bab 3 analisis kebutuhan informasi 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00484 bab...
TRANSCRIPT
22
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI 3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi
PT. Tritunggal Arthamakmur berdiri berdasarkan akta notaris Ny. M.L Indriani
Soepojo S.H. No. 32 Tanggal 9 November 1993. Perusahaan menjalankan aktifitasnya
secara penuh sekitar tahun 1994. PT. Tritunggal Arthamakmur dipimpin oleh Bapak Ir.
Temi Hendri dan beralamat di Kompleks Graha Kencana Blok AB, Jl. Raya Pejuangan
No. 88, Kebun Jeruk – Jakarta 11530.
PT. Tritunggal Arthamakmur bergerak di bidang distribusi bahan kimia. Produk
dibagi menjadi dua bagian besar yaitu bahan kimia untuk kosmetik, farmasi, makanan
dan bahan kimia untuk industri. Pemasok produk perusahaan sebagian besar berasal dari
perusahaan luar negeri.
Sejak didirikan pada tahun 1994, PT. Tritunggal Arthamakmur telah berkembang
pesat. Saat ini perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap, tingkat penjualan, turn over,
dan pangsa pasar yang cukup baik. Seluruhnya dicapai dengan profesionalisme staf dan
pimpinan perusahaan yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dalam bisnis.
Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses bagi perusahaan.
Di masa depan, perusahaan bertujuan untuk memelihara kinerja pertumbuhan
perusahaan, meningkatkan pangsa pasar dan jaringan distribusi. Hal ini dilakukan untuk
memenuhi pertumbuhan permintaan pelanggan di seluruh Indonesia.
23
3.2 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur
3.3 Visi dan Misi
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan distributor bahan kimia terdepan dan
terbesar di Indonesia.
Misi perusahaan adalah mengembangkan kemampuan tidak hanya dalam
distribusi dan penjualan bahan kimia saja, melainkan juga kemampuan untuk
mengembangkan, memodifikasi dan mengkostumisasi bahan kimia untuk memenuhi
kebutuhan pasar di Indonesia.
Direktur
Bagian Akunting
Bagian Keuangan
Bagian Penjualan
dan Pemasaran
Bagian Impor
Komisaris
Bagian Logistik
Bagian EDP
Bagian Gudang
24
3.4 Tugas dan Wewenang
1. Komisaris
• Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.
• Menentukan perencanaan strategis perusahaan.
• Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan secara umum.
• Mengambil dan menentukan keputusan akhir.
• Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan
umum perusahaan.
2. Direktur
• Bertanggung jawab atas operasional perusahaan.
• Mengontrol dan mengawasi bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
• Mengambil dan menentukan keputusan yang berkaitan dengan
operasional perusahaan.
3. Bagian Akunting
• Melakukan pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang berlangsung
dalam perusahaan.
• Menyiapkan data yang diperlukan untuk diolah menjadi laporan
keuangan.
4. Bagian Keuangan
• Bertanggung jawab atas kebijakan keuangan perusahaan.
• Menganalisa data-data dari Bagian Akunting.
• Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan data dari Bagian Akunting
untuk diserahkan kepada Direktur.
25
• Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan keuangan
perusahaan.
5. Bagian Penjualan dan Pemasaran
• Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon
pelanggan.
• Menangani transaksi penjualan perusahaan.
• Mencari informasi mengenai pasar dan pesaing.
• Membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan.
6. Bagian Impor
• Bertanggung jawab atas transaksi impor perusahaan, seperti pembuatan
PIB (Pemberitahuan Impor Barang).
• Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pemasok (importir).
7. Bagian Logistik
• Bertanggung jawab atas pembelian atau pengadaan barang.
• Menangani barang masuk dari pemasok dan barang keluar ke pelanggan.
• Melakukan kontrol stok barang untuk menjaga tingkat persediaan barang.
8. Bagian EDP (Electronic Data Processing)
• Bertanggung jawab dalam pendistribusian data ke masing-masing
Departemen dalam perusahaan.
26
3.5 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan.
Secara umum, prosedur sistem yang berjalan pada PT. Tritunggal Arthamakmur
dari barang dibeli sampai barang dijual adalah sebagai berikut:
1. Bagian Logistik akan membuat PO (Purchase Order) bila ada persediaan barang
yang habis atau mulai menipis. PO dibuat rangkap dua dimana PO asli akan
diserahkan ke Bagian Impor bila barang tersebut pembeliannya harus impor, bila
tidak maka Bagian Logistik yang akan menanganinya. Rangkap pertama akan
diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian
Akunting.
2. Bagian Impor akan menghubungi pemasok dan mengirim PO tersebut melalui
faksmili. Karena barang yang dipesan bersifat impor, maka barang tidak
langsung dikirim ke gudang perusahaan, melainkan ditahan terlebih dahulu di
Dinas Bea Cukai. Bagian Impor lalu akan membuat PIB (Pemberitahuan Impor
Barang) untuk keperluan pengeluaran barang dan pembayaran pajak. Setelah tiba
di gudang, Bagian Logistik mencocokkan Packing List dari pemasok dengan PO
dan fisik barang. Bila sudah cocok maka akan dibuat Bukti Penerimaan Barang.
3. Pembayaran ke pemasok dilakukan melalui transfer bank atau bilyet giro, Bagian
Keuangan akan terlebih dahulu melakukan verifikasi berdasarkan PO dan faktur
dari pemasok. Setelah cocok maka Bagian Keuangan akan membuat Bukti
Pengeluaran Pembayaran rangkap dua. Bukti asli dikirim ke pemasok, rangkap
pertama diserahkan ke Bagian Akunting untuk proses penjurnalan dan rangkap
kedua diarsip.
4. Untuk proses penjualan, bila ada pesanan dari pelanggan maka Bagian Penjualan
dan Pemasaran akan membuat SO (Sales Order) rangkap dua. SO asli akan
27
diarsip, rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Logistik untuk dibuatkan
Surat Jalan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. Barang akan
dikirim ke pelanggan bersama Surat Jalan. Surat Jalan asli diambil oleh
pelanggan, sedangkan rangkapnya diarsip untuk perusahaan. Rangkap Surat
Jalan tersebut bersama SO dan PO dari pelanggan menjadi dasar pembuatan
faktur oleh Bagian Akunting. Faktur dibuat rangkap tiga. Faktur asli akan
diserahkan ke pelanggan, rangkap kesatu diserahkan ke Bagian Keuangan untuk
proses penagihan kepada pelanggan, rangkap kedua untuk Bagian Akunting dan
rangkap ketiga untuk diarsip. Jangka waktu pembayaran adalah 90 hari dari
tanggal faktur.
5. Pelanggan biasanya membayar melalui giro, cek atau transfer ke rekening
perusahaan dimana pembayaran dianggap lunas bila giro atau cek sudah masuk
ke dalam rekening perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat
Tanda Terima Pembayaran dan dikirim ke pelanggan. Rangkap Tanda Terima
tersebut akan digunakan oleh Bagian Akunting untuk penjurnalan.
28
3.5.1 Flowchart Sistem Informasi yang Berjalan
Alur Dokumen Pembelian
Gambar 3.2 Alur Dokumen Pembelian
29
Alur Dokumen Penerimaan Barang
Dari Pemasok
P.O 2
MembuatBukti
PenerimaanBarang
Barang
Bagian Logistik
Packing List
Bukti Penerimaan 1Barang
2
N
UpdateStok
Buku besar stok
Gambar 3.3 Alur Dokumen Penerimaan Barang
30
Alur Dokumen Penjualan
S.O 1
2
PesananPelanggan
MembuatSalesOrder(SO)
3
1
N
2
Bagian Penjualan danPemasaran Bagian Logistik
1
S.O 2
MembuatSuratJalan
Surat Jalan 1
2
N
Bagian Akunting
2
P.O 3 Surat Jalan 3
MenyiapkanFaktur
Penjualan
Faktur 1Penjualan
2
3
Pelanggan
N
4
Bagian Keuangan
4
Faktur 2Penjualan
Verifikasidan
membuatTandaTerima
Pembayaran
3
Pelanggan
3
3 Dari Pelanggan
Pembayaran
Tanda Terima 1Pembayaran
2
3
Pelanggan
6
N
6
Tanda Terima 2Pembayaran
Verifikasi,Mencatattransaksi
danupdate
buku besar
Buku besarpiutang
Jurnal Transaksi
4
5
5
Faktur 3Penjualan
Gambar 3.4 Alur Dokumen Penjualan
31
3.5.2 Diagram Konteks (Level Nol)
SI Penjualan danPemasaran PT. Tritunggal
Arthamakmur
Pelanggan Logistik
Eksekutif Penjualan danPemasaran
P .O
retur
bukti_retur
surat_jalan_valid
faktur
konfirmasi_order
surat_jalan
pengajuan_promosi
persetujuan_promosi
lap_
prom
osi
lap_
retu
r
lap_penjualan
S.O
rencana_promosi
persetujuan_promosi
Gambar 3.5 Diagram Konteks (Level Nol)
32
3.5.3 Diagram Nol (Level 1)
Gambar 3.6 Diagram Nol (Level 1)
33
3.5.4 Basis Data Yang Digunakan
Basis Data yang digunakan oleh PT Tritunggal yaitu:
a. Tabel Pelanggan
Primary Key: Kd_Pel
Tabel 3.1 Master Pelanggan
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan
2. Nm_Pelanggan Text 30 Nama Pelanggan
3. Alamat Text 50 Alamat Pelanggan
4. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah
5. Telepon Number Double Telepon Pelanggan
b. Tabel Produk
Primary Key: Kd_Produk
Tabel 3.2 Master Produk
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Produk Text 10 Kode Produk
2. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier
3. Nm_Produk Text 20 Nama Produk
4. Kd_Kat Text 30 Kode Kategori
5. Hrg_Produk Number Long Integer Harga Produk
6. Stok_brg Number Long Stok Barang
34
c. Tabel Kategori Produk
Primary Key: Kd_Kat
Tabel 3.3 Master Kategori Produk
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Kat Text 10 Kode Kategori
2. Nm_kat Text 20 Nama Kategori
d. Tabel Header Penjualan
Primary Key: No_Faktur
Foreign Key: Kd_Pel
Tabel 3.4 Master Header Penjualan
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur
2. Tgl_Faktur Date/time Date/time Tanggal Faktur
3. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan
4. No_SO Text 10 Nomor SO
5. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person
6. Total_Penj Number Long Integer Total Penjualan
35
e. Tabel Penjualan Detail
Primary Key: No_Faktur + Kd_Produk
Tabel 3.5 Master Penjualan Detail
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur
2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk
3. Qty Number Double Kuantitas Barang
4. Hrg_Jual Number Long Integer Harga Jual
5. Disc Text 10 Potongan Harga
6. Tax Text 10 Pajak
7. Subtotal Number Long Integer Subtotal
f. Tabel Header Retur
Primary Key: No_Retur
Foreign Key: No_Faktur
Tabel 3.6 Master Header Retur
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Retur Text 10 Nomor Retur
2. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur
3. Tgl_Retur Date/time Date/time Tanggal Retur
4. Jml_Retur Number Double Jumlah Retur
36
g. Tabel Retur Detail
Primary Key: No_Retur + Kd_Produk
Tabel 3.7 Master Retur Detail
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Retur Text 10 Nomor Retur
2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk
3. Ket_Retur Text 100 Keterangan Retur
h. Tabel Header Surat Jalan
Primary Key: No_Srt_jln
Foreign Key: No_Faktur, Kd_Pel
Tabel 3.8 Master Header Surat Jalan
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan
2. No_Faktur Text 10 Nomor Faktur
3. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan
4. Tgl_Kirim Date/time Date/time Tanggal Kirim
i. Tabel Surat Jalan Detail
Primary Key: No_Srt_jln + Kd_Produk
Tabel 3.9 Master Surat Jalan Detail
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_Srt_jln_det Text 10 Nomor Surat Jalan
37
Detail
2. No_Srt_jln Text 10 Nomor Surat Jalan
3. Kd_Produk Text 10 Kode Produk
4. Qty Number Double Kuantitas Barang
j. Tabel Promosi
Primary Key: Kd_Promosi
Tabel 3.10 Master Promosi
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi
2. Jns_Promosi Text 30 Jenis Promosi
k. Tabel Transaksi Promosi
Primary Key: Kd_Promosi + Tgl_Promosi
Tabel 3.11 Transaksi Promosi
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Promosi Text 10 Kode Promosi
2. Tgl_Promosi Date/time Date/time Tanggal Promosi
3. Budget Number Long Integer Budget yang tersedia
4. Actual Number Long Integer Dana yang keluar
38
l. Tabel Header Sales Order
Primary Key: No_SO
Foreign Key: Kd_Pel
Tabel 3.12 Master Header Sales Order
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order
2. Kd_Pel Text 10 Kode Pelanggan
3. Tgl_SO Date/time Date/time Tanggal Sales Order
m. Tabel Sales Order Detail
Primary Key: No_SO + Kd_Produk
Tabel 3.13 Master Sales Order Detail
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. No_SO Text 10 Nomor Sales Order
2. Kd_Produk Text 10 Kode Produk
3. Qty Number Double Kuantitas Barang
n. Tabel Wilayah
Primary Key: Kd_Wil
Tabel 3.14 Master Wilayah
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Wil Text 10 Kode Wilayah
39
2. Nm_Wil Text 30 Nama Wilayah
o. Tabel Sales Person
Primary Key: Kd_Sp
Tabel 3.15 Master Sales Person
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Sp Text 10 Kode Sales Person
2. Nm_Sp Text 30 Nama Sales Person
3. No_Hp Text 20 Nomor Hp
p. Tabel Supplier
Primary Key: Kd_Supplier
Tabel 3.16 Master Supplier
No. Nama Field Tipe Panjang Keterangan
1. Kd_Supplier Text 10 Kode Supplier
2. Kd_Kategori Text 10 Kode Kategori
3. Nm_Supplier Text 20 Nama Supplier
40
3.5.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Header Retur
PK : No_ReturFK : No_Faktur
Supplier
PK: Kd_Supplier
Retur Detail
PK : No_Retur, Kd_Produk
Kategori Produk
PK : Kd_Kat
Header Penjualan
PK : No_FakturFK : Kd_Pel
Header Surat Jalan
PK : No_Srt_JlnFK : No_Faktur,Kd_Pel
Surat Jalan Detail
PK :No_Srt_Jln_det,Kd_Produk
Transaksi Promosi
PK : Kd_Promosi, Tgl_Promosi
Header Sales Order
PK : No_SOFK : Kd_Pel
Wilayah
PK : Kd_Wil
Sales Order Detail
PK : No_SO, Kd_Produk
SalespersonPK: Kd_Sp
Penjualan Detail
PK : No_Faktur, Kd_Produk
Pelanggan
PK: Kd_Pel
Produk
PK: Kd_Produk
PromosiPK: Kd_Promosi
Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
41
3.6 Analisis SWOT
3.6.1 SWOT (Strength,Weakness,Opportunity,Threat)
Tabel 3.17 Tabel Rating SWOT
Strength Bobot Rating Nilai
1. Kualitas produk yang bermutu tinggi 0,4 4 1,6
2. Jenis produk yang lengkap 0,3 3 0,9
3. Reputasi bisnis yang baik 0,3 3 0,9
Total 3,4
Weakness
1. Promosi yang terbatas 0,6 4 2,4
2. Cakupan distribusi belum cukup luas 0,4 2 0,8
Total 3,2
Opportunities
1. Pangsa pasar yang luas 0,4 4 1,6
2. Permintaan terhadap produk relatif stabil 0,3 2 0,6
3. Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi
kebutuhan pasar yang semakin beragam
0,3 3 0,9
Total 3,1
Threat
1. Produk sejenis dari pesaing 0,4 3 1,2
2. Promosi perusahaan lain 0,4 3 1,2
3. Inflasi dan kondisi ekonomi sangat berpengaruh terhadap
harga pembelian produk
0,2 2 0,4
Total 2,8
42
Berdasarkan analisa perusahaan, PT. Tritunggal Arthamakmur berada pada
posisi SO (Strategic Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut.
O
0,3
W S
0,2
T
Gambar 3.8 Kurva SWOT
43
3.6.2 Analisis Matriks SWOT
Tabel 3.18 Analisis Matriks SWOT
Kekuatan / Strength
• Kualitas produk yang
bermutu tinggi
• Jenis produk yang lengkap
• Pengiriman produk ke
pelanggan tepat waktu
Kelemahan / Weakness
• Promosi yang
terbatas
• Cakupan distribusi
belum cukup luas.
Peluang / Opportunities
• Pangsa pasar yang luas
• Permintaan terhadap produk
stabil
• Mengembangkan produk
yang sudah ada untuk
memenuhi kebutuhan pasar
yang semakin beragam
Strategi SO
• Membuka cabang dan
memperluas jalur distribusi.
• Menambah jenis produk,
memperluas pangsa pasar
dan mengembangkan
produk baru
Strategi WO
• Meningkatkan
promosi
perusahaan
Ancaman / Threat
• Produk sejenis dari pesaing
• Promosi perusahaan lain
yang lebih gencar
• Inflasi dan resesi ekonomi
sangat berpengaruh terhadap
pembelian produk
Strategi ST
• Menjaga kualitas produk
karena banyak perusahaan
pesaing yang muncul
Strategi WT
• Meningkatkan
pelayanan kepada
costumer.
44
3.6.3 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan SWOT
Informasi yang dibutuhkan berdasarkan Analisis SWOT dalam
menunjang strategi perusahaan adalah :
• Informasi mengenai harga dan produk pesaing.
• Informasi mengenai penjualan.
• Informasi mengenai media dan biaya promosi.
3.7 Analisis Critical Success Factor (CSF)
3.7.1 Critical Success Factor (CSF)
Faktor-faktor penentu keberhasilan pada PT. Tritunggal Arthamakmur adalah
sebagai berikut:
• Pelayanan kepada pelanggan yang baik.
• Pengontrolan tingkat persediaan barang.
• Promosi melalui media cetak atau elektronik.
Tabel 3.19 CSF dan KPI
CSF (Critical Success Factor) KPI (Key Performance Indicator) 1. Pelayanan kepada pelanggan yang
baik. 2. Pengontrolan tingkat persediaan
barang. 3. Promosi melalui media cetak atau
elektronik.
1. Tingkat retur penjualan dibawah 1% per bulan. [(Total Retur : Total Penjualan per Bulan) x 100%]
2. Memenuhi 90% dari Sales Order. [(Total Penjualan : Total Sales Order) x 100%]
3. Peningkatan penjualan sebesar 1-2% selama 1 tahun. (Selisih Penjualan Tahun Berjalan dan Penjualan Tahun Sebelumnya : 100%)
45
3.7.2 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan CSF
Informasi yang dibutuhkan berdasarkan analisis CSF adalah sebagai
berikut:
• Informasi mengenai analisa penjualan.
• Informasi mengenai retur penjualan.
• Informasi mengenai biaya dan media promosi.
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif
3.8.1 Permasalahan Yang Dihadapi
Dalam Sistem Informasi Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur
terdapat beberapa masalah yang menjadi kendala bagi eksekutif dalam membuat
perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Masalah tersebut adalah :
1. Informasi yang disajikan kepada eksekutif bersifat global, apabila ingin
mengetahui informasi secara detail memakan waktu lama.
2. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk print-out sehingga memakan
waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalisa dan mengevaluasi laporan
tersebut.
3. Belum tersedianya informasi eksternal mengenai pesaing dan pasar sehingga
eksekutif menjadi kesulitan dalam menganalisa situasi pesaing dan pasar
yang ada.
46
3.8.2 Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk merancang suatu
Sistem Informasi Eksekutif yang memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menyediakan laporan ringkas dalam bentuk tabel dan grafik yang dilengkapi
dengan fasilitas Drill Down, Drill Across dan Exceptional Report.
2. Menyediakan informasi yang bersifat internal dan eksternal, yang dapat
membantu eksekutif dalam merencanakan dan memonitor kinerja
perusahaan.
3.8.3 Informasi Yang Dibutuhkan Eksekutif
Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Eksekutif adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan Informasi Internal :
• Analisa Penjualan
• Analisa Target Penjualan
• Evaluasi Penjualan
• Analisa Promosi
• Analisa Retur Penjualan
• Analisa Peramalan Penjualan
2. Kebutuhan Informasi Eksternal :
• Analisa Penjualan Produk Pesaing
• Analisa Pangsa Pasar