BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT,

PIUTANG DAGANG, DAN PENERIMAAN KAS PT. GLOBAL TWIN STAR

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Global Twin Star, resmi berdiri pada tanggal 18 Februari 2008.

Merupakan agen resmi penjualan dari berbagai pabrikan. PT. Global Twin Star,

ditetapkap sebagai badan hokum berdasarkan S.K. Mentri Kehakiman dan HAM. R.I

dengan nomor C-320.HT.03.01-TH2002, serta wajib pajak dengan nomor

02.755.967.3-411.000. Area pelanggan yang dilayani, tersebar di pulau-pulau besar

seluruh indonesia seperti, Sumatra, Jawa, Sulawesi, Kalimantan, Papua, Bali, dan Nusa

Tenggara.

PT. Global Twin Star berlokasi di Ruko Union Square No. 21, Jl. Boulevard

Raya, Gading Serpong, Tangerang, dan telah dikenal oleh berbagai perusahaan seperti,

Perusahaan Listrik Negara(PLN), dan Perusahaan dibidang industri.

PT. Global Twin Star melaksanakan proses bisnisnya dengan berlandaskan

pada kompetensi yang dimilikinya yaitu, produk dengan teknologi terkini yang

didukung penuh dari pabrikan, didukung teknis desain sistem dan kemampuan pelatihan

sendiri untuk pelanggan, serta bekerjasama dengan pelanggan untuk memberikan solusi

terbaik penyelesaian masalah.

Produk yang didistribusikan fokus pada peralatan pengetesan, keamanan dan

pengendalian, dan pengawasan sistem pada peralatan listrik maupun peralatan industri.

41

3.2 Visi dan Misi

Visi

“To become a solution provider that serve industries & power utility in

Indonesia” (Menjadi penyedia solusi yang melayani industri dan perusahaan lisrik di

indonesia).

Misi

“Developing new innovation to support clients to achieve better efficiency by

focusing in product development, engineering and application” (Mengembangkan

inovasi baru untuk mendukung pelanggan demi mencapai efisiensi yang lebih baik

dengan berkonsentrasi pada pengembangan produk, rekaryasa dan penerapan).

3.3 Struktur Organisasi

Dibawah ini adalah gambar struktur organisasi yang ada pada PT. Global Twin Star.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Global Twin Star

42

3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam

PT. Global Twin Star :

1. Direktur Utama

• Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan.

• Menetapkan dam mengesahkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek

perusahaan.

• Memilih, mengangkat, memberhentikan, dan mengawasi pekerjaan director

yang aktif.

• Memeriksa laporan keuangan bulanan beserta laporan manajerial lainnya.

2. Manajer Akuntansi dan Keuangan

• Menganalisis laporan keuangan perusahaan untuk menentukan kebijakan-

kebijakan keuangan.

• Mengusahaakan sumber dana yang diperlukan serta memantau perputaran

arus kas perusahaan.

• Mengalokasikan danan perusahaan untuk keperluan-keperluan operasional.

• Memonitor penagihan piutang, kegiatan keuangan, dan akuntansi.

a. Bagian Piutang

• Mengadministrasi piutang

• Menagih pembayaran yang jatuh tempo kepada pelanggan.

• Memproses pesanan yang dilakukan pelanggan

43

b. Bagian Akuntansi dan Keuangan

• Membuat laporan keuangan secara teratur dan tepat waktu

• Membuat rekonsiliasi bank per bulan.

• Membuat budget keuangan dan kas kecil.

• Menangani masalah perbankan, dan lain-lain yang berhubungan

dengan keuangan

• Menerima dan menyimpan bukti penerimaan kas

3. Manajer Teknik

• Menganalisis teknologi, kebutuhan sumber daya, dan permintaan pasar,

untuk merencanakan dan menilai kelayakan produk.

• Merencanakan dan mengarahkan instalasi, pengujian, operasi, pemeliharaan,

dan perbaikan fasilitas dan peralatan.

• Berkonsultasi atau bernegosiasi dengan klien untuk menentukan spesifikasi

produk yang dibutuhkan.

4. Manajer Penjualan

• Merencanakan dan melaksanakan srategi pemasaran dan penjualan.

• Bertanggung jawab atas berjalan dengan lancaranya seluruh kegiatan

penjualan.

• Melakukan analisa terhadap pangsa pasar dan kebutuhan pasar yang

berubah-ubah.

• Menetapkan target penjualan perusahaan.

• Mengkoordinasi dan mengarahkan kegiatan penjualan agar tujuan dan target

perusahaan tercapai.

44

a. Bagian penjualan dan Pemasaran

• Melayani pelanggan dan menyediakan informasi tentang peroduk

perusahaan kepada pelanggan.

• Menjaga hubungan baik dengan pelanggan baik pelanggan baru

maupun lama.

• Bertanggung jawab atas segala kegiatan penjualan yang dilakukan

perusahaan.

• Menjalankan promosi ke calon-calon pelanggan

• Merancang cara promosi yang efektif untuk diterapkan

• Melakukan kegiatan pemasaran dengan baik agar produk

perusahaan semakin dikenal orang banyak.

3.5 Prosedur Sistem Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas

Penagihan Piutang yang berjalan

Berikut adalah Rich Picture dan flow Chart dari proses penjualan kredit,

piutang, dan penerimaan kas dari penagihan piutang pada PT. Global Twin Star.

3.5.1 Rich Picture

45

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis PT. Global Twin Star

46

Prosedur Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang

pada PT. Global Twin Star

a. Prosedur Pemesanan dan Pengiriman

Bagian penjualan menerima penawaran harga dari pelanggan atas barang yang

dipesan via telepon. Jika pelanggan baru, maka bagian penjualan menyimpan data

pelanggan. Jika pelanggan lama, bagian penjualan melihat arsip pelanggan untuk

melihat pesanan sebelumnya telah dibayar lunas atau belum. Ketika penawaran telah

disepakati dan disetujui, pelanggan mengirimkan PO (Purchase Order) ke bagian

penjualan.

Setelah menerima PO bagian penjualan membuat SOA (Sales Order

Acknowledge) berdasarkan PO pelanggan kemudian dingirim ke pelanggan

menggunakan fax, dengan tujuan mendapatkan konfirmasi dari pelanggan berdasarkan

barang yang dipesan. Setelah dikonfirmasi oleh pelanggan, dan menerima SOA, Bagian

Penjualam membuat SO dan diserahkan ke Bagian Piutang

Setelah menerima SO Bagian Piutang membuat FPK (Faktur Penjualan

Kredit) 4 rangkap, distribusinya sebagai berikut :

• FPK rangkap ke 1 dan ke 2 dikirim ke pelanggan(sebagai pengakuan penjualan dan

penagihan down payment).

• FPK rangkap ke 3 diserahkan ke bagian akuntansi dan keuangan.

• FPK rangkap ke 4 sebagai arsip.

Bagian akuntansi dan keuangan menerima konfirmasi pembayaran dari

pelanggan kemudian melakukan pengecekan ke bank jika pembayaran tersebut telah

masuk, dan menerima bukti transter dari Bank dan mencocokan jumlahnya dengan FPK

47

dari bagian piutang. Jika terdapat kecocokan, bagian akuntansi dan keuangan mencatat

transaksi tersebut ke dalam jurnal penerimaan kas, dan piutang, serta mengkonfirmasi

pembayaran ke bagian piutang melalui memo. Setelah menerima konfirmasi bagian

piutang mencatat dan mengurangi jumlah piutang sesuai dengan jumlah pembayaran.

Bagian akuntansi dan keuangan juga membuat PO (Purchase Order) serta

mengirimkannya kepada supplier (pabrik).

Jika barang dari supplier telah diterima oleh bagian penjualan, bagian

penjualan mengkonfirmasi kepada bagian akuntansi dan keuangan bahwa barang telah

diterima, kemudian membuat SJ (Surat Jalan) 3 rangkap, distribusinya sebagai berikut :

• SJ rangkap ke 1, dan ke 2 diserahkan ke bagian penjulan.

• SJ rangkap ke 3 diarsip.

Kemudian oleh bagian penjualan SJ rangkap ke 1 dan ke 2 dikirimkan kepada

pelanggan bersama barang.

Jika pelanggan berada diluar kota, maka pengiriman barang akan dilakukan

oleh pihak expedisi. Bagian penjualan akan menerima surat tanda terima barang dari

pihak ekspedisi sebagai bukti pengiriman barang, dan surat tanda terima barang tersebut

akan diarsipkan oleh bagian penjualan. Surat jalan rangkap ke 1 dan ke 2, beserta

barang yang dikirim akan diteruskan oleh pihak ekspedisi kepada pelanggan. Setelah

pelanggan menerima barang tersebut maka pelanggan akan mengkonfirmasi kepada

pihak perusahaan bahwa barang telah diterima.

48

b. Prosedur Penagihan Piutang

Ketika piutang telah jatuh tempo, bagian piutang membuat FPK (Faktur

Penjualan Kredit) 4 rangkap, distribusinya sebagai berikut:

• FPK rangkap 1, dan 2 dikirim ke pelanggan.

• FPK 3 diserahkan be bagian akuntansi dan keuangan.

• FPK 4 diarsip..

Ketika bagian akuntansi dan keuangan menerima konfirmasi pembayaran dari

pelanggan, kemudian melakukan pengecekan ke bank jika pembayaran telah diterima,

dan menerima bukti transter dari Bank bagian akuntansi dan keuangan mencocokan

dengan FPK dari bagian piutang. Jika pembayaran telah diterima, bagian akuntansi dan

keuangan mengkonfirmasi pembayaran ke bagian piutang melalui memo, mencatat

dalam jurnal penerimaan kas dan piutang.

3.5.2 Flow Chart

49

Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Penjualan

50

Bagian Akuntansi dan Keuangan (Staff Akuntansi dan Keuangan)

1

3

FPK

Bukti Transfer Bank

Bank

Setelah menerima konfirmasi Pembayaran dari pelanggan

Membandingkan bukti transfer dan

FPK rkp-3

Apakah bukti dan FPK sesuai?

Membuat PO

ya

Supplier

Tersedia Stok?

tidak

Membuat Surat

Jalan (SJ)Ya

3SJ2

SJ1SJ

Jurnal Penerimaan

Kas

Prosedur pembelian3

Membaritahukan tidak sesuainya Bukti dengan tagihan pada pelanggan

tidak

4

Shipping Invoice

3FPK

Membuat SJ

3SJ2

SJ1SJ

5

Shipping Invoice

Pemberitahuan Pembayaran pd

Staff piutang

Memo

Surat Pemberitahuan

Pelanggan

2

T

Bukti Transfer

Bank3

FPK

3

FPKPO T

Bukti Transfer Bank

Jurnal Penerimaan

Kas

Bank

Penyesuaian pembayaran

3FPK

Bukti Transfer

Bank

Membandingkan bukti transfer dan

FPK rkp-3

T

T

Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penjualan

51

3

2SJ1

SJ

Bagian Penjualan

Menyiapkan Barang dan

mengirimkan ke pelanggan

Supplier

Shipping Invoice

Menerima Pengiriman Barang dari Supplier

Konfirmasi barang diterima

Shipping Invoice

4

5

2SJ1

SJ

Menyiapkan Barang dan mengirimkan ke pelanggan

Luar kota?

2SJ1

SJ

Pelanggan

Bersama Barang

tidak

2SJ1

SJ

Ekspedisi

Bersama Barang

ya

Luar kota?

2SJ1

SJ

Pelanggan

Bersama Barang

tidak

2SJ1

SJ

Ekspedisi

Bersama Barang

ya

Ekspedisi

Slip Pengiriman

T

Gambar 3.5 Flow Chart Prosedur Penjualan

52

ya

Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas

53

6

Bagian Akuntansi dan Keuangan (Staff Akuntansi dan Keuangan)

3FPK

Bukti Transfer

Bank

Bank

Setelah menerima konfirmasi Pembayaran dari pelanggan

Jurnal Penerimaan

Kas

Membandingkan Jumlah Transfer

dengan FPK

Apakah bukti dan FPK sesuai?

ya

tidak

Bukti Transfer

Bank3

FPK

T

Memberitahukan Penerimaan Kas pd Staff Bagian

Piutang

memo

7

Membaritahukan tidak sesuainya Bukti dengan tagihan pada pelanggan

Surat Pemberitahuan

Pelaggan

Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas

54

3.6 Permasalahan yang dihadapai dalam Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang

beserta rekomendasi untuk mengatasinya

Berikut beberapa masalah yang diidentifikasi dari proses penjualan kredit,

piutang, dan penerimaan kas dari penagihan PT. Global Twin Star, sebagai berikut :

1. Piutang yang telah jatuh tempo sering terlewat dan tidak ditagih.

Staff Administrasi Piutang yang mengarsip file FPK (Faktur Penjualan Kredit)

dalam jumlah besar yang digunakan sebagai dasar untuk melakukan penagihan pada

saat telah jatuh tempo. File tersebut belum disusun berdasarkan tanggal jatuh temponya

sehingga piutang yang telah jatuh tempo sering terlewat untuk ditagih. Selain

mengadministrasikan piutang dan membuat surat penagihan, Staff Administrasi Piutang

juga melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo.

Seharusnya piutang yang telah jatuh tempo dapat ditagih tepat waktu, dan

ditagih oleh orang yang berbeda dari orang yang membuat surat penagihan dan yang

melakukan pencatatan.

Hal tersebut diatas terjadi karena administrasi masih menggunakan cara

manual. Perusahaan masih belum memiliki sistem yang terkomputerisasi untuk

membantu mengadministrasi piutang. Selain itu kondisi tersebut juga disebabkan oleh

kelalaian karyawan yang tidak mengadministrasi piutang secara sistematis. Perusahaan

juga meganggap perangkapan tugas pembuat surat penagihan dan pelaksanaan

penagihannya menjadikan proses kerja lebih efisien.

55

Akibatnya, dari hasil pengklasifikasian piutang berdasarkan umurnya (Aging

Schedule) dapat diketahui, sebagai berikut :

Periode setelah jatuh tempo 1-90 91-180 181-360 >360 Jumlah A/R 40% 30% 20% 10%

Tabel 3.1 Aging Schedule (dalam %) PT. GLOBAL TWIN STAR

Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan sebaiknya merancang Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang, serta Penagihan Piutang dan

Penerimaan Kas secara terkomputerisasi. Dalam sistem tersebut juga dirancang agar

piutang diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Tugas untuk membuat Surat

Penagihan Down Payment atau Piutang dipisahkan dengan tugas yang menagih.

2. Staff piutang mencetak FPK yang sama lebih dari 1 kali.

FPK (Faktur Penjualan Kredit) dicetak pada saat pemesanan diterima dari

pelanggan. Faktur tersebut berisikan data pelanggan, barang yang dipesan, jumlah

harga, serta keterangan tambahan. Pencetakan FPK yang pertama digunakan sebagai

bukti penjualan sekaligus pula sebagai surat penagihan down payment kepada

pelanggan. Pada saat akan melakukan penagihan, FPK yang sama kemudian dicetak

kembali sebagai surat penagihan piutang. Perbedaan FPK untuk menagih down payment

dengan penagihan piutang terletak pada isi informasi informasi yang ditulis dengan

tulisan tangan dalam kolom keterangan. Kolom keterangan tersebut diisi dengan

keterangan pembayaran down payment, sedangkan untuk penagihan piutang diisi

dengan keterangan pembayaran piutang.

56

Seharusnya terdapat perbedaan (yang mencolok) antara formulir yang

berfungsi sebagai Faktur Penjualan Kredit dengan Surat Penagihan Down Payment dan

Surat Penagihan Piutang

Penyebab permasalahan pada aktivitas ini adalah, perusahaan merasa nyaman

dengan prosedur yang dijalankan, dan merasa selama ini prosedur tersebut tidak

bermasalah.

Akibatnya dapat menimbulkan kekacauan dalam pengendalian penjualan

piutang misalnya, tidak dapat dibedakan secara mudah FPK yang dicatat ada untuk

menagih down payment atau untuk pelunasan.

Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan ini adalah,

sebaiknya dokumen Faktur Penjualan Kredit, Surat Penagihan Down Payment, dan

Surat Penagihan Piutang dibuat dalam format dan nama tersendiri, sehingga dapat

dengan mudah dibedakan. Perusahaan juga sebaiknya merancang Sistem Informasi

Akutansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang yang

terkomputerisasi, yang dapat membuat dokumen tersebut secara standar dan terintegrasi

dengan pengadministrasiannya.

57

3. Tidak adanya penentuan limit kredit pelanggan.

Aktivitas penjualan perusahaan sebagian besar dilakukan dengan cara kredit.

Setiap transaksi kredit yang dilakukan pelanggan, Bagian Penjualan tidak lagi

mengecek apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan baru ata pelanggan lama, serta

apakan pelanggan tersebut (pernah) punya catatan buruk atau masih menunggak kredit

sebelumnya. Semua pesanan (otomatis) dilayani dan dipenuhi.

Seharusnya perusahaan melakukan analisis kondisi pelanggan yang ingin

melakukan transaksi kredit dengan memperhatikan kondisi keuangan dan kredibilitas

pelanggan (untuk pelanggan baru) dengan mengecek data historis pelanggan dan saldo

piutang yang masih tertunggak. Selain itu , perusahaan selanjutnya juga mempunyai

kebijakan mengenai batas jumlah kredit yang dapat diberikan kepada seorang

pelanggan.

Kondisi tersebut diatas terjadi karena sebagian besar pelanggan merupakan

pelanggan lama, dan rekan bisnis, sehingga transaksi dilakukan berdasarkan pada

kepercayaan, dan keyakinan bahwa piutang akan dibayarkan tepat pada waktunya.

Akibatnya seorang pelanggan bisa mendapatkan kredit penjualan dalam

jumlah besar pada setiap transaksi, sehingga memungkinkan terjadi penumpukan hutang

pda satu pelanggan tertentu. Selain itu, kondisi yang demikian akan dapat

mengakibatkan perusahaan mengalami account receivable turnover yang rendah (lihat

aging schedule temuan no 1).

58

Untuk mengatasi masalah ini perusahaan sebaiknya membuat SOP tentang

penjualan kredit dengan memasukan prosedur menganalisis kondisi pelanggan yang

ingin melakukan transaksi kredit, mengecek data historis, mengecek saldo piutang yang

masih tertunggak, dan menentukan jumlah kredit yang dapat diberikan pada seorang

pelanggan. perusahaan jugasebaiknya merancang suatu Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang yang

terkomputerisasi, dimana dapat membantu dalam mengendalikan limit kredit yang dapat

diberikan kepada pelanggan dan membantu menilai pelanggan.

4. Pengakuan penjualan kredit oleh perusahaan sebelum barang dikirim.

Setiap transaksi penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan langsung,

diakui dan dicatat sebagai penjualan kredit pada saat FPK dicetak walaupun barangnya

belum dikirim ke pelanggan.

Seharusnya pengakuan dan pencatatan penjualan dilakukan ketika barang telah

diterima oleh pelanggan (Revenue Recognition Concept)

Penyimpangan ini disebabkan oleh perusahaan merasa nyaman dengan

prosedur yang dijalankan dan kepercayaan perusahaan terhadap pelanggan bahwa,

transaksi akan terus dilakukan sampai selesai (dibayar).

Akibat dari penyimpangan tersebut berpotensi menyebabkan kecurangan pada

pencatatan penjualan kredit terutama pada saat cut off per 31/12 (Window Dresing /

Over Statement).

59

Rekomendasi yang diusulkan adalah dengan membuat prosedur yang sesuai

konsep pengakuan pendapatan, dimana pengakuan penjualan dan pencatatan, baru

dilakukan setelah barang diterima oleh pelanggan (terjadi pemindahan hak dan

kewajiban). Perusahaan juga sebaiknya merancang Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan Kredit, Piutang, dan Penerimaan Kas atas Penagihan Piutang secara

terkomputerisasi yang mengatur arus transaksi dan pengakuan penjualan setelah barang

diterima oleh pelanggan.