PEMBUATAN DASHBOARD UNTUK MEMONITOR KINERJA

MITRA KERJA PENGADAAN GABAH DAN BERAS DITINJAU

DARI PERFORMA PENGIRIMAN BARANG, STUDI KASUS:

PERUM BULOG SUB DIVRE XIII PONOROGO

Disusun oleh:

Indri Yohana Risnawati 5208100033

Dosen pembimbing :

Rully A Hendrawan, S.Kom, M.Eng

Latar Belakang

• Terdapat 40 Mitra kerja pada Perum BULOG

Sub Divre XIII Ponorogo

• Mitra Kerja sangat berperan untuk memenuhi

persediaan gabah dan beraspersediaan gabah dan beras

• Maka sangat penting untuk Memonitor dan

Mengevaluasi Kinerja Mitra kerja.

Rumusan Masalah

• Bagaimana mengevaluasi kinerja mitra kerja

Sub Divre XIII Ponorogo dengan melihat

performa pengiriman barang secara cepat dan

tepat sehingga dapat mengambil keputusan tepat sehingga dapat mengambil keputusan

keberlanjutan kerja sama.

• Bagaimana memonitor performa pengiriman

barang Mitra Kerja Sub Divre XIII Ponorogo.

Tujuan

• Memonitor dan mengevaluasi kinerja Mitra

Kerja dari aspek performa pengiriman barang

pengadaan Beras dan Gabah pada wilayah

Ponorogo, Pacitan dan Magetan.Ponorogo, Pacitan dan Magetan.

Batasan Masalah

• Data yang digunakan hanya data Mitra Kerja pada pengadaan Beras dan Gabah wilayah Ponorogo, Pacitan, dan Magetan pada tahun tertentu dan hasil wawancara pihak perusahaan yaitu Sub Divre XIII Ponorogo.Divre XIII Ponorogo.

• Data yang digunakan adalah data realisasi pengiriman oleh mitra kerja pada pengadaan gabah dan beras Sub Divre XIII Ponorogo.

• Pengukuran kinerja mitra kerja berdasarkanperforma pengriman barang yang meliputikuantitas dan keterlambatan

Manfaat

• Membantu Sub Divre XIII untuk memonitor

performa pengiriman barang Mitra Kerja

pengadaan Gabah dan Beras.

• Dapat menjadi salah satu solusi Sub Divre XIII • Dapat menjadi salah satu solusi Sub Divre XIII

atau perusahaan untuk melakukan evaluasi

performa pengiriman barang terhadap mitra

kerja atau supplier

Studi Literatur

• Supplier performance Managemen

Thanaraksakul & Phruksaphanrat, 2009, dalam mengukur

kinerja Supplier berdasarkan performa pengiriman barang,

perusahaan dapat melihat pada 5 ukuran yaitu:

– Conformance receipts– Conformance receipts

– Consistent delivery

– Delivery speed

– On time delivery

– Quantity compliance

Proses Bisnis Pengadaan• Hasil wawancara

Gambar 4. 1 Alur Proses Bisnis Pengadaan Gabah dan Beras

Key Performance IndikatorObjective KPI Measurement

1. Mengevaluasi Pemenuhan Target kuantitas BULOG

- Prosentase realisasi pemenuhankuantitas

- Prosentase kontrak kuantitas mitrakerja

- Jumlah kuantitas tidak terpenuhiseluruh mitra

- Prosentase

- Prosentase

- Kilogram

2. Mengevaluasi kinerja mitra kerjabarang.

a. Mengevalusi pemenuhan penerimaan - Jumlah target kuantitas kontrak - Kilograma. Mengevalusi pemenuhan penerimaan - Jumlah target kuantitas kontrak- Jumlah realisasi pengiriman

kuantitas kontrak

- Kilogram- Kilogram

b. Mengevaluasi pemenuhan kuantitaspengiriman barang

- Jumlah kuantitas tidak terpenuhi mitra kerja

- Kilogram

c. Mengevaluasi pemenuhan due date

pengiriman barang(on time delivery)- Selisih hari pengiriman- Rata-rata keterlambatan

- Hari- Hari

d. Mengevaluasi konsistensi pengirimanbarang tiap mitra kerja

- Tren dari jumlah pemenuhan kuantitas barang

e. Kecepatan pengiriman barang per mitrakerja

- Jumlah hari keterlambatan- Jumlah rata-rata keterlambatan- Rata-rata jumlah hari

keterlambatan semua mitra kerja

- Hari- Hari- Hari

Halaman Pertama

Halaman Kedua

Halaman Ketiga

Kesimpulan

• Berdasarkan hasil uji validasi berupa checklist pada pengguna, dashboard yang dibangun

sudah dapat menampilkan monitoring dan evaluasi bagi mitra kerja yang dapat di dengan

mudah dipahami.

• Setelah melakukan uji verifikasi, semua fungsi komponen pada dashboard sudah

menampilkan data sesuai dengan data mentah.

• Update data yang dilakukan pada dashboard dengan jangka waktu bulanan sesuai dengan

jangka waktu kontrak.jangka waktu kontrak.

• Pembangunan dashboard dilakukan pada software microsoft excel, sehingga mempermudah

pengguna mempelajari dashboard.

• Update data pada dashboard dilakukan dengan copy paste dan menggunkanan formula pada

microsoft excel.

• Terdapat 3 Halaman Dashboard Kinerja mitra Kerja.

Kesimpulan (Cont’d)

• Halaman dashboard I memberikan overview data pemenuhan kuantitas pertahun dan bulan

jenis pengadaan, sehingga dapat menunjukan data waktu, tempat dan mitra kerja terdapat

kuantitas tidak terpenuhi.

• Halaman dashboard II memberikan analisa kinerja mitra kerja selama satu tahun, dengan

tampilan data rata-rata hari keterlambatan pengiriman dan jumlah kuantitas yang tidak

terpenuhi sehingga dapat membantu melihat kinerja mitra kerja selama satu tahun.

• Halaman dashboard III memberikan analisa kinerja tiap bulan mitra kerja dan dapat melihat • Halaman dashboard III memberikan analisa kinerja tiap bulan mitra kerja dan dapat melihat

tren pemenuhan mitra kerja serta perbandingan keterlambatan mitra dengan rata-rata

keterlambatan seluruh mitra, sehingga dapat melihat perkembangan kinerja mitra kerja tiap

bulannya dibandingkan dengan mitra kerja lain.

Saran

• Dilakukan pengukuran kualitas barang yang

dikirim dan harga barang agar dapat

diperhitungkan dalam pengukuran kinerja

mitra kerja.mitra kerja.

Daftar Pustaka

Alur Pengadaan Gabah dan Beras, <URL:http://www.bulog.co.id/alurada_v2.php>

Alexander, M., & Walkenbach, J. (2010). Microsoft Excel Dashboards and Reports. Wiley Publishing .Inc.

Rasmussen N, Chen CY, Bansal M. 2009. Business dashboards, a visual catalogue for design and deployment.

Hoboke, New Jersey: John Wiley & Sons Inc.

Gordon,Sherry.2005. Seven Steps to Measure Supplier Performance.

How to give a Quality Score to your Supplier . (n. d.) Retrived September 27, 2011,

<http://www.metricstream.com/insights/qualityScore.htm>

Few, S. (2006). Information Dashboard Design. Italy: Oreilly.

Marr, B. 2010 How to design Key Performance Indicators, Management Case Study, The Advanced Performance Marr, B. 2010 How to design Key Performance Indicators, Management Case Study, The Advanced Performance

Institute <URL:http://www.ap-institute.com>.

Queensland Government. (2000). Managing and Monitoring Suppliers' Performance. 12.

Thanaraksakul, W., & Phruksaphanrat, B. (2009). Supplier Evaluation Framework Based on Balanced Scorecard

with Integrated Corporate Social Responsibility Perspective. Proceedings of the International

MultiConference of Engineers and Computer Scientists 2009 Vol II .

Supplier Performance Management. (n. d.) Retrived September 27, 2011,

<URL:http://metricstream.com/solutions/supplier_performance.htm>

Wicaksono,Yudhy.2009.Mengoptimalkan Grafik Interaktif Menggunakanan MS.Excel 2007. Jakarta: mediakita

Alexander. Hengky. 2011. VBA Macro untuk Excel 2007/2010. Jakarta: PT Elex Media Komputindo

Key Performance Indikator, <URL:http://www.ap-institute.com/kpi_fig 1.htm>