90

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Tentang Perusahaan Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Metiska Farma berdiri atas prakarsa bapak Memet Tanuwidjaja, bapak

Ismail dan bapak Karim Johan pada tahun 1970. Pada mulanya perusahaan ini bernama

Xepa Laboratories yang merupakan cabang murapakan cabang dari Xepa Laboratories

yang ada di Singapura. Pada tahun 1974, berubah menjadi PT. Metiska Farma yang

merupakan singkatan dari ketiga nama pendirinya dan menempati bangunan di Jl. R.S.

Fatmawati No. 12 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Dan kemudian pindah ke Jl. Raya

Kebayoran Lama No. 557, Jakarta Selatan sampai sekarang.

Pada tahun 1975, PT.Metiska Farma menjalin kerja sama dengan pedagang besar

yaitu PT. Metiska Farma Waris, dan pada tahun 1978 juga dilanjutkan bentuk kerja sama

dengan Drs. Fahriaji dari apotek Borobudur Jakarta

Dalam perkembangannya, PT. Metiska Farma mengalami pengambilalihan

sebnayak dua kali yaitu pada tahun 1980 oleh bapak Hadi Wibowo kemudian pada tahun

1986 oleh bapak Teguh Santoso hingga saat ini.

PT. Metiska Farma mendapatkan sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang

Baik) dari badan POM pada tahun 1994. Hingga saat ini PT. Metiska Farma telah

mendapatkan 16 sertifikat CPOB.

 

91

 

3.1.2 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan

Visi dari PT. Metiska Farma adalah menjadi 10 besar perusahaan farmasi lokal di

Indonesia melalui kepemimpinan produk yang inovatif dan bermutu.

Misi dari PT. Metiska Farma adalah :

1. Kami menjadi mitra dokter dalam meningkatkan kualitas hidup pasien.

2. Kami menghargai setiap individu SDM kami, dan percaya bahwa perbaikan diri

perlu selalu dilakukan.

3. Kami memastikan tercapainya tingkat keuntungan finansial demi terciptanya

lingkungan kerja dan lingkungan investasi yang menari.

Adapun nilai-nilai yang menjadi pedoman pada PT. Metiska Farma adalah :

• POSITIVE

− Berpikir ke depan

− Selalu ingin Belajar

− Berani bertanggung-jawab

− Bijaksana dalam memberi & menerima pendapat

• AGGRESIVE

− Berani menghadapi tantangan

− Partisipasi aktif

− Cepat tanggap

− Orientasi target

− Siap untuk berubah

− Memotivasi diri

 

92

 

• SUPPORTIVE

− Dapat bekerja sama

− Selalu memberi dukungan

− Terbuka dalam memberi & menerima saran

− Memberi penghargaan pada tempatnya

• TOTAL QUALITY

− Memberi produk & layanan yang bermutu

− Orientasi pada pelanggan

− Selalu akurat

− Efisiensi waktu & biaya

− Inovasi & perbaikan terus-menerus

• INTEGRITY

− Kejujuran tinggi

− Mempunyai etika

− Konsisten dalam keputusan

− Tranparansi dalam tindakan

− Peduli atas kepentingan perusahaan

3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan

PT. Metiska Farma bergerak di bidang industri farmasi sebagai produsen obat-

obatan. Perusahaan ini hanya menjual obat-obatan dalam jumlah banyak ke beberapa

PBF tertentu yang sudah dipercaya oleh peruhaan.

 

93

 

PT. Metiska Farma hingga saat ini telah memproduksi sekitar 90 produk yang

terdiri dari jenis antibiotik, analgesik, antipiretik, antiasma, antigout, antiemetik,

antidiare, antelmetik, dan vitamin.

PT. Metiska Farma sebagai salah satu industri farmasi di Indonesia yang telah

merintis CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) sejak tahun 1991 telah memperoleh

16 sertifikat CPOB.

Secara umum kegiatan bisnis perusahaan adalah awalnya customer dalam hal ini

PBF melakukan pemesanan obat jadi ke PT. Metiska Farma, kemudian jika sudah terjadi

deal maka PT. Metiska Farma akan memasukkan order tersebut ke bagian PPIC untuk di

proses dan dilihat untuk persediaan barang bakunya. Apabila barang bakunya tidak

mencukupi maka bagian PPIC akan menghubungi supplier untuk memasok bahan

bakunya. Bahan baku yang telah ada akan diproses oleh bagian produksi untuk

setelahnya di kirim ke customer.

 

94

 

3.1.4 Struktur Organisasi

PT. Metiska Farma mempunyai struktur hierarki organisasi yang dapat

digambarkan sebagai berikut:

Sumber: PT. Metiska Farma

Gambar 3.1 Struktur Orgaisasi Perusahaan

3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah tugas dan wewenang para direksi dalam PT. Metiska Farma :

a. Komisaris

− Memberi tugas dan wewenang kepada direktur.

− Mengevaluasi dan mensetujui atau menolak persetujuan dari Direksi sesuai

dengan kebutuhan anggaran.

− Mengambil keputusan dalam rapat.

 

95

 

b. Direktur

− Memimpin perusahaan secara langsung.

− Mengevaluasi kinerja perusahaan secara berkala.

− Memimpin rapat dan turut serta mengambil keputusan-keputusan.

− Mewakili komisaris dalam mengambil keputusan

c. Sekretaris

− Turut serta dalam setiap rapat dan membuat notulen rapat.

− Mengatur jadwal direktur.

− Membantu pekerjaan direktur.

d. Manager QA

− Menjamin setiap batch obat yang diproduksi memenuhi syarat untuk

dipergunakan sesuai dengan kebutuhannya.

− Membuat jadwal audit eksternal dan internal

e. Manager QC

− Menetapkan bahwa setiap batch obat yang di produksi telah di periksa dan

memenuhi syarat-syarat yang ada.

f. Manager Produksi

− Mengatur dan memproduksi obat-obatan yang diminta oleh bagian marketing

dengan baik dan benar.

g. Manager R&D

− Menformulasi obat-obatan baru yang diminta oleh marketing dan owner.

− Menentukan cara pemeriksaan obat-obatan baru.

− Mendaftarkan obat-obat baru ke badan POM.

 

96

 

− Mengembangkan produk-produk yang sudah ada.

− Membantu bagian produksi.

h. Manager PPIC

− Menerima dan menyuplai bahan awal (bahan obat, bahan kemasan)

− Menerima produk jadi.

− Menterjemahkan daftar produksi dari marketing ke bagian produksi dan

pembelian.

− Menyiapkan bahan-bahan (obat dan kemasan) untuk pembuatan obat.

− Menyiapkan obat-obatan untuk didistribusikan ke PBF.

− Mengawasi pendistribusian obat-obatan.

i. Manager EDP

− Membantu setiap departemen yang memerlukan bantuan seperti membuat

program yang berhubungan dengan IT.

− Membuat jadwal back-up data.

− Membuat jadwal maintance komputer.

j. Manager Registrasi

− Mendaftarkan obat-obatan ke Departemen Kesehatan melalui Direktorat

Jendral POM untuk mendapatkan nomor registrasi sebelum obat di pasarkan.

k. Manager Teknik

− Membantu bagian produksi dalam mengatur jadwal maintance mesin-mesin

produksi.

− Memeperbaiki mesin-mesin yang rusak.

− Bertanggung jawab atas sistem tata udara dalam ruangan.

 

97

 

l. Manager Marketing

− Bertanggung jawab atas setiap pesanan dari pelanggan.

m. Manager Keuangan

− Bertanggung jawab atas setiap transaksi penjualan dan pembelian yang

terjadi pada PT. Metiska Farma

− Bertanggung jawab atas pengaturan pembayaran gaji.

3.2 Gambaran Sistem

Sistem yang sedang berjalan pada PT. Metiska Farma dapat dilihat dalam context

diagram. Diagram context merupakan gambaran dari sistem organisasi yang

menunjukkan batasan sistem, entiti external yang berinteraksi dengan sistem, dan aliran

informasi utama diantara entiti dan sistem.

Berikut ini merupakan gambaran dari sistem organisasi yang menunjukkan

batasan sistem yang terjadi di dalam perusahaan:

 

98

 

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

3.2.1 Data Flow Diagram

Diagram nol merupakan pengembangan dari diagram context. Beberapa

diagram nol dikembangkan untuk menghasilkan child diagram yang lebih rinci

atau lebih detil. Proses dari diagram 1 yang dikembangkan disebut parent

process dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram.

Berikut ini merupakan gambar aliran proses yang terjadi di dalam perusahaan:

 

99

 

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan

 

100

 

3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem

Berikut ini merupakan urutan prosedur di dalam sistem :

3.2.2.1 Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian pada PT. Metiska Farma adalah sebagai berikut :

a) Keuangan menerima Daftar produksi pembelian yang telah diterjemahkan

oleh bagian PPIC.

b) Keuangan menerima Daftar produksi pembelian dan mencari daftar

supplier.

c) Keuangan membuat PO pembelian dan mengirim PO tersebut ke supplier.

d) Supplier akan mengirim pesanan sesuai PO pembelian ke PT. Metiska

Farna.

e) Jika ada kerusakan pada barang yang dibeli, maka bagian PPIC mengirim

retur pembelian ke supplier

 

101

 

 

 

 

 

 

 

   

  Tidak

 

 

 

Ya

 

 

 

Gambar 3.4 Flowchart sistem pembelian

3.2.2.2 Prosedur Persediaan

Prosedur persediaan pada perusahaan tersebut adalah :

a) PPIC mencatat ketersediaan obat dan bahan (obat dan kemasan) yang

tersedia.

b) PPIC menterjemahkan forecast pemesanan.

c) Apabila obat tidak tersedia sesuai dengan forecast pemesanan, maka

PPIC membuat forecast pembelian bahan yang akan diberikan ke bagian

Mulai

Membuat daftar produksi

Supplier mengirimkan barang 

Bahan baku rusak?

Masukkan barang ke gudang

Melakukan retur pembelian 

Selesai

 

102

 

keuangan dan membuat forecast produksi yang akan di berikan ke bagian

produksi

d) PPIC mencatat obat yang telah diproduksi dan bahan yang masuk dari

supplier.

e) Setelah obat siap di produksi maka PPIC mengirim obat ke pelanggan.

 

 

 

 

 

 

  Tidak 

 

  Ya 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 3.5 Flowchart sistem persediaan

Mulai 

Mengecek persediaan

Bahan baku ada?

Pemesanan obat masuk ke bagian 

produksi

Obat jadi masuk ke gudang

Pendistribusian obat 

Selesai

Memesan pada supplier

 

103

 

3.2.2.3 Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan pada PT. Metiska Farma adalah sebagai berikut :

a) Pelanggan menerima daftar harga produk yang terdapat pada

PT.Metiska Farma.

b) Setelah pelanggan mencatat daftar pesanan, maka pelanggan mengirim

PO pemesanan ke perusahaan.

c) Bagian marketing akan menerima PO tersebut dan mengeluarkan daftar

produksi pemesanan ke bagian PPIC.

d) Bagian PPIC akan menterjemahkan daftar produksi pemesanan.

e) Apabila obat tidak tersedia di gudang maka PPIC akan membuat daftar

produksi produksi yang akan diberikan ke bagian produksi dan daftar

produksi pembelian ke bagian keuangan berupa daftar pembelian bahan

obat dan kemasan.

f) Bagian produksi akan membuat obat sesuai daftar produksi produksi dan

obat yang telah diproduksi akan dikirim ke bagian PPIC.

g) PPIC akan mengirim obat sesuai pesanan ke pelanggan dan bagian

keuangan akan mencatat daftar penjualan ke pelanggan.

h) Jika ada kerusakan pada barang yang dijual, maka bagian PPIC akan

menerima retur penjualan dari pelanggan

 

104

 

 

 

105

 

3.3 Analisis Kebutuhan Informasi

3.3.1 Analisis User Views

Tabel 3.1 Analisis User View

Data Access

Type Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi

Pelanggan Maintain X

Query

Report

Pemesanan Maintain X

Query

Report X

Persediaan Maintain X X

Query X

Report X X

Penjualan Maintain X

Query

Report X X

 

106

 

Data Access

Type Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi

Pembelian Maintain X

Query

Report X X

Daftar

Produksi Maintain X X

Query

Report X X

Retur

Pembelian Maintain X

Query

 

107

 

Tabel 3.2 Cross Reference User View

Data Marketing Keuangan PPIC Direktur Produksi

Pelanggan X

Pemesanan X

Persediaan X X

Penjualan X X

Pembelian X X

Daftar Produksi X X X X

Retur Pembelian X

Retur Penjualan X

3.3.2 User Requierement Spesification

3.3.2.1 Data Requirement

1. Pelanggan

Informasi yang berisi tetntang data-data pelanggan yang melakukan pemesanan.

2. Supplier

Informasi yang berisi tentang data-data supplier yang akan menerima pembelian

dari PT. Metiska Farma

3. Login

Informasi yang berisi tentang askes login yang akan digunakan pada sistem.

 

108

 

4. Bahan

Informasi yang berisi tentang bahan yang tersedia berupa bahan kemasan dan

bahan obat.

5. Barang

Informasi yang berisi tentang daftar obat yang tersedia.

6. Karyawan

Informasi yang berisi tentang data-data karyawan yang terdapat pada perusahaan.

7. Jabatan

Informasi yang berisi tentang jabatan karyawan.

8. Pembelian

Informasi yang berisi tentang laporan pembelian yang diterima dari supplier.

9. Penjualan

Informasi yang berisi tentang laporan penjualan yang telah dilakukan oleh

pelanggan.

10. Pemesanan

Informasi yang berisi tentang laporan pemesanan yang diterima dari pelanggan.

11. Retur penjualan

Informasi yang berisi tentang laporan pengembalian barang dari pelanggan

12. Retur pembelian

Informasi yang berisi tentang laporan barang yang dikembalikan perusahaan ke

supplier.

 

109

 

13. Daftar Produksi

Informasi yang berisi tentang laporan perencanaan barang yang akan di produksi,

dipesan dan dibeli.

3.3.2.2 Transaction Requirements

Data entry

Melakukan detail data untuk pelanggan.

Melakukan detail data untuk pemesanan.

Melakukan detail data untuk persediaan.

Melakukan detail data untuk pembelian.

Melakukan detail data untuk penjualan.

Melakukan detail data untuk retur pembelian.

Melakukan detail data untuk retur penjualan.

Melakukan detail data untuk daftar produksi.

Data update/deletion

Update/delete detail data untuk pelanggan.

Update/delete detail data untuk pemesanan.

Update/delete detail data untuk peersediaan.

Update/delete detail data untuk pembelian.

Update/delete detail data untuk penjualan.

Update/delete detail data untuk retur pembelian.

Update/delete detail data untuk retur penjualan.

 

110

 

Update/delete detail data untuk daftar produksi.

Data queries

Mencatat pemesanan pelanggan ke dalam database.

Mencatat penjualan oleh pelanggan ke dalam database.

Mencatat pembelian dari supplier ke dalam database.

Mencatat penyimpanan barang produksi ke dalam database.

Mencatat penyimpanan bahan ke dalam database.

Mencatat retur pembelian ke dalam database.

Mencatat retur penjualan ke dalam database.

Mencatat perubahan penyimpanan berdasarkan pembelian ke dalam database.

Mencatat perubahan penyimpanan berdasarkan penjualan ke dalam database.

Mencatat seluruh daftar produksi ke dalam database.

3.4 Permasalahan yang Dihadapi

Perusahaan membutuhkan sebuah sistem berbasiskan web yang dapat melayani

penjualan produk secara online.

a) Tidak adanya sistem penjualan yang berbasiskan web untuk mempromosikan

obat dan melayani penjualan secara online.

b) Tidak adanya sistem database yang berbasiskan web untuk melihat data-data

PPIC obat-obatan yang ada di gudang.

c) Adanya pesaing yang mulai menerapkan aplikasi web database untuk

mempromosikan hasil produksinya.

 

111

 

3.5 Solusi Pemecahan Masalah

a) Merancang sebuah website yang mampu memberikan informasi yang

terupdate dan lengkap mengenai obat-obatan yang tersedia di perusahaan

secara detail.

b) Merancang sistem transaksi penjualan dan pembelian yang terintegrasi

melalui internet yang nantinya mampu mempermudah perusahaan dalam

melakukan manajemen pemesanan barang.

c) Merancang sistem PPIC yang dapat diakses melalui internet yang nantinya

mampu membantu user yang bertanggung jawab akan data-data PPIC yang

ada.