69

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Perkembangan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT Samudera Perdana Transpotama didirikan pada tahun 1998, Pada

awal berdirinya perusahaan memiliki modal disetor awal sebesar Rp.

200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Bisnis perusahaan adalah bergerak di

bidang International Sea and Freight Forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan

kegiatan ekspedisi untuk kegiatan ekspor dan impor melalui udara (EMKU) dan

laut (EMKL), kegiatannya meliputi antara lain mengurus dokumen ekspor impor

(customs clearance), pemilihan rute dan jenis transportasi serta pemesanan

tempat muat barang bagi perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan kegiatan

impor atau ekspor barang. PT Samudera Perdana Transpotama memiki SIUP

(Surat Ijin Usaha Perdagangan) No. 28 / 09-01 / pb / V / 98 – Menteri

Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia. Lokasi perusahaan berada di

Kompleks Pertokoan Pulomas Blok I / 7, Kayu Putih - Jakarta. Sampai saat ini

perusahaan sudah menjadi anggota dari GAFEKSI / INFA (Indonesian Freight

Forwarders Association) dan memiliki PPJK (Perusahaan Pelayanan Jasa

Kepabean) di Pelabuhan Tanjung Priok dan Bandara Internasional Soekarno –

Hatta.

70

Dalam perkembangan usaha PT Samudera Perdana Transpotama

mengutamakan pelayanan secara terus menerus dengan pendekatan yang luwes

serta inovasi untuk memuaskan setiap pelanggannya. Penawaran tarif yang

bersaing dan layanan yang penuh perhatian didukung dengan semangat,

keramahtamahan dan dedikasi membuat perusahaan selalu memberikan kepuasan

pada setiap pelanggan.

3.1.2 Filosofi, Visi, dan Misi Perusahaan

Filosofi perusahaan adalah “Excellent in all we do“ layanan yang

memuaskan untuk setiap pelayanan yang diberikan perusahaan, karena ditunjang

dengan pengalaman serta kerjasama yang ramah dalam melayani permintaan

konsumen.

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan global dan gomestik yang

melayani konsumen secara penuh totalitas.

Misi perusahaan adalah:

• Memberikan layanan yang efesien dan berkualitas tinggi kepada

pelanggan kami.

• Mengidentifikasi serta memenuhi setiap kebutuhan pelanggan.

• Mengatasi tantangan industri dengan selalu siap menghadapi setiap

perkembangan dan perubahan yang ada dalam pasar.

71

3.1.3 Fasilitas Perusahaan

PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa fasilitas yaitu:

• Menyewa gedung untuk kantor usaha di Jl. Kompleks Pertokoan Pulomas

Blok I / 7, Kayu Putih, Jakarta.

• Memiliki gudang yang berfungsi sebagai tempat penampungan barang ekspor

sementara yang berlokasi di Jl. Danau Limboto no 25, Tangerang.

• Bekerjasama dengan PT Kemenangan Jasa dalam hal penyewaan Trucking

container.

• Memiliki dua mobil box untuk kegiatan operasional perusahaan.

• Memiliki tenaga kerja profesional yang memiliki keahlian dalam hal hukum

kepabeanan sebanyak 25 orang.

• Penerapan sistem pertukaran data elektronik untuk pengurusan dokumen

kepabeanan.

3.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan

PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa kegiatan usaha

yang dapat dibagi menjadi sepuluh layanan, yaitu:

1. International Air and Sea Freight Forwarding

Pelayanan yang mencakup antara lain mengurus pelayaran atau penerbangan,

menampung barang di gudang dalam hal ini perusahaan bisa bertindak

sebagai pihak agen eksportir di dalam negeri yaitu memberikan pelayanan

72

kepada eksportir dari barang diberangkatkan dari ekportir sampai ke pihak

importir. Maupun bertindak sebagai pihak agen yang ditunjuk oleh eksportir

yang berada di luar negeri. Untuk pelayanan ini pelanggan dapat memiliki

dua alternatif dalam hal pemilihan container yaitu:

• LCL (Less Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan

dengan menggabungkan beberapa barang yang lain untuk dijadikan

atau dikemas dalam satu container. Hal ini dilakukan apabila barang

yang diekspor tidak memiliki kuantitas berat yang banyak.

• FCL (Full Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan

dengan menyewa satu container khusus untuk menampung barang

yang dimiliki oleh eksportir yang bersangkutan saja. Hal ini

dilakukan apabila kuantitas berat barang yang diekspor berjumlah

banyak

2. Port to Port Service

Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir

sampai ke tujuan pelabuhan atau bandara negara importir. Jadi perusahaan

tidak mengurus pengangkutan barang dari tempat eksportir ke pelabuhan

atau bandara dan dari pelabuhan negara importir ke tempat importir.

Contoh: Perusahaan A bertindak sebagai eksportir ada di Indonesia dan

Perusahaan B bertindak importir ada di Myanmar.

73

Apabila perusahaan memilih layanan port to port maka pelayanan akan

dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke

pelabuhan Yangoon.

3. Door to Door Service

Pelayanan yang mencakup keseluruhan mulai dari gudang eksportir ke

tempat pelabuhan atau bandara sampai ke gudang importir.

Contoh: perusahaan memilih layanan door to door maka pelayanan akan

dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke gudang B.

4. Port to Door Service

Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir

sampai ke gudang importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan

barang dari tempat eksportir ke pelabuhan atau bandara eksportir

Contoh: perusahaan memilih layanan port to door maka pelayanan akan

dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke

gudang B.

5. Door to Port Service

Pelayanan yang mencakup dari gudang ekportir sampai ke pelabuhan atau

bandara negara importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan

barang dari tempat pelabuhan atau bandara importir ke gudang importir.

Contoh: perusahaan memilih layanan door to port maka pelayanan akan

dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke pelabuhan

Yangoon.

74

6. Air and Sea Customs Clearance

Pelayanan yang meliputi pengeluaran barang dari kawasan pabean baik lewat

udara dan laut termasuk menyelesaikan dokumen, perhitungan dan

pembayaran pungutan impor.

7. Rush Handling

Pelayanan untuk pengeluaran barang dari kawasan pabean khusus untuk

barang yang peka waktu yaitu memerlukan pelayanan segera contohnya

barang yang bersifat edisional seperti majalah, koran dan barang yang

memiliki kadaluwarsa seperti makanan.

8. Export and Import by Air and Sea

Pelayanan yang meliputi pengiriman barang baik lewat udara dan laut namun

tidak termasuk penyelesaian dokumen, perhitungan dan pembayaran

pungutan impor.

9. Domestic Service

Pelayanan untuk pengiriman barang di dalam negeri menggunakan kapal

udara dan kapal laut tidak menggunakan transportasi darat.

10. Trucking Service

Pelayanan untuk penyewaan trucking untuk mengantar barang dari gudang

ke pelabuhan atau sebaliknya.

75

3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan

3.2.1 Proses Operasional Perusahaan

Proses operasional perusahaan sebagian besar masih dijalankan secara

tradisional, yaitu melalui fax, telepon dan e-mail, perusahaan belum memiliki

sistem database yang terintegrasi, database yang sudah tersedia pada perusahaan

adalah database penjualan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk

menghitung penjualan jasa perusahaan. Dalam hal pembuatan Pemberitahuan

Ekspor Barang atau Pemberitahuan Impor Barang perusahaan telah menerapkan

sistem pertukaran data secara elektronik yang terhubung online dengan pihak

kepabeanan.

3.2.2 Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan

Dalam hal melakukan pelayanan informasi dan promosi, perusahaan

masih menerapkan cara yang tradisional, perusahaan belum menerapkan suatu

teknologi informasi dalam hal mempromosikan perusahaan maupun melayani

para pelanggan. Kegiatan promosi perusahaan masih dilakukan lewat kartu nama

maupun memberikan memo kepada pelanggan. Untuk pelayanan informasi PT

SPT masih bersifat pasif yaitu menunggu pelanggan untuk datang menghubungi

perusahaan. Untuk perkembangannya dalam lima tahun ke depan, telah

dirumuskan sebuah strategi yang dinamakan marketing plan yang mencakup

antara lain strategi pemasaran dan pelayanan jasa perusahaan.

76

Fungsi dari marketing plan bagi perusahaan adalah:

• Sebagai pegangan (guidelines) bagi divisi pemasaran dalam menjalankan

tugasnya.

• Pendisiplin keuangan.

• Proses evaluasi kinerja.

• Proses identifikasi perubahan.

• Sebagai alat belajar.

Sasaran pemasaran adalah:

• Sasaran kualitatif yang menyangkut misi perusahaan adalah memfokuskan

pada kegiatan ekspor impor, door to door serta meluaskan usaha dengan

bertindak juga sebagai jasa courier.

• Sasaran kuantitatif yang menyangkut angka penjualan yaitu menaikkan

angka penjualan sebesar 20 %.

Strategi inti pemasaran adalah:

• Segmentation: Menentukan segmen pasar yaitu untuk perusahaan tekstil,

spare parts, distributor buku.

• Targeting: Mencakup perusahaan di luar Jakarta yaitu Bandung dan

Denpasar.

• Positioning: memposisikan perusahaan sebagai perusahaan jasa yang

memiliki layanan yang excellent.

77

Taktik pemasaran perusahaan adalah:

Perusahaan merumuskan taktik pemasaran ke dalam bentuk 4 P’s, yaitu:

1. Product yaitu layanan jasa yang memuaskan pelanggan.

2. Price yaitu penetapan harga yang rendah dan bersaing.

3. Place yaitu membuka cabang perusahaan di Bandung, Semarang,

Surabaya dan Denpasar.

4. Promotion yaitu membuat company profile, memo, maupun brosur.

Untuk peningkatan layanannya maka perusahaan menerapkan 3 P’s,

yaitu:

1. People yaitu untuk sumber daya manusia harus ditingkatkan khususnya

untuk tenaga ahli untuk hukum kepabeanan.

2. Process yaitu layanan bagi pelanggan harus diperbaiki dan ditingkatkan

menjadi customer oriented bukan profit oriented.

3. Physical evidence yaitu sarana fisik yang menunjang pelayanan perlu

ditingkatkan seperti bangunan untuk gudang serta sistem layanan yang

terkomputerisasi.

Sedangkan untuk kegiatan pemasaran perusahaan antara lain adalah:

• Advertising melalui:

Iklan di majalah mingguan Shipping Gazette.

Iklan di radio.

78

Membuat website di internet.

• Mengikuti pameran.

• Direct mailing atau direct call.

• Gift berupa kalender dan agenda.

• Jamuan makan untuk pelanggan.

3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri

PERUSAHAAN PESAING(Tinggi)

Perusahaan lokal :PT Baltransindo, PT Arcica Cargo, PTUni Air Cargo, PT Prima Cargo, PTFincargo

Perusahaan Asing :Geologistic Indonesia, Maersk LogisticIndonesia, Mapmovers, MacnellsIndonesia , Amarex

PENDATANG BARU(Tinggi)

PT Citra Bahana Express, PT SadedeMitra Sejati, PT Bahtera MultigunaTrikarya, PT Menara Sejantara, PT

Makna Lestari Group

PEMASOK(Rendah)

Dongnama Shipping,Portline, Djakarta

Lloyd, HanjinShipping, Evergreen,China Airlines, GarudaIndonesia, AmericanAirline, Awair Lines,Lufthansa German

Airlines.

PELANGGAN(Tinggi)

PT Partuni PerdanaIndustrial, PT Volex ,PT Embee Plumbon ,Javabooks Indonesia,

PT Frontline

JASA PENGGANTI(Rendah)

Pengurusan langsung oleh eksportirdan importir

Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter

79

3.3.1 Persaingan Perusahaan Dalam Usaha Jasa Ekspedisi

Pasar persaingan untuk pasar usaha jasa ekspedisi memiliki sifat pasar

persaingan monopolistis, karena terdapat banyak sekali perusahaan forwarder,

baik itu yang dimiliki oleh lokal maupun dari pihak asing, untuk penentuan harga

atau tarif antar pesaing relatif hampir sama, yang membedakan perusahaan yang

satu dengan yang lainnya adalah dalam hal melakukan kegiatan promosi dan

dalam memberikan pelayanan kepada masing-masing pelanggan.

Dengan banyaknya pesaing dalam pasar, maka untuk usaha jasa

forwarder sangat dibutuhkan daya saing yang kuat, perusahaan harus selalu

mengawasi gerak para pesaing baik itu dari segi penetapan harga, promosi atau

iklan maupun pelayanan yang diberikan kepada konsumen.

Contoh perusahaan pesaing yang berasal dari dalam negeri adalah PT

Baltransindo, PT Arcica Cargo, PT Uni Air Cargo, PT Prima Cargo dan PT

Fincargo. Sedangkan perusahaan pesaing yang berasal dari pihak asing adalah

Geologistic Indonesia, Maersk Logistic Indonesia, Mapmovers, Macnells

Indonesia dan Amarex.

3.3.2 Masuknya Pendatang Baru Yang Potensial

Untuk terdaftar menjadi perusahaan forwarder tidak memerlukan syarat

yang rumit, syaratnya antara lain adalah memiliki modal minimal 200 juta

rupiah, memiliki SIUP JPT (Jasa Pengurusan Transportasi) yang dikeluarkan

langsung oleh Departemen Perhubungan, serta memiliki tenaga ahli kepabeanan

80

yang merupakan lulusan dari sekolah pabean, tenaga ahli tersebut harus mampu

mengetahui seluk beluk hukum pajak dan cukai.

Dengan mudahnya persyaratan untuk menjadi perusahaan forwarder

maka ancaman masuknya pendatang baru terhadap posisi perusahaan relatif

besar.

Contoh perusahaan forwarder yang dikategorikan sebagai pendatang baru

adalah PT Citra Bahana Express, PT Sadede Mitra Sejati, PT Bahtera Multiguna

Trikarya, PT Menara Sejantara dan PT Makna Lestari Group.

3.3.3 Kekuatan Menawar Dari Pemasok

Untuk pasar jasa forwarder tidak memiliki banyak pemasok atau mitra

kerja, pemasok mereka adalah perusahaan trucking, warehousing, perusahaan

fumigasi serta perusahaan penerbangan atau pelayaran.

Untuk kekuatan pemasok terhadap perusahaan adalah rendah khususnya

untuk perusahaan penerbangan dan pelayaran, pilihan perusahaan terhadap

pemasok sangat banyak dan dapat berganti setiap saat tergantung pemberian

tawaran harga yang terbaik bagi perusahaan. Contoh untuk perusahaan pelayaran

adalah Samudera Indonesia, Djakarta Lloyd, Evergreen, Hanjin Shipping dan

Dongnama Shipping. Contoh perusahaan penerbangan adalah Singapore Airline,

Garuda Indonesia, FlyEmirates, Cathay dan Lufthansa.

81

3.3.4 Kekuatan Menawar Dari Konsumen

Melihat pasar persaingan dimana terdapat banyak perusahaan forwarder

yang menerapkan layanan dan harga yang bersaing satu sama lain, maka

kekuatan dari konsumen adalah tinggi sekali. Konsumen dapat dengan mudah

berganti dalam hal pemilihan jasa forwarder. Forwarder yang menawarkan

harga terendah serta layanan yang baik yang akan menjadi pilihan dari

konsumen.

Konsumen yang telah menjadi pelanggan bagi perusahaa bervariasi sekali

jenis usahanya antara lain adalah PT Partuni Perdana yang bergerak di bidang

spare part otomotif, PT Volex yang bergerak di bidang industri kabel, PT Embee

Plumbon yang bergerak di bidang tekstil, Javabooks Indonesia yang bergerak di

bidang distributor buku, serta PT Frontline yang bergerak di bidang barang

interior desain.

3.3.5 Potensi Pengembangan Jasa Pengganti

Ancaman untuk jasa pengganti dari ekspedisi adalah dengan melakukan

pengurusan ekspor impor langsung yang dilakukan oleh pihak eksportir dan

importir. Hal ini memungkinkan sekali terjadi karena secara hukum baik

eksportir dan importir bisa saja melakukan kegiatan ekspor tanpa harus menyewa

jasa forwarder, namun apabila dilakukan oleh perusahaan secara langsung maka

mengakibatkan ketidakefisienan dalam hal waktu maupun biaya yang

dikeluarkan karena eksportir harus memilih sendiri perusahaan pelayaran atau

82

penerbangan dan gudang, serta mengurus dokumen kepabeanan yang akan

memakan waktu yang lama.

Oleh karena itu ancaman untuk jasa pengganti dinilai rendah karena

sampai saat ini perusahaan eksportir dan importir masih lebih memilih

menggunakan jasa forwarder daripada secara langsung terlibat mengurus

kegiatan ekspor impor tersebut.

83

3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan

3.4.1 Struktur Organisasi

DIREKTUR

SUPERVISOR DINASLAPANGAN LAUT

SUPERVISOR DINASLAPANGAN UDARA

MANAJER AKUNTANSI

MANAJER UMUM

KOORDINATOR OPERASIONAL

MANAJER PEMASARAN

DOCUMENT OFFICER

MANAJER KEUANGAN

Gambar 3.2 Struktur Organisasi

3.4.2 Uraian Pekerjaan

Uraian pekerjaan untuk masing-masing jabatan dijelaskan sebagai

berikut:

84

1. Direktur

• Mengawasi kinerja dan menerima laporan pertanggungjawaban dari

manajer umum.

• Merumuskan dan mengkomunikasikan pengembangan usaha dan strategi

bisnis jangka panjang perusahaan.

• Melakukan evaluasi kinerja karyawan.

2. Manajer Umum

Tugas:

• Mengendalikan kegiatan impor dan ekpor.

• Mengendalikan kegiatan bisnis perusahaan secara umum.

• Mengkoordinasikan bagian pemasaran, keuangan dan akuntansi.

Wewenang:

• Mengendalikan, mengatur dan mengawasi bagian pemasaran, keuangan

dan akuntansi dalam melakukan kerja tiap bagian.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada direktur atas semua kegiatan perusahaan

terutama kegiatan ekspor dan impor.

3. Manajer Pemasaran

Tugas:

• Memantau dan bertanggung jawab atas jalannya dokumen dan

mempertanggungjawabkan kepada pelanggan.

• Membantu memenuhi target pendapatan perusahaan.

Wewenang:

85

• Berwenang mengambil keputusan atas kasus di lapangan dalam kondisi

darurat dengan memberitahukan kepada manajer umum sesudahnya.

• Menentukan kebijaksanaan harga baik freight maupun jasa lainnya tanpa

persetujuan dari manajer umum terlebih dahulu.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab memberikan laporan atas semua kegiatan yang telah

dilakukan kepada Manajer umum.

4. Manajer Keuangan

Tugas:

• Menyusun laporan biaya komunikasi, gaji dan bonus karyawan.

• Mengatur pembayaran untuk biaya administrasi dan biaya operasional.

Wewenang:

• Mengatur dan mengawasi bagian koordinasi operasional.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada manajer umum atas semua kegiatan

keuangan perusahaan.

5. Manajer Akuntansi

Tugas:

• Membukukan hutang dan piutang termasuk transaksi dan mutasi bank.

• Menyiapkan piutang jatuh jatuh tempo (tagihan).

• Menjadwalkan pembayaran hutang.

• Membuat Laporan keuangan perusahaan.

Wewenang:

86

• Memantau uang yang telah dikeluarkan untuk biaya kegiatan operasional

perusahaan yang dikelola oleh bagian keuangan.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada manajer umum dengan membuat laporan

pembukuan perusahaan.

6. Koordinator Operasional

Tugas:

• Meminta anggaran kepada keuangan untuk membiayai operasional laut

dan udara.

• Menyimpan dokumen tagihan.

Wewenang:

• Berwenang meminta pertanggungjawaban atas uang yang dikeluarkan

kepada bagian supervisor dinas lapangan.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada bagian keuangan atas keuangan yang

digunakan sebagai operasional handling laut dan udara, pengambilan

D/O dan B/L, jaminan container, dan sewa trucking.

7. Supervisor Dinas Lapangan Laut dan Udara

Tugas:

• Memantau jalannya dokumen dan melaporkan kepada document officer

atau kepada koordinator operasional apabila terjadi suatu kasus yang

menghambat jalannya dokumen.

• Membayar biaya pengiriman.

87

• Meneliti semua kebenaran PEB dan PIB, kelengkapan dan keabsahan

dokumen sebelum diproses.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada koordinator operasional atas pengeluaran dan

pengiriman barang.

• Membuat laporan pertanggungjawaban kepada koordinasi operasional.

8. Document Officer

Tugas:

• Meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen.

• Membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) atau Pemberitahuan

Impor Barang (PIB).

• Mentransfer PEB atau PIB dan memonitor jalannya dokumen.

• Mengecek kedatangan barang dan pengambilan dokumen.

• Memberi informasi kepada pemilik barang.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab kepada bagian koordinator operasional atas semua

dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan.

3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan

Proses operasional untuk tiap layanan memiliki prosedur yang berbeda-

beda, berikut ini adalah proses operasional yang dilakukan oleh perusahaan

dalam hal pelayanan jasa sebagai forwarder bagi eksportir yang ingin melakukan

88

kegiatan ekspor menggunakan kapal laut (pelayaran) mulai dari proses

pemesanan sampai dengan proses penagihan ke pelanggan:

1. Perusahaan Eksportir (Shipper) menghubungi perusahaan (Forwarder) untuk

meminta jadwal kapal dan harga penawaran, dengan terlebih dahulu

memberitahu tanggal ekspor, tujuan ekspor serta pemilihan container LCL

atau FCL.

2. Forwarder akan mengecek jadwal kapal pada perusahaan pelayaran

(Shipping Line) serta membuat surat penawaran yang berisi rincian fee yang

dikenakan kepada Shipper.

3. Forwarder akan mengirim surat penawaran lewat fax kepada Shipper.

4. Shipper menyetujui penawaran yang diajukan oleh Forwarder. Kesepakatan

bisa dilakukan lewat telepon maupun datang langsung ke kantor.

5. Forwarder meminta Shipping Instruction (SI) kepada Shipper.

6. Shipper mengirim SI lewat fax kepada Forwarder.

7. Berdasarkan SI Shipper maka Forwarder membuat SI sendiri untuk diajukan

ke Shipping Line.

8. Forwarder melakukan booking ke Shipping Line berdasarkan Shipping

Instruction Forwarder.

9. Forwarder akan memberitahu Shipper melalui fax mengenai informasi

pelayaran yaitu jadwal berangkat dan tiba pelayaran serta identitas pelayaran.

10. Forwarder meminta copy invoice dan packing list kepada Shipper.

89

11. Shipper mengirim copy invoice dan packing list melalui fax.

12. Shipper memberitahukan bahwa barang sudah siap untuk diekspor (waktu

pick up) kepada Forwarder. Shipper membuat surat jalan Shipper yang

diberikan kepada Forwarder sebagai bukti bahwa barang sudah keluar dari

gudang Shipper.

13. Forwarder membuat surat jalan gudang untuk pick up barang ekspor untuk

dikirim ke gudang di Pelabuhan Tanjung Priok.

14. Berdasarkan surat jalan gudang yang dibuat oleh Forwarder maka pihak

gudang mengukur barang ekspor untuk mengetahui kubikasi.

15. Apabila Shipper tidak ingin membuat PEB sendiri melainkan menyewa jasa

Forwarder untuk membuat PEB secara online maka Shipper mengirim

dokumen pelengkap (original) kepada Forwarder yaitu invoice, packing list,

SI (Shipping Instruction) , NPWP (Nomor Pokok Wajib Perusahaan) , SIUP

(Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan dokumen tambahan kalau diperlukan

seperti MoU (Memorandum of Understanding) dan TDP (Tanda Daftar

Perusahaan). (Ke no. 17).

16. Apabila Shipper membuat PEB sendiri maka setelah selesai PEB diserahkan

ke Forwarder. (Ke no 18).

17. Berdasarkan dokumen pelengkap tersebut maka forwarder membuat

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan melakukan pertukaran data

elektronik secara online dengan Bea Cukai.

18. Bea Cukai akan mengeluarkan Persetujuan Ekspor (PE).

90

19. Forwarder membayar biaya untuk handling PEB dan PNBP (Penerimaan

Negara Bukan Pajak)

20. Fiat muat PEB sebelum kapal berangkat dilampiri PE, Invoice, packing list

ke Bea Cukai.

21. Bea Cukai akan menandatangani PE sebagai tanda bahwa ekspor telah

disetujui oleh Bea Cukai.

22. Shipping Line membuat Master B/L untuk disetujui oleh Forwarder.

23. Forwarder membuat House B/L untuk disetujui oleh Shipper.

24. Forwarder memberikan House B/L kepada Shipper

25. Forwarder akan membayar fee dan sea freight kepada Shipping Line

bersamaan dengan pengambilan Master B/L.

26. Forwarder membuat billing concept atau faktur tagihan dan akan

mengirimkan ke Shipper dengan melampirkan dokumen ekspor.

91

3.6 Document Flow Diagram

Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor

Supervisor

2

Invoice 1

Shipper Shipping line Document officerManajerpemasaran

Memintapenawaran

Mulai

Mengecekharga

21

Suratpenawaran

MembuatShipping

instruction

32

1Shipping

instruction

T

BookingShipping

line

21

S IForwarder

T

MengirimSchedule

kapal

Jadwal kapal

Memberitahujadwal

identitaspelayaran

Jadwal identitaspelayaran

Membuatinvoice &

packing list

32

Packing list1

32

1invoice

1

Packing list 2

3

3

2Shipping

instruction

Menyiapkantrucking

MembuatPEB

8

1 2

T

2

Invoice 2

Packinglist 3

4

4

Memberitahuwaktu pick

up

Surat jalan NPWP

65

5

6

Surat jalan

Pick upbarang

1Surat jalanForwarder

Mengukurkubikasibarang

7

21

Surat Kubikasibarang

MembuatMaster B/L

21

Master B/L

T9

NPWP 2Kubikasi

barang

7

43

21

PEB

T10

11

12

Gambar 3.3 Document Flow Diagram

92

Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor

Bea Cukai

3

Koordinator OperasionalShipperDocument Officer

9 10

2Master B/L

MembuatHouse

B/L

1PEB

MembuatPE

PE

43

2

1House B/L

T

13 14

15

15

PE

Fiat MuatBarang

Invoice 2NPWP

Shipping 2instruction

Packing list 3

PE

MengeluarkanPE yangdisetujui

T

21

PE yangdisetujui

16

16

21

PE yangdisetujui

T17

1411 812 13 17

2Surat

Penawaran

3PEB

3House

B/L

MembuatTagihan

21

BillingConcept

18

T

18

2PEB

21

HouseB/L

1PE yangdisetujui

1Billing

Concept

MenerimaTagihan dan

dokumenekspor

Selesai

Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan)

93

3.7 Diagram Aliran Data

3.7.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

Sistem Pelayanan JasaEkspedisi Ekspor

Shipper Bea Cukai

ManajerUmum

Shipping Line

Laporan Penjualan

Surat jalan ForwarderS I Forwarder

Kubikasi barang

Master B/L

Jadwal pelayaran

PEB

PE yang disetujui

Daftar harga

Jadwal ekspor

Jadwal identitas pelayaran

Shipping instruction

Commercial invoice

Billing concept

Surat jalan Shipper

Packing list

House B/LDokumen ekspor

Identitas eksportir

Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor

(Yang Sedang Berjalan)

Keterangan untuk Gambar 3.5 adalah sebagai berikut:

PEB= Pemberitahuan Ekspor Barang

PE= Persetujuan Ekspor

S I Forwarder= Shipping Instruction yang dikeluarkan oleh Forwarder

House B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Forwarder

94

Master B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Shipping Line

Identitas Eksportir= Dokumen yang berisi tentang identitas eksportir yang

diperlukan dalam melakukan kegiatan ekspor seperti NPWP (Nomor Pokok

Wajib Pajak), TDP (Tanda Daftar Perusahaan), SIUP (Surat Ijin Usaha

Perdagangan) dan MoU (Memorandum of Understanding).

Dokumen Ekspor= Dokumen dan bukti pembayaran yang diberikan kepada

Shipper seperti dokumen PEB, PE, House B/L, Asuransi, dan PNBP

(Penerimaan Negara Bukan Pajak).

95

3.7.2 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

Shipper

Shipping Line

Manajer Umum

Bea Cukai

1.0Persetujuan

Booking

2.0Pemesanan

Shipping Line

3.0Pengukuran

Barang

5.0Pembuatan B/L

4.0PengurusanDokumen

6.0Pembuatan

Tagihan

Ship

ping

Ins

truc

tion

Daf

tar

harg

a

Jadw

al e

kspo

r

Identitas pelayaran

Shipping Instruction Forwarder

Jadwal pelayaran

Jadwal identitas pelayaran

Commercial invoice

Packing list

Surat jalan Shipper

Sura

t ja

lan

Forw

arde

r

Kubi

kasi

bar

ang

Identitas eksportir

Identitas Ekspor

PEB

Iden

titas

Bar

ang

Master B/L

House B/LBi

lling

Con

cept

Dok

umen

Eks

por

id Tr_Penawaran

id Tr_DokumenPE

yan

g di

setu

jui

id Tr_Penjualan

Lapo

ran

Penj

uala

n

Gambar3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor

(Yang Sedang Berjalan)

96

3.8 Permasalahan yang Dihadapi

Dalam melakukan kegiatan prosedur pelayanan selama ini, perusahaan

dan pelanggan sering mengalami beberapa masalah, masalah tersebut dapat

diidentifikasi sebagai berikut:

• Respon perusahaan dalam memberikan surat penawaran masih belum cepat,

karena perusahaan belum memiliki database yang mengolah data atau

rincian tarif ekspor, sehingga perusahaan harus mengkalkulasi perincian tarif

tersebut sebelum mengajukan kepada pelanggan, yang berakibat pelanggan

sering menunggu jawaban informasi penawaran dari perusahaan.

• Perusahaan memberikan informasi mengenai status transaksi ekspor kepada

pelanggan, hanya jika pihak pelanggan menghubungi perusahaan untuk

meminta informasi tersebut, dan seringkali informasi yang diberikan juga

tidak dapat secara langsung diberikan pada saat itu juga oleh perusahaan

kepada pelanggan. Hal ini terjadi karena perusahaan belum menyediakan

sistem pelayanan informasi mengenai status dari transaksi ekspor kepada

pelanggan sehingga kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan

seringkali terlambat diberikan oleh perusahaan

• Pelanggan tidak memiliki media untuk melakukan saran, kritik dan umpan

balik ke perusahaan, karena perusahaan belum menyediakan media bagi

pelanggan untuk melakukan umpan balik yang berupa penilaian atas jasa

yang telah diberikan perusahaan kepada pelanggan, sehingga perusahaan

sulit melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan dan mengidentifikasi

kebutuhan pelanggan yang sebenarnya.

97

3.9 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dapat

dilakukan beberapa alternatif pemecahan masalah, antara lain adalah:

• Merancang sistem yang didukung dengan database yang berfungsi untuk

mencari tarif atau daftar harga serta jadwal pelayaran sehingga proses

pembuatan surat penawaran kepada pelanggan akan menjadi lebih cepat.

• Menyediakan sistem layanan informasi kepada pelanggan untuk dapat

mengetahui informasi dan status dari transaksi ekspor yang sedang berjalan

maupun yang sudah lalu.

• Untuk komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan selama ini sebagian

besar dilakukan tanpa tatap muka, pelanggan jarang datang ke tempat

perusahaan melainkan pelanggan lebih memilih berinteraksi melalui telepon,

fax maupun e-mail, sehingga untuk kedua alternatif pemecahan masalah

tersebut diatas dapat ditemukan alternatif baru yaitu memfasilitasi

komunikasi antara pelanggan dengan perusahaaan dengan menggunakan

teknologi informasi yaitu penggunaan jaringan internet dalam hal ini bisa

melalui perancangan website perusahaan yang dapat berguna sebagai tempat

akses informasi bagi pelanggan dan sebagai media interaksi antara pelanggan

dengan perusahaan dalam melakukan umpan balik dan juga sebagai saluran

baru bagi perusahaan untuk melakukan promosi yang bertujuan untuk

memperkenalkan nama perusahaan secara lebih luas dan global.