP-BPC

Adapun beberapa tujuan dari implementasi SAP-BPC di LPS, adalah sebagai berikut:

• Implementasi SAP-BPC ini dapat digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi,

dan pengendalian proses bisnis penyusunan anggaran.

• Mengurangi masalah teknis dalam penyusunan anggaran yang dapat menciptakan

kerumitan dalam penggunaan Excel.

• Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses konsolidasi usulan

• Memperoleh data secara real time.

4.3 Project Charter

Implementasi SAP-BPC

Project Owner : PT. Astragraphia Information Technology

Start Date : 02 Maret 2009

Completion Date : -

Vendor Project Manager : I Made Suwendra

Client Project Manager : Harapan Sinaga

105 

4.4 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT

Metodologi implementasi di bawah ini merupakan gabungan antara usulan

perbaikan dan perencanaan awal PT. AGIT untuk mengatasi masalah-masalah yang

timbul pada proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan

kemunduran waktu go live. Tahapan project preparation tidak dilaksanakan kembali

karena tahapan ini merupakan persiapan awal yang harus dilaksanakan sebelum proyek

ini dimulai. Tahapan-tahapan yang dilakukan untuk melaksanakan perbaikan

implementasi adalah:

• Project Revision

• Business Blueprint

• Realization

• Final Preparation

• Go Live & Support

 

Gambar 4.1 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC

1. Project Revision

Tahapan project revision merupakan tahapan yang diusulkan untuk mengatasi

masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT, dimana masalah-masalah ini

106 

menyebabkan kemunduran proyek implementasi SAP-BPC di LPS. Kegiatan-

kegiatan yang dilakukan dalam tahapan project revision adalah:

• Problem Diagnosis

• Steering Committee Meeting

• Training

 

Gambar 4.2 Tahapan Project Revision

1.1 Problem Diagnosis

Dengan timbulnya berbagai masalah pada saat pre-UAT, seluruh anggota tim

implementasi melakukan beberapa pertemuan antar tim implementasi untuk

mengidentifikasi dan membahas seluruh masalah yang timbul pada saat pre-UAT.

Setelah penyebab masalah tersebut dapat diidentifikasi oleh tim implementasi,

107 

maka tim implementasi me-review kembali seluruh rangkaian kegiatan

implementasi yang telah dilaksanakan dan menentukan solusi agar dapat mengatasi

masalah-masalah tersebut, seperti: pembagian tanggung jawab tim implementasi,

mengadakan training pada tiap tahapan untuk lebih memahami kebutuhan client

dan kemampuan SAP-BPC, melakukan manajemen perubahan organisasi untuk

mengatasi perubahan dan resiko perubahan yang terjadi, dan melakukan

pengecekan kualitas pada tiap tahapan. Langkah-langkah yang dilakukan pada

problem diagnosis adalah:

• Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis: tim implementasi vendor

mengatur jadwal pelaksanaan pertemuan, mempersiapkan materi yang akan

disampaikan, dan menentukan peserta yang terlibat dalam pertemuan ini.

• Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi: pertemuan ini membahas

masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT sehingga dapat

diidentifikasikan penyebabnya, dan bersama-sama mencari solusi untuk

menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

1.2 Steering Committee Meeting

Setelah menentukan solusi masalah yang telah dibahas pada kegiatan

problem diagnosis, lalu tim implementasi mengadakan pertemuan dengan steering

committee untuk menjelaskan permasalahan yang terjadi serta menyampaikan

solusi penyelesaian masalah tersebut. Apabila solusi tersebut disetujui oleh steering

committee, maka tim implementasi dapat merealisasikan solusi mengatasi masalah

yang dapat dijalankan pada kegiatan selanjutnya, dan apabila solusi tidak disetujui

oleh steering committee, maka tim implementasi harus mencari solusi masalah

108 

yang lebih baik agar dapat disetujui oleh steering committee. Langkah-langkah

yang dilakukan dalam kegiatan steering committee meeting:

• Mempersiapkan pertemuan steering committee: tim implementasi mengatur

jadwal pertemuan steering committee, dan mempersiapkan materi yang akan

disampaikan.

• Melaksanakan pertemuan steering committee: tim implementasi melakukan

pertemuan dengan steering committee untuk menyampaikan masalah-masalah

yang timbul pada saat pre-UAT, mengusulkan solusi penyelesaian masalah

tersebut, dan meminta persetujuan kepada steering committee untuk

melaksanakan solusi tersebut.

1.3 Training

Usulan kegiatan ini merupakan salah satu solusi dari masalah yang

berhubungan dengan aplikasi SAP-BPC. Usulan kegiatan training untuk

memberikan pelatihan kepada tim implementasi vendor mengenai fitur dan

fungsionalitas sistem SAP-BPC sehingga tim implementasi vendor mendapatkan

pengetahuan teknikal yang lebih mengenai SAP-BPC serta dapat mengoptimalkan

penggunaan SAP-BPC terhadap kebutuhan proses bisnis LPS. Tim implementasi

yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan training ini adalah vendor

project manager. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan training:

• Membuat perencanaan training tim implementasi SAP-BPC: vendor project

manager mengatur jadwal pelaksanaan training, mengembangkan dan

109 

mempersiapkan materi training yang akan disampaikan kepada seluruh tim

implementasi.

• Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil pelatihan: tim

implementasi melaksanakan training fitur teknikal SAP-BPC, setelah

pelaksanaan training selesai vendor project manager bertanggung jawab pada

dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.

2. Business Blueprint

Setelah tim implementasi dapat mengidentifikasikan masalah kegagalan pre-

UAT maka dapat disimpulkan bahwa faktor penyebab kegagalan adalah

penggambaran proses bisnis to-be di dalam dokumen blueprint yang terlalu global

dan dokumen blueprint yang belum sign off sudah direalisasikan ke dalam SAP-BPC

oleh tim implementasi.

Untuk mengatasi dan memperbaiki masalah tersebut, maka tim implementasi

melakukan rangkaian kegiatan berikut ini:

• Organizational Change Management

• Workshop

• Blueprint Documentation

• Review Blueprint

• Sign Off Blueprint

110 

 

Gambar 4.3 Tahapan Business Blueprint

2.1 Organizational Change Management

Kegiatan organizational change management merupakan usulan untuk

mengetahui faktor-faktor sumber daya manusia dan sumber daya non-manusia

yang memiliki pengaruh perubahan terhadap implementasi SAP-BPC. Kegiatan ini

perlu dilakukan untuk memberikan dukungan dan asistensi dalam menggunakan

SAP-BPC setelah implementasi. Tim implementasi yang bertanggung jawab untuk

melaksanakan kegiatan ini adalah application team leader dan functional team

111 

yang dapat mengatasi perubahan persepsi perusahaan, serta respon yang diperoleh

terhadap manajemen perubahan yang mungkin timbul. Langkah-langkah yang

perlu dilaksanakan dalam kegiatan organizational change management adalah:

• Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis setelah implementasi

SAP-BPC: membuat gambaran perubahan merupakan langkah awal dari

proses manajemen perubahan organisasi, yang bertujuan untuk

mempermudah tim implementasi menentukan prioritas dari komponen

rencana perubahan.

• Mengembangkan strategi sponsorship: tujuan dari pengembangan strategi

sponsorship untuk memudahkan komunikasi kebutuhan tim implementasi

vendor pada LPS.

• Membangun framework komunikasi perubahan: framework komunikasi berisi

pendekatan penyaluran informasi yang berhubungan dengan proyek dalam

lembaga.

2.2 Workshop

Kegiatan workshop telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase

pencapaian pelaksanaan sebesar 80% yang berarti proses pelaksanaan workshop ini

belum dilakukan secara maksimal sehingga menyebabkan penggambaran proses

bisnis di dalam dokumen blueprint tidak detil. Di dalam workshop ini, seluruh

anggota tim implementasi mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan

client yang belum tergambar di dalam dokumen blueprint tersebut.

112 

• Membuat persiapan workshop kebutuhan umum dan proses bisnis: tim

implementasi vendor bertanggung jawab untuk membuat persiapan

pelaksanaan workshop proses bisnis yang belum tergambar dalam dokuemn

blueprint. Persiapan yang dilakukan tim implementasii vendor adalah

membuat dan menyusun materi yang akan disampaikan kepada client di

dalam workshop, menjadwalkan workshop, dan menentukan peserta

workshop

• Melakukan workshop kebutuhan umum: tim implementasi untuk

mengkonfirmasikan data records, chart of accounts, neraca, peraturan dan

standar untuk transfer data dengan sistem aplikasi.

• Melakukan workshop proses bisnis: sama seperti halnya dalam pelaksanaan

workshop kebutuhan umum, tim implementasi melakukan pertemuan untuk

melengkapkan seluruh proses bisnis, pelaporan, interface, konversi,

enhancements dan otorisasi yang diharapkan client.

2.3 Blueprint Documentation

Setelah workshop kebutuhan umum dan workshop proses bisnis selesai

dilakukan maka tim implementasi vendor melengkapi dokumen blueprint sesuai

dengan hasil workshop yang telah disepakati oleh pihak client dan pihak vendor. Di

dalam dokumen blueprint berisi proses bisnis to-be lembaga yang telah disesuaikan

dengan fungsi dan kemampuan SAP-BPC secara detil yang menjadi dasar

organisasi dan konfigurasi sistem yang akan dikembangkan.

113 

2.4 Review Blueprint

Vendor project manager memberikan dokumen blueprint kepada masing-

masing anggota tim implementasi client untuk review blueprint document yang

telah diperbaiki dan dilengkapi oleh tim implementasi vendor. Hal-hal yang

diperhatikan dalam melaksanakan review blueprint document adalah

penggambaran proses bisnis, struktur organisasi, desain teknikal dan tugas dan

peranan user.

2.5 Sign Off Blueprint

Setelah tim implementasi client selesai melakukan review dokumen blueprint,

maka tim implementasi mengadakan pertemuan kembali untuk verifikasi akhir

kelengkapan dan keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang dituangkan

dalam dokumen blueprint. Setelah tim implementasi menyetujui isi dari dokumen

blueprint tersebut, maka steering committee, client project manager, dan vendor

project manager melakukan sign off pada dokumen blueprint dan proyek berlanjut

ke tahapan selanjutnya.

3. Realization

Waktu go live yang semakin dekat dan dokumen blueprint belum sign off

menyebabkan tim implementasi vendor memutuskan untuk melaksanakan tahapan

realization dan business blueprint secara overlap, sehingga pada tahap realization ini

sistem dikembangkan berdasarkan hasil workshop yang telah dilakukan. Oleh karena

itu, terjadi kegagalan pre-UAT, dimana sistem yang dikembangkan tidak sesuai

dengan kebutuhan user. Dalam melaksanakan perbaikan proyek, dokumen blueprint

114 

harus mendapatkan sign off dari steering committee, client project manager, dan

vendor project manager, agar dapat melanjutkan ke tahapan realization. Pada

tahapan realization ini seluruh kebutuhan proses bisnis yang tercantum pada

dokumen blueprint yang telah sign off diimplementasikan sepenuhnya ke dalam

SAP-BPC oleh tim implementasi vendor. Sasaran utamanya pada tahapan realization

adalah implementasi akhir di dalam sistem, pengujian secara keseluruhan, dan

penggunaan sistem untuk operasi produksi.

Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahapanan realization, yakni:

• Project Management

• Organizational Change Management

• Training

• System Development

• Internal Testing

• Pre-UAT

• UAT

• Quality Check

115 

Gambar 4.4 Tahapan Realization

116 

3.1 Project Management

Kegiatan project management merupakan usulan untuk melakukan pertemuan

antar tim implementasi yang bertujuan untuk membangun dan review seluruh

rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan realization implementasi

SAP-BPC, sehingga mempersiapkan proyek implementasi ini dapat berjalan

dengan optimal. Pada kegiatan project management tim implementasi melakukan

pertemuan untuk membahas aktivitas perbaikan yang akan dilakukan dalam

tahapan ini, menentukan ketidakmampuan SAP-BPC untuk memenuhi kebutuhan

LPS (gap), dan menentukan rencana cutover.

3.2 Organizational Change Management

Organizational change management merupakan usulan kegiatan yang

menjadi tanggung jawab application team leader dan functional team. Pada

kegiatan ini application team leader dan functional team harus mampu

menunjukkan faktor organisasional dan faktor sumber daya manusia yang

mempengaruhi implementasi SAP-BPC, memastikan keberhasilan implementasi

SAP-BPC berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan. Hasil yang

diperoleh dari kegiatan ini adalah mengetahui manajemen resiko tim implementasi

dan manajemen resiko pada lembaga setelah adanya perubahan sistem.

3.3 Training

Training pada tahapan ini merupakan usulan kegiatan yang menjadi tanggung

jawab vendor project manager untuk memberikan training kepada tim

implementasi vendor dengan memberikan pengetahuan mengenai fitur teknikal

117 

SAP-BPC secara lebih detil sehingga tim implementasi vendor dapat melaksanakan

customization dengan baik. Hasil yang diperoleh tim implementasi setelah

melaksanakan training adalah penilaian resiko tim implementasi terhadap SAP-

BPC yang sedang dikembangkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan

training adalah:

• Melakukan persiapan pelaksanaan training: vendor project manager mengatur

jadwal, mempersiapkan materi yang akan disampaikan kepada tim

implementasi vendor.

• Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil training: tim

implementasi vendor ikut serta dalam pelaksanaan training. Setelah training

selesai dilaksanakan, vendor project manager bertanggung jawab pada

dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.

3.4 System Development

Kegiatan system development telah dilakukan oleh tim implementasi dengan

persentase pencapaian pelaksanaan 60%. Hal tersebut disebabkan karena sistem

yang telah dikembangkan tidak sesuai dengan harapan user dan kurangnya

pengetahuan tim terhadap SAP-BPC. Hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan ini

adalah:

• Baseline configuration

Pada baseline configuration, application team leader vendor dan

technical team vendor sudah melakukan konfigurasi pengaturan dasar,

seperti: konfigurasi server, instalasi software SAP-BPC dalam desktop tim

118 

implementasi. Seiring dengan melaksanakan baseline configuration

seharusnya dilaksanakan unit test master data yang bertujuan untuk

mengurangi kesalahan dasar untuk mengembangkan SAP-BPC yang akan

dibangun oleh karena itu unit test diusulkan untuk dilaksanakan oleh

application team leader vendor dan technical team vendor agar dapat

meminimalisasi kesalahan konfigurasi.

• Final configuration

Setelah baseline configuration selesai dilaksanakan, seluruh tim

implementasi vendor SAP-BPC terlibat sepenuhnya dalam melakukan

pengkonfigurasian proses bisnis yang telah direvisi sesuai dengan fungsi

SAP-BPC. Dalam melaksanakan perbaikan final configuration, maka

diusulkan agar application team leader vendor dan technical team vendor

melaksanakan scenario test yang bertujuan untuk melakukan pengujian

serangkaian transaksi dalam divisi lembaga ataupun lintas divisi.

• Develop programs, interfaces, etc.

Dasar pengembangan otorisasi, laporan, tampilan, konversi,

enhancement, form, archiving, dan ABAP sebelum terjadinya kegagalan pre-

UAT berdasarkan hasil workshop tim implementasi. Hal inilah yang

menyebabkan sistem yang dirancang tidak sesuai dengan keinginan dan

kebutuhan client. Pada kegiatan ini tim implementasi vendor melupakan

migrasi data yang dilakukan pada saat pengembangan sistem. Oleh karena itu,

tim implementasi vendor harus memperbaiki kembali pengembangan

otorisasi, laporan, tampilan, konversi, enhancement, form, archiving, dan

ABAP berdasarkan dokumen blueprint yang telah diperbaiki dan sign off,

119 

serta tim implementasi vendor harus melakukan migrasi data pada SAP-BPC

agar dapat mendukung pembuatan laporan yang berhubungan dengan

anggaran. Dalam melakukan keseluruhan pengaturan membutuhkan waktu

paling lama. Beberapa hal yang harus dipahami dalam melakukan pengaturan

adalah:

• ABAP: merupakan bahasa pemograman yang digunakan dalam

melakukan pengaturan sistem termasuk program, tampilan, layout,

otorisasi, pengarsipan, enhancement sesuai dengan dokumen blueprint

yang sudah sign off (sesuai kebutuhan client), guna memenuhi

kebutuhan LPS terhadap sistem penyusunan anggaran yang diinginkan.

• Batch Input dan Direct Input: batch input merupakan metode

pengiriman sekumpulan data ke SAP-BPC melalui ABAP, sedangkan

direct input merupakan metode pengiriman sekumpulan data pada SAP-

BPC secara langsung dan cepat.

• Accelerated Data Exchange: interface advisor menyediakan pusat

informasi untuk membantu dalam merancang dan mengimplementasi

tampilan permanen SAP-BPC, legacy system migration workbench

membantu migrasi data dari SAP R/3 ke SAP non R/3, data transfer

workbench untuk memudahkan pengiriman data

• Change Levels: merupakan cara melakukan pengaturan SAP-BPC untuk

mengembangkan pelanggan, melakukan perbaikan, penyesuaian dan

modifikasi.

120 

• Establish Authorization Concept: kemampuan untuk mengatur user

master dalam sistem dan menentukan data yang bisa diakses user.

• Archiving: kemampuan untuk merancang strategi manajemen

pengarsipan (kebutuhan teknis dan bisnis), membuat manajemen

pengarsipan (tanggung jawab, jadwal, dukungan sistem teknis).

3.5 Internal Testing

Kegiatan internal testing yang telah dilaksanakan oleh tim implementasi

memiliki nilai persentase pencapaian pelaksanaan sebesar 50%. Dalam melakukan

perbaikan proyek, diusulkan untuk melaksanakan kembali internal testing secara

detil dan lengkap berdasarkan pengembangan system yang telah diperbaiki.

Beberapa jenis testing yang dilakukan dalam internal testing adalah:

• Unit test dilakukan untuk menguji setiap komponen SAP-BPC.

• Scenario test dilaklukan untuk menguji serangkaian transaksi.

• Integration test dilakukan untuk menguji keseluruhan subsistem yang

digabungkan menjadi satu system.

• Stress test dilakukan untuk menguji kemampuan system untuk menerima dan

menghasilkan data dengan jumlah yang banyak dalam waktu yang

bersamaan.

3.6 Pre-UAT

Kegiatan pre-UAT ini dilakukan berdasarkan permintaan tim implementasi

client yang bertujuan untuk memberikan overview SAP-BPC yang telah dirancang.

121 

Kegiatan pre-UAT ini telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase

pencapaian pelaksanaan 20%, yang disebabkan timbulnya berbagai macam

masalah pada saat melakukan pre-UAT sehingga kegiatan pre-UAT dihentikan

tanpa menyelesaikan rencana yang telah disusun. Oleh karena itu, tim

implementasi harus melakukan kembali pre-UAT untuk memberikan overview

kepada end user mengenai sistem yang sudah diperbaiki. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam melakukan kegiatan pre-UAT adalah:

• Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT: vendor project manager

dan technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan pre-UAT yang

disesuaikan dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan

disampaikan.

• Melaksanakan pre-UAT: end user ikut serta dalam pelaksanaan pre-UAT yang

dipimpin oleh application team leader vendor dan technical team vendor

untuk memberikan overview SAP-BPC.

3.7 User Acceptance Test

Setelah melakukan kegiatan pre-UAT, maka tim implementasi vendor

mengadakan kegiatan User Acceptance Test (UAT). Pada kegiatan UAT

melibatkan end user yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang

dirancang sesuai dengan kebutuhan client atau tidak. Langkah-langkah yang

dilakukan dalam melakukan kegiatan UAT adalah:

• Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT: vendor project manager dan

technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan UAT yang disesuaikan

122 

dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan

dalam bentuk UAT Script.

• Melaksanakan UAT: end user melaksanakan UAT yang dipimpin oleh

application team leader vendor dan technical team vendor. Dalam kegiatan

UAT, end user melakukan testing sistem dengan cara menginput data,

menjalankan program, memeriksa kelengkapan sistem yang telah

dikembangkan.

• Menyusun dokumen hasil UAT: tim implementasi menyusun dokumen ini yang

berisi hasil pelaksanaan UAT yang dilakukan oleh end user.

3.8 Quality Check

Kegiatan akhir yang diusulkan dalam tahapan realization adalah quality

check. Quality check ini dilakukan oleh project manager yang bertujuan untuk

memberikan verifikasi akhir pencapaian kinerja tim implementasi dalam

melaksanakan tahapan realization. Pengecekan kualitas untuk konfigurasi SAP-

BPC ini meliputi kemampuan sistem yang telah dibangun dapat memenuhi

persyaratan yang telah ditentukan dalam dokumen blueprint, seperti: program

konversi data, tampilan, laporan, dan prosedur manajemen sistem. Langkah yang

dilakukan dalam kegiatan quality check adalah review tahapan realisasi.

4. Final Preparation

Tahapan final preparation belum dilaksanakan oleh tim implementasi sehingga

pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat dilaksanakan

oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk memberikan persiapan akhir sistem

123 

sebelum go live. Keberhasilan pada tahapan ini dilihat dari seberapa besar kesiapan

SAP-BPC dapat berjalan di dalam proses bisnis client. Pada tahapan final

preparation tim implementasi SAP-BPC melakukan beberapa kegiatan, seperti:

• Project Management

• End User Training

• Finalized System and Cutover

• Quality Check

 

 

Gambar 4.5 Tahapan Final Preparation

124 

4.1 Project Management

Kegiatan project management merupakan usulan yang dilakukan pertama

pada tahapan final preparation. Pada kegiatan ini seluruh tim implementasi

melakukan pertemuan yang bertujuan untuk membangun dan me-review seluruh

rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan final preparation

implementasi SAP-BPC, sehingga dapat mempersiapkan dan menjamin seluruh

rangkaian aktivitas yang hendak dilaksanakan dalam tahapan ini agar berjalan baik

dan mampu memenuhi kebutuhan LPS, dengan melakukan pertemuan antar tim

implementasi.

4.2 End User Training

Setelah project management selesai dilaksanakan, maka vendor project

manager dan application team leader vendor harus mempersiapkan dan

mengembangkan materi training yang akan disampaikan kepada end user. Tujuan

dari pelaksanaan kegiatan training pada tahapan final preparation untuk menjamin

seluruh end user mampu beradaptasi dan mengerti penggunaan SAP-BPC dengan

baik sebelum sistem go live.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan training

untuk end user adalah:

• Mempersiapkan training kepada end user: vendor project manager dan

application team leader vendor mengatur jadwal pelaksanaan end user

training dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan pada end user.

• Melaksanakan end user training: vendor project manager dan application team

leader vendor memimpin pelaksanaan end user training. End user akan diberi

125 

training sehingga pada saat production end user memiliki kemampuan untuk

mengoperasikan aplikasi.

• Menyusun end user training documentation: setelah melaksanakan end user

training, tim implementasi vendor menyusun dokumen end user training.

4.3 Finalized System and Cutover

Pada kegiatan finalized system and cutover tim implementasi akan

melaksanakan system management, detailed project planning, dan cutover sebagai

persiapan akhir sebelum go live. Langkah-langkah yang dilakukan dalam

melaksanakan kegiatan finalized system and cutover adalah:

• System management: tim implementasi melakukan pengujian fax, printer, LAN,

dan stress test, serta menguji prosedur pengiriman, backup, recovery. System

management ini dilaksanakan untuk melakukan verifikasi konfigurasi dan

prosedur yang telah ditetapkan dalam lingkungan sistem produksi.

• Detailed project planning: tim implementasi menyempurnakan perencanaan

cutover SAP-BPC yang telah dikonfigurasikan untuk digunakan end user, dan

menyempurnakan perencanaan production support.

• Cutover: tim implementasi melakukan cutover SAP-BPC dengan membuat

final production sistem sebelum go live serta menyiapkan dan

mengkonfigurasikan kelengkapan teknikal dan aplikasi atas lingkungan

sistem produksi.

126 

4.4 Quality Check

Kegiatan yang diusulkan dalam akhir pelaksanaan tahapan final preparation

adalah quality check. Pada kegiatan quality check akan dilakukan verifikasi dari

keseluruhan kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahapan final preparation.

Kelengkapan dokumentasi quality check yang disusun oleh vendor project

manager, sangat diperlukan sebagai pengukuran kesiapan sistem untuk go live.

Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan quality check adalah

menampilkan keseluruhan cek dan sign off final. Keseluruhan cek dalam tahapan

final preparation meliputi: pengujian sistem, pelaksanaan dan hasil end user

training, perubahan organisasi manajemen, menguji cutover.

5. Go Live and Support

Tahapan akhir go live and support belum dilaksanakan oleh tim implementasi

sehingga pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat

dilaksanakan oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk mengubah lingkungan

sistem dari pre-production (yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) ke

production. Production support dilaksanakan pada awal-awal pengoperasian sistem

dan ditetapkan production support untuk jangka panjang. Dan pada akhirnya proyek

selesai dimana masalah-masalah yang timbul setelah go live di review dan di close..

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahapan go live and support adalah:

• Go Live & Support

• Project Closing

127 

Gambar 4.6 Tahapan Go Live and Support

5.1 Go Live & Support

Ketika sistem dinyatakan go live maka keadaan sistem dari pre-production

(yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) memasuki keadaan

production. Setelah sistem go live, maka dilanjutkan dengan production support

bertujuan memberikan dukungan kepada end user dan mengoptimalkan kinerja

sistem. Production support dilaksanakan untuk memantau sistem transaksi

operasional sehari-hari dan mengoptimalkan kinerja sistem. Langkah-langkah yang

dilakukan pada kegiatan go live & production support:

• Go live and support review: tim implementasi melakukan review rencana

support.

• Menyediakan production support: tim implementasi memberikan support untuk

menunjukkan permasalahan dan isu yang timbul, dan mengatasi

permasalahan yang timbul.

128 

• Memvalidasikan proses bisnis: tim implementasi mengatasi isu, lalu melakukan

konfirmasi live environment.

• Melakukan training kepada end user setelah go live: tim implementasi

mengevaluasi kinerja sistem yang sedang berjalan dan melakukan end user

training, menyusun dokumentasi end user training setelah go live.

5.2 Project Closing

Setelah production support selesai dilaksanakan, maka dilanjutkan pada

pelaksanaan kegiatan project closing yang bertujuan untuk mengatasi isu yang

terjadi dan secara resmi mengakhiri proyek implementasi. Hasil review ini

diberikan kepada steering committee. Evaluasi prosedur biasanya dengan

memperhatikan keuntungan yang dapat dihasilkan dengan adanya implementasi

SAP-BPC. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan project closing

adalah:

• Review isu yang terjadi dan penyelesaiannya: tim implementasi melakukan

review dan cara mengatasi isu yang terjadi.

• Review keuntungan bisnis: tim implementasi melakukan review keuntungan

penggunaan SAP-BPC.

• Meringkas dan review perubahan: tim implementasi meringkas dan

melakukan review atas proses perubahan sistem yang terjadi.

• Sign off dan close issue list: tim implementasi melakukan sign off dan membuat

daftar isu yang telah diselesaikan.

129 

4.5 Perencanaan Waktu Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT

Perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT didasarkan pada hasil pencapaian

pelaksanaan implementasi SAP-BPC, kinerja dan ketersediaan sumber daya yang ada, masalah yang terjadi dalam

pelaksanaan implementasi SAP-BPC, perencanaan implementasi yang telah disusun tim implementasi, dan skala proyek.

Berikut adalah table estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC yang terdiri dari

aktivitas dan jumlah waktu yang telah direncanakan oleh tim implementasi, serta usulan aktivitas dan estimasi waktu yang

diperlukan untuk mengatasi seluruh masalah yang timbul di dalam proses implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu:

No Tasks Vendor Planned

Days

Additional Planned

Days

Total Days

Predecesors

Resources Description

1 Project Preparation 17 - - Telah dilakukan

2 a.Initial Project Planning 10 days - -

3 - Membuat project charter 3 - - SC, PM

4 - Review dan merevisi strategi implementasi 1 - - PM

5 - Review proposal implementasi 1 - - PM

6 - Membentuk lingkungan kerja tim implementasi 2 - - ST, PM

7 - Menentukan struktur organisasi tim implementasi 1 - - PM

8 - Menyusun rencana proyek implementasi SAP-BPC 2 - - PM

9 b.Project Procedures 3 days - - 2

10 - Menentukan standar dan prosedur manajemen proyek 1 - - PM

130 

11 - Menentukan standar dan prosedur implementasi 1 - - FU, PM

12 - Menentukan strategi pembangunan arsitektur server 1 - - PM, TE

13 c.Project Kick Off 2 days - - 9

14 - Kick off meeting 1 - - All team

15 - Project team standards meeting 1 - - All team

16 d.Technical Requirements 2 days - - 13 PM,TE

17 Project Revision - 8 8 Usulan tahapan

18 a.Problem Diagnosis - 3 days 3 days 16 Usulan kegiatan

19 - Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis - 1 1 PM

20 - Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi - 2 2 All team

21 b.Steering Committee Meeting - 2 days 2 days 18 Usulan kegiatan

22 - Mempersiapkan pertemuan steering committee - 1 1 PM

23 - Melaksanakan pertemuan steering committee - 1 1 SC,PM, TE, AL

24 c.Training - 3 days  3 days 21 Usulan kegiatan

25 - Membuat perencanaan training tim implementasi - 1 1 TR

26 - Melaksanakan training dan membuat dokumentasi - 2 2 TR

27 Business Blueprint 23 14 15

28 a.Organizational Change Management - 3 days 3 days 24 Usulan kegiatan

29 - Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis - 2 2 CH

30 - Mengembangkan strategi sponsorship - 1 1 CH

31 - Membangun framework komunikasi perubahan - 1 1 CH Overlap 30

131 

32 b.Workshop 10 days 3 days 3 days 28 Melengkapi

33 - Membuat persiapan workshop 2 1 1 PM, AL, TE

34 - Melakukan workshop kebutuhan umum 4 1 1 PM, AL, TE, FU

35 - Melakukan workshop proses bisnis 4 1 1 PM, AL, TE, FU

36 c.Blueprint Documentation 8 days 5 days 5 days 32 AL, TE Melengkapi

37 d.Review Blueprint 4 days 3 days 3 days 36 PM, FU Pengulangan

38 e.Sign Off Blueprint 1 days - 1 days 37 PM Belum dilakukan

39 Realization 65 41 48

40 a.Project Management - 2 days 2 days 38 Usulan kegiatan

41 - Mempersiapkan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM

42 - Melaksanakan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM

43 b.Organizational Change Management - 3 days 3 days 40 Usulan kegiatan

44 - Menentukan faktor yang mempengaruhi implementasi - 1 1 AL, FU

45 - Membuat gambaran resiko tim dan organisasi - 2 2 AL, FU

46 c.Training - 3 days 3 days 43 Usulan kegiatan

47 - Melakukan persiapan pelaksanaan training - 1 1 AL

48 - Melaksanakan training dan membuat dokumentasi - 2 2 AL

49 d.System Development 50 days 24 days 24 days 46 Melengkapi

50 - Baseline configuration 5 1 1 AL, TE Testing ulang

51 - Final configuration 10 4 4 AL, TE Testing ulang

52 - Develop program, interface, etc 35 19 19 AL, TE

132 

53 e.Internal Test 5 days 5 days 5 days 49 - Testing ulang

54 f.Pre-UAT 3 days 3 days 3 days 55 Pengulangan

55 - Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT 1 1 1 FU, AL, TE

56 - Melaksanakan pre-UAT 2 2 2 AL, CO

57 g.User Acceptance Test 7 days - 7 days 56 Belum dilakukan

58 - Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT 2 - 2 TE, AL

59 - Melaksanakan UAT 4 - 4 TE, AL

60 - Menyusun dokumen hasil UAT 1 - 1 AL

61 h.Quality Check - 1 days 1 days 59 PM Usulan kegiatan

62 Final Preparation 8 5 13

63 a.Project Management - 2 days 2 days 63 Usulan kegiatan

64 - Mempersiapkan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM

65 - Melaksanakan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM

66 b.End User Training 5 days - 5 days 65 Belum dilakukan

67 - Mempersiapkan training kepada end user 1 - 1 PM

68 - Melaksanakan end user training 3 - 3 PM

69 - Menyusun end user training documentation 1 - 1 PM

70 c.Finalized System and Cutover 3 days 2 days 5 days 68 Pengembangan

71 - System management 1 1 PM,TE, AL

72 - Detailed project planning 1 1 2 PM,TE

73 - Cutover 1 1 2 TE

133 

74 d.Quality Check - 1 days 1 days 72 PM Usulan kegiatan

75 Go Live and Support 6 4 10

76 a.Go Live & Support 1 days 3 days 4 days 76 Pengembangan

77 - Go live and support review 1 1 2 PM

78 - Menyediakan production support 1 1 2 PM, TE Overlap 77

79 - Memvalidasikan proses bisnis 1 1 2 PM, AL Overlap 77

80 - Melakukan training kepada end user setelah go live - 2 2 PM

81 b.Project Closing 5 days 1 days 6 days 78 Pengembangan

82 - Review isu - 1 1 PM

83 - Review keuntungan bisnis - 1 1 SC, PM Overlap 82

84 - Meringkas dan review perubahan 3 - 3 PM

85 - Sign off dan close issue list 2 - 2 PM

86 Total Waktu 119 72 94

Tabel 4.1 Estimasi Waktu Perencanaan Implementasi

134 

Keterangan:

SC = Steering Committee

PM = Project Manager

AL = Application Team Leader

TE = Technical Team

FU = Functional Team

• Total perencanaan implementasi yang disusun tim implementasi (119 hari) =

Perencanaan implementasi sudah terjadi (97 hari) + Perencanaan implementasi belum terjadi (22 hari)

• Total perencanaan waktu yang diusulkan (94 hari) =

Usulan penambahan hari (72 hari) + Perencanaan implementasi yang belum terjadi (22 hari)

.

135 

4.6 Critical Path Method

4.6.1 Gambar Critical Path Method

Gambar critical path method untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC di

LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT menggunakan model waterfall dimana tiap

tahapan dan aktivitas dilaksanakan secara berurutan agar dapat meminimalisasi

pengulangan proyek, membantu dalam mengkoordinasikan tim implementasi, dan

mempermudah analisa perubahan. Tujuan dari penggambaran critical path method

ini untuk mengetahui durasi total proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan

proyek implementasi SAP-BPC di LPS.

Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method

49

24

31

5531

55

18

3

0

30

3 21

2

3

53

5 24

3

5

85

8

28

3

8

118

11

32

3

11

1411

1436

5

14

1914

19

37

3

19

2219

22

38

1

22

2322

23 40

2

23

2523

25

43

3

25

2825

28

46

3

28

3128

31

53

5

55

6055

60

54

3

60

6360

63 57

7

63

7063

70

61

1

70

7170

71

63

2

71

7371

7366

5

73

7873

78

70

5

78

8378

83

74

1

83

8483

84 76

4

84

8884

88 81

6

88

9488

94

136 

Keterangan:

a c d

b e f

a = Nomor kegiatan

b = Jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan

c = Early Start

d = Early Finish

e = Late Start

f = Late Finish

Urutan berjalannya aktivitas

137 

4.6.2 Analisa Hitungan Maju

Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan maju berdasarkan gambar diagram critical path

method, dengan menggunakan rumus :

Early Finish = Early Start + Duration. Tabel di bawah merupakan tabel hitungan maju.

No Tasks Duration Predecesors Early Start Early Finish

Project Revision

18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 3

21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 5

24 c. Training 3 days 21 5 8

Business Blueprint

28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 11

32 b. Workshop 3 days 28 11 14

36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 19

37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 22

38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 23

Realization

138 

40 a. Project Management 2 days 38 23 25

43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 28

46 c. Training 3 days 43 28 31

49 d. System Development 24 days 46 31 55

55 e. Internal Test 5 days 49 55 60

56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 73

59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 70

63 h. Quality Check 1 days 59 70 71

Final Preparation

65 a. Project Management 2 days 63 71 73

68 b. End User Training 5 days 65 73 78

72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 83

76 d. Quality Check 1 days 72 83 84

Go Live and Support

78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 88

83 b. Project Closing 6 days 78 88 94

Tabel 4.2 Analisa Hitungan Maju

139 

4.6.3 Analisa Hitungan Mundur

Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan mundur berdasarkan gambar diagram critical path

method dengan menggunakan rumus :

Late Start =Late Finish – Duration . Tabel di bawah merupakan tabel hitungan mundur.

No Tasks Duration Predecesors Late Start Late Finish

Go Live and Support

83 b. Project Closing 6 days 78 88 94

78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 88

Final Preparation

76 d. Quality Check 1 days 72 83 84

72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 83

68 b. End User Training 5 days 65 73 78

65 a. Project Management 2 days 63 71 73

Realization

63 h. Quality Check 1 days 59 70 71

59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 70

140 

56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 73

55 e. Internal Test 5 days 49 55 60

49 d. System Development 24 days 46 31 55

46 c. Training 3 days 43 28 31

43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 28

40 a. Project Management 2 days 38 23 25

Business Blueprint

38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 23

37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 22

36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 19

32 b. Workshop 3 days 28 11 14

28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 11

Project Revision

24 c. Training 3 days 21 5 8

21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 5

18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 3

Tabel 4.3 Analisa Hitungan Mundur

141 

4.6.4 Analisa Hitungan Slack

Slack adalah perbedaan antara early start dengan late start atau antara early finish dengan late finish berdasarkan

gambar diagram critical path method. Tabel di bawah ini merupakan table analisa hitungan slack.

No Tasks Duration Predecesors Early Start Late Start Slack

Project Revision

18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 0 -

21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 3 -

24 c. Training 3 days 21 5 5 -

Business Blueprint

28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 8 -

32 b. Workshop 3 days 28 11 11 -

36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 14 -

37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 19 -

38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 22 -

Realization

40 a. Project Management 2 days 38 23 23 -

142 

43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 25 -

46 c. Training 3 days 43 28 28 -

49 d. System Development 24 days 46 31 31 -

55 e. Internal Test 5 days 49 55 55 -

56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 60 -

59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 63 -

63 h. Quality Check 1 days 59 70 70 -

Final Preparation

65 a. Project Management 2 days 63 71 71 -

68 b. End User Training 5 days 65 73 73 -

72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 78 -

76 d. Quality Check 1 days 72 83 83 -

Go Live and Support

78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 84 -

83 b. Project Closing 6 days 78 88 88 -

Tabel 4.4 Analisa Hitungan Slack

143 

4.7 Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT

Gantt chart di bawah ini merupakan penggambaran urutan aktivitas dan jumlah waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT. Penggambaran gantt chart ini berdasarkan

Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method yang menampilkan jalur kritis pelaksanaan aktivitas dengan menggunakan model

waterfall.

Gambar 4.8 Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC

144 

4.8 Ketersediaan Anggaran

Dalam menjalankan implementasi SAP-BPC, pihak client (LPS) dan pihak vendor

(AGIT) telah menandatangani kontrak, perjanjian kerja selama 7 bulan dan jumlah biaya

yang telah disepakati oleh kedua belah pihak untuk melaksanakan implementasi SAP-

BPC di LPS. Berikut ini adalah persentase biaya yang dikeluarkan untuk implementasi

SAP-BPC:

• Biaya kontrak SAP-BPC = 100%

o Lisensi aplikasi SAP-BPC = 47%

o Biaya pelaksanaan implementasi = 53%

• Annual Tax Statement (ATS) per-tahun = 22% *lisensi aplikasi SAP-BPC

Sedangkan untuk anggaran SAP-BPC yang telah melampaui waktu perjanjian kerja

awal yaitu 7 bulan, maka seluruh biaya perpanjangan implementasi SAP-BPC

merupakan tanggung jawab pihak vendor (AGIT). Hal tersebut dikarenakan adanya

penyusunan blueprint yang terlalu global, kurangnya pemahaman pihak vendor terhadap

kebutuhan LPS dan metodologi SAP tidak berjalan sebagaimana mestinya sehingga

menyebabkan implementasi SAP-BPC tidak berjalan dengan tepat waktu.

Dengan adanya keadaan tersebut, maka pihak client (LPS) tidak melakukan

penambahan biaya atas perbaikan dan perpanjangan kontrak kerja dalam melaksanakan

implementasi SAP-BPC di LPS.

145 

4.9 Sumber Daya

4.8.1 Kriteria Kebutuhan Teknologi

Untuk mendukung proyek implementasi SAP-BPC di LPS maka dibutuhkan

teknologi:

• Berikut adalah hardware yang dibutuhkan tim implementasi untuk

melaksanakan implementasi SAP-BPC di LPS pada saat development dan

production:

No Hardware Development Production

1 CPU’s 5 4

2 RAM GB 4 GB 8 GB

3 Disk GB 72 GB 144 GB

4 RAID level OS-RAID 1

Data-RAID 1+0

OS-RAID 1

Data-RAID 1+0

5 OS

• Windows 2003 standard

and Enterprise Edition

SP2/R2 (32 bit)

• SQL 2005 Enterprise

Edition or Developer

edition 32 bit

• Windows 2003

standard and

Enterprise Edition

SP2/R2 (32 bit)

• SQL 2005 Enterprise

Edition or Developer

edition 32 bit

Tabel 4.5 Hadware Tim Implementasi

146 

• Berikut adalah standarisasi kriteria hardware yang dipenuhi oleh pihak client

agar dapat menggunakan SAP-BPC dalam kegiatan penyusunan anggaran di

lembaga, adalah:

No Hardware Standard User Power User Admin User

1 CPU X86 (600 MHz) X86 (1.4 GHz) X86 (1.6 GHz)

2 RAM 256 MB 512 MB 512 MB

3 Hard Drive 150 MB 500 MB 1 GB

4 Other NIC 100 MBit

SVGA 800 x600

Tabel 4.6 Kebutuhan Hardware Client

• Berikut adalah beberapa standarisasi kriteria software yang harus dipenuhi oleh

pihak client untuk masing-masing desktop user agar dapat menjalankan aplikasi

SAP-BPC yang akan digunakan dalam kegiatan penyusunan anggaran di

lembaga, adalah:

147 

No Software

1 Window XP SP1

2 Internet Explorer 6.0 SP1

3 Microsoft Office XP SP2, 2003 SP3, 2007

4 Microsoft XML 3.0 SP1

5 Microsoft .NET Framework 1.1

6 PDF Reader (optional)

Tabel 4.7 Kebutuhan Software Client

• Berikut adalah server dan storage yang telah dimiliki oleh pihak client untuk

mendukung implementasi dan penggunaan SAP-BPC di dalam lembaga,

adalah:

No Server & Storage

1 Server IBM Blade Center

2 Storage SUN (IBM)

Tabel 4.8 Kebutuhan Server Client

148 

4.8.2 Manusia

4.8.2.1 Usulan Struktur Tim Implementasi

Dalam mendukung pelaksanaan implementasi SAP-BPC setelah timbulnya

berbagai masalah pada saat pre-UAT, maka diusulkan tim implementasi yang telah

dibentuk untuk memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing

berdasarkan kompetensinya. Berikut adalah struktur organisasi proyek

implementasi:

 

Gambar 4.9 Usulan Struktur Tim Implementasi

149 

Pada penggambaran struktur organisasi tim implementasi ini, anggota tim proyek

implementasi SAP-BPC di LPS yang diusulkan, terdiri dari:

1. Steering Committee : 4 Orang

2. Project Manager : 2 Orang

a. Vendor Project Manager : 1 Orang

b. Client Project Manager : 1 Orang

3. Application Team Leader : 2 Orang

a Vendor Application Team Leader : 1 Orang

b Client Application Team Leader : 1 Orang

4. Application Team : 4 Orang

a. Vendor Application Team : 3 Orang

b. Client Application Team : 1 Orang

5. Client Functional Team : 18 orang

a. SI : 2 Orang

b. Umum : 2 Orang

c. SDM : 2 Orang

d. Sekretaris Lembaga : 2 Orang

e. Investasi : 2 Orang

f. Keuangan : 2 Orang

g. Akuntansi dan Anggaran : 2 Orang

h. Klaim : 2 Orang

i. Penjaminan : 2 Orang

150 

4.8.2.2 Tanggung Jawab Usulan Tim Implementasi

Berikut adalah beberapa tugas dan wewenang masing-masing anggota usulantim

implementasi SAP-BPC, yaitu:

1. Steering Committee

• Mengawasi pelaksanaan proses implementasi SAP-BPC secara

keseluruhan

• Menyetujui perencanaan implementasi, proses pelaksanaan

implementasi, dan laporan perkembangan implementasi

• Mengevaluasi dan menyetujui perubahan-perubahan yang terjadi pada

ruang lingkup implementasi, waktu implementasi, dan biaya

• Menghadiri rapat Steering Committee

2. Project Manager

a. Client Project Manager

• Memberikan usulan perubahan yang berhubungan dengan manajemen

proyek pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS baik aktivitas

maupun sumber daya

• Menyetujui perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS

• Menerima draft blueprint dan review dokumen blueprint SAP-BPC

• Mengawasi jalannya proses implementasi secara keseluruhan

berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan dan kualitas

sistem yang dirancang

• Menyediakan kebutuhan yang diperlukan oleh tim implementasi

• Menyetujui standar manajemen proyek dan prosedur implementasi

151 

• Menerima laporan dari vendor project manager kinerja setiap tahapan

implementasi SAP-BPC

• Menerima dan menyetujui review dari tiap tahapan implementasi

b. Vendor Project Manager

• Membuat dan menetapkan perencanaan implementasi SAP-BPC

• Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses implementasi SAP-

BPC serta menentukan alokasi sumber daya dalam pelaksanaan

implementasi SAP-BPC yang akan dilaksanakan

• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pertemuan

• Membuat standar manajemen proyek dan prosedur implementasi

• Membentuk, mengatur, dan memberikan movitasi kepada tim

implementasi

• Mengkoordinasi pelaksanaan implementasi SAP-BPC agar berjalan

sesuai jadwal dan sesuai dengan permintaan client

• Mengantisipasi dan memberikan solusi terhadap masalah yang mungkin

timbul dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC

• Mengawasi tenaga kerja dan sumber daya teknis yang digunakan

• Bertanggung jawab pada pelaksanaan training tim implementasi

• Melaksanakan review dari tiap tahapan implementasi

• Memastikan penjadwalan implementasi sesuai dengan standarisasi dan

panduan metodologi implementasi SAP

• Mengawasi dan meninjau kemajuan implementasi dan hasilnya dari tiap

tahapan implementasi yang dilaksanakan

152 

• Memastikan hasil proses testing sistem yang akan diimplementasikan

sesuai dengan kebutuhan dan permintaan client

3. Application Team Leader

a Vendor Application Team Leader

• Merancang aplikasi sesuai dengan proses to-be

• Menentukan master record

• Merancang konfigurasi SAP-BPC, server, dan network

• Merancang pelaksanaan cutover

• Ikut terlibat dalam pelaksanaan internal testing

• Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional

team client.

• Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting

• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan

• Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop

kebutuhan umum, dan proses bisnis

• Membuat dan me-review dokumen blueprint

• Melakukan analisa gap

• Ikut terlibat dalam pelaksanaan UAT

b Client Application Team Leader

• Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC

• Meninjau dan menyetujui blueprint document yang dibuat oleh tim

vendor

• Membuat keputusan yang berhubungan dengan proses bisnis to-be

153 

• Menentukan master data yang berhubungan dengan sistem yang akan

dirancang

• Menganalisa resiko implementasi

• Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting

• Membantu pelaksanaan end user training

• Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live

4. Functional

a Vendor Functional

• Ikut serta dalam kick off meeting

• Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional

team client.

• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan

• Melakukan analisa gap

• Membuat dan me-review dokumen blueprint

• Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop

kebutuhan umum, dan proses bisnis

• Menentukan master record

• Membantu pelaksanaan training tim implementasi dan end user

• Membuat UAT script

b Functional Team Client

• Ikut serta dalam kick off meeting

• Menyampaikan dan menjelaskan proses bisnis as-is kepada tim

implementasi vendor

154 

• Ikut serta dalam pelaksanaan workshop kebutuhan umum dan proses

bisnis

• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan

• Meninjau dan menyetujui perubahan proses bisnis yang tergambar

dalam dokumen blueprint

• Membantu untuk menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan tim

implementasi vendor untuk migrasi data

• Melaksanakan end user training dan change management

• Ikut serta dalam pelaksanaan UAT

• Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live

5. Technical Team

a Vendor Technical Team

• Menentukan kebutuhan hardware dan software

• Membuat strategi implementasi SAP-BPC dan strategi pengembangan

implementasi SAP-BPC

• Melaksanakan konfigurasi server, desktop dan instalasi SAP-BPC

• Melakukan penyesuaian (customization) pada pengembangan aplikasi

SAP dan server

• Mengatasi GAP dengan melakukan enchement

• Melaksanakan unit test, integration test, scenario test, dan, internal

testing

• Ikut serta dalam kegiatan training yang dilaksanakan pada tiap tahapan

• Memimpin pelaksanaan UAT

155 

• Melaksanakan cutover dan go live SAP-BPC

• Memberikan solusi permasalahan yang dihadapi dalam

pengkonfigurasian sistem

• Membuat dokumentasi teknikal secara keseluruhan

• Membuat dan merencanakan otorisasi standar sistem sesuai dengan

kebutuhan LPS

• Menyampaikan dan meminta persetujuan tim implementasi client atas

rencana otorisasi standar sistem yang telah disusun

• Melaksanakan review strategi otorisasi implementasi SAP-BPC

b Technical Client

• Membantu dalam pengadaan hardware dan software

• Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC yang telah

dirancang

• Ikut serta dalam kegiatan training yang diadakan pada tiap tahapan

Meninjau dan menyetujui standar otorisasi dokumen dan proses bisnis

to-be yang telah tergambar didalam dokumen blueprint yang telah

disusun oleh tim implementasi vendor

Membantu pengembangan SAP-BPC didalam jalur proses bisnis

Menyampaikan permasalahan yang dihadapi kepada project manager

untuk mendapatkan pemecahan masalah.

156 

4.10 Manajemen Masalah

Berikut adalah beberapa usulan untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi

dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu:

• Penyusunan dokumen blueprint yang terlalu global dapat diatasi dengan adanya

penambahan waktu workshop dan tim implementasi yang bertanggung jawab

adalah application team leader vendor, dimana pada awalnya penyusunan

blueprint dan pengembangan aplikasi dilakukan secara bersamaan oleh application

team.

• Kurangnya pemahaman kebutuhan end user dan fitur SAP-BPC dapat diatasi

dengan melakukan pertemuan antartim implementasi, dan mengadakan training tim

implementasi untuk lebih memahami fungsi dan kemampuan SAP-BPC terhadap

kebutuhan client.

• Kurangnya kemampuan end user untuk beradaptasi dan menerima sistem SAP-

BPC dapat diatasi dengan melaksanakan kegiatan organizational change

management dan end user training.

• Pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengalami kemunduran proyek

dapat diatasi dengan menerapkan model waterfall yang dilakukan tahap demi

tahap.

• Tim implementasi diusulkan untuk melaksanakan kegiatan project management

dan quality check untuk menghindari kesalahan implementasi yang berkelanjutan.

• Tim implementasi yang telah dibentuk harus memperjelas peran dan tanggung

jawab masing-masing berdasarkan kompetensinya untuk mengatasi kerancuan

peran dan tanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.