62

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN SISTEM INFORMASI YANG

SEDANG BERJALAN

3.1. Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1. Latar Belakang Perusahaan

Berdiri pada tahun 1990, PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE

memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan

kepabeanan/impor kiriman barang/dokumen serta pengantarannya dari luar

negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya

dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir

beberapa negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hong Kong yang

kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan

wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Saat ini, JNE yang didukung oleh lebih dari 1000 karyawan dan

tidak kurang dari 500 gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani

pengiriman cepat, penanganan kepabeanan serta distribusi di Indonesia.

Lewat situs yang efektif dan efisien , JNE juga memberi kemudahan akses

atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga telah

dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi

ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan.

63

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan dengan standar internasional dibidang

jasa distribusi yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan

masyarakat dan dapat diterima menjadi Tuan Rumah di negeri

sendiri.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan,

pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif

dan fleksibel.

Mendayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki

sebagai kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan

didukung SDM yang professional dan memiliki integritas moral

yang tinggi.

Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara

tepat guna. mendorong pertumbuhan usaha yang

berkesinambungan dalam rangka mencapai kesejahteraan

karyawan dan senantiasa meningkatkan tanggung jawab sosial.

64

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Secara Umum

Bagian organisasi yang akan dibahas berkisar di Jakarta Dispatch Manager dan National

Transport Manager

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi Outbound

66

3.3 Uraian Jabatan

1. Dispacth Manager

• Mengawasi kelancaran pengiriman barang inbound dan outbound.

• Menganalisa laporan bulanan terhadap kinerja dan progress kelancaran

pengiriman.

• Membina dan memotivasi staff National Traffic Department agar dapat

mempertahankan dan meningkatkan produktifitas kerja.

2. Supervisor

• Melaporkan progress kerja departemen kepada Manager.

• Memonitor implementasi SOP di lapangan.

3. Jr. Supervisor

• Bertanggung jawab terhadap seluruh informasi pemberangkatan Outbound

ke seluruh Cabang dan Agen.

• Memonitor kelancaran pengiriman Outbound dan Inbound.

• Melakukan kontrol terhadap sistem monitoring dan tracing pengiriman

outbound dan inbound.

4. Day Adm Keuangan (siang hari)

• Bertanggung jawab terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan sebagai biaya

operasional NTD.

• Membuat laporan stock dan pemakaian SMU.

• Bertanggung jawab terhadap keakurasian tagihan invoice dan

Agen/Airlines.

67

5. Day Checker/P. Kayu

• Bertanggung jawab atas proses pemeriksaan barang kiriman outbound dan

inbound.

• Memastikan kesesuaian data barang kiriman.

• Membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan di bagiannya.

6. Day Verifikasi

• Memastikan seluruh report termonitor setiap harinya.

• Membuat laporan atas data yang telah dilakukan verifikasi.

• Memastikan proses verifikasi berjalan dengan baik dan lancar.

7. Day Transit

• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman transit di siang hari.

• Memastikan proses penanganan kiriman transit telah berjalan dengan baik

dan lancar.

• Melakukan evaluasi kerja di bagiannya.

8. Night Admin (malam hari)

• Bertanggung jawab terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan sebagai biaya

operasional NTD.

• Membuat laporan stock dan pemakaian SMU.

• Bertanggung jawab terhadap keakurasian tagihan invoice dan

Agen/Airlines.

9. Night OBC dan YES

• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman OBC dan YES.

68

• Memastikan pengiriman barang kiriman OBC dan YES sesuai dengan

instruksi yang diberikan.

• Melakukan evaluasi kinerja di bagiannya.

10. Night Entry Data/Cetak Connote

• Melakukan entry data atas barang kiriman outbound dan inbound.

• Memastikan semua kiriman telah dientry dan di-manifest secara baik dan

benar.

• Melakukan pengawasan terhadap aktifitas di bagian Entry Data.

• Bertanggung jawab terhadap filing data kiriman.

• Mencetak connote.

11. Night Checker/Sortir dan Bagging

• Bertanggung jawab atas proses pemeriksaan barang kiriman outbound dan

inbound.

• Memastikan kesesuaian data barang kiriman.

• Membuat laporan atas kegiatan yang telah dilakukan di bagiannya.

• Melakukan penyortiran barang kiriman outbound dan inbound.

• Memastikan barang kiriman dalam kondisi baik dan aman.

• Bertanggung jawab terhadap akurasi data yang dilaporkan.

• Melakukan pengawasan atas barang kiriman dalam proses Bagging.

12. Night Bagging LT

• Melakukan pengawasan atas barang kiriman dalam proses LT.

• Melaksanakan proses LT barang kiriman dengan baik dan benar sesuai

dengan instruksi kerja.

69

13. Night Transit

• Bertanggung jawab atas keamanan barang kiriman transit.

• Memastikan proses penanganan kiriman transit telah berjalan dengan baik

dan lancar.

• Melakukan evaluasi kerja di bagiannya.

14. Night Packing

• Melakukan pengepakan barang-barang kiriman.

15. Night HVS

• Memastikan seluruh kiriman HVS ditangani dengan baik.

• Bertanggung jawab terhadap keamanan kiriman HVS.

• Melakukan pengawasan proses penanganan kiriman HVS.

3.4 Sistem Yang Berjalan

3.4.1 Uraian Prosedur

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir adalah sebuah perusahaan yang

bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Di dalam prosedur ini hanya

akan dibahas customer yang non-reguler atau customer reguler yang

kehabisan connote dan melakukan pemesanan melalui telepon atau datang

langsung ke perusahaan (bukan melalui agen). Pengiriman barang yang

dilakukan melalui udara dengan menggunakan pesawat terbang dan

dilakukan secara langsung ke tujuan kota utama.

70

Di dalam prosedur ini terbagi dua pembagian prosedur yaitu

Outbound dan Inbound. Outbound adalah proses pemberangkatan barang

dari kota asal ke kota akhir atau kota tujuan. Inbound adalah proses

penerimaan barang dari kota asal ke kota akhir atau kota tujuan.

3.4.1.1 Prosedur Outbound

1. Permintaan Pick Up

Customer memesan melalui telepon ke customer service

department. Lalu customer service melakukan permintaan pick

up ke despatch department.

2. Pengangkutan Barang Dari Customer

Setelah customer service menerima permintaan pick up akan

diteruskan ke despatch department melalui traffic control

dalam hal ini dimana traffic control akan melakukan perintah

terhadap rider/driver untuk mengambil barang dari customer.

Barang tersebut akan diambil dari customer oleh rider/driver

disertai dengan temporary shipment sebanyak 3 rangkap, yang

akan diberikan kepada :

Lembar 1 : Bagian cetak connote

Lembar 2 : Rider/Driver

Lembar 3 : Customer

71

3. Pencetakan Connote

Setelah bagian cetak connote menerima temporary shipment,

maka akan dicetak connote sebanyak 6 rangkap yang akan

diberikan kepada :

Lembar 1 : Customer

Lembar 2 & 3 : Accounting/Billing

Lembar 4 : Manifesting (Untuk Didata)

Lembar 5 : Penerima

Lembar 6 : Kantor Cabang

4. Penerimaan Barang (Receiving)

Barang yang sudah diambil oleh rider/driver yang diserahkan

kebagian cetak connote lalu akan diserahkan ke bagian checker

outbound. Checker outbond adalah sistem pengendalian yang

bertujuan untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang

diterima apakah sesuai dengan syarat dan ketentuan yang

berlaku. Disertakan pula beberapa dokumen yaitu Consignment

Note Receiving dan Bukti Serah Terima Connote.

Apabila barang itu tidak memenuhi syarat maka barang tersebut

akan dikembalikan ke customer, dan apabila barang tersebut

memenuhi syarat pengiriman maka akan dilanjutkan ke divisi

sortir. Divisi sortir ini bertugas untuk mengatur tujuan barang ke

daerah yang akan dikirim.

72

5. Pendataan Barang Keluar

Setelah dari divisi sortir akan dilakukan bagging bersamaan

dengan itu diambil satu connote untuk Manifest Outbound ; yaitu

pendataan barang apa saja yang akan diberangkatkan sesuai

dengan cargo manifest barang tersebut. Cargo Manifest ; berisi

data barang tersebut dalam satu bag untuk tujuan kota akhir.

Apabila sudah dibuatkan cargo manifest lalu akan dilakukan

closing terhadap barang. Setelah closing, barang dibawa ke

airport dan masuk ke National Transport Department (NTD).

6. National Transport Department (NTD)

Setelah barang tersebut dibawah pengawasan National Transport

Department akan dilakukan labeling SMU (Surat Muatan Udara)

di barang yang akan dikirim agar diberangkatkan sesuai dengan

kota tujuan. Setelah itu akan dilakukan Cargo Checklist. Cargo

checklist ini merupakan pengendalian barang dari kantor untuk

ke aiport (melalui driver) yang betujuan untuk melakukan

pengecekan ulang terhadap barang yang akan dimasukkan ke

pihak maskapai penerbangan apakah ada barang yang hilang

diperjalanan ke airport. Lalu akan dilakukan outbound

confirmation yang merupakan informasi pemberangkatan ke

kota tujuan.

73

3.4.1.2 Prosedur Inbound

1. Pendataan Barang Masuk

Setelah barang sampai di airport daerah tujuan, staff inbound

airport akan melakukan report/konfirmasi ke kota asal mengenai

pengiriman barang tersebut apakah data yang ada dalam SMU

sudah lengkap atau belum melalui email, fax, sms, atau melalui

telepon. Lalu akan masuk ke kantor cabang daerah penerima

dan akan dilakukan Manifesting Inbound (Pendataan barang

masuk).

2. Pengiriman Barang Ke Penerima

Setelah dari kantor cabang daerah penerima. driver/rider akan

mengantarkan barang tersebut ke alamat tujuan, yang dilengkapi

dengan Delivery Runsheet dan connote lembar 6. Lalu akan

ditandatangani oleh penerima barang.

3. Pengecekan Barang Yang Sudah Diterima

Apabila barang sudah diterima akan dilakukan entry POD (Print

Out Delivery), yaitu peng-inputan data penerimaan untuk

mengkonfirmasi apakah barang yang dikirim sudah diterima atau

belum secara sistem.

74

3.4.2 Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada sistem informasi pengiriman barang

pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir adalah sebagai berikut :

• Temporary Shipment

• Connote

• Consignment Note Receiving

• Bukti Serah Terima Connote

• Cargo Manifest

• Delivery Runsheet

Formulir yang terkait :

• Pending Shipment List

• Shipment Inspection

• Billing Note

• Bag Hand Over Form

• Cargo Check List

• SMU

• Inbound Delivery Order Sheet

• Inbound Irregularity Report

75

3.4.3 Rich Picture

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Yang Berjalan

76

3.5 Spesifikasi Hardware dan Software

Spesifikasi hardware dan software yang digunakan perusahaan dalam

menjalankan sistem informasi pengiriman barang adalah sebagai berikut :

3.5.1 Spesifikasi Hardware

a) Server:

• Processor : Intel Core Duo

• Memory : 16 GB

• Harddisk : 300 GB

b) User/Client:

• Processor : Intel Pentium 4

• Memory : 512 MB

• Harddisk : 80 GB

3.5.2 Spesifikasi Software

a) Database:

• Data Oracle Red Hat Linux

b) Application Server :

• Oracle Linux

77

3.6 Proses Pemakaian (User Manual Dari Aplikasi)

3.6.1 Proses Pick Up Services

Gambar 3.4 Tampilan Menu Pickup Services

Langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan proses Pickup

Services adalah sebagai berikut :

Pilihan pada modul orion Pickup Services, kemudian tekan enter. Maka

akan dimunculkan sub modul Pickup Request, Pickup Order, Pickup

Receipt, Summary Pickup Request, Pickup Parameter Dan Pickup Order

Summary.

Pilihlah salah satu sub modul tersebut misalnya :

Pickup Request

Gambar 3.5 Tampilan Pickup Request

78

Outstanding Request

Gambar 3.6 Tampilan Outstanding Request

• Pickup Request #: Untuk dapat memulai dengan nomor request yang baru

lakukan perintah tekan tombol CTRL+Down.

• Pickup Date : Tanggal pickup dapat diisi sesuai dengan tanggal dan jam

order-nya dan sudah di-update sesuai dengan tanggal dan jam pada

server aplikasi.

• Customer# : Nomor debitur dapat di-klik dengan menekan tombol

CTRL+L, atau jika sudah diketahui nomor debiturnya hanya mengisi

kode debiturnya kemudian tekan enter.

• Customer Name : Nama customer sudah dapat ditampilkan pada waktu

nomor debitur diisi.

• Address : Alamat debitur sudah dapat ditampilkan secara bersamaan pada

waktu nomor debitur diisi.

• City : Nama kota.

• Contact : PIC yang dapat dihubungi pada waktu konfirmasi pickup di

order.

79

• Type Of Service : Jenis service yang diinginkan oleh pelanggan atau di-

klik pada kolom type of service, misal : Domestik, Intracity dan

International.

• Type Of Product : Jenis produk yang diinginkan dapat di-klik pada kolom

type of product misal : Oke, Regular, OBC, Yes.

• Type Of Goods : Jenis barang yang dikirimkan dapat dipilih dengan klik

tombol pada kolom Type of Goods, misal : Document, Parcel.

• Transport : Jenis transportasi yang dibutuhkan untuk proses pickup,

misalnya : Motor atau Mobil.

• User : Nama petugas yang mengerjakan proses pickup request.

• Approval : Lakukan approval jika sudah selesai proses data request.

• Payment : Jenis pembayaran akan ditampilkan jika nomor debitur sudah

di-entry, misalnya : Cash atau Credit.

• Print Pickup Request List : Pilih tombol “Print” jika data pickup

dibutuhkan untuk arsip sebagai serah terima data hasil pickup order.

• Special Instruction : Dapat diisi sesuai dengan request pickup misalnya :

pickup diambil di lantai 2 atau kiriman dititipkan di security.

80

Gambar 3.7 Tampilan Hasil Proses Pickup Request Yang Telah Dilakukan Oleh Bagian

Customer Service.

Gambar 3.8 Tampilan Confirm Pick Up

81

Kemudian pada Gambar 3.8 terlihat data akan diproses oleh bagian

Traffic Control untuk dilakukan konfirmasi kepada kurir yang akan pickup

dan diberikan tanda tick- mark pada kolom sisi sebelah kiri.

3.6.2 Entry Connote Cash

Gambar 3.9 Tampilan System Login

Proses entry connote cash dapat dilakukan dengan cara masukkan

login user yang telah dimiliki oleh setiap pengguna, karena setiap user

diberikan password untuk dapat melakukan proses kerja sesuai dengan

tanggung jawab pekerjaannya masing-masing.

Klik Icon Internet Explorer pada desktop computer kemudian

entry nama user dengan huruf besar dan ketik password-nya.

Kemudian klik tombol OK dua kali, maka akan dimunculkan aplikasi Orion

yang akan digunakan.

82

Gambar 3.10 Tampilan Consignment Note

Lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

• Customer : diisi dengan kode Cash Counter setempat.

• Goods Type : Harus diisi sesuai dengan jenis kiriman yang diterima

(Dokumen/paket).

• Destination : Diisi dengan kode kota tujuan akhir (Final Destination).

• Service : Diisi sesuai dengan jenis layanan yang diinginkan customer (REG,

YES, WES, OKE, CTC, CML, INTL atau OBC/SS/SPS).

• Shipper: Data-data pengirim yang harus diisi adalah nama, alamat, contact

dan nomor telepon. Dengan keterangan lengkap sebagai berikut :

• Name: Untuk mencantumkan nama PT (apabila kiriman atas nama

perusahaan) atau nama pengirim (apabila kiriman personal).

• Address: Harus diisi selengkap mungkin.

83

• City : Kota pengirim.

• Zip Code : Kode pos.

• Province : Kota propinsi.

• Country : Nama negara pengiriman.

• Contact : Nama orang yang mengirim jika dari PT/CV.

• Phone : Nomor telepon.

• Receiver : Data-data penerima harus di-entry lengkap sesuai dengan

keterangan yang ada pada barang dan diisi secara lengkap.

• Description : Keterangan yang terdapat pada kiriman, misal : DOC/ND.

• Goods Description : Di-entry dengan keterangan nama barang yang akan

dikirim.

• Goods Value : Jika kiriman tersebut diasuransikan maka nominal/harga

barang yang akan dikirim tersebut di-entry sesuai dengan nilai barangnya.

• Instructions: Dapat diisi dengan keterangan apakah barang tersebut diambil

sendiri atau kiriman diantar sebelum jam 12.00 siang.

• Payment On : Jenis pembayaran Cash, Credit dan COD.

• Amount : Total Pembayaran.

• Others Fee : Jika pelanggan yang mendapat discount personal maka harus

diisi sejumlah discount yang diterima.

• Handling : Jenis penanganan kiriman dapat dipilih dengan General, High

Value dan Danger Good.

• Notice : Pada kolom ini dibutuhkan jika kiriman tersebut diasuransikan maka

harus dicantumkan nomor resi asuransinya.

84

• Approval : Proses yang harus dilakukan agar data yang telah di-entry dapat

terproteksi sehingga tidak dapat diganti/dihapus.

3.6.3 Proses Cetak Connote

Lakukan cetak connote sesuai dengan transaksi yang telah dilakukan

dengan cara sebagai berikut:

Tekan tombol CTRL+P kemudian akan tampilkan pada layar

monitor sesuai dengan data transaksi. Kemudian tekan tombol CTRL+P

kembali untuk dapat melanjutkan proses print dan lakukan pengaturan atau

setting print sesuai dengan kebutuhannya.

Tampilan pada layar monitor untuk dapat melakukan proses print

data pada waktu menekan tombol CTRL+P setelah tampilan tersebut dapat

muncul maka tekan tombol CTRL+P kembali agar dapat melakukan proses

print ke printer yang telah disediakan. Kemudian tekan tombol enter, maka

proses print dapat dijalankan.

Gambar 3.11 Tampilan Cetak Connote

85

3.6.4 Receiving Connote

Gambar 3.12 Tampilan Sub-modul Transactions

Lakukan klik pada modul Orion Distribution dengan memilih Sub-modul

Transaction kemudian klik pada pilihan Consigment Note Receiving.

Gambar 3.13 Tampilan Consignment Note Receiving

86

Untuk memulai pengecekan data kiriman yang diterima harus dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut :

• Receiving# : Tekan tombol CTRL + Down ( panah bawah) untuk

memulai lakukan receiving maka nomor receiver akan keluar secara

otomatis dari sistem.

• Date : Tanggal receiving akan muncul secara otomatis dari sistem pada

waktu starting program.

• Courier-Id : Klik nama kurir yang melakukan penyetoran dengan

menekan tombol CTRL + L maka akan ditampilkan nama kurirnya.

• AE-Id : Kode account executive dapat di-klik jika dibutuhkan dengan

menekan tombol CTRL + L.

• Name : Pada kolom name akan dimunculkan jika kode kurirnya sudah

dipilih sesuai dengan masing-masing kurirnya.

• C-note# : Pada kolom connote pastikan kursor berada pada baris

pertama dan lakukan scaning dengan menggunakan alat scanner yang

telah disediakan pada tiap-tiap PC. Pastikan semua kiriman telah di-

scanning untuk memastikan jumlah kiriman yang diterima pada waktu

kurir menyetorkannya sehingga jika terjadi kesalahan atau barang tidak

diterima dapat dibuktikan pada waktu serah terima pertama.

• Number of Pcs : Jumlah yang terdapat pada kiriman dapat diisi dengan

mengetik berapa kiriman dan connote yang di-scanning.

87

• Remark : Keterangan dapat diisi dengan mengetik keterangan atas

barang yang dikirim apakah doc/paket atau HVS dan dapat juga diketik

dengan keterangan lain sesuai dengan kebutuhan.

• Approval : Jika serah terima telah selesai dilakukan maka langkah

berikutnya yang harus dilakukan oleh petugas checker dengan meng-klik

tombol Approval atau tekan tombol ALT+A.

Gambar 3.14 Tampilan Pada Modul Connote Receiving Sebelum Barang Diserah

Terimakan

88

Gambar 3.15 Tampilan Pada Modul Connote Receiving Setelah Barang Diserah

Terimakan

3.6.5 Entry Data

Gambar 3.16 Tampilan Menu Transactions

Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang

terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:

Klik ORION ERP kemudian Klik Orion Distribution lalu pilih

modul Courier Management. Selanjutnya pilih modul Intracity Connote

kemudian tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.17

89

Gambar 3.17 Tampilan Intracity Connote

Penjelasan pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul

tersebut adalah:

• Courier : Nama kurir secara otomatis akan ditampikan oleh sistem pada

waktu kode kurir Pickup By di-entry.

• Co-Note# : Scanning nomor connote barcode pada kolom connote,

kemudian tekan enter.

• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada

waktu akan memulai entry.

• Pickup By : Ketik kode kurir atau tekan tombol CTRL+L, lalu pilih nama

kurir yang akan melakukan pickup kemudian tekan enter.

90

• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol

CTRL+L, lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat

pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada

departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses

invoicing, lalu tekan enter.

• Payment Type : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada

hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol

panah atas atau bawah, lalu tekan enter.

• Good Type : Type kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman

apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau

bawah, lalu tekan enter.

• Services# : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada

connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian

tekan enter.

• Consignee# : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera

pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam

pengecekan, kemudian tekan enter.

• Consignee Adress :Alamat penerima juga diketik secara jelas dan lengkap

sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy, kemudian tekan

enter.

• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik

kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. Kemudian tekan

enter.

91

• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat

pada hardcopy connote, kemudian tekan enter.

• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada

hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan

dikoreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan

enter.

Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai

melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan

seterusnya.

Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk

keluar dan modul “New Quickcont”. Jika dalam proses keluar tersebut

terdapat kejanggalan maka sistem akan memberikan instruksi

Gambar 3.18 Tampilan Pilihan Penyimpanan Data

Pada waktu perintah untuk melakukan save atau penyimpanan data

jika ya pilih “Yes” dan jika tidak “No”.

Jika selama proses tersebut mengalami hambatan datanya tidak

tersimpan maka ada kemungkinan data yang telah di-entry terdapat double

data sehingga prosesnya menjadi “Locking” atau tekunci maka langkah yang

92

harus dilakukan adalah dengan menghapus salah satu data yang double

tadi agar kita dapat keluar dari modul ini, sehingga kita dapat melanjutkan

proses berikutnya.

Berikut ini logo yang terdapat pada modul aplikasi :

Gambar 3.19 Tampilan Logo Pada Modul Aplikasi

• Query : CTRL + F11

• Save : CTRL + S

• Exit : F4

• Print : CTRL + P

• Find : F11

• Insert : CTRL + DOWN

• Delete : CTRL + UP

93

Gambar 3.20 Tampilan Quick Connote

Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang

terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:

KIik ORION ERP kemudian klik Orion Distribution Lalu pilih modul

Courir Management. Selanjutnya pilih modul New Quick Connote kemudian

tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.20. Penjelasan

pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul tersebut adalah:

• Origin : Kode kota origin secara otomatis akan ditampikan oleh sistem.

• Customer# : Nama customer akan ditampilkan apabila kode customer

telah ter-input sehingga jika terjadi kesalahan input kode customer maka

akan terlihat.

94

• Co-note# : Lakukan scanning nomor connote sesuai dengan data

kiriman yang akan di-entry sesuai dengan informasi yang terdapat pada

connote hardcopy.

• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada

waktu akan memulai entry.

• Destination: Ketik kode destination atau tekan tombol CTRL+L, lalu

ketik nama kota tujuan yang sesuai dengan data yang terdapat pada

hardcopy connote secara benar, jika salah memasukkan kode destination

maka akan berpengaruh terhadap proses invoicing, lalu tekan enter.

• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol

CTRL+L. Lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat

pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada

departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses

invoicing, lalu tekan enter.

• Payment Type# : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada

hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol

panah atas atau bawah, lalu tekan enter.

• Goods Type : Tipe kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman

apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau

bawah, lalu tekan enter.

• Services : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada

connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian

tekan enter.

95

• Consignee : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera

pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam

pengecekan, kemudian tekan enter.

• Consignee Adress : Alamat penerima juga diketik secara jelas dan

lengkap sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy,

kemudian tekan enter.

• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik

kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. kemudian tekan

enter.

• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat

pada hardcopy connote kemudian tekan enter.

• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada

hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan di

koreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan

enter.

Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai

melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan

seterusnya. Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk

keluar dan modul “New Quickcont”.

96

3.6.6 Proses Manifest Outbound

Gambar 3.21 Tampilan Sub-modul Cargo Manifest

Proses manifest outbound dalam system MyOrion dapat dilakukan

dengan langkah sebagai berikut :

Klik modul courier management kemudian pilih Cargo Manifest lalu pilih

Outbound Manifest.

Gambar 3.22 Tampilan Outbound Manifest

97

Proses pembuatan manifest outbound dapat dilakukan dengan

meng-klik cursor pada kolom nomor manifest untuk menampilkan nomor

manifest secara otomatis, adapun hal perlu dilakukan sebagai berikut:

• Tekan tombol CTRL+Down ( panah bawah) kemudian tekan enter.

• Pada kolom Destination diisi kode tujuan sesuai dengan tujuan kiriman

yang akan dibuatkan manifest kemudian tekan enter.

• Pada kolom To diisi dengan kode kota transit dan kiriman tersebut.

• Pada kolom Notice diisi dengan keterangan dan barang yang akan di

berangkatkan, kemudian tekan enter.

• Pada kolom Bag nomor lakukan scan bag pada nomor bagtag yang telah

disiapkan, kemudian tekan enter.

Gambar 3.23 Tampilan Outbound Manifest Yang Telah Diisi

98

• Cost Weight : Cost weight akan dikeluarkan dari sistem secara otomatis

pada waktu dilakukan Save dengan menekan tombol CTRL+S.

• Actual Weight : Berat yang sebenarnya harus diisi sesuai dengan hasil

timbang ulang barang yang akan diberangkatkan pada waktu closing bag.

• Bag Status : Status atas barang yang diberangkatkan. Contohnya:

DOC/ND atau HVS/OBC.

• C-Note# : Lakukan scanning pada kolom connote pada lembar connote

yang telah dipisahkan per-destination bersama dengan bagtag yang telah

dipisahkan.

• No.Of Pcs : Jumlah yang akan keluar secara otomatis pada waktu

scanning connote dilakukan.

• Weight : Berat pada kiriman akan dimunculkan secara otomatis oleh

sistem karena data sudah ada pada saat entry connote dilakukan.

• Destination : Kota tujuan akan dimunculkan dari sistem secara otomatis

pada saat nomor connote discanning.

99

Gambar 3.24 Tampilan Print Outbound Manifest

Lakukan proses print manifest agar dapat dilampirkan ke dalam bag yang akan

diberangkatkan dengan cara sebagai berikut:

Tekan tombol CTRL+P kemudian tampilan pada layar monitor akan terlihat

seperti gambar 3.24. Kemudian klik tombol submit query agar dapat menampilkan data

hasil print manifest yang akan di-print. Data hasil print akan terlihat seperti pada gambar

3.25.

100

Gambar 3.25 Cargo Manifest Yang Telah Dicetak

3.6.7 Proses Manifest Inbound

Proses manifest inbound dapat dilakukan dengan langkah-langkah

sebagai berikut :

Pilih modul Cargo Manifest seperti pada gambar 3.21 kemudian

pilih sub modul inbound manifest pada menu utama, kemudian tekan enter.

Maka tampilan pada layar monitor terlihat seperti pada gambar 3.26,

kemudian klik kursor pada kolom nomor manifest lalu tekan tombol

CTRL+Down ( panah bawah) maka akan keluar nomor manifestnya.

101

Gambar 3.26 Tampilan Inbound Manifest

Proses manifest inbound dapat dilakukan dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

• Tekan tombol CTRL+Down untuk memulai mencatat nomor manifest

sesuai dengan yang kita inginkan kemudian tekan enter.

• Lakukan Scan nomor Bag yang akan di-inbound untuk mengetahui

jumlah connote yang terdapat dalam manifest.

• Kemudian pindahkan kursor ke dalam kolom receiving item yang

terdapat dalam kolom manifest inbound.

• Lakukan scan dokumen yang terdapat dalam bag agar dapat mengetahui

jumlah dokumen/paket yang terdapat dalam bag tersebut.

102

• Jika terdapat perbedaan jumlah yang terdapat pada manifest dengan

jumlah fisik yang ada, maka lakukan print screen manifest inbound untuk

dikonfirmasi pada cabang origin, via fax atau e-mail.

• Setelah manifest dinyatakan sudah lengkap datanya maka akan dilakukan

approval nomor manifest agar tidak ada penambahan atau pengurangan

data yang terdapat pada manifest inbound.

Gambar 3.26 Tampilan Inbound Manifest Yang Telah Diisi

Pada tampilan gambar 3.26 memperlihatkan kondisi manifest yang

telah di-inbound tetapi masih terdapat connote yang outstanding, sehingga

status barangnya masih belum dilakukan proses inbound.

103

Untuk memanggil (Find) data yang telah ada dalam sistem

dengan cara sebagai berikut:

• Klik cursor pada kolom nomor manifest.

• Kemudian tekan tombol F11 lalu ketik nomor manifest inbound yang

akan dipanggil.

• Kemudian tekan tombol CTRL+F11 untuk menampilkan nomor manifest

yang akan kita panggil (Find).

• KIik nomor Bag yang terdapat dalam kolom bag nomor sesuai dengan

informasi yang dibutuhkan apabila akan melihat jumlah yang terdapat

dalam bag tersebut.

3.6.8 Proses Runsheet

Gambar 3.27 Tampilan Modul Receiving

Proses pengerjaan runsheet dapat dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

Klik modul Courier Management kemudian pilih perintah

“Proses“ lalu klik Delivery Runsheet seperti terdapat pada gambar 3.27,

maka tampilan pada layar akan terlihat seperti pada gambar 3.28. Lalu

lakukan proses runsheet.

104

Gambar 3.28 Tampilan Consignment Note Receiving

Tekan tombol CTRL+Down (panah bawah) untuk memulai

pembuatan runsheet maka nomor runsheet akan dimunculkan secara

otomatis oleh sistem.

• Date: Akan ditampilkan secara otomatis oleh sistem pada waktu kita

memulai proses pembuatan runsheet.

• Courier Id : Klik kode kurir atau tekan tombol CTRL+L untuk

memilih nama kurir yang akan dibuatkan delivery runsheet, kemudian

tekan enter.

• C-Note# : Lakukan scanning Doc/Paket yang telah disortir per-kurir

pada kolom C-note# satu persatu dan usahakan agar semua

Doc/Packet sudah di-runsheet. Pastikan agar pada waktu dilakukan

105

scaning perhatikan layar monitor sehingga jangan sampai ada

connote yang belum ter-input, karena sistem tidak dapat memberi

tanda atau Alert Warning jika terdapat hal tersebut. Cara

mensiasatinya dengan melihat kursor yang tidak bergerak kebawah

waktu dilakukan scanning karena data belum ter-input.

• Tekan tombol CTRL+S jika semua data telah di-scanning untuk

menyimpan hasil pembuatan delivery runsheet, usahakan agar data

yang telah dibuat runsheet tidak dihapus atau ditambah pada satu

nomor runsheet.

Gambar 3.29 Hasil Print Out Delivery Runsheet

Gambar diatas hasil print out delivery runsheet yang akan dibawa

oleh kurir. Hal yang perlu diperhatikan dan disampaikan kepada kurir

bahwa selain pelanggan tanda tangan di connote hardcopy, juga harus

mengisi pada lembar printout delivery runsheet secara lengkap, baik

106

tanggal maupun nama jelas serta jam waktu barang diterima. Sebagai

bukti serah terima kepada pelanggan dan juga untuk kelengkapan arsip

pada bagian CS-POD, maka semua kelengkapan data tersebut diserahkan

ke bagian CS-POD untuk dilakukan input data POD nya.

3.6.9 Proses POD (Proof Of Delivery)

Gambar 3.30 Tampilan Proof Of Delivery

Untuk melakukan input data POD kita tinggal memanggil nomor runsheet

yang sudah ada dengan cara sebagai berikut:

• Tekan tombol F11 kemudian ketik nomor runsheet-nya misal CGK/DRS/

00005066 , lalu tekan rombol CTRL+F11 maka akan keluar data

runsheet yang dengan nama Andri Priyatno.

107

• Ketik tanggal Delivery sesuai dengan yang terdapat pada hardcopy

connote atau lembar delivery runsheetnya. Misalnya: Tanggal 31-08-

2007 00.00 ketik tanggal dan jam secara berurutan tanpa spasi kemudian

tekan enter.

• Kolom Status diisi sesuai dengan status dan kiriman tersebut apakah

sudah delivery ( DL ) atau undelivery ( UND ).

• Kolom Receiver diisi dengan nama penerima sesuai dengan data yang

terdapat pada connote hardcopy atau print runsheet.

• Untuk memilih status yang terdapat pada kolom status tekan tombol

CTRL+L, maka seluruh status dapat dimunculkan dan kita tinggal

memilih diantara status tersebut.